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CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS ............................................1
O QUE UMA BASE DE DADOS?.................................................................................. 1
O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS? .................................................... 1
SGBDS RELACIONAIS ........................................................................................... 1
CRIAR UMA BASE DE DADOS ...................................................................................... 2
INTRODUO DE DADOS.....................................................................................................15
REGRAS DE INTRODUO DE DADOS .......................................................................................16
ADICIONAR REGISTOS .......................................................................................................16
ESCONDER REGISTOS........................................................................................................17
SELECCIONAR REGISTOS ....................................................................................................17
COPIAR REGISTOS ...........................................................................................................18
MOVIMENTAO NA TABELA .................................................................................................18
ELIMINAR DADOS ............................................................................................................18
PARAMETRIZAO DA JANELA DE EDIO ..................................................................................19
MOVER COLUNAS ............................................................................................................20
ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS.............................................................................................20
FORMULRIOS ................................................................................. 45
CRIAR FORMULRIOS ............................................................................................ 45
MOVIMENTAO NO FORMULRIO .............................................................................. 47
INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS ...................................................................... 47
LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR ......................................................................... 47
SUBSTITUIR DADOS .............................................................................................. 48
ORDENAO DE REGISTOS ...................................................................................... 48
FILTROS ........................................................................................................... 48
VANTAGENS DOS FILTROS .................................................................................................. 49
CRIAR E APLICAR UM FILTRO ............................................................................................... 49
RELATRIOS ................................................................................... 69
CRIAR RELATRIOS .............................................................................................. 70
VISUALIZAO DO RELATRIO ................................................................................. 73
AMPLIAO/REDUO ........................................................................................... 73
MODOS DE VISUALIZAO DO RELATRIO .................................................................... 73
PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO .................................................................. 74
IMPRESSO ....................................................................................................... 74
ESTRUTURA DE UM RELATRIO.................................................................................. 74
RELATRIOS AGRUPADOS ....................................................................................... 76
ORDENAR E AGRUPAR DADOS NUM RELATRIO ................................................................ 79
ORDENAR DADOS............................................................................................................ 79
AGRUPAR DADOS (REGISTOS) ............................................................................................. 80
MACROS .........................................................................................81
CRIAR UMA MACRO ............................................................................................... 81
ASSOCIAR UMA MACRO A UM BOTO DE COMANDO ........................................................... 82
MACRO "AUTOEXECUTVEL" .................................................................................... 83
SGBDS RELACIONAIS
Um SGBDR (Sistema de Gesto de Bases de Dados Relacional) desenhado
especificamente para gerir informao que est organizada em uma ou mais tabelas,
consoante o assunto a que dizem respeito.
O termo relacional refere-se ao modo como um SGBD espera que estejam
organizados os dados que est a gerir. Uma relao, tal como denominada em
matemtica, simplesmente uma tabela de informao (isto , um receptculo de
Elementos do Ecr:
Barra de Ttulo
Botes de controle da janela
Barra de Menus
Barra de Ferramentas
Barra de Estado
rea de trabalho
O SISTEMA DE AJUDA
Quando se fala em sistemas de ajuda do Access, significa que existem trs formas
distintas de aceder ao ficheiro de Help, mas todas elas eficazmente concebidas por
forma a serem produtivas para os seus utilizadores. So elas: ajuda geral, ajuda
interactiva e os cue cards.
ASSISTENTES
Tal como todas as aplicaes recentes Microsoft, o Access tem sempre dois processos
de realizar uma determinada operao: o processo assistido e automtico recorrendo
aos Assistentes (Wizards), e o processo manual e profissional.
Consultas
Formulrios
Relatrios
Macros
Mdulos
o papel de cliente a
tabelas pode vir a
as apreciaes dos
a informao por
Vista de Folha de Dados cria uma nova tabela sem qualquer identificao dos
campos a definir.
Vista de Estrutura
Assistente de Tabelas
Importao de Tabelas
Ligao de Tabelas
NOME DE UM CAMPO
O nome de um campo pode ter at 64 caracteres de tamanho, incluir quaisquer
letras, algarismos, espaos e caracteres especiais, excepto o ponto, ponto de
exclamao, acento agudo e os parntesis rectos.
TIPOS DE DADOS
Cada campo da tabela tem de ter atribudo um tipo de dados (do ingls Data Type),
que determina o contedo que pode ser introduzido e o espao de armazenamento
em disco disponvel para esse campo.
Existem alguns aspectos a considerar e que ajudam no correcto funcionamento da
tabela, relativamente ao tipo de dados.
