DNC (Deteccin de Necesidades de Capacitacin)

Cuando los trabajadores de una empresa no crecen, tampoco crecer la empresa y muchas
veces tanto empresa, como trabajadores se quedan estancados al punto de llegar a la quiebra
econmica debido a la falta de integracin y capacitacin. La DNC o deteccin de necesidades
de capacitacin permite conocer los dficits de conocimientos, aptitudes o habilidades que
impiden el crecimiento empresarial para dar pie a la capacitacin continua y solucionar dichos
problemas.
Como mencion anteriormente, la capacitacin no slo se refiere a ensear los aspectos
tcnicos de la empresa y a cmo llevar a cabo los mtodos y procedimientos; la capacitacin se
refiere tambin a aspectos culturales y sociales como la integracin a la poltica de la empresa,
el trabajo en equipo, el desarrollo personal, las habilidades en comunicacin, habilidades
gerenciales, negociacin, liderazgo, etc.
Sin embargo, no es solamente capacitar por capacitar, se debe llevar a cabo un diagnstico (si,
como en terapia para una empresa) que evala el desempeo de los directivos y trabajadores de
la empresa poniendo en relevancia las carencias para un ptimo desempeo de su trabajo.
Cundo hacer la DNC?
Es importante hacer una capacitacin e integracin a la empresa cuando los trabajadores son
nuevos en ella, esto para que se identifiquen con las polticas, y se pongan la camiseta;
despus de ello, se debe realizar la DNC cuando:

Existan fallas en la productividad o ventas.

Las quejas sobre el servicio al cliente y la atencin incrementen.

Existan nuevas polticas o nuevos mtodos.

Se presenten cambios en las funciones o puestos.

Se busque una mejor integracin de los elementos.

Se presenten nuevos productos (sobre todo para el personal de ventas), etc.

Qu nos dice la DNC?
Qu o sobre qu hay que capacitar. Nos habla sobre el taln de Aquiles de los trabajadores.
Cunto hay que capacitar. No todas las personas son iguales, puede ser que nosotros tengamos
excelentes habilidades de comunicacin, mientras que los dems no, es importante conocer al
equipo y los objetivos para saber cunto esfuerzo es necesario.
Cundo. La capacitacin es preferible que sea peridica, sin embargo es importante conocer en
qu periodos es mejor llevarla a cabo.

Cmo se hace la DNC?

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin se lleva a cabo mediante mtodos y tcnicas
especializadas como la observacin durante las labores, los cuestionarios especializados,
sesiones de grupo y entrevistas.
Para qu nos sirve?
Prevenir problemas futuros que puedan afectar a nuestra empresa
Corregir problemas existentes.
Conocer problemas que no habamos pensado que existan.
Preparar a nuestro personal frente a la expansin de la empresa.
Es muy importante tomar en cuenta por que una empresa bien capacitada permitir y ser capaz
de manejar el crecimiento ya que la capacitacin es una inversin.
Tcnicas e instrumentos para detectar las necesidades de capacitacin

La deteccin de los requerimientos de capacitacin es el elemento ms importante en la

elaboracin de un programa de capacitacin. Hacer un buen diagnstico evita capacitar por
capacitar. Entre las tcnicas ms usuales para detectar las necesidades de capacitacin
estn las siguientes:

Encuesta, que consiste en recoger la informacin aplicando un cuestionario previamente

diseado en el que las respuestas se dan por escrito.

Entrevista, que consiste en recabar la informacin a travs de un dilogo entre el entrevistador

y el empleado. Es comn entrevistar tambin al jefe directo del empleado para preguntarle en
qu considera que deben capacitarse sus subordinados.

Observacin, que consiste en observar la conducta en el trabajo para compararla con el patrn
esperado y de esta manera, detectar las deficiencias que te indican la necesidad de capacitar.
Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y especializadas en
detectar necesidades de capacitacin.
Los instrumentos ms usuales son:

Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas especficas
dirigidas a reunir informacin sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos
del trabajo que desempea la persona, o la empresa

Descripcin y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripcin y perfil de puesto para
conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempea. De esta
forma, se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace.

