Iva

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MANUAL CURSO INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
TEMA 1
FUNDAMENTOS DE ARCHIVO Y ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
Concepto de Documentos.
Concepto de Administracin de Documentos
Concepto de Archivo.
Ciclo Vital de Documentos
Clasificacin Documental
Concepto de Fondo, Seccin, Serie, Expediente,
Unidad Documental Simple
OBJETIVO ESPECFICO:
Al trmino del tema, los participantes reconocern los principios tericos
que fundamentan la Administracin de Documentos y la importancia de su
aplicacin
TEMA 1
12
1.1 CONCEPTO DE DOCUMENTO

Desde la antigedad, el hombre ha tenido conciencia por conservar sus valores
patrimoniales y los documentos no son la excepcin. Lo que ha considerado de estima o de
valor, lo ha tratado de conservar como vestigio para las futuras generaciones. Gracias a
ello tenemos conocimiento de la existencia de archivos muy antiguos como los de Uruk en
Mesopotamia, el egipcio de Tel-El-Amarna, entre otros. Los documentos resguardados en
estos depsitos se tenan como relevantes para la vida pblica en las reas administrativa,
econmica, jurdica e histrica. En la Edad Media, los documentos fueron apreciados de tal
modo que recibieron el nombre de thesaurus. Si hoy se admiran documentos, que datan
del siglo VII d.c., es porque las generaciones de ese tiempo otorgaron un valor de tal
magnitud a sus testimonios escritos.
Otro acontecimiento que no puede pasar inadvertido en lo referente a la valoracin
documental, es la creacin de archivos nacionales de Francia. Una de sus aportaciones fue
dar a luz el principio de accesibilidad a los archivos, emanada de la Revolucin Francesa,
en donde se decret que cualquier ciudadano poda consultar los documentos que tuvieran
inters para l.
La apertura de los archivos con documentacin consultable, despus llamados archivos
histricos, realz el carcter cientfico o de investigacin, cambiando as el concepto de
archivo secreto por el de archivo pblico o abierto. Por su parte, el archivo administrativo
permaneci limitado en su consultabilidad y destinado, exclusivamente, para la institucin
generadora.
El trmino documento proviene del verbo latino docere, que significa ensear o mostrar.
As, el documento es aquello por medio de lo que se ensea o muestra algo.
TEMA 1
13
Documento es toda informacin registrada, independientemente de su forma o de sus

caractersticas materiales, elaborada, recibida o conservada por una institucin u
organizacin en el desempeo de sus actividades. (ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIN).
El trmino documento comprende no tan slo las formas tradicionales de los documentos
escritos, sino adems, toda la documentacin audiovisual, cartogrfica o legible por
mquina.
Existen distintos tipos de documentos de acuerdo con la manera de transmisin de la
informacin:
Documentos textuales.- Contienen informacin escrita, como los manuscritos, los impresos
y los listados. Son los ms abundantes y segn el procedimiento manual o mecnico de la
escritura sern manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte es por lo general
papel, pergamino o vitela. El formato es en hojas, folios sueltos, en cuadernillos o libros.
Documentos grficos.- Contienen informacin representada por formas y colores como
mapas, planos y dibujos. El formato tiene a menudo un tamao mayor que el de los
documentos textuales y pocas veces se agrupan en cuadernillo o libros. Generalmente se
les encuentra en hojas sueltas.
Documentos audiovisuales.- Son las fotografas, diapositivas, pelculas, discos, etc.
El palegrafo Luis Nez Contreras sostiene que el documento est compuesto por tres
elementos estructurales:
a) El soporte material (piedra, barro, papiro, pergamino, papel)
b) Un medio de transmisin o lenguaje (escritura alfabtica, imgenes, escritura digital,
etc.)
c) El contenido (mensaje o informacin).
TEMA 1
14
1.2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS.

Conjunto de principios, procedimientos y mtodos archivsticos que se interesan no
solamente por la conservacin, uso y localizacin de la documentacin administrativa, sino
que atienden a la produccin, circulacin y seleccin de los propios documentos, entendida
as como una poltica integral (Archivo General de la Nacin).
La Administracin de Documentos incorpora a la Archivonoma tres conceptos bsicos: la
teora de las tres edades (Ciclo Vital de los documentos), la seleccin
documental y el flujo y la transferencia documental, contribuyendo as al control de la
denominada explosin documental.
La explosin documental es un fenmeno que se origina en los pases anglosajones,
especialmente en los Estados Unidos, en la dcada de los 40s, al parecer debido a los
cambios en la estructura y servicios gubernamentales y a la rpida difusin de equipos y
tcnicas que contribuyeron a la produccin y reproduccin de documentos, generando una
acumulacin compulsiva de documentos, surgiendo de este modo la necesidad de valorar y
seleccionar la documentacin, ya que para resolver ese problema resultaba evidente no
conservarlo todo
Archivonoma Clsica : Conservarlo todo
EXPLOSIN
DOCUMENTAL:
Administracin de Documentos: No conservarlo todo
TEMA 1
15
1.3 CONCEPTO DE ARCHIVO.

Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institucin
pblica o privada, en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los
producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para
servir de testimonio y como fuente de informacin a las personas o instituciones que los
produjeron, o para servir como fuente de la historia. (Vicenta Corts)
Asimismo, se entiende por Archivo, las instituciones culturales donde se renen,
conservan, ordenan y difunden para la investigacin, la cultura y la gestin administrativa
los conjuntos orgnicos documentales.
Como todo concepto, el de archivo es la conjuncin de elementos que se ubican como
partes integrantes de un todo, de un cuerpo cuyas partes desarrollan funciones especficas
que dan a fin de cuentas la idea de conjunto, de organicidad.
Debemos entender al archivo como un proceso de acumulacin natural de documentos
cuyos lmites, formas y elementos, estn delineados y en cierto modo, dispuestos, a partir
de la existencia misma de las instituciones, de la forma en que stas se estructuran y
plantean sus relaciones internas y su vinculacin con entidades externas.
Funciones de los Archivos:
Organizar y poner en servicio la documentacin administrativa en apoyo a la toma de
decisiones.
Asegurar la transferencia de archivos de uso espordico.
Aplicar principios y tcnicas de valoracin, seleccin y baja de documentos.
Clasificar y mantener organizada la documentacin en sus diferentes etapas.
Elaborar instrumentos de acceso a los archivos, mediante la descripcin documental que
facilite el acceso a la informacin.
Ubicar a los archivos en reas y locales adecuados para garantizar su conservacin.
Establecer manuales y procedimientos para lograr el desarrollo adecuado de estas
funciones.
TEMA 1
16
1.4
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.
El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas tambin

