Diplomatica Archivistica

Universidad Carlos III de Madrid
Facultad de Humanidades, Comunicacin y Documentacin

Departamento de Biblioteconoma y Documentacin
TESIS DOCTORAL
La Diplomtica como herramienta para la
valoracin documental. Aplicacin a los
documentos generados en Sesin
Parlamentaria
Autora
ngela Beatriz Cezimbra
Directora
Prof. Dra. Pilar Azcrate Aguilar-Amat
Getafe, 17 de marzo de 2014
TESIS DOCTORAL
La Diplomtica como herramienta para la
valoracin documental. Aplicacin en los
documentos generados en Sesin
Parlamentaria
Autora: ngela Beatriz Cezimbra
Directora: Prof. Dra. Pilar Azcrate Aguilar-Amat
Firma del Tribunal Calificador:

Presidente: Prof. Dr. Jos Antonio Moreiro Gonzlez
Vocal: Prof. Dr. Carlos Blaya Prez
Secretario: Prof. Dra. Cristina Jular Prez-Alfaro
Calificacin:
Getafe, 17 de marzo de 2014
A Marcia Brando Marangoni y a Pilar Azcrate Aguilar-Amat.
Agradecimientos
Al finalizar un trabajo de la envergadura de una tesis doctoral, es cuando
apreciamos la importancia de los recursos humanos, tecnolgicos, logsticos,
materiales, etc., implicados en tal cometido. Sin duda, lo ms importante de
todo es contar con la ayuda de las personas. Y, afortunadamente, hemos
encontrado un gran nmero de ellas, que, sin conocernos previamente, amable,
gentil y desinteresadamente, se han puesto a nuestra disposicin para
solucionar problemas de muy variadas caractersticas.
En representacin de estas personas que han cruzado nuestro camino para
colaborar en el desarrollo de esta investigacin, nos gustara agradecer: al
taqugrafo y profesor, Paulo Xavier, director de la empresa TAQUIBRS Registros Taquigrficos, cuyas aclaraciones en los temas referentes a
taquigrafa nos han sido de gran vala; al Doctor Rodrigo Rabello, de la
Universidade Estadual Paulista (UNESP), por la generosidad con que envi y

ayud a localizar publicaciones que nos estaban siendo difciles de conseguir; y
a Fabricio Veloso Costa, funcionario de la Cmara Legislativa do Distrito Federal
de Brasil por su paciencia y minuciosidad en enviar informacin acerca de los
documentos generados en el registro de las Sesiones Plenarias de la CLDF.
Comprobar la aplicacin del modelo de valoracin documental propuesto en
esta tesis sin el apoyo logstico del equipo humano del Archivo de la Cmara
Legislativa do Distrito Federal, habra sido imposible. Por ello, nuestra profunda
gratitud a las compaeras y amigas Espedita Melo, Mara Mnica e Silva y
Marisa Silva.
Nuestro reconocimiento y gratitud al Profesor, Doctor, Antonio Hernndez
Prez, Director del Mster en Investigacin en Documentacin y del Doctorado
en Documentacin Archivos y Bibliotecas en el Entorno Digital, por el empeo
que puso para que pudiramos concluir nuestra Tesis. Sin sus prontas y
eficaces gestiones (y palabras de nimo), no habramos logrado el objetivo.
A la Profesora, Doctora, y amiga, Mara Jess Colmenero Ruiz agradecemos su

dedicacin y horas quitadas a su familia para ayudarnos a hacer posible la
versin final de este trabajo. Gracias MJ!
Por ltimo, y ante todo, con el corazn encogido, queremos registrar nuestro
reconocimiento al rigor, esfuerzo y generosidad de la Profesora, Doctora, Pilar
Azcrate Aguilar-Amat, Directora de esta Tesis. Pocos das antes de su
fallecimiento, an sacaba fuerzas para hacer lcidas revisiones de esta Tesis. A
ella, nuestro ms sincero y cordial agradecimiento y a sus familiares el deseo de
que puedan encontrar serenidad y consuelo para afrontar su prdida.
Resumen
La aplicacin de principios, mtodos y modelos de la Diplomtica es una
herramienta vlida en la valoracin documental. El anlisis de la estructura
formal de los documentos archivsticos, que es objeto de la Diplomtica,
propicia la comprensin de los mismos, permitiendo estudiar las estructuras
administrativas, los procesos burocrticos y aquellos propios de la creacin del
documento. Adems, facilita vislumbrar en la teora y en la prctica, la razn de
la creacin y preservacin del documento, quien es su autor y cul es su
trmite. As mismo, permite establecer la vinculacin y la correlacin entre el
documento y la accin documentada.
En esta investigacin se plantea una nueva visin metodolgica aplicada a la
valoracin documental, creando un modelo fuertemente anclado en la
Diplomtica. En el modelo de valoracin propuesto, se incorpora el anlisis
documental (diplomtico y tipolgico) como etapa preparatoria y previa para la
identificacin y valoracin de las series.
El anlisis documental provee
elementos objetivos, tcnicos y fiables que permiten identificar y dictaminar

sobre la disposicin de series documentales. Ambas fases (anlisis documental
e identificacin) son preliminares a la fase de valoracin propiamente dicha,
pero las tres son complementarias y estn interrelacionadas entre s.
Aplicar el modelo propuesto a los documentos producidos en el registro de
Sesiones Plenarias de la Cmara Legislativa do Distrito Federal de Brasil,
permiti verificar su eficacia. Entre otras conclusiones, se ha podido demostrar
que la Grabacin en Audio de Sesin Plenaria es un documento archivstico
original y que el Acta Circunstanciada, antes de su publicacin en el Boletn
Oficial, es un borrador. Por lo tanto, la propuesta de disposicin de estas series
a ser elevada a la Comisin de Valoracin debe ser:
Conservacin permanente de la Serie Documental Grabaciones en Audio de

Sesiones
Plenarias
eliminacin
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias.
de
la
Serie
Documental
Actas
Abstract
The application of principles, methods and models of the Diplomatic is a valid
tool in the document appraisal. The analysis of the formal structure of the
archival documents, which is the purpose of the Diplomatic, favors the
understanding (comprehension) of them, allowing to study the administrative
structures, the bureaucratic processes and those specific to the document
creation. Furthermore, it offers a glimpse, in theory and in practice, of the
reason of the document creation and preservation, of who the author is and
which its procedure is. It permits, likewise, to identify the linkage and the
correlation between the document and the documented action.
This research considers a new methodology applied to the document appraisal,
creating a model strongly anchored in Diplomatic discipline. In the appraisal
model proposed is incorporated the document analysis (under a diplomat and
typological approach), as preparatory and previous stage, for the identification
and appraisal of the documentary series. The document analyses provide
objective, technical and reliable evidences identifying the documentary series
and delivering criteria on their disposal. Both phases (document analysis and
identification) are previous to the proper appraisal phase, but the three are
complementary and interact with each other.
The application of the model proposed to the documents generated in the
recording of Plenary Sessions held in the Cmara Legislativa do Distrito Federal
of Brazil, has permit to verify its effectiveness. It has been demonstrated,
between other inferences, that the Audio Records of Plenary Sessions is a source
document and that the Circumstantial Proceedings, before their publication in
the Official Bulletin, are drafts. Therefore, the proposal for these documentary
series disposal, to be raised to the Appraisal Commission, must be:
Permanent conservation of the documentary series Audio Records of Plenary

Sessions.
Removal of the documentary series Circumstantial Proceedings.
Resumo
A aplicao de princpios, mtodos e modelos da Diplomtica um instrumento
vlido na avaliao documental. A anlise da estrutura formal dos documentos
arquivsticos, que objeto da Diplomtica, favorece a compreenso dos
mesmos, permitindo estudar as estruturas administrativas, os processos
burocrticos e aqueles prprios da criao do documento. Ademais, facilita
comprovar, na teoria e na prtica, a razo da criao e preservao do
documento, quem seu autor e qual seu trmite. Assim mesmo, permite
identificar a vinculao e correlao entre documento e ao documentada.
Nesta investigao pretende-se uma nova viso metodolgica aplicada a
avaliao documental, criando um modelo fortemente atrelado a Diplomtica.
No modelo de avaliao proposto, incorpora-se a anlise documental
(diplomtica e tipolgica) como etapa preparatria e prvia para a identificao
das sries documentais. A anlise documental fornece elementos objetivos,
tcnicos e confiveis que permitem identificar e decidir sobre a destinao (ou
disposio) de sries documentais. Ambas (anlise documental e identificao)
so preliminares fase da avaliao propriamente dita, mas as trs so
complementares e esto inter-relacionadas entre si.
Aplicar o modelo proposto aos documentos produzidos no registro de Sesses
Plenrias da Cmara Legislativa do Distrito Federal permitiu verificar sua
eficcia. Entre outras concluses, demonstrou-se que a Gravao em udio de
Sesso Plenria um documento arquivstico original e que as Atas
Circunstanciadas, antes da publicao no Dirio Oficial, so minutas. Por tanto,
a proposta de destinao a ser encaminhada Comisso de Avaliao deve ser:
Conservao permanente da Srie Documental Gravaes em udio das

Sesses Plenrias.
Eliminao da Srie Documental Atas Circunstanciadas de Sesses Plenrias.
ndice
INTRODUCCIN ................................................................................ 21
I.- OBJETIVOS ...................................................................................... 23
II.- JUSTIFICACIN ................................................................................ 23
III.- HIPTESIS .................................................................................... 26
IV.- METODOLOGA ................................................................................ 26
V.- FUENTES ........................................................................................ 28
VI.- ESTRUCTURACIN ............................................................................ 29
PARTE I.- LA DIPLOMTICA: NUEVAS PERSPECTIVAS DE USO ........... 31
1.1.- LA DIPLOMTICA:
DEL ANLISIS DE DOCUMENTOS MEDIEVALES AL TRATAMIENTO

DE DOCUMENTOS CONTEMPORNEOS ........................................................... 31
1.2.- LA DIPLOMTICA Y LA ARCHIVSTICA: DISCIPLINAS IMBRICADAS .................. 36

1.3.- N UEVAS PERSPECTIVAS DE UTILIZACIN DE LA DIPLOMTICA ...................... 38
1.3.1.- APLICACIN
DE LA DIPLOMTICA A TODO TIPO DE DOCUMENTOS,

INFORMACIONES O DATOS ...........................................................................38
1.3.2.-DEL DOCUMENTO MEDIEVAL AL ELECTRNICO .........................................47

1.4.- CASOS
PRCTICOS DEL USO DE LA
DIPLOMTICA
EN EL TRATAMIENTO DE
DOCUMENTOS E INFORMACIONES CONTEMPORNEOS ........................................ 52
1.4.1.- CASOS RELACIONADOS CON ANLISIS DIPLOMTICO DE DOCUMENTOS Y

DATOS ...................................................................................................52
1.4.1.1.-ANLISIS DIPLOMTICO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ................53
1.4.1.2.-ANLISIS DIPLOMTICO DE DOCUMENTOS TCNICOS ...........................55
1.4.1.3.- ANLISIS DIPLOMTICO DE DATOS CIENTFICOS................................56
1.4.1.4.-ANLISIS DIPLOMTICO DE DOCUMENTOS AUDIOVISUALES....................57
1.4.2.-CASOS RELACIONADOS CON LA VALORACIN DOCUMENTAL..........................58
1.4.3.- CASOS RELACIONADOS CON IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DE TIPOLOGAS
DOCUMENTALES........................................................................................61
1.4.3.1.- TIPOLOGA DE DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL ..........64
1.4.3.2.- MANUAL
DE TIPOLOGA DOCUMENTAL COMO HERRAMIENTA PARA LA
GESTIN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 66
1.4.3.3.- TIPOLOGA DOCUMENTAL DE DOCUMENTOS DE EMPRESAS .................... 68

1.4.4.- CASOS RELACIONADOS CON GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS ......... 69
1.4.4.1.- PROYECTO INTERPARES ........................................................... 69
1.4.4.2.- DIMENSIN DIPLOMTICA DEL DOCUMENTO JURDICO DIGITAL ............. 74
PARTE II.- VALORACIN DOCUMENTAL ............................................. 77
2.1.- VALORACIN DOCUMENTAL : UN INTENTO DE PRECISAR LA TERMINOLOGA ...... 78
2.1.1.- TRMINOS EN INGLS ...................................................................... 79
2.1.2.- TRMINOS EN FRANCS.................................................................... 81
2.1.3.- TRMINOS EN ESPAOL.................................................................... 83
2.1.3.1.-VALORACIN VERSUS EVALUACIN ................................................. 84
2.1.3.2.-VALORACIN VERSUS SELECCIN................................................... 87
2.1.3.3.-VALORACIN O SELECCIN VERSUS EXPURGO.................................... 90
2.1.3.4.-SELECCIN VERSUS TRA............................................................. 92
2.1.3.5.-DESTINO FINAL VERSUS DISPOSICIN ............................................. 93
2.1.4.- CONCLUSIONES SOBRE LA DISCUSIN TERMINOLGICA ............................. 96
2.2.- LA VALORACIN DOCUMENTAL A LO LARGO DEL TIEMPO ............................ 97
2.3.- CORRIENTES ARCHIVSTICAS SOBRE VALORACIN
2.3.1.-ENFOQUES
DE
LA
VALORACIN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
SEGN
.................102
DISTINTAS
TRADICIONES ARCHIVSTICAS ..................................................................... 102
2.3.1.1.- TENDENCIA ALEMANA: VALORAR PARA CONSERVAR .......................... 102

2.3.1.2.- TENDENCIA INGLESA: VALORAR PARA ELIMINAR .............................. 104
2.3.1.3.- TENDENCIA
ESTADOUNIDENSE: ANALTICA Y SINTTICA, BASADA EN

CRITERIOS PREESTABLECIDOS ................................................................. 105
2.3.1.4.- TENDENCIA CANADIENSE: CENTRADA EN EL CONTEXTO DE LA

CREACIN DE LOS DOCUMENTOS .............................................................. 107
2.3.1.5.- TENDENCIA AUSTRALIANA: MODELO HBRIDO ................................. 109
2.3.2.-ENFOQUES
DE LA VALORACIN DOCUMENTAL SEGN EL OBJETIVO POR EL
CUAL LOS DOCUMENTOS SON CONSERVADOS ................................................... 111
2.3.2.1.-VALORAR PARA CONSERVAR LA MEMORIA DE LA ACTIVIDAD

ADMINISTRATIVA ................................................................................. 112
2.3.2.2.-VALORAR PARA CONSERVAR FUENTES DE INVESTIGACIN HISTRICA ..... 115
2.3.2.3.-VALORAR PARA CONSERVAR LA MEMORIA SOCIAL.............................. 118
2.4.- ALGUNOS MODELOS DE VALORACIN DOCUMENTAL................................. 120
2.4.1.- EL MODELO DE LA MACROVALORACIN .............................................. 121
2.4.1.1.- LA TEORA DEL MODELO DE LA MACROVALORACIN ......................... 122
2.4.1.2.- LA ESTRATEGIA DEL MODELO DE LA MACROVALORACIN ................... 124
2.4.1.3.- LA METODOLOGA DEL MODELO DE LA MACROVALORACIN ................ 125
2.4.2.- MODELO DE LA UNIVERSIDADE DO PORTO .......................................... 130
2.4.2.1.-LA TEORA DEL MODELO DE LA UNIVERSIDADE DO PORTO .................. 131
2.4.2.2.-LA METODOLOGA DEL MODELO DE LA UNIVERSIDADE DO PORTO ......... 137
PARTE III.- UN MODELO INTEGRADOR DE VALORACIN DOCUMENTAL
........................................................................................................ 145
3.1.- EL MODELO PROPUESTO ................................................................. 145
3.2.- REFERENCIAS TERICAS DEL MODELO PROPUESTO ................................. 147
3.2.1.- LA
VALORACIN DOCUMENTAL COMO PROCESO DEL SISTEMA GESTIN DE
DOCUMENTOS ........................................................................................ 147
3.2.2.- GESTIN
INTEGRAL DE LOS DOCUMENTOS, INTERVENCIN DESDE SU
CONCEPCIN Y COLABORACIN ENTRE GESTORES DOCUMENTALES Y RESPONSABLES

DE
ORGANIZACIN Y MTODOS .................................................................. 150
3.2.3.- ASIGNACIN DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS............... 151

3.2.4.- IDENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES ........................................ 153
3.2.5.- ANLISIS DE LA ORGANIZACIN, DE SUS FUNCIONES Y SUS PROCESOS DE
TRABAJO .............................................................................................. 156
3.2.6.- LA DIPLOMTICA, HERRAMIENTA DE APOYO EN LA VALORACIN
DOCUMENTAL......................................................................................... 158
3.2.7.- ESTABLECER Y CARACTERIZAR LAS TIPOLOGAS DOCUMENTALES ................ 161
3.2.8.- CRTICA DIPLOMTICA Y ANLISIS TIPOLGICO .................................... 161

3.3.- LA ESTRATEGIA DEL MODELO DE VALORACIN PROPUESTO ........................167
3.3.1.- EL ANLISIS DOCUMENTAL EN EL MODELO PROPUESTO ............................ 170
3.3.1.1- EL DISEO DE LA TABLA DE TOMA DE DATOS PARA EL ANLISIS
DOCUMENTAL ..................................................................................... 176
3.3.2.- IDENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES ........................................ 192
3.4.- REFERENCIAS METODOLGICAS DEL MODELO PROPUESTO .........................193
3.5.- EL MODELO PROPUESTO , PASO A PASO ................................................199
3.5.1.- ANALIZAR LA ORGANIZACIN ........................................................... 200
3.5.2.- IDENTIFICAR FUNCIONES ................................................................ 200
3.5.3.- ANALIZAR PROCESOS DE TRABAJO PARA GESTIN DE DOCUMENTOS ............ 201
3.5.4.- ESTABLECER LAS TIPOLOGAS DOCUMENTALES ...................................... 201
3.5.5.- ANALIZAR LAS TIPOLOGAS DOCUMENTALES EXTRADAS........................... 202
3.5.6.- IDENTIFICAR LAS SERIES DOCUMENTALES............................................ 203
3.5.7.- ELABORAR EL CUADRO DE CLASIFICACIN .......................................... 203
3.5.8.- PROCEDER A LA VALORACIN DOCUMENTAL ......................................... 203
3.5.9.- CUMPLIR CON LA DISPOSICIN ESTABLECIDA EN LA VALORACIN
DOCUMENTAL ........................................................................................ 205
3.5.10.- ACTUALIZAR LA TABLA DE VALORACIN ............................................ 205
PARTE IV.- APLICACIN DEL MODELO DE VALORACIN PROPUESTO A
UN CASO REAL: DOCUMENTOS DE LA CMARA LEGISLATIVA DO
DISTRITO FEDERAL .......................................................................... 207
4.1.- UNA APROXIMACIN MULTIDISCIPLINAR AL TEMA ...................................207
4.1.1.- REFERENCIAS POLTICO-GEOGRFICAS DE BRASIL ................................. 208
4.1.2.- ESTRUCTURA POLTICO ADMINISTRATIVA DEL ESTADO............................ 209
4.1.2.1.- LOS ESTADOS ....................................................................... 210
4.1.2.2.- LOS MUNICIPIOS ................................................................... 211
4.1.2.3.- EL DISTRITO FEDERAL ............................................................ 211
4.1.2.4.-LA CAPITALIDAD EN BRASIL ....................................................... 212
4.1.3.- EL PODER LEGISLATIVO ................................................................. 215

4.1.3.1- EL PODER LEGISLATIVO EN BRASIL .............................................. 216
4.1.3.2.- EL PODER LEGISLATIVO EN EL DISTRITO FEDERAL DE BRASIL ............ 221
4.2.- LA CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL (CLDF) ........................ 225
4.3.- PRODUCCIN DOCUMENTAL
PARLAMENTARIA ........................................ 231
4.3.1.- LA TAQUIGRAFA Y LA PRODUCCIN DOCUMENTAL PARLAMENTARIA ............ 231

4.3.2.- EL
USO DE SISTEMAS DE GRABACIN DE SONIDO EN LAS LABORES
TAQUIGRFICAS...................................................................................... 238
4.3.3.- LA
PRODUCCIN DOCUMENTAL PARLAMENTARIA Y LA PUBLICIDAD DE LOS

ACTOS DOCUMENTADOS ............................................................................ 243
4.3.4.- LOS ARCHIVOS PARLAMENTARIOS Y LA VALORACIN DOCUMENTAL ............. 249

4.3.5.- EL ARCHIVO DE LA CLDF Y LA VALORACIN DOCUMENTAL ....................... 251
4.3.5.1.-PRINCIPIOS DE VALORACIN DOCUMENTAL A SEGUIR EN LA CLDF ........ 254
4.3.5.2.-SISTEMA DE VALORACIN DOCUMENTAL A SER ADOPTADO EN LA CLDF .. 255
4.3.5.3.-EL OBJETO DE LA VALORACIN DOCUMENTAL EN LA CLDF .................. 257
4.4.- LA MUESTRA ESTUDIADA: DOCUMENTOS GENERADOS EN EL REGISTRO DE
SESIONES PLENARIAS DE LA CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL DE
BRASIL ................................................................................................ 260
4.5.-LA
APLICACIN DEL MODELO PROPUESTO A LOS DOCUMENTOS

SELECCIONADOS ..................................................................................... 266
4.5.1.- APUNTE TAQUIGRFICO ................................................................. 269

4.5.1.1.- EJEMPLO DE APUNTE TAQUIGRFICO ........................................... 269
4.5.1.2.- EL APUNTE TAQUIGRFICO Y LA VALORACIN DOCUMENTAL ............... 270
4.5.2.- GRABACIN EN AUDIO DE SESIN PLENARIA ....................................... 271
4.5.2.1.- IMGENES DE CINTAS QUE CONTIENEN GRABACIONES EN AUDIO DE
SESIONES PLENARIAS ........................................................................... 276
4.5.2.2.- TOMA DE DATOS PARA EL ANLISIS DOCUMENTAL DEL TIPO
DOCUMENTAL GRABACIN EN AUDIO DE SESIN PLENARIA ............................. 278
4.5.2.3.- ANLISIS DOCUMENTAL DEL TIPO DOCUMENTAL GRABACIN EN
AUDIO DE SESIN PLENARIA .................................................................. 280
4.5.2.4.- IDENTIFICACIN DE LA SERIE DOCUMENTAL ORIGINADA A PARTIR DEL

TIPO DOCUMENTAL GRABACIN EN AUDIO DE SESIN PLENARIA ...................... 282
4.5.2.5.- PROPUESTA DE VALORACIN DE LA SERIE GRABACIONES EN AUDIO
DE SESIONES PLENARIAS (Y SUB-SERIES CORRESPONDIENTES)......................... 283
4.5.3.- ACTAS ...................................................................................... 285
4.5.3.1.- ACTA CIRCUNSTANCIADA DE SESIN PLENARIA .............................. 287
4.5.3.2.- ACTA SUCINTA DE SESIN PLENARIA........................................... 301
4.5.4.- ANALES DE LAS SESIONES PLENARIAS ................................................ 314
4.6.- PROPUESTA PARA ELEVAR A LA COMISIN PERMANENTE DE VALORACIN
DOCUMENTAL ......................................................................................316
CONCLUSIONES ............................................................................... 317
BIBLIOGRAFA ................................................................................. 329
NDICE DE SIGLAS Y ABREVIATURAS .......................................................... 363
NDICE DE FIGURAS ............................................................................... 365
INTRODUCCIN
El objeto de esta investigacin responde, a partir de tres consideraciones
generales sobre la evolucin de la documentacin en el mundo actual que a
continuacin expondremos, a la necesidad de resolver un problema esencial
para una institucin pblica relevante.
En primer lugar, es voz corriente entre los autores que escriben y discuten
sobre Archivstica que se ha dado un crecimiento espectacular en la produccin
documental a partir de mediados del siglo XX. Tal hecho es atribuido a la
burocratizacin de la maquinaria administrativa y al desarrollo de nuevas
tecnologas, que pasa por la invencin de la mquina de escribir, las
fotocopiadoras y los ordenadores, hasta la actual expansin exponencial de las
Tecnologas de la Informacin y de las Comunicaciones.
Mantener ntegramente toda esa ingente masa documental producida resulta
oneroso e improductivo. Se hace necesario, por tanto, disponer de mecanismos
que permitan conservar solamente aquellos documentos que posean valor real
para la entidad que los produjo, para los ciudadanos o para la sociedad en
general, bien sea por razones administrativas, jurdicas, culturales, histricas,
sociolgicas, o de cualquier otra ndole.
En segundo lugar, la valoracin documental, con la relevancia que hoy se le
otorga como funcin archivstica, ejecutada a travs de un proceso intelectual
de anlisis y decisin, basado en criterios y principios preestablecidos, comienza
a ser tratada en la literatura especializada a partir de los aos 50 del siglo XX.
Hasta ese momento, lo que haba eran las tcnicas de expurgo y seleccin.
No obstante, los estudios realizados desde entonces respecto a la valoracin
documental se han centrado principalmente en aspectos relativos a la
diversidad de modelos para realizarla, sin que se haya llegado a un acuerdo en
Pgina 21
lo que respecta a sus fundamentos1. As, a pesar de los avances producidos en

este campo, todava queda mucho camino por recorrer, tanto en cuanto a
cuestiones tericas, como metodolgicas y de aplicacin prctica.
La tercera consideracin a tener en cuenta es que hay una apuesta, aunque no
unnimemente aceptada, por ampliar el campo de actuacin de la Diplomtica.
Desde los aos 90 del siglo XX se desarrollan diversos estudios que indican que
es posible aplicar los conceptos, principios y mtodos de la Diplomtica
tradicional a los documentos actuales, incluso a los documentos electrnicos. Al
disponer de esta nueva herramienta de trabajo, se puede impulsar la evolucin
y perfeccionamiento de las funciones archivsticas, entre ellas la de valoracin
documental.
El problema que se desea resolver resulta crtico para una institucin pblica
brasilea: la Cmara Legislativa do Distrito Federal (en adelante, CLDF). La
solucin se plantea en la actual encrucijada de cambios y revisiones tericas y
metodolgicas respecto a la valoracin documental. Esta investigacin pretende
definir, como aportacin concreta a la CLDF e Instituciones legislativas
similares, criterios y normas ms rigurosas y mejores prcticas de valoracin
documental, especficamente para el conjunto de los documentos ms
relevantes que se generan en la misma.
En la CLDF, los documentos generados en el registro de una Sesin Plenaria
constituyen y sintetizan la esencia de la misin de esa Institucin. Sin embargo,
reciben un tratamiento muy dispar en cuanto a su conservacin; disparidad que
queda especialmente evidenciada en lo que se refiere a las grabaciones sonoras
de las Sesiones Plenarias. El tratamiento dado a estos documentos va desde la
conservacin y divulgacin mediante diferentes medios tecnolgicos, hasta la
pretensin de borrar las cintas para su reaprovechamiento. Ello supone una
grave incoherencia para el cumplimiento de las funciones esenciales que la
CLDF tiene atribuidas. Dicha situacin requiere una solucin que aporte rigor y
Barbara L. CRAIG. Archival appraisal: theory and practice. Mnchen: K.G.Saur, 2004, p. 73.
Pgina 22
criterio en la determinacin de las fuentes documentales que configurarn la

memoria del Poder Legislativo del Distrito Federal brasileo.
I.- OBJETIVOS
Considerando la situacin anteriormente descrita, se plante la realizacin de
una investigacin con el objetivo general de obtener un nuevo modelo de
valoracin documental, inspirado conjuntamente en principios y mtodos de la
Diplomtica y de la Archivstica aplicable ventajosamente a los documentos
generados en el registro de las Sesiones Plenarias de la CLDF.
Para alcanzar el objetivo final, antes es necesario cumplir con algunos objetivos
subsidiarios: averiguar si los principios y mtodos de la Diplomtica pueden ser
aplicados a la valoracin documental de series documentales actuales y si
cualquier documento, en especial los documentos sonoros, puede ser objeto de
anlisis diplomtico.
II.- JUSTIFICACIN
La justificacin del tema elegido para esa tesis doctoral tiene distintas
vertientes. Por un lado, la constatacin de que no abunda, en el mbito
acadmico la investigacin sobre aspectos prcticos de la archivstica, aplicables
a entidades concretas, hecho que ha puesto de relieve Jos Luis Bonal Zazo2.
En los citados trabajos, el autor analiza, entre otras cosas, cuales son los temas
archivsticos tratados en publicaciones especializadas y en tesis doctorales en
Espaa. La conclusin final es que hay intereses distintos por parte de
Jos Luis BONAL ZAZO. El archivero como investigador: balance retrospectivo de dos dcadas de
estudios. En: XIII Jornadas de Archivos Municipales: El archivero. Balance y perspectivas, (Valdemoro
1-2 junio de 2000), Madrid: Comunidad de Madrid, Direccin General de Archivos, Museos y Bibliotecas;
Ayuntamiento de Valdemoro; Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, 2000. pp. 99-113 y La
Investigacin Universitaria sobre archivos y Archivstica en Espaa a travs de tesis doctorales [en
lnea]. En: Actas del Primer Congreso Universitario de Ciencias de la Documentacin: Teora, historia y
metodologa de las ciencias de la documentacin en Espaa (1975-2000), (Madrid 14-17 de septiembre
de 2000), Madrid: Universidad Complutense de Madrid, 2000. pp. 351-358. [Consulta: 25/01/2014].
Disponible en: http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num10/paginas/congreso.htm.
Pgina 23
profesionales que actan en el rea archivstica, que publican artculos en

revistas cientficas, y por parte de investigadores acadmicos.
Entre los profesionales predomina el inters por temas de carcter prctico,
relacionados con las funciones archivsticas tradicionales, referentes al
tratamiento de los documentos en los archivos y dems temas conexos con la
problemtica particular de cada Archivo.
Sin embargo, en las tesis doctorales, menos de 5% de los estudios realizados
estn dedicados a cuestiones tcnicas. La preferencia de los investigadores
recae en los temas tericos, relacionados con el estudio del patrimonio
documental. Prevalecen las tesis referentes a elaboracin de instrumentos de
descripcin, estudios diplomticos, transcripcin de documentos, historia de los
archivos, etc.
Otra justificacin para la eleccin del tema investigado es la necesidad del
equipo humano del Archivo de la CLDF de solucionar un problema tcnico real:
conservar o eliminar determinadas series documentales. Dichas series son
difciles de valorar con los modelos de valoracin documental existentes. Por un
lado, est el creciente volumen de Notas Taquigrficas de las Sesiones
Plenarias a conservar (por la creencia de que las mismas son documentos
originales) y, de otro, el peligro de eliminacin de las grabaciones de las
Sesiones Plenarias por no ser consideradas documentos o por lo menos, no ser
consideradas documentos archivsticos.
Por otra parte, al conocer algunos trabajos de Bruno Delmas3 y Luciana
Duranti4, autores que propugnan la renovacin de la Diplomtica, se plante la
Bruno DELMAS. Manifeste pour une diplomatique contemporaine: des documents institutionnels
l'information organise. La Gazette des Archives. 1996, nm. 172, pp. 49-70; Manifesto for a
Contemporary Diplomatics: from Institutional Documents to Organic Information. The American
Archivist. 1996, vol. 59, nm. 4, pp. 438-452; Pour une diplomatique et une archivistique des
documents audiovisuels d'actualit produits par les mdias. Archives et Bibliothques de Belgique. 1998,
nm. 54, pp. 123-129; Donner limage et au son le statut de lcrit: pour une critique diplomatique des
documents audiovisuels. Bibliothque de l'cole des Chartes. 2003, nm. 161, pp. 553-601.
Luciana, DURANTI. Registros documentais contemporneos como provas de ao [en lnea]. Estudos
Histricos. 1994, vol. 7, nm. 13, pp. 49-64. Disponible en: http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php
/reh /article/viewArticle/1976; Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia . VZQUEZ, Manuel
(trad.). Carmona: S & C, 1996; I documenti archivistici: la gestione dell'archivio da parte dell'ente
Pgina 24
conveniencia de investigar la posibilidad del uso de esta disciplina como una

herramienta relevante a la hora de efectuar la valoracin documental.
Ante
la
problemtica
relacionada
con
la
conservacin
eliminacin
indiscriminada de los documentos antes mencionados y, al vislumbrar las

innovaciones en la aplicacin de la Diplomtica, nos surge la idea de abordar
esta investigacin. Se trata de evaluar si dichas innovaciones abren el camino
para lograr argumentos fiables e imparciales en el dictamen sobre la disposicin
de documentos tan difciles de valorar en los moldes usuales de la valoracin
documental. La solucin podra as consistir en la incorporacin de elementos
metodolgicos de la Diplomtica a la elaboracin de un modelo de valoracin
documental.
A los argumentos anteriores se puede aadir los siguientes:
Diplomtica y Archivstica tienen un objeto comn: el documento.
A pesar de los avances en la teora y prctica de la valoracin documental,
hacen falta todava ms investigacin, ensayos y publicaciones que traten
del tema, ya sea en cuanto a la base conceptual, la terminologa, el
desarrollo de nuevos modelos o la bsqueda de la normalizacin total o
parcial, etc.
Las investigaciones relacionadas con el tema deben ser de carcter
multidisciplinar, de manera que en los equipos investigadores participen
archiveros, informticos, documentalistas, diplomatistas, historiadores,
socilogos u otros profesionales que puedan aportar conocimientos y
enriquecer el resultado de los estudios.
Existe una urgente necesidad de valorar la documentacin producida en el
desarrollo de las actividades inherentes al poder legislativo, en especial en
produttore. Roma: Ministero per i beni culturali e ambientali; Ufficio centrale per i beni archivistici, 1997;
Diplomatics: new uses for an old science . Lanham: Scarecrow Press, 1998; Pour une diplomatique des
documents lectroniques. Bibliothque de l'cole des Chartes. 2003, nm. 161, pp. 603-623;
Autenticidad y valoracin: la teora de la valoracin enfrentada a los documentos electrnicos. Tabula.
2003, nm. 6, pp. 13-21 y La conservacin a largo plazo de documentos electrnicos autnticos:
Hallazgos del Proyecto InterPARES. DELGADO GMEZ, Alejandro (trad.). Cartagena (Espaa):
Concejala de Cultura, 2005.
Pgina 25
pases como Brasil, que todava no dispone de normas de carcter general

por las que se puedan guiar los archiveros parlamentarios.
III.- HIPTESIS
La principal hiptesis de la presente investigacin es que la aplicacin de
principios, mtodos y modelos de la Diplomtica es una herramienta vlida en
la valoracin documental. Ms especficamente, en el desarrollo de un modelo
de valoracin documental basado en el modelo de anlisis diplomtico
tradicional, con las necesarias adaptaciones.
As, la hiptesis subsidiaria es que un modelo de valoracin documental
inspirado en el anlisis documental, de carcter tipolgico y diplomtico a la
vez, provee elementos objetivos, tcnicos y fiables que permiten identificar y
dictaminar sobre la disposicin de series documentales. Especialmente en lo
que respeta a series difciles de valorar con los modelos actualmente utilizados,
como pueden ser las series constituidas por documentos sonoros.
IV.- METODOLOGA
Esta es una investigacin aplicada y de carcter documental con una
importante proyeccin terica.
La investigacin aplicada, prctica o emprica como tambin se le denomina, se
caracteriza por buscar la aplicacin y utilizacin de los conocimientos
adquiridos. La investigacin aplicada busca el conocer para hacer, para actuar,
para construir, para modificar. Al investigador interesa, primordialmente, las
consecuencias prcticas.
La investigacin documental es la que se realiza apoyndose en fuentes de
carcter documental, esto es, en documentos (libros, revistas, peridicos,
memorias,
anuarios,
archivsticos, etc.).
Pgina 26
registros,
cdices,
constituciones,
documentos
La metodologa adoptada en esta investigacin est basada en una extensa y

muy amplia revisin terica y conceptual de la literatura especializada sobre los
temas considerados. El proceso de recoleccin de bibliografa e informaciones
necesarias se desarroll en varias etapas. Empez por la consulta de listas
bibliogrficas sobre valoracin documental y Diplomtica preparadas por el
Consejo Internacional de Archivos (CIA)5, por la Associao de Arquivistas de
So Paulo6 y por la Association Internationale des Archives Francophones7. Se

continu por bsquedas selectivas en bases de datos como la del Centro de
Informacin Documental de Archivos (CIDA)8 o de la Biblioteca de la
Universidad Carlos III de Madrid9. Se complet en la Word Wide Web, con sus
principales buscadores.
Posteriormente, las propias obras consultadas han servido como medio de
referencia a otros estudios afines y presumiblemente pertinentes para el tema.
Durante la ejecucin del trabajo las bsquedas y consultas se ampliaron a otras
bases de datos, bibliotecas y recursos diversos conforme se podr constatar en
el epgrafe relativo a fuentes y bibliografa.
Tras examinar la bibliografa identificada en las bsquedas, el desarrollo del
trabajo se hizo sobre la base de la lectura, anlisis e interpretacin del material
bibliogrfico considerado relevante para el estudio. Ello permiti emitir juicios
de valor acerca de los temas tratados, as como desarrollar una propuesta de
modelo
de
valoracin
documental
incorporando
mtodos
tcnicas
diplomticas.
En un segundo momento, para verificar la hiptesis planteada, se aplic el
modelo propuesto a una muestra de documentos muy especfica: los
Lista bibliogrfica del CIA, especfica para valoracin documental. Disponible en: http://www.icasae.org/bibliography/bibchapter6.html.
Lista bibliogrfica de la ARQSP. Disponible en: http://www.arqsp.org.br/biblioavalia.htm. [Actualmente

en http://web.archive.org/web/20090419055754/http://www.arqsp.org.br/biblioavalia.htm].
Lista bibliogrfica de la AIAF. Disponible en: http://www.aiaf.org/accueil/.
Base de datos del CIDA. Disponible en: http://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd.
Catlogo de la Biblioteca de la Universidad Carlos III de Madrid.

http://biblioteca.uc3m.es/uhtbin/cgisirsi/2GpMrrHeUw/CCSSJJ/148640273/60/1590/X.
Disponible
en:
Pgina 27
documentos generados en el registro de una Sesin Plenaria Pblica de la
Cmara Legislativa do Distrito Federal (CLDF) de Brasil, en Brasilia.
V.- FUENTES
Para la identificacin de la bibliografa existente sobre el tema, las principales
fuentes y recursos utilizados han sido las bases de datos: del CIDA; de la
Biblioteca de la Universidad Carlos III de Madrid; de la Biblioteca de la
Universidad Complutense10, de la Biblioteca de la Universidade de Braslia11,
Biblioteca de la Universidade de So Paulo12, de la Biblioteca Nacional de
Espaa13, de la UNESCO14, del Arquivo Nacional do Brasil15, de los Archives de
France16, de tesis de la Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de Nvel

Superior (CAPES)17 y del Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e
Tecnologia (IBICT)18. Adems, las bsquedas selectivas en Internet resultaron
de considerable utilidad.
El material bibliogrfico, para ser calificado como vlido y seleccionado para el
estudio, deba cumplir uno o ms de los siguientes requisitos: contener
informacin relevante sobre los temas estudiados; que el autor fuera
especialista en el tema; que el autor fuera profesional de gran reconocimiento
en su especialidad; que el contenido fuera actual; que el contenido fuera
novedoso; o que la publicacin fuera reciente.
Las bsquedas en Internet fueron realizadas por temas, o directamente por
autores, eventos, etc. El material localizado, para ser considerado vlido para el
10
Catlogo de la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid. Disponible en: http://www.ucm.es/.
11
Catlogo de la Biblioteca de la Universidade de Braslia. Disponible en: http://www.bce.unb.br.
12
Catlogo de tesis de
http://www.teses.usp.br
13
Catlogo de la Biblioteca Nacional de Espaa. Disponible en: http://www.bne.es/.
14
UNESCO, portal de archivos. Disponible en: http://www.unesco.org/webworld/portal_archives/.
15
Pgina web del Arquivo Nacional do Brasil. Disponible en: http://www.arquivonacional.gov.br/.
16
Pgina web de Archives de France. Disponible en: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/.
17
Pgina web de la CAPES: http://www.capes.gov.br/servicos/banco-de-teses.
18
Pgina web del IBICT: http://bdtd.ibict.br/.
Pgina 28
la
Biblioteca
de
la
Universidade de
So Paulo. Disponible en:
estudio, deba cumplir los mismos requisitos definidos para la bibliografa, y

adems estar vinculado a una pgina web de una institucin solvente
(universidad, institucin archivstica, asociacin profesional, etc.) o de evento
organizado por una institucin de las mismas caractersticas.
La mayor parte de las obras seleccionadas fueron consultadas en el CIDA.
Cuando fue necesario se recurri a otras bibliotecas, como la de la Universidad
Carlos III o de la Universidad Complutense; a bibliotecas privadas; y en algunos
casos se solicitaron remesas por correo de obras no encontradas en Madrid.
Adems, se hicieron consultas directamente a profesores y/o profesionales que
actan en algunas de las reas aqu tratadas, tales como taquigrafa,
procedimiento legislativo o imagen y sonido.
Las muestras del material seleccionado para la aplicacin prctica de la
investigacin, es decir, los documentos producidos en el registro de las
Sesiones Plenarias, han sido facilitadas por el personal del Archivo de la CLDF.
Adems, se trata de material sobradamente conocido por la autora, puesto que
hace parte de su labor diaria en aquel Parlamento.
VI.- ESTRUCTURACIN
El estudio se ha estructurado en seis epgrafes.
En la Introduccin, se presentan los objetivos, la justificacin de la investigacin
y las hiptesis de trabajo; la metodologa y fuentes utilizadas; y una revisin de
la situacin actual en que se encuentran las materias aqu tratadas: Archivstica,
Diplomtica y Valoracin Documental.
En el primer epgrafe, se pasa revista a la evolucin de la Diplomtica, cuya
atencin se ha desplazado desde el documento medieval hacia el documento
electrnico; y se plantean las posibilidades de utilizacin de la disciplina en el
tratamiento archivstico de documentos actuales.
A seguir se detalla el estado de la cuestin en materia de valoracin
documental, identificando el marco terico y conceptual en que est inserta. Se
Pgina 29
presenta un relato histrico y comparativo de la valoracin documental

conforme a distintas corrientes archivsticas, identificando y delineando algunos
modelos de valoracin discutidos en el mbito internacional.
El tercer epgrafe est dedicado a presentar, explicar y justificar el modelo de
valoracin documental propuesto. En ese apartado son presentados los
argumentos, las referencias tericas que fundamentan el modelo, la estrategia
para ponerlo en prctica y los procedimientos de ejecucin del mismo.
En el cuarto epgrafe se lleva a la prctica la propuesta presentada en el
epgrafe anterior. Se aplica el modelo de valoracin documental propuesto a
una seleccin de documentos: los resultantes del registro de Sesiones Plenarias
de la CLDF. Para ello, se discurre brevemente acerca de aspectos relevantes
para proceder a la valoracin documental segn el modelo propuesto: historia
de la CLDF; organizacin administrativa de la misma; contexto en que los
documentos son generados.
Adems, se incluyen en el apartado breves explicaciones necesarias para la
comprensin del proceso de gestin de documentos en la CLDF o de las
actividades reflejadas en los documentos de la muestra elegida: historia,
finalidad y procedimientos de la taquigrafa; produccin y valoracin
documental parlamentaria, en general, y especialmente en la CLDF. Se aportan,
as mismo, breves referencias sobre geografa y organizacin administrativa
brasilea; evolucin del Poder Legislativo en Brasil y en Brasilia; la capitalidad
en Brasil, etc.
Como cierre de la investigacin, se presentan las conclusiones alcanzadas en
relacin con el proceso de valoracin documental, con los nuevos usos de la
Diplomtica y con la consistencia y viabilidad de aplicacin del modelo de
valoracin documental propuesto.
Tambin son presentadas algunas propuestas de investigaciones futuras. Se
incluye al final, el listado de la bibliografa citada.
Pgina 30
PARTE I.- LA DIPLOMTICA: NUEVAS

PERSPECTIVAS DE USO
La Diplomtica y la Archivstica se desarrollaron de manera autnoma. Sin
embargo, como se podr constatar a continuacin, desde hace algn tiempo,
diversos estudiosos intentan que las dos disciplinas evolucionen de forma
convergente, apoyndose mutuamente para alcanzar su principal objetivo:
conocer y tratar el documento.
1.1.- LA DIPLOMTICA: DEL ANLISIS DE DOCUMENTOS

MEDIEVALES
AL
TRATAMIENTO
DE
DOCUMENTOS
CONTEMPORNEOS
El origen de la Diplomtica est vinculado a la cuestin de las falsificaciones y
dudas sobre la autenticidad de algunos documentos medievales. En el mundo
antiguo la autenticidad del documento es consecuencia de su preservacin en
el lugar destinado a ese fin (templo, oficina pblica, archivo). Dicho principio
hace que documentos falsos sean depositados en aquellos sitios para darles
carcter de autnticos. Al percatarse de esa prctica, los legisladores introducen
algunas reglas para reconocer y al mismo tiempo evitar este tipo de abusos, as
lo hacen en el Corpus Iuris Civilis de Justiniano y ms tarde en algunas
decretales pontificias. Tales reglas servan para intentar garantizar la
autenticidad de los documentos contemporneos a ellas, pero no garantizaban
la autenticidad de los que ya haban sido depositados con anterioridad19.
En 1643 los jesuitas belgas, liderados por Jean Bolland, empiezan a publicar los
Acta Sanctorum y, para separar la realidad de las leyendas, evalan
rigurosamente los documentos que atestiguan las vidas de los santos. En 1675,
19
Luciana DURANTI. Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia . VZQUEZ, Manuel (trad.).
Carmona: S & C, 1996, p. 24.
Pgina 31
en la introduccin del segundo tomo de aquella obra, Daniel Van Papenbroeck

declara, equivocadamente, ser una falsificacin un diploma firmado por el Rey
Dagoberto I. Adems concluye que los documentos cuanto ms antiguos,
menos fiables son, poniendo as en duda la autenticidad de algunos
documentos medievales preservados en los archivos de los benedictinos y
tratados como autnticos20.
Los benedictinos contestan a tales afirmaciones, y en 1681 Jean de Mabillon
publica su clebre De re diplomatica libri VI. Aqu quedan establecidas las
reglas fundamentales de la crtica diplomtica. Se trata de un trabajo metdico
y objetivo acerca de los procedimientos para averiguar la autenticidad, anlisis
y comprensin de las actas escritas. Procedimientos que han sido adoptados y
adaptados por los diplomatistas a lo largo del tiempo. Con todo, hasta fechas
recientes su objeto de estudio era principalmente los documentos medievales
que contienen hechos o actos de naturaleza jurdica.
En los aos 30 del siglo XX, algunos estudiosos, sobre todo de la escuela
francesa, empiezan a reclamar cambios en la Diplomtica. As por ejemplo,
Auguste Dumas propone que el campo de actuacin de la Diplomtica deje de
ser solo el de los documentos de naturaleza jurdica y que se ample a todos los
documentos archivsticos. Propone tambin que su objetivo vaya ms all de
juzgar acerca de la falsedad o autenticidad de los mismos. Georges Tessier
opina que el objeto de la disciplina debe ser la descripcin y explicacin de
todas las formas de documentos escritos, independientemente del perodo
cronolgico21.
En las dcadas 50 y 60 del siglo XX, autores como Franco Bartolini, Heinrich
Fichtenau o Robert Henri Bautier demuestran gran preocupacin por la difcil
situacin en que se encontraba la Diplomtica en aquella poca. Algunos hablan
incluso de una crisis en la disciplina. Los autores coinciden en que la
20
Helosa Liberalli BELLOTTO. Como fazer anlise Diplomtica e anlise tipolgica de documento de
arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado de So Paulo, 2002, p. 15.
21
Armando PETRUCCI. Diplomatica vecchia e nuova [en lnea]. Studi Medievali. 1963, nm. IV, fasc. II,
pp. 785-798. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://scrineum.unipv.it/biblioteca/petrucci.html.
Pgina 32
Diplomtica pasa por un agotamiento, una posible desaparicin, pero presentan

causas y soluciones distintas para el problema:
Bartolini considera que la Diplomtica est en un punto muerto,

resultado de la reiterada aplicacin de modelos preexistentes. Piensa que
la salida est en contextualizar el documento en su entorno histrico,
cultural y social, y que es necesario desarrollar nuevos mtodos para que
ello sea posible22.
Fichtenau considera que el empobrecimiento de la disciplina est

relacionado
con
la
realizacin
de
trabajos
reiterativos,
hper-
especializados, que descienden hasta detalles que no presentan inters

real; y tambin con el hecho de que se estudia el documento de forma
aislada, sin mirar el entorno en donde fue producido. Argumenta que si
el documento es el reflejo de la mentalidad de una poca, sus creencias,
su cdigo jurdico, su visin de mundo, la Diplomtica debe estudiarlo
bajo una nueva concepcin. El documento debe ser examinado como
producto del entorno en que fue generado, identificando su significado y
su finalidad en dicho contexto y entendiendo su funcin social. En todo
caso, el autor afirma que la Diplomtica debe seguir restringida al
estudio de los documentos medievales23.
Bautier considera que la decadencia de la Diplomtica es consecuencia

de su aislamiento con relacin a la Historia y del estudio de cada
documento como pieza nica y no como parte de un conjunto. Sugiere
que la solucin para la renovacin de la disciplina es ampliar su campo
de actuacin a todo tipo de documento administrativo integrado en un
archivo, as como a otros perodos histricos. Adems, propone que la
22
UNIVERSIDAD DE EXTREMADURA. Diplomtica [en lnea]. Extremadura: UNEX, [s.f.]. [Consulta:

22/09/2010]. Disponible en: http://patrimoniohistorico.unex.es/documentos/45.htm. [Revisin
disponibilidad: 25/01/2014. Disponible a travs de Internet Archive en http://web.archive.org /web
/20030707225926/http://patrimoniohistorico.unex.es/documentos/45.htm].
23
Heinrich FICHTENAU. La situation actuelle des tudes de diplomatique en Autriche (confrence faite
l'cole des Chartes le 10 novembre 1960). Bibliothque de l'cole des Chartes. 1961, vol. 119, pp. 5-20
[en lnea]. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.persee.fr/web/revues/home /prescript
/article/bec_0373-6237_1961_num_119_1_449614.
Pgina 33
Diplomtica debe acercarse a la Archivstica y, como sta, debe mirar al

documento como parte de un conjunto orgnico24.
Las propuestas de ruptura de las bases en que estaba anclada hasta entonces
la Diplomtica producen reacciones apasionadas. El palegrafo y diplomatista
italiano Armando Petrucci no niega la existencia de una crisis en la Diplomtica,
pero se manifiesta contrario a la propuesta de Bautier. Para l la Diplomtica
debe seguir restringida al estudio de las formas del documento, pues considera
que el documento como fenmeno sociocultural de una poca es competencia
de la Historia y no de la Diplomtica. Adems, se manifiesta contrario a la
ampliacin cronolgica del campo de actuacin de la Diplomtica. Para l, la
disciplina debe limitarse al estudio de documentos medievales, porque
solamente en este perodo histrico los documentos presentan determinadas
caractersticas y formulismos susceptibles de estudios diplomticos25.
Otro diplomatista italiano, Alessandro Pratesi, minimiza el problema, incluso
niega la existencia de una crisis en la disciplina, al contrario, ve las discusiones
y distintas posiciones como prueba de la vitalidad de la misma26.
La polmica generada en aquel periodo redund en la creacin, en 1970, de la
Comisin Internacional de Diplomtica. Dicha Comisin propone tres grandes
objetivos como forma de rehabilitar la disciplina:
Ampliar el objeto de la Diplomtica ms all de la documentacin de las

cancilleras real y pontificia, extendindolo a la documentacin seorial,
municipal, episcopal y privada.
Establecer una terminologa adecuada.
24
Robert Henri BAUTIER. Leon d'ouverture du cours de diplomatique l'cole des Chartes (20 octobre
1961) [en lnea]. Bibliothque de l'cole des Chartes. 1961, vol. 119, pp. 194-225. [Consulta:
25/01/2014]. Disponible
en:
http://www.persee.fr/web/revues/home/prescript/article/bec_03736237_1961_num_119_1_449619.
25
Armando PETRUCCI. Diplomatica vecchia e nuova [en lnea]. Studi Medievali. 1963, nm. IV, fasc. II,
pp. 785-798. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://scrineum.unipv.it/biblioteca/petrucci.html.
26
Alessandro PRATESI. Diplomatica in crisi? En: PRATESI, Alessandro. Miscellanea in memoria di Giorgio
[en lnea]. Torino: 1973. pp. 443-455. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://scrineum.unipv.it /biblioteca/pratesi.html.
Cencetti
Pgina 34
Plantear
normas
de
publicacin,
potenciando
las
ediciones
de
documentos.
Al final del siglo XX la Diplomtica ya no est restringida a los documentos
medievales. La aplicacin de sus principios y metodologa en el tratamiento de
los documentos contemporneos es tema de investigacin y desarrollo de
modelos prcticos en muchos pases, en especial en aqullos con menos
tradicin diplomatista, como pueden ser Estados Unidos, Canad o Brasil.
Cada vez ms autores defienden la ampliacin del objetivo y del campo de
actuacin de los estudios diplomticos y consideran que la Diplomtica puede
ser aplicada a documentacin de cualquier poca, en cualquier soporte, ya sea
pblica o privada. As por ejemplo:
Paola Carucci27 aplica la teora y el mtodo diplomtico a los

documentos pblicos administrativos, documentos que existen como
parte de conjuntos indivisibles, enfocando el anlisis en el procedimiento
administrativo y no en el documento aisladamente.
Luciana Duranti propugna que la metodologa diplomtica es idnea

para desarrollar instrumentos que garanticen la preservacin de la
autenticidad de los documentos electrnicos a largo plazo.
Manuel Romero Tallafigo, Antonio Garca Rodrguez, Ana Beln

Snchez Prieto, Helosa Liberalli Bellotto y otros, hablan de una
Diplomtica administrativa y archivstica. Sus escritos sugieren que la
metodologa diplomtica puede ser til para el estudio de los formularios
de los documentos actuales con vistas a la elaboracin de manuales de
estilo para la documentacin administrativa; para la normalizacin de
soportes y formas documentales; para la gestin de los archivos; y como
una herramienta ms en el tratamiento archivstico de los documentos.
27
Paola CARUCCI. Il documento contemporaneo: Diplomtica e criteri di edizione . Roma: La Nuova Italia
Scientifica, 1987.
Pgina 35
Bruno Delmas, por su parte, propone la aplicacin de la metodologa

diplomtica para el tratamiento archivstico de todo tipo de documentos,
informaciones orgnicas o datos.
1.2.- LA DIPLOMTICA Y LA ARCHIVSTICA: DISCIPLINAS

IMBRICADAS
En el siglo XVII, con la finalidad de probar la autenticidad o falsedad de
documentos medievales, surge la Diplomtica. En el siglo XIX, muy vinculada a
sta, surge la Archivstica y la adopcin de la Diplomtica por parte de los
historiadores como herramienta de crtica documental para evaluar la validez de
los documentos medievales como fuentes histricas.
Segn Duranti, la Diplomtica desde hace siglos est centrada en el documento
archivstico. Los diplomatistas le han hecho una diseccin para separar sus
partes constitutivas y tambin lo han observado como un todo; lo han vinculado

al acto, al procedimiento, a las personas, a la funcin, al sistema y analizaron
sus relaciones con estas entidades; han estudiado sus causas y efectos, su
realidad y la idea subyacente, tambin su individualidad y el contexto 28.
La Diplomtica es para los archiveros una disciplina formativa. En el siglo XIX
los archiveros europeos delimitan lo que es un documento archivstico,
reconocen que ste es su objeto de trabajo, y adems, por considerar que la
Diplomtica es fundamental en sus labores, la incluyen en su formacin
profesional. La importancia de la Diplomtica en la formacin de los archiveros
no se discute, as como no se discute la utilidad de la misma en el estudio y
control de los documentos archivsticos antiguos.
No obstante, hay quien pone en tela de juicio si conceptos y metodologa
diplomticos pueden ser aplicados a los documentos modernos. Duranti opina
que s: la Diplomtica es aplicable a documentos de cualquier poca, incluso a
28
Carmona: S & C, 1996, pp. 145-160.
Pgina 36
los actuales, independientemente de tipologa o soporte. Ella afirma que

mientras los principios diplomticos son instrumentos fundamentales para
comprender el documento archivstico, la metodologa diplomtica es un medio
para conocer el contexto documental administrativo y jurdico, contexto ste
que es el centro de todas las funciones archivsticas.
Para Rosely Curi Rondinelli, al final del siglo XX ocurre el redescubrimiento o
reinvencin de la Diplomtica por parte de los archiveros. stos vislumbran la
posibilidad de integracin de los principios y conceptos de la Diplomtica a la
Archivstica, considerando que tal integracin permitir una mejor comprensin
de los procesos de creacin y garantizar una buena gestin archivstica de los
documentos de la burocracia moderna, en especial de los electrnicos. El
resultado, segn la autora, es el nacimiento de una Diplomtica archivstica
contempornea29.
Bruno Delmas afirma que la Diplomtica contempornea es indispensable para
la Archivstica, visto que sta es la ciencia del documento institucional, de la
informacin organizada. Considera que en medio a la abundancia informativa
existente, la Archivstica debe recurrir a la Diplomtica para valorar la
informacin que necesita ser conservada y garantizar fuentes fiables. Asegura
el autor que la Diplomtica contempornea puede, renovndose, ayudar a los
archiveros a hacer la crtica cientfica30.
Para ello, enfatiza Delmas, la Diplomtica necesita renovar la metodologa
practicada hasta ahora, porque las condiciones de produccin, transmisin y
tratamiento de la informacin han cambiado. Adems, las necesidades de los
usuarios hoy superan las prcticas antao definidas para responder a las
necesidades de los historiadores.
29
Rosely Curi RONDINELLI. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos. Rio de Janeiro:

Fundao Getlio Vargas, 2002, pp. 39-45.
30
l'information organise. La Gazette des Archives. 1996, nm. 172, pp. 49-70.
Pgina 37
1.3.- NUEVAS PERSPECTIVAS DE UTILIZACIN DE LA

DIPLOMTICA
La validez cientfica de los principios y metodologa diplomticos para el anlisis
de cualquier documento, independientemente de su fecha, soporte, forma, etc.,
viene siendo sugerida en la literatura especializada desde hace ya algn tiempo.
Sin embargo, su aplicacin en el tratamiento de cualquier tipo de documento
archivstico empieza a tomar relieve solamente en la dcada de los 90 del siglo
XX. Desde entonces diversos autores31 vienen tratando del tema, pero a efectos
de argumentacin y por tratarse de contribuciones pioneras, se hace a seguir
especial referencia a las aportaciones de Bruno Delmas y Luciana Duranti.
1.3.1.-
APLICACIN
DE
LA
DIPLOMTICA
TODO
TIPO
DE
DOCUMENTOS, INFORMACIONES O DATOS
En 1996 Bruno Delmas 32, en un texto muy ilustrativo y que todava hoy
presenta un carcter innovador, se manifiesta, claramente, por la aplicacin de
31
Sin intencin de listar a todos los autores que han tratado del tema, cabe destacar algunas aportaciones
relevantes: Ana Maria de Almeida CAMARGO. Contribuio para uma abordagem diplomtica dos arquivos
pessoais. Estudos Histricos. 1998, vol. 1, nm. 21, pp. 169-175; Elisabeth PARINET. Diplomatics and
Institutional Photos. The American Archivist. 1996, vol. 59, nm. 4, pp. 480-485; Elizabeth YAKEL. The
Way Things Work: Procedures, Processes, and Institutional Records. The American Archivist. 1996, vol.
59, nm. 4. pp. 454-464; Francis BLOUIN. Cadre de rflexion pour la prise en compte de la diplomatique
dans l'environnement lectronique. La Gazette des Archives. 1996, nm. 172, pp. 71-87; Helosa Liberalli
BELLOTTO. O espao da diplomtica no ensino da arquivologia Caderno de Arquivologia (UFSM). 2002,
vol.1, nm. 1, pp. 138-155; Johannes Meter SIGMOND. Form, function and archival value. Archivaria.
1991, nm. 33, pp. 141-147; Juan Carlos GALENDE DAZ; Mariano GARCA RUIPREZ. El concepto de
documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la Diplomtica a la Archivstica = The concept of
document from an interdisciplinary perspective: from Diplomatic to Archival Science. Revista General de
Informacin y Documentacin. 2003, vol. 13, nm. 2, pp. 7-35; Manuel ROMERO TALLAFIGO.
Diplomtica del documento contemporneo: sus aportaciones para la valoracin y seleccin. En:
Primeras jornadas sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las
administraciones pblicas, (Madrid 20-22 de marzo de 1991), Madrid: Ministerio de Cultura. Direccin
General de Bellas Artes, 1992. pp. 51-59; Nancy BARTLETT. Peut-on appliquer la diplomatique la
photographie? La Gazette des Archives. 1996, nm. 172, pp. 94-102; Paola CARUCCI. L'evoluzione delle
tipologie documentarie dalla forma tradizionale a quella elettronica. Archivi per la Storia: Revista
dell'Associazione Nazionale Archivistica Italiana. 1999, nm. 1-2, pp. 59-67 y Gnesis del documento:
redaccin, clasificacin y valor jurdico. En: CARUCCI, Paola (comp.). Documento y archivo de gestin:
diplomtica de ahora mismo. Carmona: S & C Ediciones / Universidad Internacional Menndez y Pelayo,
1994. pp. 61-78.
32
l'information organise. La Gazette des Archives. 1996, nm. 172, pp. 49-70. La versin en ingls:
Manifesto for a Contemporary Diplomatics: from Institutional Documents to Organic Information. The
American Archivist. 1996, vol. 59, nm. 4, pp. 438-452.
Pgina 38
los principios y metodologa diplomticos para abrir nuevas perspectivas en el

tratamiento de los documentos o informaciones archivsticas.
El autor presenta su argumentacin a partir de los conceptos de documento
archivstico e informacin orgnica y, de la necesidad que hay por parte de
todas las disciplinas cientficas de informacin fiable y accesible. Para l, las
fuentes de informacin siempre fueron, y siguen siendo, los documentos
archivsticos. Interpreta que la definicin clsica de los mismos (documento
cualquiera que sea su fecha, forma, o soporte, creado o recibido por persona
fsica o jurdica, pblica o privada, en momento dado, en el curso y para el
ejercicio de sus actividades, y que tras su utilizacin inicial es conservado para
uso futuro) se aplica tanto a documentos antiguos como contemporneos, a
manuscritos e impresos, a documentos en papel, fotografas, pelculas, registros
sonoros, disquetes, discos pticos, etc.
Adems, explica el autor, un documento archivstico se caracteriza por el hecho
de que es parte del proceso de toma de decisin, de la elaboracin de una
informacin. El documento archivstico es al mismo tiempo instrumento y
registro de una accin. En las sociedades en donde predomina el Derecho
escrito, toda accin se realiza y se acompaa de la produccin de documentos:
instrumentos
jurdicos
que
registran
un
acto
jurdico
documentos
administrativos que registran las acciones administrativas. Dicho registro se

hace para conservar y dar fuerza de prueba al acto jurdico, al texto o
informacin, as como para la fijacin, definida con antelacin, de una accin,
de un procedimiento o de un proceso.
Inicialmente, antes de ser el producto o la prueba, todo documento archivstico
es la herramienta necesaria, la ms ftil o la ms decisiva, de la actividad de
una persona o institucin en determinado momento. Razn por la cual el autor
seala que los documentos archivsticos son documentos funcionales, que
poseen
carcter
institucional.
Dichos
documentos
son
producidos
especficamente para y por la accin de una persona u organizacin; contienen

informacin, textos o datos que dicen respeto o son garantizados por dicha
Pgina 39
persona u organizacin, en fecha o lugar determinado, segn formas

establecidas y acerca de un objeto especfico.
Aade el autor que la nocin de documento institucional debe ser
complementada por la de informacin orgnica. Informacin esta que es una
parte del documento y que, actualmente, se distingue perfectamente del
mismo, pues no es a los soportes, sino a las informaciones que corresponden
reglas, construcciones, lenguajes, procedimientos, validaciones precisas, etc.,
propias a su accin y anteriores a cualquiera reconstruccin o discurso
histrico.
Bruno Delmas afirma que el objeto de la Diplomtica Contempornea debe ser
la informacin orgnica antes que el soporte: el problema en la poca actual no
es tanto la autenticidad del documento, sino el valor de la informacin que en
l se consigna. La presuncin de autenticidad es vlida para los documentos
tradicionales en papel o para los documentos electrnicos, pues est vinculada
a la informacin organizada y no al soporte, que es neutro33.
La Diplomtica, sigue el autor, debe dedicar atencin a las relaciones entre los
conjuntos funcionales de informaciones orgnicas y los conjuntos funcionales
de soportes heterogneos (expedientes, series) que componen los fondos
archivsticos actuales, de manera que junto con el concepto de conjunto
orgnico de documentos hay que introducir el concepto de conjunto orgnico
de informaciones.
Para el autor, en las sociedades modernas la utilidad, la funcin, de los
documentos institucionales son: recordar, probar, comprender y comunicar.
Recordar es la funcin primordial del documento que se conserva. Dicha
funcin est vinculada a la propia existencia de la escritura: dejar registro de
actos o factos (recordar lo que se hizo, por qu, cmo y qu ocurri) para
poder seguir o retomar una cuestin sin prdida de tiempo, ni errores.
33
Tal afirmacin diverge del pensamiento de Luciana Duranti, que enfatiza la necesaria fiabilidad del
soporte (o mejor dicho, del sistema) como garanta de autenticidad del documento electrnico a largo
plazo.
Pgina 40
Probar es una de las ms antiguas razones de conservacin de los archivos.

