DIAGNOSTICO AL MANEJO DE LOS INVENTARIOS

YADIRA RAMIREZ GRANJA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

CONTADURIA PBLICA

1. ANTECEDENTES

La historia de las ferreteras en Colombia data de 1960, aproximadamente, y

fueron algunas familias europeas asentadas en Bogot y otras colombianas, las
encargadas de darle vida a estos negocios, que se ubicaron en los sectores
comerciales de los barrios de las ciudades, aunque su oferta tambin encontr
lugar en las zonas cntricas de las urbes.
As, durante casi 50 aos, las tradicionales ferreteras ejercieron una posicin
dominante en el mercado local, y temas como el servicio al cliente, la mejor
relacin con los proveedores, la modernizacin de puntos de venta, adems de la
capacitacin a empleados y mejores prcticas contables, no tuvieron tanta
relevancia en las prioridades de los empresarios ferreteros. (Revista Dinero.2010)
2. EL PROBLEMA DE INVESTIGACION
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La crisis econmica, poltica y social que atraviesa el pas, un mercado cada vez
mas competitivo y las demandas del consumidor de productos de mejor calidad y
menores precios, son factores que obligan a las empresas comerciales a adoptar
medidas de carcter econmico y administrativo que les permitan optimizar sus
procesos con el propsito de lograr sus objetivos con la mayor eficiencia posible y
crecer dentro de su actividad econmica1.

2.1.1.

Sistemas y tipos de inventarios2

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de

los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancas, los
comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades y
el tipo de inventario a realizar.
1

(Zapata G. Trabajo de Grado)

(Granados I. Contabilidad Gerencial)

Los sistemas ms utilizados son:

Sistema de Inventario peridico o juego de inventarios: es un conjunto de

principios y procedimientos relacionados con la toma fsica y contabilizacin
de los inventarios en determinados momentos del ejercicio contable.

Sistema de inventario permanente o continuo: se conoce con otros nombres

tales como perpetuo, constante o contino. Es un conjunto de principios o
procedimientos relacionados con el control constante de los bienes que
constituyen los inventarios o bienes de cambio de una persona natural o
jurdica .su cometido bsico es informar permanentemente sobre las
cantidades, valores de los bienes objeto de produccin, transformacin y/o
compraventa a lo largo del ejercicio contable.

Los Tipos de inventarios son:

Inventario general: se hace en la empresa para verificar las existencias de

los activos y/o mercancas de la empresa.

Inventario parcial: se hace en la empresa sobre determinados rubros.

La importancia de la contabilizacin de los inventarios reside en el cumplimiento

de sus objetivos, dentro de ellos tenemos:

La determinacin de la utilidad

Identificar el costo total de productos para la venta, as como el costo de su

administracin volumen de operaciones (rotacin).

Permite detectar faltantes continuos o sistemticos, niveles de deterioro,

obsolescencia, as mismo determinar responsables.

2.1.2.

Clasificacin de los inventarios3

Inventarios comerciales: son los inventarios de las empresas estrictamente

comerciales las cuales, por definicin, se dedican bsicamente a la compra de
bienes corporales para su posterior venta, sin someterlos a ningn proceso de
transformacin sustancial. Ejemplo la Ferretera Caaveralejo compra pinturas
para venderlas sin ninguna transformacin.
3

(Hurtado G. La Otra Contabilidad)

A su vez estos inventarios se pueden dividir en dos grupos generales:

Inventarios de bienes muebles: estn constituidos por todos los bienes

corporales muebles comprados para su posterior enajenacin, tales como
manufacturas, muebles y enseres, maquinaria y equipo, vehculos,
semovientes, etc.

Inventarios de bienes inmuebles: estn constituidos por todos los bienes

races comprados para su posterior enajenacin, tales como terrenos y
edificios.

Inventarios industriales: son los utilizados por las empresas manufactureras o

sea para aquellas que se dedican a la transformacin de materias primas en
productos terminados. Podemos destacar como bsicos los siguientes:
Inventarios materia prima: constituidos por las materias y materiales
principales indispensables para la elaboracin de los productos sometidos
al proceso industrial.

Inventarios de productos en proceso: constituido por las materias primas,

materiales, mano de obra, gastos de fabricacin y dems insumos puestos
en proceso para la elaboracin de un proceso determinado.

Inventario de producto terminado: constituido por todos los bienes

resultantes al final del proceso de produccin.