como etapas o fases), determinadas por los valores y usos que tiene durante la misma. A
cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un archivo
especfico.
Archivo de Trmite.- Es aquel que contiene expedientes de asuntos en movimiento, cuya
consulta es frecuente y necesaria para la conduccin cotidiana de una institucin. En
relacin con la teora del ciclo vital del documento, la documentacin se encuentra en su
primera etapa y se conserva en funcin de su valor primario, que es mximo en ese
momento. Su guarda es centralizada, es decir, que son custodiados cerca de aquellas
reas que los requieren para realizar su trabajo. En un archivo activo, se llevan a cabo una
serie de procedimientos que inician con la recepcin de documentos y el establecimiento
de un sistema de clasificacin. El trmino de trmite, se utiliza frecuentemente para
designar la documentacin que sirve para una gestin en las actividades administrativas.
Los documentos, se dice, estn en circulacin, vienen y van integrando un asunto, hasta
que concluye.
Durante esta edad, los documentos tienen valores primarios para la institucin:
Valor administrativo: es el plazo durante el cual los documentos
producidos o recibidos por una institucin se utilizarn para realizar funciones o actividades
comunes a esa institucin.
Valor jurdico o legal : es el plazo durante el cual los documentos se conservarn

en la institucin para su posible uso y as certificar derechos u obligaciones de la
Administracin Pblica o de los ciudadanos.
Valor fiscal o contable: es el plazo durante el cual los documentos se conservarn

en la institucin, para comprobar el origen, distribucin y uso de los recursos
financieros de una institucin.
De acuerdo a los Lineamientos a que se sujeta la guarda, custodia y plazo de conservacin

TEMA 1
17
del Archivo Contable Gubernamental, publicados el 25 de agosto de 1998, en el Diario

Oficial de la Federacin, se dispuso que:
A efecto de contar con un eficiente archivo contable y de suprimir el costo excesivo de su

guarda, custodia y conservacin, es necesario replantear su plazo de guarda a cinco aos,
ya que existe documentacin que por su naturaleza no amerita su custodia por mayor
tiempo.
El Archivo Contable Gubernamental se integra con la documentacin original e informacin
de dependencias y entidades de la administracin pblica federal siguiente:
I.- La informacin generada por los sistemas de contabilidad

II.- Los libros de contabilidad y los registros contables
III.- Los documentos contables y de afectacin contable, comprobatorios y justificatorios del
ingreso y gasto pblicos o autorizaciones de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
que los sustituyan;
IV.- Los catlogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guas de contabilidad y
cualquier otro instructivo de carcter contable;
V.- Los libros y registros sociales;
VI.- Los diseos, diagramas, manuales y cualquier otra informacin para operar el sistema
electrnico de contabilidad;
VII.- Los expedientes de cierre, y
VIII.- La informacin grabada en disco ptico y la microfilmada.
Tambin formarn parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de los
documentos contables tales como los pagos de contribuciones y los depsitos bancarios,
as como los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que
entregar el original, como es el caso de las facturas y avisos de cargo o dbito.
El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental

ser de cinco aos, contado a partir del ejercicio siguiente a aquel en el que se elabore el
TEMA 1
18
documento. La vigencia de los documentos contables originales, segn las disposiciones

actuales comienzan a correr, de acuerdo con el ao natural, a partir del primero de enero.
En el caso de la guarda o conservacin precautoria cuyos documentos sirven de base para
fincar responsabilidades, denuncias ante el ministerio pblico, litigios pendientes,
observaciones o controversias, a partir del trmino del ejercicio contable con el que se
otorgue resolucin o finiquito.
La norma del archivo contable gubernamental establece un mnimo de doce aos de

vigencia para los documentos que amparan inversiones de activos fijos, de obra pblica;
los que sirven para fincar responsabilidades y procesos judiciales.
Archivo de Concentracin.- (Tambin llamado Intermedio). El documento conserva sus

valores primarios (administrativo, jurdico o fiscal). En esta etapa, los documentos
intermedios, son de uso menos frecuente por parte de las oficinas productoras, pero
pueden o son consultados por las necesidades ordinarias del servicio o como antecedente
de un asunto. En esta fase, los documentos son separados de los lugares de gestin
corriente (Archivo de Trmite) y pasan a salvaguarda o guarda precautoria. Esta es la
etapa
en que se valoran propiamente los documentos que han perdido su vigencia administrativa
o valor primario, y se determina su fin.
Archivo Histrico.- El documento en esta etapa ha perdido sus valores primarios para la
institucin, pero conserva valores secundarios:
Valor evidencial: es la utilidad permanente que los documentos tendrn en virtud

de su relacin con derechos imprescriptibles de las personas fsicas o morales.
Valor testimonial: es la utilidad permanente que los documentos tendrn para

reflejar la evolucin del organismo administrativo que los cre.
Valor informativo: es la utilidad permanente que los documentos tendrn para

aportar datos nicos y sustanciales para la investigacin y el estudio en cualquier
campo del saber.
TEMA 1
19
Cuando se considera que un documento contiene valores secundarios, entra en la fase de

