La palabra administracin proviene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y

minister (subordinacin, obediencia, al servicio de), y significa aquel que ejecuta

una funcin bajo el mando de otro.
La administracin de una empresa es la ciencia social y tcnica relacionada con la
planificacin, organizacin, direccin y control de la misma, mediante la
optimizacin de recursos financieros, tecnolgicos y humanos.
Planificar:
Es el proceso que comienza con la visin que tiene la persona que dirige a una
organizacin para fijar objetivos, estrategias y polticas organizacionales. En la
actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, polticos,
climticos, econmicos, tecnolgicos, generan un entorno turbulento donde la
planificacin se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las
organizaciones a revisar y redefinir sus planes de forma sistemtica y permanente.
Organizar:
Responder a la pregunta Quin va a realizar la tarea? implica desarrollar el
esquema organizativo definiendo responsabilidades y obligaciones; Cmo se va
a realizar la tarea? Cundo se va a realizar? Estableciendo la forma y el modo en
que se deben realizar las tareas; en definitiva, organizar es coordinar y sincronizar.
Dirigir:
Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del liderazgo sobre
los individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma
de decisiones usando modelos lgicos y tambin intuitivos sobre las mismas.
Controlar:
Consiste en medir el desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos
y metas establecidos. Se detectan los errores y se toman las medidas necesarias
para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel
operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de control de
gestin.

Peter Drucker, abogado y tratadista austraco, considerado el filsofo ms

destacado del management en el siglo XX, estableca siete principios
fundamentales para que la administracin de una empresa sea eficiente: 1)
Administrar es tratar con seres humanos; 2) Cultura de administracin; 3)
Objetivos y compromiso; 4) Capacitacin; 5) Comunicacin, 6) Evaluacin y 7)
Resultados.
Por lo tanto, para desarrollar la correcta administracin en una clnica dental es
necesario planificar en igualdad de condiciones la parte clnica de la profesin
odontolgica y la gestin empresarial de la clnica dental.
Dicho de otra manera, la administracin de la clnica dental se basa en gestionar
no solo la propia clnica, sino tambin en la buena gestin de las empresas
proveedoras de bienes y servicios laboratorios, material sanitario, etc.
necesarios para el mantenimiento o restablecimiento en la salud bucodental de los
pacientes.
Las clnicas dentales ms prsperas y que prefieren los pacientes son aquellas en
las que el personal de las mismas se preocupa por los pacientes, comprende la
situacin econmica de cada uno de ellos y les ofrece planes dentales atractivos,
todo ello sin dejar de ofrecer servicios de calidad.
Direccin
Tal y como indicaba Peter Drucker en su libro El ejecutivo efectivo (1967), la
obligacin del director de una empresa, sea de la ndole que sea, ha de ser
eficiente, pero esa efectividad puede aprenderse, considerando que la efectividad
es un conjunto de hbitos, es decir, una suma de acciones repetidas que terminan
interiorizndose en la forma de ser del ejecutivo.
Para Drucker hay cinco prcticas y hbitos que deben ser aprendidos para llegar a
ser un ejecutivo eficaz:
1. Todo ejecutivo eficiente controla su tiempo.
2. Todo ejecutivo eficaz dirige sus esfuerzos hacia resultados predeterminados.
3. El ejecutivo eficiente construye con fuerzas: las propias y las de sus superiores,
colegas y subordinados y las de las circunstancias.
4 prioridades.
5. El ejecutivo eficiente toma efectivas decisiones, sabe que tiene que aplicar un
sistema para ello.. El ejecutivo eficaz enfoca unas pocas reas mayores, por lo
tanto, establece
La direccin de una clnica dental debe recaer en una persona con capacitacin de
lder, organizacin y seguridad, capaz de guiar a su equipo hacia una misma meta.
El profesional que gestione el departamento de direccin, desarrollar su labor en

las reas funcionales de administracin tales como marketing, finanzas y costos,

logstica, gestin de recursos humanos, gestin de la calidad, etc.
Ser el responsable de direccin quien, desde el punto de vista administrativo de
la clnica dental, desarrollar un anlisis de los datos objetivos, pudiendo as
generar toma de decisiones correctas. Estos objetivos deben ser en todo momento
posibles de conseguir, con un presupuesto asignado, y conocidos por todo el
equipo de trabajo.
Hay que trabajar con un plan de objetivos de calidad y proporcin en cuanto al
crecimiento, desarrollo y posicionamiento en el mercado. Es imprescindible
desarrollar la planificacin, ejecucin y control de actividades en cada una de las
reas de la clnica dental.
Recursos Humanos

Para poder administrar adecuadamente los recursos

humanos de una clnica dental, se tienen que definir los tipos de trabajadores que
intervienen, as como las caractersticas de su labor, las expectativas personales,
las responsabilidades y su papel dentro de la organizacin.
El equipo de trabajo de una clnica dental debe estar formado por el personal
necesario para definir la estructura empresarial adecuada, con las tareas definidas
para cada uno de los puestos de trabajo.
No podemos imaginarnos una clnica dental trabajando con eficiencia y eficacia,
en la cual la gente reciba buena atencin y que no cuente con el personal
asistente necesario en nmero y con la debida preparacin. Por ello, es esencial
capacitar a todo el personal mediante la formacin necesaria para crecer y
desarrollarse al respecto de los posibles cambios que puedan producirse en las
necesidades y las oportunidades de mejora de la clnica dental.

