DIRECCION DE INFORMATICA

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GOBIERNO AUTNOMO DEPARTAMENTAL DE TARIJA DIRECCIN DE INFORMTICA

Versin
1.0

Responsable
Ing. Hctor
Rodriguez

Fecha
15/11/2015

CONTENIDO
I.

INTRODUCCIN........................................................................................................................................................ 3

II.

OBJETIVOS ............................................................................................................................................................. 3

III.

REAS DE APLICACIN .................................................................................................................................... 3

IV.

RESPONSABLES ................................................................................................................................................... 3

V.

POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN .................................................................................................... 4

VI.

CONCEPTO (S) ...................................................................................................................................................... 4

VII.

FUNCIONALIDADES CORREO INSTITUCIONAL ..................................................................................... 5

ACCESO AL CORREO INSTITUCIONAL................................................................................................................. 5

PESTAA CORREO ....................................................................................................................................................... 7
PESTAA LIBRETA DE DIRECCIONES ...............................................................................................................12
PESTAA AGENDA.....................................................................................................................................................13
TAREAS ...........................................................................................................................................................................13
MALETN ........................................................................................................................................................................14
PREFERENCIAS ...........................................................................................................................................................15
CARPETAS PERSONALES (ALMACENAMIENTO DE CORREOS ANTIGUOS EN DISCO...................18
DURO)..............................................................................................................................................................................18

MANUAL DE USUARIO CORREO INSTITUCIONAL

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I.

INTRODUCCIN
Personas, empresas e instituciones necesitan mantenerse comunicadas todo el tiempo,
dependiendo del tipo de interaccin que pueda haber entre ellas tales como relacin amical
(a nivel personal), comercial o comunitaria.
En la actualidad el uso de tecnologa para mantener la comunicacin en tiempo real se ha
convertido en la herramienta fundamental, y servicios como el correo electrnico, la
mensajera instantnea, telefona mvil han tomado mayor relevancia.
Las instituciones para mejorar la comunicacin interna hacen uso del correo electrnico,
informando a sus jefes, a sus compaeros de trabajo como van con el avance de sus labores
diarias, a sus proveedores para informar sobre un requerimiento, sobre un pago, etc.

II. OBJETIVOS
El presente documento tiene el propsito de dar a conocer la funcionalidad bsica de uso del
correo institucional del Gobierno Autnomo de Tarija.

III. REAS DE APLICACIN

El presente manual es aplicable para todas las reas del Gobierno Autnomo Departamental de
Tarija, as como todas las dependencias del mismo.

IV. RESPONSABLES
Es responsabilidad de la direccin de informtica, mantener actualizada la informacin del
presente manual.

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V. POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN

VI. CONCEPTO (S)

Backup: Proceso de sacar una copia de seguridad de archivos, carpetas, bases de datos.
Buzn de Correo: Tamao de espacio de almacenamiento en el servidor de correo asignado
a cada cuenta de correo donde se almacena las carpetas de correo (Bandeja de entrada, etc),
libreta de direcciones, etc.
Maletn: En trminos de Zimbra, maletn sirve como herramienta de almacenamiento virtual de
archivos, el cual puede ser compartido con otras personas.

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VII. FUNCIONALIDADES CORREO INSTITUCIONAL

ACCESO AL CORREO INSTITUCIONAL
Existe una opcin para acceder al correo institucional la cual se detalla a continuacin:
Zimbra Desktop debe de estar instalado en cada PC, de no estar instalado deber de ser
solicitado a Soporte Helpdesk
Luego de instalar Zimbra en el escritorio se observar el cono siguiente:
Personal de soporte tambin se encargar de configurar la cuenta del
usuario, para poder visualizar sus correos a travs de esta herramienta.
Luego de cargar este programa se mostrar la siguiente pantalla:

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Luego cargar la pantalla principal del correo electrnico la cual se muestra en el siguiente
grfico:
Pestaas de opciones de
Zimbra Web

