PRESIDENCIA DE LA REPBLICA

DECRETO NMERO _________ DE 2014

(Borrador para consulta)
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones

EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le
confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y

CONSIDERANDO:
Que mediante sentencia C-274 de 2013 la Corte Constitucional declar exequible
el Proyecto de Ley Estatutaria nmero 156 de 2011 Senado, 228 de 2012
Cmara, el cual fue posteriormente sancionado como Ley 1712 de 2014;
Que mediante la Ley 1712 de 2014 se expidi la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional que tiene por objeto regular
el derecho de acceso a la informacin pblica, los procedimientos para el ejercicio
y garanta del derecho y las excepciones a la publicidad de informacin, y la cual
constituye el marco general de la proteccin del ejercicio del derecho de acceso a
la informacin pblica en Colombia;
Que la Ley 1712 de 2014, en lo relativo a la adopcin del Esquema de
Publicacin, del Registro de Activos de Informacin, y del Programa de Gestin
Documental, establece que los sujetos obligados debern seguir los lineamientos
y recomendaciones del Archivo General de la Nacin.
Que el artculo 9 de la Ley 1712 de 2014 seala que los sujetos obligados deben
observar lo establecido por la estrategia de Gobierno en Lnea, o la que haga sus
veces, en cuanto a la publicacin y divulgacin de la informacin;
Que la Ley 1712 de 2014 en su artculo 9 de seala que el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica establecer el formato del directorio de
servidores pblicos y personas naturales con contrato de prestacin de servicios;
Que la Ley 1712 de 2014 establece nuevas obligaciones de publicidad de
informacin relacionada con la contratacin con recursos pblicos y de naturaleza
pblica;
Que el artculo 32 de la Ley 1712 de 2014 establece que el diseo, promocin e
implementacin de la poltica pblica de acceso a la informacin pblica estar a
cargo de la Secretara de Transparencia de la Presidencia de la Repblica, el
Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, el Departamento Nacional de
Planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo
Nacional de Estadstica;

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Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones
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Que el artculo 23 de la Ley 1712 de 2014, le asigna al Ministerio Pblico la

funcin de velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones asignadas a
los sujetos obligados;
Que la Constitucin Poltica, en su artculo 113 seala que los diferentes rganos
del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armnicamente para la
realizacin de sus funciones;
Que el mbito de la potestad reglamentaria de las leyes estatutarias ha sido
reconocido y delimitado por la Corte Constitucional en varios fallos como lo
destacan por ejemplo, la Sentencia C-226 de 1994: "existen mbitos de los
derechos constitucionales en los cuales algunas autoridades administrativas
pueden ejercer un poder de polica subsidiario, esto es, puede dictar; reglamentos,
normas generales, impersonales y preexistentes, reguladoras del comportamiento
ciudadano, que tienen que ver con el orden pblico y con la libertad. Pero, como
es obvio, tales reglamentos pueden desarrollar la ley pero no contradecirla";
Que con el fin de facilitar la implementacin y cumplimiento de la Ley 1712 de
2014 se hace necesaria su reglamentacin.

DECRETA:
TTULO I
Disposiciones Generales y Definiciones
Artculo 1. Objeto. Este decreto tiene por objeto reglamentar la Ley 1712 de
2014, en lo que tiene que ver con la gestin de la informacin pblica.
Artculo 2. mbito de aplicacin. Las disposiciones del presente decreto sern
aplicables a los sujetos obligados a los que se refiere el artculo 5 de la Ley 1712
de 2014, en los trminos all sealados.
Pargrafo. Para los sujetos obligados previstos en los literales c, d, f y en el
prrafo del mencionado artculo 5, las disposiciones contenidas en este decreto
ser aplicables respecto a la informacin relacionada con el cumplimiento de la
funcin pblica delegada o servicio pblico que presten o los fondos o recursos de
naturaleza u origen pblico que reciban, intermedien o administren.
Artculo 3. Definiciones. Para la aplicacin del presente decreto, las expresiones
aqu utilizadas deben ser entendidas con el significado que a continuacin se
indica:
(1) Formato alternativo. Es la forma, tamao o modo en la que se presenta la
informacin pblica o se permite su visualizacin o consulta para los grupos
tnicos y culturales del pas, y para las personas en situacin de discapacidad,
en aplicacin del criterio diferencial de accesibilidad.
(2) Informacin reutilizable o procesable. Es una caracterstica de la calidad de la
informacin pblica que hace referencia a la posibilidad que tiene la

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disposiciones
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ciudadana, interesados o usuarios, de usar la informacin y transformarla

como insumo para diversos fines, comerciales o no.
(3) Medios remotos y locales de comunicacin electrnica. Son aquellos que
permiten a la ciudadana, interesados o usuarios, haciendo uso de las
tecnologas de la informacin y las comunicaciones, disponer de la informacin
pblica en posesin, control o custodia del sujeto obligado. Los medios
remotos permiten el acceso a la informacin de manera electrnica desde
cualquier lugar, sin necesidad de desplazarse a las instalaciones fsicas del
mismo. Los medios locales permiten el acceso en las sedes fsicas del sujeto
obligado, por lo que requiere el traslado de las personas a stas.
(4)
(5) Plan de Compras Anual. Debe ser entendido como el Plan Anual de
Adquisiciones a que se refiere el artculo 4 del Decreto 1510 de 2013 o la
norma que lo modifique, complemente o sustituya
(6) Tabla de retencin documental. Listado de series documentales con sus
correspondientes tipos de documentos, a los cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
(7) Ventanilla. Son espacios fsicos y electrnicos para la gestin de la informacin
pblica, que permiten a la ciudadana, interesados o usuarios la interaccin con
los sujetos obligados, en al menos: la realizacin de solicitudes de acceso a
informacin pblica y seguimiento a las mismas; la gestin de trmites y/o
servicios; y la solicitud y recepcin de orientaciones sobre las obligaciones y/o
funciones del sujeto obligado. La ventanilla electrnica tambin permite al
sujeto obligado la divulgacin proactiva de la informacin pblica.
Para efectos del cumplimiento del presente decreto, los trminos ventanilla
electrnica, sitio web oficial y medio electrnico institucional se entendern
como equivalentes.

