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DESCRIPCIN INSTITUCIONAL
Para poder describir la institucin se tiene que mencionar las bases legales de su
creacin, la visin, misin, objetivos, estrategias y recursos que presentan las guas
para lograr las metas por medio de los recursos humanos y tecnolgicos.
2.1.1. BASE LEGAL
El Seguro Social Universitario fue creado en fecha 19 de junio de 1979, mediante
Resolucin N 28/207/11079 del Consejo Supremo Revolucionario de las
Universidades del pas y D.S. N 14641 de 3 de junio de 1977, realizando un
convenio con la Universidad Mayor de San Andrs de la ciudad de La Paz para
iniciar sus labores en dicha regin.
La Universidad Autnoma Toms Fras de la cuidad de Potos se integra al SSU de
la UMSA, con todos los derechos y deberes emergentes de sus asegurados.
El Seguro Social Universitario Potos, en fecha 19 de enero de 1989 logra una plena
autonoma de gestin tcnica administrativa y econmica, teniendo todas las
facultades y capacidades de organizar su estructura orgnica.
2.1.2. MISIN, VISIN Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES
VISIN
MISIN
OBJETIVOS INSTITUCIONALES:
28 Ibd. Pg. 2.
3
2) Nivel Ejecutivo:
Gerente General.
Jefatura Mdica.
3) Nivel de Apoyo:
Auditora Interna.
Asesor Legal.
4) Nivel Operativo:
Fuente:Planilla Salarial POA 2012, y Manual de Organizacin y funciones 2009, Elaboracin Propia.
pacientes y
cuenta con todas las especialidades bsicas y otras especialidades, stas son:
La poblacin que asiste al SSUP para hacer uso de sus servicios de Salud, ha ido
en incremento durante los ltimos aos por diferentes causas, como la
incorporacin del estamento estudiantil de la Universidad Autnoma Toms Fras,
al SSUP y la contratacin de servicios por parte de instituciones y empresas del
departamento, por la calidad de atencin que ofrece a las personas aseguradas y
particulares mejorado en este ltimo tiempo, el SSUP representa para la comunidad
el acceso de salud con calidad para todas las personas que demanden el servicio.
Debido a que es una institucin con autonoma de gestin, los recursos que
perciben son de carcter propio, por la razn que el estado no realiza transferencias
del Tesoro General de la Nacin (TGN) ni otra fuente de recursos financieros; es en
tal sentido que el SSUP es autosostenible, autofinancindose con aportes de las
empresas aseguradas, venta de servicios y la percepcin de aportes patronales.
Por tal motivo, el SSUP cuenta con un presupuesto ajustado, haciendo difcil la
contratacin de nuevo personal para el rea administrativa y/o clnica.
El personal que trabaja en la institucin est integrado por 134 funcionarios, entre
administrativos y personal de clnica y, stos estn dividido en tres niveles que son:
Superior, ejecutivo y operativo.
Para esto se realiz una encuesta (Anexo 7) que se aplic a todo el personal de la
institucin y stas se tabularon y se presentaron los datos en el diagnstico del
Manual de Organizacin y Funciones.
2.2.1. ANLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizacional que presenta el Seguro Social Universitario Potos est
conformada por 15 niveles y, a su vez, los niveles jerrquicos estn divididos en 3
que son: Superior, Ejecutivo y Operativo.
CUADRO N 11
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CATEGORA
SUPERIOR
EJECUTIVO
EJECUTIVO
OPERATIVO
OPERATIVO
OPERATIVO
OPERATIVO
OPERATIVO
CARGOS
GERENCIA GENERAL
JEFATURA MDICA
JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES
CONTABILIDAD
ASESORA LEGAL
AUDITORA INTERNA
MDICO GENERAL
GINECLOGO OBSTETRA
MDICO INTERNISTA
MDICO PEDIATRA
ODONTLOGO
MDICO CIRUJANO
MDICO ANESTESISTA
MDICO OFTALMLOGO
MDICO TRAUMATLOGO
MDICO DE GUARDIA
MDICO DE EMERGENCIA
REGENTE DE FARMACIA
REGENTE DE LABORATORIO
ADMINISTRACIN DE CLNICA
ODONTLOGO EST.
GINECLOGO OBSTETRA EST.
MDICO DE EMERGENCIA EST.
MDICO GENERAL EST.
GESTOR DE CALIDAD
JEFE DE ENFERMERAS
LIQUIDACIONES Y CARTERA
NUTRICIONISTA
BIOESTADSTICA - SISTEMAS
FARMACUTICA EST.
