GUA DE ESTUDIO EXAMEN Y APRENDIZAJE

Objetivos:
1- Conocer las funciones que realiza el departamento de compras
2- Identificar las obligaciones del chef ejecutivo y del gerente de alimentos y bebidas
LAS COMPRAS
El proceso de compras es vital para la economa de los hoteles, restaurantes y casinos y principalmente para
el departamento de alimentos y bebidas, ya que las adquisiciones errneas afectan directamente los costos y,
por ende, las utilidades de la empresa.
Es de suma importancia contar con un departamento de compras debidamente preparado, es decir, que el
personal conozca las tcnicas y mtodos modernos de compra y se haga responsable de ver que sean
utilizados, as como retroalimentados constantemente, ya que la eficiencia de la funcin de compras es
determinante en las utilidades de las compaas.
Es obligacin del comprador reducir el costo de las adquisiciones, para lo cual deber estar al da en el
conocimiento de nuevos productos, proveedores, mercadotecnia y dems funciones relacionadas. Esto
repercutir en algo ms que un simple ahorro de dinero, ya que adems mantendr el prestigio de la empresa
debido ala confianza por parte de los clientes y huspedes en sus productos.
Cuando el ejecutivo de compras logra reducir $1 en el costo de algn producto, produce una utilidad directa
de $1, en cambio es necesario aumentar las ventas en $14 para lograr la misma utilidad. Esto demuestra la
importancia que se le debe reconocer a este departamento dentro de la organizacin de cualquier hotel o
compaa restaurantera
Objetivos

Surtir oportunamente los almacenes de alimentos y bebidas.

Comprar a los precios ms bajos sin menoscabo de su calidad, los mejores productos en el mercado.
Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin obstruir las necesidades de produccin.
Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoriamente las mercancas y mantener buenas
relaciones con ellos.
Crear e introducir mejores sistemas y procedimientos de controles adecuados de compras.
Mantener una inmejorable comunicacin con el departamento de control y costos de alimentos y bebidas
para estar al tanto de los resultados diarios de costos.
Disponer de personal capacitado y especializado y crear sistemas de capacitacin para el actual.

Caractersticas del encargado de compras

Tener experiencia y capacidad en compras

Honesto y confiable
Inteligente y con buen juicio a la vez que flexible
Dominar el arte de la comunicacin
Conocimientos profundos de alimentos y bebidas
Firmeza en su criterio, pero a la vez abierto a los cambios.
Conocimiento de costos, administracin y manejo de personal.

Funciones generales

Reporta al contralor general e informa al gerente de alimentos y bebidas, al contralor de costos de

alimentos y bebidas y la chef ejecutivo.
Informa a los anteriores de los nuevos proveedores y sus productos.
Visita fabricas y centros de abasto para conocer y estar al tanto de innovaciones, precios, ofertas, etc., y
adems ayuda alas buenas relaciones.
Observa las polticas dictadas para su departamento, as como sugiere o aporta ideas para nuevas
polticas.
Es responsable de las buenas relaciones nter departamentales dentro del hotel o restaurante.

Funciones especificas

Es responsable de las compras de alimentos y bebidas.

Mantener los almacenes surtidos y con inventarios justos, o sea, a su nivel mas bajo de inversin, ya que
el exceso de mercanca almacenada significa dinero inactivo que no produce.
Programa compras al mayoreo para obtener mejores precios, evitando compras momentneas o
parciales.
Es responsable de la seleccin de proveedores y tener al da su directorio.
Deber observar que las compras que se efecten se apeguen a las especificaciones estndar de compra.
Avisara a las personas correspondientes de cualquier cambio en los precios de los productos o
restricciones de los mismos.
Elaborara programas de desarrollo de nuevas tcnicas que incluyan mtodos para mejorar las compras.
Es responsable de seleccionar al nuevo personal para el departamento, as como de la enseanza de los
sistemas y polticas de la empresa.
Elaborara o supervisara las rdenes de compra, en cuanto a especificaciones, cantidades, precios,
condiciones de entregas y autorizaciones, con el fin de evitar confusiones o errores.