conservacin para fines culturales. En esta etapa, los documentos son abiertos a la
consulta de los investigadores y del pblico en general y
no slo a la institucin
productora, como en el caso de las primeras dos fases. Su conservacin debe ser
permanente en un archivo donde se le proporcione un tratamiento especializado: Archivo
Histrico.
La valoracin histrica de los documentos se fundamenta en varios elementos que
ofrezcan la certeza de tener un criterio justo y verdico. Estos elementos ayudarn a
determinar las funciones sustantivas las cuales, a su vez, permitirn observar el carcter
histrico o testimonial, adems de los valores informativos no hallados en sitio alguno.
La valoracin documental se auxilia en los procesos de la administracin en general.
Dichos procesos ayudarn a determinar las funciones sustantivas, las cuales, a su vez,
permitirn observar el carcter histrico testimonial, adems de sus valores informativos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
FASE
ACTIVA
SEMIACTIVA
VALOR
PRIMARIO:
Administrativo
Fiscal o
contable
Legal o Jurdico
PRIMARIO:
Administrativo
Fiscal o
contable
Legal o jurdico
ARCHIVO
TRMITE
USO
Institucional
Frecuente
(consulta
alta)
USUARIO
Institucin
productora
ARCHIVO
Trmite
Institucional
Ocasional
(Consulta
baja)
Institucin
productora
Concentraci
n
CARACTERSTICAS
Expedientes en formacin
Trmite actual
Custodia cerca de oficina tramitadora
Sistema de recuperacin rpida
Archiveros
Consulta: expedientes concretos
Sistema de clasificacin propia
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ARCHIVO
CONCENTRACIN
HISTRICO
CARACTERSTICAS
Expedientes formados
Trmite concluido
No necesita la cercana
No clasificacin propia
Expedientes formados
Trmite concluido
Consulta por serie
Clasificacin: Principio de procedencia
Ordenacin original
Difusin
Un esquema de valoracin, teniendo en cuenta las etapas del proceso administrativo,

puede ser el siguiente:
PLANEACIN.
En esta etapa del proceso administrativo, los documentos que deben ser conservados son:
1.- Las actas elaboradas como resultado de la reunin de un cuerpo colegiado o bien de
rganos asesores.
2.- Las minutas de reuniones de alto nivel, incluidos los anexos.
ORGANIZACIN.
1.- Manuales generales de organizacin, de procedimientos o tcnicos.
2.- Convenios entre dependencias
3.- Definicin de polticas internas
4.- Reglamentos, decretos y acuerdos
5.- Contratos colectivos de trabajo y/o condiciones generales de trabajo
6.- Directorios internos actualizados
7.- Instructivos de procedimientos administrativos
8.- Cuadros de clasificacin y catlogo de vigencias documentales
9.- Programas de ejecucin
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21
INTEGRACIN
De esta etapa del proceso administrativo, deben conservarse los siguientes documentos:
1.- Todo lo relacionado con la obra pblica; ejemplos: proyecto de obra, registro,
adjudicaciones, concursos, entregas de obra, bitcoras de obra, suspensin de obras,
entre otras de naturaleza similar.
2.- Profesiogramas y definiciones de puestos
3.- Plantilla o censos de personal
4.- Expedientes de personal
5.- Programas de capacitacin y adiestramiento
DIRECCIN
Se conservarn los siguientes documentos:
1.- Delegaciones de autoridad

2.- Polticas
3.- Correspondencia con personalidades relevantes de los mbitos nacional e internacional
4.- Documentos autgrafos de personalidades relevantes
5.- Disposiciones
6.- Comunicaciones
TEMA 1
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1.5 CLASIFICACIN DOCUMENTAL.

Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o
series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura
de un todo. Al clasificar, agrupamos por las semejanzas y separamos por las diferencias.
En el caso de los archivos administrativos, la clasificacin se define por la misma
produccin del documento: es un proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la
entidad productora nacen orgnicamente cumpliendo sus funciones administrativas.
Los sistemas de clasificacin se constituyen como base o soporte en el que descansa la
organizacin de un archivo; permite la recuperacin de la informacin de manera
inmediata. La implementacin de un sistema de clasificacin cubre un aspecto de suma
importancia: servir de instrumento para la ordenacin de los documentos.
Antes de elegir el sistema de clasificacin, es preciso estudiar las necesidades a las cuales
debe responder la clasificacin, sto permite la creacin de un sistema o mtodo que
responda a las necesidades de los usuarios ofreciendo, de esta manera, mayores
posibilidades de xito en su implementacin y posterior mantenimiento.
Por ejemplo, cuando en el archivo tenemos requisiciones nos podemos preguntar: Se
clasificarn las requisiciones segn un sistema numrico continuo, a fin de obtener una
serie homognea?
Se clasificarn segn un sistema cronolgico que permita replantear las rdenes
retrasadas?
O se clasificarn segn un sistema alfabtico que permita agruparlas por el nombre del
proveedor?
La eleccin del sistema de clasificacin puede simplificarse cuando definimos con claridad
los criterios y caractersticas que vamos a utilizar. Los siguientes puntos nos pueden
ayudar a elegir el sistema de clasificacin:
1) Valor de los documentos
El sistema elegido debe reflejar el valor de los documentos. Entre mayor sea el valor de la
documentacin, mayor ser el cuidado concedido a su clasificacin.
2) Caractersticas de los documentos
TEMA 1
23
Se toman en cuenta con el fin de reducir al mnimo el trabajo de clasificacin, por ejemplo:
Cuando en el archivo tenemos facturas y cheques podemos clasificarlos

numricamente.
Cuando queremos clasificar requisiciones a nombre de los proveedores o de

los clientes, podemos elegir un sistema de clasificacin alfabtica.
3) Volumen y homogeneidad de los documentos

Entre mayor y ms heterognea sea la masa documental, ms complejo ser el sistema,
sin embargo, una masa documental voluminosa, pero homognea, no requiere
necesariamente de un sistema muy complejo.
4) Complejidad de las actividades
Los documentos reflejan la actividad a la cual se dedica una institucin; entre ms
diversificadas sean sus actividades, ms complejos sern los documentos que genere. El
sistema de clasificacin debe ajustarse a esta situacin.
5) Simplicidad del sistema
Debe ser elaborado de manera que pueda comprenderse por todos, no slo por
especialistas (archivistas o archivnomos).
6) Flexibilidad del sistema
El sistema debe poseer caractersticas que nos permitan incluir nueva documentacin sin
que sea necesario modificarlo.
7) Eficacia del sistema
El sistema elegido debe respaldar las actividades cotidianas de la organizacin y
facilitarlas.
Las claves clasificadoras que elijamos deben ser sencillas, precisas y flexibles, a fin de que
stas sirvan como elemento que facilite la clasificacin y recuperacin de la informacin.
El sistema de clasificacin debe estar en constante revisin, para que permanezca
actualizado y sea confiable.
La ordenacin documental es la actividad que identifica a cada uno de los documentos,
aplicando un lenguaje documental para establecer un ttulo y una codificacin, que nos
permita ubicarlo en nuestro archivo, as como la recuperacin eficiente y expedita de la
TEMA 1
24
informacin cuando sea requerida. As tenemos mtodos numricos (numrico simple,

numrico compuesto, cronolgico, topogrfico, decimal); convencionales (cromtico, numeralfa, alfa-numrico); alfabticos (geogrfico, por asuntos o materias, onomstico y por
alfabeto general).
TEMA 1
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1.6 CONCEPTOS DE FONDO, SECCIN,