Esta funcin est directamente relacionada con la autenticidad de documentos.
Durante mucho tiempo los documentos autnticos constituyeron la parte
esencial de los fondos archivsticos. Desde hace tiempo, con el aumento de los
originales mltiples, copias certificadas, copias impresas, los documentos
autnticos en el sentido estricto, representan, salvo excepciones como los de
las notarias, una parte muy pequea de dichos fondos.
Las funciones de comprender y comunicar estn relacionadas con concepciones
ms recientes, con perspectivas de mayor amplitud que la historia cientfica y
sus objetivos polticos.
Hoy la comprensin ya no es solo poltica, es tambin econmica, social y,
sobre todo, cultural e identitaria. En el mundo moderno, la reduccin numrica
en las familias, la dispersin de los individuos o el xodo rural, perjudican las
estructuras de conservacin y transmisin de la tradicin oral, de las races de
que todo individuo tiene necesidad para conocerse mejor, construir su
personalidad, su identidad, en resumen: ser. Es en los archivos donde queda el
registro de la memoria del hombre, inutilizada por la desaparicin de los
contactos familiares y comunitarios entre generaciones.
La funcin de comunicacin puede asumir tambin un carcter identitario. Los
documentos pueden ser usados para desarrollar el sentimiento de pertenencia a
una comunidad, para garantizar la validez de una institucin gobernante, para
comunicarse con ella o para valorzala.
El autor observa que en las ltimas dcadas ocurri un aumento considerable
en la demanda social de informacin archivstica. Y, en tal demanda identifica
(genricamente) tres grupos de usuarios, con hbitos y necesidades de
informacin diferentes, y consecuentemente, con preocupaciones diplomticas
distintas:
LOS
INVESTIGADORES QUE UTILIZAN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
Actualmente no solo los historiadores buscan informaciones en los

archivos. Hay muchos investigadores tambin de las ciencias humanas,
Pgina 41
sociales, jurdicas y econmicas o de las ciencias exactas y naturales,

como expertos, tcnicos o ingenieros que necesitan recurrir a fuentes
fiables. Todos tienen una exigencia de verdad y quieren una informacin
identificada cuyo contexto es conocido y comprobable. Afirma el autor
que esa verdad que buscan, la encuentran en los documentos
institucionales y en la informacin orgnica, que puede ser controlada y
validada por la Diplomtica.
LOS
BURCRATAS
QUE
INFORMACIN ORGNICA.
CREAN
LOS
DOCUMENTOS
PRODUCEN
LA
Debido a la inestabilidad de los soportes,
mquinas, reglas, procedimientos y estructuras administrativas, los

burcratas tienen necesidad de mtodos y conocimientos para garantizar
la recuperacin de los datos que crean. Para el autor, la Diplomtica
sera muy til en el rea de gestin, pues la misma puede proveer
elementos para definir la estructura de los documentos o para garantizar
la seguridad de los datos, por ejemplo.
LOS
ARCHIVEROS QUE CONSERVAN Y TRATAN LA INFORMACIN ORGNICA
PARA DIFUNDIRLA.
Los archiveros tienen necesidad de saber cmo
valorar, y preservar, la informacin que constituir la memoria que

debern formar y guardar para ser consultada por otros. Para el autor,
con la abundancia de documentos y con la redundancia informativa que
existen actualmente, la Diplomtica ayuda al archivero hacer una crtica
cientfica al documento y/o informacin. Con ello pueden establecer con
claridad cules son las fuentes documentales idneas para constituir la
memoria contempornea.
La toma de conciencia de la necesidad de la informacin custodiada por los
archivos es esencial para la definicin de las polticas de conservacin. Si se
sabe por qu un documento archivstico es producido, es necesario saber por
qu ser conservado una vez que la razn de su produccin ya desapareci.
Recordar, probar, comprender y comunicar, las cuatro utilidades de los
documentos archivsticos, son pruebas fundamentales que debe pasar todo
documento que se pretende eliminar.
Pgina 42
Respeto a la memoria de la sociedad actual, Delmas sugiere que es necesario

desarrollar nuevos mtodos para valorar, conservar y difundir las fuentes de
dicha memoria. Considera que el archivero del siglo XIX e inicios del XX era un
diplomatista que clasificaba, conservaba y hacia accesibles los documentos,
pero la parte fundamental de su trabajo cientfico era realizar inventarios
analticos y editar documentos. Hoy el planteamiento es semejante y el texto o
los datos, la informacin en ltima instancia, sigue siendo el objeto principal del
estudio diplomtico.
Para el autor existe un campo de documentos institucionales, de informaciones
orgnicas, que son del dominio del mtodo diplomtico, tanto por su soporte
cuanto por la naturaleza de la informacin que contienen. Incluso considerando
que los problemas de valoracin documental, ingresos o inventario de fondos
sean problemas de la Archivstica, la Diplomtica puede ayudar a determinar
criterios de valoracin y descripcin de las informaciones de manera cientfica.
Para ello es necesario reformular los objetos fundamentales comunes al
diplomatista y al archivero. Dicha reformulacin consiste en:
Censar todas las formas que los textos y los datos pueden tomar.
Establecer sistemticamente las correspondientes tipologas.
Identificar los documentos, o sea, definirlos segn la naturaleza

institucional y la funcin orgnica, sealando su creacin, caractersticas,
evolucin, transformacin y desaparicin y, clasificarlos en relacin con
otros de la misma naturaleza en la cadena de la gnesis y tradicin
documental.
Argumenta el autor que solamente es posible identificar los documentos

despus de censarlos y establecer sus tipologas. Estos dos pasos facilitan la
verificacin en los propios documentos de hasta qu punto se puede realizar su
identificacin y despus examinar la posicin que ocupan en el conjunto
documental.
Dichos
criterios
permiten
eliminar
los
documentos
peor
identificados, ms difciles de ser sometidos a la crtica diplomtica y, por lo

tanto, ms difciles de validar. De esta forma se mejora el nivel de confiabilidad
de las fuentes documentales. La valoracin debe reducir la incertidumbre de la
Pgina 43
investigacin en trminos de tiempo, economa de medios y de resultados para

responder a las necesidades de los usuarios de los archivos.
A partir de esos planteamientos, Delmas sugiere algunas posibilidades de
aplicaciones prcticas de la Diplomtica contempornea en el tratamiento de la
informacin. Las ms destacadas son las siguientes:
EL ESTUDIO DE LAS FORMAS DE LOS DOCUMENTOS COMO INSTRUMENTO PARA

DESARROLLAR ESTRUCTURAS DE PRODUCCIN E INTERCAMBIO ELECTRNICO
DE DOCUMENTOS.
El estudio de las formas de los documentos es campo
de trabajo de la Diplomtica. Entretanto, el advenimiento de la ofimtica

y de las redes telemticas impuls a administradores, gestores de
documentos y/o informticos a desarrollar una Diplomtica prctica para
industrializar la produccin y el intercambio electrnico de documentos.
El autor considera que para desarrollar normas que garanticen el
intercambio
de
documentos
electrnicos,
los
informticos
estn
reinventando el estudio de las formas documentales. Cita como ejemplos

el Electronic Data Exchange (EDI), Electronic Data Interchange for
Administration, Commerce and Trade (EIFACT), Open Document
Architecture (ODA) o Standard Generalized Markup Language (SGML).
Algunos, identifican los bloques y secuencias de datos que van a
constituir el documento a ser tratado por la mquina de forma
puramente
mecnica.
Otros,
como
SGML,
desarrollan
tcnicas
semejantes a las de los diplomatistas (estructura, estilos, datos). Los

informticos reconocen la funcin y la importancia del contenido de cada
uno de los caracteres de un documento. En consecuencia estn dndoles
nombres particulares que permiten reconocer la informacin por lo que
es y no por lo que parece ser.
AUXILIAR A
LOS ADMINISTRADORES EN LA TOMA DE DECISIONES.
El estudio
de la gnesis y de la tradicin de documentos se plasma en la

produccin de instrumentos de trabajo, tales como manuales de
procedimientos, formularios, diccionarios, etc. Instrumentos que pueden
ser tiles a los gestores en la evaluacin de los circuitos y modalidades
Pgina 44
de decisiones y sus aplicaciones. Los estudios de la gnesis y tradicin,

unidos a los procesos de toma de decisiones, pueden aportar una
significativa contribucin a la historia de las instituciones y de la
sociedad, as como a la Diplomtica y a la reflexin archivstica.
HACER
ANLISIS DIPLOMTICO DE DATOS ELECTRNICOS.
Los datos o
informaciones recogidas en medios electrnicos representan un aspecto

nuevo, pero ampliamente tcnico, de la gnesis y tradicin documental.
Cada vez ms la comunidad cientfica genera datos recogidos por medio
de sondas espaciales, satlites meteorolgicos o geogrficos, por
ejemplo. La conservacin y accesibilidad de tales datos interesa, adems
de a quin los produce, a los historiadores y archiveros. Los datos
electrnicos presentan caractersticas similares a las de los documentos
diplomticos tradicionales y, como ellos, son producto de la accin de
una persona o institucin en el desarrollo de su actividad segn
procedimientos y normas establecidas. Razn por la cual Delmas afirma
que los datos pueden ser analizados diplomticamente, lo que permite
garantizar su fiabilidad y autenticidad, as como auxiliar en su valoracin
y disposicin.
DEFINIR
TIPOLOGAS PARA LOS DOCUMENTOS ACTUALES.
Los documentos
institucionales presentan una infinita variedad tipolgica. Ello es debido a

la multiplicidad de funciones administrativas a que se refieren y a la
diversidad de las acciones y procedimientos que instrumentalizan.
Tambin a que cada Administracin tiene sus propias caractersticas y
estilo de actuar. Por supuesto, tambin debido a las nuevas tecnologas y
soportes. La multiplicacin y la diversificacin de los documentos
imponen la necesidad de elaborar un inventario sistemtico de los tipos
de documentos, definir una tipologa cientfica. Para el autor la
extraccin de tipologas para los documentos actuales es til en todas las
fases del tratamiento archivstico de
los mismos: identificacin,
valoracin, descripcin y difusin.
EDITAR
DOCUMENTOS
CONTEMPORNEOS.
Las caractersticas de los
documentos contemporneos permiten la simple reproduccin en

facsmil o mediante digitalizacin y generalmente responden poco a las
Pgina 45
necesidades cientficas. La inmensa masa documental existente, la

multiplicidad de ejemplares y la tecnologa que se puede emplear para
editar dichos documentos, hace con que su edicin no se efecte con el
mismo celo que la de los documentos medievales. El autor considera que
si la edicin de un documento contemporneo fuera acompaada del
comentario diplomtico y del aparato crtico que le corresponde, pasara
a tener valor como fuente fiable para la investigacin cientfica.
GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE TESTIMONIOS ORALES. Cada vez ms los

archivos, as como la Historia cientfica, se valen de la tradicin oral para
recuperar y mantener una parte de la cultura, de la memoria individual y
colectiva que no est registrada. El autor afirma que para asegurar la
autenticidad de los relatos orales, stos deben ser recogidos segn
algunas normas que solamente pueden ser formuladas con la ayuda de
la Diplomtica.
INSTRUMENTALIZAR
LA VALORACIN DOCUMENTAL.
La Diplomtica clsica
selecciona, a travs de la crtica de los documentos archivsticos, las

fuentes cientficas utilizadas para la investigacin en Historia Medieval
y/o Moderna. La Diplomtica contempornea hace lo mismo pero para
preservar fuentes para la investigacin cientfica en general, no solo
histrica. Con el estudio de la gnesis y de la tradicin es posible
identificar, por ejemplo, el valor de los documentos en funcin de su
lugar en el proceso de elaboracin del texto (borrador, minuta, copia). O
identificar qu soporte es el mejor adaptado para la conservacin y
acceso futuro. Delmas considera que la Diplomtica permite una
valoracin documental ms racional, pues permite la valoracin de la
informacin inscrita en el documento (tipologa, valor testimonial, valor
informativo) de manera cientfica. Para l, la disciplina puede ayudar, por
ejemplo, en el desarrollo de sistemas expertos para asistir a la valoracin
de series documentales voluminosas.
Pgina 46
ANLISIS DIPLOMTICO
DE DOCUMENTOS AUDIOVISUALES.
En otro artculo,
Bruno Delmas34 sugiere que el anlisis diplomtico de los documentos

audiovisuales (imgenes fijas, imgenes animadas, registros sonoros) es
perfectamente viable. El uso de documentos audiovisuales desde hace
ms de un siglo viene adquiriendo importancia, tanto en el mbito
pblico como privado. No obstante, por la ausencia de herramientas de
anlisis adecuadas a sus caractersticas, los investigadores no han
sacado gran provecho de ellos. El autor propone que se desarrollen para
tales documentos, los instrumentos cientficos, tcnicos y metodolgicos
(forma, gnesis, tradicin y edicin) necesarios para la fundacin de una
Diplomtica de los documentos audiovisuales.
1.3.2.-DEL DOCUMENTO MEDIEVAL AL ELECTRNICO

Luciana Duranti, profesora en la University of British Columbia, en Vancouver,
Canad, conforme relata Natalia Bolfarini Tognoli35, influenciada por Paola
Carucci y Alessandro Pratesi, aplica el mtodo diplomtico a los documentos
modernos36. Con ello percibe que el mismo mtodo usado para verificar la
autenticidad de documentos medievales podra ser aplicado en la creacin,
mantenimiento y preservacin de documentos contemporneos, incluidos los
electrnicos37.
Afirma Luciana Duranti que la teora diplomtica proporciona un mtodo de
anlisis cuyo resultado es muy til en el tratamiento de los documentos
archivsticos de manera general, y en especial de los documentos electrnicos.
La autora considera que ningn conjunto documental puede ser procesado sin
34
Bruno DELMAS. Donner limage et au son le statut de lcrit: pour une critique diplomatique des
35
Natlia Bolfarini TOGNOLI. A Diplomtica Arquivstica Contempornea: o papel terico de Luciana

Duranti. En: Anais do III Congresso Nacional de Arquivologia , (Rio de Janeiro 20-24 de outubro de
2008), Rio de Janeiro: ENARA, 2008, pp. 824-838.
36
Vase el Captulo 6, La diplomtica como disciplina formativa y mtodo de investigacin, del libro de
Carmona: S & C, 1996.
37
A partir de aquellas conclusiones Luciana Duranti, entre 1989 e 1992, publica una serie de artculos en
la revista de la Asociacin Canadiense de Archiveros, Archivaria. En 1995 dichos artculos se publican en
un libro con el ttulo Diplomatics: new uses for an old science.
Pgina 47
antes ser identificado y analizado, y que la Diplomtica ofrece las armas

necesarias para ello.
Las principales ventajas de la utilizacin de la Diplomtica en el quehacer
archivstico son, segn Duranti, las siguientes:
RIGOR
TERMINOLGICO.
La primera contribucin de la Diplomtica a la
Archivstica son las definiciones que presenta, pues identifica la funcin
y el sentido de las partes constitutivas del documento y les da nombre,

de manera coherente y significativa. La precisin de la terminologa
diplomtica aporta a la archivstica la claridad y el rigor necesarios frente
al uso de una terminologa inconsistente por parte de los archiveros
modernos, que crean trminos arbitrariamente cada vez que encuentran
algo que parece ligeramente diferente a lo que les era familiar38.
CONEXIN
ENTRE
EL
DOCUMENTO
ARCHIVSTICO
TRANSMISIN DENTRO DEL SISTEMA EN QUE FUE CREADO.
SU
ESTADO
DE
Para el archivero
es importante poder identificar el estado de transmisin de un

documento, lo que la Diplomtica clsica llamaba tradicin documental.
Duranti rebate la idea de que como los archiveros procesan grupos de
documentos, ms que documentos sueltos, no necesitan preocuparse
por la cuestin de la originalidad de los mismos. Para ella, si cada
expediente contiene originales de documentos recibidos, borradores y/o
copias, el archivero necesita tener seguridad de que el documento que
est estudiando es el original y no una copia. En definitiva, Duranti
considera que la Diplomtica es la herramienta idnea para identificar el
estado de transmisin de los documentos, hecho que ser til al
archivero en la descripcin, ordenacin y valoracin de los mismos.
ESTANDARIZACIN. Los archiveros deben participar activamente en el

proceso de creacin de documentos archivsticos, y todava ms, en el
38
Como ejemplo, Duranti cita el trmino documentos textuales, que por lo general se contrapone a
documentos electrnicos, como si textuales indicase una configuracin de la informacin y
electrnicos un mtodo u organismo de creacin, preservacin o transmisin. Sin embargo, segn la
autora un documento textual electrnicamente almacenado en una cinta magntica sigue siendo un
documento textual y un documento electrnico es un documento electrnicamente creado, mantenido o
transmitido, independientemente de la configuracin de informacin que contiene.
Pgina 48
diseo de sistemas de informacin electrnicos, as como en la definicin

de los estndares que rijan tales sistemas. Para ello, deben ver los
documentos como evidencia de la accin, tal como lo hace la
Diplomtica, que adems relaciona las formas, tipos de actos y fases de
procedimiento, y muestra los tipos de interacciones entre personas y
documentos. La clara comprensin de tales relaciones e interacciones
sirve al archivero para la simplificacin de funciones, de procesos de
trabajo y de procedimientos documentales. Duranti asegura que la
Diplomtica permite una estandarizacin razonable en la creacin, diseo
de documentos o de sistemas de informacin.
VALORACIN. Duranti asevera que los modelos de valoracin documental

utilizados habitualmente son imperfectos, porque por lo general se basan
en clasificaciones y/o descripciones, y stas son imperfectas porque se
basan en una identificacin hecha segn criterios inconscientes e
inapropiados. El archivero, por considerar que trabaja con conjuntos
orgnicos de documentos, cree que es imposible empezar con el anlisis
de los mismos. Efecta entonces el anlisis con un enfoque de arriba
hacia abajo, es decir, de lo general a lo especfico, desde el creador de
los documentos hacia las funciones y desde las funciones hacia los
documentos. Con ello, presume que la Diplomtica puede ofrecer
clarificacin, pero no un mtodo de anlisis. La autora diverge de esta
opinin. Lo que busca el archivero con el anlisis tradicional es identificar
las
relaciones
documentales
incorporadas
en
las
estructuras
organizativas y en los procedimientos burocrticos y, que dichas

relaciones solo pueden ser identificadas mediante la aplicacin del
enfoque abajo hacia arriba, que es en definitiva, el anlisis diplomtico
de la gnesis, forma y modo de transmisin de los documentos; El otro
problema detectado por la autora es que los modelos tradicionales de
valoracin documental se fundamentan en el principio de procedencia
y/o de pertenencia. La aplicacin del principio de procedencia en la
valoracin documental conlleva a la apreciacin de los documentos
segn el status y funciones desarrolladas por el creador de los mismos,
lo que fomenta la utilizacin del mtodo jerrquico, de arriba-abajo.
Pgina 49
Mtodo, que en su opinin es insatisfactorio pues, excluye de la

valoracin los documentos generados en las transacciones originadas por
agentes o funciones desprovistas de poder, pero que aun as pueden ser
importantes para el registro de la memoria social. Por otro lado, la
aplicacin del principio de pertenencia permite valorar los documentos
conforme los asuntos a que pertenecen. Algunas veces es utilizado como
argumento principal y el principio de procedencia como su subsidiario. Es
decir, se definen primero los tpicos o temas relevantes a valorar, a
continuacin se identifican los creadores de documentos relacionados
con ellos y, por ltimo, los documentos de estos creadores son valorados
conforme la procedencia. Otras veces es la pertenencia el enfoque
subsidiario, se identifican los creadores importantes, en seguida los
tpicos o temas ms significativos que ellos tratan y finalmente se
valoran los documentos que pertenecen al grupo de temas determinados
como relevantes. El problema de fondo, segn la autora, es que los
principios de procedencia y pertenencia fueron trasladados del campo de
la ordenacin al de la valoracin. Dichos principios son utilizados como
mtodo alternativo de valoracin, pero ambos son extraos a esta
funcin archivstica, tanto como principios cuanto como mtodo. Sin
embargo, son fundamentales en ella como metas conceptuales, pues los
documentos reflejan las actividades y funciones de sus creadores y el
contexto social de su poca. El mtodo para alcanzar tales metas debe
buscar su base terica en la naturaleza de los documentos. La
naturaleza, que est determinada por las circunstancias de creacin del
documento, impone un enfoque contextual y analtico. Ello requiere que
la valoracin sea efectuada a travs del estudio de los creadores, de sus
funciones, actividades y procedimientos, de las relaciones entre ellos y
los documentos y, de las relaciones de los documentos entre s. Para
comprender tales relaciones hay que analizar los documentos en s
mismos y en su forma o gnesis, es decir, hace falta un anlisis con un
enfoque de abajo-arriba que complemente el enfoque de arriba-abajo.
Aqu convergen procedencia y pertenencia, porque si la forma transmite
y representa al contenido, cuando se considera la forma se est
Pgina 50
considerando tambin el contenido. El anlisis diplomtico tiene por lo

tanto, segn la autora, la capacidad de eliminar la dicotoma entre
procedencia y pertenencia y de proveer un canal de interaccin natural
entre las dos.
ORDENACIN. La capacidad del anlisis diplomtico para identificar las

interrelaciones de los documentos, asevera la autora, es un instrumento
muy vlido para efectuar la ordenacin, ya sea fsica o intelectual, de los
documentos.
DESCRIPCIN. La descripcin archivstica se basa, en la mayora de los

casos, en la identificacin de las personas que intervienen en el
documento. Tambin se hace referencia a la naturaleza de las formas
documentales. Utilizando la Diplomtica para realizar la descripcin
archivstica, o sea descomponiendo analticamente los documentos, se
pueden extraer los elementos relevantes y darles nombres, definirlos y
ordenarlos de manera lgica. Como consecuencia de este proceso se
puede generar vocabularios controlados, ndices u otros instrumentos
similares. El rigor conceptual y terminolgico de la Diplomtica promueve
la apropiada identificacin, denominacin y formulacin de los elementos
informativos de que debe constar la descripcin documental.
En definitiva, como afirma Manuel Vzquez, la importancia y la novedad

aportada por Luciana Duranti es que toma la Diplomtica como un campo
autnomo del saber, la descontextualiza de sus principios originales, planteados
para la documentacin medieval, y los aplica a la documentacin actual. La
investigadora une la Diplomtica a la Archivstica, con un resultado que para l
es llamativo: la Diplomtica, que naci para descubrir falsificaciones en los
pergaminos, contiene elementos que permiten prevenir y evitar falsificaciones

en documentos informticos39.
39
Manuel Vzquez, en el prlogo de la edicin en espaol del libro de Luciana DURANTI. Diplomtica:
usos nuevos para una antigua ciencia. Carmona: S & C, 1996, p. IX.
Pgina 51
1.4.- CASOS PRCTICOS DEL USO DE LA DIPLOMTICA EN EL

TRATAMIENTO
DE
DOCUMENTOS
INFORMACIONES
CONTEMPORNEOS
La ampliacin de horizontes en la aplicacin de principios y metodologa de la
Diplomtica a todo documento archivstico, permiti el desarrollo de multitud de
planteamientos novedosos antes limitados por el purismo de la Diplomtica
tradicional.
En la actualidad, la comunidad archivstica internacional discute el tema desde
varios frentes. Existen diversos proyectos, concluidos y en curso, relacionados
con:
El anlisis diplomtico de documentos contemporneos.
La definicin de tipologas documentales actuales.
La utilizacin de la Diplomtica como instrumento de valoracin

documental.
La Diplomtica como elemento garantizador de la autenticidad de los

documentos electrnicos a largo plazo.
Tal hecho se podr constatar en los casos relatados a continuacin.
1.4.1.- CASOS
RELACIONADOS
CON
ANLISIS
DIPLOMTICO
DE
DOCUMENTOS Y DATOS
La tentativa de tipificar y definir caracteres internos y externos de documentos

contemporneos, conforme criterios diplomticos, es empeo comn a diversos
pases y en distintas reas de actuacin. En Brasil, por ejemplo, en la
Universidade Estadual Paulista, en el grupo de investigacin40 Anlise

documentria, desde hace algunos aos, entre otros temas, se investiga el uso
de la Diplomtica en el anlisis documental en el campo de la Documentacin.
40
Mas informaciones sobre referido grupo de investigacin pueden ser obtenidas en la pgina web del
Nacional de Pesquisa (CNPq): http://dgp.cnpq.br/buscaoperacional /detalhegrupo
.jsp?grupo=0330607CJE8MVR.
Conselho
Pgina 52
1.4.1.1.-Anlisis diplomtico de documentos administrativos

En el tratamiento de documentos administrativos es donde se encuentra el
mayor nmero de casos de utilizacin de principios y mtodos de la
Diplomtica.
a.- ESTUDIO
DIPLOMTICO DE DOCUMENTOS CONTEMPORNEOS BASNDOSE EN LA
LEGISLACIN ADMINISTRATIVA.
presenta
un
estudio
En Espaa, en 1994, Enrique Prez Herrero
diplomtico
de
documentos
administrativos
contemporneos. La base de su estudio fue la legislacin existente acerca de la

estructura, funcionamiento, rgimen jurdico de las Administraciones Pblicas
en general y de Canarias en particular; de los procedimientos administrativos; y
la normalizacin de la emisin de documentos y del material utilizado en su
confeccin. El autor identifica, a travs de la legislacin examinada, caracteres
externos e internos, gnesis y tradicin de determinados documentos
producidos en la Administracin canaria41.
b.- ANLISIS
DIPLOMTICO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Ana Beln
Snchez Prieto, en 1995, en un ensayo sobre la Diplomtica de los documentos

administrativos contemporneos42:
Identifica los caracteres extrnsecos e intrnsecos de los documentos

corrientes en la Administracin Pblica espaola de aquel momento.
Discrimina cules son las personas que intervienen en tales documentos:

el autor, el destinatario, los autenticadores, el expedidor y en algunos
casos el bastanteador, el receptor no interesado y los fiscalizadores
contables.
En cuanto a las partes constitutivas de los documentos, considera que tal

como el documento diplomtico, el administrativo se constituye de tres
partes bien definidas: protocolo, texto y escatocolo (que los manuales de
41
42
Enrique PREZ HERRERO. Diplomtica del documento administrativo contemporneo a travs de los
cuerpos legales vigentes: el caso de Canarias. Boletn Millares Carlo. 1994, nm. 13, pp. 297-326.
Ana Beln SANCHZ PRIETO. Documentos administrativos: Un ensayo de diplomtica contempornea.
Documentacin de las Ciencias de la Informacin. 1995, nm. 18, pp. 193-210.
Pgina 53
documentos administrativos denominan encabezamiento, cuerpo y pie).

A la vez, describe las frmulas ms comunes de presentacin de cada
una de las partes.
La autora finaliza el trabajo presentando un listado de tipologas documentales,
con sus correspondientes formularios.
c.- DIPLOMTICA
DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ACTUAL.
En la misma lnea
del trabajo anterior, est el libro, publicado en 2001, por Antonio Garca
Rodrguez43 como resultado de su tesis doctoral. El autor hace una descripcin
minuciosa de todos los soportes documentales utilizados en la Administracin
Pblica: caractersticas fsicas, composicin qumica, durabilidad, etc. Adems,
discurre sobre los principales aspectos cancillerescos de la produccin
documental administrativa, tales como los dedicados a la imagen corporativa
(membrete, autoridad o unidad orgnica emisora, etc.) y al lenguaje
administrativo (propia de la Administracin, con variantes tcnicas pero bajo un
sustrato jurdico nico). Para l, el origen de dichos aspectos cancillerescos se
encuentra en los manuales de imagen y lenguaje administrativo que contienen
los principios generales y las normas particulares de estilo. Basndose en el
estudio de la estructura del documento pblico administrativo, su discurso
diplomtico, distribucin y orden del contenido (protocolo, texto y escatocolo),
el autor establece la tipologa diplomtica de los documentos del procedimiento
administrativo comn, con sus correspondientes formularios.
d.- EVOLUCIN
DE LAS FORMAS Y ESTRUCTURAS DOCUMENTALES DE DOCUMENTOS
CONTEMPORNEOS.
Manuel
Romero
Tallafigo44
estudi
los
documentos
administrativos producidos por el gobierno central del Estado espaol en la

edad contempornea. Analizando el proceso de continuidad histrica de tales
documentos, demuestra la evolucin de las formas y los cambios o supresiones
de las formalidades textuales, simblicas y semiticas. Todo ello, segn el
43
Antonio GARCA RODRGUEZ. Diplomtica del documento administrativo actual: tradicin e innovacin .
44
Manuel ROMERO TALLAFIGO. Historia del documento en la Edad Contempornea: la comunicacin y la

representacin del poder central de la nacin. Carmona: S & C, 2002.
Pgina 54
autor, es resultante de los cambios polticos, administrativos y tecnolgicos

ocurridos a lo largo del perodo delimitado en el estudio.
e.-
CARACTERIZACIN
ADMINISTRATIVOS POLICIALES.
ANLISIS
DIPLOMTICO
DE
DOCUMENTOS
Laura Maria do Rego45, alumna del Curso de
Biblioteconoma de la Universidade Estadual Paulista, present en 2002 la

tesina
titulada
Caracterizao
anlise
diplomtico
de
documentos
administrativos policiais: uma experincia com ofcios da Delegacia de Policia de

Marlia (dcada de 50). El principal objetivo del trabajo era describir dicha
documentacin. Para su perfecta comprensin y posterior descripcin, la autora
procedi al anlisis diplomtico de dichos documentos. Aplicando una plantilla
diplomtica para efectuar el anlisis, logr identificar la existencia de una
frmula diplomtica bsica para aquellos documentos policiales.
1.4.1.2.-Anlisis diplomtico de documentos tcnicos

En Brasil, en el rea acadmica de la Ciencia de la Informacin, Gustavo Costa
Reis present la tesis de maestra: A dimenso diplomtica do contedo
informacional de documentos tcnicos: uma anlise de manuais de instrues

de pulverizadores automotrizes 46.
Basndose en la ampliacin de la Diplomtica a los ms diferenciados tipos de
documentos, incluso a los tcnicos, principalmente en lo que se refiere a la
documentacin comercial y mercantil, el autor aplic el anlisis diplomtico a
manuales de instrucciones. Tras la revisin bibliogrfica sobre Diplomtica y
sobre manuales como documentos tcnicos, realiz el anlisis de dos manuales
de instrucciones de pulverizadores agrcolas automotrices con el objetivo de
caracterizar la estructura diplomtica de los mismos. Como resultado, obtuvo la
45
Informaciones sacadas del catlogo de Trabalhos de Concluso de Curso del Curso de Biblioteconoma
de la UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. [Consulta: 15/01/2014]. Disponible en:
http://www.athena.biblioteca.unesp.br/F?RN=183373162.
46
Gustavo Costa REIS. A dimenso diplomtica do contedo informacional de documentos tcnicos: uma
anlise de manuais de instrues de pulverizadores automotrizes. Director: Jos Augusto Chaves
Guimares. [Dissertao Mestrado em Cincia da Informao]. Universidade Estadual Paulista,
Faculdade de Filosofia e Cincias, Marlia, 2003.
Pgina 55
identificacin de elementos internos y externos en los manuales, concluyendo

que existe una frmula diplomtica que les es intrnseca.
1.4.1.3.- Anlisis diplomtico de datos cientficos

En su Manifiesto por una Diplomtica contempornea, Bruno Delmas47 presenta
un estudio de caso titulado Mirada diplomtica sobre procesos de produccin
de datos cientficos: gnesis y tradicin de datos meteorolgicos. En el estudio
son analizados, bajo un planteamiento diplomtico, los datos meteorolgicos
recogidos por el tablissement dtudes et de Recherches Mtorologiques
(E.E.R.M.) del Centre National de Recherches Mtorologiques (C.N.R.M.), de
Francia. Dichos datos son recogidos, medidos y almacenados, de forma
totalmente automatizada, por un sistema constituido de estaciones de
medicin,
un
puesto
central
que
almacena
los
distintos
parmetros
meteorolgicos y una base de datos que administra la informacin recogida.

El sistema es un procedimiento de medida y registro de las mediciones hechas
y al mismo tiempo, de tratamiento y anlisis de los datos de forma instantnea.
Sus objetivos son validar en tiempo real los datos recogidos; garantizar la
integridad y seguridad de estos datos; vigilar permanentemente el buen
funcionamiento de las estaciones de medicin; edicin instantnea de grficos y
cuadros de seguimiento; acceso fcil y rpido a los datos archivados; y
posibilitar la conservacin de los datos a largo plazo.
Para explicar su tesis, Delmas hace una analoga entre el sistema de
tratamiento de los datos meteorolgicos y una oficina administrativa que, tal
como aquel sistema, recibe informacin segn normas y procedimientos, y la
trata en tiempo real.
As, para alcanzar los objetivos del sistema, se constituyen algunos ficheros
informatizados que forman un fondo, tal como el conjunto de los documentos
pertenecientes a una oficina. Tales ficheros pueden ser analizados siguindose
47
Pgina 56
un planteamiento diplomtico y archivstico clsico. Algunos ficheros se refieren

a los caracteres externos y al contexto y otros, a los caracteres internos de los
datos propiamente dichos. Algunos son resultantes de las funciones principales
y otros de las funciones auxiliares. Los caracteres externos y el contexto se
refieren a los medios y los procesos de recogida y tratamiento de los datos. Los
caracteres internos son ficheros relativos a datos recibidos de las estaciones,
datos elaborados a partir de los recibidos o catlogos de los sondeos recibidos.
El sistema garantiza todas las operaciones de gnesis de los datos
meteorolgicos, de reunin y presentacin de los mismos bajo una forma
elaborada (grficos, estadsticas, etc.), y tal como en la oficina administrativa,
el sistema tiene carcter interno y est destinado a los investigadores del
grupo.
El almacenamiento de los datos se realizaba de una manera distinta en cada
campaa de mediciones y segn cada estacin de medicin, lo que dificultaba
el acceso a ellos. El anlisis de los procedimientos desde el punto de vista de
gnesis y elaboracin permiti la estandarizacin de los datos meteorolgicos y
por consiguiente, mejor su consulta y divulgacin.
1.4.1.4.-Anlisis diplomtico de documentos audiovisuales

En el ao 1994, Janice Louise Simpson48, present en la University of British
Columbia, una tesina en la cual estudi la aplicabilidad y utilidad de la

Diplomtica en el anlisis de documentos producidos en la industria de la
comunicacin. Ms especficamente, en el anlisis de los sonidos e imgenes en
movimiento registrados en los documentos.
La autora primeramente concluye que el anlisis diplomtico tradicional,
diseado para documentos dispositivos y probatorios, no es vlido para los
documentos narrativos y de apoyo. As, considerando que los acervos
48
Janice Louise SIMPSON. Broadcast archives: a diplomatic examination [en lnea]. Director: [Thesis
Master of Archival Studies]. University of British Columbia, Vancouver, 1994. [Consulta: 25/01/2014].
Disponible en: http://hdl.handle.net/2429/5225.
Pgina 57
documentales de las empresas de radio y televisin, son constituidos

mayoritariamente por ese tipo de documentos, era necesario disear un nuevo
modelo de anlisis diplomtico. Basndose en los principios y metodologa
diplomticos tradicionales, la autora dise un modelo de anlisis diplomtico
especfico para los documentos producidos en la industria radiotelevisiva.
El nuevo modelo fue utilizado con xito para analizar documentos textuales y
no textuales, documentos antiguos y contemporneos, producidos por
diferentes tipos y tamaos de estaciones de radio y televisin. Concluye la
autora que el esquema y el procedimiento delineados en el modelo que
propone para hacer la crtica diplomtica aportan un conocimiento que ayuda
en la valoracin, ordenacin y descripcin de eses archivos. Y, adems,
sostiene que el enfoque integrado, del anlisis abajo hacia arriba y arriba hacia
abajo, favorece la comprensin del contexto jurdico administrativo de los
documentos en cuestin y demuestra que la Diplomtica puede ser utilizada
para crear nuevas herramientas que permiten el examen y estudio de nuevos
tipos de documentos. La conclusin final del estudio es que la utilizacin de
principios y metodologa diplomticos es muy provechosa en el anlisis de los
archivos de comunicacin en general y, de los documentos sonoros y de
imagen en movimiento, en particular.
1.4.2.-CASOS RELACIONADOS CON LA VALORACIN DOCUMENTAL

El anlisis diplomtico es necesario en los procesos de valoracin y ordenacin
de series documentales y puede ser til para reconstruir expedientes, pues
permite establecer la relacin existente entre los distintos documentos49.
La utilizacin de la Diplomtica para fines de valoracin documental, en la
prctica est limitada a la definicin de tipologas documentales como paso
previo a la valoracin documental propiamente dicha, y a la observancia de
49
Mara Itziar ZABALZA ALDAVE. Panorama actual de la Diplomtica en Navarra: una ciencia relegada?
En: Archivstica en Navarra. Pamplona: Gobierno de Navarra, Departamento de Educacin y Cultura,
2003. pp. 231-246. Serie Fuentes para la Historia de Navarra, nm. 72. pp. 231-246.
Pgina 58
preceptos diplomticos para garantizar la autenticidad de los documentos

electrnicos a largo plazo.
Entre los pocos ejemplos encontrados, en que concretamente, se utiliza la
Diplomtica como una herramienta para llevar a cabo la valoracin documental,
est el que ofrece Bruno Delmas en el estudio de caso titulado: La valoracin
asistida por la gnesis y la tradicin50.
En l incluye una tabla de la gnesis y tradicin de los datos estadsticos de un
censo de poblacin. Dichos datos son tratados informticamente y en este
proceso siguen un curso complejo en que cambian de forma y/o de soporte. El
cuadro permite identificar todos los estadios de la informacin y de los datos
orgnicos producidos durante la accin. Adems, informa del tratamiento y de
la difusin de la informacin, dando una visin global que permite la crtica de
la misma. Con ello se determina qu documentos deben ser eliminados,
conservados o trasladados a otro soporte.
A travs de la citada tabla se puede identificar, sistemticamente, la
informacin esencial a ser custodiada en funcin de los soportes mejor
adaptados a la conservacin y al acceso futuro. Si determinados documentos
existen en tal o cual forma se puede eliminar tal o cual categora, conforme
ejemplifica el autor en el cuadro que figura a continuacin:
Si los documentos G, C y E existen, no hace falta conservar todas las

tres categoras, se puede elegir entre ellas.
50
Pero si C no existe, entonces es necesario guardar B y D.
Pgina 59
Naturaleza de
la Informacin
Soporte papel
Fuente primaria
de informacin
Tratamiento de
la informacin
primaria
Difusin de la
informacin
agregada
Documentos de
Tablas de resultados
base: Plantillas de
Listas
encuestas
Informes
Publicaciones oficiales
Soporte
magntico
Ficheros con
muestras de
informacin
colectada
Ficheros de los
datos de base
sometidos a
programas
informticos de
tratamiento.
Ficheros de
resultados
Ficheros de
trabajo, ficheros
inversos, plantillas,
etc.
Programas
informticos
Soportes
microgrficos
Soportes
pticos
Microfilmes de
substitucin de
documentos en
soporte papel
Microfichas COM
Microfichas de las
publicaciones oficiales
Disco ptico
numrico
Disco ptico
numrico
CD-ROM
Figura 1. Gnesis y tradicin diplomtica de datos estadsticos de un censo (Bruno Delmas)
En opinin del autor, hay un gran nmero de series documentales voluminosas

cuya valoracin podra ser asistida por sistemas expertos planificados con
ayuda de la Diplomtica.
Pgina 60
1.4.3.- CASOS
RELACIONADOS CON IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DE
TIPOLOGAS DOCUMENTALES
En los aos 80 del pasado siglo, germina en la Archivstica internacional un

movimiento que busca soluciones para el tema de la creciente acumulacin de
documentos. En el mbito ibero-americano son creados grupos de trabajo para
alcanzar tal objetivo. En ellos se reflexiona que para el desarrollo de prcticas
de organizacin, descripcin y valoracin documental est la necesidad de
identificar
previamente
los
archivos,
organizaciones
productoras
documentos51.
Paralelamente, a partir de las aportaciones de diversos estudiosos de la
materia, especialmente las de Luciana Duranti, las bases tericas y
metodolgicas de la Diplomtica son adoptadas, en diferentes esferas
archivsticas, como instrumento para la comprensin de los documentos
contemporneos.
Influenciado por esa nueva corriente, el Grupo Ibero-americano de Gestin de
Documentos Administrativos, posteriormente incorporado al Comit de Archivos
Administrativos del Consejo Internacional de Archivos, propone el concepto de
identificacin y el mtodo analtico que sostiene. En los aos 90 el concepto se
consolida y la identificacin pasa a ser reconocida como una fase independiente
del quehacer archivstico52.
La identificacin es la fase del tratamiento archivstico que consiste en la
investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas en que se
sustenta la estructura del fondo documental. Consiste en recabar informaciones
referentes a los elementos que caracterizan los documentos archivsticos, el
51
Ana Clia RODRIGUES. Diplomtica contempornea como fundamento para a construo de

metodologias em arquivstica: a identificao de tipologias documentais . [CD-ROM]. En: Actas del VII
Congreso de Archivologa del Mercosur. Archivos: Patrimonio documental del futuro, (Via del Mar 2124 de noviembre de 2007), Via del Mar: Asociacin Archiveros de Chile, 2007.
52
Ana Clia RODRIGUES. Diplomtica contempornea como fundamento para a construo de

metodologias em arquivstica: a identificao de tipologias documentais [CD-ROM]. En: Actas del VII
Congreso de Archivologa del Mercosur. Archivos: Patrimonio documental del futuro, (Via del Mar 2124 de noviembre de 2007), Via del Mar: Asociacin Archiveros de Chile, 2007.
Pgina 61
tipo documental. Es el momento en que se estudian los caracteres internos y

externos de los documentos, elementos de identidad reflejados en su estructura
fsica (clase, soporte, tradicin, etc.) y en su contenido (funcin, actividad,
etc.).
Por presentar un carcter intelectual e investigativo que pretende reconocer la
organizacin productora y las tipologas documentales existentes, cuyo objetivo
final es la definicin de las series documentales, muchos autores consideran
que la identificacin documental es la primera fase del trabajo archivstico53.
Para algunos de ellos, se realiza en dos etapas: identificacin de la organizacin
productora de los documentos e identificacin del tipo documental54.
En la etapa de identificacin de la organizacin productora, en cuanto fondo, es
cuando se hace el estudio del contexto de produccin de las tipologas
documentales y presupone conocer los datos relativos a la creacin, historia
administrativa, estructura, funcionamiento, jerarqua de competencias y
funciones desempeadas por la misma. Es necesario precisar el nombre,
origen, fechas y textos normativos que demuestren alteraciones en la
estructura de la organizacin, las subordinaciones a otras organizaciones y los
documentos ms producidos.
La segunda etapa es la identificacin del tipo documental. El estudio
pormenorizado y sistemtico de la tipologa documental desde el punto de vista
de la Archivstica, se puede decir que es un hecho reciente 55 y suscita todava
mucha controversia.
53
Jos Luis LA TORRE MERINO; Mercedes MARTN-PALOMINO Y BENITO. Metodologa para la

identificacin y valoracin de fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte,
Secretaria General de Informacin y Publicaciones, 2000.

54
Rafaela Augusta de AMEIDA; Ana Clia RODRIGUES. Identificao de tipologias documentais como
parmetro para avaliao de documentos contbeis [CD-ROM]. En: Actas del VII Congreso de
Archivologa del Mercosur. Archivos: Patrimonio documental del futuro, (Via del Mar 21-24 de
noviembre de 2007), Via del Mar: Asociacin Archiveros de Chile, 2007.
55
El trabajo de identificacin de tipologas documentales contemporneas de documentos municipales,

iniciado en los aos 80 del siglo XX por el Grupo de Archiveros Municipales de la Comunidad de Madrid,
es uno de los trabajos pioneros en este campo.
Pgina 62
As, por ejemplo, la archivera brasilea Helosa Liberalli Bellotto propugna que
la Tipologa Documental es la ampliacin de la Diplomtica: el objeto de aqulla
es ms extenso que el de la Diplomtica (configuracin interna del documento,
estudio jurdico de sus partes y de sus caracteres para verificar su autenticidad)
porque estudia el documento como componente de un conjunto orgnico. Por
lo tanto, el objeto de la Tipologa Documental, adems de los que corresponden
a la Diplomtica, es estudiar dicho conjunto orgnico en relacin con el
contexto, competencias, funciones y actividades de la entidad generadora o
acumuladora de los documentos.
Para Bellotto, el objeto de la Tipologa Documental es la lgica orgnica de los
conjuntos documentales, razn por la cual podra ser denominada Diplomtica
Archivstica o Diplomtica Contempornea56.

Otra autora brasilea, Ana Clia Rodrigues, en su tesis doctoral57 afirma que la
Tipologa Documental encuentra en la Diplomtica Contempornea (estudio de
las formas y proceso de formacin de los documentos archivsticos) sus
fundamentos tericos y metodolgicos. Para la autora, la Diplomtica provee a
la Archivstica las bases para construir la metodologa de investigacin
destinada a identificar los documentos archivsticos a partir de parmetros
normalizados, confiriendo as cientificidad a la labor archivstica.
El autor espaol Eduardo Nez Fernndez 58 es totalmente contrario a tal
pensamiento. Para l comparar los estudios de Diplomtica a los de Tipologa
Documental es, por principio un error porque a la Diplomtica le interesa, es
lo que analiza en definitiva, el documento en s mismo, su autenticidad,
tradicin y estructura interna. Mientras que a la Archivstica interesa sobre todo
el anlisis del tipo documental como reflejo de las actuaciones de la
Administracin. Actuaciones estas que quedan plasmadas en un determinado
56
Helosa Liberalli BELLOTTO. Como fazer anlise Diplomtica e anlise tipolgica de documento de
57
Ana Clia RODRIGUES. Diplomtica contempornea como fundamento metodolgico da identificao

de tipologia documental em arquivos. Director: Helosa Liberalli Bellotto. [Tese Doutorado em Histria
Social]. Universidade de So Paulo, Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas, So Paulo, 2008.
58
Eduardo NEZ FERNNDEZ. Organizacin y gestin de archivos. Asturias: Trea, 1999, pp. 100- 131.
Pgina 63
soporte, con unos mismos caracteres internos que determinan su contenido y

que originan las series, que es lo que permite definir un Cuadro de Clasificacin
de un fondo.
Resume Nez Fernndez diciendo que a la Archivstica interesan los archivos
(conjuntos documentales) y a la Diplomtica los documentos. En opinin del
autor, los trabajos desarrollados en Espaa sobre Tipologa Documental,
principalmente el del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, permitieron el
desarrollo de una metodologa de identificacin y valoracin de fondos
documentales muy precisa. En dicha metodologa se utiliza un modelo de
anlisis tipolgico, pero el resultado nada tiene que ver con la tipologa
diplomtica, aunque sta haya podido servir inicialmente de inspiracin.
En cambio, Theodore Roosevelt Schellenberg, unos de los primeros autores en
utilizar el trmino tipo documental, y para quien el primer paso en la
descripcin de un documento es indicar de qu tipo de documento se trata,
independientemente de su edad59, deca que el estudio de los tipos
documentales de nuestros das es la prosecucin de los estudios diplomticos

hechos para los documentos antiguos60.
1.4.3.1.- Tipologa de documentos de la administracin

municipal
Se trata de uno de los ejemplos ms conocidos y pioneros en el tema. El Grupo
de Archiveros de la Comunidad de Madrid61, basndose en los principios de
59
Theodore Roosevelt SCHELLENBERG. Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio.

WANDERLEY, Manoel Adolpho (trad.). Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1980, p. 221.
60
Theodore Roosevelt SCHELLENBERG. Tcnicas descriptivas de archivos. Crdoba: Universidad Nacional

de Crdoba, 1961, p. 2, (apud) Manuel VZQUEZ MURILLO. Reflexiones sobre el trmino tipo
documental. ALA. 1988, nm. 8, pp. 50-57.
61
Vase: Manual de tipologa documental de los municipios. Madrid: Consejera de Cultura (Madrid), 1988;
Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales: ayuntamientos con secretarias de primera
categora. 2 ed. Madrid: Consejera de Cultura, 1988; El expurgo en los archivos municipales:
propuesta de un manual. Legans: Ayuntamiento de Legans, Delegacin de Cultura, 1989;
Identificacin y valoracin de los fondos documentales municipales. La experiencia del Grupo de
Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. En: Primeras jornadas sobre metodologa para la
identificacin y valoracin de fondos documentales de las administraciones pblicas, (Madrid 20-22 de
marzo de 1991), Madrid: Ministerio de Cultura. Direccin General de Bellas Artes y Archivos, 1992. pp.
489-496; Tipologa documental municipal 3. El Escorial: Ayuntamiento de El Escorial, 1994 y en el
Pgina 64
procedencia y del orden original, desarroll un protocolo de trabajo para

identificar
tipos
series
documentales,
de
archivos
municipales
contemporneos. El principal objetivo del trabajo es establecer un sistema para

la gestin de fondos documentales de los municipios de la Comunidad de
Madrid, con vistas a su clasificacin, valoracin, descripcin y acceso.
1- Tipo documental
1.1-
Denominacin
1.2-
Definicin (basada en la legislacin)
1.3-
Cdigo (conforme cuadro de clasificacin)
1.4-
Caracteres externos (clase, soporte, formato y tradicin)
2- Oficina productora (unidad administrativa que centraliza el trmite generador

del tipo documental)
3- Destinatario
4- Legislacin (que regula la actividad reflejada en el tipo documental)
5- Trmite (descripcin del proceso generador del tipo documental con sus
incidencias)
6- Documentos bsicos que componen el expediente (descripcin de los
documentos que lo constituyen, si es un expediente)
7- Ordenacin de la serie (cronolgica, numrica, alfabtica)
8- Contenido (datos que permiten identificar los expedientes de la serie para fines
de bsqueda y recuperacin)
9- Vigencia administrativa (definidos por legislacin y prctica administrativa)
10- Expurgo
11- Acceso
12- Evolucin histrica del tipo documental
Figura 2. El modelo de identificacin de tipologa documental del Grupo de archiveros de la Comunidad

de Madrid
artculo de Isabel SECO CAMPOS. Metodologa para el estudio de los tipos documentales
contemporneos. En: CASQUERO FERNNDEZ, Jos Andrs (coord.). Homenaje a Antonio Matilla
Tascn. Zamora: Instituto de Estudios Zamoranos Florin de Ocampo, 2002, pp. 615-633.
Pgina 65
El modelo de identificacin de tipologas documentales desarrollado por el

Grupo consta de 12 epgrafes. El primer epgrafe est relacionado con los
caracteres externos; el segundo, tercero, cuarto, quinto y sexto con los
caracteres internos; el sptimo, octavo, noveno y dcimo estn orientados al
tratamiento archivstico del tipo documental en cuestin; el decimoprimero
identifica las condiciones legales de consulta y/o copia del tipo documental
especfico; y el decimosegundo se refiere a la evolucin histrica de cada tipo
documental a lo largo del tiempo62.
1.4.3.2.- Manual de tipologa documental como herramienta

para la gestin de documentos
Para Ana Clia Rodrigues63, un manual de tipologa documental es una
herramienta de gestin de documentos archivsticos, porque en l se registran
datos detallados acerca de cada tipo de documento resultante de los
procedimientos
administrativos.
En
el
manual
se
registran
todas
las
informaciones que reflejan la trayectoria del documento, desde el momento de

su produccin hasta su destino final.
Teniendo como laboratorio el Archivo del Ayuntamiento de Campo Belo,
municipio del estado brasileo de Minas Gerais, la autora analiza la evolucin y
organizacin del municipio en Brasil y su documentacin caracterstica.
Basndose en la teora y metodologa de la Diplomtica contempornea,
elabora un manual de tipologa documental para dicho municipio.
Para la identificacin de las tipologas documentales Rodrigues toma como base
los tems incluidos en el modelo del Grupo de Archiveros de Madrid. Entretanto,
62
El 12 epgrafe fue aadido posteriormente a la publicacin de los manuales que recogen el trabajo del
Grupo, conforme aclara Isabel SECO CAMPOS, en su texto: Metodologa para el estudio de los tipos
documentales contemporneos. En: CASQUERO FERNNDEZ, Jos Andrs (coord.). Homenaje a Antonio
Matilla Tascn. Zamora: Instituto de Estudios Zamoranos Florin de Ocampo, 2002, p. 626.
63
Ana Clia RODRIGUES. Tipologia documental como parmetro para gesto de documentos de arquivo:
um manual para o municpio de Campo Belo (MG) [en lnea]. Director: Helosa Liberalli Bellotto.
[Dissertao Mestrado em Histria Social]. Universidade de So Paulo, Faculdade de Filosofia, Letras e
Cincias
Humanas,
So
Paulo,
2002.
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.teses.usp.br/teses/disponiveis/8/8138/tde-25042003-181526/pt-br.php.
Pgina 66
a la hora de efectuar la identificacin de cada tipo documental, la autora

invierte la perspectiva metodolgica de la Archivstica tradicional (necesidad de
conocer la organizacin productora de los documentos como punto de partida
para la ejecucin de cualquier tarea archivstica), y determina la tipologa
documental a partir de la identificacin de la accin y de los componentes del
procedimiento administrativo consecutivos de sta.
La autora considera que la clave para comprender el tipo documental es el
procedimiento administrativo, puesto que ste es la secuencia de pasos, etapas
o fases, que presentan una estructura reglada por normas (escritas o no).
1- Tipo documental
1.1- Denominacin
1.2- Definicin (basada en la legislacin)
1.3- Cdigo (conforme cuadro de clasificacin)
2- Oficina productora (conforme organigrama)
3- Competencia (basada en legislacin, sirve para indicar el contexto formal de la
produccin del tipo documental)
4- Objetivo de la produccin (del tipo documental, siempre caracterizado por un
verbo)
5- Contenido
6- Legislacin (sobre el tipo documental)
7- Documentos anexos
8- Trmite (descripcin del proceso generador del tipo documental con sus
incidencias)
9- Ordenacin de la serie
10- Vigencia administrativa (plazo de archivado)
11- Disposicin (eliminacin, guarda permanente, muestreo, etc.)
Figura 3. El modelo de identificacin de tipologa documental de Ana Clia Rodrigues
Pgina 67
1.4.3.3.- Tipologa documental de documentos de empresas

El modelo de identificacin de tipologa documental propuesto por la
canadiense Louise Gagnon-Arguin64, a semejanza del modelo del Grupo de
Archiveros de Madrid, est diseado a partir de los elementos vinculados al
contexto de produccin y finalidades del documento. Sin embargo est
diseado para el estudio de tipologas documentales de empresas (privadas o
pblicas), mientras que el de Madrid, para tipologas documentales de la
Administracin.
1- Tipo documental
2-
Denominacin del tipo documental y categora
3-
Contexto de creacin (para establecer las circunstancias que llevaron a la

creacin del documento)
4-
Definicin (basada en la legislacin, diccionarios especializados o en la propia

realidad administrativa)
5-
Contenido (secuencia de datos que se repiten sistemticamente o documentos

que componen el tipo documental)
6-
Condiciones de validez (jurdico-administrativa)
7-
Funciones (que generan el documento)
8-
Conservacin (tiempo y justificacin de conservacin en los archivos de oficina

e intermedios y de eliminacin o transferencia al archivo permanente)
9-
Autora responsable (quien tiene la competencia para generar el documento)
10- Documentos conexos (documentos relacionados al documento en foco y que

junto con ste forman la cadena de informacin)
11- Informaciones complementarias
12- Legislacin (que normalice la existencia o conservacin del tipo documental)
Figura 4. El modelo de identificacin de tipologa documental de Louise Gagnon-Arguin.
64
Louise GAGNON-ARGUIN. Typologie des documents des organisations: de la cration la conservation .

Quebec: Universit du Quebec, 2001.
Pgina 68
1.4.4.- CASOS
RELACIONADOS
CON
GESTIN
DE
DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
El tema de los documentos electrnicos, su creacin, control, conservacin,

perdurabilidad, recuperacin, acceso, etc., ha generado infinidad de debates,
eventos y escritos en todos mbitos relacionados con la Sociedad de la
Informacin. La utilizacin de la Diplomtica en el tratamiento de tales
documentos es una de las tantas vertientes estudiadas. El trabajo ms
destacado sobre esta materia, sin duda, es el Proyecto InterPARES, pero
existen otros, quiz de menor envergadura, pero no por ello menos
interesantes.
1.4.4.1.- Proyecto InterPARES

De la aplicacin de los preceptos de la Diplomtica a los documentos
electrnicos el trabajo ms conocido y, probablemente, el que ms frutos ha
dado, es el desarrollado en el seno del Proyecto InterPARES ( International
Research on Permanent Authentic Records in Electronic System)65. Proyecto

este coordinado por un equipo de investigadores de la University of British
Columbia (UBC), de Canad, que tiene a Luciana Duranti como investigadora

principal.
El
objetivo
de
InterPARES
es
desarrollar
el conocimiento, terico y
metodolgico, esencial para la preservacin a largo plazo de documentos

autnticos creados y/o mantenidos en formato digital. Tal conocimiento debe
proporcionar la base para la formulacin de las polticas, modelos, estrategias y
estndares capaces de asegurar la longevidad de tales documentos y la
fiabilidad por parte de los usuarios en su autenticidad.
InterPARES es un proyecto de carcter internacional y multidisciplinar donde
participan investigadores de distintos mbitos del conocimiento, en ms de 20
pases, distribuidos en cinco continentes. Se desarrolla por etapas y para ello
65
Informaciones adicionales sobre el proyecto pueden ser obtenidas en: http://www.interpares.org/.
Pgina 69
fue desglosado en tres fases: InterPARES I: 1999 2001, InterPARES II: 2002
2006 e InterPARES III: 2007 2012.
El InterPARES I estaba centrado en la preservacin de la autenticidad de los
expedientes creados y/o mantenidos en bases de datos y sistemas de gestin
de documentos en el curso de actividades administrativas. Fue estructurado
considerando los resultados de un proyecto de investigacin anterior, The
Preservation of the Integrity of Electronic Records , desarrollado de 1994 a

1997, en la University of British Columbia en colaboracin con el Departamento
de Defensa de Estados Unidos y conocido como el Proyecto de la UBC.
El objetivo del Proyecto de la UBC era establecer los estndares para crear
documentos electrnicos fiables y mantener su autenticidad durante su vida
activa y semi-activa. En cambio, el objetivo del InterPARES I66 era establecer
los medios para determinar y mantener la autenticidad de documentos
electrnicos inactivos y seleccionados para la preservacin permanente. La
investigacin estaba centrada, sobre todo, en los documentos textuales
elaborados y mantenidos en bases de datos y sistemas de gestin de
documentos. Esta fase del InterPARES ha producido mltiples resultados,
incluyendo los requisitos conceptuales para la autenticidad y los mtodos para
la valoracin y la preservacin de documentos electrnicos autnticos.
El equipo del proyecto abarc investigadores y profesionales de varias
disciplinas, como por ejemplo Derecho, Historia, Informtica, Ingeniera,
Ciencias de la Informacin o Qumica. Sin embargo, los conceptos dominantes y
las metodologas del proyecto fueron dibujados con base en los principios y
mtodos de la Diplomtica y de la Archivstica.
En la primera fase de la investigacin se estableci el marco terico para el
anlisis de varios tipos de documentos electrnicos y los elementos estables
66
Todos los resultados obtenidos en el desarrollo de InterPARES I, se presentan en el libro The Longterm Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project. Disponible en:
http://www.interpares.org/book/index.cfm. En 2005 dicho trabajo fue traducido al espaol por Alejandro

Delgado Gmez y editado por Luciana Duranti en Espaa, bajo el ttulo La conservacin a largo plazo
de documentos electrnicos autnticos: hallazgos del Proyecto InterPARES.
Pgina 70
necesarios para asegurar su autenticidad a largo plazo. Para ello, valindose de

la teora de la Diplomtica para analizar los elementos formales y estructurales
de los documentos electrnicos, adaptando y reinterpretando conceptos
clsicos de esta disciplina, se desarroll una plantilla de anlisis en que se hizo
una descomposicin del documento electrnico en cada uno de sus elementos
constitutivos.
En la Diplomtica tradicional hay una clara relacin entre las formas
documentales y la autenticidad, o sea cada uno de los elementos formales del
documento atestigua (o no) su autenticidad. El documento electrnico, as
como el documento tradicional, est compuesto por un conjunto de elementos
y de sus relaciones. La hiptesis de trabajo era que los mismos elementos
estudiados para el documento tradicional, pueden ser identificados en los
documentos electrnicos, pueden manifestarse de maneras diferentes, pero
estn presentes implcita o explcitamente en ellos.
Al mismo tiempo, constat que el anlisis diplomtico es eficaz a la hora de
evaluar sistemas electrnicos anlogos a los sistemas tradicionales, pero es
limitado cuando hay que evaluar sistemas electrnicos de diferentes naturalezas
y variedad de contenido.
En definitiva, los investigadores de InterPARES I creen que la Diplomtica es
esencial en la comprensin de los documentos electrnicos, pues es un medio
de identificar la tipologa existente y las condiciones implicadas en la produccin
y transmisin de tales documentos. Entretanto, concluyen que la Diplomtica
general resulta ineficaz para la cuestin si no se apoya en una Diplomtica
especial, dedicada especficamente a los documentos electrnicos. El anlisis
diplomtico es una herramienta vlida, pero ella sola y tal como est
desarrollada actualmente, no es suficiente para definir los requisitos para
evaluar y garantizar la autenticidad de los documentos electrnicos67.
67
Luciana DURANTI. Pour une diplomatique des documents lectroniques. Bibliothque de l'cole des
Chartes. 2003, nm. 161, pp. 603-623.
Pgina 71
La segunda fase del proyecto, el InterPARES II (2002- 2006)68 se desarroll

desde la perspectiva del creador de documentos archivsticos. El objetivo de
esta fase era estudiar el tema de la preservacin a largo plazo de documentos
autnticos, producidos en ambientes digitales complejos, en el curso de
actividades artsticas, cientficas y del e-gobierno, as como, la cuestin de la
obsolescencia y fragilidad tecnolgicas de los soportes.
La estructura del InterPARES II fue mucho ms compleja que la de InterPARES
I. Se desarrollaron estudios de casos que estaban divididos en tres lneas:
actividades artsticas, actividades cientficas y actividades gubernamentales. El
resultado de estos estudios de casos fueron analizados por tres dominios de
pesquisa: el Dominio 1, dedicado a los estudios de la produccin y manutencin
de documentos; el Dominio 2 a los estudios de la autenticidad, precisin y
confiabilidad; y el Dominio 3 a los estudios de los mtodos de valoracin y
conservacin. Fueron creados cuatro grupos de trabajo, denominados de
Dominios Cruzados (terminologa, descripcin, modelado y estrategias) cuyas
actividades se cruzaban entre si y, al mismo tiempo, interactuaban con los
dominios y lneas de investigacin antes citados.
InterPares II produjo varios documentos, en los cuales son apuntadas acciones
concretas para orientar la produccin y la preservacin de documentos
archivsticos digitales autnticos. As, por ejemplo, el Dominio 1 prepar el
documento Directrices para Produccin y Manutencin de Documentos
Archivsticos Digitales (fase corriente e intermediaria) y el Dominio 3, el
documento Directrices para la preservacin de documentos archivsticos
digitales (fase permanente).
Los puntos bsicos de InterPARES I y II son los estudios de los conceptos de
documento archivstico, de confiabilidad, de autenticidad, de identificacin del
68
Anna SZLEJCHER. Compartiendo nuestra experiencia: una formacin archivstica que responda al
desafo de la preservacin del documento electrnico [CD-ROM]. En: Actas del VII Congreso de
Pgina 72
documento archivstico en ambiente digital, gestin archivstica de documentos

digitales y preservacin de documentos archivsticos digitales autnticos.
El Proyecto InterPARES III, (2007-2012), fue denominado Theoretical
Elaborations into Archival Management (TEAM): implementing the theory of

preservation of authentic records in digital systems in small and medium-sized
archival organization. Su principal objetivo fue aplicar la teora y la metodologa
desarrolladas en InterPARES I e II, y en otras investigaciones, a planes
concretos de accin para conjuntos documentales digitales que deben ser
conservados por largo plazo por instituciones archivsticas o unidades de
Archivo de las organizaciones productoras de tales documentos.
Para alcanzar tal objetivo fueron creados en diversos pases los IntraPARES,
grupos nacionales o regionales, cuya funcin era promover estudios prcticos.
Integrarn esta fase diversos equipos regionales, nacionales o multinacionales:
frica, Brasil, Canad, Catalua, China, Colombia, Corea, Italia, Malasia, Mxico,
Noruega y Turqua.
InterPARES III produjo varios documentos, entre ellos69:
Glosario InterPARES Total, que incluye la terminologa desarrollada

durante las tres fases del proyecto InterPARES y acerca de los temas
relacionados con la administracin y preservacin de los documentos de
archivo
digitales:
Conceptos
generales,
Archivos,
Informtica,
Diplomtica, Forma documental.
Glosario InterPARES 3, que describe slo los trminos ms actuales

desarrollados o actualizados durante la fase 3 del proyecto InterPARES.
Glosario
InterPARES:
Diplomtica,
dedicado
slo
los
trminos
relacionados con la ciencia Diplomtica y las formas documental.
69
InterPARES. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems.
Glosario InterPARES de Preservacin Digital: Diplomtica [en lnea]. Mxico: InterPARES. TEAM Mxico,
2012. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_glosario_interpares_

diplomatica_ene2012.pdf.
Pgina 73
Glosario InterPARES: Informtica, este a su vez, incluye slo los

trminos relacionados con la informtica y que tienen relacin con la
preservacin archivstica digital.
1.4.4.2.- Dimensin diplomtica del documento jurdico

digital
Otro caso de investigacin, relacionando la Diplomtica y los documentos
electrnicos, es la tesis de maestra de la brasilea Lcia Maria Barbosa do
Nascimento70, titulada Dimenso diplomtica do documento jurdico digital. La
autora argumenta que los documentos consisten en soportes, medios de
representacin y contenido, de modo que no solo fijan un razonamiento sino
que ofrecen los medios para su desarrollo.
Las
tecnologas
de
comunicacin,
como
las
redes
de
ordenadores,
principalmente Internet, causan en la actualidad impactos en los diversos

sistemas de la colectividad organizada (econmico, poltico, social, cultural,
etc.). Al Derecho cabe, en este contexto, la puesta en prctica del uso de la
tecnologa existente
la
actuacin
como
organismo
de
control
del
comportamiento, obligando, permitiendo o penalizando determinadas acciones.

El documento es el elemento de preservacin de las relaciones jurdicas entre
los individuos o de stos con el Estado y viceversa. A travs del documento se
intenta preservar la debida convivencia social, validando hechos y actos, y
protegiendo la integridad de dichas relaciones.
Durante siglos el papel fue el soporte usado por el hombre para registrar sus
transacciones, para garantizar la autenticidad de tales registros se adoptaron
las
competentes
medidas.
Ahora
el
documento
electrnico,
ms
especficamente el digital, viene convirtindose en un medio de registro de uso

frecuente, hacindose necesario garantizar su valor testimonial.
70
Lcia Maria Barbosa do NASCIMENTO. A dimenso diplomtica do documento jurdico digital [en
lnea]. Director: Jos Augusto Chaves Guimares. [Dissertao Mestrado em Cincia da Informao].
Universidade Estadual Paulista, Faculdade de Filosofia e Cincias, Marlia, 2002. [Consulta: 25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.marilia.unesp.br/#!/pos-graduacao/mestrado-e-doutorado/ciencia-dainformacao/dissertacoes/.
Pgina 74
El objetivo de la investigacin era desarrollar herramientas que garanticen la

eficacia probatoria de documentos jurdicos digitales, preservar su validez legal
y la creencia en su veracidad y autenticidad (hasta prueba en contrario). Para
obtener los resultados deseados, la autora parti del anlisis terico del
documento analgico y del documento digital (concepto, estructura y funcin)
para discutir la posibilidad de valerse de la metodologa diplomtica para el
anlisis del documento jurdico digital.
Concluye la investigacin que:
La metodologa de anlisis diplomtico surge como alternativa posible

para proveer la eficacia probatoria del documento jurdico digital.
El anlisis diplomtico es til para el tratamiento temtico del documento

jurdico digital a la hora de hacer el anlisis documental.
La metodologa de anlisis diplomtico facilita el anlisis crtico de la

autenticidad de los documentos, por medio de evidencias de su propio
proceso de creacin, explicitando elementos constitutivos del contenido
documental.
En el ambiente digital se puede incluir el anlisis diplomtico, puesto que

el mismo posibilita la representacin y visualizacin de la forma fsica e
intelectual de documentos.
Considerando lo expuesto en ese apartado, se concluye que la Diplomtica, en

continua renovacin, es una herramienta indispensable en la labor archivstica.
Pgina 75
PARTE II.- VALORACIN DOCUMENTAL

La determinacin de la disposicin de los documentos a travs de una
valoracin documental formalizada es relativamente reciente. Empieza a ser
tratada en la literatura especializada a partir de los aos 50 del siglo XX,
aunque en las dcadas anteriores, algunos autores, principalmente alemanes y
estadounidenses, ya demostraban preocupacin con el tema.
La valoracin documental es un proceso intelectual, de anlisis y decisin, que
consiste en juzgar los valores que presentan los documentos archivsticos y
decidir sobre la disposicin de tales documentos. Consiste en decidir qu
documentos deben ser destruidos y por qu, y cules deben ser conservados y
por qu71.
En la 3 edicin del Diccionario de Terminologa Archivstica DAT III, del
Consejo Internacional de Archivos72, se describe la valoracin como una funcin
bsica de la gestin de documentos/archivstica. Dicha funcin tiene por
finalidad determinar el valor y la consecuente disposicin de los documentos
con base en su uso administrativo, legal y fiscal; en su valor probatorio e
informativo; en su organizacin y estado de conservacin o en su vnculo con
otros documentos.
Para Ieda Pimenta Bernardes73 la valoracin documental es un trabajo
interdisciplinario que consiste en identificar valores para los documentos
(inmediato y mediato) y analizar su ciclo de vida, con vistas a establecer plazos
para su conservacin o eliminacin. Para la autora, la valoracin favorece la
71
72
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Dictionary on Archival Terminology (DAT III) [en lnea]. 3
ed. Edicin de las versiones en ingls, alemn, francs y ruso. Incluye traducciones al espaol. [s.l.]:
Consejo Internacional de Archivos, 2004. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://staff-www.unimarburg.de/~mennehar/datiii/intro.htm.
73
Ieda Pimenta BERNARDES. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado de So
Paulo, 1998, pp. 15 y 43.
Pgina 77
racionalizacin de los archivos y la eficiencia administrativa, as como la

preservacin del patrimonio documental, puesto que sus principales objetivos
son:
Reducir la masa documental.
Agilizar la recuperacin de custodia permanente.
Racionalizar la produccin y el flujo de documentos (tramitacin).
La valoracin documental es una funcin archivstica muy amplia que incluye y

subsume polticas, estrategias, procedimientos y criterios para valorar
documentos.
2.1.- VALORACIN DOCUMENTAL: UN INTENTO DE PRECISAR

LA TERMINOLOGA
Terminologa, conforme la RAE, es el conjunto de trminos o vocablos propios
de una determinada profesin, ciencia o materia.
La fijacin de una terminologa conlleva una evolucin de la disciplina misma.
Los esfuerzos por fijar una terminologa archivstica y por controlar su
evolucin, en general, se han construido desde la perspectiva de la
normalizacin de la prctica profesional y su problemtica74.
La divergencia terminolgica, en la Archivstica en general y en la valoracin
documental en particular, es una cuestin presente en todas las comunidades
archivsticas internacionales. En este trabajo de investigacin se pretende
definir la terminologa en espaol relacionada con la valoracin documental,
pero para ello hace falta conocer la terminologa utilizada a nivel internacional,
ms especficamente en la Archivstica de pases de habla inglesa y francesa.
74
Bruno GALLAND. "La terminologie archivistique: options et limites pour les changes internationaux"
[CD ROM]. En: XIV Congreso Internacional de Archivos, (Sevilla 18-26 de septiembre de 2000), Madrid:
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte. Subdireccin General de Informacin y Publicaciones, 2001.
Pgina 78
2.1.1.- TRMINOS EN INGLS

En la bibliografa anglosajona sobre valoracin documental aparecen algunos
trminos en ingls que son susceptibles de equivocaciones o malentendidos a la
hora de su utilizacin o traduccin, tales como: appraisal, disposal o
selection (sus equivalentes en espaol en temas archivsticos pueden ser
valoracin documental, disposicin, y seleccin, respectivamente).
Los trminos appraisal y disposal a menudo sufren interpretaciones
equivocadas dentro y fuera de las comunidades anglfonas, siendo incluso
considerados como trminos equivalentes75.
El trmino appraisal no presenta grandes problemas de comprensin; por
ejemplo, en el DAT II y en el Glosario australiano publicado en 1987, en
esencia el vocablo es definido como un procedimiento para determinar qu
documentos deben ser conservados o eliminados 76.
En el Reino Unido se utilizan los trminos evaluatio, rewiew y selection
como sinnimos de appraisal.77 Sin embargo el trmino selection
(seleccin), que tambin en Estados Unidos es empleado como sinnimo de
appraisal, segn Barbara L. Craig no lo debera ser. Para ella selection es un
refinamiento de la valoracin inicial (appraisal), como una segunda valoracin
que se hace en el momento de la transferencia de los documentos de un
archivo a otro (del intermedio al definitivo por ejemplo)78.
En cambio, el trmino disposal es motivo de divergencia en la Archivstica
anglosajona. Michel Duchein afirma que la voz disposal en el DAT II es
considerada
sinnimo
de
destruction,
operacin
que
determina
qu
75
Bjrn LINDH. Some thoughts on appraisal terminology. Janus. 1997, nm. 2, pp. 18-22.
76
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Diccionario de Terminologa Archivstica (en ingls y francs

con equivalentes en holands, alemn, italiano, ruso y espaol). WALNE, Peter (ed.). 2 ed. Mnchen,
NewYork, London: K.G. Saur, 1988. Serie de manuales del CIA, 7 y Clive SMITH. Glossary. En:
PEDERSON, Ann. Keeping Archives. Sydney: Society of Archives, 1987. pp. 355-365.
77
Andrew GRIFFIN; Michael ROPER. Building records appraisal systems. London: International Records
Management Trust; International Council on Archives, 1999.
78
Pgina 79
documentos sern destruidos, pero que en la prctica disposal es la suerte
reservada a los documentos tras la valoracin, que puede ser la destruccin o

conservacin. En Inglaterra el trmino utilizado es destruction (destruccin).
Duchein concluye que disposal no puede ser considerado como sinnimo de
destruction79.
Bjrn Lindh busca la explicacin para el uso de los vocablos disposal y
destruction como sinnimos en el significado de stos en la vida cotidiana,
fuera del contexto archivstico. En ingls hay tres usos corrientes para
disposal. Uno que dice que disposal es deshacerse, remover, conseguir
librarse de algo. Otro significado es: usar libremente o valerse de alguien o de
algo, tenerlo o utilizarlo como suyo (disponemos de poco tiempo). El tercer
significado es el de decidir.
Por tanto, para Lindh los dos trminos - disposal y destruction - no pueden
ser empleados como sinnimos, ello ha pasado porque se ha trasladado la
interpretacin popular del primero en sus dos primeras acepciones al contexto
archivstico. En su opinin, disposal es una fase del proceso de valoracin. La
primera fase es la propia valoracin (appraisal), la segunda es cuando se
identifican los documentos que deben ser destruidos y los que deben ser
transferidos a las instituciones de archivo conforme establecido en la valoracin
(disposal).
En el Glosario producido por el International Records Management Trust 80, el
trmino disposal se refiere a las acciones tomadas con respecto a los
documentos como consecuencia de su valoracin y de la expiracin de sus
periodos de validez. Presenta una nota en la que se indica que: disposal no
es sinnimo de destruccin, aunque ello puede ser una opcin y que disposal
es tambin conocido, especialmente en Amrica del Norte, por disposition.
79
Michel DUCHEIN. Les archives dans la tour de Babel: problmes de terminologie archivistique
internationale. La Gazette des Archives. 1985, nm. 129, pp. 103-113.
80
INTERNATIONAL RECORDS MANAGEMENT TRUST. Glossary of terms [en lnea]. MILLAR, Laura (ed.).
London: International Records Management Trust, 2009. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.irmt.org/download/DOCUME%7E1/EDUCAT%7E1/MPSR/glossary.pdf. s.v. disposal.
Pgina 80
2.1.2.- TRMINOS EN FRANCS

Las
divergencias
terminolgicas
entre
los
archiveros
francfonos
son
acentuadas. Con relacin a la valoracin documental los principales problemas

terminolgicos consisten en establecer la correcta utilizacin o las reales
distinciones entre valuation y tri; tri y slection; sort final y destinatin
dfinitive; limination y destruction; y chanillonnage y slection (en

espaol:
valoracin,
seleccin,
destino
final,
eliminacin
muestreo
respectivamente).
Para Philippe Charon y Rosine Cleyet-Michaud81 las dificultades para modernizar
y unificar la terminologa archivstica en francs, y para determinar la correcta
equivalencia entre los trminos en francs y los utilizados en distintas lenguas,
estn relacionadas con el hecho de que la terminologa actual es herencia de
una tradicin archivstica, bicentenaria, basada en la prctica.
Segn los autores, despus de la Revolucin Francesa se arraiga el uso de la
expresin tris et limination, los dos trminos siempre juntos, como si fueran
conceptos indisociables, no se habla de uno sin hablar del otro. La Archivstica
francesa contempornea no rechaza los trminos tris et limination, pero
introduce otros como slection des documents, valuation prable,
destination dfinitive o sort final. Trminos que no eran utilizados hace tan
solo unas decenas de aos y que, al no ser muy bien asimilados o
interpretados, inducen a equvocos a la hora de su utilizacin.
En la propuesta del Diccionario de los Archives de France82, valuation es la
funcin archivstica previa a la elaboracin del tableau darchivage, cuyo
objetivo es determinar la utilidad administrativa, el inters histrico y el
tratamiento final de los documentos. Del trmino tri se dice que es la
operacin que consiste en separar de entre el conjunto de documentos,
81
Philippe CHARON; Rosine CLEYET-MICHAUD. A propos de l'article de Bjrn Lindh: le point de vue
franaise. Janus. 1997, nm. 2, pp. 111-115.
82
FRANCE. ARCHIVES DE FRANCE. Dictionnaire de terminologie archivistique [en lnea]. Paris: Archives
de
France,
2002.
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/index.html. s.v. valuation.
Pgina 81
conforme a lo establecido en la valoracin, cules deben ser conservados en

funcin de su inters histrico o patrimonial y cules pueden ser eliminados.
Slection se describe como una modalidad particular de tri (de seleccin),
que consiste en elegir para la conservacin definitiva, en funcin de criterios
cualitativos, algunos documentos dentro de un conjunto destinado a la
eliminacin.
El trmino valuatin, aunque est contemplado en los diccionarios
archivsticos francfonos, es de uso ms reciente y de poca aceptacin en
Francia o Blgica, por ejemplo. Tambin los archiveros quebequenses prefieren
utilizar los trminos tri y slection
83
(como operacin intelectual y material
respectivamente) en detrimento del trmino valuation. Entretanto algunos,

como Carol Couture, privilegian el trmino valuation, que considera como el
aspecto intelectual del proceso de valoracin, frente a tri o slection, que l
emplea como sinnimos para designar a la accin fsica de separar los
documentos a eliminar de los que deben ser conservados84.
Conforme describen Charon y Cleyet-Michaud85, en la prctica los archiveros
francfonos terminan por utilizar tri como sinnimo de valuation, y
slection como sinnimo de tri e inclusive slection como sinnimo de
valuation. La expresin sort final es utilizada como sinnimo de traitement
final o destinatin dfinitive y es equivalente al trmino disposal en ingls.

