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SOMMAIRE

1.

GENERALITES

1

1.1. PRESENTATION

1

1.2. L'ECRAN D'EXCEL

3

 

Démarrage d’Excel

3

2.

ENVIRONNEMENT ET OUTILS

4

2.1.

L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

4

2.2.

PERSONNALISER LES BARRES D'OUTILS ET LES MENUS

7

Affichage des barres d’outils

7

Les barres d’outils affichées par défaut

9

3.

GESTION DES CLASSEURS

10

3.1.

ENREGISTREMENT D’UN DOCUMENT

10

Enregistrer un nouveau classeur

10

Enregistrer un classeur existant

10

Créer une copie d’un document existant

11

Enregistrement automatique

11

Enregistrer en tant que page Web

12

3.2. OUVERTURE D’UN DOCUMENT EXISTANT

12

3.3. CREATION D’UN NOUVEAU DOCUMENT

13

3.4. FERMETURE D’UN CLASSEUR

14

4.

GESTION DES FEUILLES

15

4.1. MENU CONTEXTUEL DES FEUILLES

15

4.2. DEPLACEMENT DANS UN CLASSEUR

15

4.3. SELECTION DE FEUILLES

16

 

Plusieurs feuilles adjacentes

16

Plusieurs feuilles non adjacentes

16

4.4.

INSERTION ET SUPPRESSION DE FEUILLE(S)

16

Nombre de feuilles dans les classeurs

16

Insertion de feuille

16

Suppression de feuille(s)

17

4.5.

RENOMMER UNE FEUILLE

17

4.6.

DEPLACER OU COPIER DES FEUILLES

17

Dans un même classeur

17

Dans un autre classeur

18

5.

NOTIONS DE BASE

19

5.1. DEPLACEMENT DANS LA FEUILLE

19

5.2. LES SELECTIONS DE CELLULES

19

 

Sélection continue

19

Sélection d'une colonne

19

Sélection d'une ligne

20

Sélection multiple

20

Sélection de toutes les cellules

20

Sélection d'une plage importante de cellules

20

5.3.

SAISIE DE DONNEES

21

Entrer une donnée

21

Modifier une donnée

22

Effacer une donnée

22

Saisir une même donnée dans plusieurs cellules

22

Saisie semi-automatique et liste de choix

23

Correction automatique

23

5.4.

ASPECT DE LA FEUILLE A L’ECRAN

24

Eléments de la fenêtre

24

Plein écran

24

Zoom

25

5.5.

LIGNES ET COLONNES

25

Insérer des lignes et des colonnes

25

Supprimer des lignes et des colonnes

25

Largeur de colonnes

26

Hauteur des lignes

26

5.6.

FORMAT DES NOMBRES

27

Appliquer un format

27

La catégorie Spécial

28

Créer un format personnalisé

29

Supprimer un format personnalisé

30

5.7.

MISE EN FORME DES CELLULES

30

Modifier l’apparence des caractères

30

Aligner le contenu des cellules

31

Encadrer les cellules

32

Modifier la couleur de fond

33

Copie rapide de formats

33

Les mises en forme automatiques

34

Les mises en forme conditionnelles

34

5.8.

LES COMMENTAIRES

36

Ajouter un commentaire

36

Visualiser un commentaire

36

Modifier un commentaire

36

Supprimer un commentaire

37

5.9.

LES SERIES DE DONNEES

37

Série de données chronologiques

38

La recopie incrémentée

38

5.10. COPIER, DEPLACER ET EFFACER

40

Copier contenu, format et annotation

40

Déplacer contenu, format et annotation

40

Copie - Collage spécial

40

6.

LES FORMULES

42

6.1.

PRESENTATION

42

Saisie d’une formule simple

42

6.2.

LES REFERENCES

45

Référence relative

45

Référence absolue

45

Référence mixte

45

Référence externe

45

Référence nommée

46

6.3. L’ASSISTANT FONCTION

48

6.4. LE CALCUL AUTOMATIQUE

49

6.5. LA BARRE D’OUTILS AUDIT

49

6.6. QUELQUES FONCTIONS

50

6.7. LES FONCTIONS BASE DE DONNEES

64

Fonctions de bases de données

64

Exemple d’utilisation de BDSOMME

65

7.

LES PROTECTIONS

66

7.1.

PROTEGER UN DOCUMENT A L’OUVERTURE

66

Mot de passe pour l’ouverture

66

Mot de passe contre la modification

67

Recommander l’ouverture en lecture seule

67

 

Protection du classeur

67

Protection au niveau de la feuille

68

Oter la protection

68

8.

LES MODELES

69

8.1. ENREGISTRER UN CLASSEUR EN TANT QUE MODELE

69

8.2. MODIFICATION D’UN MODELE

69

8.3. UTILISATION D’UN MODELE

70

8.4. INSERTION DES FEUILLES D’UN MODELE

70

9.

L'IMPRESSION

71

9.1. IMPRIMER

71

9.2. APERCU AVANT IMPRESSION

72

9.3. LA MISE EN PAGE

73

 

9.4.

ZONE D'IMPRESSION

75

Par la mise en page

75

Par le menu Fichier

75

Supprimer la zone d’impression

75

Imprimer la sélection

76

9.5. IMPRESSION DES TITRES

76

9.6. LES SAUTS DE PAGE

76

 

Insérer un saut de page

76

Supprimer un saut de page

76

Supprimer tous les sauts de page manuels

77

9.7.

MODE APERÇU DES SAUTS DE PAGE

77

Déplacer un saut de page

77

Revenir en affichage normal

77

10. LA GESTION DES GRAPHIQUES

78

10.1. DEFINITION

78

10.2. TYPES DE GRAPHIQUES

78

 

Aires

78

Barres

78

Histogrammes

79

Courbes

79

Secteurs

79

Anneaux

79

Radar

79

Nuages de points

80

Surface 3 D

80

Bulles

80

Boursier

80

10.3.

CREATION DU GRAPHIQUE

81

Etape 1

81

Etape 2

81

Etape 3

82

Etape 4

84

10.4. LA BARRE D’OUTILS GRAPHIQUE

84

10.5. MANIPULATION D’UN GRAPHIQUE INCLUS

84

10.6. AGREMENTER UN GRAPHIQUE

85

 

Modifier la présentation

85

Ajouter un titre

85

Texte libre

85

Série de données

86

Image

86

10.7. IMPRESSION D’UN GRAPHIQUE

86

10.8. CHANGER L’EMPLACEMENT DU GRAPHIQUE

87

1. GENERALITES

1.1. PRESENTATION

Véritable outil à tout faire (le couteau suisse de l'informatique), le tableur peut résoudre n'importe quel problème de gestion dans l'entreprise, depuis la prévision de trésorerie ou de compte de résultat jusqu'à la réalisation de bulletins de paie en passant par le calcul d'un échéancier d'emprunt.

Le tableur est un outil permettant de mémoriser, agencer, présenter et traiter des données. Le document de base se présente sous la forme d'une grille de plusieurs milliers de cases appelées cellules, qui peuvent contenir du texte, des nombres, ou n'importe quelle formule de calcul, depuis les quatre opérations de base jusqu'à des fonctions mathématiques, trigonométriques, statistiques, financières, logiques, aussi puissantes que diverses.

Les données entrées sont traitées à l'aide de formules.

L'utilisateur peut faire appel au langage de programmation intégré pour créer de véritables applications personnalisées.

En outre, s'il faut illustrer les tableaux, plusieurs possibilités graphiques sont offertes.

Mais le tableur reste avant tout un outil de calcul très puissant : il suffit de changer une valeur pour qu'un tableau et les graphiques correspondants soient immédiatement recalculés.

Quoiqu'il intéresse en premier lieu les services comptable et financier, le tableur fournit une aide tout aussi précieuse pour la gestion quotidienne de l'entreprise.

Même si le tableur permet quasiment de résoudre la totalité des problèmes de gestion de données et de calcul posés en entreprise, il ne faut pas oublier qu'il existe aussi des produits complémentaires. Ainsi, s'il paraît possible de gérer avec un tableur les problèmes de paie ou de trésorerie dans une petite entreprise, il semble raisonnable d'utiliser un logiciel adéquat. Si ce dernier ne donne pas entière satisfaction, rien n'empêche de les coupler avec un tableur pour créer soi-même les traitements et les états de sortie nécessaires.

LES PLUS D’EXCEL 2000 :

- Le Compagnon Office comme assistant.

- Jusqu'à 32000 caractères dans les cellules.

- 65536 lignes dans une feuille de calcul.

- Choisir et construire les formules à l’aide de l’assistant Fonction et du Compagnon Office.

- Des menus propres au contexte de travail à partir du bouton droit de la souris.

- Cliquer-déplacer aisément des ensembles de cellules sur la feuille de calcul.

- Des boîtes de dialogue à onglets pour regrouper les différentes possibilités d’une commande.

- Le regroupement des feuilles par classeur dès la création.

- Entrée facilitée de référence de cellules dans les boîtes de dialogue.

- Annulation multiple.

- Utilisation de formules en 3D à travers un classeur.

- Correction automatique et saisie semi-automatique.

- Saisie de données personnalisée avec validation et messages d’erreurs.

- L’aide de l’assistant-conseil pour la maîtrise des manipulations.

- La somme automatique et le calcul automatique par simple sélection de cellules.

- La recopie incrémentée.

- Formats conditionnels.

- Le vérificateur d’orthographe.

- Les formats de tableaux en automatique.

- Les filtres automatiques pour afficher des sous-ensembles de données.

- Nouvel assistant d’aide à la création de graphique et modification facilitée.

- La mise à jour des graphiques par simple « Glisser-Tracer ».

- Possibilité d’intégrer le tableau de données dans le graphique.

- Mélange possible de plusieurs modèles de graphiques au sein d’un même graphique.

- L’affichage possible de la courbe de tendance.

- Un assistant pour la création de tableaux d’analyses croisées.

