DIPLOMADOENGESTIN

DOCUMENTAL
DEPARTAMENTODECAPACITACIN
AGOSTO2012

OBJETIVOGENERALDELDIPLOMADO
Brindaralosasistenteslainformacinyel
conocimientotericoprcticoparaelmanejo
integraldeladocumentacinquerequierenlas
institucionespblicas,decaraagarantizarla
salvaguardadelainformacindocumentalque
seproduceencumplimientodesusfuncionesy
encumplimientodelosparmetrosnormativos,
enelmarcodelosnuevossistemasdegestin

CONTENIDOGENERALDELDIPLOMADO
MDULOS
1. AspectosGeneralesdelaGestin
DocumentalenColombia
2. InstrumentosyAspectostcnicospropiosde
laGestinDocumental
3. Elusodenuevastecnologasyherramientas
informticasenlaGestinDocumental

DesarrolloTemticodelPrimerMdulo
No.
1

TEMAS

Antecedentes y conceptos
bsicos de la gestin
documental
Normatividad aplicable a la
Gestin Documental en
Colombia

La Gestin Documental como

sistema integral

No.

SUBTEMAS

1
2
3

Antecedentes Histricos
Fundamentos de la Teora Archivstica
Conceptualizacin bsica

Normatividad general en materia de Gestin

Documental

1
2
3
4
5

Importancia de los Archivos

Ciclo vital de los Documentos
El sistema de Gestin Documental
Articulacin dentro del Sistema Integrado de
Gestin
Procedimientos propios de la Gestin
Documental

DesarrolloTemticodelSegundoMdulo
No.

TEMAS

Sistema de Manejo de
Comunicaciones Oficiales

Tablas de Retencin
Documental

No.

SUBTEMAS

Acuerdo 060 de 2002

Procedimiento de Manejo de Comunicaciones
Oficiales
Elaboracin de las Tablas de Retencin
Documental - TRD
Aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental
Aplicacin de procedimientos archivsticos sobre
los expedientes
Identificacin de unidades de almacenamiento y
conservacin
Preparacin de Transferencias Documentales
Primarias
Organizacin y administracin de los Archivos
de Gestin
Funcionamiento y Administracin del Archivo
Central
Recepcin de Transferencias Documentales
Disposicin fsica y recuperacin de la
documentacin
Disposicin final de la Documentacin

2
1
2
1
2

Archivos de Gestin
3
4
1

El Archivo Central

2
3
4

DesarrolloTemtico..
No.

TEMAS

Tablas de Valoracin
Documental y Fondos
Documentales Acumulados

No.

1
2
1
2

Conservacin Documental

3
4
5

Programa de Gestin
Documental

1
2

SUBTEMAS

Elaboracin de las Tablas de Valoracin

Documental TVD
Aplicacin de las Tablas de Valoracin
Documental
Conservacin preventiva de documentos
Restauracin Documental
Condiciones tcnicas de espacios locativos
destinados para Archivos.
Especificaciones tcnicas de las unidades de
Almacenamiento y Conservacin
Sistema Integrado de Conservacin
Conceptualizacin bsica y elementos de un
Programa de Gestin Documental
Implementacin del Programa de Gestin
Documental

DesarrolloTemticodelTercerMdulo
No.
1

TEMAS

Firma Digital

No.
1
2

Digitalizacin de Documentos
y expedientes
Aplicativos informticos como
herramientas de apoyo para la
Gestin Documental
Centralizacin de Archivos de
Gestin

1
2
1
2
1
2

SUBTEMAS
Ventajas y alcance de la firma digital sobre los
documentos electrnicos
Certificacin de las Firmas Digitales
La digitalizacin de documentos como herramienta de
mejoramiento de la gestin
Procedimiento para la digitalizacin de Documentos y
expedientes
Funcionalidades y componentes de un Software para
la Gestin Documental
Alcances y elementos tcnicos requeridos para su
funcionamiento
La centralizacin de los archivos de gestin como
herramienta para el control y la administracin de los
expedientes institucionales.
Proceso de Centralizacin de los Archivos de Gestin

PRIMERMDULO
ANTECEDENTESYCONCEPTOS
BSICOSDELAGESTIN
DOCUMENTAL

AntecedentesyConceptosBsicosdela
GestinDocumental
1. AntecedentesHistricos
2. FundamentosdelaTeoraArchivstica
3. ConceptualizacinBsica

ANTECEDENTESHISTRICOS

RevisindelosArchivosdesdeelpuntode
vistaHistrico
Por qu es necesario ver los Archivos desde el punto de vista
Histrico?
1.