BIOQUMICO (A) EST.
NIVEL
SALARIAL
GESTIN
2012
1
2
3
4
7
8
OPERATIVO
OPERATIV
O
OPERATIVO
OPERATIVO
OPERATIVO
OPERATIVO
OPERATIVO
10
11
12
13
14
15
2.2.2. ANLISIS
RETROSPECTIVO
DE
LA
DOCUMENTACIN
ADMINISTRATIVA
En la primera parte del trabajo se han revisado todos los documentos elaborados
desde gestin 2009, para realizar un diagnstico eficaz al Manual de Organizacin y
Funciones, cuyo detalle se establecen en un Inventario y una Matriz Documental
(Anexo 8).
Se examinaron 5 documentos tcnicos elaborados entre los aos 2009 al 2012, que
tienen que ver sobre todo con el Plan Operativo Anual (POA) de la institucin,
Informe de Auditora, Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin
Administrativa (SOA) y el Manual de Organizacin y Funciones del SSUP.
Casi todos los documentos fueron puestos en vigencia oficialmente, de los cuales
slo el Manual de Organizacin y Funciones actualmente se encuentra
desactualizado, debido al crecimiento del personal y la creacin de nuevos cargos,
hecho por el cual no se pudo poner en vigencia.
Esto demuestra que si bien existe inters de la Gerencia de contar con los
documentos y Manuales actualizados, por medio de la formalizacin por escrito, el
SSUP no cuenta con un personal exclusivo para realizar las evaluaciones peridicas
de los distintos Manuales y Reglamentos, as mantener lo ms actualizado posible y
para poder realizar aquellos que falten o sean solicitados por las leyes, decretos,
disposiciones internas, requieran de Manuales o Reglamentos para la institucin,
departamento o personal.
El personal del SSUP no cuenta con su Manual de Organizacin y Funciones; en la
induccin realizada por el Tutor de la institucin para realizar el trabajo dirigido, la
Jefa de Servicios Generales Lizeth Villarroel mencion: el personal del Seguro
Social Universitario Potos no cuenta con sus respectivos Manuales, porque no se
pudo entregar a tiempo debido a los pasos que se deben realizar para su
aprobacin por el Directorio y el Ministerio de Economa y Finanzas.
Durante este tiempo se produjeron cambios en las funciones, debido a la realizacin
de documentos administrativos para mejorar la eficiencia de las tareas, uso de
tecnologa nueva y la creacin de cargos nuevos, lo que genera que el Manual se
encuentre desactualizado.
AO
2009.
Reglamento
Especfico
del
Sistema
de
Organizacin
10
11
El Plan Operativo Anual del SSUP de la gestin 2011, describe los Programas de
Operaciones Anuales de las reas Funcionales, los cuales hacen referencia al logro
de los objetivos de gestin, define las operaciones necesarias, determina los
recursos por utilizar, estima los tiempos de ejecucin de cada operacin y establece
indicadores de eficiencia y eficacia de los resultados por obtenerse.
Donde el POA est estructurado en dos partes el Marco Sustancial y programacin
de actividades; dentro el Marco sustancial en su Marco Institucional se menciona el
Organigrama, Manual de Organizacin y Funciones y Manual de Procedimientos.
En este POA se presupuestaron los temes requeridos para la gestin 2012, se
solicit la incorporacin de algunos temes y el cambio de otros, los cuales se
presenta a continuacin:
CUADRO N 12
SOLICITUD DE NUEVOS CARGOS
NUEVOS TEMES.
Gestor de Calidad.
Analista de Sistemas.
Fuente: Escala salarial presentada al Instituto Nacional de Seguros de Salud INASES (Anexo 6),
elaboracin propia.
12
CUADRO N 13
SOLICITUD DE CAMBIO DE CARGOS
NUEVA NOMINACIN DEL
CARGO EXISTEN
CARGO
Auxiliar de Farmacia.
Auxiliar de Archivos.
Auxiliar de Servicios.
Auxiliar de Enfermera.
Mensajero.
Limpieza.
Fuente: Escala salarial presentada al Instituto Nacional de Seguros de Salud INASES (Anexo 6),
elaboracin propia.
Finalmente, se hace mencin del cambio del nivel salarial de Cargo Secretaria
Jefatura Mdica del nivel 11 al nivel 10.
El informe de Auditora en su punto 2.1.4. Menciona lo siguiente:
El SSUP no cuenta con un Manual de Organizacin y Funciones actualizado.