El empleo de sort final es ms comn en Francia y Blgica, en Canad no
existe, su equivalente es destination dfinitive (en espaol podra ser
disposicin). Para estos mismos autores los trminos limination y
destruction son sinnimos, ambos significan la destruccin de los documentos
desprovedos de utilidad administrativa o inters histrico.
83
Vese, por ejemplo, el texto de Helne BERNIER: Le tri archivistique. Les dossiers d'lves la
Commission Scolaire des Chutes-de-la-Chaudeire. Archives. 1995, vol. 27, nm. 1, pp. 3-43.
84
Carol COUTURE. Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Sainte-Foy : Presses de l'Universit du

Qubec, 1999.
85
Philippe CHARON; Rosine CLEYET-MICHAUD. A propos de l'article de Bjrn Lindh: le point de vue
franaise. Janus. 1997, nm. 2, pp. 111-115.
Pgina 82
Sin embargo, Bjrn Lindh86, basndose en las definiciones del Diccionario de L
cole National de Chartes, sugiere que existe una distincin entre los dos
trminos. El trmino limination sera el procedimiento reglamentario que
autoriza la destruccin de los documentos que no necesitan ser conservados.
En cambio, destruction sera la operacin fsica de eliminar tales documentos.
Distincin y acepciones que tambin recoge el Diccionario de los Archives de
France.
Por lo tanto, para los archiveros francfonos hay tres etapas en el proceso de
valoracin. La primera es la valoracin (valuation) para definir el destino
final de los documentos (sort final o dstination definitive), que puede ser la
conservacin
permanente
(conservation
definitive)
la
eliminacin
(limination). La segunda es la seleccin (tri), que es la operacin fsica de

identificar el material a ser conservado y el que ser eliminado 87. La tercera
etapa corresponde a la eliminacin (limination) o a la transferencia
(versement) de los documentos a los archivos correspondientes (intermedio o
definitivo), conforme a lo determinado en la valoracin.
2.1.3.- TRMINOS EN ESPAOL

Las divergencias en la terminologa en espaol relacionada con valoracin
documental estn originadas en la utilizacin de trminos arraigados en la
tradicin archivstica espaola, de larga trayectoria, pero basada en la prctica.
Por supuesto, dicha terminologa en gran medida fue adoptada (y adaptada) en
los dems pases de habla hispnica. En algunos casos el problema tal vez sea
simplemente la traduccin de trminos utilizados en otros idiomas.
Por la falta de claridad en el uso de cada trmino, por la traduccin literal o
inadecuada de los trminos o por la utilizacin por la costumbre, algunos
86
Bjrn LINDH. Some thoughts on appraisal terminology. Janus. 1997, nm. 2, pp. 18-22.
87
Adems en esta etapa, entre los documentos a eliminar se pueden elegir muestras para conservacin;
la muestra puede ser conseguida por dos modalidades distintas: seleccin cualitativa (slectin) o
muestreo (chantillonnage).
Pgina 83
autores terminan por emplear ciertas expresiones de forma incorrecta o, como

mnimo, confusa.
En algunos textos de autores hispanos, expresiones como valoracin,
evaluacin,
seleccin,
expurgo,
tra,
disposicin,
eliminacin,
depuracin, entre otros, son utilizados ora como sinnimos, ora como
operaciones secuenciales de un procedimiento, ora como trminos excluyentes.
Tales circunstancias suscitan dificultades para comprender los conceptos
relacionados con la valoracin documental, tema ya de por s complejo.
2.1.3.1.-Valoracin versus evaluacin

Valoracin documental o evaluacin documental en espaol, appraisal en
ingls y valuation o tri en francs.
En el Diccionario de la Real Academia, valoracin es la accin o efecto de
valorar, que significa: 1.Sealar el precio de algo; 2. Reconocer, estimar o
apreciar el valor o mrito de alguien o algo; 3. Valorizar (aumentar el valor de
algo); 4. Determinar la composicin exacta de una disolucin (qumica).
En Archivstica, la valoracin documental es una funcin que tiene por objeto
establecer plazos para la guarda o eliminacin de documentos, segn sus usos
administrativos, fiscales y legales, jurdicos, tanto presentes como futuros, y sus

valores testimoniales, informativos y de investigacin , contribuyendo a la
racionalizacin de los archivos y eficiencia administrativa, as como a la
preservacin del patrimonio documental88.
Es el acto de valorar los documentos, donde el verbo valorar es empleado en el
sentido de reconocer, estimar o apreciar el valor o mrito de algo, no en el
sentido econmico de sealar el precio de algo.
Los trminos valoracin y evaluacin, tanto en Espaa como en
Hispanoamrica, son empleados en la literatura archivstica como sinnimos.
88
Ramn ALBERCH I FUGUERAS. Los archivos: entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento.
Barcelona: UOC, 2003, p. 220.
Pgina 84
El trmino valoracin es utilizado por autores como Ana Dupl del Moral89,
Jos Luis la Torre Merino y Mercedes Martn-Palomino y Benito90, Eduardo
Nez Fernndez 91, Antonia Heredia92, Pedro Lpez Gmez93, o Luis Hernndez
Olivera y Manuela Moro Cabero94, entre otros. As por ejemplo, los ltimos
autores suelen utilizar la expresin compuesta valoracin documental, aunque
tambin se puede encontrar en sus textos el trmino valoracin aisladamente
e incluso el trmino evaluacin como sinnimo de valoracin. Lpez Gmez
suele hablar de valoracin de documentos, aunque se encontr en una
publicacin suya ms antigua, los trminos avalo y evalo refirindose a
valoracin95. Antonia Heredia, por lo
general, habla
simplemente
de
valoracin, aunque en el glosario del libro Qu es un archivo?, incluye el

trmino evaluacin y lo define como un proceso archivstico administrativo
compuesto por diferentes etapas, como pueden ser la identificacin, la
valoracin, la seleccin, la aprobacin o sancin, la ejecucin o aplicacin, el
control y cuantificacin96.
89
Vase la ponencia: Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las

administraciones pblicas. Concepcin y experiencias del Centro Regional de Archivos de la Comunidad
de Madrid. En: Primeras jornadas sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos
documentales de las administraciones pblicas, (Madrid 20-22 de marzo de 1991). Madrid: Ministerio de
Cultura. Direccin General de Bellas Artes y Archivos, 1992; o el apartado 4.7.6, pp. 172-205, del libro
de la autora: Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid: Marcial Pons, 2002.
90

91
Eduardo NEZ FRNANDEZ. Organizacin y gestin de archivos. Asturias: Trea, 1999, pp. 104, 111,
130,200, 209, 237, 274, 278,301, 312, 380, 381, 412, 463, 601, 602.
92
Antonia HEREDIA HERRERA da el ttulo Valoracin, seleccin y expurgo: diversidades de

planteamientos, al apartado 4, del captulo 6 de su libro: Archivstica general: teora y prctica. Sevilla:
Diputacin Provincial, 1993, pp. 185-194.
93
Pedro LPEZ GMEZ. Identificacin y valoracin de documentos en Espaa a partir de 1975 [en lnea].
Anales de Documentacin. 1998, nm. 1, pp. 75-97. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://revistas.um.es /analesdoc /article /view/3081.
94
Vese Luis HERNNDEZ OLIVERA; Manuela MORO CABERO. Procedimientos de valoracin documental.
Salamanca: ACAL, 2002 y Metodologa para la elaboracin de calendarios de conservacin: principios y
procedimientos [en lnea]. En: V Jornadas de Archivos Electrnicos, (Priego de Crdoba 14 y 15 de
marzo de 2002), Archivo Municipal de Priego de Crdoba; Facultad de Biblioteconoma y
Documentacin; Universidad de Granada (comp.), 2003.
95
Olga GALLEGO DOMNGUEZ; Pedro LPEZ GMEZ. Introduccin a la archivstica. Vitoria: Servicio
Central de Publicaciones del Gobierno Vasco, 1989, p. 70.
96
HEREDIA HERRERA, Antonia. Qu es un archivo? Gijn: TREA, 2007. p. 135.
Pgina 85
Parece ser que el vocablo evaluacin en Espaa tiene ms aceptacin entre

los autores de origen cataln, como pueden ser Ramn Alberch i Fugueras97,
Joan Boadas i Raset98 o Joaquim Borrs Gmez99.
En Hispanoamrica hasta hace unos pocos aos, era ms comn el uso del
vocablo seleccin en detrimento de valoracin o evaluacin 100. Sin
embargo, conforme un estudio realizado en el marco del Proyecto Evaluacin
de Documentos en Iberoamrica101, actualmente el trmino ms utilizado en los
pases que participan de dicho proyecto es valoracin. Como es el caso de
Espaa, Mxico, Uruguay y, en los ltimos aos tambin en Colombia y Costa
Rica. En Argentina y en algunos lugares de Espaa como Catalua, se utiliza el
trmino evaluacin102.
El archivero costarriqueo Jos Bernal Rivas Fernndez103 es un ejemplo de
autor hispanoamericano que utiliza el trmino valoracin. Por otro lado, la
archivera uruguaya Alicia Casas de Barrn emplea el trmino evaluacin y lo
describe como: el proceso de analizar y determinar el valor de los documentos
para su uso ulterior, para cualquier propsito, y el tiempo durante el cual ese
valor continuar. La evaluacin es llamada, tambin, valoracin. La evaluacin
97
Ramn ALBERCH I FUGUERAS. Los archivos: entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento.
Barcelona: UOC, 2003, pp. 108-125.
98
Joan BOADAS I RASET. Archivos: gestin, evaluacin, conservacin y servicio. En: Primeras jornadas
sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las administraciones
pblicas, (Madrid 20-22 de marzo de 1991). Madrid: Ministerio de Cultura. Direccin General de Bellas
Artes y Archivos, 1992. pp. 371-376.
99
Joaquim BORRS Gmez. Las relaciones entre los archiveros y los productores de documentos. En: V
Conferencia Europea de Archivos, (Barcelona 17-30 de mayo de 1997), Barcelona: Associaci d'Arxivers
de Catalunya, 1997. pp. 21-27.
100
Vase apartado 2.1.3.2 de este trabajo.
101
Proyecto patrocinado por el Consejo Internacional de Archivos, en que participan archiveros de

Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, Espaa, Mxico, Per y Uruguay. Toda la informacin acerca
del
proyecto
est
disponible
en
un
Blog
creado
para
ese
fin:
http://blog.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/.
102
FORO IBEROAMERICANO DE EVALUACIN DE DOCUMENTOS. Proyecto CIA 2009-2012- Evaluacin de

documentos en Iberoamrica [en lnea]. Informe final rea Terminologa sobre Evaluacin Documental.
FIED: 2012. p. 37. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://blogs.ffyh.unc.edu.ar
/evaluaciondedocumentos/files/2012/06/Informe-final-TERMINOLOGIA.pdf.
103
Jos Bernal RIVAS FERNNDEZ. La valoracin: fundamento terico de la archivstica [en lnea]. Biblios.
2002,
nm.
12,
pp.
1-9.
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=16112306.
Pgina 86
precede a la Seleccin que es la operacin que determina lo que se ha de

conservar y lo que se ha de eliminar104.
En el seno del Proyecto Evaluacin de Documentos en Iberoamrica antes
mencionado, el subgrupo encargado de estudiar las cuestiones terminolgicas
relacionadas con la valoracin documental, en su informe final recomienda el
uso del trmino evaluacin y, describe la evaluacin de documentos como
una funcin archivstica que incluye las etapas de valoracin, seleccin y
disposicin final de las series documentales 105. O sea, que la valoracin pasa a
ser una de las etapas dentro del proceso.
Etimolgica y tcnicamente es correcta la utilizacin de los trminos
evaluacin y valoracin. No obstante, en nuestra tesis proponemos que se
de preferencia a utilizacin del trmino valoracin para designar la funcin
archivstica como un todo (sin aadir nuevas etapas al proceso), por una
simple cuestin de asociacin con la accin de valorar; con el trmino valor y
sus trminos relacionados (valor primario, valor secundario, valor informativo,
valor legal, etc.), trminos consagrados en la Archivstica, de uso muy difundido
y de aceptacin internacional.
2.1.3.2.-Valoracin versus seleccin

Segn el Diccionario de la RAE, seleccionar es elegir, escoger por medio de
una seleccin que a su vez es la accin y efecto de elegir a una o varias
personas o cosas entre otras, separndolas de ellas y prefirindolas.
En Archivstica la valoracin, tal como fue explicada anteriormente, es un
proceso intelectual para juzgar los valores de los documentos y determinar la
disposicin de los mismos. La seleccin, en contrapartida, es una operacin de
104
Alicia CASAS DE BARRN et al. Gestin de documentos del sector pblico desde una perspectiva
archivstica [en lnea]. Montevideo: Universidad de la Repblica, 2003, p. 121. [Consulta: 25/01/2014].
Disponible en: http://www.irmt.org /documents/educ_training/spanish /IRMT_ Perspectiva _Archivistica
I.pdf.
105
FORO IBEROAMERICANO DE EVALUACIN DE DOCUMENTOS. Proyecto CIA 2009-2012- Evaluacin de

documentos en Iberoamrica [en lnea]. Informe final rea Terminologa sobre Evaluacin Documental.
FIED: 2012. p. 43. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://blogs.ffyh.unc.edu.ar
Pgina 87
carcter prctico, complementaria a la valoracin, que consiste en aplicar las

directrices establecidas en sta, identificando en un conjunto documental los
documentos que deben ser eliminados y los que deben ser conservados 106.
La valoracin documental genera algunos instrumentos de gestin, el ms
utilizado es el Calendario de Conservacin. La seleccin genera otros tipos de
instrumentos como pueden ser las Relaciones de Entrega, Guas de
Transferencia o Actas de Eliminacin.
En Espaa, por lo general, los autores utilizan el trmino seleccin para
referirse a una etapa o accin sucesiva a la valoracin 107. No obstante, algunos
utilizan el mismo trmino para designar la funcin archivstica de juzgar los
valores de los documentos, es decir, como sinnimo de valoracin108.
En Hispanoamrica era comn la utilizacin del trmino seleccin en
detrimento de los trminos valoracin o evaluacin. As por ejemplo, en
Argentina, autores como Aurelio Tanodi109, Luis Fernando Piazzali110 o Manuel
Vzquez Murillo111 hablan de seleccin de documentos o seleccin
documental. Este ltimo aclara que: seleccin documental es un proceso
tcnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo

sirven a fines administrativos y cules de ellos han de conservarse para que
sirvan a fines de investigacin. La seleccin documental consiste a su vez en un
estudio de valores [].
106
107
Antonia Heredia Herrera; Eduardo Nez Fernndez; Luis Hernndez Olivera; Manuela Moro Cabero;
Ana Dupl del Moral; Jos Luis la Torre Merino; Enrique Prez Herrero y Mara Luisa Conde Villaverde,
son ejemplos de autores que utilizan el trmino seleccin como una etapa de la valoracin.
108
Vicenta Corts Alonso; Manuel Romero Tallafigo; Juana Molina Nortes y Victoria Leyva Palma; y el
Grupo de Archiveros Municipales de Madrid son ejemplos de autores espaoles que usan el trmino
seleccin para referirse a la funcin archivstica de la valoracin documental.
109
Aurelio TANODI. Manual de archivologa hispanoamericana: teoras y principios . Crdoba (Argentina):

Universidad Nacional de Crdoba, 1961, p. 48.
110
Luis Fernando PIAZZALI. Manual prctico sobre tcnicas archivsticas. Madrid: Grfica Menor, 1983, p.
265.
111
Manuel VZQUEZ MURILLO. Cmo seleccionar documentos de archivos. Crdoba [Argentina]: Ad

Sidera, 2002, p. 19.
Pgina 88
La archivera peruana Ada Luz Mendoza Navarro 112, que fue directora del
Archivo General de la Nacin, considera la seleccin documental un proceso
que incluye tres momentos. El primero momento es el de la identificacin
(saber la cantidad de la informacin contenida en los documentos). El segundo
es el del anlisis (estudio de la gnesis documental). Por ltimo, est el de la
evaluacin (determinacin del valor de los documentos segn criterios que
permitan discernir entre los que pueden ser eliminados y los que los que deben
ser conservados).
Otros ejemplos de la utilizacin del trmino seleccin documental como
sinnimo de valoracin en Per son el Manual del Archivo Regional de
Amazonas113 y el Glosario de Csar Gutirrez Muoz114.
En Mxico, aunque sea ms frecuente el uso del vocablo valoracin, tambin
se recoge el trmino seleccin documental como sinnimo de valoracin,
como se puede notar en un texto de Rodolfo Alans Boyzo, Presidente del
Comit Tcnico Nacional de Archivos Estatales del Poder Ejecutivo de Mxico,
que dice: la seleccin documental tiene como objetivo primordial el de
disminuir el volumen de los documentos que se producen en las oficinas [] se

hace imprescindible que una vez que son utilizados por los servidores pblicos y
concluye su valor administrativo, los documentos deben ser analizados para
determinar cules revisten informacin histrica y son dignos de conservaciones
permanentes y cules no y puede procederse a su eliminacin 115.
Otros casos de publicaciones hispanoamericanas que recogen el trmino
seleccin de la misma manera pueden ser el Glosario de Terminologa
112
Ada Luz MENDOZA NAVARRO. Apuntes para el estudio de la seleccin documental. Lima: Biblioteca
Nacional del Per, 1997, p. 45.
113
PER. ARCHIVO REGIONAL DE AMAZONAS. Manual sobre el sistema archivstico. Chachapoyas:

Archivo Regional de Amazonas, 2003, p. 227.
114
Csar GUTIRREZ MUOZ. Archivsticas. Lima: Fredys Publicaciones y Servicios, 2001, p. 39.
115
Rodolfo ALANS BOYZO. La seleccin documental en el Estado de Mxico. Viejos problemas, nuevos
retos [en lnea]. En: Reunin Nacional de Archivos, (Aguas Calientes 24-26 de septiembre de 2003),
Mxico: Archivo General de la Nacin, 2003. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2003/rna/aguascalientes.html .
Pgina 89
Archivstica Costarricense116 o el Manual de Archivos de la Universidad San

Carlos de Guatemala117.
En conclusin y a la luz de las consideraciones anteriores, sugerimos que el
trmino seleccin sea utilizado para referirse a una de las etapas de la
valoracin documental y no como sinnimo de la misma.
2.1.3.3.-Valoracin o seleccin versus expurgo

Segn el Diccionario de la RAE expurgo viene de expurgar, y es sinnimo de
expurgacin que significa accin y efecto de expurgar, que a su vez significa
limpiar o purificar algo.
En relacin a la valoracin documental, el trmino expurgo podra ser
interpretado como limpiar el archivo de lo que no presenta valor (eliminar los
documentos sin valor). En efecto, ello tiene un carcter peyorativo,
despreciativo e induce a una idea errnea de que lo que se pretende es
eliminar documentos y no necesariamente guardar lo ms importante.
En Archivstica se ha utilizado el trmino expurgo durante el siglo XIX y
primera mitad del XX como siendo la tcnica de eliminacin de documentos 118.
La expresin no debera ser utilizada como sinnimo de valoracin: como
mximo, y con mucha imaginacin, podra ser considerada como sinnimo de
seleccin. No obstante, algunos autores, como pueden ser Jos Ramn Cruz
Mundet119 o Ana Dupl del Moral120, utilizan el vocablo expurgo, si no como
sinnimo, como una operacin o aspecto de la valoracin documental.
116
Ana Virginia GARCA DE BENEDICTIS. Glosario de terminologa archivstica costarricense. Revista del
Archivo Nacional. 1994, vol. LVIII, nm. 1-12, pp. 1-35.

117
Oscar HAEUSSLER PAREDES; Thelma PORRES DE MONTEAGUDO. Manual Terico de Archivos. Nueva
Guatemala de la Asuncin: Universidad de San Carlos de Guatemala, 1998, p. 52.
118

identificacin y valoracin de fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y
Deporte, Secretaria General de Informacin y Publicaciones, 2000, p. 27.
119
Jos Ramn CRUZ MUNDET. Manual de archivstica. 3 ed. Madrid: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez, 1999, pp. 206-228.
120
Ana DUPL DEL MORAL. Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid: Marcial Pons, 2002, ver
p. 134 para expurgo y p. 172 para valoracin.
Pgina 90
Se puede observar que muchos de los autores que utilizan el trmino

seleccin como sinnimo de valoracin, utilizan el trmino expurgo como
sinnimo de seleccin (y por consiguiente, como sinnimo de valoracin
tambin). Es el caso de Ana Virginia Garca de Benedictis121, Luis Fernando
Piazzali122, Vicente Corts Alonso123, el Grupo de Archiveros Municipales de
Madrid
124
o Manuel Romero Tallafigo125.
Considerando la falta de justificacin etimolgica; el carcter negativo vinculado

al
trmino
expurgo;
la
idea
de
una
Archivstica
antigua,
basada
exclusivamente en la prctica y no en principios tericos y metodolgicos

fundamentados; y la necesidad de utilizacin de trminos claros y objetivos, en
el presente estudio se propone la no utilizacin del vocablo expurgo en
relacin con la valoracin documental.
En Hispanoamrica adems del trmino expurgo, se utiliza tambin el trmino
depuracin como equivalente a seleccin, como ejemplo se puede citar la
larga definicin dada al trmino por Vctor Hugo Arvalo Jordn126 o la ponencia
del mexicano Rodolfo Alans Boyzo127. Por los mismos argumentos esgrimidos
121
Ana Virginia GARCA DE BENEDICTIS. Glosario de terminologa archivstica costarricense. Revista del
Archivo Nacional. 1994, vol. LVIII, nm. 1-12, pp. 1-35.

122
Luis Fernando PIAZZALI. Manual prctico sobre tcnicas archivsticas. Madrid: Grfica Menor, 1983, p.
205.
123
Vicente CORTS ALONSO. Manual de archivos municipales. Madrid: ANABAD, 1982, p. 28.
124
GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID: El expurgo en los archivos municipales: propuesta

de un manual. Legans: Ayuntamiento de Legans, Delegacin de Cultura, 1989, p. 7.
125
Manuel ROMERO TALLAFIGO. Archivstica y archivos: Soportes, edificios y organizacin. 3 ed.

Carmona: S & C, 1997, p. 293.
126
Depuracin: accin de depurar. // DEL ARCHIVO. Revisin sistemtica que con base en los plazos de
vencimiento debe efectuarse para separar del archivo de trmite, aquellos expedientes que por haber
superado todas sus etapas se consideran por el momento terminados, para evitar que con su volumen
entorpezcan las labores al congestionar los muebles archivadores y que adems resuelve el problema
de espacio para dar cabida a los asuntos nuevos. FINAL // Es la operacin que consiste en sustraer de
los archivos de trmite, o de los de transferencia y concentracin, los expedientes cuyo trmino de
conservacin ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente o pasarlos a su conservacin
indefinida histrica segn el caso. Vctor Hugo ARVALO JORDN. Diccionario de trminos
archivsticos [en lnea]. Santa Fe (Argentina): Asociacin de Archiveros de Santa Fe, 1992, (en
permanente
actualizacin).
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.mundoarchivistico.com.ar/?menu=diccionario.
127
Rodolfo ALANS BOYZO, titula Las tcnicas de depuracin documental al punto 3 de su ponencia "La
seleccin documental en el Estado de Mxico. Viejos problemas, nuevos retos" [en lnea]. En: Reunin
Nacional de Archivos, (Aguas Calientes 24-26 de septiembre de 2003), Mxico: Archivo General de la
Pgina 91
para que no se utilice el vocablo expurgo, se sugiere que el vocablo

depuracin tambin deje de ser utilizado en relacin con la valoracin
documental.
2.1.3.4.-Seleccin versus tra

El Diccionario de la RAE define tra como la accin y efecto de triar o triarse
y el verbo triar como sinnimo de escoger, separar, entresacar. Tales
definiciones se asemejan a las de seleccionar y seleccin (elegir, escoger
por medio de una seleccin, a una o varias personas o cosas entre otras,
separndolas de ellas y prefirindolas).
El trmino tra es ms comnmente utilizado por autores de origen cataln y
en general como sinnimo de seleccin. La explicacin puede ser la
traduccin del trmino tri del cataln al castellano. Ramn Albech i Fugueras,
por ejemplo, habla de evaluacin y tra, de modalidades de tra y en el
glosario define tra como la operacin por la cual en un conjunto de
documentos se separan los que presentan un inters puramente histrico- y

que debern ser conservados indefinidamente- de aquellos que no tienen ms
que una utilidad administrativa temporal por lo que pueden ser eliminados al
finalizar el plazo que se haya prescrito 128. Por otro lado, el autor no utiliza el
trmino seleccin, salvo para referirse a una modalidad de tra: la seleccin
cualitativa o selectiva. Se deduce que el trmino tra es equivalente al trmino
seleccin.
Por su carcter restrictivo y uso muy localizado, sugerimos que deje de
utilizarse el trmino tra en relacin con la valoracin documental.
Nacin, 2003. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.agn.gob.mx /menuprincipal

/archivistica/reuniones/2003/rna/aguascalientes.html.
128
Ramn ALBERCH I FUGUERAS. Los archivos: entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento .
Barcelona: UOC, 2003, pp. 121 y 221.
Pgina 92
2.1.3.5.-Destino final versus disposicin

La utilizacin del trmino disposicin en Espaa hasta hace pocos aos era
inusual. Por otro lado, en Espaa tampoco se utilizaba la expresin destino o
destino final como en algunos pases hispanoamericanos, y no haba una
expresin para designar el conjunto de acciones resultantes de la valoracin de
los documentos (conservacin total o parcial, eliminacin, traslados a otros
soportes, etc.). Los autores solan emplear la expresin conservacin o
eliminacin, haciendo referencia directamente a las consecuencias de la
valoracin.
A partir de la publicacin de la Norma UNE-ISO 15489 en 2006, que es la
versin espaola de la Norma ISO 15489, es cuando se introduce el trmino
disposicin en la bibliografa archivstica espaola.
Conforme indican Llus Cermeno i Martorell y Elena Rivas Pal, es importante
no confundir la valoracin, caracterizada por el anlisis de las series
documentales que tiene como finalidad determinar los valores de los
documentos, con la disposicin, que es la puesta en prctica de los resultados
de la primera129.
En la literatura archivstica hispanoamericana, posiblemente por la influencia de
la Archivstica anglosajona, incluso antes de la existencia de la norma ISO
15489, era frecuente la utilizacin del trmino disposicin. All se utiliza el
trmino ora como sinnimo de valoracin, ora para referirse al destino de los
documentos tras la valoracin documental.
En Colombia, por ejemplo, el trmino disposicin se refiere a los
procedimientos que sern aplicados a los documentos tras su valoracin. Tal
interpretacin se puede observar en la definicin encontrada en trabajo del
129
Llus CERMENO I MARTORELL; Elena RIVAS PAL. Valoracin y seleccin de documentos [en lnea].
CRUZ MUNDET, Jos Ramn (dir.). Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales.
Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), 2011. pp. 215271. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.archiveros.net/administracion-de-documentosy-archivos-textos-fundamentales/.
Pgina 93
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos-GITAA130.

disposicin es la seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres
edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin.

O en el Manual divulgado por el Archivo General de la Nacin131, que dice que
la disposicin final de documentos hace referencia a la tercera etapa del ciclo
vital, resultado de la valoracin con miras a su conservacin permanente, a su

eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin, y aade que los
perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la
Tabla de Retencin.
Considerando la descripcin que hace del trmino disposicin, se deduce que
la uruguaya Alicia Casas Barrn hace alusin al destino de los documentos
valorados: La disposicin se refiere a las acciones realizadas como
consecuencia de la valoracin y seleccin de los documentos. La disposicin no

es sinnimo de destruccin, aun cuando sta puede ser una opcin de la
disposicin132.
En Mxico se utilizan las expresiones disposicin y destino final a la vez. En
una normativa del Archivo General de la Nacin133 consta que destino final es
la seleccin en los archivos de trmite o concentracin de aquellos expedientes
cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o

transferirlos a un archivo histrico. En la misma normativa, el trmino
disposicin no aparece, pero s catlogo de disposicin documental. Por la
130
GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS - GITAA. Hacia un

diccionario de terminologa archivstica. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin (Colombia),
1997, s.v. disposicin.
131
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Tablas de retencin y transferencias documentales:

Directrices bsicas e instructivos para su elaboracin [en lnea]. Bogot: AGN, 200?. [Consulta:
25/01/2014]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2333.
132
Alicia CASAS DE BARRN et al. Gestin de documentos del sector pblico desde una perspectiva
archivstica [en lnea]. Montevideo: Universidad de la Repblica, 2003. [Consulta: 25/01/2014], pp.
118-124. Disponible en: http://www.irmt.org /documents/educ_training/spanish/IRMT_Perspectiva_
Archivistica_I.pdf.
133
MXICO. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. INSTITUTO FEDERAL DE ACCESO A LA INFORMACIN

PBLICA. Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las
dependencias y entidades de la administracin pblica federal [en lnea]. Diario Oficial de la Federacin,
20
de
febrero
de
2004.
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.html.
Pgina 94
descripcin presentada (registro general y sistemtico que establece los
valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la

clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final), se concluye que
es el instrumento resultante del proceso de valoracin, en donde se hacen
constar, entre otras cosas, los plazos de acceso, conservacin y/o eliminacin
dictaminados en la valoracin.
Joaquim Llans Sanjuan, en un artculo en que analiza el contenido y presenta
algunas reflexiones de diferentes autores en relacin a varios puntos de la
Norma UNE-ISO 15489, advierte que el trmino disposicin incorporado en
forma de traduccin directa del original ingls disposition, ha originado
divergencias entre los archiveros espaoles:al entender que procesos tan
importantes como la transferencia de documentos y los derivados de la

evaluacin documental entre otros- quedan en cierto modo infravalorados al
presentarse incluidos en un trmino extrao a la tradicin archivstica nacional.
134
La traduccin de la Norma ISO 15489 a otras lenguas distintas del ingls, como
es la Norma UNE-ISO 15489, es un hecho relevante para la comunidad
archivstica internacional pues ha permitido una cierta normalizacin en la
terminologa propia del rea135. Considerando la amplia aceptacin y aplicacin
de dicha norma y los beneficios que ello conlleva y, por otro lado, la falta de un
trmino ms adecuado en espaol, se aboga en este trabajo por la utilizacin
del trmino disposicin cuando se haga referencia al conjunto de acciones
aplicables a los documentos tras la valoracin documental.
134
Joaquim LLANS I SANJUAN. La Norma UNE-ISO 15489-1 y 2. Anlisis y contenido / Aplicacin de la

norma [en lnea]. Revista Andaluza de Archivos. 2009, nm. 1, pp. 1-17. [Consulta: 25/01/2014].
http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/web_es/detalleArticulo?id=15f40f81-348e-11de-8d2f00e000a6f9bf.
135
Llus CERMENO I MARTORELL; Jaime SARD. La norma ISO 15489:2001 Informacin y documentacin
Gestin de documentos: aproximacin general a su entorno normativo. Aabadom: Boletn de la
Asociacin Asturiana de Bibliotecarios, Archiveros, Documentalistas y Muselogos . 2005, vol. 2 nm. 2,
pp. 4-12.
Pgina 95
2.1.4.- CONCLUSIONES SOBRE LA DISCUSIN TERMINOLGICA

Considerando las explicaciones anteriores y para mejor entendimiento, difusin
y desarrollo de los temas relacionados con la valoracin documental, se sugiere
la adopcin de los trminos valoracin documental, seleccin, disposicin,
y eliminacin en detrimento de los dems trminos aqu presentados.
A ttulo de ilustracin, se incluye un cuadro comparativo de la utilizacin de
algunos trminos y las sugerencias presentadas en este estudio.
Espaa
Hispanoamrica
Ingls
Francs
Trmino
sugerido
Valoracin
(documental)
Evaluacin
(documental)
Tra
Seleccin (documental) Appraisal
valuation
Valoracin
(documental)
Tri
Disposicin
Selection
Valoracin
(documental)
Disposal
Seleccin
Seleccin (documental) Selection
Tra
Expurgo
Expurgo
Depuracin
Tri
Seleccin
Sort final
Disposicin
Disposal
Disposicin
Destino final
Disposal
Disposicin
Eliminacin
Eliminacin
Destruccin
Destruccin
Expurgo
Depuracin
Traitement
final
Destruction
limination
Eliminacin
Expurgo
Figura 5. Comparativa del uso de algunos trminos entre pases.
Pgina 96
2.2.- LA VALORACIN DOCUMENTAL A LO LARGO DEL TIEMPO

Los principios, tcnicas o mtodos de valoracin estn delimitados por el
contexto de la teora o de las tradiciones de la prctica archivstica en las cuales
ocurren136.
Aunque la seleccin ha sido practicada por los encargados de los documentos
desde que stos existen, la determinacin del destino de los documentos a
travs de una valoracin documental hecha de forma reglada es un fenmeno
relativamente reciente en la prctica archivstica.
Durante siglos los documentos fueron conservados porque eran el testimonio
de derechos y privilegios o como fuente documental de hechos pasados, no
existan criterios para conservacin o eliminacin, las organizaciones o
individuos simplemente los acumulaban para una eventual necesidad de probar
o contar algo.
La creacin de archivos pblicos nacionales despus de la Revolucin Francesa
condujo a una separacin entre los encargados de los documentos en las
administraciones y los archiveros en los archivos nacionales. Los archiveros,
inicialmente, se limitaban a recibir, ordenar y describir los documentos
seleccionados por la Administracin, ejerciendo su papel desde una perspectiva
puramente de custodia. Para estos propsitos desarrollaron un cuerpo terico
coherente, basado en las caractersticas naturales de los documentos, que
redund en los principios de procedencia o del orden original.
Con el tiempo los archiveros han conseguido desempear un cierto
protagonismo en el proceso de seleccin. Papel ste, que por un lado se opone
a las prcticas antes citadas y por otro absuelve a la Administracin de cierta
parte de responsabilidad en cuanto a los documentos de valor permanente 137.
136
Barbara REED. Diverse influence: an exploration of australian appraisal practice. Part one. Archives and
Manuscripts. 2003, vol. 31, nm. 2, pp. 18-23.

137
Elizabeth SHEPHERD. Theories of appraisal [en lnea]. London: The school of Library, 1997. Archive
and Information Studies. [Consulta: 25/02/2010]. Disponible en: http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09
Pgina 97
Tras la Segunda Guerra Mundial tiene lugar un gran aumento de la produccin

documental, hecho atribuido al desarrollo cientfico, tecnolgico y econmico, al
aumento de la poblacin y a la mayor interrelacin de los Estados con los
ciudadanos. Con vistas a solucionar los problemas derivados del aumento del
volumen documental generado, a mitad del siglo XX surge en Estados Unidos la
teora de las tres edades o del ciclo vital de los documentos138.
La idea bsica de tal teora es que los documentos producidos y acumulados
por las instituciones deben recorrer un trayecto periodizado en tres etapas,
conforme su frecuencia y finalidad de uso: administrativa, intermedia y
permanente. Ello supone una revolucin en la Archivstica tradicional, que
desde el siglo XIX estableca que los documentos deberan pasar directamente
de la fase administrativa a la histrica y nada estaba previsto para asegurar el
paso de un estadio a otro139.
Una de las consecuencias de la teora de las tres edades es la creacin de los
depsitos de archivos intermedios, cuya funcin es la conservacin de los
documentos que dejaron de ser de uso frecuente, pero que necesitan ser
conservados temporalmente por cuestiones administrativas o jurdicas.
En estrecha relacin con la creacin de los archivos intermedios est el
surgimiento del Records Management en Estados Unidos, que comprende,
adems de la aplicacin de las tcnicas archivsticas, el control de los
documentos de archivo desde su produccin hasta su eliminacin o
transferencia a un archivo de custodia.
El
desmesurado
aumento
del
volumen
documental
hace
que
las
Administraciones admitan la necesidad de racionalizar los servicios de archivo.

Por tal razn, en algunos pases dotados de una estructura administrativa ms
compleja, como Estados Unidos, Inglaterra, Canad y Francia, se incrementa la
/appraisal/. [Revisin disponibilidad: 25/01/2014. Disponible a travs de Internet Archive en

http://web.archive.org/web/20100125172821/http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09/appraisl/level1.htm].
138
Elio Lodolini afirma que en Italia la divisin de los archivos en tres fases existe desde el siglo XIX. (Elio
LODOLINI. Archivstica: principios y problemas. Madrid: ANABAD, 1993, p. 56).
139
Elio Lodolini citando a Dubosq en: Archivstica: principios y problemas. Madrid: ANABAD, 1993, p. 53.
Pgina 98
tendencia a adoptar la teora del ciclo vital como forma de solucionar sus
problemas archivsticos.
Sin embargo, la simple divisin de los archivos en fases segn plazos de
utilizacin no es suficiente, se hace necesario dinamizar el desempeo de
actividades
tpicas,
sealadamente
las
de
clasificacin
seleccin,
fundamentales para la ejecucin de las transferencias de documentos a los

archivos intermedios y permanentes. Las tcnicas de expurgo y eliminacin ya
no son suficientes para elegir lo que debe ser conservado o eliminado. La
eleccin de los documentos a conservar o eliminar exige un riguroso proceso de
anlisis previo: surge la valoracin documental.
A partir de los aos 70 aparecen otras necesidades, los archivos de
instituciones privadas, como pueden ser los de la iglesia o empresas
comerciales, demandan otros modelos de valoracin. En esta misma poca,
algunos autores como F. Gerald Ham o Hams Booms, que defienden la idea de
que los archivos son el reflejo de la sociedad y reclaman la importancia de los
archivos por su potencial accin social, ejercen gran influencia en el desarrollo
de los estudios de valoracin documental140.
Partiendo de la premisa de que los archivos cumplen un papel social, y de que
la valoracin documental tiene profundas implicaciones para las personas, las
organizaciones y la sociedad, afectando al conocimiento en el tiempo y espacio,
surgen nuevos mtodos centrados en el carcter social de los archivos. Tales
ideas vienen siendo ampliamente debatidas y como consecuencia de ello, se
han desarrollado muchos modelos de valoracin. Modelos como el de la
macrovaloracin de los autores canadienses, que tiene en Terry Cook su mayor
140
Pgina 99
exponente141, o el de la documentacin estratgica, donde el autor ms

destacado es Helen Samuels142.
A partir de los aos 80 del siglo pasado la propagacin del uso de los
documentos electrnicos y la consecuente repercusin de este hecho para la
Archivstica, supusieron un nuevo impulso a la valoracin documental. La
necesidad de encontrar soluciones para la conservacin de los documentos
electrnicos con garantas de fiabilidad y autenticidad a largo plazo, ha hecho
que la comunidad archivstica dedicara especial atencin a la valoracin
documental.
Desde entonces se desarrollaron y se desarrollan muchos proyectos de
investigacin y normas locales o internacionales sobre gestin de tales
documentos. Aunque sean investigaciones o normas relacionadas con gestin
de documentos electrnicos, han aportado grandes contribuciones a la
valoracin de documentos en cualquier medio, electrnico o no.
Los mejores ejemplos de dichos proyectos y normas son: el Proyecto
InterPARES de la University of British Columbia en Canad143, el Proyecto de la
Universidad de Pittsburg en USA144, el Proyecto DIRKS de Australia145, el
141
El artculo de Terry COOK, Macrovaloracin y anlisis funcional: la preeminencia de la interaccin

poltico-social sobre el gobierno. Tabula. 2003, nm. 6, pp. 87-102, permite hacerse una idea del tema.
142
Helen Willa SAMUELS describe el modelo en su libro: Varsity letters: documenting modern colleges and
universities. New Jersey, London: The Society of American Archivist, Scarecrow, 1992.
143
Para informaciones adicionales sobre el proyecto vase el apartado 1.4.4.1.- de este trabajo;
InterPARES. The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES
Project [en lnea]. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.interpares.org/book/index.cfm o
el libro editado por Luciana DURANTI. La conservacin a largo plazo de documentos electrnicos
autnticos: Hallazgos del Proyecto InterPARES. DELGADO GMEZ, Alejandro (trad.). Cartagena
(Espaa): Concejala de Cultura, 2005.
144
Pittsburgh Project: Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping. El proyecto se inicia en

1993 y tiene por objetivo desarrollar requisitos funcionales para la gestin de documentos archivsticos,
satisfaciendo las necesidades legales y administrativas para la implementacin de sistemas electrnicos
de informacin. Participan del proyecto profesionales de Archivstica, Biblioteconoma, Ciencia de la
Computacin y Tecnologa de la Informacin. Sus principales investigadores son Richard Cox, James
Willians y David Bearman, este ltimo como consultor. Informaciones completas sobre el proyecto
estn disponibles en: http://www.archimuse.com/papers/nhprc.
145
Originalmente DIRKS - Designing and Implementing Recordkeeping Systems, ahora DIRKS: Strategic
Approach to Managing Business Information. Es un manual de trabajo online. Hace parte de un
conjunto de instrumentos lanzado en 2000 por el Archivo Nacional de Australia para viabilizar la
correcta administracin de los documentos de la Administracin Pblica del pas, en particular los
electrnicos. Se basa en la identificacin de requisitos y estrategias para gestin de los documentos
Pgina 100
SIADE146 de Portugal, el MoReq de la Comunidad Europea 147 o la norma ISO

15489148. De una manera indirecta la valoracin documental ha adquirido un
gran protagonismo en la Archivstica actual.
Por otro lado, no se puede hablar de valoracin documental sin hablar de la
influencia que han ejercido las aportaciones de autores como Hilary Jenkinson y
Theodore Roosevelt Schellenberg, quienes han discutido largamente el tema. El
primero, desde el punto de vista del archivero como conservador de
documentos y en su opinin, desprovisto de competencia para interferir en el
proceso de seleccin de los documentos que le son confiados. El segundo,
como arduo defensor de la independencia del archivero en temas de valoracin
documental, que apoyado en los criterios de la investigacin histrica, es quien
debe proponer la valoracin, anticipando el uso que puede venir a ser dado a
los documentos. Para ello estableci una serie de valores con vista a identificar
qu documentos deben ser conservados o eliminados.149
electrnicos. David Bearman es uno de sus impulsores. Informacin disponible en:

http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/dirks-manual/introducing-the-dirks-methodology/dirksmethodology-and-manual.
146
SIADE: Sistemas de Informao de Arquivos e Documentos Electrnicos. Programa de cooperacin

entre el Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, el Instituto de Informtica do Ministrio
das Finanas y la Direco-Geral da Administrao Pblica. Las informaciones sobre el programa
estn disponibles en: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites /16/2013 /10 /siade_
caderno2.pdf.
147
MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records (Modelo de Requisitos para la
Gestin de Registros Electrnicos). Conjunto de requisitos funcionales para la gestin de documentos
electrnicos de archivo, elaborado a travs del Programa IDA (Intercambio de Datos entre
Administraciones). Se pretende que pueda ser utilizado en todos los pases de la Unin Europea y por
todos los interesados en el tema (archiveros, gestores, diseadores de software, proveedores de
servicios, instituciones acadmicas y de formacin). El modelo se basa en el Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA). Informaciones sobre el modelo estn disponibles en:
http://www.moreq2.eu/.
148
Norma ISO 15489, Information and documentation Records management. Es una norma para gestin
de archivos. La primera norma ISO del rea de documentacin centrada especficamente en los
procesos que garantizan un eficiente y sistemtico control de la produccin, utilizacin, valoracin y
disposicin de la informacin producida en las actividades y transacciones de las organizaciones en
general. Pretende ser aplicable a todo tipo de documento, independientemente de su soporte, de su
objetivo o de la personalidad jurdica de la entidad productora.
149
Reto TSCHAN. A comparison of Jenkinson and Schellenberg on appraisal. The American Archivist. 2002,
vol. 65, nm. 2, pp. 176-195.
Pgina 101
2.3.- CORRIENTES ARCHIVSTICAS SOBRE VALORACIN

DOCUMENTAL
Las corrientes de pensamiento relativas a la valoracin documental pueden ser
agrupadas y relatadas desde distintos ngulos y perspectivas. A continuacin se
pretende analizar tales corrientes segn las tendencias adoptadas en distintas
tradiciones archivsticas y segn el objetivo por el que se conservan los
documentos o archivos.
2.3.1.-ENFOQUES
DE LA VALORACIN DOCUMENTAL SEGN DISTINTAS
TRADICIONES ARCHIVSTICAS
En funcin de las distintas tradiciones archivsticas se puede hablar de cinco

tendencias relativas a la valoracin documental, de las cuales se hacen eco
todas las dems comunidades archivsticas150. Se trata de la alemana, la
inglesa, la americana, la canadiense y la australiana.
2.3.1.1.- Tendencia alemana: valorar para conservar

Alemania fue uno de los primeros pases en preocuparse por la valoracin
documental y lo hizo considerando la intencin de preservar por delante de la
de eliminar151.
Karl Otto Mller, en 1926, considera el problema de la valoracin como cuestin
crucial en materia de archivos y defiende la necesidad de negar a las
150
Para la elaboracin del presente apartado, a excepcin del epgrafe 3.3.1.5 Tendencia australiana, se
consult principalmente, pero no solo, los artculos de Carol COUTURE, resultantes de su trabajo de
investigacin Lvaluation des archives. tat de la question et aspects thoriques, presentado en
Montreal en 1995 para obtencin de ttulo de DESS de Archivstica de la Universit de Haute Alsace de
Mulhouse. Los artculos son: Lvaluation des archives. Etat de la question. Archives. 1996, vol. 28,
nm. 1, pp. 3-31 ; "Development and use of records schedules". En: V Conferencia Europea de
Archivos, (Barcelona 27-30 de mayo de 1997), Barcelona: Associaci d'Arxivers de Catalunya, 1997. pp.
34-36; Les calendriers de conservation: Fondements thoriques et tat des pratiques. Lligall. 1998,
nm. 12, pp. 164-189; "Les calendriers de conservation : les aspects thoriques". En: Colloque
international: "La gestion des archives courantes et intermdiaires: politiques et pratiques", (Dakar 1519 de junio de 1998), Ottawa: Banque Internationale d'information sur les Etats Francophones (BIEF),
1999. pp. 101-129.
151
Armando Malheiro da SILVA, et al. Arquivstica: Teoria e prtica de uma cincia da informao. Porto:
Afrontamento, 1999. p. 130.
Pgina 102
Administraciones el derecho de ser los nicos jueces a la hora de seleccionar

documentos. Para l, los archiveros deben tener influencia decisiva en estos
temas.
En un primer momento los especialistas alemanes abordan la valoracin
destacando la importancia del organismo creador de los documentos. La
jerarqua del organismo dentro de la Administracin es lo que determina la
necesidad o no de conservar sus documentos, cuanto ms alto el nivel
jerrquico, ms relevantes sern sus archivos. De esta fase se destacan autores
Karl Otto Mller o Heinrich Otto Meisner152.
Mller (a partir de 1928) identifica tres niveles de Administracin, una central,
una intermedia y una local, que propone como base de la valoracin
documental, y Meisner, en 1937, precisa el planteamiento de Mller y sostiene
que hay que considerar, adems de la posicin jerrquica del organismo
creador, la edad y el contenido del documento.
En un segundo momento, la escuela alemana cambia el enfoque de la
valoracin hacia la utilizacin de los documentos. Fritz W. Zimmerman (de 1958
a fines de los 70) propugna que ms importante que el origen del documento,
es la utilizacin del mismo: la valoracin debe ser hecha en funcin de la
demanda de utilizacin del documento, hay que conservar o eliminar conforme
a las pautas determinadas por la investigacin histrica. Arthur Zechel, en
1965, aunque plantee el uso del documento como clave para la valoracin,
rechaza el planteamiento de Zimmerman, sosteniendo que en materia de
152
Carol Couture en el artculo Lvaluation des archives. Etat de la question. Archives. 1996, vol. 28,
nm. 1, pp. 3-31, aclara que el apartado referente a la valoracin en Alemania est basado en los
trabajos de Ole Kolsrud y Hams Booms y presenta bibliografa complementaria en alemn, sacada
directamente de los textos de los dos autores. Los autores alemanes citados y sus obras son: Otto
Heinrich MEISNER. Schutz und Pflege des Staatlichen Archivgutes mit besondere Berucksichtigung der
Kassationsproblems. Archivalische Zeitschrif, 1939, nm. 45, pp. 34-51; Karl Otto MLLER: Fragen der
Aktenaussscheidung. Archivalische Zeitschrift, 1926, nm. 36, pp. 188-215; Wilhelm ROHR. Zur
Problematik des modernen Aktenwesen. Archivalische Zeitschrift, 1957, nm. 54; Georg Wilhelm
SANTE. Behrden, Atken, Archive. Alte Taktik und neue Strategie. Archivalische Zeitschrift, 1957, nm.
54; Arthur ZECHEL. Problem einer Wissenschaftstheorie der Archivistik mitnbesondere Berksichtigung
des Archivwesen der Wirtschaft. Zeitschrift fr Firmengeschichte und Unternhmenbiographie, 1965,
nm. 10; Arthur ZECHEL. Wertheorie und Kassation. DerArchivar; Fritz W. ZIMMERMAN. Wesen und
Ermittlung des Archivwertes. Zur Theorie einer Archivalischer Wertlehre. Archivalische Zeitschrift, 1958,
nm. 54; y Fritz W. ZIMMERMAN. Theorie und Praxis der archivalischen Wertlehre. Archivalische
Zeitschrift, 1979, nm. 75.
Pgina 103
valoracin el archivero no debe dejarse influir por el historiador. Hace una

defensa cerrada de la autonoma de la Archivstica frente a la Historia.
En los aos 70 del siglo pasado surge en Alemania la corriente que defiende
que el archivo debe dar testimonio de todas las actividades del conjunto de la
sociedad y que para valorar hay que considerar la jerarqua del organismo
creador del documento y el contexto en que el documento fue creado. Su
principal representante es Hans Booms153.
La importancia del organismo creador, la utilizacin de los documentos, la
Archivstica como disciplina autnoma, el contexto social y los archivos como
testimonio del conjunto de la sociedad, son los temas abordados por los
alemanes cuando tratan de la valoracin documental.
2.3.1.2.- Tendencia inglesa: valorar para eliminar

Los ingleses, desde el siglo XIX hasta la dcada de los 80 del siglo XX, han
aplicado la seleccin documental (no se puede hablar de valoracin en este
caso) sobre todo con el propsito de eliminar documentos. A partir de 1875 se
producen eliminaciones de documentos basadas en el criterio de la utilidad de
stos para la Administracin, la orden es eliminar todos los documentos que no
sirven ms a su propsito administrativo. En 1877 el Public Record Office
excluye de la eliminacin los documentos anteriores al ao 1715 y
posteriormente, en 1898 extiende la fecha a 1660. En este momento se
considera, adems de la utilidad, la edad del documento.
En 1952 el Comit Grigg154, basndose en las ideas de Jenkinson, establece una
nueva forma de seleccin realizada en dos etapas, considerando la utilizacin
administrativa de los documentos y su posterior utilizacin en la investigacin
histrica. En la primera etapa, a los cinco aos de la creacin de los
documentos, se juzga solo el valor administrativo de los mismos (con ello se
153
Hans BOOMS. berliefungsbildung: keeping archives as a social and political activity. Archivaria. 1991,
nm. 33, pp. 25-33.
154
Informacin del Comite Grigg disponible en:http://www.nationalarchives.gov.uk/policy/act/history.htm.
Pgina 104
supone eliminar rpidamente del 50 al 70% de la produccin documental de

una Administracin). La segunda etapa se ejecuta pasados veinticinco aos de
la primera intervencin, y solo entonces se juzga el valor de testimonio de los
documentos restantes.
La Archivstica inglesa est fuertemente marcada por Hilary Jenkinson quien
afirma que el archivero no puede interferir en la seleccin de los documentos, y
considera que esta es responsabilidad exclusiva de los administradores155.
2.3.1.3.- Tendencia estadounidense: analtica y sinttica,

basada en criterios preestablecidos
En los aos 30, los archiveros americanos se dejaron seducir por el
pensamiento ingls de seleccionar documentos para eliminar. Pero en 1940,
Philip C. Brooks156, a quien se puede considerar como un pionero en materia de
valoracin documental, se opone a tal planteamiento en un texto muy
esclarecedor en que demuestra su preocupacin por la eliminacin infundada
de documentos. El autor defiende la importancia de definir criterios para juzgar
la necesidad de conservacin permanente de los mismos, y para ello propone la
observancia de tres criterios:
El valor que la organizacin creadora otorga a sus documentos.
La utilidad que presentan para la historia administrativa de la propia

organizacin.
El valor histrico de los documentos.
En 1946, Philip Bauer157 sostiene que es preciso considerar tanto el uso del
documento como el coste de su conservacin. El autor define cuatro tipos de
utilizacin y tres criterios para juzgar la utilidad de los documentos.
155
Hilary JENKINSON. A manual of archive administration. 2 ed. London: Percy Lund Humphries & Co.
Ltd., 1965. (La 1 edicin es de 1937).
156
Philip C. BROOKS. The selection of records for preservation. The American Archivist. 1940, vol. 3, nm.
4, pp. 75-79.
157
Philip G. BAUER. The appraisal of current an recent records. Washington: National Archives, 1946.
Pgina 105
Los tipos de utilizacin:
Por instituciones gubernamentales.
Para fines de proteccin de los derechos de los ciudadanos.
Para investigaciones serias.158
Para satisfacer la curiosidad de genealogistas y eruditos.
Los criterios para valorar la utilidad de los documentos:
Caractersticas e importancia cuantitativa de la informacin que

contienen los documentos.
Pertinencia de su clasificacin.
Importancia cualitativa de su contenido.
En los aos 50 del pasado siglo, Theodore Roosevelt Schellenberg 159 introduce
dos conceptos que son esenciales en el marco terico de la valoracin
documental en la Archivstica contempornea:
El de valor primario, vinculado a los aspectos legales, financieros y

administrativos.
El de valor secundario, vinculado a los aspectos de valor probatorio

(evidential value) y/o a los de carcter investigador, el valor informativo
(informational value).
En
1977,
Maynard
J.
Brichord160
incorpora
cuatro
consideraciones
fundamentales a la valoracin documental:
Las caractersticas del documento (edad, volumen, caractersticas

vinculadas a la funcin, prueba e informacin).
El valor administrativo del documento (el valor primario de Schellenberg:

legal, financiero y administrativo).
158
Traduccin literal.
159
Theodore Roosevelt SCHELLENBERG. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de Janeiro:

SOARES, Nilza Teixeira (trad.). Fundao Getlio Vargas, 1974. (La 1 edicin en ingls es de 1956).
160
Maynard J. BRICHFORD. Archives manuscripts: appraisal accessioning. Chicago: Society of American

Archivists, 1977.
Pgina 106
El valor para la investigacin (unicidad, credibilidad, legibilidad, fecha,

estado de conservacin, frecuencia, tipo y cualidad de la utilizacin).
El valor archivstico (relacionado con los vnculos que los documentos

tienen entre s y con los costes de conservacin y almacenamiento de los
mismos).
Frank Boles y Julia Marks Young, en 1991, articulan un conjunto de 30 criterios

de valoracin, repartidos en 3 mdulos: 19 criterios para el valor informativo, 5
para costes de conservacin y 6 para las consecuencias de las decisiones
resultantes de la valoracin161.
La Archivstica norteamericana presenta una tendencia analtica y sinttica para
la valoracin, pues bsicamente lo que hace es definir criterios diversos para
valorar los documentos.
2.3.1.4.- Tendencia canadiense: centrada en el contexto de

la creacin de los documentos
En Canad, los Archives Nationales du Canada (ANC) fue de las primeras
instituciones en preocuparse por la eliminacin indiscriminada de documentos:
ya en 1914 la Administracin solo poda eliminar documentos con la
autorizacin del Consejo del Tesoro. Sin embargo, hasta la publicacin de la Ley
de Archivos en 1987, el ANC solamente actuaba en temas de valoracin
documental mediante solicitud: solamente se manifestaba cuando los diversos
ministerios u organismos gubernamentales presentaban sus propuestas de
eliminacin de documentos.
A partir de la publicacin de dicha Ley hay una participacin ms activa por
parte del ANC, que pasa a definir el orden de prioridad entre las instituciones
cuyos fondos deben ser valorados y, acto seguido, lleva a cabo la valoracin
propiamente dicha de tales fondos.
161
Frank BOLES; Julia Marks YOUNG. Archival appraisal. New York: Neal-Schuman Publishers, 1991.
Pgina 107
Terry Cook desarrolla el planteamiento de la macrovaloracin, en donde antes

de valorar los documentos (microvaloracin) hay que valorar la entidad
creadora de los mismos. Hay que conocer el organismo creador de los
documentos, no para juzgar a priori el valor de los documentos que produce,
sino para establecer las prioridades a la hora de valorar. El planteamiento,
segn el propio autor, es una nueva visin de la propuesta del alemn Hans
Booms162.
Terry Eastwood, profesor de Archivstica de la University of British Columbia,
argumenta por la necesidad de considerar tambin el uso del documento, no el
uso futuro, sino el uso que se le da en el momento de su creacin, pues es de
ello que l ser testimonio. La idea no es nueva, es un matiz del planteamiento
del alemn Zimmerman163.
Luciana Duranti, con el Proyecto InterPARES, de la University of British
Columbia, aborda la autenticidad del documento como factor de valoracin y la

necesidad de intervencin del archivero en el proceso de gestin del documento
desde su misma creacin. Las investigaciones llevadas a cabo en el referido
proyecto estn centradas en desarrollar conocimiento terico y metodolgico
para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrnicos a
largo plazo, pero sus aportaciones en buena medida son vlidas para cualquier
tipo de documento164.
La Archivstica de Quebec explora vas propias, patrocina la Archivstica
integrada y tiene en la valoracin documental uno de sus ejes centrales. En ella
enlaza los valores administrativos y patrimoniales, uniendo las nociones de
162
Terry COOK. What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm
shift. Archivaria. 1997, nm. 43, pp. 17-63.
163
Terry EASTWOOD. Towards a social theory of appraisal. En: CRAIG, Barbara L. (ed.). The archival
imagination: essays in honour of Hugh A. Taylor. Ottawa: Association of Canadian Archivists, 1992. pp.
71-88.
164
Para informaciones adicionales sobre InterPARES, vase el apartado 1.4.4.1.- de este trabajo;
InterPARES. The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES
Project [en lnea]. Disponible en: http://www.interpares.org/book/index.cfm o el libro editado por
Luciana DURANTI. La conservacin a largo plazo de documentos electrnicos autnticos: Hallazgos del
Proyecto InterPARES. DELGADO GMEZ, Alejandro (trad.). Cartagena (Espaa): Concejala de Cultura,
2005.
Pgina 108
valor primario y valor secundario de los documentos. Por la Ley de Archivos de

1988, en Quebec todos los organismos pblicos deben valorar el conjunto de
documentos que generan y lo hacen bajo intervencin del archivero. Trabajan
la macro y microvaloracin, y el calendario de conservacin tiene un gran
protagonismo.
A partir de los aos 80 del siglo XX se puede observar en las publicaciones
especializadas de Canad una proliferacin de textos que versan sobre
valoracin documental. Hecho que denota el gran inters que despierta el tema
entre los expertos en Archivstica de aquel pas. Surgen entonces nuevos
planteamientos sobre valoracin documental (y para la Archivstica en general)
que tienen gran repercusin en la comunidad archivstica internacional. Pero no
se puede hablar de unanimidad en el tema, las aportaciones son muy variadas,
pudiendo ser exclusivas, complementarias o incluso contradictorias entre s.
2.3.1.5.- Tendencia australiana: modelo hbrido

Segn Barbara Reed, la prctica archivstica australiana se ha desarrollado
dentro de un contexto de acercamientos, muchas veces contradictorios entre s,
heredados
de
la
Archivstica
europea
(sobre
todo
de
la
britnica),
estadounidense y canadiense. El resultado es un modelo hbrido, que no est

completamente articulado y en que las tensiones inherentes a cada
planteamiento no se han resuelto totalmente165.
Los australianos presentan soluciones integradas para todo tipo de entorno de
trabajo (en papel o electrnico). Basndose en un estudio sobre las normativas
bsicas existentes en el mundo sobre gestin de documentos, han desarrollado
aplicaciones prcticas y normas nacionales para solucionar los problemas
surgidos en la gestin de los documentos electrnicos166.
165

166
Luis HERNNDEZ OLIVERA; Manuela MORO CABERO. Procedimientos de valoracin documental.

Salamanca: ACAL, 2002, pp. 2-3.
Pgina 109
El marco de la gestin documental en Australia es la norma AS ISO
15489/2002167, aplicacin local de la norma ISO 15489/2001168, que a su vez

est totalmente basada en la norma australiana para gestin de documentos en
entorno tradicional o electrnico, en grandes y pequeas empresas, la norma
AS 4390.1-6/1996169.
Los elementos considerados en la valoracin, conforme la AS ISO 15489/2002
son:
Acercamiento de arriba hacia abajo, empezando por un anlisis de las

funciones y de las actividades de la entidad.
Anlisis de la necesidad y del uso de los documentos desde su creacin o

incluso antes.
Consideracin del campo de inters de la entidad y del uso de los

documentos.
Utilizacin de tcnicas de gerencia de riesgos.
La clasificacin funcional como medio de control sobre la creacin,

gestin y destino de los documentos.
Determinar las necesidades de informacin de la entidad es la base para la

gestin documental de la misma y consecuentemente para la valoracin de sus
documentos.
Considerando que en la gestin de documentos electrnicos hay que intervenir
en todo el proceso, desde la creacin hasta la eliminacin o conservacin, los
australianos dan una nueva visin o versin a la tradicional teora del ciclo de
vida de los documentos, que denominan de documento continuo o ciclo
continuo. En el ciclo continuo los documentos electrnicos no siguen un
167
168
Para ms informacin consultar en la pgina del Archivo de Australia el apartado dedicado a la referida
norma. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping
/government-recordkeeping-manual/rules/codes-of-best-practice/introduction-to-as-iso-15489.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION-ISO. Information and documentation:
records management. ISO 15489. Ginebra: ISO, 2001.

169
La norma AS 4390.1-6/1996 est ya derogada, pero se puede encontrar informacin de cul era su
contenido y estructuracin, en la pgina web del National Archives of Australia, en el apartado
referente a la AS ISO 15489: http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping /governmentrecordkeeping-manual/rules/codes-of-best-practice/introduction-to-as-iso-15489.
Pgina 110
proceso lineal como el concepto del ciclo vital tradicional (documento activo,
semi-activo e inactivo), dado que aquellos estn sujetos a sufrir diversas
conversiones y migraciones, alternando actividad y semi-actividad170.
Con el ciclo continuo cambia tambin el momento de actuacin del archivero en
cuanto a la valoracin documental. El proceso de valoracin en un entorno
tradicional, en general, ocurre tras la creacin del documento, mientras que en
un entorno electrnico dicho proceso tiene que empezar antes mismo del
documento entrar en el sistema.
En Australia se sigue un modelo de valoracin documental basado en la
clasificacin funcional 171, tal como los quebequenses exploran la macro y
microvaloracin, retoman de forma complementaria propuestas que son
contradictorias entre s, de Jenkinson y Schellenberg y trabajan la valoracin
desde una perspectiva integral172.
2.3.2.-ENFOQUES DE LA VALORACIN DOCUMENTAL SEGN EL OBJETIVO

POR EL CUAL LOS DOCUMENTOS SON CONSERVADOS
Autores como Terry Eastwood173 o Terry Cook174 afirman que hay tres
corrientes de pensamiento sobre valoracin documental relacionadas con el
objetivo de la conservacin de los documentos. Dos de ellas totalmente
opuestas entre s. Una considera que la valoracin es un riesgo para la
integridad de los documentos, que deben ser conservados como testimonio de
la actividad por la cual fueron creados (administrativa) y solo el productor
puede determinar el valor de los documentos. La otra corriente considera que la
170
171

Salamanca: ACAL, 2002, p. 7.

172

Salamanca: ACAL, 2002, p. 2.
173
Terry EASTWOOD. La valoracin archivstica en las sociedades democrticas. Tabula. 2003, nm. 6, pp.
75-85.
174
Terry COOK. Macrovaloracin y anlisis funcional: la preeminencia de la interaccin poltico-social sobre

el gobierno. Tabula. 2003, nm. 6, pp. 87-102.
Pgina 111
conservacin de los documentos se hace para fomentar la memoria y la

comprensin del pasado, razn por la cual debe ser llevada a cabo por
investigadores que deben estimar el uso real o futuro de los documentos.
La tercera corriente cambia el enfoque del documento, de su contenido y uso,
hacia los valores sociales del mismo. Los documentos conservados deben
reflejar la relacin de la entidad que los produjo con la comunidad con que sta
interacciona (como puede ser la relacin Estado-ciudadano o empresa-cliente,
por ejemplo) y crear de esta forma una memoria social. Por lo general los
partidarios de esa corriente atribuyen a los archiveros, no a los administradores
ni a los investigadores, la responsabilidad de la valoracin documental.
2.3.2.1.-Valorar para conservar la memoria de la actividad

administrativa
Esta corriente se vincula sobre todo a la Archivstica tradicional, con gran
influencia en Europa, y tiene en Hilary Jenkinson su mayor exponente.
La Archivstica tradicional, que sostiene que el papel del archivero empieza en el
punto en que las instituciones que crean los documentos los transfieren a los
archivos histricos, basa su teora en las caractersticas del documento
archivstico
(imparcialidad,
autenticidad,
naturalidad,
interrelacin
unicidad)175.
La imparcialidad est vinculada al uso del documento. Los documentos de
archivo son imparciales porque fueron creados por y para el uso en una
transaccin administrativa, como medio y subproducto de una accin, y no para
el uso futuro como fuente histrica o como prueba. Es su carcter involuntario
lo que garantiza su credibilidad como prueba: como no hubo inters en narrar
un hecho estos documentos contienen informacin exenta de juicio.
175
Elizabeth SHEPHER. Theories of appraisal [en lnea]. London: The school of Library, 1997. Archive and
Information Studies. [Consulta: 25/02/2010]. Disponible en: http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09 /appraisal
[Revisin disponibilidad: 25/01/2014. Disponible a travs de Internet Archive en http://web.archive.org
/web/20100125172821/http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09/appraisl/level1.htm].
Pgina 112
La autenticidad est ligada al proceso de creacin, manutencin y custodia. Los

documentos de archivo son productos de procedimientos rutinarios para
cumplir determinada funcin o actividad y son autnticos cuando son creados y
conservados conforme a procedimientos que as los garantizan.
La naturalidad est relacionada con el modo como los documentos de archivo
son acumulados. Los documentos no son colectados artificialmente, son
acumulados de modo natural en funcin de objetivos prcticos, se acumulan de
manera continua y progresiva, lo que les dota de una cohesin espontnea,
pero estructurada (organicidad).
La interrelacin est ligada a la ejecucin de la transaccin. Los documentos
establecen relaciones entre s en el transcurso de las transacciones para las
cuales fueron creados, que a su vez son determinadas por las razones de su
creacin.
La unicidad es el reflejo de la caracterstica de interrelacin. Cada documento
es nico en el contexto del grupo a que pertenece, tiene una significacin nica
en relacin a este contexto176.
Para los seguidores de esta corriente, atribuir valores a los documentos est en
conflicto con la teora archivstica porque afecta a la neutralidad del conjunto
archivstico, minando su imparcialidad y autenticidad. La intervencin del
archivero para estimar valor a los documentos destruye el contexto social y
cultural de los archivos, as como su valor como evidencia: los documentos son
la prueba imparcial de los actos y el archivero es su guardin.
Hilary Jenkinson estaba en contra de eliminar cualquier documento, no
obstante, considerando la necesidad de disminuir la masa documental
producida, ha llegado a admitir que la valoracin puede ser necesaria. Sin
embargo, la responsabilidad tendra de ser de los creadores de los documentos,
y no del archivero. Consideraba que los archiveros no deberan hacer ningn
176
Los conceptos de imparcialidad, autenticidad, naturalidad, interrelacin y unicidad estn tomados del
artculo de Maria Odila Kahl FONSECA, Informao, arquivos e instituies arquivsticas. Arquivo &
Administrao. 1998, nm. 1, pp. 33-44.
Pgina 113
tipo de valoracin, porque si lo hiciesen comprometeran su posicin objetiva,

neutral, de guardianes pasivos o custodios de un residuo documental orgnico
dejado por el productor177.
Las ideas de Jenkinson tuvieron gran repercusin en la comunidad archivstica,
fueron ampliamente debatidas, con defensores y opositores. Con la entrada en
escena de las nociones de valor primario y valor secundario aportadas por
Schellenberg y su defensa de que cabe a los archiveros determinar qu
documentos presentan o no tales valores con vistas a la utilizacin en las
investigaciones futuras, la corriente Jenkinsioniana pierde protagonismo.
Entretanto, el advenimiento del documento electrnico y la consecuente
necesidad de conservarlo de manera que est asegurada su autenticidad y
fiabilidad,
promovi
el
resurgimiento,
de
manera
renovada,
de
los
planteamientos defendidos por Jenkinson, principalmente en lo relacionado con

la cuestin de la autenticidad.
Esa nueva versin, con la cual comulga Luciana Duranti, se basa en la nocin
de que la naturaleza imparcial, autntica y fiable de los archivos se deriva del
proceso mismo de su creacin y de la acumulacin natural de los documentos.
La innovacin consiste en que los archiveros deben actuar desde el principio,
participando incluso del diseo de los documentos y de la construccin de los
sistemas de control de tramitacin y archivo178.
Los documentos electrnicos sufren cambios fsicos y de presentacin en los
procesos de almacenamiento y recuperacin mediante reproduccin, ello
177
Terry COOK. Macrovaloracin y anlisis funcional: la preeminencia de la interaccin poltico-social sobre

el gobierno. Tabula. 2003, nm. 6, pp. 87-102.
178
Buenas fuentes de informacin sobre mantenimiento de la autenticidad de los documentos electrnicos

a largo plazo pueden ser encontradas en: InterPares. The Long-term Preservation of Authentic
Electronic Records: Findings of the InterPARES Project [en lnea]. Disponible en:
http://www.interpares.org/book/index.cfm; o en publicaciones de Luciana Duranti como pueden ser:
Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia. VZQUEZ, Manuel (trad.). Carmona: S & C, 1996;
Autenticidad y valoracin: la teora de la valoracin enfrentada a los documentos electrnicos. Tabula.
2003, nm. 6, pp. 13-21; La conservacin a largo plazo de documentos electrnicos autnticos:
Concejala de Cultura, 2005 o Luciana DURANTI; Terence M. EASTWOOD; Heather MACNEIL.
Preservation of the integrity of electronic records. Dordrecht; Boston: Kluwer Academic, 2002.
Pgina 114
requiere la ampliacin del concepto tradicional de custodia permanente,

incluyendo los procesos necesarios que aseguren la transmisin inalterada del
documento a travs del tiempo. Cabe al archivero el importante papel de
animar a que los productores de documentos registren fielmente sus
actividades como un requisito para garantizar la autenticidad de dichos
documentos a largo plazo.
Tanto Hilary Jenkinson como Luciana Duranti valoran para conservar la
evidencia del motivo por el cual el documento fue generado (administrativo);
dejan a los investigadores la interpretacin y definicin de valores secundarios;
y adems pretenden que la integridad y fiabilidad del archivo sea mantenida.
2.3.2.2.-Valorar para conservar fuentes de investigacin

histrica
Los fundamentos de esta corriente se encuentran en las formulaciones
presentadas por Theodore Roosevelt Schellenberg179 en los aos 50 del siglo
XX.
Entiende Schellenberg que las caractersticas esenciales de los documentos
estn relacionadas con las razones por las cuales fueron generados y con las
razones por las que son preservados. Para ser considerados documentos
archivsticos, los documentos deben haber sido producidos o acumulados en la
consecucin de un determinado objetivo y poseer valor para otros fines que no
sean aquellos para los cuales fueron producidos o acumulados.
Apoyado en tales afirmaciones, plantea la teora de los valores, donde
establece que los documentos poseen dos tipos de valores: valores primarios y
valores secundarios.
179
Las formulaciones presentadas por SCHELLENBERG, y aqu descritas, fueron presentadas por el autor
en diversos textos, pero, para esta investigacin fueron consultadas dos obras principales: Modern
archives; principles and techniques, (versin original y diferentes traducciones); y The appraisal of
modern public records, texto, cuya finalidad era orientar a los archiveros de las agencias
gubernamentales de Estados Unidos y publicado por primera vez en 1956, en el Bulletins of the
National Archives (Washington). Disponible en la pgina web del National Archives and Records
Administration-NARA: http://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/appraisal-ofrecords.html.
Pgina 115
Los valores primarios son inherentes a la utilizacin administrativa de los

documentos en la propia entidad que los produjo, razn primera de la creacin
de documentos. La utilidad administrativa est relacionada con la observancia
de los procedimientos administrativos, legales o fiscales, que promover la
existencia de valores primarios administrativos, legales y fiscales.
Los valores secundarios son los valores que presentan los documentos una vez
cesado su uso administrativo y que son de inters para otros usuarios adems
de los de la entidad de origen. Para mejor determinar los valores secundarios
de los documentos, estos deben ser analizados en relacin a dos aspectos: el
de la prueba, del testimonio que contienen de la organizacin y funcionamiento
de la entidad que los produjo; y el de la informacin que contienen sobre
personas, entidades, cosas, hechos, problemas, etc., que la entidad haya
tratado. La utilidad permanente y secundaria de los documentos ser
determinada entonces por dos tipos de valores secundarios, que a efectos de
estudio Schellenberg denomin valores probatorios o testimoniales ( evidential
values) y valores informativos (informational values).

Los valores probatorios son los derivados de la prueba que los documentos
contienen de la organizacin y funciones de la entidad. El autor refuta la tesis
de Jenkinson de que los documentos son prueba fidedigna por haber estado
bajo la custodia ininterrumpida de un archivo o por la manera como han llegado
a estos archivos. Para Schellenberg, el valor probatorio atribuido a los
documentos depende del carcter y de la importancia de la materia
evidenciada, o sea del origen y de los programas caractersticos de la entidad
productora de los documentos, no de la manera como los documentos fueron
custodiados o de la calidad de la prueba misma.
Los valores informativos derivan de la informacin acerca de los asuntos
tratados en una entidad, no acerca de la entidad. Estn relacionados con la
informacin contenida en los documentos sobre personas, cosas o fenmenos
que no necesariamente importan para el estudio y comprensin de la
organizacin y funcionamiento de la entidad, pero s puede ser muy til para
estudios econmicos, sociolgicos, histricos, etc.
Pgina 116
En cuanto a la responsabilidad de la ejecucin de la valoracin, el autor enfatiza

el papel preponderante del archivero:
La determinacin de los valores primarios de los documentos es

competencia de los encargados de los documentos en la entidad
productora. No obstante, al archivero compete la revisin de toda la
documentacin propuesta para eliminacin en tal entidad, pues los
encargados de los documentos los conservan para su uso ordinario
(administrativo, legal o fiscal) y tienden a juzgar su valor solamente en
relacin a tal uso. Razn por la cual necesitan la orientacin del
archivero para que puedan identificar y preservar la documentacin que
registre para la posteridad el funcionamiento de la entidad.
El juicio final de los valores secundarios de los documentos es

responsabilidad del archivero, tanto para la preservacin del testimonio
de la evolucin organizativa o funcional de la entidad, como por la
informacin social, econmica, cultural u otra cualquiera que puedan
poseer.
En definitiva, Schellenberg:
Valora para encontrar los valores secundarios (testimonial e informativo).
Enfatiza la necesidad de identificar el valor presente y futuro de los

documentos, comprendiendo, identificando y prediciendo los patrones y
tendencias de la investigacin.
Enfatiza el anlisis del valor de la informacin contenida en los

documentos.
Destaca la responsabilidad del archivero en la valoracin.
De un modo u de otro, en mayor o menor grado, sus planteamientos fueron

asumidos por la colectividad archivstica internacional. Sus aportaciones han
sido utilizadas para desarrollar la mayora de los modelos de valoracin
documental propuestos desde los aos 60 del siglo XX, algunos inclusive
antagnicos entre s.
Pgina 117
2.3.2.3.-Valorar para conservar la memoria social

Esta corriente obtiene notoriedad al final de los 80, inicio de los 90 del siglo
pasado, con los modelos de valoracin propuestos por Terry Cook, Helen
Samuels, Frank Boles o Terry Eastwood entre otros. Sin embargo, posiblemente
tiene sus races en los planteamientos presentados en la dcada de los 70 por
el alemn Hans Booms, uno de los ms importantes pensadores de las bases
filosficas de la valoracin documental180.
Terry Cook presenta un interesante anlisis de la influencia que ejercieron las
ideas de Hans Booms en la cuestin de la valoracin documental, y
consecuentemente en la propia Archivstica. Considera el autor que Booms
pone en debate: la problemtica de la valoracin en torno a la sociedad en
sentido amplio, la constitucin del patrimonio social y el papel del archivero en
la constitucin de este patrimonio. Dice tambin que Booms fue quiz el
primero en manifestarse a favor de un nuevo paradigma social para los
archivos, aunque los valores secundarios de Schellenberg, a travs del filtro de
los investigadores, tambin presentan un cierto carcter social.
Para Booms181 la valoracin documental es la intervencin ms noble de los
archiveros e invtalos a preocuparse de los intereses del conjunto de la sociedad
a la hora de realizar esta funcin. Para ello es necesario que tengan siempre en
mente
que
los
documentos
deben
dar
adecuado
testimonio
de
la
entidad/persona de que emanan, puesto que es el conjunto de este tipo de

testimonio lo que formar la memoria social como un todo.
Reaccionando contra el acercamiento archivstico tradicional, basado en el
contenido y utilizacin de los documentos, Booms afirma que a la sociedad
debe ser permitido definir sus propios valores de base y que estos valores
representativos deben ser reflejados a travs de los documentos archivsticos.
180
Terry COOK. What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898, and the future paradigm
shift. Archivaria. 1997, nm. 43, pp. 17-63.
181
Hans BOOMS. Society and the formation of documentary heritage: issues in the appraisal of archival
sources. Archivaria. 1987, nm. 24, pp. 69-107. (Texto publicado originalmente en alemn, en 1972).
Pgina 118
Para l, es la sociedad en s misma, a travs de las opiniones pblicas que

expresa, quien tiene legitimidad para determinar la disposicin de los
documentos.
Arguye el autor que si la opinin pblica sanciona acciones pblicas, genera el
proceso poltico y legitima la autoridad poltica, se supone que tambin debe
legitimar
la
valoracin
documental,
proporcionando
as
la
orientacin
fundamental para el proceso de valoracin.

Posteriormente, reconoce que su planteamiento de definir los valores sociales
de los documentos por medio de la investigacin de opinin pblica sera
inviable. Razona entonces que cabe a los archiveros la responsabilidad social en
la formacin de la herencia documental de la sociedad: ellos mismos deben
orientar el proceso de valoracin de los documentos contemporneos. Para ello,
afirma que los archiveros no deben buscar el valor del documento para la
investigacin, ni el uso para el cual fue generado. Deben buscar la articulacin
de las estructuras sociales ms importantes, sus funciones, los creadores y los
procesos de creacin de los documentos. La suma de todo ello propiciar una
reflexin comprensiva de la experiencia humana.
As pues, es mirando a la sociedad como un todo que los archiveros deben
formular las soluciones ms oportunas y ms relevantes para los problemas
archivsticos y, en este contexto, buscar valores sociales totales con la finalidad
de efectuar la valoracin documental.
Booms defiende adems, que la valoracin no puede ser aleatoria, debe
permitir una eleccin juiciosa, planeada, organizada y eficaz de los archivos.
Asimismo afirma que el historiador no debera satisfacerse con las fuentes
documentales que fueron conservadas al azar, sin estudios previos.
Esta amplia visin de valoracin lleva Booms a desarrollar ideas que siguen
siendo discutidas y que son exploradas por diversos miembros de la comunidad
archivstica internacional, como pueden ser
La identificacin de los procesos sociales ms importantes.

