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Compte rendu de runion

Runion du

03 novembre 2011

Rfrence

Objet

Compte rendu de runion technique (atelier)

Rdacteur

Sylvain LACOMBE

Participants

Noms

Entit

Herv DELALLEAU
Frederic LERMIGEAUX
Sylvain LACOMBE
Fewna POIGNON

INPI
C-ISOP
OBS
AFORTEL

Prochaines
runions

Date C.R.

autres ateliers techniques en cours de


planification

CR-RTToIP-ACCOMPAGNEMENT-CHGT-INPI001-03-11-2011-v1.doc

04 novembre 2011

Copie(s)

Participants,
Pierrick MARCEL,
Eric MOISSE,
Claudia BORDIN.

Pices jointes

aucune

SOMMAIRE

1. Objet ............................................................................................................................................... 2
2. Points abords............................................................................................................................... 3
2.1 Introduction / considrations et prsentations gnrales.......................................................... 3
2.2 Les attendus de la prestation.................................................................................................... 4
2.3 Rappel des prochains jalons - questions / rponses ................................................................ 6
3. Tableau des actions ...................................................................................................................... 7
4. Annuaire projet .............................................................................................................................. 8

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1. OBJET
Compte rendu de la runion technique accompagnement au changement du 3 novembre 2011
tenue dans le cadre du projet ToIP INPI.

Lobjectif de cette runion est dvoquer la prestation dans sa globalit (les attendus INPI, le recueil
des besoins, la mthodologie).

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2. POINTS ABORDS

2.1 Introduction / considrations et prsentations gnrales


Rappel des enjeux et jalons du projet par C-ISOP / INPI :
o

regroupement des 2 sites parisiens et du site de Nanterre de lINPI sur le nouveau


site de Courbevoie (450 personnes environ) ;

mise en place de la ToIP cette occasion sur Courbevoie ( termes sur les
dlgations selon modalits INPI) ;

amorage de la phase dingnierie de la maquette compter du 25 octobre ;


lobjectif de cette phase est de pouvoir tester la solution dans les conditions les
plus proches dune production effective ;

les sites formant le primtre de la phase pilote sont Paris (rue de St Petersbourg
environ 50 utilisateurs), Lille (centre dappel, quelques postes dployer en
parallle de la solution de ToIP existante, quantit infrieure 5) et Lyon (une
vingtaine de postes, migrer sur la nouvelle infrastructure ds la phase pilote);

ralisation de la maquette : dcembre / dbut janvier ;

ralisation du pilote : fin janvier jusquau mois de Mars ;

prcisions complmentaires :
il est prcis en prambule par M. Lermigeaux quil nu a pas ce stade du
projet de primtre standard oprateur prendre en compte par Afortel
si ce nest considrer que les personnels changeront de postes
tlphoniques linstar des agents/utilisateurs classiques ;
il est expressment rappel que la prestation dOBS/Afortel ne doit en
aucun cas tre tendue au champ mtier des opratrices ;

prsentation de la structure Afortel par Mme Poignon :


o

missions ;

primtres dintervention ;

organisation ;

ressources.

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2.2 Les attendus de la prestation

2.2.1 Rappels relatifs lexpression globale des besoins

C-ISOP / INPI souhaite que la prestation daccompagnement au changement soit rgie par
les principes suivants :
o

simplicit ;

transparence ;

