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ACL EN PRATIQUE

ACL EN PRATIQUE

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ACL Version 9
Octobre 2006
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Toutes les autres marques commerciales appartiennent leurs propritaires respectifs.
200610071902

S OMMAIRE
Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objectifs du tutoriel ............................................................................................................ 2
propos de Metaphor Corporation .................................................................................. 3
Directives relatives lutilisation des cartes de crdit de Metaphor ........................... 4
Codes de catgories acceptables .................................................................................. 5
Fichiers de donnes Metaphor .................................................................................... 5
Planification de votre analyse ............................................................................................. 6
tude prliminaire ....................................................................................................... 6
Astuces gnrales prendre en compte ...................................................................... 7
Rvision de chapitre ........................................................................................................... 8
Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Examen de la liste des employs ....................................................................................... 10
Ouverture et visualisation du projet sur les donnes concernant les employs ...... 10
Reprsentation statistique ......................................................................................... 11
Recherche des doublons ............................................................................................ 13
Examen des primes et des salaires des employs ............................................................. 14
Recherche du total des primes verses en 2002 ........................................................ 15
Affichage des salaires par ordre dcroissant et croissant .......................................... 15
Affichage de la liste des employs embauchs en 2002 ............................................. 16
Dtermination des primes en tant que pourcentage du salaire ................................ 17
Exercices .................................................................................................................... 18
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 19
Chapitre 3 : Paramtrage du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Dbut dun projet dans ACL ............................................................................................ 22
Crer un projet dans ACL ......................................................................................... 22
Importation des fichiers de donnes sous forme de tables ....................................... 23
Exercice ...................................................................................................................... 27
Contrle et vrification des donnes ................................................................................ 28
Vrification du type et du format de donnes .......................................................... 28

iii

Contrler les donnes dune table ............................................................................


Documentation du travail ........................................................................................
Ajouter des commentaires sur des enregistrements une table ..............................
Exercice .....................................................................................................................
Rvision de chapitre .........................................................................................................

30
31
32
32
33

Chapitre 4 : Dbut de lanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Dtermination du passif total ..........................................................................................
Extraction des numros de cartes expirant prochainement ...........................................
Recherche des transactions par numro de client ..........................................................
Vrification des soldes de comptes des cartes de crdit .................................................
Exercices ...........................................................................................................................
Rvision de chapitre .........................................................................................................

35
36
36
37
40
41
42

Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Recherche des dpenses totales pour chaque code de catgorie ....................................
Totalisation des dpenses totales pour chaque catgorie ........................................
Isolation des transactions par catgories .................................................................
Isolation des dpenses de loisirs particulires .........................................................
Exercices ....................................................................................................................
Liste des montants pour chaque numro de carte ..........................................................
Exercice .....................................................................................................................
Rvision de chapitre .........................................................................................................

43
44
44
45
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48
48
49
50

Chapitre 6 : Analyse des transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Dtermination des transactions inacceptables ...............................................................
propos des commandes Joindre et Relations .......................................................
Vrification de labsence derreurs flagrantes dans les tables de codes ...................
Identification des transactions inacceptables ..........................................................

51
52
52
53
55

iv

Identification des employs .............................................................................................. 59


Identification du service des employs ..................................................................... 59
Cration dune liste demploys ................................................................................ 62
Prsentation des rsultats .......................................................................................... 64
Exercices .................................................................................................................... 65
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 66
Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Importation des donnes concernant les transactions du mois de mai .......................... 68
Utilisation des dossiers pour lorganisation du projet ............................................. 68
Importation des donnes relatives aux transactions de mai 2003 ............................ 69
Comparaison et correction des formats de tables .................................................... 70
Combinaison et vrification des tables ............................................................................ 71
Combinaison des tables de transactions de mai ....................................................... 72
Vrifier la nouvelle table ............................................................................................ 73
Vrification de labsence de doublons dans les tables combines ............................ 73
Exercices .................................................................................................................... 74
Isolation et correction des erreurs de validit des donnes ............................................. 75
Vrification du format des cartes de crdit ............................................................... 75
Cration d un champ de cartes de crdit de 16 chiffres ........................................... 76
Extraire et envoyer les enregistrements corrigs vers une nouvelle table ................ 77
Exportation de la table de transactions combines vers Excel ................................. 78
Cration dune table denregistrements demploys sans erreur ............................. 78
Exercices .................................................................................................................... 79
Ides pour des analyses plus pousses ............................................................................. 80
Rvision de chapitre ......................................................................................................... 81

vi

C HAPITRE 1

I NTRODUCTION M ETAPHOR C ORPORATION

Exprimenter de vritables scnarios danalyse de donnes

Dans ce chapitre...
Rvision des objectifs du tutoriel
propos de Metaphor
Corporation
Observation de vos fichiers
Planification de votre projet

ACL en pratique est un tutoriel qui examine les dossiers de ressources


humaines et les transactions par carte de crdit dans une socit fictive :
Metaphor Corporation. En travaillant avec les procdures et les exemples,
vous apprendrez mettre en pratique les capacits danalyse et de rapport
dACL sur de vritables donnes. Lorsque vous aurez termin, vous serez
capable dappliquer les capacits dACL vos propres donnes.

Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Objectifs du tutoriel
Dans ce tutoriel, vous allez :

Travailler avec un projet danalyse de donnes


existant

Crer et utiliser un nouveau projet ACL de A Z

Prsenter les rsultats de votre projet ACL

Exporter les rsultats vers un autre format de fichier

Ces tapes sont typiques de nombreux projets danalyse


de donnes que vous ralisez avec ACL, quelle que soit
leur taille.

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs


Objectif : Examiner les donnes des profils demploys
pour Metaphor Corporation.
Rsum :

Examen du projet et de son contenu

Cration dune vue globale statistique

Examen des primes et des salaires des employs

Chapitre 3 : Paramtrage du projet

Chapitre 4 : Dbut de lanalyse


Objectif : Dterminer des informations simples relatives
aux numros de cartes de crdit et aux transactions.
Rsum :

Vrification des donnes

Documentation du travail

Recherche des transactions lies un client


particulier
Dtermination dinformations essentielles
relatives aux cartes de crdit

Objectif : Rechercher des informations sur les dtails


et les modles de dpenses.
Rsum :

Cration dun projet ACL


Importation des donnes dans votre projet.
Chaque source de donnes est une table
individuelle dans le projet ACL

Dtermination des numros de cartes de crdit


qui arrivent expiration au cours dune priode
donne et extraction de ces informations

Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

Objectif : Crer le projet et ajouter les donnes.


Rsum :

Dtermination du facteur de risque maximal de la


socit

Dtermination des transactions par codes de


catgories marchandes.
Sparation des transactions relatives aux frais
de transports ariens, dhtels et de location de
voitures
Dtermination des dpenses relatives aux
boissons consommes et aux parcours de golf
Dtermination des montants totaux des
transactions par numros de cartes de crdit
Dtermination des montants des transactions
par codes de clients

ACL en pratique

propos de Metaphor Corporation

Chapitre 6 : Analyse des transactions


Objectif : Dterminer si ces transactions sont acceptables,
inacceptables ou si elles ncessitent une approbation.
Rsum :

Dtermination des transactions inacceptables


et des employs ayant effectu ces transactions
Cration dun rapport mentionnant les employs
ayant effectu des transactions inacceptables,
les dtails de ces transactions et les services dans
lesquels travaillent ces employs

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de


donnes

propos de Metaphor
Corporation
Depuis 1995, Metaphor vend des logiciels et des services
informatiques. Metaphor emploie plusieurs dizaines de
consultants plein temps. Ils travaillent en dehors du
sige de Metaphor et voyagent travers le monde pour
installer des logiciels, dispenser des formations et tablir
et maintenir des relations commerciales.
Metaphor compte galement des agents administratifs
et des professionnels qui travaillent au sige social.
La socit compte galement des agents commerciaux
non salaris.

Objectif : tendre votre analyse pour y inclure plus de


fichiers de donnes
Rsum : Cette partie du tutoriel tend le scnario de
Metaphor Corporation.

ACL en pratique

Importation des fichiers de transactions par cartes


bancaires de mai 2003 sous forme de tables
Nettoyage des donnes dans les tables de
transactions par carte de crdit de mai 2003
Extraction des donnes amliores et exportation
vers de nouvelles tables
Combinaison des deux tables de transactions
par cartes de crdit de mai 2003 en une seule
Grce aux techniques acquises, analyse des
transactions par cartes de crdit de mai 2003

Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Directives relatives lutilisation des cartes de


crdit de Metaphor
La plupart des employs possdent une carte de crdit de
la socit. Lorsquun employ achte des produits ou
services pour la socit, il doit utiliser cette carte de crdit.
Les employs divertissent les clients et les clients
potentiels comme il se doit, la fois dans la ville o la
socit est tablie, mais galement sur les lieux de leurs
dplacements. Ils sont galement responsables de leur
propre dveloppement professionnel et sont supposs
payer les dpenses de formation, dachat douvrages,
dabonnements des revues et dadhsion professionnelle
avec leurs cartes de crdit de la socit. Certains employs
sont galement responsables de lachat de matriel de
bureau.
Ainsi, Metaphor Corporation ralise des dpenses
significatives dans plusieurs catgories :

Dplacement

Loisir

Service client

Dveloppement professionnel

Dpenses internes de bureau

transactions dans dautres catgories, la permission doit


leur tre donne lavance. Certaines catgories sont
totalement interdites.
En utilisant ACL pour analyser les transactions par cartes
de crdit des employs de Metaphor, vous pouvez trouver
des transactions qui vont lencontre des directives de la
socit ou qui sont errones ou frauduleuses.
Le tableau suivant prsente les dpenses autorises.
Dplacement

Reprsentation

Bureau et lies
la profession

Frais de transport
arien

Restaurants

Cotisations aux
clubs

Htel

Location de bateaux
et de transporteurs
ariens la
demande

Taxi
Restaurants

Dbits de boissons

Location de voitures

Traiteurs
Billets de bus longue Boulangeries
distance
vnements sportifs
Agences de voyage
Services de loisirs
Frais de pages et
de passage de ponts Parcs dattraction

Les directives de Metaphor stipulent que tous les achats


doivent tre relis un numro de client. Bien que la
plupart des numros de clients soient ceux de clients
extrieurs, les numros de clients commenant par zro
correspondent aux services internes.

Parcours de golf

Les employs sont conscients que certaines catgories de


dpenses sont inacceptables. Par exemple, les employs ne
doivent pas utiliser les cartes de crdit de la socit pour
jouer de largent. Bien que la socit approuve parfois des

Musiciens

Attractions
touristiques

Cotisations aux
organismes
professionnels
Cotisations aux
socits daide
mutuelle
Ouvrages et
priodiques
Ordinateurs, pices
dordinateurs et
logiciels
Fournitures de
bureau

Billets de thtre
Excursions en bus
Bowlings

ACL en pratique

propos de Metaphor Corporation

Codes de catgories acceptables


Lanalyse des cartes de crdit dans ce tutoriel se base sur
une liste de Codes de catgories marchandes, qui est
utilise par la plupart des fournisseurs de cartes de crdit.
Elle contient des milliers de codes numriques quatre
chiffres, comprenant un code unique pour beaucoup de
compagnies ariennes et de chanes dhtels majeures et
de nombreux codes gnraux. Chaque transaction par
carte de crdit possde un code de catgorie qui lui est
associ.
Dans la ralit, certaines socits de cartes de crdit
associent des codes incorrects aux transactions, donc si
vous obtenez des rsultats tranges, contactez le dtaillant
pour une vrification.
Pour les besoins de cette analyse, vous pouvez comparer
les codes des transactions la liste de codes acceptables et
inacceptables. Par exemple, si un employ de Metaphor
utilise sa carte de crdit pour jouer de largent, le code de
transaction indique une transaction inacceptable.

Fichiers de donnes Metaphor


Lorsque vous effectuez une analyse pour votre propre
socit, vous obtenez souvent les donnes au format de
fichier disponible. Dans ce tutoriel, vous poursuivez un
projet danalyse qui a dj t planifi. Une grande partie
du travail prliminaire a dj t effectue.
Pour ce projet danalyse, vous allez utiliser ces fichiers :

Le document Directives.doc qui accompagne les donnes


du tutoriel prsente les directives relatives lutilisation
approprie des cartes de crdit. Lanalyste des donnes
utilise ce document pour dterminer les types de
transactions signaler.

ACL en pratique

Codes_acceptables.mdb
Cette base de donnes Access possde une liste
de codes acceptables selon la liste de Codes de
catgories marchandes.
Cartes_Credit_Metaphor.xls
Cette feuille de calcul Excel liste les informations
sur les cartes de crdit.
Departements_Societe.txt
Ce fichier texte dlimit par des tabulations
contient une liste des services et leurs numros
internes.
Employes.cvs
Ce fichier texte dlimit par des virgules liste les
noms des employs, les numros des employs et
leurs numros de cartes de crdit.
Trans_avril.xls
Cette feuille de calcul Excel liste les transactions
par cartes de crdit pour avril 2003.
Codes_inacceptables.txt
Ce fichier texte dlimit par des tabulations
contient une liste de codes inacceptables selon
la liste des codes de catgories marchandes.

Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Planification de votre analyse


Llaboration dune stratgie danalyse est un procd
typiquement itratif. Comme vous avez travaill avec les
donnes dans ACL, il est probable que certains modles
deviennent vidents pour vous, ce qui pourrait vous
mener de nouvelles stratgies. Voici un cycle type :

Planification de lanalyse

Analyse des donnes

Reconsidration de lanalyse

Nouvelle analyse des donnes

Tandis que vous mettez en place et progressez dans


votre analyse, vous pouvez avoir besoin de donnes
supplmentaires. Par exemple, vous utilisez les dates
dembauche et les salaires dans votre analyse, mais,
aprs avoir rassembl les premiers rsultats, vous dcidez
dajouter les enregistrements des absences des employs.
Vous pouvez toujours ajouter autant de donnes que vous
le souhaitez votre projet, mais tentez de rassembler
autant de donnes brutes que possible avant de dbuter
votre analyse.
Une analyse ACL implique un projet qui contient au
moins une table. Ces tables sont importes de sources
de donnes externes telles que des feuilles de calcul Excel,
des bases de donnes Access, des fichiers texte, des bases
de donnes Oracle, etc. Dans une entreprise classique,
plusieurs services collectent et assemblent les donnes
quotidiennement. Vous pouvez utiliser ACL pour
combiner des donnes provenant de sources diffrentes
et crer une analyse cohrente.
Une fois que vos donnes sont en place, vous pouvez
dvelopper des objectifs pour votre analyse. Considrez
plusieurs approches possibles. Prenez note de tests qui
pourraient tre utiles selon vous.

tude prliminaire
Comme le tutoriel comprend des donnes dj prtes,
vous navez pas besoin de raliser dtude prliminaire
des donnes. Cependant, en rgle gnrale, il est
prfrable dtudier les donnes que vous souhaitez
utiliser avant de dmarrer la procdure.
Posez-vous ces questions :

Quelles donnes existent actuellement et dans quel


format ?

Qui a entr ces donnes ?

Qui conserve ces donnes ?

Quel service est en possession de ces donnes ?

Les donnes sont-elles exactes et correctement


formates ? Si elles ne le sont pas, peuvent-elles
tre modifies pour convenir au projet ?
Pouvez-vous combiner des donnes provenant
de plusieurs sources ?
Pouvez-vous tirer les donnes dont vous avez
besoin partir des donnes dj en votre
possession ?

Avant dimporter un fichier dans votre projet, observez


ce fichier dans son format original. Par exemple, vous
pouvez ouvrir une feuille de calcul Excel et voir quoi
elle ressemble ou ouvrir un fichier texte dans Bloc-notes.
Dans un grand fichier comme une base de donnes qui
contient des millions denregistrements, il peut tre
impossible dafficher le fichier dans son format original.
Dans ce cas, vous pouvez demander une description des
champs et de la taille des champs au service informatique.
Si possible, tudiez un extrait du fichier pour vous faire
une meilleure ide de son contenu.

ACL en pratique

Planification de votre analyse

Par exemple, si vous souhaitez analyser certains aspects


des factures de clients datant de la priode comprise entre
1999 et 2002, il se peut que les donnes existent dans une
base de donnes complte dont le format nest pas
facilement accessible. Vous pourriez demander votre
service informatique des informations sur des champs
spcifiques, qui pourraient ressembler ceci :
Champ

Commentaires

Nom de lentreprise

30 caractres, Texte

Montant

12 caractres, Texte

Date de facture

10 caractres, Date,
JJ/MM/AAAA

Date_Paiement

10 caractres, Date,
JJ/MM/AAAA

Avec ce type dinformations, vous savez lavance


la forme sous laquelle les donnes apparaissent.
Par exemple, vous savez que les deux champs de
dates sont formats de faons diffrentes.
Bien quACL soit capable de traiter des donnes difficiles,
vous pouvez faciliter le procd en vous assurant que vos
donnes sont nettes.

ACL en pratique

Astuces gnrales prendre en compte


Observez les tapes suivantes lorsque vous commencez
organiser un nouveau projet :

Affinez votre stratgie avec des donnes de test.