Pgina 119
La interaccin entre las estructuras sociales, sus funciones y los

individuos.
El significado de su contribucin no es tanto por sus aportaciones especficas en

cuanto al anlisis de valores, sino por su planteamiento de ubicar la sociedad,
no los documentos, en el centro de cualquier discusin sobre valoracin
documental182.
Los planteamientos de Booms han favorecido considerablemente el desarrollo
de la teora de la valoracin documental: actualmente casi todos los modelos de
valoracin documental propuestos buscan destacar el carcter social de los
archivos. Como ejemplo, entre otros tantos, se pueden citar los modelos de la
macrovaloracin o el de la documentacin estratgica.
2.4.- ALGUNOS MODELOS DE VALORACIN DOCUMENTAL

La efervescencia del tema de la valoracin documental en los ltimos aos hizo
que surgieran una enorme cantidad de propuestas de mtodos y modelos para
la ejecucin de esta funcin archivstica.
Algunos modelos desarrollados, como el de la documentacin estratgica183, el
de Boles e Young184, el de la Universidad do Porto o el de la macrovaloracin,
182
Elizabeth SHEPHERD. Theories of appraisal [en lnea]. London: The school of Library, 1997. Archive
and Information Studies. [Consulta: 25/02/2010]. Disponible en: http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09/
appraisl/.http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09/appraisal/. [Revisin disponibilidad: 25/01/2014. Disponible a
travs de Internet Archive en http://web.archive.org/web /20100125172821/http://www.ucl.ac.uk
/~uczcw09/appraisl/level1.htm].
183
El principal objetivo del modelo es sistematizar la valoracin documental para alcanzar la meta de
conservar la documentacin ms adecuada sobre un asunto, una actividad o un rea geogrfica
especfica. Para eso es necesario comprender la materia a ser documentada y los problemas inherentes
a la documentacin referente a ella. El modelo fue concebido, aunque no exclusivamente, para ayudar
a una correcta planificacin de los ingresos de documentos en los archivos personales, del sector
privado o de un rea geogrfica especfica. Tambin puede ser explorado como un procedimiento o
proceso para identificar a los diversos productores de documentos juzgados pertinentes para un
determinado grupo de temas o materias que se buscan en documentos histricos o que podrn ser de
inters en el futuro. El modelo comparte muchos de los preceptos de la macrovaloracin, en especial en
lo que se refiere al anlisis funcional, tienen objetivos y herramientas similares, y, como aqul, se hace
de arriba hacia abajo. Descripcin detallada del modelo en: Helen Willa SAMUELS. Varsity letters:
documenting modern colleges and universities. New Jersey, London: The Society of American Archivist,
Scarecrow, 1992.
184
El modelo se basa en los criterios de valoracin documental propuestos por Schellenberg, ampliados
con la agregacin de otros nuevos y de detalles respecto a los ya establecidos. Agrega por ejemplo
algunas consideraciones polticas y modelos de coste. Destaca la importancia de las polticas
Pgina 120
tuvieron y siguen teniendo gran repercusin (con partidarios y detractores).

Algunos modelos han inspirado la elaboracin de otros, como una derivacin
del original, como por ejemplo el de la macrovaloracin, que tiene varias
versiones a partir de la inicial desarrollada en Canad.
A continuacin se detallarn dos de los modelos anteriormente citados, el de la
Macrovaloracin por su alcance y aceptacin internacional y el de la
Universidade do Porto (en Portugal) por su originalidad.
2.4.1.- EL MODELO DE LA MACROVALORACIN

El enfoque social es la base conceptual y terica de la macrovaloracin 185. La
meta de este modelo es cambiar el enfoque del documento, de su contenido y
uso, hacia el contexto social en que fue creado. No se trata de la bsqueda del
valor para la investigacin por s mismo, sino de la articulacin de las
estructuras sociales ms importantes, funcin, creador del documento, y
procesos de creacin de documentos y su interaccin.
El modelo de macrovaloracin ms clebre y discutido es el desarrollado en los
Archives Nationales du Canada (ANC), en 1991.

Segn Terry Cook, la macrovaloracin busca identificar la interaccin entre la
entidad (estructura), el programa (funcin), y el ciudadano (sociedad) y es una
combinacin entre la teora, la estrategia y la metodologa de la valoracin de

documentos en archivstica. La teora explora, desde un punto de vista
filosfico, las distintas fuentes o influencias en las cuales se basan los
archiveros cuando toman la decisin de conceder un valor o una importancia
particular a los documentos. Las estrategias y las metodologas de valoracin
institucionales de acumulacin de acervos, de las estrategias de ingresos y de los criterios de

valoracin. Est centrado en los valores probatorios. Descripcin detallada del modelo en: Frank
BOLES; Julia YOUNG. Archival appraisal. New York: Neal-Schuman Publishers, 1991.
185
Vase documento de trabajo de los Archives Nationales du Canada: Mthodologie d'valuation: macrovaluation et analyse fonctionnelle [en lnea]. Canada: Archives Nationales du Canada, 2001. [Consulta:
25/01/2014]. Disponible en: http://www.collectionscanada.gc.ca/government/disposition/007007-1035f.htmll; y la ponencia de Terry COOK en el III Coloquio Internacional de Ciencias de la Documentacin,
realizado en octubre de 2002, en Salamanca: Macrovaloracin y anlisis funcional: la preeminencia de
la interaccin poltico-social sobre el gobierno. Tabula. 2003, nm. 6, pp. 87-102.
Pgina 121
constituyen los medios por los cuales tales definiciones tericas y filosficas del
trmino valor pueden precisarse y ponerse en prctica. La teora viene
primero, y de sta debe derivarse la estrategia, a continuacin la metodologa y
despus la puesta en prctica.
2.4.1.1.- La teora del Modelo de la Macrovaloracin

La teora de la macrovaloracin del ANC se basa en la hiptesis de que los
valores sociales deben proporcionar el contexto necesario para la toma de
decisiones en materia de valoracin documental. Esta hiptesis refleja ideas de
Hans Booms186, Gerald Ham187, Helen Samuels188, Richard Brown189 y, por
supuesto, del propio Terry Cook.
Aunque nadie conozca o pueda enunciar de manera objetiva y con total
seguridad los elementos sociales actuales o futuros de una determinada
generacin, los archiveros pueden elaborar estrategias y metodologas de
valoracin documental, que muy probablemente, formarn una memoria
documental global y fiel a la evolucin de la sociedad a lo largo del tiempo.
Esencialmente, la macrovaloracin ejecutada en el ANC documenta tanto la
funcionalidad de la Administracin en su papel de administrador pblico, como
las repercusiones de sus polticas, programas y servicios prestados a la
poblacin, permitiendo de esta forma conocer la interaccin entre los
ciudadanos y el funcionamiento del Estado. Se registra la accin de administrar
y no la Administracin en s misma.
En la macrovaloracin son los archiveros, no los administradores o los
investigadores, quienes tienen la tarea de realizar la valoracin. Son los
186
187
Hans BOOMS berliefungsbildung: keeping archives as a social and political activity. Archivaria. 1991,
nm. 33, pp. 25-33.
Gerald F. HAM. Archival choices: managing the historical record in an age of abundance. The American
Archivist. 1984, vol. 47, nm. 1, pp. 11-22.

188
Helen Willa SAMUELS. Varsity letters: documenting modern colleges and universities . New Jersey,
London: The Society of American Archivist, Scarecrow, 1992.
189
Richard BROWN. Macro-appraisal theory and context of the public records creator. Archivaria. 1991,
nm. 32, pp. 152-156.
Pgina 122
archiveros quienes en virtud de sus decisiones responden por la formacin de la

herencia documental de su poca.
La
comprensin
adecuada
de
las
interacciones
entre
las
estructuras
administrativas del Estado, sus funciones operativas y los ciudadanos es un

aspecto fundamental en la determinacin del valor archivstico de los
documentos pblicos en este modelo. Justamente por ello, fuerza a los
archiveros a identificar y analizar, tanto los perfiles funcionales y las estructuras
administrativas que constituyen la Administracin Pblica, como sus polticas y
programas operativos para determinar la naturaleza de sus repercusiones sobre
los individuos y los grupos.
A la Administracin Pblica compete el cumplimiento de una serie de funciones,
que son responsabilidad de un cuerpo de representantes que poseen una
competencia y disponen de un mandato concedido por leyes, reglamentos y
polticas. Para realizar tales funciones la Administracin se organiza en forma de
instituciones (ministerios, secretaras, negociados, etc.), algunas con funciones
exclusivas, otras con funciones compartidas. En la sociedad moderna dichas
instituciones
suelen
presentar
una
enorme
complejidad
burocrtica
operacional.
La teora de la macrovaloracin del ANC propugna que para comprender las
actividades operativas de la Administracin, tomar decisiones claras en cuanto a
la valoracin y garantizar una representacin global de cada actividad, los
archiveros necesitan basarse en el anlisis y valoracin de las funciones a ella
asignadas.
A partir de un punto de vista orientado a la valoracin documental, se hace
necesario examinar y analizar la organizacin jerrquica del funcionamiento de
la Administracin. Ello se hace a travs de la macrovaloracin que reorienta el
enfoque de la valoracin, del documento en s mismo, haca el contexto
funcional en que se generan los documentos. Tal contexto es determinado por
una serie de factores:
Estructura administrativa.
Pgina 123
Macrofunciones.
Funciones.
Subfunciones.
Programas.
Actividades. Transacciones/operaciones.
Interacciones con los ciudadanos.
Proceso de creacin de los documentos.
Sistemas y tecnologas de registro de documentos.
2.4.1.2.- La estrategia del Modelo de la Macrovaloracin

As, conforme a la teora antes descrita, para evolucionar hacia la estrategia de
la macrovaloracin hay que proceder a la identificacin de las macrofunciones.
Las macrofunciones son los mbitos de responsabilidades funcionales globales y
esenciales, y requieren la participacin de una o ms instituciones en la
elaboracin de las polticas, en la toma de decisiones, en la realizacin de los
programas y en la prestacin de los servicios. Como puede ser ciencia y
tecnologa o patrimonio y cultura, por ejemplo.
La identificacin de las macrofunciones puede generar reagrupaciones
administrativas que reflejan la jerarqua funcional de la Administracin
Pblica. Adems, es lo que permitir la identificacin de Bureaux de Premier
Intret (BPI). Un BPI constituye una entidad administrativa responsable o

sujeto pasivo de funciones esenciales de la Administracin y por lo tanto es el
lugar donde se encuentran documentos con mayor categora archivstica
(documentos con ms valor testimonial o informativo).
Identificadas las funciones claves y las estructuras ms importantes, el
archivero puede localizar y valorar los documentos ms relevantes, sin
necesidad de valorar todo el conjunto documental producido, as como puede
tambin determinar un orden de prioridad en la ejecucin de la valoracin
documental.
El objetivo estratgico de la macrovaloracin es obtener en distintos BPI un
nmero apreciable y suficiente de evidencias documentales, que reflejen en el
Pgina 124
mejor soporte y de la manera ms sucinta posible, las repercusiones de una

funcin determinada y la interaccin entre la opinin pblica y esta funcin.
2.4.1.3.- La metodologa del Modelo de la Macrovaloracin

Lo ms importante en la macrovaloracin es el anlisis funcional. Dicho anlisis
requiere una investigacin exhaustiva para comprender y evaluar:
La importancia y alcance de la legislacin, mandatos y polticas relativas

al conjunto de la entidad.
Las funciones, actividades y programas.
La repercusin de las funciones, actividades y programas sobre la

Administracin y la poblacin.
La investigacin se efecta a nivel macro, antes de intentar valorar el

documento en s mismo. La metodologa de la macrovaloracin se desplaza de
arriba hacia abajo. Empieza con un anlisis de la estructura, de las funciones y
de la interaccin entre la estructura, la funcin y el ciudadano. Entonces se
mueve hacia abajo, al anlisis de las actividades y de los procesos, y finalmente
llega al anlisis de los documentos (que reflejan todos los elementos anteriores,
adems del impacto de la funcin en la Administracin Pblica y en la sociedad
y viceversa). Lo ltimo que hace el archivero es valorar el documento mismo
(microvaloracin).
La macrovaloracin se hace cumpliendo cinco etapas.
1.-INVESTIGACIN
PARA IDENTIFICAR LAS ESTRUCTURAS MS RELEVANTES.
El
anlisis estructural y funcional son los elementos fundamentales de la aplicacin

de la metodologa de la macrovaloracin. Para obtener los resultados previstos
en la estrategia descrita, es necesario seguir estos pasos:
Efectuar una exhaustiva investigacin para identificar las funciones ms

relevantes y las oficinas de primer inters, comprender la naturaleza e
identificar la mejor estructura administrativa e ilustrar el impacto de la
funcin sobre la poblacin y la interaccin del pblico con la misma.
Pgina 125
Formar una hiptesis de macrovaloracin sobre la importancia de la

funcin y la localizacin de los documentos con mayor valor archivstico.
Poner a la prueba la hiptesis, confirmando o refutando la misma a

travs del examen de algunos documentos seleccionados dentro del
programa funcional analizado.
Analizar el valor de documentos que no son inherentes a la funcin, pero

que pueden auxiliar en la valoracin de la misma.
Identificar otros documentos que pueden presentar un valor jurdico,

intrnseco o informativo.
Determinar los factores que pueden perjudicar los anlisis hechos

(financieros, tcnicos, legales, etc.) y posteriormente ajustar las
decisiones de valoracin para permitir la adecuada adaptacin y control.
Todo el proceso anteriormente descrito debe ser documentado. La valoracin

documental es un proceso administrativo que, como cualquier otro proceso de
la Administracin, debe ser transparente para permitir la identificacin y
comprobacin de responsabilidades. En el ANC se documenta el proceso a
travs del Informe de Valoracin Archivstica.
2.-FORMULACIN
DE
HIPTESIS
DE
IDENTIFICADAS EN LA PRIMERA ETAPA.
VALORACIN
SOBRE
LAS
FUNCIONES
Despus de completar el anlisis funcional
se formulan las hiptesis sobre las etapas posteriores del trabajo de valoracin.
La formulacin de hiptesis se hace con base en los siguientes criterios:
Evaluar el nmero y la complejidad de las leyes, reglamentos y polticas

aplicadas a cada funcin. Por lo general, cuanto mayor el nmero y el
grado de complejidad de las legislaciones y polticas vinculadas a una
funcin, mayor es su importancia o valor.
Evaluar el grado de influencia de la funcin sobre el resto de la entidad,

en el resto de la Administracin Pblica, en toda la sociedad o en
algunos sectores importantes de la misma.
Evaluar el tamao de la plantilla, el nmero de sub-oficinas o unidades

organizacionales y el tamao del presupuesto de cada una, para
determinar la amplitud y complejidad de la funcin mediante su
Pgina 126
organizacin estructural y su influencia sobre los costes. Este criterio es

muy relativo y para efectuar el anlisis del mismo es necesario hacer
comparaciones entre funciones similares.
Evaluar
si
rganos,
tribunales,
comisiones
consejos
semi-
independientes o totalmente independientes informan normalmente de o

por la mediacin del rea funcional y la naturaleza de sus interrelaciones
funcionales. En general, cuanto mayor el nmero de agencias
dependientes, mayor es el peso de la funcin en la sociedad.
Evaluar el liderazgo de la funcin dentro del contexto del conjunto de su

reagrupacin institucional funcional y su primaca o veterana.
Evaluar los mandatos funcionales de todas las unidades administrativas

constitutivas de la funcin valorada: cuanto ms responsabilidades, ms
valor tiene una funcin.
Evaluar el grado y la naturaleza de la autonoma funcional de las oficinas

externas a la oficina central, y la posibilidad de que produzcan
documentos nicos que no se encuentran en la central.
Evaluar los procesos de trabajo, incluyendo el flujo de datos desde

oficinas externas hacia la central, entre ellas o incluso hacia a otras
instituciones. Determinar los principales participantes / creadores de
estas transmisiones de datos.
Comprender la naturaleza de las funciones de todas las unidades

genricas y distinguir si los productos de la ejecucin de sus actividades,
a nivel de documentos o transacciones, son de carcter repetitivo y
homogneo o de carcter individualizado y especializado.
Evaluar la interaccin entre la poblacin y el programa funcional. Hay

que comprobar si los procedimientos, regulaciones, encuestas y otros
procesos permiten que la opinin pblica quede reflejada directamente
en vez de indirectamente.
Determinar la existencia de instituciones relacionadas con investigacin

especializada que presentan documentos nicos o datos de observacin,
y que necesitan atencin individualizada.
Evaluar en qu grado la lnea de pensamiento oficial revelada en los

informes anuales, archivos de trmite y manuales se convierten en
Pgina 127
realidad o si hay variaciones significativas entre los objetivos originales y

los resultados finales.
3.-LA
VALORACIN
PROPIAMENTE
DICHA.
La valoracin efectiva de los
documentos empieza despus de la formulacin de la hiptesis de valoracin.

Es entonces cuando se pone a prueba, se modifica o se confirma dicha
hiptesis. Es necesario proceder en esta etapa de la manera ms completa
posible, examinando todos los documentos, independientemente del tipo de
soporte, y de manera lgica (empezar por los documentos polticos, seguidos
de los operativos y finalmente los documentos de las oficinas externas). La
metodologa del ANC dice que el examen completo de los documentos debe ser
realizado en nueve etapas, que deben ser seguidas de forma lineal, evitando
repetir labores de investigacin y valoracin. Son las siguientes:
Efectuar una investigacin exhaustiva y completa sobre el mbito de la

funcin estudiada (recurrir a todas fuentes disponibles, leyes, normas,
presupuestos, etc.).
Valorar los documentos polticos y de sujetos relevantes, en cualquier

soporte, pertenecientes a la funcin objeto de la valoracin.
Investigar sobre las fuentes de documentacin de los organismos

centrales, que a menudo contienen informacin compilada o sumaria
procedentes de diversas instituciones.
En el caso de no haber sido realizado en la etapa inicial, hacer el

reagrupamiento funcional, que consiste en agrupar las funciones
semejantes, independientemente de las instituciones que las ejecutan.
Identificar la existencia de series de documentos esenciales, que segn

el Consejo Internacional de Archivos, son los documentos de prueba de
estado civil (nacimiento, muerte, matrimonio, etc.); documentos de
registro de propiedad de la tierra; algunos documentos jurdicos como
testamentos, decisiones judiciales, y otros; y el censo nacional.
Evaluar los datos electrnicos pertinentes a los documentos de

programas operativos o administrativos encontrados en los sistemas de
Pgina 128
ofimtica,
que
de
forma
conjunta
pueden
revelar
tendencias
demogrficas y estadsticas.
Evaluar
los
procedimientos
de
utilizacin
de
los
manuales
de
funcionamiento del sistema, que suelen constituir una mejor fuente de

informacin
del
proceso
testimonial
de
informacin
que
los
documentos individuales.
Evaluar el conjunto de las series de expedientes para detectar algn

valor colectivo adicional.
Por ltimo, el conjunto de las series de expedientes se evala para

determinar si los hay que forman una excepcin por su valor informativo
particular o sus situaciones inusuales, controvertidas o que establezcan
precedentes.
4.-MICROVALORACIN. Solamente despus de haber completado el proceso

hasta aqu descrito, el archivero debe llevar a cabo la microvaloracin. Para
ello, debe observar en los documentos, o ms comnmente en las series
documentales, factores como:
Carcter completo y detallado de la serie.
Autenticidad.
Unicidad.
Complementariedad.
Edad.
Volumen.
Condiciones de utilizacin, consulta y conservacin de los documentos.
Adems de los factores citados, es posible que sea necesario hacer otras
consideraciones a la hora de la microvaloracin, tales como la necesidad de
conservar documentos con el fin de respetar exigencias legales, o porque
presentan valor intrnseco (esttico o monetario, por ejemplo), o porque poseen
valor informativo.
Pgina 129
5.-PRESENTACIN
DEL INFORME.
Como etapa metodolgica final, el archivero
debe presentar un informe completo del proceso de valoracin para apoyar sus
recomendaciones.
El modelo de la macrovaloracin del ANC ha inspirado otros modelos similares,
los ms conocidos son los desarrollados por el National Archives of Australia190
y el PIVOT- Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (Proyecto de
Implementacin de la Reduccin de Periodos de Transferencias) de los Archivos
Nacionales de Holanda191.
2.4.2.- MODELO DE LA UNIVERSIDADE DO PORTO

El Modelo de Valoracin Documental de la Universidade do Porto192, en
Portugal, fue desarrollado en el seno de un proyecto de investigacin cuyo
objeto de estudio es el Archivo de la referida Universidad. Los principales
mentores y divulgadores de este modelo son los profesores Armando Malheiro
da Silva y Fernanda Ribeiro.
Para los autores del modelo, la valoracin documental es una operacin
metodolgica al servicio del conocimiento cientfico de la informacin social. No
es un mero procedimiento tcnico para separar documentos desprovistos de
190
Para ms informacin sobre el modelo de valoracin aplicado en Australia, vase: AUSTRALIA.

NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Why Records are Kept: Directions in Appraisal [en lnea].
Australia: National Archives of Australia, 2000. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.naa.gov.au/records-management/publications/why-records-are-kept.aspx.
191
Para conocer con mayor amplitud el proyecto PIVOT - Project Invoering Verkorting
Overbrengingstermijn, puede consultarse su pgina web: http://www.nationaalarchief.nl/waarderingselectie/selectiebeleid-doelstellingen/pivot-1992-2001
o los artculos de Roelof C. HOL. Pivot,
l'avaluaci dels documents moderns: un conte "inundant" de l'experincia holandesa. Lligall. 1995,
nm. 10, pp. 139-153 y Peter HORSMAN. Appraisal on Wooden shoes: the Netherlands PIVOT project.
Janus. 1997, nm. 2, pp. 35-41.
192
Para la descripcin del modelo aplicado en la Universidade do Porto, se consult el libro de Armando
Malheiro da SILVA, et al. Arquivstica: Teoria e prtica de uma cincia da informao. Porto:
Afrontamento, 1999 y los artculos: Armando Malheiro da SILVA; Fernanda RIBEIRO. A avaliao em
arquivstica: reformulao terico prtica de uma operao metodolgica. Pginas A&B. 2000, nm. 5,
pp. 57-113; Armando Malheiro da SILVA. A gesto da informao arquivstica e suas repercusses na
produo do conhecimento cientfico [en lnea]. En: I Seminrio Internacional dos Arquivos de
Tradio Ibrica, (Rio de Janeiro 3-7 de abril de 2000), Brasil: Arquivo Nacional, 2000. [Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes
/ibericas/a_gesto_da_informao_arquivstica.pdf; y Fernanda RIBEIRO; Maria Eugnia Matos
FERNANDES. O sistema de informao arquivstica da Universidade do Porto: potenciar o uso da
memria informacional retro-prospectivamente. A & B: Arquivos e Bibliotecas. 2003 nm. 11, pp. 7999.
Pgina 130
valor
secundario
de
aquellos
otros
considerados
de
inters
para la
investigacin.
Las aportaciones ms destacables del Modelo de la Universidade do Porto son:
Que el objeto de la valoracin es la informacin y no el documento que

la contiene.
Que es necesario conocer el contexto en que la informacin fue

generada y utilizada, con vistas a caracterizar rigurosamente el sistema
de
informacin
archivo
en
su
totalidad:
estructura
orgnica,
servicio/utilizacin y memoria193.
El carcter sistmico del archivo.
Que la decisin del destino de la informacin debe estar guiada por

criterios y parmetros objetivos y basados en un anlisis cuantificable.
Todo ello conlleva un cambio del perfil profesional del archivero, que deja de
ser un conservador y organizador de documentos al servicio de la investigacin,
para ser un organizador y gestor de la informacin en cualquier contexto
orgnico.
2.4.2.1.-La teora del modelo de la Universidade do Porto

La base terica del modelo se encuentra en las propuestas de cambios que
presentan los autores a algunos paradigmas de la Archivstica. Para empezar,
ellos identifican en el desarrollo de la disciplina tres fases concretas, que
describen de la siguiente forma:
1.-FASE SINCRTICA Y CUSTODIAL- (DEL SIGLO XVIII A 1898). En esta fase la
Archivstica es apenas una disciplina auxiliar de la Historia, vinculada a la
Paleografa y a la Diplomtica. Las instituciones archivsticas son creadas tan
solo como depsitos de documentos de carcter histrico. Prolifera la creacin
193
Para los autores existen varios sistemas de informacin: sistema de informacin archivo sistema de
informacin biblioteca o sistema de informacin museo, por ejemplo.
Pgina 131
de archivos nacionales y la incorporacin a stos de documentos provenientes

de organismos extintos. Es en esta fase cuando surge la nocin de fondo.
2.-FASE
TCNICA Y
CUSTODIAL- (1898 - 1980). Esta es la fase de
especializacin de los profesionales que actan en los archivos histricos

(herencia de la fase anterior) o administrativos. Estos ltimos tan naturales y
casi tan antiguos como la escritura y reafirmados en su importancia estratgica,
organizacional y moderna a partir de 1898 con el Manual de los holandeses
Mller, Feith y Fruin194. Surgen ideas de gestin documental, la reformulacin
crtica de la nocin de fondo, la denominada teora del ciclo vital o de las tres
edades del documento e intentos de normalizacin archivstica (terminologa,
descripcin).
Esta fase en cierta medida represent un avance terico-prctico, pero se
mantuvo el carcter mayoritariamente histrico de los archivos, que genera la
dicotoma archives y records management de los estadounidenses. Dicha
fase est caracterizada:
Por la vigencia de un modelo documental/patrimonial, custodial,

historicista y tcnicamente sincrtico.
Por el sentido emprico del documento (prueba, testimonio).
Por la primaca de la conservacin de documentos como patrimonio

(tesoro) de la nacin, lo que implica vigilancia y control.
Por la diferenciacin radical de la Archivstica con la Biblioteconoma,

primero por la afirmacin de la Archivstica como ciencia de los archivos
como servicios pblicos y despus por el nfasis dado al documento
archivstico.
Adems, dicen los autores que en esta fase, la base terica de la prctica de la
Archivstica (clasificacin, ordenacin, valoracin, recuperacin, etc.) asume
contornos de miscelnea instable e inconsistente, donde la Historia sigue
disputando protagonismo.
194
S. MLLER; J. A. FEITH; R. FRUIN. Manual de arranjo e descrio de arquivos. WANDERLEY, Manoel

Adolpho (trad.). Rio de Janeiro: Arquivo Nacional (Brasil), 1972.
Pgina 132
3.-FASE CIENTFICA Y POS-CUSTODIAL- (DE 1980 EN ADELANTE). Es cuando el

fenmeno de la llamada sociedad de la informacin, sumado a las
innovaciones en las tecnologas de la informacin, pone en entredicho la teora
archivstica tradicional. El cambio del concepto esttico del documento
(mensaje en soporte papel) ya se haca notar desde la aparicin de soportes y
formas de transmisin de mensajes de manera efmera y voltil, como la
telegrafa, radiofona, cinema, microfilmacin, televisin. Tal cambio tiene su
culminacin con el desarrollo y aplicacin de las tecnologas de la informacin
(digitalizacin, transmisin de datos, etc.). Surge la informacin social
fcilmente
transferible
de
un
soporte
otro
incluso
circulable
simultneamente entre ellos. No desaparece el documento, pero el enfoque

cambia del soporte hacia la esencia constitutiva del documento: la informacin.
No existe documento sin soporte, pero s hay la informacin ms all del
documento (soporte material).
Para los autores la informacin social es un conjunto estructurado de
representaciones codificadas (letras, bites, etc.), socialmente contextualizadas,
registrable en cualquier soporte material y comunicadas en diferentes tiempos y
espacios. Tales representaciones son estructuradas y funcionan en el interior de
sistemas de informacin especficos, en procesos complejos que pretenden su
construccin, tratamiento y uso.
Considerando que la informacin es modelada por la accin humana,
cuantificable, reproducible, transmisible y puede ser conocida cientficamente,
ellos defienden la existencia de una sola Ciencia de la Informacin. Ciencia sta
que debe estar dominada por una perspectiva social y centrada en el estudio de
las propiedades del fenmeno informacin y del proceso en que este se
transforma cuando ocurren las comunicaciones inter-sociales.
Los autores encuadran la Archivstica en el seno de las Ciencias Sociales con un
mbito de estudio restringido al rea de la Ciencia de la Informacin. Ciencia
que tiene carcter interdisciplinario, interacciona con una multitud de campos,
como puede ser la Comunicacin Social, la Informtica, la Sociologa, etc.;
Pgina 133
campos que comparten un objeto de estudio polifactico (fenmeno y proceso),

producto de la actividad social: la informacin.
Los autores no consideran la Archivstica ciencia autnoma, ni disciplina auxiliar
de la Historia, sino una disciplina aplicada y parte integrante del campo
cientfico de la Ciencia de la Informacin, como tambin lo son la
Biblioteconoma o la Informtica en lo tocante a sistemas de informacin.
En la fase cientfica y pos-custodial, la actual, el archivo es visto como un
sistema de informacin, no como un fondo como en la Archivstica de las fases
anteriores.
Para clasificar dicho sistema, los autores recurren a la Teora General de los
Sistemas195. Los sistemas, conforme la citada teora, se clasifican:
En fsicos o abstractos en cuanto a condicin de ser mensurables

fsicamente o no.
En naturales o artificiales si son resultado de un acto consciente del

hombre o no.
Desde el punto de vista metodolgico pueden ser clasificados en cerrados o

abiertos. Los cerrados son los que poseen variables endgenas, leyes absolutas
y su comportamiento es determinado exclusivamente desde dentro. Los
abiertos son aquellos cuyo comportamiento puede sufrir interferencias de
variables externas.
Aplicando a los archivos tales formulaciones, y considerando los matices que
presenta la informacin social, concluyen los autores que los archivos son
sistemas:
Hbridos: abstractos y fsicos a la vez porque comprenden relaciones

mensurables fsicamente y otras que no lo son.
195
Los autores se basan en la Teora General de los Sistemas, formulada por Bertalanffy, Emery, Rappprt;
Einberg y otros, y para profundizar en el tema sugieren la lectura de las siguientes publicaciones: L.
BERTALANFFY. Perspectiva en la teora general de los sistemas. Madrid: Alianza, 1979 y Piero MELLA.
Dai sistemi al pensiero sistemico. 7 ed. Milano: Franco Angeli, 1997.
Pgina 134
Artificiales por ser el resultado de actos conscientes del hombre.
No pueden ser clasificados taxativamente como sistemas cerrados o

abiertos.
Primero
porque
son
producidos
por
cuestiones
organizacionales, donde la gnesis del proceso informativo tiene

estrecha relacin con la estructura institucional/personal (factor interno)
y al mismo tiempo est presente el factor funcional (uso interno y
posteriormente externo). En segundo lugar porque los archivos admiten
alguna apertura y en muchos casos se puede observar la influencia de
variables externas en ellos.
Ante lo expuesto, los autores perfilan su definicin de archivo: archivo es un
sistema semi-cerrado de informacin social materializada en cualquier tipo de
soporte, configurado por dos tipos de factores esenciales: la naturaleza
orgnica (estructura) y la naturaleza funcional (servicio/uso), a que se asocia
un tercer factor: la memoria, que est imbricado en los anteriores196.
En consecuencia, la Archivstica es definida como una ciencia de informacin
social que estudia los archivos (sistemas de informacin semi-cerrados) tanto
en su estructuracin interna y dinmica propia, como en la interaccin con
otros sistemas correlativos que coexisten en el contexto envolvente197.
El archivo, sistema de informacin, en cuanto a su estructura/organicidad
puede ser clasificado en:
SISTEMA
DE
INFORMACIN UNICELULAR.
Sistema asentado en una
estructura organizacional de reducida dimensin, generado por una

entidad individual o colectiva que no necesita divisiones sectoriales para
ejecutar sus funciones administrativas.
196
Armando Malheiro da SILVA et al. Arquivstica: Teoria e prtica de uma cincia da informao . Porto:
Afrontamento, 1999, p. 214: Arquivo um sistema (semi-) fechado de informao social materializada
em qualquer tipo de suporte, configurado por dois factores essenciais a natureza orgnica (estrutura)
e a natureza funcional (servio/uso) a que se associa um terceiro a memria imbricado nos
anteriores.
197
Armando Malheiro da SILVA, et al. Arquivstica: Teoria e prtica de uma cincia da informao. Porto:
Afrontamento, 1999, p. 214. A arquivstica uma cincia da informao social, que estuda os arquivos
(sistemas de informao (semi-) fechados, quer na sua estruturao interna e na sua dinmica prpria,
quer na interaco com os outros sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente.
Pgina 135
SISTEMA
DE INFORMACIN PLURICELULAR.
Sistema asentado en una
estructura organizacional de mediana o gran dimensin, que para su

mejor funcionamiento necesita ser dividido en unidades organizacionales
ms pequeas, pudiendo incluso alcanzar un elevado grado de
complejidad.
Segn los autores, nicamente la estructura organizacional no es suficiente
para conocer el archivo de forma global. Se hace necesario tambin detenerse
en el factor servicio/uso (funcin), lo que conduce a la clasificacin de los
archivos/sistemas en centralizados, descentralizados y especializados.
Archivos centralizados son los sistemas, unicelulares o pluricelulares, que hacen
el control, almacenamiento y tratamiento tcnico de su propia informacin en
un nico punto administrativo.
Archivos descentralizados son los sistemas pluricelulares en donde el control,
almacenamiento y tratamiento tcnico de su propia informacin es efectuado,
con relativa autonoma, por diversas unidades organizacionales o incluso por
subsistemas.
Archivos especializados o centros de archivo, son sistemas pluricelulares,
creados con el propsito especfico de incorporar, preservar y difundir archivos
provenientes de instituciones desactivadas o informaciones sin inters
administrativo proveniente de instituciones en plena actividad. Son los
conocidos archivos histricos o definitivos.
Desde el punto de vista metodolgico, considerando la complejidad que supone
la investigacin archivstica y que esta no puede estar restringida a una visin
meramente tecnolgica o instrumental, los autores asocian la Archivstica, y por
consiguiente la valoracin documental, al mtodo de investigacin propuesto
por Paul de Bruyne198. Mtodo que est basado en la interaccin de cuatro
198
Los autores basan sus argumentos en el modelo propuesto por P. de Bruyne, J.Herman y M. de
Schoutheete y para profundizar en el tema, sugieren la lectura de las siguientes publicaciones: Paul de
BRUYNE et al. Dynamique de la recherche en sciences sociales de ples de la pratique mthodologique .
Pgina 136
polos: epistemolgico (problemtica cientfica), terico (principios), tcnico

(abordaje operacional) y morfolgico (forma).
Aplicando este mtodo cuadripolar al mbito de la valoracin documental,
Silva y Ribeiro consideran que:
En el polo epistemolgico la valoracin documental debe pasar por una

reformulacin terico-prctica. La valoracin no puede ms ser
concebida como una operacin tcnica y actividad exclusiva de
archiveros, sino como una operacin metodolgica inserta en el esquema
cuadripolar
de
investigacin,
centrado
en
la
produccin
de
investigacin y conocimiento cientfico.
En el polo terico, las teoras del principio de procedencia, orden original,

del ciclo vital de los documentos o de los valores primarios y secundarios
deben ser abandonadas: la valoracin debe insertarse en la teora
sistmica, que es la que permite la comprensin global del caso y la
solucin de problemas especficos.
En el polo tcnico se debe hacer una rigurosa investigacin de la

estructura orgnico-funcional de la entidad cuya informacin se pretende
valorar y el anlisis de su produccin informativa.
En el polo morfolgico se presentan el registro de la informacin

recopilada y los resultados del proceso de valoracin efectuado (preparar
los resultados y documentar el proceso).
2.4.2.2.-La metodologa del Modelo de la Universidade do
Porto
El proceso de valoracin, segn este modelo199, debe ser realizado en las cuatro
etapas que se describen a continuacin:
Paris: P.U.F., 1974 y Michelle LESSARD-HBERT et al. Investigao qualitativa: fundamentos e prticas.
Lisboa: Instituto, 1994.
199
Para una mejor comprensin del modelo expuesto, ver cuadro resumen al final de este epgrafe.
Pgina 137
1.- ANLISIS
DE LA PRODUCCIN INFORMATIVA (POLO TCNICO).
El proceso de
valoracin debe empezar por el anlisis del contexto de la produccin

informativa, que se hace por medio de un estudio orgnico-funcional de la
entidad cuya informacin ser valorada. El objetivo es caracterizar rigurosa y
exhaustivamente el contexto en donde se produce la informacin. Solamente
conociendo cmo, dnde y por qu la informacin es generada se puede
identificar la informacin que a lo largo del tiempo constituir la memoria
institucional, y que servir para fines administrativos o de investigacin.
El estudio orgnico-funcional permite conocer la organicidad del sistema de
informacin de la entidad, as como su funcionalidad y utilizacin. Tal estudio se
hace con base en la legislacin, normas, reglamentos y/o publicaciones
relacionadas con el objeto del mismo.
El anlisis de la produccin informativa es una operacin metodolgica cuyo
objetivo es conocer la informacin como bien estratgico y social, y el correcto
funcionamiento del sistema de informacin archivo en su fase activa. Tal
anlisis se hace por medio de la extraccin de series y documentos producidos
por las diversas unidades administrativas de la entidad estudiada, con vista a su
identificacin y descripcin.
Para complementar el estudio de la informacin que an se encuentra en fase
activa, se hacen entrevistas y encuestas al personal que la trabaja o a los
responsables de las unidades orgnicas. El objetivo de dichas entrevistas o
encuestas es identificar las actividades que desarrollan las oficinas y recoger
datos sobre el flujo informativo.
2.- PRESENTACIN
DE
RESULTADOS
INFORMATIVA (POLO MORFOLGICO).
DEL
ANLISIS
DE
LA
PRODUCCIN
Al concluir las investigaciones preliminares,
es necesario presentar los resultados obtenidos en el estudio orgnicofuncional, en la identificacin de la informacin archivstica y en las entrevistas
y/o encuestas.
Pgina 138
3.- LA VALORACIN PROPIAMENTE DICHA (POLO TCNICO). Superadas las etapas

anteriores se efecta la valoracin de los actos informativos identificados, y
sta debe seguir parmetros cientficos.
Conforme a los fundamentos tericos del modelo, es imprescindible la
vinculacin de la informacin a su contexto originario, que es lo que le confiere
significado y promueve la conservacin de la informacin autntica, pertinente
y densa que garantizar la gestin organizacional presente y futura. La garanta
de que ello se cumpla es dada por la orientacin del proceso de valoracin,
conforme parmetros que permiten la valoracin de la informacin de forma
cuantificable. Tales parmetros son el de pertinencia, densidad y frecuencia de
uso de la informacin.
La
pertinencia
en
sentido
literal
significa
que
es
perteneciente
correspondiente a algo. En trminos informativos y segn el modelo propuesto,

puede ser mensurada determinando en qu grado la informacin se refiere a
los objetivos de la entidad o a una funcin especfica, por ejemplo.
La mensuracin de la pertinencia se hace a travs del trinomio: objetivos
esenciales (razn de ser) + estructura orgnica, competencias y funciones +
memoria, en una escala de tres niveles (A, B y C), correspondientes a una
relacin directa, indirecta o perifrica de los documentos con tal trinomio.
El nivel A de pertinencia es el ms elevado y recibe un valor de ponderacin
1. Corresponde a una relacin directa entre los documentos y los objetivos
esenciales de la entidad. Tales objetivos se cumplen a travs de una estructura
orgnico-funcional que suele cambiar al largo del tiempo pero estos cambios no
alteran los objetivos originales.
El nivel B, es un nivel intermedio y recibe tambin un valor de ponderacin 1.
Tiene
relacin
indirecta
con
las
funciones
esenciales,
corresponde
documentos de las funciones de gestin de la entidad: es la informacin

generada o recibida en el proceso de gestin de la entidad con vistas a cumplir
sus objetivos. Las informaciones de sectores como contadura, finanzas,
Pgina 139
administracin de recursos humanos o de recursos tcnicos son ejemplos de

informaciones indirectas.
El nivel C, es el nivel ms bsico y recibe valor de ponderacin 0. Es la
informacin que no est relacionada con los objetivos de la entidad, ni con las
operaciones de gestin administrativa. Es la informacin llamada perifrica o
marginal y la informacin redundante (duplicada, repetida). Corresponde a
informacin resultante de prcticas administrativas rutinarias e irracionales, que
generan documentos duplicados o relacionados con actos efmeros y de pronta
caducidad informativa. En principio tales documentos pueden ser eliminados en
fases
muy
tempranas
del
flujo
informativo
(salvo
si
en
situaciones
excepcionales, otros indicadores, como el de frecuencia de uso, determinan lo

contrario).
Los niveles A y B del parmetro pertinencia corresponden a una parte de la
informacin que, si no es preservada implica la destruccin, en mayor o menor
grado, del sistema informacin-archivo. La informacin relacionada con estos
dos niveles de pertinencia, debe ser conservada integralmente, caso contrario
se corre el riesgo de efectuar valoraciones aleatorias, empricas y fallidas.
La densidad es la cualidad de lo que es denso, espeso, compacto. En trminos
informativos significa identificar en qu unidades archivsticas se concentra la
informacin ms completa. Para ello se analiza si la informacin es
primaria/original o secundaria, con o sin duplicidad/copia y si la informacin
aparece de forma parcial, resumida o acumulativa. A las informaciones ms
densas se les atribuye el valor de ponderacin 1 y a las menos densas el valor
0.
La frecuencia es la repeticin mayor o menor de un acto o de un suceso. En el
contexto informativo se entiende como la cuantificacin de la utilizacin o
acceso a la informacin, en cualquier fase en que se encuentre, por
productores, depositarios, investigadores externos o por la comunidad en que
se integra el Archivo.
Pgina 140
En este punto cabe destacar que los autores refutan la teora del ciclo vital o de
las tres edades. Ellos defienden la existencia de una fase de produccin o
recepcin, que denominan fase gensica, decisoria, administrativa o corriente.
Y una fase posterior, ms estable, post-gensica, post-decisoria, que es
perenne y definitiva, y progresivamente, ms abierta al acceso externo.
Para determinar el valor de ponderacin relativo al tem frecuencia, es
necesario definir la media de uso de la informacin200. Se considera que hay
una utilizacin de grado mximo o mediano cuando el nmero de consultas es
superior a la media establecida y se le atribuye un valor de ponderacin 1.
Cuando el nmero de consultas queda por debajo de dicha media establecida,
se considera que hay uso mnimo y en ese caso el valor de ponderacin
atribuido es 0.
A partir de la media aritmtica de la aplicacin de los parmetros de
pertinencia, densidad y frecuencia se decide, tan objetiva y coherentemente
como sea posible, sobre la disposicin de la informacin. Si el resultado es igual
a 1 significa que la informacin debe ser conservada, y si es igual a 0,
eliminada. Es decir:
Se promueve la conservacin permanente o definitiva de toda

informacin pertinente a los objetivos de la entidad y densa en materia
de contenido informativo. Tal conservacin se hace independientemente
de la frecuencia de uso, tanto por parte de las unidades productoras,
conservadores, comunidad involucrada o investigadores externos.
Se elimina la informacin marginal o indirecta, perifrica o redundante

despus de confrontada con los objetivos esenciales. No obstante, si la
frecuencia de uso lo justifica, puede ser establecido un plazo de
conservacin temporal.
Para mejor comprensin de los parmetros y valores de ponderacin del

Modelo de la Universidade do Porto se presenta a continuacin una tabla, a
200
A efectos de ejemplo, en el cuadro explicativo del modelo, se considerar una media de 1 (una)
solicitud de consulta por semana.
Pgina 141
modo de resumen, de lo anteriormente expuesto (Figura 6). A continuacin se

expone otro adicional (Figura 7), ste, con las posibilidades de decisiones de
valoracin conforme a tales parmetros cuantitativos.
Parmetros
Pertinencia
Nivel A
Nivel B
Nivel C
(que pertenece a accin

de algo o alguien)
Informacin
directamente
relacionada objetivos
entidad
Informacin
indirectamente
relacionada
objetivos entidad
Informacin
marginal
y/o
redundante
objetivos entidad
Valor 1
Valor 1
Valor 0
Densidad
Inform. primaria,
secundaria, parcial,
resumida cumulativa o
duplicada
Frecuencia
Ms densa
Menos densa
Valor 1
Valor 0
Uso mximo/mediano
Uso mnimo
Cuantificacin
frecuencia (1 o ms veces por semana)
uso/ acceso informacin
Valor 1
(menos de 1 vez por semana)
Valor 0
Figura 6. Parmetros cuantitativos de pertinencia, densidad y frecuencia del Modelo de la Universidade
do Porto
Pgina 142
Pertinencia
Densidad
Frecuencia
Destino final
Nivel A (1)
1u0
Nivel A (1)
Conservacin temporal
Nivel A (1)
Eliminacin
Nivel B (1)
1u0
Nivel B (1)
Nivel B (1)
Eliminacin
Nivel C (0)
1u0
Nivel C (0)
1u0
Eliminacin
Conservacin permanente
Conservacin permanente
Figura 7. Opciones de decisin sobre la disposicin de la informacin segn resultados de la ponderacin

aritmtica derivada del Modelo de la Universidade do Porto.
4.- PRESENTACIN
MORFOLGICO).
DE RESULTADOS DE LA VALORACIN CUANTIFICABLE
(POLO
Para concluir el proceso de valoracin documental es necesario
presentar los resultados del mismo. Las decisiones de la valoracin efectuada

deben ser plasmadas en una Tabla de Temporalidad201. En referida tabla deben
constar las disposiciones resultantes de la aplicacin de los parmetros
cuantificables de valoracin.
Cabe aclarar que la nica aplicacin que se conoce del modelo es en la propia
Universidade do Porto, en donde fue desarrollado el estudio en el mbito de un

proyecto de investigacin cuyo objeto era el archivo de referida universidad,
visto desde una perspectiva sistmica202.
201
Instrumento equivalente al Cuadro de Conservacin.
202
Pedro PENTEADO. La valoracin de documentos en Portugal: problemas y metodologa. Tabula.

2003,nm. 6, pp. 263-274.
Pgina 143
PARTE III.- UN MODELO INTEGRADOR

DE VALORACIN DOCUMENTAL
Tal como se ha expuesto en la Parte II de este trabajo, la valoracin
documental, una de las principales funciones archivsticas, es un proceso
intelectual, de anlisis y decisin, que consiste en juzgar los valores que
presentan los documentos archivsticos y decidir sobre la disposicin de tales
documentos. Consiste en decidir qu documentos deben ser descartados y por
qu, y cules deben ser conservados y por qu203.
3.1.- EL MODELO PROPUESTO

La valoracin documental, tal como se propone en esta investigacin, est
inserta en el marco de un Sistema de Gestin de Documentos y en las pautas
establecidas en la Norma ISO 15489. La valoracin es un proceso de aqul
sistema y, como parte de l, debe ser aplicado a los documentos de cualquier
clase o soporte, creados o recibidos por una entidad, pblica o privada, en el
curso de sus actividades. As mismo, tiene repercusiones en el diseo, creacin,
incorporacin, registro, mantenimiento, acceso y disposicin de los documentos
de la entidad.
La principal caracterstica del modelo de valoracin documental propuesto es la
extraccin y anlisis documental, tipolgico y diplomtico, de todas las
tipologas documentales que deben ser incorporadas al sistema de gestin
documental de la organizacin; bien entendido que dichas tipologas
documentales son producidas en la ejecucin de las actividades efectuadas en
el cumplimiento de las funciones atribuidas a la entidad.
203
Pgina 145
A partir del anlisis de sta, con la consecuente identificacin de sus

atribuciones, funciones y actividades, se
extraen todas las tipologas
documentales que deben ser incorporadas al Sistema de gestin de

documentos. Una vez listadas todas las tipologas, se recogen los datos
necesarios para el anlisis de las mismas en una tabla de toma de datos.
Cabe destacar que el anlisis se hace al modelo de la forma documental de
cada tipologa documental, no a documentos en concreto. Una de las
caractersticas inherentes a todos los documentos archivsticos es poseer una
forma documental fija, conforme la tipologa documental correspondiente. La
forma documental es el conjunto de reglas de representacin, segn las cuales
el contenido de un documento archivstico, su contexto jurdico-administrativo,
documental y su autoridad son comunicados. La forma documental posee tanto
elementos externos como internos204.
El anlisis es la interpretacin crtica de los datos recogidos en toma de datos y
redundar en la obtencin de informaciones relevantes para muchos de los
procesos de la gestin de documentos. Su aportacin es esencial para la
valoracin documental, primero porque el resultado del anlisis es lo que
permitir detectar qu series documentales producen cada funcin o actividad y
que tipologas documentales las componen. Solamente despus de identificadas
las series documentales se puede emitir juicio de valor y dictaminar acerca de
la disposicin de las mismas. En segundo lugar, porque del anlisis de cada
tipologa se obtienen informaciones, algunas subjetivas, pero otras muy
concretas, como plazo de vigencia, plazo precaucional o tradicin, que son
concluyentes para la valoracin documental.
204
INTERPARES. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems.
Glosario InterPARES de Preservacin Digital: Diplomtica [en lnea]. Mxico: InterPARES. TEAM
Mxico,
2012.
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_glosario_interpares_ diplomatica_ene2012.pdf.
Pgina 146
en:
3.2.- REFERENCIAS TERICAS DEL MODELO PROPUESTO

El modelo que ser descrito a continuacin integra principios tericos y
metodolgicos de varias disciplinas: la Gestin Administrativa, la Gestin
Documental, la Archivstica, y tambin, de forma sealada, la Diplomtica.
3.2.1.- LA
VALORACIN DOCUMENTAL COMO PROCESO DEL SISTEMA
GESTIN DE DOCUMENTOS
En el apartado 9.2 de la Norma UNE-ISO 15489-1:2001205, Determinacin de
los plazos de conservacin, aunque en su texto no se encuentre expresamente

el trmino valoracin, por las descripciones que presenta se concluye que el
proceso especificado como definicin de la disposicin corresponde al proceso
que en esta investigacin estamos denominando valoracin documental. Se
concluye adems que los objetivos de la valoracin son:
Responder a las necesidades de gestin, presentes y futuras, de la

entidad.
Satisfacer necesidades, presentes y futuras, de las partes interesadas

tanto internas como externas, garantizando la observancia de derechos y
deberes y la formacin de la memoria colectiva derivados de las
actividades de la entidad.
Cumplir con los requisitos legales para garantizar que queden

documentadas, entendidas e implementadas las reglas referentes a la
gestin documental en la entidad.
La UNE-ISO 15489-1:2001 dice tambin que la gestin de documentos es el

rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin, la
recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos, incluidos
los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la
informacin y prueba de las actividades y operaciones de la organizacin y que
205
AENOR. Informacin y documentacin: Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades . UNE-ISO

15489-1. Madrid: AENOR, 2006. Apartado 9.
Pgina 147
la misma se efecta a travs de un sistema de gestin documental, que es un

sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los
documentos a lo largo del tiempo.
En la segunda parte de la referida norma, se establece que la puesta en
prctica de un sistema de gestin de documentos est compuesta por los
siguientes procesos206:
INCORPORACIN. Proceso en que se determina si un documento debe ser

creado y conservado, es decir, si debe ser incorporado (y por cunto
tiempo) al sistema de gestin de documentos. Tal decisin se basa: en el
anlisis de la actividad y de las responsabilidades asumidas por la
organizacin, en el marco reglamentario que le afecta y en los riesgos
que supone la desaparicin de tal documento. Incluye tanto los
documentos producidos como los recibidos. La finalidad del proceso de
incorporacin es establecer la relacin entre el documento, su productor
y el contexto en que se origin, ubicar el documento y sus relaciones en
el sistema, as como asociarlo a otros documentos.
REGISTRO. Proceso que consiste en dejar constancia de la incorporacin

de un documento al sistema de gestin de documentos. Se hace
mediante la asignacin de un identificador nico para el documento
dentro del sistema. Es la formalizacin de la incorporacin del
documento al sistema de gestin.
CLASIFICACIN. Proceso que consiste, tras un anlisis profundo de la

organizacin, en agrupar por conceptos o categoras dentro de una
estructura jerrquica y lgica los documentos incorporados a un sistema
de gestin. Una vez finalizada, la clasificacin refleja las funciones,
actividades y operaciones de la organizacin. La clasificacin debe
quedar plasmada en el Cuadro de Clasificacin, herramienta sta muy
til en todos los dems procesos de gestin documental (valoracin,
descripcin, acceso, etc.).
206
AENOR. Informacin y documentacin: Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. UNE-ISO/TR

Pgina 148
DEFINICIN
DE LA DISPOSICIN.
Proceso en que se determina qu
documentos deben ser conservados, cmo y por cunto tiempo. Es el

proceso de valoracin propiamente dicho. Se ejecuta en los siguientes
pasos: estudio de la organizacin, identificacin y clasificacin de los
documentos, asignacin del plazo de conservacin y accin de
disposicin correspondiente, registro de las decisiones en el sistema de
gestin de documentos y determinacin de la conservacin de
metadatos de los documentos eliminados o transferidos para custodia
externa. Del proceso de valoracin resulta la Tabla de Valoracin.
ASIGNACIN
DE ACCESO Y SEGURIDAD.
Proceso en que se determinan
derechos y restricciones de acceso. El instrumento de gestin

documental resultante es la Tabla de Acceso y Seguridad, que se hace
a partir del anlisis del marco reglamentario de la organizacin, de su
actividad y de la evaluacin de riesgos.
ALMACENAMIENTO. Proceso en que se determinan las condiciones

adecuadas de almacenamiento y manipulacin para garantizar la
conservacin, accesibilidad y la buena gestin de los documentos. En la
definicin de las condiciones de almacenamiento conviene tener en
cuenta: el volumen y tasa de crecimiento del acervo, el uso de los
documentos,
necesidades
de
seguridad
confiabilidad
de
los
documentos, caractersticas fsicas, requisitos de consulta, coste del

almacenamiento, as como las necesidades de acceso. Adems debe
haber un plano de actuacin frente a catstrofes.
USO
Y TRAZABILIDAD.
Proceso en que se define y controla el uso y
tramitacin de los documentos.
DISPOSICIN. Proceso en que se llevan a cabo las decisiones adoptadas

en el proceso de valoracin, que pueden ser conservacin, eliminacin,
migracin a otro soporte, etc. Ese proceso requiere ser minuciosamente
documentado como forma de certificar su correcto cumplimiento. Ello
garantiza, entre otras cosas, la autenticidad e integridad de los
documentos conservados y que la eliminacin de documentos sea
efectuada por la autoridad competente.
Pgina 149
3.2.2.- GESTIN INTEGRAL DE LOS DOCUMENTOS, INTERVENCIN DESDE

SU CONCEPCIN Y COLABORACIN ENTRE GESTORES DOCUMENTALES Y
RESPONSABLES DE
ORGANIZACIN Y MTODOS
Para muchos autores, entre ellos Llus Cermeno i Martorell y Elena Rivas
Pal207, la gestin de los documentos debe ser integral, con procedimientos y
flujos documentales diseados para obtener el seguimiento del documento
desde su creacin a su transferencia al archivo definitivo o destruccin,
incluyendo el acceso. Las funciones de identificacin, clasificacin y valoracin
deben estar presentes desde el inicio de la gestin documental y el archivero
debe ser parte actuante en la planificacin de dicha gestin desde el primer
momento.
Un sistema de gestin de documentos debe, entre otras cosas, posibilitar la
eliminacin de procedimientos innecesarios, la reduccin de los modelos de
documentos a los estrictamente necesarios con la consiguiente desaparicin de
los duplicados o caducos, la adecuacin de los documentos a su funcin, etc.
Para obtener tales resultados es necesaria la actuacin conjunta y coordinada
entre gestores documentales y los encargados de Organizacin y Mtodos en la
entidad.
La valoracin documental debe ser previa, desde el origen y por series
documentales. Es necesario que los gestores de documentos se integren en los
equipos multidisciplinares encargados de redisear los procesos administrativos.
La informacin analtica obtenida en estos procesos (por ejemplo, qu
documentos pueden ser sustituidos por declaraciones, qu legislacin afecta a
determinado procedimiento, los trmites, etc.) debe ser reaprovechada en el
207
Pgina 150
proceso de valoracin. Es una forma de ganar en eficacia y, a su vez, poder

gestionar de forma adecuada los documentos desde su concepcin208.
3.2.3.- ASIGNACIN DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS

La incorporacin es la inclusin de un documento en un sistema de gestin
documental. Los sistemas que incorporan documentos, obligatoriamente, tienen
que incorporar metadatos asociados a estos.
Los metadatos, en el contexto de la gestin documental, son datos que
describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, as como el
control de su gestin a lo largo del tiempo. En definitiva, los metadatos son
informacin estructurada o semiestructurada que permite la creacin, registro,
clasificacin, acceso, conservacin y disposicin de los documentos a lo largo
del tiempo y en diferentes dominios. Los metadatos para la gestin de
documentos pueden ser usados para identificar, autenticar y contextualizar
tanto los documentos como los agentes, procesos y sistemas que los crean,
gestionan, mantienen y utilizan o las polticas que les rigen 209.
En un sistema de gestin de documentos, la incorporacin es el registro del
documento y la asignacin de metadatos al mismo para controlar su ciclo vital.
Ello requiere diversas acciones: registro, clasificacin, indizacin, asignacin de
acceso y archivado. Dichas acciones estn relacionadas entre s y dependen
unas de otras, algunas forman parte de otros procesos o, directamente, son
otros procesos del sistema y muchas son realizadas en fases anteriores a la
incorporacin.
El registro es la formalizacin de la incorporacin del documento al sistema de
gestin de documentos. Al ser incorporado en el sistema, al documento le es
208
209
AENOR. Informacin y documentacin: Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin

de documentos. Parte 1: Principios. UNE-ISO 23081-1. Madrid: AENOR, 2008.
Pgina 151
atribuido un identificador nico, que es el nmero de registro (o nmero de

protocolo como se denomina en muchos pases sudamericanos). En el
procedimiento de registro, adems de atribuir y registrar el identificador nico
(un nmero correlativo), se registran otros metadatos que, aparte de identificar
el documento de manera inequvoca y reflejar su relacin con otros
documentos, sirven tambin para garantizar la localizacin, recuperacin y
acceso al documento. Como ejemplo, se puede citar el cdigo de clasificacin,
descriptores, fecha y hora de registro, autor, destinatario, etc. Las necesidades
generadas por los procedimientos de la entidad y su contexto jurdico
determinarn el nivel de detalle de los metadatos 210.
El registro de los metadatos debe ocurrir en el inicio del proceso documental
correspondiente a un procedimiento administrativo. De este modo, la
descripcin de los documentos, la asignacin de los cdigos de clasificacin y
de confidencialidad, el control de su perodo de conservacin o eliminacin,
quedan explicitados desde el principio, facilitando el control y las acciones a
ejecutar en relacin con cada uno de los documentos, de forma integral. No
obstante, a lo largo del proceso documental, nuevos metadatos pueden ser
registrados, tales como los que permiten seguir el uso y trazabilidad del
documento.
Ahora bien, para obtener los metadatos referentes o resultantes de cada
proceso, es necesario que stos estn debidamente planificados (y ejecutados)
en el sistema de gestin de documentos implantado. As, por ejemplo, para
registrar el cdigo de clasificacin, hace falta que la entidad cuente con un plan
de clasificacin, un Cuadro de Clasificacin; para incluir los permisos o
restricciones de acceso es necesario una Tabla de Acceso y Seguridad; para
conocer de los periodos conservacin o eliminacin, una Tabla de Valoracin.
210
Claudia Lacombe ROCHA. Captura e transferencia [en lnea]. CRUZ MUNDET, Jos Ramn (dir.).
Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales. Madrid: Coordinadora de
Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), 2011. pp. 273-285. [Consulta:

25/01/2014]. Disponible en: http://www.archiveros.net/administracion-de-documentos-y-archivostextos-fundamentales/.
Pgina 152
La clasificacin determina la agrupacin de los documentos en unidades como

expedientes y dosieres y la agrupacin de stos en unidades mayores, como
sub-series o series, lo que va formar y estructurar el Archivo de la Organizacin.
La clasificacin garantiza tambin que los documentos son identificados de
forma estable a lo largo del tiempo y define la ordenacin fsica de los
documentos en el momento del archivado. El cdigo de clasificacin es un
elemento bsico para recuperarlos.
Adems, al incluir el cdigo de clasificacin en el registro del documento, se
agiliza el cumplimiento de las disposiciones determinadas en el proceso de
valoracin, puesto que permite efectuar, en conjunto, las transferencias o
eliminaciones de grupos de documentos pertenecientes a una misma clase, y
que cumplieron con los plazos de conservacin establecidos. Por tanto, para
que con el cdigo de clasificacin sea posible saber los plazos de conservacin
o eliminacin de un documento, el proceso de clasificacin y el de valoracin se
deben desarrollar de forma coordinada.
El registro de los metadatos referentes a la restriccin de acceso y al archivado
son informaciones derivadas de otros procesos. Las primeras, en general, del
proceso de valoracin y las ltimas de la clasificacin.
Por supuesto, para que todo ocurra de forma tan encadenada, en el diseo de
sistemas de gestin de documentos es necesario incluir todos los instrumentos
antes listados y garantizar la automatizacin de su uso.
3.2.4.- IDENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES

En la Norma ISAD (G), la serie documental es definida como documentos
organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando
una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso
archivstico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o como
Pgina 153
consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o

utilizacin211.
Para Ramn Aguilera Murgua212, de la definicin presentada en la ISAD (G),
que en definitiva habla de las razones de acumulacin de los documentos en
determinadas unidades documentales, las series documentales pueden ser
perfiladas a partir de un mismo procedimiento, de una misma actividad, de una
misma tipologa o de una relacin derivada de su creacin, recepcin o
utilizacin.
El autor cita como ejemplo de series definidas a partir de un mismo
procedimiento los procesos judiciales de tipo mercantil, laboral, penal, civil o
documentos que sustentan una relacin laboral o un proceso de compra como
es el caso de las licitaciones pblicas. Como ejemplo de series derivadas de una
misma actividad, cita el registro contable a travs de los libros mayores o la
supervisin de obras por medio de los libros de rdenes. Cita como ejemplo de
series documentales formadas en razn de tipologas documentales las actas de
un consejo de administracin o los libros del registro civil: nacimiento,
matrimonios, defunciones. Por ltimo, de las series establecidas a partir de una
relacin derivada de la creacin, recepcin o utilizacin de los documentos, cita
los documentos compilados de las intervenciones realizadas en un reactor
nuclear.
Concluye el autor, que en cualquiera de los casos, las series reportan
actividades, procesos o transacciones que se documentan en un soporte fsico o
digital; son las evidencias del trabajo realizado por una unidad administrativa y
que el contenido de las mismas explica el por qu y el para qu de los
documentos emitidos o recibidos en una organizacin.
211
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma General Internacional de Descripcin Archivstica ISAD (G). 2 ed. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000.
212
Ramn AGUILERA MURGUA. La identificacin de las series documentales [en lnea]. En: CRUZ
MUNDET, Jos Ramn (dir.). Administracin de documentos y archivos. Textos fundamentales. Madrid:
Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), 2011. pp. 118-132.
[Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.archiveros.net/administracion-de-documentos-yarchivos-textos-fundamentales/.
Pgina 154
Para muchos autores, la identificacin de las series documentales es la primera

fase del trabajo archivstico213 y consiste en la investigacin y sistematizacin
de las categoras administrativas en que se sustenta la estructura del fondo
documental. La identificacin se realiza en dos etapas: identificacin de la
organizacin productora e identificacin del tipo documental214.
En la etapa de identificacin de la organizacin productora se examina el
contexto de produccin de las tipologas en tela de juicio, conociendo de los
datos relativos a la creacin, historia administrativa, estructura, funcionamiento,
jerarqua de competencias y funciones desempeadas por la organizacin, as
como el marco reglamentario a que est sometida. La segunda etapa es la
identificacin del tipo documental y consiste en obtener informaciones
referentes a los elementos, internos y externos, que caracterizan los
documentos archivsticos y que estn reflejados en su estructura fsica (clase,
soporte, tradicin, etc.) y en su contenido (funcin, actividad, etc.).
A partir de esas premisas, se puede decir que la identificacin de las tipologas
documentales se basa en el mtodo diplomtico que es utilizado para extraer y
registrar los elementos constitutivos del documento con el objetivo de entender
y conocer el proceso de creacin del mismo. Para dichos autores la fase de
identificacin tiene un papel relevante en la gestin archivstica en general, y
especficamente para la valoracin documental puesto que provee datos muy
tiles a la misma.
213


214
Rafaela Augusta de AMEIDA; Ana Clia RODRIGUES. Identificao de tipologias documentais como
parmetro para avaliao de documentos contbeis [CD-ROM]. En: Actas del VII Congreso de
Pgina 155
3.2.5.- ANLISIS
DE LA ORGANIZACIN, DE SUS FUNCIONES Y SUS
PROCESOS DE TRABAJO
Es recurrente en la bibliografa sobre la materia, tanto en la que se refiere a

procesos de gestin administrativa, a gestin de documentos, como a la relativa
a funciones archivsticas de identificacin, valoracin o clasificacin, la
imperiosa necesidad de proceder al anlisis de la organizacin y sus funciones.
A ello hay que sumar la necesidad del anlisis de procesos de trabajo para
gestin de documentos215.
En el anlisis de la organizacin, se investiga la historia, la misin, las
funciones, la estructura administrativa a lo largo del tiempo y el marco
reglamentario en que la organizacin opera. Y, en el anlisis de funciones se
identifican todas y cada una de las funciones que ejecuta la organizacin para
cumplir con su misin, detallando niveles de relacin y dependencia entre ellas,
as como los procesos de trabajo que generan.
En el anlisis de los procesos de trabajo dirigido a la gestin de documentos, se
describe y analiza una funcin en un contexto especfico de negocio. Para ello
es necesario identificar: la relacin entre los procesos de trabajo y su contexto
de negocio; la relacin entre los procesos de trabajo y las reglas que rigen su
aplicacin; el desglose jerrquico de los procesos de trabajo en sus
componentes o partes constitutivas; y la interdependencia secuencial entre
procesos de trabajo diferenciados o entre simples operaciones.
La finalidad de dicho anlisis es, por un lado, determinar los requisitos para la
creacin de documentos, facilitando la incorporacin automtica y la gestin de
los mismos, y tambin identificar los vnculos contextuales entre los
documentos de cara a conseguir su ordenacin y agrupacin lgicas. Ello
garantiza que los procesos de trabajo queden claramente documentados y
215
El anlisis de procesos para la gestin de documentos est detallado en la norma AENOR. Informacin
y documentacin: Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos. UNE-ISO/TR
26122 IN. Madrid: AENOR, 2008, de la cual se han recopilado los conceptos referentes al tema.
Pgina 156
facilita la recuperacin, conservacin y disposicin de los documentos a partir

del conocimiento del negocio.
En la creacin, incorporacin y control de documentos, el anlisis de procesos
de trabajo provee las informaciones necesarias para: identificar los documentos
requeridos para documentar una funcin u otros conjuntos de procesos; definir
cuadros de clasificacin basados en funciones; mantener los vnculos entre los
documentos y el contexto de creacin; establecer las reglas de nomenclatura e
indizacin; identificar los propietarios de los documentos a la largo del tiempo;
establecer la disposicin de los documentos; analizar la gestin de riesgos en el
contexto del sistema de gestin de documentos; y establecer las actuaciones de
proteccin y seguridad para los documentos y asignar los niveles de acceso y
seguridad a los mismos.
En el campo de la gestin de documentos, el informe UNE-ISO/TR 26122:2008
identifica dos tipos de anlisis de procesos de trabajo: anlisis funcional y
anlisis secuencial.
En el anlisis funcional se hace la descomposicin de funciones en procesos,
con ello se consigue determinar las relaciones entre funciones, procesos y
operaciones que tienen consecuencias en la gestin de documentos. El
procedimiento se efecta de arriba hacia abajo: empieza por identificar los
objetivos estratgicos, la misin de la organizacin y determinan las funciones
necesarias para alcanzarlos. El siguiente paso es identificar los procesos de
trabajo que constituyen esas funciones. Por ltimo, se analizan todos los
elementos constitutivos de cada proceso para identificar las operaciones que lo
componen.
El anlisis secuencial es el estudio del flujo de operaciones, en donde se
esquematiza el proceso en una secuencia lineal y/o cronolgica, con el objetivo
de identificar las relaciones de dependencia entre las operaciones que lo
constituyen. Ello permite determinar qu es necesario hacer en cada paso antes
iniciar la siguiente operacin.
Pgina 157
Con el resultado del anlisis secuencial debera ser posible identificar los
mecanismos que activan la creacin de los documentos de cada operacin;
vincular las operaciones a las competencias organizativas; definir qu datos de
las operaciones efectuadas en el proceso de trabajo se crean, se modifican y se
mantienen; y determinar el contenido y los elementos de metadatos necesarios
para documentar las operaciones realizadas.
Del conjunto de orientaciones ofrecidos en el informe tcnico UNE-ISO/TR
26122:2008 se deduce que el anlisis funcional es apropiado para la
elaboracin de un cuadro de clasificacin basado en funciones o para establecer
la disposicin de una agrupacin de documentos. Ahora bien, si el anlisis de
procesos de trabajo se emplea para identificar aspectos de la creacin,
incorporacin y control de documentos, entonces el anlisis secuencial es el
ms adecuado.
3.2.6.- LA DIPLOMTICA,
HERRAMIENTA DE APOYO EN LA VALORACIN
DOCUMENTAL
Bruno Delmas sugiere que es necesario desarrollar nuevos mtodos para

valorar, conservar y difundir las fuentes de la memoria de la sociedad actual y
que, para ello, la Archivstica debe recurrir a la Diplomtica con el fin de valorar
la informacin que se necesita conservar de forma fiable216.
Para el autor la Diplomtica posibilita la instrumentalizacin de la valoracin
documental, puesto que permite determinar criterios de valoracin
descripcin de la informacin de manera cientfica. Afirma que el estudio de la

gnesis y de la tradicin posibilita identificar, por ejemplo, el valor de los
documentos conforme a su estadio en el proceso de elaboracin del texto
(borrador, minuta, copia, etc.) o identificar qu soporte es el mejor adaptado
para su conservacin y acceso futuro. Adems, opina que la disciplina puede
216
Pgina 158
ser una excelente herramienta para elaborar sistemas expertos destinados a

valorar y seleccionar series documentales voluminosas.
En otro artculo217 Delmas asevera que por falta de herramientas de anlisis
adecuadas, los documentos audiovisuales no son fuentes accesibles para los
investigadores. Propugna que el anlisis diplomtico de esos documentos
(imgenes fijas, imgenes animadas, registros sonoros) puede ser la solucin
para facilitar el acceso a los mismos. Propone para ello que se desarrollen los
elementos cientficos, tcnicos y metodolgicos (forma, gnesis, tradicin y
edicin) necesarios para la fundacin de una Diplomtica de los documentos
audiovisuales.
A su vez, Luciana Duranti 218 considera que los modelos tradicionales de
valoracin son imperfectos, porque por lo general se basan en clasificaciones
y/o descripciones, lo que hace que el archivero, que trabaja con conjuntos
orgnicos de documentos, haga el anlisis con un enfoque de arriba hacia
abajo, es decir, de lo general a lo especfico, desde el creador de los
documentos hacia las funciones y desde ellas a los documentos.
La autora defiende que esa perspectiva metodolgica jerrquica descendente
debe ser un complemento de la ascendente, que es la que busca identificar las
relaciones documentales incorporadas en las estructuras organizativas y en los
procedimientos burocrticos. Considera que dichas relaciones solo pueden ser
identificadas mediante la aplicacin del enfoque de abajo hacia arriba, que es
en definitiva, el anlisis diplomtico de la gnesis, forma y modo de transmisin
de los documentos.
Otra consideracin que hace Duranti en relacin a los modelos de valoracin
documental existentes es que stos se fundamentan en el principio de
procedencia y/o de pertenencia, aplicando una vez ms un mtodo jerrquico
217
Bruno DELMAS. Donner limage et au son le statut de lcrit : pour une critique diplomatique des
218
Vase el Captulo 6, La diplomtica como disciplina formativa y mtodo de investigacin, del libro de
Luciana DURANTI. Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia. VZQUEZ, Manuel (trad.).
Pgina 159
descendente. Para ella, dicho mtodo es inapropiado porque directamente, sin

pasar por la criba de la valoracin, sentencia a la eliminacin de los
documentos generados en transacciones originadas por agentes o funciones
desprovistas de poder, pero que aun as pueden ser importantes para el
registro de la memoria social.
La Profesora Duranti reconoce que dichos principios son fundamentales como
metas conceptuales para efectuar la valoracin, pues los documentos reflejan
las actividades y funciones de sus creadores y el contexto social de su poca,
pero el mtodo para alcanzar tales metas debe buscar su base terica en la
naturaleza de los documentos.
La naturaleza del documento, que est determinada por las circunstancias de
su creacin, impone un enfoque contextual y analtico y requiere que la
valoracin sea efectuada a travs del estudio de los creadores, de sus
funciones, actividades y procedimientos, de las relaciones entre ellos y los
documentos, y de las relaciones de los documentos entre s. Para comprender
tales relaciones hay que analizar los documentos en s mismos y en su forma o
gnesis. Concluye la autora que el anlisis diplomtico posee la capacidad de
eliminar la dicotoma entre procedencia y pertenencia y de proveer un canal de
interaccin natural entre las dos.
Por otro lado, Janice Louise Simpson219, investigadora de la University of British
Columbia, demuestra en su tesis de maestra que la Diplomtica puede ser

utilizada para crear nuevas herramientas que permiten el examen y estudio de
documentos. Enfatiza la autora que la crtica diplomtica aporta un
conocimiento que ayuda en las funciones archivsticas de valoracin, ordenacin
y descripcin.
219
Pgina 160
3.2.7.- ESTABLECER Y CARACTERIZAR LAS TIPOLOGAS DOCUMENTALES

En el presente trabajo se asume el enfoque desarrollado en esta materia por
Bruno Delmas220. Este autor defiende que para reformular cientficamente los
objetos fundamentales comunes al diplomatista y al archivero, es necesario
seguir un proceso articulado en los siguientes pasos: censar todas las formas
que los textos y los datos pueden tomar; establecer sistemticamente las
correspondientes tipologas; identificar los documentos, o sea, definirlos segn
la naturaleza institucional y la funcin orgnica, sealando su creacin,
caractersticas, evolucin, transformacin y desaparicin y, clasificarlos en
relacin con otros de la misma naturaleza en la cadena de la gnesis y tradicin
documental. En efecto, para caracterizar los documentos como es debido, antes
es necesario conocer todas las formas que pueden tomar los textos y los datos
y establecer sus correspondientes tipologas.
De cara a la valoracin documental, la ejecucin de dicho proceso en el orden
sugerido permite, entre otras cosas, eliminar los documentos peor identificados,
ms difciles de ser sometidos a la crtica diplomtica y, por lo tanto, ms
difciles de validar, mejorando de esa forma el nivel de confiabilidad de las
fuentes documentales.
3.2.8.- CRTICA DIPLOMTICA Y ANLISIS TIPOLGICO

