UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

ESPECIALIZACIN EN

HABILIDADES DE
GERENCIA Y
DIRECCIN
JORGE MARTN HUAYHUA PALOMINO
MODULO II
ORGANIZACIN DEL TRABAJO Y DEL TIEMPO

LIMA-PER
2015

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

MODULO II
1. Describa un caso hipottico en el que tendra que realizar distintas actividades en la
oficina y de acuerdo a las pautas aprendidas del presente mdulo, seale como
podra aprovecharlo mejor y de qu manera incrementara su eficacia en una empresa
o institucin.
2. Explique las tcnicas y acciones que seguira en una reunin para maximizar su
eficacia, organizar sus actividades y gestionar el tiempo de la mejor manera a su
juicio.
3. Qu es la administracin del tiempo? Relacione este concepto con la organizacin
efectiva del trabajo.
4. De acuerdo a la lectura de presente mdulo, qu conclusiones podra extraer? Y de
acuerdo a los ejercicios propuestos en el ltimo captulo, qu ha rescatado como
observaciones valiosas sobre su persona (en relacin al tema)? Cmo podra
superarse?

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DEDICADO:
A SALOM, GRACIAS POR SU EJEMPLO,
A JORGE, GRACIAS POR SUS HABILIDADES Y DESTREZAS

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INTRODUCCIN

El tiempo vale ms que el dinero es una frase muy conocida y que definidamente tiene su razn. Porque
con el tiempo uno puede realizar muchas cosas y cuando lo optimizas puedes realizar mucho ms.
Todo es cuestin de saber ser objetivos y claro con lo que queremos en la vida y destinar los tiempos
debidos para que realizar todo lo que queremos y podamos hacer.

Administrar el tiempo implicar muchos conocimientos prcticos y tericos, que uno lo aprender a
medida que desarrolla sus actividades. Dentro del presente mdulo conoceremos como podramos lograr

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la optimizacin del tiempo no solo en la vida sino en el trabajo, considerando que gran parte de la vida nos
la pasaremos trabajando despus de haber estudiado.

1. Describa un caso hipottico en el que tendra que realizar distintas actividades en la

oficina y de acuerdo a las pautas aprendidas del presente mdulo, seale como
podra aprovecharlo mejor y de qu manera incrementara su eficacia en una empresa
o institucin.
Los das jueves en la oficina tengo que realizar varias actividades desde que ingreso a
trabajar a las 11 am, y a veces el tiempo de hace muy corto aunque ya sabemos que
el tiempo no tiene medida.
La forma de actuar y proceder durante ese da sera la siguiente:
a) Inicio el da escribiendo todas las actividades en orden de importancia.
b) La primera actividad es presentar las sesiones o planificaciones de las
actividades que voy a realizar, en vista que el sistema burocrtico me obliga a
realizarlos, as que en este punto no puedo obviar eso.
c) Las sesiones y planes tambin se realizan en ese orden de importancia.
Primero la sesin del taller de actividades y en segundo lugar la sesin de
actividades co curriculares (esto es en funcin a mis actividades) Luego voy
avanzando la programacin del fin de semana, que es la siguiente prioridad y
finalmente el proyecto de fin de ao, que voy avanzo cada cierto tiempo. Todo
eso debo de terminarlo a las 1:00 pm desde las 11:00 am que inicie. Luego me
retiro a almorzar y regresos a las 2:00 pm.
d) De regreso a las 2: 00 tengo que salir al patio a realizar el acompaamiento
diario a los estudiantes en vistas que es su descanso de clases y hay que estar
chequeando para evitar cualquier imprevisto. Esta actividad termina a las 3:00
pm
e) Despus ingreso a la oficina y empiezo descargar videos relacionados a las
actividades que realizare el da y repasar la sesin de clase. Durante este
tiempo reviso mis correos para ver si el jefe envi alguna informacin para
conocer o para incluir en nuestras actividades. Termino (en caso lo haya
hecho) y aprovecho el tiempo para investigar sobre lo que realizare al da
siguiente.