TTULO II
Publicacin y divulgacin de la Informacin Pblica Transparencia Activa
CAPTULO I
Informacin Mnima a Publicar
Artculo 4. Publicacin de informacin en seccin particular del sitio web oficial.
Los sujetos obligados deben publicar en el men principal de su sitio web oficial,
en una seccin particular identificada con el nombre de Transparencia y acceso a
informacin pblica, la siguiente informacin:
(1) Los mnimos a publicar de que tratan los artculos 9, 10 y 11 de la Ley 1712
de 2014, sin perjuicio de lo previsto en el artculo inmediatamente siguiente
respecto a los sujetos obligados a publicar en los sistemas de informacin
del Estado.
(2) El Registro de Activos de Informacin.
(3) El ndice de Informacin Clasificada y Reservada.
(4) El Esquema de Publicacin.

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disposiciones
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(5) El Programa de Gestin Documental.

(6) Los cuadros de clasificacin documental.
(7) El informe de registro de solicitudes de acceso a la informacin sealado en
el artculo 65 del presente decreto.
(8) El acto administrativo o documento equivalente, con la motivacin de los
costos de reproduccin de la informacin pblica.
(9) Otra informacin pblica adicional a la anterior, publicada de manera
proactiva, de acuerdo a lo establecido en el Esquema de Publicacin de
Informacin de cada sujeto obligado.
Pargrafo. Para asegurar el cumplimiento de lo previsto en el numeral 1, los
sujetos obligados podrn habilitar los enlaces de la informacin referida, para
permitir a la ciudadana, interesados o usuarios acceder a la misma en un solo
lugar del sitio web oficial.
Artculo 5. Publicacin de informacin en los sistemas de informacin del Estado.
Los sujetos obligados que se encuentran cobijados por las normas que regulan la
publicidad en el Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico (SIGEP); el
Sistema nico de Informacin de Trmites (SUIT); y el Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica (SECOP), publicarn en estos sistemas la informacin
prevista en los artculos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 relacionada con el
Directorio de servidores pblicos, empleados y contratistas; los trmites que presta
la entidad; y los procesos de contratacin realizados, en los trminos previstos en
los artculos 6 al 15 del presente decreto.

CAPTULO II
Directrices Generales para la Publicacin de Informacin Pblica
(A) Publicidad de Informacin sobre Servidores Pblicos, Empleados y
Contratistas
Artculo 6. Formato de informacin de servidores pblicos, empleados y
contratistas. Los sujetos obligados deben publicar de forma proactiva un Directorio
que incluya la siguiente informacin pblica de sus servidores pblicos, empleados
y personas naturales vinculadas mediante contratos de prestacin de servicios:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)

(7)
(8)
(9)

(10)

Nombres y apellidos completos.

Nombre de la entidad o institucin.
Pas, Departamento y Ciudad de nacimiento.
Formacin acadmica.
Experiencia laboral y profesional.
Cargo para servidores pblicos y empleados del sector privado;
Contratista, para personas naturales con contrato de prestacin de
servicios.
Direccin de correo electrnico institucional.
Telfono Institucional.
Escala salarial segn las categoras para servidores pblicos y/o
empleados del sector privado y valor total de los honorarios en caso
de contratistas.
Objeto, fecha de inicio y de terminacin de los contratos de
prestacin de servicios.

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disposiciones
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Los sujetos obligados, dependiendo del rgimen legal aplicable, deben publicar el
Directorio conforme a lo previsto en los artculos 4 y 5 del presente decreto, y lo
actualizarn, como mnimo, cada mes.
Para los sujetos obligados que publican en el Sistema de Gestin del Empleo
Pblico (SIGEP), conforme a lo previsto en el artculo 18 de la Ley 909 de 2004 y
el artculo 10 del Decreto 2842 de 2010, o en el que lo sustituya, administrado por
el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, se entender cumplido lo
previsto en el literal c y el pargrafo 2 del artculo 9 de la Ley 1712 de 2014,
cuando habiliten, en su sitio web oficial, un enlace a la seccin SIGEP donde se
muestre la informacin del Directorio de la respectiva entidad.

(B) Publicidad de Trmites

Artculo 7. Informacin de los trmites que se adelantan ante los sujetos
obligados. Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los trmites
que se adelantan ante los mismos, sealando la norma que los sustenta,
procedimientos, costos, formatos y formularios requeridos.
Para los sujetos obligados a inscribir sus trmites en el Sistema nico de
Informacin de Trmites y Procedimientos Administrativos (SUIT), conforme a lo
establecido en el artculo 1 de la Ley 962 de 2005 y el artculo 40 del Decreto Ley
019 de 2012, se entender cumplido lo previsto en el literal b del artculo 11 de la
Ley 1712 de 2014, con la inscripcin de los trmites en dicho sistema y la relacin
de los nombres de los mismos en el respectivo sitio web oficial del sujeto obligado
con un enlace al Portal del Estado Colombiano, o el que lo sustituya, donde se
muestra la informacin de cada uno de los trmites de la respectiva entidad.

(C) Publicidad de la Contratacin

Artculo 8. Publicacin de plan de compras anual. Los sujetos obligados al
rgimen de contratacin estatal deben publicar el Plan de Compras Anual o Plan
Anual de Adquisiciones, utilizando el procedimiento descrito en el artculo 6 del
Decreto 1510 de 2013 y modificarlo de conformidad con el artculo 7 del Decreto
1510 de 2013 o la norma que los modifique, complemente o sustituya.
Pargrafo. Los sujetos obligados al rgimen de contratacin estatal deben
actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su
vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga la Agencia
Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente de acuerdo con el
artculo 7 del decreto 1510 de 2013 o la norma que los modifique, complemente o
sustituya.
Artculo 9. Publicacin de Contrataciones adjudicadas con recursos de
funcionamiento e inversin. Los sujetos obligados al rgimen de contratacin
estatal, en la publicacin de sus procesos contractuales en el Sistema Electrnico
para la Contratacin Pblica SECOP, deben sealar si la fuente que los financia
pertenece a recursos de funcionamiento o de inversin.

