Controle patrimonial GEMAT

Cccc
Controle
Patrimonial
GEMAT
Manual
Unidade de Guarda
Controle Patrimonial Web

Contedo
1.
Acessar o Controle Patrimonial - Web .................................................................................................... 4

1.1.
Login ................................................................................................................................................ 4
1.2.
Esquecer sua senha? ....................................................................................................................... 5
2.
Alterar a senha ........................................................................................................................................ 6
3.
Cadastrar novo usurio ........................................................................................................................... 7
4.
Unidade administrativa ........................................................................................................................... 9

4.1.
Cadastro da Unidade Administrativa............................................................................................... 9
4.2.
Localizao..................................................................................................................................... 11
4.2.1.
Endereo .................................................................................................................................... 13
4.2.2.
Dependncias ............................................................................................................................ 14
4.3.
5.
Contatos ........................................................................................................................................ 16
Coletor de cdigo de barra .................................................................................................................... 17

5.1.
Instalao do coletor de cdigo de barra ...................................................................................... 17
5.2.
Coletando os dados ....................................................................................................................... 19
5.3.
Transferindo os dados do coletor para o computador.................................................................. 20
6.
Recebimento de mercadoria ................................................................................................................. 22
7.
Etiquetamento de bens ......................................................................................................................... 25

7.1.
Solicitao de etiquetas................................................................................................................. 25
7.2.
Recebimento das etiquetas ........................................................................................................... 28
7.3.
Etiquetamento de bens sem coletor de cdigo de barras ............................................................ 29
7.4.
Etiquetamento de bens com coletor de cdigo de barras ............................................................ 31
8.
Alocar o bem em uma dependncia...................................................................................................... 36
9.
Relatrios............................................................................................................................................... 38
9.1.
Aplice de Seguro .............................................................................................................................. 38
9.2.
Guia de passagem/remessa de bens ................................................................................................. 39
9.3.
Atestado de recebimento .................................................................................................................. 40
9.4.
Termo de responsabilidade ............................................................................................................... 41
9.5.
Bens cadastrados ............................................................................................................................... 42
10.
Dvidas .............................................................................................................................................. 43
10.1.
Downloads ..................................................................................................................................... 43
10.2.
Contato .......................................................................................................................................... 44
11.
11.1.
Fluxos do sistema .............................................................................................................................. 46

Aquisio direta da unidade gestora para outra unidade de guarda ............................................ 46

11.2.
Aquisio indireta da unidade gestora para outra unidade de guarda ........................................ 47
11.3.
Aquisio direta da unidade de guarda ........................................................................................ 48
1. Acessar o Controle Patrimonial - Web

Solicite a sua Unidade Gestora, um usurio e senha. Somente com essas informaes em mos voc
poder acessar o sistema.
Importante
Para solicitar um usurio voc deve informar o seu CPF e um e-mail ativo. Esse
e-mail ser utilizado para comunicao.
O endereo para acessar o site oficial http://gemat.fde.sp.gov.br
O sistema para Gesto de Materiais, mdulo Controle Patrimonial, base de homologao acessada pelo
endereo: http://rd-gematcp.fde.sp.gov.br/ onde ser exibida a tela inicial:
Fig.1
1.1.
Login
No campo Usurio informe o seu CPF, sua senha no prximo campo Senha e para finalizar clique
no boto Entrar.
O sistema ir validar as informaes digitadas e caso alguma delas no esteja de acordo, a mensagem
abaixo ser exiba:
Confirme as informaes e tente novamente. Voc pode verificar com a sua unidade gestora as
informaes ou utilizar o link Esqueceu a senha?.

Ao obter sucesso, o sistema exibir a tela principal com a mensagem de Bem-vindo ao usurio!
1.2.
Esquecer sua senha?
Informe o seu usurio corretamente e clique no link Esqueceu a senha?.

O sistema exibir uma nova tela, onde voc deve informar o seu e-mail e clicar no boto Enviar.
Importante
O e-mail digitado deve ser o mesmo informado no cadastro do usurio!
O sistema ir enviar uma nova senha para o seu e-mail.
O sistema solicitar que o usurio informe uma nova senha, no primeiro login com a senha enviada
por e-mail.
2. Alterar a senha
Aps o login, na pgina inicial, voc visualizar a barra de menu no topo da pgina.
Selecione o mdulo Segurana->Usurio

Ser exibida a opo para Consulta de usurio, selecione o boto Pesquisar.
Localize o seu usurio no resultado apresentado e clique no boto Alterar.

Informe os campos Senha e Nova Senha.
Para finalizar clique no boto Salvar para finalizar.
3. Cadastrar novo usurio

Selecione o mdulo Segurana->Usurio

Ser exibida a opo para Consulta de usurio, selecione o boto Novo usurio.
Preencha os campos conforme a tela abaixo:
Para finalizar o cadastro de usurio, clique no boto Salvar.

