Capitulo 1 Automatizacion De Procesos

Administrativos Ejercicio 1 Y 2

CAPITULO 1
AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
EJERCICIO 1 Y 2

GERSON ALEXANDER CAAL MENDIZABAL

CARNE : 1310112
GUATEMALA 25 DE ENERO DE 2,012

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA

MANDOS ALTOS
Son el Director general, responsable de calidad y control de gestin (control ER)

MANDOS MEDIOS
Director tcnico, Director de produccin, Director de compras, Director comercial,
Director de administracin y finanzas y Director de recursos humanos.

MANDOS BAJOS
I + D, encargados jefes de mantenimiento, logstica y almacenes, administracin,
finanzas, oficina tcnica, mtodos y tiempo

Las lneas de mando y comunicacin, son las que se comunican entre si, las
cuales llevan una comunicacin fluida dentro de una organizacin para que todo
tenga un mismo objetivo.

RENOVACION DE UNA LICENCIA DE CONDUCIR

INSUMOS PROCESOS SALIDA

INSUMOS
DPI, Licencia Vencida, Boleta de pago de renovacin, Examen de la vista, Boleto
de ornato

PROCESO
1. Revisin de papelera 2. Revisin de multas 3.Fotografa 4.Entrega de Licencia

SALIDA
- El cliente se
retira con su licencia renovada

ACTUALIZACIO DE DATOS EN LA SAT PARA UN PEQUEO CONTRIBUYENTE

INSUMOS PROCESOS SALIDA

INSUMOS
- DPI, Tarjeta de NIT, Recibo de luz si quiere modificar direccin
PROCESO
1. Revisar DPI y No. De NIT 2. Llenar el formulario SAT-FDU 3. Llenar formulario
4. para modificaciones SAT-014 5. Ingreso de datos al sistema
SALIDA
- El cliente se retira con la satisfaccin de la renovacin

PROCESO DE UNA FBRICA Y DISTRIBUIDORA DE TABLETAS DE

CHOCOLATES

INSUMOS PROCESOS SALIDA

INSUMOS
- Cliente, pedido, orden

PROCESO
1. Ingreso de pedido 2. Verificacin de materia prima 3. Cantidad de ingredientes
4.Elaboracin de producto 5. Empaque 6. Verificacin de calidad de producto
7.facturacin

SALIDA
- Entrega de producto y satisfaccin del cliente

Automatizacion De Procesos Administrativos 1

Ejercicio 5 - 6

Enviado por Marta149, agosto 2011 | 4 Pginas (755 Palabras) | 307 Visitas
|

Universidad Galileo
Fiiscc idea
Licenciatura en informacin y administracin de empresas
Analisis 1
Cei. Horario: 6pm 7pm
Tutor: Mercedes Morales
Analisis1
Marta Regina Montepeque Palma, 1110393, Guate.08.02.2011
Universidad Galileo
Ejercicio 5-6
Ejercicio 5
CAPITULO 5 INFORMACION Y COMUNICACIN
Determinar la relacin entre el concepto de informacin y el proceso de
comunicacin:
Informacin y Comunicacin: la informacin es el conjuntos de datos y se
mueven mediante la informacin para que cada persona de la empresa este
informado.
Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes:
1. Generacin de los informe mensuales del IVA al fisco
Recopilacin: la agrupacin de facturas de cada mes.
Procesamiento: ingresar los datos de cada factura en el programa.
Distribucin: enviar los datos de cada factura que se ingreso en el programa.
Utilizacin: fisco recibe los datos del informe mensual
2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin
Recopilacin: juntar la informacin que se desea en cada documento
Procesamiento: creacin de cada documento que ser distribuido
Distribucin: distribucin de cada documento
Utilizacin: cada persona adquiera el
documento dado

3. Generacin de informes de inventario

Recopilacin: ver producto disponible en venta, producto que se vendi y producto

que esta en bodega.