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disposiciones
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Artculo 10. Publicacin de Contrataciones. Los sujetos obligados que contratan

con cargo a recursos pblicos deben publicar oportunamente su actividad
contractual en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP, sin
que sea relevante para la exigencia de sta obligacin su rgimen jurdico,
naturaleza de pblico o privado o la pertenencia a una u otra rama del poder
pblico.
Artculo 11. Publicacin de contratos de prestacin de servicios. Los sujetos
obligados al rgimen de contratacin estatal deben publicar en el SECOP los
contratos de prestacin de servicios que celebren con personas naturales, sin
perjuicio de las obligaciones derivadas del artculo 18 de la Ley 909 de 2004.
Artculo 12. Publicacin de informacin sobre los procesos contractuales en el
medio electrnico institucional. Los sujetos obligados al rgimen de contratacin
estatal que se rijan por la Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias, para
cada uno de los procesos contractuales que se adelanten deben publicar en su
medio electrnico institucional la informacin relacionada con:
(1) Objeto de la contratacin.
(2) Modalidad de contratacin.
(3) Nmero del proceso.
(4) Datos de contacto de la persona y/o rea responsable del proceso.
(5) Fecha de apertura del proceso
(6) Fecha de cierre del proceso
(7) Plazos del contrato
(8) Estado del proceso
(9) Tipo de Gasto (Funcionamiento Inversin)
Esta informacin debe contar con un vnculo al Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica SECOP, a travs del cual podr accederse directamente a
la totalidad de la informacin y documentos correspondientes al respectivo
proceso contractual.
Los dems sujetos obligados que no se rijan por la Ley 80 de 1993 y sus normas
complementarias, deben publicar la informacin de sus procesos de contratacin
en los trminos que sealan los artculos 9 y 11 de la Ley 1712 de 2014, en su
sitio web oficial a travs de un enlace llamado Contratacin, conforme lo previsto
en el artculo 4 del presente decreto. Lo anterior aplica para la contratacin con
recursos de origen o naturaleza pblica, de acuerdo con la funcin o servicio
pblico delegado, de acuerdo con la naturaleza del sujeto obligado y en los
trminos que seala el artculo 5 de la Ley 1712 de 2014.
Artculo 13. Plazo para publicar la actividad contractual. Los sujetos obligados al
rgimen de contratacin estatal estn obligadas a publicar en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP los documentos del proceso y
los actos administrativos del proceso de contratacin, dentro de los tres (3) das
siguientes a su expedicin.
Artculo 14. Publicacin de procedimientos, lineamientos y polticas en materia de
Adquisiciones y Compras. Respecto de los sujetos obligados al rgimen de
contratacin estatal se entender por procedimientos, lineamientos y polticas en
materia de Adquisiciones y Compras de los que trata el artculo 11 de la Ley 1712
de 2014, los establecidos en su respectivo Manual de Contratacin.

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disposiciones
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Los sujetos obligados al rgimen de contratacin estatal, en cumplimiento de lo

dispuesto por el artculo 160 del Decreto 1510 de 2013, deben adoptar un Manual
de Contratacin que tenga en cuenta los lineamientos establecidos por la Agencia
Nacional de Contratacin pblica -Colombia Compra Eficiente. Dicha informacin
debe ser publicada en el medio electrnico institucional de las entidades del
Estado de forma actualizada, conforme a lo previsto en el artculo 4 del presente
decreto.
Artculo 15. Publicacin de informacin de ejecucin de contratos. Los sujetos
obligados al rgimen de contratacin estatal deben publicar en el SECOP los
informes, productos recibidos, o cualquier documento que permita constatar el
cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Se entender como
informacin de ejecucin de contratos la informacin correspondiente al
cumplimiento de las obligaciones del contratista.

(D) Datos Abiertos

Artculo 16. Los sujetos obligados deben identificar la informacin pblica
estructurada y la susceptible de ser estructurada, para exponerla en formatos
abiertos que faciliten su procesamiento, de acuerdo con los lineamientos que
indique el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
Datos no estructurados (o informacin no estructurada) se refiere a la informacin
que, o bien no tiene un modelo de datos pre-definido o no se organiza de una
manera pre establecida.
Datos estructurados (o informacin estructurada) se refiere a la informacin con un
alto grado de organizacin, de tal manera que es posible su inclusin en una base
de datos relacional y es de fcil consulta a travs de herramientas de bsqueda.
Los sujetos obligados debern iniciar la estructuracin de la informacin pblica
generada con antelacin a la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014, dando
prioridad como mnimo a aquella que haya sido identificada por la ciudadana,
usuarios o interesados en los procesos de consulta para la elaboracin del
Esquema de Publicacin de Informacin.
Respecto de toda la informacin pblica que se genere partir de la entrada en
vigencia de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados debern disponerla de
manera estructurada, atendiendo a criterios de razonabilidad y proporcionalidad.

(E) Accesibilidad y otras Directrices

Artculo 17. Accesibilidad para grupos tnicos y culturales. Los sujetos obligados
deben disponer de formatos alternativos para que la informacin pblica divulgada
proactivamente se adece o traduzca a diversos idiomas y lenguas, cuando su
contenido afecte o se relacione con grupos tnicos y culturales del pas.
Independientemente de que las autoridades de estos grupos soliciten la
adecuacin o traduccin de informacin pblica, los sujetos obligados deben
divulgar, de manera proactiva, en el idioma o lengua que corresponda, el nombre
o ttulo de la informacin generada que afecte al grupo tnico o cultural del pas.

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disposiciones
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Se entender por formato alternativo en medios de comunicacin electrnica la

disposicin de la informacin divulgada en el formato que permita entender la
informacin en la lengua o idioma que se requiere.
Artculo 18. Accesibilidad en medios electrnicos para poblacin en situacin de
discapacidad. Todos los medios de comunicacin electrnica dispuestos para
divulgar la informacin debern cumplir con las directrices de accesibilidad y
usabilidad que dicte el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones. Para accesibilidad web deben atenderse a lo sealado en la
Norma Tcnica Colombiana 5854, Accesibilidad a Pginas Web, o la que la
sustituya
Artculo 19. Accesibilidad a espacios fsicos para poblacin en situacin de
discapacidad. Los sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos
generales de accesibilidad y sealizacin de todos los espacios fsicos destinados
para la atencin de solicitudes de informacin pblica y/o divulgacin de la misma,
conforme a los lineamientos de la Norma Tcnica Colombiana 6047, Accesibilidad
al medio fsico. Espacios de servicio al ciudadano en la Administracin Pblica.
Requisitos, atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha
norma.
Artculo 20. Solicitudes reiterativas. Cuando un sujeto obligado haya recibido 10
solicitudes de una misma informacin pblica no sometida a reserva o
clasificacin, proceder a publicar, de manera proactiva, el contenido de la
respuesta, dentro de los 30 das siguientes a la ltima solicitud recibida.
Artculo 21. Publicacin del mecanismo o procedimiento para participar en la
formulacin de polticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado. Los
sujetos obligados, de acuerdo con el rgimen legal aplicable, deben publicar los
procedimientos a seguir por los ciudadanos y sus organizaciones para participar
en la formulacin de polticas y en el control o evaluacin de la gestin
institucional, indicando: los sujetos que pueden participar, los medios presenciales
y electrnicos, y las reas responsables de la orientacin y vigilancia para su
cumplimiento.
Artculo 22. Informacin georreferenciada. En la medida de sus posibilidades, del
talento humano y de los recursos fsicos y presupuestales, los sujetos obligados
deben divulgar la informacin pblica que generen, de manera georreferenciada.