Descrio dos campos:
Nome da Pessoa -> ser exibido no topo da tela com a saudao de Bem-vindo.
Login -> deve ser preenchido com o CPF do usurio e ser utilizado para acessar o sistema.
E-mail -> deve ser informado um e-mail ativo para que o usurio possa receber a comunicao do
sistema, como por exemplo, nova senha.
Senha-> informar uma senha com no mnimo quatro caracteres. O usurio no pode transferir essa senha
para ningum.
Confirmar senha-> o usurio deve repetir a senha para sua conferencia.

Expirar senha no primeiro login-> o usurio pode ativar essa opo se desejar que o usurio
obrigatoriamente altere a sua senha no primeiro login.
Unidade-> informar qual ou em quais unidades o usurio responsvel.
Tipo de usurio-> utilizar somente dois tipos: Responsvel pela unidade de guarda ou Auxiliar da
unidade de guarda.
Importante
Aps selecionar a Unidade e o Tipo de usurio clicar no boto
na listagem.
para incluir
Bloqueado -> marque essa opo para inativar o usurio, assim ele no conseguir mais acessar o
sistema.
4. Unidade administrativa
O usurio deve verificar se o cadastro da sua unidade disponibilizado pelo sistema est correto, atualizlo se necessrio, incluir contatos, conferir sua localizao e cadastrar suas dependncias.
Uma unidade administrativa pode ter uma ou vrias localizaes fsicas e cada localizao deve ter suas
dependncias detalhadas.
4.1.
Cadastro da Unidade Administrativa
Selecione o mdulo Administrao->Estrutura organizacional-> Unidade Administrativa
Ser exibida a opo para Consulta de unidades, o preenchimento dos campos que sero utilizados na
pesquisa, no obrigatrio.

Clique no boto Pesquisar. Logo abaixo, nos Resultados sero exibidas as unidades encontradas.
Clique no boto Alterar da unidade para acessar o seu cadastro. O sistema exibir o cadastro da
unidade administrativa, sua localizao e seus Contatos conforme a tela abaixo:
Utiliza o boto Salvar para finalizar o cadastramento total: unidade, localizao e contatos.
Tipo de unidade administrativa-> deve estar preenchido com o tipo Escola. (Tipos disponveis: Escola,
Diretoria de Ensino, rgo Central, rgo Vinculado e SEE).
Nome da Unidade Administrativa-> deve estar preenchido com o nome da Unidade.
Sigla-> sigla utilizada para identificao da unidade.
Cdigo UGE-> cdigo da unidade gestora executora, deve ficar em branco para as unidades de
guarda.
10

Cdigo UO-> cdigo da unidade oramentaria que a unidade gestora pertence, pode ficar em branco
para as unidades de guarda.
Cdigo UA->cdigo da unidade administrativa utilizada pela Secretaria da Fazenda. No
obrigatrio.
Entidade Responsvel-> entidade responsvel pelo sistema: Secretaria da Educao do Estado de So
Paulo.
Unidade administrativa superior->selecionar a unidade administrativa superior unidade que est
sendo cadastrada, seguindo a hierarquia da rede. Para uma unidade de guarda, selecionar a sua
unidade gestora.
Situao-> Situao atual da unidade que pode ser:
Ativa: unidade com o Sistema de Controle Patrimonial em uso.

Bloqueada: unidade sem utilizao do Sistema de Controle Patrimonial.
Municipalizada: unidade de guarda (escola) municipalizada. Essa situao permite a utilizao
do movimento de Cesso de uso dos bens.
Coletor-> indica se a unidade possui ou no o coletor de cdigo de barras. Deve ser selecionado
apenas se a unidade possuir o equipamento.
Justificativa coletor-> deve ser preenchida uma justificativa quando a unidade no possuir o coletor
de cdigo de barras.
Acesso internet-> indica se a unidade possui ou no acesso a internet. Deve ser selecionado
apenas se a unidade possuir internet.
Unidade Gestora-> no deve ser selecionada pela unidade de guarda, porque indica se a unidade
gestora ou guarda.
4.2.
Localizao
O sistema exibir a localizao cadastrada. Utilize o boto Adicionar localizao para inserir novas
localizaes fsicas que pertenam unidade. O sistema exibir a tela de Cadastro de Localizao.
Utilize o boto Alterar para conferencia das informaes cadastras na localizao. O sistema exibir
a tela de Cadastro de Localizao.
Para excluir uma dependncia utilize o boto Excluir. O sistema permitir a excluso das
localizaes nas quais, no existam bens alocados.
11

A tela de cadastro de localizao est dividida em trs partes:
Localizao, onde o usurio de deve informar o nome da localizao fsica da unidade e uma
descrio, lembrando que o nome necessrio porque uma unidade pode ter vrias
localizaes fsicas diferentes.
Endereo da localizao.
Dependncias que localizao possui e onde os bens sero disponibilizados.
Utilize o boto Alterar para finalizar e salvar as alteraes da localizao, endereo e dependncias.
Descrio dos campos:
Nome da localizao-> Informe um nome para identificar a localizao fsica da unidade.
Descrio da localizao-> Informe uma descrio mais detalhada da localizao.
Localizao Padro-> o sistema exige que uma localizao seja selecionada como padro. Essa
localizao padro ser utilizada nas transferncias de bens.
12