Inventarios mixtos: son los de aquellas empresas que revisten la doble condicin
de empresas comerciales e industriales, es decir, que de un lado compran bienes
para ser vendidos sin transformacin alguna y de otro producen bienes para la
venta.
2.1.3.

Mtodos de valuacin de inventarios 4

Con el fin de asignar un valor de costo al inventario, deben hacerse algunas

suposiciones en relacin con el inventario que se posee.
Mtodo de primeras en entrar primeras en salir (PEPS): Este mtodo consiste
bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron
primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos comprados
ms recientemente.
4

(Granados I. Contabilidad Gerencial)

Mtodo de ltimas en entrar primeras en salir (UEPS): En este mtodo lo que

se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el
objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron
de primero. Este es un mtodo muy til cuando los precios de los productos
aumentan constantemente, cosa que es muy comn en los pases con tendencias
inflacionarias.
Promedio ponderado: Con este mtodo lo que se hace es determinar un
promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las
nuevas compras, para luego dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el
inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva
compra.

2.1.4.

Propsitos de los inventarios 5

Entre las razones ms importantes para constituir y mantener un inventario se

cuentan:
Capacidad de prediccin: el inventario debe mantener el equilibrio entre los que
necesita y comercializa.
Fluctuaciones en la demanda: una reserva de inventario a la mano supone
proteccin: no siempre se sabe cunto va a necesitarse en un momento dado,
pero aun as debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la
comercializacin.
Inestabilidad del suministro: el inventario protege de la falta de confiabilidad de
los proveedores o cuando escasea un articulo y es difcil asegurar una provisin
constante.
Proteccin de precios: la compra acertada de inventario en los momentos
adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflacin de costos.
2.1.5.

Costos de inventarios6

Los costos que se ven afectados por cada condicin especfica deben ser
determinados al decidir cunto inventario tener, las siguientes clases de costos se
consideran en las decisiones sobre inventarios.

512
6

(Muller M. Fundamentos de Admn. de inventarios)

(Plossl G. Control de produccin y de inventarios)

Costos de pedido: pueden ya sea los de colocar pedidos de compra para adquirir
material de un proveedor o los asociados a la fabricacin de un lote procedente de
la planta.
Costos de tenencia de inventarios: incluyen todos los costos en que incurre la
compaa por el volumen de inventario que lleva. Se incluyen los siguientes costos

Por obsolescencia: se incurre en estos casos porque el inventario no es ya

vendible debido a patrones de venta cambiantes y a deseo del cliente.

Por deterioro: el material que se tiene en inventario puede humedecerse,

secarse, ser ensuciado por el manejo o deteriorado de muchas formas de
modo que ya no se puede vender o usar.
Por impuestos: algunos se basan en la inversin en inventarios en un
momento particular del ao, otros se basan en la inversin promedio de
todo el ao.

De garanta: la mayora de los activos, son protegidos por un seguro

generalmente llevado como parte de otras polticas de seguros de la
compaa.

De almacenamiento: requiere de una bodega con personal de supervisin y

operativo, de equipo de manejo de material de registros necesarios.

De capital: el dinero invertido en inventarios no est disponible para ser

usado en otras actividades de la compaa y puede ser pedido prestado a
los bancos.

Costos de agotamiento de existencias: si el material no est disponible cuando

el cliente lo pide, puede perderse la venta o incurrir en estos costos.
Costos asociados con la capacidad: incluyen los costos por tiempo extra,
subcontrataciones, contrataciones, entrenamiento, despido y ocio.
2.1.6.

Control de inventarios7

El control y manejo de los inventarios tiene como objetivo fundamental establecer

las acciones, las poltica, los mtodos, procedimientos y mecanismos de
prevencin, control evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad que le
permitan la autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa
7

(Donado Alexandra. Tesis 1994)

eficiente.
El control o administracin de inventarios es una funcin de gran
importancia dentro de la organizacin de una compaa debido a que si un
inventario no puede llevarse a cabo las transacciones de la misma.
Los inventarios agregan al producto utilidad de tiempo, lugar y cantidad, si el
producto no est en un lugar determinado, en el tiempo requerido y en las
cantidades solicitadas, tiene pocas posibilidades de consumo. Sino se calculan y
se controlan adecuadamente los inventarios, es casi seguro que las decisiones
que se tomen respecto a ellos sean incorrectas.
Las tres actividades bsicas para un control y manejo eficiente de los inventarios
son:
Evolucin del stock: se consumen y reciben en cada periodo de tiempo las
mismas unidades.