Le projet FOURNITURE ET MISE EN UVRE DUNE SOLUTION DE TELEPHONIE IP


doit en effet tre identifi comme tant avant tout un projet de vie dentreprise
(emmnagement sur le site de Courbevoie) plus quune volution technologique centre
ToIP ;
La solution de ToIP Courbevoie prfigure vritablement le prcurseur de la tlphonie INPI
dans sa globalit courts termes - une logique de "promotion" du projet en direction des
utilisateurs est donc proscrire (solution technique, acteurs et plannings tant dores et
dj valids) ;
Ltape actuelle de maquette doit tre le filtre par lequel les fonctionnalits mettre en
uvre sur le site de Courbevoie seront retenues ;
Besoin spcifique du pilote : cette phase inclut dores et dj une rflexion quant aux
populations pilotes former et informer. La mise en uvre dun showroom pourra tre un
vecteur de ralisation de cette phase dinformation ;
Il est indispensable de prvoir une ressource Afortel sur tous les sites inclus au pilote (pas
de prestation distance) ;
A provisionner pour la mise en production du site de Courbevoie : la prestation
daccompagnement au changement concernera ce stade majoritairement la formation de
la population agents dites classique et devra embarquer la mise disposition de
documents daide au maniement du poste et de to do list pour le jour J de
lemmnagement
OBS rappelle quune attention particulire devra tre porte la population assistante
(entre autres) afin que lacceptation de la solution se fasse dans les meilleures conditions
possibles (prvoir ce titre en amont de lemmnagement Courbevoie une information
+ permettant de prsenter les quipements qui seront dploys ainsi que leur mode de
fonctionnement) ;

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2.2.2 Les outils mettre en place

1. support documentaire de prsentation du projet disposant des caractristiques majeures


suivantes :
o

principalement destination des cadres (directions etc) ;

rutilisable dans le cadre du projet pour les sites type dlgations ;

prsentation du principe de la solution (aspects fonctionnalits majeures) ;

prsentation des nouveaux types de postes ;

prsentation dun planning macroscopique ;

prsentation des enjeux concrets (changement de n) de tlphone par ex)

prsentation simple, visuelle ;

une premire version de ce document est fournir par OBS/Afortel ds le 18


novembre (finalisation du document doit tre effective pour les 28 et 29/11 afin
dtre prsent en sance aux quipes COM / FORMATION) ;

2. intranet INPI : y insrer une ou plusieurs pages ddies au projet, de manire rcurrente,
selon lavance et lactualit du projet ;
3. messagerie INPI (mail / sms) : ce media permettrait, aux alentours de lemmnagement
des utilisateurs sur le site de Courbevoie, de diffuser les consignes tlphonie prcises
(2 3 mails) appliquer ds arrive des agents sur site ;
4. notices documentaires : 2 notices :
o

un mode d'emploi simplifi du poste en configuration triptyque dans la mesure


du possible, sur papier, (prvoir galement une version destination de la
population assistantes ;

un guide dmarrage : to do list jour J permettant aux utilisateurs dtre guids


dans les premires tapes de prise en main des nouveaux postes tlphoniques
de Courbevoie (configuration, contacts pour sollicitation des services daide et
support);

5. assistance renforce sur site : un accompagnement postproduction de type J+ selon


les modalits suivantes :
o

permettre de fournir toute laide ncessaire aux utilisateurs dans la prise en main
de la nouvelle solution de ToIP (Afortel) ;

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prsence dexpert(s) technique(s) OBS renforce permettant de pallier tout


dysfonctionnement de la solution de ToIP ;

prsence organiser compter du 1er Octobre sur le site de Courbevoie (Afortel +


OBS) ;

cet accompagnement terrain devra tre tendu sur une priode de plusieurs jours
( dterminer ultrieurement).

2.2.3 Organisation des premires tapes de laccompagnement au changement

1. contacts internes INPI raliss en direction des responsables communication, formation y


compris direction des services ayant vocation hberger la solution pilote (Lille, Paris
services de Brevets) ;
2. A planifier par INPI fin novembre : 2 journes de rencontres, de prsentation du projet et de
la prestation daccompagnement au changement. Ce point sera ralis par Afortel avec un
le support documentaire adquat (voir paragraphe 2.2.3 point n1). Lobjectif principal de ce
meeting est de valider avec les acteurs communication et formation INPI les outils mettre
en uvre, la manire dont Afortel devra sinterfacer avec les quipes, les actions mener
dans le cadre des plans de communication / formation, le planning des oprations
(macroscopique),

les

premiers

aspects

logistiques

et

pratiques

des

formations

(identification des populations, contenu des sessions de formations etc.) - REMISE DU


DRAFT SUPPORT par OBS/Afortel pour le 18/11 pour rendez-vous cible les 28 et 29/11 ;
3. rflexion en cours sur la ncessit dinformer ds la phase pilote les populations
spcifiques types assistantes, utilisateurs rfrents et VIP ; quel mode dinformation
mettre en place ? en premire instance un mode de prsentation pratique sans support
avec Q/R semblerait le plus adapt.