LISTA DE
CORREOS

CONTENIDO DEL
MENSAJE

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Un aspecto importante a tener en cuenta en el correo institucional es el tamao del
buzn de correo el cual debe de ser monitoreado constantemente. Como se muestra en la
siguiente pantalla al pasar al pasar el cursor del mouse sobre el nombre del usuario nos
mostrar cuanto de espacio tiene asignada la cuenta y cuanto ya est ocupado.
Por el tema de recursos se ha determinado que el tamao de almacenamiento para
cada buzn es de 50 MB. Al final de este manual se explica cmo salvaguardar los correos
ms antiguos y evitar llenar el buzn de correo, ya que si esto pasa (buzn lleno) no podr
enviar y recibir correos.

La opcin Bsqueda de personas

permite
filtrar lo s nombres de los colaboradores que tengan correo institucional y que coincida
con los caracteres ingresados en este cuadro de texto.

La opcin Salir
es muy importante, porque permite cerrar la conexin en el
servidor de correo liberando recursos y adems por tema de seguridad es conveniente
siempre luego de culminar de revisar su correo ejecutar esta opcin.
PESTAA CORREO
La pestaa CORREO nos mostrar las funcionalidades principales de nuestro correo
electrnico, donde podremos visualizar nuestras carpetas de buzn de correo (Bandeja de
Entrada, Enviados, Borradores, Spam, Correo no deseado, entre otros).

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Si seleccionamos nuestra Bandeja de Entrada al costado derecho nos mostrar los

correos que tenemos actualmente en esa carpeta, tal como lo muestra la siguiente imagen:

As podemos ir seleccionando cualquier carpeta y nos mostrar los correos que estn en dicho
contenedor.
Luego describimos las funcionalidades resaltadas en el siguiente grfico:

BUSCAR: Permite buscar correos, contactos, direcciones, citas, tareas, archivos;

dependiendo que opcin elija. En el cuadro buscar podr ingresar la palabra o palabras que
contiene el asunto o cuerpo del mensaje.

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NUEVO

: Permite redactar un nuevo correo.

Luego de haber ido a la opcin nuevo mensaje nos muestra la siguiente ventana:

La pantalla nos muestra las siguientes opciones:

Para: Permite ingresar las direcciones de correo de las personas a quien se enviar el mensaje.
CC: Permite ingresar las direcciones de correos a las personas a quienes se les copiar el
mismo mensaje.

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Mostrar CCO: Si activamos esta opcin, automticamente se agregar un recuadro similar

al CC. El propsito de esta opcin es copiar el mensaje a determinados destinatarios, pero
sin que sea visible para los destinatarios descritos (Para y CC).
Asunto: Permite especificar el asunto del mensaje.
Prioridad: Permite indicar que tan importante es el mensaje (Alta, Normal y Baja)
Adems se tiene opciones adicionales en la parte superior como muestra la siguiente imagen

Enviar: Permite enviar el mensaje a los destinatarios especificados en Para, CC y CCO.

Cancelar: Permite cancelar la redaccin del correo y volver a la pantalla principal del correo.
Guardar Borrador: Permite guardar temporalmente el mensaje que an no se culmin de
redactar.
Aadir Archivo Adjunto: En esta opcin podremos adjuntar un archivo al correo que estamos
redactando.

NOTA: el tamao mximo de envi de archivos es 5MB

Comprobar Ortografa: Permite validar la ortografa del cuerpo del mensaje.
Firma: Permite agregar una firma previamente configurada en la pestaa Preferencias.

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Opciones: Permite elegir en qu tipo de formato enviar el mensaje HTML o Texto sin
formato, adems activar la opcin de Solicitar Notificacin de Lectura

VER
del buzn

CORREO : Permite visualizar la lista de correos de cada carpeta

de correo.

ELIMINAR : Permite eliminar correos, pero slo estar

activo cuando seleccione uno o ms correos. Tener en cuenta que cuando se elimina un
correo de cualquier carpeta primero va a la papelera, por tal an est en el buzn de correo
y an est ocupando espacio. El usuario para que elimine definitivamente el correo tendra
que ir a la papelera y eliminar definitivamente el correo.