Dice el Consejo Internacional de Archivos en su estudio sobre la valoracin
documental en instituciones parlamentarias 221 que el archivero debe analizar
en profundidad la organizacin administrativa y el funcionamiento de la
institucin a fin de conocer las funciones y competencias de cada unidad

orgnica. As mismo debe analizar cada una de las tipologas documentales a
220
l'information organise. La Gazette des Archives. 1996, nm. 172, pp. 49-70. La versin en ingls:
"Manifesto for a Contemporary Diplomatics: from Institutional Documents to Organic Information. The
American Archivist. 1996, 59 (4), pp. 438-452.
221
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Las instituciones parlamentarias: criterios para la evaluacin

y seleccin de documentos [en lnea]. VALLE DE JUAN, Mara ngeles (ed.). Paris: Consejo
Internacional de Archivos, 2004. ICA Studies/tudes, n 15. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.ica.org/download.php?id=492.
Pgina 161
evaluar teniendo en cuenta el conjunto o anlisis integral de toda la

documentacin parlamentaria.
La metodologa utilizada por la Diplomtica, que tena como objeto el anlisis
de la estructura formal para verificar la autenticidad de los documentos
diplomticos puede ahora, renovada, ser utilizada para la comprensin de los
documentos archivsticos, sean diplomticos o no, porque hace viable el
examen de las estructuras administrativas, de la burocracia, de los procesos de
creacin del documento, en definitiva, de la naturaleza del acto. Adems, el
anlisis diplomtico permite vislumbrar, en la teora y en la prctica, la razn de
la creacin y preservacin del documento, su autor y su trmite, as como
identificar la vinculacin y correlacin documento/actividad222.
La diplomtica es un mtodo de anlisis global del documento 223. El principal
objetivo de la Diplomtica tradicional es averiguar la autenticidad de un
documento y lo hace a travs de la crtica diplomtica. Para ello se detiene
principalmente en la forma y en las condiciones de elaboracin del documento,
as como en eventuales alteraciones y manipulaciones de que ste pudo ser
objeto.
Aparte de averiguar la autenticidad diplomtica e histrica de los documentos,
tambin son objetivos de la Diplomtica reconocer la calidad de sus textos,
extraer de sus frmulas los datos potencialmente tiles para los historiadores,
averiguar y establecer la tradicin del documento y examinar sus caracteres
externos e internos. A ello sirve el mtodo diplomtico, mtodo ste que
engloba un conjunto de normas y principios a ser seguidos por los diplomatistas
en relacin con los documentos, as como una serie de procedimientos y reglas
concretas a travs de los cuales esos principios son aplicados.
222
Rosa Maria Gonalves VASCONCELOS. Anlise tipolgica dos registros videogrficos msteres das
sesses plenrias do Senado Federal. Director: Andr Porto Ancona Lopez. [Dissertao Mestrado em
Cincias da Informao]. Universidade de Braslia, Faculdade de Economia, Administrao,
Contabilidade e Cincia da Informao e Documentao, Braslia, 2009, p. 5.
223
CONSCRIPTIO. El blog de las Ciencias y Tcnicas Historiogrficas. Nstor Vigil Montes (resp.) [en
lnea]. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://conscriptio.blogspot.com// .
Pgina 162
Antonia Heredia Herrera, en su Manual de Archivstica General 224, al hablar de

los vnculos que unen Diplomtica y Archivstica afirma que en la evolucin del
proceso documental el procedimiento administrativo pasa a cobrar una
importancia inusitada. No ya la gnesis del documento mismo en su actio y
su conscriptio, sino la tramitacin de un documento detrs de otro hasta

formar ese entramado material y orgnico que es el expediente. Aade que las
piezas documentales singulares ceden el paso a las series documentales, que el
enfoque de los estudios de las series debe estar centrado en la informacin que
ofrecen las mismas y que se intensifican las relaciones entre los documentos y
la institucin que los produce.
De lo expuesto por Heredia, entre las varias conclusiones a que llega la autora,
cabe destacar tres: el archivero necesita delimitar la tipologa documental tanto
para la organizacin como para la descripcin; en las tareas de organizacin de
un fondo y la descripcin de sus series, el archivero necesita hacer el estudio
diplomtico de la documentacin en cuestin; tambin para disear un
programa informtico para gestin documental antes es necesario realizar el
estudio diplomtico de la documentacin.
La autora brasilea Helosa Liberalli Bellotto225 afirma que la proliferacin de
estudios de tipologa documental, en diferentes pases y para diferentes
mbitos burocrticos, ha provocado la extensin de la Diplomtica en direccin
a la Archivstica con una clara renovacin de su metodologa. Argumenta la

autora que la autenticidad ya no es la principal preocupacin de la Diplomtica
y ello es lo que permiti innovaciones en la metodologa diplomtica.
Innovaciones estas que promueven la mejor comprensin de la estructura
interna del documento archivstico, de la organicidad de sus conjuntos y de las
relaciones con el creador y con el contexto de produccin.
224
Antonia HEREDIA HERRERA: Archivstica general: teora y prctica. Sevilla: Diputacin Provincial de
Sevilla, 1993, pp. 61-68.
225
Helosa Liberalli BELLOTTO. Diplomtica e tipologia documental em arquivos. 2 ed. Braslia: Briquet de
Lemos, 2008, p. 8.
Pgina 163
En las publicaciones de Bellotto se observa que desde los aos 80 del siglo
pasado la autora trata del tema de la tipologa documental (o Diplomtica
contempornea como ella misma sugiere) y sus aportaciones son ampliamente
aceptadas, utilizadas y difundidas en Brasil226.
Como observa Andr Porto Ancona Lopez227, el texto publicado en 1990 (que es
la reformulacin de un texto anterior publicado en 1982) en que dicha autora
expone los conceptos de especie y tipo documental, puede ser considerado un
marco de referencia en la literatura archivstica brasilea sobre tipologa
documental, pues el nuevo aparato conceptual que presenta, aunque
aparentemente modesto fue fundamental para una renovacin de los

procedimientos archivsticos adoptados en Brasil y para la solucin de muchos
problemas, frente a los cuales los mtodos tradicionales ya empezaban a
presentar seales de agotamiento.
Segn Bellotto, el objeto de la Diplomtica es la configuracin interna del
documento, el estudio jurdico de sus partes y de sus caracteres para obtener
su autenticidad, mientras que a la Tipologa Documental, adems de ello,
corresponde estudiar el documento como componente de un conjunto orgnico,
es decir, como integrante de la misma serie documental, resultante de la unin
de documentos correspondientes a la misma actividad. El objeto de la Tipologa
Documental es estudiar la lgica orgnica de los conjuntos documentales. A la
Diplomtica correspondera estudiar la especie documental y a la Tipologa
Documental, el tipo documental.
Entre las aportaciones presentadas por la autora es de destacar la que agrega
al estudio de tipologas documentales un nuevo elemento a ser examinado: la
226
Tal afirmacin puede ser contrastada en las datos de tesis y disertaciones de universidades brasileas,
en especial de la Universidade de So Paulo- USP (http://www.teses.usp.br) y de la Universidade
Estadual Paulista-UNESP (http://portal.biblioteca.unesp.br/portal/athena/), de la Coordenao de
Aperfeioamento de Pessoal de Nvel Superior - CAPES (http://www.capes.gov.br/servicos/banco-deteses) o del Instituto Brasileiro de Informao en Cincia e Tecnologia - IBICT (http://bdtd.ibict.br/),
instituciones pblicas dedicadas a promover la investigacin cientfica, y, en el gran nmero de
publicaciones de autores como Ana Clia Rodrigues, Rodrigo Rabello, Natlia Bolfarini Tognoli, Lcia
Maria Barbosa do Nascimento o Andr Porto Ancona Lopez, por citar algunos.
227
Andr Porto Ancona LOPEZ. Tipologia documental de partidos e associaes polticas brasileiras . So
Paulo: Histria Social USP; Loyola, 1999, p. 71.
Pgina 164
especie documental228. La inclusin de tal elemento, posiblemente responde a

una cuestin didctica, con vistas a la mejor comprensin del tema o para
evitar
confusiones
terminolgicas. La
especie,
explica
Bellotto,
es
la
configuracin que asume un documento conforme a la disposicin y naturaleza

de las informaciones que contiene y, el tipo documental es la configuracin que
asume la especie documental conforme a la actividad que ella representa.
Segn esta autora, antes de identificar el tipo documental, es necesario
identificar la especie documental. Son conceptos que van ms o menos en la
misma lnea de pensamiento de Antonia Heredia, que dice que la tipologa
documental es la suma de tipologa diplomtica y tipologa jurdicoadministrativa229. Se deduce que Bellotto denomina especie documental a lo
que Heredia denomina tipo diplomtico.
A cada especie documental corresponde una frmula convencional, en general
establecida en el Derecho administrativo o notarial, con estructura y disposicin
semntica propia para cada acto documentado. Es la especie documental lo que
identifica el vehculo que sirvi como base jurdica o consensualmente vlida
para que el contenido del documento sea legtimo, fidedigno y creble.
La especie documental caracteriza un documento individual, posee una
denominacin inmutable (vinculada a la estructura semntica de su redaccin),
vale individualmente por la razn de su creacin, se define en la procedencia
por las instancias jurdico-burocrticas (cancilleras, notaras, secretaras, etc.),
es de inters inmediato para el productor y de aplicacin obligatoria en la
produccin, tramitacin y uso administrativo. Con lo cual se concluye que a
cada divisin de las instancias administrativas corresponder un rol de especies
documentales. As, por ejemplo, el rea legislativa es el mbito gentico natural
de especies documentales como proyecto de ley, decreto o mocin; a su vez en
228
Helosa Liberalli BELLOTTO. Tipologia documental em arquivstica. Revista do Arquivo Municipal de So

Paulo. 1982, nm. 195, pp. 9-17; Tipologia documental em arquivos: novas abordagens. Revista do
Arquivo. (Arquivo de Rio Claro). 1990, vol. 9, nm. 1, pp. 4-15; Como fazer anlise diplomtica e
anlise tipolgica de documento de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado de So Paulo, 2002, pp. 2426.
229
Antonia HEREDIA HERRERA. Archivstica General. Teora y prctica, 6 ed., Sevilla, 1993, p. 135.
Pgina 165
el rea notarial abundarn las especies como testamento, poder o escritura, por
ejemplo.
La especie documental se transforma en tipo documental cuando se agrega a
su gnesis la actividad, funcin o razn funcional de su creacin. El tipo
documental es por lo tanto la configuracin que asume la especie documental
conforme a la actividad que ella representa. Su denominacin ser siempre
correspondiente a la especie anexada a la actividad concerniente. El tipo
documental se define por su procedencia, caracteriza un colectivo de
documentos y est vinculado a una actividad, con lo cual puede recibir
denominaciones muy amplias y variadas en razn del rea de actuacin de su
productor. As por ejemplo el Acta es una especie documental y el Acta de
Sesin Plenaria o el Acta de Reunin de la Comisin de Constitucin y Justicia,
son tipos documentales.
Considerando dichas premisas, la autora concluye que el anlisis tipolgico se
puede hacer desde dos puntos de partida: desde el punto de vista de la
Diplomtica, donde la definicin del tipo documental gira en torno a la
estructura y finalidad del acto jurdico o, desde el punto de vista archivstico, en
que la tipologa se basa en la relacin de los documentos con las
funciones/actividades institucionales/personales.
Si el punto de partida es la Diplomtica, hay que decodificar el documento y
ello se hace en las siguientes etapas: de la anatoma del texto al discurso, del
discurso a la especie documental, de la especie al tipo documental, del tipo a la
actividad y, de la actividad al productor.
En el caso de hacer el anlisis tipolgico a partir de la Archivstica, el elemento
inicial obligatoriamente es la entidad productora del documento y las etapas
sern: de la competencia de la entidad a la estructura, de la estructura a la
funcin, de la funcin a la actividad reflejada en el documento, de la actividad
al tipo documental, del tipo a la especie documental y, de la especie al
documento. Afirma la autora que el resultado ser el mismo: se llegar al punto
Pgina 166
de encuentro deseado entre el documento (soporte, medio, contexto) y su

funcin (lo que se pretenda al producir el documento)230.
Tambin Sonia Troitio Rodrguez seala que se puede elegir entre los modelos
de anlisis documental empleados por la Diplomtica Tradicional y por la
Tipologa Documental231. La opcin por uno u otro depende de los objetivos del
anlisis, de acuerdo con el objeto que se adopta por referencia: la serie
documental o el documento individualizado.
3.3.-
LA
ESTRATEGIA
DEL
MODELO
DE
VALORACIN
PROPUESTO
Si la crtica diplomtica, tal como afirma Susan Storch 232, permite localizar los
elementos claves que deben estar presentes en la estructura documental para
que un documento exista como tal y revela informaciones referentes al
objetivo, procedencia y proceso de creacin del mismo, se supone que tambin
permite localizar otros datos tiles para ejecutar la valoracin documental (u
otras funciones archivsticas).
Aplicando el mtodo diplomtico, los diplomatistas, tradicionalmente, vienen
ejecutando las tareas de criticar, analizar las formas, datar y editar
documentos. En efecto, para la Diplomtica los documentos son evidencias y
por lo tanto, son analizados retrospectivamente como fuente de prueba de
hechos que necesitan ser demostrados. En esta investigacin se pretende
analizar los documentos con mtodo semejante al de la Diplomtica, pero no
con carcter retrospectivo: se pretende analizar documentos que estn siendo
generados en el presente (pudiendo, inclusive, ser objeto de consideracin por
los gestores a la hora de establecer la estructura que tendr un documento).
230
Helosa Liberalli BELLOTTO. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de
arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado de So Paulo, 2002, pp. 93-94.
231
Sonia Troitio RODRIGUEZ. Da crtica diplomtica anlise tipolgica: abordagens e tcnicas de

anlise documental. Scire: Representacin y organizacin del conocimiento. 2011, vol. 17, nm. 1, pp.
65-72.
232
Susan STORCH. Diplomatics: modern archival method or medieval artefact. The American Archivist.
1998, vol. 61, nm. 2, pp. 365-383.
Pgina 167
Por otro lado, la identificacin est considerada por la mayora de los autores
como una fase necesaria y anterior a la ejecucin de la funcin valoracin: los
documentos de archivo insuficientemente identificados no pueden valorarse

adecuadamente233. Adems, se puede observar en la bibliografa consultada
que en el procedimiento de la valoracin, la caracterizacin y anlisis de
elementos como trmite, plazos de vigencia y precaucin, legislacin, plazos de
conservacin, etc., segn qu autor, son tareas ejecutadas en la fase de
identificacin de las series o en la de valoracin propiamente dicha.
En el presente estudio se opta por un modelo que creemos ms clarificador: a
los procesos antes mencionados, insertos en un sistema de gestin de
documentos, se agrega, como etapas preparatorias y previas para la
identificacin y valoracin de las series documentales, la extraccin y anlisis
(diplomtico y tipolgico) de las tipologas documentales producidas y/o
recibidas en el desarrollo de las funciones atribuidas a la entidad.
Establecidas todas las tipologas, con sus correspondientes vnculos con los
procesos de trabajo y/o funciones, se hace el anlisis documental de las formas
documentales de cada una de aquellas tipologas. Se analizan las formas
documentales, no los documentos en s mismos. Es el anlisis documental lo
que va a proveer la informacin necesaria para concretar la identificacin de las
series y para atribuir valores a las series identificadas.
En conformidad con tal afirmacin est la definicin que presenta Mara Beln
Piqueras Garca234 para la Diplomtica y las conclusiones a las que llega partir
de las mismas. Para la autora, la Diplomtica es la ciencia historiogrfica que,
con mtodo y tcnicas propias, estudia el documento en s mismo y en toda su

integridad, sin limitacin de poca, contenido, espacio, procedencia o
solemnidad, analizndolo crticamente en todo su conjunto, es decir, fijndose
233
ESPAA. COMISIN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Metodologa

[en lnea]. Madrid: Ministerio de Cultura, 2003. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.mcu.es/archivos/docs/MetodologiaComSup.pdf.
234
Mara Beln PIQUERAS GARCA. Concepto, mtodo, tcnicas y fuentes de la Diplomtica. En: RIESCO
TERRERO, ngel (ed.). Introduccin a la Paleografa y la Diplomtica general. Madrid: Sntesis, 1999.
pp. 191-206.
Pgina 168
en los distintos elementos y caracteres que lo configuran y, especialmente, en

su gnesis, forma-estructura, evolucin, tradicin y conservacin.
A partir de tal afirmacin la autora explica que el anlisis, la crtica diplomtica,
inicialmente est enfocada a demostrar la autenticidad jurdico-diplomtica y a
establecer la categora y el valor testimonial e histrico del documento
estudiado, pero al mismo tiempo pone de relieve otra serie de valores de tipo
administrativo, econmico, poltico, filolgico, lingstico, literario, informativo,

cultural.
A ello se debe aadir que el anlisis documental revela tambin una serie de
datos necesarios tanto para la valoracin documental como para otras
funciones archivsticas como, por ejemplo, la descripcin o la clasificacin
(datos que en la bibliografa consultada, mayoritariamente, eran recopilados en
la fase de identificacin de las series). As, el anlisis documental en los moldes
aqu propuestos, pondr en relieve datos como: la accin documentada; la
funcin y la actividad a que est vinculado el documento; el procedimiento
administrativo y el marco reglamentario a que est sometido el productor, la
accin y/o el documento; los plazos de vigencia y precaucional; el autor; la
fecha; el destinatario o destinatarios; etc.
En el modelo propuesto, se entiende que la identificacin de las series es
consecuencia del examen de los diferentes elementos verificados en el anlisis
de los tipos documentales. Adems, se considera que conocer la legislacin
concerniente, averiguar el trmite completo de los documentos y verificar los
plazos de vigencia, son acciones que deben ser efectuadas previamente a la
valoracin documental, y que el momento idneo para recopilar tales
informaciones es al realizar el anlisis documental de formas documentales de
las tipologas.
El proceso de valoracin documental propiamente dicho, en el modelo que aqu
se propone, como en la mayora de los modelos conocidos, empieza una vez
finalizada la identificacin de las series. El examen de factores tales como
frecuencia de consulta, potencialidad de uso, estado de conservacin,
Pgina 169
accesibilidad, etc., son fundamentales para definir la disposicin de las series

documentales valoradas. El resultado de dicho examen tiene repercusin en la
conservacin, plazos de transferencia, acceso y conservacin o, en su caso,
eliminacin total o parcial de las series. El momento para examinar dichos
factores, y otros como la existencia de series relacionadas o paralelas, o el
volumen documental de cada serie, es la fase de identificacin. No obstante, el
punto de partida de la valoracin documental son las informaciones recogidas
en el anlisis documental.
Por lo tanto, se estima que ambas fases, la de anlisis documental y la de
identificacin, son previas a la fase de valoracin propiamente dicha, pero las
tres son complementarias y estn interrelacionadas entre s.
3.3.1.- EL ANLISIS DOCUMENTAL EN EL MODELO PROPUESTO

El Archivo tiene origen en cuestiones de orden prctico, como son constituir y
conservar registros de las acciones y hechos, con fines probatorios e
informativos. Adems, su formacin ocurre por un proceso de acumulacin
natural, es un conjunto documental orgnico y estructurado cuyo contenido
slo puede ser comprendido estableciendo el vnculo existente entre el
documento y su contexto de produccin235, o sea, sus orgenes funcionales,
base jurdica y competencia administrativa.
La gnesis o elaboracin de documentos es la sucesin de todas las
operaciones por las que pasan los documentos desde el momento en que son
solicitados o concebidos y puestos por escrito, hasta el cumplimiento de todas
las formalidades susceptibles de concurrir en su ejecucin236. Con el estudio de
la gnesis documental se pretende establecer el procedimiento de elaboracin
del documento.
235

Social]. Universidade de So Paulo, Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas, So Paulo,
2008, p. 34.
236
Mara Milagros CRCEL ORT (ed.). Vocabulaire International de la Diplomatique. Comission

Internationale de Diplomatique. Valencia: Conselleria de Cultura y Universitat de Valencia, 1994.
Pgina 170
Tradicionalmente la Diplomtica ha distinguido entre actio y conscriptio, esto

es, entre el momento de la accin o actuacin de la parte o partes interesadas
en la creacin, modificacin o extincin de una determinada situacin jurdica y
el momento de hacer constancia y poner por escrito esta actuacin. A ctio y
conscriptio en los documentos antiguos se generan con total independencia

entre s y son estudiados por la Diplomtica por separado, por un lado la actio y
su proceso creador; y por otro la conscriptio como proceso de gnesis del
documento en el cual se hace constar por escrito aquella accin.
Por su parte, Luciana Duranti 237 considera que la gnesis de los documentos es
una elaboracin de rutinas, ms especficamente de dos rutinas, a las cuales
denomina momento de la accin y momento de la documentacin (la actio y
conscriptio de la Diplomtica tradicional). La distincin entre verdad histrica y

verdad jurdica constituye uno de los pilares de la crtica diplomtica y
correspondera a la distincin entre el momento de la accin y el de la
documentacin. Para los documentos modernos ya no vale la interpretacin de
que son momentos que ocurren por separado, dado que, en dichos documentos
la creacin ya no se distingue de la accin de la voluntad. Son momentos
conceptualmente distintos pero integrantes de un mismo procedimiento.
En la documentacin medieval existe una relacin bilateral entre el documento
y el hecho que le ha originado. Conforme describe Duranti, el hecho (A) que se
manifiesta a travs de un documento (B) conduce al hecho (A), existe, por lo
tanto, una relacin lineal entre ellos. El aumento del grado de complejidad de
las administraciones provoc la desaparicin de esa linealidad en los
documentos contemporneos. Con el aumento de la burocracia ocurri la
fragmentacin del acto jurdico en mltiplos actos relacionados entre s,
resultando cada uno de ellos en diferentes documentos, pudiendo haber varios
documentos relativos a un mismo acto. La relacin ahora es multilateral,
situacin que hace inviable la distincin entre el momento de accin y el de
237
Carmona: S & C, 1996, pp. 95-115.
Pgina 171
documentacin. En ello se encuentra una de las principales diferencias entre el

proceso gentico documental medieval y el actual.
Todos
los
documentos
archivsticos
poseen
los
mismos
componentes
fundamentales: una accin documentada, por y para determinadas personas

(autor, escritor y destinatario), acorde con determinados procedimientos y
estructura. Un documento solamente existe a partir del momento en que sus
componentes estn juntos y su contenido estructurado en una forma fija. Por
tanto,
es
la
forma
documental
lo
que
rene
accin,
personas
procedimiento238.
A partir de la gnesis documental es posible reconocer la procedencia,
categora, especie y tipo del documento. La gnesis de un documento
archivstico est relacionada con determinar, probar o cumplir algo dentro de
determinado sector, de una determinada entidad (pblica o privada). Su
elaboracin, por lo general, cumple con las siguientes etapas239:
Identificacin jurdico-administrativa del acto.
Seleccin de la especie documental.
Eleccin de la frmula diplomtica, sistematizada o usual adecuada.
Divulgacin junto al destinatario y/o tramitacin de rutina.
Conservacin u otra disposicin determinada en la valoracin.
Para conocer la gnesis documental es necesario estudiar analticamente el

documento y los vnculos que mantiene con la entidad que lo produjo, ya sea
en la fase de produccin o de acumulacin. El anlisis documental es una tarea
de investigacin y de crtica sobre la gnesis documental.
Al hacer el anlisis documental de los documentos archivsticos actuales, a la
necesidad de conocer la proveniencia y los elementos formales de los mismos,
238

2008, p. 37.
239
Pgina 172
hay que sumar la necesidad de conocer su identidad y el contexto jurdicoadministrativo de su produccin. As pues, el anlisis documental tal como se
propone en esta investigacin, persigue, entre otros, los siguientes objetivos:
Distinguir los caracteres intrnsecos y extrnsecos del tipo documental.
Conocer la gnesis, forma y tradicin documental.
Reconocer la identidad del tipo documental.
Conocer el motivo de la creacin del tipo documental.
Identificar la funcin o funciones a que est relacionada la produccin

del tipo documental.
Entender el procedimiento administrativo del cual el tipo documental es

parte.
Determinar el marco reglamentario en que se inscribe el tipo

documental.
El proceso de valoracin documental se aplica a los conjuntos orgnicos, a las

series documentales y no a los documentos individualmente. Por tanto, la
identificacin de las series es un paso indispensable en dicho proceso. Pero
indispensable tambin es el anlisis de los caracteres intrnsecos y extrnsecos
de los documentos para dicha identificacin de series.
De tal modo que para alcanzar el objetivo final de la valoracin, dictaminar
sobre la disposicin de las series documentales, antes es necesario:
Conocer el marco reglamentario a que estn sometido el productor, la

accin
documentada,
el
propio
documento
el
procedimiento
administrativo.
Determinar a qu tipo de funcin est vinculada la produccin de los

documentos considerados.
Averiguar el procedimiento administrativo, su ruta y cumplimiento.
Identificar especie, tipo y serie documental.
Saber el estado de transmisin del documento.
Verificar el grado de perfeccin y completitud del documento.
Averiguar los plazos de vigencia y precaucin.
Pgina 173
Para ello es preciso examinar el documento individual y orgnicamente, o sea,

es necesario examinar el documento en s mismo y tambin con relacin a su
contexto de produccin y del conjunto orgnico en que est inserto. Por tanto,
el modelo creado para realizar el anlisis documental que permita obtener los
objetivos, final y parciales, pretendidos, tiene que ser una fusin de los dos
modelos, el de anlisis diplomtico y el tipolgico (o archivstico como
denominan algunos autores).
Al estudiar diferentes propuestas de ambos modelos se puede observar que
muchos de los caracteres examinados son comunes a los mismos. Caracteres
tales como tipo, clase, soporte, tradicin, por ejemplo, son examinados tanto
en el anlisis diplomtico como en el tipolgico.
As pues, el modelo de anlisis documental que se propone es un modelo
hbrido, que combina elementos del anlisis diplomtico y del anlisis tipolgico.
Al hacer un anlisis diplomtico y tipolgico a la vez, lo que se pretende es
decodificar intrnseca y extrnsecamente las especies y/o tipos documentales
con la intencin de utilizar las informaciones reunidas en la identificacin y
caracterizacin de las series documentales, apoyar el proceso de valoracin
documental y tambin la clasificacin, ordenacin y descripcin.
Cada elemento incluido tiene utilidad para alguna de las funciones archivsticas
a ser desarrolladas por la entidad y para la conservacin y disponibilidad del
acervo considerado. Ms adelante se justificar la importancia de cada uno de
esos elementos en relacin a la valoracin documental, que es la funcin
archivstica que interesa en la presente investigacin.
La propuesta de un modelo de anlisis documental hbrido no es nueva, en
realidad Juan Carlos Galende Daz y Mariano Garca Ruiperez240 en un estudio
sobre los pasaportes decimonnicos, junto a lo que ellos llaman anlisis
240
Juan Carlos GALENDE DAZ; Mariano GARCA RUIPREZ. Los pasaportes, pases y otros documentos de
control e identidad personal en Espaa durante mitad del siglo XIX: estudio archivstico y diplomtico
(Parte I). Hidalgua. 2004, nm. 302, pp. 113-144 y nm. 303, pp. 169-208.
Pgina 174
archivstico recogen tambin el anlisis diplomtico. En el referido estudio, en la

ficha resumen se incluyen los campos:
Denominacin
Definicin
Caracteres externos
Productor.
Destinatario.
Legislacin aplicable ms relevante.
Modelos o formularios impresos oficiales.
Trmite para su expedicin y vigencia.
Vigencia administrativa del documento.
Vigencia cronolgica de la serie documental.
Contenido.
Ordenacin de la serie.
Series relacionadas.
Comentario archivstico.
A continuacin los autores hacen el Anlisis diplomtico con el estudio del

protocolo, texto, y escatocolo, y presentan un comentario diplomtico.
Uno de los temas principales en la presente investigacin es la valoracin
documental. No obstante se pretende que nuestra propuesta sea til en el
cumplimiento de todas las funciones archivsticas. Por ese motivo, se incluyen
en la toma de datos para el anlisis documental algunos que sern
aprovechables tanto para la valoracin documental, como para cualquier otra
funcin archivstica, como pueden ser la clasificacin o la descripcin. Adems,
cabe recordar que el modelo de valoracin documental propuesto es de
aplicacin a documentos actuales, que estn siendo producidos ahora mismo y,
en el caso de presentar fallos, tanto de carcter formal como procedimental, un
anlisis documental riguroso puede apuntar a los gestores documentales
soluciones para corregir tales fallos.
Pgina 175
Con el anlisis tipolgico (que a su vez se basa en el mtodo diplomtico) se

pretende averiguar la identidad del documento as como su contexto
administrativo,
jurdico
procedimental.
En
contrapartida,
el
anlisis
diplomtico es lo que va a permitir, entre otras cosas, verificar si los

documentos
estudiados
poseen una estructura documental
diplomtica
uniforme; identificar si determinados pasos de la accin y de la documentacin

se han cumplido para poder determinar el grado de perfeccin del documento,
as como en qu etapa de elaboracin ha finalizado su trmite (tradicin).
Todas estas son informaciones que slo el anlisis diplomtico permite
establecer con exactitud.
Dada la variedad de modelos de identificacin documental y la inexistencia de
un modelo explcito de anlisis diplomtico, tras evaluar diferentes propuestas
de prestigiosos autores y teniendo en cuenta la definicin que hace de la
disciplina la Comisin Internacional de Diplomtica241, para el presente estudio
se ha diseado un modelo propio. En el mismo, la exploracin documental est
estructurada en tres direcciones:
Identificar el contexto jurdico administrativo de la gnesis y expedicin

del documento.
Desentraar la estructura diplomtica del documento.
Obtener los caracteres extrnsecos que interesan en el anlisis tipolgico

y diplomtico.
3.3.1.1- El diseo de la Tabla de Toma de Datos para el

Anlisis Documental
El diseo de una estudiada Tabla de Toma de datos es crucial para el xito del
modelo propuesto.
241
La Diplomtica es la ciencia que estudia la tradicin, la forma y la elaboracin de los documentos. Su

objeto es hacer la crtica, juzgar su autenticidad, apreciar la calidad de los textos, extraer de las
frmulas todos los elementos de contenido susceptibles de ser utilizados por el historiador, datarlos y,
en fin, editarlos.
Pgina 176
Considerando que en el anlisis documental es necesario conocer la

proveniencia y los elementos formales del documento, su identidad y el
contexto jurdico-administrativo de su produccin, en la Tabla de Toma de
Datos para el anlisis de los documentos, deben ser incluidos campos que
valgan para que en cada tipo documental se pueda:
Distinguir los caracteres intrnsecos y extrnsecos.
Conocer de su gnesis, forma y tradicin documental.
Conocer su identidad.
Identificar el motivo por el cual fue creado.
Identificar la funcin o funciones a que est vinculado.
Conocer el procedimiento administrativo del cual forma parte.
Conocer el marco reglamentario a que est sometido.
Para una mejor comprensin del modelo formulado, se propone un esquemagua con los elementos considerados esenciales para lograr la correcta
interpretacin y ubicacin de las informaciones segn la funcin archivstica en
la que sern utilizadas (identificacin, valoracin, descripcin, etc.). Dicho
esquema-gua se muestra en la siguiente tabla, a continuacin se analizar
cada uno de los elementos presentes en la misma.
Pgina 177
CONTEXTO JURD. ADMINISTRATIVO
TABLA DE TOMA DE DATOS PARA ANLISIS DOCUMENTAL

ELEMENTO
EXPLICACIN
Especie
Expresin diplomtica
Tipo documental
Especie + actividad
Definicin
Definicin del documento acorde con las

normativas, diccionarios especializados o con la
propia realidad
Categora
Clasificacin segn naturaleza jurdicoadministrativa del documento
Acto
Accin intencionada que origin el documento
Productor
Creador y/o acumulador del documento
Funcin
Funcin institucional que origin el documento
Actividad
Accin por la cual el documento fue creado
Objetivo
Finalidad por la cual el documento fue creado
Marco reglamentario
Disposiciones normativas que respaldan la

organizacin, el acto, el procedimiento
administrativo y/o proceso documental
Autor
Persona fsica o jurdica que tiene autoridad y

capacidad para crear o en cuyo nombre o por cuya
autoridad el documento archivstico fue creado
Escritor
Persona fsica o jurdica que tiene la autoridad y

capacidad para estructurar el contenido del
documento archivstico
Destinatario
Persona fsica o jurdica a quien se dirige el

documento archivstico o para quien este est
previsto
Trmite
Flujo y pasos del procedimiento administrativo
Vigencia
Periodo y circunstancias en que el documento surte

efectos
Plazo precaucional
Periodo de guarda de documento considerando

posibles reclamaciones administrativas y/o jurdicas
Pgina 178
CONTROL
CARAC. EXTERNAS
ORDEN CONTENIDO
Protocolo
Contexto administrativo
de la accin
Invocacin
Invocacin a divinidad
Intitulacin
Identificacin de la entidad o
autoridad emisora del documento
Direccin
Destinatario (s)
Salutacin
Frmula de cortesa hacia el

destinatario
Prembulo
Contiene principios o normas de

conducta de carcter general que
justifican y explican el porqu del
acto
Notificacin
Frmula que indica al destinatario

las razones que sern elucidadas
en la exposicin
Exposicin
Razones o motivos inmediatos o

aproximados por los cuales se
otorga el acto
Disposicin
Objetivo del acto jurdico
Sancin
Clusulas que garantizan o

aseguran el cumplimiento de lo
contenido en la disposicin
Corroboracin
Formalidades necesarias para

garantizar la validez del
documento
Escatocolo
Documentacin de la
accin: medios de
validacin,
responsabilidades, acto
documentado y
frmulas finales
Datacin
Tipo de datacin
Validacin
Elementos que garantizan

validez del documento
Clase
Procedimiento usado para registrar la informacin
Soporte
Material usado para confeccionar el documento
Tradicin
Fase de elaboracin o modo de transmisin del

documento
Anotaciones
Notas aadidas al documento posteriormente a su

produccin
Responsable anlisis
documental
Identificacin del responsable del anlisis
Fecha anlisis
Fecha del anlisis
Texto
Accin, consideraciones
y circunstancias que
dieron origen y
condiciones
relacionadas con el
cumplimiento
la
Figura 8. Tabla de toma de datos para Anlisis Documental.
Pgina 179
3.3.1.1.1.- Contexto jurdico administrativo

El primer grupo de elementos a ser examinados est relacionado con el
contexto jurdico-administrativo en que se inserta el documento y que sirve
para identificar el mismo, su contexto de produccin y su proceso
administrativo. Para ello se reconocer en el documento analizado: la especie
documental; el tipo documental; el acto documentado; el productor; la funcin;
la actividad; el marco reglamentario; el auto; el escritor y el destinatario.
Asimismo, debe constar una breve definicin del documento y el desglose del
trmite del documento.
a.- ESPECIE DOCUMENTAL. El anlisis empieza por la identificacin de la especie
documental de la tipologa documental examinada. En Brasil muchos autores
consideran que antes del tipo documental est la especie documental. Como
antes se dijo, para esa corriente de la Archivstica la especie documental es la
configuracin que asume el documento conforme a la disposicin y naturaleza
de la informacin que contiene y obedece a frmulas convencionales, en
general establecidas por el Derecho Administrativo o Notarial. Se puede decir
que la identificacin de la especie documental es la tipificacin diplomtica del
documento. La inclusin de este campo en la Tabla de Toma de Datos es
opcional: en ese estudio se ha decidido incluirlo ya que, en principio, el mismo
ser aplicado en el mbito de la archivstica brasilea en la que este concepto
es generalmente operativo.
b.- TIPO
DOCUMENTAL.
A su vez, el tipo documental es la configuracin que
asume la especie documental de acuerdo con la actividad que la gener, o sea,

es el nombre del documento definido segn su forma y la accin implcita en el
contenido del mismo. El Diccionario de Terminologa Archivstica242 define el
tipo documental como una unidad documental producida por un organismo en
el desarrollo de una actividad que obedece a una funcin especfica, regulada
por una norma de procedimiento y cuya forma, contenido informativo y soporte
242
ESPAA. COMISIN DE TERMINOLOGA ARCHIVSTICA. Diccionario de terminologa archivstica [en

lnea]. 2 ed. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1995. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html.
Pgina 180
son homogneos. La definicin del nombre del tipo documental, generalmente,

est basada en legislacin relacionada con la funcin que gener el acto.
c.- DEFINICIN DEL TIPO
DOCUMENTAL.
Para mejor comprensin del documento
analizado es conveniente presentar una breve definicin del mismo. Esa

definicin debe estar fundamentada en las normativas relacionadas, en
diccionarios especializados o en la propia realidad administrativa.
d.- CATEGORA. Como expone Helosa Bellotto, la Diplomtica acata para los
actos administrativos la clasificacin establecida por el Derecho Administrativo y
clasifica a los documentos, segn su naturaleza jurdico-administrativa, en tres
categoras (y sus respectivas sub-categoras): dispositivos, testimoniales o
probatorios e informativos243.
Aade Bellotto que los documentos dispositivos son aquellos que instituyen un
acto jurdico y que los mismos pueden poseer carcter normativo, de pactos o
de
correspondencia.
Los
documentos
dispositivos
normativos
son
manifestaciones de voluntad de la autoridad competente y deben ser

obligatoriamente acatados por sus subordinados; por ejemplo las leyes,
reglamentos, ordenanzas o estatutos. Los documentos dispositivos de pacto son
los que ponen de manifiesto lo pactado entre dos o ms partes, tales como
convenios, contratos o acuerdos y, por ltimo estn los documentos dispositivos
de correspondencia, emitidos a consecuencia de los actos normativos con vistas
a determinar su ejecucin, como los avisos, edictos o intimaciones.
Los documentos testimoniales o probatorios son los documentos creados
simultnea o posteriormente al cumplimiento (o incumplimiento) de un acto, as
como los derivados de observaciones sujetas a informes o dictmenes. Son
documentos en que la autoridad competente acepta o asienta una afirmacin
de modo que d fe y tenga valor legal. Son documentos testimoniales de
constancia aquellos que contienen una declaracin de autoridad competente
cuya finalidad es la acreditacin de actos o hechos jurdicos, son registros
243
arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado de So Paulo, 2002, pp. 28-31.
Pgina 181
oficiales sobre actos o hechos, tales como las actas. De los documentos
testimoniales de constancia pueden derivar documentos comprobatorios, que
son los que comprueban o sirven para comprobar lo registrado en los primeros,
tales como certificaciones o atestados.
Como
ltima
categora
la
profesora
Bellotto
incluye
los
documentos
informativos, que para ella, son documentos en que se emiten opiniones o se

aclaran cuestiones suscitadas en otros documentos y cuyo contenido puede
fundamentar una decisin, como un informe, por ejemplo.
e.- ACTO. El acto es la accin documentada. Para entender el significado de
acto en el contexto jurdico administrativo del anlisis propuesto, es necesario
discurrir acerca de la diferencia entre hecho y acto. La sociedad, sea cual sea,
est inserta en un sistema jurdico, es una colectividad organizada a partir de
un sistema de reglas. Existen hechos y actos jurdicos, ambos estn sometidos
al sistema jurdico en que ocurren, lo que los distingue es la voluntad, la
intencin o no de producirlos. Un acto es una accin originada por la intencin
de producir exactamente el efecto que produce, por otro lado, un hecho es una
accin espontnea, que se origina sin pretensin de surtir una consecuencia
especfica. Las acciones plasmadas en los documentos archivsticos son actos
jurdicos puesto que son acciones cometidas a propsito.
f.- PRODUCTOR. Considerando la necesidad de examinar detalladamente el
contexto de produccin de los documentos, a las personas que distingue la
Diplomtica para la creacin de un documento hay que aadir el productor, que
segn el Diccionario de Terminologa Archivstica244 es la organizacin o
persona que ha creado, reunido y/o conservado y utilizado los documentos en
el desempeo de su actividad institucional o personal.
g.- FUNCIN. La misin es la finalidad ms amplia o el objetivo mayor que
engloba la contribucin social de la entidad a partir de las expectativas de la
244

Pgina 182
sociedad y debe ser conocida tanto interna como externamente. Para llevar a
cabo su misin las organizaciones, sean cuales sean stas, realizan en su
gestin un conjunto de funciones administrativas, comunes y especficas, que
tienen encomendadas.
La funcin, segn la norma ISDF 245, es cualquier objetivo de alto nivel,
responsabilidad o tarea asignada a una organizacin por la legislacin, poltica o

mandato. La funcin es un conjunto de actividades similares y conexas o
interdependientes, de ejecucin continua y sin trmino previsto. Las funciones
administrativas comunes o de soporte son las funciones genricas, que sirven
de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal,
gestin econmica, etc.), mientras que las funciones administrativas especficas
son aqullas que constituyen la razn de ser de una entidad y que le distinguen
de cualquier otra, estando directamente vinculadas a su misin. En el caso de
los Parlamentos de pases democrticos son funciones especficas, por ejemplo,
la de representacin, la legislativa y la de fiscalizacin y control del poder
ejecutivo.
h.- ACTIVIDAD
O PROCESO DE TRABAJO.
Vinculadas a las funciones estn las
actividades. La actividad es el conjunto de operaciones ejecutadas por una

organizacin (o algn rgano de su estructura), con vistas a realizar una
funcin. Se puede decir que es la accin que gener el documento y que, por lo
general, el verbo que designa la accin documentada identifica la actividad. La
ejecucin de las actividades se hace a partir de las tareas, que son un conjunto
de acciones realizadas por los individuos de la entidad que poseen tal
incumbencia. Las tareas son distribuidas a partir de las actividades. Se observa
en esa secuencia la gnesis documental y el vnculo orgnico que los
documentos poseen y representan de la misin, funciones, actividades y tareas.
i.- OBJETIVO. Para emitir juicio en relacin a la disposicin de series valoradas,
es importante saber cul es el objetivo final para el cual han los tipos
245
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones ISDF. Dresde: Consejo Internacional de Archivos, 2007.
Pgina 183
documentales que las componen sido creados y, si tal objetivo ha sido

consumado.
j.- MARCO
REGLAMENTARIO.
El marco reglamentario en que opera una
organizacin incluye: la legislacin, nacional o internacional, jurisprudencia y

regulaciones que tienen impacto en las actividades de la organizacin; las
reglas organizativas; las normas de obligatorio cumplimiento; cdigos
voluntarios de buenas prcticas; cdigos de conducta y tica; mbito o
directrices polticas de la organizacin; etc.246
Conocer el marco reglamentario es imprescindible para conocer competencias,
actuaciones y funciones del productor. Adems, a travs del marco
reglamentario que rige el productor de los documentos, la funcin que gener
el documento, la accin documentada y/o el procedimiento administrativo
permite averiguar si la produccin del tipo documental analizado est
reglamentada por ley, vincular la accin a la funcin y a la actividad que
impulsaron la creacin del documento, verificar los trmites previstos, as como
la vigencia y plazo precaucional.
k.- TRMITE. El trmite es la secuencia de pasos que sigue el documento de
acuerdo con el procedimiento administrativo a que est sometido, que es el
cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa
para la realizacin de un fin.
Para conocer el trmite de un documento es necesario analizar su flujo
documental, identificando el origen, los puntos de tramitacin y la finalizacin
del mismo. Con el estudio del trmite es posible conocer la ruta que sigue el
documento, visualizar si este presenta un trmite corto, sin necesidad de pasar
por varios sectores o departamentos para concluir su accin, o si, por el
contrario, presenta un largo recorrido, con necesidad de muchos informes y
pasos hasta su conclusin.
246
AENOR. Informacin y documentacin: Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de

documentos. UNE-ISO/TR 26122 IN. Madrid: AENOR, 2008.
Pgina 184
El mismo estudio permite averiguar quin tiene competencia para actuar en

cada etapa del trmite, as como observar la importancia que posee el
documento y con ello empezar a establecer valores primario y secundario para
el mismo.
En la fase administrativa, que es el mbito temporal en que el documento acta
e interesa a quien lo produjo, se distinguen dos perodos: el de vigencia y el de
plazo precaucional o preventivo de conservacin. Ambos periodos son
determinados, directa o indirectamente, por el contexto jurdico que les
concierne.
l.- VIGENCIA. La vigencia corresponde al tiempo en que el documento produce
efectos administrativos y legales plenos, acta en cumplimiento de lo que
expresa su texto, que puede ser obligar, testimoniar o informar, por ejemplo. El
periodo de vigencia est directamente relacionado con el motivo por el que el
documento fue creado y se inicia cuando finaliza el trmite (la firma de la
autoridad competente y/o la publicacin en los canales competentes si as lo
requiere el procedimiento administrativo). Entender cuando ocurre y cul es la
finalidad de la vigencia del documento, disminuye las posibilidades de
equivocaciones en la atribucin de valores y plazos de guarda.
m.- PLAZO
PRECAUCIONAL.
Una vez prescrita la vigencia, se establece el plazo
precaucional247 que es el perodo en que, por precaucin, se guarda el

documento con el propsito de proteger a la entidad y/o a su personal de
posibles reclamaciones administrativas y/o jurdicas, sobre algn aspecto
impugnable del cumplimiento de lo determinado en el documento durante su
vigencia. Servir de antecedente directo de otro documento o soporte jurdico a
un documento que lo requiera, tambin puede ser otro motivo de observancia
del referido plazo de precaucin.
En concomitancia con el plazo precaucional est la prescripcin que es el
intervalo de tiempo en que cualquier interesado puede accionar el Poder
247
Manuel VZQUEZ MURILLO. Administracin de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI.
Buenos Aires: Alfagrama, 2004, pp. 42-43.
Pgina 185
Judicial para hacer valer un derecho que considere que le fue negado o
quebrantado. El plazo de prescripcin est definido por el las normas legales y
direccionado al derecho, a la persona u objeto de la accin registrada en el
documento.
n.- PERSONAS. En cuanto a las personas que concurren en la creacin de un
documento, la Diplomtica distingue tres personas necesarias: el autor, el
destinatario y el escritor. En lneas generales, el autor es la persona fsica o
jurdica competente para ejecutar la accin que genera el documento, siendo
este expedido por l o por su mandato. El destinatario es a quien va dirigido el
documento;
puede
ser
un
individuo
un
colectivo,
inclusive
estar
subentendido. El escritor es el responsable del contenido y de la estructuracin

del documento248. Como se ha indicado anteriormente, tambin el productor
debe ser considerado entre las personas necesarias para la creacin de un
documento archivstico.
3.3.1.1.2.- Orden del contenido o partes constitutivas del documento
Los elementos internos o intrnsecos de la forma documental son todos los
componentes de la articulacin interna (carcter intelectual) encontrados en la
estructura interna del documento, el modo y el orden como se articulan las
partes del discurso. l se divide en tres partes y est organizado en el siguiente
orden: protocolo, cuerpo o texto y escatocolo o protocolo final.
a.- PROTOCOLO. El protocolo o protocolo inicial es la primera parte de la
estructura documental, tiene carcter introductorio y usualmente contiene la
identificacin de las personas que concurren en el documento, as como el
contexto jurdico-administrativo, geogrfico y temporal del mismo249. Es donde
suele aparecer algunos formalismos como el saludo al destinatario o la
248
249
Carmona: S & C, 1996, pp. 67-91.
[en lnea]. Mxico: InterPARES. TEAM
Mxico,
2012.
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://iibi.unam.mx/archivistica
/mex_glosario_interpares_ diplomatica_ene2012.pdf .
Glosario InterPARES de Preservacin Digital: Diplomtica
Pgina 186
invocacin a una divinidad. Conforme al grado de solemnidad del tipo

documental est constituido de invocacin, intitulacin, direccin y salutacin.
La invocacin, en los documentos antiguos era la referencia a la divinidad a
quin se ofrece la escrituracin del documento, actualmente puede ser una
invocacin divina, patritica o de otra ndole, o directamente, no existir. La
intitulacin es la indicacin de nombre, ttulo, capacidad y direccin de una
persona fsica o jurdica que expide el documento y de la cual el autor es su
agente. La direccin o inscripcin abarca el nombre, ttulo y destinatario del
documento y/o asunto. A su vez, la salutacin es una frmula de cortesa hacia
al destinatario250.
b.- TEXTO. El cuerpo o texto contiene la accin, consideraciones y
circunstancias que dieron origen y condiciones para el cumplimiento del acto
jurdico. Es el ncleo central del documento puesto que contiene el mensaje
que se pretende trasmitir. En l consta el objeto del acto jurdico, las causas
por las que se realiza y la enumeracin de las penas para el infractor. El texto,
conforme al grado de solemnidad y tipo de negocio jurdico, puede estar
dividido en prembulo, notificacin, exposicin, disposicin, sancin y
corroboracin.
El prembulo suele presentar un alto carcter protocolario, es empleado ms
comnmente en documentos de gran solemnidad y es donde se justifica la
creacin del acto. A su vez, la notificacin es la indicacin que se hace al
destinatario de que a continuacin se va a exponer la motivacin del
documento y antecede la exposicin que es donde son presentadas las causas
del acto, los motivos y antecedentes que explican o justifican el contenido
dispositivo del documento. La disposicin es la substancia del acto, es donde se
narra lo que se pretende con aquel documento, es donde queda explcito el
objetivo de la creacin del documento.
250
Glosario InterPARES de Preservacin Digital: Diplomtica [en lnea]. Mxico: InterPARES. TEAM Mxico,
2012. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/mex_glosario_interpares_

Pgina 187
En cuanto a la sancin y corroboracin, se puede decir que ambas partes son

frmulas dedicadas a garantizar la efectividad del acto jurdico, en la primera se
establecen las penalidades por el incumplimiento del acto y la segunda asevera
que las formalidades necesarias para su validez han sido observadas.
Desde el punto de vista histrico, legal y administrativo, el texto es la parte ms
importante del documento, pues es la que da la sustancia y la razn de ser del
mismo. El lenguaje que utiliza, empleando verbos como autorizar, promulgar,
decretar, certificar, permite determinar normas especficas que corresponden a
pocas histricas concretas y sirven para determinar la especie y/o tipologa de
los documentos251.
c.- ESCATOCOLO O PROTOCOLO FINAL. El escatocolo o protocolo final, contiene el
contexto documental de accin y la frmula final. Es en el escatocolo donde se
inscribe la fecha y lugar de realizacin del documento, as como las
suscripciones y dems elementos de validacin del mismo. Son partes del
escatocolo la datacin y la validacin. En la primera se indica fecha, y en
algunos casos tambin el lugar de elaboracin del documento (data crnica y
data tpica respectivamente). En la validacin es donde se encuentran las
subscripciones, signos o firmas del autor y de los testigos.
Es importante aclarar que muchos documentos, quizs la mayora, no poseen
todas las partes antes descritas y el orden en que estn estructurados puede
variar segn el tipo de documento.
Dado que uno de los supuestos de la Diplomtica es que, sin importar la
naturaleza, procedencia o fecha, desde un punto de vista formal, los
documentos archivsticos son similares y por tanto cuentan con una estructura
documental ideal, es imperioso evidenciar que en todos y cada uno de los
documentos considerados para la valoracin se pueden reconocer los pautas de
gnesis y estructura establecidas por la Diplomtica tradicional. Adems, con el
examen de las partes constitutivas de los documentos se pretende demostrar
251
Carmona: S & C, 1996, pp. 119-142.
Pgina 188
que en todas las tipologas analizadas se puede reconocer el esquema sealado

por la Diplomtica (protocolo, cuerpo o texto y escatocolo).
Cabe aadir que del examen las partes constitutivas de un documento se
obtienen tambin informaciones complementarias para el apartado contexto
jurdico administrativo. En efecto, en algunos casos, como puede ser el de los
documentos producidos en el registro de una Sesin Plenaria, hay datos como
destinatario,
productor,
validacin,
etc.,
que
muchas
veces
estn
sobreentendidos o estn relacionados con la funcin a que est vinculado cada

documento.
3.3.1.1.3.- Caracteres externos
Los elementos externos o extrnsecos son caracteres fsicos que conforman la
apariencia externa del documento, como la clase o el soporte, por ejemplo.
Tambin son elementos externos las anotaciones aadidas en fases posteriores
al momento de la accin.
a.- CLASE. La clase del documento est determinada por el procedimiento
empleado para transmitir la informacin. As los documentos textuales son los
que transmiten la informacin mediante texto escrito. Los iconogrficos son
documentos que emplean signos no textuales para transmitir la informacin
(mapas, planos, fotografas, diapositivas, transparencias, etc.). Los documentos
sonoros son aquellos en que la informacin es transmitida por sonidos (CDROM, cintas magnticas, MP3, etc.). En documentos audiovisuales se combinan
la imagen en movimiento y el sonido (cintas de video, DVD, etc.). Electrnicos
son los documentos generados por cualquier sistema informtico (CD-ROM,
cintas magnticas, DVD, etc.), habindolos inclusive sin soporte fsico.
b.- SOPORTE. El Diccionario de Terminologa Archivstica252 seala que el
soporte es el material fsico en el que se registra la informacin, es la materia
252

http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html .
Pgina 189
en que se plasma el documento (papel, pergamino, papiro, cintas y discos

magnticos, pelculas fotogrficas, etc.).
c.- ANOTACIONES. Otro de los elementos externos encontrados en los
documentos archivsticos son las anotaciones, adiciones hechas al documento
en fases posteriores a su creacin con vistas a completarlo, indicar diligencias,
registrar el trmite, informar datos de clasificacin y localizacin, etc.
d.- TRADICIN
DOCUMENTAL.
La tradicin documental es la forma o modo de
transmisin de un documento. La forma de transmisin se refiere a la fase de

elaboracin en que se encuentra el documento. La tradicin documental
establece la ingenuidad documental, o sea, el grado de relacin entre el
documento y su matriz. Segn ello, el original es la forma bsica y las otras son
formas que ocurren antes o despus de l, donde se concluye que hay tres
momentos en tradicin documental: el anterior al original, el original y el
posterior al original (pre-original, original y post-original). As, las fases de la
tradicin documental serian borrador, original y copia, pero en la prctica hay
otras formas o categoras tales como ampliaciones, confirmaciones, inserciones,
etc.253.
El borrador es un bosquejo del texto definitivo, que tras eventuales
correcciones o modificaciones, presenta la redaccin definitiva del documento,
pero sin los correspondientes signos de validacin (firmas, sellos, etc.). El
borrador representa el momento creativo en el proceso de la documentacin 254
y puede ser de gran importancia para la comprensin de dicho proceso o para
la interpretacin histrica de la accin documentada. Sin embargo, legalmente,
a priori, es nulo pues carece de los signos de validacin que le confieren la
calidad de perfecto.
253
ngel RIESCO TERRERO (ed.). Introduccin a la paleografa y la diplomtica general. Madrid: Sntesis,
1999, p. 12.
254
Carmona: S & C, 1996, p. 33.
Pgina 190
El original es el documento donde queda consignada por primera vez y en su

forma definitiva la voluntad del autor, de la que deja constancia, es el primitivo,
el primero. Adems, obligatoriamente, para ser original el documento tiene que
ser perfecto, trmino que tanto legal como diplomticamente quiere decir que
es un documento completo, terminado, sin defecto y capaz de obligar. El
original es por tanto el primer ejemplar del documento que se encuadra en la
condicin de documento perfecto, por ser diplomtica y legalmente completo y
capaz de producir las consecuencias deseadas por su autor. Es, pues, el acto
perfecto, revestido de las marcas de validacin y elaborado en condiciones que
le dan autenticidad por s mismo. Un original est dotado de tres cualidades: es
el primero, es completo y es efectivo255.
La copia es la transcripcin o duplicado de un original, representa un
documento formalmente idntico al original o, sencillamente, conforme describe
la Comisin Internacional de Diplomtica, es la transcripcin literal de un texto
anterior256. Determinadas copias pueden tanto sustituir los originales como ser
coexistentes con ellos. Hay diferentes tipos de copias y la Diplomtica las
agrupa por categoras: imitativas, simple y autnticas.
La copia imitativa (o figurada) reproduce el contenido y tambin, completa o
parcialmente, algunos de los elementos del documento original, tales como
soporte, escritura, etc. No posee valor legal y por lo general se hace sin
intencin fraudulenta. Como ejemplos se puede citar la fotocopia, el facsmil y
los documentos digitalizados.
En la copia simple prevalece la preocupacin por la reproduccin fiel del
contenido textual del documento, los elementos externos son distintos del
original y es legalmente nula.
255
Luciana DURANTI. Diplomtica: usos nuevos para una antigua ciencia. VZQUEZ, Manuel (trad.).
Carmona: S & C, 1996, p. 32.
256
Mara Milagros CRCEL ORT (ed.). Vocabulaire International de la Diplomatique. Comission

Internationale de Diplomatique. Valencia: Conselleria de Cultura y Universitat de Valencia, 1994.
Pgina 191
La copia autntica est hecha por personal autorizado para ello y surte los
mismos efectos legales que el original, como puede ser un traslado o una copia
certificada.
3.3.1.1.4.- rea de control
Todos los procedimientos de procesos y sistemas de gestin de documentos
deben ser documentados, tanto para determinar los requisitos necesarios para
la ejecucin, como para la revisin, auditoria y evaluacin de dichos procesos o
sistemas. Conviene por tanto que consten en la Tabla de Toma de Datos
campos para identificar al responsable de la recopilacin de los mismos; fecha o
algn otro dato que se considere necesario (el modo como los datos han sido
recopilados o quin proporcion los datos, por ejemplo).
a.- RESPONSABLE. Nombre e identificacin del personal responsable de la toma
de datos.
b.- FECHA. Fecha en que se realiz la toma de datos.
3.3.2.- IDENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES

En la presente investigacin se considera que la identificacin de las series
solamente es posible a partir del anlisis de las tipologas documentales. El
resultado del anlisis de las tipologas documentales incorporadas al sistema de
gestin de documentos es lo que permite conocer las series documentales que
se forman a partir de una o ms de esas tipologas.
Cabe recordar que, tal como explicamos anteriormente, el anlisis en el modelo
que proponemos se hace de las estructuras formales de los tipos documentales,
no de los documentos que efectivamente han tramitado, esto implica que haya
campos que solo describen el tipo de datos y no su contenido real. As, por
ejemplo, en el campo datacin se especfica el tipo de datacin utilizado, no la
fecha de produccin del documento.
No obstante la identificacin de las series se hace a conjuntos de documentos
efectivamente producidos y acumulados, con datos como fechas, volumen,
Pgina 192
previsin de crecimiento, etc. De forma que en la caracterizacin de una serie,

a las informaciones compiladas en el anlisis documental, hay que agregar las
informaciones que solamente pueden ser obtenidas despus de conocer la
existencia de dicha serie. O sea, a los datos recopilados en el anlisis
documental referentes a los elementos que caracterizan los tipos documentales
que integran la serie, al productor de los mismos o al marco reglamentario, por
ejemplo, hay que aadir, tras identificar la serie, informaciones como volumen
de serie, crecimiento anual, fechas lmites, si son series abiertas o cerradas, si
hay series relacionadas, etc.
3.4.-
REFERENCIAS
METODOLGICAS
DEL
MODELO
PROPUESTO
Al explorar manuales de Archivstica y bibliografa que trata especficamente de
modelos y metodologas257 se observa que determinados procedimientos de la
funcin archivstica valoracin documental, son comunes para muchos
autores:
257
Constituir Comisin Calificadora.
Analizar el productor.
Identificar las series documentales.
Conocer la legislacin concerniente.
Averiguar el trmite completo de los documentos.
Verificar los plazos de vigencia.
Atribuir valores a las series valoradas.
Determinar la disposicin de las series valoradas.
Vase, por ejemplo, el libro de Ieda Pimenta BERNARDES. Como avaliar documentos de arquivo. So
Paulo: Arquivo do Estado de So Paulo, 1998; el artculo de Rafaela ALMEIDA y Ana Clia RODRIGUES.
Identificao de tipologias documentais como parmetro para avaliao de documentos contbeis
[CD-ROM]. En: Actas del VII Congreso de Archivologa del Mercosur Archivos: Patrimonio documental
del futuro, (Via del Mar 21-24 de noviembre de 2007), Via del Mar: Asociacin Archiveros de Chile,
2007; o el libro de Llus CERMENO I MARTORELL y Elena RIVAS PAL. Valorar y seleccionar
documentos qu es y cmo se hace. Gijn: Trea, 2010.
Pgina 193
Se caracterizan a continuacin, segn las aportaciones muy ampliamente

coincidentes de los especialistas en valoracin documental, cada uno de estos
elementos.
a.- COMISIN
DE
VALORACIN DOCUMENTAL
COMISIN CALIFICADORA. En
sistemas de valoracin documental en que las decisiones finales del proceso

son colegiadas, la primera accin debe ser la constitucin formal de la Comisin
de Valoracin Documental y acto seguido, la elaboracin y divulgacin de textos
legales o normativos que definan reglas y procedimientos para desarrollar la
valoracin.
b.- ANLISIS
DEL RGANO O ENTIDAD PRODUCTORA DEL ACERVO A VALORAR.
Resulta ineludible conocer en profundidad el rgano productor del acervo a

valorar. El estudio de la estructura y funcionamiento de la organizacin,
haciendo el anlisis de las competencias, funciones y actividades atribuidas a
cada unidad administrativa debe ser la primera actividad del proceso de
valoracin. De manera general, la segunda etapa se define como conocimiento
de la produccin documental resultante de la ejecucin de tales funciones y/o
actividades, con la finalidad de identificar las series documentales que genera.
c.- CONOCIMIENTO
DE LA LEGISLACIN CONCERNIENTE.
Conocer el conjunto
normativo relativo a la organizacin productora del documento, a la accin

documentada, al procedimiento administrativo a que estn sometidos el
productor, la accin y/o el documento, es otra tarea comnmente considerada
como imprescindible para conocer competencias, actuaciones y funciones del
productor, averiguar los plazos de vigencia y/o precaucional, para atribuir
valores a las series documentales, etc.
d.- AVERIGUACIN
DEL TRMITE DEL DOCUMENTO.
Otro factor considerado
importante para dictaminar sobre la disposicin de las series documentales es

conocer su trmite. El trmite es la secuencia de pasos que recorre el
documento desde su creacin hasta cumplir con la finalidad para la cual fue
creado. Tal recorrido est definido por procedimientos burocrticos pues los
documentos, que son creados para validar una accin, necesitan, por ejemplo,
Pgina 194
ser analizados, confirmados o autorizados por diferentes rganos dentro de la

entidad, generando trmites cortos o largos, acordes con la complejidad y
alcance de la accin.
e.- VERIFICACIN
DE LOS PLAZOS DE VIGENCIA.
Otro punto comn en la
bibliografa consultada es la necesidad de verificar los plazos de vigencia, de

precaucin y/o prescripcin para determinar plazos de eliminacin y/o
conservacin, siendo para ello fundamental conocer la legislacin concerniente.
f.- IDENTIFICACIN
DE LAS SERIES A VALORAR.
La Identificacin es una fase del
tratamiento archivstico y consiste en recoger informaciones referentes a los

elementos que caracterizan los documentos que conforman determinada serie
documental, analizando el tipo documental, el productor del mismo, el conjunto
normativo referente a los documentos y productor, etc.
La Administracin contempornea desarrolla sus actividades en un contexto
regulado por normativas de procedimientos, generando documentos que se
producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el
tiempo y que originan las series documentales258. La serie documental se
entiende como un conjunto organizado y homogneo de documentos
producidos o recibidos a lo largo del tiempo por una oficina, en el desarrollo de
una funcin concreta, cuyas unidades se rigen por una misma normativa,
presentan una estructura interna similar y contienen el mismo tipo de
informacin.
Tal como explica Mariano Garca Ruiperez259, el concepto de serie documental
es un tema abierto, todava hay divergencias entre los autores y muchas veces
se confunde la serie con el tipo documental. Opina el referido autor que la serie
documental es el conjunto de documentos producidos y recibidos por una
258
ESPAA. COMISIN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Metodologa

[en lnea]. Madrid: Ministerio de Cultura, 2003. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
259
Mariano GARCA RUIPREZ. Series y tipos documentales. Modelos de anlisis [en lnea]. Legajos.
Cuadernos de investigacin archivstica y gestin documental. 2007, nm. 10, pp. 9-26. [Consulta:
25/01/20140]. Disponible en: http://www.diputaciolleida.es/c/links/arxius/ruiperez.pdf.
Pgina 195
entidad en el ejercicio de una determinada actividad o funcin, en un periodo

de tiempo y con caractersticas tipolgicas propias y distintivas, o sea, un tipo
documental concreto redactado por un rgano en el ejercicio de una funcin

especfica que se repita en el tiempo forma la serie.
Aade Ruiperez que el tipo documental no deja de ser un modelo terico que
al vincularlo a un productor y a una funcin concreta, y repetirse en el tiempo,
formara la serie, susceptible de ser identificada, clasificada, valorada y
descrita.
El resultado final de la identificacin es la definicin de las series documentales,
y
consecuentemente,
la
elaboracin
del
Cuadro
de
Clasificacin
de
Documentos. El Cuadro de Clasificacin de Documentos es un instrumento de

consulta que refleja la organizacin de un fondo documental o de la totalidad
de los fondos de un Archivo y aporta los datos esenciales de su estructura
(denominacin de secciones y series, cdigos de clasificacin, etc.).
g.- ATRIBUCIN DE
VALORES.
La atribucin de valores conforme al ciclo vital de
los documentos y la definicin de plazos de conservacin en funcin de tales

valores, la llamada teora de los valores surgida a raz de las formulaciones
presentadas por Schellenberg en los aos 1950, est vigente en casi todas las
metodologas examinadas para sustentar la presente investigacin. Se puede
decir que las propuestas actuales son derivaciones de lo que plante el autor en
su momento260.
Segn Schellenberg los documentos poseen dos tipos de valores: valores
primarios y valores secundarios261.
260
Cabe aclarar que todo lo que fue propuesto por el autor est basado en su experiencia en los archivos
de la Administracin Pblica, en sus textos siempre se refiere a documentos oficiales, reparticin
pblica, agencia de gobierno, etc., pero sus planteamientos han sido trasladados a todo tipo de
archivo y/o documento.
261
Las formulaciones efectuadas por SCHELLENBERG fueron presentadas por el autor en diversos textos,
pero las obras principales son: Modern archives; principles and technique y The appraisal of modern
public records, texto de orientacin a los archiveros de las agencias gubernamentales de Estados
Unidos, publicado por primera vez en 1956 en el Bulletins of the National Archives (Washington) y
disponible en la pgina web del National Archives and Records Administration-NARA:
http://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/appraisal-of-records.html.
Pgina 196
Los valores primarios son inherentes a la utilizacin administrativa de los

documentos en la propia entidad que los produjo. La utilidad administrativa
est relacionada con la observancia de los procedimientos administrativos,
legales o fiscales, que promover la existencia de valores primarios
administrativos, legales y fiscales.
El valor administrativo est relacionado con la finalidad por la cual fueron

generados y se mantiene desde el origen hasta que se concluya la accin
administrativa de la que son soporte y testimonio.
El valor legal es aqul que presentan los documentos que pueden servir
como prueba de derechos u obligaciones ante la ley.
El valor fiscal es aqul que tienen los documentos que se refieren al

cumplimiento de obligaciones tributarias o presupuestarias.
En contrapartida, los valores secundarios son los valores que presentan los
documentos una vez cesado su uso administrativo y que son de inters para
otros usuarios adems de los de la entidad de origen. Para mejor determinar
los valores secundarios de los documentos, estos deben ser analizados en
relacin a dos aspectos: el del testimonio que contienen de la organizacin y
funcionamiento de la entidad que los produjo; y el de la informacin que
contienen sobre personas, entidades, cosas, hechos, problemas, etc., que la
entidad haya tratado.
La utilidad permanente y secundaria de los documentos ser determinada
entonces por dos tipos de valores secundarios, que a efectos de estudio,
Schellenberg denomin valores probatorios o testimoniales ( evidential values) y
valores informativos (informational values).
Los valores probatorios son los derivados de la prueba que los

documentos contienen de la organizacin y funciones de la entidad. Para
el autor, el valor probatorio atribuido a los documentos depende del
carcter y de la importancia de la materia evidenciada, o sea del origen y
de los programas caractersticos de la entidad productora de los
Pgina 197
documentos, no de la manera como los documentos fueron custodiados

o de la calidad de la prueba misma.
Los valores informativos derivan de la informacin acerca de los asuntos

tratados en una entidad, no acerca de la entidad. La informacin que
contienen los documentos, sobre personas, cosas o fenmenos no
necesariamente importan para el estudio y comprensin de la
organizacin y funcionamiento de la entidad, pero pueden servir para
investigaciones de carcter econmico, sociolgico, histrico, etc.
El autor establece que la distincin entre valores probatorios y valores

informativos es una cuestin didctica, pues los dos tipos de valores no son
excluyentes mutuamente: un documento puede tener valor probatorio por el
testimonio que ofrece de la entidad y al mismo tiempo tener tambin valor
informativo porque ofrece informacin sobre personas, cosas o fenmenos.
A su vez, el Consejo Internacional de Archivos, en un estudio262 preparado por
la Seccin de Archivos y Archiveros de Parlamentos y Partidos Polticos, que
propone pautas para la valoracin documental en instituciones parlamentarias,
describe los diferentes tipos de valores que pueden poseer sus documentos y, a
los valores administrativo, jurdico, fiscal e histrico, aade el valor
parlamentario. Dicho valor es definido como el valor que tienen los
expedientes de las iniciativas parlamentarias en relacin a la informacin que

contienen con el objeto de ser utilizados por los Diputados en los debates
parlamentarios. Este valor suele ser complementario con el valor informativohistrico, es decir a medida que decrece el valor parlamentario o poltico crece
el valor informativo-histrico.
h.- DICTAMEN
ACERCA DE LA DISPOSICIN DE LAS SERIES VALORADAS.
Por
supuesto, lo que todos los autores pretenden es llegar a un veredicto en cuanto

a la disposicin de las series valoradas. La disposicin es el resultado de la
262
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Las instituciones parlamentarias: criterios para la evaluacin

y seleccin de documentos [en lnea]. VALLE DE JUAN, Mara ngeles (ed.). Paris: Consejo
Internacional de Archivos, 2004. ICA Studies/tudes, n 15. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
Pgina 198
valoracin documental, es la determinacin de lo que se har con las series

valoradas. Segn la Norma UNE-ISO 15489263 la suerte final de un documento
(o de una informacin) puede ser mucho ms que la conservacin o
eliminacin.
En el apartado 9.9 de la referida Norma consta que la disposicin puede ser
una (o ms) de las siguientes acciones:
Destruccin fsica.
Conservacin por largo perodo de tiempo en la unidad administrativa

correspondiente.
Traslado a un depsito bajo control de la entidad.
Transferencia a otra entidad que haya asumido la responsabilidad de la

actividad mediante una restructuracin, una venta o una privatizacin.
Traslado a un depsito gestionado por empresa contratada con tal

objetivo.
Transferencia de responsabilidad de la gestin a otra autoridad

competente, pero manteniendo almacenamiento fsico en la propia
entidad productora de los documentos.
Transferencia a Archivo histrico de la propia entidad.
Transferencia a autoridad archivstica externa.
Adanse a esas opciones, la migracin de soporte y la conservacin por

muestreo.
3.5.- EL MODELO PROPUESTO, PASO A PASO

Considerando lo expuesto en los apartados anteriores y los objetivos que se
pretende alcanzar, los pasos a seguir en el modelo de valoracin documental
propuesto, con sus respectivos desdoblamientos se describen a continuacin.
263
AENOR. Informacin y documentacin: Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades . UNE-ISO

15489-1. Madrid: AENOR, 2006. Apartado 9.9.
Pgina 199
Antes, cabe aclarar que para todos los pasos mencionados, menos para el
anlisis documental y la identificacin de las series segn las pautas aqu
propuestas, existe abundante y variada bibliografa tcnica264. As, en este
estudio no se discurrir acerca de la ejecucin de dichos pasos, sino que se
har tan slo una breve descripcin y se indicar, si fuera el caso, alguna
norma relativa al tema. En cuanto al anlisis documental y la identificacin de
las series, etapas del proceso que presentan alguna novedad en relacin a los
modelos conocidos, estn detallados en los apartados 3.3.1.- y 3.3.2.respectivamente.
3.5.1.- ANALIZAR LA ORGANIZACIN

Es necesario estudiar la historia, estructura y funcionamiento de
la
organizacin, sus alteraciones estatutarias y estructurales, etc., as como el

marco reglamentario a que est sometida. Para ello, adems de valerse de
manuales de gestin administrativa y contar con el apoyo y conocimiento de los
equipos dedicados a ese tema en la organizacin, se pueden seguir pautas
establecidas en la Norma UNE/ISO 15489265 y su respectivo informe tcnico.
3.5.2.- IDENTIFICAR FUNCIONES

Para la valoracin documental, tan importante como conocer la historia, misin,
jerarqua, etc. del productor, es conocer la funcin que origina el documento.
La Norma ISDF-Norma Internacional para la Descripcin de Funciones, del
264
Vense por ejemplo: Ieda Pimenta BERNARDES. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo:
Arquivo do Estado de So Paulo, 1998; BRASIL. ARQUIVO NACIONAL. Classificao, Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administrao Pblica. Rio de
Janeiro: Conselho Nacional de Arquivos, 2001; Llus CERMENO I MARTORELL; Elena RIVAS PAL.
Valorar y seleccionar documentos qu es y cmo se hace. Gijn: Trea, 2010; De los mismos autores:
Valoracin y seleccin de documentos [en lnea]. CRUZ MUNDET, Jos Ramn (dir.). A dministracin de
documentos y archivos. Textos fundamentales. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y
Gestores de Documentos (CAA), 2011. pp. 215-271. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.archiveros.net/administracion-de-documentos-y-archivos-textos-fundamentales/;
Luis
HERNNDEZ OLIVERA, Luis; Manuela MORO CABERO. Procedimientos de valoracin documental.
Salamanca: ACAL, 2002; y las Normas UNE/ISO sobre gestin de documentos, en especial:
15489:2006, 23081:2008, 26122:2008, 30300:2011, 30301:2011.
265
AENOR. Informacin y documentacin: Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades. UNE-ISO

15489-1. Madrid: AENOR, 2006 y AENOR. Informacin y documentacin: Gestin de documentos. Parte
2: Directrices. UNE-ISO/TR 15489-2. Madrid: AENOR, 2006.
Pgina 200
Consejo Internacional de Archivos, as como las Normas UNE/ISO 15489:2006,

y 23081:2008266 y 26122:2008267, todas relacionadas con la gestin de
documentos, son instrumentos que ofrecen directrices para la identificacin de
funciones.
3.5.3.- ANALIZAR
PROCESOS
DE
TRABAJO
PARA
GESTIN
DE
DOCUMENTOS
Un proceso puede ser una actividad, operacin o transaccin. Las directrices

para efectuar el anlisis de los procesos de trabajo para la gestin estn
establecidas en la Norma UNE-ISO/TR 26122:2008. Conviene destacar, que al
existir
la
necesidad
de
extraer
inequvocamente
todas
las
tipologas
documentales producidas en cada proceso de trabajo, debe ser enfatizado el

anlisis secuencial, que es el que permite el estudio detallado hasta el nivel de
documento, conforme informa dicha norma UNE/ISO.
3.5.4.- ESTABLECER LAS TIPOLOGAS DOCUMENTALES

En conformidad con la propuesta de Bruno Delmas268, para caracterizar los
documentos como es debido, antes es necesario conocer todas las formas que
los textos y los datos pueden tomar y establecer sus correspondientes
tipologas. A partir del resultado del anlisis de procesos de trabajo para la
gestin de documentos, se extraern las tipologas documentales producidas
y/o recibidas en la ejecucin de las funciones, actividades u operaciones de la
organizacin, debiendo ser aquellas incorporadas al sistema de gestin de
documentos.
266
AENOR. Informacin y documentacin: Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin

de documentos. Parte 1: Principios. UNE-ISO 23081-1. Madrid: AENOR, 2008 y AENOR. Informacin y
documentacin: Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte
2: Elementos de implementacin y conceptuales. UNE-ISO/TS 23081-2. Madrid: AENOR, 2008.
267
AENOR. Informacin y documentacin: Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de

documentos. UNE-ISO/TR 26122 IN. Madrid: AENOR, 2008.
268
Pgina 201
3.5.5.- ANALIZAR LAS TIPOLOGAS DOCUMENTALES EXTRADAS

