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Microsoft Project
Profesora:
Bachilleres:
Anny Albornoz
Agosto, 2015
ndice
Introduccin.............................................................................................................................3
Pasos bsicos para la planificacin y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project....4
1.- Elaborar un plan:.............................................................................................................4
2.-Controlar y administrar un proyecto..............................................................................15
3.- Cerrar un proyecto........................................................................................................20
Trabajo con proyectos mltiples............................................................................................21
Personalizacin de Microsoft Project.....................................................................................25
Conclusin.............................................................................................................................32
Bibliografa............................................................................................................................33
Introduccin
importante definir:
1. los objetivos,
2. los supuestos y
3. las limitaciones del proyecto
Las limitaciones en un proyecto son factores que probablemente coartarn las
opciones de un jefe de proyecto. Normalmente las tres limitaciones principales son:
Programacin: (programacin: medicin del tiempo y secuencia de las tareas
dentro de un proyecto. Una programacin se compone principalmente de
tareas, dependencias entre tareas, duraciones, delimitaciones e informacin
del proyecto en funcin del tiempo.), como una fecha de finalizacin o una
fecha lmite en uno de los hitos (hito: punto de referencia que marca un evento
importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto.
Toda tarea con una duracin cero se muestra automticamente como hito.
Tambin puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duracin como
hito.) Principales:
Recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para
completar las tareas de un proyecto.), como un presupuesto (presupuesto:
Tareas
Duracin
Costes
Recursos
Dependencias entre tareas
Definir los resultados del proyecto.- Una vez determinados los objetivos del
proyecto, defina el producto o servicios que cumpla esos objetivos. Los
resultados materiales que se deben entregar son tangibles y verificables.
Definir fases y tareas.- Una vez que haya determinado el trabajo que implica
detallada del trabajo, Estructura jerrquica que se utiliza para organizar tareas de cara
a generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos.
para las nuevas tareas o permitir cdigos EDT duplicados para tareas
diferentes.
Agregar un Hipervnculo
Desde el archivo de proyecto, es posible acceder a otros archivos del equipo,
la red o la intranet (intranet: cualquier red que proporcione servicios similares a los
proporcionados por Internet dentro de una organizacin. La intranet de una
organizacin puede estar o no conectada a Internet y es posible que su informacin se
distribuya slo dentro de la compaa.) O bien del World Wide Web creando
hipervnculos (parte de un texto que se distingue por el color y que contiene un
personas y equipos.
Asignar los recursos a las tareas.- Una vez integrada la informacin sobre los
recursos en el proyecto, podr asignar los recursos a las tareas especficas que
actualizado.
Proteger la informacin del proyecto.- Project y Project Server cuentan con
funciones de seguridad bsicas para ayudar a impedir el acceso no autorizado
a la informacin del proyecto.
Optimizar el plan del proyecto para cumplir con la fecha de finalizacin.- Una
vez elaborado el plan del proyecto, puede revisarlo y ajustarlo para asegurarse
trabajo.
Optimizar el plan del proyecto para cumplir con el presupuesto.- Revise los
costes planeados en el plan de proyecto elaborado para garantizar que se
ajusten al presupuesto.
1.8. Distribuir un plan de proyecto
Mantenga informados a los participantes e integrantes del grupo
grupo.
Distribuir informacin sobre el proyecto en lnea.- Tambin puede distribuir
en lnea la informacin ms actualizada del proyecto a los participantes e
integrantes del grupo.
2.1.
2.2.
grupo.
Distribuir la informacin del proyecto en lnea.- Si ha cambiado tareas,
recursos, asignaciones, tambin puede distribuir versiones en lnea de la
informacin ms actualizada del proyecto a los participantes o integrantes del
grupo.
2.3.
2.4.
2.5.
Administrar el alcance
presupuesto o a la programacin.
Distribuir la informacin sobre el proyecto en formato impreso.- Si cambia el
alcance del proyecto y ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, quiz
desee distribuir copias impresas de la informacin de proyecto ms
actualizada.
Distribuir la informacin sobre el proyecto en lnea.- Tambin puede distribuir
versiones en lnea de la informacin ms actualizada del proyecto.
2.6.
administrarse.
Responder a los eventos de riesgo.- Si identifica nuevos riesgos durante el
2.7.
Informar del estado del proyecto en formato impreso.- Puede distribuir a los
participantes o integrantes del grupo copias impresas de la informacin acerca
3.1.