TTULO III
Gestin de Solicitudes de Informacin Pblica Transparencia Pasiva
CAPTULO NICO
Recepcin y Respuesta a Solicitudes de Informacin Pblica y otras
Directrices
Artculo 23. Medios idneos para recibir solicitudes de informacin Pblica. Se
consideran medios idneos para la recepcin de solicitudes de informacin los
siguientes:

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(1) Personalmente, por escrito o va oral, en los espacios fsicos destinado por
el sujeto obligado para la recepcin de solicitudes de informacin pblica.
(2) Telefnicamente, al nmero fijo o mvil destinado por el sujeto obligado
para la recepcin de solicitudes de informacin pblica.
(3) Correo fsico o postal, en la direccin destinada por el sujeto obligado para
la recepcin de solicitudes de informacin pblica.
(4) Correo electrnico institucional destinado por el sujeto obligado para la
recepcin de solicitudes de informacin pblica.
(5) Formulario electrnico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado,
en un formato que siga las directrices definidas por el Ministerio de las
Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones
Pargrafo 1. Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio web oficial, en
medios de comunicacin fsica y en otros de comunicacin masiva, los nmeros
telefnicos y las direcciones fsicas y electrnicas oficiales destinadas para la
recepcin de las solicitudes de informacin pblica.
Pargrafo 2. Los medios electrnicos adicionales que defina la entidad para la
recepcin de solicitudes de informacin, incluyendo redes sociales, debern
cumplir con las especificaciones tcnicas de los medios electrnicos oficiales
sealados en el artculo 24 del presente decreto.
Artculo 24. Especificaciones de los medios electrnicos oficiales. Los medios
electrnicos oficiales para la recepcin y trmite de las solicitudes de informacin
pblica deben cumplir con las siguientes especificaciones:
(1) Respecto de la seguridad de la infraestructura que soportar el canal oficial,
los sujetos obligados deben cumplir con los requisitos mnimos que
disponga el Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.
(2) La administracin y gestin de la seguridad de la infraestructura que
soporta el canal oficial debe ser responsabilidad del respectivo sujeto
obligado, sin perjuicio de que sea operado directamente por l o a travs de
un tercero a fin de garantizar la trazabilidad, disponibilidad y seguimiento de
la informacin.
(3) El medio electrnico debe garantizar la disponibilidad, integridad y
autenticidad, as como la validez del mensaje de datos conforme con lo
establecido en la Ley 527 de 1999 y en el Ttulo III, Captulo IV de la Ley
1437 de 2011.
Artculo 25. Sistema de recepcin y gestin de solicitudes de informacin pblica.
Los sujetos obligados deben disponer de un sistema automatizado para el registro
de la recepcin y gestin de solicitudes de acceso a informacin pblica. Dicho
sistema podr ser el mismo dispuesto para la gestin de peticiones, quejas,
reclamos y denuncias.
El Sistema puede contener el formulario electrnico de recepcin de solicitudes de
acceso a la informacin pblica y debe estar integrado al sitio web oficial o la
ventanilla electrnica.
Artculo 26. Seguimiento a las solicitudes de informacin pblica. En la recepcin
de solicitudes de informacin pblica los sujetos obligados deben indicar al

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solicitante un nmero o cdigo que permita hacer seguimiento al estado de la

solicitud, la fecha de su recepcin, y los medios por los cules se puede hacer
seguimiento a la misma.
Artculo 27. Solicitudes de acceso a informacin con identificacin reservada.
Para el registro de la recepcin y trmite de solicitudes de informacin pblica bajo
el procedimiento especial con identificacin reservada, previsto en el pargrafo del
artculo 4 de la Ley 1712 de 2014, el Ministerio Pblico dispondr un formulario
electrnico. Este mecanismo electrnico es adicional a los medios ordinarios de
recepcin de solicitudes de acceso a informacin pblica dispuestos por las
entidades que conforman el Ministerio Pblico.
Artculo 28. Contenido y oportunidad de las respuestas a solicitudes de acceso a
informacin pblica. Conforme a lo establecido en el artculo 26 de la Ley 1712 de
2014, en el acto de respuesta a solicitudes de acceso a informacin pblica, los
sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices:
(1) El acto de respuesta debe ser por escrito, por medio electrnico o fsico de
acuerdo con la preferencia del solicitante. Cuando la solicitud se realice por
medio electrnico el sujeto obligado podr responder por el mismo medio
cuando el solicitante no seale lo contrario.
(2) El acto de respuesta debe ser objetivo, veraz, completo, motivado y
actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los
solicitantes o interesados en la informacin all contenida.
(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los trminos de
respuesta al derecho de peticin de documentos y de informacin que
seala el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, o las normas que lo complementen o sustituyan.
(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y
judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme
con la respuesta recibida.
Pargrafo 1. En los casos de respuestas a solicitudes de informacin clasificada
o reservada, adems de las directrices antes sealadas, debe tenerse en cuenta
lo establecido en el Captulo II del Ttulo III, del presente decreto.
Pargrafo 2. Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que
estn disponibles en medio fsico y no se solicite su reproduccin, los sujetos
obligados dispondrn de un sitio fsico para la consulta.
Artculo 29. Principio de gratuidad y costos de reproduccin. En concordancia con
lo establecido en el artculo 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestin y respuesta a
las solicitudes de acceso a la informacin pblica, los sujetos obligados deben:
(1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos
adicionales a los de reproduccin de la informacin.
(2) Permitir al ciudadano, interesados o usuario:
(a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta,
(b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacin solicitada, de
acuerdo con lo establecido en el Registro de Activos de Informacin.
(c) Conocer los costos de reproduccin en el formato disponible, y/o los
costos de reproduccin en el evento en que el solicitante elija un formato
distinto al disponible y sea necesaria la transformacin de la

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informacin, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el