Porque nos permite evidenciar su evolucin a partir de su utilidad

administrativa y su relacin con el gobierno.
2. Nos permite identificar los cambios en su finalidad tica
Estar al servicio del poder absoluto
Estar al servicio de los sbditos
Estar al servicio de los Administradores
Estar al servicio de los Ciudadanos
Estar al servicio de la Nacin
3. Siempre han sido un instrumento de constancia y de evolucin
administrativa

Periodificacin enlaHistoriadelosArchivos
Deacuerdoconlasedadesclsicaslaexistenciadelos
archivossepuedeestablecerdelasiguientemanera:
EdadAntigua:ArchivosdePalacio(Lugar)
EdadMedia:TesorosdeCartas(Lugaryvalor
patrimonial)
EdadModerna:ArsenalesdeAutoridad(Finalidad)
EdadContempornea:LaboratoriosdelaHistoria
(Finalidad)

Periodificacin enlaHistoriadelosArchivos
EdadAntigua
MesopotamiaySiria,
Egipto,GreciayRoma
descubrimientode
documentosde
actividades
econmicas,jurdicasy
polticas.

EdadAntigua.
MesopotamiaySiria:
Economasabsolutistasconcontrolsocialdela
produccinatravsdelosarchivos.
Archivosdetablillasdebarro,cocidasosecas,en
cantidadingente.
Tablillasdispersasoenunidadesorgnicasdentrode
losMuseoseuropeosydeMedioOriente

EdadAntigua.
EgiptoEscribimsqueMesopotamia.Enunsoporte,el
papiro,msinformtico:
Losdocumentos,Armasdelosburcratasalserviciodel
Faran.
Lapropiedaddecadaegipcioestabacatalogadaenla
Oficinadelosdocumentossellados.
LostratadosdePapirologa,realizadosenUniversidades
europeas,sonunafuentefundamentalsobrelosArchivos

EdadAntigua.
GreciadiolapalabraArchivo:
Elmnemon uhombredelamemoriaylainscripcinen
piedra,comoelementosdememoriasocial.
ArchivosconocidossloporlaLiteratura.
Aportanlapalabraarchivo(gobierno)yeldiseodeedificios
enlaEdadModernayContempornea.
RevestidosdeCarctersagrado:LaspronaosdelosTemplos
deGeayPalasAteneaseconvirtieronenarchivos
Carctergubernativo:Cadamagistradotenasuarcheion en
laspolis.Carcternotarialypblico:Losarchivospors
mismos,sinnecesidaddenotario,aportabanfehaciencia

EdadAntigua.
Roma:Tabularium oArchivodetablillasdemaderaodecera:
PrimeroenelTemplodeSaturno,diosdelamedida,juntoal
ErariooTesoro.
Ao78a.de C.:EdificiopropiodeArchivoentredostemplos,
enelForo,juntoalacolinadelCapitolio.
ExistieronArchivosimperiales,tabulariosprovincialesy
tabulariosmunicipales(Importanciadelaepigrafaparala
HistoriadelosArchivos)
EnPompeya,elArchivodelbanqueroLucioCecilioJucundo

AntecedentesHist..
EdadMedia
Aparecen
sistemasde
clasificacin
cronolgicoy
sistemticocon
aportedela
iglesia.