- Pouvoir partager aisément ses documents au sein d’un environnement multi-utilisateurs.

- Utilisation des étiquettes de colonnes et de lignes d’un tableau sans définition préalable de nom.

- Visualisation des sauts de page.

- Nouveautés liées au WEB (liens hypertextes, création de page Web).

- La commande Ouvrir permet de gérer les documents (renommer, copier, déplacer, supprimer), de les visualiser, d’effectuer des recherches.

1.2. L'ECRAN D'EXCEL

Barre de menu Barres d’outils Fermeture Menu système de l’application Barre de titre Agrandissement Menu
Barre de menu
Barres d’outils
Fermeture
Menu système de l’application
Barre de titre
Agrandissement
Menu système du document
Réduction
Cellule active
Référence de la cellule active
Liste des noms dans le classeur
Case de sélection de la totalité des
cellules de la feuille
En-tête de lignes et de colonnes
Barres de défilement
Onglet de feuille active
Barre d’état
Sélecteur de feuille (Premier, Précédent, Suivant, Dernier)
Calcul automatique
Fractionnement

Démarrage d’Excel

- Ouvrir le menu DEMARRER , sélectionner le dossier PROGRAMMES puis Microsoft Excel , Ou - Cliquer sur l’icône DEMARRER, sélectionner le dossier PROGRAMMES puis Microsoft Excel, Ou - Cliquer sur l’icône du programme Excel sur la barre d’outils Microsoft Office,

Vous pouvez lancer Excel et travailler directement sur un document à partir du Poste de travail ou de l'Explorateur. Double-cliquer iller directement sur un document à partir du Poste de travail ou de l'Explorateur. Double-cliquer sur un document Excel pour ouvrir l’application puis le document.

Au démarrage, Excel propose un document de travail vierge, ce classeur porte le nom de : « Classeur1 ».

Un classeur peut se composer de feuilles de calcul, feuilles graphiques et modules. Le nom d’une feuille est inscrit à gauche de la barre de défilement horizontale dans un onglet. Les différentes feuilles peuvent être renommées, agencées dans un ordre différent, dupliquées ou déplacées dans un même classeur ou vers un classeur différent.

2. ENVIRONNEMENT ET OUTILS

2.1. L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

- Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS.

La boîte de dialogue « Options » s’affiche,

OPTIONS . La boîte de dialogue « Options » s’affiche, Onglet « Affichage » Affiche ou

Onglet « Affichage »

Affiche ou masque différents éléments de l’écran.

- Les

barres

de

formules,

barre

d’état et de défilements.

- Les

classeurs ouverts

apparaissent en bouton dans la

barre des tâches.

- Les indicateurs de commentaires repèrent chaque cellule contenant un commentaire d’un triangle rouge dans le coin supérieur droit.

Au niveau de la fenêtre,

- Sauts de page permet de visualiser les lignes de pointillés délimitant les différentes pages sur la feuille ou le groupe de feuilles actif.

- Formules permet de basculer de l’affichage des résultats à l’affichage des formules dans les cellules. Les colonnes sont automatiquement agrandies mais certaines formules peuvent ne pas apparaître complètement.

- En-têtes de ligne et de colonne affiche ou masque les repères de lignes et de colonnes.

- Quadrillage affiche ou masque le quadrillage matérialisant les cellules. Pour modifier la couleur du quadrillage, sélectionner une Couleur dans la liste proposée.

- Symboles du plan (décochée) fait disparaître les zones contenant les symboles permettant de choisir le ou les niveaux de plan affichés.

- Valeurs zéro (décochée) masque le contenu des cellules contenant des valeurs égales à zéro (saisie ou résultat de formules).

- Onglets de classeur affiche ou masque la partie contenant les onglets des feuilles à gauche de la barre de défilement horizontale.

Pour accélérer l’affichage lorsque la feuille contient des objets (dessins, graphiques, graphismes

),

- Sélectionner l’option Indicateurs de position pour qu’un rectangle de taille équivalente marque la position des objets sur la feuille, le contenu des objets n’est pas visualisé.

- Sélectionner l’option Masquer tout pour n’afficher ni l’objet lui-même, ni son emplacement.

Onglet « Calcul » Modifie les paramètres liés aux calculs des feuilles. Par défaut le

Onglet « Calcul »

Modifie les paramètres liés aux calculs des feuilles. Par défaut le mode de calcul est automatique, chaque modification d’une cellule entraîne le recalcul des formules.

- Sélectionner l’option Sur ordre pour que les formules soient recalculées uniquement lors d’un clic sur le bouton :

Calculer maintenant (Toutes les feuilles et graphiques du classeur) Calculer document (La feuille active).

Zone « Classeur »,

-

Cocher la case Calendrier depuis 1904 pour utiliser comme point de départ pour les dates le 1 er janvier 1904 (calendrier Macintosh) au lieu du 1 er janvier 1900.

-

Cocher la case Calcul avec la précision au format affiché pour que la précision du calcul passe des 15 décimales par défaut au nombre de décimales affichées dans les cellules.

-

Cocher la case Accepter les étiquettes dans les formules pour pouvoir utiliser les étiquettes de lignes et de colonnes des tableaux sans avoir préalablement à définir de noms.

des tableaux sans avoir préalablement à définir de noms. Onglet « Modification » Autorise différents paramètres

Onglet « Modification »

Autorise différents paramètres pour la saisie et la modification des données.

- Modification directe Permet de modifier le contenu d’une cellule dans la cellule elle-même en double-cliquant dans cette cellule.

- Glissement-déplacement de la cellule Les fonctions COUPER, COPIER et COLLER peuvent être réalisées au moyen de la souris en faisant glisser une sélection de cellules.

- Alerte avant remplacement Affiche un message d’alerte lorsque certaines cellules risquent d’être effacées par le déplacement.

- Déplacer la sélection après validation Permet de déplacer automatiquement la cellule active après validation avec la touche « ENTREE » dans le Sens de déplacement choisi.

- Décimale fixe Positionne automatiquement le séparateur décimale en fonction du nombre de décimales spécifié dans la zone « Place ». Exemple : 258 donne 2,58 25 donne 0,25.

- Avertissement animé Permet de visualiser les effets de l’insertion ou de la suppression de lignes ou de colonnes à l'écran.

- Saisie semi-automatique des valeurs de cellule Lors de la saisie dans une colonne, si les premières lettres tapées correspondent à celles d’une entrée présente dans la colonne, Excel remplit la cellule. Valider pour accepter l’entrée ou continuer la saisie.

Valider pour accepter l’entrée ou continuer la saisie. Onglet « Général » Modifie les paramètres généraux

Onglet « Général » Modifie les paramètres généraux liés aux classeurs et aux feuilles.

Zone « Paramètres », Par défaut les références de cellules sont en mode A1, comme dans Lotus.

- Style de référence L1C1 Permet de passer dans un mode dans lequel les cellules sont repérées par un numéro de ligne suivi d’un numéro de colonne. Dans ce mode colonnes et lignes sont représentées par des nombres.

- Liste des derniers fichiers utilisés Affiche en bas du menu FICHIER la liste des X derniers fichiers utilisés pour une ouverture plus rapide.

- Afficher la fenêtre des Propriétés Affiche la boîte de dialogue « Propriétés » à chaque enregistrement d’un nouveau document. Les propriétés sont des informations spécifiques à un document et peuvent être utilisées pour la recherche de documents.

- Police et Taille Modifie la police et la taille des caractères pour tous les nouveaux classeurs. La police utilisée par défaut est la police ARIAL en taille 10. Pour que le changement soit pris en compte, il faut quitter puis relancer le programme Excel.

- Nombre de feuilles de calcul par nouveau classeur Le nombre de feuilles par classeur est de 3 par défaut, spécifier le nombre de feuilles que contiendra tout nouveau classeur créé par la suite. Le nombre de feuilles des classeurs déjà créés n’est pas modifié.

- Dossier par défaut Permet de spécifier un nouveau chemin d’accès complet pour le dossier proposé par défaut lors de l’enregistrement d’un document.

- Autre dossier de démarrage Par défaut le dossier de démarrage est le dossier XLSTART, sous-dossier de PROGRAM FILES \ MICROSOFT OFFICE 2000 \ OFFICE. Ce dossier contient le classeur de macros personnelles et peut contenir des classeurs (qui seront ouverts automatiquement après l’ouverture d’Excel).

- Le bouton Option Web permet la configuration de l’affichage et des réponses des données Excel dans un navigateur Web.

et des réponses des données Excel dans un navigateur Web. • L’onglet « Transition » permet

L’onglet « Transition » permet aux anciens utilisateurs de Lotus 123 de passer à Excel en minimisant les problèmes de transition.

L’onglet « Listes pers. » permet de créer des listes qui pourront être ensuite reproduites de façon automatique à l’aide de la recopie incrémentée ou servir de base pour des tris.

L’onglet « Graphique » est actif lorsqu’une feuille graphique est elle-même active. Il permet de modifier les paramètres liés aux feuilles graphiques tels que l’interprétation à donner aux cellules vides inclues dans les données.

L’onglet « Couleur » permet de modifier les couleurs standard, des lignes de graphique et de fond de graphique et d’utiliser d’autres modèles de couleurs.

2.2. PERSONNALISER LES BARRES D'OUTILS ET LES MENUS

Affichage des barres d’outils

- Sélectionner dans le menu AFFICHAGE le sous-menu BARRES D’OUTILS, Ou

- Afficher le menu contextuel des barres d’outils en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une barre d’outils affichée,

- Sélectionner la barre d’outils voulue dans la liste.

- Sélectionner la barre d’ou tils voulue dans la liste. Si la barre d’outils ne se

Si la barre d’outils ne se trouve pas dans la liste,

- Sélectionner dans le menu AFFICHAGE le sous-menu BARRES D’OUTILS,

- Sélectionner la commande PERSONNALISER,

D’OUTILS , - Sélectionner la commande PERSONNALISER , Onglet « Barres d’outils » Cet onglet affiche

Onglet « Barres d’outils »

Cet onglet affiche les barres de menus et les barres d’outils disponibles.

