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En el mundo cambiante en que se vive est compuesto por organizaciones, estas se

encuentran relacionadas con la produccin de bienes y la prestacin de servicios


que

deben

ser

planeadas,

coordinadas,

dirigidas

controladas,

estas

organizaciones estn conformadas por personas y recursos no humanos, donde la


vida de las personas dependen ntimamente de las organizaciones y stas a su vez
de las primeras.
1.1.

LA ADMINISTRACIN

El complejo mundo en que se vive con cambios e incertidumbre como la que se


atraviesa hoy, la Administracin se ha convertido en una de las reas ms
importantes de la actividad humana.
La Palabra Administracin viene del latn ad = hacia, direccin, tendencia y minister
= subordinacin u obediencia y su significado es aquel que realiza una funcin bajo
el mando de otro. Sin embargo, este significado sufri un cambio radical, en la
actualidad la tarea de la administracin pas a ser la de interpretar los objetivos
propuestos por la organizacin y transformado en acciones en accin organizacional
a travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control con el fin de
alcanzar tales objetivos1.
1.1.1. PLANIFICACIN
Es el proceso mediante el cual el Administrador piensa con antelacin en las metas
y acciones que debern ser requeridas para el logro de stas, se basan en algunos
mtodos, planes o lgica y no en corazonadas. Los planes de la organizacin se
presentan en objetivos y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos;
en otras palabras planeacin es avizorar el fututo y trazar el programa de accin2.

CHIAVENATO, Idalberto Introduccin a la Teora General de la Administracin 7 m a . E d i c i n , E d i t o r i a l


M a c G r a w - H i l l . M x i c o 2 0 0 6 Pg. 10.

2 CHIAVENATO, Idalberto Op. Cit. Pg. 70.


2

1.1.2. ORGANIZACIN
El proceso de Organizar consiste en construir las estructuras materiales y sociales
de la empresa3, es decir, organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo,
la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera
que stos puedan alcanzar las metas.
1.1.3. DIRECCIN
Antes de mencionar qu es el proceso de direccin primero se debe mencionar la
ejecucin, la ejecucin es hacer que los miembros de la organizacin, a
travs del uso adecuado de medios o recursos, alcancen los objetivos y se
esfuercen para lograrlo de manera voluntaria4.
Koontz, Odonnell y Weihrich indican que dentro la ejecucin est la Direccin que
se define como el proceso de dirigir, influir y motivar al personal para que realicen
las tareas esenciales.
1.1.4. CONTROL
Finalmente, el ltimo proceso que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la
actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o
alcanzando o no los resultados que se esperan durante el proceso de planificacin.
1.1.5. ENFOQUE SISTMICO

3 Ibdem, Pg. 70
4

Contralora General de la Republica Fundamentos del Sistema de Organizacin Administrativa, Texto de


Consulta, Centro Nacional de Capacitacin Pg. 6.

El trmino de Sistemas es definido como un conjunto de elementos relacionado


dinmicamente, que forman una actividad para alcanzar un objeto, operando sobre
datos/energa/materia para proveer informacin/energa/materia5.
De la definicin de Bertalanffy segn la cual el sistema es un conjunto de unidades
recprocamente relacionadas de donde se derivan dos conceptos, la de propsito u
objetivo y de globalizacin o totalidad, los propsitos es cuando todo sistema tiene
algunos objetivos, es decir, las unidades como las relaciones siempre tienen algn
objetivo o finalidad que alcanzar y, la globalizacin donde todo sistema tiene una
naturaleza orgnica.
Por tanto, una accin que produzca cambio en una de las unidades del sistema
deber producir cambios en todas sus otras unidades, el efecto total de esos
cambios o alteraciones proporciona un ajuste de todo el sistema.
Esta forma de ver la realidad contribuye favorablemente al estudio de la
Administracin, ya que permite visualizar las funciones administrativas como un
todo funcional y no como partes aisladas.
1.1.6. ADMINISTRACIN PBLICA
De acuerdo con Aliendre E. Freddy, en su libro Governance Simbiosis de la Poltica
y el Management, la administracin pblica es el componente bsico de cualquier
organizacin o grupo, todas ellas tienen un proceso administrativo que es la base
primordial de su operacin y funcionamiento.
1.1.6.1.

RELACIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CON LOS SISTEMAS DE


LA LEY 1178.

Tomando en consideracin el proceso administrativo planificar, organizar, dirigir


(ejecutar) y controlar con los subsistemas presentados en el Artculo 2 de la Ley
SAFCO, esta relacin se presenta en los Fundamentos del Sistema de Organizacin
Administrativa del CENCAP.
5 CHIAVENATO, Idalberto Op. Cit. Pg. 70.
4

CUADRO N 1
EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU RELACIN CON LOS SISTEMAS DE LA
LEY 1178
FUNCIONES
(fases/etapas)

PROCESOS

RELACIN SAFCO

De Desarrollo.
Estratgica.

Planificacin.
Institucional.

Operacional.

Organizacin.

Ejecucin.

Control.

Anlisis
Organizacional.
Diseo
organizacional.
Direccin
e Integracin

de Recursos:

Humanos.

Medios (Bienes y Servicios).

Financieros.

Registro e Informacin.

Determinacin de estndares
Medicin
de
resultados.
Comparacin de resultados
con los estndares
Establecimiento
de medidas
correctivas.

Sistemas
Nacionales
de
Planificacin
e
Inversin
Sistemas de Programacin de
Operaciones y Presupuesto.
Sistemade Organizacin
Administrativa.

Sistema de Administracin de
Persona.
Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios.
Sistema
de
Tesorera
y Crdito Pblico.
Sistema
de
Contabilidad Integrada.

Sistema
de
Control Gubernamental.

Fuente: Contralora General de la Repblica. Fundamentos del Sistema de Organizacin.


Administrativa. Centro Nacional de Capacitacin CENCAP. La Paz, 2005.

1.1.6.2.

SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

El Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) establece en el Artculo 7 de la


Ley SAFCO El sistema de organizacin Administrativa se definir y ajustara en
funcin de la Programacin de Operaciones. Evitar la duplicidad de objetivos y
atribuciones mediante la adecuacin, fusin o supresin de las entidades en
seguimiento de los siguientes preceptos:

a) Se centralizar en la entidad cabeza de sector los diferentes niveles de


gobierno, las funciones de adoptar polticas, emitir normas y vigilar su ejecucin
y cumplimiento; y se desconcentrar o descentralizar la ejecucin de las
polticas y el manejo de los sistemas de administracin.
b) Toda entidad pblica organizar internamente, en funcin de sus objetivos y la
naturaleza de sus actividades, los sistemas de administracin y control interno
de que trata esta Ley6.
Este Artculo establece que la estructura administrativa de las entidades pblicas
debe ser dinmica, que sta se debe ajustar por lo menos una vez al ao que es el
perodo que dura el POA, de acuerdo con los objetivos y operaciones definidas.
1.1.6.2.1. DEFINICIN DE LAS NORMAS BSICAS DEL SISTEMA DE
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
El Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) es el conjunto ordenado de
normas, criterios y metodologas, que a partir del marco jurdico administrativo
del Sector Pblico, del Plan Estratgico Institucional y del Programa de
Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuracin organizacional de las
entidades pblicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales7.
1.1.6.2.2. OBJETIVO

DE

LAS

NORMAS

BSICAS

DEL

SISTEMA

DE

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
El objetivo general del Sistema de Organizacin Administrativa, es optimizar la
estructura organizacional del aparato estatal, reorientndolo para prestar un mejor
servicio a los usuarios, de forma que acompae eficazmente los cambios que se
producen en el plano econmico, poltico, social y tecnolgico. Los objetivos
especficos son:

6 Ley de Administracin y Control Gubernamental Ley 1178 SAFCO, de 20 de julio de 1990, Artculo 7.
7 Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa. Resolucin Suprema No. 217055, de 20 de mayo
de 1997, Artculo 1.

Lograr la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de los servicios

pblicos.
Evitar la duplicacin y dispersin de funciones.
Determinar el mbito de competencia y autoridad de las reas y unidades

organizacionales.
Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicacin, la

coordinacin y el logro de los objetivos.


Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de
productividad y eficiencia econmica8.

1.1.6.2.3. MBITO DE APLICACIN


En funcin de los Artculos 3, 4 y 5 de la Ley 1178, establece su aplicacin a
todas la entidades del Sector Pblico o Administracin Pblica, a las unidades
administrativas de los Poderes Legislativo y Judicial y, a toda persona Natural o
jurdica privada que reciba recursos del Estado, se beneficie de subsidios,
subvenciones, ventajas y excepciones o preste servicios pblicos no sujetos a la
libre competencia9.
1.1.6.2.4. ADECUACIN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La adecuacin se expresa en el artculo 11 de las Normas Bsicas del Sistema de
Organizacin Administrativa. La estructura organizacional se adecuar de forma
inmediata a la aprobacin del Programa de Operaciones Anual y al Presupuesto o
cuando se presente circunstancias internas y/o del entorno que lo justifique.
1.2.

LA FUNCIN DE ORGANIZACIN

La organizacin es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue


previamente definido por medio de la planeacin. Organizar consiste en efectuar
una serie de actividades humanas, y despus coordinarlas de tal forma que el
conjunto de las mismas acte como una sola, para lograr un propsito comn.
8 Ibdem. Artculo 2.
9 Ley de Administracin y Control Gubernamental Op. Cit.
7

Artculo 5.

La organizacin es un producto humano y como tal, nunca sera perfecta, pero s


perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse, toda organizacin debe estar
encaminada a un fin. La palabra organizacin proviene del griego Organo que
significa instrumento.

1.2.1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN


De acuerdo a las definiciones extradas de Harold Koontz y Heinz Weihrich e
Idalberto Chiavenato, organizacin es la identificacin de actividades que sern
organizadas, estructuradas e integradoras de los recursos y los rganos
involucrados, a un Administrador con autoridad necesaria para supervisar las
acciones ejecutadas y de establecimiento de relaciones horizontal y verticalmente
para el logro de los objetivos.
1.2.2. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN
Segn el Autor Pacheco, el objetivo primordial de la organizacin es: permitir que
las actividades que son creadas en su desarrollo por un grupo humano, puedan ser
realizadas por el nmero necesario de miembros del mismo. Utilizando una serie de
recursos humanos, financieros, tcnicos de informacin y materiales 10.
1.2.3. RELACIONES DE LA ORGANIZACIN.
La relacin de la organizacin est dada por el logro de los objetivos de la
organizacin, donde los diferentes niveles de que componen deben mostrar la
relacin entre los grupos y as coordinar las tareas, estas relaciones son:
CUADRO N 2
RELACIONES DE LA ORGANIZACIN
Relacin lineal.
Relacin de staff.
10 PACHECO, ngel Organizacin Empresarial una perspectiva global, Editorial TUPAK KATARI. Pg. 39
8

Relacin funcional.
Relacin horizontal.

Fuente:Elaboracin propia, en base a PACHECO, G. ngel Organizacin Empresarial una perspectiva


global Editorial TUPAK KATARI.

a) RELACIN LINEAL
La relacin lineal es aquella donde la autoridad se sucede a travs de una sola
lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades que
aparecen en el grfico de la organizacin.
b) RELACIN DE STAFF
Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o
conocimientos especializados a unidades de lnea.
c) RELACIN FUNCIONAL
Representa la relacin de mando especializado, la autoridad funcional puede existir
en forma paralela a la autoridad de lnea, o entre un rgano especializado y los
subordinados de otras unidades de lnea.
1.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Una estructura organizacional es un concepto fundamentalmente jerrquico de
subordinacin dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un
objetivo comn11.

Una organizacin puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo


de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una

11

Annimo, Enciclopedia Financiera


organizacional.htm marzo 2012]

[www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructura-

organizacin determinar los modos en los que opera en el mercado y los objetivos
que podr alcanzar.

1.2.4.1.

CONCEPTO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura organizacional se refiere a la disposicin de un conjunto de recursos


humanos, reunidos mediante una red de relaciones de dependencia o de
cooperacin; se debe tambin tomar en cuenta el tamao de la empresa y el diseo
de los diferentes niveles de supervisin, como la estructura propiamente dicho ser
en funcin de algunos elementos que permitan coadyuvar en funciones a una propia
departamentalizacin.
1.2.4.2.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Debido a la naturaleza de las organizaciones, no pueden existir dos organizaciones


idnticas, debido a que las mismas se identifican por sus objetivos, su personal, sus
recursos financieros, tamao, productos y servicios.
1.2.4.2.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL LINEAL
Es una de las estructuras ms simples, donde su origen se remonta en la creacin
de los ejrcitos, las organizaciones eclesisticas su esencia principal es la unidad de
mando y se caracteriz por:
1. Autoridad lineal o nica; lo que se pone en evidencia en aplicacin al principio
de la unidad de mando.
2. Lneas formales de comunicacin, donde la informacin tiene que ir de arriba
abajo y retroalimentada de la misma manera, para ello utilizando los niveles
jerrquicos, se establece como parte de los documentos normativos,
organigramas y manuales.
3. Centralizacin de las decisiones, donde la alta cpula de una organizacin
concentra todas las decisiones que se toman dentro de ella.

10

4. Aspecto piramidal, aqu se hace referencia a la centralizacin de las decisiones


y se toma esta estructura porque a medida que asciende en la estructura sta se
va reduciendo hasta llegar a un departamento o autoridad.

