Estructura de la Documentacin

Amalia Norbelys Bautista Gamez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Regional Santander
Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente
Bogota
2015

INTRODUCCION

Uno de los principales retos que enfrentan las empresas en la actualidad, es lograr
la permanencia en el mercado de su competencia, para esto se ha hecho cada
vez ms necesario plantear estrategias que les permita adaptarse a los constantes
cambios no solo en el mercado sino tambin en los gustos y preferencias de sus
clientes. Es por esto que los Sistemas de Gestin de la Calidad, es un nuevo
lenguaje que ha cambiado la forma en que las organizaciones planean sus
estrategias empresariales y asignan recursos, enfocndolas hacia la
administracin de procesos organizativos, administrativos y operativos sencillos
pero eficaces, Para llegar a ese punto, es pertinente atravesar distintas etapas en
la construccin del SGC acorde a las necesidades de la empresa.

Para el diseo de un SGC se recomienda seguir los pasos propuestos, en esta

ruta se determin el alcance del SGC para la empresa Frutos Veleos S.A, se
estableci la estructura documental ideal para lograr la certificacin ISO 9001,
para despus desarrollar la poltica de calidad y los objetivos de calidad,
finalmente se establece el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleos S.A.,
en donde se evidencie claramente los procesos, de direccin, apoyo, misionales y
de mejora continua.

Es por lo anterior, que ste documento sintetiza la forma en que la Empresa Frutos
veleos S.A., Ubicada en el municipio de Vlez S/der, materializ sus intenciones
mediante el diseo de la Estructura Documental del Sistema de Gestin de la
Calidad, encaminando su labor, hacia el establecimiento de un entorno propicio
para estandarizar sus procedimientos internos y desplegar todos los mecanismos
necesarios para formalizarlos a nivel Institucional, permitindoles ser partcipes
activos de su proceso de transformacin y mejoramiento.

1. Definir el alcance del Sistema de Gestin de la Calidad. En este punto

usted debe proponer las actividades que realizar previo a la definicin del
alcance, de modo que sea establecido de acuerdo al estado actual de la
empresa, recursos existentes y a las necesidades de la alta direccin.

Que es un Alcance? El alcance de un sistema de gestin de la calidad est

basado en la naturaleza de los productos de la organizacin y sus procesos
de realizacin, el resultado de una evaluacin de riesgo, consideraciones
comerciales, y requisitos contractuales y reglamentarios. Por ejemplo:
Diseo y produccin de accesorios para riego, presin y evacuacin.

Como se hace? El alcance de un sistema de gestin de la calidad suele ser

un prrafo descriptivo en el que se enumeren las actividades desarrolladas
por la organizacin. De modo que sea establecido de acuerdo al estado
actual de la empresa, recursos existentes y a las necesidades de la alta
direccin.

El objeto bajo estudio se trata de la empresa Frutos Veleos S.A del sector
industrial primario o agropecuario que contempla como alcance todos los procesos
en la fabricacin del Bocadillo Veleo desde la recepcin y seleccin de la
guayaba de buena calidad, su adecuacin y lavado para dejarlas lista para el
procesamiento, en el cual se incluyen las actividades de adicin a la pulpa del
azcar previamente pesado, coccin en pailas
adecuadas para este fin,
concentracin hasta alcanzar el punto de bocadillo, pasando a moldeo,
enfriamiento, corte, empaque, almacenamiento Y Distribucin. Para as asegurar
la calidad de los productos en cuanto al cumplimiento de los requisitos.
Las actividades previas que se deben realizar son las siguientes:

Planificar y desarrollar los procesos necesarios, disponiendo los recursos

requeridos.
Cumplir con los requisitos generales, los requisitos de la documentacin,
como el manual de calidad, control de documentos, control de riesgo.
Realizar las actividades requeridas para la verificacin, validacin,
seguimiento, inspeccin, realizando los registros necesarios para
proporcionar evidencias de los procesos.