Conforme a la argumentacin presentada en el apartado 3.1.-, sern analizadas
las formas documentales de cada tipologa documental extrada.
TOMA
DE DATOS PARA EL ANLISIS DOCUMENTAL.
Para recoger las
informaciones necesarias al anlisis de las tipologas documentales de

forma ordenada y coherente con el propsito del mismo, debe ser
elaborada la Tabla de Toma de Datos para el Anlisis Documental. Dicha
tabla debe contener campos que permitan conocer la gnesis, tradicin y
forma documental de los tipos documentales, su identidad, el motivo de
su creacin, la funcin o funciones a que est relacionada su produccin,
el procedimiento administrativo a que est vinculado, el marco
reglamentario que le atae y tambin campos que permitan distinguir los
caracteres intrnsecos y extrnsecos de los documentos. Vase en el
apartado 3.3.1.1.-, el modelo de Tabla de Toma de Datos sugerido en
esta investigacin.
ANLISIS
DOCUMENTAL DE LAS TIPOLOGAS DOCUMENTALES EXTRADAS.
Para caracterizar las tipologas documentales es necesario estudiar

analticamente el documento y los vnculos que mantiene con la entidad
que le produjo. Tal como se explica en el apartado 3.3.1.-, el anlisis
documental en la forma propuesta en la presente investigacin tiene un
carcter diplomtico y tipolgico a la vez, y su finalidad es proveer
informaciones fiables para la valoracin documental, as como para otras
funciones archivsticas.
FACILITAR
LA UTILIZACIN DE LOS DATOS EXAMINADOS EN LOS DIFERENTES
PROCESOS DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS.
Considerando que el resultado
del anlisis documental resulta til en diferentes procesos de la gestin

de documentos, es necesario desarrollar mecanismos que permitan su
uso por los diferentes agentes del sistema. La forma de hacerlo va a
depender del tipo de sistema de gestin, de los recursos financieros y
humanos disponibles, etc. Los instrumentos de difusin de los resultados
del anlisis pueden ir desde la simple distribucin de las hojas de anlisis
Pgina 202
de cada tipologa documental hasta su entrada al sistema informtico de

gestin documental, de manera que los datos sean incorporados
automticamente, donde corresponda, en cada proceso que deba
utilizarlos.
3.5.6.- IDENTIFICAR LAS SERIES DOCUMENTALES

La identificacin de las series es imprescindible para la valoracin documental,
es la base para la elaboracin del Cuadro de Clasificacin y consecuentemente
de la Tabla de Valoracin. La definicin de las series se realiza a partir del
anlisis de las tipologas documentales. Es el anlisis de las tipologas
documentales lo que permite saber cul o cules de ellas forman series
documentales y qu series forman.
3.5.7.- ELABORAR EL CUADRO DE CLASIFICACIN

La identificacin de las series permitir elaborar el Cuadro de Clasificacin, que
debe ser aprobado por las instancias a que incumba su autorizacin. En el caso
de sistemas de gestin automatizados, el Cuadro de Clasificacin debe ser
integrado a ese sistema para facilitar su utilizacin en los dems procesos de la
gestin de documentos. Adems, si fuera el caso, deben ser publicadas normas
necesarias a su utilizacin.
3.5.8.- PROCEDER A LA VALORACIN DOCUMENTAL

Tras conocer la organizacin, identificar sus funciones, establecer las tipologas
documentales producidas, analizar las tipologas documentales incorporadas al
sistema, identificar las series documentales y preparar el Cuadro de
Clasificacin, se pone en marcha el proceso de la valoracin documental. Para
ello, es necesario:
CONSTITUIR
LA
COMISIN PERMANENTE
DE
VALORACIN DOCUMENTAL. En
los casos en que en el sistema de valoracin documental elegido, las

decisiones son colegiadas, debe ser constituida formalmente la Comisin
Pgina 203
de Valoracin Documental. El nombramiento de los miembros que la

integran debe ser publicado en el medio que corresponda.
ELABORAR Y PUBLICAR LAS NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIN Y

GRUPOS
DE
TRABAJO. El funcionamiento de la Comisin y de los Grupos
de Trabajo, si los hay, deben estar normalizados. Las normas de

funcionamiento deben ser publicadas, primero porque deben ser
conocidas por todos los agentes involucrados en el proceso y tambin
porque el proceso debe ser documentado.
ELABORAR
Y DIVULGAR EL PLAN DE TRABAJO.
Para que el proceso de
valoracin progrese adecuadamente conviene elaborar un plan de

trabajo en donde sean detallados los procedimientos, asignados los
responsables y definido el calendario con los plazos de cumplimiento de
cada actividad/tarea. El plan de trabajo debe ser de conocimiento de
todos los agentes involucrados en el proceso.
VALORAR
LAS SERIES DOCUMENTALES IDENTIFICADAS.
Con los resultados
del anlisis documental y de la identificacin de series, sumados a la

atribucin de valores segn criterios establecidos para ello, frecuencia de
uso, estado de conservacin, etc., se hacen las propuestas de valoracin
para cada serie documental. El dictamen final acerca de la valoracin
compete a la Comisin de Valoracin.
ELABORAR
LA
TABLA
DE
VALORACIN. La Tabla de Valoracin es el
instrumento que materializa el proceso de valoracin documental. Para

que tenga eficacia debe ser aprobada por la autoridad competente y
debidamente divulgada. En la Administracin Pblica debe ser publicada
en el Boletn Oficial. En los casos de sistemas de gestin de documentos
automatizados, la Tabla de Valoracin debe ser integrada en el mismo,
puesto que genera metadatos necesarios para el registro de los
documentos que se incorporan al sistema. Complementariamente, deben
ser elaboradas y publicadas las normas y calendarios necesarios para el
cumplimiento de lo establecido en la Tabla de Valoracin.
Pgina 204
3.5.9.- CUMPLIR CON LA DISPOSICIN ESTABLECIDA EN LA VALORACIN

DOCUMENTAL
Terminado el proceso de valoracin, hay que aplicar en la prctica lo

establecido en l. Peridicamente, conforme a la Tabla de Valoracin y a los
calendarios de trabajo, hay que transferir, eliminar, cambiar el soporte, etc., a
las series que corresponda, produciendo, para ello, los respectivos controles
(listas de eliminacin o guas de transferencia, por ejemplo).
3.5.10.- ACTUALIZAR LA TABLA DE VALORACIN

Las
organizaciones
actuales,
con
relativa
frecuencia
necesitan
alterar
estrategias, funciones, procesos de gestin, etc. Ello se debe a la necesidad de

adaptarse a la rpida evolucin tecnolgica, al perfeccionamiento de los
sistemas de gestin, a nuevas normas de carcter nacional o internacional o a
los cambios sociales, por ejemplo. Cada alteracin, ya sea de carcter
administrativo, normativo o de otra ndole puede, por ejemplo, implicar la
incorporacin de nuevos documentos al sistema de gestin, la formacin de
nuevas series o modificar algn criterio establecido para la valoracin. La Tabla
de Valoracin Documental debe ser revisada peridicamente de modo que los
cambios ocurridos, si los hay, queden reflejados en ella.
Conviene tener en cuenta que:
En muchas ocasiones al empezar el proceso de valoracin documental,

las organizaciones ya tienen concluidos algunos de los pasos antes
citados y, obviamente, por economa de recursos, tiempo y dinero
conviene aprovechar el trabajo que ya est hecho.
Hay etapas de un mismo procedimiento que pueden ser simultaneadas.
Todos los pasos deben ser debidamente documentados de forma que se

garantice la transparencia, competencia, eficacia y confiabilidad del
proceso.
Para finalizar, cabe decir que tal como est concebido el modelo propuesto, con
etapas comunes a diferentes procesos de la gestin documental, a la hora de
Pgina 205
ejecutar la valoracin documental algunas etapas pueden haber sido realizadas

en el curso de la ejecucin de otro proceso. Obsrvese que en la secuencia del
proceso de valoracin antes enumerada, los primeros 7 pasos son anteriores a
valoracin documental, y los 2 ltimos, posteriores. Asimismo, algunos forman
parte del proceso de incorporacin, otros del de clasificacin, otros del de
disposicin y algunos son comunes a ms de un proceso.
Pgina 206
PARTE IV.- APLICACIN DEL MODELO

DE VALORACIN PROPUESTO A UN
CASO REAL: DOCUMENTOS DE LA
CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO

FEDERAL
El objetivo final del presente estudio es disear un modelo de valoracin
documental que permita obtener datos objetivos y fiables sobre las series
documentales a valorar. Para ello, se propone un modelo que se distingue por
su origen en la metodologa diplomtica. Para comprobar la eficacia del modelo
propuesto, ste ser aplicado a un conjunto de documentos de carcter
parlamentario, concretamente, los documentos generados en el registro de
Sesiones Plenarias de la Cmara Legislativa do Distrito Federal de Brasil.
4.1.- UNA APROXIMACIN MULTIDISCIPLINAR AL TEMA

Antes de empezar a probar el modelo en la muestra documental elegida, se
har una breve explicacin acerca de algunos temas que son ineludibles para
contextualizar la presente investigacin. Se presentar, de forma esquemtica,
la historia de la institucin productora de los documentos la Cmara Legislativa
do Distrito Federal de Brasil, la organizacin administrativa de dicha institucin,

el contexto en que estos son generados y el marco reglamentario al que estn
sometida institucin y documentos.
Al mismo tiempo, se incluyen otros aspectos que constituyen el entorno en que
se desenvuelve la CLDF, ilustran la trayectoria de la autonoma poltica del
Distrito Federal de Brasil y son relevantes para introducir la aplicacin del
modelo a los documentos elegidos: datos poltico-geogrficos de Brasil,
Pgina 207
descripcin de la estructura poltico administrativa del Pas; la historia de la

capitalidad en Brasil y la historia del Poder Legislativo en Brasil y Brasilia.
4.1.1.- REFERENCIAS POLTICO-GEOGRFICAS DE BRASIL

El territorio brasileo269 se extiende por un rea de 8.514.876,599 km2 al este
de Amrica del Sur, limita al norte con Venezuela, Guayana, Surinam y Guayana
Francesa, al noroeste con Colombia, al oeste con Per y Bolivia, al sudoeste con
Paraguay y Argentina y al sur con Uruguay.
En cuanto a la poblacin Brasil, segn el ltimo censo (ao 2010), tiene
190.732.694 de habitantes, ocupando el quinto puesto a nivel mundial en
nmero de habitantes, despus de China, India, Estados Unidos e Indonesia.
La moneda oficial del Pas es el Real.
El portugus es el nico idioma oficial de Brasil, pudiendo existir, entre regiones
y estados, pequeas variaciones en el lenguaje coloquial. Lenguas minoritarias
son habladas en el da a da en el vasto territorio brasileo, parte de ellas son
las lenguas indgenas. Otros idiomas, mayoritariamente en las regiones sur y
sureste, son hablados por descendientes de inmigrantes que preservan las
costumbres y lengua de sus antepasados. El alemn, por ejemplo, es la lengua
materna para cerca de 1.500.000 brasileos. Otros ejemplos pueden ser el
italiano, que es hablado por 500.000 personas y el japons por 400.000. Tales
minoras son en su mayor parte bilinges.
El clima de Brasil es bastante variado. La gran extensin territorial, combinada
con factores como temperatura, altitud, presin y cercana al mar, dan lugar a
diversas reas climticas: ecuatorial, tropical, tropical de altitud, tropical
atlntica, semirida y subtropical.
Las diferencias climticas contribuyen a las diferencias ecolgicas. El Pas
presenta biomas tan diversos como la floresta tropical hmeda (Floresta
269
Los datos presentados son del Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica (IBGE), disponibles en:
http://www.ibge.gov.br y de la pgina oficial del Gobierno de Brasil: http://www.brasil.gov.br.
Pgina 208
Amaznica), la planicie inundable (Pantanal), adems de sabanas y bosques

(Cerrado), florestas semiridas (Caatinga) y floresta tropical pluvial (Mata
Atlntica).
4.1.2.- ESTRUCTURA POLTICO ADMINISTRATIVA DEL ESTADO

La Repblica Federativa de Brasil270 es un estado democrtico de derecho,
formado por 27 Unidades Federativas (26 Estados y 1 Distrito Federal). El
sistema de gobierno es el Presidencialismo: el Presidente de la Repblica ejerce
a la vez las funciones de Jefe de Estado y de Jefe del Gobierno Federal.
El Presidente y el Vicepresidente de la Repblica, que son elegidos por un
perodo de cuatro aos y pueden ser reelegidos por un perodo ms, estn al
frente de la Administracin Pblica Federal. La formulacin, la implantacin y
seguimiento de las polticas pblicas de nivel federal estn a cargo de los
ministerios, secretarias especiales, autarquas, agencias reguladoras y consejos.
Todos subordinados, directa o indirectamente al Presidente de la Repblica.
En la estructura del Estado brasileo, el ejercicio del poder es atribuido a
rganos distintos e independientes, cada cual con su funcin, previndose
adems un sistema de control entre ellos, de manera que ninguno pueda actuar
en desacuerdo con las Leyes y la Constitucin.
El Poder Ejecutivo administra y ejecuta las misiones del Estado, adoptando las
polticas necesarias para este fin. Sus funciones estn claramente definidas en
la Constitucin y est representado por el Presidente de la Repblica.
Como atribucin propia, el Poder Legislativo elabora las leyes y est
representado por el Congreso Nacional, formado por dos cmaras: la Cmara
de los Diputados y el Senado Federal.
270
Informaciones localizadas
http://www.brasil.gov.br.
en
la
pgina
oficial
del
gobierno
de
Brasil.
Disponible
en:
Pgina 209
El Poder Legislativo, adems, cuenta con el auxilio del Tribunal de Cuentas de

la Unin en la orientacin y en el ejercicio de la fiscalizacin contable,
financiera, presupuestaria, operativa y patrimonial de la Administracin.
El Poder Judicial soluciona conflictos entre ciudadanos, entidades y/o el Estado.
Los poderes judiciales son otorgados al Supremo Tribunal Federal, al Superior
Tribunal de Justicia, a las Cortes Regionales y a las Cortes Especiales para
asuntos electorales, laborales, militares y otros.
La estructura de los poderes se repite en los 26 Estados y en el Distrito Federal.
En los Municipios hay Poder Ejecutivo y Legislativo pero no disponen de Poder
Judicial propio.
4.1.2.1.- Los Estados

Con la reordenacin republicana del territorio brasileo, en 1891 las Provincias
pasaron a ser Estados y cada Estado pas a ser una Unidad de la Federacin.
En nmero de 26, los Estados constituyen las unidades de mayor jerarqua
dentro de la organizacin poltico administrativa del Pas y estn subdivididos en
municipios. Los Estados estn organizados y regidos por las Constituciones y
Leyes que adoptan, observados los principios de la Constitucin Federal.
Pueden incorporarse entre s, subdividirse o desmembrarse para anexarse a
otros, o incluso, formar nuevos Estados. Para ello es necesaria la aprobacin de
la poblacin directamente interesada, a travs de plebiscito, y del Congreso
Nacional, por Ley Complementaria.
La autoridad del Poder Ejecutivo en los Estados es el Gobernador. ste,
conforme establece la Constitucin Federal, es elegido por voto popular directo.
Una Asamblea Legislativa Estatal representa el Poder Legislativo en cada
Estado. El Poder Judicial de los Estados sigue el modelo federal y su jurisdiccin
est definida de forma a evitar cualquier tipo de conflicto o superposicin con
las Cortes Federales.
Pgina 210
4.1.2.2.- Los Municipios

Los Municipios constituyen las unidades autnomas de menor jerarqua dentro
de la organizacin poltico-administrativa de Brasil. Los Municipios son
autnomos en cuanto a los asuntos estrictamente locales y funcionan de
acuerdo con las disposiciones de la Ley Bsica de Municipalidades.
La creacin, incorporacin, fusin o desmembramiento de Municipios se hace
por ley estatal, una vez constatada la continuidad territorial, la unidad histrico
cultural del ambiente urbano y los requisitos previstos en Ley Complementaria
Estatal.
Esas transformaciones dependen de una consulta previa a la poblacin
directamente interesada, a travs de plebiscito.
Los Municipios son regidos por Leyes Orgnicas, observando los principios
establecidos en la Constitucin Federal y en la Constitucin del Estado en donde
se sitan. La autoridad del Poder Ejecutivo en Municipios es el Prefecto, que,
conforme expresa la Constitucin Federal, es elegido por voto popular directo.
Una Cmara Municipal representa el Poder Legislativo del Municipio.
En el ao 2007 haba 5.564 Municipios en Brasil (incluidos el Distrito Estadual
de Fernando de Noronha y el Distrito Federal).
4.1.2.3.- El Distrito Federal

Distrito es una subdivisin de un territorio o una poblacin para distribuir y
ordenar el ejercicio de los derechos civiles y polticos, o de las funciones
pblicas, o de los servicios administrativos.
Un distrito federal es una subdivisin de territorio, que est bajo soberana de
un Estado Federal sin ser parte o estar bajo administracin de ningn Estado o
Provincia integrante de la federacin.
En Brasil, en la poca del Imperio se le denominaba Municipio Neutro.
Actualmente, el Distrito Federal es una de las 27 Unidades Federativas del Pas,
Pgina 211
coexistiendo con la Capital, Brasilia. Es una Unidad Federativa atpica pues a l

son atribuidas las competencias legislativas reservadas tanto a los Estados
como a los Municipios, cabindole ejercer en su territorio todas las
competencias que no le sean vedadas por la Constitucin Federal.
Tal como los Estados, cuenta con Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial. La
autoridad del Poder Ejecutivo es el Gobernador, elegido por voto directo para
mandato de cuatro aos y puede ser reelegido una vez ms. Desde la
Constitucin de 1988 cuenta con un Poder Legislativo que es unicameral y est
representado por la CLDF.
4.1.2.4.-La capitalidad en Brasil271

La historia oficial cuenta que en abril de 1500, el navegante portugus Pedro
lvares Cabral alcanz las costas brasileas y declar la posesin de estas
tierras para Portugal. El territorio fue llamado Terra da Vera Cruz (en espaol,
Tierra de la Cruz Verdadera).
En 1501, por instrucciones del gobierno portugus, el navegante italiano
Amrico Vespucio dirigi una expedicin sobre el nuevo territorio. Vespucio
regres a Portugal con el Pau-Brasil, rbol del cual se obtena un colorante
rojo muy cotizado en Europa. La madera de ese rbol fue una de las primeras
riquezas extradas y el origen del nombre del Pas. La Terra da Vera Cruz pas a
llamarse Brasil.
La ocupacin organizada es efectivamente iniciada en 1530, cuando el Rey de
Portugal, Juan III - el Piadoso, emprendi un programa de colonizacin
sistemtica de Brasil, en especial en el nordeste. El Pas se fue gradualmente
poblando, por un lado, por portugueses comunes que buscaban escapar de la
pobreza y, por otro, por nobles a quienes la Corona concedi privilegios
coloniales.
271
Fuentes: http://www.brasilturismo.com. ; http://www.brasil.gov.br y http://www.df.gov.br. [Consulta:

25/01/2014].
Pgina 212
La Administracin colonial, en los dos siglos siguientes al descubrimiento, se

bas en un sistema feudal en el cual los individuos favorecidos reciban ttulos
de enormes extensiones de tierras, las Capitanas. Muchos de estos dominios se
convirtieron en los actuales Estados brasileos.
En 1549, Martim Afonso de Souza, por orden de la Corona Portuguesa puso en
marcha un Gobierno Central, cre una nueva Administracin y reform el Poder
Judicial. La ciudad de Salvador de Bahia, fue elegida como sede de la
Governadoria Geral de la Colonia, siendo, por tanto, la primera capital de
Brasil.
En 1763 la capital del Pas pas a ser la ciudad de Ro de Janeiro y lo fue hasta
1960, cuando la capitalidad pas a Brasilia.
La regin de Rio de Janeiro es citada por primera vez durante la segunda
expedicin exploratoria portuguesa. Expedicin sta comandada por Gaspar
Lemos, que en enero de 1502, lleg a una baha, que supuso ser la
desembocadura de un ro, en consecuencia, dio al lugar el nombre de Rio de
Janeiro (ro de enero).
No obstante, solamente en 1530 la corona portuguesa enva una expedicin
para colonizar el rea, dejando sta de ser apenas una parada en sus rutas
martimas. Tambin los franceses intentaron ocupar la regin. En 1560, tras
una serie de escaramuzas, los portugueses expulsan a los franceses. A 1 de
marzo de 1565, Estacio de S, funda el primer ncleo fortificado, al que
denomina, en homenaje al que era Rey de Portugal en aquel momento, So
Sebastio do Rio de Janeiro.
Por dos veces, en 1572 y en 1607, Rio de Janeiro, en virtud de divisiones
administrativas, se torna capital de la regin sur del Pas. Despus de 1720,
cuando los portugueses encontraron oro y diamantes en la vecina capitana de
Minas Gerais, Ro de Janeiro pas a ser mucho ms til que Salvador de Baha
como puerto para exportar la riqueza, ocupando posicin estratgica en el
litoral sur de la colonia, en la Baa de Guanabara. Debido a la importancia
Pgina 213
estratgica y comercial que adquiere, en 1763 sustituye a Salvador como

capital nica de la Colonia.
En 1808, huyendo de la invasin napolenica, se instala en Rio de Janeiro la
corte portuguesa. La ciudad pasa a ser la sede del Gobierno Portugus.
Despus de la independencia de Brasil, 1822, Rio de Janeiro es la capital del
Nuevo Imperio. Para separar lo que era la capital de la provincia, de la capital
del Imperio, la ciudad de Rio de Janeiro es convertida en Municipio Neutro y la
capital da la Provincia de Rio de Janeiro pasa a ser Niteri. En 1889, con la
proclamacin de la Repblica, se transforma en Distrito Federal y es la Capital
del Pas hasta que la capitalidad pasa a Brasilia.
Brasilia, la actual capital de Brasil, una ciudad planificada, tiene su origen en
fechas muy anteriores al inicio de su construccin en el ao 1956. La primera
intencin de ubicar la capital del Pas en el interior es del Marques de Pombal y
data del siglo XVIII. Los inconfidentes de Minas Gerais, en 1789, incluan en sus
objetivos la transferencia de la capital para el interior.
Despus de la independencia, en la Sesin de la Asamblea General
Constituyente del Imperio, en 7 de junio de 1823, el Diputado Antonio Ferreira
Franca present un informe de Jos Bonifacio de Andrada e Silva, en que
propona la instalacin de la capital en la comarca de Paracatu do Prncipe, hoy
una ciudad del Estado de Minas Gerais. El nombre sera Brasilia o Petrpole.
A partir de 1839 la idea de construir una ciudad en el altiplano central gana
fuerza. La Constitucin de 1891, la primera de la Repblica, establece la
transferencia de la capital. En el mismo ao, fue nombrada la Comisin
Exploradora del Altiplano Central de Brasil, liderada por el astrnomo Luiz Cruls
e integrada por mdicos, gelogos y botnicos que hicieron un estudio sobre
topografa, clima, geologa, flora, fauna y otros recursos materiales de la
regin.
El
rea
qued
identificada
como
Cuadriltero
Cruls
los
correspondientes informes fueron presentados al Gobierno Republicano, en

1894. La Constitucin de 1934 ratifica la de 1891.
Pgina 214
En la Asamblea Nacional Constituyente de 1946, hubo divergencias en cuanto a

la localidad donde la nueva capital debera ser construida, al final los
legisladores se decantaron por el altiplano central. En 1955, en plena campaa
electoral, el entonces candidato a la presidencia, Juscelino Kubitschek, en un
mitin en la ciudad de Jata, en el estado de Gois, preguntado si de hecho
efectuara la mudanza de la capital, contest que cumplira la Constitucin.
Electo Presidente de la Repblica, Juscelino Kubitschek hizo de la transferencia
de la capital una de sus prioridades de gobierno. En 15 de marzo de 1956,
firm un documento272, el Mensagem de Anpolis, que transformado en la Ley
2874, de 19 de setiembre de 1956, sacramentaba el nombre Brasilia para la
nueva capital.
La ciudad, un proyecto de Lcio Costa y Oscar Niemeyer, fue inaugurada en 21
de abril de 1961.
4.1.3.- EL PODER LEGISLATIVO

El trmino parlamento deriva del latn parabolare que significa hablar. Con este
nombre se designa al rgano que representa al Poder Legislativo, que es una
de las tres ramas en las que tradicionalmente se divide el poder de un Estado
(legislativo, ejecutivo y judicial). El Parlamento es un rgano o institucin
poltica de carcter representativo, propio de un Estado de rgimen
democrtico, que elabora, aprueba y modifica las leyes.
272
BRASIL. Lei n 2.874/ 1956, de 19 de setembro, que dispe sobre a mudana da Capital Federal e d
outras providncias. Dirio Oficial da Unio, 20 de setembro de 1956, Seo 1, p. 17905. Art. 1 A
Capital Federal do Brasil, a que se refere o art. 4 do Ato das Disposies Transitrias da Constituio
de 18 de setembro de 1946, ser localizada na regio do Planalto Central, para esse fim escolhida, na
rea que constituir o futuro Distrito Federal circunscrita pela seguinte linha: comea no ponto da Lat.
15 30'S e long. 48 12'W. Green. Desse ponto, segue para leste pelo paralelo de 15 30'S at
encontrar o meridiano de 47 e 25'W. Green. Desse ponto segue o mesmo meridiano de 47 e 25'W.
Green, para o sul at o Talweg do Crrego de S. Rita, afluente da margem direita do Rio Preto. Da
pelo Talweg do citado crrego S. Rita, at a confluncia deste com o Rio Preto, logo a juzante da
Lagoa Feia. Da confluncia do crrego S. Rita com o Rio Preto, segue pelo Talweg dste ltimo, na
direo sul, at cruzar o paralelo de 16 03'S. Da, pelo paralelo 16 03' na direo Oeste, at
encontrar o Talweg do Rio Descoberto. Da para o norte, pelo Talweg do Rio Descoberto, at encontrar
o meridiano de 48 12'W. Green. Da para o Norte pelo meridiano de 48 12'W. Green, at encontrar o
paralelo de 15 30' Sul, fechando o permetro. Art. 33. dado o nome de "Braslia" nova Capital
Federal.
Pgina 215
Un Parlamento, segn su mbito de jurisdiccin, puede ser nacional, federal,

autonmico, etc. Segn su composicin puede ser unicameral, si est formado
por una sola Cmara de Diputados o, bicameral cuando se compone de dos
Cmaras legislativas, como en Espaa por ejemplo, cuyo Parlamento est
compuesto por el Senado y el Congreso de Diputados.
Segn el modo de eleccin, un Parlamento puede ser democrtico, de eleccin
directa, indirecta o de representacin. En el primer caso, sus miembros son
elegidos por sufragio directo de los ciudadanos con derecho a voto. Cuando es
el Jefe del Estado quien nombra personalmente a una parte o a todos los
Diputados o Senadores, es un Parlamento de eleccin indirecta. Es de
representacin cuando ciertas instituciones nombran a sus representantes en el
Parlamento.
Histricamente, el Parlamento surge en la Edad Media bajo la denominacin de
asamblea estamental, que se integraba por la nobleza militar, el clero y
miembros de las ciudades, teniendo como facultades autorizar gastos de guerra
al monarca, a cambio de privilegios y concesiones. Como ejemplo, se pueden
tomar el Parlamento ingls, las Cortes espaolas, los Estados Generales
franceses y las Dietas alemanas.
4.1.3.1- El Poder Legislativo en Brasil

En Brasil, la historia del Poder Legislativo empieza, en cierto modo273, con la
invasin de Napolen Bonaparte a Portugal. A raz de dicha invasin la familia
real y la corte portuguesa se trasladan a Brasil. La invasin napolenica tiene
repercusiones tanto en la metrpoli, Lisboa, como en la colonia, que en 1815 es
elevada a Reino Unido de Portugal, Brasil y Algarve.
Tras la salida de las tropas de Napolen de Portugal, en 1820, los sbditos de
Don Juan VI, influenciados por los principios revolucionarios franceses, se alzan
273
Casimiro Pedro da SILVA NETO. A construo da democracia: sntese histrica dos grandes momentos
da Cmara dos Deputados, das assembleias nacionais constituintes e do Congresso Nacional. Braslia:
Cmara dos Deputados, Coordenao de Publicaes, 2003. Srie Temas de interesse do Legislativo,
nm. 5.
Pgina 216
contra
los
privilegios
absolutistas
desencadenan
la
Revolucin
Constitucionalista de Oporto. Los revolucionarios declaran la soberana de la

nacin sobre el Rey, exigen la vuelta del Rey al Pas y la convocatoria de las
primeras elecciones de Portugal, Brasil y Algarve para las Cortes Generales
Extraordinarias y Constituyentes de la Nacin Portuguesa, en Lisboa.
En 7 de marzo de 1821, en Rio de Janeiro, el Rey Don Juan VI ordena el
nombramiento de los Diputados para las Cortes portuguesas. En 23 de marzo
es comunicada la retirada del Rey hacia Portugal y queda determinada la
realizacin de elecciones de Diputados para representar al Reino de Brasil en
las Cortes Generales Extraordinarias y Constituyentes de la Nacin Portuguesa.
Dichas Cortes son convocadas en Lisboa y al principio cuentan solamente con
los Diputados de Portugal, excluidos los representantes ausentes o an no
elegidos de las colonias ultramarinas de Amrica, frica y Asia.
Las elecciones de los primeros Diputados de Brasil ocurren con retraso. Son
elegidos 97 Diputados, inclusive suplentes, pero solamente 51 parlamentarios
comparecen a las Cortes. Los primeros Diputados de Brasil en prestar
juramento y tomar asiento en las cortes son los de la provincia de Pernambuco
y lo hacen en 29 de agosto de 1821, siete meses despus de iniciados los
trabajos constituyentes, que quedan concluidos en noviembre de 1822.
Con el regreso del Rey Don Juan VI a Portugal y con las actitudes y medidas de
cuo colonialista impuestas por la mayora portuguesa en las Cortes Generales
Extraordinarias y Constituyentes, las relaciones entre la corona y la colonia se
deterioran. El Prncipe Regente, Don Pedro I, es convocado a retornar a
Portugal, pero decide quedarse en Brasil y as lo declara en 9 de enero de 1822.
Con ello, informalmente, Brasil y Portugal ya estn separados. Reinando con
autonoma, en 3 de agosto de 1822, el Prncipe Regente manda publicar un
decreto con las instrucciones para elegir los Diputados para la Asamblea
General, Constituyente y Legislativa, convocada para el ao siguiente.
Tras la declaracin de la independencia de Brasil, que ocurre en 7 de
septiembre de 1822, son convocadas las elecciones para la Asamblea General
Pgina 217
Constituyente y Legislativa, elegida en 1823 y posteriormente disuelta por

conflictos con el Emperador. En sustitucin a la Asamblea, el monarca crea un
Consejo de Estado para tratar de los asuntos de mayor monta y elaborar una
nueva constitucin.
La Constitucin Poltica del Imperio de Brasil, otorgada en 1824, determina que
Brasil es una monarqua centralista, hereditaria y que cuenta cuatro Poderes: el
Poder Legislativo, delegado a la Asamblea General, que es compuesta por el
Senado y la Cmara de Diputados 274; el Poder Ejecutivo representado por el
Emperador y Ministros275; el Poder Judicial, representado por jueces y
jurados276; y el Poder Moderador, que ejerce el propio Emperador277.
En 15 de noviembre de 1889 es proclamada la Repblica en Brasil. La primera
Constitucin Republicana, promulgada en 24 de febrero de 1891, establece que
el rgimen poltico pasa a ser republicano y presidencialista. Consagra el
principio federativo, en donde la nacin es una federacin de varios estados,
con gobiernos propios, sometidos al gobierno central, a los cuales est
permitido todo lo que la Constitucin no prohba.
Aquella Constitucin establece que el procedimiento legislativo en Brasil es
bicameral, sistema en que una Cmara inicia el proceso y la otra lo revisa, lo
que sugiere que las dos Cmaras se manifiestan en la elaboracin de una ley 278.
Los Diputados Federales son elegidos en los Estados y en el Distrito Federal, en
274
BRASIL. Constituio Politica do Imprio do Brazil, 1824. Art. 13. O Poder Legislativo delegado
Assembla Geral com a Sanco do Imperador. Art. 14. A Assembla Geral compe-se de duas
Camaras: Camara de Deputados, e Camara de Senadores, ou Senado.
275
BRASIL. Constituio Politica do Imprio do Brazil, 1824. Art. 102. O Imperador o Chefe do Poder
Executivo, e o exercita pelos seus Ministros de Estado.
276
BRASIL. Constituio Politica do Imprio do Brazil, 1824. Art. 151. O Poder Judicial independente, e
ser composto de Juzes, e Jurados, os quaes tero logar assim no Civel, como no Crime nos casos, e
pelo modo, que os Cdigos determinarem.
277
BRASIL. Constituio Politica do Imprio do Brazil, 1824. Art. 98. O Poder Moderador a chave de
toda a organisao Politica, e delegado privativamente ao Imperador, como Chefe Supremo da
Nao, e seu Primeiro Representante, para que incessantemente vele sobre a manuteno da
Independencia, equilibrio, e harmonia dos mais Poderes Politicos.
278
Cristiano Ferri Soares de FARIA; Juliana Carla de Freitas do VALLE. Legislativo do Brasil:
Cmara dos Deputados. Braslia: Cmara dos Deputados, Coordenao de Publicaes, 2006.
Fontes de referncia. Guias e manuais; nm. 13 . p. 7.
Pgina 218
nmero proporcional a su poblacin, para mandatos de 3 aos. Los Senadores

son elegidos para un periodo de 9 aos, en nmero de 3 por Estado y Distrito
Federal.
Entre la proclamacin de la Repblica, en 1889, y la promulgacin de la actual
Constitucin, en 5 de octubre de 1988, que cierra un crculo de inestabilidad
poltica, legislativa y administrativa y consolida la democracia en Brasil, mucho
ha pasado. Hubo mltiples cambios en el sistema de gobierno, en el sistema
poltico, legislativo e incluso en el judicial. En los perodos dictatoriales ocurri
la prdida de derechos polticos e individuales, persecuciones a personas e
instituciones, encarcelamientos arbitrarios, censura a la prensa y un largo etc.
A ttulo ilustrativo, se presenta a continuacin, resumida en nmeros, la
inestabilidad vivida en el Pas hasta llegar a la plena democracia y, por
consiguiente, a la consolidacin del Poder Legislativo 279. Entre 1889 y 1988 el
Pas pas por:
Siete disoluciones de las Cortes: 15 de noviembre de 1889 a 3 de

noviembre de 1890; 3 de noviembre a 11 de diciembre de 1891; 5 de
octubre de 1930 a 9 de noviembre de 1933; 10 de noviembre de 1937 a
31 de enero de 1946; 20 de octubre a 22 de noviembre de 1966; 13 de
diciembre de 1968 a 21 de octubre de 1969 y 1 a 14 de abril de 1977.
Cinco gobiernos provisionales: Marechal Manoel Deodoro da Fonseca (15

de noviembre de 1889 a 25 de febrero de 1891), Junta Militar
Gubernativa (24 de octubre a 3 de noviembre de 1930), Getlio
Dornelles Vargas (3 de noviembre de 1930 a 17 de julio de 1934),
Paschoal Ranieri Mazzili (2 a 15 de abril de 1964), Junta Militar (14 a 30
de octubre de 1969).
Dos renuncias presidenciales: Marechal Manoel Deodoro da Fonseca

(1891), Jnio da Silva Quadros (1961).
279
Resumen elaborado por Casimiro Pedro da SILVA NETO en: A Histria da Cmara dos Deputados .
Braslia:
Cmara
dos
Deputados,
2008
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www2.camara.leg.br/a-camara/conheca/historia.
Pgina 219
Tres Presidentes impedidos de tomar posesin: Jlio Prestes de

Albuquerque (1930), Joo Belchior Marques Goulart (1961), Pedro Aleixo
(1969).
Cinco Presidentes depuestos: Washington Lus Pereira de Sousa (1930),

Getlio Dornelles Vargas (1945), Joo Fernandes Caf Filho (1955), Joo
Belchior Marques Goulart (1964), Arthur da Costa e Silva (1969).
Suicidio de un Presidente: Getlio Dornelles Vargas (en el segundo

mandato, da 24 de agosto de 1954).
Cuatro Cortes constituyentes: 1890/1891, 1933/1934, 1946, y 1988.
Seis Constituciones diferentes: 1891, 1934, 1937, 1946, 1967 y 1988.
Tres dictaduras: 1930/1934, 1937/1945, 1964/1985.
Nueve gobiernos autoritarios.
Doce estados de sitio.
Dos estados de guerra.
Diecisiete Actos Institucionales (instrumento legal utilizado en la

dictadura militar para legislar en rgimen de excepcin).
La
Diecinueve rebeliones militares.

Carta
Magna
de
1988
establece
como
uno
de
sus
principios
fundamentales280, la armona e independencia entre los Poderes de la Unin, a

saber: el Poder Legislativo, el Poder Ejecutivo y el Poder Judicial. Quedan
consolidadas las competencias de cada uno de los tres Poderes.
Conforme la Constitucin vigente, el Parlamento brasileo es bicameral y est
formado por la Cmara de Deputados y el Senado Federal. Internamente se
le denomina Congresso Nacional, al cual son atribuidas las funciones de
legislar, esto es, elaborar las normas jurdicas que van a regir la vida del Pas y,
tambin, la de fiscalizar y controlar los actos del Poder Ejecutivo. Comptele
280
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1988. Art. 2. So Poderes da Unio,
independentes e harmnicos entre si, o Legislativo, o Executivo e o Judicirio.
Pgina 220
adems administrar su organizacin interna y juzgar a las autoridades listadas

en el artculo 52 de la Constitucin281.
En la Cmara de Diputados, los Diputados Federales son elegidos para
mandatos de 4 aos. El nmero total de Diputados as como, la representacin
de cada Estado y del Distrito Federal, conforme el artculo 45 de la Constitucin
Federal, es proporcional a la poblacin de cada uno de ellos. El ajuste necesario
se hace, por Ley Complementaria, en el ao anterior a las elecciones. La
Fundao Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica suministra los datos
estadsticos para la elaboracin del clculo. Ninguna de las Unidades Federadas
puede tener menos de ocho o ms de setenta Diputados. A su vez, el Senado
Federal est compuesto por 81 Senadores, elegidos segn el sistema de voto
mayoritario, con mandato de 8 aos, en nmero de tres por Unidad Federada.
4.1.3.2.- El Poder Legislativo en el Distrito Federal de Brasil

El Distrito Federal no tuvo autonoma poltica ni legislativa hasta la Constitucin
de 1988.
En la primera Constitucin brasilea, la de 1824, el artculo 71 institucionaliza el
Poder Legislativo en el Pas282 y el 72 veda a la capital del Imperio, entonces la
ciudad de Rio de Janeiro, la posibilidad de tener Poder Legislativo propio283.
El primer decreto del Gobierno Provisional de la Repblica284 crea la figura del
Municipio Neutro. El Municipio Neutro era la ciudad en donde quedara
281
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1988. Art.52. Compete
privativamente ao Senado Federal: I processar e julgar o Presidente e o Vice-Presidente da Repblica
nos crimes de responsabilidade, bem como os Ministros de Estado e os Comandantes da Marinha, do
Exrcito e da Aeronutica nos crimes da mesma natureza conexos com aqueles; II processar e julgar
os Ministros do Supremo Tribunal Federal, os membros do Conselho Nacional de Justia e do Conselho
Nacional do Ministrio Pblico, o Procurador-Geral da Repblica e o Advogado-Geral da Unio nos
crimes de responsabilidade.
282
BRASIL. Constituio Politica do Imprio do Brazil, 1824. Art. 71. A Constituio reconhece, e garante
o direito de intervir todo o Cidado nos negocios da sua Provincia, e que so immediatamente relativos
a seus interesses peculiares.
283
BRASIL. Constituio Politica do Imprio do Brazil, 1824. Art. 72. Este direito ser exercitado pelas
Camara dos Districtos, e pelos Conselhos, que com o titulo de - Conselho Geral da Provincia se devem
estabelecer em cada Provincia, aonde no, estiver collocada a Capital do Imperio .
Pgina 221
instalada la sede del Gobierno Federal y Capital del Pas. La idea era preservar
la autoridad federal de la interferencia de cualquiera de los Estados que
componan la Federacin. Por tal razn el Municipio Neutro, la ciudad de Rio de
Janeiro, no gozaba de autonoma poltica, administrativa y, menos an,
legislativa.
Con la promulgacin de la Constitucin republicana de 1891, aparece por
primera vez la denominacin distrito federal para designar al lugar en donde
quedara la sede del Gobierno Federal brasileo285. La Ley ordinaria de 1892
permite una autonoma parcial al Distrito Federal, confirindole organizacin
municipal y autonoma poltica. El Poder Ejecutivo pasa a ser ejercido por un
alcalde escogido por el Presidente de la Repblica 286 y el Poder Legislativo
compete a un Consejo Municipal elegido democrticamente287.
La Constitucin de 1934 amplia la autonoma poltico-legislativa del DF,
estableciendo que tanto el alcalde, como los miembros del Legislativo sern
elegidos democrticamente288. Tal autonoma dura poco. Con la dictadura
284
BRASIL. Decreto n 1, de 15 de novembro de 1889, que proclama provisoriamente e decreta como

forma de governo da Nao Brasileira a Repblica Federativa, e estabelece as normas pelas quais se
devem reger os Estados Federais. Diario Official da Repblica Federativa Brazileira , 16 de novembro de
1889 - Ano XVIII - N 315. Art. 10 - O territrio do Municpio Neutro fica provisoriamente sob a
administrao imediata do Governo Provisrio da Repblica e a Cidade do Rio de Janeiro constituda,

tambm, provisoriamente, sede do Poder federal.
285
BRASIL. Constituio da Republica dos Estados Unidos do Brasil, 1891. Art 2 - Cada uma das antigas
Provncias formar um Estado e o antigo Municpio Neutro constituir o Distrito Federal, continuando a
ser a Capital da Unio, enquanto no se der execuo ao disposto no artigo seguinte .
286
BRASIL. Lei n 85/1892, de 20 de setembro, que estabelece a organizao municipal do Districto

Federal. Coleo de Leis do Brasil - 1892, p. 84, vol. 1, pt I. Art. 1 O Districto Federal,
comprehendendo o territorio do antigo Municipio Neutro, tem por sde a cidade do Rio de Janeiro e
contina constituido em municipio. A gerencia dos seus negocios ser encarregada a um conselho
deliberativo e a um prefeito, de accordo com o que se dispe nos seguintes captulos.
287
Brasil. Lei n 85/1892, de 20 de setembro, que estabelece a organizao municipal do Districto Federal.
Coleo de Leis do Brasil - 1892, p. 84, vol. 1, pt I. Art. 6 As funces legislativas sero exercidas
pelo conselho deliberativo. Art. 7 O conselho municipal compor-se-ha de tantos membros

(intendentes) quantos forem os districtos municipaes (um por districto), e de mais tantos, que sero os
mais votados em todos os districtos, quantos correspondam a um por quatro districtos. 1 Para a
primeira eleio cada uma das 21 actuaes parochias do Districto Federal ser considerada um districto
municipal, e, alm dos respectivos intendentes, faro parte do primeiro conselho municipal os seis
cidados mais votados em todos os districtos.
288
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1934. Art 4. Pargrafo nico - O
atual Distrito Federal ser administrado por um Prefeito, cabendo as funes legislativas a uma Cmara
Municipal, ambos eleitos por sufrgio direto sem prejuzo da representao profissional, na forma que
for estabelecida pelo Poder Legislativo federal na Lei Orgnica. Estendem-se-lhe, no que lhes forem
aplicveis, as disposies do art. 12. A primeira eleio para Presidente ser feita pela Cmara
Municipal em escrutnio secreto.
Pgina 222
Vargas (1937/1945), la gestin del Distrito Federal pasa a ser ejercida por el
Gobierno Central. El Presidente de la Repblica escoge el Alcalde, el Consejo
Federal (Senado) pasa a legislar para o Distrito Federal289 y, en el artculo 48 de
la nueva Constitucin, al hablar de la composicin de la Cmara y del Consejo
Federal, no incluye representantes del Distrito Federal290.
En 1946, el Distrito Federal vuelve a gozar de una cierta autonoma. El Alcalde
sigue siendo nombrado por el Presidente de la Repblica, pero est prevista la
existencia de una Cmara del Distrito Federal291 y cuenta otra vez con
Parlamentarios, elegidos democrticamente, en el Congreso292.
Creado en 1961, para abrigar el centro del gobierno y de la administracin del
Pas y promocionar el desarrollo y la integracin nacional, el nuevo Distrito
Federal naca tambin, tericamente, con la perspectiva, de que sus ciudadanos
gozaran de todos los derechos polticos, sindoles conferida la participacin
poltico-representativa.
289
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1937. Art 7. O atual Distrito Federal,
enquanto sede do Governo da Repblica, ser administrado pela Unio. Art 30 - O Distrito Federal ser
administrado, por um Prefeito de nomeao do Presidente da Repblica, com a aprovao do Conselho
Federal, e demissvel ad nutum , cabendo as funes deliberativas ao Conselho Federal. As fontes de
receita do Distrito Federal so as mesmas dos Estados e Municpios, cabendo-lhe todas as despesas de
carter local. Art 53 - Ao Conselho Federal cabe legislar para o Distrito Federal e para os Territrios, no
que se referir aos interesses peculiares dos mesmos.
290
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1937. Art 48. O nmero de
Deputados por Estado ser proporcional populao e fixado por lei, no podendo ser superior a dez
nem inferior a trs por Estado. Art 50 - O Conselho Federal compe-se de representantes dos Estados
e dez membros nomeados pelo Presidente da Repblica. A durao do mandato de seis anos.
Pargrafo nico - Cada Estado, pela sua Assemblia Legislativa, eleger um representante. O
Governador do Estado ter o direito de vetar o nome escolhido pela Assemblia; em caso de veto, o
nome vetado s se ter por escolhido definitivamente se confirmada a eleio por dois teros de votos
da totalidade dos membros da Assemblia.
291
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1946. Art 26. O Distrito Federal ser
administrado por Prefeito de nomeao do Presidente da Repblica, e ter Cmara eleita pelo povo,
com funes legislativas.
292
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1946. Art 26. O Distrito Federal ser
administrado por Prefeito de nomeao do Presidente da Repblica, e ter Cmara eleita pelo povo,
com funes legislativas. Art 60 - O Senado Federal, compe-se de representantes dos Estados e do
Distrito Federal, eleitos segundo o princpio majoritrio. Art 56 - A Cmara dos Deputados compe-se
de representantes do povo, eleitos, segundo o sistema de representao proporcional, pelos Estados,
pelo Distrito Federal e pelos Territrios.
Pgina 223
En 1961, la Enmienda Constitucional nmero 3293, estableci la competencia del

Congreso Nacional para fijar la fecha de las primeras elecciones de
representantes del Distrito Federal en el Senado, en la Cmara de Diputados y
en la Cmara del Distrito Federal y ejercer, hasta que esta se instalara, la
funcin legislativa en los asuntos referentes al Distrito Federal.
A pesar de tal determinacin legal, la Cmara del Distrito Federal no fue
creada, ni fueron marcadas las fechas para la eleccin de representantes en el
Senado y en la Cmara de Diputados. El Alcalde del antiguo Distrito Federal
gobernaba y, al mismo tiempo, ejerca la funcin de legislador.
Para que la nueva capital tuviese un rgano que dedicara atencin a las
proposiciones de ley que iban a regir la vida de sus habitantes, el Senado, con
la Resolucin nmero 17 de 11 de julio de 1962294, cre la Comisin del Distrito
Federal. La Constitucin de 1967 ratific la atribucin de dicha Comisin para
discutir y votar proposiciones de ley sobre materia tributaria y presupuestaria,
servicios pblicos y de personal de la Administracin del Distrito Federal y quit
a sus ciudadanos el derecho a tener representantes en las Cortes. Durante 28
aos, la Comisin del Distrito Federal ejerci funciones que seran de una
Asamblea Legislativa.
Solamente en 1986 es cuando ocurre la eleccin de los primeros Diputados
Federales y Senadores para representar al Distrito Federal en el Congreso
Nacional.
Pero el Distrito Federal solo consigue gozar de una autonoma poltica plena con
la Constitucin de 1988. Con ello, en 1990, el Distrito Federal elige por voto
directo, por primera vez su Gobernador, y sus Diputados Distritales. La
293
BRASIL. Emenda Constitucional n 3, de 1961. Art. 2. O Distrito Federal ser administrado por um
Prefeito, nomeado pelo Presidente da Repblica com aprovao do Senado Federal, e ter Cmara
eleita pelo povo, com as funes que a lei federal lhe atribuir. Art. 3 - Compete ao Congresso Nacional
fixar a data das primeiras eleies de representantes do Distrito Federal ao Senado Federal, Cmara
dos Deputados e Cmara do Distrito Federal, e exercer, at que esta se instale, a funo legislativa
em todos os assuntos da competncia do Distrito Federal.
294
BRASIL. SENADO FEDERAL. Resoluo 17/1962, de 11 de julho de 1962, cria uma comisso
permanente incumbida de estudar e apreciar as proposies relativas ao Distrito Federal. Dirio do
Congresso Nacional, 17 de julho de 1962, Seo II.
Pgina 224
autonoma poltica se hizo realidad en 1991, con la instalacin de la Cmara
Legislativa do Distrito Federal.
4.2.- LA CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL

(CLDF)
La Cmara Legislativa do Distrito Federal, la CLDF, est entre las ms jvenes
instituciones legislativas de Brasil. Como el Distrito Federal ejerce funciones
estatales y municipales a la vez, su Parlamento es tambin el ms diferenciado
de los dems, a empezar por el nombre, que traduce un carcter mixto de
Asamblea Estatal y de Cmara Municipal. Veinte y cuatro Diputados Distritales,
electos a cada cuatro aos, componen la CLDF. Ese nmero es determinado por
el artculo 27 de la Constitucin Federal295 y corresponde al triple del nmero de
Diputados Federales que representan al Distrito Federal en la Cmara de
Diputados.
Para cumplir con la misin que le corresponde, la CLDF cuenta con una
estructura organizacional en donde se pueden distinguir perfectamente rganos
colegiados, los que efectivamente ejercitan la funcin parlamentaria y rganos
de apoyo directo e indirecto a la accin parlamentaria, todos coordinadas por la
Mesa Directiva y sujetos a las decisiones del Pleno en los casos que proceda296.
La Mesa Directiva es el rgano que dirige los trabajos legislativos y los servicios
administrativos en la CLDF. Es un rgano colegiado constituido por cinco
miembros titulares (Presidente, Vice-Presidente, Primero, Segundo y Tercer
Secretarios) y tres suplentes de Secretarios. Al Presidente compite: representar
la CLDF en las situaciones previstas en el Reglamento, regular los trabajos
internos y fiscalizar el orden.
295
BRASIL. Constituio da Repblica dos Estados Unidos do Brasil, 1988. Art. 27. O nmero de
Deputados Assembleia Legislativa corresponder ao triplo da representao do Estado na Cmara
dos Deputados e, atingido o nmero de trinta e seis, ser acrescido de tantos quantos forem os
Deputados Federais acima de doze.
296
El presente apartado, donde se describe la estructura organizacional y el funcionamiento de la CLDF,

est basado en la Resolucin 34/91, de la CLDF y en el libro de los Consultores Legislativos de la CLDF,
urea Helena ORLANDI, Jane Faulstich Diniz REIS; Orivaldo Simo de MELO. Processo legislativo e
funcionamento da Cmara Legislativa. 3 ed. Braslia: Cmara Legislativa do Distrito Federal, 2007.
Pgina 225
Al Vice-Presidente compite sustituir al Presidente en sus ausencias e

impedimentos. En Sesin, no estando el Presidente en el recinto l ser
sustituido sucesivamente por el Vice-Presidente, Secretarios y suplentes de
Secretario o, finalmente, por el Diputado de ms edad, entre los de mayor
nmero de legislaturas, procedindose de la misma forma en los casos que
tenga que dejar su escao.
El mandato de los miembros de la Mesa Directiva es de dos aos, estando
vedada la reconduccin al mismo cargo en la eleccin inmediatamente
siguiente. En la composicin de la Mesa Directiva ser asegurada, tanto cuanto
posible,
la
representacin
proporcional
de
los
Partidos
Bloques
Parlamentarios, y el suplente de Secretario ser del mismo Partido o Bloque

Parlamentario del respectivo Secretario.
Tambin son rganos colegiados las Comisiones. En la CLDF hay dos tipos de
Comisiones: las Permanentes y las Temporales.
Las Comisiones Permanentes son de carcter tcnico-legislativo y especializado,
tienen por finalidad apreciar los asuntos y proposiciones sometidos a su anlisis
y, sobre ellos, emitir parecer. Igualmente, les corresponde hacer el seguimiento
de planes y programas gubernamentales, el control de los actos de los Poderes
Ejecutivo y Legislativo y, la fiscalizacin presupuestaria del Distrito Federal en el
mbito del respectivo campo temtico o rea de actuacin (economa, medio
ambiente, etc.).
En la CLDF, actualmente, hay 9 Comisiones Permanentes:
Comisso de Constituio e Justia.
Comisso de Economia, Oramento e Finanas.
Comisso de Educao e Sade.
Comisso de Assuntos Sociais.
Comisso de Assuntos Fundirios.
Comisso de Defesa dos Direitos Humanos, Cidadania, tica e Decoro

Parlamentar; Comisso de Segurana, Comisso de Defesa do
Consumidor.
Pgina 226
Comisso
de
Desenvolvimento
Econmico
Sustentvel,
Cincia,
Tecnologia, Meio Ambiente e Turismo.

A
su
vez,
las
Comisiones
Temporales
son
constituidas
para
fines
predeterminados y se extinguen al final de la Legislatura, o antes, si han

alcanzado el fin a que se destinan, ha expirado el plazo de duracin o en el
caso de que no ocurre su puesta en marcha en los diez das siguientes a su
constitucin.
Las
Comisiones
Temporales
pueden
ser
Especiales,
de
Investigacin o de Representacin.
Las Comisiones Especiales son constituidas para fines predeterminados, por
deliberacin del Pleno, por propuesta de la Mesa o de un tercio de los
Diputados. La finalidad, nmero de miembros y plazo de funcionamiento deben
constar del Requerimiento de creacin de la misma.
Las Comisiones Parlamentarias de Investigacin son creadas mediante
Requerimiento firmado como mnimo por un tercio de los Diputados. Dichas
Comisiones tienen poderes de investigacin equiparados a los de las
autoridades judiciales, para averiguacin de hecho determinado, tal como un
acontecimiento de relevante inters para la vida pblica y el orden
constitucional, legal, econmico y social del Distrito Federal. Sus conclusiones,
si procede, son enviadas al Ministerio Pblico y a la Procuradura General del
Distrito Federal, para que promuevan la responsabilidad civil, criminal,
administrativa o tributaria del infractor.
Las Comisiones de Representacin son constituidas por acto de la Mesa
Directiva, de oficio o por requerimiento de cualquier Diputado, para representar
a la CLDF en eventos externos.
Existe tambin la Comisin Representativa de la CLDF (que no debe ser
confundida con las Comisiones Temporales) y que funciona durante los
perodos de receso parlamentario. La Comisin Representativa est constituida
por Presidente y dos miembros efectivos, cada cual con suplente. Su eleccin
ocurre inmediatamente despus de la eleccin de la Mesa Directiva, en la
Pgina 227
Sesin Preparatoria de 1 de enero, en el comienzo de la legislatura y en la

ltima Sesin Ordinaria de cada Sesin Legislativa.
Compete a la Comisin Representativa:
Celar por las prerrogativas del Poder Legislativo y por la observancia de

la Constitucin Federal, de la Ley Orgnica y de las garantas en ellas
consignadas.
Convocar Sesin Legislativa Extraordinaria, en los casos previstos en la

Ley Orgnica.
Deliberar sobre la peticin del Gobernador o del Vice-Gobernador para

ausentarse del Distrito Federal por ms de quince das.
Recibir peticin para procesar criminalmente a un Diputado Distrital y

decidir sobre su encarcelamiento si fuera el caso.
Recibir y examinar peticiones, denuncias y representaciones de cualquier

persona fsica o jurdica.
Recibir comunicacin de veto, en condiciones del art. 64, 8, de la Ley

Orgnica.
Tambin est inserto en la estructura organizativa destinada a la accin

parlamentaria, el Colegio de Lideres. Las representaciones de los grupos
partidarios existen para promover los intereses de los Partidos y son
constituidas por Lderes y Vice-Lderes. Lder es el Diputado Distrital elegido por
sus pares para hablar en nombre del Partido o Bloque Parlamentario. Los
Lderes disponen de diversas prerrogativas y atribuciones reglamentarias, entre
ellas:
Hacer uso de la palabra, en los casos previstos en el Reglamento.
Indicar a la Mesa Directiva los miembros de su agrupacin partidaria que

van a tener asiento en las diferentes Comisiones.
Tomar parte en las reuniones del Colegio de Lderes.
Dilucidar, por tiempo no superior a tres minutos, la votacin de cualquier

proposicin sujeta a la deliberacin del Pleno.
Pgina 228
El Colegio de Lderes est compuesto por los Lderes de los Partidos, de los
Bloques Parlamentarios y del Gobierno. A l compete deliberar sobre temas
llevados a su consideracin por el Pleno, por la Mesa Directiva, por una
Comisin o por cualquier Diputado Distrital. El calendario de apreciacin de
proposiciones es organizado por el Presidente, odo el Colegio de Lderes. El
Colegio de Lderes participa, cuando es convocado por el Presidente, de
reuniones con la Mesa Directiva y Presidentes de las Comisiones Permanentes
para evaluacin de los trabajos de la CLDF, anlisis de las materias en
tramitacin y adopcin de medidas necesarias al buen funcionamiento de las
actividades legislativas.
Como rganos de apoyo directo a la accin parlamentaria, estn entre otros, la
Assessoria Legislativa, la Assessoria Especial de Fiscalizao e Controle y todos

los sectores bajo coordinacin de la Diretoria Legislativa, a saber: Setor de
Protocolo Legislativo; Setor de Documentao Legislativa; Setor de Biblioteca;

Setor de Gesto de Documentos e Arquivos, Setor de Taquigrafia; Setor de
Apoio ao Plenrio; Setor de Tramitao, Ata e Smula; Setor de Apoio s
Comisses Permanentes; Setor de Apoio s Comisses Temporrias .
Los rganos de apoyo indirecto a la accin parlamentaria son los que gestionan
las reas de personal, mantenimiento, financiera, contable, etc.
Para mejor comprensin de la estructura organizativa de la CLDF se incluye a
continuacin el organigrama de la misma.
Pgina 229
Figura 9. Organigrama Cmara Legislativa do Distrito Federal.
Pgina 230
4.3.- PRODUCCIN DOCUMENTAL PARLAMENTARIA

Las funciones y actividades parlamentarias de las instituciones legislativas de
pases democrticos se hacen cada vez ms prolijas y complejas. Para llevar a
cabo tales actividades, los Parlamentos disponen de una serie de rganos que
generan, en mltiples soportes, un volumen considerable de documentacin e
informacin.
Los documentos que conforman el acervo documental de un Parlamento
pueden ser clasificados, genricamente, en dos categoras: administrativos y
parlamentarios.
Los documentos administrativos son los documentos generados o recibidos por
los rganos administrativos del Parlamento. Estn relacionados con la ejecucin
de las funciones de apoyo necesarias para el correcto desenvolvimiento de la
institucin, como son las de administracin de recursos humanos, de material,
de servicios, etc.297
Los documentos de carcter parlamentario son resultado de la actuacin de los
rganos polticos o de gobierno de un Parlamento, tales como la Presidencia, la
Mesa Directiva, el Pleno o las Comisiones, en el cumplimiento de sus funciones
parlamentarias.
4.3.1.-
LA
TAQUIGRAFA
LA
PRODUCCIN
DOCUMENTAL
PARLAMENTARIA
El Poder Legislativo desempea distintas funciones conforme al rgimen poltico

o de gobierno vigente en cada pas, pero se puede decir que representar a la
ciudadana, legislar y fiscalizar las acciones del Poder Ejecutivo son funciones
comunes a todos los Parlamentos de pases democrticos.
297
El objeto de esta investigacin se cie a documentos de carcter parlamentario, por lo que no se

discutir acerca de los de carcter administrativo.
Pgina 231
Para cumplir con stas, y otras funciones parlamentarias, tales como la

administrativa, la financiera y presupuestaria (del Poder Ejecutivo) o la de
orientacin o direccin poltica de Gobierno, un Parlamento desarrolla
actividades muy diversas. Actividades como el procedimiento legislativo,
elaboracin y/o aprobacin de presupuestos del Poder Ejecutivo, la eleccin de
algunos integrantes del Poder Ejecutivo, la orientacin de la poltica pblica y
de las lneas de actuacin del Estado, etc.
Los procesos pertinentes a la ejecucin de las actividades desarrolladas en el
cumplimiento de la misin de un Parlamento se basan en un conjunto de actos
preestablecidos. En dichos procedimientos, por lo general, hay una o ms
etapas de los mismos que ocurren en Sesiones del Pleno. En el procedimiento
legislativo, por ejemplo, las fases de lectura, discusin y votacin de un
proyecto de ley obligatoriamente ocurren en Sesiones Plenarias.
Por tanto, hay una parte importante de la produccin documental parlamentaria
que es resultante de eventos que necesitan ser registrados para que surtan los
efectos esperados. La transposicin del texto oral al escrito se hace por
diversos mtodos, tales como la taquigrafa, la estenografa o la simple
transcripcin de cintas.
La taquigrafa298, el recurso ms utilizado en los Parlamentos para llevar a cabo
la tarea de plasmar por escrito lo hablado, es un mtodo de escritura que busca
la mayor rapidez posible al poner por escrito el mensaje oral. Es un sistema de
escritura que utiliza seales de caractersticas grafodinmicas y fonticas
especiales y se aplica conforme a preceptos especficos, que permiten lograr
velocidades de registro de la palabra muy superiores a las conseguidas con el
mtodo de escritura corriente. Normalmente una persona escribe a una
velocidad de 40 palabras por minuto, y con gran esfuerzo, mientras que un
298
Los datos referentes a la historia general de la taquigrafa pueden ser contrastados en los artculos de
Waldir CURY, conocido estudioso y profesor de taquigrafa en Brasil: Breve histrico da taquigrafia;
Aperfeioamento do taqugrafo: tarefa diria e permanente ; y Preciosidades taquigrficas. Disponibles
(respectivamente) en: https://www.yumpu.com/pt/document /view/12681744/breve-historico-dataquigrafia-taquigrafia-em-foco;
http://www.taquigrafia.emfoco.nom.br/artigos
/aperfeicoamento_
do_taquigrafo_tarefa_novo.pdf;http://www.taquigrafia.emfoco.nom.br/artigos/preciosidadesotimizadas.
pdf.
Pgina 232
taqugrafo puede escribir cmodamente 120 palabras por minuto y, con algn
entrenamiento, puede lograr velocidades superiores a 180 palabras por minuto.
La estenografa es la escritura taquigrfica ejecutada a travs de una mquina
tipiadora llamada estenotipia. sta es una mquina de escribir que contiene un
juego de caracteres especiales, orientados a un determinado sistema
taquigrfico.
Etimolgicamente el trmino taquigrafa deriva de las voces griegas: tachys
(rpido), graphein (escribir). El trmino fue utilizado por primera vez por
Shelton en 1641, luego por Coulon de Thvenot en 1776 y finalmente adoptado
por Mart. El ingls John Willis, inventor del primer sistema geomtrico, la haba
denominado estenografa en 1602.
La historia de la taquigrafa se remonta a la poca del Imperio Romano con las
Notas Tironianas, una clase de escritura taquigrfica convencional, cuyo
nombre procede de Marcus Tullius Tirn, quien fuera esclavo y luego liberto de
Cicern, que las empleaba para registrar los discursos de ste. Dicen algunos
historiadores que Tirn, al acompaar a Cicern en un viaje de estudios a
Grecia, conoci las abreviaturas griegas y al volver a Roma hizo una reforma en
las abreviaturas latinas en uso hasta entonces 299.
Cada Nota Tironiana estaba compuesta de dos elementos: un signo principal, el
radical y otro, el auxiliar o terminacin. El auxiliar es ms pequeo que el
radical y su colocacin hace que el sentido de la palabra cambie. Segn como el
auxiliar sea colocado sobre el radical vara el sentido del vocablo. Con un solo
radical se pueden expresar numerosos trminos. A veces los signos auxiliares,
en vez de letras, son puntos y rayas.
En la actualidad, todava se utilizan algunas abreviaturas que constan de las
Notas Tironianas, tales como el punto para indicar abreviacin (Dr., Sr.) o
299
Hay noticias de la utilizacin de sistemas de abreviaturas destinados a acelerar la escritura ya en el ao

53 a.C.
Pgina 233
repetir la letra para indicar plural (AA= autores, CCAA= Comunidades

Autnomas).
Las Notas Tironianas fueron usadas desde el siglo I antes de Cristo hasta el
final del siglo XI. Por alguna razn todava desconocida, se quedaron olvidadas
durante cuatro siglos, hasta que el monje benedictino, Johann Heidelberg,
public la obra Poligrafa en la cual menciona haber encontrado un libro de
abreviaturas. Esas abreviaturas seran las Notas Tironianas. La decadencia de
las Notas Tironianas no signific una total desaparicin de la taquigrafa, entre
los siglos XI y XVI existieron manifestaciones tericas y prcticas alimentadas
por un sistema de abreviaturas medievales y por otros sistemas especiales,
como la Ars Notaria, la Ars Exceptoria y la Ars Notaria Aristoteli300.
La taquigrafa moderna nace en Gran Bretaa. En 1412 aparece el primer
tratado. En el ao 1588, Timothy Bright, public el libro intitulado Characterie,
an art of shorte, swifte and secrete writing by characters, la primera

reproduccin impresa sobre el tema. A partir del siglo XVII surgen diversos
mtodos taquigrficos: Willis, Shelton, Mason, etc. En 1786 Samuel Taylor cre
otro mtodo, que tuvo poca aceptacin pero sirvi de base para otros mtodos
ms exitosos, como el de Pitman.
Isaac Pitman aprendi el sistema de escritura rpida de Taylor, se dio cuenta
de sus defectos y de la dificultad para aprenderlo, lo perfeccion, logrando
crear un mtodo fcil de aprender y de practicar. Para explicar el mtodo
creado, escribi un tratado publicado con gran xito en 1837. Despus de tener
su eficacia ampliamente demostrada en Inglaterra, en 1852 el Sistema Pitman
de Taquigrafa fue introducido en Estados Unidos. Pronto se adopt para las
lenguas romances, latinas e incluso orientales.
El valenciano Francesc de Paula Mart y Mora, nacido en Jtiva, introdujo la
taquigrafa en Espaa en 1800 al hacer una versin del sistema Taylor para el
300
Jos Manuel RUIZ ASENCIO. Los orgenes de la Diplomtica y la Paleografa como ciencias: Mabillon y
el Nouveua Trait. En: III Jornadas de la Sociedad Espaola de Ciencias y Tcnicas Historiogrficas.
Diplomtica antigua Diplomtica moderna, (Murcia 20-21 de junio de 2005), Murcia: Comunidad
Autnoma de la Regin de Murcia, 2005. pp. 15-34.
Pgina 234
espaol. En 1802, Mart present a la Real Sociedad Econmica Matritense de

Amigos del Pas un nuevo sistema que titul Taquigrafa castellana o arte de
escribir con tanta velocidad como se habla. Esta institucin, de la que Mart era
individuo de mrito, solicit y consigui del Gobierno de Carlos IV la creacin de
una Ctedra de Taquigrafa, siendo inaugurada oficialmente la Escuela de
Taquigrafa el 1 de septiembre de 1803. El Sistema Mart es considerado como
el ms perfecto de los sistemas conocidos hasta el siglo XIX y es muy usado en
pases de lengua espaola y tambin en Brasil.
La taquigrafa en Espaa se emple oficialmente por primera vez en las Cortes
de Cdiz y desde entonces es utilizada en el Congreso para registrar y hacer
pblico en el Diario de Sesiones todo lo ocurrido en las Sesiones del
Parlamento301.
En Brasil, oficialmente, la taquigrafa fue introducida en 1823, con la primera
Asamblea Constituyente302, gracias a Jos Bonifcio de Andrada e Silva.
Hombre de ciencia, estadista, escritor, orador, parlamentario, poeta, y
considerado como una de las personas ms cultas de su poca, Jos Bonifcio,
al constatar la gran utilidad de la taquigrafa en Parlamentos de otros pases,
abog por la creacin de un cuerpo de taqugrafos en el Parlamento brasileo.
Cada sistema taquigrfico tiene sus propias caractersticas, el sistema Larralde
o el sistema Pitman, por ejemplo, se basan en la utilizacin de una serie de
rasgos rectos y curvos, finos y gruesos, crculos grandes, medianos y pequeos,
elipses grandes y pequeas, y otros recursos, para representar las letras del
alfabeto de una manera simplificada. De acuerdo con la posicin en que se
dibujen, por encima del rengln, sobre ste o por debajo, esos signos
contendrn implcitas las vocales A, E-I y O-U, respectivamente.
301
Gran Enciclopedia Rialp. Madrid: Rialp, 1981.
302
Oscar Diniz MAGALHES. Nos primrdios da taquigrafia parlamentar brasileira [en lnea]. Revista
Taquigrfica. 194?. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.taquigrafia.emfoco.nom.br
/historiadataquigrafia/nosprimordios.pdf.
Pgina 235
Escribir de forma rpida es una preocupacin constante de los responsables del

registro del habla, pero la rapidez en la escritura no justifica negligencia en la
captacin o en la transcripcin. La fidelidad a lo expresado por el orador es
exigencia constante desde los tiempos ms remotos de la historia de la
taquigrafa. La versin taquigrfica debe contener todas las expresiones
producidas en el curso de un debate, con los ajustes mnimos necesarios para
adecuar la palabra oral a la escrita. Solamente deben ser introducidas aquellas
modificaciones que valgan para eliminar reiteraciones intiles, muletillas,
redundancias, errores gramaticales, contradicciones, pero conservando siempre
el estilo del orador y el espritu de sus palabras.
En la CLDF, como en la mayora de las instituciones legislativas brasileas, se
utiliza la taquigrafa para registrar por escrito todo lo que fue expresado
verbalmente
en
una
Sesin
Plenaria.
los
taqugrafos,
funcionarios
pertenecientes a la plantilla de la Divisin de Taquigrafa, corresponde la toma y

transcripcin literal de lo dicho en el transcurso de las Sesiones de los rganos
colegiados de la CLDF (Pleno y Comisiones). Esa labor da lugar a las actas y
dems documentos originados en la realizacin de una Sesin o Reunin.
El
registro
taquigrfico
ocurre
en diferentes
etapas: acompaamiento
taquigrfico en la Sala de Sesiones, traduccin de los apuntes, revisin y

supervisin. Cada una de esas etapas genera documentos especficos303.
1.- ACOMPAAMIENTO
TAQUIGRFICO EN LA
SALA
DE
SESIONES. En esa primera
etapa, cada taqugrafo est encargado de acompaar y recoger los

pronunciamientos y debates, en perodos de dos o tres minutos, con intervalo
de cincuenta minutos, de media, para realizacin de nueva toma. Con base en
una escala previamente determinada con el nombre de los taqugrafos que
cubrirn el evento, uno de ellos accede a la Sala de Sesiones y taquigrafa
303
Maria Rodrigues OLIVEIRA. Do oral para o escrito: um ofcio do taqugrafo parlamentar. Director:
Vanda Maria da Silva Elias. [Dissertao Especializao em Lngua Portuguesa]. Pontifcia Universidade
Catlica de So Paulo, So Paulo, 2005. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
http://www.taquigrafia.emfoco.nom.br/artigos/do_oral_para_o_escrito.pdf.
Pgina 236
durante el tiempo preestablecido. Prximo al trmino de su tiempo de apunte

taquigrfico, otro taqugrafo entra para sustituirlo.
2.- TRADUCCIN
DE LOS APUNTES.
El taqugrafo sustituido vuelve al Sector e
inicia la traduccin de su cuarto304. Simultneamente, un taqugrafo revisor

recoge los pronunciamientos y debates, pero en este caso los perodos en la
sala son de diez minutos. Al final de su turno el taqugrafo revisor hace la
correspondiente traduccin.
3.- REVISIN
DE
LOS
CUARTOS.
Despus de traducidos, los registros
taquigrficos son encaminados a los responsables de la revisin de los mismos.