4.2.1. Endereo
O endereo da localizao obrigatrio e organizado pelo CEP.
Para alterar o endereo, altere o CEP primeiro. Se o sistema encontrar o CEP digitado, exibir
automaticamente os campos Endereo, Distrito, Zona, Bairro e Cidade para que o usurio informe
somente o nmero e complemento se houver. No caso de um CEP novo, todos os campos sero
disponibilizados para digitao do novo endereo.
Para selecionar a cidade utilize o boto de pesquisa ao lado do campo:

tela com o cadastro de cidades, para seleo.
13
O sistema exibira uma

4.2.2. Dependncias
Cada localizao deve ter suas dependncias cadastradas no sistema.
Para cadastrar uma nova dependncia clique no boto Adicionar dependncia
O sistema exibira a tela de Cadastro de Dependncias.
Preencha todos os campos e para finalizar clique no boto Salvar.

Descrio dos campos:
14

Tipo de dependncia -> o usurio deve selecionar um tipo de dependncia correspondente
nova dependncia. O tipo de dependncia um cadastro elaborado pela equipe gestora do
sistema buscando a padronizao de toda a rede.
Nome -> o usurio deve informar um nome pelo qual ele identifique a dependncia dentro da sua
unidade. Por exemplo: Tipo de dependncia sala de aula e nome sala 21.
Responsvel -> nome do responsvel pela dependncia. Esse nome ser impresso no relatrio
Termo de Responsabilidade que ser fixado na dependncia.
Dica
Utilize um nome que realmente identifique a dependncia na
unidade, isso facilitar o Inventrio.
Para consultar as dependncias cadastradas no sistema clique no boto Pesquisar
Clique no boto Alterar para visualizar as informaes de uma dependncia.

Para excluir uma dependncia utilize o boto Excluir. O sistema permitir a excluso das
dependncias nas quais, no existam bens alocados.
15

4.3.
Contatos
Ao selecionar a aba Contatos, o sistema exibir uma lista com os contatos cadastrados na localizao.
Utilize o boto Adicionar contato para cadastrar novos. O sistema exibir a tela de Cadastro de
contatos.
Utilize o boto Alterar para visualizar as informaes do contato detalhadamente. O sistema exibir
a tela de Cadastro de contatos.
Para excluir um contato utilize o boto Excluir.
Tela de Cadastro de Contatos:
Tipo de contato -> o usurio deve escolher entre os tipos E-MAIL, FAX ou TELEFONE.
Contato -> o usurio deve inserir o endereo do e-mail, numero do fax ou nmero do telefone.
Para salvar o contato, clique no boto Incluir.
16
5. Coletor de cdigo de barra

Para utilizao do coletor de cdigo de barra, o usurio necessita fazer a sua instalao primeiramente.
5.1.
Instalao do coletor de cdigo de barra
Conecte a base do coletor a uma entrada USB da mquina.

Coloque o cd de Instalao no drive de CD.
Caso a tela de execuo automtica no aparea, abra o cd e entre na pasta Explore_this_CD e
execute o arquivo Index.htm.
Na tela que ir aparecer v em USB VCOM Driver Installation e depois em Install USB VCOM
Driver (escolha a opo de acordo com a verso do seu sistema operacional).
Execute o arquivo que ir aparecer, e aperte Next na primeira tela.

Selecione a opo I accept the terms of the license agreement e aperte Next.
Na prxima tela aperte Next novamente e por fim Install.
Quando terminar aperte Finish e volte para a Index.htm.
17
Agora selecione 8 Series Forge AG.

Clique na opo Install 8 Series Forge Application Generator(Batch).
Execute o arquivo que ir aparecer, na primeira tela aperte Next.

Selecione a opo I accept the terms of the license agreement e aperte Next.
Coloque o nome do Usurio e da Organizao, selecione Anyone Who uses this computer e
aperte Next.
Aperte Next e depois Install, por fim aperte Finish e o coletor estar instalado na mquina;
Botes mais utilizados:
Leitura do Cdigo
de barras (foco).
Confirma as
informaes
.
Liga/desliga.
18

5.2.
Coletando os dados
importante certificar-se de que no h nenhuma informao anterior gravada no coletor, antes de

iniciar uma nova coleta de dados.
Ligue o coletor e selecione a opo 3.Utilities
Depois selecione a opo 3.Delete Data para apagar os dados anteriores.
Aps a limpeza, volte ao menu inicial com a tecla ESC.

Selecione a opo 1.Collect
19
O coletor exibir a tela com o campo Item e Quantidade, verifique no manual a operao
desejada: Etiquetamento ou Contagem de inventario para saber a sequencia na qual os itens
devem ser informados.
Aps coletar todas as informaes, faa a transferncia dos dados para o computador.
5.3.
Transferindo os dados do coletor para o computador
O coletor ser utilizado em dois mdulos no sistema de controle patrimonial: no Etiquetamento dos
bens e no inventrio. Em ambos os mdulos, aps a utilizao do coletor necessrio transferir os
dados coletados para o computador.
Coloque o coletor na base.