Stock EN CURSO (SC)

Stock ASIGNADO (SA)
Stock FSICO (SF)
Stock LOGSTICO (SL)
Stock DISPONIBLE (SD)

Determinacin del volumen optimo del pedido: los factores a tener en cuenta
en la gestin de stocks pueden ser diferentes de un almacn a otro, de una
empresa a otra, etc. No obstante, hay una serie de elementos que en la mayora
de las ocasiones inciden en la gestin de los almacenes. Dichos elementos a
veces pueden controlarse y en otros casos son condicionantes.
Entre los factores que con mayor frecuencia se pueden controlar estn: la cantidad
a pedir o fabricar, el punto de pedido, el stock de seguridad o proteccin y el plazo
de aprovisionamiento. Entre los factores que se presentan como no
controlables podemos citar las demandas o necesidades de salida de almacn, las
formas de financiacin, la caducidad de los artculos y el espacio del almacn.
Determinacin del stock de seguridad: Su objetivo es ofrecer al cliente una
calidad en el suministro del producto. El stock de seguridad satisface con una
cierta probabilidad la demanda que excede el valor medio durante el tiempo de
retraso del pedido que excede el valor medio. El clculo del stock de seguridad se
realiza observando la diferencia entre la demanda real y la demanda media
durante el tiempo de retraso.
2.1.7.

Nivel del stock

7

Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artculo almacenada

en un momento dado. Es importante garantizar la presencia de un stock suficiente
para satisfacer la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o
la demanda interna (de nuestro departamento de produccin, por ejemplo, cuando
requiere materias primas u otros componentes para fabricacin), pero siempre de
forma que su almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un
nivel de stock adecuado.
Los costes por rotura de stock son difciles de cuantificar, pues es difcil saber
cunto se deja de ingresar al no tener los artculos disponibles en el lineal durante
el tiempo que dura aqulla y, por tanto, tambin lo es conocer los clientes que se
pierden.
As pues, hay que procurar mantener un nivel de stock ptimo; es decir, por una
parte, tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar que haya
un exceso intil del mismo.
Stock mximo: Se refiere a la mayor cantidad de existencias que se pueden
mantener en el almacn en funcin de los costos que deben soportarse. En
general a las empresas le interesa mantener grandes cantidades de inventarios
cuando:

Los costos de almacn son bajos.

Se obtienen importantes descuentos por volumen.
Se espera un incremento de la demanda del producto vendido o fabricado.
Se esperan fuertes subas en el precio de los materiales.

Stock mnimos o de seguridad: Se refiere a la menor cantidad de existencias

que se pueden mantener en el almacn para que no se produzcan rupturas de
stock. Conviene mantener inventarios bajos cuando:

Los costos de almacenamientos son elevados.

La demanda de productos vendidos o fabricados es estable, con lo que se
reduce un riesgo de ruptura.
Los proveedores son de confianza.
Se esperan bajas en los precios.

Punto de pedido: Es el nivel de existencias en el cual se debe realizar el pedido

para reaprovisionar el almacn. Cuando se realiza el pedido debe tenerse en
cuenta el tiempo que el proveedor tardara en entregarlo (plazo de
aprovisionamiento), para no quedar debajo del stock de Seguridad.

El control interno es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio

de una empresa de comercializacin. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen: 8

Conteo fsico de los inventarios por lo menos dos veces al ao, no

importando cual sistema se utilice.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao

descomposicin.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a

los registros contables.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto

costo unitario

Comprar el inventario en cantidades econmicas

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de

dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con

eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios

El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en

todas las compaas de acuerdo a las caractersticas administrativas,
operacionales y de tamao; los componentes son: un ambiente de control, una
valoracin
de
riesgos,
las
actividades
de
control
(polticas
y
procedimientos), informacin y comunicacin y finalmente el monitoreo o
supervisin.
2.2. MARCO CONCEPTUAL
Ajustes por inflacin: es el proceso mediante el cual un ndice o variable nominal
es transformado a su nivel real mediante la aplicacin de una frmula, que incluye
a la inflacin. El ajuste por inflacin tambin se denomina indexacin, cuando un
precio se incrementa de modo proporcional a un ndice de precios; por ejemplo el
monto de un alquiler se multiplica por la inflacin. Cuando el proceso es el inverso,
es decir, se disminuye el nivel de una variable para poder compararla con su nivel