Que campos sero utilizados para ordenar e indexar as tabelas? Isto importante,
porque h dois tipos de campos - lgicos e OLE - que no podem ser utilizados nestas
operaes, e outros - numricos - que aumentam a velocidade de pesquisa.
Tipo de
Dados
Utilizao
O que guarda
Tamanho
Texto
At 255
caracteres
Memo
Comentrios e explicaes
At 64000
bytes
Nmero
Valores numricos:
inteiros e com casas
decimais
1, 2, 4 ou 8
bytes
Data/Hora
Datas e horas
Datas e horas em
diferentes formatos
8 bytes
Valores monetrios
Valores em moeda e
permite at 15 dgitos
esquerda e 4 dgitos
direita da casa decimal
8 bytes
Nmero incrementado
automaticamente pelo
Access sempre que se
adiciona um novo registo
4 bytes
Sim/No
Valores booleanos:
Sim/No,
Verdadeiro/Falso,
Ligado/Desligado
1 bit
Objecto OLE
Fotografias, vdeos
At 1 Gigabyte
Hiperligao
Partes de uma
Hiperligao
at 2048
Caracteres
Assistente
de Pesquisa
4 Bytes
Moeda
Numerao
Automtica
Sim/No
(lgico)
DESCRIO
A coluna intitulada por Descrio serve para colocar um comentrio/descrio acerca
do campo que est a criar, isto , uma identificao adicional, mas com carcter
opcional.
PROPRIEDADES
Quando estamos posicionados na coluna Tipo de Dados, activada a rea inferior
esquerda da caixa de dilogo. Nessa rea existem vrias clulas que permitem definir
as propriedades/caractersticas do campo que se est a criar ou a alterar. Estas
propriedades variam consoante o tipo de dados.
Tamanho do campo
Formatar
Casas decimais
Mscara de introduo
Legenda
Valor predefinido
Regra de validao
Texto de validao
Necessrio
Permitir Comprimento
Zero
Indexado
CHAVES
Uma das grandes vantagens dos SGBDRs como o Access a possibilidade de
localizar rapidamente determinada informao. A sua comprovada eficincia provm
de um mecanismo interno que atribui a um conjunto de campos a tarefa de identificar
de uma forma nica cada registo da tabela.
Deste modo, a um campo ou a um conjunto de campos que identificam de uma forma
nica, sem duplicaes nem valores nulos, um registo na tabela d-se o nome de
Chave Primria.
A definio de uma chave primria traz grandes vantagens, nomeadamente ao nvel
das seguintes operaes:
pesquisa de registos, que se torna consideravelmente mais rpida uma vez que
para o campo chave primria criado automaticamente um ndice
ordenao dos registos, visvel aquando de operaes de consulta ou listagem de
informao
integridade dos dados armazenados no campo chave primria, uma vez que o
Access no permite duplicao de valores nem valores nulos
Pelos motivos acima referidos, todas as tabelas devem ter chave primria constituda
por um ou mais campos.
Uma chave primria composta (mais que um campo) ser necessria quando no
exista um s campo que identifique de uma forma nica o registo, algo que s
possvel se agregarmos a informao desse campo com a de outro campo obtendo
deste modo um registo nico.
Chave Primria.
4.
5.
A INTEGRIDADE REFERENCIAL
A integridade referencial impe regras para as relaes entre tabelas, que so
observadas quando se introduzem, alteram ou eliminam registos. Se activar a
integridade referencial, o Access impede o utilizador de:
adicionar registos a uma tabela relacionada quando no existe um registo
associado na tabela primria
alterar valores numa tabela primria em funo dos quais resultariam registos
rfos (sem relao) numa tabela relacionada
eliminar registos de uma tabela primria quando existam registos relacionados
na tabela relacionada
eliminar qualquer tabela ou campos relacionados enquanto no eliminar a
relao
A integridade referencial refora as relaes entre Tabelas protegendo-as de
eliminao dos dados de uma forma acidental.
Tipos de Relaes
Quando activada a integridade referencial, o Access permite a alterao das opes
que se encontram na parte inferior da caixa de dilogo. No lado esquerdo encontra-se
o tipo de relao que estabelecido.
Um-Para-Um
Um-Para-Muitos
Por norma, estas opes s devem ser activadas quando o utilizador pretende proceder a
alteraes e eliminao dos registos nas tabelas primrias e que essas modificaes tenham
repercusso nas tabelas relacionadas. Caso contrrio, recomendvel que estas opes
permaneam desligadas.
Por se tratar da primeira vez que se inserem dados, s existe uma linha que se
encontra vazia. medida que se introduzem registos iro aparecer novas linhas
vazias.
INTRODUO DE DADOS
Para introduzir dados, basta comear a escrever na primeira clula.