Despus de haber evaluado a los funcionarios, contrastando sus respuestas con lo
que menciona el Manual de Organizacin y Funciones, se detect que los cargos de
Enfermera Policlnico y Regente Farmacutica dieron respuesta a funciones que no
estn descritas en el Manual de Organizacin y Funciones y, es en tal sentido que
recomiendan realizar la actualizacin del Manual.
Dicho informe recomienda que se debe actualizar el Manual de Organizacin y
Funciones del SSUP.
13
CUADRO N 14
14
Frecuenci
a
29
Porcentaje %
22
35
69
133
26
52
100
GRFICO N 1
CONOCIMIENTOS DE LAS NORMAS BSICAS DE ORGANIZACIN
ADMINISTRATIVA
SI; 22%
SI
No; 52%
Relativamente
Relativamente; 26%
No
15
CUADRO N 15
APLICACIN DEL SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
CONFORME A LA LEY 1178 EN EL SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO POTOS
Respuest
a
S.
No.
Total.
Frecuencia Porcentaje %
5
4
128
96
133
100
GRFICO N 2
APLICACIN DEL SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
CONFORME A LA LEY 1178 EN EL SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO POTOS
Si; 4%
Si
No
No; 96%
16
2.2.3.2.
ASPECTOS ESTRUCTURALES
Porcentaje (%)
10
90
100
GRFICO N 3
CONOCIMIENTO DE LA EXISTENCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
Si; 10
Si
No
No; 90
17
Frecuencia
Porcentaje %
9
4
13
69
31
100
GRFICO N 4
CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
No; 31%
Si
No
Si; 69%
18
Frecuencia
Porcentaje %
2
5
6
13
15
38
46
100
GRFICO N 5
INTERPRETACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Facil; 15%
Facil
Dificil; 46%
Regular
Dificil
Regular; 38%
19
Lo mencionado por las 13 personas que tienen conocimiento del Manual, acerca de
la pregunta, si el Manual de Organizacin y Funciones del Seguro Social
Universitario es de fcil uso e interpretacin, 46% respondi que el Manual es de
difcil uso y comprensin, un 38% del personal cree que el Manual es de regular uso
y comprensin y, un 15% piensa que el Manual es de fcil uso y comprensin.
CUADRO N 19
CARGOS EXISTENTES EN EL SEGURO SOCIAL UNIVERSITARIO
N
Cargo
temes
1
Gerente General
1
2
Jefe Mdico
1
3
Jefe de Servicios Generales
1
4
Contador
1
5
Auditor Interno
1
6
Asesor Legal
1
7
Mdico General
4
8
Mdico Gineclogo
2
9
Mdico Internista
2
10
Mdico Pediatra
2
11
Odontlogo
3
12
Mdico Cirujano
2
13
Mdico Anestesista
2
14
Mdico Oftalmlogo
1
15
Mdico Traumatlogo
2
16
Mdico de Guardia
6
17
Mdico de Emergencias
2
18
Regente de Farmacia
1
19
Regente de Laboratorio
1
20
Administracin Clnica
1
21
Odontlogo Estudiantes
4
22
Mdico Gineclogo Estudiantes
2
23
Mdico de Emergencia Estudiantes
2
24
Mdico General Estudiantes
2
25
Jefe de Enfermeras
1
26
Liquidador y Cartera
1
27
Nutricionista
1
28
Bioestadstica
1
29
Farmacutica Estudiantes
1
30
Bioqumico Estudiantes
1
31
Secretaria Gerencia General
1
32
Biotecnloga
2
33
Radilogo
2
34
Vigencia y Derechos
1
35
Asistente de Sistemas
1
36
Enfermeras
9
37
Secretaria Jefatura Mdica
1
38
Biotecnloga Estudiantes
1
20
39
40
41
42
43
Radilogo Estudiantes
Enfermera Estudiantes
Enfermera Emergencia Estudiantes
Enfermera Policlnico
Fisioterapeuta
N
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
TOTAL
Cargo
Auxiliar General
Auxiliar General II
Auxiliar Administracin Clnica
Chofer Portero
Mantenimiento
Auxiliar Administracin Clnica II
Auxiliares de Enfermera Estudiantes
Auxiliar de Farmacia
Auxiliar de Enfermera
Auxiliar de Laboratorio
Fichaje
Mensajero
Auxiliar de Archivos
Fichaje Estudiantes
Personal de Cocina y Lavandera
Auxiliar de Servicios
1
1
2
1
1
tems
1
1
1
3
2
1
2
1
23
1
2
1
1
1
6
9
133
De acuerdo con los datos obtenidos del enunciado Cul es el nombre de su cargo,
el personal del Seguro Social Universitario est conformado por 59 cargos, de los
cuales el cargo de Gestor de Calidad no se tom en cuenta, debido a que no se
estaba ejecutando en el momento que se realiz la encuesta y motivo por el cual no
fue mencionado en el Cuadro N 19.