Procesamiento: la creacin en computadora de tal informe.
Distribucin: imprimir dicho inventario.
Utilizacin: el saber el porcentaje de venta.

4. Facturacin para cursos matriculados en lnea

Recopilacin: saber los datos que tiene que contener cada factura
Procesamiento: realizar cada factura
Distribucin: imprimir dicha factura
Utilizacin: utilizar cada factura para dicho curso

5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera.

Recopilacin: saber correctamente la informacin del flujo de la gerencia
financiera
Procesamiento: realizacin de dicha informacin
Distribucin: entregar dicho informe
Utilizacin: que gerencia sepa el flujo efectivo financiero

Ejercicio 6
CAPITULO 5 INFORMACION Y COMUNICACIN

Proponer cambio en la estructura organizativa para promover una mejor

comunicacin:

Determine cual es el propsito de la comunicacin en la administracin:

La comunicacin ayuda a que la planeacin, la organizacin y la ejecucin
administrativa se realicen con efectividad.

Explique por que y como se logra un cambio de la

estructura organizacional para:
1. aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados
Dirigido a: empleados.
Porque?: para que cada empleado de nuestra empresa sepa cuales son las reglas
a seguir sin ninguna excepcin y as llevar un mejor control de cada rea.
Como?: haciendo llegar un memorando a cada trabajador de la empresa, as
solicitando la asistencia a una charla siempre siendo motivacional y al mismo
tiempo informarles de la importancia de tener el seguimiento de las reglas de la
empresa para poder tener un trabajo mas eficaz y solid.
2. obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales
Dirigido a: Vendedores.
Porque?: es necesario que cada vendedor tenga el conocimiento de la importancia
que se tiene que tener con los objetivos de la empresa ya que los vendedores son
el motor de cada empresa y as ellos estarn informados de el objetivo que tiene
cada uno de los vendedores.
Como? Realizando cada semana una reunin en donde el supervisor de ventas
les de a conocer los objetivos principales de cada semana y dando tamben el
resultado de la semana anterior siempre teniendo los resultados actuales.
3. proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones
Dirigido a: Supervisores y jefes de operaciones.

Porque?: para que ellos puedan tomar las mejores decisiones de sus reas
respectivas y as tener una mejor eficiencia de cada rea.
Como?: realizando una junta entre gerencia y supervisores y as hacerles saber
los datos que se necesitan para saber sus opiniones y as saber cuales sern sus

decisiones siempre siendo supervisadas por el gerente.

4. clasificar las responsabilidades de tarea
Dirigido a: Jefe de Operaciones.
Porque?: es el encargado de distribuir equitativamente las tareas para cada
dependiente as hacer el trabajo mas eficiente y darle a conocer a cada
dependiente su tarea a realizar.
Como?: mandando un memo hacia el jefe de operaciones indicndole las tareas
que se necesitas que sean efectuadas durante el transcurso del mes as el ya
puede seleccionar al personal adecuado para la realizacin de cada tarea.
5. identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el
desempeo
Dirigido a: Gerente.
Porque?: as la empresa tenga un mejor desempeo laboral y sus objetivos sean
llevados acabo tal y como se tiene planeado que sea.
Como?: comunicndole al gerente los requerimiento de autoridades dentro de la
empresa as el pueda realizar el proceso para identificar las autoridades e la
empresa y su desempeo a seguir

Automatizacion de procesos administrativos

ejercicio 7

Regstrese para
acceso completo a ensayos
TU
LLAMADA...