(Poch R. "Manual de control interno)

en un perodo de tiempo diferente, el ajuste por inflacin se denomina

deflactacin.
Anomalas: irregularidad, anormalidad o falta de adecuacin a lo que es habitual.
Automatizado: Aplicar procedimientos automticos a un aparato, proceso o
sistema.
Bienes corporales: son las que tienen un ser real y pueden ser percibidas por los
sentidos, como una casa, un libro.
Bienes corporales inmuebles: son las cosas corporales que no pueden
transportarse de un lugar a otro, como las tierras y las minas, y las que adhieren
permanentemente a ellas como los edificios y las casas. Tambin se les denomina
inmuebles, fincas, predios o fundos.
Bienes corporales muebles: cosas corporales que pueden transportarse de un
lugar a otro, ya sea movindose a s mismas o por fuerza externa.
Concurrente: contribuir, participar en algo para el logro de algn fin.
Contingencias: incertidumbre o riesgo inherente en las transacciones y eventos
que afectan a una entidad.
Control de inventarios: es un proceso de la funcin logstica que trata la
recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el
punto de consumo de cualquier material, materias primas, semi elaborados
terminados as como el tratamiento e informacin de los datos generados. Cada
entidad debe analizar la existencia en relacin a su variedad y cantidad, para
clasificarlas de acuerdo a las caractersticas, y as poder facilitar el control.
Costo: es el gasto econmico que representa la fabricacin de un producto o la
prestacin de un servicio.
Deflactacin: consiste en expresar en precios de un ao base una determinada
magnitud econmica que est expresada en trminos corrientes.
Demanda: es la cantidad de bienes o servicios que el comprador o consumidor
est dispuesto a adquirir a un precio dado y en un lugar establecido, con cuyo uso
pueda satisfacer parcial o totalmente sus necesidades particulares o pueda tener
acceso a su utilidad intrnseca.
Economa inflacionaria: en economa, la inflacin es el aumento sostenido y
generalizado del nivel de precios de bienes y servicios, medido frente a un poder
adquisitivo estable.

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Eficiencia: hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos.

Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u
organizaciones debido a que en la prctica todo lo que stas hacen tiene como
propsito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros,
tecnolgicos, fsicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en
situaciones complejas y muy competitivas.
Ejercicio contable: PERODO EN EL QUE SE MIDE LA SITUACIN
FINANCIERA Y ECONMICA DE UNA EMPRESA, NORMALMENTE SE TRATA
DE UN AO O SUS DIVISIONES TRIMESTRALES Y SEMESTRALES.
Erogaciones: se consideran erogaciones tanto los gastos como las inversiones
que realice el contribuyente en un ao de calendario sea cual fuere el nombre con
que se les designe. Desembolsos en efectivo.
Fehacientes: Fidedigno, que da testimonio de la certeza de algo.
Ficticio: fingido, falso.
Fluctuaciones: movimientos de alzas y bajas continuadas en el mercado.
Flujo de efectivo: es el estado de cuenta que refleja cunto efectivo queda
despus de los gastos, los intereses y el pago al capital. El estado de flujo de
efectivo, por lo tanto, es un estado contable que presenta informacin sobre los
movimientos de efectivo y sus equivalentes.
Gestin: es la ciencia social, tcnica y arte que se ocupa de la planificacin,
organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc) de la organizacin.
Incidencia: lo que sucede en el curso de un asunto o negocio y tiene relacin con
ello.
Inflacin: es el aumento sostenido y generalizado del nivel de precios de bienes y
servicios y factores de produccin a lo largo del tiempo. Otras definiciones indican
que la inflacin es un alza persistente del nivel general de precios o la disminucin
persistente del poder adquisitivo del dinero.
Inventario: es la existencia de artculos, bienes y/o productos que posee la
empresa para su destinacin a la venta o hacen parte de una cadena de
transferencia.
Inventarios inmovilizados: son las mercancas que despus de mantenerse 90
das a la venta, no han tenido movimientos en sus existencias.