Les barres d'outils Standard et Mise en forme sont affichées par défaut en dessous de la barre de menus à l'ouverture d’Excel. La case précédant leur nom est cochée.

- Pour afficher une barre d’outils, cocher la case correspondante.

- Pour masquer une barre d’outils, décocher la case correspondante.

- Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils avec les icônes de son choix.

- Le bouton Rétablir permet d’annuler les modifications apportées à la barre d’outils sélectionnée.

- Le bouton Supprimer permet de supprimer la barre d’outils utilisateurs sélectionnée.

- Le bouton Attacher copie une barre d’outils créée pour un autre classeur dans le classeur actuel.

créée pour un autre classeur dans le classeur actuel. Onglet « Options », - Afficher les

Onglet « Options »,

- Afficher les barres d’outils Standard et Mise en forme sur la même ligne Décocher la case pour afficher les barres d'outils l'une en dessous de l'autre.

- Afficher en haut des menus les dernières commandes utilisées Seules les commandes de base et celles fréquemment utilisées apparaissent à l'ouverture des menus. Décocher la case pour afficher les menus complets.

- Afficher les menus entiers après un court délai Accessible lorsque l'option précédente est active, affiche automatiquement toutes les commandes du menu après un court instant.

- Réinitialiser les menus Affiche les barres d'outils et les menus tels qu'ils sont par défaut (boutons et noms de commande).

- Grandes icônes Affiche les boutons des barres d'outils en taille supérieure. Attention, tous les boutons de la barre d’outils ne seront peut-être plus visibles.

- Lister les noms de police dans leur format de police Les noms des polices sont affichés avec la forme de caractères spécifique à la police. Ceci dans la liste des polices et dans les styles. Le fait de cocher ou décocher cette case influe sur tous les programmes de MS Office.

- Afficher les Info-bulles Fait apparaître une description du bouton lorsque le pointeur de la souris est positionné sur un bouton.

- Animations de menus Lorsqu'un menu est ouvert, les commandes s'affichent avec un effet d'animation : Aucun, Aléatoire, Déroulement ou Diapositive.

Les barres d’outils affichées par défaut

Standard

Envoyer la feuille de calcul dans un message électronique Somme automatique Assistant fonction Imprimer Recopier
Envoyer la feuille de calcul dans
un message électronique
Somme automatique
Assistant fonction
Imprimer
Recopier la mise en forme
Tri croissant
Zoom
Aperçu avant impression
Annuler
Orthographe
Tri décroissant
Compagnon Office
Refaire
Enregistrer
Coller
Insère un lien
hypertexte
Barre d’outils Dessin
Ouvrir
Copier

Nouveau

Couper

Assistant graphique

Mise en forme

Aligner à gauche

Centrer
Centrer

Diminuer retrait

Mise en forme Aligner à gauche Centrer Diminuer retrait Polices de caractères Aligner à droite Centrer

Polices de caractères

à gauche Centrer Diminuer retrait Polices de caractères Aligner à droite Centrer sur plusieurs colonnes Augmenter

Aligner à droite Centrer sur plusieurs colonnes

Augmenter retrait

Bordures

Taille des caractères

colonnes Augmenter retrait Bordures Taille des caractères Italique Gras Supprimer une décimale Ajouter une décimale
colonnes Augmenter retrait Bordures Taille des caractères Italique Gras Supprimer une décimale Ajouter une décimale

Italique

Gras

Supprimer une décimale Ajouter une décimale Style millier
Supprimer une décimale
Ajouter une décimale
Style millier

Pourcentage

Souligné

Style comptabilité

Symbole Euro

Couleur du texte

Couleur de fond

3. GESTION DES CLASSEURS

3.1. ENREGISTREMENT D’UN DOCUMENT

Enregistrer un nouveau classeur

D’UN DOCUMENT Enregistrer un nouveau classeur - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande

- Sélectionner dans le menu FICHIER la commande ENREGISTRER,

Ou

- Cliquer sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils Standard,

La boîte de dialogue « Enregistrer sous » s’affiche,

Raccourcis

vers d'autres

dossiers

Dossier courant

Liste des documents sauvegardés dans le dossier courant Nom de sauvegarde Type du document
Liste des documents sauvegardés
dans le dossier courant
Nom de sauvegarde
Type du document

Barre d’outils

- Sélectionner le lecteur, le dossier de sauvegarde, - Taper le nom du fichier dans la zone « Nom de fichier » et cliquer sur le bouton Enregistrer.

L'enregistrement se fait de façon globale, au niveau du classeur et non de la feuille. Lors de l'enregistrement du classeur, l'ensemble des feuille s contenues et non de la feuille. Lors de l'enregistrement du classeur, l'ensemble des feuilles contenues dans le classeur est sauvegardé.

Enregistrer un classeur existant

Pour enregistrer un document déjà nommé :

existant Pour enregistrer un document déjà nommé : - Sélectionner dans le menu FICHIER la commande

- Sélectionner dans le menu FICHIER la commande ENREGISTRER, Ou - Cliquer sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils Standard.

Créer une copie d’un document existant

Crée une copie d’un document existant lorsque l’on spécifie un nouveau nom, un nouvel emplacement ou un format de fichier différent.

- Sélectionner dans le menu FICHIER la commande ENREGISTRER SOUS,

La boîte de dialogue « Enregistrer sous » s’affiche, voir page précédente.

- Sélectionner au besoin le lecteur et le dossier de sauvegarde,

- Sélectionner le type de fichier,

- Saisir le nom du fichier puis cliquer sur le bouton Enregistrer.

le nom du fichier puis cliquer sur le bouton Enregistrer . Les types de fichier reconnus

Les types de fichier reconnus par Excel sont les suivants :

- Classeur Microsoft Excel (.xls),

- Modèle (.xlt),

- Page Web (.htm, .html)

- Macro complémentaire (.xla)

- Texte avec séparateur :

Espace (.prn), Tabulation (.txt), Point-Virgule (.csv),

- Classeur Excel 97/2000, Excel 5.0/95, Excel 4.0

- Feuille de calcul Excel 4, Excel 3, Excel 2, Excel 1,

- Fichier Lotus 1-2-3 (.wk4, .wk3, .wk1, .fm3, .fmt, .all),

- QuattroPro sous Dos,

- Dbase 4, Dbase 3, Dbase 2,

- Texte (Macintosh et OS/2),

- CSV pour Macintosh, OS/2 ou DOS,

- Format DIF,

- Format SYLK.

Enregistrement automatique

L’enregistrement automatique crée un fichier qui sera récupéré par Excel en cas d’interruption brusque du programme (problème logiciel ou matériel). L’enregistrement automatique ne vous libère pas de l’enregistrement classique du fichier tout au moins lors de sa fermeture.

- Sélectionner dans le menu OUTILS la commande MACROS COMPLEMENTAIRES,

- Dans la boîte de dialogue « Macro complémentaire »,

- Cocher la case Enregistrement automatique,

- Cliquer sur le bouton OK. La commande ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE apparaît maintenant dans le menu OUTILS.

Modifier les paramètres

-

Sélectionner

la

commande

ENREGISTREMENT

AUTOMATIQUE

du

menu

OUTILS,

ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE du menu OUTILS , - Préciser la fréquence des enregistrements, -

- Préciser la fréquence des enregistrements,

- Sélectionner l’option d’enregistrement voulue,

Lorsque l’option Alerte avant enregistrement est active, une boîte de dialogue s’affiche avant le démarrage de l’enregistrement automatique.

avant le démarrage de l’enregistrement automatique. - Cliquer sur le bouton Ignorer pour ne pas effectuer

- Cliquer

sur

le

bouton

Ignorer

pour

ne

pas

effectuer l’enregistrement automatique.

L’enregistrement automatique peut devenir gênant sur certains documents volumineux. Pour désactiver l’enregistrement automatique, ouvrez la boîte de dialogue gênant sur certains documents volumineux. Pour désactiver l’enregistrement automatique, ouvrez la boîte de dialogue « Enregistrement automatique » et décochez la case Enregistrement toutes les X minutes.

Enregistrer en tant que page Web

Cette commande permet de convertir une feuille ou un classeur au format HTML.

de convertir une feuille ou un classeur au format HTML. Dans le cas d'enregistrement d'une feuille

Dans le cas d'enregistrement d'une feuille :

- Cocher la case Ajouter l’interactivité pour que la feuille devienne dynamique c'est à dire modifiable par les utilisateurs. Dans le cas contraire, la feuille reste statique.

- Cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder la page dans le dossier spécifié.

- Cliquer le bouton Publier pour choisir les paramètres de publication de la page.

3.2. OUVERTURE D’UN DOCUMENT EXISTANT

de la page. 3.2. OUVERTURE D’UN DOCUMENT EXISTANT - Utiliser le bouton Ouvrir de la barre

- Utiliser le bouton Ouvrir de la barre d’outils Standard, Ou

- Sélectionner dans le menu FICHIER la commande OUVRIR.

La boîte de dialogue « Ouvrir » s’affiche,

Dossier courant

Barre d’outils Liste des documents présents dans le dossier courant
Barre d’outils
Liste des documents présents dans
le dossier courant

NOUVEAU DOCUMENT

- Sélectionner le dossier contenant le document à ouvrir,

- Cliquer sur le document voulu,

- Cliquer sur le bouton Ouvrir.

3.3.

CREATION

D’UN

-

Cliquer sur le bouton Nouveau classeur de la barre d’outils. Ou

Sélectionner dans le menu FICHIER la commande NOUVEAU pour sélectionner un modèle de classeur. FICHIER la commande NOUVEAU pour sélectionner un modèle de classeur.

