AUDITORIA DE PERSONAL

TEMA: LA AUDITORIA DE PERSONAL

AUDITORIA DE PERSONAL

TABLA DE CONTENIDO

1.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
3.
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
7.
7.1
7.2
7.3
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

INTRODUCCIN..04
DEFINICIONES.05
Auditoria
Auditoria de recursos humanos o de personal
Auditor
Funciones de un Auditor
Perfil del Auditor
OBJETIVO DE LA AUDITORIA08
TIPOS DE AUDITORIA..08
Auditoria Externa
Auditora Interna
Auditoria Peridica
Auditoria Contina
Auditoria Espordica
DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA......10
FASES DE LA AUDITORIA DE PERSONAL.10
Contacto Inicial con el Cliente
Planificacin y Programacin de la Auditoria
Ejecucin de la Auditoria
Elaboracin y Entrega del Informe
ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL..12
Obtencin de los datos e informes
Anlisis de los datos recabados
El informe de la auditoria
AREAS QUE SE PUEDEN AUDITAR14
BENEFICIOS QUE APORTA LA AUDITORIA DE R. H.16
AUDITORIA DE LAS ESTRATEGIA CORPORATIVA..17
AUDITORIA A NIVEL DE SATISFACCION DE LOS EMPLEADOS..17
TECNICAS DE INVESTIGACION PARA LA AUDITORIA...18
METODOS E INSTRUMENTOS PARA INVESTIGACIONES.18
QUE PERMITE VERIFICAR LA AUDITORIA?.......................................21
CAMBIOS QUE ALTERAN EL ESCENARIO DE LA AUDITORIA ....21
CONTROL DE RECURSOS HUMANOS....22
CONCLUSIONES.....25

1. DEFINICIONES
2

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2.1
Auditoria: Es un examen crtico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y
eficiencia de una seccin, un organismo, una entidad, etctera. La palabra auditoria
proviene del latn auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo
aquel que tiene la virtud de or.
2.2
Auditoria de recursos humanos o de personal: es el anlisis de las polticas y
prcticas de personal de una empresa y la evaluacin de su funcionamiento actual,
seguida de sugerencias para mejorar.
Se puede considerar a la auditoria de personal como un procedimiento que tiene por
objeto revisar y comprobar, bajo un mtodo especial, todas las funciones y actividades
que en esta materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para
determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los
objetivos y polticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras
que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de
personal.
Hay que recordad que la auditoria de personal no puede realizarse exclusivamente en
los registros y elementos del control que posee el departamento de personal, si no que
tendr que llevarse a cabo, adems de estos, en muchos otros de la empresa, ya que la
funcin del personal la realizan en sentido propio los jefes de lnea, y solo en sentido
staff o funcional del departamento de personal.
.
2.3
Auditor: Es la persona que realiza las auditorias, el cual debe de tener ciertas
caractersticas que lo ayuden para llevar a cabo de la mejor manera su trabajo, tiene
que ser una persona bien capacitada y de mente abierta para cualquier acontecimiento
que se le presente durante su trabajo, debe estar convencido que su trabajo es de
suma importancia para la empresa, as como tambin debe tener pleno conocimiento
de lo que realiza, para que ayude a la empresa en todas sus deficiencias.
Un buen auditor tambin debe de contar con una serie de atributos los cuales son de
suma importancia como:
1. Debe tener dos odos y una boca: esto quiere decir que tiene que aprender a

hablar lo necesario y a escuchar todo lo que le pueda ser til para su

investigacin.
2. Debe tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para

que los resultados sean mejores: ya que debe ser una persona con un alto grado
de especializacin en su rama.
3

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3. Dar un informe claro y preciso sobre el rea que audita: esto para que no existan

dudas de su trabajo y de lo que esta realizando.

4. Ser una persona con amplios conocimientos en su rea: de igual manera debe

de ser capaz de realizar una auditoria y sobre todo de estar en capacitacin y

aprendizaje constante.
5. Tener conocimiento en la interpretacin de esquemas de procedimientos.
6. Ser una persona capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato

sobre lo que observ y toda la informacin que recab.

7. Contar un razonamiento deductivo para que le sea ms fcil llegar a una

solucin lgica.
8. Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin de que pueda captar toda

la informacin que le sea til.

2.4

Funciones de un Auditor

El auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y

diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin.
Las funciones tipo del auditor son:

Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y

programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria.
Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los
procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo.
Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin,
corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
Proponer las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la
organizacin
Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y
niveles.

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Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el

funcionamiento de la organizacin.
Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua
de avances.
Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

Perfil del Auditor

Muy buen nivel intelectual
Capacidad de organizacin, planificacin y previsin
Capacidad de coordinacin
Capacidad de anlisis y sntesis
Juicio critico
Capacidad para detectar necesidades
Iniciativa, ejecutividad, meticulosidad
Capacidad de supervisin y direccin
Capacidad de control
Seguridad y firmeza en su posiciones
Flexibilidad
Aptitudes para trabajar bajo presin
Capacidad para resolver situaciones crticas
Muy estricto ajuste a las normas tico laborales
Compromiso organizacional
Tacto y reserva
Responsabilidad, confiabilidad
Capacidad de comunicacin y relacionamiento
Estabilidad emocional

2.5

Una auditoria puede llegar a ser un desastre, ya que por enfrentamientos pueden
ocurrir cosas peores. As que es importante que se eviten enfrentamientos, contar
historias muy largas las cuales se salgan de lo laboral, las agresiones, el amiedar o
intimidar.
Un auditor nunca debe de tomar una postura de persona prepotente ni mucho menos
que trate de ver a los empleados como personas inferiores y que los intimide. Lo que
debe de hacer es, hacerles sentir que son importantes y que quiere formar parte de
ellos para que de esta manera le sea ms fcil obtener toda la informacin.

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2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeo de sus actividades. Para ello les proporciona anlisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesora e informacin referente a las actividades revisadas.
El propsito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar como est
funcionado el programa, localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales para
la empresa o que no estn justificando su costo o prcticas y condiciones que deben
incrementarse.
Otros objetivos que constituyen a la auditoria son:
El control de la funcin
El anlisis de la eficiencia de los Sistemas
La verificacin del cumplimiento de la Normativa General de la Empresa en cada
mbito
La revisin de la eficaz gestin de los recursos materiales, humanos e
informticos.
Tambin podemos decir que la auditoria no slo sirve para sealar las fallas y los
problemas, sino tambin nos presenta las sugerencias y soluciones. En este sentido,
el papel de la auditoria de recursos humanos es fundamentalmente educativo porque
permite el desarrollo de la sensibilidad de los administradores para diagnosticar
problemas.
3. TIPOS DE AUDITORIA
La auditoria puede ser externa, interna o mixta, coincidiendo con los tipos de
observacin de participantes, no participantes y semiparticipantes. Cada uno de estos
tipos de auditoria tiene las ventajas o inconveniencias.
4.1
Auditoria Externa: es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema
de informacin de una unidad econmica, realizado por una persona sin vnculos
laborales con la misma o una firma independiente de capacidad profesional reconocida.
Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y
profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, utilizando tcnicas
determinadas y basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe
presentado al trmino del examen.

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La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de

una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, esta tiene por
objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes
y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin.
42
Auditora Interna: es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de
informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos
laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son
de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen
bajo la figura de la Fe Publica.
La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la
organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por esto no puede ni
debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de
los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe involucrarse
o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin
es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas
necesarias para su mejor funcionamiento.
Existen otros tipos de Auditoria que se realizan dentro de las empresas como:
4.3

Auditoria Peridica: se practican en fecha determinadas.

4.4
Auditoria Contina: son aquellas que en forma sistemtica se llevan a cabo, es
decir, medida en que se realizan las operaciones o bien intervalos cortos o irregulares.
4.5
Auditoria Espordica: No influyen en estas el plazo o la continuidad, sino la
necesidad de examinar en un momento dado. Internacionalmente las auditorias se
clasifican atendiendo a:

La afiliacin del auditor: Estatal e Independiente o Privada

La relacin del trabajo: Externas e Internas

El objeto que se revisa: Estatal general, Estatal fiscal e Independiente

Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestin, Financiera, Especial y
Fiscal.

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4. DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa,

mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil.

En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa;

en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina casi siempre para
terceras personas.

La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su

vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad
legal de dar Fe Pblica.

6.

FASES DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

6.1
Contacto Inicial con el Cliente: Habr un contacto inicial con el cliente con la
finalidad de obtener mayor informacin sobre la empresa y precisar el trabajo a realizar.
Es importante aclarar que se necesitar independencia y al mismo tiempo colaboracin
por parte de la empresa. Luego se elaborar una propuesta de trabajo o contrato
donde se acordar por escrito el objetivo y el alcance del trabajo. Esta propuesta
deber recoger: perodo que desea auditarse, informe o informes a emitir, fechas de
realizacin de la actividad y de entrega de informes, honorarios, estimacin del total de
horas.
6.2
Planificacin y Programacin de la Auditoria: Se elaborar un proyecto global
de actuacin fundamentado en las condiciones y alcance de auditora establecidas.
Se programarn las actividades que el auditor se proponga llevar a cabo como
consecuencia de los objetivos establecidos: calendario de actuacin, estimacin de las
horas de trabajo a emplear en cada fase, naturaleza y profundidad de las pruebas y
procedimientos a aplicar, personal que participara en cada fase.
6.3
Ejecucin de la Auditoria: Primero se deben reunir con los empleados que van
a tener una participacin directa en la auditora. Con el fin de presentarles el objetivo
del proyecto y resaltar la importancia de su colaboracin en la facilitacin de
informacin.

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Luego se analizan los sistemas establecidos por la empresa para garantizar la eficacia
y eficiencia de sus prcticas de recursos humanos, es decir, el grado en que la empresa
tiene control de sus actividades de personal.
Este control comprender la evaluacin de cuatro procesos diferentes:
a) Establecimiento de Patrones: La empresa tiene establecidos patrones para saber si
sus prcticas de recursos humanos son buenas o no? Sabe a dnde debe ir en
materia de Recursos Humanos?
b) Observacin de las acciones: La empresa obtiene informacin sobre sus acciones?
Cmo? Sabe a dnde est yendo en materia de Recursos Humanos?
c) Comparacin de las acciones con el patrn: La empresa realiza comparaciones
entre sus acciones y los patrones establecidos? Sabe cunto le falta para llegar a los
patrones correctos en Recursos Humanos?
d) Acciones correctivas: A partir de esas comparaciones la empresa emprende
acciones correctivas? Ha planeado para recorrer la distancia que le separa de las
prcticas ptimas en Recursos Humanos?
Por ltimo se deben aplicar las pruebas y los anlisis de auditora pertinentes: pase de
cuestionarios, entrevistas, solicitud de documentacin, obtencin de ratios, etc.
6.4
Elaboracin y Entrega del Informe: El informe de auditora deber cumplir una
triple finalidad:
a) Describir las prcticas de los Recursos Humanos de la empresa.
b) Valorar las prcticas: indicar cules son las correctas y cules son las
incorrectas.
c) Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias
detectadas.
Estructura del informe:

Objetivos y alcance de la auditora.

Procedimientos de auditora y aspectos metodolgicos generales.

Presentacin de resultados.

Resumen de las conclusiones.

Informe del auditor.

Recomendaciones del auditor.

Anexo (soporte documental de los resultados aportados).

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El informe debe cumplir una serie de requisitos:

a) Claridad: comprensible y de fcil lectura.
b) Atractivo: presencia de tablas, grficos, formato muy cuidado, etc.
c) Riguroso: sin errores de clculo, centrado en hechos constatados ms que en
opiniones.
d) Relevancia: centrado en los aspectos ms importantes, ms estratgicos.
e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.

7. ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes
porque facilitan su realizacin, tambin estas ayudan a llevar un mejor control y sobre
todo en orden el trabajo que se esta realizando, para evitar que la auditoria se convierta
en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logro recabar.
Dichas etapas son:
7.1
Obtencin de los datos e informes: Los dos principales aspectos previos de
esta auditoria son:
1. El diseo de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan ms fcil la
investigacin, la recoleccin y la precisin de los datos.
2. El adiestramiento de las personas que habrn de recoger estos datos.
Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, es un poco difcil de
medir, en ocasiones el auditor se debe conformar con una determinacin de tipo
descriptivo o cualitativo.
Para ese efecto se sugieren dos formulas:
1. La cuantificacin indirecta: ver nuestra obra sobre administracin por resultados.
2. La ayuda de preguntas tales como:

Consideran las gerencias que la informacin que han recibido en materia de

personal les ha permitido tomar las decisiones necesarias?
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Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la gerencia en

general en todos los aspectos necesarios?

Se estima que la actitud de personal es, en la mayora de los casos, de

adhesin y satisfaccin para con la empresa?

Estas preguntas son intiles o bien tiles, para usar en una empresa, pero es
importante que cada empresa sepa definir bien que es lo que quiere ya que el tipo de
preguntas va a depender de acuerdo a lo que la empresa quiere o necesita que se
audite.
Tambin otro tipo de preguntas claves para que el auditor y la auditoria sea eficaz y
eficiente son: Qu?, Porqu?, Cmo?, Cundo?, Dnde?, Quin?, etc. Este
tipo de preguntas son las ms utilizadas y ayudan a dar un mejor enfoque sobre lo que
se desea auditar.
7.2
Anlisis de los datos recabados: La parte mas importante de la auditoria, se
centra en el anlisis de los datos recabados; es decir: el sealamiento de las fallas
encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de
personal; la investigacin de sus causas, la determinacin de si los programas y
procedimientos pueden mejorarse para obtener las polticas fijadas, o para la
modificacin, supresin, adicin o cambio de otros objetivos y polticas, a la luz de las
nuevas necesidades surgidas. Tambin es importante mencionar la discusin con
diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el,
o los auditores puedan formarse en relacin con los objetivos que en materia de
personal sostiene la empresa.
7.3
El informe de la auditoria: Es el resultado final de la auditoria el cual debe
contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, tcnica y concisa:
1) La indicacin de aquellas fallas en los programas y procedimientos que se hayan
encontrado, con la indicacin de los daos que se estima ha causado o pudieron
causar.
2) La adecuacin o inadecuacin de los programas, en relacin con los objetivos y
polticas sealados en materia de personal.
3) La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar,
cambiar o suprimir determinados objetivos y polticas, por considerarse
inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc, indicando la razn y demostraciones
objetivas en que se fundamenta lo anterior.
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4) La informacin de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

Todo esto se hace con el propsito de que el informe sea lo ms viable y verdadero ya
que es informacin muy valiosa y sobre todo til para las empresas, pues de la auditoria
dependen las mejoras que se implementen.

8. AREAS QUE SE PUEDEN AUDITAR

Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organizacin, es decir en cada una
de las reas de esta, algunas puede ser:
1.

Objetivos y polticas: Para saber si se estn cumpliendo y si estn bien definidos

dentro de la empresa.

2.

Funciones de los departamentos: se auditan para ver si existe jerarqua, una

estructura organizacional.

3.

4.

Su jerarqua.
Su estructura.
Numero de personas que ocupa.
Funciones que se desempean y su distribucin.
Conocimiento de datos de los trabajadores: se verifican para conocer con mayor
profundidad el record de estos. Cuantos?
Obreros
Empleados de oficina
Vendedores
Tcnicos
Supervisores de primera lnea
Altos Ejecutivos
Otras categoras especiales?
Conocer datos sobre el sindicato: es muy importante conocer sobre esta rea ya
que es foco rojo para la organizacin, vale ms saber cada movimiento para
evitar sorpresas que pueda perjudicar ala organizacin.
Sindicatos a los que pertenecen los trabajadores
Cuantos de cada uno?
De que categoras?
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Central a la que pertenecen el, o los sindicatos.

Situacin general de las relaciones con el, o los sindicatos.

5.

Conocer cual es el proceso de reclutamiento y seleccin: esto con el fin de

conocer cual es la dinmica de las convocatorias para el reclutamiento si es el
ms adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.

Fuentes de abastecimiento, por categoras de personal

Pasos usados en el procedimiento de la seleccin.
Correlacin entre los resultados de la seleccin, y los obtenidos en el trabajo y
conducta de los empleados.

6.

Revisar el proceso de capacitacin y adiestramiento que se da a los empleados:

esto con el fin de contar con una capacitacin especializada para cada rea y no
con cursos que no sean tiles.

Sistemas de adiestramiento, para los diversos niveles

Capacitacin que haya podido darse
Capacitacin de los empleados u obreros ascendidos a jefes
Mtodos de desarrollo de altos ejecutivos
Evaluacin, por los propios adiestrados, sobre el adiestramiento Y capacitacin
recibidos.
Correlaciones entre el adiestramiento, capacitacin y desarrollo dados, y los
resultados obtenidos en el trabajo y en la conducta.

7.

Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de los
estndares dela competencia.

Polticas fijadas al respecto

Sistemas de valuacin empleados
Encuestas de salarios en la regin, y sus repercusiones en la fijacin de los de
la empresa
Clasificacin de los salarios
Sistemas de calificacin de meritos y/o apreciacin de resultados
Cmo ha influido la antigedad en los salarios.
Sistemas de incentivos; categoras que los tienen, y las que carecen de ellos
Prestaciones legales y extra legales

8.

La rotacin de personal existente: esto con el fin de detener y saber que es lo

que mueve a los empleados a dejar su trabajo.

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Ausentismos y sus causas

Retardos y sus causas

9.

Moral del personal: para ver que tanta motivacin tienen.

10.

Higiene y seguridad: se realiza con el fin de conocer si estn cumpliendo con el

reglamento de esta rea, para checar y saber el porque de accidentes ocurridos
etc.

11.

Sistema de informacin sobre la administracin de personal

12.

Planes de recursos humanos administracin de la compensacin (Planes de

sustitucin y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)

13.

Anlisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)

14.

Control y evaluacin de la organizacin (Tcnicas de evaluacin del

desempeo ,entrevistas de evaluacin)

15.

Auditoras de personal (funcin del departamento de recursos humanos y

evaluacin de los gerentes de lnea)
9. BENEFICIOS QUE APORTA LA AUDITORIA DE
R. H.

Identifica las contribuciones y mejora la imagen de los RR.HH. en la

organizacin

Obliga a los Departamentos de Recursos Humanos a asumir mayor

responsabilidad y actuar al ms alto nivel de profesionalismo

Esclarece las responsabilidades y los deberes

Facilita la uniformidad de las prcticas y las polticas

Detecta problemas latentes potencialmente perjudiciales para la organizacin

Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales

Reduce los costos mediante mejores prcticas

Promueve los cambios necesarios en la organizacin

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Alienta la uniformidad de polticas y prcticas

Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

10. AUDITORIA DE LAS ESTRATEGIA
CORPORATIVA

Los problemas no se confinan estrictamente al rea del departamento de recursos

humanos sino que son amplios. Por eso, se evala:

El uso de los procedimientos de personal por parte de los gerentes

El efecto que esas actividades tienen sobre el personal

Las estrategias corporativas y la forma en que se relacionan con la sociedad en

general porque las decisiones de la cpula directamente afectan al departamento
de personal

El trabajo del departamento de recursos humanos

Los integrantes del departamento de personal pueden familiarizarse a fondo con la

estrategia corporativa a travs de entrevistas y plticas directas con el dirigente, cumple
con su trabajo y el grado de aceptacin y adherencia del personal a las polticas de
recursos humanos en relacin con los planes estratgicos de la compaa es mucho
mejor.

11. AUDITORIA A NIVEL DE SATISFACCION DE

LOS EMPLEADOS
Los empleados adquieran mayor respeto por las actividades de personal cuando el
departamento de recursos humanos los consulta y toma en cuenta sus opiniones y se
ponen en prctica.
Siempre que los gerentes y supervisores de lnea perciban que el departamento de
personal contribuye a que logren sus metas y objetivos departamentales, la reaccin
tender a ser positiva y constructiva.
Los departamentos de recursos humanos que alcanzan sus objetivos adecuadamente
se preocupan tanto por el logro de las metas de la empresa como por el logro de los
objetivos individuales de las personas que la integran ya que si las necesidades de los
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AUDITORIA DE PERSONAL

empleados se descuidan, el ausentismo, los conflictos y la tasa de rotacin tienden a

aumentar.

12. TECNICAS DE INVESTIGACION PARA LA

AUDITORIA DE PERSONAL

El proceso de evaluacin de las actividades de recursos humanos de una empresa

nica de investigacin que ayude a recopilar informacin sobre esas actividades estas son:
Enfoque comparativo El comit o equipo que efecta la auditora compara la
compaa o un departamento o divisin de ella con otra compaa o con otra divisin
para identificar reas de desempeo insuficiente.
Consultor externo. El comit de auditora se basa en el diagnstico que un consultor
externo realizo de la organizacin o en los resultados que publica una entidad
especializada sobre los parmetros de la industria, respecto a los cuales puede
evaluarse lo que se realiza en la empresa
Enfoque estadstico. A partir de los registros existentes, el comit de auditora genera
estndares estadsticos contra los cuales se evalan los programas y actividades.
Enfoque retrospectivo de logros. Con esta tcnica se puede determinar el grado de
cumplimiento que se est obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.
Enfoque por objetivos. El equipo de evaluacin compara los resultados reales con los
resultados que aspiraba. Esta tcnica permite destacar las reas en las que el
desempeo puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos para
mejorarlas.

13. METODOS E INSTRUMENTOS PARA

INVESTIGACIONES EN UNA AUDITORIA
Se ha desarrollados mtodos de investigacin que implica el uso de diversas
herramientas complementarias, estas nos permitirn obtener informacin cuantitativa y
cualitativa a cerca de las prcticas de Recursos Humanos de la empresa. Los ms
utilizados son los siguientes:

16

AUDITORIA DE PERSONAL

Entrevistas: Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa
herramienta para obtener informacin acerca de las actividades de recursos humanos y
para identificar reas que necesitan mejorar, su finalidad es contrastar y ampliar la
informacin obtenida a partir de las otras herramientas de investigacin. Se trata de
conseguir una conversacin fluida, evitando que el empleado se sienta incmodo o
tenga la sensacin de estar en un interrogatorio.
Cuestionarios: son breves preguntas que de manera directa y objetiva nos van a
proporcionar informacin a cerca de variables cualitativas, como puede ser la
satisfaccin con las prcticas de Recursos Humanos de la empresa y de variables
cuantitativas, como pueden ser el nmero de cursos de formacin que han realizado los
empleados a lo largo del ao o el nmero de veces que se les ha pasado el
cuestionario de evaluacin del desempeo o el de anlisis de clima laboral.
Estos nos va a permitir obtener informacin de forma rpida y de una gran cantidad de
gente, adems permite el tratamiento estadstico y computarizado de la informacin por
categoras (departamentos, gnero, edad, antigedad, puesto, etc).
Sondeos de opinin: Ofrecen respuestas ms directas y honestas cuando contestan
un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de
personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en trminos de
tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de
opinin para obtener informacin.
Calculo de Ratios: es una hoja de chequeo (Check List I) en la que, a travs de una
serie de tems que el auditor se encargar de complementar a partir de la informacin
que los empleados faciliten, se obtendrn unos datos numricos que permitirn el
clculo de diferentes ratios relacionados con cada una de las reas de Recursos
Humanos y que permitirn su posterior valoracin. Si en el sistema de control interno de
la empresa ya estn calculados estos ratios, se proceder a la verificacin y el anlisis
de los mismos.
Anlisis histricos: Permite adquirir informacin esencial sobre la funcin de la
administracin de los recursos humanos de la empresa. (Auditoras de la seguridad
fsica y aspectos de salud Auditora de conflictos Auditoras de la compensacin)
Anlisis de Documentacin: Se solicita diferente documentacin como los impresos
utilizados en la evaluacin del desempeo, las encuestas para evaluar la formacin, las
descripciones de los puestos de trabajo y otros, para su anlisis y valoracin.
Informacin externa: Las comparaciones con otras organizaciones pueden
proporcionar a los auditores una visin adecuada que les permita emitir juicios certeros
y tomar decisiones correctas.. Las fuentes ms confiables para obtener informacin
especializada incluyen las organizaciones industriales y profesionales, las cmaras de
comercio, etc.
17