1.2.4.2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIN DE STAFF


Donde las actividades del personal que acta en calidad de ejecutivo, apoyo a los
principales directivos dentro de la organizacin en diferentes reas los cuales no
pueden tomar decisiones, no son capaces de identificar los problemas, su funcin
es de asesorar a los ejecutivos de la organizacin.
1.2.4.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIN LINEAL-STAFF
Tambin conocida con lineal-funcional o mixta, es considerada ms compleja la cual
cuenta con dos caractersticas. una de ellas la lineal y la de staff.
1.2.4.3.

COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es un proceso gerencial permanente. Las estrategias


se pueden modificar, el entorno organizacional puede cambiar, es por esta razn
contar con una estructura organizacional bien definida, existen cinco aspectos
bsicos relacionados con la estructura organizacional.
1.2.4.3.1. DIVISIN DEL TRABAJO
Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lgica y
cmoda, por personas o grupos. Al descomponer el trabajo total en operaciones
pequeas, simples y separadas, en las que los diferentes trabajadores se pueden
especializar, la productividad total se incrementa. Al crear una serie de trabajos, las
personas pueden elegir puestos, o ser asignadas a aquellos, que se cian a sus
talentos e intereses.
1.2.4.3.2. DEPARTAMENTALIZACIN
11

La base que se utiliza para agrupar los puestos se llama departamentalizacin, La


departamentalizacin puede ser entendida como un proceso que consiste en
agrupar tareas, actividades o funciones sobre la base de un determinado criterio de
homogeneidad y de afinidad, para as lograr que la empresa y/u organizacin quede
estructurada en Departamentos o Subsistemas menores, especializados, tanto
vertical como horizontalmente aptos para operar con eficiencia dentro de su
especialidad y, sujetos a un mecanismo de coordinacin que permita la correcta
integracin del conjunto12.

DEPARTAMENTALIZACIN FUNCIONAL

Una de las formas ms populares para agrupar las actividades es por medio de las
funciones que se desempean. La departamentalizacin funcional trata de alcanzar
economas de escala, al colocar a personas con habilidades y orientaciones
comunes en unidades comunes.13
El tipo de departamentalizacin que ms se adeca a las instituciones pblicas es la
departamentalizacin funcional, debido a que, el estado siempre est en busca de
economas de escalas, adems de ser el modelo ms adecuado para poder agrupar
tareas en una sola Unidad o Departamento, con el objetivo de los logros de la
unidad e institucionales.
1.2.4.3.3. JERARQUA
Cuando se ha dividido el trabajo y elegido el tramo de control, es decir, la cantidad
de Cargos y Departamentos que dependen de un Gerente especfico, generalmente
se selecciona una cadena de mando (que es una lnea de autoridad que conecta
los puestos de la organizacin y especifica quin es subordinado de quin) 14. El
12 PACHECO ngel Op. Cit. Pg. 62
13 ROBBINS Stephen P Comportamiento Organizacional. Libro Digital, Cap. 14 Pg. 33
14 CHIAVENATO Idalberto Op. Cit. Pg. 489
12

resultado de estas decisiones es un patrn de diversos estratos que se conoce


como jerarqua.

1.2.4.3.4. AUTORIDAD
Se define como la capacidad del superior de tomar decisiones que afectan a la
conducta de los subordinados15, y su importancia radica en que la autoridad debe
garantizar que las cosas sean bien hechas, conforme fue planeado y organizado.

AUTORIDAD LINEAL

Los Gerentes que tienen autoridad lineal son aquellas personas de la organizacin
que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organizacin. La
autoridad de lnea est representada por la cadena normal de mando, empezando
por el Directorio y extendindose hacia abajo por los diversos niveles de la
jerarqua, hasta el punto donde se efectan las actividades bsicas de la
organizacin.
Se basa en la unidad de mando o de supervisin nica, donde cada subordinado
tiene un jefe y cada jefe tiene autoridad total sobre sus subordinados.
1.2.4.3.5. COORDINACIN
Coordinar es integrar las actividades de Departamentos independientes con el fin de
perseguir las metas de la organizacin. Sin coordinacin se perdera de vista el
papel particular dentro de la organizacin y se enfrentara a la tentacin de
perseguir los intereses de un Departamento a expensas de los objetivos
organizacionales.
1.2.4.4.

ORGANIGRAMA

15 PACHECO ngel Op. Cit. Pg. 89


13

La palabra organigrama viene del latn Organo = Organismo u rgano, Grama =


grafico, es la grfica que presenta la organizacin de una institucin, o sea
corresponde a una radiografa de la institucin y muestra su esqueleto y su
constitucin interna, pero no muestra su funcionamiento dinmico16.
1.2.4.4.1. DEFINICIN DE ORGANIGRAMA
Se puede decir que existen diversas definiciones de organigramas como autores
que las mencionan, entre ellos se pueden citar algunas definiciones ms
sobresalientes para poder realizar una definicin ms exacta.
Segn Ral Saroka y Carlos Ferrari es: La representacin grfica simplificada de la
estructura formal que ha adoptado una organizacin. Es, por lo tanto, la
representacin de la forma en que estn dispuestas y relacionadas sus partes17
Reyes Ponce, Agustn. Los sistemas de organizacin se representan en forma
intuitiva y con objetividad en los llamados Organigramas, conocidos tambin como
Cartas o Grficas de Organizacin.
Para el Sistema de Organizacin Administrativa (SOA): el Organigrama es la
representacin grfica simplificada de la estructura que ha adoptado una
organizacin. Es, por lo tanto, la representacin de la forma en que estn dispuestas
y relacionadas sus partes18.
De lo mencionado por los distintos autores, se ve que todas estas definiciones son
muy similares en su esencia y contenido, haciendo un anlisis de estas definiciones
proporcionadas por los distintos autores, se define los Organigramas, como una
herramienta que muestra, de manera grfica, la estructura organizacional de
16 PACHECO ngel Op. Cit. Pg. 114.
17 SAROKA Ral H., FERRARI E. Carlos A., Organigramas, Diseo e Interpretacin Pg.5.
18 PACHECO ngel Op. Cit. Pg. 114.
14

cualquier

institucin,

los

niveles

jerrquicos,

la

dependencia,

lneas

de

comunicacin, funciones, relacin con el personal y la asesora interna.


1.2.4.4.2. OBJETIVOS DEL ORGANIGRAMA
Se puede citar que el objetivo general de organigrama es presentar, en forma
grfica, las principales funciones y lneas de autoridad de una organizacin. Los
objetivos que se muestran en el SOA son los siguientes:

CUADRO N 3
OBJETIVOS DEL ORGANIGRAMA SOA
Informar a los miembros de la organizacin la posicin relativa que ocupan y la
relacin que tienen con el resto de la estructura.
Proveer un cuadro global de la estructura.
Facilitar a las personas que se incorporan a lo organizacin, la toma de
contacto con la estructura de la misma.
Facilitar la comprensin acerca de las posibilidades que tiene cada persona de
ascender a otra posicin de la estructura organizativa.
Informar a terceros interesados en la organizacin cmo se encuentra
estructurada la misma.