Evaluacin de desempeo, que consiste en comparar el desempeo de una persona con los
estndares establecidos para ese puesto. Esto permite conocer las reas en las que se debe
capacitar para incrementar el nivel de desempeo del empleado.

Deteccin de Necesidades de Capacitacin

A fin de apoyar al proceso de planeacin de la Capacitacin y la Educacin Continua, en los
siguientes prrafos se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las tcnicas para
el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) o para la actualizacin de los miembros de
una organizacin, as como los elementos bsicos de un reporte de estudio diagnstico de
necesidades.
QU ES EL DNC?
El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que orienta la estructuracin
y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos,
habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro
de los objetivos de la misma.
Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar.
CUNDO HACER UN DNC?
La atencin hacia un DNC puede derivar de:
Problemas en la organizacin
Desviaciones en la productividad
Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas
Baja o Alta de personal
Cambios de funcin o de puesto
Solicitudes del personal
A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:
Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el
desarrollo del proceso de capacitacin.
Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC.
Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y
que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.
CULES SON LAS FASES DE ACCIN QUE DERIVAN EN UN DNC?
Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnstico de
Necesidades de Capacitacin, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden
identificar:
Establecimiento de la Situacin Ideal (SI) que, en trminos de conocimientos, habilidades y
actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para
obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable la revisin de
la documentacin administrativa, con relacin a:

o
o
o

Descripcin de puestos
Manuales de procedimientos y de organizacin
Planes de expansin de la empresa
Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).
Descripcin de la situacin real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta
el personal, de acuerdo con su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que
define la situacin ideal, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del
personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal

involucrado con el puesto. Estas personas debern aportar datos precisos, verdicos y relevantes
(en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)
Registro de informacin. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la
informacin para los fines correspondientes. A su vez, estos registros debern permitir su
clasificacin y calificacin futura. Se recomienda que los registros asienten informacin
individual de las personas analizadas.
Los mtodos y tcnicas para obtener la informacin son diversos, entre ellas:
Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo
Anlisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, funcin o procedimientos, o reportes.
Anlisis grupales
Encuesta
Escala estimativa de desempeo
Grupos binarios
Inventario de habilidades
Lluvia de ideas
Phillips 66
Registros observacionales directos
Conferencia de Bsqueda
TKJ (Planeacin prospectiva)
Cuestionario de evaluacin de conocimientos
Escala estimativas de actitudes
Entrevista
A continuacin se describen las ltimas cinco estrategias, toda vez que son las ms usuales
dentro del contexto que nos ocupa:
Estrategias para el trabajo participativo
Conferencia de bsqueda
Objetivo.- Alcanzar una dimensin ms concreta del problema o caso a analizar y generar
opciones novedosas que permitan entablar relaciones ms estrechas entre quienes, a causa de
una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no haban podido llegar a un acuerdo.
KJ o TKJ
Objetivo.- Obtener una aproximacin cientfica y sistemtica de informacin que oriente la
solucin de problemas.
Cuestionario
Objetivo.- Obtener informacin, en trminos de opinin, sobre un asunto o tema determinado,
con datos que permitan identificar las medidas de tendencia central: media (promedio),
mediana y moda y la relacin matemtica de sus variables.
Escala estimativa de actitudes
Objetivo.- Medir las actitudes de la poblacin involucrada en la situacin problema o caso y las
tendencias de opinin que sta tiene.
Entrevista
Cuando hablamos de identificar necesidades para la capacitacin y la Educacin Continua, es
indispensable poder contar con la mayor informacin posible que nos permita delimitar de una
manera ms congruente los cursos y programas a ofrecer. No olvidemos que en la medida en
que tengamos ms claridad de lo que necesitan nuestros clientes potenciales, ya sea al interior
de una organizacin, o en el caso de un Centro de Educacin Continua los nichos de mercado
identificados, nuestro xito ser mayor.