MOVER CORREO :
preferencia.

Permite mover uno o varios mensajes de alguna carpeta de nuestra

IMPRIMIR CORREO
RESPONDER

RESPONDER A TODOS :

: Permite imprimir un correo seleccionado.

: Permite responder un correo ya ledo.

Permite responder el correo a todos los

remitentes y a todos los correos que fueron copiados.

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REENVIAR : Permite reenviar el correo a otra direccin de correo

.
ETIQUETAR

: Permite etiquetar un correo.

VER : Permite visualizar la lista de mensajes clasificados por conversacin (asunto) o por
mensaje. Adems si el panel de lectura se visualizar al lado derecho o por debajo de la lista
de correos.

PESTAA LIBRETA DE DIRECCIONES

La gestin de contactos de Zimbra es muy completa, ya que soporta mltiples libretas
de direcciones (tanto personales como de cuentas del sistema), comparticin de contactos,
autocompletado y creacin de listas de distribucin personales.

DATOS DEL CONTACTO

Zimbra permite agregar contactos personales en la opcin de Contactos Nuevo

Contacto. Debe incluir todo la informacin relevante de este contacto.
Tambin puede crear una nueva libreta de direcciones para almacenar all los contactos
correspondientes (puede realizar esto al crear un nuevo contacto, donde tienes que elegir la
ubicacin del mismo). Las libretas de direcciones aparecen en el men de la izquierda.

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PESTAA AGENDA
El calendario compartido es una de las caractersticas ms destacadas de Zimbra, con
capacidad para detectar, visualizar y corregir solapamientos. Permite la programacin de
reuniones en grupo con delegacin del acceso, comparticin y publicacin del calendario con
otros usuarios.

PANEL DE CITAS

Para agregar una nueva cita, pulse el botn Nuevo y le aparecer los campos que
deber rellenar. El nico campo que no es obligatorio es Asunto, siendo la fecha del da actual
la tomada por defecto. Tambin puede aadir una nueva cita haciendo doble click en la franja
horaria del da que desee.
TAREAS
Zimbra permite tambin almacenar las tareas a realizar, actualizar las tareas que ya se
estn realizando segn el avance de dicho proyecto.
Las opciones que se pueden rellenar al crear una tarea son: asunto (nico campo
obligatorio), ubicacin, prioridad, fecha inicio, fecha entrega, control de avance de la tarea, y el
espacio para la descripcin de la tarea.

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En la lista de tareas se mostrarn las tareas, su estado, % de realizacin y fecha de

entrega. Zimbra no muestra las tareas en el calendario, por lo que para consultar las tareas
pendientes se debe de ingresar en la pestaa de Tareas.
MALETN
Zimbra incorpora una gestor documental en lnea. Que permite crear documentos en
un formato de texto tipo RTF a los que adjuntar, por ejemplo, hojas de clculo o imgenes. Esta
gestin documental puede adquirir la forma de un wiki, permitiendo que los documentos sean
creados, actualizados y compartidos entre todos los usuarios.
Usted puede, por tanto, guardar cualquier archivo en el maletn de Zimbra,
permitindole acceder a cualquier archivo del maletn desde cualquier lugar en el que usted
tenga acceso a Internet. Para aadir un archivo de su disco duro, nicamente tendr que buscar
la ruta del mismo.
Sin embargo, es conveniente advertir que, segn cul sea la carga de archivos que va a
tener el servidor de Zimbra, a veces esta opcin no es suficiente. En este caso se recomendara
utilizar un gestor documental externo.

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PREFERENCIAS
Usted puede cambiar completamente la forma de cmo se ve y cmo se comporta Zimbra
ajustando las opciones mostradas en la pestaa de Preferencias. En el men de la izquierda le
aparecern los siguientes submens, de los cuales, se exponen las ms importantes:

General: Idioma, zona horaria, inicio sesin avanzado o estndar, tema, n elementos para
recuperar al desplazarse, etc.
Correo: Tiempo comprobacin correo, vista previas mensajes, bsqueda predeterminada,
reenvo de correos, respuesta en caso de ausencia, etc.
En este punto haremos nfasis en la recepcin de mensajes, ya que podremos configurar
opciones como reenvos automticos al recepcionar un correo a otro buzn de correo por

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diversos motivos como que el usuario est de comisin o est de vacaciones, as como
tambin respuestas automticas por ausencia.