Il nest pas vraiment ncessaire de vous restreindre
utiliser des chantillons de donnes car ACL peut
lire des fichiers de donnes de toutes les tailles.
Cependant, de petits extraits de donnes peuvent
vous tre utiles lorsque vous laborez une stratgie
danalyse.
Par exemple, vous pouvez examiner un jour
complet de donnes avant danalyser cinq annes
de donnes. Travailler avec un fichier comprenant
mille enregistrements est beaucoup plus rapide
que travailler avec un fichier comprenant un
million denregistrements. Lorsque votre stratgie
est en place, vous pouvez lappliquer un fichier
dun million denregistrements.

Supprimez les erreurs de vos donnes. La qualit


de votre analyse samliorera avec la qualit de vos
donnes. Essayez dliminer toutes les erreurs de
vos donnes avant de les transfrer dans ACL.
Si cela est impossible, vous pouvez utiliser ACL
pour corriger les donnes.
Testez vos donnes. Si vous ntes pas sr de leffet
dune fonction ou une commande ACL vous
pouvez toujours lessayer. Vos donnes resteront
intactes.

Chapitre 1 : Introduction Metaphor Corporation

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez appris :

Les objectifs du tutoriel.


Les directives relatives lutilisation des cartes
de crdit de Metaphor.
La faon de planifier un projet ACL classique.

ACL en pratique

C HAPITRE 2

E XAMEN DES DONNES CONCERNANT LES EMPLOYS

Analyser les salaires, les primes et les dates dembauche

Dans ce chapitre...
Examen de la liste des employs
Examen des salaires et des primes

Dans ce chapitre, vous allez examiner certaines des donnes concernant


les employs de Metaphor Corporation. Vous allez analyser les salaires,
les primes, les dates dembauche et les autres informations relatives aux
ressources humaines. Au cours de cette analyse, vous allez apprendre les
bases dACL, parcourir le programme et analyser les donnes.
Dans ce scnario, vous reprenez un projet ACL dun collaborateur qui a dj
commenc travailler dessus. Vous allez analyser les donnes rassembles
par votre collaborateur.

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

Examen de la liste des employs


Lorsque vous observez les donnes concernant les
employs, vous pouvez vous faire une ide de la faon
dont vous pourriez les analyser. Dans cet exemple, le
projet a dj t mis en place pour vous. Lorsque vous
travaillez avec vos propres projets, vous dcidez des
donnes inclure. Vous pouvez galement ajouter
dautres donnes un projet existant nimporte quel
moment.
Votre tche consiste dterminer plusieurs informations
financires et relatives aux ressources humaines, daprs
les donnes de votre projet ACL.
Le projet avec lequel vous allez travailler est petit mais
assez reprsentatif dune analyse de donnes. Ce projet
comprend deux tables qui contiennent des informations
relatives aux employs de Metaphor. Vous allez raliser
lanalyse en vous basant sur ces informations.
En avanant dans ce tutoriel, vous remarquerez que les colonnes
affiches sur votre cran apparaissent parfois dans un ordre
diffrent de celui des colonnes prsentes dans les illustrations.
Pour modifier lordre dune colonne, cliquez sur len-tte de la
liste de champs dans la bote de dialogue en cours dutilisation.
Tches
Affichage du projet de donnes concernant les employs
Reprsentation statistique
Recherche de doublons dans les enregistrements demploys

Ouverture et visualisation du projet sur les


donnes concernant les employs
Vous dbutez votre examen des donnes concernant
les employs en visualisant le contenu du projet.
Un projet ACL est un contenant pour des donnes
que vous importez dans ACL sous forme de tables.
Une fois les donnes importes dans le projet, la source
de donnes originale ne compte plus pour ACL.
Lorsque vous utilisez ACL, soit vous crez un nouveau
projet, soit vous ouvrez un projet existant. Vous ouvrez,
enregistrez et fermez le projet dans ACL quasiment de
la mme faon que vous grez des documents dans les
autres programmes de Windows.
 Ouvrir le projet de donnes relatives aux employs

1 Ouvrez ACL.
2 Slectionnez Fichier Ouvrir un projet. Effectuez
une recherche pour trouver le dossier C:\Donnes
ACL\Fichier exemple donnes. Slectionnez
Donnes_Employ_Metaphor. Cliquez sur Ouvrir.
Si vous navez pas utilis les rpertoires par dfaut lors de votre
installation dACL, ce fichier peut se trouver un autre emplacement.
Notez que le volet Navigateur du projet se trouve
gauche de la fentre et que la vue de la table se trouve
droite. Sous longlet Vue globale vous pouvez accder
aux tables, aux scripts et la trace.
Dans ce projet, il y a deux tables : Agents_Metaphor et
Liste_Employs. La table Agents_Metaphor rpertorie
tous les agents de vente indpendants de Metaphor dans
le monde. La table Liste_employs numre tous les
employs travaillant au sige social de Metaphor.

10

ACL en pratique

Examen de la liste des employs


 Afficher le contenu du projet de donnes relatives aux
employs

1 Dans la Vue globale, cliquez avec le bouton droit


de la souris sur Donnes_employ_Metaphor et
slectionnez Proprits. Cliquez sur longlet
Commentaires.
Bien que ce projet nen contienne pas, vous pouvez
tout moment ajouter des commentaires aux dtails
denregistrement de votre travail.

2 Fermez la bote de dialogue Proprits du projet.


3 Double-cliquez sur Agents_Metaphor dans la Vue
globale pour ouvrir la table.

4 Slectionnez Analyser Compter les enregistrements.


La bote de dialogue Compter apparat. Cliquez sur OK.
Le compte de 41 enregistrements apparat au bas
de votre cran. Mme si la diffrence ne se voit pas
lcran, ACL a inscrit les informations dans la trace.

Reprsentation statistique
Les commandes Statistiques et Profiler vous donnent un
rapide aperu statistique. Avec des tables plus grandes,
les informations que vous pouvez obtenir avec
Statistiques ou Profiler sont souvent utiles.
La commande Statistiques utilise les champs numriques
et de date. Profiler ne fonctionne quavec des champs
numriques.
Dans cette procdure, vous ralisez des statistiques
propos de la table Liste_employs, par exemple
sur les priodes et les salaires dembauche.
 Gnrer des statistiques partir de la liste des employs

1 Activez la table Liste_employs et slectionnez


Analyse Statistique Statistiques. La bote de
dialogue Statistiques apparat.

5 Ouvrez la table Liste_employs. Comptez le nombre


demploys. Combien demploys trouvez-vous ?
Vous devez en avoir 200.

Avant dexcuter une commande dans ACL, assurez-vous


quaucune colonne nest slectionne dans la vue. Dans le
cas contraire, ACL excutera la commande uniquement sur
le champ slectionn.

ACL en pratique

11

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

2 Cliquez sur le bouton Statistiques sur. La bote de


dialogue Champs slectionns apparat. Cliquez
sur Tout inclure.

Si vous prfrez, vous pouvez excuter la commande


Statistiques sur chacun des champs sparment, pour
pouvoir observer les rsultats sparment.
La commande Profiler vous donne galement une vue
globale des donnes plus concise que celle propose par
Statistiques.
 Utiliser Profiler pour obtenir des informations relatives
une table

1 Activez la table Liste_employs et slectionnez


3 Cliquez sur OK.
4 Dans longlet Sortie assurez-vous quEcran est

Analyser Statistique Profiler. La bote de dialogue


Profiler apparat.

slectionn ; cliquez sur OK. ACL affiche les rsultats.

2 Slectionnez tous les champs et cliquez sur OK.


ACL affiche les rsultats.

Si vous faites dfiler les informations vers le bas, vous


pouvez voir que la date dembauche la plus ancienne
est le 05/01/1995 et que la plus rcente est le 19/12/2002.
Certaines des informations fournies ne sont pas utiles,
comme le total des valeurs du champ DateEmb. Vous
pouvez donc ignorer ces informations.

12

Les valeurs de chacune des colonnes de la table


numrique apparaissent dans longlet.

ACL en pratique

Examen de la liste des employs

Recherche des doublons


Lun des moyens dassurer lintgrit des donnes est de
rechercher les doublons.
Cette recherche peut tre plus difficile quil ny parat
au dpart. Un employ peut apparatre sous deux noms
diffrents, ou deux fois sous le mme nom. Le mme
numro demploy pourrait avoir t attribu deux
employs par inadvertance. Le type de doublons que
vous souhaitez vrifier dpend des donnes avec
lesquelles vous travaillez.

3 Cliquez sur le bouton Lister les champs. La bote de


dialogue Champs slectionns apparat. Cliquez sur
le bouton Tout inclure. Cliquez sur OK.
Bien que vous recherchiez des doublons dans un seul
champ, incluez tous les champs dans lcran de sortie
pour vous aider interprter les rsultats.

4 Dans longlet Sortie slectionnez Ecran. Cliquez sur OK.


ACL affiche les rsultats.

Dans les procdures suivantes, vous allez rechercher


dventuels doublons dans les noms des employs et
leurs numros.
 Rechercher les doublons des noms des employs

1 Activez la table Liste_Employs et slectionnez


Analyser Rechercher les doublons. La bote de
dialogue Doublons apparat.

5 Dans la colonne Nom, cliquez sur un lien hypertexte.


ACL affiche une vue filtre de Liste_employs,
montrant les dtails des employs.
Vous dcidez ensuite de vrifier Liste_employs pour
dterminer si elle comprend des doublons de numros
demploys.

2 Cliquez sur Doublons sur. La bote de dialogue


Champs slectionns apparat. Cliquez sur Nom,
puis sur la flche. Cliquez sur OK.

ACL en pratique

13

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs


 Rechercher des doublons dans les numros demploys

1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre

pour
supprimer le filtre. La table Liste_employs complte
rapparat.

2 Slectionnez Analyser Rechercher les doublons.


La bote de dialogue Doublons apparat.

3 Cliquez sur Doublons sur. La bote de dialogue


Champs slectionns apparat. Cliquez sur
NoEmp et cliquez sur la flche. Cliquez sur OK.

4 Dans longlet Sortie slectionnez Ecran. Cliquez


sur OK.

Examen des primes et des


salaires des employs
Il vous a t demand de rechercher plusieurs lments
parmi les donnes des employs :

5 Affichez longlet Doublons. Aucun doublon


demploys na t trouv.

Les primes totales payes en 2002.


Les salaires pays : du plus haut au plus bas, et du
plus bas au plus haut.
Le nombre de personnes embauches en 2002.
Le ratio des primes par rapport au salaire pour
chaque employ en 2002.

Tches
Recherche du montant total des primes payes
Affichage des salaires par ordre croissant et dcroissant
Affichage des employs embauchs en 2002
Calcul des primes en tant que pourcentage du salaire

14

ACL en pratique

Examen des primes et des salaires des employs

Recherche du total des primes verses en 2002


Metaphor possde une structure de compensation
complexe. Comme Metaphor est une socit de projets,
certains employs ont un systme de compensation qui
repose fortement sur les primes.
Pour trouver le montant total dpens en primes en 2002,
utilisez la commande Somme.
 Utiliser la commande Somme pour trouver le montant total
des primes payes en 2002

1 Ouvrez la table Liste_employs.


2 Slectionnez Analyser Total des champs.
3 Cliquez sur le bouton Total des champs. La bote de
dialogue Champs slectionns apparat. Cliquez sur
Bonus_2002, puis sur la flche. Bonus_2002 apparat
dsormais dans la liste Champs slectionns. Cliquez
sur OK. Cliquez sur OK.

4 Affichez longlet Somme.


Les chiffres prsents dans longlet Somme
correspondent au montant total dpens en primes
pendant lanne 2002. Le total qui apparat devrait
tre 1 016 483,76.
Supposez que vous souhaitiez visualiser la commande
que vous venez dentrer pour obtenir ce rsultat. Vous
pouvez examiner la trace.

5 Cliquez sur longlet Trace en bas gauche de la fentre

Affichage des salaires par ordre dcroissant et


croissant
Le Tri express vous permet de visionner les donnes dans
un ordre squentiel. Applicable uniquement la vue,
la fonction Tri express constitue une mthode temporaire
de visualisation des enregistrements dans lordre croissant
ou dcroissant. Lorsque vous en avez termin avec la
fonction Tri express, vous pouvez la dsactiver afin de
rtablir lordre initial des enregistrements de la table.
 Afficher les salaires des employs par ordre dcroissant et
croissant

1 Activez la table Liste_employs et cliquez avec le


bouton droit de la souris sur len-tte de colonne
Salaire. Slectionnez Tri express dcroissant.
prsent, vous pouvez visualiser les salaires des
employs dans lordre dcroissant. Vous aimeriez
les visualiser dans lordre croissant.

2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de la colonne Salaire. Slectionnez Tri express
croissant.
Si vous avez un grand fichier, les oprations de Tri express
peut tre assez longues. Si vous avez de petits fichiers,
le Tri express vous semblera utile. Vous pouvez appliquer
la fonction Tri express nimporte quelle colonne, afin
dobtenir diffrentes perspectives des donnes.

ACL.
Vous pouvez ainsi voir la commande que vous avez
applique sur ce projet.
Une commande est le nom dune action spcifique ralise dans
ACL, comme la commande Statistiques. Pour en savoir plus,
slectionnez Aide Index et cherchez commandes .

ACL en pratique

15

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

Affichage de la liste des employs embauchs en 2002


Pour dterminer le nombre demploys embauchs en
2002, vous allez appliquer un filtre la vue. Un filtre
est une expression logique que vous pouvez entrer dans
la zone de texte Filtre de la vue. ACL naffiche que les
enregistrements qui correspondent ce filtre.
Une expression est un jeu doprateurs et de valeurs que vous
utilisez pour raliser des calculs, prciser les conditions dun
test ou crer des valeurs qui nexistent pas directement dans
les donnes. Une expression ACL peut tre une combinaison de
champs de donnes, doprateurs, de constantes, de fonctions
et de variables.
 Crer un filtre pour prsenter les employs embauchs
en 2002

1 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue


active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat. Vous pouvez utiliser cette
bote de dialogue pour crer et modifier les filtres qui
sappliquent la table actuelle.

Bien que vous sachiez quaucun employ na t


embauch en 2003, vous souhaitez vous assurer que
la priode que vous avez slectionne est correcte.
Vous dsirez une liste de tous les employs embauchs
entre le 1er janvier 2002 et le 31 dcembre 2002.

5 Modifiez lexpression pour quelle devienne :


DateEmb >= `20020101` AND DateEmb <=
`20021231`

6 Cliquez sur OK.


7 Affichez les enregistrements filtrs.
8 Slectionnez Analyser Compter les
enregistrements et cliquez sur OK.
Regardez au bas de la fentre ACL. Notez que 17
enregistrements sont apparus avec ce filtre. Ceci signifie
que, daprs cette liste, 17 employs ont t embauchs
en 2002.

2 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur


DateEmb.

3 Cliquez sur >= dans le panneau du milieu.


4 Cliquez sur Date. Recherchez 1er janvier 2002 et
cliquez sur OK
Lexpression devrait tre :
DateEmb >= `20020101`

Remarquez que tout filtre impliquant des dates utilise


des guillemets simples inverss. Vous ne pouvez pas
utiliser de guillemets classiques avec des dates et vous
ne pouvez pas utiliser ce signe de ponctuation spcial
dans dautres expressions.

16

ACL en pratique

Examen des primes et des salaires des employs

Dtermination des primes en tant que


pourcentage du salaire
Vous souhaitez dterminer la valeur des primes comme
un pourcentage du salaire pour tous les employs. Pour ce
faire, vous ajoutez un champ calcul au format de table.
Un champ calcul est cr avec une expression. Cette
expression peut utiliser un ou plusieurs champs dj
prsents dans la table.
 Ajouter un champ calcul au format de table

1 Activez la table Liste_employs et cliquez sur le


bouton Enlever le filtre

pour supprimer le filtre.

4 Entrez Bonus_pourcentage_salaire dans le champ


Nom.

5 Cliquez sur f(x). La bote de dialogue Gnrateur


dexpression apparat. Le Gnrateur dexpression
est identique la bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active que vous avez dj utilise.

6 Dans la zone Expression entrez cette expression :


(BONUS_2002 * 100,00) / Salaire

Cette expression dtermine les primes de lanne 2002


comme pourcentage du salaire des employs en 2002.

7 Cliquez sur OK.


8 Dans la liste Format, entrez 999999,99%.

2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre


Format de table souvre tandis que longlet Modifier
champs/expressions est affich.

Pour en savoir plus sur la manire dont ACL gre la prcision


dans ses calculs dcimaux, slectionnez Aide Index et
recherchez contrler les arrondis dans les expressions
dcimales .

9 Pour enregistrer les changements, cliquez sur la


coche verte.

10 Fermez la fentre Format de table.


3 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle
expression sur la gauche. Longlet Modifier
champs/expressions se modifie afin que vous
puissiez entrer lexpression pour le nouveau
champ calcul.

ACL en pratique

Bien que vous ayez cr le nouveau champ, il napparat


pas encore dans la vue Liste_employs.