2.2.3.3.
ASPECTOS JERRQUICOS
21
Respuest
a
S.
No.
Total
Frecuencia
Porcentaje %
133
0
133
100
0
100
GRFICO N 6
CONOCIMIENTO DE AUTORIDAD
Si
Si; 100%
El 100% del personal respondi a la pregunta sabe cul es el nombre del cargo
inmediato superior, si conocen cul es su inmediato superior dentro la estructura
organizacional del Seguro Social Universitario Potos y est estructura de como se
muestra en el Cuadro siguiente:
22
CUADRO N 21
ESTRUCTURA JERRQUICA
1.
2.
3.
Directorio.
1.1. Auditora Interna.
Gerente General
2.1. Secretaria Gerencia General
2.2. Asesor Legal.
Jefatura Mdica
3.1. Secretaria Jefatura Medica
3.2. Mdico General
3.3. Gineclogo
3.4. Mdico Internista
3.5. Mdico Pediatra
3.6. Odontlogo
3.7. Mdico Cirujano
3.8. Mdico Anestesista
3.9. Mdico Oftalmlogo
3.10.
Mdico Traumatlogo
3.11.
Mdico de Guardia
3.12.
Mdico de Emergencia
3.13.
Regente de laboratorio
3.13.1. Bioqumico.
3.13.2. Biotecnlogo
3.13.3. Auxiliar de Enfermera
3.14.
Regente de Farmacia
3.14.1. Farmacutica.
3.14.2. Auxiliar de Farmacia
3.15.
Odontlogo Estudiantes (Est.)
3.16.
Gineclogo Est.
3.17.
Mdico de Emergencia Est.
3.18.
Mdico General Est.
3.19.
Jefe de Enfermeras
3.19.1. Enfermera Policlnico
3.19.2. Enfermera de Guardia
3.19.3. Enfermera estudiantil
3.19.4. Auxiliar de Enfermera
3.20.
Nutricionista
3.21.
Bioestadstica
3.22.
Radilogo.
3.23.
Fisioterapeuta
23
4.
3.24.
Asistente de Sistemas
3.25.
Chofer Portero
3.26.
Fichaje
Jefe de Servicios Generales.
4.1. Contador.
4.1.1.
Liquidacin y cartera
4.1.2.
Auxiliar General I
4.1.3.
Auxiliar General II
4.1.4.
Personal de Cocina y Lavandera
4.1.5.
Auxiliar de Servicios
4.1.6.
Auxiliar de Cocina.
4.2. Administrador clnica
4.2.1.
Auxiliar Administracin Clnica I
4.2.2.
Auxiliar Administracin Clnica II
4.3. Mantenimiento
4.4. Auxiliar de Archivos
4.5. Mensajero
Frecuencia
14
119
133
Porcentaje %
11
89
100
GRFICO N 7
CONOCIMIENTO DE DEPENDENCIA
24
Si; 11%
Si
No
No; 89%
Jefatura Mdica.
1.2.1. Contador.
1.2.2. Administrador Clnica.
Fuente: Basada en la Encuesta realizada pregunta N 8 (Anexo 7) Elaboracin Propia.
25
Estos aspectos se caracterizan por definir los objetivos del cargo, la funcin general,
funciones especficas, la carga de trabajo y las funciones que se le asign a cada
cargo.
CUADRO N 24
CONOCIMIENTO DEL OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
Respuest
a
S.
No.
Total
Frecuencia
Porcentaje %
127
6
133
95
5
100
GRAFICO N 8
CONOCIMIENTO DEL OBJETIVO GENERAL DEL CARGO.
No; 5%
Si
No
Si; 95%
26
Frecuencia
21
7
39
Porcentaje %
17
6
31
42
18
0
127
33
14
0
100
GRFICO N 9
FUENTES DE INFORMACIN DEL OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
Induccion
Empiricos; 14%
Induccion; 17%
Por escrito; 6%
Por escrito
Tiempo
Capacitacion
Capacitacion; 33%
Tiempo; 31%
Empiricos
Otros
27
N de
n
S.
No.
Total
trabajadores
133
0
133
Ni%
100
0
100
GRFICO N 10
CONOCIMIENTO DE LA FUNCIN GENERAL DE SU CARGO
Si
No
Si; 100%
28
Frecuencia
35
8
39
Porcentaje %
26
6
29
29
22
22
0
133
17
0
100
.