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Inventarios en trnsito: se utilizan con el fin de sostener las operaciones para

abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus
clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar
a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin
til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo
de transporte.
Liquidez: la liquidez representa la cualidad de los activos para ser convertidos en
dinero efectivo de forma inmediata sin prdida significativa de su valor. Es la
capacidad que tiene una empresa para hacer frente a sus compromisos de pago
inmediatos.
Obsolescencia: es la cada en desuso de maquinas, equipos y tecnologas
motivada no por un mal funcionamiento del mismo, sino por un insuficiente
desempeo de sus funciones en comparacin con las nuevas maquinas, equipos y
tecnologas introducidas en el mercado.
Orden de compra: es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago
y muchas cosas ms.
Outsourcing: es el proceso econmico en el cual una empresa determinada
mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa
externa, por medio de un contrato. Herramienta de gestin que busca externalizar
todos aquellos servicios o productos en que la organizacin no es especialista, o
que no le es eficiente generar internamente.
Prelacin: preferencia o antelacin en orden en que debe concederse o recibirse
algo.
Principios o normas de contabilidad generalmente aceptados: el conjunto de
conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas.
Apoyndose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar,
interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente econmico, en
forma clara, completa y fidedigna.
Procedimiento: planes que establecen un mtodo para manejar las actividades
futuras. Son series cronolgicas de acciones requeridas, guas para la accin, no
para el pensamiento, que detallan la forma exacta en que se deben realizar ciertas
actividades.
Proceso: un conjunto de acciones integradas y dirigidas hacia un fin; Una accin
continua u operacin o serie de cambios o tareas que ocurren de manera definida.

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Provisiones: consiste en establecer y "guardar" una cantidad de recursos como

un gasto para estar preparados por si realmente se produjese el pago de una
obligacin que la empresa ya ha contrado con anterioridad.
Referir: dirigir, encaminar algo a un determinado fin.
Rentabilidad: es el rendimiento que generan los activos puestos en operacin. La
tasa de rendimiento es el porcentaje de utilidad en un periodo determinado.
Retail: el detal o retail es un sector econmico que engloba a las empresas
especializadas en la comercializacin masiva de productos o servicios uniformes a
grandes cantidades de clientes.
Retroalimentacin: significa "ida y vuelta" es, desde el punto de vista social y
psicolgico, el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y
sugerencias, con la intencin de recabar informacin, a nivel individual o colectivo.
Robo hormiga: se le conoce como aquellos seres que sustraen mercanca de los
negocios en forma inocua, pero que en conjunto si dan trastornos econmicos a la
empresa a la larga.
Segregacin: hace referencia apartar, separar a alguien de algo o una cosa de
otra.
Semovientes: bienes consistentes en ganado.
Sobreestimadas: valorar en ms de lo que merece o vale a una persona o cosa.
Stock: la cantidad de bienes que dispone una empresa, este trmino se utiliza
generalmente para referirse a los productos almacenados.
Stock asignado (SA): aqul que est en el almacn y ha sido comprado.
Stock disponible (SD): aqul que est en el almacn y no ha sido asignado.
Stock en curso (SC): aqul que ha sido pedido pero no ha llegado an.
Stock fsico (SF): aqul que est en el almacn.
Stock logstico (SL): suma del stock fsico y del stock en curso.
Tangible: Caracterstica que posee un producto de ser percibido por los sentidos
(se puede ver, tocar,...)

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Toma fsica: consiste en el conteo, la medicin, el pesaje, y la inherente

valorizacin de las unidades contenidas en los diferentes grupos de inventarios
de una empresa de cualquier ndole.
Tasa interna de retorno: es uno de los indicadores financieros que permiten
evaluar la posible rentabilidad de un negocio o proyecto, en funcin de lo que se
obtendr n un periodo de tiempo si se invierte una determinada cantidad de
dinero.
Valoracin: es la prctica de asignar valor econmico a un bien o servicio con el
propsito de ubicarlo en el mercado de compra y venta.
Valuacin: es el proceso de estimar el valor de un activo. Accin y efecto de
sealar a una cosa el valor correspondiente a su estimacin; ponerle precio.
2.3. MARCO LEGAL
Decreto 2649 de 1993:9 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se
expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia.
Art. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la
venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en
proceso de produccin o que se utilizaran o consumirn en la produccin de otros
que van a ser vendidos.
Decreto 2650 de 1993:10 por el cual se modifica el plan nico de cuentas para los
comerciantes:
Comprende todos aquellos artculos, materiales, suministros, productos y recursos
renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformacin,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de
los negocios del ente econmico.
Se incorporan entre otras las siguientes cuentas: Materias Primas, Productos en
Proceso, Obras de Construccin en Curso, Cultivos en Desarrollo, Productos
Terminados, Semovientes, Materiales, Repuestos y Accesorios, as como
Inventarios en Trnsito.

( www.actualicese.com/.../decreto-2649-de-29121993/)
(www.actualicese.com/actualidad/informacion.../puc/)

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