Automaticamente, abre-se uma nova linha em branco abaixo da linha corrente.
ADICIONAR REGISTOS
Em virtude da ordem dos registos no ser relevante aquando da sua introduo, o
Access no permite que o utilizador insira registos entre os j existentes. permitido
apenas a adio de registos no fim da tabela. Para tal, basta escolher a opo
Registo do menu Inserir ou Ir Para/Novo no menu Editar.
O smbolo + que surge no lado esquerdo dos registos tem como funo mostrar
(permite edio) os registos relacionados na tabela Facturas.
ESCONDER REGISTOS
Pode esconder os registos j introduzidos de modo a no alterar, inadvertidamente, o
contedo dos campos. Para tal, basta escolher a opo Introduo de dados no
menu Registos. A tabela assumir a aparncia de uma tabela que ainda no possui
qualquer registo.
Para voltar a ver todos os registos, deve escolher a opo Remover
Filtro/Ordenao no menu Registos.
Copiar valores
De modo a facilitar a introduo de valores repetidos no mesmo campo de registos
seguidos, pode optar pela utilizao da combinao de teclas CTRL+. Se pretender
copiar valores de campos de registos no adjacentes, ter de recorrer ao binmio
Copiar/Colar (Copy/Paste).
SELECCIONAR REGISTOS
Para efectuar qualquer operao sobre um registo como, por exemplo, copiar ou
eliminar um registo, ter de o seleccionar posicionando o cursor na zona/barra de
seleco que se situa na coluna esquerda do primeiro campo da tabela ao lado do
registo que se pretende seleccionar e dar um clique.
Para seleccionar todos os registos de uma tabela poder optar por escolher a opo
Seleccionar todos os registos no menu Editar ou, em alternativa, dar um clique
no quadrado existente do lado esquerdo do nome do primeiro campo (como numa
folha de clculo):
COPIAR REGISTOS
Para copiar registos, dever seleccionar, em primeiro lugar, o(s) registo(s) que
pretende copiar, copi-los e finalmente escolher a opo Colar acrescentando no
menu Editar.
Os
registos
sero
acrescentados
automaticamente
independentemente do registo corrente.
no
fim
da
tabela,
MOVIMENTAO NA TABELA
Para se movimentar nos campos e nos registos pode utilizar as mesmas tcnicas da
folha de clculo. Para alm disso, o utilizador pode recorrer caixa de deslocamento
vertical (elevador), existente no lado direito do ecr para se posicionar num
determinado registo.
Para se posicionar num registo especfico, poder recorrer barra de controle
existente no canto inferior esquerdo do ecr, posicionando o cursor na clula direita
da palavra Registo: e digitar um novo valor confirmando atravs da tecla Enter:
ELIMINAR DADOS
Para eliminar o contedo de um campo, o utilizador deve seleccionar o respectivo
valor e utilizar a tecla Delete ou Backspace. Poder optar pelo comando Cortar do
menu Editar ou dar um clique no boto
MOVER COLUNAS
Por vezes, h necessidade de alterar a ordem natural das colunas, por forma a
modificar a sua disposio na tabela. Pode mover colunas sem problemas, dado que
esta operao no vai afectar a estrutura da tabela, uma vez que se trata apenas de
um efeito visual (a nvel de ecr).
Para mover uma ou mais colunas basta seleccionar a coluna ou colunas e arrastar o
selector da coluna para o local pretendido.
ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS
Um efeito com algumas semelhanas ao do congelamento o de esconder colunas.
O facto de se poder esconder colunas consecutivas de uma tabela e posteriormente
faz-las reaparecer uma caracterstica til nas seguintes situaes:
Quando a tabela tem muitos campos e que no podem ser visualizados num s
ecr
Quando existe informao confidencial que s dever ser visvel em algumas
situaes
Para esconder colunas, seleccione a(s) coluna(s) que pretende esconder e escolha a
opo Ocultar Colunas no menu Formatar.
Criar Tabela
Actualizar
Acrescentar
Eliminar
muitos
registos
SELECCIONAR CAMPOS
Aps a seleco das tabelas, o passo seguinte consiste em escolher os campos a
incluir na consulta.
Para colocar um campo na grelha QBE (query by example) existem duas
alternativas:
1. Dar um duplo clique no campo.
2. Seleccionar o campo e arrast-lo (Drag & Drop) para a clula Campo na
grelha QBE.
Para adicionar todos os campos existem, tambm, dois mtodos:
1. Dar um duplo clique na barra de ttulo da lista de campos arrast-los para a
grelha QBE.