EdadMedia.
CorpusIurisCivilis,Codigo deDerechoCivildeJustiniano(siglo
VI):
Quientieneautoridad,tienearchivo.
Consagracindeconceptosdefepblica,perpetuamemoriay
mejorevidenciaatravsdelaescrituraylosarchivos.
ConceptostilesalPoder.
Importanciadearchivosdecatedralesymonasterios:Iglesiay
monopoliodelaescritura

EdadMedia.
Losvisigodos:
ArchivoRealenToledo,gestionadoporelComes
Thesaurorum.
Archivosjudiciales,episcopalesyscrinia domestica.
PizarrasdeDiegoAlvaro enAvila.
LosrabesEspaoles:
AlKatib:elqueescribe
diwan:sectoradministrativo,registro
alquadi:justiciaynotario.Llevabaloshabusesolibrosde
fundacionesdelasmezquitas.Existenformulariosnotariales

EdadMedia.
ArchivosRealeseniglesiasymonasteriosyjuntoalTesoroo
CmaraReal.
ArchivoSecretoVaticanoenRomaInocencioIII:Registrosde
cancillera:Informacinmundial
LasfigurasdeJaimeIyAlfonsoX(SigloXIII)promuevenlos:
RegistrosdeCancilleraReal,losNotarialesylosdeFechas
municipales(Actascapitulares)
JaimeIIen1318:FundaelArchivodelaCoronadeAragnen
Barcelona:LaclsicaconjuncindeCapillatesoroCmara
Archivo.
OrdenanzasparaelArchivoRealdePedroIVelCeremoniosos
(1384).

AntecedentesHist..
EdadModerna
SurgeelArchivode
Estadoytratados
archivsticosdebidoa
lademanda
documentaldelas
institucionesydelas
nuevasempresas.

EdadModerna.
EnlaEdadModernaadquierepreponderanciaelCorreo.SegnJ.
A.Maravall:
Mantienelaconexincosmopolitayfinancieradeljoven
capitalismo
EnlazaelcentrodelaCorteconlasarteriaspordondediscurren
losAvisosdelainformacinylanegociacindiplomtica
Transmitenoticiasyrdenesparamoverselosejrcitos
Facilitalacirculacindelasmedidasdegobiernoy
administracin
Sacialaseddenoticiasrecientesydetodolugar,queseha
apoderadodelpblicoeuropeo

EdadModerna.
SeformanlosArchivosdelosConsejosReales
Porterritorios(Castilla,Aragn,Italia,Flandes,Indias,
CmarasdeCastillayAragn)
Porfunciones(Inquisicin,Estado,OrdenesMilitares,
Hacienda,Guerra,Cruzadas...)
HoysehallanenSimancas,enMadridyenSevilla

EdadModerna.
Verdaderofundador:FelipeII:
Administracinesigualacontroldeescritura
EscrituraeraelnicomediodeRecibir informaciones,oir
consultas
Emitirdecretosymandatos
EncargaJuandeHerreraen1578habilitarelcastillo
comoArchivo,quequedconaparienciadecastillo
Dioel24deAgostounasordenanzas
Archivoesedificioyreglamento
En1844seabrialainvestigacinhistrica

EdadModerna
Elconceptodesoberananacional(dearchivosrealesse
pasaaarchivosnacionales)
Elnacionalismoquebuscasuidentidadenelpasado(se
denominanporprimeravezarchivoshistoricos)
Elmedievalismoromntico,quesobrevaloralos
documentosmedievalesqueseconviertenenfetiches.
Laconsideracinlegaldebienculturalalospapeles
actuales
Aparecenlasasociacionesdearchiverosylasescuelasde
archiveros

AntecedentesHist..
LatinoAmrica
DurantelossiglosXIXyprincipiosdel
XX,lospaseslatinoamericanos
crearonsusArchivosNacionales:
Argentina1821,Mxico1823,Bolivia1825,Brasil
1839,Cuba1841,Colombia1868,Paraguay1871,
CostaRica1881,RepblicaDominicana1884,
Nicaragua1896,Panam1912,Venezuela1914,
Per1919.