-

Excel propose des modèles de documents prédéfinis qui peuvent vous permettre d’accélérer la saisie et la mise en forme de vos inis qui peuvent vous permettre d’accélérer la saisie et la mise en forme de vos classeurs. Ces modèles sont classés par catégorie correspondant à des sous-dossiers du dossier Modèles. Le nombre d’onglets de la boîte de dialogue et le contenu de ces onglets pourra varier en fonction des modèles et des catégories que vous pourrez créer par la

suite.

Onglet « Général »

Onglet « Solutions - Tableur »

Onglet « Général » Onglet « Solutions - Tableur » Initiation à Excel 2000 : GESTION
Onglet « Général » Onglet « Solutions - Tableur » Initiation à Excel 2000 : GESTION
- Sélectionner le modèle de document à utiliser dans un des onglets. - Le modèle

- Sélectionner le modèle de document à utiliser dans un des onglets.

- Le modèle Classeur de l’onglet « Général », correspond à un document vierge standard.

Général », correspond à un document vierge standard. Le bouton de la barre d’outils Standard permet
Général », correspond à un document vierge standard. Le bouton de la barre d’outils Standard permet

Le bouton de la barre d’outils Standard permet de créer directement un nouveau document

basé sur le modèle Classeur de l’onglet « Général » sans passer par la boîte de dialogue « Nouveau ».

3.4. FERMETURE D’UN CLASSEUR

- Cliquer dans la case de fermeture située dans la barre de titre de la feuille, Ou

- Sélectionner dans le menu FICHIER la commande FERMER.

- Sélectionner dans le menu FICHIER la commande FERMER . Pour fermer l'intégralité des documents ouverts,

Pour fermer l'intégralité des documents ouverts, appuyer sur la touche « MAJ » tout en ouvrant le menu FICHIER et choisir la commande FERMER TOUT, bouton .

menu FICHIER et choisir la commande FERMER TOUT , bouton . Initiation à Excel 2000 :

4. GESTION DES FEUILLES

Comme on a pu le voir dans le chapitre précédent, le document de base est le classeur. Il permet de travailler et de stocker les données.

Par défaut un classeur est composé de 3 feuilles de calcul. Chaque feuille de calcul comporte 256 colonnes et 65 536 lignes dont seule une petite partie est visible à l’écran. Cela représente un total de 16 777 216 cellules par feuille.

Les barres de défilement permettent de visualiser n’importe quelle cellule de la feuille. Vous pouvez utiliser les ascenseurs situés dans les barres de défilement pour un déplacement plus rapide. Excel affiche alors une info-bulle donnant le numéro de la ligne ou de la colonne vers laquelle on se dirige.

Chaque classeur peut contenir plusieurs types de feuilles (feuille de calcul, feuille graphique, feuille de module ou de macro).

Les noms de feuilles sont affichés en bas dans les onglets. En cliquant sur un onglet, on active la feuille correspondante dans le classeur.

L’onglet de la feuille active apparaît toujours en couleur contrastée.

4.1. MENU CONTEXTUEL DES FEUILLES

Un menu contextuel regroupant les commandes usuelles utilisées sur les feuilles est disponible en pointant l’onglet de la feuille à l’aide de la souris et en cliquant sur le bouton droit.

l’aide de la s ouris et en cliquant sur le bouton droit. Certaines tâches peuvent être

Certaines tâches peuvent être réalisées simultanément sur toutes les feuilles sélectionnées.

4.2. DEPLACEMENT DANS UN CLASSEUR

Feuille suivante

Dernière feuille Feuille précédente Première feuille Feuille active Faire glisser ce repère pour réduire ou
Dernière feuille
Feuille précédente
Première feuille
Feuille active
Faire glisser ce repère pour
réduire ou agrandir la zone
d’affichage des onglets

- Les boutons du sélecteur affichent les onglets mais n’activent pas la feuille. Il est nécessaire de cliquer sur son onglet pour l’activer.

est nécessaire de cliquer sur son onglet pour l’activer. Pour activer une feuille particulière, cliquer avec

Pour activer une feuille particulière, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le sélecteur de feuilles et sélectionner le nom de la feuille dans la liste proposée.

4.3.

SELECTION DE FEUILLES

Plusieurs feuilles adjacentes

- Cliquer sur l’onglet de la première feuille,

- Maintenir la touche « MAJ » enfoncée puis,

- Cliquer sur la dernière feuille du groupe.

Plusieurs feuilles non adjacentes

- Cliquer sur l’onglet de la première feuille,

- Maintenir la touche « CTRL » enfoncée puis,

- Cliquer successivement sur les autres feuilles à sélectionner.

4.4. INSERTION ET SUPPRESSION DE FEUILLE(S)

Un classeur contient 3 feuilles par défaut, nommées Feuil1, Feuil2, Feuil3.

Nombre de feuilles dans les classeurs

Le nombre de feuilles par défaut peut être fixé pour l’ouverture d’un nouveau classeur. Ce nombre n’est limité que par la quantité de mémoire disponible sur votre système, ou au plus 255 feuilles.

- Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS,

- Cliquer sur l’onglet « Général »,

OPTIONS , - Cliquer sur l’onglet « Général », - Créer un nouveau classeur standard avec

- Créer un nouveau classeur standard avec le bouton

Insertion de feuille

Nouvelle feuille de calcul

- Spécifier

voulues.

de feuille Nouvelle feuille de calcul - Spécifier voulues. le nombre de feuilles - Sélectionner l’onglet

le

nombre

de

feuilles

- Sélectionner l’onglet d’une feuille,

- Sélectionner dans le menu INSERTION la commande FEUILLE,

dans le menu INSERTION la commande FEUILLE , Une nouvelle feuille de calcul s’insère automa tiquement

Une nouvelle feuille de calcul s’insère automatiquement à gauche de celle précédemment sélectionnée. On insère autant de feuilles que de feuilles sélectionnées.

Autre type de feuille

- Sélectionner l’onglet d’une feuille,

- Ouvrir le menu contextuel des feuilles,

- Sélectionner la commande INSERER,

La boîte de dialogue « Insérer » s’affiche,

- Sélectionner le type de feuille à insérer (Feuille de calcul, Graphique, Boîte de dialogue,

Macros ou modèle utilisateur).

Suppression de feuille(s)

- Sélectionner les feuilles à supprimer du classeur,

- Sélectionner la commande SUPPRIMER UNE FEUILLE du menu EDITION,

Ou

- Sélectionner la commande SUPPRIMER du menu contextuel des feuilles.

Excel affiche une boîte de confirmation avant de procéder à la suppression des feuilles.

4.5. RENOMMER UNE FEUILLE

Les noms de feuilles ont un maximum de 31 caractères, espaces compris. Vous ne pouvez utiliser les caractères suivants : \ / ? *. Le nom ne peut être encadré par des crochets [ ].

- Sélectionner la feuille à renommer en cliquant sur son onglet,

- Sélectionner dans le menu FORMAT et le sous-menu FEUILLE la commande RENOMMER, Ou

- Choisir la commande RENOMMER dans le menu contextuel de la feuille, Ou

- Double-cliquer sur l’onglet de la feuille à renommer,

- Double-cliquer sur l’onglet de la feuille à renommer, Le nom de la feuille apparaît en

Le nom de la feuille apparaît en couleurs contrastées, - Saisir directement le nouveau nom puis cliquer n’importe où pour le valider.

4.6. DEPLACER OU COPIER DES FEUILLES

Il est possible de déplacer une feuille vers un autre emplacement du classeur ou même vers un autre classeur (nouveau ou existant). Le procédé de déplacement est également applicable pour la copie.

Dans un même classeur

- Sélectionner la ou les feuilles à déplacer,

classeur - Sélectionner la ou les feuilles à déplacer, - Positionner le pointeur de la souris

- Positionner le pointeur de la souris sur la sélection, - Cliquer et faire glisser la sélection vers un autre emplacement dans la barre d’onglets.

Une petite feuille et un triangle noir apparaissent. Le triangle représente le point d’insertion dans le classeur.

représente le point d’insertion dans le classeur. Pour effectuer une copie et non pa s un

Pour effectuer une copie et non pas un déplacement, maintenir la touche « CTRL » enfoncée pendant le déplacement des feuilles. Le signe + apparaît montrant qu’il s’agit d’une copie. Relâcher la souris avant la touche « CTRL ».

Dans un autre classeur

Pour déplacer ou copier une ou plusieurs feuilles vers un autre classe ur, le classeur de destination doit être ouvert sauf ieurs feuilles vers un autre classeur, le classeur de destination doit être ouvert sauf si le déplacement ou la copie doit être dirigée vers un nouveau classeur.

- Ouvrir le classeur de destination au besoin,

- Par le menu FENETRE réactiver le classeur contenant la feuille à déplacer ou copier,

- Sélectionner la ou les feuilles à déplacer (copier),

- Sélectionner dans le menu EDITION la commande DEPLACER OU COPIER UNE FEUILLE, Ou

- Sélectionner la commande DEPLACER OU COPIER du menu contextuel.

La boîte de dialogue « Déplacer ou copier » s’affiche,

boîte de dialogue « Dépl acer ou copier » s’affiche, - Dans la zone « Dans

- Dans la zone « Dans le classeur », sélectionner le classeur de destination, Nouveau classeur permet de créer un nouveau classeur qui contiendra la ou les feuilles sélectionnées.

- Dans la zone « Avant la feuille », choisir la feuille qui servira de repère d’insertion (les feuilles s’insèrent à gauche de la feuille spécifiée).

- Cocher la case Créer une copie pour effectuer une copie et non pas un déplacement.

Vous pouvez utiliser cette méthode pour le déplacement ou la copie dans un même classeur mais elle est moins rapide que la précédente.une copie pour effectuer une copie et non pas un déplacement. Initiation à Excel 2000 :

5. NOTIONS DE BASE

5.1. DEPLACEMENT DANS LA FEUILLE

Les flèches de défilement permettent de visualiser n’importe quelle cellule de la feuille. Vous pouvez utiliser les ascenseurs situés dans les barres de défilement pour un déplacement plus rapide. Excel affiche alors une info-bulle donnant le numéro de la ligne ou de la colonne vers laquelle on se dirige.