2. Arrastar o asterisco, que surge no topo da lista de campos, para a grelha
QBE. A vantagem deste processo, consiste em no haver a necessidade de
alterar a consulta quando a tabela sofre alteraes na sua estrutura.
ORDENAES NA CONSULTA
Quando executada a consulta e visualizado o respectivo dynaset torna-se
frequente, e extremamente til, a visualizao dos dados obedecendo a uma
determinada ordem. Quando se ordenam registos, podemos coloc-los por ordem
alfabtica ou numrica.
Criar uma consulta com ordenao de dados por um determinado campo ou campos,
torna-se til na medida em que a podemos utilizar na construo de um formulrio ou
relatrio.
Para especificar uma ordenao numa consulta:
Dar um clique na clula Ordenao e seleccionar o tipo de ordenao:
Ascendente ou Descendente.
Se for conhecida a sintaxe da expresso que pretendemos definir como critrio, torna-se mais
simples e rpido utilizar a segunda alternativa, ou seja, escrever a expresso directamente na
clula.
Nesta consulta que utiliza duas tabelas relacionadas so solicitadas todas as facturas
efectuadas Entre 01-01-2002 E 31-03-2002. O dynaset consequente
apresentar todas as facturas ordenadas por nmero de factura e cuja data de
factura esteja dentro do intervalo definido.
Esta consulta mostra todas as facturas do Cliente n. 4 entre 01/01/2002 e
31/03/2002.
Basta para tal, desligar a caixa Mostrar no QBE do campo que se pretende inibir no
dynaset.
CONSULTAS DE SELECO
O QUE SO CONSULTAS DE SELECO
Quando uma consulta de seleco executada, o Access apresenta um subconjunto
de registos num formato tabular (tal como uma tabela). Na maior parte dos casos,
este subconjunto permite que se faam alteraes nos registos e que so
provenientes das tabelas utilizadas na consulta. A este subconjunto d-se o nome de
Dynaset (subconjunto de registos dinmico).
Sabendo especificar critrios de seleco de registos, constitui a chave para desenhar
consultas - simples e complexas. Alguns exemplos comuns de critrios de seleco
que permitem obter:
um conjunto de registos que mostre as facturas emitidas entre 01/06/02 e
10/06/02.
todos os nomes de clientes comeados pelas letras Soc.
todas as facturas no recebidas.
Por exemplo, visualizar todos os clientes comeados por S cujas facturas foram
recebidas ou todos os clientes comeados por J cujas facturas ainda no foram
recebidas.
Na maior parte dos casos as relaes entre as tabelas so automticas uma vez que
foram definidas aquando da sua construo. O Access mostra automaticamente uma
linha de unio entre os campos das tabelas pelos quais as tabelas se relacionam. Nas
extremidades da linha de unio surge o smbolo 1(um) do lado da tabela cujo campo
de relao constitui a chave primria dessa tabela e o smbolo (muitos) do lado da
tabela cujo campo de relao se relaciona com a chave primria da primeira tabela.
Se no tiverem sido definidas relaes entre tabelas aquando da sua construo, o
Access estabelece, todavia, uma ligao entre tabelas desde que tenham o campo em
comum com o mesmo nome, do mesmo tipo e se um deles constituir chave primria
de uma das tabelas. Neste caso, os smbolos 1 e no surgem porque a integridade
referencial no est activa.
Se o Access no criar qualquer linha de unio entre tabelas, o utilizador poder
desenhar o trao de unio entre as tabelas da seguinte forma:
Seleccionar o campo numa das tabelas e arrast-lo para cima do campo da
outra tabela e largar.
Exemplo:
Totais na barra de
ferramentas).
3. Na clula Total de cada campo
escolha um tipo de clculo.
4. Passe para o modo consulta para
visualizar o resultado.
Esta consulta permite visualizar todos os Nomes dos Clientes conjuntamente com o
somatrio dos Totais das respectivas facturas.
Soma
Mdia
Min/Mx
Contar
conta o n. de ocorrncias
Desvp
Var
varincia
Primeiro/ltimo
Expresso
Onde
restringe a consulta
Por outro lado, tambm possvel estabelecer condies para campos que tenham
funes de clculo.
CONSULTAS AVANADAS
CONSULTAS PARMETRO
Se frequentemente utilizamos a mesma consulta mas com alterao de critrios de
cada vez que executado, podemos poupar tempo e trabalho se em alternativa
construirmos uma consulta do tipo Parameter.
Uma consulta do tipo Parameter consiste no aparecimento de uma caixa de dilogo
que solicita o critrio que ir condicionar o resultado da consulta.