Fuente: Reglamento Especifico Sistema de Organizacin Administrativa (SOA) Seguro Social


Universitario Potos 2009

Como herramienta de anlisis, el diagrama permite detectar fallas de estructuracin,


ya sea a travs de su observacin, como as tambin de las dificultades de diseo
que se presentan.
1.2.4.4.3. FORMAS DE REPRESENTACIN DE LOS ORGANIGRAMAS
Los diferentes autores en el transcurso del tiempo han representado los
Organigramas de distintas variedades, que tratan de representar las instituciones.
Con relacin a los fundamentos del Sistema de Organizacin Administrativa y de
acuerdo con el tipo de organizacin y la estructura departamental se tomar como
base el organigrama vertical, adems de ser el sugerido para el Manual de
Organizacin y Funciones, este desengrana el nivel jerrquico de arriba hacia abajo,
mostrando los niveles de manera escalonada.

15

ORGANIGRAMA VERTICAL

Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo, a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son
los de uso ms generalizado en la Administracin, por lo cual se recomienda su uso
en los Manuales de Organizacin (ANEXO 1).
Cabe mencionar que en el Reglamento del Sistema de Organizacin Administrativa,
slo menciona tres tipos de Organigramas Vertical, Horizontal y Circular.
1.2.4.4.4. CRITERIOS

GENERALES

PARA

LA

ELABORACIN

DE

ORGANIGRAMAS EN EL SECTOR PBLICO


Los Organigramas deben ser muy claros; recomendando que no contengan un
nmero excesivo de cuadros; no deben comprender ordinariamente a los
trabajadores o empleados. Los organigramas deben contener nombres de los
cargos y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene
colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del cargo y con
letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los Organigramas no pueden
representar un nmero muy grande de elementos de organizacin, los colores,
lneas gruesas, etc., los hacen confusos.
1.2.4.4.4.1.

ORIGEN

Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan de


una propuesta que puede partir de:

El presidente de la Repblica
El titular de la institucin.
Una dependencia globalizadora (instituciones oficiales que tienen la facultad de
dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de

actividad).
Una cabeza de sector (Secretario de Estado responsable de la coordinacin de

las entidades paraestatales agrupadas en su sector de actividad).


La autoridad administrativa de la institucin.
16

Una rea especfica de trabajo19.

1.2.4.4.4.2.

MECNICA

El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia es


muy claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las
siguientes fases descritas por Franklin:

Determinacin del cambio especfico por realizar.


Justificacin tcnica.
Fundamentacin legal.
Presentacin de la propuesta de cambio.
Anlisis interno y/o ajuste.
Integracin del documento final.
Autorizacin del titular de la institucin.
Envo de la propuesta al Ministerio de Economa y Finanzas.
En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura.
La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin.

1.2.4.4.4.3.

RESPONSABLES

Franklin menciona que los responsables o responsable para realizar el Organigrama


y/o actualizarlos son:

Titular de la institucin.
Funcionario designado.
Responsable del rea administrativa.
Responsable del rea jurdica.
Responsable del rea afectada.
Consultor en Lnea.

1.2.4.4.4.4.

POLTICA GENERAL

De acuerdo con Franklin las organizaciones generalmente parten de un proceso de


anlisis muy preciso, el cual puede ser propiciado por los siguientes motivos:
19 FRANKLIN, Enrrique Organizacin de Empresas anlisis, diseo y estructura Pg. 72.
17

Cambio del objeto de la institucin.


Aumento del capital.
Reestructuracin de funciones con motivo de la creacin, desaparicin o

readscripcin de unidades administrativas.


Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
Factores ambientales.

1.3.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Un Manual es un documento elaborado sistemticamente que indica las actividades


por ser realizadas por los miembros de una organizacin y la forma en que debe
realizarse.
El principal propsito de los Manuales Administrativos es el de instruir al personal
acerca de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, polticas,
objetivos, normas, etc.20
1.3.1. ANTECEDENTES HISTRICOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
La historia de los Manuales Administrativos es casi reciente. Se comenzaron a usar
en el perodo de la Segunda Guerra Mundial, la necesidad de contar con personal
capacitado durante la guerra dio lugar a que se formularan los manuales detallados.
Con la creacin de estos instrumentos fue posible llevar un control del personal de
una organizacin.
1.3.2. DEFINICIN
Existe un sinfn de definiciones de diversos autores, de stos se extrae los ms
importantes.
A. Reyes Ponce. Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de
manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos

20 Rodrguez V. Joaqun, Como elaborar manuales administrativos Editorial ECAFSA. pg. 54.
18

administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se


presenta entre cada grupo humano en la empresa.
Continolo G. Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite
encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Son documentos detallados que contienen, en forma ordenada y sistemtica,
informacin acerca de la organizacin de la empresa y pueden ser: de polticas,
departamentales, de bienvenida, de organizacin, de procedimientos, de contenido
mltiple, de tcnicas, de puestos21.
De lo mencionado se define que los Manuales Administrativos son instrumentos que
apoyan el funcionamiento de la institucin; concentran informacin amplia y
detallada acerca de su quehacer, bases jurdicas, atribuciones, estructura orgnica,
objetivos, polticas, grado de autoridad y responsabilidad, funciones, actividades,
operaciones o puestos en general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados
del poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes, decretos, acuerdos,
reglamentos, etc.
1.3.3. OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
El objetivo de los Manuales es sealar en forma sistemtica la informacin
administrativa22.
1.3.4. EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIN
Los Manuales son el medio que permite comunicar las decisiones referentes a
organizacin, procedimiento, polticas, antecedentes, aspecto tcnicos a la
Direccin.

21 Miranda C. Robert

TEORA ORGANIZACIONAL Pg. 50

22 Rodrguez V. Joaqun Op. Cit. Pg. 57.


19

La comunicacin administrativa escrita como las instrucciones, las guas, los


instructivos, los reglamentos, manuales en forma de documento oficial pueden
considerarse parte del control interno.
Lo que se busca al elaborar los manuales administrativos es mantener al personal
informado de los deseos de la Direccin Superior a trevs de delinear la estructura
organizacional y establecer por escrito y en forma permanente las polticas y
procedimientos (documentos).
1.3.5. CLASIFICACIN DEL LOS MANUALES
Los organismos (pblicos y privados) necesitan elaborar Manuales diferentes, en
ciertos casos slo sirve a un objetivo y en otros se logran en varios objetivos. En la
actualidad, un gran nmero de organismos ha adoptado el uso de Manuales
Administrativos como medio para satisfacer distintas necesidades, a continuacin se
presenta la clasificacin de los Manuales.