Centralizacin de las compras

La centralizacin aplicada a las compras dentro de los hoteles y restaurantes es importante para una unidad
de trabajo coherente, es decir, se concentrara la autoridad en una persona o departamento para que sea
responsable del proceso de alimentos y bebidas.
Ventajas de la centralizacin de compras

El comprador podr adquirir un conjunto de productos de un solo proveedor, determinando un mayor

volumen de compras, lo cual redundara en mejores precios y en condiciones ms favorables para la
empresa.
Evita que el proveedor tenga que visitar o tratar a varias personas para una posible compra.
Ayuda a que el comprador se especialice ms.
Permite llevar a cabo procedimientos uniformes y tener un mejor control de ellos.
Simplifica los procedimientos y evita el papeleo.
Evita perdida de tiempo a las personas que, en un momento dado, pudieran intervenir en alguna compra
no siendo su responsabilidad o sin tener los conocimientos para tal funcin.
Los problemas son aclarados en una sola entrevista y por un solo comprador.
Evita la diversidad de opiniones, puntos de vista, criterios y toma de decisiones en la compra de los
productos.

Sin embargo, en algunos hoteles, cuya operacin es a menor escala, la responsabilidad de las compras se
refiere a varias personas, por ejemplo:
- El gerente de alimentos y bebidas podra encargarse de la adquisicin de bebidas y abarrotes.

- El chef ejecutivo seria el responsable de la compra de frutas, verduras, carnes y otros productos de uso
inmediato.
- El bodeguero, en un momento dado, podra efectuar las mismas actividades de compra que el chef ejecutivo.
Esta forma de operar el proceso de compras entra dentro del sistema de compras llamado descentralizacin
de compras, el cual tambin ofrece ventajas positivas, que para algunos hoteles serian beneficiosas.
Polticas de compra

Las polticas que se deben observar en el departamento de compras son las actitudes que regirn o
directrices a seguir para poder lograr el objetivo planeado.
Toda empresa debela establecer sus polticas, tanto para ella como para cada uno de sus departamentos,
a fin de que constituyan elementos de direccin, tanto para los jefes como para los empleados de menor
jerarqua, dando como resultado mayor fluidez en sus operaciones.
La determinacin de las polticas se lleva a cabo en los altos niveles de la direccin de cada hotel o
restaurante, y sern particulares. En el caso de cadenas, estas sern generales para todos los hoteles o
restaurantes y sern establecidas por los altos ejecutivos corporativos.
Para poder establecer las polticas de compra, se tomaran en cuenta las sugerencias de los ejecutivos del
departamento, a fin de que sean operables, congruentes y especializadas. Dando el visto bueno o
aprobacin los altos jefes de la corporacin o del hotel, en su caso.
Las polticas estarn sujetas a cambios, modificaciones y cancelaciones, pues debern mantenerse al da;
de otra manera, con el tiempo resultaran obsoletas.
Para una mayor comprensin de lo anterior, a continuacin se detallan algunos ejemplos generales de
polticas, pero por ningn motivo debern tomarse como definitivas, ya que nicamente las empresas
podrn definirlas de acuerdo con sus necesidades.