La cellule active est celle qui reçoit toute donnée entrée au clavier (Texte, Nombre, Date ou Formule).

donnée entrée au clavier (Texte, Nombre, Date ou Formule). Références de la cellule active Cellule active

Références de la cellule active

Cellule active
Cellule active

L’aspect des en-têtes de colonne et de ligne permettent de bien repérer la cellule active

Pour déplacer la cellule active, cliquer sur la cellule de son choix. La touche « ORIGINE » du clavier ramène la cellule active en colonne A sur la même ligne. La combinaison de touches « CTRL » + « ORIGINE » ramène la cellule active en A1.

5.2. LES SELECTIONS DE CELLULES

Les sélections de cellules s’effectuent avec le pointeur de la souris en forme de croix blanche

Sélection continue

de la souris en forme de croix blanche Sélection continue - Cliquer sur une cellule (A1)
de la souris en forme de croix blanche Sélection continue - Cliquer sur une cellule (A1)

- Cliquer sur une cellule (A1) en laissant le doigt sur le bouton, et déplacer la souris en amenant le pointeur sur la dernière cellule de la zone à sélectionner.

Sélection d'une colonne

de la zone à sélectionner. Sélection d'une colonne - Cliquer sur le numéro de la colonne

- Cliquer sur le numéro de la colonne choisie. La sélection ira de B1 à B65536 pour la colonne B ici choisie. La cellule active est la première de la colonne et reste en blanc.

Sélection d'une ligne

Sélection d'une ligne Sélection multiple - Cliquer sur le numéro de la ligne choisie. La sélection

Sélection multiple

Sélection d'une ligne Sélection multiple - Cliquer sur le numéro de la ligne choisie. La sélection

- Cliquer sur le numéro de la ligne choisie.

La sélection ira de A3 à IV3 pour la ligne 3 choisie. La cellule active est la première de la ligne et reste en blanc.

- Cliquer sur la première cellule à sélectionner,

- Maintenir la touche « CTRL » enfoncée puis sélectionner les autres cellules. La cellule active se déplace au fur et à mesure des sélections.

Sélection de toutes les cellules

à mesure des sélections. Sélection de toutes les cellules - Il suffit de cliquer sur le

- Il suffit de cliquer sur le bouton situé en haut et à gauche de la feuille (à gauche de la colonne A et au-dessus de la ligne 1).

Sélection d'une plage importante de cellules

- Cliquer sur la première cellule,

- Amener la dernière cellule à l’écran en utilisant les barres de défilement,

- Appuyer sur la touche « MAJ » et la maintenir tout en cliquant sur la dernière cellule

- Relâcher la touche « MAJ ».

sur la dernière cellule - Relâcher la touche « MAJ ». Les touches « CTRL »

Les touches « CTRL » et « MAJ » peuvent être utilisées lorsque vous avez plusieurs colonnes ou plusieurs lignes à sélectionner. Les couleurs de remplissage et de police apparaissent en demi teinte lorsque la cellule est sélectionnée.

5.3. SAISIE DE DONNEES

Entrer une donnée

Au moment de la saisie, EXCEL reconnaît automatiquement s'il s'agit d'un texte, nombre, ou date.

- Activer la cellule,

- Taper l’entrée,

- Valider.

La barre de formule

Annulation

Référence de la cellule active Validation Signe égal pour les formules Liste des noms dans
Référence de la
cellule active
Validation
Signe égal pour les formules
Liste des noms
dans le classeur
Zone de saisie
formules Liste des noms dans le classeur Zone de saisie permet d’annuler l’entrée en cours. Une

permet d’annuler l’entrée en cours. Une entrée validée ne peut être annulée, il faut

l’effacer ou la remplacer par une nouvelle saisie. C’est l’équivalent de la touche « ECHAP »

sert à valider la saisie. D’autres méthodes existent, voir les remarques ci-dessous. C’est l’équivalent de la touche « ENTREE »saisie. C’est l’équivalent de la touche « ECHAP » permet la saisie d’une formule dans une

C’est l’équivalent de la touche « ENTREE » permet la saisie d’une formule dans une cellule

permet la saisie d’une formule dans une cellule en insérant le signe égal et en donnant accès à des fonctions.

le signe égal et en donnant accès à des fonctions. La validation de la saisie peut

La validation de la saisie peut être réalisée de multiples façons,

- Cliquer sur une autre cellule de la feuille,

- Utiliser les flèches de direction ou la touche « TABULATION ».

Ces deux méthodes ne doivent pas être utilisées lors de la validation de formules.

Règles générales pour la saisie

- Les textes ou le mélange de texte et de chiffres sont considérés comme du texte et s’alignent à gauche dans la cellule. Les longs textes se prolongent sur les cellules voisines si elles sont vides.

- Les nombres, les dates et le résultat des formules s’alignent à droite dans les cellules.

- Pour la saisie des nombres, la touche « POINT » du pavé numérique engendre le séparateur décimal défini dans le panneau de configuration.

- Lorsque vous entrez un nombre dont le nombre de chiffres ne peut contenir dans la largeur actuelle de la colonne, Excel applique un format de nombre dit « Scientifique » en puissance de 10. Par exemple 1,02345E+8.

- Lorsque le résultat d’un calcul donne un nombre dont la taille est trop importante par rapport à la largeur de la cellule, Excel élargit la colonne ou affiche le résultat en format scientifique.

- Pour la saisie des dates, utilisez les séparateurs / ou -. Le format interne retenu est sous la forme 10/12/95. Une date en format standard est le nombre de jours qui s’est écoulé depuis le 1/1/1900 par défaut jusqu’à la date saisie. Les dates suivantes seront reconnues : Janvier 96, Jan 96, 1-96, 1 jan

seront reconnues : Janvier 96, Jan 96, 1-96, 1 jan Pour les dates entrées sous format

Pour les dates entrées sous format abrégé :

1/1/20 est interprété comme 1/1/2020. Pour entrer une date telle 1/1/1920, il est nécessaire de saisir les 4 chiffres de l'année.

Modifier une donnée

La modification du contenu d’une cellule peut se faire au niveau de la barre de formule ou dans la cellule elle-même.

- Sélectionner la cellule à modifier,

- Cliquer dans la barre de formule,

Ou

- Double-cliquer sur la cellule, Ou

- Appuyer sur la touche « F2 » de votre clavier,

- Modifier la donnée,

- Valider.

Effacer une donnée

Excel mémorise dans les cellules en même temps que les données saisies, le format de ces données (%, date, monétaire…). Lorsque vous effacer une ou plusieurs cellules, vous avez la possibilité d’effacer son contenu, le format appliqué (encadrement par exemple), le commentaire (annotation) associé ou l’ensemble des trois.

- Sélectionner les cellules à effacer,

- Sélectionner dans le menu EDITION le sous-menu EFFACER,

- Choisir la commande en fonction de la teneur de l’information à effacer.

- TOUT,

- FORMATS,

- CONTENU,

- COMMENTAIRES,

Ou

- Appuyer sur la touche « SUPPR ». Cette méthode efface uniquement le contenu de la cellule.

Saisir une même donnée dans plusieurs cellules

- Sélectionner la zone de cellule,

- Taper la donnée dans la cellule active,

- Appuyer sur les touches « CTRL » + « ENTREE ». La donnée ou formule est recopiée dans toutes les cellules de la sélection.

Saisie semi-automatique et liste de choix

Excel mémorise pour chaque colonne, les différentes entrées effectuées dans les cellules.

Saisie semi-automatique

Au fur et à mesure de la saisie des caractères d’une entrée, Excel les compare à ceux des entrées existantes et affiche si possible dans la cellule l’entrée dont les premiers caractères correspondent.

l’entrée dont les premiers caractères correspondent. - Accepter l’entrée proposée ou continuer à taper les

- Accepter l’entrée proposée ou continuer à taper les caractères voulus.

La saisie semi-automatique peut être activée ou désactivée par l’intermédiaire du menu OUTILS , commande OPTIONS , onglet « Modification tivée ou désactivée par l’intermédiaire du menu OUTILS, commande OPTIONS, onglet « Modification », case Saisie semi-automatique des valeurs de cellule.

Liste de choix

Vous pouvez afficher sous la cellule active une liste des entrées possibles,

sous la cellule active une liste des entrées possibles, - Ouvrir le menu contextuel pour la

- Ouvrir le menu contextuel pour la cellule,

- Choisir la commande LISTE DE CHOIX,

- Sélectionner un élément dans la liste ou appuyer sur la touche « ECHAP » pour la refermer.

Correction automatique

La correction automatique s’effectue en cours de frappe. Elle peut être utilisée pour corriger des erreurs de frappe courantes ou pour remplacer les caractères saisis par autre chose.

- Sélectionner dans le menu OUTILS la commande CORRECTION AUTOMATIQUE,

La boîte de dialogue « Correction automatique » s’affiche,

boîte de dialogue « Correction automatique » s’affiche, - Supprimer la 2 e majuscule d’un mot

- Supprimer la 2 e majuscule d’un mot Si vous ne désactivez pas assez tôt la touche de verrouillage majuscules, Excel corrige automatiquement. PRix sera remplacé par Prix.

- Majuscules en début de phrase Corrige l’oubli éventuel de la majuscule.

Pour les deux premières options, des exceptions peuvent être précisées à l’aide du bouton Exceptions.

- Mettre une majuscule au nom de jour Force systématiquement la première lettre du jour en majuscule.

- Inverser la casse Si en cours de frappe d’une phrase, la touche « VERR. MAJUSCULE » est activée, Excel remplace les majuscules par des minuscules.

- Correction en cours de frappe Lorsque cette case est cochée, la saisie d’un élément de la colonne « Remplacer » sera remplacée par l’élément de la zone « Par » correspondant.

Ajouter une correction automatique

Dans la zone « Remplacer »,

- Saisir le texte erroné ou l’abréviation,

Dans la zone « Par »,

- Saisir le texte correct ou le texte associé à l’abréviation,

- Cliquer sur le bouton Ajouter.