11 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de la colonne NumCarte et slectionnez Ajouter des
colonnes. La bote de dialogue Ajouter des colonnes
apparat.

17

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

12 Slectionnez Bonus_Pourcentage_Salaire et cliquez


sur la flche. Bonus_Pourcentage_Salaire apparat
dsormais dans la liste Champs slectionns. Cliquez
sur OK.

Gardez en tte que le ratio sera fauss pour les employs


embauchs en 2002, car ils nont pas travaill pendant une anne
complte chez Metaphor. Vous pouvez appliquer un filtre pour
masquer les enregistrements des employs embauchs en 2002.
Lorsque vous travaillez sur un projet ACL, vous
pouvez avoir besoin de redimensionner la largeur
des colonnes. Vous pouvez dplacer le sparateur de
colonnes pour ajuster la largeur de la colonne afin
quelle prenne moins de place dans la vue. Vous
pouvez galement double-cliquer sur le ct droit
dun en-tte de colonne pour redimensionner une
colonne la largeur de son affichage visible. Pour
redimensionner plusieurs colonnes la fois,
slectionnez-les, puis double-cliquez sur le ct
droit dun en-tte de colonne.

Exercices
1 Pouvez-vous faire fonctionner la commande Profiler
uniquement sur DateEmb dans Liste_employs?
Activez la commande Statistiques uniquement sur
DatesEmb.
Quels rsultats obtenez-vous ? Dans quels cas les
commandes Statistiques et Profiler sont-elles utiles ?

2 Ralisez un Tri express de Liste_employs dans la


colonne Bonus_2002.

3 Ralisez un Tri express de Agents_Metaphor dans


la colonne Comm_2002 dans lordre croissant, puis
dans lordre dcroissant. Activez Statistiques et
Profiler dans cette table.

4 Recherchez les commissions totales payes aux agents


de Metaphor en 2002.

5 Facilitez la lecture de la vue en ajustant la largeur des


colonnes et en les dplaant vers la gauche ou la droite.
Vous pouvez ajuster les colonnes nimporte quel
moment lors de votre utilisation du tutoriel.

13 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous


suggre denregistrer.

18

ACL en pratique

Rvision de chapitre

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :

Ouverture dun projet

Affichage du contenu du projet

Utilisation des commandes Statistiques et Profiler


pour analyser les donnes
Utilisation du Tri express pour classer les donnes
dans un ordre spcifique
Cration et application de filtres

Vous avez eu un bref aperu des possibilits offertes par


ACL. Au cours des prochains chapitres, vous travaillerez
sur des exemples plus complexes.

ACL en pratique

19

Chapitre 2 : Examen des donnes concernant les employs

20

ACL en pratique

C HAPITRE 3

P ARAMTRAGE DU PROJET

Crer le projet et ajouter les donnes

Dans ce chapitre...
Gestion des projets dans ACL
Importation des fichiers dans
un projet
Contrle et vrification des
donnes

Avant danalyser les transactions par carte de crdit de Metaphor Corporation,


vous devez crer un projet et accder aux donnes relatives aux cartes de
crdit.
Un projet ACL fonctionne comme un rservoir dinformations. Vous
importez dans votre projet les donnes provenant de diverses sources,
telles que des feuilles de calcul Excel, des fichiers texte, des bases de
donnes Access, des fichiers dBASE et autres. Vous importez chaque
source de donnes sous forme de table individuelle. Une fois les donnes
importes, vous pouvez les analyser.

21

Chapitre 3 : Paramtrage du projet

Dbut dun projet dans ACL


Comme vous commencez un nouveau projet danalyse de
donnes, vous devez dabord crer un projet dans ACL.
Tches
Cration dun projet dans ACL
Importation des fichiers de donnes sous forme de tables
Autres scnarios dimportation de donnes

Crer un projet dans ACL


Pour dbuter votre travail dans ACL, crez un projet. Vous
pouvez enregistrer ou fermer un projet ACL comme vous
le faites ordinairement avec un document de traitement
de texte ou une feuille de calcul.
 Crer un projet dans ACL

1 Slectionnez Fichier Nouveau Projet.


2 Dans la zone Nom du fichier, entrez
Tutoriel_ACL_Metaphor et cliquez sur

Enregistrer.
LAssistant de dfinition de donnes saffiche.
Cet Assistant sert importer des donnes dans
votre projet.
Si vous souhaitez modifier une slection effectue prcdemment
dans lAssistant de dfinition de donnes, cliquez sur
Prcdent jusqu revenir lcran en question.

22

ACL en pratique

Dbut dun projet dans ACL

Importation des fichiers de donnes sous forme


de tables
prsent que vous avez commenc un projet dans ACL,
vous allez y ajouter des donnes. Vous utilisez toujours
lAssistant de dfinition de donnes, mais la procdure
varie lgrement, selon le type de fichier que vous
importez.
Vous importez des donnes partir de chacun des six
fichiers se trouvant la section Fichiers de donnes
Metaphor page 5. ACL cre et enregistre une table
pour chaque fichier dans un fichier .fil.
Pour votre premire importation de fichier, lAssistant
de dfinition de donnes est dj ouvert car il est apparu
lorsque vous avez enregistr le nouveau projet.
Commencez par importer le fichier
Cartes_Credit_Metaphor.xls, quACL
reconnat comme un fichier Excel.
 Importer la feuille de calcul Cartes_Credit_Metaphor.xls

1 Sur lcran de lAssistant de dfinition de donnes,


cliquez sur Suivant et continuez avec lAssistant
jusqu ce que la bote de dialogue Slectionner
le fichier dfinir disparaisse. Recherchez le dossier
C:\ACL Data\Exemples de fichiers de donnes.
Si vous navez pas utilis les emplacements par dfaut
lors de linstallation, il se peut que ce dossier se trouve
un autre emplacement.

2 Double-cliquez sur Cartes_Credit_Metaphor.xls.


3 Cliquez plusieurs reprises sur Suivant afin de
progresser dans les tapes de lAssistant. ACL effectue
les slections correctes par dfaut pour que vous
nayez pas les changer. La bote de dialogue
Enregistrer le fichier de donnes sous apparat.

ACL en pratique

4 Entrez Cartes_Crdit_Metaphor. Cliquez


sur Enregistrer.
Vous obtenez une liste des champs avec une
description.

5 Cliquez sur Terminer. Lorsquun message vous


demandant denregistrer la table sans titre apparat,
cliquez sur OK.
La table Cartes_Crdit_Metaphor souvre dans ACL.
Dans cet exemple, le classeur Excel
Cartes_Credit_Metaphor.xls ne contient quune feuille
de calcul. Si un classeur Excel possde plusieurs feuilles
de calcul, vous devez slectionner la feuille de calcul
importer dans lcran Slectionner la source de
donnes de lAssistant de dfinition de donnes.
 Importer la feuille de calcul Trans_avril.xls

1 Slectionnez Fichier Nouveau Table. LAssistant


de dfinition de donnes apparat. Cliquez sur
Suivant jusqu ce que la bote de dialogue
Slectionner le fichier dfinir apparaisse.

2 Recherchez et double-cliquez sur Trans_avril.xls.


Cliquez sur Suivant.

3 Continuez avec lAssistant comme vous lavez fait


pour la table prcdente. Enregistrez cette table
sous le nom Trans_avril.

4 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK.


Les procdures suivre pour importer les autres fichiers
de donnes sous forme de tables sont similaires la
procdure dimportation de feuilles de calcul Excel.

23

Chapitre 3 : Paramtrage du projet


 Importer le fichier Codes_inacceptables.txt
Codes_inacceptables.txt possde deux colonnes Codes
et Description. Les entres des champs sont spares par
des tabulations.

Vous pouvez voir le format du fichier tel quil est dfini


dans lAssistant.

Il est prfrable dattribuer chaque champ le type de donnes


correct lorsque vous limportez dans ACL. Cependant, vous pouvez
modifier le type de donnes aprs limportation du fichier.

1 Slectionnez Fichier Nouveau Table. Cliquez


sur Suivant jusqu ce que la bote de dialogue
Slectionner le fichier dfinir apparaisse.

2 Situez et double-cliquez sur


Codes_inacceptables.txt. Cliquez sur Suivant.

3 Sur lcran Format de fichier de lAssistant de


dfinition de donnes, slectionnez Fichier texte
dlimit et cliquez sur Suivant.
Lcran Proprits du fichier dlimit de lAssistant
de dfinition de donnes apparat.

4 Slectionnez TAB dans la colonne Sparateur de


champs. Les donnes se sparent correctement en
deux champs.

5 Slectionnez Utiliser la premire ligne comme


noms de champ.
La premire ligne du fichier contient les noms de
champs, qui sont dans ce cas Codes et Description.

6 Cliquez sur Suivant et enregistrez la table sous


Codes_inacceptables.

Lcran Modifier les proprits des champs de


lAssistant apparat. Vous pouvez modifier le type
des donnes dans chaque champ. ACL a fait des
hypothses relatives aux donnes qui ne sont pas
ncessairement correctes.

7 Sur lcran Modifier proprits des champs de


lAssistant, le champ Codes est slectionn par
dfaut. Slectionnez Texte ASCII dans la liste
droulante Type.
Bien que les codes inacceptables soient composs
de chiffres, vous souhaitez quACL traite ces codes
comme des caractres, plutt que comme des
donnes numriques.

8 Cliquez sur len-tte de colonne Description de


lcran Modifier proprits des champs. Le Type

24

ACL en pratique

Dbut dun projet dans ACL

devrait tre Texte ASCII. Vous navez aucune


modification effectuer.

9 Cliquez sur Suivant.


LAssistant fournit un rsum du fichier.

10 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque vous


tes prt enregistrer la table.
La table Codes_inacceptables apparat dans ACL.
Vous pouvez faire dfiler son contenu.
 Importer le fichier Departements_Societe.txt
Ce fichier est de format similaire celui du fichier
Codes_inacceptables.txt, mais na pas de ligne den-tte.
Vous devez ajouter les noms de champs dans lAssistant
de dfinition de donnes.

1 Slectionnez Fichier Nouveau Table pour ouvrir


lAssistant de dfinition de donnes. Continuez avec
lAssistant comme pour le fichier prcdent, mais,
cette fois, slectionnez Departements_Societe.txt.
nouveau, slectionnezFichier texte dlimitsur
lcran Format de fichier. Cliquez sur Suivant.

2 Sur lcran Proprits du fichier dlimit,


dslectionnez Utiliser 1re ligne pour noms de
champ si ncessaire. Slectionnez TAB comme
Sparateur de champs.

3 Cliquez sur Suivant. La bote de dialogue Enregistrer


le fichier de donnes sous apparat.

4 Entrez Dpartements_Socit comme Nom de


fichier. Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez maintenant modifier les proprits de
champs.

ACL en pratique

5 Sur lcran Modifier proprits des champs,


entrez Nom_Dpt dans la zone de texte Nom.

6 Cliquez sur len-tte de colonne Champ 2. Entrez


Code_Dpt dans le champ Nom. Dans la liste

droulante Type, slectionnez Texte ASCII.

7 Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Terminer.


Cliquez sur OK lorsque le message apparat.
La table Dpartements_Socit souvre dans la vue.
 Importer le fichier Employes.csv

1 Slectionnez Fichier Nouveau Table pour ouvrir


lAssistant de dfinition de donnes.

2 Utilisez lAssistant pour dfinir le fichier


Employes.csv peu prs de la mme manire que le
fichier Codes_inacceptables.txt.

3 Sur lcran Format de fichier, assurez-vous quACL


importe le fichier sous forme de Fichier texte
dlimit. Cliquez sur Suivant.

25

Chapitre 3 : Paramtrage du projet

4 Sur lcran Proprits du fichier dlimit,


assurez-vous que :

Virgule est slectionn comme Sparateur


de champs.
Utiliser 1re ligne pour noms de champ
est slectionn.

5 Cliquez sur Suivant. Enregistrez le fichier sous


Employs.

6 Sur lcran Modifier proprits des champs :

message apparat. La table Codes_acceptables


souvre.
Comme vous pouvez le voir dans la Vue globale gauche
de votre projet, les donnes de chaque fichier ont t
places dans des tables diffrentes. Vous devez avoir six
tables dans votre projet :

Cartes_Crdit_Metaphor

Codes_acceptables

Changez le champ DateEmb en type Date.

Codes_inacceptables

Assurez-vous que Salaire et Bonus_2002 sont


de type Numrique (format).

Dpartements_Socit

Employes

Trans_avril

Changez le champ NumCarte et le champ NoEmp


en type Texte ASCII.

Vous pouvez changer les titres des colonnes si


vous dsirez des titres plus conviviaux. Modifier
les titres naffecte pas les noms de champs.

7 Cliquez sur Suivant. Enregistrez la table sous


Employs.

8 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le


message apparat.
La table Employs souvre.
Importez ensuite les donnes de la base de donnes
Codes_acceptables.
 Importer la base de donnes Access Codes_acceptables

1 Cliquez sur Fichier Nouveau Table. Utilisez


lAssistant de dfinition de donnes et slectionnez
le fichier Codes_acceptables.mdb.

2 Continuez utiliser lAssistant. Comme cette base de


donnes ne comprend quune table,
Codes_acceptables est slectionn automatiquement
dans la liste Slectionner la table ou vue Access.

26

3 Enregistrez la table sous Codes_acceptables.


4 Cliquez sur Terminer. Cliquez sur OK lorsque le

 Enregistrer votre projet

Cliquez sur Fichier Enregistrer le projet.


Vous pouvez galement cliquer sur le bouton
Enregistrer le projet actif dans la barre doutils.
Pour travailler efficacement avec ce tutoriel, vous devez
enregistrer votre travail lorsque vous passez dune
procdure lautre.
Tout comme avec les autres applications Windows, vous
devez enregistrer rgulirement votre travail dans ACL
lorsque vous travaillez sur un projet. De cette faon, vous
vous protgez contre la perte de votre travail en cas de
panne du systme. ACL cre automatiquement une copie
de sauvegarde du projet en cours. Il est conseill
denregistrer votre travail lorsque vous ajoutez ou
supprimez des donnes dans votre projet.

ACL en pratique

Dbut dun projet dans ACL

Tout au long du tutoriel, vous serez amen enregistrer les


modifications apportes une table, en particulier
lorsque vous passez dune table une autre table, ou
lorsque vous fermez le projet. Cliquez sur Oui pour
enregistrer le travail que vous avez effectu dans chaque
table.

Exercice
Enregistrez le projet existant sous un nouveau nom,
ACL_Tutoriel_Metaphor_Test, en utilisant Fichier
Enregistrer sous. Continuez travailler avec le projet
original, ACL_Tutoriel_Metaphor.

tout moment, vous avez la possibilit dinterrompre le tutoriel


en fermant et en enregistrant le projet.

ACL en pratique

27

Chapitre 3 : Paramtrage du projet

Contrle et vrification des


donnes
Avant de poursuivre lanalyse de vos donnes, il est
conseill de toujours les vrifier. Par exemple, si un champ
est cens contenir des dates, mais contient galement des
noms, votre analyse pourrait navoir aucun sens. ACL
possde plusieurs commandes que vous pouvez utiliser
pour vrifier vos donnes.
Tches
Vrification du type et du format de donnes.
Contrle des donnes dans une table
Documentation du travail

28

Vrification du type et du format de donnes


Avant de dbuter votre analyse, vrifiez le format de la
table pour chaque table afin de dterminer si :

Les types de donnes sont corrects pour chaque


champ.
Les champs sont correctement dfinis.

Le tableau suivant fournit des informations sur laspect


que devraient avoir les champs dans les tables et le type
de donnes qui devrait leur tre affect par ACL.
La faon dont les donnes doivent apparatre dpend
des prfrences personnelles. Par exemple, vous pouvez
dcider que tous les numros de cartes seront formats
avec des traits dunion tous les quatre chiffres. Dans ce
projet, il a t choisi dafficher une chane longue de seize
caractres.

Fichiers

Type et mise en forme des


donnes

Numros de cartes de
crdit

Chaque entre doit comprendre


16 chiffres, sans caractre
supplmentaire. Le champ doit
tre de type ASCII.

Dates

Chaque entre doit tre une date.


Selon les dates, vous pouvez
dterminer si toutes les dates
correspondent une priode
donne. Le champ doit tre de
type Date.

Montants des
transactions, charges
financires et limites de
crdit

Chaque entre doit tre numrique


avec deux dcimales. Le champ doit
tre de type Numrique.

ACL en pratique

Contrle et vrification des donnes

Noms

Codes de catgories
marchandes

Les entres ne doivent contenir que


des lettres, des espaces et des traits
dunion. Le champ doit tre de type
ASCII.
Chaque code doit tre compos de
quatre chiffres, sans caractre
superflu. Le champ doit tre de
type ASCII.

Dans ce tutoriel, vous affectez le type de donnes ASCII


aux codes de catgories marchandes et aux numros de
cartes de crdit, car vous neffectuez aucun calcul dans
ces champs. Vous avez galement besoin dun type de
donnes ASCII pour une tche que vous effectuerez plus
tard dans le tutoriel. Si vous deviez raliser des tests
mathmatiques sur les numros de cartes, vous auriez
besoin dun type de donnes Numrique.

