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EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La administracin est enfocada en lograr todos los objetivos
establecidos y para conseguir esto lo hace por medio de una estructura a
travs del esfuerzo humano coordinado y otros recursos. Se han establecido
los procesos de administracin que estn conformados por la planeacin,
organizacin, direccin, ejecucin y control las cuales simplifican el trabajo al
establecer principios, mtodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y
efectividad de la empresa.
A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnolgicos
vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando
con el desempeo mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de
especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace
necesario el uso de herramientas que establezcan los lineamientos en el
desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional.
Actualmente una de las principales herramientas que necesita toda
organizacin para tener xito es colocarse al lado de la tecnologa, como
estrategia organizacional que le permite avanzar, no solo en la actualizacin
de sus sistemas, sino tambin en la rpida respuesta de su operacionalidad
productiva, y en la eficaz respuesta en la comunicacin de informacin. El
mundo moderno exige de las instituciones mximo provecho de su
tecnologa, ya que a travs del proceso operativo sistematizado, se logran
alcanzar las metas y objetivos en menor tiempo y el mnimo gasto de capital.
En
las
empresas
venezolanas
es
una
necesidad
establecer
Objetivos Especficos
1. Identificar los procesos administrativos realizados en el rea de
Facturacin.
2. Determinar las fortalezas y debilidades de los procesos administrativos en
el rea de facturacin.
3. Analizar los procesos administrativos realizados en el rea de facturacin
para presentar lineamientos que permitan mejorarlos.
Justificacin de la Investigacin
Con el desarrollo del presente proyecto se pretende satisfacer la
necesidad prioritaria de la Empresa SERVICIOS FI, .C.A. que es la de
mejorar los procesos administrativos que por medio de un mecanismo de
gestin a calidad del servicio y agilizar la toma de decisiones que permitir
cumplir sus objetivos de forma efectiva.
Lo expuesto sustenta la realizacin de este proyecto que pretende
satisfacer las necesidades y requerimientos de los clientes por medio de la
organizacin de los procesos administrativos en el rea de facturacin,
teniendo en cuenta que stos constituyen una parte importante de los costos
de la empresa y que al mejorarlos se reducen en gran parte, mejora el flujo
de trabajo, el flujo de informacin y el servicio de al cliente.
Al implementar un control interno para la deteccin de fallas en los
procesos administrativos se generan ventajas a la hora de prestar cualquier
servicio que se ofrezca, esto lleva a una mejora en la imagen de la empresa,
que repercute de forma directa en el desarrollo industrial y en la
competitividad.
En consideracin a lo anterior, la investigacin es justificada, ya que los
propsitos perseguidos apuntan hacia una optimizacin de los procesos
administrativos,
minimizando
los
recursos
3
empleados,
travs
de
CAPITULO II
MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin
Alarcn (2005), quien realiz su Trabajo Especial de Grado para optar
al tirulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin mencin
Contadura, en el Instituto Universitario de Tecnologa Pedro Emilio Coll,
titulado: Anlisis del Proceso de Cuentas por Cobrar Clientes Nacionales de
la empresa CVG Carbones del Orinico CARBONORCA), en el cual concluy
que por falta de coordinacin entre las actividades de despacho y pedido, el
registro de las ventas se retrasa, lo que trae como consecuencia que el
proceso de facturacin y cobranzas de las cuentas de los clientes, no se
realice en su momento oportuno.
La investigacin citada se relaciona con la presente, ya que se enfoca
el proceso de cuentas por cobrar, lo cual va a desencadenar a la vez en el
proceso de facturacin de dichas cuentas, todo esto conforma parte del
sistema contable de la empresa, en la cual se relacionan todos los datos, del
sistema contable.
Mendoza (2005), quien realiz Trabajo Especial de Grado para optar al
tirulo
ocasiones, puede
producir la
reduccin
y prdida
de
sus
pedidos.
4. Simplificar y racionalizar el proceso de facturacin. Es ste un proceso
muy repetitivo, por lo que conviene que sea lo ms simplificado posible
para que los costes del proceso sean los mnimos posibles.
7
depende
delo
tipo
de
negocio.
Estos
procedimientos
pueden ser:
a)
b)
c)
el
cliente
la
va
vendiendo
en
funcin
de
sus
necesidades.
Otro sistema de recogida es el telefnico o el fax. La empresa tiene una
serie de personas encargadas de recoger los pedidos a travs de un
d)
fuera
de
la
oficina),
en
este
caso
se
debe
procesar
terminal del ordenador, recogiendo los datos instantneamente sin pasar por
un papel. Cuando los pedidos estn introducidos en el sistema deben pasar
un control en el que se aprueben o denieguen
proceso
de
facturacin;
continuacin:
9
los
mismos
se
describen
hacindole
una
entrega
en
mano
del
pedido.