Entre em Iniciar-> Todos os programas->Cipher Lab->Forge->Batch->Utilities->Data_read
Em File Properties-> Directory escolha o local de destino do arquivo e em File Name coloque o
nome do arquivo de sada
20
Entre em Painel de Controle-> Sistema-> Gerenciador de Dispositivos-> Portas COM e LPT e

verifique em qual porta COM o coletor foi instalado
Ateno, Interface
deve ser Cradle-IR!!
Em Communication Parameters-> COM port coloque o numero da porta
Aperte OK para iniciar a transferncia.

Finalizando a transferncia o computador
perguntar se o usurio deseja ver o arquivo
recebido. Aps a transferncia, o usurio pode
voltar ao sistema de Controle patrimonial para
realizar o etiquetamento de bens ou a
contagem do inventrio.
21
6. Recebimento de mercadoria
O recebimento de mercadoria a ao que gera a entrada do bem na conta contbil do almoxarifado.
Essa ao executada na pagina inicial do sistema, a Home no quadro Painel de solicitaes abertas.
A figura abaixo mostra um painel sem solicitaes.
Sugerimos ao usurio que diariamente monitore seu painel, porque toda vez que um bem for cadastrado
no sistema de controle patrimonial e/ou transferido um workflow de envio de bens criado.
Ao clicar no link Envio de Bens o sistema exibira o status do envio na unidade: Aguardando
recebimento.
22

Ao clicar no link Aguardando recebimento o sistema exibir a lista de bens que esto aguardando o
recebimento.
Para visualizar os detalhes do envio por bem, clique no boto de expandir
Na viso detalhada o sistema informa para cada bem, a data, a unidade origem que enviou, o destino e o
nmero da Guia que acompanhar o bem. Essa guia poder ser GPB ou GRB e a unidade de guarda pode
visualiz-la ou reimprimi-la no menu Relatrios->Guia de passagem/remessa de bens.
23
Dica
Guia de Passagem de Bens utilizada entre unidades

gestoras diferentes.
Guia de Remessa de Bens utilizada entre unidades
da mesma gestora.
Para executar o recebimento de bens no sistema o usurio deve:
a. Marcar item por item

b. Selecionar o Status Bem recebido
c. Para finalizar clicar no boto Mudar Status
Essa operao deve ser efetuada para cada pgina exibida.
a.
b.
c.
Importante
O envio de bens monitorado tambm pela unidade de origem e ficar
pendente at a unidade destino efetivar o recebimento!
Se o item recebido j estiver incorporado unidade deve apenas informar no
cadastro do bem, em qual dependncia ele ser alocado.
Se o item for rejeitado a unidade que enviou far o cancelamento da
transferncia.
24
7. Etiquetamento de bens
O etiquetamento ocorre aps o recebimento, para as novas aquisies. As unidades gestoras sero
responsveis pela impresso das etiquetas e enviaro para as unidades guarda, utilizando um workflow
de monitoramento no painel de solicitaes.
A unidade de guarda deve solicitar as etiquetas para a sua unidade gestora pelo sistema. A unidade
gestora enviar as etiquetas impressas para a unidade de guarda, que vai receb-las fisicamente e
tambm no sistema, fazer a colagem fsica das etiquetas nos bens e finalizar, etiquetando os bens no
sistema para isso teremos duas formas: manual ou utilizando o coletor de cdigo de barras.
Dica
Observe o Quadro de avisos da pgina inicial ele indicar se
houver itens recebidos, sem a solicitao de etiquetas
conforme a figura abaixo.
7.1.
Solicitao de etiquetas
A unidade de guarda aps efetivar o recebimento dos bens, deve solicitar as etiquetas para sua
unidade gestora.
Selecione o mdulo Etiquetas->Solicitao de Etiquetas
25

Ser exibida a tela para consulta de bens sem etiqueta com vrios filtros de pesquisa, que o usurio
dever preencher conforme abaixo:
Tipo de solicitao -> selecionar impresso para primeira vez ou reimpresso no caso de perda da
etiqueta.
Unidade de Guarda -> informar a unidade de guarda que est fazendo a solicitao.
Localizao -> informar qual a localizao da unidade de guarda est fazendo a solicitao. Utilizar o
boto
para pesquisar.
Grupo de bens -> no obrigatrio, mas o usurio pode selecionar um grupo especfico de bens. O
sistema ir exibir somente os bens desse grupo esto sem solicitao de etiqueta.
Descrio-> no obrigatria, mas o usurio pode informar uma descrio de bem. O sistema ir
exibir somente os bens com essa descrio.
Aps o preenchimento dos campos, o usurio deve clicar no boto Pesquisar.
26

O sistema exibir nos resultados, uma lista com os bens que esto sem solicitao de etiqueta. O
usurio dever selecionar os bens, marcando a primeira coluna esquerda.
Para finalizar, clique no boto Solicitar.