 Visualiser et modifier des dfinitions de donnes dans


une table.

1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor.


2 Cliquez sur Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.
Cette fentre tablit des listes dinformations relatives
tous les champs de donnes, comme dfinis dans le
projet. Regardez dans Catgorie et Type pour
dterminer la faon dont les donnes ont t dfinies.
Faites dfiler la liste horizontalement pour visualiser
toutes les informations. Vous pouvez largir et
rorganiser les colonnes pour faciliter la lecture
dans la liste.

Idalement, lors dune analyse minutieuse des donnes, vous


vrifiez les donnes de tous les champs de toutes les tables du
projet. Si vous le souhaitez, vous pouvez tablir un tableau
avec les tests appropris pour tous les champs et conserver
une liste de contrle des rsultats. Chaque commande de
vrification est galement visible dans la trace.
Cependant, si vous pensez que vos donnes ont t
entres correctement, vous pouvez ignorer les tapes
de vrification ou vrifier seulement certains champs.
Souvent, vous pouvez utiliser ACL pour corriger les
donnes formates de faon incorrecte. Vous pouvez
crer des champs prtablis qui omettent par exemple
les caractres incorrects.

Les listes de champs comme celle-ci permettent de classer les


types de donnes par catgories : Caractre, Numrique, Date
ou Logique. Le type de donne ASCII, par exemple,
appartient la catgorie Caractre. Pour en savoir plus sur les
catgories de types de donnes, slectionnez Aide Index et
recherchez rfrences des types de donnes .

Dans ce chapitre, vous allez modifier les types de donnes


par dfaut quACL a slectionns, mais les donnes
prioritaires nont pas besoin dtre modifies.

ACL en pratique

29

Chapitre 3 : Paramtrage du projet

3 Parcourez la liste des champs pour dterminer si


chaque champ possde le type de donnes correct.
Le champ NumCarte devrait tre de type Caractre,
mais le N indique quil sagit de donnes numriques.
Bien que les donnes soient composes de chiffres,
vous ne raliserez pas doprations mathmatiques
avec les numros de cartes.

4 Double-cliquez sur lentre NumCarte.


5 Dans la liste droulante Type, slectionnez ASCII.
6 Cliquez sur la coche verte pour enregistrer les
modifications.

7 Fermez la fentre Format de table.

Contrler les donnes dune table


Une fois que vous avez tabli que les types et les donnes
sont correctement dfinis, vous pouvez dterminer si les
donnes correspondent au type qui leur est affect. Pour
ce faire, utilisez la commande Vrifier.
Par exemple, si vous avez une lettre dans un champ dont
le type est numrique, ou des nombres dcimaux dans un
champ de dates, la commande Vrifier indiquera des
erreurs de validit de donnes.
 Contrler les donnes dune table

1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor.


2 Cliquez sur Donnes Vrifier.
3 Cliquez sur Vrifier les champs. La bote de dialogue
Champs slectionns apparat.

4 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK.


Vous devriez voir une liste des champs que vous
souhaitez vrifier dans la liste Vrifier les champs.

5 Cliquez sur OK.


Vous ne devriez pas avoir derreurs de validit de
donnes.
Vous avez prsent vrifi tous les champs de la table.

30

ACL en pratique

Contrle et vrification des donnes

Documentation du travail
Lorsque vous travaillez sur un projet ACL, vous souhaitez
utiliser des mthodes claires. Ainsi, vous pouvez justifier
les rsultats de votre travail ou permettre quelquun de
reprendre les tches danalyse si ncessaire. Avec une bonne
documentation, vous pouvez voir en un coup dil le
travail que vous avez effectu dans ACL. Ceci facilitera
votre travail, surtout si vous tes responsable de multiples
projets danalyse.
Si vous reprenez le projet dune autre personne,
la documentation est particulirement prcieuse.
De la mme manire, si vous confiez plus tard votre
travail quelquun dautre, cette personne apprciera
de pouvoir lire lhistorique du projet.
 Ajouter et modifier les commentaires du projet

1 Slectionnez le nom du projet dans Vue globale.


2 Cliquez sur Fichier Proprits. La bote de dialogue
Proprits du projet apparat.

3 Dans longlet Commentaires, entrez la date et lheure,


ainsi quun court rsum de ce que vous prvoyez de
faire.

4 Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue


Proprits du projet.
Lorsque vous fermez la bote de dialogue, ACL enregistre
automatiquement les commentaires. Cependant, si vous
effacez les commentaires par erreur, vous ne pouvez les
rcuprez moins davoir un fichier de sauvegarde. Pour
cette raison, il est recommand dutiliser la fois une
feuille de tches et les commentaires du projet pour la
documentation.

Articles

Description

Informations utiles
O obtenir ces informations
Emplacement du dossier du
projet
Projets associs
Vrification (crer une liste de
contrle pour chaque champ
vrifi)
Noms des tables avec donnes
extraites et valides
Description de chaque tche
danalyse dans ACL
Tche danalyse n1 n...
(tapes ACL)
Rapport pour chaque objectif
Tche de rapport n1 n...
(tapes ACL)
Emplacement et description des
fichiers de donnes exports

Vous pouvez adapter la feuille de tches ci-aprs votre


projet pour garder une trace du genre danalyse que vous
avez dj ralise, et de celle que vous prvoyez de faire.
La feuille de tches est prpare et complte en dehors
dACL.
ACL en pratique

31

Chapitre 3 : Paramtrage du projet

Ajouter des commentaires sur des


enregistrements une table
Vous pouvez ajouter des commentaires des
enregistrements spcifiques d'une table. Ces
commentaires peuvent contenir des informations
susceptibles d'tre utiles pour les personnes consultant le
projet et vous pouvez galement inclure un lien d'autres
fichiers contenant des informations.

Exercice
Vrifiez les donnes pour au moins une autre table du
projet ACL_Tutoriel_Metaphor.

1 Ouvrez la table Employs. Notez les cellules


numriques qui indiquent le numro de
l'enregistrement gauche de la table.

2 Cliquez avec le bouton droit sur la cellule de


l'enregistrement 3 et slectionnez Modifier le
commentaire. La bote de dialogue Modifier le
commentaire apparat.

3 Entrez le commentaire suivant : Cet employ


quittera Metaphor Corporation la fin
de l'anne.

4 Cliquez sur OK.


Les commentaires que vous ajoutez une table n'affectent
pas les donnes de la table.

32

ACL en pratique

Rvision de chapitre

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :

Cration dun projet.

Importation des fichiers dans votre projet.

Enregistrement de votre projet.

Vrification des donnes de votre projet.

Documentation de votre travail.

Vous navez pas encore vraiment procd lanalyse des


donnes, mais vous avez mis en place le projet qui est
dsormais prt.

ACL en pratique

33

Chapitre 3 : Paramtrage du projet

34

ACL en pratique

C HAPITRE 4

D BUT DE L ANALYSE

Commencer par chercher des modles

Dans ce chapitre...
Dtermination du passif total
Extraction des numros de cartes
expirant prochainement
Recherche de transactions pour
un client
Vrification des soldes de
comptes des cartes de crdit

Jusqu prsent, vous avez observ un plan de projet, travaill sur un projet
simple, commenc un nouveau projet, ajout des donnes ce projet et
vrifi les donnes. prsent, vous allez utiliser ACL pour raliser une
analyse simple de vos donnes.
Dans ce chapitre, vous allez utiliser des procdures simples pour obtenir
des informations gnrales propos de vos donnes. Vous allez observer
les limites des cartes de crdit et les soldes de comptes afin dobtenir des
informations relatives au passif financier de Metaphor et aux modles
dutilisation des cartes de crdit.

35

Chapitre 4 : Dbut de lanalyse

Dtermination du passif total


Si tous les employs de Metaphor atteignaient la limite
de crdit de leurs cartes, quel serait le montant de la dette
totale de Metaphor ? Vous pouvez le dterminer en faisant
la somme du champ LimCrd.
Vous pouvez utiliser Somme pour faire la somme de
toutes les limites de crdit et ainsi dterminer le facteur
de risque total de la socit.
 Somme du champ LimCrd

1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor.


2 Slectionnez Analyser Total des champs. La bote
de dialogue Somme apparat.

3 Slectionnez le champ LimCrd. Vous voulez faire la


somme uniquement de ce champ, il nest donc pas
ncessaire den slectionner dautres.

4 Cliquez sur OK. Affichez longlet Somme.

Extraction des numros de cartes


expirant prochainement
Vous prvoyez de vous associer avec le service de
comptabilit afin de vous assurer que les employs qui
reoivent de nouvelles cartes de crdit ne rencontreront
pas de problmes. Dabord, vous allez filtrer tous les
numros de cartes de crdit qui expirent au plus tard
le 1er janvier 2004.
 Filtrer les numros de cartes par date dexpiration

1 Dans longlet Carte_Crdit_Metaphor, cliquez sur le


bouton Modifier le filtre de la vue active . La bote
de dialogue Modifier le filtre de la vue active apparat.

2 Dans la zone Expression, entrez le filtre suivant :


DateExp <= `20040101`

Vous pouvez cliquer sur le boutonDate et slectionner


la date, si vous prfrez ne pas entrer `20040101`
directement.

3 Cliquez sur OK.


4 Slectionnez Analyser Compter les
enregistrements. Cliquez sur OK. La barre dtat
indique que 8/200 enregistrements correspondent
au critre de date dexpiration maximale au 1er
janvier 2004.
Quel rsultat obtenez-vous ? Votre total doit tre
1 440 800.

Vous pouvez exporter les rsultats vers un autre format


de fichier si vous souhaitez les conserver. Vous pouvez
galement visualiser les rsultats dans la trace si vous
souhaitez revenir au projet ultrieurement.

36

ACL en pratique

Recherche des transactions par numro de client


Vous souhaitez envoyer les numros de ces cartes expirant
prochainement lemploy responsable des cartes de
crdit. Dans la procdure suivante, vous allez exporter
les numros des cartes de crdit vers un fichier texte.
 Exporter les numros de cartes de crdit expirant
prochainement

1 Cliquez sur Donnes Exporter vers dautres


applications. La bote de dialogue Exporter apparat.

Recherche des transactions par


numro de client
Comme vous avez t averti des dpenses relatives au
numro de client 444413, vous souhaitez obtenir des
informations sur les transactions associes ce numro.
Vous avez au moins deux manires deffectuer cette tche :

2 Slectionnez Vue. Dans la liste droulante Exporter


en tant que, slectionnez Texte.

3 Entrez un nom de fichier explicite dans la zone de


texte Vers tel que
Expiration_CCN_au_1_janvier.txt. Cliquez

sur OK.
Ensuite, vous pouvez joindre le fichier texte un message
lectronique, limprimer ou en faire ce que vous dsirez.

Crez un filtre en utilisant la fonction FIND( ) qui


recherche tous les enregistrements contenant un
champ NoClient de valeur 444413. Vous pouvez
utiliser nimporte quelle fonction dACL pour
crer un filtre ou un champ calcul. Utilisez
FIND( ) pour isoler des enregistrements spcifiques.
Crez un filtre qui tablit un NoClient gal
444413.

Vous utilisez des fonctions pour calculer soit un filtre, soit une
expression dans un champ calcul. Vous pouvez visualiser ces
fonctions dans le Gnrateur dexpression.
Cependant, avant deffectuer la recherche, contrlez les
types de donnes attribus aux champs dans la table
Trans-avril. Comme vous avez import les donnes
partir dExcel, ACL a fait des hypothses par dfaut
concernant les types de donnes pour les champs. Vous
pouvez tre amen changer certains types de donnes.
 Modifier les types de donnes Trans_avril

1 Ouvrez la table Trans_avril.


2 Cliquez sur Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.

ACL en pratique

37

Chapitre 4 : Dbut de lanalyse


 Utiliser la fonction FIND( ) pour trouver des
enregistrements de clients

1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton


Modifier le filtre de la vue active . La bote de
dialogue Modifier le filtre de la vue active apparat.

2 Dans la zone Expression, entrez cette expression :


FIND("444413";NoClient)

Des guillemets entourent 444413 car le champ


NoClient est de type ASCII.

3 Cliquez sur le bouton Vrifier. Un message indiquant

Le champ Montant possde le type de donnes


correct NUMERIC.
Les champs NumCarte et Codes devraient tre
modifis pour avoir un type de donnes ASCII.
Les champs NoClient et Description et possdent
le type de donnes correct ASCII.
Le champ Date_trans possde le type de donnes
correct DATE.

3 Double-cliquez sur NumCarte. Dans la liste


droulante Type, slectionnez ASCII. Cliquez sur
la coche verte. Rptez lopration pour Codes.

4 Fermez la fentre Format de table.

que cette expression est valide apparat. Cliquez sur


OK. Si lexpression nest pas valide, corrigez-la et
vrifiez-la nouveau. Bien que vous ne soyez pas
oblig de vrifier les expressions que vous crez,
il est recommand de le faire.

4 Cliquez sur OK. Faites dfiler vers la droite pour


vrifier que le NoClient ne contient que des valeurs
de 444413.

5 Slectionnez Analyser Compter les enregistrements.


Cliquez sur OK. 26/281 enregistrements ont une
valeur NoClient de 444413. Dans une analyse
normale, vous tenteriez probablement de dterminer
qui est ce client. Mais, les fichiers de donnes associs
au tutoriel ne contiennent pas cette information.

prsent que vous avez contrl et corrig les types de


donnes, vous pouvez utiliser la fonction FIND( ).

38

ACL en pratique

Recherche des transactions par numro de client


Lorsque vous appliquez un filtre des donnes et que
vous souhaitez enregistrer les rsultats, vous avez
plusieurs possibilits. Vous pouvez :

Vous pouvez galement utiliser FIND( ) pour rechercher


des sous-chanes lintrieur dun champ. Par exemple,
le filtre FIND("00";NoClient) permet disoler toutes les
instances dans lesquelles 00 apparat dans le champ
Numro client, que ce soit au dbut, au milieu ou la
fin du champ.
 Mettre en place directement un filtre

1 Activez la table Trans_avril et cliquez sur le bouton


Enlever le filtre

Extraire les enregistrements filtrs et les envoyer


vers une autre table.
Crer un rapport contenant les enregistrements
filtrs.
Appliquer nouveau le filtre aux donnes
originales lorsque vous souhaitez nouveau les
consulter.

Tant que vous possdez les donnes originales, vous


pouvez toujours appliquer nouveau le filtre afin
dafficher nouveau les donnes filtres.
ACL propose gnralement plusieurs mthodes pour
effectuer une tche spcifique. Si vous voulez tre certain
que votre raisonnement est correct, vous pouvez effectuer
une tche de diffrentes manires et observer si vous
obtenez chaque fois le mme rsultat.

2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue


active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat. Entrez lexpression :
NoClient = "444413"

3 Cliquez sur OK.


Vous obtenez exactement le mme rsultat avec ce
filtre quavec la fonction FIND( ).

4 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre

ACL en pratique

39

Chapitre 4 : Dbut de lanalyse

Vrification des soldes de


comptes des cartes de crdit
Vous pouvez obtenir une vue globale de vos donnes
pour connatre les zones risque. Par exemple, vous
souhaiterez rechercher les soldes de comptes les plus
levs ou excdant une certaine limite. Vous pouvez
utiliser ces informations comme des indicateurs de
problmes potentiels pour lutilisation des cartes de
crdit des employs.

3 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue


active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat.

4 Entrez cette expression dans la zone Expression :


NouvSolde > 2000

5 Cliquez sur OK.


Les soldes suprieurs 2000 sont lists par ordre
dcroissant.

Un moyen de dterminer le nombre dutilisateurs


de cartes ayant un solde lev serait de filtrer les
enregistrements, afin de mettre en valeur ceux qui
possdent un NouvSolde suprieur 2000 et un
NouvSolde suprieur 1000. Vous pouvez galement
classer les soldes pour les visualiser ensuite par ordre
dimportance.
 Filtrer le champ NouvSolde pour trouver les soldes
suprieurs 1000 ou 2000

1 Ouvrez la table Cartes_Crdit_Metaphor. Cliquez


sur Oui si ACL vous suggre denregistrer les
modifications apportes la table Trans_avril.

2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de colonne NouvSolde. Il se peut que vous deviez faire
dfiler limage pour trouver la colonne. Slectionnez
Tri express dcroissant.
ACL liste les soldes de comptes par ordre dcroissant,
avec la valeur la plus haute comme premire valeur.
En faisant dfiler la table, vous pouvez vous faire une
ide des diffrents soldes de comptes.

6 Slectionnez Analyser Compter les


enregistrements. Cliquez sur OK.
La barre dtat rvle 53/200 enregistrements
ayant un montant NouvSolde suprieur 2000 .
Ensuite, vous allez changer de filtre pour observer
les enregistrements ayant un montant NouvSolde
suprieur 1000 .

7 Dans le champ Filtre en haut de la vue, changez le


filtre en NouvSolde > 1000 et appuyez sur ENTRE.