Supprimer une correction automatique

- Sélectionner l’élément à supprimer,

- Cliquer sur le bouton Supprimer.

Pour modifier une correction automatique

- Sélectionner l’élément à modifier,

- Dans la zone « Remplacer », modifier l’entrée existante,

- Cliquer sur le bouton Remplacer.

5.4. ASPECT DE LA FEUILLE A L’ECRAN

Eléments de la fenêtre

Certains éléments d’affichage peuvent être modifiés et ceci pour l’ensemble des documents.

- Sélectionner dans le menu OUTILS la commande OPTIONS,

- Cliquer sur l’onglet « Affichage »,

OPTIONS , - Cliquer sur l’onglet « Affichage », Voir Environnement de travail page 4. Plein

Voir Environnement de travail page 4.

Plein écran

», Voir Environnement de travail page 4. Plein écran Le plein écran libère de l’espace pour

Le plein écran libère de l’espace pour la feuille de calcul en supprimant les éléments de l’écran non

indispensables. Seules les barres des menus et de défilement restent visibles.

Afficher le plein écran

- Sélectionner dans le menu AFFICHAGE, la commande PLEIN ECRAN.

Revenir en affichage normal

- Sélectionner dans le menu AFFICHAGE, la commande PLEIN ECRAN. Ou

- Cliquer sur le bouton de la barre d’outils Plein écran.

. Ou - Cliquer sur le bouton de la barre d’outils Plein écran . Initiation à

Zoom

Le zoom permet de grossir ou de réduire l’affichage au niveau de la feuille ou d’une sélection de cellules.

- Sélectionner dans le menu AFFICHAGE, la commande ZOOM,

La boîte de dialogue « Zoom » s’affiche,

ZOOM , La boîte de dialogue « Zoom » s’affiche, - Sélectionner une des options proposées,

- Sélectionner une des options proposées,

- Cliquer sur le bouton OK.

Pour entrer une valeur non proposée,

- Taper cette valeur dans la zone de saisie associée à l’option Personnalisé.

la zone de saisie associée à l’option Personnalisé . Vous pouvez utiliser le bouton Zoom de
la zone de saisie associée à l’option Personnalisé . Vous pouvez utiliser le bouton Zoom de

Vous pouvez utiliser le bouton Zoom de la barre d’outils Standard en sélectionnant une

option de la liste ou en tapant directement une valeur dans la zone de saisie. Appuyez alors sur « ENTREE » pour valider la saisie.

5.5. LIGNES ET COLONNES

Insérer des lignes et des colonnes

- Sélectionner les lignes ou les colonnes entières en cliquant sur les lettres ou les numéros, Ou

- Sélectionner des cellules en ligne ou en colonne,

- Sélectionner dans le menu INSERTION la commande COLONNES, LIGNES ou CELLULES en fonction des besoins.

Excel insère autant de lignes (ou de colonnes) que de lignes (ou de colonnes) sélectionnées. Les lignes s’insèrent au-dessus de la première ligne que de lignes (ou de colonnes) sélectionnées. Les lignes s’insèrent au-dessus de la première ligne sélectionnée. Les colonnes s’insèrent à gauche de la première colonne sélectionnée.

Supprimer des lignes et des colonnes

- Sélectionner les lignes ou les colonnes entières en cliquant sur les en-têtes,

- Sélectionner dans le menu EDITION la commande SUPPRIMER.

dans le menu EDITION la commande SUPPRIMER . Lorsque vous sélectionnez des cellules et non des

Lorsque vous sélectionnez des cellules et non des lignes ou des colonnes entière, la commande de suppression entraîne l’ouverture de la boîte de dialogue suivante,

entraîne l’ouverture de la boîte de dialogue suivante, - Sélectionner l’option voulue en fonction du résultat

- Sélectionner l’option voulue en fonction du résultat à obtenir.

Largeur de colonnes

La largeur d’une colonne est exprimée en nombre de caractères dans la police normale.

- Sélectionner les colonnes voulues ou des cellules en ligne,

- Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu COLONNE,

- Sélectionner la commande adéquate :

sous-menu COLONNE , - Sélectionner la commande adéquate : - LARGEUR permet d’entrer une valeur précise,

- LARGEUR permet d’entrer une valeur précise,

- AJUSTEMENT AUTOMATIQUE fixe la largeur en fonction de l’entrée la plus longue présente dans la colonne,

- MASQUER donne une valeur 0 à la largeur de la colonne,

- AFFICHER affiche une colonne dont la largeur est 0, les colonnes réaffichées le sont avec la largeur qu’elles avaient avant le masquage.

- LARGEUR STANDARD permet de modifier la largeur standard.

LARGEUR STANDARD permet de modifier la largeur standard. Lorsque la largeur standard est modifiée, toutes les

Lorsque la largeur standard est modifiée, toutes les colonnes dont la largeur n’a pas été modifiée adoptent la nouvelle largeur. adoptent la nouvelle largeur.

Hauteur des lignes

La hauteur des lignes est exprimée en points.

- Sélectionner les lignes ou des cellules en colonne,

- Sélectionner dans le menu FORMAT le sous-menu LIGNE,

- Sélectionner la commande adéquate :

sous-menu LIGNE , - Sélectionner la commande adéquate : - Valider. - HAUTEUR permet d’entrer une

- Valider.

- HAUTEUR permet d’entrer une valeur exacte,

- AJUSTEMENT AUTOMATIQUE fixe la largeur en fonction des caractères les plus hauts présents dans une cellule de la ligne,

- MASQUER donne une valeur 0 et masque la ligne,

- AFFICHER affiche une ligne précédemment masquée,

La largeur des colonnes ou la hauteur des lignes peut-être modifiée en positionnant le pointeur de la souris à l’intersection de eur des lignes peut-être modifiée en positionnant le pointeur de la souris à l’intersection de deux numéros de ligne ou de colonne. Le pointeur de la souris revêt la forme d’une flèche à deux têtes.

- Double-cliquer pour effectuer un ajustement automatiquement de la ligne ou de la colonne en fonction de son contenu. Ou

- Cliquer et faire glisser pour dimensionner la ligne ou la colonne à sa convenance.

5.6. FORMAT DES NOMBRES

Le format est une représentation des données à l’affichage et à l’impression. Le format numérique appliqué par défaut à toutes cellules d'une nouvelle feuille de calcul est le format Standard. Les nombres sont alors affichés sous forme d'entiers (100), sous forme décimale (98,5) ou sous format scientifique (7,56E+12) si le nombre saisi dépasse la largeur de la cellule.

Appliquer un format

Barre d’outils Format

- Sélectionner la zone de cellules,

- Cliquer sur un des boutons suivants.

Format pourcentage Ajouter une décimale

boutons suivants. Format pourcentage Ajouter une décimale Oter une décimale Style milliers Sty le Euro Style

Oter une décimale Style milliers

Style Euro

une décimale Oter une décimale Style milliers Sty le Euro Style monétaire Boîte de dialogue «

Style monétaire

Boîte de dialogue « Format de cellule »

- Sélectionner la zone de cellules,

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE,

Ou

- Sélectionner dans le menu contextuel la commande FORMAT DE CELLULE,

- Cliquer sur l’onglet « Nombre ».

FORMAT DE CELLULE , - Cliquer sur l’onglet « Nombre ». Les formats sont classés par

Les formats sont classés par catégories.

- Sélectionner la catégorie,

- Spécifier le nombre de décimales,

- Cocher la case Utilisez le séparateur de milliers pour séparer les chiffres par groupe de 3,

- Sélectionner un format pour les nombres négatifs, si cela est proposé.

La zone « Aperçu » montre le résultat obtenu sur la cellule active.

Les différentes catégories proposées :

- Nombre, Monétaire et Comptabilité Formats de nombre. Les formats Monétaire et Comptabilité étant destinés à l’affichage de valeurs monétaires. L’affichage du symbole F étant facultatif, la catégorie Comptabilité peut être utilisée pour aligner des nombres dans une colonne.

- Date Permet de mettre en forme des dates, ou des dates et des heures, la catégorie Heure est réservée aux heures uniquement.

- Pourcentage Multiplie les nombres par 100 et ajoute le symbole %.

- Fraction Contient plusieurs formats de représentation pour des nombres fractionnaires.

- Scientifique Applique un format ramenant le nombre à une puissance de 10.

- Texte Formate les nombres comme du texte. Ils apparaissent alignés à gauche et tels qu'ils ont été saisis. Des calculs restent cependant possibles sur ces nombres.

- Spécial Propose des formats permettant d’harmoniser la saisie dans des listes, numéro de téléphone, code postal par exemple.

- Personnalisée Cette catégorie permet de définir des formats de nombre personnalisés à partir de formats existants.

La catégorie Spécial

Lorsque vous devez saisir des valeurs comme un code postal, un numéro de téléphone, Excel propose des formats adaptés qui vont vous permettre de saisir la donnée de la façon la plus simple possible et d’avoir une mise en forme harmonieuse de vos données.

et d’avoir une mise en forme harmonieuse de vos données. - Sélectionner les cellules contenant les

- Sélectionner les cellules contenant les valeurs à mettre en forme,

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE,

- Sélectionner l’onglet « Nombre »,

- Choisir la catégorie Spécial,

- Cliquer sur le format voulu.

Créer un format personnalisé

- Sélectionner la zone de cellules,

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE,

- Cliquer sur l’onglet «Nombre »,

- Choisir Personnalisée dans la liste « Catégorie »,

- Saisir le nouveau format dans la zone « Type ».

», - Saisir le nouveau format dans la zone « Type ». Un format de nombre

Un format de nombre personnalisé sera disponible sur l’ensemble des feuilles du classeur. Tous les formats créés par l'utilisateur sont accessibles par la catégorie Personnalisée.

- Pour créer de façon rapide un format, afficher un format existant proche et modifiez le dans la zone « Type ».