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f)

Esta actividad termina a las 5: 10 pm y tengo que alistarme para mi taller (el
cual desde las 5:20 hasta las 7:00 pm)
g) Luego tengo que dirigirme al comedor donde tengo la responsabilidad de guiar
y acompaar a los estudiantes a la cena donde tengo que realizar una corta
sesin sobre el tema de la semana, teniendo en cuanta los objetivos del tema
planteado( esta actividad empieza a las 7:30 pm y dura 15 minutos)
h) Finalmente ceno en el trabajo (me corresponde por estar hasta tarde), pero voy
descargando informacin aprovechando que cuento con internet, lo cual no
ocurre de da por estar la red muy saturada.
i) Por ultimo me retiro a mi casa.
Definitivamente esta programacin no cumplo a cabalidad pero sera lo ideal, y como
se lee en el mdulo es cuestin de optimizar el tiempo. Consejo a tomar en cuenta.

2. Explique las tcnicas y acciones que seguira en una reunin para maximizar su
eficacia, organizar sus actividades y gestionar el tiempo de la mejor manera a su
juicio.
Primero es importante analizar o definir el tipo de reunin que se va a realizar (sobre
qu tema, en qu contexto, cuantos participantes, la importancia de la reunin, etc.)
Estos aspectos son muy relevantes ya que a partir de ah tendr que definir el proceso
que seguir y los pasos a realizar. No hay que dejar de lado que previamente debe
existir un reglamento donde ya se han establecido los puntos a seguir en una reunin.
a) En primer lugar hay que definir la agenda, cuales son los puntos a tratar en
orden de importante (asumo que lo mas importante es lo que toma ms tiempo
para debatir)
b) Calculo el tiempo que debera tomar la reunin y por consiguiente cuanto
tiempo debera tratar cada tema.
c) Debo previamente disear las tcnicas para presentar el tema a tratar (para
que no se extienda) aunque esto se pueda escapar de las manos, se deba
explicar a la reunin el tiempo que debera durar este tema. Explicando que
prolongar el tema de forma innecesaria llevara a que todos continuemos en la
reunin y si es posible nadie tendra o podra retirarse.(un poco de presin es
bueno)
d) Es necesario explicar que si bien es cierto que todos los aportes e ideas son
importantes hay que tratar de no redundar o repetir ideas propuestas
similares. Sera bueno plantear tres propuestas o ideas por cada punto o tema
a tratar.
e) Previamente ya se explic que todo se define en votacin cuando hay que
tomar la decisin final. Por lo tanto lo que se decida ya no se vuelve a tratar.
f) Se pone en debate la primera agenda (el moderador explica el tema) y se
escuchas participaciones de 1 minuto por persona, (mximo 6 participaciones)
con derecho a rplica de 30 segundos.

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g) Finalmente se toma una decisin y se para a l siguiente punto. As
sucesivamente debe ocurrir con los dems temas.
h) Es bueno considerar mociones finales que seran de tres personas por un
minuto cada una y sin derecho a rplica. Tambin plantear la agenda de la
siguiente reunin. Esto podra ser en la reunin, levantando la mano y
planteando el tema (con aprobacin mnima de cinco personas., estoy
asumiendo que en promedio son 30 participantes de la reunin) o tal vez por
medio de una lista creada por la persona que desea tratar el punto, respaldada
con cierta cantidad de firmas.
i) Finalizada la reunin ya debera estar listo el cuaderno de actas y rpidamente
pasan a firmar los asistentes. En otros casos se firma antes de llenar el libro de
actas (esto puede optimizar el tiempo, pero puede crear suspicacias). Todo es
cuestin de que los participantes se pongan de acuerdo.
Todo este planteamiento ser aplicado siempre y cuando se sepa respetar la
reunin y acatar los reglamentos. Aunque tenemos que conocer quines son
los ms conflictivos dentro la reunin y pueden originar que esto no se cumpla.
Hay que tener el tino adecuado (creo) y dominar bien las tcnicas que la, para
poder cumplir una reunin productiva y optimizar el tiempo.