AntecedentesHist..
Colombia
ARCHIVOGENERALDELANACIN
Creado 1989, remplaz al Archivo Nacional. Se
encarga de las polticas Archivsticas del pas y
preservar la memoria histrica de Colombia
contenida en cerca de 150 millones de
documentos que datan desde 1543 hasta hoy

FUNDAMENTOSDELATEORA
ARCHIVSTICA

FundamentosdelaTeoraArchivstica
Archivstica
Estudiotcnico,prcticoytericodelos
procedimientosydificultadesenel
almacenamientodedocumentos,buscandoque
ladocumentacinseconserveatravsdel
tiempoparaquepuedaserconsultaday
clasificada

Archivstica
La archivstica es reconocida como una ciencia en el ao
1898, en Holanda, esta ciencia estudia la naturaleza de
los archivos, los principios de su conservacin y
organizacin, los aspectos tericos y prcticos de los
archivos y su funcin.
La archivstica tiene un objeto, fin y mtodo:
El Objeto de la Archivstica:
Son los archivos; entendidos como el conjunto de
documentos, los que concentran prioritariamente la
atencin como expedientados y seriados.

Archivstica
La archivstica tiene como fin:
Dar un servicio a la sociedad; brindar la posibilidad de
consultar y conocer la informacin que los archivos
resguardan, fomentar la consulta ordenada y organizada,
para detectar testimonios documentales que confirmen
las acciones administrativas, polticas, legislativas que
construyen las sociedades, instituciones, pueblos y el
hombre en general. La finalidad tiene dos aspectos:
El documento a consultar a travs de un acervo, y la
organizacin para la consulta.

Archivstica
ElMtodoarchivstico:
Se encarga de recoger, conservar, servir y servirse de
documentos, por medio de un conjunto de principios
bsicos, los que parten de la base de que el documento
forma parte de un todo estructurado y que aislado no
tiene sentido, ya que su inters reside con la relacin de
los documentos que lo anteceden o lo siguen, es decir, el
carcter seriado de esa documentacin marca la
diferencia entre la Archivstica y las otras ciencias de la
informacin o comunicacin

PrincipiosdelaArchivstica
La actividad archivstica cuenta con principios que son el
punto de partida para toda organizacin, los cuales nunca
debemos perder de vista:
Principio de Procedencia
Esteprincipioindicalapermanenciadelosdocumentos
dentrodelfondoquelosgenero,guardandolacordura
entreunoyotrosinmezclarse

Principio de Procedencia
Este principio otorga a los fondos, autonoma e
independencia del lugar de conservacin de los documentos,
por tal razn, sin importar si los fondos se encuentran
dentro o fuera de la organizacin, tendrn un orden lgico y
estructurado que permite la unidad de los documentos as
como revelar su significado y lograr entenderlos.
La aplicacin del principio de procedencia se convierte
entonces en un principio terico y prctico que permite
vislumbrar el objeto de estudio de la Archivstica y su
mtodo

Principios..
Principio de Orden Original
Es un principio fundamental de la teora archivstica que
establece que la disposicin fsica de los documentos
debe respetar la secuencia de los trmites que los
produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos,
series y unidades documentales
El principio de orden original menciona que los
documentos se producen en un orden secuencial, lgico y
natural. Estos deben guardar la sensatez uno con el otro,
pues al respetar el origen en consecuencia se mantiene el
orden.

Principio de Orden Original

El principio de orden original da facilidad en el uso de la
documentacin es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al
orden que se le dio desde el principio en su funcin
administrativa, mientras en el principio de procedencia
respetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en el
orden original se tiene en cuenta la fecha de produccin y el
orden que se le dio mientras estuvo activo.
Principiode
OrdenOriginal

Ordenacin

Principio de Orden Original

Lo importante de este principio de orden original es que
permite la secuencia y orden del documento producido
por ese fondo, accediendo ms fcil a la ordenacin de
las piezas dentro de las agrupaciones documentales.
El orden original manifiesta de alguna manera la gestin
de la cual los documentos formaron parte durante su
etapa activa, semiactiva e inactiva al conservar el orden
asignado durante su funcin.