Respecto a proveedores
1) Visitar peridicamente las fbricas de los proveedores para estar al da en cuanto a productos nuevos,
ofertas y planes de venta especiales e informar de ello a los departamentos correspondientes.
2) Efectuar compras solamente a proveedores altamente reconocidos por su seriedad y responsabilidad, por
la calidad de sus productos y por convenios favorables.
3) Las relaciones con sus proveedores sern puramente comerciales.
4) No se aceptaran obsequios o regalos, salvo que estn autorizados por los altos funcionarios de la
empresa.
5) Se podrn efectuar compras forneas, siempre y cuando as convenga por su mejor precio y calidad, aun
incluyendo fletes y llamadas telefnicas.
6) Visitar peridicamente las fbricas de los proveedores para estar al da en cuanto a productos nuevos,
ofertas y planes de venta especiales e informar de ello a los departamentos correspondientes.
7) Para todas las compras de productos perecederos se tendr que tomar como base las especificaciones
estndar de compra.
Respecto a pagos
1) Toda factura deber estar sellada y firmada por el bodeguero, quien adjuntara la orden de compra
respectiva.
2) Las facturas se recibirn a revisin para su pago posterior.
3) En caso de facturas de pago inmediato, estas debern estar autorizadas por el gerente de compras.
Respecto a almacenes y otros departamentos
a) Las requisiciones, con los productos debidamente especificados, debern estar autorizadas por el gerente
de alimentos y bebidas.
b) Las ordenes de compra de urgencia sern atendidas, pero sin fomentarlas.
c) El comprador deber revisar las mercancas recibidas a fin de comprobar que estn de acuerdo con lo
ordenado.

d) En caso de cambios de precios, calidades o cancelaciones de productos, se avisara de inmediato a las

personas involucradas en el manejo de las mercancas, as como a su jefe inmediato superior.
Especificaciones para compras estndar
a) Objetivo:
Lograr uniformidad en las compras por medio de una descripcin concisa de factores de calidad, tamao,
peso y cantidad deseados en artculos o mercancas necesarios para la produccin de alimentos.
b) Como determinarlos:
Los factores que se especifiquen, debern ser descritos con suficiente claridad y detalle a fin de guiar
apropiadamente a todas las personas que tengan necesidad de su uso.
c)

Personas que debern conocer las especificaciones estndar:

1. El gerente de compras o compradores: Para que al cotizar y comprar tengan bases bien definidas de los
productos.
2. El gerente de alimentos y bebidas: Para que cuando efecte supervisiones directas en bodegas y
cocinas, compruebe si los productos estn dentro de las calidades y porciones adecuadas.
3. El chef ejecutivo: Para que su preparacin, elaboracin y produccin siempre sea uniforme y consistente.
4. El contralor de alimentos y bebidas: Quien al efectuar las revisiones fsicas en los almacenes,
comprobara que las mercancas tengan calidad, porcin, cantidad y presentacin determinadas en las
especificaciones.
5. El bodeguero o recepcionista: Quien no tendr dificultad alguna para aceptar o rechazar los productos, si
estos no cumplen con lo especificado.
6. El proveedor: Que sabr exactamente lo que va a surtir, pues tendr las caractersticas deseadas de las
mercancas.
d)

Quienes intervienen en la determinacin de las especificaciones de compras estndar

1. El chef ejecutivo: Determinara sus necesidades especficas de cada uno de los productos que intervienen
en la preparacin de los platos, segn las recetas estndar.
2. El contralor de alimentos y bebidas: Es la persona encargada de costear los productos y con base en
tales costos sugerir aumentos, disminuciones o posibles cambios en su especificacin.
3. El gerente de compras: Con base en sus conocimientos de las mercancas, proveedores y centros de
abasto, podr sugerir la aceptacin, rechazo o cambio de los productos, en un momento dado, cuyos precios
sean demasiado altos o que sean difciles de adquirir.
4. El gerente de alimentos y bebidas: Como jefe del rea y experto, ser quien autorice o modifique, en su
caso, lo sugerido por el chef, el contralor de alimentos y bebidas y el gerente de compras.
e)

Modificaciones en las especificaciones de compras estndar

1. Las especificaciones de compras estndar, debern estar al da, es decir, actualizadas, pues al momento
de algn cambio en el men o carta, se tendr que determinar las caractersticas de los nuevos productos,
cancelando las obsoletas, lo cual deber ser notificado a las personas indicadas.