EXPEDIENTE Y UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE.
SERIE,
FONDO.- Totalidad de los documentos producidos, acumulados y/o recibidos por una
institucin o persona, cuya organizacin refleja la estructura o funciones de la entidad
generadora.
SECCIN.- Divisin primera del fondo, establecida en virtud de la estructura orgnica o las
lneas de accin de la entidad.
SERIE.- Conjunto homogneo de documentos, producidos de manera continua o seriada,
como resultado de una misma actividad, la cual tiende a repetirse indefinidamente en el
tiempo. Es el equivalente a la tipologa documental.
UNIDAD DOCUMENTAL (expediente).- Unidad organizada de documentos, reunidos, ya
sea por el productor o durante el proceso de organizacin archivstica, siempre que se
refiera al mismo tema, actividad o asunto. En tal sentido, constituye la historia del asunto
en cuestin.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (Documento).- Es la unidad archivstica ms pequea,
intelectualmente indivisible. Ejemplo: una carta, un memorandum, un informe, etc.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
FONDO
SECCIN
SECCIN
SECCIN
SERIE
SERIE
SERIE
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
UNIDAD DOCUMENTAL
EXPEDIENTE
UNIDAD DOCUMENTAL
UNIDAD DOCUMENTAL
TEMA 1
26
EJERCICIO DE REFORZAMIENTO TEMA 1, FUNDAMENTOS DE ARCHIVO

Y ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS.
Lee cuidadosamente las siguientes preguntas y responde a ellas.
1.- Explica brevemente que es un documento:
2.- Menciona los tipos de documentos que existen de acuerdo a la forma de transmisin
de la informacin:
3.- Cul es el objetivo principal de la Administracin de Documentos a diferencia de la

Archivstica Clsica?
4.- Qu es Archivo?
5.-Menciona las tres fases del Ciclo Vital de los Documentos y explica brevemente en
que consiste cada una de ellas
TEMA 1
27
TEMA 2
ARCHIVO DE TRMITE: MANEJO DE LA DOCUMENTACIN ACTIVA
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Polticas de operacin de los servicios de Recepcin y

Despacho de Correspondencia
Polticas en el seguimiento de asuntos
Organizacin y Descripcin de expedientes
Cuadro General de Clasificacin Archivstica
Gua Simple de Archivos
Catlogo de Disposicin Documental
Inventarios
OBJETIVO ESPECFICO:
Al trmino del tema, los participantes reconocern y aplicarn los
principios tcnicos que sustentan el manejo documental en los Archivos de
Trmite y distinguirn la metodologa archivstica para la correcta aplicacin
de los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal.
TEMA 1
28
2.1 POLTICAS DE OPERACIN DE LOS SERVICIOS DE

RECEPCIN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA.
En la etapa activa, los documentos se ubican en la Unidad Central de Correspondencia
(UCCS) y las Unidades de documentacin en Trmite (UDTS).
Es a partir de la recepcin o creacin de los documentos que toda actividad administrativa
dentro de las dependencias tiene sustento, tambin es en este momento cuando se inicia
el ciclo de vida en los archivos. Por tanto del mejor manejo de los archivos ser posible que
la ciudadana que realiza actividades ante una dependencia, que los funcionarios que
tienen que cumplir con sus funciones, puedan hacerlo de una forma oportuna y gil. De ah
que es el inicio donde se sentarn las bases para contar con archivos organizados.
En consecuencia se contar con una serie de criterios o lineamientos de carcter general,
dentro de los cuales se realizan legtimamente las actividades de una institucin. Dichas
polticas abarcan los siguientes aspectos:
Recepcin y despacho de correspondencia
Seguimiento y control de documentos en trmite
Despacho de correspondencia
Organizacin y control de expedientes
Control y prstamo de archivos
Vigencias documentales
Recepcin y despacho de correspondencia
La correspondencia son los escritos que generan y reciben entidades del sector pblico,
instituciones privadas o personas entre s. Son comunicaciones en forma de documentos
escritos fluyendo desde un punto de origen hasta otro destino.
La recepcin de documentos constituye un acto jurdico y administrativo que compromete a

la dependencia como tal para la realizacin expedita y eficiente de un trmite institucional.
Para tal actividad se deber observar lo siguiente:
TEMA 1
29
1.- Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin recibida por la

dependencia, desde el momento de su ingreso.
2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentacin recibida por el rea que
se encargar de su trmite.
3.- Garantizar que la documentacin recibida sea captada y organizada sistemticamente,
conservndola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.
TEMA 1
30
2.2 SEGUIMIENTO DE ASUNTOS EN TRMITE

El seguimiento y control de la documentacin recibida oficialmente en la dependencia para
su trmite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de
una gestin administrativa, como para la adecuada integracin y preservacin de los
recursos informativos de las instituciones. De tal actividad, por ende, destaca la ntima
vinculacin entre la labor administrativa y el trabajo documentario, lo que hace que su
cumplimiento efectivo requiera de la participacin respetuosa y corresponsable de
administradores y archivistas, en la perspectiva de cumplir dos objetivos fundamentales:
1.- Garantizar que las gestiones tengan lugar en la unidad de la dependencia y que el
ingreso de la documentacin oficial se lleve a cabo con la debida oportunidad y calidad.
2.- Que la documentacin tramitada sea sistemticamente recuperada y conservada a nivel
institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma
de decisiones en los trmites futuros de la dependencia.
Asimismo, al referirnos a las polticas de los Archivos de trmite, se deber elaborar para
tal fin una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestin a que d lugar el
documento ingresado a la unidad administrativa, teniendo como elementos mnimos de
descripcin:
I.
El nmero identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente);
II.
El asunto (breve descripcin del contenido del documento);
III.
Fecha y hora de recepcin y
IV.
Generador y receptor del documento (nombre y cargo).
Ejemplo:
TEMA 1
31
FOLIO DE ASUNTO
FECHA
INGRESO
HORA
Y GENERADOR RECEPTOR
DE DEL
DEL
NMERO DE
DOCUMENTO
RECEPCIN DOCUMENTO DOCUMENTO

001/2005
ENVA
13-I-2005;
ING. ANDRS LIC. ADOLFO 0020/2005
CONTRATO 9:30 Hs.
YEZ
( ANDRADE
A JURDICO
SUBGTE. DE (ASESOR
PARA
SERVICIOS)
JURDICO)
FIRMA
Despacho de correspondencia
Esta actividad consiste en separar las piezas postales de salida, para encaminarlas a los
medios de distribucin y entrega, garantizando que los documentos generados por las
unidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por
sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitacin y comunicacin
documental, resguardando y promoviendo los intereses de la dependencia ante las
diversas instancias de gestin interinstitucional.
TEMA 1
32
2.3 ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE EXPEDIENTES.