20

CUADRO N 4
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Por su naturaleza:
o Macroadministrativos.
o Mesoadministrativos.
o Microadministrativos.
Por su contenido:
o De historia de la organizacin.
o De organizacin y funciones.
o De polticas.
o De procedimientos.
o De contenidos mltiples.
o De adiestramiento o instructivo.
o Tcnicos.
Por funcin especfica:
o Produccin.
o De compras.
o De ventas.
o De finanzas.
o De contabilidad.
o De crdito y cobranzas.
o De personal.
o Generales.
Por su mbito de aplicacin:
o Generales:
Organizacin y Funciones.
Procedimientos.
Polticas.
o Especficos.
o Reclutamiento y seleccin.
o Auditora Interna.
o Polticas de personal.
o Procedimientos de tesorera.

Fuente:Elaboracin propia en base a Joaqun Rodrguez Como elaborar y usar los manuales
administrativos Pgs. 60 y 63 y Enrique Franklin Organizacin de Empresas anlisis, diseo y
estructura Pg. 148.

MANUAL POR SU MBITO DE APLICACIN:


21

GENERALES

Documentos que contienen informacin global de una organizacin, atendiendo a su


estructura, funcionamiento y personal.
o

MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIN

Este es producto de la planeacin organizacional, su objetivo es describir a la


organizacin formal y definir su estructura funcional.
1.4.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

El Manual de Organizacin y Funciones describe la organizacin formal


mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones,
autoridad y responsabilidad. Es as, cmo un Manual de Organizacin y Funciones
constituye un documento que contiene, ordenada y sistemticamente la informacin
y/o

las

instrucciones

sobre

el

marco

jurdico-administrativo,

atribuciones,

antecedentes histricos, organizacin, objetivo y funciones de la institucin,


constituyndose en un instrumento de apoyo administrativo, que describe los
objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad y relaciones orgnicas de los
distintos puestos de trabajo que componen la estructura de una organizacin23.
1.4.1. OBJETIVO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y
funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr
el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

1.4.2. IMPORTANCIA
Pacheco Menciona que el Manual de Organizacin y Funciones es importante por:
23 Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica rea de modernizacin del estado (Costa Rica) 2009.
22

Describir en forma clara la estructura orgnica interna, las funciones y las lneas

de responsabilidad y coordinacin de la institucin.


Facilitar la normalizacin, evaluacin y control de las actividades.
Permitir que el personal conozca con claridad las funciones y responsabilidades

asignadas, su dependencia jerrquica y mando, segn el caso.


Determinar el equilibrio de funciones y evitar la interferencia o duplicidad de las
mismas.

1.4.3. CARACTERSTICAS
El Manual debe guardar concordancia y coherencia con la ley orgnica y el
reglamento:

El manual debe estar referido a las funciones, y responsabilidad correspondiente


a cada uno de los cargos que se encuentren habilitados para el cumplimiento

con los objetivos de la entidad.


El lenguaje que se utiliza en la formulacin del Manual debe ser claro, sencillo y

breve y estar redactado el verbo en modo infinitivo.


El tamao de la letra deber facilitar su lectura y comprensin, asimismo la
numeracin de las pginas y los cargos ser correlativa y correspondiente a
cada unidad orgnica.

1.4.4. PROCESO DE ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN DEL MANUAL DE


ORGANIZACIN Y FUNCIONES
El criterio presentado por las Normas Bsicas para la elaboracin el Manual de
Organizacin y Funciones es muy especfico, en el caso de cmo actualizar no est
bien detallado ni definido, quedando a completa imaginacin y criterio del
investigador el proceso por seguir, ahora bien se est presentando un modelo para
articular una gua, la cual facilite la actualizacin del Manual de Organizacin y
funciones.
El modelo para presentar el proceso de elaboracin y/o actualizacin del Manual de
Organizacin y Funciones se parti desde tres pticas, as de esta manera disear
23

un proceso ms amplio, es decir, se hizo una contrastacin de procesos para


redisear:
CUADRO N 5
COMPARACIN DE LOS PROCESOS PARA ELABORAR Y ACTUALIZAR EL
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES.
JOAQUN RODRGUEZ
ENRRIQUE FRANKLIN
SOA

Planeacin.
Proceso de elaboracin.
Control.

Diseo del proyecto.

Presentacin del proyecto a las


autoridades.

Captacin de la informacin.
integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Preparacin
del
proyecto
manual.
Formulacin
de
recomendaciones.
Presentacin del Manual para su
aprobacin.
Reproduccin del Manual.
Implantacin del Manual.
Revisin y actualizacin.

Anlisis organizacional.
Diseo organizacional.
Implantacin del diseo.

Fuente:Elaboracin propia, en base a RODRGUEZ J. Como elaborar y usar los manuales


administrativos, FRANKLIN E. Organizacin de Empresas anlisis, diseo y estructura y
Reglamento del Sistema de Organizacin Administrativa

El proceso presentado por Rodrguez muestra una sntesis de tres pasos para la
elaboracin y/o actualizacin del Manual de Organizacin y Funciones, el cual tiene
mucha relacin con el proceso presentado por Franklin que, en este caso, presenta
de una manera desglosada.
Por lo expuesto los dos autores tiene mucha relacin, en contraste el proceso
presentado en la SOA tiene una directa implicancia con la elaboracin o rediseo de
la estructura organizacional, donde se muestra un vaco legal.
En este proceso que si bien muestra cmo analizar, disear e implantar slo
menciona en su Artculo 15 el diseo organizacional se formalizara en los
siguientes documentos, aprobados mediante resolucin interna pertinente:
a) Manual de Organizacin y Funciones

24

b) Manual de Procedimientos, como se puede ver slo menciona que deben ser
formalizados en los Manuales pero no menciona o indica cmo se deben
elaborar estos Manuales.
Por lo expuesto y, de acuerdo con el Cuadro anterior se extrae los pasos ms
esenciales que sern desglosados a medida que avance el presente trabajo:
CUADRO N 6
PROCESO PARA ELABORAR Y ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIN
Y FUNCIONES

Planeacin del trabajo.


Proceso de elaboracin.
Revisin y aprobacin.

Fuente: Elaboracin propia, sustentado en los proceso del cuadro N 5.

1.4.4.1.

PLANEACIN DEL TRABAJO

Se debe disear un plan, donde es necesario precisar la naturaleza del problema y


el propsito del plan, as como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo que
ser requerido.
Planear significa estudiar una accin futura, precisando las operaciones que se
debern llevar a cabo y en qu orden, y realizando el acoplamiento ptimo, desde el
punto de vista econmico, entre los instrumentos y el personal necesario para lograr
el objetivo propuesto24 para preparar el plan se basa en dos motivos son:

El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar.


El conocimiento de las situaciones efectivas de la organizacin y en particular de
sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, persona, grado
de organizacin, entre otras.

24 Rodrguez V. Joaqun Op. Cit. Pag.65.


25

Con una planeacin slida basada en estos dos puntos permite determinar con
cierta facilidad lo que se deber hacer en el futuro y quin, cundo, dnde y cmo
deber hacerlo. Para una planeacin adecuada Rodrguez menciona al autor S.
Diamond que indica:
1)
2)
3)
4)
5)

Disponer del tiempo suficiente para la planeacin.