El revisor procede al montaje de los cuartos, al cotejo de las traducciones, a la
correccin gramatical severa y a las alteraciones de estilo, si necesario, para no
perjudicar la interpretacin del discurso del orador.
4.- SUPERVISIN DE
LAS NOTAS TAQUIGRFICAS.
Por ltimo est la supervisin,
que es cuando el registro taquigrfico pasa a la revisin final, tarea de los

taqugrafos supervisores o revisores de texto. En la CLDF los revisores son
funcionarios expertos en portugus, a quienes compete hacer la correccin
final, en conjunto, de los pronunciamientos, debates y discursos parlamentarios
a efectos de publicacin de las actas.
Cabe decir que hay quienes cuestionan por qu an se utiliza la taquigrafa para
registrar una Sesin Plenaria305 cuando hay varios recursos tecnolgicos para
ello. Recursos que muchas veces ofrecen iguales o mejores condiciones para
obtener dicho fin sin necesidad de la actuacin de los taqugrafos, como puede
ser el software que permite directamente la transcripcin de la voz para la
escritura.
304
El cuarto es el tiempo en que cada taqugrafo de un equipo taquigrafa. Ese tiempo puede variar
conforme a cada entidad, pudiendo ser de tres, cinco o incluso diez minutos. El trmino se refiere al
cuarto de hora (15 minutos) que era el tiempo que cada taqugrafo taquigrafiaba en otras pocas.
305
Buenas fuentes para conocer de las discusiones y de las diferentes tcnicas y mtodos de la
taquigrafa, pueden ser las pginas web: de la Revista Taquigrfica, revista internacional, publicada en
espaol, portugus e ingls (http://www.taquigrafica.com/) ; de la empresa Taquibras, que se dedica,
entre otras cosas, a la enseanza de la taquigrafa y publica en su web artculos y noticias del rea
(http://www.taquibras.com.br/) ; o, el Blog de Lizete Castro, conocida taqugrafa brasilea:
http://lizetecastro.blogspot.com/2010_12_10_archive.html.
Pgina 237
El tema es motivo de muchos debates, pero hoy por hoy, en la mayor parte de
los Parlamentos, la taquigrafa sigue siendo el mtodo ms utilizado para
registrar las Sesiones Plenarias y, al archivero parlamentario le concierne la
responsabilidad de gestionar los documentos producidos con tal propsito. Por
lo tanto, la utilizacin o no de la taquigrafa como herramienta para registrar
por escrito lo hablado no ser objeto del presente estudio, en ste slo
interesan los documentos generados a partir de ella.
4.3.2.- EL USO DE SISTEMAS DE GRABACIN DE SONIDO EN LAS LABORES

TAQUIGRFICAS
La grabacin sonora de eventos registrados taquigrficamente, inicialmente, es

un recurso adicional, una forma de tornar ms gil y prctica la ejecucin del
registro taquigrfico de los mismos. Es un recurso tecnolgico que facilita el
trabajo del taqugrafo y puede ser usado de diferentes maneras en lo que se
refiere al registro, divulgacin y estudio de la actividad legislativa o de los
discursos y debates parlamentarios, por ejemplo.
La invencin de la tecnologa capaz de fijar el sonido en un soporte, marca la
transformacin de los sucesos sonoros. Hasta entonces el sonido no se poda
separar de la fuente que lo produca, el oyente podra no ver la fuente emisora
del sonido, pero no poda estar alejado de ella. Slo era posible or aquello que
estaba lo suficientemente cerca del receptor306.
Las primeras grabaciones del sonido307 se hicieron en cilindros de cera que
podan ser ledos por un aparato llamado fongrafo, aparato ste inventado en
1877 por Thomas Edison para grabar mensajes telefnicos. Para ello, tras
probar otras posibilidades, desarroll un sistema en el cual las ondas sonoras
306
307
Mara de Lourdes AYLUARDO LPEZ. La necesidad de un centro de investigacin y creacin sonora: el

valor sociocultural del documento sonoro [en lnea]. Cuadernos de documentacin multimedia. 2002,
nm. 13. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://multidoc.rediris.es /cuadernos /num13
/ponencias/jueves/01sesion_pdf/LourdesAyluardo.pdf.
Rosa Mara ARIZA CHICHARRO. El Archivo de la Palabra de Radio Nacional de Espaa [en lnea].
Revista General de Informacin y Documentacin. 2004, vol. 14, nm. 2, pp. 29-58. [Consulta:
25/01/2014].
Disponible
RGID0404220029A/9787.
Pgina 238
en:
http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/
article/view/
son transformadas en vibraciones y stas en un surco trazado por una aguja.

sta recoge las vibraciones sobre la cera, ligeramente blanda, de un cilindro
hueco. Estos cilindros se podan retirar y colocar con facilidad en el mandril del
fongrafo. En este soporte sonoro se grab el primer documento que recoge la
voz de una persona: palabras del compositor ingls Sir Arthur Sullivan,
recogidas en casa del agente de Edison el 5 de octubre de 1888.
En 1898, Valdemar Poulsen, inventor dans, presenta una mquina que permite
realizar grabaciones a travs de un hilo de acero: el telegrfono. Es la primera
mquina capaz de grabar sonido de forma magntica y se puede considerar
como el precedente del magnetfono. Con esa tcnica de sonido se grab el
saludo del Emperador Francisco Jos de Austria en la Exposicin Universal de
Pars de 1900.
La primera revolucin en la tcnica de grabacin de sonido se produce con la
invencin del gramfono por Emile Berliner, entre los aos 1889 y 1896. El
gramfono consta de un plato giratorio, un brazo, una aguja o pa, un
amplificador o bocina y un motor a cuerda. Dicho motor gira a 78 u 80 RPM y
permite realizar grabaciones de unos minutos de duracin en discos planos de
baquelita o ebonita, conocidos popularmente como pizarras. Estos soportes
tenan mucha ms resistencia al uso que los cilindros de cera y adems
permitan hacer mltiples copias a partir de discos mster.
En los aos 30 del siglo XX, surge el magnetfono, un grabador elctrico que
dejaba una seal magntica sobre un alambre. Ms tarde se us una tira
flexible recubierta de polvo imantado (el antecesor de la cinta casete). Los
sonidos son grabados en forma de seales magnticas en una cinta y la
informacin, conservada a travs de seales elctricas, puede ser recuperada y
convertida de nuevo en sonido. La cinta est dentro de un recipiente llamado
casete. Era de gran tamao con lo cual presentaba poca movilidad, razn por la
que tuvo un uso restringido.
Pero la gran revolucin en los sistemas para registrar y reproducir el sonido es
la invencin de los casetes en 1963. El casete compacto, as lo llamaron
Pgina 239
entonces, es una caja plstica, lo ms cerrada posible, que contiene una cinta
magntica (cinta plstica recubierta de xido frrico u xido de cromo) y dos
carretes, por donde circula la cinta para la grabacin o reproduccin. El casete,
al contrario del magnetfono, permite una gran movilidad, lo que hizo que se
difundiera la prctica de grabar y reproducir grabaciones tanto en el mbito
privado, como empresarial o en la Administracin.
Con la era digital, se diversifican y abaratan los soportes y los sistemas de
grabacin y reproduccin del sonido, surge el CD, el Mini-disc, el Blu-ray, el
MP3, etc.
El descubrimiento de la posibilidad de fijar el sonido de manera artificial, hace
que surja, espontneamente, la necesidad de desarrollar nuevas tecnologas
para mejorar la calidad de los soportes y de los aparatos de grabacin y
reproduccin del sonido. Simultneamente, se desarrollan metodologas de
clasificacin y conservacin de los documentos sonoros. Con la evolucin de la
tecnologa audio, el fenmeno acusmtico 308 adquiere una nueva dimensin
pues el objeto productor del sonido ya no necesita estar cerca del oyente,
tampoco tiene que coincidir con el receptor ni en el espacio ni en el tiempo. El
sonido puede ser reproducido por un aparato diferente del que lo gener, la
fuente sonora inicial deja de tener el valor fsico sustancial y este valor pasa al
proprio sonido, que se hace independiente de su origen natural309.
Desde los aos 70 del siglo pasado, es comn la utilizacin de grabadores para
registrar eventos que por alguna razn, ya sea legal, poltica o administrativa,
necesitan dejar constancia de lo ocurrido en el transcurso de su realizacin.
Para ello pueden ser utilizadas diferentes frmulas310:
308
El trmino acusmtico se utiliza para denominar aquello que se oye sin que se vea la fuente de donde
proviene.
309
Mara de Lourdes AYLUARDO LPEZ. La necesidad de un centro de investigacin y creacin sonora: el

valor sociocultural del documento sonoro [en lnea]. Cuadernos de documentacin multimedia. 2002,
nm. 13. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://multidoc.rediris.es/cuadernos/num13
/ponencias/jueves/01sesion_pdf/LourdesAyluardo.pdf.
310
Epgrafe elaborado a partir de dos trabajos de Waldir CURY: Aperfeioamento do taqugrafo: tarefa
diria e permanente [en lnea]. En: II Congresso Brasileiro de Taqugrafos, (Rio de Janeiro 5-7 de
Pgina 240
Registrar un evento solamente por medio de la grabacin del mismo. En

este caso, el usuario dispone solamente de la grabacin como fuente de
consulta. Es una frmula muy precaria, principalmente cuando la
grabacin es mala o el orador tiene psima diccin. Presenta varios
riesgos e inconvenientes, como puede ser la prdida total o parcial de un
discurso o de una sesin si ocurre un fallo mecnico en la grabacin o
que esta resulte de mala calidad debido a existencia de los denominados
ruidos parsitos (sonidos provocados por cucharitas de caf, toses,
pasos, rechinar de puertas, llamadas de telfonos, etc.), que a veces se
graban con mayor intensidad que la propia voz humana. Otro problema
que puede ocurrir es la dificultad en identificar a los oradores. La
solucin sera que los oradores se identifiquen cada vez que hacen uso
de la palabra, lo cual interrumpe la fluidez de un debate. Cabe destacar
que la transcripcin de una grabacin es una tarea muy laboriosa y,
extraer informaciones con la simple audicin de la grabacin es tarea
todava ms complicada.
Registrar el evento valindose solamente de los servicios de un

taqugrafo, que realiza los Apuntes Taquigrficos en directo. Esa es la
frmula usada desde la poca de los romanos hasta el surgimiento de la
grabadora. Tiene la desventaja de ser extremamente agobiante y
generar angustia y tensin, principalmente cuando el taqugrafo se topa
con oradores que hablan demasiado rpido o tienen mala diccin.
Muchas veces, el taqugrafo tiene que hacer injertos para completar
trechos o palabras que no fueron captadas o entendidas en el momento
de la toma taquigrfica.
Registrar el evento utilizando los servicios de un taqugrafo que realiza

los Apuntes Taquigrficos a partir de la grabacin del evento, ya sea en
cintas magnticas, CD, DVD u otro soporte cualquiera que permita tal
labor. Como es un taqugrafo quien hace la transcripcin de la grabacin,
outubro de 1988). [Consulta: 25/01/2014]. Disponible

/artigos/aperfeicoamento_do_taquigrafo_tarefa_novo.pdf
taquigrafia? [en lnea]. Braslia: Taquibrs, 200?.
http://www.taquigrafia.emfoco.nom.br /variedades. htm#
en: http://www.taquigrafia .emfoco.nom.br

y Em que pode a tecnologia auxiliar a
[Consulta: 15/01/2014]. Disponible en:
emque pode atecnologia.
Pgina 241
mejora la calidad del registro pues ste, al ser un profesional

especializado, instruido en la interpretacin de sonidos, es capaz de
entender con ms facilidad una grabacin incluso cuando sta no es de
buena calidad o hay oradores con mala diccin. Los inconvenientes de
esa frmula son la posibilidad de prdida total o parcial de discursos o
eventos en caso de fallo en la grabacin; dificultad para identificar
oradores; problemas para entender grabaciones de mala calidad y
dificultad de hacer una transcripcin.
Registrar un evento contando con los servicios de registro taquigrfico

en directo, con la presencia de taqugrafos en el recinto del evento y
valindose adems de la grabacin del mismo, ya sea en cintas
magnticas, CD, DVD u otro soporte cualquiera que permita tal labor.
Esta es la frmula que permite mejor calidad a los registros
taquigrficos. Eleva el grado de autenticidad, de fidelidad y de perfeccin
en la traduccin taquigrfica, pues el taqugrafo tiene dos fuentes a las
que recurrir: a los Apuntes Taquigrficos y a la cinta con la grabacin
sonora. Adems, habiendo l mismo sido testigo directo del evento le
ser mucho ms fcil hacer la reconstitucin del discurso, incluso cuando
la grabacin sea de poca calidad. Al mismo tiempo, en caso de que se le
haya escapado algo cuando haca la toma de los discursos, podr
solventar dudas escuchando la grabacin. Audicin sta que puede
repetirse un nmero infinito de veces.
El material bibliogrfico sobre documentos sonoros y/o audiovisuales generados

por
los
medios
de
comunicacin
radiotelevisivos,
por
las
industrias
cinematogrfica y discogrfica, es abundante. En contrapartida hay poca

produccin bibliogrfica acerca de grabaciones sonoras con otras finalidades.
Especficamente,
la
literatura
sobre
grabaciones
sonoras
de
Sesiones
Parlamentarias, se puede decir que es ms bien escasa.

En Brasil hay una expectativa de que pronto la situacin, desde el punto de
vista investigativo y normativo, pueda mejorar pues el CONARQ - Conselho
Nacional de Arquivos, en mayo de 2010, mostrando inters y preocupacin con
Pgina 242
el tema de los documentos en audio e imagen, instituy la Cmara Tcnica de

Documentos Audiovisuales, Iconogrficos y Sonoros311. El objetivo de dicha
Cmara Tcnica es realizar estudios, proponer normas y procedimientos
relacionados con la terminologa, organizacin, tratamiento tcnico, guarda,
preservacin, acceso y uso de documentos audiovisuales, iconogrficos y
sonoros. Adems, debe orientar a las instituciones en la elaboracin de
proyectos
que
pueden
resultar
en
financiacin
para
la
organizacin,
preservacin y acceso de sus acervos, as como, para la constitucin y/o

modernizacin de instituciones con tales finalidades.
4.3.3.-
LA
PRODUCCIN
DOCUMENTAL
PARLAMENTARIA
LA
PUBLICIDAD DE LOS ACTOS DOCUMENTADOS
En los Estados democrticos, todas las instituciones pblicas que conforman su

Administracin estn sujetas al principio de transparencia (sin perjuicio de otros
como el de legalidad, de moralidad, de eficacia, etc.). El principio de
transparencia establece la obligacin de las Administraciones Pblicas de abrir
canales permanentes y fluidos de informacin y comunicacin con los
administrados y el derecho correlativo de stos de saber, conocer, entender y
fiscalizar los pormenores de la organizacin y funcin administrativas312.
Una Asamblea Legislativa es un ente pblico que tiene como finalidad el
servicio a los ciudadanos y como tal debe regirse, entre otros, por el principio
de transparencia. Para cumplir con ese principio, la Administracin tiene la
obligacin legal de divulgar y hacer pblicos sus actos. El medio ms comn
para ello es el Boletn Oficial.
En el caso especfico del procedimiento legislativo se hace necesario publicar
todos los pasos del procedimiento, no solo el resultado final del mismo, y
311
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Portaria n 90, de 27 de maio de 2010, que cria
Cmara Tcnica de Documentos Audiovisuais, Iconogrficos e Sonoros. Dirio Oficial da Unio, de 31
de maio de 2010, Seo 1.
312
Un buen referente para ampliar los conocimientos acerca del principio de transparencia es el libro,
resultado de su tesis doctoral, de Jos Maria JARDIM. Transparncia e opacidade do Estado no Brasil.
Usos e desusos da informao governamental. Niteri, Brasil, Ed. UFF, 1999.
Pgina 243
muchos de esos pasos ocurren en Sesin Plenaria. En las Sesiones pblicas,

tanto Plenarias como de Comisiones, est permitida la presencia del pblico en
general y de los medios de comunicacin social. No obstante, la divulgacin con
valor legal se hace oficial en el Boletn Oficial y/o Diario de Sesiones, en donde
son
publicados
todas
aquellas
informaciones
y/o
documentos
cuyo
conocimiento resulta obligado para cumplir el trmite (entre los cuales se

encuentran las transcripciones de lo debatido y acordado en cada Sesin).
El Dirio da Cmara Legislativa (DCL) conforme establece una normativa
interna, la Resolucin 55/92, es el rgano oficial del Poder Legislativo Distrital
destinado a dar publicidad a la actividad legislativa y actos administrativos en
cumplimiento de los principios de transparencia, publicidad, legalidad y
moralidad administrativa. En el DCL se recogen los actos oficiales del proceso
legislativo, como convocatorias y rdenes del da de Sesiones y/o Reuniones,
los documentos que son objeto de debate, para conocimiento y tramitacin
parlamentaria, as como resoluciones y disposiciones de rgimen interior, cuya
publicacin sea requerida por algn precepto del Reglamento Interno u
ordenada por la Presidencia.
El DCL se publica de lunes a viernes y consta de dos apartados. El primer
apartado est reservado a publicacin de Leyes, Decretos Legislativos y
Resoluciones promulgadas por el Presidente de la Asamblea; de las Actas de las
reuniones de la Mesa Directiva y Comisiones Tcnicas Permanentes y
Temporales; de los actos relacionados con las Comisiones, tales como fecha y
hora de las reuniones, nombre de sus integrantes, materias en tramitacin y
examen en las mismas, con indicacin de los respectivos relatores, las actas e
informes discutidos y votados en reuniones realizadas en fecha anterior a la
publicacin del DCL. Adems, en el mismo apartado, se publica el orden del da
de la Sesin Plenaria siguiente a la publicacin, con texto ntegro de las
proposiciones legislativas en tramitacin.
El segundo apartado est destinado a la publicacin de todos los actos
administrativos emanados de la Mesa Directiva, de la Presidencia y Secretarias,
incluidos aqu todos los actos referentes a los funcionarios de la institucin,
Pgina 244
tales como admisin, dimisin, nombramientos, promociones, concesin de

beneficios, etc., as como convocatorias de concursos pblicos y extractos de
contratos, avisos, actas y decisiones de la Escola do Legislativo, decisiones del
Tribunal de Contas do Distrito Federal, etc.

Con el objeto de dar la relevancia que el tema requiere, y tambin por motivos
prcticos con vistas a facilitar el acceso y localizacin, la publicacin de las
Actas de las Sesiones Preparatorias, Ordinarias, Extraordinarias y Solemnes 313,
se hace en un suplemento una separata del DCL, publicada segn demanda del
Setor de Tramitao, Ata e Smula.
313
La publicacin de las Actas de las Sesiones se hace despus de cumplidos los plazos y condiciones
establecidas en el Reglamento da CLDF (elementos que deben constar de cada tipo de acta, plazos
para publicacin o para que el orador revise su discurso, etc.).
Pgina 245
Figura 10. Portada del Dirio da Cmara Legislativa.
Pgina 246
Figura 11. Suplemento del Dirio da Cmara legislativa.
Pgina 247
En la CLDF son conservadas, obligatoriamente, tres colecciones del Boletn

Oficial: una, por razones normativas internas314, en el propio rgano
responsable de su publicacin Coordenaria de Editorao e Produo
Grfica, otra en la Biblioteca y una tercera en el Archivo. La Biblioteca recibe el

DCL diariamente. Los ejemplares destinados a conservacin permanente en el
Archivo, son transferidos a ste mensualmente. Finalizado el mes, un
funcionario de la Coordenaria de Editorao e Produo Grfica entrega al
Archivo todos los nmeros del DCL publicados en aquel mes. Adems, fuera de
la CLDF, la Secretaria de Administrao do Governo do Distrito Federal y el
Tribunal de Contas do Distrito Federal recogen y conservan otras colecciones.

El DCL es el medio informativo oficial de las actividades del Parlamento Distrital.
La publicacin de los diferentes documentos en el boletn oficial es lo que hace
que los actos legislativos y/o administrativos adquieran eficacia y validez; su
funcin divulgativa es lo que provee de carcter jurdico y produce las
consecuencias legales de los actos. La publicacin de los documentos
generados en tales actos es lo que hace que aquellos obtengan el carcter de
documentos completos y efectivos, pues es cuando se cumple con uno de los
principios fundamentales
de
la Administracin Pblica y
una de
las
caractersticas esenciales del documento archivstico: la publicidad.

En el caso de la CLDF el Boletn Oficial, adems de ser un documento de apoyo
y de consulta, es un documento archivstico (pese a las discusiones que puede
suscitar tal afirmacin) de valor permanente y como tal debe ser conservado.
El DCL es un documento archivstico porque:
Est generado en el cumplimiento de las actividades de la CLDF.
Es autntico, es nico (aunque reproducido en miles de ejemplares).
Es fiable.
Es completo porque es ntegro y cumple con su objetivo (divulgar y

proveer validez a los actos de la CLDF que lo requieren).
314
La Coordenaria de Editorao e Produo Grfica est obligada a conservar un ejemplar de todo

material impreso en la imprenta de la CLDF.
Pgina 248
El mensaje que contiene est fijado en un soporte (papel).
Tal como recomienda la Norma ISO 15489, est disponible, fcilmente

localizable, recuperable e interpretable por quien necesita acceder al
mismo.
4.3.4.-
LOS
ARCHIVOS
PARLAMENTARIOS
LA
VALORACIN
DOCUMENTAL
El Archivo de un Parlamento es el agente responsable de la gestin del acervo

archivstico de la institucin. Dicho Archivo tiene como misin asegurar la
organizacin, el control, la preservacin y el acceso a los documentos
originados en las funciones propias del Poder Legislativo. Para alcanzar tales
objetivos y, con ello, garantizar la preservacin de la memoria del Poder
Legislativo, se hace necesaria la aplicacin de un proceso de valoracin
documental apropiado.
El Consejo Internacional de Archivos315, en estudio elaborado por su Seccin de
Archivos y Archivistas de Parlamentos y Partidos Polticos, establece que el
Archivo Parlamentario es la unidad administrativa responsable de la
documentacin de la institucin, que tiene competencias sobre el conjunto de

expedientes y documentos en cualquier soporte, producidos o recibidos en el
Parlamento por los rganos, los servicios y las personas fsicas al servicio de la
institucin en ejercicio de sus funciones, con el objeto de custodiarlos,
organizarlos y preservarlos con la finalidad de facilitar el acceso de la
informacin y la documentacin de la Cmara a los parlamentarios y a los
ciudadanos en general.
Se puede encontrar en las pginas web de distintas Asambleas Legislativas
brasileas definiciones semejantes a la ofrecida por el Consejo Internacional de
Archivos. La Assembleia Legislativa do Estado de Ro de Janeiro, por ejemplo,
315
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Directrices Generales para la Redaccin del Reglamento del
Archivo Parlamentario [en lnea]. VALLE DE JUAN, Mara ngeles (ed.). Paris: Consejo Internacional de
Archivos, 2004. ICA Studies/tudes, n 14. http://www.ica.org/download.php?id=1191. [Consulta:
25/01/2014].
Pgina 249
describe a su archivo como el conjunto de informaciones registradas en
documentos producidos y recibidos, en cualquier soporte y gnero, textuales y

no-textuales, convencionales y legibles por mquina, referentes a las
actividades concernientes a la existencia de la institucin316.
En el mismo estudio, el Consejo Internacional de Archivos dice que al Archivo
Parlamentario son concernientes las funciones clsicas de recoger, organizar,
conservar y difundir la documentacin. Por tanto, le corresponden las siguientes
actividades:
Elaborar las normas tcnicas y las instrucciones especficas que faciliten

su organizacin y funcionamiento.
Definir,
implementar
controlar
los
procesos
de
clasificacin,
descripcin, valoracin y acceso a los expedientes parlamentarios y

administrativos
con
el
objetivo
de
normalizar
sistematizar
procedimientos.
Custodiar y realizar el tratamiento documental adecuado para la

conservacin del acervo bajo su responsabilidad.
Elaborar los instrumentos de descripcin con el fin de facilitar y agilizar la

consulta de los documentos.
Facilitar a los usuarios la consulta y el acceso a la informacin y a la

documentacin. Los usuarios pueden ser los miembros de la Cmara, el
personal de los grupos parlamentarios y unidades administrativas o el
ciudadano comn.
Realizar
la
valoracin
del
acervo
archivstico
de
la
institucin
parlamentaria, presentando propuestas concretas de conservacin y

eliminacin a la Comisin de Valoracin.
Estudiar y proponer normas tcnicas que regulen las polticas de

preservacin, conservacin y seguridad de documentos, en especial de
documentos en soporte ms sensible, como son los electrnicos,
audiovisuales o sonoros.
316
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. http://www.alerj.rj.gov.br/.

[Consulta: 16/10/2011].
Pgina 250
Promover actividades de estudio, investigacin y difusin del patrimonio

documental custodiado.
4.3.5.- EL ARCHIVO DE LA CLDF Y LA VALORACIN DOCUMENTAL

Considerando que los documentos seleccionados para comprobar la viabilidad
del modelo propuesto forman parte del acervo archivstico de la CLDF y que el
Archivo de la misma es el rgano responsable de dicho acervo, conviene, para
mejor comprensin del tema, aportar informaciones referentes a aquel Sector.
Adems, conviene tambin discurrir sobre cmo o cul es la actuacin del
Archivo de la CLDF en la aplicacin de dicho modelo.
En la CLDF la definicin y ejecucin de las polticas archivsticas es competencia
del Setor de Gesto de Documentos e Arquivos (que a pesar de la
pomposidad del nombre oficial, para todos es simplemente el Arquivo y as se
le nombrar en el presente estudio: Archivo).
La Resolucin 219/05, en su artculo 26317, establece que, adems de las
atribuciones puramente administrativas, son atribuciones del Archivo de la
CLDF:
Formular, segn los principios de la archivstica integrada, la poltica de

gestin de documentos y archivos. As como promover y celar por su
cumplimiento.
Administrar las actividades desarrolladas bajo su responsabilidad, en los

trminos establecidos en la legislacin archivstica.
Proponer normas tcnicas en cuanto a la gestin, custodia, preservacin

y acceso a los documentos producidos y recibidos por la CLDF en el
ejercicio de sus funciones.
317
BRASIL. CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL. Resoluo 219/2005, de 22 de agosto de

2005, que introduz alteraes na Resoluo n 34, de 27 de dezembro de 1991, que institui a Estrutura
Administrativa da Cmara Legislativa do Distrito Federal e d outras providncias. Dirio da Cmara
Legislativa do Distrito Federal, 23 de agosto de 2005, p. 14.
Pgina 251
Promover, actualizar y orientar las actividades de clasificacin, valoracin

documental, archivado y control de documentos en dems rganos de la
CLDF.
Coordinar las actividades de la Comisin Permanente de Valoracin

Documental.
Planear y ejecutar el calendario de transferencias, manteniendo los

correspondientes registros.
Aplicar las disposiciones determinadas por la Comisin Permanente de

Valoracin Documental, generando los registros correspondientes.
Promover el intercambio tcnico con instituciones archivsticas locales,

nacionales e internacionales, visando el perfeccionamiento de sus
actividades.
Proponer y organizar cursos de capacitacin y actualizacin de

funcionarios que ejecutan tareas relacionadas con la gestin de
documentos y archivos.
Considerando lo establecido en la Norma UNE-ISO 15489-1:2006318 y para

justificar algunos puntos incluidos en la presente investigacin, cabe decir que
la CLDF no cuenta con un sistema de gestin documental instituido. Se hace
gestin de documentos de forma fragmentada, se ejecutan parte de los
procesos propios de ella, sin sistematizacin:
La incorporacin de documentos est parcialmente reglada. Hay reglas

para la produccin documental de carcter legislativo y para los
documentos de carcter administrativo que van a integrar
un
expediente. No obstante, para los documentos que se tramitan, la

mayora,
unitariamente,
la
incorporacin
ocurre
por
la
praxis
administrativa, sin que se haya realizado ningn estudio en este sentido.

Cabe recordar que en Brasil la formacin de expedientes319 est limitada
318

319
El Diccionario de Terminologa Archivstica, publicado por el Arquivo Nacional de Brasil, define

processo (el trmino correspondiente en espaol es expediente), como Conjunto de documentos
oficialmente reunidos en el decurso de una accin administrativa o judicial, que constituye una unidad
Pgina 252
a que el procedimiento en cuestin genere algn tipo de coste o accin

jurdica. Por ello, hay un gran volumen de documentos que se tramitan
fuera de expedientes.
Existen dos sistemas de registro y seguimiento de tramitacin de

documentos, uno para los documentos de carcter administrativo y otro
para los referentes a la actividad legislativa.
La clasificacin se efecta a partir de un Cuadro de Clasificacin, en el

momento del registro, pero solamente para los documentos de carcter
administrativo.
No hay poltica de acceso y seguridad definida. El Archivo sigue unas

pautas establecidas por sus propios funcionarios, basadas en las
prcticas administrativas, en el tipo de documentos que custodian y en el
tipo de pblico que consulta el acervo.
El proceso de valoracin documental no est desarrollado, no ocurriendo

por lo tanto el proceso de disposicin.
El sitio fsico para el almacenamiento del acervo carece de estudios de

seguridad y de previsin de crecimiento del volumen documental, as
como no se tienen en cuenta los diferentes soportes documentales
conservados.
No hay un plan de actuacin en caso de ocurrir una catstrofe que

afecte al acervo documental custodiado.
El control del uso y de la trazabilidad es muy estricto en relacin a los

documentos de carcter legislativo y algo ms inconsistente para los de
carcter administrativo.
En cuanto a los instrumentos de gestin de documentos: la CLDF

dispone de Cuadro de Clasificacin solamente para los documentos de
carcter administrativo, no posee Tabla de Valoracin Documental y
tampoco Tabla de Acceso y Seguridad.
El Archivo no posee reglamento propio, solamente directrices y mtodos

de trabajo elegidos y llevados a cabo por su equipo. Dicho equipo
de archivado. BRASIL. ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica . Rio de

Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Publicaes Tcnicas; n 51.
Pgina 253
humano, por no contar con reglas oficialmente instituidas, muchas veces

debe someterse a la voluntad poltica de algn Parlamentario o Directivo.
4.3.5.1.-Principios de valoracin documental a seguir en la

CLDF
Por las razones anteriormente expuestas, aunque en el presente estudio slo se
valorar una pequea muestra del acervo documental de la CLDF, es
conveniente elucidar las pautas que debern ser seguidas en lo tocante a la
valoracin documental en aquel Parlamento.
La implantacin y mantenimiento de un proceso de valoracin documental
debe:
Identificar los requisitos para la conservacin de documentos derivados

de cada actividad administrativa.
Especificar qu documentos sern conservados y cmo, en atencin al

uso y valores de los mismos.
Asegurar el flujo de documentos en todo el sistema de archivos.
Promover la destruccin de los documentos sin valor.
Efectuar el control de las eliminaciones y el registro de todas las

operaciones derivadas del proceso de valoracin.
Segn Llus Cermeno i Martorell y Elena Rivas Pal320 antes de empezar la

valoracin documental propiamente dicha, es necesario definir cules sern los
principios a seguir en la ejecucin de dicho proceso, as como el sistema que
ser adoptado. Los mismos autores y otros como Manuela Moro Cabrero y Luis
Hernndez Olivera321 comparten y divulgan los principios propuestos por Carol
Couture322 para la valoracin documental.
320
Llus CERMENO I MARTORELL; Elena RIVAS PAL. Valorar y seleccionar documentos. Qu es y cmo se
hace. Gijn: Trea, 2010, pp. 43-54.
321

Salamanca: ACAL, 2002.
322
Carol COUTURE. La funcin valoracin en la archivstica contempornea. Tabula. 2003, nm. 6, pp. 2349.
Pgina 254
Tomando por base dichos autores y la Norma UNE-ISO 15489-1:2006, se

propone que el Archivo de la CLDF, que es la autoridad archivstica en aquella
institucin, debe pautar las tareas de valoracin documental por los siguientes
principios bsicos:
El acervo archivstico a ser conservado debe dar testimonio de las

actividades del conjunto de la sociedad.
Los
criterios
de
valoracin
adoptados
deben
ser
objetivos
contemporneos a la documentacin que a ser valorada. Esto es, la

valoracin tiene que ser acorde con el contexto temporal y espacial de la
produccin o acumulacin de los documentos.
La valoracin documental, como parte integrante de un sistema, debe

respetar los vnculos existentes y ser coherente con las dems funciones
archivsticas.
El juicio de valor debe buscar el equilibrio entre las finalidades

administrativas y aquellas destinadas a constituir la memoria social y
colectiva.
En el proceso de valoracin se debe buscar el equilibrio en las

consideraciones relacionadas con el contexto de creacin y con el uso de
los documentos.
4.3.5.2.-Sistema de valoracin documental a ser adoptado

en la CLDF
Para elegir un sistema de valoracin documental deben ser considerados
diversos factores, tales como el tamao del acervo y de la entidad, la capacidad
de trabajo y disposicin de medios o el grado de poder de decisin de la
autoridad archivstica. Los sistemas de valoracin documental asumen
caractersticas y formas de aplicaciones distintas conforme al modelo de
valoracin documental adoptado, a la cultura o a la tradicin archivstica de que
se trate.
As, con relacin al dictamen acerca de la disposicin de los documentos
valorados, las decisiones pueden ser tomadas de forma colegiada o no. En la
Pgina 255
tradicin archivstica latina el sistema de valoracin ms difundido es el de

decisin colegiada323. La frmula ms comn utilizada para ello son las
Comisiones de Valoracin o Comisiones Calificadoras. Por otro lado, hay
sistemas que no necesitan el aval de un colegiado, como puede ser el caso del
modelo de valoracin documental de la Universidade do Porto. Al ser un modelo
en que la disposicin de la informacin est guiada por criterios y parmetros
objetivos, basados en un anlisis cuantificable, se deduce que el mismo no
necesita del aval de una Comisin Calificadora.
La poltica archivstica brasilea, cuyo marco legal es la Ley 8159 de 1991324, se
inserta en la tradicin archivstica latina. De ese modo, es natural que el
sistema de valoracin documental adoptado en la CLDF sea colegiado y que
para ello se instituya formalmente una Comisin Permanente de Valoracin
Documental.
A dicha Comisin concierne la responsabilidad de elaborar la Tabla de
Valoracin Documental, as como orientar la correcta aplicacin y la revisin
peridica de la misma.
Los autores que abogan por las Comisiones de Valoracin Documental,
mayoritariamente, sugieren que en la composicin de las mismas deben
integrarse, como mnimo, el archivero, los gestores de la documentacin a ser
valorada, un jurista, un tcnico financiero y un historiador.
Con vistas al perfecto funcionamiento y mayor efectividad de las decisiones
emanadas de la Comisin Permanente de Valoracin Documental de la CLDF, se
propone que la misma sea integrada por miembros permanentes y miembros
espordicos (que variarn conforme al acervo a ser valorado).
As, los miembros permanentes deben ser:
323
Llus CERMENO I MARTORELL; Elena RIVAS PAL. Valorar y seleccionar documentos. Qu es y cmo se
hace. Gijn: Trea, 2010, p. 73.
324
BRASIL. Lei n 8159/1991, de 8 de janeiro, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados. Dirio Oficial da Unio, 9 de janeiro de 1991, p. 455.
Pgina 256
Archivero.
Historiador.
Jurista.
Tcnico financiero.
Miembro de la direccin superior.
En la calidad de miembros espordicos deben ser incluidos profesionales

conocedores de determinadas materias:
Funcionario,
funcionarios,
responsable
de
la
gestin
de
la
documentacin que est siendo valorada en determinado momento. Por

ejemplo, en la valoracin de los documentos de personal debe participar
un tcnico del rea de recursos humanos.
Politlogo. Considerando la misin de la institucin, conviene contar con

un experto en poltica cuando se aborde la valoracin de las series
relativas a las actividades parlamentarias y legislativas.
Socilogo. La funcin legislativa de la CLDF repercute significativamente

en la vida cotidiana y en las costumbres de la poblacin del Distrito
Federal, razn por la cual se considera indispensable la opinin de un
socilogo a la hora de valorar las series de carcter legislativo.
4.3.5.3.-El objeto de la valoracin documental en la CLDF

Definidos los principios y el sistema de valoracin documental que se sugiere
sean adoptados en la CLDF, es ineludible destacar que la valoracin documental
en el caso de los acervos archivsticos no se aplica a cualquier documento. El
objeto de la valoracin documental son los documentos archivsticos.
En la bibliografa especializada se pueden encontrar infinidad de definiciones
para documento archivstico325. En el presente estudio se opta por la
325
Dos buenos ejemplos son: el texto de Francisco FUSTER RUIZ. Archivstica, archivo, documento de
archivo: necesidad de clarificar conceptos [en lnea]. Anales de Documentacin. 1999, nm. 2, pp. 103120. [Consulta: 26/01/2014]. Disponible en: 5http://revistas.um.es/analesdoc/article/view/2631 y el
libro de Pedro LPEZ GMEZ; Olga GALLEGO DOMNGUEZ. El documento de Archivo. Un estudio. A
Corua: Universidad da Corua, 2007.
Pgina 257
presentada en la Norma UNE-ISO 15489:2006326 que lo define como

informacin, creada o recibida, conservada como informacin o prueba, por
una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud

de sus obligaciones legales.
De ello se infiere la involuntariedad en la produccin de un documento
archivstico. sta, es una peculiaridad del documento archivstico ya que el
mismo es creado en el decurso de una actividad. Es el residuo material de la
accin que le origin. La accin constituye el ncleo del documento y de esa
caracterstica de involuntariedad, inherente a su gnesis, deriva su carcter
probatorio327.
Adems,
un
documento
archivstico
debe
presentar
determinadas
caractersticas tales como autenticidad, unicidad, organicidad, fiabilidad e

integridad y su mensaje, la informacin que contiene, debe estar fijada en un
soporte.
Por autntico se entiende el documento que es lo que pretende ser, que est
libre de fraude o corrupcin328 y que mantiene su identidad e integridad a lo
largo de todo su ciclo vital.
La unicidad es la condicin por la cual los documentos archivsticos,
independientemente de su forma o tipologa, poseen carcter nico en funcin
del contexto de su origen. El carcter nico no tiene que ver con la forma de
transmisin o con el nmero de ejemplares producidos, se refiere a que en
aquel determinado contexto de produccin, en el momento de su gnesis, con
aquellos caracteres externos e internos genuinos y determinados datos, fijos y
326

15489-1. Madrid: AENOR, 2006. Apartado 3.15.
327

2008, p. 34.
328
Luciana DURANTI (ed). La conservacin a largo plazo de documentos electrnicos autnticos:

Concejala de Cultura, 2005, p. 27.
Pgina 258
variables, aquel documento es nico. No hay otro con igual propsito y

consecuencias329.
La organicidad es la calidad segn la cual los archivos reflejan la estructura,
funciones y actividades de la entidad que los produjo o acumul. Los
documentos resultantes de esas actividades guardan entre si las mismas
relaciones de jerarqua, dependencia y flujo.330 Existe un vnculo archivstico
entre ellos, una red de relaciones que cada documento tiene con los
documentos que pertenecen a la misma agregacin (expediente, serie,
fondo)331. Dichas relaciones vinculan cada documento al documento previo y
subsecuente de la misma accin y, de forma incrementada, a todos los
documentos archivsticos que participan en la misma actividad.
La fiabilidad es calidad que tiene el documento archivstico de ser una
representacin completa y precisa de las actuaciones, actividades o hechos de
los que el mismo da testimonio.
La integridad es una caracterstica derivada del principio de procedencia, segn
el cual, un fondo archivstico debe ser conservado sin dispersin, mutilacin,
alienacin, destruccin o adquisicin indebida332. Tal como el fondo, un
documento archivstico se caracteriza por su integridad, o sea es completo e
inalterado.
A tales caractersticas la Norma UNE- ISO 15489 aade la disponibilidad: el
documento archivstico tiene que poder ser localizable, recuperado, presentado
e interpretado333.
329
Helosa Liberalli BELLOTTO: Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de
330
331
InterPARES. GLOSARIO InterPARES. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.interpares.org

/ip2/ip2_terminology_db.cfm.
332
333

15489-1. Madrid: AENOR, 2006. Apartado 7.2.5.
Pgina 259
4.4.- LA
MUESTRA ESTUDIADA: DOCUMENTOS GENERADOS EN EL
REGISTRO DE
SESIONES PLENARIAS
DE LA
CMARA LEGISLATIVA
DO
DISTRITO FEDERAL DE BRASIL

La seleccin de documentos a analizar est directamente relacionada con
decisin de centrar esta investigacin en la valoracin documental. Por un lado,
se da el problema que afronta el equipo del Archivo de la CLDF con el creciente
volumen de Notas Taquigrficas a conservar (por la creencia de que las mismas
son documentos originales). Al mismo tiempo, este equipo teme el peligro de
eliminacin de las grabaciones de las Sesiones al no ser stas consideradas
documentos o por lo menos, no ser consideradas documentos archivsticos.
Ambas situaciones, con los modelos de valoracin documental existentes, son
de difcil solucin.
En el campo del Derecho Parlamentario, recibe el nombre de Pleno la reunin
a la que asisten los miembros que integran una institucin parlamentaria, en el
nmero previsto por su Reglamento para la integracin del qurum, a fin de
que pueda sesionar. El Pleno es el rgano de decisin de las Cmaras por
excelencia. La conduccin de los trabajos del mismo puede variar conforme los
estatutos o reglamentos de cada Parlamento, pero, por lo general, lo hace el
Presidente y dems Parlamentarios que integran la Mesa Directiva. Al Pleno de
una Asamblea le corresponde conocer de los asuntos ms relevantes y quienes
lo integran tienen la ltima palabra en la deliberacin y aprobacin de los
dictmenes y propuestas que son sometidos a su consideracin por las
Comisiones o Comits.
La palabra sesin proviene del latn sessio, sessionis (accin de sentarse;
asiento; pausa, alto)334 y segn el Diccionario de la RAE significa, entre otras
cosas, consulta entre varios para determinar una cosa.
334
Diccionario Ilustrado Latino-Espaol-Espaol-Latino. Publicaciones y Ediciones SPES. S.A. Barcelona.

1958.
Pgina 260
Partiendo del significado definido por la RAE, se puede decir que la Sesin
Parlamentaria es la reunin de Parlamentarios para tratar materias de
competencia del Poder Legislativo. Las competencias del Legislativo estn
establecidas en Constituciones, Leyes u otras normativas correspondientes.
Tradicionalmente las decisiones son tomadas de manera colegiada, respetando
las reglas de votacin y qurum.
En la CLDF los trabajos son ordenados, en el tiempo, en legislaturas que tienen
duracin de 4 aos, coincidiendo con el mandato de los Diputados335.
Una legislatura se divide en cuatro periodos legislativos ordinarios. Los periodos
legislativos constituyen el calendario anual de la actividad parlamentaria. Cada
periodo legislativo empieza en 1 de febrero y termina en 15 de diciembre del
mismo ao, con una interrupcin, el receso336 legislativo, entre 1 y 31 de julio.
Fuera de esas fechas, la CLDF solamente puede reunirse por convocatoria
extraordinaria. Es el denominado periodo legislativo extraordinario 337 y slo
puede ser convocado:
Por el Presidente de la CLDF en caso de estado de sitio o de defensa en

el territorio del Distrito Federal, intervencin del Distrito Federal,
recibimiento de autos de prisin de Diputados y para la toma de
posesin del Gobernador del Distrito Federal.
Por la Mesa Directiva o por Requerimiento de un tercio de los Diputados

para la apreciacin de acto del Gobernador que suponga crimen de
responsabilidad.
Por el Gobernador, por el Presidente de la CLDF o por Requerimiento de

la mayora de los Diputados, en caso de urgencia o inters pblico
relevante.
335
urea Helena ORLANDI; Jane Faulstich Diniz REIS; Orivaldo Simo de MELO. Processo legislativo e
funcionamento da Cmara Legislativa. 3 ed. Braslia: Cmara Legislativa do Distrito Federal, 2007.
336
En el receso legislativo, la CLDF interrumpe su funcionamiento integral como rgano colegiado, pero
los Parlamentarios siguen con sus actividades individuales. Corresponde a la Comisin Representativa u
rgano afn, durante dicho receso, atender las funciones de naturaleza formalmente legislativa.
337
En un perodo legislativo extraordinario solamente se puede deliberar acerca de la materia para la cual
el mismo fue convocado.
Pgina 261
Por la Comisin Representativa de la CLDF en periodo de receso

legislativo.
En los perodos legislativos ordinarios de la CLDF hay 4 tipos de Sesiones

Plenarias:
SESIONES PREPARATORIAS. Sesiones realizadas exclusivamente para la toma

de posesin de los Diputados Distritales y para eleccin y toma de posesin
de la Mesa Directiva. Ocurren dos por legislatura, una el 1 de enero de la
primera Sesin Legislativa para toma de posesin de los Diputados y
eleccin y toma de posesin de los miembros de la Mesa Directiva, cuyo
mandato ser de 2 aos. La otra Sesin Preparatoria ocurre el da 1 de
enero, de la tercera Sesin Legislativa y su propsito es la eleccin y toma
de posesin de los miembros de la Mesa Directiva.
SESIONES ORDINARIAS. Sesiones celebradas en los das hbiles de los

perodos ordinarios, en la hora fijada por Ley o en el Reglamento. Estn
destinadas a discusin y votacin de materias en Pleno, a comunicados de la
Mesa Directiva, de los portavoces de los grupos parlamentarios y de los
Parlamentarios. Se dividen en tres partes:
ORDEN
DEL
DA. Fase de la Sesin reservada a la deliberacin y
votacin de las proposiciones. Es organizada por la Mesa Directiva en

base a una agenda mensual. El orden del da, por decisin de la
Mesa, despus de consultar el Pleno, puede ser dilatada hasta el final
de la Sesin, suprimindose el periodo del Gran Expediente a fin de
ajustar el tiempo necesario a discusin y deliberacin de las materias
consideradas.
PEQUEO EXPEDIENTE. Periodo de la Sesin, destinado a los
comunicados y discursos cortos de Parlamentarios. Tiene duracin de
50 minutos.
GRAN EXPEDIENTE. Periodo de la Sesin destinado a discursos
parlamentarios ms largos, con duracin mxima de 20 minutos para
cada orador.
Pgina 262
SESIONES EXTRAORDINARIAS. Sesiones que se celebran dentro de una

Sesin Legislativa Ordinaria, pero fuera de los das u horario determinados
para las Sesiones Ordinarias y destinadas exclusivamente a la discusin y
votacin de materias que dieron origen a su convocatoria. Pueden ser
convocadas de oficio, por el Presidente de la CLDF o por Requerimiento de,
por lo menos, un tercio de los Diputados. Dicho Requerimiento debe ser
aprobado por el Pleno.
SESIONES SOLEMNES. Sesiones destinadas a conmemoraciones especiales o

recepcin de altas personalidades. Se convocan a juicio de la Mesa Directiva
o por deliberacin del Pleno, mediante Requerimiento de, como mnimo, dos
tercios de los Diputados. En las Sesiones Solemnes no hay qurum mnimo
de presencia y los invitados pueden ser admitidos en la Mesa y en el recinto
del Pleno.
Las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias pueden ser pblicas o secretas. En las

Pblicas cualquier persona puede tener acceso a ellas. A su vez, a las Sesiones
Secretas o Reservadas slo pueden concurrir los Parlamentarios y, en algunos
casos, funcionarios debidamente autorizados. El tratamiento dado a los
documentos generados en una u otra es diferente. En una Sesin Secreta el
registro de la misma es realizado por un Diputado, designado como Secretario.
Es l quien prepara el Acta y otros documentos correspondientes (si los hay).
Dicha documentacin debe ser lacrada y enviada al Archivo.
En la CLDF, el artculo 128, del Captulo VII de su Reglamento338 entre cosas
establece:
Que de cada Sesin Plenaria sern levantadas Acta Circunstanciada y

Acta Sucinta.
La obligatoriedad de publicacin de las Actas en el Boletn Oficial, el
Dirio da Cmara Legislativa (DCL).
338
La necesidad de confeccin de los Anales de las Sesiones.
BRASIL. CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL. Regimento Interno [en lnea]. Braslia: CLDF,
2005. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.cl.df.gov.br/pesquisa-de-leis-e-proposicoes.
Pgina 263
Las informaciones que deben constar en cada tipo de Acta.
La prerrogativa de que los oradores comprueben el texto de su discurso

antes de que ste sea impreso.
Los plazos para publicacin de las Actas en el DCL.
La responsabilidad por la produccin de cada documento generado en el

registro de una Sesin Plenaria corresponde a diferentes rganos de la CLDF,
sin embargo todo el proceso empieza con el registro taquigrfico de lo sucedido
en el Pleno.
La ejecucin del registro taquigrfico se hace a partir de los Apuntes
Taquigrficos y de la Grabacin en Audio de la Sesin. Tras la transcripcin de
los apuntes son preparadas el Acta Sucinta y el Acta Circunstanciada para la
publicacin en el DCL y se efecta la organizacin de los Anales de las
Sesiones.
Cabe aclarar que, en la prctica, al Acta Circunstanciada muchos la denominan
Nota Taquigrfica, posiblemente porque est elaborada por los taqugrafos a
partir de los Apuntes Taquigrficos. Ello puede generar algn tipo de confusin,
pues es posible encontrar las dos denominaciones, ora como sinnimos, ora
como si se tratar de dos documentos diferentes. En la CLDF se habla de Nota
Taquigrfica mientras el documento est en fase de elaboracin y de Acta
Circunstanciada tras su publicacin en el DCL, pero es el mismo documento, en
diferentes fases de elaboracin.
Conforme establece la Resolucin 34/91339, la Diviso de Taquigrafia e Apoio
ao Plenrio y cada uno de los Sectores a ella vinculados, es responsable de

una o varias etapas del registro de las Sesiones Plenarias y Reuniones de las
Comisiones, as como de la preparacin de dichos registros para publicacin.
339
BRASIL. CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL. Resoluo 34/1991, de 26 de novembro de

1991, que institu a estrutura administrativa da Cmara Legislativa do Distrito Federal e d outras
providncias. Dirio Oficial do Distrito Federal, 27 de dezembro de 1991, p. 30 (Artculos 88, 89 y 90)
y, Artculos 28, 29, 30 y 31 de la Resoluo 219/2005, de 22 de agosto de 2005, que introduz
alteraes na Resoluo n 34/1991. Dirio da Cmara Legislativa do Distrito Federal, 23 de agosto de
2005, p. 14.
Pgina 264
Componen la Diviso de Taquigrafia e Apoio ao Plenrio, los sectores: de
Taquigrafia, de Apoio ao Plenrio y el de Tramitao, Ata e Smula.

As, a la Diviso de Taquigrafia e Apoio ao Plenrio compete controlar,
coordinar y administrar la ejecucin de los servicios de taquigrafa, de
elaboracin de actas y smulas de las reuniones de las Comisiones y del Pleno,
y de apoyo al funcionamiento de las Sesiones Plenarias, incluyendo la
sonorizacin de los trabajos. Cabe al jefe de la Divisin, por determinacin del
Presidente de la CLDF, ordenar la eliminacin de expresiones no reglamentarias
en el registro de los pronunciamientos parlamentarios.
Al Setor de Taquigrafia es atribuido realizar el registro taquigrfico de
pronunciamientos, testimonios y debates en el Pleno y en las Comisiones;
decodificar los apuntes relativos a los registros efectuados; revisar los registros
taquigrficos y articular, cuando sea necesario, la revisin por parte de los
oradores; mantener el archivo de originales de los registros taquigrficos y
organizar el ndice de oradores
Al Setor de Apoio ao Plenrio compete operar el servicio de sonorizacin y
mantener el archivo de grabaciones de las Sesiones Plenarias y reuniones de las
Comisiones; hacer el seguimiento de las Sesiones Plenarias, registrando e
informando a la Mesa sobre la cronometraje de los pronunciamientos y
disponiendo, junto al Setor de Taquigrafia, de las informaciones necesarias;
registrar la presencia de los Diputados en las Sesiones Plenarias; promover la
inscripcin de oradores en las Sesiones Plenarias; divulgar la convocatoria de
las Sesiones Plenarias; promover el registro, en libro propio, de las cuestiones
de orden y divulgarlas anualmente; proveer el apoyo burocrtico necesario a la
realizacin del Pleno, inclusive en cuanto a la bsqueda y entrega de
documentos y la preparacin de fotocopias.
Por ltimo, al Setor de Tramitao, Ata e Smula corresponde hacer el
seguimiento del Orden del Da, registrando, e informando al Setor de
Taquigrafia, de su cumplimiento y/o alteraciones ocurridas, as como las
Pgina 265
votaciones; finalizar las Actas de las Sesiones Plenarias y de las Reuniones de

las Comisiones; enviar las Actas para publicacin en el DCL.
Por otro lado, la preparacin y divulgacin de los Anales de las Sesiones es
competencia de la Comisso dos Anais340 y la confeccin del Dirio da Cmara
Legislativa, de la Coordenadoria de Editorao e Produo Grfica, aunque la

elaboracin del material a ser publicado es responsabilidad del rea que solicita
la publicacin.
Por tanto, los documentos producidos con la finalidad de cumplir con lo
establecido en el Reglamento Interno de la CLDF en cuanto al registro de las
Sesiones Plenarias, son:
Apunte Taquigrfico.
Grabacin en Audio de Sesin Plenaria.
Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria.
Acta Sucinta de Sesin Plenaria.
Anales de Sesiones Plenarias.
De ellos se hablar detalladamente ms adelante.
4.5.-LA
APLICACIN DEL
MODELO
PROPUESTO A LOS DOCUMENTOS
SELECCIONADOS
Tal como ya fue expuesto anteriormente, para averiguar si el modelo propuesto

en la presente investigacin es viable, el mismo ser aplicado a una muestra de
documentos de carcter parlamentario: los documentos producidos en el
registro de Sesiones Plenarias de la Cmara Legislativa do Distrito Federal de
Brasil (CLDF).
El procedimiento para valorar las series documentales, segn el modelo en
cuestin, consta de los siguientes pasos:
340
BRASIL. CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL. Resoluo 171/2001, de 29 de junho de 2001,

que altera a estrutura da Comisso dos Anais. Dirio da Cmara Legislativa do Distrito Federal, 2 de
julho de 2001, p. 1.
Pgina 266
1. Analizar la institucin
2. Identificar sus funciones
3. Analizar procesos de trabajo para gestin de documentos
4. Establecer las tipologas documentales
5. Analizar las tipologas documentales que deben ser incorporadas al sistema
de gestin documental
5.1. Toma de datos para el anlisis documental
5.2. Anlisis documental de las tipologas documentales listadas
5.3. Facilitar la utilizacin de los datos examinados en los diferentes procesos
de la gestin de documentos
6. Identificar las series documentales
7. Elaborar el cuadro de clasificacin
8. Proceder a la valoracin documental
8.1. Constituir Comisin Permanente de Valoracin Documental
8.2. Elaborar y publicar las normas de funcionamiento de la Comisin y
Grupos de Trabajo
8.3. Elaborar y divulgar el plan de trabajo
8.4. Valorar las series documentales identificadas
8.5. Elaborar la Tabla de Valoracin
9. Cumplir con la disposicin establecida en la valoracin documental
10. Actualizar la tabla de valoracin.
Considerando que en el presente estudio la valoracin documental ser aplicada
a un limitado grupo de series documentales, algunos de los procedimientos
establecidos en el modelo propuesto no se aplicarn y otros, sern aplicados
solo parcialmente.
As, se dejar de hacer, de forma sistematizada, la identificacin del rgano
productor (la CLDF en este caso) y sus funciones, puesto que las informaciones
referentes a la CLDF recogidas en diferentes partes del trabajo (historia,
organigrama, normativas que interesan al tema) son suficientes para conocer
su misin y principales funciones. Igualmente, no se proceder al anlisis de los
procesos de trabajo, dado que los tipos documentales de la muestra ya estn
Pgina 267
definidos. Y, por tratarse del estudio de unas pocas series documentales, no se

elaborar el Cuadro de Clasificacin y tampoco se ejecutarn los pasos
subsecuentes a la propuesta de valoracin de las mismas.
As, como de antemano ya est delimitado cules son los documentos a ser
examinados, y, sin olvidar que hay pasos que pueden ejecutarse de manera
simultnea, sern ejecutados solamente los siguientes:
Se examinar si el tipo documental debe ser incorporado al sistema de

gestin documental correspondiente.
Se har la toma de datos para el anlisis documental de los tipos

documentales que deben ser incorporados al sistema de gestin
documental.
Se proceder el anlisis documental de cada una de las tipologas

documentales seleccionadas.
Se har la identificacin de las correspondientes series documentales.
Se presentar la propuesta de valoracin de las series documentales

identificadas. Propuesta destinada a ser presentada a la Comisin
Permanente de Valoracin Documental.
Tal como se expuso anteriormente, los documentos producidos con la finalidad

de cumplir con lo establecido en el Reglamento Interno de la CLDF en cuanto al
registro de las Sesiones Plenarias son: Apunte Taquigrfico; Grabacin en Audio
de Sesin Plenaria; Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria; Acta Sucinta de
Sesin Plenaria; y Anales de Sesiones Plenarias.
Para alcanzar el objetivo de la presente investigacin y caracterizar para el
lector los documentos aqu considerados, se har seguir, para cada uno de los
documentos producidos en el registro de una Sesin Plenaria un ejemplo de los
mismos y, una explicacin detallada de qu son y para qu sirven, cmo y
quin los prepara. Inmediatamente tras esa explicacin, se har el anlisis
documental diplomtico y tipolgico de los documentos de la muestra elegida y
que sern objeto de valoracin documental, con la consecuente identificacin
de las correspondientes series documentales. Por ltimo, a partir de los datos
Pgina 268
obtenidos en el anlisis documental y en la identificacin de las series, se

presentarn sugerencias en cuanto a la disposicin de stas.
4.5.1.- APUNTE TAQUIGRFICO

La anotacin o apunte taquigrfico es el registro hecho por un taqugrafo de lo
hablado, en el cuarto que le corresponde, durante la realizacin de una Sesin
del Parlamento, Tribunal u otro evento que se valga de tal servicio para dejar
constancia de dicha Sesin o evento. Para efectuar tales anotaciones, los
taqugrafos utilizan seales grficas, denominadas taquigramas, que son
abreviaturas especiales, creadas con la finalidad de obtener una efectiva
economa grfica y, en consecuencia, mayor velocidad taquigrfica.
Los Apuntes Taquigrficos son ininteligibles para quienes no conocen la
taquigrafa. Algunas veces son ininteligibles, incluso, para los que pertenecen a
la profesin porque el taqugrafo puede inventarse algn signo propio. Cabe a
cada taqugrafo hacer la traduccin de sus apuntes.
En la CLDF, todos los documentos necesarios para cumplir con el procedimiento
de registro de una Sesin Plenaria son producidos a partir de los Apuntes
Taquigrficos, estos son la base para elaboracin de las Actas y publicaciones
en el DCL.
4.5.1.1.- Ejemplo de Apunte Taquigrfico

Como ilustracin, vase la imagen abajo. La misma corresponde al Apunte
Taquigrfico de una receta de cocina, ms especficamente, de un souffl de
vegetales.
Pgina 269
Figura 12. Apunte taquigrfico de una receta.
4.5.1.2.- El Apunte Taquigrfico y la valoracin documental

En efecto, se puede observar que los Apuntes Taquigrficos son simples
anotaciones efectuadas por los taqugrafos de turno y que sirven solamente
para elaborar la transcripcin de los cuartos que cada uno ha taquigrafiado. Se
puede decir que los Apuntes Taquigrficos contienen apenas fragmentos de lo
hablado en una Sesin.
El documento Apunte Taquigrfico no es un documento archivstico. Por tanto,
no ser incorporado al Sistema de Gestin Documental de la CLDF, no ser
objeto de valoracin documental y tampoco, del anlisis documental en los
trminos aqu propuestos. No es documento archivstico porque es incompleto,
no tiene carcter orgnico y no genera consecuencias legales, jurdicas o de
otra ndole. Es un instrumento ms de trabajo de los taqugrafos y,
consiguientemente, la decisin del tiempo a conservarlo es individual, depende
de la forma de trabajar de cada uno de estos funcionarios.
Pgina 270
4.5.2.- GRABACIN EN AUDIO DE SESIN PLENARIA

El Estudio 14 del CIA dice que una de las funciones del Archivo Parlamentario
es estudiar y proponer normas tcnicas que regulen las polticas de
preservacin, conservacin y seguridad de los documentos, en especial los

documentos en soporte ms sensible, como son los documentos electrnicos
textuales, en imagen, en sonido, 341
La Grabacin en Audio de una Sesin Plenaria de la CLDF es un tipo
documental que debe ser incorporado al Sistema de Gestin Documental de la
institucin, porque es un documento sonoro de carcter archivstico.
Documento sonoro es toda informacin sonora registrada en un soporte que
permite su archivo, catalogacin, conservacin y difusin342.
Las cintas magnticas de rollo, K7 y VHS son las que usualmente se emplean
para grabacin de las Sesiones Plenarias con fines de registro de las mismas.
En la CLDF se ha utilizado, mayoritariamente 343, cintas VHS en donde se recoge
solamente el registro sonoro de las Sesiones Plenarias.
En la CLDF, la Divisin de Taquigrafa, para el registro de las Sesiones Plenarias
utiliza la frmula que, segn el Profesor Cury344, es la que permite los mejores
resultados en tal tarea: las sesiones son grabadas en directo y los taqugrafos
hacen los apuntes, tambin en directo, en el saln de Plenos. Las grabaciones,
en principio, sirven para que los taqugrafos puedan solventar dudas en lo que
fue apuntado taquigrficamente en el saln de Plenos. Las grabaciones son
341
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Directrices Generales para la Redaccin del Reglamento del
Archivo Parlamentario [en lnea]. ]. VALLE DE JUAN, Mara ngeles (ed.). Paris: Consejo Internacional
de Archivos, 2004. ICA Studies/tudes, n 14. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en:
342
Mara Victoria NUO MORAL; Mara SNCHEZ HERNNDEZ. Los servicios de documentacin sonora
ante el reto digital [en lnea]. Cuadernos de Documentacin Multimedia. 1999, nm. 8. [Consulta:
25/01/2014]. Disponible en: http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista/num8/marivi.html.
343
Hubo intentos, en diferentes momentos, de utilizacin de otros soportes, mini-disc, DVD y algn otro,
pero al final el sector responsable de la taquigrafa opt por las cintas VHS, por la calidad del sonido
grabado en ese tipo de cintas.
344
Waldir CURY. Aperfeioamento do taqugrafo: tarefa diria e permanente [en lnea]. En: II Congresso
Brasileiro de Taqugrafos, (Rio de Janeiro 5-7 de outubro de 1988). [Consulta: 25/01/2014]. Disponible
en: http://www.taquigrafiaemfoco.com.br/artigos/aperfeicoamento_do_taquigrafo_tarefa_novo.pdf .
Pgina 271
archivadas, cronolgicamente, por tipo de Sesin (Ordinaria, Extraordinaria o

Solemne).
Por otro lado, actualmente est muy difundido el registro audiovisual de las
Sesiones Plenarias, pero ello ocurre porque stas son filmadas/grabadas para la
retransmisin televisiva o para el seguimiento en lnea de las Sesiones Plenarias
en las pginas web de cada Parlamento. Antes no exista este tipo de vehculo
de divulgacin y las finalidades de las grabaciones sonoras de las Sesiones eran
apenas servir de material de apoyo para preparar las Actas correspondientes,
as como conservar el registro sonoro de las Sesiones.
La grabacin televisiva es otro tipo de documento y posee otras finalidades,
como puede ser la divulgacin de las actividades legislativas o el acercamiento
al ciudadano. Adems, en general, su almacenamiento y conservacin estn
bajo la responsabilidad de los servicios de comunicacin de la institucin,
muchas veces servicios contratados a terceros, como es el caso de la CLDF.
La disertacin, presentada en la Universidad de Brasilia, dentro de la lnea de
investigacin Gestin de la Informacin y del Conocimiento, por Rosa Mara
Gonalves Vasconcelos345 ilustra muy bien lo anteriormente mencionado:
La TV Senado hace el registro del procedimiento legislativo y estos
documentos son vistos oficialmente por el Senado Federal como fuente de
informacin, siendo una actividad relacionada
con aquel vehculo de
comunicacin, no siendo tratados como prueba de la Sesin Plenaria.

Otro punto a tener en cuenta, es que el registro televisivo, aunque institucional,
puede no ser imparcial. La edicin de los videos puede ser tendenciosa,
manipulada o imprecisa, por mala fe o simplemente porque el operador no
posicion bien la cmara. Las televisiones privadas suministran frecuentes
ejemplos de ello. La grabacin hecha para los taqugrafos es imparcial, el
345
Contabilidade e Cincia da Informao e Documentao, Braslia, 2009.
Pgina 272
operador de sonido no interfiere en la misma, solamente pone en marcha y

vigila el perfecto funcionamiento de los aparatos.
En otro orden de cosas, es llamativo que pocos parlamentos hacen referencia a
las grabaciones de las Sesiones Plenarias, as como a las Notas Taquigrficas o
Actas Circunstanciadas, en sus Tablas de Valoracin Documental. En los casos
en que fue posible acceder a las Tablas de Valoracin, como es el caso de la
Assembleia Legislativa de Minas Gerais,346 se observa que consta el plazo de

conservacin de las Actas Sucintas, pero no hay referencias a las Grabaciones
en Audio de las Sesiones Plenarias. Situacin anloga se observa en la Tabla de
Valoracin Documental de la Assembleia Legislativa do Rio de Janeiro347 y del
Senado Federal de Brasil348. Se deduce de ello que no las consideran
importantes para la memoria institucional o no las consideran documento
archivstico. La Assembleia Legislativa de Sao Paulo s incluye en su Tabla de
Valoracin Documental la serie Grabaciones de las Sesiones Plenarias349.
En Espaa, se pueden encontrar noticias acerca de las grabaciones de las
Sesiones Plenarias en algunos parlamentos (aunque no se sabe si contemplan
el tema en sus Tablas de Valoracin Documental). Por ejemplo en la pgina
web de Las Cortes de Aragn350 consta el siguiente texto referente al tema: El
Archivo rene y organiza todos los documentos, en cualquier tipo de soporte,

producidos o recibidos por las Cortes de Aragn, para su preservacin y
346
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS. Tabela de temporalidade e

destinao de documentos [en lnea]. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.almg.gov.br
/opencms/opencms/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DLB&num=2431&comp=&ano=
2008.
347
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO. Tabela de temporalidade das

informaes e dos documentos da Assembleia Legislativa do Rio de Janeiro [en lnea]. 2 ed. Rio de
Janeiro: ALERJ, 200?. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.alerj.rj.gov.br/arquivo.htm.

348
BRASIL. SENADO FEDERAL. Tabela de Temporalidade de Documentos [en lnea]. [Consulta:

25/01/2014]. Disponible en: http://www.senado.gov.br/senado/secretarias/arquivo/instrumentos.asp.
349
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SO PAULO. Regimento Interno [en lnea]. So

Paulo: ALSP, 2011. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.al.sp.gov.br/leis/regimentointerno/.
350
ESPAA. CORTES DE ARAGN. Archivo parlamentario [en lnea]. [Consulta: 21/10/2011]. Disponible
en:
http://www.cortesaragon.es/Archivo_parlamentario.96.0.html.
[Revisin
disponibilidad:
25/01/2014.
Disponible
a
travs
de
Internet
Archive
en
http://web.archive.org/web/20110312095329/http://www.cortesaragon.es/Archivo_parlamentario.96.0.
html].
Pgina 273
posterior utilizacin en los trabajos parlamentarios, en la gestin administrativa

y en la investigacin histrica y cultural. En consecuencia, integran el Archivo
todos los expedientes parlamentarios y administrativos, las imgenes
relacionadas con cualquier actividad de la institucin y las grabaciones de las
sesiones de las Comisiones y Plenos, as como de cualquier otro acto pblico
parlamentario.
Tambin el Congreso de Diputados de Espaa conserva las cintas de las
grabaciones sonoras de las Sesiones. As refiere Nadia Villarejo Snchez351 en el
artculo en que relata el proyecto de digitalizacin del acervo del Archivo
Histrico del Congreso. dentro de las series del Archivo del Sonido y del
Archivo Cinematogrfico y de Vdeo: 8.725 cintas de sonido magnetofnico, que

contiene grabaciones de sesiones secretas y reservadas La serie del Archivo
del Sonido es la ms completa junto con la parte cinematogrfica.
En la CLDF, se hace el registro sonoro de las Sesiones Plenarias desde la
inauguracin de la misma en 1991. El acervo resultante de esa actividad, cerca
de 3.100 cintas VHS, producidas en 5 legislaturas (1991 a 2010) y que ocupa
aproximadamente 40 metros lineales de estanteras, se conserva ntegramente
en el Archivo352. Las cintas producidas en la actual legislatura (2011 a 2014)
estn custodiadas por el Setor de Taquigrafia. El soporte utilizado para las
grabaciones es, mayoritariamente, cintas VHS en donde se recoge solamente el
registro sonoro de las Sesiones Plenarias.
Un importante aspecto a ser considerado, ya que el anlisis documental
propuesto tiene acentuado carcter diplomtico, es que la definicin clsica de
documento diplomtico lo limita a la condicin de ser un documento escrito. Un
documento diplomtico, en sentido estricto, es cualquier testimonio escrito
351
Nadia VILLAREJO SANCHZ. Proyectos de digitalizacin y nuevas perspectivas tecnolgicas en el

Archivo Histrico del Congreso de los Diputados de Espaa: conservacin de la historia del
parlamentarismo y derecho constitucional espaol en soporte digital. Revista Espaola de
Documentacin Cientfica. 2006, vol. 29, nm. 4, pp. 589-602.
352
Informacin enviada por correo electrnico a la autora, en 22 de septiembre de 2011, por Maria Monica
e Silva, (monica.cldf@gmail.com ), Tcnico Legislativo del Setor de Gesto de Documentos e Arquivos
de la Cmara Legislativa do Distrito Federal.
Pgina 274
acerca de un hecho de naturaleza jurdica, elaborado segn formalidades

propias de cada poca, lugar, personas y materias353.
Los argumentos para considerar a la Grabacin en Audio de Sesin Plenaria, un
documento sonoro, como un documento que puede ser estudiado desde el
punto de vista diplomtico pueden ser encontrados en las aportaciones de
Luciana Duranti y Bruno Delmas al tema. La primera ampla el significado de
documento escrito al considerar que el adjetivo escrito se refiere al propsito
y al resultado intelectual de la accin de escribir, no al acto en s mismo, es la
expresin de ideas en una forma documental, que aunque no sea la escrita,
sigue siendo regida por reglas de ordenacin y representacin.
Dice la autora: la Diplomtica estudia el documento escrito, es decir, la
evidencia que se produce sobre un soporte (papel, cinta magntica, disco,

lmina, etc.) por medio de un instrumento de escritura (lpiz, mquina de
escribir, impresora, etc.) o de un aparato que graba imgenes, datos o voces.
El adjetivo escrito no se usa en diplomtica en un sentido de un acto per se
(escrito, rayado, trazado o inscripto) sino ms bien en un sentido que se refiere
al propsito y al resultado intelectual de la accin de escribir; esto es, a la
expresin de ideas en una forma que es a la vez objetivada (documental) y
sintctica (regida por reglas de ordenacin). Cualquier documento escrito en
sentido diplomtico contiene informacin transmitida o descrita por medio de
reglas de representacin que son en s mismas evidencia de la tentativa de
transportar informacin: frmulas, estilo burocrtico y literario, lenguaje
especializado, tcnicas de entrevista y cosas por el estilo. Estas reglas que
llamamos formas, reflejan estructuras polticas, legales, administrativas y
econmicas as como cultura, hbitos y mitos y constituyen una parte
integrante del documento escrito porque formulan o condicionan las ideas o los
hechos que elegimos para que sean el contenido de los documentos. 354
353
Pedro LPEZ GMEZ; Olga GALLEGO DOMNGUEZ. El documento de Archivo. Un estudio. A Corua:
Universidad da Corua, 2007, p. 21.
354
Carmona: S & C, 1996, p. 26.
Pgina 275
Por su parte, Bruno Delmas355 propugna que el anlisis diplomtico de los

documentos audiovisuales (imgenes fijas, imgenes animadas, registros
sonoros) es perfectamente viable, que de la misma manera que se hace para
los dems documentos, se puede aplicar la metodologa diplomtica para
averiguar la estructura documental, la gnesis y tradicin, as como editar
(diplomticamente hablando) los documentos audiovisuales.
De la misma forma, otra autora, Janice Louise Simpson356, opina que la
utilizacin de principios y mtodos diplomticos es muy provechosa en el
anlisis de los archivos de comunicacin en general y, de los documentos
sonoros y de imagen en movimiento, en particular.
Se concluye entonces que, as como en el documento tradicional es posible
aislar
sus
elementos
formales
analizarlos
separadamente,
independientemente del contexto social y temporal en que fueron creados,

tambin el documento sonoro, de carcter archivstico, puede ser objeto de
anlisis diplomtico. Por ello, es factible analizar el tipo documental Grabacin
en Audio de Sesin Plenaria mediante los parmetros planteados en esta
investigacin.
4.5.2.1.- Imgenes de cintas que contienen Grabaciones en

Audio de Sesiones Plenarias357
Ante la imposibilidad de colocar aqu, como ilustracin, el contenido original de
un documento sonoro, se incluyen a continuacin imgenes de las cintas VHS,
custodiadas por el Archivo, que contienen las Grabaciones en Audio de Sesiones
Plenarias.
355
Bruno DELMAS. Donner limage et au son le statut de lcrit : pour une critique diplomatique des
356
357
Imgenes enviadas por correo electrnico a la autora, en 12 de junio de 2012, por Fabricio Veloso
Costa, (fabricio.costa@cl.df.gov.br), Tcnico Legislativo del Setor de Gesto de Documentos e Arquivos
Pgina 276
Figura 13. Cintas con las Grabaciones en Audio de las Sesiones Plenarias.
Figura 14. Caja de conservacin de cintas de audio.
Pgina 277
4.5.2.2.- Toma de datos para el anlisis documental del tipo

documental Grabacin en Audio de Sesin Plenaria
Se propone estructurar el anlisis documental del tipo documental Grabacin en
Audio de Sesin Plenaria como sigue:
TABLA DE TOMA DE DATOS PARA EL ANLISIS DOCUMENTAL
Especie: Grabacin en Audio
Tipo documental: Grabacin en Audio de Sesin Plenaria
Definicin: Registro sonoro de Sesin Plenaria
Categora: Documento testimonial de constancia
Acto jurdico: Sesin Plenaria
Productor: Cmara Legislativa do Distrito Federal
Funcin: Legislativa, fiscalizacin y control del Poder Ejecutivo y de
representacin
Actividad: Registro de Sesin Plenaria
Objetivo: Servir de apoyo a la transcripcin taquigrfica
Conjunto normativo: Captulo II de la Ley Orgnica del Distrito Federal,
Reglamento Interno CLDF, Resoluciones 34/91 y 219/05
Autor: Pleno
Escritor: Setor de Apoio ao Plenrio
Destinatario: Setor de Taquigrafia
Trmite: Setor de Apoio ao Plenrio (grabacin) - Setor de Taquigrafia
(confeccin de Notas Taquigrficas y guarda temporal) Arquivo
Pgina 278
(archivado)
Vigencia: Hasta la publicacin del Acta en el DCL
Plazo precaucional: Legislatura ms 180 das
Invocacin: Sob a proteo de Deus, iniciamos os
nossos trabalhos.
PROTOCOLO
Intitulacin: No hay
Direccin: (Sobrentendida) al pblico en general
Salutacin: No hay
TEXTO
Prembulo: Pequeo Expediente

Notificacin: Est aberta a sesso. / Declaro aberta a
sesso.
Exposicin: Orden del da
Disposicin: Deliberaciones
Sancin: No hay
Corroboracin: No hay
Datacin: Data crnica en el etiquetado de la cinta. La
data tpica est sobrentendida: Brasilia.
ESCATOCOLO
Validacin: Logo del Setor de Apoio ao Plenrio que
aparece en la etiqueta de la cinta.
Clase: Documento sonoro
Soporte: Cinta magntica
Tradicin: Original
Pgina 279
Anotaciones: En la etiqueta de cada cinta constan anotaciones con la

fecha, nmero y tipo de Sesin (Ordinaria, Extraordinaria, Solemne,
Preparatoria, etc.); secuencia (si hay ms de una cinta referente a la misma
Sesin); identificacin del Sector responsable.
Responsable anlisis documental: ngela Beatriz Cezimbra.
Fecha anlisis: xx/xx/xxxx.
Figura 15. Tabla de toma de datos para el anlisis documental del tipo documental Grabacin en Audio
de Sesin Plenaria.
4.5.2.3.- Anlisis documental del tipo documental Grabacin

en Audio de Sesin Plenaria
Desde el punto de vista archivstico, se puede observar en el anlisis efectuado
que el tipo documental Grabacin en Audio de Sesin Plenaria:
Est originado en el cumplimiento de varias funciones (legislativa, de

fiscalizacin y control del Poder Ejecutivo y de representacin).
Posee carcter orgnico.
Es autntico.
Es nico en relacin a su contenido.
Es completo e inalterado (integridad).
Es fiable y cumple con su cometido (servir de apoyo a la transcripcin

taquigrfica).
Analizando desde el punto de vista diplomtico, se puede decir que:
El tipo documental Grabacin en Audio de Sesin Plenaria posee todos

los atributos que avalan su autenticidad: est producido por quien y para
quien debe ser producido, sigue una estructura documental uniforme,
fcilmente reconocible y acorde con el acto jurdico que refleja y, lleva
los signos de validacin necesarios.
La gnesis documental es fcilmente establecida. La accin es la

necesidad, legalmente impuesta, de realizacin de Sesiones Plenarias en
Pgina 280
la ejecucin de las funciones especficas de la CLDF, en especial la

legislativa y la fiscalizadora, puesto que algunos de sus procedimientos,
obligatoriamente, ocurren por deliberaciones del Pleno. No obstante, el
momento de documentacin (la grabacin en ese caso) no est impuesta
por ley, responde ms a una cuestin administrativa de cmo ejecutar
una actividad atribuida a uno de los agentes responsables del registro de
la Sesin Plenaria.
La Sesin Plenaria es un acto jurdico, de relevancia por cierto, necesario

para el cumplimiento de la misin atribuida a la CLDF y su procedimiento
de documentacin responde a las caractersticas del mismo. De tal modo
que la Grabacin en Audio es la especie documental seleccionada para el
registro sonoro (el procedimiento de documentacin) de aquel acto. Y, la
estructura documental, plasmada en ese registro, con frmulas
documentales uniformes y estandarizadas, es consecuencia del protocolo
establecido para la realizacin de una Sesin Plenaria.
El protocolo de una Sesin Plenaria determina una secuencia fija de las

partes en que sta se divide (Pequeo Expediente, Gran Expediente,
Orden del Da), los tiempos destinados a cada parte de la Sesin y la
participacin de los Parlamentarios, tipo de lenguaje permitido, frmulas
de apertura y cierre, ritos preestablecidos para dirigir la Sesin, etc.
Todo el formalismo que reviste el protocolo de una Sesin Plenaria
permite reconocer un patrn en la estructura documental del registro de
ese tipo de acto jurdico. En esa estructura se pueden reconocer las tres
partes tradicionalmente destacadas por la Diplomtica: protocolo inicial,
texto y escatocolo.
El trmite del documento analizado empieza con la puesta en marcha de

la grabacin por el Setor de Apoio ao Plenario y concluye con la
finalizacin de Nota Taquigrfica en el Setor de Taquigrafia, o su
transferencia al Archivo, si se considera que actualmente ese es su
destino pasado el plazo precaucional.
En definitiva, la Grabacin en Audio de Sesin Plenaria es un documento

archivstico puesto que est generado en un contexto jurdico-administrativo,
Pgina 281
comunica en s mismo la accin que le origin y constituye un medio de

validacin de una accin administrativa. Y, en su cualidad de documento
archivstico debe ser incorporado al Sistema de Gestin de Documentos de la
CLDF y pasar por todos los procesos inherentes a ste, incluida la valoracin
documental.
4.5.2.4.- Identificacin de la serie documental originada a

partir del tipo documental Grabacin en Audio de Sesin
Plenaria
La serie resultante de la utilizacin reiterada del tipo documental Grabacin en
Audio de Sesin Plenaria producido en el cumplimiento de funciones especficas
de la CLDF (legislativa, de fiscalizacin y control del Poder Ejecutivo y de
representacin) y vinculada a la actividad de registrar y divulgar las Sesiones
Plenarias, es identificada como la serie Grabaciones en Audio de Sesiones
Plenarias.
La serie genera tres sub-series, a saber: Grabaciones en Audio de Sesiones
Preparatorias, Grabaciones en Audio de Sesiones Plenarias Ordinarias;
Grabaciones en Audio de Sesiones Plenarias Extraordinarias.
La
serie
est
relacionada
es
complementaria
las
series
Actas
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias y Actas Sucintas de Sesiones Plenarias.