A unidade gestora receber a solicitao enviada.
A unidade escolar dever monitorar o andamento da solicitao pelo Quadro de Avisos da pgina
inicial.
Para saber o status da solicitao, basta clicar no link Ver Mais, o sistema exibira um relatrio com
os possveis status:
Indica que a solicitao foi enviada.
27
Indica que a unidade gestora recebeu a solicitao.
Indica que a unidade gestora imprimiu a etiqueta.
Importante
A mensagem do quadro de avisos de solicitao de etiquetas pendentes
permanecer at que a unidade gestora execute a ao de ENVIO para a
unidade de guarda!
7.2.
Recebimento das etiquetas
O recebimento a ao que confirma o recebimento fsico das etiquetas pela unidade de guarda,
encerrando o processo de solicitao para ambas as unidades. Essa ao executada na pagina inicial
do sistema, a Home, no quadro Painel de solicitaes abertas.
Sugerimos ao usurio que diariamente monitore seu painel, porque toda vez que a unidade gestora
enviar as etiquetas no sistema de controle patrimonial um workflow de Impresso de etiqueta
criado.
Ao clicar no link Impresso de etiqueta o sistema exibira o status do envio na unidade: Etiqueta
patrimonial enviada para a unidade de guarda.
28

Ao clicar no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade de guarda o sistema exibir a lista de
bens que tiveram as etiquetas enviadas.
Para executar o recebimento de bens no sistema o usurio deve:
a. marcar item por item

b. selecionar o Status Bem recebido
c. para finalizar clicar no boto Mudar Status
Essa operao deve ser efetuada para cada pgina exibida.
a.
b.
c.
Para visualizar os detalhes do envio por bem, clique no boto de expandir
Importante
O workflow de impresso de etiqueta patrimonial continuara aberto at o
etiquetamento dos bens, dessa forma o usurio no tem como esquecer!
7.3.
Etiquetamento de bens sem coletor de cdigo de barras
O etiquetamento a ao que aloca o numero da etiqueta colada no bem fsico e a dependncia, no

cadastro do bem. Essa ao pode ser executada na pagina inicial do sistema, a Home, no quadro
Painel de solicitaes abertas ou no mdulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial.
29

Ao clicar no link Impresso de etiqueta, depois no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade
de guarda o sistema exibir a lista de bens que tiveram as etiquetas recebidas.
Para executar o Etiquetamento de bens no sistema o usurio deve:
d. Marcar item por item

e. Selecionar o Status Bem recebido
f. Para finalizar clicar no boto Mudar Status
a.
b.
c.
Essa operao levar o usurio automaticamente para a tela do mdulo Bens->Cadastrar etiqueta
patrimonial onde o sistema exibira a lista de bens para o usurio digitar um a um:
a. Dependncia -> dependncia fsica onde o bem foi alocado.

b. Etiqueta -> nmero da etiqueta colada no bem.
a.
b.
Esse boto preenche o prximo

nmero automaticamente!
Clique no boto Salvar para finalizar.
30
Dica
Aps o Etiquetamento o Quadro de avisos da pgina inicial
ele informar se os bens no forem incorporados pela
unidade gestora!
7.4.
Etiquetamento de bens com coletor de cdigo de barras
O etiquetamento a ao que aloca o numero da etiqueta colada no bem fsico e a dependncia, no

cadastro do bem. Essa ao pode ser executada na pagina inicial do sistema, a Home, no quadro
Painel de solicitaes abertas ou no mdulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial.
Ao clicar no link Impresso de etiqueta, depois no link Etiqueta patrimonial enviada para a unidade
de guarda o sistema exibir a lista de bens que tiveram as etiquetas recebidas.
Para executar o Etiquetamento de bens no sistema o usurio deve:
g. Marcar item por item

h. Selecionar o Status Bem recebido
i. Para finalizar clicar no boto Mudar Status
a.
b.
c.
31

Essa operao levar o usurio automaticamente para a tela do mdulo Bens->Cadastrar etiqueta
patrimonial onde o sistema exibira a lista de bens a etiquetar.
Selecione os bens clicando na primeira coluna esquerda.
Clique no boto Gerar relatrio.

O sistema exibira um relatrio com todas as dependncias cadastradas e sua identificao em cdigo de
barras (figura abaixo) e...
...os bens que sero etiquetados, com sua identificao tambm em cdigo de barras (fig. abaixo).
O usurio deve imprimir o relatrio, clicando na impressora exibida do lado direito.
32