Hacer que otras personas revisen sus planes.
Confirmar por escrito todas las estimaciones de tiempo.
Planear desde ahora las actualizaciones.
Anticipar a los problemas.

1.4.4.1.1. PRESUPUESTO
El paso final de la planeacin es la formulacin del presupuesto del Manual, aunque
no existen lineamientos para la elaboracin presupuestaria del Manual.
Cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema, sobre todo si es la primera
vez que se realiza sta y es la de incluir todos los costos. Rodrguez presenta dos
tipos de costo unos generales y otros de tiempo:

Costos generales.
Cubiertas oCUADRO
encuadernacin.
N 7
CUENTAS PRESUPUESTARIAS
PARA
EL MANUAL DE
ORGANIZACIN Y
Comunicaciones
(correspondencia,
telfono)
FUNCIONES
Costo de distribucin.
Dibujos (graficas).
Papel.
Captura o Tipografa.
Impresiones (fotocopias, captura).
Costo de tiempo del Anlisis.
Auxiliar de Anlisis.
26
Analistas.
Supervisor o coordinacin.
Revisor.
Capturista.

Fuente: Joaqun Rodrguez V. Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos Pag.70.

1.4.4.1.2. PREPARACIN DE LA PROPUESTA


Una vez realizada la planeacin del Manual, se debe preparar el documento de
partida para concretar, el cual debe quedar integrado por:
a) PROPUESTA TCNICA
Esta propuesta que presenta Franklin, se debe mostrar en una ficha tcnica para
mejor comprensin y est conformado por los siguientes elementos que son:
-

Naturaleza; se debe mencionar el nombre del Manual que se va a realizar.


Alcance; se tiene que hacer referencia en este punto al rea de ubicacin, en

cuanto a su estructura orgnica y/o territorio.


Justificacin; demostrar la necesidad de realizar el trabajo, en funcin de las

ventajas que ello reportar a la organizacin.


Antecedentes; recuento de todos los Manuales u otro material preparados con

anterioridad.
Objetivo; es el logro que se pretende alcanzar.
Recursos; requerimiento del personal, material y tecnologa necesaria para el

desarrollo.
Costo; estimacin global y especfica de recursos financieros que demande su

ejecucin.
Resultados; presentar los beneficios para la organizacin en cuanto a mejoras

para el funcionamiento de la organizacin.


Informacin complementaria; material e investigaciones que sirven como apoyo
para el proyecto.

b) FICHA TCNICA
27

Una ficha tcnica es un documento donde se registra los datos ms relevantes


sobre un tema especfico. Existen diferentes tipos de fichas tcnicas que varan
dependiendo los datos que estn registrando, pueden ser de cualquier tema.
c) PROGRAMA DE TRABAJO
En este punto es necesario contar con las estimaciones de tiempo para la
recoleccin de informacin, redaccin y elaboracin de grficas, revisin, impresin
y todos los dems aspectos de la elaboracin.
La tcnica de programacin que permite la elaboracin del Manual de Organizacin
y Funciones es la grfica de barras Gantt. Para preparar esta grfica se tiene que
dividir el proceso de elaboracin del Manual en un nmero determinado de pasos y
se divide en fechas, donde cada proceso tiene un tiempo determinado para cumplir
y as poder pasar al siguiente paso,
Rodrguez muestra un modelo de grfica de barras Gantt, el cual se puede observar
en el (Anexo 2), en la cual es una sugerencia tentativa para poder elaborar esta
grfica, debe tener el siguiente orden:
-

Identificacin; Nombre del Manual.


Responsable; Unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del Manual.
rea; el universo bajo su cargo.
Clave; nmero progresivo de las actividades estimadas.
Actividades; pasos especficos para obtener la informacin.
Fases; delimitacin del orden secuencial de las actividades.
Calendario; fechas asignadas para el inicio y finalizacin de cada fase.
Representacin grfica; descripcin del programa en Cuadro o Grfico.
Formato; presentacin y resguardo del programa de trabajo.

1.4.4.2.

PROCESO DE ELABORACIN Y/O ACTUALIZACIN

Para realizar las directrices para la elaboracin del Manual, es necesario mencionar
que no existe un modelo establecido para hacerlos, pero stos son los pasos ms
utilizados y pueden variar de acuerdo con criterios especficos:
28

1.4.4.2.1. FORMATO
Es necesario determinar el formato con el que debe presentarse el Manual de
Organizacin y Funciones, de ello depende en gran medida la facilidad de lectura,
consulta, estudio y conservacin. El formato del Manual de Organizacin y
Funciones se caracteriza por tener un encabezado y el cuerpo donde se describe:
CUADRO N 8
CONTENIDO MNIMO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
i. Las disposiciones legales que regulan la estructura.
ii. Los objetivos institucionales.
iii. El Organigrama.
Para las unidades dependientes:
iv. Nombre y los objetivos del cargo.
v. El nivel jerrquico y las relaciones de dependencia.
vi. Las funciones.
vii. Las relaciones de coordinacin interna y externa.
viii. Las responsabilidades.
ix. Requisitos para el cargo.
Fuente: Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa (SOA), Seguro Social
Universitario Potos, Artculo 15

Como se puede observar, el cuerpo del Manual se podra decir que se divide en dos
partes una que muestra la organizacin como estructura y la otra describe los
cargos o puestos.
FIGURA N 1
FORMATO DEL CUERPO PARA MOSTRAR LA ORGANIZACIN
Logotip
o

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN

CDIGO

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES

PGINA

29

i.
ii.
iii.
iv.

Introduccin.
Objetivo del Manual.
Las disposiciones legales que regulan la estructura.
Antecedentes histricos:
Visin.
Misin.
Los objetivos institucionales.
Valores.
v. Planilla salarial.
vi. El Organigrama.
Fuente: En base al Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa (SOA), Seguro
Social Universitario Potos, Artculo 15

FIGURA N 2
FORMATO DEL CUERPO PARA MOSTRAR LA DESCRIPCIN DE PUESTOS

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
Logotipo

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES

CDIGO
PGINA
NDEPLAZAS

CARGO:
1. NIVEL JERRQUICO.

3. UNIDADES DEPENDIENTES.

2. NOMBRE
DEL
CARGO
INMEDIATO SUPERIOR.
30

4. OBJETIVO DEL CARGO.


5. DESCRIPCIN DE LA FUNCIN PRINCIPAL.
6. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES GENERALES.
7. RESPONSABILIDAD.
8. REQUISITOS DEL CARGO.
FECHA:
FECHA DE APROBACIN:
Fuente: Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa. Resolucin Suprema No. 217055, de 20 de
mayo de 1997

La composicin tambin es importante, ya que sta debe permitir hacer referencia


rpida y precisa, e inspirar la confianza del lector, es ms fcil que tenga la
probabilidad de ser ledo un Manual con mrgenes amplios, muchos espacios en
blanco y letras de tipo grande y claros a una escrita con letras pequeas y casi sin
margen, sin duda que escogeran la primera opcin.
A fin de facilitar la revisin y actualizacin del Manual de Organizacin y Funciones
es recomendable utilizar los formatos de hojas intercambiables.