8 Slectionnez Analyser Compter les


enregistrements. Cliquez sur OK.
Vous devriez avoir 65 enregistrements correspondant
au critre.

40

ACL en pratique

Exercices
Vous pouvez stipuler plusieurs conditions dans
votre filtre. En plus des montants des transactions,
les montants inscrits dans les champs MontEchu
et FraisFin pourraient rvler un problme avec
lutilisation des cartes de crdit. Daprs le document
Directives.doc, les utilisateurs de cartes de crdit
Metaphor doivent rembourser leur solde tous les mois.

9 Modifier le filtre comme suit :


(NouvSolde > 1000) OR (MontEchu > 0) OR
(FraisFin > 0)

10 Comptez les enregistrements filtrs. Vous devez en


avoir 89.

Exercices
1 Extrayez les enregistrements dont la valeur
NouvSolde est suprieure 1000 et envoyez-les
vers une nouvelle table pour une analyse future.

2 Quelle est la diffrence entre le nombre total de


transactions et le nombre de transactions dont
la valeur NouvSolde est suprieure 2000 ?

3 Parmi les numros de cartes de crdit ayant une


valeur NouvSolde suprieure 2000, combien
ont un MontEchu suprieur zro ?

4 Cherchez les numros de cartes ayant une valeur


NouvSolde nulle. Exportez-les vers un fichier.

Si vous le souhaitez, vous pouvez extraire les fichiers


filtrs et les envoyer vers une nouvelle table, ou imprimer
un rapport.

5 Recherchez dans la table Carte_Crdit_Metaphor

Vous dcidez ensuite de tenter un autre Tri express pour


trouver les cartes de crdit dont les montants sont arrivs
chance.

6 Selon les conditions du programme de cartes de

 Tri express dans MontEchu

1 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre .


2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
MontEchu et slectionnez Tri express dcroissant.

3 Faites dfiler les enregistrements. Remarquez que


beaucoup de porteurs de cartes ont des frais payer
et quils ont dpass les chances.
Ces procdures sont des exemples simples de la faon
dont ACL peut analyser un grand nombre de donnes.
Comme votre travail est facilit par ACL, vous allez sans
doute penser dautres moyens danalyser vos donnes.

ACL en pratique

tous les numros de cartes avec une valeur NouvSolde


ngative. Exportez-les vers un fichier Access.
crdit, Metaphor peut viter des frais financiers si les
employs soumettent leurs reus temps au service de
comptabilit. Metaphor souhaite dterminer combien
dargent la socit perd inutilement pour cause de
frais financiers. Faites la somme du champ FraisFin.
De mme, combien de porteurs de cartes ont une
valeur FraisFin suprieure 10,00 ?

7 Metaphor souhaite connatre le total de tous les soldes


actuels. Dans la table Carte_Crdit_Metaphor, faites
la somme du champ NouvSolde.

8 Metaphor songe rduire sa limite de crdit la plus


haute. Combien de numros de cartes de crdit ont
des limites de crdit suprieures 10 000 ?

41

Chapitre 4 : Dbut de lanalyse

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :

42

Calcul du passif total des cartes de crdit de


Metaphor.
Recherche des numros de cartes de crdit
expirant prochainement et extraction et envoi vers
un fichier texte.
Recherche des transactions associes un client
particulier.
Contrle du champ NOUVSOLDE afin de
dterminer le nombre de transactions ayant
dpass une certaine limite.

ACL en pratique

C HAPITRE 5

E XAMEN DES MODLES DE DPENSES

Dterminer les informations relatives aux dpenses

Dans ce chapitre...
Recherche des dpenses totales
pour chaque code de catgorie
Dtermination des informations
spcifiques aux transactions

Dans les chapitres prcdents, vous avez travaill avec ACL pour vous
familiariser avec les donnes et vous avez ralis quelques analyses
prliminaires de ces donnes. prsent, le service de comptabilit de
Metaphor Corporation souhaite que vous lui apportiez des informations
relatives aux modles de dpenses pour les transactions effectues au mois
davril. Si vous tes capable dtablir un plan danalyse utile, il vous sera
demand de raliser des analyses pour dautres mois.
Une fois que vous aurez fourni les informations relatives aux modles de
dpenses, Metaphor pourra peut-tre faire des conomies en ne choisissant
dans certains cas quun seul vendeur, ou en obtenant des prix de gros ou en
limitant encore davantage les catgories acceptables de transactions. Vous
observerez galement les dpenses par client afin que Metaphor puisse
utiliser vos rsultats pour dterminer si largent est dpens de faon efficace.

43

Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

Recherche des dpenses totales


pour chaque code de catgorie
Vous commencez votre analyse en totalisant le montant
total de toutes les transactions pour chaque code de
catgorie. Votre objectif est dexaminer ces rsultats
afin davoir des ides pour une analyse plus pousse.
Tches
Totalisation des dpenses totales pour chaque code de catgorie
Isolation des transactions effectues pour les frais de transports
ariens, dhtels et de location de voitures
Isolation des dpenses de loisirs particulires

Totalisation des dpenses totales pour chaque


catgorie
En totalisant les montants des transactions pour chaque
code de catgorie marchande, vous pouvez voir combien
dargent a t dpens pour des compagnies ariennes
spcifiques et des chanes dhtels spcifiques. Toutes les
dpenses de restauration, par contre, seront classes sous
un seul code. Certains codes de catgories marchandes
sont prcis, alors que dautres sont plus larges.
 Totalisation des montants des transactions par Codes
de catgories

1 Ouvrez la table Trans_avril.


2 Slectionnez Analyser Totaliser. La bote de
dialogue Totaliser apparat.

3 Dans la liste Totaliser sur, slectionnez Codes.


4 Dans la liste Champs de sous-total, slectionnez
Montant. Vous souhaitez faire le total des montants
dpenss dans chaque code de catgorie.

5 Dans la liste Autres champs, slectionnez


Description. Vous voulez voir quoi correspondent
les codes dans la nouvelle table.

44

ACL en pratique

Recherche des dpenses totales pour chaque code de catgorie

6 Dans longlet Sortie slectionnez Fichier. Dans la


zone de texte Nom, entrez Trans_par_code et
cliquez sur OK.
Les rsultats totaux sont extraits et envoys vers la
table Trans_par_code.
Visualisez la nouvelle table. Notez que le champ COUNT
indique le nombre de transactions par code. Vous pouvez
effectuer un Tri express dcroissant dans le champ
Montant pour voir o le plus dargent a t dpens. Vous
pouvez galement utiliser cette table pour une analyse
plus pousse.

Isolation des transactions par catgories


Metaphor souhaite que vous observiez avec attention le
montant total dpens pour des sjours lextrieur de la
ville au mois davril, en particulier pour les billets davion,
le logement sur place et la location de voiture.
Htels, motels, location de voiture et billets davion se
situent exclusivement dans la srie de codes compris entre
3000 et 3750. Toutes les transactions caractrises par ces
codes se rfrent normalement aux dplacements
effectus par les employs de Metaphor.
Vous pouvez isoler ces dpenses en filtrant et affichant
toutes les transactions dont les codes sont compris entre
3000 et 3750 inclus.
Lun des moyens pour isoler cette information est dutiliser
la fonction BETWEEN( ) (entre) dans le champ Codes.
BETWEEN( ) fonctionne avec des donnes numriques,
des dates et des caractres, et prend la forme suivante :
BETWEEN(valeur;min;max)

Cette table rcapitulative est utile pour afficher les


montants dpenss dans les compagnies ariennes,
les chanes dhtels, les agences de location de voitures
et les autres catgories. Cependant, elle ne vous indique
pas le montant total dpens pour chaque voyage en
avion, sjour lhtel ou location de voiture ni le montant
total dpens pour les dplacements.
Souvent, lorsque vous effectuez une tche analytique
pour la premire fois, vous nobtenez pas prcisment les
rsultats que vous souhaitez. Cependant, vous pouvez
utiliser ces rsultats pour vous aider trouver un moyen
dobtenir des rsultats plus cibls.

ACL en pratique

Vous utiliserez la fonction BETWEEN( ) pour capturer


toutes les transactions dont les codes sont compris entre
3000 et 3750. Dans la table Trans_avril , le champ Codes
comprend des espaces supplmentaires. Il vous faudra
donc utiliser la fonction ALLTRIM( ) pour rduire le
champ Codes.
 Utiliser la fonction BETWEEN( ) pour trouver les
transactions dans une plage donne

1 Ouvrez la table Trans_avril.


2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue
active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat.

45

Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

3 Entrez cette expression dans la zone Expression :


BETWEEN(ALLTRIM(Codes);"3000";"3750")

4 Cliquez sur Vrifier. Un message indiquant que cette

Pour faciliter une analyse plus pousse de ces


transactions, vous pouvez extraire les transactions
filtres et les envoyer vers une autre table.

expression est valide apparat. Cliquez sur OK.

8 Slectionnez Donnes Extraire les donnes.

Si lexpression nest pas valide, observez-la nouveau


attentivement, surtout au niveau des guillemets,
et effectuez les modifications ncessaires.

9 Vrifiez que Enregistrement est slectionn. Entrez

5 Cliquez sur OK. La bote de dialogue Modifier le


filtre de la vue active se ferme. prsent, vous avez
une vue filtre des transactions qui affiche les
transactions dont les Codes de catgories
marchandes sont compris entre 3000 et 3750.

La bote de dialogue Extraire apparat.


Trans_avril_dplacement dans le champ Vers.

Cliquez sur OK.


Vous pouvez prsent effectuer des analyses plus
pousses de ces transactions filtres. Par exemple,
vous pouvez dterminer uniquement les montants
dpenss pour les billets davion. Comme les codes
de catgories marchandes pour les billets davion
sont compris entre 3000 et 3299, vous pouvez utiliser
la fonction BETWEEN( ) pour trouver les valeurs
comprises entre 3000 et 3299.

6 Slectionnez Analyser Compter les


enregistrements. Cliquez sur OK. Combien
denregistrements correspondent ce critre ?

7 Slectionnez Analyser Total des champs. La bote


de dialogue Somme apparat. Slectionnez le champ
Montant. Cliquez sur OK.
ACL affiche le total de toutes les transactions pour les
billets davion, les logements et la location de voitures.
Vous devriez avoir un total de 47 248,27.

46

ACL en pratique

Recherche des dpenses totales pour chaque code de catgorie

Isolation des dpenses de loisirs particulires


Jusqu prsent vous avez tudi les dpenses lies aux
dplacements pour le mois davril. Metaphor souhaite
maintenant que vous examiniez les dpenses lies au
golf et aux boissons. Il vous faut pour cela isoler les
transactions dont le code de catgorie marchande se
rfre au golf ou aux boissons.
La fonction MATCH( ) vous donne les moyens
dappliquer plusieurs filtres une table. Les filtres doivent
tous tre associs un champ, qui est Codes dans cet
exemple. Vous pourriez obtenir les mmes rsultats en
utilisant un filtre avec plusieurs instructions OU, mais ce
filtre serait plus difficile mettre en place et comprendre
immdiatement.
nouveau, utilisez ALLTRIM( ) pour rduire le nombre
de codes avant de les comparer.

4 Cliquez sur OK.


5 Comptez les enregistrements. La barre dtat indique
que 11/281 enregistrements correspondent aux
paramtres MATCH( ).

Vous pouvez utiliser la commande Total pour obtenir


les dpenses totales dans ces deux catgories. Si vous le
souhaitez, vous pouvez appliquer dautres filtres. Vous
pouvez galement extraire les transactions vers une
nouvelle table.

 Utilisez la fonction MATCH( ) pour isoler les dpenses de


loisirs.

1 Ouvrez Trans_avril.
2 Cliquez sur le bouton Modifier le filtre de la vue
active . La bote de dialogue Modifier le filtre
de la vue active apparat.

3 Dans la zone Expression entrez lexpression suivante :


MATCH(ALLTRIM(Codes);"5813";"7992")

Notez que la syntaxe pour la fonction MATCH( ) est :


MATCH (Valeur_comparaison; test1; test2
<;test3 ...> )

Le code pour les dpenses de boisson est 5813.


Le code pour les Parcours de golf est 7992.
Vous pouvez ajouter plus de paramtres MATCH( )
pour rechercher plus de codes si vous le souhaitez.

ACL en pratique

47

Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

Exercices
1 Faites le total des diffrentes dpenses de transports
ariens, dhtels et de location de voitures

2 Faites la somme des dpenses correspondant aux vols


effectus avec British Airways.

3 Totalisez les dpenses de restauration. Combien


dargent la socit a-t-elle dpens dans les
restaurants, les restaurants de restauration rapide
et lapprovisionnement en nourriture, la fois
sparment et ensemble ?

4 Utilisez MATCH( ) pour trouver les transactions


factures aux services internes. Les services internes
ont des numros de clients qui commencent par zro.

5 Dterminez quel pourcentage des montants totaux


de transactions est factur aux services internes et
quel pourcentage est factur des clients extrieurs.

Liste des montants pour chaque


numro de carte
prsent que vous avez une liste complte des transactions,
vous souhaitez dterminer les montants totaux de
transactions pour chaque numro de carte pour le mois
davril. Vous pouvez obtenir cette information laide
de la commande Classer.
 Utiliser la commande Classer

1 Ouvrez la table Trans_avril. Enlevez tous les filtres,


si certains sont appliqus.

2 Slectionnez Analyser Classer.


3 Slectionnez NumCarte dans la liste Classer sur.
Cliquez sur Montant dans la liste Champs de
sous-total.

4 Dans longlet Sortie slectionnez Fichier. Entrez


Trans_avril_par_NCC dans le champ Nom.
Cliquez sur OK. Visualisez la nouvelle table.

La table Trans_avril_par_NCC tablit une liste des


montants de transactions accumuls par numros de
cartes. Le champ COUNT tablit une liste du nombre
de transactions par numro de carte.

48

ACL en pratique

Liste des montants pour chaque numro de carte

5 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne


Pourcentage du comptage et slectionnez
Supprimer les colonnes slectionnes. Faites de
mme pour la colonne Pourcentage du champ..

Exercice
Utilisez la commande Classer pour crer une table
tablissant la liste des transactions totales par
numros de clients.

6 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous


suggre denregistrer.

ACL en pratique

49

Chapitre 5 : Examen des modles de dpenses

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :

50

Dtermination des montants totaux de


transactions pour chaque code de catgorie
marchande.
Dtermination des montants des transactions
pour des catgories de dpenses spcifiques.
Dtermination des montants totaux de
transactions par numros de cartes de crdit.

ACL en pratique

C HAPITRE 6

A NALYSE DES TRANSACTIONS

Identification des transactions inacceptables

Dans ce chapitre
Dtermination des transactions
inacceptables
Identification des employs qui
ont effectu ces transactions
inacceptables

Jusqu prsent, vous avez ralis une tude et une analyse prliminaires des
donnes de Metaphor dans vos projets ACL. prsent, vous allez dterminer
si les employs de Metaphor utilisent leurs cartes de crdit de la socit pour
effectuer des achats non-autoriss et acqurir des articles et des services
interdits.

Prsentation des rsultats

51

Chapitre 6 : Analyse des transactions

Dtermination des transactions


inacceptables
Metaphor Corporation a cr trois catgories de codes de
transactions, bases sur la liste des codes de catgories
marchandes. Ces catgories sont :

Acceptable

Inacceptable

propos des commandes Joindre et Relations


Lorsque votre projet comprend plusieurs bases de
donnes, il peut tre utile de savoir si les valeurs dun
champ particulier figurent dans plus dune table.
Exemples :

Sous condition (ncessitant une autorisation


pralable)

Lune des tables rpertorie les codes acceptables et lautre


les codes inacceptables. Les codes rpertoris dans
aucune des tables sont les codes sous condition.

Pour trouver toutes les transactions inacceptables,


procdez comme suit :
Tches
Vrification de labsence derreurs flagrantes dans les tables de codes
Identification des transactions dont les codes sont inacceptables
Identification des employs ayant effectu des transactions
inacceptables
Constitution dun rapport de vos rsultats

Si vous dirigez une agence de voyage, vous


possdez certainement une liste de clients ayant
achet des billets davion et une liste de clients
ayant rserv et pay des chambres dhtel. Vous
pouvez dterminer le nombre de clients ayant
la fois achet des billets davion et rserv des
chambres dhtel avec votre agence.
Si vous travaillez au service marketing dun grand
magasin, vous possdez certainement une liste de
clients ayant dpens plus de 2000 dans votre
magasin lanne dernire et une liste de clients
ayant obtenu un remboursement de plus de
1000 . Vous pouvez la fois dterminer les clients
qui ont dpens plus de 2000 lan dernier et ont
galement obtenu un remboursement de plus
de 1000 .

Vous pouvez utiliser les commandes Joindre et Relations


pour comparer les tables et combiner les donnes
provenant des tables. Avec ces commandes, vous pouvez :

Trouver les valeurs de champs figurant dans une


table mais pas dans une autre.
Trouver les valeurs de champs qui existent dans les
deux catgories de tables.
Combiner des champs spcifiques provenant de
deux tables sources.