Si queremos ver los dos proyectos a la vez, no puede ser ms sencillo: Hay que abrir
una nueva ventana seleccionando los 2 proyectos
Y obtenemos un
fichero de Project:
Project funciona igual que otras herramientas de Microsoft Office, con documentos
maestros y subdocumentos. Aparte de no perder ningn tiempo en visualizar varios
proyectos a la vez, la ventaja es que se pueden vincular dependencias entre tareas de
distintos proyectos: Sobre un plan maestro es posible establecer dependencias lgicas
entre distintos proyectos (cundo se gestionan por separado aparecen tareas
Fantasmas).
Si en el ejemplo anterior, la tarea E del proyecto Y depende de la tarea C del proyecto
X esto puede modelarse en el proyecto maestro XY:
Y cuando los vemos por separados, las dependencias aparecen representadas por
tareas fantasmas (ghost tasks), que no se pueden editarse:
La otra gran utilidad de gestionar varios proyectos a la vez en Project, aparte de poder
visualizar la informacin de tiempos globales, es gestionar recursos compartidos.
Para esto Project aporta el concepto de pool de recursos.
Un pool de recursos no es otra que un fichero de Project que contiene solo
informacin de recursos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si tenemos un recurso R
que se utiliza a la vez en los 2 proyectos X e Y, el fichero de pool de recursos podra
contener esta informacin:
Ahora cuando abrimos los ficheros Poyecto X y Proyecto Y, podemos indicar que
comparten recursos del pool:
En el proyecto combinado XY, o bien en el pool de recursos, podremos ver que este
recurso est sobreasignado a partir del 7 de Mayo:
si
los
clculos
han
de
realizarse
manual
automticamente.
o Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el
aspecto de Microsoft Project mostrando u ocultando varios elementos,
como indicadores, mensajes, cuadros de dilogo y sugerencias.
o Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las
barras de herramientas de Microsoft Project.
o Puede personalizar barras de herramientas y botones integrados o crear
barras de herramientas y botones personalizados. Crear y personalizar
los mens y comandos de men de Microsoft Project. Puede
personalizar mens y comandos integrados o crear mens y comandos
personalizados.
o Crear nuevos formularios para escribir y mostrar informacin acerca
de tareas y recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear
formularios nuevos personalizados.
o Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campos
personalizados en cualquier vista de hoja. Puede realizar clculos en
un campo personalizado. Para efectuar la insercin de datos de forma
rpida y exacta, puede especificar una lista de valores aceptable para
un campo personalizado. Tambin puede asociar un indicador visual
con los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos
en un campo personalizado.
6. Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del archivo de
proyecto
letra cualquier tecla de letra del teclado, pero no un nmero ni un carcter especial.
No se puede utilizar una combinacin de teclas que ya est utilizando Microsoft
Project.
4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin donde desea guardar la
macro. Para que la macro est disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga
clic en Archivo global.
5. Para incluir una descripcin de la macro, escrbala en el cuadro Descripcin.
6. Si selecciona celdas durante la grabacin de una macro, sta seleccionar la misma
columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda
seleccionada en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas.
Si desea que la macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posicin de la celda
activa en el momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro
Referencia de columna.
En caso contrario, la macro seleccionar filas sin tener en cuenta la posicin de la
celda activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si
desea que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la
celda seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (Identificador) en el cuadro
Referencia de fila. Microsoft Project continuar grabando macros con esta
configuracin hasta que la cambie o hasta que salga de Microsoft Project.
7. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, realice las acciones que desee grabar.
8. En el men Herramientas seale Macro y, a continuacin, haga clic en Detener
grabacin.
Conclusin
Indudablemente existen mltiples herramientas que se pueden utilizar en la
gestin de proyectos y que facilitan la labor del Director de proyectos. Una gestin de
proyectos efectiva depender ms que de una eleccin adecuada, de la correcta
aplicacin y uso de la herramienta. La razn de un proyecto es alcanzar objetivos
Bibliografa
Planificacin y el seguimiento de un proyecto con Microsoft Project. Documento en
lnea. Disponible en:
http://ocw.upm.es/proyectos-de-ingenieria/proyectos-de-desarrollo-rurali/Materiales-de-cada-tema/Planificacion-seguimiento-Proyectos-MSProject.pdf .
(Consultado el 31/07/2015)