- Pour supprimer un format personnalisé, le sélectionner puis cliquer sur le bouton Supprimer.

Syntaxe

Les formats créés peuvent comprendre au maximum 3 sections pour les nombres et une quatrième pour le texte. Les sections sont séparées par des points-virgules.

Exemples :

Format des nombres positifs Format des zéros # ###,00;[Rouge]-# ###,00;0,00;"Coût global pour "@ Nombres
Format des nombres positifs
Format des zéros
# ###,00;[Rouge]-# ###,00;0,00;"Coût global pour "@
Nombres négatifs
Format du texte

Saisie

Application du format ci-dessus

Janvier

 

Coût global pour Janvier

Prix

2500

Prix

2 500,00

Transport

250

Transport

250,00

Taxe

560

Taxe

560,00

Autres exemples de format :

# ###,000" Kg"

"Toulouse le "jj mmm aaaa

Si seulement deux sections sont précisées pour les nombres, la première est utilisée pour les nombres positifs et nuls, la seconde pour les nombres négatifs. Si le format contient une seule section, elle est utilisée pour tous les nombres. Toujours placée à la fin, la section texte contient le texte à afficher. Celui-ci est encadré par des guillemets doubles. Si le contenu de la cellule doit suivre le texte, le caractère @ doit être ajouté à la suite.

Les symboles

# et 0 Représentent n'importe quel chiffre de 0 à 9. Le symbole # n'affiche pas les zéros non significatifs.

 

Affiche un espace de la taille du caractère

suivant.

_) à la suite d'un format de

_

nombre permet d'aligner verticalement les nombres positifs avec les nombres négatifs affichés entre parenthèses.

\

Affiche le caractère qui suit dans le format. Le symbole \ n'apparaît pas.

"Texte"

Affiche le texte spécifié. Peut remplacer le symbole précédent.

@

Le texte contenu dans la cellule prend la place du caractère @ dans le format.

*

Répète le caractère pour emplir la cellule.

; ou ;;

Masque le contenu de la cellule

Pour les dates :

[BLEU]

Affiche le contenu de la cellule en bleu.

j

Affiche le jour sous la forme

1

m

Affiche le mois sous la forme

1

jj

01

mm

01

jjj

Mar

mmm

Jan

jjjj

Mardi

mmmm

Janvier

aa

95

aaaa

1995

Le format jjjj j mmmm aaaa donnera Mardi 5 janvier 1995

Supprimer un format personnalisé

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE,

- Cliquer sur l’onglet « Nombre »,

- Afficher la catégorie de formats Personnalisée,

- Sélectionner le format à supprimer,

- Cliquer sur le bouton Supprimer.

5.7. MISE EN FORME DES CELLULES

Modifier l’apparence des caractères

Excel permet de mettre en forme le contenu d’une cellule de façon globale en sélectionnant la cellule ou de mettre en forme les caractères par une sélection à l’intérieur de la cellule.

- Sélectionner la ou les cellules à mettre en forme, Ou

- Sélectionner dans la cellule ou dans la barre de formules les caractères à mettre en forme,

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE, Ou

- Sélectionner dans le menu contextuel la commande FORMAT DE CELLULE, La boîte de dialogue « Format de cellule » s’affiche,

- Cliquer sur l’onglet « Police »,

» s’affiche, - Cliquer sur l’onglet « Police », Dans la boîte de dialogue choisir :

Dans la boîte de dialogue choisir :

- Le type de police,

- La taille des caractères,

- Le style des caractères (gras, italique,

- La couleur des caractères,

- Le style de soulignement,

- Les attributs à appliquer.

- Valider en cliquant sur le bouton OK.

),

Si vous cochez la case Police normale , vous retrouvez pour les cellules sélectionnées la configuration par défaut des caractères Police normale, vous retrouvez pour les cellules sélectionnées la configuration par défaut des caractères (paramètres de la commande OPTIONS (Général) du menu OUTILS).

Aligner le contenu des cellules

On peut changer la position des libellés dans les cellules par le menu ou par la barre d'outils.

- Sélectionner les cellules,

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE,

- Cliquer sur l’onglet « Alignement »,

Alignement du texte

sur l’onglet « Alignement », Alignement du texte Options d’alignement horizontal - Standard aligne les

Options d’alignement horizontal

- Standard aligne les textes à gauche, les nombres et les dates à droite.

- Gauche aligne le contenu à gauche de la cellule. La zone « Retrait » permet de spécifier un retrait par rapport à la bordure gauche de la cellule. Le retrait est spécifié en nombre de caractères.

- Centre aligne le contenu au centre de la cellule,

- Droite aligne le contenu à droite de la cellule,

- Recopié copie le contenu de la cellule active dans les cellules sélectionnées en les remplissant,

- Justifié justifie le texte de la cellule en insérant des espaces entre les mots pour aligner le texte à droite et à gauche et un renvoi à la ligne si nécessaire.

- Centré sur plusieurs colonnes centre le contenu d’une cellule par rapport à l’ensemble des cellules sélectionnées.

par rapport à l’ensemble des cellules sélectionnées. Les boutons suivants permettent d’appliquer de façon

Les boutons suivants permettent d’appliquer de façon rapide un alignement horizontal :

Gauche Droite Centré Fusionner et centrer
Gauche
Droite
Centré
Fusionner et centrer

Options d’alignement vertical

- Bas aligne le texte sur le bord inférieur de la cellule,

- Haut aligne le texte sur le bord supérieur de la cellule,

- Centré aligne le texte au centre de la cellule,

- Justifié réparti le texte des cellules sélectionnées verticalement dans les cellules respectives.

Contrôle du texte

- Le Renvoi à la ligne automatique, lorsqu'il est activé permet d'afficher le contenu de la cellule sur plusieurs lignes à l’intérieur d’une même cellule. EXCEL augmente la hauteur des lignes afin que le texte puisse tenir dans son intégralité dans la cellule.

Pour effectuer le renvoi à la ligne à un endroit précis du texte, appuyer sur

Pour effectuer le renvoi à la ligne à un endroit précis du texte, appuyer sur les touches « ALT » + « ENTREE ». Les caractères saisis à la suite se positionnent sur la ligne suivante.

- Ajuster réduit la taille des caractères de façon à le faire contenir entièrement dans la cellule.

- Fusionner les cellules fusionne l’ensemble des cellules sélectionnées horizontalement et verticalement en une seule cellule. La cellule résultant de la fusion aura pour référence la référence de la cellule du coin supérieur gauche de la sélection. Seules les données contenues dans la cellule du coin supérieur gauche de la sélection sont conservées.

Orientation du texte

de la sélection sont conservées. Orientation du texte Positionner le texte verticalement dans la cellule Cliquer

Positionner le texte verticalement dans la cellule

du texte Positionner le texte verticalement dans la cellule Cliquer et faire glisser pour incliner le

Cliquer et faire glisser pour incliner le texte

Ou

Spécifier l’angle d’inclinaison

Encadrer les cellules

- Sélectionner les cellules à encadrer,

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE,

- Cliquer sur l’onglet « Bordure »,

CELLULE , - Cliquer sur l’onglet « Bordure », Zone « Présélections » - Sélectionner le

Zone « Présélections »

- Sélectionner le « Style » et la « Couleur » du trait,

- Contour trace un cadre autour de la sélection,

- Intérieur trace les traits intérieurs du groupe de cellules sélectionnées.

Zone « Bordure »

Pour ajouter ou modifier des traits,

- Sélectionner un style et une couleur de trait,

- Cliquer sur le bouton correspondant au trait à modifier ou à ajouter,

Pour supprimer un trait,

- Cliquer sur le bouton correspondant.

Modifier la couleur de fond

- Sélectionner les cellules voulues,

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande CELLULE,

- Cliquer sur l’onglet « Motifs »,

commande CELLULE , - Cliquer sur l’onglet « Motifs », montre le résultat obtenu. - Cliquer

montre le résultat obtenu.

- Cliquer sur le bouton OK.

Dans la zone « Ombrage de cellule »,

- Sélectionner une « Couleur » de fond dans la liste,

Dans la liste « Motif »,

» de fond dans la liste, Dans la liste « Motif », - La - Sélectionner

- La

- Sélectionner un motif,

- Rouvrir la liste,

- Sélectionner une couleur pour ce motif.

zone

« Aperçu »

Sélectionner une couleur pour ce motif. zone « Aperçu » Le bouton Couleur de remplissage sur

Le bouton Couleur de remplissage sur la barre d'outils Mise en forme permet de donner rapidement une couleur de fond à une sélection de cellules.

- Cliquer sur le bouton pour appliquer la couleur affichée,

Ou

- Cliquer sur la flèche pour sélectionner une autre couleur.

Copie rapide de formats

sélectionner une autre couleur. Copie rapide de formats - Sélectionner une cellule déjà mise en forme,

- Sélectionner une cellule déjà mise en forme,

- Cliquer sur le bouton Reproduire la mise en forme,

- Sélectionner la ou les cellules à mettre en forme.

Lorsque le bouton de la souris est relâché, la mise en forme précédemment mémorisée est appliquée.

la mi se en forme précédemment mémorisée est appliquée. Pour appliquer la mise en forme à

Pour appliquer la mise en forme à plusieurs plages de cellules, cliquer deux fois sur le bouton Reproduire la mise en forme pour qu'il reste actif puis sélectionner les différentes plages de cellules. Cliquer à nouveau sur le bouton pour le désactiver.

Les mises en forme automatiques

Les formats automatiques permettent de mettre en forme de façon très rapide un ensemble de données agencées en tableau.

- Sélectionner l'ensemble des cellules à formater, - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande MISE EN FORME AUTOMATIQUE,

La boîte de dialogue « Format automatique » s’affiche,

La boîte de dialogue « Format automatique » s’affiche, - Le bouton Options permet de sélectionner

- Le

bouton Options permet de

sélectionner les éléments de format qui

seront appliqués.

les éléments de format qui seront appliqués. Le format automatique peut altérer la hauteur et la

Le format automatique peut altérer la hauteur et la largeur des cellules et donc avoir des effets sur la totalité de la feuille. Pour empêcher ceci, dans la boîte « Format automatique », cliquer sur le bouton Options et désactiver la case Largeur/Hauteur.