La commande Joindre cre une nouvelle table qui


contient des donnes provenant des deux tables dorigine.
La table qui en rsulte ressemble nimporte quelle autre
table de donnes de votre projet.

52

ACL en pratique

Dtermination des transactions inacceptables

La commande Relations ne combine pas physiquement


les deux tables mais cre un lien virtuel entre au moins
deux tables. Vous pouvez utiliser les champs des tables
associes comme si tous les champs appartenaient la
mme table. Vous pouvez crer des expressions qui
utilisent des champs de lune des tables associes. Vous
pouvez ajouter des champs dune table associe la vue
dune autre table associe afin de pouvoir examiner les
champs des deux tables en une seule vue. Si vous le
souhaitez, vous pouvez ensuite extraire un ou plusieurs
champs des tables associes et les envoyer vers une
nouvelle table.
Comme la commande Joindre cre une nouvelle table
base sur les deux tables originales, vous utiliserez plutt
la commande Relations si les tables originales sont trs
volumineuses.
Pour en savoir plus propos de Joindre et Relations, slectionnez
Aide Index et recherchez combinaison de tables .

Vrification de labsence derreurs flagrantes


dans les tables de codes
Avant dutiliser les tables de codes pour vrifier les
transactions, vrifiez quelles ne contiennent pas derreurs
flagrantes. Vous utiliserez la commande Joindre pour
dterminer si les tables Codes_acceptables et
Codes_inacceptables ont des codes en commun.
Avant dutiliser la commande Joindre, assurez-vous
que les champs-cls des deux tables sont des champs
de caractres de la mme longueur.
 Comparer les longueurs et types de champs-cls

1 Ouvrez la table Codes_inacceptables.


2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.
La liste des champs montre que le type du champ
Codes est ASCII. La longueur du champ est gale la
longueur du nom du champ ou celle de la valeur la
plus longue du champ, quelle que soit sa longueur.

3 Fermez la fentre Format de table.


4 Ouvrez la table Codes_acceptables.
5 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.
La liste de champs montre que le type du champ
Codes est ASCII, mais la longueur du champ est 50.
Les codes de catgories marchandes font chacun quatre
caractres de long. Chacun de ces champs Codes
comporte des espaces inutiles. Vous devez harmoniser les

ACL en pratique

53

Chapitre 6 : Analyse des transactions

deux champs en crant des champs de code calculs dans


chaque table. Ces nouveaux champs vont :

contenir les quatre chiffres du champ Codes sous


forme de caractres ;
avoir une longueur de champ de 4 caractres.

Vous pouvez ensuite raliser la jointure en utilisant les


champs calculs comme champs cls.
 Crer un champ calcul dans les tables Codes_acceptables
et Codes_inacceptables

1 Ouvrez la table Codes_acceptables si elle nest pas


encore ouverte.

2 Ouvrez la fentre Format de table et cliquez sur le


bouton Ajouter une nouvelle expression

3 Dans la zone de texte Nom, entrez


Codes_sub_acceptables.

4 Cliquez sur f(x) pour ouvrir le Gnrateur


dexpression. Dans la zone de texte Expression,
entrez :
SUBSTR(ALLTRIM(Codes);1;4)

La fonction ALLTRIM( ) limine les espaces


superflus qui apparaissent gauche ou droite
du champ Codes.
La fonction SUBSTR( ) lit les quatre premiers
caractres du champ Codes.

5 Cliquez sur la coche verte. Le nouveau champ,


Codes_sub_acceptables, apparat dans la fentre
Format de table. Vrifiez que la catgorie de
caractres est C et que la longueur de champ est 4.

6 Fermez la fentre Format de table.


Vous pouvez prsent ajouter le champ
Codes_sub_acceptables la vue.

54

7 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de colonne Codes. Cliquez sur Ajouter des colonnes.
La bote de dialogue Ajouter des colonnes apparat.
Double-cliquez sur Codes_sub_acceptables et
cliquez sur OK
La colonne Codes_sub_acceptables apparat dans
la vue.

8 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous


suggre denregistrer.

9 Ouvrez la table Codes_inacceptables. Rptez les


tapes 2-7 mais, cette fois-ci, appelez le champ calcul
Codes_sub_inacceptables.
prsent que les champs cls sont harmoniss, vous
pouvez joindre les tables en utilisant le champ
Codes_sub_inacceptables de la table
Codes_inacceptables et le champ
Codes_sub_acceptables de la table Codes_acceptables.
 Dterminer les ventuels codes communs entre les tables

1 Ouvrez la table Codes_inacceptables.


2 Slectionnez Donnes Joindre des tables.
La bote de dialogue Joindre apparat.

3 Dans la liste Table secondaire, slectionnez


Codes_acceptables.

4 Slectionnez Codes_sub_inacceptables en tant que


Cl primaire. Slectionnez Codes_sub_acceptables
en tant que Cl secondaire.

5 Slectionnez Codes_sub_inacceptables et
Description dans la liste Champs primaires.
Si certains codes se trouvent dans les deux tables,
vous serez en mesure de voir leur description.

6 Slectionnez Prtrier la table secondaire.

ACL en pratique

Dtermination des transactions inacceptables

7 Entrez Codes_dans_deux_tables dans le champ


Vers. Il sagit du nom de la nouvelle table qui sera
cre.

Identification des transactions inacceptables


La table Trans_avril contient les champs suivants :

NumCarte

Montant

Date_Trans

Codes

NoClient

Description

La table Codes_inacceptables contient les champs


suivants :

8 Dans longlet Plus, slectionnez Enregistrement


primaires correspondants et assurez-vous quaucune
autre option Joindre catgories nest slectionne.
Cliquez sur OK.

9 ACL affiche la nouvelle table. Celle-ci devrait


tre vide.
Bien que la table soit vide, vous devriez tout de mme
la compter, afin denregistrer les rsultats dans la trace
de commande et conserver une piste de vrification.

10 Slectionnez Analyser Compter les


enregistrements. Cliquez sur OK.
tant donn que la table Codes_dans_deux_tables ne
contient aucun enregistrement, vous savez quaucun des
codes napparat la fois dans les tables
Codes_inacceptables et Codes_acceptables. Les tables
de codes originales ne prsentent aucune erreur flagrante,
vous pouvez donc les utiliser pour votre analyse.

Codes

Description

Codes_sub_inacceptables (champ calcul)

Pour identifier les transactions inacceptables, il vous faut


associer la table Trans_avril la table
Codes_inacceptables. Cependant, assurez-vous dabord
que les champs-cls de chaque table sont tous les deux de
type ASCII et quils ont tous les deux la mme longueur.
Dans la section prcdente, vous avez cr un champ
calcul nomm Codes_sub_inacceptables dans la
table Codes_inacceptables. Vous savez que le champ
Codes_sub_inacceptables a une longueur de 4 caractres
et quil appartient la catgorie C, cest--dire la
catgorie Caractre. Vous devez vrifier le champ
Codes dans la table Trans_avril pour contrler le
type et la longueur des donnes.
 Afficher le format de la table Trans_avril

1 Ouvrez la table Trans_avril.


2 Slectionnez Modifier Format de table.
ACL en pratique

55

Chapitre 6 : Analyse des transactions

La liste des champs vous indique que le champ


Codes est de catgorie C, mais quil a une
longueur de champ de 7.

Double-cliquez sur Codes_sub_avril. Cliquez sur


OK.

Vous devez crer un champ calcul dans la table


Trans_avril qui rduit le champ Codes et a une
Longueur de 4. Vous pouvez ensuite utiliser ce
nouveau champ calcul comme champ-cl pour
associer Codes_inacceptables et Trans_avril.
 Cration dun champ calcul dans Trans_avril

1 Dans la fentre Format de table, cliquez sur le


bouton Ajouter une nouvelle expression

2 Entrez le nom Codes_sub_avril.


3 Cliquez sur f(x). Le Gnrateur dexpression
apparat.

4 Dans la zone de texte Expression, entrez :


SUBSTR(ALLTRIM(CODES);1;4)

5 Cliquez sur OK.

Ensuite, dterminez si certaines des transactions du mois


davril ont des codes inacceptables. La premire tape
consiste isoler les transactions inacceptables en
comparant les codes de transactions des deux tables.
 Utiliser la commande Relations pour identifier les
transactions inacceptables

1 Activez la table Trans_avril et slectionnez Donnes


Associer des tables. La bote de dialogue Relations
apparat.

6 Cliquez sur la coche verte. Fermez la fentre Format


de table.
Vous pouvez prsent ajouter le champ
Codes_sub_avril la vue.

7 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de colonne Codes. Cliquez sur Ajouter des colonnes.
La bote de dialogue Ajouter des colonnes apparat.

56

ACL en pratique

Dtermination des transactions inacceptables

Si le message Mise en route apparat galement,


slectionnez Ne plus afficher cette bote de dialogue
et cliquez sur OK.

Modifier la relation. Slectionnez les champs que


vous souhaitez relier et cliquez sur OK.

5 Cliquez sur Terminer.


Ensuite, vous allez ajouter le champ
Codes_sub_inacceptables provenant de la table
Codes_inacceptables la vue.

6 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de colonne Codes_sub_avril. Cliquez sur Ajouter
des colonnes. La bote de dialogue Ajouter des
colonnes apparat.

2 Cliquez sur Ajouter une table.


3 Double-cliquez sur Codes_inacceptables. La table
Codes_inacceptables apparat dans la bote de
dialogue Relations.
Pour rorganiser les tables au sein de la bote de dialogue
Relations dplacez les tables avec votre souris ou cliquez sur
le bouton droit et slectionnez Rorganiser les tables.

7 Dans la liste droulante partir de la table,


slectionnez Codes_inacceptables. Les champs de la
table Codes_inacceptables apparaissent dans la liste
Champs disponibles.

8 Agrandissez la colonne Nom pour pouvoir visualiser


les noms de champs. Double-cliquez sur
Codes_inacceptables.Codes_sub_inacceptables.

4 Cliquez sur le champ Codes_sub_avril dans la table


Trans_avril et faites-le glisser vers
Codes_sub_inacceptables dans la table
Codes_inacceptables.

9 Cliquez sur OK.


prsent que vous avez dans la vue le champ
Codes_sub_inacceptables de la table
Codes_inacceptables, les enregistrements sans codes
inacceptables affichent des blancs dans le champ
Codes_sub_inacceptables.
Si vous vous trompez en reliant les champs, cliquez
avec le bouton droit de la souris et slectionnez

ACL en pratique

Vous pouvez appliquer un filtre pour afficher uniquement


les transactions inacceptables.

57

Chapitre 6 : Analyse des transactions


 Appliquer un filtre pour afficher les transactions
inacceptables

1 Slectionnez et cliquez avec le bouton droit de la


souris sur nimporte quelle entre vide du champ
Codes_sub_inacceptables. Slectionnez Filtre
express Diffrent de.
Vous avez filtr tous les enregistrements ayant des
entres vierges dans le champ
Codes_sub_inacceptables. prsent ACL affiche
uniquement des enregistrements ayant des codes
inacceptables.

piste de vrification. Vous devez avoir sept


transactions inacceptables.
En examinant les rsultats, vous pouvez voir que
quatre transactions inacceptables ont t effectues
le 14 avril.
Vous pouvez crer un filtre de date et compter le
nombre denregistrements afin de consigner cette
information dans la trace.

3 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquACL vous


suggre denregistrer.

2 Supprimez les champs Codes_sub_avril et Codes


de la vue.

3 Slectionnez Analyser Compter les


enregistrements. Cliquez sur OK. Il y a 7/281
transactions inacceptables.
Ensuite, extrayez ces enregistrements et envoyez-les
vers une nouvelle table.
 Extraire et envoyer les enregistrements vers une
nouvelle table

1 Slectionnez Donnes Extraire les donnes.


La bote de dialogue Extraire apparat.

2 Dans la bote de dialogue Extraire slectionnez


Enregistrement. Dans le champ Vers, entrez
Trans_avril_inacceptables. Cliquez sur OK.
Cliquez sur Oui lorsque vous tes invit enregistrer
les modifications apportes Trans_avril.
La nouvelle table apparat dans la vue. Ajustez si
ncessaire la largeur des colonnes et rorganisez les
colonnes comme vous le souhaitez.
Utilisez la commande Compter pour compter le
nombre de transactions inacceptables, afin de
consigner ce nombre dans la trace et de crer une

58

ACL en pratique

Identification des employs

Identification des employs


prsent que vous avez eu la confirmation que certaines
transactions ont des codes inacceptables, vous allez
dterminer les employs qui ont ralis ces achats.
Vous pouvez galement dterminer les services
auxquels appartiennent ces employs.
Vous pouvez obtenir des informations provenant de
plusieurs tables et les combiner dans une seule vue.
Le but est de signaler :

Le nom de lemploy

Son numro de carte de crdit

Son service

Le montant de la transaction

La date de la transaction

Le code de la transaction

La description du code de la transaction

Tches
Dtermination du service dans lequel travaillent les employs dont
les cartes ont t utilises pour effectuer des transactions
inacceptables
Cration dune liste des employs dont les cartes ont t utilises
pour des transactions inacceptables
Cration dun rapport des employs dont les cartes ont t utilises
pour des transactions inacceptables

Identification du service des employs


Votre premire tche est dassocier chaque employ son
service.

La table Dpartements_Socit contient les codes


des services et leurs noms (environ 800 000),
qui peuvent tre consults.
La table Employs contient le champ NoEmp,
qui commence par le premier chiffre du code du
service.

En comparant le premier chiffre du code de lemploy au


premier chiffre du code du service de la socit, vous
pouvez dterminer le service auquel lemploy appartient.
Pour effectuer cette comparaison, crez un champ calcul
dans chaque table, qui prend en compte le premier chiffre
des valeurs de Code_Dpt . Ensuite, comparez ce chiffre au
premier chiffre du NoEmp dans la table Employs.
Commencez par vrifier le type de donnes de ces
champs dans longlet Modifier les champs/expressions
de la fentre Format de table.
 Crer un champ calcul qui contient le premier chiffre du
champ Code_Dpt.

1 Ouvrez la table Dpartements_Socit.


2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat. Dans longlet Modifier
les champs/expressions, assurez-vous que le champ
Code_Dpt possde des donnes de type ASCII.
Changez le type sil est incorrect.

3 Dans longlet Modifier champs/expressions, cliquez


sur le bouton Ajouter une nouvelle expression

4 Entrez le nom Code_Dpt_1.

ACL en pratique

59

Chapitre 6 : Analyse des transactions

5 Cliquez sur f(x). Le Gnrateur dexpression


apparat. Entrez lexpression suivante :
SUBSTR(ALLTRIM(Code_Dpt);1;1)

6 Cliquez sur OK. Cliquez sur la coche verte.


7 Fermez la fentre Format de table.
Vous disposez prsent dun nouveau champ calcul
nomm Code_Dpt_1, que vous pouvez maintenant
ajouter la vue.
 Ajouter le nouveau champ calcul la vue

1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de colonne Code_Dpt. Slectionnez Ajouter des
colonnes.

2 Double-cliquez sur Code_Dpt_1. Cliquez sur OK.


Le chiffre de la colonne Code_Dpt_1 correspond au
premier chiffre de la colonne Code_Dpt.
Vous pouvez supprimer la colonne Code_Dpt, car la
nouvelle colonne contient toutes les informations
pertinentes.

3 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne


Code_Dpt et slectionnez Supprimer les colonnes
slectionnes. Cliquez sur Supprimer.

4 Fermez la vue et cliquez sur Oui lorsquun message


vous demande si vous souhaitez enregistrer votre
travail.
Ensuite, crez un champ calcul dans la table Employs,
qui utilise le premier chiffre du champ de numro
demploy, NoEmp.
 Crer un champ calcul qui affiche le premier chiffre du
champ NoEmp

1 Ouvrez la table Employs.


2 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre
Format de table apparat.

3 Dans longlet Modifier champs/expressions cliquez


sur le bouton Ajouter une nouvelle expression

4 Entrez le nom NoEmp_1.


5 Cliquez sur f(x). Le Gnrateur dexpression
apparat. Dans la zone Expression, entrez :
SUBSTR(ALLTRIM(NoEmp);1;1)

6 Cliquez sur OK. Cliquez sur la coche verte.


7 Fermez la fentre Format de table.
prsent, ajoutez ce champ la vue.

8 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte de


colonne NoEmp. Slectionnez Ajouter des colonnes.
La bote de dialogue Ajouter des colonnes apparat.
Double-cliquez sur NoEmp_1. Cliquez sur OK.
La nouvelle colonne NoEmp_1 apparat prsent dans
la vue.
Maintenant, associez la table Employs la table
Dpartements_Socit en utilisant le champ
NoEmp_1 et le champ Code_Dpt_1.

60

ACL en pratique

Identification des employs


 Associer les tables Employs et Dpartements_Socit

1 Activez la table Employs et slectionnez Donnes


Associer des tables. La bote de dialogue Relations
apparat.

2 Cliquez sur Ajouter une table. La bote de dialogue


Ajouter une table apparat.