1.4.4.2.2. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES


El Manual de Organizacin y Funciones es un documento normativo que contiene,
de forma ordenada y sistemtica, informacin sobre el marco jurdico-administrativo,
atribuciones, antecedentes histricos, misin, visin, objetivos, organizacin y
funciones de una dependencia o entidad. De este modo se constituye en un
instrumento de apoyo para describir las relaciones orgnicas que se presentan entre
las diferentes unidades de la estructura organizacional,
Este Manual define concretamente las funciones encomendadas a cada una de las
unidades administrativas que integran la institucin; asimismo, explica de forma
integral y condensada, todos aquellos aspectos de observancia general en la
31

institucin, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer,
familiarizarse e identificarse con la misma.
a) Portada: En dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo
de Manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la
fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Organizacin.
b) Introduccin: Es la explicacin del contenido del Manual: qu es, cmo est
estructurado, objetivos o propsitos del Manual, mbito de aplicacin, periodicidad o
circunstancias que ameritan su actualizacin para su vigencia.
c) Objetivo y Alcance: Es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad
administrativa al elaborar el Manual de Organizacin. En el alcance se indican las
unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el
documento.
d) Antecedentes Histricos: Se refiere a una descripcin del origen, antecedentes
o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la Institucin o la unidad
administrativa de la que trata el Manual. Se menciona la normativa (leyes, decretos,
directrices, entre otros) que crearon y han modificado aspectos de su organizacin.
Este apartado puede suprimirse si la unidad administrativa es de creacin reciente,
si la informacin es confusa, de difcil recopilacin o presenta imprecisiones.
e) Marco Jurdico: En este apartado se relacionan los principales ordenamientos
jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Institucin o de
las unidades administrativas comprendidas en ella. Es

importante clasificar y

analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se
deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones.
stos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas
se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin.
f) Misin, Visin, Objetivos y Valores Institucionales:
32

La misin; Se describe en un breve enunciado que sintetiza los principales


propsitos y los valores esenciales que sern conocidos, comprendidos y
compartidos por todos los colaboradores que participen en el desarrollo de la
organizacin.
La visin; Es la imagen del futuro que se quiere crear, deber trascender mtodos y
tcnicas, fijar una meta, ser clara, inspiradora, alentadora, conocida y compartida
por los colaboradores de la organizacin.
Los objetivos; Describen el propsito que pretende alcanzar la institucin o unidad
administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde
por atribucin.
Los valores; Son las concepciones compartidas y consensuadas de lo que es
importante, y por lo tanto, deseable, que al ser aceptadas por los miembros de una
Institucin, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones.
g) Atribuciones: Se considerarn las atribuciones conferidas en la Ley o Decreto
de Creacin y del Reglamento Interno de la misma, las atribuciones representan el
medio para alcanzar los fines.
h) Estructura Orgnica Actual: Se refiere a la descripcin, jerrquicamente
ordenada, de las unidades administrativas de una institucin. La descripcin de la
estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el Organigrama,
tanto en lo referente a la denominacin de las unidades administrativas, como a su
nivel jerrquico.
Se deber representar en primer lugar las reas sustantivas y, posteriormente, las
reas de apoyo. Es importante que la estructura representada en esta Gua sea un
fiel reflejo de la que ha sido registrada en al Reglamento del Sistema de
Organizacin Administrativa.

33

i) Organigrama: Es la representacin grfica de la estructura orgnica que refleja


en forma esquemtica la posicin de los rganos que lo conforman, niveles
jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus
respectivas relaciones.
j) Objetivo estratgico del puesto: Se refiere a la actividad genrica que define el
grupo de funciones, actividades y responsabilidades, por las cuales se hace
necesaria la existencia de un cargo en la estructura de la institucin.
k) Funciones generales y especficas: En este tem se deben incluir brevemente
cada una de las funciones y responsabilidades bsicas, que describan
adecuadamente los lmites y la esencia del cargo. En esta descripcin de funciones
bsicas, no se debe entrar en detalles de cmo hacer para cumplir con las
funciones, ya que este tema debe ser tratado con ms profundidad en el Manual de
Procedimientos. Se debe realizar una enunciacin de funciones para cada unidad
organizativa que integra la Institucin.
l) Perfil del puesto: En este punto se debe hacer referencia a las caractersticas
esenciales que debe reunir un funcionario para desempear el puesto de manera
eficiente.
m) Relaciones del puesto: Este apartado toma como referencia la ubicacin de un
puesto en la estructura organizacional, para determinar con qu otros funcionarios o
unidades administrativas debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y
responsabilidades asignadas.
1.4.4.2.3. ENCABEZADO
Son textos que se insertan en una zona especialmente demarcada en la parte
superior de cada pgina y, que contiene cierta informacin bsica como el logotipo
de la organizacin, nombre de la institucin, nombre del Manual (Manual de
Organizacin y Funciones), cdigo y nmero de pgina.
FIGURA N 3
34

ENCABEZADO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
LOGOTIPO

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES

CDIGO
PGINA
NDEPLAZAS

Fuente: Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa. Resolucin Suprema No. 217055, de 20
de mayo de 1997

1.4.4.2.4. NMERO DE PGINAS


Existen dos tipos de numeracin entre las cuales est la numeracin por secciones
y de pginas por documento, pero la ms adecuada para la elaboracin del Manual
de Organizacin y Funciones es la numeracin de pgina por documento.
Numeracin de pgina por documento, Se numera individualmente cada puesto
por ejemplo si un cargo est en la pgina 40 45 tiene dos pginas uno y dos (1-2),
es ms fcil el uso y la comprensin si se revisa slo se cambia los nmeros de
pginas del puesto que se cambiar y no afecta otra parte del Manual.

FIGURA N 4
NUMERACIN DE LA PGINA 1

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
Logotip
o

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES

CDIGO

PGINA

12

NDE PLAZAS

CARGO:
Fuente: Elaboracin propia, en base a la numeracin de pgina propuesta por Rodrguez. J. Cmo
elaborar y usar los Manuales Administrativos, Tercera edicin, Editorial ECAFSA Thomson
Learning.

Y en la pgina siguiente la numeracin se ver:


FIGURA N 5
NUMERACIN DE LA PGINA 2
Logotip

NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
35

CDIGO

PGINA

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES

22

NDE PLAZAS

CARGO:
Fuente: Elaboracin propia, en base a la numeracin de pgina propuesta por Rodrguez. J. Cmo
elaborar y usar los manuales Administrativos, Tercera edicin, Editorial ECAFSA Thomson
Learning.