Para criar uma consulta com um parmetro (Parameter):
1. Criar uma consulta de seleco pelos processos j conhecidos
2. Arrastar os campos para a grelha QBE
3. Na clula Critrio do campo para o qual se pretende aplicar uma condio,
introduzir entre parntesis rectos o texto (parmetro) que ir identificar a caixa
de dilogo. O texto introduzido deve ser diferente do nome do respectivo campo.
possvel, igualmente criar uma consulta que contenha mais do que um parmetro.
Podemos especificar um parmetro para alguns campos ou mltiplos parmetros para
o mesmo campo.
S possvel construir uma consulta de referncia de cruzada para uma tabela ou uma consulta
se estes possurem campos (dados) que se possam cruzar, caso contrrio, o Access emite uma
mensagem a informar de que no possvel construir uma consulta deste tipo.
Exemplo: Criar uma consulta que mostre o valor total facturado em cada trimestre
para cada Cliente.
1. Crie uma consulta de seleco utilizando as tabelas.
2. Construir uma consulta de referncia cruzada atravs do respectivo Assistente
Por defeito, o Assistente para a construo deste tipo da consulta coloca uma coluna
suplementar na Snapshot que corresponde coluna com o nome Soma de
Montante e que apresenta o somatrio de todas as facturas para cada cliente e em
cada trimestre.
A estrutura da consulta construda anteriormente a seguinte:
Repare que nesta grelha surge uma linha nova identificada com a descrio Tabela
de Referncia Cruzada. Nesta linha definido o tratamento e consequentemente o
posicionamento que se pretende atribuir a cada campo.
Exemplo:
Construir uma consulta de referncia cruzada que apresente a quantidade facturas
emitidas por ms para cada cliente, bem como o total facturado por ms, no
recorrendo ao Assistente de Consulta de Referncia Cruzada.
1. Criar uma nova consulta atravs do boto Novo.
2. Seleccione Modo de Estrutura.
3. Seleccionar as tabelas Clientes e Facturas.
Repare que so tabelas relacionadas.
4. Clique no boto Tipo de Consulta da Barra de
ferramentas e seleccione Tabela de referncia
7. Por ltimo adicionar uma coluna suplementar consulta que permitir apresentar o
valor total facturado por ms para cada um dos Clientes. Proceda do seguinte
modo:
Actualizar
Eliminar
Acrescentar
4. Clique em OK
5. De seguida seleccione os campos que pretende incluir na nova tabela e
especifique condies de seleco de registos se for caso disso.
Para testar a consulta deve escolher a opo Modo de Estrutura no menu Ver, Esta
opo permitir visualizar o aspecto da nova tabela antes da sua criao.
Para executar uma consulta do tipo Criar Tabela deve escolher o comando
Executar do menu Consulta, ou dar um clique no boto
As consulta de adio podem tambm ser utilizados mesmo que alguns campos de
uma tabela no existam na outra tabela. a consulta vai apenas considerar os dados
dos campos existentes nas duas tabelas.
Antes de executar a consulta atravs do boto poder visualizar o resultado atravs do boto . No
modo estrutura apenas visualiza os campos que vo sofrer modificao, mesmo que a grelha
QBE contenha outros campos. Convm referir que os valores visualizados so os valores correntes
e no actualizados.
FORMULRIOS
O Modo de Estrutura que utilizado nas tabelas e consultas apenas uma das formas
utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas.
No ser porm, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que no
existe um controle real sobre as operaes realizadas pelo utilizador.
O ideal seria utilizar uma analogia de um formulrio em papel, dado que deste modo
transportvamos para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as
pessoas j se habituaram.
Um formulrio permite a visualizao de um ou mais registos, podendo ser imposta
uma limitao em relao a essa visualizao. Isto no traz nada de novo em relao
ao Modo de Estrutura. Mas, um formulrio permite ao seu desenhador determinar a
forma como os dados vo aparecer no ecr, utilizar grficos, imagens, etc., bem
como controlar a forma como os dados so introduzidos e visualizados - utilizar listas
de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens de erro para valores
incorrectos, valores predefinidos, resultados de clculos aritmticos, etc.
CRIAR FORMULRIOS
O mtodo mais fcil e rpido de criar um formulrio utilizar o Assistente. O
Assistente Automtico produz um formulrio pr-formatado sem colocar quaisquer
perguntas ao utilizador, para a sua construo.
Todos os outros assistentes colocam questes e constroem o formulrio baseado nas
respostas dadas pelo utilizador.
Quando utiliza um formulrio para introduzir ou visualizar dados, o formulrio deve
estar ligado tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados
dependem apenas de uma tabela, o formulrio deve ser baseado apenas nessa
tabela. Por outro lado, se os dados que pretende colocar no formulrio derivam de
vrias tabelas, ento deve construir uma consulta e basear a construo do
formulrio nessa consulta.