La expedientacin, es la etapa que comprende la elaboracin de las carpetas o flders que
conservarn los documentos para guarda y custodia durante su gestin, pero adems de
contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior,
que debe incluir datos de identificacin del mismo, teniendo en cuenta el Cuadro de
Clasificacin Archivstica.
El marcado de identificacin del expediente debe contener como mnimo los siguientes
elementos:
I Unidad administrativa
II Fondo
III Seccin
IV Serie
V Nmero de expediente o clasificador: el nmero consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes
VI Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente
VII Asunto (resumen o descripcin del expediente)
VIII Valores documentales
IX Vigencia documental
X Nmero de fojas tiles al cierre del expediente: es el nmero total de hojas contenidas en
los documentos del expediente.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deber sealarse la nomenclatura
asignada a los incisos III, IV y V.
Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o

confidenciales, debern contener adems, la clasificacin, conforme a lo establecido por
los Lineamientos.
TEMA 1
33
ARCHIVACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS EN TRMITE
Funciones Genricas.
La archivacin es el ordenamiento y guarda de documentos dentro de sus respectivos

expedientes o en el mueble archivador comprobndose en cada caso su correcta
clasificacin y ubicacin; cuando es dentro de los expedientes, se hace por orden
cronolgico o siguiendo el orden lgico de su tramitacin.
Los expedientes a su vez, se ordenan uno tras otro dentro del mueble, en una serie o
secuencia predeterminada que nos permita su rpida localizacin. Para llevar a cabo este
procedimiento se deben considerar diferentes aspectos tales como:
1.- Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trmite hasta su
integracin final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas
de manera institucional.
2.- Auspiciar que al archivo ingresen slo documentos oficiales, en el momento y del modo
adecuado.
3.- Conservar sistemticamente organizados los documentos gestionados por la
dependencia, integrando lgicamente los antecedentes institucionales y garantizando su
fcil localizacin y consulta.
4.- Los expedientes debern estar debidamente organizados y descritos.
Los diversos procedimientos para archivar documentos facilitan la labor del archivista, sin
embargo, van de acuerdo a las necesidades de cada rea, as tenemos:
a)
Por Orden Cronolgico de Desarrollo
Tomando en cuenta que las contestaciones de los asuntos quedan enseguida

de los documentos que los motivaron; por ejemplo: si tenemos un
escrito de fecha 4 de mayo del ao en curso que se refiera a otro del 15 de
abril del mismo ao, se colocar uno despus del otro.
TEMA 1
34
b)
Por Orden Cronolgico de los Documentos
No se toma en cuenta ni el orden de desarrollo de los trmites, ni de los

incidentes del asunto a que se refiere el expediente, slo se ordena y archiva
por la fecha de elaboracin de cada documento.
c)
Por Orden Cronolgico de Entrada
Se archiva tomando en cuenta la fecha de recepcin de los documentos, sin

tomar como dato importante la fecha del documento; se archiva por la fecha
del sello y/o las firmas de recibido.
d)
Por Orden de Incidencia
Utilizando subdivisiones convencionales que se hagan ya sea dentro de la

carpeta (colocar separadores) o integrar los legajos correspondientes.
e)
Por Orden Secretarial
Se archivan los documentos utilizando ambas pastas del flder, es decir, de

un lado se colocan los documentos emitidos en el rea y en la otra las
respuestas a esos documentos.
TEMA 1
35
Funciones Genricas de la Archivacin u ordenacin comnmente llamada Guarda

documental.
1) Los expedientes guardados en los archiveros van de ADELANTE HACIA
ATRS, DE ARRIBA HACIA ABAJO Y DE IZQUIERDA A DERECHA.
2) En los estantes, los expedientes se colocarn de IZQUIERDA A DERECHA Y

DE ARRIBA HACIA ABAJO, tomando en consideracin si el estante tiene tres
partes, en cada una se aplicar la regla.
3) En las Cajas Archivadoras, se colocarn los expedientes de ADELANTE

HACIA ATRS y en las cajas para transportar la documentacin: DE
IZQUIERDA A DERECHA .
TEMA 1
36
2.4
CUADRO
GENERAL
DE
CLASIFICACIN
ARCHIVSTICA.
Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y
funciones de una organizacin.
Objetivos:
1. Facilitar el acceso y la consulta de la documentacin desde su creacin en las

unidades administrativas hasta su recepcin y resguardo en los archivos de trmite.
2. Identificar los documentos y expedientes con un cdigo y un ttulo precisos que
derivan de las funciones y actividades especficas de cada organizacin.
TEMA 1
37
2.5
GUA SIMPLE DE ARCHIVOS
La Gua simple de archivos, es un esquema general de descripcin de las series

documentales de los
archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus

datos generales y que de acuerdo al artculo sptimo de los Lineamientos, cada
dependencia elaborar una gua simple de sus archivos, con base en el cuadro general de
clasificacin archivstica de sus series
documentales, la relacin de los archivos de trmite, de concentracin e histrico, as como
el nombre y cargo del responsable, la direccin, telfono y correo electrnico de cada uno
de ellos.
Cada unidad administrativa de la dependencia elaborar la gua de sus series
documentales en todos y cada uno de sus archivos: de trmite, de concentracin e
histricos y a partir de la gua de cada unidad administrativa, se integrar la Gua Simple de
la dependencia.
TEMA 1
38
2.6 CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL.