Acto de Motivacin de los costos de reproduccin de Informacin
Pblica.
Se debe entender por costos de reproduccin todos aquellos valores directos que
son necesarios para obtener la informacin pblica que el peticionario haya
solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor pblico, empleado
o contratista para realizar la reproduccin.
Cuando la solicitud de informacin pblica se haya realizado por correo electrnico
o por cualquier otro medio electrnico y el formato en el que repose el documento
o informacin solicitada sea electrnico o digital, el sujeto obligado enviar la
respuesta a la direccin del correo electrnico del solicitante o al medio electrnico
indicado, , caso en el cual no se le cobrar costo alguno de reproduccin de la
informacin.
Artculo 30. Motivacin de los costos de reproduccin de informacin pblica. Por
cada anualidad los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante
acto administrativo o documento equivalente segn el rgimen legal aplicable, los
costos de reproduccin de la informacin pblica, individualizando el costo unitario
de los diferentes tipos de formato a travs de los cuales se puede reproducir la
informacin en posesin, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia
los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que stos
se encuentren dentro de parmetros del mercado.
Los costos de reproduccin deben ser razonables y proporcionales, de tal forma
que no dificulte ni imposibilite el acceso igualitario de la informacin pblica
requerida por los ciudadanos, interesados o usuarios. Cualquier cobro adicional
que no corresponda a los de reproduccin de la informacin pblica, se entender
como una restriccin al ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica
nacional.
El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccin de
informacin pblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel
directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en
el artculo 4 del presente decreto.
Pargrafo. Para establecer los costos de reproduccin de informacin, el sujeto
obligado debe tener en cuenta que la informacin pblica puede ser suministrada
a travs de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de
almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnticos o electrnicos,
memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproduccin,
captura, distribucin, e intercambio de informacin pblica.
Artculo 31. Creacin o produccin de informacin pblica. La solicitud de acceso
a la informacin pblica no implica el deber de los sujetos obligados de generar o
producir informacin no disponible o que no tengan obligacin de tener al
momento de efectuarse la solicitud. En este caso, el sujeto obligado comunicar
por escrito que la denegacin de la solicitud se debe a la inexistencia de datos en
su poder.

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disposiciones
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Los peticionarios no pueden exigir a los sujetos obligados que efecten

evaluaciones o anlisis de la informacin que posean, salvo aquellos que por sus
objetivos institucionales deban producir.
No se entender por produccin de informacin pblica la recopilacin o
compilacin de informacin dispersa del sujeto obligado.
Artculo 32. Supervigilancia al derecho de acceso a la informacin pblica. Los
solicitantes de acceso a informacin podrn acudir a la Procuradura General de la
Nacin cuando consideren que es necesario realizar una solicitud de
supervigilancia al derecho de acceso a informacin pblica, en aras de garantizar
su realizacin.

TTULO IV
Gestin de la Informacin Clasificada y Reservada
Artculo 33. Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacin
pblica. Los sujetos obligados garantizarn la eficacia del ejercicio del derecho
fundamental de acceso a la informacin pblica, sin perjuicio de su facultad de
restringirlo en los casos autorizados por la Constitucin o la ley, y conforme a lo
previsto en los artculos 18 y 19 la Ley 1712 de 2014, en consonancia con las
definiciones previstas en los literales c) y d) del artculo 6, de la mencionada ley.

CAPTULO I
Informacin Pblica Clasificada
Artculo 34. Acceso general a datos semi-privados, privados o sensibles. La
informacin pblica que contiene datos semi-privados o privados, definidos en los
literales g) y h) del artculo 3 de la Ley 1266 de 2008, o datos personales o
sensibles, segn lo previsto en los artculos 3 y 5 de la Ley 1581 de 2012 y en el
numeral 3 del artculo 3 del Decreto 1377 de 2013, slo podr divulgarse segn
las reglas establecidas en dichas normas.
Artculo 35. Acceso a datos personales en posesin de los sujetos obligados. Los
sujetos obligados no podrn permitir el acceso a datos personales de titulares de
informacin sin su autorizacin, salvo que concurra alguna de las excepciones
consagradas en los artculos 6 y 10 de la Ley 1581 de 2012.
Tampoco podr permitirse el acceso a los datos personales de nios, nias y
adolescentes, salvo aquellos que sean de naturaleza pblica, de acuerdo con lo
previsto en el artculo 7 de la Ley 1581 de 2012.
Pargrafo 1. Permitir el acceso de un dato semi-privado, privado o sensible no le
quita el carcter de informacin clasificada, ni puede implicar su desproteccin.
Pargrafo 2. Salvo que medie autorizacin del titular, a los datos semi-privados,
privados y sensibles contenidos en documentos pblicos slo podr accederse por
decisin de autoridad jurisdiccional o de autoridad administrativa en ejercicio de
sus funciones.

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disposiciones
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CAPTULO II
Informacin Pblica Reservada
Artculo 36. Responsable de la calificacin de Reserva de la informacin pblica
por razones de defensa y seguridad nacional, seguridad pblica o relaciones
internacionales. La calificacin de reservada de la informacin prevista en los
literales a), b) y c) del artculo 19 de la Ley 1712 de 2014, corresponder
exclusivamente al jefe de la dependencia, divisin o rea responsable de la
generacin, posesin, control o custodia de la informacin, o funcionario o
empleado del nivel directivo, que por su completo e integral conocimiento de la
informacin pblica pueda garantizar que la calificacin sea razonable y
proporcionada.
Artculo 37. Reserva de la informacin pblica en la administracin de justicia.
Las excepciones previstas en los literales d), e) y f) del artculo 19 de la Ley 1712
de 2014 solo son aplicables cuando existan elementos objetivos de los que pueda
derivarse una afectacin del inters pblico en la administracin de justicia.
Sern elementos objetivos los que razonable y proporcionadamente puedan
generar dao al curso de una investigacin, al procedimiento seguido para
administrar justicia, a la estrategia sustancial y procesal, a la igualdad de las
partes, a las actividades de prevencin o persecucin de los delitos, a las medidas
adoptadas para evitar su comisin o a los derechos de las vctimas.
Pargrafo. La informacin contenida en las investigaciones penales podr ser
divulgada una vez se haga efectiva la medida de aseguramiento; y la de las
investigaciones disciplinarias, una vez se formule pliego de cargos. En los casos
en que quien solicite la informacin pblica sea uno de los investigados o no sea
procedente la medida de aseguramiento, la divulgacin de la informacin se
sujetar a lo previsto en las respectivas normas penales.
Artculo 38. Reserva de la informacin pblica por razones de estabilidad
macroeconmica y financiera. La excepcin prevista en el literal h) del artculo 19
de la Ley 1712 de 2014 podr amparar la calificacin de informacin pblica
reservada cuando:
(1) Pueda afectar la estabilidad de la economa o los mercados, la eficacia de
la poltica macroeconmica y financiera o el cumplimiento de las funciones
de las entidades que tienen a su cargo el diseo y la implementacin de
estas polticas; y,
(2) Est relacionada con las labores de supervisin necesarias para garantizar
la estabilidad del sistema financiero y la confianza del pblico en el mismo.
Artculo 39. Derechos de la infancia y la adolescencia. En concordancia con los
artculos 8 y 9 de la Ley 1098 de 2006, la decisin de divulgar informacin
pblica reservada que contenga datos de nios, nias y adolescentes deber
tener en cuenta la garanta simultnea e integral de todos sus derechos.
Artculo 40. Temporalidad de la reserva. Sin perjuicio del perodo mximo de
reserva de la informacin a que hace referencia el artculo 22 de la Ley 1712 de

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disposiciones
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2014, la informacin respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones

materiales que justificaban su reserva.
El trmino mximo de quince (15) aos a que se refiere el artculo 22 de la Ley
1712 de 2014 empezar a contarse a partir de la fecha en que la informacin se
gener.