Enviar

ERROR: Carecer de un plan

DEFINICION: Al sistematizar procesos dentro de un departamento de atencin al
cliente se desconoce que se est sistematizando, por qu, y hacia donde llevara
dicho proceso.
SOLUCION:
1. Una solucin a este error comn, sera la creacin de estrategias y un plan de
accin donde se tomen en cuenta problemas o amenazas posibles al cambiar las
estrategias actuales.
ERROR: Se busca un sistema de talla nica
DEFINICION: Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la
sistematizacin del proceso del departamento de atencin al cliente, sin considerar
si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visin y sus
necesidades.}
SOLICION:
2. En este caso sera muy til evaluar el tipo de sistema que se desea comprar
pues al comprar un sistema ya desarrollado la empresa se debe adecuar al
software. En este caso se debera de considerar desarrollar un sistema que se
adecue a las necesidades de la empresa.
ERROR: No se documenta el proceso
DEFINICION: Se cuenta con un sistema que apoya al departamento de atencin al
cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque
las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin
embargo, dicho proceso no est documentado.
SOLUCION:
3. Se debe estandarizar el proceso y crear un manual de dicho proceso, en donde
se documenten todos los pasos a seguir.
ERROR: La falta de implementacin.
DEFINICION: Se detiene o no se concluye la implementacin o ejecucin del
proceso de sistematizacin para el departamento de atencin al cliente. La
documentacin por s sola no es suficiente.
SOLUCION:
4. . Se debe tener un control muy alto en la puesta en marcha del cambio de sistema viejo
al nuevo. Se debe capacitar al personal previamente, para que al momento de
implementar el nuevo sistema entienda como funciona y sepan cmo verificar errores en

el sistema. Al realizar pruebas previas del sistema se debe solicitar retroalimentacin a los
involucrados para saber que tal funciono el sistema.

ERROR: Dejando fuera la cuantificacin.

DEFINICION: No se tienen claramente definidos y cuantificables los resultados
que se esperan de la sistematizacin de los procesos del departamento de
atencin al cliente. La evaluacin de sistemas es un paso esencial. Sin esta
informacin se hace casi imposible llevarla a cabo.
SOLUCION:
5. Se debe analizar el proceso actual y crear un anlisis general de cada paso del
sistema actual para detectar fallas y encontrar pasos q puedan omitirse o
adecuarse para tener un sistema ms eficiente.

Automatizacion De Procesos Administrativos

1, Ejercicio 8
|
SI TE
GUST ESTO, CUNTALE A TUS AMIGOS...

Enviar

Instrucciones y enunciado del ejercicio

De acuerdo a lo estudiado en el captulo, en la columna Justifique escriba qu
caractersticas debiera tener el proceso a automatizar para recomendar el tipo de
sistema especificado en la tabla:

----------------------Tipo de Sistema

Justifique

Inteligencia Empresarial o Business Intelligence

Toma de decisiones:
Manipulacin de los datos:
Administracin de documentos:
Comunicaciones:
Almacenamiento:
Sistemas de soporte a la oficina
Sistemas expertos:
Sistemas de procesamiento de transacciones:
CRM Software para la administracin de la relacin con los clientes
- El proceso se trabaja con gran cantidad de informacin, la cual necesita
Tener indicadores para la toma de decisiones.
- Es necesario tener un historial de los indicadores pasados para la
Situacin actual.
- Se necesita cuantificar los resultados para
proponer las acciones a tomar
en el futuro.
- Utilizar equipos no actualizados.
- El proceso genera gran cantidad de informacin impresa en papel lo cual
eleva los costos.
- El proceso es lento la necesidad de q la informacin llegue a tiempo.
- Se pierde informacin por no contar con un control de archivo
- Se necesita capacitar bien a los usuarios para el mejor manejo del
Sistema.
- Contar con los mejores equipos y herramientas.

- El proceso requiere que se determinen los resultados de los anlisis en

base a criterios definidos por personal experto.
- La operacin de los resultados se hace manualmente.
- El tiempo para recopilar la informacin es demasiado lento.
- La informacin no es la correcta.
- La prdida de clientes por retrasos.
- No hay un control de clientes.
-El proceso requiere que se den rutas exactas para visitar clientes.
- Tener en funcin un buen sistema de cobros.