InterrelacinconotrasCiencias
Atravsdelahistoriasehaninterrelacionado
variascienciasalrededordelaArchivstica.
*Biblioteconoma
*Cronologa
*Diplomtica
*Documentacin
*Genealoga
*Herldica
*Historia
*Informtica
*Metrologa
*Paleografa
*Sigilografa

Interrelacinconotras.
ESCRITURA, SIGNOS,
ORGENES Y
MATERIALES DE
DOCUMENTOS
ANTIGUOS
PALEOGRAFA

Interrelacinconotras.
SELLOS
SU AUTENTICIDAD
SU IMPORTANCIA
HISTRICA
SIGILOGRAFA

Interrelacinconotras.
HERALDICA
ESCUDOS DE
ARMAS. LINAJE,
CIUDAD O
PERSONAS

Interrelacinconotras.
HISTORIA
PASADO DE LA
HUMANIDAD.
DESDE LA APARICIN DE
LA ESCRITURA HASTA
LA ACTUALIDAD

Interrelacinconotras.
GENEALOGA
RBOL
FAMILIAR DE
CADA
INDIVIDUO

Interrelacinconotras.
CRONOLOGA
DETERMINAR EL
ORDEN Y LA
FECHA DE LOS
SUCESOS
HISTRICOS

Interrelacinconotras.

INFORMTICA
SISTEMATIZACIN DE LA INFORMACIN DE
MANERA DIGITAL

Interrelacinconotras.

DIPLOMTICA
AUTENTICIDAD DE LOS
DOCUMENTOS

Interrelacinconotras.

METROLOGA
SISTEMA DE
MEDICIN EN LA
CIENCIA

Interrelacinconotras.

BIBLIOTECONOMA
CONOCIMIENTO DE LA
INFORMACIN

Interrelacinconotras.
DOCUMENTACIN
PROCESAMIENTO
DE LA
INFORMACIN

CONCEPTUALIZACIN
BSICA

QuesunDocumento?
Es toda expresin testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte, de carcter
autntico, objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurdico, generado en
cualquier fecha, de forma automtica y espontnea, conservado ntegro en forma original,
indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vnculo originario y necesario,
interdependiente o interrelacionado (condicionando a los dems y siendo por ellos
condicionado), y formando parte de un fondo o conjunto orgnico, siendo producido,
recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la actividad o gestin de una
persona o entidad pblica o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurdicos y/o
administrativos, y conservado como prueba, informacin y continuidad de gestin.
RANCISCO FUSTER RUZ, 1999
Toda expresin testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las
instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material.
CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS, 2005

ElementosdeunDocumentodeArchivo
Soporte: hace referencia a la parte material o fsica
(papel, cinta, disco)
Tcnica: medio que fija y transmite el contenido:
escritura, cdigos, signos.
Estructura: hace referencia al formulario y a las
clusulas. Por ejemplo en una carta, la
estructura corresponde a: fecha, destinatario,
vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.
Contenido o asunto: mensaje o informacin que
transmite el documento

CaracteresdelosDocumentos
Externos: Clase y Tipo (textual, grfico, sonoro,
audiovisual.
Formato (volmenes, carpetas, cajas, tomos)
Cantidad (No. de ejemplares)
Forma (originales o copias)
Internos: Entidad Productora
Fecha y lugar de produccin
Contenido sustantivo (Asunto o Tema)
Orgenes funcionales (Actividades, Trmites)

LosDocumentosseClasificanpor
Porlatradicindocumental
oformadetransmisin
Poreltipodefuncinala
quesirvenlosdocumentos
oporsucontenido
Porelmbitojurdicoalque
pertenecen
Porsuautorofuente

ClasesdeDocumentos
SUSTANTIVOS
Sederivandelasfunciones
especficasdelaentidad.
Ejemplo:HistoriasClnicas,Hojas
deVidadeestudiantes,Cartasde
Navegacin,Expedientes
Judiciales,Proyectosvuelos
espaciales,Etc.

FACILITATIVOS
Sondocumentoscomunesa
todaslasinstituciones.
Ejemplo:Historiaslaborales,
InformesdeGestin,Actasde
reunionesdetrabajo,rdenes
depago,nminas,contratos,
convenios,Etc

VITALES
Sontrascendentalesparalasinstitucionesylosindividuos.Suprdida
conllevaconsecuenciasqueafectanlaestabilidaddelainstitucinyhastasu
existencia.Incluyefrmulassecretas,contratos,actas,pasaportes.Requiere
proteccinespecial.Nodebendestruirsemientrasestnvigentes

DocumentodeApoyo
Esaqueldecarctergeneral(leyes,
decretos,resoluciones,manuales,
instructivos,etc)queporla
informacinquecontiene,incide
enelcumplimientodefunciones
especficasdelagestin
administrativa.Puedenser
generadosenlamismainstitucin
oprocederdeotra,ynoforman
partedelasseriesdocumentales
delasoficinas.