La serie genera un volumen de aproximadamente 620 cintas en cada
Legislatura, lo que representa cerca de 7,5 metros lineales de almacenamiento,
por Legislatura358.
El estado de conservacin de las cintas VHS custodiadas por el Archivo es
aceptable, aunque puede haber alguna con problemas para reproduccin del
sonido grabado.
358
Informacin enviada por correo electrnico a la autora, en 22 de septiembre de 2011, por Maria Monica
e Silva, (monica.cldf@gmail.com ) Tcnico Legislativo del Setor de Gesto de Documentos e Arquivos
Pgina 282
4.5.2.5.- Propuesta de valoracin de la Serie Grabaciones en

Audio de Sesiones Plenarias (y sub-series correspondientes)
Del anlisis realizado, primeramente se concluye que el tipo documental
Grabacin en Audio de Sesin Plenaria da origen a la serie identificada como
Grabaciones en Audio de Sesiones Plenarias y las sub-series antes citadas.
A partir del anlisis documental, diplomtico y tipolgico, de los documentos
que originan la serie identificada, algunos datos indican que la misma debe ser
conservada con carcter permanente:
La serie es resultado de actividad vinculada a funciones capitales para la

CLDF.
La serie est compuesta por documentos testimoniales de constancia.
La serie contiene informaciones relevantes para el conjunto de la

sociedad brasiliense.
La serie est compuesta de documentos originales.
La serie contiene informaciones que no son encontradas en otras

fuentes.
Una constatacin importante para la valoracin de la serie originada a partir del

tipo documental analizado, es que ste est vinculado a las principales
funciones de la CLDF: la legislativa, la de fiscalizacin y control del Poder
Ejecutivo
la
de
representacin.
Todas
ellas,
funciones
especficas,
directamente relacionadas con el cumplimiento de la misin institucional que

compete a la CLDF. Los documentos producidos en la ejecucin de dichas
funciones atestiguan en qu medida, de qu forma y/o si la CLDF cumple con el
papel que le corresponde en la sociedad.
No obstante, adems de las observaciones citadas existe un factor subjetivo,
pero relevante, que debe ser apreciado en el momento de dictaminar sobre la
disposicin de la serie Grabaciones en Audio de Sesiones Plenarias: ms all de
que la misma est formada por documentos originales (en el sentido
diplomtico), est el hecho de que contienen el registro original y fiel de lo
Pgina 283
hablado en las Sesiones (y algunas veces incluso de lo perifrico al recinto del

Pleno).
Dicha serie, por lo tanto, es fuente primaria de gran relevancia para el estudio
de la actuacin de la CLDF y de sus Parlamentarios, pues ofrece la nica
oportunidad de conocer los discursos, debates e incluso algunos hechos
ocurridos en la Sesin, en su versin original. Se pueden observar, entre otros
detalles, la entonacin de voz, forma de hablar y de expresarse de cada uno de
los Parlamentarios, la forma de actuar de los que conducen la Sesin, la
actuacin del pblico presente, etc.
En la CLDF el documento considerado, oficialmente, como el registro y prueba
de la Sesin Plenaria es el Acta Circunstanciada publicada en el DCL. Sin
embargo, cabe recordar que la Nota Taquigrfica, transformada en Acta
Circunstanciada para la publicacin, es la puesta por escrito de lo que fue dicho
en la Sesin y no necesariamente es la reproduccin fidedigna de lo hablado.
En el Acta Circunstanciada no se registran palabras o sonidos producidos por el
pblico asistente a la Sesin o por otros Parlamentarios distintos de aquel a
quien le corresponde el turno de palabra en aquel momento, abucheos, risas,
palabras de apoyo o repudio, etc. Tampoco se puede olvidar que el Reglamento
no permite la inclusin de palabras mal sonantes (palabras soeces o insultos
por ejemplo) en las Actas.
Tambin cabe recordar, que el Acta Circunstanciada puede contener
modificaciones si se compara con el borrador de la misma puesto que los
Parlamentarios, segn establece el Reglamento Interno, tienen derecho a
revisar sus respectivos pronunciamientos y hacer las alteraciones que crean
necesarias en los mismos antes de la publicacin concerniente.
Adems, tal como expone Mara Pinto Molina, gran parte de la informacin
transmitida en la comunicacin oral no es verbal sino que pertenece al
paralenguaje. As, detalles tales como caractersticas estructurales de la voz,
manipulaciones de las cualidades bsicas del sonido y de la produccin vocal,
sonidos anatmicos y emocionales, smbolos orales, entonacin o reguladores
Pgina 284
de la conversacin359 no son recogidos en la transcripcin escrita de la Sesin

Plenaria.
En la valoracin documental se considera el valor de prueba y tambin el
potencial de uso del documento, o sea de las posibilidades y necesidades de
utilizacin del documento o de las informaciones que contiene. La conservacin
de la serie abre la posibilidad de seguir el debate poltico trazando su desarrollo
o, incluso, estudiando el comportamiento de un individuo, Grupo Parlamentario
o Partido. Otro aspecto a ser destacado es la potencialidad de estudios de
representaciones lingsticas y aspectos discursivos360.
Considerando todo lo anteriormente expuesto, la sugerencia a la Comisin
Permanente de Valoracin con relacin a la disposicin de la serie es:
La serie est compuesta por documentos archivsticos originales, es

fuente primaria de informacin, atesora datos que no son encontrados
en otra fuente y por estas razones debe ser conservada con carcter
permanente.
La serie debe estar bajo la responsabilidad del Setor de Apoio ao
Plenario (Sector responsable de su elaboracin y preservacin segn

Resolucin 219/05361) hasta cumplidos los plazos de vigencia y
precaucional;
pasados
esos
plazos
sus
documentos
deben
ser
transferidos al Archivo de la CLDF para conservacin permanente.
4.5.3.- ACTAS
En el lenguaje parlamentario, se denomina Acta al documento que contiene la
relacin, narracin o resea por escrito de los hechos, debates y acuerdos que
359
IMATEC [portal e-learning]. Mara PINTO MOLINA. Anlisis de los nuevos documentos [en lnea].
[Consulta: 24/09/2010]. Disponible en: http://www.mariapinto.es/imatec/analisis.htm.
360
Adalson de Oliveira NASCIMENTO; Maria do Carmo Andrade GOMES. A preservao documental na

esfera do poder legislativo: a experincia do arquivo pblico da cidade de Belo Horizonte. Cadernos
Escola do Legislativo. 2008, vol. 10, nm. 15, pp. 157-190.
361

2005, introduz alteraes na Resoluo n 34, de 27 de dezembro de 1991, que institui a Estrutura
Pgina 285
tienen lugar en las diferentes etapas deliberativas en el cumplimiento de las

funciones legislativas (Sesiones Plenarias, reuniones de Comisiones, etc.).
El Acta es el documento que hace constar y da testimonio del orden cronolgico
de los asuntos tratados. Su elaboracin es progresiva, con transcripcin literal
de lo hablado y de los actos o resoluciones emitidos, requiere ser leda y
aprobada y puede ser objeto de rectificaciones o declaraciones en la Sesin
subsiguiente.
Dado el valor testimonial de las Actas, los Parlamentos incluyen en sus
Reglamentos,
generalmente,
disposiciones
relativas
la
naturaleza,
caractersticas y condiciones necesarias para la validacin de las mismas.

Comparando los Reglamentos de diferentes Asambleas Legislativas brasileas,
instituciones anlogas a CLDF, se puede observar que cada una trata de forma
distinta el tema. En lo que todas coinciden es que el Acta Resumida es la que
es llevada a aprobacin del Pleno.
As, por ejemplo, los Reglamentos Internos de las Asambleas Legislativas de
So Paulo362, Santa Catarina363 o Roraima364, determinan que de cada Sesin
Plenaria deber ser levantarse un Acta Resumida y tambin un Acta en donde
conste todo lo ocurrido en una Sesin, para efectos de publicacin en el Boletn
Oficial. No hay unanimidad en cuanto a la terminologa, a las Actas se refieren
como resumidas, sucintas, impresas o incluso no se les llama acta, como es el
caso de Santa Catarina, que solamente hace constar que el Diario de la
Asamblea publicar de forma ntegra el desenvolvimiento de los trabajos de
cada Sesin.
362
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SO PAULO. Regimento Interno [en lnea]. So

Paulo: ALSP, 2011. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.al.sp.gov.br/leis/regimentointerno/.
363
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SANTA CATARINA. Regimento Interno [en lnea].
Florianpolis:
ALSC,
2012
(comp.).
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www.alesc.sc.gov.br/portal/legislacao/regimeinterno.php.
364
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE RORAIMA. Regimento Interno [en lnea]. Boa
Vista: ALRR, 2009. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.al.rr.gov.br /M001
/M0011000.asp?txtID_PRINCIPAL=2.
Pgina 286
En la Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso do Sul365, el resumen de

la Sesin se hace constar en el Acta Resumida y la transcripcin ntegra ocurre
con la publicacin de los Anales de las Sesiones. Por otro lado, la Assembleia
Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul 366 determina solamente la

elaboracin del Acta Resumida, que deber relacionar los Diputados presentes y
ausentes y registrar resumidamente los trabajos de la Sesin. Las Actas
resumidas sern organizadas en Anales y su conjunto encuadernado en orden
cronolgico por Sesin Legislativa.
En la CLDF, que es la institucin que interesa en la presente investigacin, el
Artculo 128 del Captulo VII de su Reglamento367 establece que de cada Sesin
Plenaria sern elaboradas dos tipos diferentes de Actas: el Acta Circunstanciada
y el Acta Sucinta, sin perjuicio de la obligacin de publicacin de las mismas en
el Boletn Oficial y la necesidad de confeccin de los Anales de las Sesiones.
4.5.3.1.- Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria

En la jerga parlamentaria, al Acta Circunstanciada muchos la denominan Nota
Taquigrfica, posiblemente porque est elaborada por los taqugrafos a partir
de los Apuntes Taquigrficos. En la CLDF se habla de Nota Taquigrfica
mientras el documento est en fase de elaboracin y de Acta Circunstanciada
tras la publicacin en el DCL, pero es el mismo documento, en diferentes fases
de su tradicin documental.
El Acta Circunstanciada est elaborada a partir de los Apuntes Taquigrficos
tomados en la sala de sesiones por los taqugrafos, con el apoyo de
grabaciones en audio (para el caso de que sea necesario aclarar dudas en
relacin al texto transcrito). Dicho Acta es el documento que relata literalmente
365
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DE MATO GROSSO DO SUL. Regimento Interno [en lnea].
[Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.al.ms.gov.br/ Institucional/Principal /tabid/ 37/
Default.aspx.
366
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL. Regimento Interno [en
lnea].
Porto
Alegre:
ALRS,
2011.
[Consulta:
25/01/2014].
Disponible
en:
http://www2.al.rs.gov.br/dal/Legisla%C3%A7%C3%A3o/RegimentoInterno/tabid/3682/Default.aspx.
367
BRASIL. CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL. Regimento Interno [en lnea]. Braslia: CLDF,
2005. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.cl.df.gov.br/pesquisa-de-leis-e-proposicoes.
Pgina 287
cmo ha transcurrido una Sesin del Pleno o de una Comisin, quin habl, los
acuerdos que se adoptaron, los incidentes que se produjeron, los documentos
ledos, etc. Los discursos y debates son transcritos ntegramente.
En el Acta Circunstanciada se inserta todo que fue registrado taquigrficamente
en una Sesin y tambin elementos que no son objeto de Apuntes
Taquigrficos pero que deben constar de registro, como pueden ser las Listas
de Presencia u Hojas de Votacin.
La elaboracin del Acta Circunstanciada pasa por cuatro etapas consecutivas:
1.- TRADUCCIN
DE LOS CUARTOS.
Es la transcripcin a la grafa comn de lo
registrado taquigrficamente. Esa tarea se hace a partir de los Apuntes

Taquigrficos y corresponde al taqugrafo que los hizo en la Sala de Sesiones.
2.- MONTAJE Y REVISIN DE LOS CUARTOS. Esa etapa empieza con el cotejo, por
parte del taqugrafo-revisor, de uno o varios cuartos taquigrafiados (los apuntes
hechos por l en la Sala de Sesiones y la transcripcin hecha por los
taqugrafos) para identificar lagunas o prdidas de palabras, sustituir vocablos
cambiados, insertar listas de presencia y votacin, as como revisar
gramaticalmente el texto, sin alterarle el sentido. La tarea consiste en
garantizar la fidelidad del registro taquigrfico efectuado por el taqugrafo en la
sala de sesiones y hacer con que el texto sea gramaticalmente correcto.
3.- SUPERVISIN
DEL MONTAJE DEL
ACTA CIRCUNSTANCIADA. Para que el Acta
Circunstanciada sea considerada apta para la publicacin, necesita ser sometida

a una segunda revisin. sta tarea corresponde a un taqugrafo-supervisor que
debe observar y corregir eventuales faltas ortogrficas o gramaticales, verificar
la correcta insercin de documentos, verificar los encabezamientos y cierres
protocolarios correspondientes a la praxis legislativa, as como, hacer la
redaccin final del conjunto de los cuartos.
4.- PUBLICACIN
EN EL
DCL. Tras el cumplimiento de las tres etapas
anteriores, el Acta Circunstanciada es elevada a la Secretara Geral da Mesa, el

rgano a quien compete autorizar la publicacin de ese Acta en el DCL.
Pgina 288
Autorizada por la Secretaria Geral, la Coordenadoria de Editorao e Produo
Grfica tiene plazo mximo 10 das para publicarla.

La versin del Acta Circunstanciada finalizada por el Setor de Tramitao, Ata e
Smula, despus de publicada en el DCL, es puesta para consulta en el portal

de la CLDF.368 A ella se aaden las informaciones referentes al nmero, fecha y
pgina del DCL correspondiente. Tambin el DCL est disponible para consulta
en lnea369.
Pasados 180 das del final de cada legislatura, los borradores de las Actas
Circunstanciadas (Notas Taquigrficas), elaborados por el Setor de Taquigrafia
y complementados en el Setor de Ata, Tramitao e Smula, son transferidos al
Archivo.
Por su carcter archivstico, el Acta Circunstanciada es un tipo documental que
debe ser incorporado al Sistema de Gestin Documental de la CLDF y por lo
tanto, es objeto de valoracin documental segn el modelo propuesto en esa
investigacin.
4.5.3.1.1.- Ejemplo de Acta Circunstanciada
Para facilitar la comprensin de la crtica documental que se va a efectuar, se
incluye a continuacin un ejemplo de Acta Circunstanciada de una Sesin
Plenaria de la CLDF. Cabe aclarar que un Acta puede contener una hoja o
cientos de hojas, pues su extensin vara, entre otras cosas, segn el tema
tratado, el pblico presente o el tiempo que dure la Sesin correspondiente. Por
tal razn, del ejemplo sacado de pgina web de la CLDF, se incluye solo la
parte inicial y final del Acta Circunstanciada, que son las relevantes para el
propsito de ese estudio.
368
Actas disponibles en: http://www.cl.df.gov.br/cldf/processo-legislativo-1/sessoes-plenarias/.
369
DCL disponible en: http://www.cl.df.gov.br/cldf/processo-legislativo-1/sessoes-plenarias/diario-dacamara
Pgina 289
Figura 16. Publicacin de Acta Circunstanciada en el DCL(1)
Pgina 290
Figura 17. Publicacin de Acta Circunstanciada en el DCL (2)
Pgina 291
Figura 18. Publicacin de Acta Circunstanciada en el DCL (3)
Pgina 292
4.5.3.1.2.- Toma de datos para el anlisis documental del tipo documental Acta
Circunstanciada de Sesin Plenaria
Se
propone
estructurar
el
anlisis
documental
del
documento
Acta
Circunstanciada de Sesin Plenaria como sigue:

Especie: Acta.
Tipo documental: Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria.
Definicin: Registro con el relato exhaustivo de todo lo ocurrido en la Sesin
Plenaria.
Categora: Documento testimonial de constancia.
Acto jurdico: Sesin Plenaria.
Productor: CLDF.
Funcin:
Legislativa;
fiscalizacin
control
del
Poder
Ejecutivo;
representacin.
Actividad: Registro de Sesin Plenaria; publicidad de Sesin Plenaria.
Objetivo: Cumplir con lo establecido en el Reglamento Interno y Ley Orgnica
en cuanto al registro y publicidad de Sesin Plenaria.
Reglamento Interno CLDF, Resoluciones 34/91 y 219/05.
Autor: Pleno.
Escritor: Setor de Taquigrafia.
Destinatario: Pblico en general y, en especial, ciudadanos de Brasilia.
Trmite: Setor de Taquigrafia (elaboracin Nota Taquigrfica) Setor de
Pgina 293
Tramitao, Ata e Smula (finalizacin Acta) Diretoria Legislativa

(encaminamiento
para
autorizacin)
Secretario
Geral
(autorizacin,
publicacin) Coordenadoria de Editorao e Produo Grfica (formateado y

publicacin) DCL (publicacin) Setor de Taquigrafia (guarda temporal) -
Arquivo (archivado).
Vigencia: El borrador (Nota Taquigrfica) tiene vigencia hasta la publicacin
del Acta en el DCL. El Acta Circunstanciada publicada en el DCL no pierde la
vigencia jams.
Plazo precaucional: Legislatura ms 180 das.
Invocacin: Sob a proteo de Deus, iniciamos os nossos
trabalhos.
Intitulacin: Identificacin jerrquica de todos los rganos
PROTOCOLO
que actan en la ejecucin de la actividad.

Direccin: (sobrentendida) Pblico en general y, en
especial, ciudadanos de Brasilia.
Salutacin: No hay.
Prembulo: Pequeo Expediente.
sesso.
TEXTO
Exposicin: Orden del da.

Disposicin: Deliberaciones.
Sancin: No hay.
Corroboracin: No hay.
ESCATOCOLO
Datacin: La data crnica es la fecha y hora registrada en

cada
Pgina 294
lauda
del
documento.
La
data
tpica
est
sobrentendida: Brasilia.
Validacin: No hay.
Clase: Textual.
Soporte: Papel.
Tradicin: La versin preparada por el Setor de Taquigrafia y finalizada por el
Setor de Tramitao, Ata y Smula, es un borrador y la publicacin en el DCL,

un original.
Anotaciones: En el borrador y en la versin digital se apunta la fecha,
nmero y pgina de la publicacin en el DCL. La publicacin en el DCL no
requiere anotaciones.
Responsable anlisis documental: ngela Beatriz Cezimbra
Fecha anlisis: xx/xx/xxxx
Figura 19. Tabla de toma de datos para el anlisis documental del Acta Circunstanciada.
4.5.3.1.3.- Anlisis documental del tipo documental Acta Circunstanciada de

Sesin Plenaria
que el tipo documental Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria:

Es autntico.
No obstante, cabe hacer una observacin en cuanto a su completitud.

Actualmente en la CLDF el tipo documental Acta Circunstanciada de Sesin
Plenaria es conservado en dos formas de transmisin diferentes: la publicacin
en el DCL y las Notas Taquigrficas. La Publicacin en el DCL es el original, es
Pgina 295
el primer documento completo y la versin preparada por el Setor de
Taquigrafia y finalizada en el Setor de Tramitao, Ata y Smula, un borrador.

Al ser un borrador, el documento conservado en ese ltimo Sector es un
documento incompleto, no tiene validez legal y su autenticidad no puede ser
garantizada a lo largo del tiempo (no lleva firmas, ni signos que garanticen su
autenticidad).
Analizando desde el punto de vista diplomtico se puede decir que:
El borrador conservado en el Setor de Tramitao, Ata y Smula,

justamente por ser un borrador, no posee todos los atributos necesarios
para avalar su autenticidad: est producido por quien y para quien debe
ser producido, sigue una estructura documental uniforme, fcilmente
reconocible y acorde con el acto jurdico que refleja, pero no lleva los
signos de validacin necesarios y el trmite en esa fase an no fue
concluido.
El Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria publicada en el DCL es un

original (original mltiple ya que es publicado en miles de ejemplares) y
lleva todos los atributos que avalan su autenticidad: est producido por
quien y para quien debe ser producido, sigue una estructura documental
uniforme, fcilmente reconocible y acorde con el acto jurdico que refleja
y, el cumplimiento del protocolo para publicacin del DCL garantiza su
autenticidad.
Tal como en la Grabacin en Audio, la gnesis documental del Acta

Circunstanciada de Sesin Plenaria es fcilmente establecida:
La accin es la necesidad, legalmente impuesta, de realizacin de
Sesiones Plenarias en el proceso de ejecucin de las funciones
especficas de la CLDF, en especial la legislativa y la fiscalizadora,
puesto que algunos de sus procedimientos, obligatoriamente,
ocurren por deliberaciones del Pleno.
El procedimiento de documentacin del Acta Circunstanciada de la
Sesin est impuesto por Ley. Los actos derivados de las
funciones especficas de la CLDF, obligatoriamente, tienen que ser
Pgina 296
dados a conocer al pblico para adquirir validez; ello se hace con

la publicacin en Boletn Oficial.
La Sesin Plenaria es un acto jurdico necesario para el
cumplimiento de la misin atribuida a la CLDF y su documentacin
responde a las caractersticas del mismo. El Acta es la especie
documental seleccionada para el registro escrito de aquel acto. La
estructura documental, plasmada en ese registro con frmulas
documentales uniformes y estandarizadas, tal como en la
Grabacin en Audio de la Sesin Plenaria, es consecuencia del
rgido protocolo establecido para la realizacin de una Sesin
Plenaria.
El formalismo que reviste el protocolo de una Sesin Plenaria permite

reconocer un patrn en la estructura documental del registro de ese tipo
de acto jurdico en donde se pueden identificar las tres partes
tradicionalmente destacadas por la Diplomtica: protocolo inicial, texto y
escatocolo.
El trmite del tipo documental analizado, empieza con la transcripcin de

los Apuntes Taquigrficos por el Setor de Taquigrafa. Concluye con la
publicacin de las Actas en el DCL o con su transferencia al Archivo, si se
considera que actualmente ese es su destino, una vez pasado el plazo
precaucional.
En definitiva, el Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria es un documento

archivstico puesto que est generado en un contexto jurdico-administrativo,
comunica en s mismo la accin que le origin y constituye un medio de
validacin de una accin administrativa. Y, en su calidad de documento
archivstico, debe ser incorporado al Sistema de Gestin de Documentos de la
CLDF y pasar por todos los procesos inherentes a ste, incluida la valoracin
documental.
Pgina 297
4.5.3.1.4.- Identificacin de la serie documental originada a partir del tipo

documental Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria
Actas Circunstanciadas de Sesiones Plenarias es la serie identificada como serie
resultante de la utilizacin reiterada del tipo documental Acta Circunstanciada
de Sesin Plenaria. Tipo documental, ste, producido en el cumplimiento de
funciones especficas de la CLDF (legislativa, de fiscalizacin y control del Poder
Ejecutivo y de representacin) y vinculada a la actividad de registrar y divulgar
las Sesiones Plenarias.
La referida serie genera tres sub-series, a saber: Actas Circunstanciadas de
Sesiones
Preparatorias,
Actas
Circunstanciadas
de
Sesiones
Plenarias
Ordinarias; y Actas Circunstanciadas de Sesiones Plenarias Extraordinarias.

La serie est relacionada y es complementaria a las series Grabaciones en
Audio de Sesiones Plenarias y Actas Sucintas de Sesiones Plenarias.
La serie genera un volumen de aproximadamente 18 metros lineales por cada
Legislatura370.
El estado de conservacin, integridad y organizacin de la serie es excelente.
4.5.3.1.5.-
Propuesta
de
valoracin
documental
de
la
Serie
Actas
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias (y sub-series correspondientes)

Del anlisis realizado, primeramente se concluye que el tipo documental Acta
Circunstanciada de Sesin Plenaria da origen a la serie identificada como Actas
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias y las sub-series antes citadas.
A partir del anlisis documental diplomtico y tipolgico de los documentos que
originan la serie identificada, algunas observaciones indican que la misma debe
ser conservada con carcter permanente:
370
Informacin enviada por correo electrnico a la autora, en 31 de agosto de 2012, por Fabricio Veloso
Pgina 298
La serie es resultado de actividades vinculadas a funciones capitales para

la CLDF.
La serie est compuesta por documentos testimoniales de constancia;
La serie, al estar vinculada a la misin de la CLDF, contiene

informaciones relevantes para el conjunto de la sociedad brasiliense.
La serie, al estar vinculada a la misin de la CLDF, registra la historia

parlamentaria y legislativa del Distrito Federal.
La serie permite conocer ntegramente los discursos y debates ocurridos

en las Sesiones Plenarias, as como el resultado de las votaciones.
Adems, complementando las observaciones antes listadas, cabe tejer algunas

consideraciones relevantes a efectos de la disposicin de la serie Actas
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias:
La serie originada a partir del tipo documental analizado est vinculada a

las principales funciones de la CLDF: la legislativa, la de fiscalizacin y
control del Poder Ejecutivo y la de representacin. Todas ellas, funciones
especficas, directamente relacionadas con el cumplimiento de la misin
institucional que compete a la CLDF. Los documentos producidos en la
ejecucin de dichas funciones atestiguan en qu medida, de qu forma
y/o si la CLDF cumple con el papel que le corresponde en la sociedad.
La serie es fuente primaria de gran relevancia para el estudio de la

actuacin de la CLDF y de sus Parlamentarios, pues permite conocer
ntegramente los discursos, debates y votaciones ocurridos en el Pleno.
La Administracin tiene la obligacin legal de registrar sus acciones. Por

tanto, la informacin de que el Acta Circunstanciada de Sesin Plenaria
es un documento testimonial de constancia es relevante para la
valoracin de la serie.
En la CLDF el Acta Circunstanciada publicada en el DCL es el documento

oficialmente considerado como prueba de realizacin de la Sesin
Plenaria
testimonio
de
su
contenido.
El
documento
Acta
Circunstanciada de Sesin Plenaria completo es la publicacin en el DCL.
Pgina 299
El borrador del Acta Circunstanciada confeccionado por el Setor de
Taquigrafia es una preparacin para la publicacin de la misma y no

presenta valor probatorio. Sin embargo, su presentacin proporciona una
lectura ms cmoda para el usuario, as como su versin en la pgina
web de la CLDF371, en donde se encuentra disponible para lectura y
descarga tras la publicacin del Acta el en DCL.
Todos los documentos anexados a las Actas Circunstanciadas son copias,

incluidas las hojas de votacin de las proposiciones legislativas (los
originales
de
dichas
hojas
son
anexados
los
expedientes
correspondientes a cada proposicin).
Para efectos de prueba se utiliza el Acta Circunstanciada publicada en el

DCL y las consultas, en las que solo interese el contenido informativo,
pueden ser realizadas tanto en el portal de la CLDF, como en el DCL.
Considerando los argumentos antes descritos, la propuesta de encaminamiento

a la Comisin Permanente de Valoracin Documental en lo relativo a la
disposicin de la serie es la siguiente:
Los borradores de los documentos que originan la serie deben quedar

bajo la responsabilidad del Setor de Taquigrafia372 hasta cumplidos los
plazos de vigencia y precaucional (perodo 4 aos legislatura ms 180
das).
Pasados los plazos de vigencia y precaucionales, los borradores de los

documentos referentes a la serie y conservados en el Setor de
Taquigrafia deben ser eliminados.
Para efectos de estudios administrativos, Organizacin y Mtodos, diseo

de documentos, etc., puede ser conservada una muestra de los
borradores.
371
Actas disponibles en: http://www.cl.df.gov.br/cldf/processo-legislativo-1/sessoes-plenarias/.
372

Pgina 300
Debe ser garantizada la conservacin, la autenticidad y el acceso a los

documentos de la serie en su versin digital.
Las Actas Circunstanciadas publicadas en el DCL son las que deben ser
conservadas con carcter permanente. No obstante, como el DCL
solamente tiene valor archivstico si se conserva ntegramente la
publicacin original, es la obligatoriedad de conservacin del DCL lo que
garantizar
la
conservacin
permanente
de
la
serie
Actas
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias.
4.5.3.2.- Acta Sucinta de Sesin Plenaria

En los Parlamentos, el Acta Sucinta o Acta Resumida es el relato breve, de
forma sinttica, de las Sesiones Plenarias o de las reuniones de las Comisiones.
En la CLDF, del Acta Sucinta de Sesin Plenaria, adems del nmero de
Legislatura, Sesin Legislativa y fecha, consta la lista nominal de los
Parlamentarios presentes y ausentes, copias de los documentos ledos en la
Sesin y el resultado de las votaciones. El Acta Sucinta va firmada por el
Diputado responsable de la confeccin de la misma. En ese tipo de Acta, los
discursos pronunciados son recogidos de forma resumida373.
En cada Sesin Plenaria corresponde aprobar el Acta de la Sesin anterior. El
Acta apreciada en esa deliberacin es la Sucinta. El Acta Sucinta de la ltima
Sesin Legislativa es sometida a discusin y votacin, independientemente del
qurum, antes de que se levante la ltima Sesin Plenaria.
La publicacin del Acta Sucinta de Sesin Plenaria en el DCL ocurre en un plazo
mximo de dos das despus de la autorizacin por parte de la Secretaria Geral
da Mesa. Tras la publicacin, el Acta Sucinta de Sesin Plenaria es dispuesta

para consulta y descarga en la pgina web374 de la CLDF, en dnde son
373
BRASIL. CMARA LEGISLATIVA DO DISTRITO FEDERAL. Resoluo 55/1992, de outubro de 1992, que
cria o Dirio da Cmara Legislativa do Distrito Federal e d outras providncias. Dirio Oficial do
Distrito Federal, 14 de outubro de 1992, p. 9.
374
Actas disponibles en: http://www.cl.df.gov.br/cldf/processo-legislativo-1/sessoes-plenarias/
Pgina 301
aadidas informaciones referentes al nmero, fecha y pgina del DCL

correspondiente.
Actualmente, pasados 180 das del final de cada Legislatura, las Actas Sucintas
de Sesiones Plenarias correspondientes deben ser transferidas al Archivo.
Por su carcter archivstico, el Acta Sucinta de Sesin Plenaria es un tipo
documental que debe ser incorporado al Sistema de Gestin Documental de la
CLDF y, por lo tanto, es objeto de valoracin documental en los moldes
propuestos en esa investigacin.
4.5.3.2.1.- Ejemplo de Acta Sucinta de Sesin Plenaria
Para facilitar la comprensin de la crtica documental que se va efectuar, se
incluye a continuacin un ejemplo de Acta Sucinta de una Sesin Plenaria de la
CLDF. Cabe aclarar que un Acta puede contener una hoja o cientos de hojas,
pues su extensin vara, entre otras cosas, segn el tema tratado, el pblico
presente o el tiempo que dure la Sesin correspondiente. Por tal razn, del
ejemplo sacado de la pgina web de la CLDF, se incluye solo la parte inicial y
final del Acta, que son las relevantes para el propsito de ese estudio.
Pgina 302
Figura 20. Acta Sucinta de Sesin Plenaria de la CLDF (1).
Pgina 303
Pgina 304
Pgina 305
Pgina 306
4.5.3.2.2.- Toma de datos para el anlisis documental del tipo documental Acta
Sucinta de Sesin Plenaria
Se propone estructurar el anlisis documental del tipo documental Acta Sucinta
de Sesin Plenaria como sigue:

Especie: Acta.
Tipo documental: Acta Sucinta de Sesin Plenaria.
Definicin: Registro resumido de lo ocurrido en la Sesin Plenaria, con lista de
presencias y ausencias, listado de documentos ledos, orden del da, resultado
de votaciones (cuando hay) y copias de documentos ledos.
Categora: Documento testimonial de constancia.
Acto jurdico: Sesin Plenaria.
Productor: CLDF.
Funcin: Legislativa; fiscalizacin y control del Poder Ejecutivo; y de
representacin.
Actividad: Registro de Sesin Plenaria; publicidad de Sesin Plenaria.
Objetivo Cumplir con lo establecido en el Reglamento Interno y Ley Orgnica
en cuanto al registro y publicidad de la Sesin Plenaria.
Reglamento Interno CLDF, Resoluciones 34/91 y 219/05.
Autor: Pleno.
Escritor: Setor de Tramitao, Ata e Smula.
Destinatario: El propio Pleno (para aprobacin) y el pblico en general, en
Pgina 307
especial, ciudadanos de Brasilia.

Trmite: Setor de Tramitao, Ata e Smula (elaboracin) Diretoria
Legislativa (encaminamiento para autorizacin) Secretario Geral (autorizacin

de Publicacin) Coordenadoria de Editorao e Produo Grfica (formateado
y publicacin) DCL (publicacin) Setor de Taquigrafia (guarda temporal)
Arquivo (archivado).
Vigencia: Hasta la publicacin en el DCL.
Plazo precaucional: Legislatura ms 180 das.
Invocacin: Sob a proteo de Deus, iniciamos os nossos
trabalhos.
Intitulacin: Identificacin jerrquica de todos los rganos
PROTOCOLO
que actan en la ejecucin de la actividad.

Direccin: (sobrentendida) Pleno y Pblico en general.
Salutacin: No hay.
Prembulo: Pequeo Expediente.
sesso.
TEXTO
Exposicin: Orden del da.

Disposicin: Deliberaciones.
Sancin: No hay.
Corroboracin: No hay
Pgina 308
Datacin: Data tpica y crnica en encabezamiento del

Acta. La data crnica se repite en cada pgina y al final del
Acta.
ESCATOCOLO
Validacin: firma del Diputado que hizo de Secretario en la

Sesin, firmas del revisor taquigrfico y del jefe del Setor de
Tramitao, Ata e Smula. Registro de lectura y aprobacin

del Acta en la Sesin correspondiente.
Clase: Textual.
Soporte: Papel.
Tradicin documental: Original.
Anotaciones: Localizacin del archivo en el ordenador, fecha de lectura y
aprobacin por el Pleno, fecha y pginas de publicacin en el DCL.
Responsable anlisis documental: ngela Beatriz Cezimbra.
Fecha anlisis: xx/xx/xxxx.
Figura 24. Tabla de toma de datos para el anlisis documental del Acta Sucinta de Sesin Plenaria.
4.5.3.2.3.- Anlisis documental del tipo documental Acta Sucinta de Sesin

Plenaria
que el tipo documental Acta Sucinta de Sesin Plenaria:

Es autntico.
Es completo e inalterado (integridad).
Pgina 309
Es fiable y cumple con su cometido (registrar y dar publicidad de la

Sesin Plenaria).
Analizando desde el punto de vista diplomtico, se puede decir que:
Es un documento con todos los atributos que avalan su autenticidad:

est producido por quien y para quien debe ser producido, sigue una
estructura documental uniforme, fcilmente reconocible y acorde con el
acto jurdico que refleja y, lleva los signos de validacin necesarios.
Tal como en los documentos analizados anteriormente, la gnesis

documental del Acta Sucinta de Sesin Plenaria es fcilmente
establecida:
La accin es la necesidad, legalmente impuesta, de realizacin de
Sesiones Plenarias en el proceso de ejecucin de las funciones
especficas de la CLDF, en especial la legislativa y la fiscalizadora,
puesto que algunos de sus procedimientos, obligatoriamente,
ocurren por deliberaciones del Pleno.
El procedimiento de documentacin del Acta Sucinta de Sesin
Plenaria, tal como la del Acta Circunstanciada, tambin est
impuesta por ley. Los actos derivados de las funciones especficas
de un Parlamento, obligatoriamente, tienen que ser dados a
conocer al pblico para adquirir validez. Ello se hace con la
publicacin en el Boletn Oficial.
La Sesin Plenaria es un acto jurdico necesario para el
cumplimiento de la misin atribuida a la CLDF y su procedimiento
de documentacin responde a las caractersticas del mismo. De tal
modo que el Acta es la especie documental seleccionada para el
registro escrito (documentacin) de aquel acto. La estructura
documental plasmada en ese registro, con frmulas documentales
uniformes y estandarizadas, es consecuencia del protocolo
establecido para la realizacin de una Sesin Plenaria.
Todo el formalismo que reviste el protocolo de una Sesin Plenaria

permite reconocer un patrn en la partes constitutivas de ese tipo de
Pgina 310
acto jurdico en donde se pueden identificar las tres partes

tradicionalmente destacadas por la Diplomtica: protocolo inicial,
texto y escatocolo.
El trmite del tipo documental analizado empieza con su elaboracin

por el Setor de Tramitao, Ata e Smula (a partir de las Notas
Taquigrficas confeccionadas por el Setor de Taquigrafia) y concluye
con la publicacin del Acta Sucinta en el DCL. Tras la publicacin en
el DCL, la custodia de las mismas es responsabilidad del Setor de
Taquigrafia hasta terminar el plazo precaucional, pasado ese plazo, la

custodia pasa a ser del Archivo.
En definitiva, el Acta Sucinta de Sesin Plenaria es un documento archivstico
puesto que est generado en un contexto jurdico-administrativo, comunica en
s mismo la accin que lo origin y, aunque necesite ser publicado en el DCL,
constituye l mismo, un medio de validacin de la accin administrativa. Y, en
su calidad de documento archivstico debe ser incorporado al Sistema de
Gestin de Documentos de la CLDF y pasar por todos los procesos inherentes a
ste, incluida la valoracin documental.
4.5.3.2.4.- Identificacin de la serie documental originada a partir del tipo
documental Acta Sucinta de Sesin Plenaria
Actas Sucintas de Sesiones Plenarias es la serie identificada como serie
resultante de la utilizacin reiterada del tipo documental Acta Sucinta de Sesin
Plenaria. Tipo documental ste producido en el cumplimiento de funciones
especficas de la CLDF (legislativa, de fiscalizacin y control del Poder Ejecutivo
y de representacin) y vinculado a la actividad de registrar y divulgar las
Sesiones Plenarias.
La referida serie genera tres sub-series, a saber: Actas Sucintas de Sesiones
Preparatorias, Actas Sucintas de Sesiones Plenarias Ordinarias; y Actas Sucintas
de Sesiones Plenarias Extraordinarias.
La serie est relacionada y es complementaria a las series Grabaciones en
Audio de Sesiones Plenarias y Actas Circunstanciadas de Sesiones Plenarias.
Pgina 311
La serie genera un volumen de aproximadamente dos metros lineales en cada

Legislatura375.
El estado de conservacin, integridad y organizacin de la serie es excelente.
4.5.3.2.5.- Propuesta de valoracin documental de la Serie Actas Sucintas de
Sesiones Plenarias (y sub-series correspondientes)
Del anlisis realizado, primeramente se concluye que el tipo documental Acta
Sucinta de Sesin Plenaria da origen a la serie identificada como Actas Sucintas
de Sesiones Plenarias y a las sub-series antes citadas.
A partir del anlisis documental diplomtico y tipolgico de los documentos que
originan la serie identificada, algunos aspectos indican que la misma debe ser
conservada con carcter permanente:
La serie es resultado de actividades vinculadas a funciones capitales para

la CLDF.
La serie est compuesta por documentos testimoniales de constancia.
La serie, al estar vincula a la misin de la CLDF, contiene informaciones

relevantes para el conjunto de la sociedad brasiliense.
La serie, al estar vinculada a la misin de la CLDF, registra la historia

parlamentaria y legislativa del Distrito Federal.
La serie est compuesta de documentos originales.
Adems, complementando las observaciones antes listadas, cabe realizar

algunas consideraciones relevantes en lo relativo a la disposicin de la serie
Actas Sucintas de Sesiones Plenarias:
La serie originada a partir del tipo documental analizado est vinculada a

las principales funciones de la CLDF: la legislativa, la de fiscalizacin y
control del Poder Ejecutivo y la de representacin. Todas ellas, funciones
375
Informacin enviada por correo electrnico a la autora, en 31 de agosto de 2012, por Fabricio Veloso
Pgina 312
especficas, directamente relacionadas con el cumplimiento de la misin

institucional que compete a la CLDF. Los documentos producidos en la
ejecucin de dichas funciones atestiguan en qu medida, de qu forma
y/o si la CLDF cumple con el papel que le corresponde en la sociedad.
La serie provee datos que permiten conocer, de forma sistematizada y

resumida, la comparecencia de los Diputados, el orden del da, los
discursos y debates ocurridos en la Sesin.
En la CLDF, el Acta Sucinta, despus de publicada en el DCL, es

documento probatorio de la realizacin y del contenido de Sesin
Plenaria.
El Acta Sucinta de Sesin Plenaria, tras la publicacin en el DCL, est

disponible para lectura y descarga en la pgina web de la CLDF.
Considerando los argumentos antes descritos, la propuesta para la Comisin

Permanente de Calificacin con relacin a la disposicin de la serie Actas
Sucintas de Sesiones Plenarias es la siguiente:
Los documentos deben quedar bajo la responsabilidad del Setor de
Taquigrafia376 hasta cumplidos los plazos de vigencia y precaucional

(perodo de 4 aos de la Legislatura ms 180 das).
Pasados esos plazos, considerando que toda la serie est publicada en el

DCL, las Actas Sucintas de Sesiones Plenarias custodiadas por el Setor de
Taquigrafia pueden ser eliminadas. Es la conservacin permanente del

DCL lo que garantizar la preservacin de la serie, tanto para fines
probatorios como culturales, cientficos, histricos, etc.
Debe ser garantizada la conservacin, autenticidad y el acceso a los

documentos de la serie en su versin digital.
Para efectos de estudios administrativos, de Organizacin y Mtodos, de

diseo de documentos, etc., puede ser conservada una muestra de la
serie.
376

Pgina 313
4.5.4.- ANALES DE LAS SESIONES PLENARIAS

En un Parlamento, los Anales constituyen la publicacin peridica destinada a
dar a conocer, de forma ordenada, lo ocurrido en las Sesiones Plenarias.
En Brasil, las Asambleas Legislativas proceden de maneras muy diversas en
cuanto a la publicacin de sus Anales. En la Assembleia Legislativa do Estado
de Santa Catarina por ejemplo377, los Anales son las propias Notas
Taquigrficas y su publicacin es inmediata, inclusive en Internet. Por otro lado,
la Assembleia Legislativa de Minas Gerais378 incluye en los Anales las Notas
Taquigrficas de las Sesiones y tambin las Actas Sucintas de las Comisiones
Permanentes,
los
informes
sobre
proposiciones,
las
comunicaciones
despachadas por la Presidencia y las respuestas a Requerimientos presentados

por los Diputados. La publicacin incluye el sumario e ndice cronolgico y
asimismo un ndice onomstico que informa, detalladamente, la participacin de
cada Diputado en el procedimiento legislativo.
En la CLDF, el Reglamento Interno establece que, anualmente, el conjunto de
las Actas Circunstanciadas, ordenadas cronolgicamente sern publicadas en
forma de Anales. Pero, en la prctica, fueron publicados unos pocos
ejemplares, referentes a las primeras Sesiones Legislativas y despus,
posiblemente por las facilidades tecnolgicas, la publicacin oficial de los Anales
dejo ser realizada. Actualmente, la Comisso dos Anais e Memria, el rgano
responsable de la elaboracin de los Anales, simplemente recoge las Actas
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias en medio digital y las pone a disposicin
de quien las solicita.
El documento Anales de las Sesiones Plenarias no ser objeto de valoracin
documental puesto que no es un documento archivstico. Este documento se
377
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SANTA CATARINA. Regimento Interno [en lnea].
Florianpolis: ALSC, 2012 (comp.). [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.alesc.sc.gov.br
/portal/legislacao/regimeinterno.php.
378
BRASIL. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS. Regimento Interno [en lnea]. 8
ed. Belo Horizonte: ALMG, 2011. [Consulta: 25/01/2014]. Disponible en: http://www.almg.gov.br
/consulte/legislacao/index.html.
Pgina 314
perfila ms como una coleccin que como un documento producido en el

cumplimiento de una actividad o funcin administrativa, por lo tanto, no
presenta carcter orgnico. Asimismo, carece de revestimiento legal o jurdico:
es apenas un documento de apoyo, de consulta y/o divulgacin. Aunque en la
CLDF se hiciera la publicacin anual de los Anales de las Sesiones, conforme
establece
su
Reglamento,
la
custodia
de
dichos
documentos
sera
responsabilidad del Sector de Biblioteca y su conservacin ocurrira por ser una

publicacin peridica de la Institucin.
Por las razones anteriormente expuestas, el tipo documental Anales de las
Sesiones no debe ser incorporado al Sistema de Gestin Documental de la CLDF
y, por lo tanto, es innecesario proceder a su anlisis documental y la
consecuente identificacin y valoracin de la serie que podra formar.
Figura 25. Portada de ejemplar impreso de los Anales de las Sesiones Plenarias 379.
379
Imagen enviada por correo electrnico a la autora, en 12 de junio de 2012, por Fabricio Veloso Costa,
(fabricio.costa@cl.df.gov.br), Tcnico Legislativo del Setor de Gesto de Documentos e Arquivos de la
Cmara Legislativa do Distrito Federal.
Pgina 315
4.6.- PROPUESTA PARA ELEVAR A LA COMISIN PERMANENTE

DE VALORACIN DOCUMENTAL
La propuesta a presentar a la Comisin Permanente de Valoracin Documental,
resultante del anlisis documental realizado segn las pautas propuestas y sin
perjuicio de otros estudios de valoracin (atribucin de otros valores, frecuencia
de uso, etc.) debera ser la siguiente:
SERIE
PLAZOS DE
CONSERVACIN
DISPOSICIN
Custodia
Sector
responsable
Custodia
Archivo
Conser
vacin
perma
nente
Grabaciones en
Audio de
Sesiones
Plenarias
Legislatura (4
aos) + 180
das
Permanen
te
Actas
Circunstanciadas
de Sesiones
Plenarias
(Borrador)
Legislatura (4
aos) + 180
das
No
No
No
Permanen
te
Actas
Circunstanciadas
de Sesiones
Plenarias
OBSERVACIONES
Elimina
cin
Conservar una muestra.
La conservacin del DCL

garantiza la conservacin
de la serie.
(Publicacin en
el DCL)
Actas Sucintas
de Sesiones
Plenarias
Legislatura (4
aos) + 180
das
No
No
Los originales producidos

por el Setor de Ata e
Smula pueden ser
eliminados, pasado el
plazo precaucional.
La conservacin del DCL
garantiza la conservacin
de la serie.
Conservar una muestra.
Figura 26. Propuesta de Valoracin Documental.
Pgina 316
CONCLUSIONES
La principal hiptesis de la presente investigacin es que la aplicacin de
principios y mtodos de la Diplomtica es una herramienta til en la valoracin
documental. Ms especficamente, en el desarrollo de un modelo de valoracin
documental basado en el anlisis diplomtico tradicional. Dicho anlisis
proveera que provee elementos objetivos, tcnicos y fiables que permitiran
identificar series documentales y dictaminar sobre la disposicin de series
documentales.
Para verificar esta hiptesis, primero se haca necesario averiguar si dichos
principios y metodologa diplomticos son vlidos para el proceso de valoracin
documental. As, tras realizar una extensa revisin bibliogrfica de los temas
abordados en la investigacin se constat que, en efecto, el uso la Diplomtica
puede respaldar procedimientos de valoracin documental. A partir de aqu se
ha elaborado un modelo de valoracin documental inspirado en los principios y
mtodos de la Diplomtica.
Para comprobar la eficacia del modelo propuesto, el mismo fue aplicado a un
conjunto coherente de documentos: los documentos producidos en el registro
de Sesiones Plenarias de la Cmara Legislativa do Distrito Federal de Brasil, la
CLDF.
Tal como se ver a continuacin, las conclusiones al finalizar esta investigacin
son muy diversas, tanto en lo que respecta al uso de la Diplomtica por parte
de los archiveros, como en lo relativo a la valoracin documental, a la eficacia
del modelo propuesto o a las sugerencias de investigaciones futuras.
I.- Nuevos usos de la Diplomtica
Una de las conclusiones ms relevantes de esta investigacin, y lo que ha
permitido confirmar la hiptesis inicial, es que la Diplomtica es una
herramienta eficaz en el quehacer archivstico. La disciplina aporta elementos
Pgina 317
de apoyo a diferentes funciones archivsticas tales como la descripcin o la

clasificacin, pero, muy especialmente a la valoracin documental.
No obstante, como las condiciones de produccin, transmisin y tratamiento de
la informacin cambiaron radicalmente y, adems, las necesidades de los
usuarios superan hoy las prcticas antao definidas para responder a las
necesidades de los historiadores, para que la Diplomtica cumpla realmente
como herramienta til al archivero, es necesario renovar algunos de sus
mtodos y/o procedimientos. La renovacin consiste en la ampliacin del
universo de actuacin de la Diplomtica, en la insercin de nuevos elementos
de anlisis en la crtica diplomtica, en la adecuacin terminolgica, etc.
As, la metodologa utilizada por la Diplomtica, que tena como objeto el
anlisis de la estructura formal para verificar la autenticidad de los documentos
diplomticos, puede ahora, renovada, ser utilizada para comprensin de los
documentos archivsticos, sean diplomticos o no, porque hace viable el
examen de las estructuras administrativas, de la burocracia y de los procesos
de creacin del documento. Adems, el anlisis diplomtico permite vislumbrar,
en la teora y en la prctica, la razn de la creacin y preservacin del
documento, su autor y su trmite, as como identificar la vinculacin y
correlacin documento/actividad.380
II.- La valoracin documental
La burocratizacin de la maquinaria administrativa y el desarrollo de nuevas
tecnologas, desde la invencin de la mquina de escribir hasta los ltimos
desarrollos en Tecnologa de la Informacin y de las Comunicaciones, han
proporcionado un fuerte crecimiento de la produccin documental a partir de
mediados del siglo XX. Mantener ntegramente toda esa masa documental
producida es oneroso e ineficiente, por lo que resulta, necesario racionalizar su
conservacin. Solamente deben ser conservados aquellos documentos que
380
Contabilidade e Cincia da Informao e Documentao, Braslia, 2009, p. 5.
Pgina 318
posean vala real para la entidad que los produjo, para los ciudadanos o para la
sociedad en general, por razones de cualquier ndole.
En las ltimas dcadas surgi una gran diversidad de propuestas de mtodos y
modelos de valoracin documental. Algunas, como la diseada por Helen Willa
Samuels, La documentacin estratgica381, o la de la macrovaloracin,
tuvieron y siguen teniendo gran repercusin, abundando partidarios y
detractores. Algunos modelos han inspirado la elaboracin de otros, como una
derivacin del original, como es el caso de la macrovaloracin que tiene varias
versiones a partir de la inicial desarrollada en Canad.
No obstante, a pesar de los esfuerzos emprendidos en los ltimos aos en el
seno de la comunidad archivstica internacional, sigue habiendo una carencia en
relacin a metodologas y/o modelos de valoracin documental. Dicha
comunidad, tambin adolece de la falta de acuerdo en lo que respecta a los
fundamentos de la valoracin documental. As, a pesar de los avances
producidos en el campo, todava queda mucho camino por recorrer, ya sea en
aspectos tericos, metodolgicos o prcticos.
Otra constatacin importante en el desarrollo de la investigacin es que,
posiblemente por las peculiaridades de los acervos archivsticos, no existe un
modelo para la valoracin documental, aceptado para su aplicacin universal
como puede ser el de la descripcin multinivel propuesta por el CIA. Cabe por
tanto, a cada organizacin desarrollar o adaptar un modelo que se adecue a
sus caractersticas. En tal situacin, es coherente disear modelos de valoracin
que sean aplicables a organizaciones con misiones y funciones semejantes.
III.- La Diplomtica en la valoracin documental
La Archivstica es la ciencia del documento institucional, de la informacin
organizada y, como tal, debe recurrir a la Diplomtica para valorar la
informacin que necesita ser conservada y garantizar fuentes fiables. La
381
Helen Willa SAMUELS. Varsity letters: documenting modern colleges and universities . New Jersey,
London: The Society of American Archivist, Scarecrow, 1992.
Pgina 319
Diplomtica promueve una valoracin documental ms racional, pues permite la

valoracin de la informacin inscrita en el documento (tipologa, valor
testimonial, valor informativo) y, en definitiva, hacer una crtica cientfica de los
documentos archivsticos382.
La naturaleza del documento est determinada por las circunstancias de su
creacin. Ello determina que su valoracin sea efectuada a travs del estudio
de los creadores, de sus funciones, actividades y procedimientos, de las
relaciones entre ellos y los documentos, y de las relaciones de los documentos
entre s. Para comprender tales relaciones hace falta un enfoque contextual y
analtico, es necesario analizar los documentos en s mismos y en su forma o
gnesis.
La
Diplomtica
provee
las
claves
necesarias
para
efectuar
correctamente dicho anlisis.

Por otro lado, el estudio de las tipologas documentales se basa en el mtodo
diplomtico. En el proceso de anlisis de las tipologas, son extrados y
registrados los elementos constitutivos del documento para entender y conocer
el proceso de creacin del mismo. Conocer los elementos constitutivos del
documento es imprescindible para el trabajo a ser ejecutado en la valoracin.
Se observa que la fase de anlisis de las tipologas presenta un papel relevante
en la gestin archivstica en general y, muy especialmente, para la valoracin
documental, proveyendo datos que sern tiles en ese proceso.
Estudiar analticamente el documento archivstico y los vnculos que mantiene
con la entidad que le produjo, ya sea en la fase de produccin o de
acumulacin, es una tarea de investigacin y de crtica sobre la gnesis
documental, tarea que, apoyada en la Diplomtica, provee datos exactos y
fiables para ejecutar la valoracin documental.
382
Pgina 320
IV.- El modelo de valoracin documental propuesto

La conclusin de que la Diplomtica es una herramienta de apoyo muy til en la
valoracin documental fue fundamental para la presente investigacin. Ello ha
permitido plantear una nueva visin metodolgica aplicada a la valoracin
documental, creando un modelo fuertemente anclado en la Diplomtica.
La principal caracterstica del modelo propuesto es el anlisis documental previo
que se hace a las formas documentales de las tipologas documentales que
deben ser incorporadas en un sistema de gestin de documentos. El formato de
anlisis documental elaborado para el modelo de valoracin, segn el enfoque
propuesto en esta investigacin, presenta un carcter hibrido, que mezcla
elementos del anlisis diplomtico y del anlisis tipolgico.
Efectuar el anlisis diplomtico y tipolgico
simultneamente, permite
decodificar intrnseca y extrnsecamente las especies y/o tipos documentales.

Las informaciones o datos colectados en dicho anlisis son utilizados en la
identificacin y valoracin de las series. Se supone que tambin pueden ser
tiles en la clasificacin, ordenacin y descripcin de documentos y/o series.
El anlisis documental aqu propuesto, es un importante instrumento de apoyo
en el proceso de la valoracin, puesto que aporta datos objetivos, tcnicos,
fiables, que no dependen del juicio de nadie, ya sea archivero, historiador o
administrador, a la hora de valorar. Dicho anlisis provee datos imparciales que
permiten identificar y dictaminar sobre la disposicin de las series valoradas.
En el nfasis otorgada al anlisis documental como paso previo a la valoracin
documental, se coincide en esta investigacin con la opinin de Luciana
Duranti383, que mantiene que la identificacin de las relaciones documentales
incorporadas en las estructuras organizativas y en los procedimientos
burocrticos debe ser realizada desde un enfoque de abajo hacia arriba, que es,
en definitiva, el anlisis diplomtico de la gnesis, forma y modo de transmisin
383
Carmona: S & C, 1996, Captulo 6, La diplomtica como disciplina formativa y mtodo de
investigacin.
Pgina 321
de los documentos. As mismo, se coincide en que el enfoque descendente,

tradicionalmente utilizado en los estudios para la valoracin documental, debe
ser complementado por un enfoque ascendente.
La identificacin est considerada por la mayora de los autores como una fase
necesaria y anterior a la ejecucin de la funcin valoracin. Adems, se observa
en la bibliografa consultada que en el procedimiento de esa funcin, la
caracterizacin y anlisis de elementos como trmite, plazos de vigencia y
precaucin, legislacin, etc., segn cual sea el autor, son tareas ejecutadas en
la fase de identificacin de las series o en la de valoracin propiamente dicha.
En la propuesta aqu presentada, se incorpora el anlisis documental
(diplomtico y tipolgico) como etapa preparatoria y previa para la
identificacin y valoracin de las series. Es el anlisis documental el que va a
proveer la informacin necesaria para concretar la identificacin y para atribuir
valores a los documentos o series identificadas.
Por lo tanto, se estima que ambas fases (anlisis documental e identificacin)
son preliminares a la fase de valoracin propiamente dicha, pero las tres son
complementarias e interrelacionadas entre s.
En el modelo propuesto, el proceso de valoracin documental empieza una vez
finalizada la identificacin de las series. A partir de las informaciones recogidas
en el anlisis documental y, posteriormente, con el examen de otros factores,
tales como, frecuencia de consulta, potencialidad de uso, estado de
conservacin, accesibilidad, importancia, etc., se define la disposicin de las
series documentales valoradas, establecindose plazos de transferencia, acceso
y conservacin o, en su caso, eliminacin total o parcial de las mismas.
En la ejecucin de la valoracin documental, conforme al modelo aqu
propuesto, son cumplidos, con sus respectivos desdoblamientos, los siguientes
pasos:
Pgina 322
1. Analizar la institucin
2. Identificar sus funciones
3. Analizar procesos de trabajo para gestin de documentos
4. Establecer las tipologas documentales
5. Analizar las tipologas
documentales que deben ser
incorporadas al sistema de
gestin documental
5.1. Toma de datos para el anlisis

documental
5.2. Anlisis documental de las tipologas
documentales listadas
5.3. Facilitar la utilizacin de los datos
examinados en los diferentes
procesos de la gestin de documentos
6. Identificar las series documentales

7. Elaborar el cuadro de clasificacin
8. Proceder a la valoracin
documental
8.1. Constituir Comisin Permanente de

Valoracin Documental
8.2. Elaborar y publicar las normas de
funcionamiento de la Comisin y
Grupos de Trabajo
8.3. Elaborar y divulgar el plan de trabajo
8.4. Valorar las series documentales
identificadas
8.5. Elaborar la Tabla de Valoracin
9. Cumplir con la disposicin establecida en la valoracin documental

10. Actualizar la tabla de valoracin
Figura 27. Procedimiento de la Valoracin documental.
V.- La aplicacin del modelo de valoracin documental propuesto a los

documentos seleccionados en la CLDF
El tratamiento dispensado a los documentos generados en el registro de una
Sesin Plenaria de la CLDF en cuanto a su conservacin es muy dispar, en
especial en lo que se refiere a las grabaciones de sonido de las mismas. Dicho
Pgina 323
tratamiento puede ir desde la conservacin y divulgacin en diferentes medios

tecnolgicos,
hasta
la
pretensin
de
borrar
las
cintas
para
su
reaprovechamiento.
La aplicacin del modelo de valoracin propuesto ha permitido obtener datos
que elucidan una serie de problemas encontrados al aplicar otros modelos
conocidos. Por ejemplo, en la CLDF, siempre hubo una fuerte discusin sobre si
el documento Grabacin en Audio de Sesin Plenaria era un documento
original, un borrador del Acta Circunstanciada correspondiente. Hubo hasta
quin la consideraba como copia Al Acta Circunstanciada, el registro completo
de la Sesin Plenaria, siempre se le ha considerado documento original,
probatorio y de gran importancia en la CLDF.
Entre otras cosas, como se ver a continuacin, tras el anlisis documental
segn los criterios aqu propuestos, se pudo demostrar que la Grabacin en
Audio de Sesin Plenaria, es un documento archivstico original y que el Acta
Circunstanciada, antes de su publicacin en el Boletn Oficial, es un borrador. El
documento original, completo y que presenta valor de prueba es el publicado
en el Boletn Oficial.
Los documentos producidos con la finalidad de cumplir con lo establecido en el
Reglamento de la CLDF, en cuanto al registro de las Sesiones Plenarias son la
Grabacin en Audio de Sesin Plenaria, el Apunte Taquigrfico, el Acta
Circunstanciada de Sesin Plenaria, el Acta Sucinta de Sesin Plenaria y los
Anales de las Sesiones.
De los cinco documentos producidos en el registro de una Sesin Plenaria, dos
han sido descartados para la valoracin documental porque no son documentos
archivsticos y no deben ser incorporados al Sistema de Gestin Documental de
la CLDF: Apunte Taquigrfico y Anales de Sesiones Plenarias.
As, segn los criterios establecidos, los documentos definidos para ser
analizados y valorados conforme los criterios propuestos en la presente
investigacin son: la Grabacin en Audio de Sesin Plenaria, el Acta
Circunstanciada de Sesin Plenaria y el Acta Sucinta de Sesin Plenaria.
Pgina 324
Tras examinar los datos obtenidos en el anlisis documental, la conclusin es

que la serie Grabaciones en Audio de Sesin Plenaria debe ser conservada en
carcter permanente porque es documento original, fidedigno y fuente primaria
de informacin. Aunque las grabaciones no tengan valor de prueba, contienen
gran valor informativo que no se puede recuperar en otro documento.
Por otro lado, la conclusin en relacin a la serie Actas Circunstanciadas de
Sesiones Plenarias es que los borradores de las mismas (el documento
preparado por el Setor de Tramitao, Ata e Smula) deben ser eliminados. El
argumento para eliminar dichos documentos es que el documento completo,
original y con validez plena, lo que confiere valor legal a los documentos que
conforman la serie Actas Circunstanciadas de Sesiones Plenarias es la
publicacin en el DCL. El DCL s es documento de obligada conservacin. Con la
conservacin del DCL, se garantiza la conservacin de la serie Actas
Circunstanciadas de Sesiones Plenarias para todos efectos.
Por los mismos motivos presentados para la serie anterior, la serie Actas
Sucintas de Sesiones Plenarias tambin puede ser eliminada.
Aunque los resultados del anlisis documental sean muy racionales y estn
elaborados a partir de observaciones tcnicas y ecunimes y permitan
propuestas de disposicin, igualmente racionales y tcnicas, hay que tener en
cuenta que la CLDF es una institucin con acentuado carcter poltico. Ello
implica la necesidad de que las decisiones sobre la valoracin sean avaladas por
especialistas en diferentes materias y por funcionarios ajenos al Archivo. Por
esa razn, las informaciones recopiladas y las consecuentes indicaciones de
disposicin, deben ser enviadas a la autoridad competente para dictaminar
sobre la disposicin de las series valoradas: la Comisin de Calificacin.
El modelo de valoracin propuesto ha mostrado eficacia en su aplicacin a
series documentales generadas en el registro de Sesiones Plenarias. Se
considera que puede ser vlido para cualquier otro conjunto de documentos de
carcter archivstico.
Pgina 325
VI.- Investigaciones futuras

A pesar de los avances en la teora y prctica de la valoracin documental,
todava se hace deseable ms investigacin, ensayos y publicaciones que traten
del tema, ya sea en cuanto a la base conceptual, la terminologa, el desarrollo
de nuevos modelos o la bsqueda de la normalizacin total o parcial, etc.
Debido al carcter polifactico de la valoracin documental, las investigaciones
relacionadas con el tema deben ser de carcter multidisciplinar, de manera que
en
los
equipos
investigadores
participen
archiveros,
informticos,
documentalistas, diplomatistas, historiadores, socilogos u otros profesionales

que puedan aportar conocimientos y enriquecer el resultado de los estudios.
Considerando que existe una urgente necesidad de valorar la documentacin
producida en el desarrollo de las actividades inherentes al poder legislativo, en
especial en pases como Brasil, que todava no dispone de normas de carcter
general, en las que se podran guiar los archiveros parlamentarios, se sugiere
algunas investigaciones que pueden ser tiles, especialmente para los
archiveros parlamentarios:
Estudiar la posibilidad de un Cuadro de Clasificacin comn para

parlamentos de mismo rango (municipal, autonmico, nacional). Para
ello sera necesario establecer las tipologas documentales producidas en
los parlamentos, su incorporacin a un Sistema de Gestin Documental e
identificacin de las series que generan.
Verificar la viabilidad de la aplicacin del modelo de valoracin

documental propuesto en esta investigacin, a los documentos de
carcter administrativo de la CLDF.
Verificar la viabilidad de la aplicacin del modelo de valoracin

documental propuesto en esta investigacin en acervos documentales de
parlamentos de diferentes rangos jerrquicos (municipales, estatales,
nacional).
La utilizacin de mtodos, tcnicas y equipamientos alternativos o

complementarios a la taquigrafa en el registro de Sesiones Plenarias.
Pgina 326
Por supuesto, sera muy interesante comprobar la eficacia del modelo de

valoracin documental aqu propuesto, en acervos documentales ajenos al
mundo legislativo.
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ndice de siglas y abreviaturas
ANC - Archives Nationales du Canada.

BPI - Bureaux de Premier Intret.
CIA - Consejo Internacional de Archivos.
CIDA - Centro de Informacin Documental de Archivos.
CLDF - Cmara Legislativa do Distrito Federal.
DCL - Dirio da Cmara Legislativa.
INTERPARES - The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems.
ISAD (G) - Norma General Internacional de Descripcin Archivstica.
ISDF - Norma Internacional para la Descripcin de Funciones.
RAE - Real Academia Espaola.
UBC - University of British Columbia.
UNESCO - Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y
la Cultura.
Pgina 363
ndice de figuras
Figura 1. Gnesis y tradicin diplomtica de datos estadsticos de un censo

(Bruno Delmas) ................................................................................. 60
Figura 2. El modelo de identificacin de tipologa documental del Grupo de
archiveros de la Comunidad de Madrid ................................................. 65
Figura 3. El modelo de identificacin de tipologa documental de Ana Clia
Rodrigues.......................................................................................... 67
Figura 4. El modelo de identificacin de tipologa documental de Louise GagnonArguin. ............................................................................................. 68
Figura 5. Comparativa del uso de algunos trminos entre pases. ........................... 96
Figura 6. Parmetros cuantitativos de pertinencia, densidad y frecuencia del
Modelo de la Universidade do Porto ................................................... 142
Figura 7. Opciones de decisin sobre la disposicin de la informacin segn
resultados de la ponderacin aritmtica derivada del Modelo de la
Universidade do Porto. ..................................................................... 143

Figura 8. Tabla de toma de datos para Anlisis Documental. ............................... 179
Figura 9. Organigrama Cmara Legislativa do Distrito Federal. ............................ 230
Figura 10. Portada del Dirio da Cmara Legislativa. .......................................... 246
Figura 11. Suplemento del Dirio da Cmara legislativa. ..................................... 247
Figura 12. Apunte taquigrfico de una receta. ................................................... 270
Figura 13. Cintas con las Grabaciones en Audio de las Sesiones Plenarias. ............ 277
Figura 14. Caja de conservacin de cintas de audio. ........................................... 277
Figura 15. Tabla de toma de datos para el anlisis documental del tipo
documental Grabacin en Audio de Sesin Plenaria. ............................ 280
Figura 16. Publicacin de Acta Circunstanciada en el DCL(1) ............................... 290
Figura 17. Publicacin de Acta Circunstanciada en el DCL (2) .............................. 291
Figura 18. Publicacin de Acta Circunstanciada en el DCL (3) .............................. 292
Pgina 365
Figura 19. Tabla de toma de datos para el anlisis documental del Acta
Circunstanciada. ............................................................................... 295
Figura 20. Acta Sucinta de Sesin Plenaria de la CLDF (1). .................................. 303
Figura 24. Tabla de toma de datos para el anlisis documental del Acta Sucinta
de Sesin Plenaria. ........................................................................... 309
Figura 25. Portada de ejemplar impreso de los Anales de las Sesiones Plenarias. ... 315
Figura 26. Propuesta de Valoracin Documental. ................................................ 316
Figura 27. Procedimiento de la Valoracin documental. ....................................... 323
Pgina 366

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Universidad Carlos III de Madrid

Facultad de Humanidades, Comunicacin y Documentacin

Firma del Tribunal Calificador:

Vocal: Prof. Dr. Carlos Blaya Prez

Secretario: Prof. Dra. Cristina Jular Prez-Alfaro

Getafe, 17 de marzo de 2014

A Marcia Brando Marangoni y a Pilar Azcrate Aguilar-Amat.

Universidade Estadual Paulista (UNESP), por la generosidad con que envi y

A la Profesora, Doctora, y amiga, Mara Jess Colmenero Ruiz agradecemos su

El anlisis documental provee

elementos objetivos, tcnicos y fiables que permiten identificar y dictaminar

Conservacin permanente de la Serie Documental Grabaciones en Audio de

Circunstanciadas de Sesiones Plenarias.

Permanent conservation of the documentary series Audio Records of Plenary

Conservao permanente da Srie Documental Gravaes em udio das

Eliminao da Srie Documental Atas Circunstanciadas de Sesses Plenrias.

DEL ANLISIS DE DOCUMENTOS MEDIEVALES AL TRATAMIENTO

1.2.- LA DIPLOMTICA Y LA ARCHIVSTICA: DISCIPLINAS IMBRICADAS .................. 36

DE LA DIPLOMTICA A TODO TIPO DE DOCUMENTOS,

1.3.2.-DEL DOCUMENTO MEDIEVAL AL ELECTRNICO .........................................47

PRCTICOS DEL USO DE LA

DOCUMENTOS E INFORMACIONES CONTEMPORNEOS ........................................ 52

1.4.1.- CASOS RELACIONADOS CON ANLISIS DIPLOMTICO DE DOCUMENTOS Y

DE TIPOLOGA DOCUMENTAL COMO HERRAMIENTA PARA LA

GESTIN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 66

1.4.3.3.- TIPOLOGA DOCUMENTAL DE DOCUMENTOS DE EMPRESAS .................... 68

TRADICIONES ARCHIVSTICAS ..................................................................... 102

2.3.1.1.- TENDENCIA ALEMANA: VALORAR PARA CONSERVAR .......................... 102

ESTADOUNIDENSE: ANALTICA Y SINTTICA, BASADA EN

2.3.1.4.- TENDENCIA CANADIENSE: CENTRADA EN EL CONTEXTO DE LA

DE LA VALORACIN DOCUMENTAL SEGN EL OBJETIVO POR EL

CUAL LOS DOCUMENTOS SON CONSERVADOS ................................................... 111

2.3.2.1.-VALORAR PARA CONSERVAR LA MEMORIA DE LA ACTIVIDAD

VALORACIN DOCUMENTAL COMO PROCESO DEL SISTEMA GESTIN DE

DOCUMENTOS ........................................................................................ 147

INTEGRAL DE LOS DOCUMENTOS, INTERVENCIN DESDE SU

CONCEPCIN Y COLABORACIN ENTRE GESTORES DOCUMENTALES Y RESPONSABLES

ORGANIZACIN Y MTODOS .................................................................. 150

3.2.3.- ASIGNACIN DE METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS............... 151

3.2.8.- CRTICA DIPLOMTICA Y ANLISIS TIPOLGICO .................................... 161

4.1.3.- EL PODER LEGISLATIVO ................................................................. 215

PARLAMENTARIA ........................................ 231

4.3.1.- LA TAQUIGRAFA Y LA PRODUCCIN DOCUMENTAL PARLAMENTARIA ............ 231

USO DE SISTEMAS DE GRABACIN DE SONIDO EN LAS LABORES

PRODUCCIN DOCUMENTAL PARLAMENTARIA Y LA PUBLICIDAD DE LOS

4.3.4.- LOS ARCHIVOS PARLAMENTARIOS Y LA VALORACIN DOCUMENTAL ............. 249

APLICACIN DEL MODELO PROPUESTO A LOS DOCUMENTOS

4.5.1.- APUNTE TAQUIGRFICO ................................................................. 269

4.5.2.4.- IDENTIFICACIN DE LA SERIE DOCUMENTAL ORIGINADA A PARTIR DEL

lo que respecta a sus fundamentos1. As, a pesar de los avances producidos en

criterio en la determinacin de las fuentes documentales que configurarn la

profesionales que actan en el rea archivstica, que publican artculos en

conveniencia de investigar la posibilidad del uso de esta disciplina como una

indiscriminada de los documentos antes mencionados y, al vislumbrar las

Concejala de Cultura, 2005.

pases como Brasil, que todava no dispone de normas de carcter general

La metodologa adoptada en esta investigacin est basada en una extensa y

So Paulo6 y por la Association Internationale des Archives Francophones7. Se

Lista bibliogrfica de la ARQSP. Disponible en: http://www.arqsp.org.br/biblioavalia.htm. [Actualmente

Lista bibliogrfica de la AIAF. Disponible en: http://www.aiaf.org/accueil/.

Base de datos del CIDA. Disponible en: http://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd.

Catlogo de la Biblioteca de la Universidad Carlos III de Madrid.

documentos generados en el registro de una Sesin Plenaria Pblica de la