3 Double-cliquez sur Dpartements_Socit.


4 Dplacez NoEmp_1 de la table Employs vers le
champ Code_Dpt_1 de la table
Dpartements_Socit.

La colonne Nom_Dpt apparat dans la vue. Vous tes


proche de votre objectif qui tait de crer un rapport.
Votre prochaine tche sera dextraire cette vue et de
lenvoyer vers une nouvelle table.
 Extraire les champs vers une nouvelle table

1 Activez la table Employs et slectionnez Donnes


Extraire des donnes. La bote de dialogue Extraire
apparat.

5 Cliquez sur Terminer.


Votre prochaine tche consiste ajouter Nom_Dpt
la vue.

6 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de la colonne NumCarte et slectionnez Ajouter des
colonnes. La bote de dialogue Ajouter des colonnes
apparat.

7 Dans la liste droulante partir de la table,


slectionnez Dpartements_Socit. Double-cliquez
sur le champ Dpartements_Socit.Nom_Dpt.
Cliquez sur OK.

2 Slectionnez Champs. Cliquez sur le bouton Champs


extraire.
La bote de dialogue Champs slectionns apparat.

3 Ajoutez les champs suivants la liste Champs


slectionns :

Prnom

Nom

NumCarte

4 Dans la liste droulante partir de la table,


slectionnez Dpartements_Socit.
Les champs de la table Dpartements_Socit
apparaissent.

5 Ajoutez Dpartements_Socit.Nom_Dpt la liste


Champs slectionns.

ACL en pratique

61

Chapitre 6 : Analyse des transactions

Cration dune liste demploys


Votre prochaine tche est dassocier la table
Dpt_Employs la table Trans_avril_inacceptables
en utilisant le champ de numros de cartes de crdit
dans chaque table.

6 Cliquez sur OK.


7 Dans le champ Vers, entrez Dpt_Employs. Cliquez
sur OK. Cliquez sur Oui lorsquACL vous invite
enregistrer.
La nouvelle table Dpt_Employs souvre dans la vue.

Avant dutiliser la commande Relations, vous devez


harmoniser les deux champs de numros de cartes de
crdit afin de pouvoir les utiliser comme champs-cls.
Vrifiez les champs de numros de cartes dans la fentre
Format de table pour les deux tables.
 Comparer et harmoniser les champs de numros de cartes

1 Activez la table Dpt_Employs et slectionnez


Modifier Format de table.
La liste des champs indique que le champ NumCarte
est dune longueur de 16 et de catgorie C pour les
caractres.

2 Fermez la fentre Format de table.


3 Ouvrez la table Trans_avril_inacceptables.
4 Slectionnez Modifier Format de table.
Le champ NumCarte est dune longueur de 19,
ce qui signifie que ce champ contient des espaces
supplmentaires. Pour cette raison, vous devez
rduire ce champ de numros de cartes.

5 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle


expression

6 Entrez le nom NumCarteAjust comme Nom.


7 Dans la zone f(x) entrez cette expression :
SUBSTR(ALLTRIM(NumCarte);1;16)

8 Cliquez sur la coche verte.


9 Fermez la fentre Format de table.

62

ACL en pratique

Identification des employs


 Crer une vue dtaille des transactions inacceptables

1 Activez la table Trans_avril_inacceptables et


slectionnez Donnes Associer des tables.
Trans_avril_inacceptables est dj associ
Codes_inacceptables.

2 Slectionnez Ajouter une table. La bote de dialogue


Ajouter une table apparat. Double-cliquez sur
Dpt_Employs.

3 Dplacez NumCarte de la table Dpt_Employs


vers NumCarteAjust dans la table
Trans_avril_inacceptables .

4 Cliquez sur Terminer.

6 Dans la liste droulante partir de la table,


slectionnez Dpt_Employs. Ajoutez ces champs
la liste Champs slectionns :

Dpt_Employs.Prnom

Dpt_Employs.Nom

Dpt_Employs.Nom_Dpt
Cliquez sur OK.

7 Rorganisez les champs dans la vue pour quils


apparaissent dans lordre suivant :

Prnom

Nom

Nom_Dpt

Montant

Description

Date_Trans

NumCarte

Codes_sub_inacceptables

NoClient
Vous pouvez prsent visualiser la liste des employs dont
les cartes ont t utilises pour payer des transactions
inacceptables. Vous pouvez rorganiser et ajuster les
champs autant que ncessaire pour rendre la vue attractive.

Trois tables : Trans_avril_inacceptables,


Codes_inacceptables et Dpt_Employs
sont maintenant associes.
Dans la vue, ajoutez toutes les colonnes que vous
souhaitez inclure dans le rapport final.

5 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur len-tte


de colonne NumCarte . Slectionnez Ajouter des
colonnes. La bote de dialogue Ajouter des
colonnes apparat.

ACL en pratique

Bien entendu, vous ne pouvez pas prsumer


immdiatement que les employs rpertoris sont
responsables des transactions inacceptables car il est
possible que quelquun dautre ait utilis leur carte de
crdit. Malgr tout, vous pouvez crer un rapport avec les
rsultats obtenus et lquipe de Metaphor Corporation
pourra ensuite examiner le problme plus prcisment.
63

Chapitre 6 : Analyse des transactions

Prsentation des rsultats


ACL vous propose deux moyens de crer un rapport.
Vous pouvez crer un rapport ACL classique ou vous
pouvez raliser un rapport lisible avec Crystal Reports.
Dans cette procdure, vous utilisez la capacit de rapport
ACL classique.

5 Dans longlet Sortie slectionnez Fichier.


Slectionnez Fichier texte HTML dans la liste
de droulement Type de fichier.

6 Dans la zone de texte Nom, entrez


Trans_inacceptable_avr_2003.

Cliquez sur OK.

7 Dans Windows Explorer, recherchez le dossier


Pour en savoir plus sur lutilisation de Crystal Reports pour crer
des rapports, slectionnez Aide Index et recherchez Crystal
Reports .

C:\ACL Data\Exemples de fichiers de donnes


et double-cliquez sur
Trans_inacceptables_avr_2003.html. Le rapport
souvre dans votre navigateur Web.

 Cration dun rapport ACL classique

1 Slectionnez Donnes Rapport.


La bote de dialogue Crer un rapport apparat.

2 Entrez un En-tte explicite, tel que :


Transactions inacceptables chez
Metaphor Corporation en avril 2003

3 Dans longlet Sortie slectionnez Ecran. Cliquez


sur OK.
Le rapport apparat dans longlet Gnrer.

Ensuite, enregistrez le rapport comme fichier HTML.

4 Slectionnez Donnes Rapport.

64

ACL en pratique

Identification des employs

4 Rfrez-vous aux tables Trans_avril,

Exercices
1 Crez un rapport de toutes les transactions
acceptables. Les procdures seront les mmes que
pour le rapport des transactions inacceptables, sauf
que vous devrez utiliser la liste Codes_acceptables
comme base de comparaison.

Trans_avril_inacceptables et Employs. Quel


pourcentage demploys possdant des cartes de
crdit ont ralis des transactions inacceptables ?

5 Comment utiliseriez-vous ACL pour envoyer les


rsultats de votre rapport par courrier lectronique ?

En utilisant la commande Relations, crez une vue qui


affiche les informations suivantes :

Le nom de lemploy

Son numro de carte de crdit

Son service

Le montant acceptable des transactions

La date de la transaction

Le code de la transaction

La description du code de la transaction

Extrayez cette vue, envoyez-la vers une nouvelle table


Trans_acceptable_par_emp_avril et exportez la
nouvelle table vers un fichier Excel.

2 Gardez lesprit que certaines transactions possdent


des codes qui ne sont ni acceptables, ni inacceptables.
Celles-ci sont des transactions qui ncessitent une
autorisation, mais ne sont pas interdites. Crez une
table avec les transactions qui ne sont ni acceptables,
ni inacceptables. Combien de transactions
trouvez-vous dans cette catgorie ?

3 Extrayez toutes les transactions qui figurent dans la


catgorie ncessitant une autorisation et envoyez-les
vers une autre table.

ACL en pratique

65

Chapitre 6 : Analyse des transactions

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :

66

Examen des tables contenant des codes de


catgories marchandes acceptables et
inacceptables pour garantir quaucun code ne
figure dans les deux tables.
Cration dune table ne contenant que les
transactions inacceptables.
tablissement dun lien entre les employs ayant
ralis des transactions inacceptables et les
services o ils travaillent.
Cration dun rapport offrant une description
dtaille de toutes les transactions inacceptables
du mois davril.

ACL en pratique

C HAPITRE 7

V ALIDATION , CORRECTION ET EXTRACTION DE DONNES

Corriger les donnes pour quelles puissent tre analyses

Dans ce chapitre...
Organisation de votre projet dans
des dossiers
Extension de votre projet aux
transactions de mai
Combinaison des transactions de
mai en une seule table
Correction des listes de numros
de cartes et demploys

Jusqu prsent, vous avez planifi et cr un projet, ajout des donnes


un projet et analys les donnes. Vous avez fond votre analyse sur les
transactions par cartes de crdit de Metaphor du mois davril 2003.
prsent, il vous est demand danalyser les transactions du mois de mai
2003. Malheureusement, ces transactions se trouvent dans deux fichiers
spars et les donnes ne sont pas aussi claires que celles du mois davril 2003.
Vous devez raliser de nouvelles tches afin dorganiser les donnes de faon
pouvoir les analyser facilement. Aprs avoir corrig vos donnes,
extrayez-les et envoyez-les vers de nouvelles tables.

67

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Importation des donnes


concernant les transactions
du mois de mai
Vous possdez dj un projet pour une analyse Metaphor
dans ACL. Vous avez cr un projet qui contient toutes les
transactions du mois davril. prsent, vous prvoyez dy
ajouter les transactions du mois de mai.
Tches
Cration de dossiers pour les transactions davril et mai.
Importation des feuilles de calcul du cahier Excel Trans1_mai.xls.
Comparaison des formats des deux tables de transactions.

Utilisation des dossiers pour lorganisation


du projet
Pour conserver votre projet de faon organise, vous allez
dplacer vos travaux davril vers un autre dossier. Vous
pouvez ensuite crer un nouveau dossier pour vos travaux
de mai. Ainsi, tout le travail effectu peut tre revu si
ncessaire, mais la Vue globale ne sera pas encombre
par des lments que vous nutilisez pas.
 Crer un dossier nomm Avril 2003

1 Slectionnez Fichier Nouveau Dossier. Un dossier


apparat. Entrez Avril 2003 comme nom de
dossier. Appuyez sur ENTRE.

2 Slectionnez et dplacez toutes les tables vers le


dossier Avril 2003 comme vous le feriez dans
Windows Explorer.

3 Cliquez sur ACL_Tutoriel_Metaphor.ACL.


Slectionnez Fichier Nouveau Dossier. Appelez
ce dossier Mai 2003 et appuyez sur ENTRE.

68

ACL en pratique

Importation des donnes concernant les transactions du mois de mai

Importation des donnes relatives aux


transactions de mai 2003
Le classeur Trans1_mai.xls contient deux feuilles de
calcul avec vos donnes relatives aux transactions de
mai 2003. Rfrez-vous au Chapitre 3 : Paramtrage du
projet si vous ntes pas certain de savoir comment
importer des donnes.
 Importer le classeur Excel Trans1_mai.xls

1 Cliquez sur le dossier Mai 2003 avec le bouton droit de


la souris. Slectionnez Nouveau Table.

Double-cliquez sur le champ Codes, changez le


type de donnes en ASCII, et cliquez sur la coche
verte.
Double-cliquez sur le champ NumCarte, changez
le type de donnes en ASCII, et cliquez sur la
coche verte.

3 Fermez la fentre Format de table.


4 Slectionnez Donnes Vrifier, puis vrifiez tous les
champs. Vous ne devriez pas avoir derreurs de
validit des donnes.

5 Rptez ces oprations pour la table Trans2_mai.

LAssistant de dfinition de donnes apparat.


Continuez travailler avec lAssistant et slectionnez
Trans1_mai.xls.

2 tant donn quACL enregistre les donnes de chaque


feuille de calcul dans une table diffrente, il vous faut
importer Trans1_mai.xls chaque fois, pour chaque
feuille de calcul. Enregistrez la premire feuille de
calcul sous le nom de table Trans1_mai. Retournez
la premire tape et enregistrez la seconde feuille de
calcul sous le nom Trans2_mai.
 Modifier le format de table pour les deux nouvelles tables

1 Activez la table Trans1_mai et slectionnez


Modifier Format de table. La fentre Format
de table apparat.

2 Modifiez les champs Montant, NumCarte et Codes :

ACL en pratique

Double-cliquez sur le champ Montant.


Slectionnez NUMERIC dans la liste de
droulement Type. Entrez 2 dans le champ Dc
afin que Montant ait deux dcimales. Slectionnez
-999999,99 dans la liste droulante Format.
Cliquez sur la coche verte.

69

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Comparaison et correction des formats de tables


Avant de combiner les tables, les valeurs Dbut, Type
et Longueur des champs de chaque table doivent tre
exactement identiques. Pour comparer les tables, vous
pouvez utiliser DISPLAY dans la ligne de commande.

5 Dans la zone de texte Ligne de commande entrez


DISPLAY. Appuyez sur ENTRE. ACL affiche le format

de table.

La plupart des activits dACL peuvent galement tre accomplies


en entrant les commandes ACLScript sur la ligne de commande.
ACLScript est le langage permettant dcrire des scripts et
dexcuter des commandes dans ACL.
 Comparer le format des tables de transactions

1 Ouvrez la table Trans1_mai. Slectionnez Fentre


Afficher la ligne de commande. La ligne de
commande apparat.

2 Dans la zone de texte Ligne de commande entrez


DISPLAY. Appuyez sur ENTRE. ACL affiche le format

de table.

6 Comparez le contenu des deux onglets Affichage.


Les formats de table sont identiques malgr une
incohrence : dans Trans1_mai, Montant a une
longueur de champ de 16, alors que dans Trans2_mai,
Montant a une longueur de champ de 15.
Vous pouvez rsoudre ce problme en corrigeant le
format de Trans1_mai.
 Corriger le format de Trans1_mai

1 Ouvrez Trans1_mai.
2 Dans la vue, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur la colonne Montant et slectionnez Tri express
dcroissant.

3 Dans longlet Affichage, cliquez sur le bouton en


forme de punaise pour vous assurer quACL affiche
les rsultats ultrieurs des commandes en plus des
rsultats punaiss.

4 Ouvrez la table Trans2_mai.

70

La vue indique que la valeur la plus haute de Montant


que vous trouvez dans Trans1_mai est 1983,04. Cette
valeur ne ncessite pas 16 caractres. Vous pouvez
changer sans problme la longueur du champ Montant
en 15 pour quelle corresponde au champ Montant de
la table Trans2_mai. Montant dbute en position 96
et aucun champ ne vient aprs Montant. Vous
naffecterez donc pas les positions des autres champs
en changeant Montant.

ACL en pratique

Combinaison et vrification des tables

3 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre


Format de table apparat. Double-cliquez sur
Montant. Changez Long. en 15. Cliquez sur la
coche verte.

4 Fermez la fentre Format de table.

Combinaison et vrification des


tables
Dans cette section, vous combinez les transactions des
deux tables du mois de mai en une seule table.
Vous pouvez combiner les informations dau moins deux
tables en utilisant les mthodes suivantes :

Joindre : la commande Joindre cre une nouvelle


table qui inclut des champs slectionns dans les
deux fichiers.
Relations : la commande Relations ne cre pas de
nouvelle table, mais les champs de chacune des
tables associes peuvent tre analyss comme sils
appartenaient la mme table.
Extraire et ajouter : vous pouvez extraire des
enregistrements et les ajouter une table dj
existante.
Fusionner : vous pouvez fusionner des fichiers
provenant de deux tables en un seul fichier.

Les deux tables de transactions par carte de crdit,


Trans1_mai et Trans2_mai, ont exactement le mme
format. Pour les analyser comme une seule unit,
combinez-les.
Tches
Utilisation d extraire et ajouter pour combiner les tables
de transactions de mai
Vrification des tables combines
Vrification de labsence de doublons dans la table

ACL en pratique

71

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Combinaison des tables de transactions de mai


En utilisant la mthode extraire et ajouter , vous
pouvez extraire Trans1_mai et lenvoyer vers une
nouvelle table.
Vous pouvez ensuite extraire les informations contenues
dans Trans2_mai et les ajouter la fin de la nouvelle table.
La nouvelle table contiendra les informations combines
des deux tables.
Vous pourriez utiliser dautres mthodes pour combiner
les donnes, mais la mthode extraire et ajouter est
idale pour les tables de formats identiques.
 Utiliser la mthode extraire et ajouter pour combiner
deux tables

1 Activez la table Trans1_mai et slectionnez


Donnes Extraire les donnes.

2 Slectionnez Champs. Cliquez sur Champs extraire.

6 Ouvrez Trans2_mai. Slectionnez Donnes


Extraire les donnes.

7 Slectionnez Champs. Cliquez sur Champs extraire.


La bote de dialogue Champs slectionns apparat.

8 Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur


len-tte de colonne Dbut afin que tous les champs
soient classs par ordre squentiel en commenant
par NumCarte. Cet ordre est exactement le mme
que celui que vous avez utilis pour Trans1_mai.