Criar um formulrio com o Assistente
1. Na janela da base de dados, d um clique no boto Formulrio
2. Escolha o boto Novo
3. Seleccione o nome da tabela ou consulta para o qual vai construir o formulrio e
d um clique no boto OK.
8. Por ltimo, surgir a caixa final do assistente que solicita um ttulo para o
formulrio.
MOVIMENTAO NO FORMULRIO
Num formulrio so utilizadas praticamente as mesmas tcnicas anteriormente
apresentadas para o Folha de dados.
Pode mesmo alternar entre a Folha de dados e o Formulrio. Basta para isso utilizar
os botes respectivos existentes na barra de botes.
da barra de
SUBSTITUIR DADOS
Como do conhecimento atravs de outras aplicaes da Microsoft, o Access tambm
dispe do comando Substituir no menu Editar, que permite substituir de uma forma
rpida, a ocorrncia de uma determinada palavra por outra palavra.
ORDENAO DE REGISTOS
Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, tambm nos
formulrios o utilizador poder recorrer aos botes de ordenao de registos.
Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenao e dar um
clique no boto. Este procedimento aplicvel a tabelas e formulrios.
FILTROS
Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer
ao comando Localizar. Porm, este comando apenas vai apresentando as diversas
2. Clique no boto
ou
clique
no
boto
Remover
filtro
na
barra
de
2. Clique no boto
Para aceder estrutura (desenho) de um formulrio, ter que dar um clique no boto
Modo de Estrutura.
Na janela do formulrio, pode ver que este est dividido em trs seces:
Cabealho do formulrio
Detalhe
Rodap do formulrio
Pode verificar que os objectos da seco de detalhe existem aos pares: uma
identificao (Rtulo), que normalmente o nome do campo ou o seu nome
alternativo e uma caixa de texto (Caixa de Texto), onde aparecem os dados
existentes na tabela associada. Repare que o objecto seleccionado possui dois tipos
de quadrados a envolverem-no: o que surge no canto superior direito(quadrado
maior) utilizado para movimentar o objecto, os outros (quadrados pequenos) so
utilizados para redimensionar o objecto.
Para mover o objecto, basta seleccionar e arrastar o quadrado maior e largar no local
pretendido (o cursor assume a figura de uma mo fechada com o indicador a
apontar).
Para mover em conjunto o Rtulo e a Caixa de texto relativos a um campo da tabela,
coloque o cursor por cima do rectngulo que envolve o campo, de modo a cursor
mudar para uma mo aberta e de seguida arraste os objectos para o local pretendido.
RGUA
Como j deve ter reparado, existem
duas rguas dispostas nas extremidades
da janela do formulrio. Enquanto a
rgua horizontal comum a todas as
seces do formulrio, existe uma rgua
vertical separada para cada uma das
seces. As rguas so extremamente
teis
para
alinhar
objectos
no
formulrio.
Pode utilizar as rguas para seleccionar
objectos. Para isso deve dar um clique
numa zona qualquer da rgua, ou
arrastar a linha que surge at ao local
pretendido. Sero seleccionados todos
os objectos que a linha intersecta.
Origem do Controlo
Activado
Protegido
Visvel
Mostrar quando
Barras de deslocamento
Amplivel
Redutvel
Cor de fundo
Efeito especial
Estilo do limite
Cor do limite
Espessura do limite
Cor da letra
Tipo de letra
Tamanho da letra
Alinhamento do texto
Acontecimento
Especificam uma macro ou procedimento que o Access executa quando ocorre um
evento, como quando o utilizador carrega em certas teclas, altera os dados existentes
no objecto ou d um clique no objecto.
Outra
Configuram caractersticas adicionais ao objecto, como o nome ou a descrio que
surge na barra de estado.
Nome
Tabulao automtica
Paragem da tabulao
ndice de tabulao
Para colocar um campo no formulrio, basta apenas arrastar o campo para o local
pretendido no formulrio.
Repare que a insero de um campo ligado no formulrio, provoca a criao de um
outro objecto(do lado esquerdo) com texto. Este texto coincide (por defeito) com o
nome do campo, mas em qualquer altura poder ser modificado uma vez que se trata
apenas de texto.
Regra geral, e na sua maioria, os objectos esto emparelhados. Por um lado existe
um objecto no ligado que contm apenas texto (Rtulo) e um outro (objecto
dependente) que representa o campo propriamente dito (Caixa de texto). Ser
este ltimo que apresenta no formulrio o contedo do campo com o qual est ligado.