2. Proponer la estructura documental ideal para lograr la certificacin ISO

9001 en su empresa.
El Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin Frutos Veleo ha
sido documentado y es mantenido eficazmente para asegurar los controles
suficientes de nuestro sistema y la conformidad a los requisitos de la norma
ISO 9001:2008. En el numeral 4.2 requisitos de La documentacin del
Sistema de Gestin de la Calidad.
a. La Poltica de Calidad, que abarca un compromiso con el
cumplimiento de los requisitos, la mejora continua de la eficacia del
sistema y la satisfaccin del cliente.
b. Manual de la Calidad, que describe el Sistema de Gestin de la
Calidad, perfila las autoridades, las interrelaciones, los deberes del
personal responsable del desempeo dentro del sistema, los
procedimientos y/o referencias de todas las actividades que
conforman el Sistema de Gestin de la Calidad.
c. Procedimientos documentados, programas de auditoras internas y
externas, acciones correctivas y preventivas, Revisin de la
Direccin y los documentos identificados como necesarios para una
eficaz planificacin, operacin y control de los procesos.
d. Registros de calidad requeridos por la norma y los registros
necesarios a la organizacin para demostrar la conformidad con los
requisitos y el manejo eficaz de nuestro Sistema de Gestin de la
Calidad.
3. Definir la poltica y los objetivos de calidad. Previo al establecimiento de
estos lineamientos realice un estudio de las necesidades y capacidades de
la organizacin versus las necesidades y expectativas del cliente, de modo
que realmente la poltica y los objetivos de calidad estn alineados para
garantizar la promocin de la mejora continua organizacional.

Nuestra poltica de calidad se manifiesta mediante nuestro firme compromiso con

los Clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas, para as
procesar y comercializar gran variedad de productos derivados de la guayaba,
respaldndonos en el desarrollo de buenas prcticas de manufactura, del
cumplimiento de los requisitos legales y los establecidos por los clientes
asegurando de esta manera la rentabilidad de la empresa atreves del
mejoramiento continuo de cada uno de nuestros procesos y de nuestro sistema de
gestin de calidad.
Objetivos de la calidad

Aumentar los niveles de satisfaccin de los clientes.

Cumplir los requisitos legales y los exigidos por cada cliente.

Disponer de suficientes proveedores confiables.

Mantener los equipos operativos y de inspeccin adecuados.
Aumentar la imagen de solidez y seriedad de la organizacin en sus
productos.
Mejorar continuamente el sistema de gestin de calidad.

4. Establecer el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleos S.A., en

donde se evidencie claramente los procesos, de direccin, apoyo,
misionales y de mejora continua.
En el mapa de procesos se hace nfasis en un diagrama de 3 bloques donde se
describe el sistema de Gestin de Calidad, enfocado a lograr la satisfaccin del
cliente; en donde se inicia con los requerimientos de este y finaliza entregando un
producto y un servicio de calidad para lograr su satisfaccin y por consiguiente
nuestro mejoramiento continuo.

CONCLUSIONES

En el desarrollo de este taller se cumpli con el objetivo, puesto que se dise un

Sistema de Gestin de Calidad para la empresa Frutos Veleos S.A., el cual
sentar las bases para su desarrollo e implementacin asegurando de esta
manera la certificacin segn los estndares establecidos por la norma ISO 9001:
2008.

Es importante reconocer que no solo los jefes cumplen un papel importante dentro
de la organizacin si no tambin todo el personal obrero y administrativo ya que
ellos tambin hacen parte de la misma y con sus aporte y pronta gestin en el
cumplimiento del manual de calidad de la empresa se puede llevar a feliz trmino
todos los requerimientos necesarios para cumplir con las exigencias del cliente.

BIBLIOGRAFIA

http://controlcalidadcfbj.blogspot.com.co/2012/06/manual-de-calidad.html

http://www.aenor.es/aenor/especial/iso9000/documentacion/ISO_TC
%20176_SC%202_N%20525R2.pdf

http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf

http://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no65/24.pdf