DocumentoFacilitativo

Esaqueldecarcter
administrativocomna
cualquierinstitucinyque
cumplefuncionesdeapoyo.

(DocumentoVital).Esaquel
necesarioparael
funcionamientodeunorganismo
yqueporsucontenido
informativoytestimonial
garantizaelconocimientodelas
funcionesyactividadesdel
mismoaundespusdesu
desaparicin,porlotanto,
posibilitalareconstruccindela
DocumentodeEsencial
historiainstitucional.

Esaquelquehadejadode
emplearseconfines
administrativosylegales

DocumentoInactivo

DocumentoSemiactivo

Esaquelcuyouso
administrativoylegales
ocasional

TipoDocumental
Unidad documental simple
originada en una actividad
administrativa,
con
diagramacin,
formato
y
contenido distintivos que sirven
como
elementos
para
clasificarla,
describirla
y
asignarle categora diplomtica.

Hacereferenciaalatercera
etapadelciclovital,resultado
delavaloracinconmirasa
suconservacinpermanente,
asueliminacin,seleccin
pormuestreoy/o
microfilmacin.

DisposicinFinaldeDocumentos

Esladestruccindelos
documentosquehanperdido
suvaloradministrativo,
jurdico,legal,fiscalo
contableyquenotienenvalor
histricooquecarecende
relevanciaparalacienciayla
tecnologa

EliminacindeDocumentos

Conjuntodedocumentos
relativosaunasunto,que
constituyenunaUnidad
Archivstica.Unidad
documentalformadapor
unconjuntode
documentosgenerados
orgnicayfuncionalmente
porunaoficinaproductora
enlaresolucindeun
mismoasunto

ExpedienteDocumental

QUESUNARCHIVO?
Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en
el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, 2006
Es conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha o naturaleza, reunidos
(elaborados o recibidos) por una persona fsica o moral (pblica o privada) en virtud
de las necesidades de su existencia y en el ejercicio de sus actividades, conservados
inicialmente para servir como prueba y ser utilizados administrativamente y
conservados posteriormente por su valor de informacin general.
JEANYVES ROUSSEAU Y CAROL COUTURE, 1998

ArchivodeGestin
Eselarchivodelaoficina
productoraquerenesu
documentacinen
trmite,sometidaala
continuautilizaciny
consultaadministrativa.

ArchivoCentral
Es la unidad administrativa que
coordina
y
controla
el
funcionamiento de los archivos de
gestin de la Entidad y rene los
documentos transferidos por los
mismos, una vez ha finalizado su
trmite y cuando su consulta es
constante.

ArchivoHistrico
Es el archivo al cual se transfiere del archivo
central o del archivo de gestin, la
documentacin
que
por
decisin
del
correspondiente Comit de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigacin, la ciencia y la
cultura. Este tipo de archivo tambin puede
conservar documentos histricos que son
recibidos por donacin, depsito voluntario,
adquisicin o expropiacin.

TABLASDERETENCINDOCUMENTAL
Las Tablas de Retencin Documental TRD
son un listado de series y sus
correspondientes
tipos
documentales
(producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus
funciones) a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
ARCHIVOGENERALDELANACIN

TabladeRetencinDocumental
Las Tablas de Retencin Documental TRD
son un instrumento archivstico, que tiene
como propsito fundamental lograr la
normalizacin de la gestin documental, la
racionalizacin de la produccin documental y
la institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin, central
e histrico de las entidades.
ARCHIVOGENERALDELANACIN,2000

TabladeValoracinDocumental
LasTablasdeValoracin
Documentalsedefinen
comoellistadodeseries
oasuntosaloscualesse
asignatantoeltiempo
depermanenciaenel
ArchivoCentralcomosu
disposicinfinal

FondoDocumental
Losfondosacumuladosson
documentosreunidospor
unaentidadeneltranscurso
desuvidainstitucionalsinun
criterioarchivstico
determinadodeorganizacin
ydeconservacin.