3. Qu es la administracin del tiempo? Relacione este concepto con la organizacin

efectiva del trabajo.
Administrar e tiempo no es ms que realizar nuestras actividades en forma ordenada,
tratando de optimizar el tiempo; esto quiere decir que debemos ver las formas ms
adecuadas para que los procesos y actividades se agilicen. No es hacer las cosas rpidas
sino hacer las cosas en el tiempo debido y la hora debidas.
Todo el mundo se queja de que no tiene tiempo, pero no es as, lo que sucede es que se
pretende hacer cosas en poco tiempo o cuando se tiene mucho tiempo no se utiliza de forma
adecuada. Si furemos mas organizados el tiempo alcanzara para todo lo que deseramos
hacer (eso si con sentido comn)
No se puede trabajar muy rpido o bajo presin ya que el tiempo en vez de alcanzar ms, se
acorta.
El trabajar ms, tampoco quiere es decir que tengamos ms tiempo. Por el contrario es quitar
el tiempo de la vida personal e igualmente se est desperdiciando el tiempo.
El trabajar rpido no es optimizar el tiempo, ya que existe un tiempo determinado para
realizar determinadas funciones, el apurarse puede estresar o lograr que el trabajo sea mal
realizado.
Podemos relacionar el concepto en los siguientes casos:

No dejar de las cosas para la ltima hora.

Organizar las cosas por realizar desde las ms difciles hasta las ms sencillas.

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No distraerse en cosas sin importancia.

No hacer varias cosas a la vez.

Delegar funciones si es necesario.

Desempear funciones que uno pueda realizar.

Los aparatos electrnicos si no son para el trabajo, pueden ocasionar perdida del
tiempo.

Dejarse llevar por la pereza tambin puede ocasionar prdida de tiempo.

Hay que ser puntual.

Hay que ser disciplinado.

Debemos establecer objetivos para saber qu es lo que tenemos hacer y en que

tiempo debemos terminar.

El orden es un factor importante.

4. De acuerdo a la lectura de presente mdulo, qu conclusiones podra extraer? Y de

acuerdo a los ejercicios propuestos en el ltimo captulo, qu ha rescatado como
observaciones valiosas sobre su persona (en relacin al tema)? Cmo podra
superarse?

Considero que el tiempo es lo ms valiosos e irreal que existe ya que

aparentemente no es as como se aprovecha tambin se desperdicia.

Aprovechar el tiempo es cuestin de orden y disciplina.

Hay que buscar tcnicas y acciones precisas para la optimizacin del tiempo.

Debemos dejar de lado todo aquello que nos hace perder el tiempo.

Todas las actividades (en especial las laborales) deberan estar programadas

Debemos alejar todos aquellos ladrones de tiempo (celulares, radios,

computadoras, etc.) todo aquello que no ayude a optimizar el tiempo.

Existen materiales y equipos que pueden ayudar a optimizar el tiempo

8agendas, cuadernos de apuntes, etc.)

No en todo los lugares se pierde tiempo ni en todos se gana tiempo.

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Siempre puedo determinar que exista un tiempo de calidad creo que es

adecuado en vista de que para que esto ocurra depender de cada persona.
Los mitos sobre el tiempo sern relativos de acuerdo a cada persona.

Uso decide si algo o alguien te har desperdiciar el tiempo.

Lo rescatable que puedo apreciar es lo siguiente:

Cada cierto tiempo debo mirar atrs y ver qu es lo que me hace o hizo perder el
tiempo. Eso es un poco arrepentirse y volver a perder tiempo. Es ciertoque hay que
ver atrs pero rpidamente seguir adelante.
Es importante los planes de contingencia para cuando ocurra un imprevisto no
desperdiciar el tiempo, a veces algo no sale o no ocurre y me quedo en el aire
aunque a veces si preveo estas cosas.
Hay prioridades en el da que debo realizar primero, considero que a veces olvido eso
y empiezo por lo que ms me inquieta. Debo ser ms objetivo.
Para superar toda situacin de prdida de tiempo, es importante ponerse en claro
cules son los objetivos en la vida. Medito contantemente pero a veces, recaigo. En
ese aspecto debo ser ms decidido.
Reflexionar de qu forma se utiliza el tiempo durante el da a da, lo hago a veces pero
debera ser ms seguido.
Debo tener tiempo para realizar actividades que me quitan el tiempo (para no
distraerse cuando uno trabaja) y saber que habr un tiempo para poder realizar esas
cosas que quitan el tiempo.
No debo atender a los amigos y conocidos a cualquier momento a veces por se r muy
sociable, pierdo tiempo con personas con las cuales no tengo nada en comn o algn
tema importante que hablar.

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