Caixa de texto
LISTAS
Torna-se por vezes extremamente til, o utilizador ter sua disposio num campo
de um formulrio, uma lista de valores possveis.
O Access disponibiliza dois processos que oferecem ao utilizador uma lista de valores:
Caixa de listagem e Caixa de combinao.
Uma Caixa de listagem uma simples lista de valores da qual o utilizador selecciona
um desses valores. Uma Caixa de combinao um misto de uma Caixa de listagem
e de uma Caixa de texto, uma vez que pode seleccionar um dos valores da lista ou
introduzir um novo valor.
Caixa de combinao
Caixa de listagem
Numa Caixa de listagem os valores esto sempre visveis, enquanto que numa Caixa
de combinao ter que dar um clique no boto com a seta descendente para aceder
lista de valores.
Para criar uma Caixa de listagem ou uma Caixa de combinao ter que recorrer
caixa de ferramentas e optar pelos botes
combinao respectivamente.
Caixa de listagem ou
Caixa de
8. Caso opte por guardar o valor na base de dados tem que identificar o campo da
tabela que vai receber o valor introduzido ou seleccionado na lista.
9. Finalmente surgir a ltima caixa de dilogo deste assistente, que solicita
(opcional) uma identificao para a Caixa de combinao.
OUTROS OBJECTOS
O utilizador dispe ainda de vrios outros objectos na barra de cones que lhe
permitem configurar o formulrio ao seu gosto, nomeadamente a utilizao de opes
mltiplas e a agregao de vrios objectos.
Outros objectos disponveis so ento:
designa-se por Boto de opo e indica se uma situao verdadeira ou
falsa.
designa-se por Boto de verificao e indica se uma situao verdadeira
ou falsa.
designa-se por Boto de alternar e tem a mesma funo dos anteriores.
um objecto que permite agrupar botes de opo, botes de verificao ou
botes de alternar que representam um conjunto de hipteses mutuamente
exclusivas.
permite a colocao de um grfico no formulrio.
DESENHAR
Para melhorar do ponto de vista esttico, o utilizador poder recorrer aos botes
para desenhar linhas e rectngulos, respectivamente.
BOTES DE COMANDO
Botes de comando so objectos que, ao efectuar um clique sobre eles, executam
uma determinada tarefa, tal como abrir um Formulrio ou enviar um Relatrio para a
impressora, inserir, apagar ou localizar registos, fechar a janela de um Formulrio,
etc..
Neste exemplo, iremos utilizar o formulrio que mostra todas as facturas emitidas
para um determinado cliente:
4. No passo seguinte opte entre boto com Texto ou boto com Imagem:
5. No passo seguinte opte entre boto com Texto ou boto com Imagem:
RELATRIOS
Um relatrio utilizado essencialmente para listar ou imprimir dados, conferindo-lhes
a melhor apresentao possvel. A informao pode ser reunida em grandes grupos
ou subgrupos de dados, sendo possvel obter linhas de totais por cada um deles.
Um relatrio consiste na apresentao de um conjunto de dados, proveniente de uma
ou mais tabelas ou consultas, organizado e formatado de acordo com determinadas
necessidades em termos de anlise da informao.
Os items utilizados num relatrio podem ser dados existentes em campos, resultados
de clculos, palavras para os ttulos ou mensagens, grficos ou figuras.
Ao contrrio de um formulrio, um relatrio est orientado para uma impressora, e
no serve por isso, para introduzir ou alterar dados. Um relatrio apresenta sempre
os dados correntes e actualizados, ou seja, o utilizador aps desenhar e gravar o
relatrio pode utiliz-lo vezes repetidas para imprimir ou vizualizar os dados
correntes existentes numa ou mais tabelas ou consultas.
Com efeito, pode mesmo criar um relatrio a partir dos dados extrados por uma
consulta. Convm lembrar, a este propsito, que uma consulta produz um
subconjunto de dados de uma tabela, e por isso , por sua vez, uma espcie de
tabela.
Com os relatrios pode:
organizar e apresentar os dados agrupados
efectuar clculos, subtotais, totais e percentagens
incluir subformulrios, subrelatrios e grficos
apresentar os dados em formatos atraentes com a incluso de imagens e
outros objectos grficos
A forma mais fcil de perceber a utilidade de um relatrio e analisar os seus
diferentes componentes observar um exemplo e examinar o seu desenho
(estrutura).
Em regra geral, a maior parte da informao existente num relatrio provm de uma
tabela ou de uma consulta (que normalmente, extrai informao de vrias tabelas).
Outra informao corresponde a objectos (texto, linhas, figuras, etc) que faz parte do
prprio relatrio.