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Investigacin en el rea de los recursos humanos: Comparan un grupo

experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan
a cabo para obtener datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de
rotacin, el nivel de satisfaccin con el empleo, la compensacin, la seguridad y otros.
Pero muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores,
adems, los resultados de estos experimentos no son conclusivos.
Tabulacin e interpretacin de resultados: Sin necesidad de ninguna complicacin
estadstica, es deseable, sin embargo, que la tabulacin de los resultados pueda ser
realizada del mejor modo posible.
El resultado debe contener los siguientes aspectos:
Los resultados deben ser francamente expuestos aunque sean en contra de la
empresa.
La interpretacin de los mismos
El anuncio de las medidas que la empresa ha decidido tomar, para responder a
las inquietitudes reveladas en la encuesta.
La explicacin, lo mas objetiva que sea posible, en los que la empresa a su juicio
piensan que estn mal.
La promocin de juntas, mesas redondas y entrevistas, para discutir y tratar de
llegar a un acuerdo en todos aquellos aspectos en que la empresa no coincide
con los puntos de vista de la mayora de su personal, o bien cuando existen
criterios centrados en este.
El informe de auditora: Es una descripcin global de las actividades de recursos humanos en la empresa. Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han
logrado bien como las recomendaciones para poner en prctica medidas correctivas en
las reas que lo requieren. Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos
positivos y negativos, se considera ms balanceado y logra mejor aceptacin.
El informe que se entrega al gerente de recursos humanos suele contener toda la
informacin que se proporcion a los gerentes de lnea, adems le proporciona
retroalimentacin al gerente sobre aspectos como:

Las actitudes de los gerentes de lnea y del personal en general respecto al

departamento y los servicios que presta.
Una verificacin de los objetivos y planes del departamento, con recomendaciones acerca de cmo alcanzarlos.
Recomendaciones especficas sobre los cambios necesarios y una escala de
prioridades que ayude a la toma de decisiones.

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AUDITORIA DE PERSONAL

Gracias a la informacin que este documento de los recursos humanos contiene, el

gerente de personal puede adoptar una perspectiva global respecto a la funcin que
est desempeando, establecer un calendario de actividades, definir las prioridades
para el nuevo periodo de trabajo y adems puede resolver los problemas para lograr
que su rea efecte una mejor contribucin a la empresa.
14. LA AUDITORIA PERMITE VERIFICAR:

Hasta que punto la poltica de recursos humanos se basa en una teora

aceptable

Se trata de evaluar y medir los resultados de la ARH (Administracin de

Recursos Humanos) en las actividades de mayor o menor prioridad, como:
Indicadores de eficiencia y eficacia en cuanto se refiere a la formacin de staff,
entrenamiento y desarrollo, remuneracin, beneficios sociales, relaciones
sindicales, etc.,

Clarificacin de objetivos y expectativas en cuanto a la Administracin de

Recursos Humanos en trminos de cantidad, calidad, tiempo y costo

Empleo de recursos y resultados obtenidos

Contribucin de la Administracin de Recursos Humanos en las objetivos y los

resultados de la empresa

Clima organizacional, desarrollo e incentivo a la creatividad del personal.

15.

CONCLUSIONES

1. Es necesario desarrollar auditorias eficaces de recursos humanos, que midan las

percepciones que tienen los empleados sobre la justicia de la administracin y el
clima para la comunicacin eficiente dentro de la compaa.
2. El auditar, es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una
persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de
una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar cual
es la veracidad de dicha informacin.

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AUDITORIA DE PERSONAL

3. La auditoria es dinmica que se debe aplicar formalmente en toda empresa,

independientemente de su magnitud y objetivos; su aplicacin debe ser
secuencial y constatada para lograr eficiencia.
4. Toda empresa, pblica o privada, que utilice Sistemas de Informacin, deben
someterse a un control estricto de evaluacin de eficacia y eficiencia. Hoy en da,
el xito de una empresa depende de la eficiencia de sus sistemas de informacin.

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