Reenvo de mensajes a otro

Buzn correo

Respuestas automticas por

ausencia programando fecha
de inicio y fin

Redactar: Fuente, tamao, color, etc.

Firmas: Aqu aadimos las firmas que deseemos, eligiendo el lugar del mensaje donde
queremos que se muestre.
Cuentas: Desde aqu podemos aadir otras cuentas externas para poder recibir los mensajes
de las mismas en nuestro Zimbra, teniendo as todas nuestras cuentas centralizadas. En este
submen se encuentra tambin la opcin de incluir una firma por defecto para la cuenta
seleccionada.
Filtros: Aqu se aaden los diferentes filtros que se aplicarn sobre los correos entrantes.
Un ejemplo de filtros puede ser crear una carpeta en la bandeja de entrada relacionada
con el nombre de algn remitente muy importante que puede ser nuestro jefe y crear el
filtro que permita verificar un correo entrante y direccionarlo automticamente a dicha
carpeta.
A continuacin se muestra un ejemplo de cmo crear un filtro:

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Elegimos las condiciones, para nuestro ejemplo el remitente (De) especificando su nombre y en
Ejecutar las siguientes acciones elegimos en Archivar en la carpeta la carpeta en la cual se
almacenarn los correos del remitente que especificamos.

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Libreta de direcciones: Varias opciones sobre la libreta.

Agenda: Da de comienzo de la semana, muestra de recordatorios, permisos sobre
reuniones, etc.
Compartir: En este submen aparecen los diferentes elementos tanto que tenemos
compartidos con otros usuarios, como los elementos que tienen compartidos otros usuarios con
nosotros. Podemos cambiar los permisos de los usuarios sobre nuestros elementos compartidos.
Mensajera instantnea : Almacenamiento o no de los mensajes en la carpeta Chat,
activacin alertas, etc.
Importar/Exportar: Esta opcin sumamente importante permite hacer una exportacin de
todos los elementos de nuestra cuenta, o bien de contactos o de la agenda como backup
personal. Tambin podemos importar una exportacin realizada anteriormente.
Accesos directos: Permite configurar numerosos accesos directos.
Zimlets: Activar/desactiva los zimlets que tengamos disponibles en nuestra cuenta. No olvide
pulsar el botn de Guardar para que se registren los cambios
CARPETAS PERSONALES (ALMACENAMIENTO DE CORREOS ANTIGUOS EN DISCO
DURO)
La limitante de todo buzn de correo es el espacio de almacenamiento, es por ello nuestra
preocupacin en dar una solucin adecuada para evitar saturar el buzn de correo con el
pasar del tiempo ya que constantemente se enva y recibe correos.

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Las Carpetas Locales permitirn almacenar los correos ms antiguos en el disco

duro de su computadora evitando que el buzn de correo no se sature y no se puedan enviar
y recibir correos.
En Carpetas Locales se podr crear Sub Carpetas dando click derecho sobre esta y
elegir Nueva Carpeta, se ingresar un nombre a la carpeta a crear y se mostrar una

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imagen como la siguiente donde ya se tiene creadas dos carpetas Entrada, para almacenar
mis correos entrantes y Salida para almacenar los correos salientes.

Para pasar a estas carpetas los correos antiguos debern de seleccionar la Bandeja
de Entrada o de la carpeta que se desee del buzn de correo y arrastrar el correo o correos a
la sub carpeta que se desee dentro de Carpetas locales.
Zimbra Desktop generalmente se lo puede utilizar para descargar los correos antiguos a
nuestro disco duro. Tener en cuenta que estas carpetas locales slo se podrn ver en la PC
local, mas no en su buzn de correo.

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