CAPTULO III
Directrices para la Calificacin de Informacin Pblica
como Clasificada o Reservada
Artculo 41. Identificacin de la norma que clasifica o reserva. Para asignar el
carcter de clasificada o reservada a la informacin pblica que se encuentra bajo
su posesin, control o custodia, los sujetos obligados deben identificar las
disposiciones constitucionales o legales que expresamente as lo dispongan.
Artculo 42. Aplicacin restrictiva de las excepciones al acceso a la informacin
pblica. Los sujetos obligados aplicarn restrictivamente las excepciones al deber
de divulgacin de la informacin pblica y determinarn, con el mismo criterio, qu
informacin es clasificada o reservada.
Pargrafo 1. Conforme a lo previsto en la Ley 1712 de 2014, la aplicacin
restrictiva de las excepciones de que trata este artculo implica que la clasificacin
o reserva de informacin pblica no es una facultad absoluta, sino que est
limitada por el derecho fundamental de acceso a la informacin pblica, en tanto
se presume que toda la informacin en poder de los sujetos obligados es pblica
en virtud de los principios de mxima publicidad para titular universal y de
transparencia, contenidos en los artculos 2 y 3 de la misma Ley estatutaria.
Pargrafo 2. En caso de duda sobre el carcter reservado de la informacin, los
sujetos obligados debern divulgarla cuando se la requieran.
Artculo 43. Existencia y divulgacin integral o parcial de la informacin. Si un
mismo acto o documento contiene informacin que puede ser divulgada e
informacin clasificada o reservada, el sujeto obligado debe revelar los datos no
protegidos y explicar genricamente el contenido de los que no pueden divulgarse,
junto con los fundamentos jurdicos para retenerlos.
Los sujetos obligados podrn tachar los apartes clasificados o reservados del
documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la
informacin que no puede difundirse; abrir un nuevo expediente con la informacin
pblica que puede ser divulgada; o acudir a las acciones que sean adecuadas
para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacin que no
est clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de
conservacin de la informacin.
Artculo 44. Criterios y principios para la identificacin del dao. En la
identificacin del dao presente, probable y especfico que causara la divulgacin
de la informacin, los sujetos obligados deben atender las previsiones del artculo
3 de la Ley 1712 de 2014, en especial los criterios de razonabilidad y

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disposiciones
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proporcionalidad, y los principios de transparencia, buena fe, facilitacin, eficacia y

responsabilidad en el uso de la informacin.
Artculo 45. Definicin de dao presente, probable y especfico. Se entender que
el dao es presente siempre que no sea remoto ni eventual; probable cuando
existan las circunstancias que haran posible su materializacin; y especfico slo
si puede individualizarse y no se trate de una afectacin genrica.
Artculo 46. Criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Para mostrar que la
decisin de clasificar o reservar un dato es razonable, los sujetos obligados
propendern por adoptar la medida que menos perjudique el inters pblico de
transparentar una situacin jurdica y que sea estrictamente necesaria para
proteger el derecho fundamental afectado con la calificacin; y para mostrar que
es proporcional, expondrn las razones que demuestran que la medida garantiza
los intereses particulares o pblicos, previstos en los artculos 18 y 19 de la Ley
1712 de 2014, e impide una lesin mayor a la causada al derecho de acceso a la
informacin pblica con la clasificacin o reserva de datos bajo su posesin,
control o custodia.
Artculo 47. Pruebas de la calificacin. Los sujetos obligados deben aportar las
razones y las pruebas que fundamenten y evidencien la condicin de clasificada o
reservada que ha asignado a la informacin pblica bajo su posesin, control o
custodia.
Artculo 48. Coordinacin interinstitucional. Si un sujeto obligado comparte con
otro informacin pblica calificada como clasificada o reservada, deber advertirle
de tal circunstancia para que ste ltimo excepcione tambin su divulgacin. Si es
el sujeto obligado que recibe la informacin pblica el que la califica, as deber
advertrselo a su remitente para que restrinja su revelacin.

CAPTULO IV
Denegacin o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica por
Clasificacin o Reserva
Artculo 49. Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacin del
derecho de acceso a informacin pblica por clasificacin o reserva. El acto de
respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a
informacin pblica por razn de clasificacin o reserva, adems de las directrices
sealadas en el artculo 28 y lo previsto en el ndice de Informacin Clasificada y
Reservada, deber contener:
a. El fundamento constitucional o legal que justifican el objetivo legtimo de la
clasificacin o la reserva, sealando expresamente la norma, artculo, inciso
o prrafo que la ampara;
b. La identificacin de la excepcin que, dentro de las previstas en los
artculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificacin de
informacin reservada o clasificada;
c. El tiempo que cobija la clasificacin o reserva a partir de la fecha de
generacin de la informacin.

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d. La determinacin del dao presente, probable y especfico que causara la

divulgacin de la informacin pblica y la relacin de las pruebas que
acrediten la amenaza del dao, en caso de que existan.
En ningn caso proceder el rechazo de una solicitud por razones tales como
encubrir violaciones a la ley, ineficiencias o errores de los sujetos obligados, ni
para proteger el prestigio de personas, organizaciones o autoridades.
La solicitudes de informacin sobre contratacin con recursos pblicos no podrn
ser negadas, excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de
acuerdo con las directrices sealadas en el presente decreto.

TTULO V
Instrumentos de la Gestin de Informacin Pblica
Artculo 50. Instrumentos de gestin de la informacin pblica. Los instrumentos
para la gestin de la informacin pblica, conforme con lo establecido en la Ley
1712 de 2014, son:
(1) Registro de Activos de Informacin.
(2) ndice de Informacin Clasificada y Reservada.
(3) Esquema de Publicacin de Informacin.
(4) Programa de Gestin Documental.
Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso
eficiente de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, y garantizar
su actualizacin y divulgacin.
Artculo 51. Mecanismo de adopcin y actualizacin de los Instrumentos de
Gestin de la Informacin Pblica. El Registro de Activos de Informacin, el ndice
de Informacin Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicacin Informacin,
y el Programa de Gestin Documental, deben ser adoptados y actualizados por
medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el rgimen
legal al sujeto obligado, suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo.