Por esta razn hay que organizar la gestin de la clnica dental en base a la
comunicacin y a la responsabilidad individual. Cada miembro del equipo tiene
que saber cul es su propsito a alcanzar, qu se necesita de los dems
miembros, as como qu se espera de cada uno de ellos.
Personal de atencin directa al paciente
Aqu agrupamos aquellos profesionales que brindan la atencin directa a los
pacientes y que son los responsables en mayor proporcin de la satisfaccin del
mismo, tomando en cuenta que son los que dan la cara al paciente y, por lo tanto,
tienen que dar un trato amable y esmerado pues es lo que en realidad percibe el
paciente: odontlogos generales, odontlogos especialistas, recepcionistas.
Personal de apoyo en la atencin
Este grupo lo forman todos aquellos que brindan ayuda a aquellos que tienen trato
directo con los pacientes, normalmente trabajan directamente con los
responsables de brindar el servicio al paciente y bajo sus rdenes, lo que supone
que su responsabilidad es directa con el responsable del servicio: auxiliar de
gabinete, auxiliar de ventas.
Personal de la organizacin
Son aquellos cuyo papel dentro de la clnica dental es planificar el desarrollo de la
institucin en su conjunto, brindar el soporte al funcionamiento de la organizacin
y mantener la operatividad de la organizacin. Su responsabilidad est orientada
con la organizacin y no directamente con los pacientes, son los encargados de
transmitir al resto de la organizacin la visin global de la empresa: propietario,
director de clnica o gerente, recepcionista administrativa.
Todo ello har que el conjunto pueda ofrecer una diferenciacin en la calidad del
servicio. Los pacientes siempre preferirn ser atendidos en consultorios en donde
reciban calidez en el trato y no en otros lugares en donde sean recibidos y
despedidos con indiferencia.
Administracin
Cada decisin administrativa supone una decisin al respecto de la asignacin de
recursos, lo cual est asociado no slo a las ganancias, sino tambin a la prdida
de beneficios. Esto ltimo se conoce como costo de oportunidad de la decisin.
La evaluacin econmica representa una valiosa herramienta que nos ayuda a
tomar decisiones sobre cmo utilizar los recursos disponibles entre diferentes
opciones alternativas. Existen diferentes tipos de evaluacin econmica. Entre los
mtodos ms conocidos destacan el anlisis de costos, el anlisis costoefectividad, el anlisis costo-utilidad y el anlisis costo-beneficio. El responsable

de administrar la clnica dental tiene que estar capacitado para distribuir, organizar
y controlar en todo momento el rendimiento de la clnica.
Entre las tareas a realizar por el responsable de administracin de la clnica dental
se encuentran la gestin de comprar y efectuar pagos a proveedores, tener al da
tanto la facturacin de compras como la de ventas, mantener y custodiar los
archivos correspondientes a extractos bancarios, nminas y seguros sociales,
facturacin, impuestos, balances mensuales, cuentas anuales y cuentas de
explotacin.
Una herramienta esencial hoy en da para una correcta administracin y gestin
de la clnica dental es realizar una cuenta de explotacin.
La cuenta de explotacin
La cuenta de explotacin es una representacin dinmica de la realidad de la
empresa que recoge el proceso por el que se ha formado el resultado del negocio
a lo largo del periodo de referencia: mensual, acumulado trimestral, acumulado
semestral y acumulado anual.
En la cuenta de explotacin quedan reflejados ordenadamente el conjunto de los
ingresos y los gastos generados por la actividad propia de la empresa (por eso se
denomina de explotacin) y de esta forma se evidencia la manera en que se ha
llegado a obtener una ganancia o una prdida a lo largo de un ejercicio econmico
o de otro periodo cualquiera escogido. A travs de ella nos serviremos para
analizar, estudiar y corregir el grado de crecimiento empresarial que debe tener
nuestra clnica dental.
Una cuenta de explotacin desarrollada para la correcta administracin de una
clnica dental se divide en seis reas, una de ingresos y cinco de gastos: costes de
ventas, costes de personal, costes de estructura, costes comerciales y costes
financieros.
Es esencial que analicemos detalladamente el porcentaje de gastos de cada una
de estas reas con el total de ingresos mensuales, para corregir las posibles
desviaciones del gasto en las reas que hayan excedido ese porcentaje,
incrementar las reas que as lo necesiten, con el fin de conseguir un crecimiento
empresarial sostenible, la consecucin de los objetivos planificados, todo ello
dentro de los mrgenes de B.A.I. establecidos por el mercado del sector dental, y
en particular de las clnicas dentales.
Una correcta aplicacin de todas estas pautas de trabajo har que consigamos
una mejor gestin y administracin de nuestra clnica dental.
VP20 Consultores es miembro del Club Excelencia en Gestin y del Club de
Evaluadores Acreditados de la EFQM. Adems es la empresa lder en Espaa en
consultora y marketing dental. Con 20 aos de experiencia en el sector y,

habiendo trabajado en ms de 2.000 clnicas privadas con resultados ms que

satisfactorios, es sinnimo de xito en la implantacin de herramientas de gestin
eficientes entre sus clientes. De todas las tcnicas utilizadas, cabe destacar el
Coaching Dental. sta es una herramienta que lleva siendo utilizada en empresas
de todos los mbitos de EE.UU. desde hace ms de 30 aos. El Coaching ofrece
una amplia visin de direccin y gestin de la clnica a los responsables de la
misma, haciendo que sus aptitudes mejoren y esto se traduzca en un aumento de
la cartera de pacientes y de los beneficios de la clnica. Para ms
informacin:www.vp20.com
Marcial Hernndez Bustamante

Coach
Certificado
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Bureau
Veritas
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Nivel
National
Excellence
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Experto
en
Coaching
Dental,
Gestin
y
Marketing
Director General VP20 Consultores.

Platino.
EFQM.
Dental.