1.4.4.2.5. REDACCIN
Se debe tomar en cuenta a qu personas va dirigido el Manual para utilizar en ellos
un lenguaje claro, sencillo, preciso y comprensible para los lectores.
En la redaccin de los verbos que ms se utilizan para indicar las funciones que
desarrollan las unidades administrativas, rganos y puestos de acuerdo con su nivel
jerrquico son:

CUADRO N 9
VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES
Direccin
Planear.
Organizar.
Dirigir.
Controlar.
Autorizar.
Evaluar.
Definir.
Establecer.

Subdireccin
Organizar.
Integrar.
Dirigir.
Controlar.
Supervisar.
Desarrollar.
Formular.
Instrumentar.

Departamentos
Organizar.
Integrar.
Operar.
Programar.
Informar.
Proponer.
Sistematizar.
Participar.

Fuente: Franklin Enrique Organizacin de empresas anlisis, diseo y estructura, Editorial McGrawHill, Mxico 1998 Pg. 155.

Otro paso para la redaccin es el tiempo que se dedicar al proceso de redaccin,


de ser posible hay que dejar un perodo considerable para ste, ya que cuando se
presiona a la persona que redacta disminuye la calidad de su trabajo.
36

1.4.4.2.6. COMPOSICIN
Es la manera en que se distribuye el texto sobre la pgina, la adecuada composicin
facilita la lectura y los lineamientos para una adecuada composicin son:
1)
2)
3)
4)

Usar los espacios con eficiencia.


Dejar margen amplio.
No sangra en los prrafos.
Usar sangra en bloque en todos los niveles del texto.

1.4.4.2.7. ELABORACIN GRFICA


En el Manual de Organizacin y Funciones, la tcnica visual ms frecuente es el
Organigrama, para elaborarlo se debe utilizar las tcnicas ms sencillas y conocidas
en el medio, de manera que el resultado sea fcil de comprender, aprovechando el
avance tecnolgico en la actualidad existen muchas aplicaciones para poder
realizarlas, una herramienta recomendada es la aplicacin Visio de la familia
Microsoft, es una aplicacin fcil de aprender y utilizar.
NORMAS DE DIAGRAMACIN
Para la elaboracin de Organigramas se debe tomar en cuenta la simbologa que
est conformada por lneas y rectngulos ordenados armnicamente, para
representar una estructura orgnica, a continuacin se desglosan los pasos
presentados por Franklin para elaborar los organigramas.
a) Simbologa.- Se utilizarn los rectngulos y las lneas.
b) Lneas.- las lneas indican la relacin de autoridad existente entre ellos, siendo el
trazo completo para relaciones de autoridad lineal o jerrquica, en el caso de
relaciones de staff se utilizar una lnea segmentada.
Las lneas deben partir del punto medio inferior del rectngulo de mayor autoridad y
llegar al punto medio superior del rectngulo del subordinado.
37

Las lneas de comunicacin son de mayor grosor que las lneas del rectngulo
teniendo un grosor de 1mm. por lo general (ANEXO 3).
c) Rectngulos.- Su utilizacin es para representar cargos, unidades, niveles o
nombres de personas, dependiendo del Organigrama que se va a realizar.
El grosor de sus lneas es de 0,5 mm y, por lo general, el tamao variar de acuerdo
con el nivel jerrquico a mayor nivel ser ms grande y a medida que desciende
ser de menor tamao (ANEXO 3):

Distribucin de los rectngulos, de acuerdo con el tamao del rectngulo de


nivel superior se debe tomar en cuenta el tamao de la posicin horizontal del
rectngulo, para realizar la lnea de conexin, sta debe tener el mismo tamao
para conectar con el nivel dependiente, esta situacin no es aplicable si entre la
unidad superior e inferior se encuentre la unidad de staff, en esta situacin se
tendr una variacin y, finalmente, entre la distancia entre unidades de manera
horizontal no hay una regla para ello se deber realizar de manera equitativa y

armoniosa (ANEXO 3).


Representacin grfica equivalente, generalmente utilizadas en el diseo de
unidades estructurales y para su explicacin funcional. Lo que quiere decir que
se puede representar de distintas maneras, siendo su significado el mismo, todo

esto depende del espacio fsico, el equilibrio y la esttica del diagrama.


Contenido de los rectngulos, este contenido vara de acuerdo con el
organigrama, en un organigrama por cargos. El diagrama indica en sus
rectngulos, la denominacin del cargo, nmero de dependientes y personas
asignadas al cargo.
o Tamao de los cuadrados. Con el avance tecnolgico y el software existente
o

para la realizacin de Organigramas, stos estn delimitados por ellos.


Caractersticas de la hoja de diagramacin. Se aplicarn las siguientes

normas.
Tamao de la hoja. Esta variar de acuerdo con el espacio que ocupa el

Organigrama.
Margen exterior (recuadro exterior). De acuerdo con el autor A. Pacheco deber
tener las siguientes dimensiones:
38

o Marco Superior e inferiro1,5 cm.


o Marco derecho 1 cm.
o Marco Izquierdo 2 cm.
Ttulo: Deber ser un recuadro en la parte superior derecha que deber contener
la siguiente informacin:
o Parte superior: Nombre de la Organizacin.
o Parte Central 1: Tipo de Organigrama.
o Parte Central 2: Unidad o sector de la organizacin.
o Parte inferior: Dividida en cuatro partes, que contendr:
Vigencia.- Colocndose el ao de presentacin.
Fecha.- Se registra la fecha de preparacin.
Realizado.- Nombre de la persona que lo realiz.
Aprobado.- Nombre de la persona o unidad que lo aprob.

1.4.4.3.

REVISIN Y APROBACIN

a) REVISIN
Durante la etapa de la revisin es necesario considerar lo siguiente:

Revisar el materia de manera justa y ordenada.


Proporcionar criterios especficos y constructivos.
Revisar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio.
Revisar rpidamente y devolver el material en el perodo acordado.
Evitar hacer cambios por gusto personal.

Es conveniente realizar, una vez terminado el proyecto, una revisin cuidadosa y


rigurosa con el personal clave para evitar que existan contradicciones, que la
informacin que contenga sea suficiente y real.
En general, hay que mencionar que los Manuales nunca concluyen, en cualquier
momento estn sujetos a revisin y correccin, la veracidad de la informacin por lo
que se recomienda actualizarlo por medio de revisiones peridicas.
b) LA APROBACIN

39

Despus de finalizar la etapa de revisin, las autoridades correspondientes deben


aprobar; en cuanto se consiga la aprobacin se puede comenzar a reproducir y a
distribuir.
En la prctica esta aprobacin se maneja de dos maneras, una que se inserta al
final de cada documento en la parte inferior y contiene el nombre de la persona que
lo realiz, la fecha que se realiz, el nombre de la Unidad o Jefe que aprob el
manual y la fecha de elaboracin; otra manera es colocar en una sola hoja al
principio del Manual y contiene el nombre del Manual, elaborado por, la fecha de
elaboracin, fecha de implantacin, fecha de revisin, aprobado por y las firmas
requeridas.

40