Com o relatrio em mos e o coletor ligado e preparado para coletar os dados (5.2 Coletando os dados) o
usurio deve seguir os passos abaixo:
1. Certifique-se que o coletor est na tela de coleta, aguardando a leitura do item. Se no estiver repita
os passas do item 5.2 deste manual. A tela do coletor, o cursor deve estar no campo Item.
2. Identifique a dependncia
2.1. Inicie coletando no relatrio, o cdigo de barras da dependncia que o bem ser alocado. Para
coletar clique no boto amarelo do coletor que emitir o foco, posicione o foco no cdigo de
barra e aguardo o aviso sonoro que indica que o cdigo foi lido. Se o aviso sonoro no for
emitido, digite os nmeros abaixo do cdigo de barra, utilizando o teclado do coletor e para
confirmar clique no boto azul.
Dica
Se o aviso sonoro no for emitido, digite os nmeros abaixo
do cdigo de barra, utilizando o teclado do coletor e para
confirmar clique no boto azul.
2.2. Aps a leitura do cdigo, o coletor passa para o prximo campo que a quantidade e estar
sempre com o valor numrico um (no devemos alter-lo porque cada etiqueta nica),
apenas clique no boto azul para confirmar.
3. Identifique os bens que esto ou sero alocados na dependncia identificada:
3.1. Colete primeiro no relatrio, o cdigo de barras do bem. Para coletar clique no boto amarelo do
coletor que emitir o foco, posicione o foco no cdigo de barra e aguardo o aviso sonoro que
indica que o cdigo foi lido.
3.3. Colete em seguida, o cdigo de barras da etiqueta colada no bem. Para coletar clique no boto
amarelo do coletor que emitir o foco, posicione o foco no cdigo de barra e aguardo o aviso
sonoro que indica que o cdigo foi lido.
3.5. Repita o passo 3 at coletar todos os bens alocados nessa dependncia.
4. Volte ao passo 2 a cada nova dependncia utilizada at finalizar a coleta de todos os bens
etiquetados.
5. Faa a transferncia dos dados coletados para o computador, veja como no item 5.3 deste manual
finalizando a coleta de dados.
33

Volte ao sistema de Controle Patrimonial acessando o mdulo Bens->Cadastrar etiqueta patrimonial.
Clique no boto Importar.
O sistema exibir a tela de importao de arquivo, onde o usurio deve clicar no boto Procurar para
localizar o arquivo que foi transferido do coletor.
Aps localizar o arquivo, clique no boto Importar.
34

O sistema exibira uma mensagem para Aguardar at o fim do processo e ao final, exibira uma lista com
os dados coletados: os bens, dependncias e numero das etiquetas.
Clique em Salvar para concluir o etiquetamento. Nesse momento o sistema atualizar no cadastro de
cada bem sua dependncia e seu registro patrimonial (nmero da etiqueta).
35
8. Alocar o bem em uma dependncia

Ao alocar o bem em uma dependncia, o usurio deve registrar no sistema essa informao no
cadastro do bem em mdulo Bens->Cadastro de bens.
O sistema exibir a tela de Consulta de Bens, com vrios campos que podem ser preenchidos para
facilitar a pesquisa do bem desejado.
Registro patrimonial -> nmero da etiqueta
Data de entrada -> data que o bem foi cadastrado
Grupo de bens -> grupo que o bem pertence
Descrio -> descrio do bem
Seguradora -> nome da seguradora
Aplice de seguro -> nmero da aplice de seguro do bem
Unidade gestora -> unidade gestora do bem
Unidade de guarda -> unidade de guarda do bem
Clique no boto Pesquisar para o sistema exibir a lista de resultados logo abaixo:
Para visualizar o cadastro do bem, clique no link Alterar.

Na aba Especificao do item, o sistema exibir o campo Dependncia.
O usurio deve selecionar a nova

dependncia utilizando boto
Para limpar o campo utilize o boto
36

Para os bens adquiridos em lote, usurio pode utilizar a opo Alterar lote disponvel no cadastro.
a. Informe os campos:
Localizao -> localizao fsica da unidade
Dependncia -> dependncia dentro da localizao
b. Selecione os itens que deseja alterar.
c. Clique no boto Salvar Lote
a.
b.
c.
Dica
O sistema permite que o usurio informe a dependncia dos
bens em mais dois processos automatizados (com uso de
coletor):
Etiquetamento
Inventrio
37
9. Relatrios
Vrios relatrios esto disponveis para a unidade de guarda no menu Relatrios. Falaremos sobre cada
um deles em seguida.
9.1.
Aplice de Seguro
O relatrio de Aplice de seguro tem como objetivo gerenciar o vencimento das aplices. Cada bem
tem no seu cadastro as informaes da sua aplice de seguro.
Para executar o relatrio, o usurio deve:
Informar o perodo de vigncia

Clicar no boto Gerar relatrio
O sistema exibir todas as aplices com a data de fim da vigncia dentro do perodo selecionado e
para imprimir basta clicar no link da impressora.
38

9.2.
Guia de passagem/remessa de bens
As guias de passagem de bens GPB e GRB agora so digitais, o usurio pode visualiz-las ou reimprimilas quando for necessrio.
Primeiramente o usurio deve selecionar o tipo da guia: GPB ou GRB
Em seguida, preencher o tipo de solicitao como Reimpresso e informar o nmero da guia

desejado, os demais campos so apenas filtros no obrigatrios. Clique no boto Pesquisar.
O sistema exibira as guias disponveis, selecione marcando a primeira coluna e clique no boto Gerar
Relatrio. A guia ser gerada conforme abaixo:
39

9.3.
Atestado de recebimento
O relatrio de atestado de recebimento lista todos os bens que foram recebidos na unidade de
acordo com um dos documentos abaixo: Empenho, Documento de compra, GPB ou GRB. necessrio
informar somente um dos documentos e clicar no boto Gerar Relatrio.
Todos os bens recebidos de acordo com o documento informado sero visualizados conforme abaixo e
40