CAPTULO I
Registro de Activos de Informacin
Artculo 52. Concepto. El Registro de Activos de Informacin es el inventario de la
informacin pblica que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o
controle en su calidad de tal,
Artculo 53. Componentes. El Registro de Activos de Informacin debe contener,
como mnimo, los siguientes componentes:
(1) Toda la informacin publicada por el sujeto obligado.
(2) Toda la informacin disponible para ser solicitada por el pblico.
(3) Toda la informacin calificada de clasificada y reservada (ndice de
Informacin Clasificada y Reservada).

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disposiciones
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Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacin debe
detallarse los siguientes datos:
a. Categoras o Series de informacin: de Conjunto de unidades de
informacin de contenidos homogneos, emanadas de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
b. Nombre o ttulo de la informacin: Palabra o frase con que se da a conocer
el nombre o asunto de la informacin
c. Descripcin de la informacin: Define brevemente de qu se trata la
informacin.
d. Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la
informacin.
e. Medio de conservacin y/o soporte: Establece soporte en el que se
encuentra la informacin: documento fsico, medio electrnico o por algn
otro tipo de formato audio visual entre otros. (fsico- anlogo o digitalelectrnico).
f. Formato: Identifica la forma, tamao o modo en la que se presenta la
informacin o se permite su visualizacin o consulta, tales como: hoja de
clculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.
g. Fecha de generacin de la informacin: Identifica el momento de la
creacin de la informacin.
h. Nombre del responsable de la produccin de la informacin. Corresponde al
nombre del rea, dependencia o unidad que cre la informacin.
i. Frecuencia de generacin de informacin. Identifica la frecuencia con que
se genera la informacin, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa
aplicable.
j. Frecuencia de actualizacin: Identifica la periodicidad o el segmento de
tiempo en el que se debe actualizacin la informacin, de acuerdo a su
naturaleza y a la normativa aplicable.
k. Nombre del responsable de la informacin. Corresponde al nombre del
rea, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la
informacin para efectos de permitir su acceso.
l. Informacin publicada o disponible. Indica si la informacin est publicada o
disponible para ser solicitada, sealando dnde est publicada y/o dnde
se puede consultar o solicitar.
Adicional a los anteriores datos, el ndice de Informacin Clasificada y Reservada
contendr las especificaciones establecidas en el artculo 55 del presente decreto.
Pargrafo 1. El Registro de Activos de Informacin debe elaborarse en formato
de hoja de clculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, conforme
a lo previsto en el artculo 4 del presente decreto, as como en el portal de datos
abiertos del Estado Colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo
sustituya.
Pargrafo 2. El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de
Informacin de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su
Programa de Gestin Documental.

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disposiciones
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Pargrafo 3. El Ministerio Pblico podr establecer estndares para el Registro

de Activos de Informacin de los sujetos obligados.

CAPTULO II
ndice de Informacin Clasificada y Reservada
Artculo 54. Concepto del ndice de Informacin Clasificada y Reservada. El
ndice de Informacin Clasificada y Reservada es el componente del Registro de
Activos de Informacin en el que se registra la informacin pblica generada,
obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha
sido calificada como clasificada o reservada.
Artculo 55. Contenido del ndice de Informacin Clasificada y Reservada.
Adems de los datos que contiene el Registro de Activos de Informacin previstos
en el artculo 53 del presente decreto, el ndice de Informacin Clasificada y
Reservada indicar, para cada informacin calificada como reservada o
clasificada, lo siguiente:
e. El fundamento constitucional o legal que justifican el objetivo legtimo de la
clasificacin o la reserva, sealando expresamente la norma, artculo, inciso
o prrafo que la ampara;
f. La identificacin de la excepcin que, dentro de las previstas en los
artculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificacin de
informacin reservada o clasificada;
g. Una breve motivacin de la clasificacin o reserva, donde se sealen las
razones, motivos o circunstancias especiales que llevaron al sujeto obligado
a la calificacin de la informacin.
h. Segn sea integral o parcial la calificacin, las partes o secciones
clasificadas o reservadas;
i. La fecha de la calificacin de la informacin como reservada o clasificada;
j. El tiempo que cobija la clasificacin o reserva.
Pargrafo 1. El ndice de Informacin Clasificada y Reservada debe actualizarse
cada vez que una informacin sea calificada como clasificada o reservada y
cuando dicha calificacin se levante, conforme a lo establecido en el mismo ndice
y en el Programa de Gestin Documental.
Pargrafo 2. El ndice de Informacin Clasificada y Reservada ser de carcter
pblico y se divulgar en el sitio web oficial del sujeto obligado, conforme a lo
previsto en el artculo 4 del presente decreto.

CAPTULO III
Esquema de Publicacin de Informacin
Artculo 56. Concepto. El Esquema de Publicacin de Informacin es el
instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma
ordenada, a la ciudadana, interesados y usuarios, sobre la informacin publicada,

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disposiciones
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conforme al principio de divulgacin proactiva de la informacin previsto en el

artculo 3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a travs de los cuales se
puede acceder a la misma.
Artculo 57. Componentes del Esquema de Publicacin de Informacin. En
concordancia con lo establecido en el artculo 12 de la Ley 1712 de 2014, el
Esquema de Publicacin de Informacin debe incluir, como mnimo, lo siguiente:
(1) El listado de informacin mnima publicada en el sitio web oficial del sujeto
obligado o en los sistemas de informacin del Estado, conforme a lo
previsto en los artculos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014.
(2) El listado de la informacin publicada en el sitio web oficial del sujeto
obligado, adicional a la mencionada en el numeral anterior, y conforme a lo
ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del
Derecho al Acceso a la Informacin Pblica Nacional.
(3) El listado de la informacin publicada por el sujeto obligado en su sitio web
oficial, adicional a la mencionada en los dos numerales anteriores, producto
de las respuestas a 10 solicitudes similares de informacin formuladas por
la ciudadana, interesados o usuarios, sobre un mismo tema.
(4) Informacin publicada por el sujeto obligado, originada en la solicitud de
informacin divulgada con anterioridad, de que trata el artculo 14 de la Ley
1712 de 2014.
(5) Informacin de inters para la ciudadana, interesados o usuarios,
publicada de manera proactiva por el sujeto obligado, relacionada con la
actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estratgicos.
(6) La informacin que se publicar de manera proactiva.
Adicional a los datos contenidos del Registro de Activos de Informacin previstos
en el artculo 53 del presente decreto, para cada una de los anteriores
componentes de Esquema de Publicacin de Informacin se debe indicar:
a. Lugar en el sitio web en donde se puede descargar la informacin cuyo
contenido se describe;
b. Para el caso de la informacin sealada en el numeral 6 indicar la manera
en la cual publicar la informacin y cmo acceder a la informacin cuyo
contenido se describe.
Pargrafo 1. Para facilitar el acceso a la informacin, los sujetos obligados
publicarn el Cuadro de Clasificacin Documental conforme a lo previsto en el
artculo 4 del presente decreto.
Pargrafo 2. El Ministerio Pblico podr hacer recomendaciones generales o
particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacin de
Informacin.
Artculo 58. Procedimiento participativo para la adopcin y actualizacin del
Esquema de Publicacin. Los sujetos obligados implementarn mecanismos de
consulta a ciudadanos, interesados o usuarios en los procesos de adopcin y
actualizacin del Esquema de Publicacin, con el fin de identificar informacin que
pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos
que faciliten la accesibilidad a poblaciones especficas.