A la determinacin del tiempo que permanecen los documentos en cada unidad de archivo,
se le llama Plazos de Conservacin.
Valoracin Documental es la identificacin y determinacin de los plazos y modalidades
de uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan.
La valoracin se divide en dos etapas, cada una de las cuales responde a una serie de
necesidades particulares:
a) Valoracin Primaria, que atiende exclusivamente a las llamadas vigencias o valores
primarios y su carcter es estrictamente institucional. (Valores Administrativos, Fiscales
y Legales).
b) Valoracin Secundaria, que tiene como fin garantizar la proteccin de los documentos
que tiene valor social, ms all de la necesidad
institucional de conservar los
documentos; es decir, garantizar su utilizacin para fines distintos a los que

correspondi su creacin, bsicamente para su consulta e investigacin. (Valores
Evidenciales, Testimoniales e Informativos).
La Disposicin Documental es la determinacin de reglas y normas a partir de la valoracin
primaria o secundaria, para establecer plazos de conservacin y modos de transferencia y
depuracin a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo vital de
acuerdo a sus usos especficos.
Luego entonces, el Catlogo de Disposicin Documental es el registro general,
sistemtico y normalizado de los valores de disposicin de todos los documentos
existentes, ya sea producidos o recibidos en un sistema administrativo.
Es general, porque permite hacer una valoracin total, al abarcar todas las series
documentales de una dependencia.
TEMA 1
39
Es sistemtico, porque permite realizar una valoracin permanente de las series

documentales de la dependencia.
Es normalizado, porque su aplicacin se basa en normas preestablecidas. En s, es el
instrumento que indica de manera organizada y reglamentada qu hacer con la
documentacin.
TEMA 1
40
2.7 INVENTARIOS
El inventario es una descripcin exacta y precisa de toda la documentacin de un archivo,
cuyos asientos se sitan siguiendo el ORDEN del archivo y tiene como fin principal, dar
constancia de la documentacin y como fines secundarios, la bsqueda, el control y
estudio del acervo documental.
Es el instrumento interno que permite conocer los volmenes del acervo, los contenidos
generales y la localizacin del material. Constituye el instrumento ms importante, pues es
el sustento de todo el trabajo de descripcin y crea las condiciones para profundizar
gradualmente en el mismo.
Si bien el inventario es una herramienta de trabajo para el archivista, puede ser tambin, un
instrumento de orientacin para el usuario, pues le permite un primer acercamiento al
contenido del archivo.
El inventario debe describir de manera global, la totalidad de los fondos, secciones y series
de un archivo. Debe reflejar la estructura de cada fondo, dando un panorama general del
mismo.
Elementos indispensables:
De carcter estructural: fondo, seccin, serie.
De localizacin: nmero de volumen (legajo o caja), cantidad de expedientes que
contiene.
De descripcin. Fechas extremas, sntesis de asuntos de toda la caja y observaciones
generales.
TEMA 1
41
EJERCICIO DE REFORZAMIENTO TEMA 2, ARCHIVO DE TRMITE:

MANEJO DE LA DOCUMENTACIN ACTIVA.
1.- Menciona las principales polticas a seguir en el despacho y recepcin de la
correspondencia:
2.- Menciona a que Seccin y serie de acuerdo al Cuadro de Clasificacin Institucional

pertenece algn grupo documental que tu conozcas dentro de tu oficina y utiliza la clave
de clasificacin que en l aparece:
3.- Cuntos aos debes conservar la documentacin contable (originales), de acuerdo

con las disposiciones legales?
4.-Cunto tiempo conservaras en los archivos de trmite y en los archivos de

concentracin la documentacin que se maneja en tu oficina?
5.- Menciona 4 instrumentos de consulta y control archivstico que se deben establecer

para llevar a cabo la organizacin de un archivo:
TEMA 1
42
TEMA 3
ARCHIVO DE CONCENTRACIN: PRINCIPIOS TCNICOS DEL
MANEJO DE LA DOCUMENTACIN SEMIACTIVA
3.1
3.2
Polticas, procesos e instrumentos tcnicos de

Recepcin de Transferencias.
Polticas de control y prstamo.
OBJETIVO ESPECFICO:
Al trmino del tema, los participantes distinguirn y aplicarn las
polticas y procedimientos en el manejo de los Archivos de Concentracin.
TEMA 1
43
3.1 POLTICAS, PROCESOS E INSTRUMENTOS TCNICOS

DE RECEPCIN DE TRANSFERENCIAS.
El archivo de concentracin corresponde a la segunda etapa del ciclo vital de los
documentos.
Sus principales objetivos son:
Liberar a las administraciones, de los documentos que ya no son necesarios para sus
actividades rutinarias, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas
documentales.
Evitar saturaciones en los archivos histricos con documentos que todava no son
pblicos, una parte de los cuales est destinada a ser destruida, transcurrido cierto
tiempo.
Asegurar la seleccin de documentos que van a ser conservados y los que van a ser
eliminados.
Garantizar a las administraciones de origen la plena responsabilidad de sus
documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario.
En esta etapa se inicia el proceso de transferencia de documentos de los archivos de
trmite al Archivo de Concentracin (Transferencia primaria)
A efecto de garantizar un adecuado tratamiento para llevar a cabo la transferencia
y conservacin de los documentos semiactivos, se observan las siguientes polticas:
La instancia responsable de la captacin y conservacin de la documentacin
semiactiva, ser el Archivo de Concentracin, quien recibir directa y exclusivamente
de las unidades de documentacin en trmite, los documentos cuya utilidad inmediata
ha concluido.
Ser responsabilidad de las unidades de documentacin en trmite, detectar y
promover la transferencia inmediata de la documentacin susceptible de ser dada de
baja en su propio acervo, sin que sto obste para que el Archivo de Concentracin, en
TEMA 1
44
coordinacin con las instancias pertinentes promueva la transferencia correcta y regular

de la documentacin semiactiva en todas las unidades de documentacin en trmite de
LyFC.
Toda transferencia de documentacin semiactiva al Archivo de Concentracin de LyFC
, deber ser preparada y organizada, elaborando bajo la responsabilidad de la unidad
que transfiere la relacin completa y precisa de los documentos concentrados, misma
que deber ser revisada y, en su caso, validada por la propia instancia receptora.
Las unidades de Documentacin en Trmite debern llevar un registro completo y
preciso de las transferencias que efecten; por su parte, el Archivo de Concentracin
deber establecer el registro central de los movimientos.
Requisitos bsicos para la transferencia primaria:

Garantizar que la documentacin que carezca de utilidad inmediata, sea entregada
completa y oportunamente al Archivo de Concentracin.
Garantizar que la transferencia corresponda a la documentacin que as lo amerite.
Garantizar que la documentacin transferida sea rpida y correctamente organizada
para su localizacin y consulta.
TEMA 1
45
3.2 POLTICAS DE CONTROL Y PRSTAMO.
Control
El Archivo de Concentracin integrar a su acervo con la mxima rapidez, la
documentacin que reciba, previas las verificaciones en cuestin, ordenndola y
registrndola topogrficamente de modo tal que en su caso se facilite la localizacin de los
expedientes. En este sentido, el sistema de ordenacin que se establezca para la
conservacin precaucional de los materiales transferidos, deber responder a las
caractersticas y necesidades propias de los Archivos de Concentracin y tendr que
informar a la unidad de documentacin en trmite la ubicacin fsica de los expedientes.
Prstamo
El Archivo de Concentracin mantendr a disposicin de las diversas reas de LyFC
los documentos que se encuentran bajo su custodia, para que sean consultados en el
curso de las gestiones institucionales, presentando los expedientes nicamente a la unidad
que los haya transferido, quin se responsabilizar junto con el solicitante para la completa
y oportuna devolucin de los documentos recibidos.
Para este proceso, se requiere de un Vale de Prstamo con los elementos necesarios.
TEMA 1
46
VALE DE PRSTAMO
FECHA DE PRSTAMO:
FECHA DE DEVOLUCIN:
NMERO DE EXPEDIENTE:
ASUNTO:
REA SOLICITANTE:
AUTORIZ
ENTREGA
NOMBRE Y FIRMA
NOMBRE Y FIRMA
RECIBE
NOMBRE Y FIRMA
TEMA 1
47
EJERCICIO DE REFORZAMIENTO TEMA 3, ARCHIVO DE

CONCENTRACIN: PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE LA
DOCUMENTACIN SEMIACTIVA.
1.-Menciona tres objetivos principales de las transferencias primarias:
2.- Menciona tres requisitos bsicos para las transferencias Primarias:
3.- De que manera enlistas en el formato de transferencias primarias la documentacin

que se ha de enviar al archivo de concentracin?
4.- En qu momento realizaras la transferencia primaria de la documentacin que se

maneja en el archivo de trmite de tu oficina?
TEMA 1
48
ANEXOS
En las pginas siguientes, encontrars informacin complementaria que te servir de

apoyo para el desarrollo del curso y para consultas posteriores.
TEMA 1
49
MARCO JURDICO
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA
GUBERNAMENTAL (DOF 11/06//2002)
Artculo 32. Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin con
el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica, los criterios para la catalogacin, la
clasificacin y conservacin de los documentos administrativos, as como la organizacin
de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los
estndares y mejores prcticas internacionales en la materia.
Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones
aplicables, debern asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo,
debern elaborar y poner a disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de
clasificacin y catalogacin, as como de la organizacin del archivo.
LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLGICAS, ARTSTICOS E

HISTRICOS (DOF 06/05/1972)
Artculo 36. Por determinacin de esta ley son monumentos histricos:
II.- Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y
archivos de la federacin, de los estados o de los municipios y de las casas curiales.
III.- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de Mxico y los
libros, folletos y otros impresos en Mxico o en el extranjero, durante los siglos XVI y XX
que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el
pas.
IV.- Las colecciones cientficas y tcnicas podrn elevarse a esta categora, mediante
declaracin correspondiente.
LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES

PBLICOS (DOF 13/03/2002)
Artculo 8.- Todo servidor pblico tendr las siguientes obligaciones:
TEMA 1
50
IV.- Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo
o comisin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar el uso, la
sustraccin, destruccin, ocultamiento o inutilizacin indebidas de aqullas.
LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES (DOF 20/05/2004)

Artculo 6.- Estn sujetos al rgimen del dominio pblico de la Federacin:
XVIII. Los muebles de la federacin que por su naturaleza no sean normalmente
sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos,
ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas, planos, folletos y grabados
importantes y raros, as como las colecciones de estos bienes, las piezas etnolgicas y
paleontolgicas; los especimenes de tipo de la flora y de la fauna; las colecciones
cientficas o tcnicas de armas, numismticas y filatlicas; los archivos y las
fonograbaciones, pelculas, archivos fotogrficos, magnticos o informticos,
cintas magnetofnicas y cualquier otro objeto que contenga imgenes y sonido; y las
piezas artsticas e histricas de los museos.
LEY DE FISCALIZACIN SUPERIOR DE LA FEDERACIN (DOF 29/12/2000)

Artculo 12.- La Auditora Superior de la Federacin y la Secretara de Hacienda y Crdito
Pblico, en el mbito de sus respectivas competencias, considerando las que formulen los
poderes de la Unin y de los entes pblicos federales, expedirn las bases y normas para
la baja de documentos justificatorios y comprobatorios efecto de destruccin, guarda y
custodia de los que deban conservarse, microfilmarse o procesarse electrnicamente,
sujetndose a las disposiciones legales establecidas en la materia.
Acuerdo Presidencial DOF 25 de Agosto de 1998, por el que se establecen los

Lineamientos a que se sujeta la guarda, custodia y plazo de conservacin del Archivo
Contable Gubernamental.
TEMA 1
51
Artculo 74. El Auditor Superior tendr las siguientes atribuciones:

VIII.- Establecer las normas, procedimientos, mtodos y sistemas de contabilidad y de
archivo de los libros y documentos justificativos y
comprobatorios de ingreso y del gasto pblico, as como todos aquellos elementos que
permitan la prctica idnea de las auditoras y revisiones, de la Unin y los entes pblicos
federales y las caractersticas propias de su operacin.
LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL (DOF 29/12/1976).