9.4.
Termo de responsabilidade
O relatrio de termo de responsabilidade lista todos os bens alocados em uma dependncia e o seu
responsvel.
O usurio deve preencher a unidade de guarda, localizao, dependncia e clicar no boto Gerar
relatrio.
Todos os bens alocados na dependncia informada sero visualizados conforme abaixo e para
imprimir basta clicar no link da impressora.
41

9.5.
Bens cadastrados
O relatrio de bens cadastrados permite o gerenciamento das informaes de cada bem que esto
sob a guarda da unidade.
O usurio pode preencher qualquer campo abaixo, porque todos so opcionais e funcionam como
filtro. Para executar o relatrio clique no boto Gerar relatrio.
Todos os bens cadastrados que atendam os filtros informados sero visualizados conforme abaixo e
( Relatrio de bens cadastrados parte 1/2)
42
( Relatrio de bens cadastrados parte 2/2)
10. Dvidas
O sistema disponibiliza dois mdulos no menu Dvidas para atendimento ao usurio, so eles:
Downloads
Contato
10.1.
Downloads
Em Downloads voc encontrar todo tipo de documentao disponvel como manuais e legislao
para poder visualizar ou salvar no seu computador.
Para visualizar ou salvar o arquivo no seu computador, clique no link

exibida com a opo Abrir ou Salvar conforme abaixo:
. A janela do Windows ser
O usurio de selecionar uma das

opes. No caso da opo Salvar, o
usurio vai indicar o local/pasta onde
o arquivo deve ser gravado para
posterior visualizao.
43

10.2.
Contato
Utilize o contato para enviar sua dvida por e-mail.

Os campos para envio do e-mail so:
Nome -> o sistema exibir o nome do usurio.
E-mail -> o sistema exibir o e-mail do cadastro do usurio. Nesse e-mail que o usurio receber a
resposta da sua dvida.
Unidade -> o sistema exibir o nome da unidade em qual o usurio est logado.
Tipo de dvida -> o usurio deve selecionar um dos tipos abaixo:
Tcnica -> qualquer dvida de instalao ou problemas com os equipamentos (impressora e

coletor) ou internet.
Legislao -> qualquer dvida com a legislao e ou normatizao dos processos de controle
patrimonial.
Utilizao do Sistema -> dvidas na utilizao do sistema, ou seja, como executar um
processo de controle patrimonial no sistema.
Erro no Sistema -> qualquer mensagem de erro exibida durante a utilizao do sistema de
controle patrimonial.
Prioridade -> prioridade na resoluo da dvida.
Alta -> deve ser resolvido com a mxima urgncia: pode gerar graves consequncias.
Mdia -> deve ser resolvido assim que possvel, necessrio, mas no gera graves
consequncias.
Baixa -> deve ser resolvido assim que possvel, possvel utilizar o sistema sem nenhuma
consequncia.
Anexar -> tem a funo de anexar um arquivo para enviar junto com a sua dvida. Como por
exemplo, uma imagem da tela, onde ocorreu uma mensagem de erro.
Solicitao -> espao onde o usurio deve escrever a sua dvida.
44
Aps preencher todos os campos, clique no boto Enviar para finalizar.
45
11. Fluxos do sistema

O objetivo desse mdulo alocar cada passa do fluxo ao mdulo do manual.
11.1.
Fluxo
1
Aquisio direta da unidade gestora para outra unidade de guarda
Manual
Bens a cadastrar (novas
aquisies)
Descrio
Importao da NE
(SIAFEM)
Transferncia sem incorporao
Guia de passagem/remessa de
bens
Define as unidades
destino. Gera
workflow
Impresso da guia
GPB ou GRB
Recebimento de mercadoria
Solicitao de etiqueta
Impresso de etiquetas
Envio das etiquetas para

unidade de guarda
9
10
Etiquetamento de bens com

coletor de cdigo de barras
11
Incorporao de material
permanente
Entrada do bem no
almoxarifado
Impresso do
relatrio.
Gera workflow
Impresso da
etiqueta
patrimonial.
Apontar no
workflow
Apontar no
workflow
Inserir no cadastro
do bem, o numero
da etiqueta colada.
Movimentao que
transfere o bem do
almoxarifado para o
imobilizado
46
Observao
Pode ser utilizado o
cadastramento
manual de bens.
Gera NL
Unidade
Origem
Gestora
A guia deve
acompanhar os
bens.
Gera NL e finaliza a
transferncia.
Origem
Gestora
Pode utilizar a opo

manual de
etiquetamento.
Gera NL
Origem
Gestora
Destino
Guarda
Destino
Guarda
Destino
Guarda
Origem
Gestora
Origem
Gestora
Destino
Guarda
Destino
Guarda
Origem
Gestora