Les mises en forme conditionnelles

Les formats conditionnels permettent d’appliquer des mises en forme particulières (motif, couleur de caractères) aux cellules répondant à certains critères.

- Sélectionner les cellules auxquelles sera appliquée la mise en forme conditionnelle, - Sélectionner dans le menu FORMAT la commande MISE EN FORME CONDITIONNELLE,

La boîte de dialogue « Mise en forme conditionnelle » s’affiche,

Opérateur de Valeurs de Que teste-t’on ? comparaison comparaison
Opérateur de
Valeurs de
Que teste-t’on ?
comparaison
comparaison

- Renseigner les différentes parties de la Condition 1

- Sélectionner l’option La formule est pour appliquer une mise en forme en fonction de la valeur renvoyée par la fonction logique. Celle-ci renvoie comme résultat Vrai ou Faux.

- Entrer la formule dans la zone suivante. Ou

- Sélectionner l’option La valeur de la cellule est pour appliquer une mise en forme en fonction de la valeur contenue dans la cellule.

- Sélectionner un opérateur de comparaison dans la seconde liste,

- Entrer la ou les valeurs de comparaison sous forme de constantes ou de formules.

Spécifier le format

Dans la boîte de dialogue « Mise en forme conditionnelle »,

- Cliquer sur le bouton Format,

forme conditionnelle », - Cliquer sur le bouton Format , Dans l’onglet « Police », -

Dans l’onglet « Police »,

- Sélectionner les options de mise en forme de caractères. Toutes les options ne sont pas disponibles.

Dans l’onglet « Bordure »,

- Sélectionner les options d’encadrement.

Dans l’onglet « Motifs »,

- Sélectionner les options d’ombrage.

Le bouton Effacer supprime toutes les options spécifiées.

Ajouter une condition

Lorsque la mise en forme conditionnelle est soumise à plusieurs critères, il est possible d’avoir jusqu'à trois conditions.

- Spécifier les paramètres de la première condition,

- Cliquer sur le bouton Ajouter,

- Une nouvelle zone « Condition » s’affiche.

Supprimer une condition

- Cliquer sur le bouton Supprimer,

La boîte de dialogue suivante s’affiche,

Supprimer , La boîte de dialogue suivante s’affiche, - Cocher obligatoirement la case précédant la condition

- Cocher obligatoirement la case précédant la condition à supprimer,

- Cliquer sur OK.

Exemples de conditions

Exemples de conditions 5.8. LES COMMENTAIRES Des commentaires peuvent être insérés pour donner des informations sur
Exemples de conditions 5.8. LES COMMENTAIRES Des commentaires peuvent être insérés pour donner des informations sur

5.8. LES COMMENTAIRES

Des commentaires peuvent être insérés pour donner des informations sur vos documents.

Ils peuvent rappeler la composition d’une formule, l’élaboration d’un tableau, des informations sous-jacentes

à la base de données,

, autant d’explications que vous souhaitez.

Ces commentaires s’inscrivent en texte libre dans des zones de texte et restent associés à des cellules, ils

peuvent être visualisés ou modifiés selon votre gré. Excel donne la possibilité d’associer à des cellules.

Ajouter un commentaire

d’associer à des cellules. Ajouter un commentaire - Sélectionner la cellule à la quelle on souhaite

- Sélectionner la cellule à laquelle on souhaite attribuer une annotation (commentaire), - Sélectionner dans le menu INSERTION la commande

COMMENTAIRE

,
,

- Saisir le texte voulu dans la zone de texte qui apparaît.

Vous pouvez augmenter ou diminuer la taille de la zone de commentaire pa r un cliquer-glisser sur une des poignées. Vous pouvez déplacer la zone de commentaire par un cliquer-glisser sur une des poignées. Vous pouvez déplacer la zone de commentaire par un cliquer-glisser sur la bordure. Un indicateur de commentaire (triangle rouge) dans le coin supérieur droit de la cellule indique que la cellule contient un commentaire.

Visualiser un commentaire

- Amener le pointeur de la souris sur la cellule,

- Le contenu de l’annotation apparaît.

Vous pouvez afficher de façon permanente un commentaire en activant la commande AFFICHER LE COMMENTAIRE du menu contextuel de la cellule. La commande MASQUER LE COMMENTAIRE permettra AFFICHER LE COMMENTAIRE du menu contextuel de la cellule. La commande MASQUER LE COMMENTAIRE permettra ensuite de l’enlever.

Modifier un commentaire

- Activer la cellule voulue,

- Sélectionner la commande MODIFIER LE COMMENTAIRE dans le menu

la commande MODIFIER LE COMMENTAIRE dans le menu INSERTION ou dans le menu contextuel de la

INSERTION ou dans le menu contextuel de la cellule,

- Modifier le texte,

Ou

- Sélectionner dans le menu FORMAT la commande COMMENTAIRE pour modifier l’aspect de la zone de commentaire.

Supprimer un commentaire

Supprimer un commentaire - Activer la cellule voulue, - Sélectionner la commande COMMENTAIRES dans le menu

- Activer la cellule voulue,

- Sélectionner la commande COMMENTAIRES dans le menu INSERTION, sous menu EFFACER, Ou

- Sélectionner la commande EFFACER L’ANNOTATION dans le menu contextuel de la cellule.

Si la zone commentaire est affichée avec ses poignées, cliquer sur le bord pour l’activer puis appuyer sur la touche « SUPPR ».

5.9. LES SERIES DE DONNEES

Cette commande permet de remplir des cellules d'une série de nombres ou de dates.

- Sélectionner des cellules en ligne ou en colonne, la cellule active contient la valeur de départ de la série, Ou

- Activer une seule cellule contenant la valeur de départ,

- Sélectionner dans le menu EDITION et le sous-menu RECOPIER la commande SERIE,

EDITION et le sous-menu RECOPIER la commande SERIE , Zone « Type », Zone « Série

Zone « Type »,

Zone « Série en »

- Si les cellules à remplir sont sélectionnées, ne rien modifier, - Si une seule cellule est sélectionnée, préciser si la série doit remplir des cellules horizontalement (Ligne) ou verticalement (Colonne).

- Sélectionner le type de série à réaliser, Linéaire Remplit les cellules en ajoutant la valeur du pas, Géométrique Remplit les cellules en multipliant par la valeur du pas, Chronologique Remplit les cellules en ajoutant la valeur du pas à un élément de la date, Recopie incrémentée Est équivalent à l’utilisation de la poignée de recopie incrémentée et le résultat dépend du contenu de la ou des cellules sélectionnées.

Zone « Valeur du pas »,

- Entrer la valeur du pas.

Zone « Dernière valeur »,

- Entrer au besoin la dernière valeur de la série. Cette valeur est obligatoire lorsque seule la cellule contenant la valeur de départ est sélectionnée.

- Dans le cas d’une sélection de cellules, lorsque la dernière valeur est précisée, la série est construite jusqu’à ce que la dernière valeur soit atteinte (les autres cellules restent alors vides) ou jusqu’à ce que toutes les cellules sélectionnées soient remplies.

- Cocher la case Tendance lorsque la sélection de cellules doit être remplie de valeurs calculées avec un pas moyen tiré des écarts entre les différentes valeurs contenues dans la sélection.

Exemples :

- Une série linéaire commençant à 1 et se terminant à 10 avec un pas de 1 donne :

1,2,3,4,5,6,7,8,9,10.

- Une série géométrique commençant à 10 avec un pas de 2 et une dernière valeur 80 donne :

10, 20, 40, 80.

Série de données chronologiques

- Procéder comme précédemment en entrant une valeur de départ et en sélectionnant ou non une plage de cellules,

dé part et en sélectionnant ou non une plage de cellules, Dans la zone « Unité

Dans la zone « Unité de temps », sélectionner :

Dans la zone « Type »,

- Sélectionner Chronologique,

- Entrer la valeur du pas.

- Jour pour faire varier le jour,

- Jour ouvré pour que la série ne contienne pas de dates correspondant à des Samedis et des Dimanches,

- Mois ou Année pour faire évoluer le mois ou l’année.

- Spécifier au besoin la Dernière valeur.

La recopie incrémentée

La cellule active ou la zone sélectionnée dispose d'un petit carré noir (poignée de recopie) situé en bas à droite.

carré noir (poignée de recopie) situé en bas à droite. Poignée de recopie Poignée de recopie

Poignée de recopie

de recopie) situé en bas à droite. Poignée de recopie Poignée de recopie Si vous positionnez

Poignée de recopie

Si vous positionnez le pointeur de la souris sur le carré noir, le pointeur revêt la forme d'un "+", cliquez et faites glisser cette poignée vers le haut, vers le bas, à droite ou à gauche selon la direction de la recopie. Le résultat obtenu dépend du contenu de la ou des cellules sélectionnées.

Exemples

- Introduire la valeur 10 en B2,

- Laisser la cellule active en B2, puis cliquer et faire glisser la poignée de recopie jusqu'à la cellule B4, B2, B3 et B4 contiennent toutes la même valeur : 10.

Pour forcer Excel à augmenter la valeur initiale de 1 dans chaque cellule, maintenez la touche « CTRL » enfoncée pendant le déplacement de la souris. « CTRL » enfoncée pendant le déplacement de la souris.

- Introduire la valeur 10 en C2,

- Introduire la valeur 12 en C3,

- Sélectionner les cellules C2 et C3, puis cliquer et faire glisser la poignée de recopie jusqu'à la cellule C6, C4 contient la valeur 14, C5 la valeur 16 et C6 la valeur 18.

EXCEL calcule la différence entre les deux valeurs sélectionnées au départ et ajoute le pas trouvé à