2.3 Rappel des prochains jalons - questions / rponses

Ateliers :

15/11 : Ingnierie UCS et Annuaires ;

17/11 : Messagerie et Mthodologie de dploiement de la maquette.

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3. TABLEAU DES ACTIONS

descriptif

Responsable

Date
ouverture

Date fin
souhaite

statut

fourniture du document support de prsentation


du projet / enjeux

OBS / AFORTEL

03/11/2011

18 novembre

en cours

organisation de la journe de rencontre Afortel /


INPI COM / INPI FORMATION

INPI

03/11/2011

ds que possible

ralis

identification des populations spcifiques


( rfrents et assistantes )

INPI

03/11/2011

ds que possible

en cours

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remarques

4.

ANNUAIRE PROJET

Nom

Prnom

Socit

tlphone fixe

fonction

tlphone mobile

email

LERMIGEAUX

Frdric

C-ISOP

+33 4 72 82 09 32

Chef de projet consultant tlcom &


rseaux

+33 6 87 26 35 82

frederic.lermigeaux@c-isop.com

MARCEL

Pierrick

C-ISOP

+33 4 72 82 09 32

Consultant tlcom & rseaux

+33 6 14 96 33 69

pierrick.marcel@c-isop.com

DELALLEAU

Herv

INPI

+33 1 53 04 55 22

Chef de projet

+33 6 88 54 88 75

hdelalleau@inpi.fr

ALBOUY

Xavier

INPI

+33 1 53 04 56 75

DSI Adjoint

non communiqu

xalbouy@inpi.fr

SOU AH Y

Raymond

INPI

+33 1 53 04 48 04

Responsable tlphonie

+33 6 60 69 51 02

rsouahy@inpi.fr

EZZAHOUI

Mostafa

INPI

non communiqu

Responsable systme

non communiqu

mezzahoui@inpi.fr

RABLET

Anthony

INPI

non communiqu

Coordinateur projet Courbevoie

non communiqu

arablet@inpi.fr

KEYRILLOS

Fouad

INPI

non communiqu

Ingnieur rseau

non communiqu

fkeyrillos@inpi.fr

JURINE

Michel

ADSI

+33 1 49 11 09 02

Consultant

+33 6 60 56 94 05

michel.jurine@adsi-conseil.com

PHUONG

Chi-Vi

EUROMEDIA non communiqu

Consultant rseau

non communiqu

non communiqu

BORDIN

Claudia

OBS

+33 1 44 91 46 27

Business manager IP

+33 6 30 64 16 07

claudia.bordin@orange.com

MOISSE

ric

OBS

+33 1 44 72 62 87

Ingnieur technico-commercial

+33 6 88 38 11 66

eric.moisse@orange.com

LACOMBE

Sylvain

OBS

+33 1 56 66 97 24

Chef de projet intgration

+33 6 84 66 67 74

sylvain.lacombe@orange.com

SANCEAU

Bernard

OBS

non communiqu

Expert ToIP

non communiqu

gilles.locquet@orange.com

LOCQUET

Gilles

OBS

non communiqu

Expert ToIP

non communiqu

bernard.sanceau@orange.com

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RODRIGUEZ

Mauricio

OBS

non communiqu

Expert Lan

non communiqu

mauricio.rodriguez@orange.com

TERMOUL

Stphane

OBS

non communiqu

Technicien ToIP

non communiqu

stephane.termoul@orange.com

DEFOSSE

Herv

OBS

non communiqu

Technicien ToIP

non communiqu

herve.defosse@orange.com

POIGNON

Fewnah

AFORTEL

+33 9 54 35 81 76

Responsable des oprations

+33 6 07 11 52 09

f.poignon@afortel.com

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