ARTCULO 20. Las secretaras de estado y los departamentos administrativos
establecern sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materiaarchivos
y los dems que sean necesarios en los trminos que fije el Ejecutivo Federal.
ARTCULO 37. (Adicionado DOF 13/03/2002)
XXV. Formular y conducir la poltica general de la Administracin Pblica Federal y
establecer acciones que propicien la transparencia de la gestin pblica, la rendicin de
cuentas y el acceso por parte de los particulares a la informacin que aqulla genere.
CDIGO PENAL PARA EL D.F. EN MATERIA DE FUERO COMN Y PARA TODA LA

REPBLICA EN MATERIA DE FUERO FEDERAL..
Artculo 214.- Comete el delito de ejercicio indebido del servicio pblico, el servidor pblico
que:
IV.- Por s o por interpsita persona, sustraiga, destruya, oculte o utilice ilcitamente la
informacin o documentacin que se encuentra bajo su custodia a la cual tenga acceso, o
de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARA DE GOBERNACIN.

Artculo 48.- El Archivo General de la Nacin, como rgano desconcentrado de la
Secretara de Gobernacin, fungir como ente rector de la archivstica nacional y entidad
central de consulta del Ejecutivo Federal
TEMA 1
52
II.- Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la
documentacin liberada por las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
Federal, incorporando a los acervos del rgano administrativo desconcentrado, los que
posean inters histrico y gestionar la recuperacin de los archivos histricos.
TEMA 1
53
BIBILIOGRAFA.
ALDAY Garca, Araceli, Introduccin a la Administracin de Documentos y a los Archivos

Administrativos. SEP, Edo. de Puebla, Mxico, S/F
ARCHIVO General de la Nacin, Norma Internacional General de Descripcin Archivstica
ISAD (G), Mxico, 1977.
GARRIDO Arilla, Ma. Rosa, Teora e Historia de la Catalogacin de Documentos,
Biblioteconoma y Documentacin. Editorial Sntesis, Espaa, 1999.
NACIF Mina, Jorge, Valoracin de Archivos. Archivo General de la Nacin. Mxico, 2002.
ROSSEAU Jean, Ives, Los Archivos del Siglo XX. Archivo General de la Nacin/Archivo
General de Canad. Mxico, 1994
A NUESTROS LECTORES:
Los manuales elaborados por el Departamento de Archivo y Correspondencia
se encuentran en constante actualizacin, por lo que agradeceremos cualquier
aportacin o sugerencia que permita mejorar su contenido.
Primera Edicin 2004

Segunda Edicin 2005
Tercera Edicin
2006
TEMA 1
54
AGRADECIMIENTOS
Nuestro agradecimiento a la Arq. Emma Luz Lpez Jurez, a Omar Alejandro Gutirrez
Olmos, a Gerardo Cervantes Parra y a Gerardo Govea Francesconi, por su valiosa
participacin para la elaboracin de este manual.
TEMA 1

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11

MANUAL CURSO INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

1.1 CONCEPTO DE DOCUMENTO

Documento es toda informacin registrada, independientemente de su forma o de sus

1.2 CONCEPTO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS.

Administracin de Documentos: No conservarlo todo

1.3 CONCEPTO DE ARCHIVO.

CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.

El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas tambin

Valor administrativo: es el plazo durante el cual los documentos

Valor jurdico o legal : es el plazo durante el cual los documentos se conservarn

Valor fiscal o contable: es el plazo durante el cual los documentos se conservarn

De acuerdo a los Lineamientos a que se sujeta la guarda, custodia y plazo de conservacin

del Archivo Contable Gubernamental, publicados el 25 de agosto de 1998, en el Diario

A efecto de contar con un eficiente archivo contable y de suprimir el costo excesivo de su

I.- La informacin generada por los sistemas de contabilidad

El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental

documento. La vigencia de los documentos contables originales, segn las disposiciones

La norma del archivo contable gubernamental establece un mnimo de doce aos de

Archivo de Concentracin.- (Tambin llamado Intermedio). El documento conserva sus

Valor evidencial: es la utilidad permanente que los documentos tendrn en virtud

Valor testimonial: es la utilidad permanente que los documentos tendrn para

Valor informativo: es la utilidad permanente que los documentos tendrn para

Cuando se considera que un documento contiene valores secundarios, entra en la fase de

Un esquema de valoracin, teniendo en cuenta las etapas del proceso administrativo,

1.- Delegaciones de autoridad

1.5 CLASIFICACIN DOCUMENTAL.

Cuando en el archivo tenemos facturas y cheques podemos clasificarlos

Cuando queremos clasificar requisiciones a nombre de los proveedores o de

3) Volumen y homogeneidad de los documentos

informacin cuando sea requerida. As tenemos mtodos numricos (numrico simple,

1.6 CONCEPTOS DE FONDO, SECCIN,

EJERCICIO DE REFORZAMIENTO TEMA 1, FUNDAMENTOS DE ARCHIVO

3.- Cul es el objetivo principal de la Administracin de Documentos a diferencia de la

Polticas de operacin de los servicios de Recepcin y

2.1 POLTICAS DE OPERACIN DE LOS SERVICIOS DE

Recepcin y despacho de correspondencia

Seguimiento y control de documentos en trmite

Organizacin y control de expedientes

Control y prstamo de archivos

Recepcin y despacho de correspondencia

La recepcin de documentos constituye un acto jurdico y administrativo que compromete a

1.- Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin recibida por la

2.2 SEGUIMIENTO DE ASUNTOS EN TRMITE

El nmero identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente);

El asunto (breve descripcin del contenido del documento);

Fecha y hora de recepcin y

Generador y receptor del documento (nombre y cargo).

RECEPCIN DOCUMENTO DOCUMENTO

ING. ANDRS LIC. ADOLFO 0020/2005

CONTRATO 9:30 Hs.

2.3 ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE EXPEDIENTES.

Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o

ARCHIVACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS EN TRMITE

La archivacin es el ordenamiento y guarda de documentos dentro de sus respectivos

Por Orden Cronolgico de Desarrollo

Tomando en cuenta que las contestaciones de los asuntos quedan enseguida

Por Orden Cronolgico de los Documentos

No se toma en cuenta ni el orden de desarrollo de los trmites, ni de los

Por Orden Cronolgico de Entrada

Se archiva tomando en cuenta la fecha de recepcin de los documentos, sin

Por Orden de Incidencia

Utilizando subdivisiones convencionales que se hagan ya sea dentro de la

Por Orden Secretarial