El
10
que se
enlazan entre s, para que las anteriores sirvan como base de las siguientes
y as sucesivamente hasta llegar al resultado deseado, construyendo una
sucesin cronolgica porque sucede una tras otra, en un tiempo sub
secuente y en un orden lgico y del modo de ejecutar un trabajo guiado a
buenos resultados. Su objetivo principal es la simplificacin de los mtodos
de trabajo, eliminando las operaciones y papeleras innecesarias con el fin de
reducir los costos y dar fluidez y eficiencia a las actividades.
Existen diferentes tipos de procedimientos, entre los que se pueden
citar:
a) Procedimientos de Operaciones: Establecen las pautas o instrucciones
que se dan a los empleados u obreros encargados del proceso productivo;
12
otros que lo sean menos, guindose por un instructivo donde estn definidos
los procedimientos.
Reglas de los Procedimientos
1. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y preferiblemente en
grficos, de esta manera pueden ser mejor comprometidos y analizados,
por ejemplo, los flujogramas, para as constatar con ms facilidad y
veracidad lo que sobra, lo que falta, o en el mejor de los casos lo que
puede combinar mejor.
2. Los procedimientos deben ser peridicamente revisados, a fin de evitar la
rutina como la sper especializacin, con esta regla se verificara que
procedimientos son anticuados o pocos eficientes y cuales pueden ser
cambiados o mejorados.
3. Deben cuidarse siempre la duplicacin innecesaria de los procedimientos,
ya que dos departaemntos podran estar haciendo la misma funcin.
Los procedimientos no son de aplicacin general, sino que responden a
las caractersticas de cada situacin en particular, as uno encuentra
procedimientos que son de aplicacin en una empresa y para un
determinado propsito, que no lo son para otra, en condiciones ms o menos
similares.
Bases Legales
Cdigo de Comercio (1995)
Articulo 34: En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones
que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente
quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o
se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones
14
siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan
comprobar tales operaciones, da por da.
El articulo hace referencia a la forma como se maneja el libro Diario y
las especificaciones a tomarse en referencia al acreedor y el deudor.
Articulo 44: Los libros y sus comprobantes deben ser conservados
durante diez aos, a partir del ltimo asiento de cada libro. La
correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sern
clasificadas y conservadas durante diez aos.
El articulo se refiere al tiempo que deben ser conservados por libros y
sus
comprobantes,
as
como
la
correspondencia
cartas
remitidas.
Articulo 107: En las obligaciones mercantiles se presume que los
codeudores se obligan solidariamente, si no hay convencin contraria. La
misma presuncin se aplica a la fianza constituida en garanta de una
obligacin mercantil aunque el fiador no sea comercial. Esta presuncin no
se extiende a los no comerciantes por los contratos que respecto de ellos no
son actos de comercio.
El articulo hace referencia a las obligaciones mercantiles que tienen los
codeudores, as como a la aplicacin de la fianza aunque el fiador no sea
comercial
Articulo 117: El deudor que paga tiene derecho a exigir un recibo y no
est obligado a contentarse con la simple devolucin del ttulo de la deuda
sin la nota de pago.
El articulo se refiere al derecho que tiene el deudor al momento de
pagar la deuda contrada.
Artculo 120: La persona que al recibir una cuenta paga o da un
finiquito, no pierde el derecho de solicitar la rectificacin de los errores de
clculos, comisiones comprobadas, partidas duplicadas u otros vicios
semejantes determinados, que aqulla contenga; pero no puede exigir una
nueva rendicin de cuentas.
15
El articulo se refiere al derecho que tienen las personas que pagan una
cuenta, por cuestiones de rectificacin de clculos u otras circunstancias.
Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados (2000)
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A)
constituyen reglas fundamentales para la presentacin de los estados
financieros, ya que se consideran que son los objetivos mas importantes de
la informacin financiera, con los que toda empresa debe contar.
Entre los principios de contabilidad generalmente aceptados se
mencionan:
a) El principio de igualdad: consiste en el que el sistema del control
interno debe velar porque las actividades de la organizacin estn
orientadas efectivamente hacia el inters general, sin otorgar
privilegios a grupos especiales.
b) Principios de moralidad: todas las operaciones se deben realizar no
solo acatando las normas aplicables a la organizacin, sino los
principios ticos y morales que rige la sociedad.
c) Principios de eficiencia: vela porque, en igualdad de condiciones de
calidad y oportunidad, la provisin de bienes y/o servicios se haga al
mnimo costo con la mxima eficiencia y uso de los recursos
disponibles.
d) Principios de economa: vigila que la asignacin de los recursos sea la
ms adecuada, en funcin de los objetivos y las metas de las
organizaciones.
e) Principios de celeridad: consiste en que uno de los principales
aspectos sujetos al control interno debe ser la capacidad de
respuestas oportunas, por parte de la organizacin a las necesidades
que ataen a su mbito de competencia.
f) Principio de imparcialidad: consiste en obtener la mayor transparencia
en las actuaciones de la organizacin, de tal manera que nadie pueda
16
17
Variable
Proceso
administrativo
de
facturacin
Debilidades y
fortalezas en
el
proceso
administrativo
3.Analizar
los Proceso
procesos
administrativo
administrativos
realizados en el rea
de facturacin para
presentar lineamientos
que
permitan
mejorarlos.