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disposiciones
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CAPTULO IV
Programa de Gestin Documental
Artculo 59. Concepto. El Programa de Gestin Documental es un plan elaborado
por el sujeto obligado para facilitar la identificacin, gestin, clasificacin,
organizacin, conservacin y disposicin de la informacin pblica, desde su
creacin hasta su disposicin final, con fines de conservacin permanente o
eliminacin.
Artculo 60. Articulacin y/o integracin del Programa de Gestin Documental con
los instrumentos de gestin de informacin. La informacin incluida en el Registro
de Activos de Informacin, en el ndice de Informacin Clasificada y Reservada, y
en el Esquema de Publicacin de Informacin, definidos en el presente decreto,
debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de
acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoracin y tiempos definidos en el
Programa de Gestin Documental del sujeto obligado.
Pargrafo. El sujeto obligado debe contar con polticas de eliminacin segura y
permanente de la informacin, una vez cumplido el tiempo de conservacin
establecido en las tablas de retencin documental, de acuerdo a lo establecido en
el Programa de Gestin Documental.
Artculo 61. Conservacin de la informacin publicada con anterioridad. Los
sujetos obligados deben garantizar la conservacin de los documentos divulgados
en su sitio web o en sistemas de informacin que contengan o produzcan
informacin pblica, para lo cual seguirn los procedimientos de valoracin
documental y delimitarn los medios, formatos y plazos para la conservacin de la
informacin publicada con anterioridad, con el fin de permitir su fcil acceso luego
de retirada la publicacin.
Artculo 62. Informacin publicada con anterioridad. Los sujetos obligados deben
definir un procedimiento para retirar la informacin que haya sido publicada y
garantizar la recuperacin de informacin retrospectiva que haya sido desfijada o
retirada.
En los casos de liquidaciones, supresiones, fusiones o escisiones, los sujetos
obligados deben asegurar que los esquemas de publicacin se mantengan, sin
que se obstaculice el acceso a la informacin pblica. La entrega de la informacin
al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizar
mediante inventarios debidamente ordenados.
Artculo 63. Aplicacin de lineamientos generales sobre el Programa de Gestin
Documental. Los sujetos obligados aplicarn en la elaboracin del Programa de
Gestin Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las
normas que lo sustituyan o modifiquen.
Artculo 64. Lineamientos sobre el Programa de Gestin Documental para los
sujetos obligados de naturaleza privada. Los sujetos obligados de naturaleza
privada que no estn cobijados por el Decreto 2609 de 2012, deben cumplir, en la
elaboracin del Programa de Gestin Documental, como mnimo, con las
siguientes directrices:

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disposiciones
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(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)

Contar con una instancia de alto nivel responsable de aprobar la

poltica y el Programa de Gestin Documental, as como las tablas
de retencin documental;
Elaborar y aprobar sus tablas de retencin documental;
Crear un archivo institucional y asignarle su administracin a un
empleado del nivel profesional;
Articular el Programa de Gestin Documental con los sistemas de
calidad y con otros sistemas administrativos;
Disear polticas para la gestin de sus documentos electrnicos,
incluyendo polticas de preservacin digital;
Integrarse el Sistema Nacional de Archivos;
Reportar informacin sobre los avances del Programa de Gestin
Documental al Archivo General de la Nacin; y
Publicar los cuadros de clasificacin documental conforme a lo
previsto en el artculo 4 del presente decreto.

TTULO VI
Seguimiento a la gestin de la Informacin
Artculo 65. Seguimiento a la gestin de la informacin pblica. Los sujetos
obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la
gestin de la informacin pblica. El Ministerio Pblico y las entidades lderes de la
poltica de transparencia y de acceso a la informacin pblica definidas en el
artculo 32 de la Ley 1712 de 2014, de acuerdo con su mbito de competencia,
adelantarn acciones que permitan medir el avance en la implementacin de la ley
de transparencia por parte de los sujetos obligados, quienes deben colaborar
armnicamente en el suministro de la informacin que se requiera.
Artculo 66. Registro de solicitudes de acceso a informacin. Los sujetos
obligados implementarn, entre sus mecanismos de seguimiento a la gestin de la
informacin pblica, un registro de solicitudes y gestin de acceso a informacin
pblica, en el que se discrimine:
(1) El nmero de solicitudes recibidas.
(2) El tiempo que se tom el sujeto obligado para decidir de fondo cada
solicitud.
(3) El nmero de decisiones en las que se decidi favorablemente.
(4) El nmero de solicitudes en las que se neg completamente el acceso a la
informacin.
(5) El nmero de solicitudes en las que se neg parcialmente el acceso a la
informacin.
(6) Los motivos que soportaron las decisiones o resoluciones negativas.
Pargrafo. Este registro de solicitudes de acceso a informacin estar a
disposicin del pblico en los trminos establecidos en el artculo 4 del presente
decreto.
Artculo 67. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de la fecha de
su publicacin, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 33 de la Ley 1712 de 2014,
respecto a la diferencia de la entrada en vigencia para el orden nacional y el
territorial.

DECRETO

DE 2014 Pgina 22 de 23

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones
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El presente decreto deroga todas las normas que le sean contrarias.

PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot D.C., a los.

JUAN MANUEL SANTOS

El Ministro de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones,

DIEGO MOLANO VEGA

La Ministra de Cultura,
MARIANA GARCS CRDOBA

El Director General del Departamento Nacional de Planeacin,

SIMN GAVIRIA MUOZ

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica,

LILIANA CABALLERO DURN