Empricos.
Otros.
Total
GRFICO N 11
FUENTES DE INFORMACIN DE LA FUNCIN GENERAL.
Induccion
Empiricos; 17%
Capacitacion; 22%
Induccion; 26%
Por escrito; 6%
Tiempo; 29%
Por escrito
Tiempo
Capacitacion
Empiricos
Otros
29
Del 100% del personal que mencion que conoce su funcin general, respondieron
a la interrogante cmo se inform acerca de la funcin general de su cargo? el
29% del personal se inform en el transcurso del tiempo, el 26% durante el proceso
de induccin y, un 22% durante el proceso de capacitacin.
CUADRO N 28
CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO
Respuest
a
S.
No.
Total
Frecuencia
Porcentaje %
133
0
133
100
0
100
GRFICO N 12
CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO
Si
No
Si; 100%
30
trabajadore
Induccin.
Por escrito.
Tiempo.
Capacitacin
.
Empricos.
Otros.
Total
Ni
%
s
38
8
50
29
6
38
30
23
7
0
133
5
0
100
GRFICO N 13
FUENTES DE INFORMACIN DE LAS FUNCIONES ESPECFICAS
Induccion
Empiricos; 5%
Induccion; 29%
Capacitacion; 23%
Por escrito; 6%
Por escrito
Tiempo
Capacitacion
Empiricos
Tiempo; 38%
Otros
31
De acuerdo con el 100% del personal que mencion conocer sus funciones
generales, respondieron a la pregunta cmo se inform acerca de las funciones
especficas de su cargo? donde el 38% aprendi sus funciones en el transcurso del
tiempo, el 29% en el proceso de induccin y, el 23% durante el proceso de
capacitacin.
CUADRO N 30
CONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES EXCLUSIVAS DE SU CARGO
Respuestas
S.
No.
Total
Frecuencia
64
69
133
Porcentaje %
48
52
100
GRFICO N 14
CONFORMIDAD CON LAS FUNCIONES QUE REALIZA SU CARGO
32
Si; 48%
No; 52%
Si
No
De la pregunta las funciones que Usted realiza son exclusivas de su cargo? el 52%
de los trabajadores mencion que no est conforme con las funciones que realiza,
porque las funciones que realizan no son exclusivas de su cargo, en contraste con
el 48% s est conforme, ya que realiza funciones exclusivas de su cargo.
CUADRO N 31
CONOCIMIENTO DE LAS RESPONSABILIDADES
Respuestas
Decisiones.
Recursos.
Documentos
.
Equipo.
Informacin.
Personal.
Bienes.
Tramites.
Sistemas.
Otros.
Total
Frecuencia
9
123
Porcentaje %
2
27
96
53
108
7
35
30
3
0
464
21
11
23
2
8
6
1
0
100
GRAFICO N 15
CONOCIMIENTO DE LAS RESPONSABILIDADES
33
Desiciones
Recursos
Documentos
Sistemas ; 1%
Recursos; 27%
Personal; 2%
Tramites;
Bienes;
8%6% Desiciones; 2%
Informacion; 23%
Equipo ; 11%
Documentos; 21%
Equipo
Informacion
Personal
Bienes
Tramites
Sistemas
Otros
Por medio de la pregunta conoce cules son sus responsabilidades bajo su cargo?
el 27% del personal mencion tener responsabilidad sobre recursos, un 23% en
Informacin, 21% en documentacin y 11% en equipos.
Del Anlisis realizado al Manual de Organizacin y Funciones, se puede observar el
poco conocimiento que tiene el personal del Seguro Social Universitario Potos, a la
Ley 1178, las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin y del Manual de
Organizacin y Funciones por parte del personal,
La deficiente aplicacin de las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin
Administrativa, el Manual de Organizacin y Funciones desde la gestin 2009,
nunca fue actualizado y tampoco sociabilizado, la presentacin del Organigrama es
deficiente, porque no se elabor de acuerdo con las normas de diagramacin.
Adems, no muestra la implementacin de los cargos nuevos que fueron
incorporados y tampoco cuentan con las descripcin de sus funciones para stos;
los conocimientos que adquiri el personal para la realizacin de sus funciones,
fueron en gran medida aprendidos en el transcurso del tiempo y empricamente, lo
que genera que el personal no asuma sus responsabilidades. Todas estas causas
originan la deficiente gestin administrativa del seguro Social Universitario Potos.
34