CicloVitaldelDocumento
Retencin
A. Central

Documento

Disposicin Final

A. Gestin

Periodos
Procedimientos
Reglamentacin

Retencin

TRAMITES ADMINISTRATIVOS

A. Histrico

Etapassucesivasporlasque
atraviesanlosdocumentos
desdesuproduccino
recepcinenlaoficinaysu
conservacintemporal,hasta
sueliminacinointegracin
aunarchivopermanente

Conjuntodeunidades
documentalesdeestructuray
contenidohomogneos,
emanadosdeunmismo
rganoosujetoproductor
comoconsecuenciadel
ejerciciodesusfunciones
especficas.Ejemplos:Hojasde
VidaoHistoriasLaborales,
Contratos,Actas,Informes,
entreotros

SerieDocumental

ProgramadeGestinDocumental
Es un conjunto de instrucciones en las que se detallan
las operaciones para el desarrollo de los procesos de la
gestin documental al interior de cada entidad, tales
como Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite,
Organizacin, Consulta, Conservacin y Disposicin
Final de los documentos.

ArchivoTotal

ARCHIVOGENERALDELA
NACIN,2000

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos

en su ciclo vital
LeyGeneraldeArchivos,594de2000

GestinDocumental
Es un conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.
ARCHIVOGENERALDELANACIN,
2000
Es la parte del sistema de informacin de la empresa desarrollada con el propsito
de almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseada para coordinar y
controlar todas aquellas funciones y actividades especficas que afectan a la
creacin, recepcin, almacenamiento, acceso y preservacin de los documentos,
salvaguardando sus caractersticas estructurales, y contextuales, y garantizando su
autenticidad y veracidad.
ELISAGARCAMORALESHUIDOBRO,
2001

ClasificacinDocumental
Labormediantelacualse
identificanyestablecenlas
seriesquecomponencada
agrupacindocumental
(fondo,secciny
subseccin)deacuerdoa
laestructuraorgnico
funcionaldelaentidad

Grupoasesordelaaltadireccin,
responsablededefinirlaspolticas,los
programasdetrabajoylatomade
decisionesenlosprocesos
administrativosytcnicosdelos
archivos Grupoasesordelaalta
direccin,responsablededefinirlas
polticas,losprogramasdetrabajoyla
tomadedecisionesenlosprocesos
administrativosytcnicosdelos
archivos

ComitdeArchivo

rganoasesordelArchivo
GeneraldelaNacin,
encargadodeestudiarlos
asuntosrelacionadosconel
valorsecundariodelos
documentosyconla
evaluacindelasTRD

ComitEvaluadordeDocumentos

DepuracindeDocumental
Operacinporlacualse
retirandelaunidad
documentallosdocumentos
quenotienenvalores
primariosnisecundarios
(duplicados,constancias,etc).
Esanlogoalaseleccin
natural

Procesomedianteelcualsedeterminala
conservacinparcialdeladocumentacin,por
mediodemuestreo

SeleccinDocumental

ValoracinDocumental

Procesoporelcualse
determinanlosvalores
primariosysecundariosdelos
documentosconelfinde
establecersupermanenciaen
lasdiferentesfasesdearchivo

ValorPrimario

Eselquetienenlos
documentosmientrassirvena
lainstitucinproductorayal
iniciador,destinatarioo
beneficiario.Esdecir,alos
involucradosenelasunto

Eselqueinteresaalos
investigadoresdeinformacin
retrospectiva.Surgeunavez
agotadoelvalorinmediatoo
primario.Losdocumentos
quetienenestevalorse
conservanpermanentemente

ValorSecundario

Gracias
DOCENTES CAPACITADORES
JOSGABRIELDELGADILLOCASTRO josegabriel1703@hotmail.com
JAVIERAUGUSTOMAYORFORERO javiermayor75@gmail.com
CONFERENCISTAINVITADO:
LEONARDOGUZMN
COORDINADORDELEVENTO
YANETMURCIABERMUDEZ yanet.murcia@esap.edu.co