11.2.
Fluxo
1
Aquisio indireta da unidade gestora para outra unidade de guarda

Manual
Bens a cadastrar (novas
aquisies)
Automtico Transferncia sem

incorporao
Automtico Guia de passagem/remessa
de bens
2

unidade de guarda
7
8

permanente
Descrio
Importao da GPB
(BENS_FDE)
Define as unidades
destino. Gera
workflow
Impresso da guia
GPB ou GRB pelo
BENS_FDE
Entrada do bem no
almoxarifado
Impresso de
relatrio.
Gera workflow
Impresso da
etiqueta
patrimonial.
Apontar no
workflow
Apontar no
workflow
Inserir no cadastro
do bem, o numero
da etiqueta colada.
Movimentao que
transfere o bem do
almoxarifado para
o imobilizado
47
Observao
Pode ser utilizado o
cadastramento
manual de bens.
Gera NL
Unidade
Origem
Gestora
A guia deve
acompanhar os
bens.
transferncia.
Origem
Gestora
Pode utilizar a
opo manual de
etiquetamento.
Gera NL
Origem
Gestora
Destino
Guarda
Destino
Guarda
Destino
Guarda
Origem
Gestora
Origem
Gestora
Destino
Guarda
Destino
Guarda
Origem
Gestora

11.3.
Aquisio direta da unidade de guarda
Para qualquer aquisio de bens que a unidade de guarda executar, deve ser encaminhada toda a
documentao para a unidade gestora.
Fluxo
1
Manual
Cadastro de bens
Transferncia sem incorporao
Guia de passagem/remessa de
bens

unidade de guarda
9
10

11
permanente
Descrio
Cadastro do bem no
sistema.
Define as unidades
destino. Gera
workflow
Impresso da guia
GPB ou GRB
Entrada do bem no
almoxarifado
Impresso do
relatrio.
Gera workflow
Impresso da
etiqueta
patrimonial.
Apontar no
workflow
Apontar no
workflow
Inserir no cadastro
do bem, o numero
da etiqueta colada.
Movimentao que
transfere o bem do
almoxarifado para o
imobilizado
48
Observao
Gera NL
A guia deve
acompanhar os
bens.
transferncia.
Pode utilizar a opo

manual de
etiquetamento.
Gera NL
Unidade
Unidade
Gestora
Unidade
Gestora
Unidade
Gestora
Unidade
Guarda
Unidade
Guarda
Unidade
Guarda
Unidade
Gestora
Unidade
Gestora
Unidade
Guarda
Unidade
Guarda
Unidade
Gestora

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Acessar o Controle Patrimonial - Web .................................................................................................... 4

Esquecer sua senha? ....................................................................................................................... 5

Alterar a senha ........................................................................................................................................ 6

Cadastrar novo usurio ........................................................................................................................... 7

Unidade administrativa ........................................................................................................................... 9

Cadastro da Unidade Administrativa............................................................................................... 9

Coletor de cdigo de barra .................................................................................................................... 17

Instalao do coletor de cdigo de barra ...................................................................................... 17

Coletando os dados ....................................................................................................................... 19

Transferindo os dados do coletor para o computador.................................................................. 20

Recebimento de mercadoria ................................................................................................................. 22

Etiquetamento de bens ......................................................................................................................... 25

Recebimento das etiquetas ........................................................................................................... 28

Etiquetamento de bens sem coletor de cdigo de barras ............................................................ 29

Etiquetamento de bens com coletor de cdigo de barras ............................................................ 31

Alocar o bem em uma dependncia...................................................................................................... 36

Aplice de Seguro .............................................................................................................................. 38

Guia de passagem/remessa de bens ................................................................................................. 39

Atestado de recebimento .................................................................................................................. 40

Termo de responsabilidade ............................................................................................................... 41

Bens cadastrados ............................................................................................................................... 42

Fluxos do sistema .............................................................................................................................. 46

Controle Patrimonial Web

Aquisio indireta da unidade gestora para outra unidade de guarda ........................................ 47

Aquisio direta da unidade de guarda ........................................................................................ 48

Controle Patrimonial Web

1. Acessar o Controle Patrimonial - Web

Controle Patrimonial Web

Esquecer sua senha?

Informe o seu usurio corretamente e clique no link Esqueceu a senha?.

Controle Patrimonial Web

O sistema ir enviar uma nova senha para o seu e-mail.

Controle Patrimonial Web

Localize o seu usurio no resultado apresentado e clique no boto Alterar.

Para finalizar clique no boto Salvar para finalizar.

3. Cadastrar novo usurio

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Preencha os campos conforme a tela abaixo:

Para finalizar o cadastro de usurio, clique no boto Salvar.

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Cadastro da Unidade Administrativa

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Ativa: unidade com o Sistema de Controle Patrimonial em uso.

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Para selecionar a cidade utilize o boto de pesquisa ao lado do campo:

O sistema exibira uma

Controle Patrimonial Web

O sistema exibira a tela de Cadastro de Dependncias.

Preencha todos os campos e para finalizar clique no boto Salvar.

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Para consultar as dependncias cadastradas no sistema clique no boto Pesquisar

Clique no boto Alterar para visualizar as informaes de uma dependncia.

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Para salvar o contato, clique no boto Incluir.

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5. Coletor de cdigo de barra

Instalao do coletor de cdigo de barra

Conecte a base do coletor a uma entrada USB da mquina.

Execute o arquivo que ir aparecer, e aperte Next na primeira tela.