Definicin
Indicadores
Elaboracin de los Ejecucin
del
documentos
que proceso
registran
las
operaciones
de
cobro de la empresa Relacin diaria
de facturas.
Fallas detectadas en Norma
el
proceso
de
facturacin
Registro
cometidas en el contables
departamento
de
ventas y fortalezas Proceso manual
que
se
deben
optimizar para un
mejor desarrollo del
proceso
Pasos que se llevan Correlativo
de
a cabo para el facturas
control, direccin y
planificacin de una Pedidos
tarea.
Notas de debito
y crdito
18
actividad
concreta,
procedimientos,
funcin
del
todo
el
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CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin
La presente investigacin fue del tipo descriptiva. Con respecto a esto,
Mndez (2007) seal que la investigacin descriptiva:
Se identifican las caractersticas del universo de investigacin,
sealando formas de conducta y actitudes del universo
investigativo, establece comportamientos concretos, descubre y
comprueba la asociacin entre variables de investigacin, de
acuerdo con los objetivos planteados al investigador, seala el tipo
de descripcin que se propone realizar. (p.170)
De acuerdo con lo expuesto el tipo de investigacin fue descriptiva, ya
que conforme se fue indagando el tema, se especificaron las caractersticas
del proceso de inspeccin de mercancas en la empresa FI.
Diseo de Investigacin
Analizadas las caractersticas del estudio y por efectuarse en las
instalaciones de la empresa, se determin que el mismo estuvo enmarcado
en un diseo de campo.
Sabino (2002), conceptualiz la investigacin de campo como
aquella donde se recogen los datos en forma directa de la realidad,
mediante el trabajo concreto del investigador, estos datos son llamados
primarios, ya que son de primera mano, originales producto de la
investigacin en
Poblacin y Muestra
La poblacin estuvo conformada por los empleados que laboran en el
Departamento de Facturacin de la empresa FI, C.A. este respecto, Chvez
(2004), defini poblacin como:
El universo de la investigacin, sobre le cual se pretende
generalizar los resultados. Est constituida por caractersticas o
estratos que le permiten distinguir los sujetos, unos de otros. Esas
caractersticas de la poblacin se deben delimitar con la finalidad
de establecer los parmetros mustrales. (p. 162)
Para el presente trabajo la poblacin estuvo conformada por ocho (8)
empleados que estaban involucrados con el proceso de administracin de
facturas. Por ser la poblacin reducida en nmero, no existi necesidad de
seleccionar una muestra.
Sampieri (2005), caracteriz la muestra como el conjunto de
operaciones que se realizan para la distribucin de determinados caracteres
en la totalidad de una poblacin, universo o colectivo, partiendo la
observacin de una fraccin de la poblacin considerada (p. 114). Por ser la
poblacin reducida en nmero, no fue necesario seleccionar una muestra,
tomndose a la poblacin en su totalidad, para el desarrollo de la
investigacin.
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
La tcnica de recoleccin de datos a utilizar en la presente
investigacin fue la encuesta.
21
comportamiento
de
conjuntos
de
nmeros
de
23
CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
Cuadro 3
Ejecucin del Proceso
S
%
No
%
04
50
04
50
Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los
trabajadores del rea de facturacin. Lpez, Ramrez, Pinto (2013).
24
Cuadro 4
Procesos Administrativos.
S
%
No
%
02
22
07
78
Fuente: Clculo basado en las respuestas del Cuestionario aplicado a los
trabajadores del rea de facturacin de la empresa FI,. Lpez, Ramrez,
Pinto (2013).
actual de administracin
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Cuadro 5
Aplicacin de Norma
S
04
%
50
No
04
%
50
26
27
Correlativo de Facturas
S
04
%
50
No
04
%
50
S
04
%
50
No
04
%
50
EMBED
Excel.Chart.8
29
\s
%
50
No
04
%
50
30
31
el
El facturador de esta rea recibe de parte del rea de Compras los costos
de los repuestos utilizados para la reparacin de los vehculos.
33
35
36
CONCLUSIONES
De acuerdo a los resultados obtenidos mediante la aplicacin de la
encuesta, luego de haber analizado e interpretado los mismos, se derivaron
las siguientes conclusiones:
-
37
RECOMENDACIONES
De acuerdo a las conclusiones anteriores sustentadas en los resultados
obtenidos de la aplicacin del instrumento, se hace necesario formular las
recomendaciones siguientes:
-
38
REFERENCIAS
38