9 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK.


10 Entrez Toutes_trans_mai dans le champ Vers.
11 Dans longlet Plus, slectionnez Ajouter au fichier
existant.

12 Cliquez sur OK.


ACL ouvre Toutes_trans_mai. Vous pouvez prsent
travailler avec cette table dans ACL comme vous le feriez
avec nimporte quelle autre table.

La bote de dialogue Champs slectionns apparat.

3 Dans la liste Champs disponibles, cliquez sur


len-tte de colonne Dbut afin que tous les champs
soient classs par ordre squentiel en commenant
par NumCarte.

4 Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK. Vous


extrayez tous les champs dans lordre affich.

5 Entrez Toutes_trans_mai dans le champ Vers.


Cliquez sur OK.
ACL cre une nouvelle table, Toutes_trans_mai,
qui contient les donnes de Trans1_mai.
prsent, ajoutez les donnes Trans2_mai la table
Toutes_trans_mai .

72

ACL en pratique

Combinaison et vrification des tables

Vrifier la nouvelle table


Ensuite, utilisez les commandes Vrifier et Compter pour
vous assurer que les deux tables ont t correctement
ajoutes lune lautre.
 Vrifier la nouvelle table

1 Slectionnez Donnes Vrifier.


2 Cliquez sur Vrifier les champs. Cliquez sur Tout
inclure. Cliquez sur OK.

3 Dans longlet Sortie, assurez-vous qucran est


slectionn. Cliquez sur OK.
Vous devez obtenir ce rsultat : 0 erreurs de validit
des donnes dtectes.
 Comparer le compte dans chaque table

1 Dans la table Toutes_trans_mai, slectionnez


Analyser Compter les enregistrements.
Cliquez sur OK. Vous devez en avoir 200.

2 Comptez les enregistrements de la table Trans1_mai.


Vous devez en avoir 86.

3 Comptez les enregistrements de la table Trans2_mai.


Vous devez en avoir 114.
La procdure extraire et ajouter semble avoir t un
succs.

Vrification de labsence de doublons dans les


tables combines
Vrifiez toujours les erreurs de saisie de donnes lorsque
vous combinez deux tables. Les doublons peuvent
indiquer que quelquun a enregistr les mmes
transactions deux fois dans les feuilles de calcul Excel
originales.
Des doublons peuvent galement indiquer une fraude.
Des employs peuvent diviser les transactions par carte
de crdit afin dchapper au contrle. Par exemple, au lieu
dun seul achat 2000 , les employs pourraient avoir
deux transactions diffrentes de 1000 . Les commerants
pourraient galement faire payer en deux fois pour le
mme produit ou service.
Utilisez la commande Doublons pour rechercher les
transactions de montants identiques.
 Vrifier labsence de doublons dans la table
Toutes_trans_mai

1 Ouvrez la table Toutes_trans_mai.


2 Slectionnez Analyser Rechercher les doublons.
La bote de dialogue Doublons apparat.

3 Slectionnez Montant dans la liste Doublons sur.


4 Cliquez sur Lister les champs. Cliquez sur Tout
inclure. Cliquez sur OK.

5 Dans longlet Sortie, assurez-vous qucran est


slectionn. Cliquez sur OK.

6 Affichez les rsultats. Vous recherchez les valeurs


Montant en double.

ACL en pratique

73

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Vous devriez trouver une transaction pour un magasin


de logiciels et une transaction chez Southwest du mme
montant. Vous devriez galement avoir deux transactions
de mme montant au Hilton un jour dintervalle.
Quelle est, daprs vous, la signification possible des
montants en double ?

Exercices
1 Actionnez la commande Profiler dans la table
Toutes_trans_mai. Notez les valeurs de transactions
les plus hautes et les plus basses.

2 Recherchez des doublons dans le champ NoClient.


Classez les tables dans le mme champ. Les rsultats
sont-ils significatifs ?

3 Exportez vers XML une table des noms des employs,


les numros de cartes et les valeurs totales en euros des
transactions par cartes de crdit en mai. Visualisez le
fichier dans Internet Explorer.

74

ACL en pratique

Isolation et correction des erreurs de validit des donnes

Isolation et correction des


erreurs de validit des donnes
Dans la section prcdente, vous avez vrifi les donnes
importes. Cependant, vrification nimplique pas
validation. Par exemple, vous avez dtermin que le
champ NumCarte ne se compose que de caractres,
ce qui signifie que les donnes sont de type Texte ASCII.
Cependant, vous devez encore dterminer si les numros
de cartes sont valides, cest--dire que chaque entre
comporte 16 chiffres sans autre caractre supplmentaire.
Dans cette section, vous allez crer :

Un filtre permettant dafficher uniquement les


entres valides.,
Un filtre permettant dafficher uniquement les
entres non valides.

Si certaines entres ne sont pas valides, vous pouvez soit


corriger le problme, soit filtrer les enregistrements qui
contiennent ces entres.

Vrification du format des cartes de crdit


Vous devez dterminer quels formats de numros de
cartes de la table ne sont pas valides. Pour ce faire, vous
allez appliquer un filtre au champ NumCarte qui utilise
une fonction imbrique consistant en ALLTRIM( ) et
MAP( ) :

ALLTRIM( ) supprime tous les espaces des entres


de carte de crdit.
MAP( ) value si chaque numro de carte, sans
espaces, se compose dexactement 16 chiffres.

 Application dun filtre rvlant les numros de cartes non


valides

1 Activez la table Toutes_trans_mai et cliquez sur le


bouton Modifier le filtre de la vue active

La bote de dialogue Modifier le filtre de la vue active


apparat.

2 Dans la zone Expression, entrez cette expression


entire sur la mme ligne :

Tches

MAP(ALLTRIM(NumCarte) ;
"9999999999999999")

Vrification : les numros de cartes comportent-ils exactement


16 chiffres ?

La chane de seize neuf indique que le filtre dtermine


si chaque valeur NumCarte comporte seize chiffres.

Cration dun champ de cartes de crdit de 16 chiffres


Extraction et envoi des enregistrements de numros de cartes
corrigs vers un nouveau fichier
Correction de la nouvelle liste des employs

ACL en pratique

3 Cliquez sur OK. ACL applique le filtre.


4 Comptez le nombre denregistrements. Comme vous
pouvez le voir, 195/200 enregistrements restent dans la
vue, ce qui veut dire que 5 enregistrements ne
respectent pas le critre.

75

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

5 Dans la zone de texte Filtre, ajoutez NOT au dbut de


lexpression :
NOT MAP(ALLTRIM(NumCarte) ;
"9999999999999999")

Appuyez sur ENTRE. NOT fait en sorte quACL affiche


les entres non valides.

6 Comptez les enregistrements. Vous devez en avoir


5/200 visibles.
Les numros de cartes non valides contiennent des tirets
ou des espaces superflus. Dans ce cas, vous pouvez voir
toutes les entres invalides dun coup dil, mais pour un
grand projet, il se peut que vous ne puissiez procder
ainsi.

Cration d un champ de cartes de crdit de 16


chiffres
prsent, comparez ces numros de cartes une autre
liste de numros de cartes qui ne contiennent ni tirets
ni espaces. cette fin, crez un champ calcul dans
Toutes_trans_mai, dans lequel tous les numros de
cartes se composent de 16 chiffres sans espaces ni tirets.
Le champ que vous crez doit galement contenir tous les
numros de cartes valides sans les modifier. Les numros
de cartes non valides doivent tre corrigs sans modifier
les chiffres.
 Cration dun champ calcul avec les numros de cartes
corrigs

1 Dans la table Toutes_trans_mai, cliquez sur le bouton


Enlever le filtre pour supprimer le filtre.
prsent, la vue affiche tous les enregistrements.

1 Slectionnez Modifier Format de table. La fentre


Format de table apparat.

2 Cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle


expression

3 Entrez NCC_corrig dans le champ Nom.


4 Cliquez sur le bouton f(x). Le Gnrateur
dexpression apparat. Lexpression que vous crez
remplira le champ NCC_corrig.

5 Entrez lexpression suivante :


ALLTRIM(INCLUDE(NumCarte;"0123456789"))

6 Cliquez sur OK. Longlet Modifier


champs/expressions rapparat.

7 Cliquez sur la coche verte.


8 Fermez la fentre Format de table.

76

ACL en pratique

Isolation et correction des erreurs de validit des donnes

Vous pouvez prsent ajouter le nouveau champ la vue.


 Ajouter le champ calcul NCC_corrig la vue

1 Cliquez sur le bouton droit de la souris dans len-tte


de colonne NumCarte. Slectionnez Ajouter des
colonnes. La bote de dialogue Ajouter des colonnes
apparat.

2 Double-cliquez sur NCC_Corrig. Cliquez sur OK.


3 Supprimez la colonne Num_Carte.
Comme vous disposez prsent du champ de
numros de cartes corrig, vous navez plus besoin
de visualiser le champ NumCarte.
prsent, appliquez un filtre pour vous assurer que le
champ NCC_corrig ne contient que des chiffres.
MAP(NCC_corrig ;"9999999999999999")

Appuyez sur ENTRE.

5 Comptez le nombre denregistrements. Les 200

 Extraire et envoyer les enregistrements corrigs vers une


nouvelle table

1 Slectionnez Donnes Extraire les donnes.


2 Slectionnez Champs. Cliquez sur le bouton Champs
extraire. La bote de dialogue Champs slectionns
apparat.
contient des entres non valides, vous ne souhaitez
pas inclure ce champ dans votre nouvelle table.
Supprimez NumCarte de la liste Champs
slectionns. Cliquez sur OK.

4 Dans la zone de texte Vers entrez le nom de fichier

enregistrements sont visibles.


.

Votre prochaine tche consistera extraire ces


informations et les envoyer vers une nouvelle table.

ACL en pratique

prsent que vous avez cr un champ qui contient


uniquement les numros de cartes valides, il sagit
dextraire les enregistrements et de les envoyer vers une
nouvelle table. Vous pouvez galement utiliser cette
nouvelle table pour une analyse plus pousse.

3 Cliquez sur Tout inclure. Comme NumCarte

4 Dans la zone de texte Expression entrez :

6 Cliquez sur le bouton Enlever le filtre

Extraire et envoyer les enregistrements corrigs


vers une nouvelle table

Toutes_trans_mai_NCC_corrig. Cliquez

sur OK.
ACL ouvre Toutes_trans_mai_NCC_corrig.

77

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Exportation de la table de transactions


combines vers Excel
Vous avez cr et vrifi une table qui combine les deux
tables de transactions reprsentant les transactions par
cartes de crdit de mai 2003. Vous pouvez galement
disposer de ces donnes au format Excel.
 Exporter la table Toutes_trans_mai_NCC_corrig dans
Excel

1 Activez la table Toutes_trans_mai_NCC_corrig et


slectionnez Donnes Exporter vers dautres
applications.

2 Slectionnez Champs.
3 Slectionnez les champs que vous souhaitez exporter
dans lordre dans lequel vous souhaitez les voir
apparatre. Les champs apparatront dans la feuille
de calcul Excel dans cet ordre, de gauche droite.

Cration dune table denregistrements


demploys sans erreur
Pour le mois de mai, une liste demploys lgrement
diffrente vous a t donne :
Employs_mai_avec_NCC.xls. Cette table ninclut que
les employs possdant une carte de crdit Metaphor.
 Importer la nouvelle table demploys

1 Importez Employs_mai_avec_NCC.xls dans le


dossier Mai 2003 et enregistrez-le sous
Employs_mai_avec_NCC.

2 Faites dfiler cette nouvelle table.


Vous pouvez voir que lenregistrement de fin contient
Fin de fichier dans le champ Prnom et que toutes les
autres entres de champ pour cet enregistrement sont
vides. Manifestement, il ne sagit pas dun enregistrement
demploys et il devrait tre filtr.

4 Dans la liste droulante Exporter en tant que,


slectionnez Excel.

5 dans le champ Vers entrez le nom de fichier


Toutes_trans_mai_corriges. Cliquez sur OK.

Vous pouvez galement slectionner le chemin du fichier.


Si vous nentrez que le nom de fichier, le nouveau fichier
sera enregistr sur le dernier dossier que vous avez utilis
pour stocker vos donnes ACL.

 Filtrer les enregistrements demploys non valides

1 Activez la table Employs_mai_avec_NCC et cliquez


avec le bouton droit de la souris sur lentre Fin de
fichier.

2 Slectionnez Filtre express Diffrent de.


Lenregistrement incorrecte a dsormais t filtr.
Si vous extrayez les donnes valides et les envoyez vers
une autre table, il ne faut pas vous soucier de prserver le
filtre sur la table dorigine.

78

ACL en pratique

Isolation et correction des erreurs de validit des donnes


 Extraire et envoyer les enregistrements vers une nouvelle
table

1 Slectionnez Donnes Extraire les donnes.


2 Slectionnez le bouton Champs. Cliquez sur Champs
extraire. Cliquez sur Tout inclure. Cliquez sur OK.

3 Dans la zone de texte Vers entrez le nom de fichier


Employs_mai_corrigs. Cliquez sur OK.

Exercices
1 Supposons que vous souhaitiez que tous les numros
de cartes aient la forme : xxxx-xxxx-xxxx-xxxx.
Quelle stratgie suivriez-vous pour crer un champ
calcul comme celui-ci ?

2 Si vous disposiez de ces informations, le fait de vrifier


le Numro de scurit sociale (NSS) de chaque
employ vous aiderait dterminer si chaque
enregistrement est unique. Comment vrifieriez-vous
si des Numros de scurit sociale comportent des
doublons ? Comment vous assureriez-vous que tous
les Numros de scurit sociale se trouvent au format
dune longue chane de chiffres : xxxxxxxxx?

3 laborez une stratgie pour analyser vos transactions


de mai, qui reflte prcisment la stratgie que vous
avez suivie pour les transactions davril. Recherchez
les transactions inacceptables pour ce jeu de
transactions.

4 Pour vos propres projets, pensez diffrentes


approches pour amliorer la qualit de vos donnes
avant de les importer dans ACL. Pensez aux moyens de
tester vos donnes aprs les avoir importes dans ACL.

ACL en pratique

79

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

Ides pour des analyses plus


pousses
Dans ce tutoriel, vous avez travaill avec plusieurs
exemples prsentant les faons deffectuer des analyses
en utilisant ACL. Quelles autres analyses pourriez-vous
raliser avec ces donnes ?
Posez-vous les questions suivantes. Vous pouvez
probablement trouver de nombreuses ides applicables
votre travail.

80

Les transactions ont-elles des codes de catgories


marchandes inacceptables ?
Les codes de catgories marchandes utiliss
correspondent-ils aux responsabilits du
dtenteur de la carte ?

Le dtenteur de la carte ralise-t-il des transactions


rptes des intervalles rguliers avec le mme
commerant ?
Le dtenteur de la carte a-t-il effectu plusieurs
transactions au cours dune courte priode
(disons 72 heures) avec le mme commerant ?
Arrive-t-il au dtenteur de la carte deffectuer
des transactions pendant ses week-ends ou ses
vacances ?

Y a-t-il eu une soudaine augmentation des achats


raliss par le dtenteur de la carte ?
Le dtenteur de la carte est-il responsable du
paiement de dpenses dautres personnes ?
Quels sont les cinq ou dix employs qui ont
dpens le plus ? quel client ont-ils imput
leurs dpenses ? Existe-t-il une diffrence entre
dpenser beaucoup et raliser des transactions
inacceptables ?
Dterminez les dpenses totales par service sur
une base quotidienne. Utilisez le champ CodeDpt
dans la table Employs.
Si un employ a dbit des frais de transport
arien, quelles autres dpenses lies a son
dplacement a-t-il dbites ? Par exemple,
si un employ dpense de largent pour des
frais de transport arien, il est susceptible de
faire galement des dpenses pour une chambre
dhtel et un moyen de transport. Est-ce le cas ?
Quelles sont les explications possibles pour les
modles qui apparaissent ?
Si les codes des traiteurs et des boulangeries
taient inacceptables, combien dargent serait
conomis ?

Est-ce quun nombre lev de transactions


comporte des valeurs rondes comme 1000 , 200
ou 450 ?
Existe-t-il des crdits imputs un numro de
carte et quelles sont les explications pour ces
crdits ?
Le dtenteur de la carte frle-t-il ou dpasse-t-il
rgulirement sa limite de crdit ?

ACL en pratique

Rvision de chapitre

Rvision de chapitre
Dans ce chapitre, vous avez effectu les tches suivantes :

ACL en pratique

Importation dun classeur Excel comportant deux


feuilles de calcul
Combinaison des informations de deux tables
dans une table
Correction dun champ de donnes qui contenait
des donnes non valides
Extraction et envoi vers Excel de la nouvelle table
de transactions
Correction dune table en filtrant les
enregistrements non valides et extraction des
rsultats pour les envoyer vers une nouvelle table.
Cration dune table qui combine toutes les
transactions par cartes de crdit.

81

Chapitre 7 : Validation, correction et extraction de donnes

82

ACL en pratique

2006 ACL Services Ltd.