O relatrio da pgina seguinte, apresenta as encomendas agrupadas por cliente e no
fim de cada grupo apresenta subtotais para as colunas que o justificam. Na ltima
pgina do relatrio surgir uma linha de totais que corresponder ao somatrio dos
subtotais de cada grupo.
CRIAR RELATRIOS
Tal como acontece com os outros objectos de uma base de dados j referidos,
possvel criar um relatrio de raiz ou recorrer a um Assistente.
A maneira mais fcil e rpida para criar um relatrio optar pelo assistente de
relatrios. Tal como acontecia para o assistente de formulrios para criar formulrios,
este assistente cria um relatrio automaticamente para a tabela ou consulta
seleccionada.
Para criar um relatrio atravs do Assistente de Relatrios:
1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E
seleccione Assistente de Relatrios.
2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende
construir o relatrio e adicione os campos que pretende ver apresentado na
listagem (relatrio)
3. Neste passo poder optar por um relatrio agrupado ou no. Na figura que se
segue, o relatrio no tem qualquer agrupamento.
4. Em seguida escolha o ou os campos pelos quais pretende ordenar o relatrio
VISUALIZAO DO RELATRIO
Se tiver optado por um dos assistentes, aps ter respondido a todos os passos surgir
no ecr a primeira pgina do relatrio.
Aps o relatrio ter sido criado e apresentado no ecr, o utilizador pode realizar
diversas aces. A primeira das quais consiste em analisar visualmente o relatrio.
Para tal, basta recorrer s barras de deslocamento vertical e horizontal, para ver todo
o contedo de cada pgina.
Pode tambm saltar de uma pgina para outra, utilizando a barra de controle j
conhecida.
AMPLIAO/REDUO
Quando visualizado o contedo do relatrio, existe o mecanismo de ampliao e
reduo da pgina. Esta alternncia efectuada por um simples clique do boto do
rato em qualquer parte da pgina. Repare que o cursor do rato quando posicionado
em cima da pgina, assume o desenho de uma lupa.
Modo de Estrutura
Visualizar esquema
IMPRESSO
Aps ter definido todas as configuraes de impresso, o passo seguinte consiste em
imprimir o relatrio.
Para imprimir o relatrio basta dar um clique no boto
, ou escolher a opo
Imprimir do menu Ficheiro. Surgir a caixa de dilogo correspondente.
ESTRUTURA DE UM RELATRIO
semelhana de um formulrio, um relatrio tambm constitudo por vrias zonas
identificadas como seces.
Para visualizar a estrutura de um relatrio basta dar um clique no boto Fechar na
barra de ferramentas, se estiver no modo Visualizar impresso. Se estiver na
janela Relatrio da base de dados e depois de seleccionar o relatrio, deve dar um
clique no boto Estrutura.
Exemplo:
Inserir, no final do relatrio, a soma de todas as facturas.
1. Passe para o modo de estrutura do relatrio.
2. Clique no boto Caixa de texto , na caixa de ferramentas, e em seguida
faa um clique na seco Rodap do relatrio.
RELATRIOS AGRUPADOS
Como j foi referido, este tipo de relatrio agrupa registos e pode apresentar totais
para cada grupo e um total final de todos os grupos.
Por exemplo:
Um relatrio que apresente todas as facturas agrupadas por Cliente (Nome de
Cliente) com Subtotal por Cliente e um Total Geral (somatrio de todas as
facturas)
1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E
seleccione Assistente de Relatrios.
2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende
construir o relatrio e adicione os campos que pretende ver apresentado na
listagem (relatrio)
Clique no boto Opes de sumrio para que o assistente crie um subtotal e um total
global.
MACROS
Um macro executa, automaticamente, um conjunto de tarefas designadas por aces.
O Access disponibiliza cerca de 50 aces.
Quando executamos uma macro o Access executa as aces na sequncia pela qual
esto definidas. Por exemplo, abrir um formulrio e posicionar o utilizador num novo
registo e/ou fazer surgir no ecr uma caixa de mensagem.
As macros podem ser executadas a partir da respectiva janela, ou a partir de botes
de comnassoci-las a botes dos formulrios.
Abrir formulrio:
boto
Assistente
de
Controlos
na
caixa
de
MACRO "AUTOEXECUTVEL"
Uma macro "autoexecutvel" uma macro que se executa automaticamente quando
se abre uma Base de Dados. Para isso a macro dever ter o nome de AUTOEXEC.
Pretende-se uma macro que felicite o utilizador por ter aberto a base de dados.
1. Seleccione o mdulo Macros e clique no boto Novo.
2. Efectue o seguinte: