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UGAMA/Centre de Services aux Coopratives

Tl : (00250)562096/562097
Fax : (00250)562251
E-mail :ugamacsc@rwanda1.com

MODULE DE FORMATION SUR


LA GESTION FINANCIERE &
GESTION DES CREDITS

Projet commun CSC/UGAMA-WBI -UNDP


Learning Component

Gitarama, Septembre 2004

INTRODUCTION

Le projet commun UGAMA/CSC-UNDP-WBI sinscrit dans loptique de


dveloppement de la communaut paysanne dabord par le renforcement
des capacits ensuite par lincitation laccs et lutilisation des crdits
dans de petits projets gnrateurs de revenus. Son Objectif gnral est de
contribuer aux initiatives de rduction de la pauvret par le renforcement des
capacits des communauts dans leurs efforts de dveloppement tels
quidentifis et prioriss par les communauts elles-mmes.
Lobjectif spcifique relatif au thme de gestion financire et gestion des
crdits dans ce projet est le renforcement des capacits des groupes de
solidarit, associations et coopratives dans la mobilisation des ressources, le
dveloppement institutionnel, la gestion et le dveloppement des affaires.
Pour ce thme, les rsultats attendus sont:
F Dveloppement du module de formation sur le thme gestion
financire et gestion des crdits .
F Des projets et propositions de financement sont labors pour accder
aux fonds de crdit auprs des institutions de microfinance et la
mobilisation de lpargne est renforce.
Dans ce cadre un module sur la gestion financire et gestion des crdits a
t prpar et rvis. Il comprend deux parties, la premire est subdivise en
quatre thmes : ltude des marchs, lapprovisionnement, les cots et la
comptabilit. La deuxime partie traite du crdit, sa nature, sa gestion et
parle des modalits de prparation du plan daffaires.

Premire partie :
LA GESTION FINANCIERE
Notions
La gestion se dfinie par quatre fonctions cardinales : prvoir/planifier, organiser,
diriger/coordonner et contrler.
Prvoir : cest mener une rflexion aboutissant laccomplissement effectif des
objectifs
Organiser : cest spcifier les responsabilits de chacun et canaliser les nergies
complmentaires de tous les intervenants
Diriger ou coordonner : cest faire convergence avec rigueur et clairvoyance des
rsultats disparates vers un rsultat commun
Contrler : cest comparer, partir des indicateurs et paramtres prtablis, les
rsultats atteints aux besoins exprims dans la dfinition des objectifs.
En dfinitive, la gestion est connue comme une science de ladministration qui
requiert la collecte, lanalyse des informations qui dbouchent la prise de
dcisions.
Thme 1 :
LETUDE DES MARCHES
Lanalyse seffectue sur toutes les composantes du march savoir :
La situation de la clientle : lanalyse porte sur leffectif des clients potentiels, leur
emplacement, leurs prfrences, leurs comportements
La demande : Il sagit dvaluer ltat de la demande avant de se dcider
dentreprendre une action ; la demande peut tre lie la situation gographique,
climatique ou par le changement survenu dans la possession du revenu.
Loffre : on peut estimer partir de la demande, les quantits offrir sur le
march ; une offre excessive ne profite pas au vendeur.
La concurrence : ltude doit dgager les concurrents, leur force et leur faiblesse.
Les produits similaires ou substituables peuvent handicaper lcoulement normal
des produits.
Le marketing (du market : march et ing pour dsigner une action qui continue)
cest tout ce que vous faites pour savoir qui sont vos clients, quels sont leurs
besoins et ce quils veulent. Cest aussi tout ce que vous faites pour satisfaire leurs
besoins et raliser un bnfice en :
Leur procurant les biens et services dont ils ont besoin
Fixant des prix quils acceptent de payer
Leur apportant une information qui les amne acheter vos biens et services
Leur facilitant laccs vos biens et services

Les piliers du marketing (les 5 P).


Le produit : quel genre de produit est capable de satisfaire le client ? La couleur, la
grandeur, la prsentation,influencent la dcision dacheter.
Exemple : Les pommes de terre de grande dimension sont apprcies pour la
consommation alors que celles de petite dimension sont prfres pour la semence.
Le producteur doit alors connatre le produit quil faut pour sa clientle.
La place : La meilleure place est celle qui est proche du client. Dautres techniques
peuvent tre utilises notamment lapprovisionnement domicile, le self service
Exemple : Le quartier musulman nest pas indiqu pour le comme rce des viandes
de porc, non plus les boissons alcoolises ne se vendent pas mieux auprs des
protestants alors que lon peut esprer un chiffre daffaires satisfaisant en
fournissant des lgumes fraches aux restaurants de la ville.
Le prix : Le meilleur prix doit ressortir de lanalyse de la demande, le cot et les
prix des concurrents. Le prix doit permettre au vendeur de raliser son bnfice et
tre accessible lacheteur.
Exemple : Mon cot de revient est de 500 Frw, le bnfice de 75 Frw, donc le prix de
vente est 575 Frw. Si mes concurrents vendent 560 Frw il y a risque de ne pas
avoir des clients sauf si mes marchandises ont des caractristiques qui les
diffrentient des autres de mme classe.
La promotion / publicit : ces actions touchent le client et lincitent aimer et
acheter le produit. Le client doit tre inform de mes produits par la publicit et la
promotion permet de rattacher le client la marchandise choisie. On peut utiliser
plusieurs outils : les pancartes, les affiches, la radio, la tl, ,la remise, la
rduction des prix suivant la quantit achete
Le personnel : son comportement, attitudes, habillement, accueil, sont des atouts
quil faut dvelopper et renforcer dans toute entreprise. Certaines personnes
achtent non pas par ce quelles avaient programm de le faire mais plutt par ce
quelles en ont t incites par des vendeuses avises.
Le port des uniformes, les dtails sur lutilisation de tel ou tel produit, le sourire, le
service rapideattirent le client et le dterminent.

Thme 2 :
APPROVISIONNEMENT
Lapprovisionnement concerne les immobilisations, la matire premire et les
produits finis.
Lachat dquipement : lquipement cest lensemble des machines, outillage et du
matriel de bureau dont on a besoin.
Lachat de matire premire : Les fabricants ont besoin de matire premire pour
fabriquer les marchandises quils sont amens vendre. Ce sont donc lensemble
du matriel et des pices dtaches qui entrent dans la production des biens.
Lachat de produits finis : les commerants achtent et vendent des produits finis
qui ont t produits par les fabricants.
LES ETAPES DE l APPROVISIONNEMENT
Savoir ce que vous voulez
Sassurer que vous connaissez bien ce que souhaitent vos clients et leurs besoins ;
cela permet de prendre des dcisions sur :
Les marchandises et quipements acheter
Les quantits ncessaires
Le prix dachat et de vente
La priode laquelle vous aurez besoin de ces marchandises, matriels ou
quipements
Sinformer sur les diffrents fournisseurs
Trouver les rponses aux questions telles que :
Le type de marchandises, matriels ou quipements que chaque fournisseur peut
vous offrir
Le prix, les remises et les facilits de payement quils peuvent vous accorder
Les conditions de livraison
La confiance quon peut accorder ces fournisseurs
On peut aussi se proposer de sapprovisionner en groupe enfin de bnficier des
remises sur les achats en gros et conomiser sur les cots de transport.
Contacter les fournisseurs
Pour avoir des informations sur
Les diffrentes marchandises, matriels et quipements quils vous proposent
Les prix et les conditions de payement
Les conditions de livraison
Choisir le meilleur fournisseur
Comparer les devis enfin de savoir exactement ce que chaque fournisseur offre
Etudier les conditions qui conviennent vos affaires, voir si les prix sont
abordables, quelles sont les remises, les facilits de payement, les conditions de
livraison et toute autre facilit offerte par ces fournisseurs

Passer la commande
Calculer bien les quantits commander (la plus petite quantit que lon peut
commander)
Le contenu de chaque commande en gros
Vrifier les marchandises reues
Voir la conformit avec le bordereau de livraison qui contient la liste des
marchandises qui vous ont t envoyes
Dautres fournisseurs offrent une facture la place dun bordereau. Vrifier que
vous avez reu temps tout ce que vous aviez command. Ne signer pas le
bordereau de livraison et ne payez pas tant que le problme derreur nest pas
rsolu.
Vrifier la facture et payer la commande
La facture renseigne sur les quantits offertes et indique comment vous devez payer
le fournisseur.
Assurer vous que vous avez reu ce que vous avez command, que les prix et les
sommes sont conformes. En gnral, on paye en espce ou par chque. Assurez
vous que lon vous remet un reu comme preuve de payement.
On trouve dans le stock la matire premire ou les produits finis destins la
vente. La connaissance du stock permet de planifier les achats et la dtermination
des prix de vente.
LE RELEVE DE STOCK
Faire un relev de stock signifie :
Enregistrer toutes les entres de stock dans votre entreprise
Enregistrer toutes les sorties de stock de votre entreprise
Les relevs de stock sont importants parce quils vous disent :
Quelle marchandise ou quel matriel vous avez vendus ou utiliss
Quelle quantit de vos marchandises ou matriel vous avez vendu ou utiliss
Quand vous avez vendu ces marchandises ou ces matriels
Quelle quantit de marchandises ou matriel vous reste en stock
Vous pouvez utiliser les informations sur les relevs de stock pour trouver :
Quel stock se vent vite
Quel stock il faut encore renouveler
Quand il faut passer de nouvelles commandes
En quelle quan tit il faut passer ces nouvelles commandes
Si des quantits du stock ont disparu
Lorsque vous faites vos propres relevs de stock, vous pouvez vous servir de fiches,
de registres, dun cahier de feuilles volantes dun classeur ou de tout autre
document convenant votre entreprise.

Assurez vous que vos fiches de stock sont jour et sans erreurs. Un relev de stock
qui nest pas jour vous fournit des informations errones et risque de vous
amener prendre des dcisions fausses pour votre entreprise. Trouvez et
enregistrez le niveau de commande pour les marchandises que vous vendez
beaucoup ou les matriels que vous utilisez beaucoup.
Exemple dune fiche de stock
Produits : Haricots
Date

Libell

Entres

Sorties

Soldes

LINVENTAIRE
Linventaire est lexercice qui consiste compter, puis enregistrer votre stock sur
une fiche dinventaire.
Linventaire vous aide savoir :
Sil y a du stock en moins et combien
Sil y a du stock endommag ou en mauvais tat
Quelle marchandise se vend vite et lesquelles se vendent peu ou pas
Quels matriels et pices dtaches vous utilisez le plus souvent et lesquels vous
utilisez moins
Quand il faut repasser la commande
Suivre les tapes ci-aprs pour faire un inventaire :
Assurez-vous que votre stock est bien arrang
Prparer votre fiche dinventaire
Compter le stock et enregistrer la quantit sur les fiches dinventaire
Recopier les informations de votre fiche de stock avec votre liste dinventaire
Ecrivez les quantits correctes sur votre fiche de stock

Thme 4 :
LES COUTS
Toutes les dpenses qui servent la constitution du cot de revient doivent tre
connues et apprcies. Il sagit des dpenses de transport, loyers, salaires,
La connaissance des cots permet de fixer le prix de vente avec un pourcentage de
bnfice
EXEMPLE :
Un menuisier ayant obtenu une commande de fabrication dune porte a calcul le
cot des planches ncessaires slevant 6 500 F. Le client a promis de donner
7 000 F et le menuisier la accept puisquil y aune diffrente de 500 F seulement. Il
na pas tenu compte de tous les cots : main duvre, colle, vernis, amortissement
du matriel
Il y a lieu de distinguer les cots directs de fabrication, les cots indirects qui
forment en tout les cots totaux.
Les cots directs comprennent les dpenses lies lacquisition de la matire
premire ou des produits finis destins tre vendus ; la main duvre directe
attache la fabrication des biens et services rentrent aussi dans ces cots.
Les cots indirects sont surtout les dpenses dadministration qui ne peuvent pas
tre affectes de faon directe aux units fabriques. Les cots totaux forment le
cot de revient du bien auquel on ajoute une marge bnficiaire dans le calcul du
prix de vente.
Le calcul des cots permet lentreprise :
A tablir les prix
A minimiser les dpenses et les contrler
A mieux prendre les dcisions concernant lentreprise
A mieux planifier
LE CALCUL DES COTS POUR LE FABRICANT ET POUR LE PRESTATAIRE DE
SERVICES
Quatre tapes doivent tre suivies pour calculer les cots :
Le calcul des cots directs de matires premires
Faire le calcul dans la fiche de calcul du prix de revient
Enregistrer les diffrentes matires qui font partie, ou qui sont directement lies au
produit et service
Inscrire le prix dachat de chaque matire premire
Additionner le total des cots des matires premires dont vous avez besoin pour
confectionner un article
Le calcul des cots directs de main duvre
Complter la fiche de salaire afin dobtenir les informations sur tous les cots de
main-duvre
Calculer ensuite le temps de production ainsi que les cots directs de main duvre
pour fabriquer un article

Le calcul des cots indirects


Complter la fiche de calcul des cots indirects pour obtenir les informations
ncessaires sur tous les cots autre que les cots directs
Trouver les cots indirects par heure dans le formulaire de calcul des cots de
production
La somme des cots totaux
Faire la somme de tous les cots de larticle considr dans la fiche de calcul du
prix de revient.

Thme 5 :
LA COMPTABILITE
La tenue des livres comptables signifie enregistrer les transactions : changes
dargent contre une marchandise.
Ces enregistrements permettent de vrifier :
Le contrle des liquidits
Le fonctionnement de lentreprise
La prsentation des rsultats aux partenaires
La programmation des activits
Il faut donc :
Faire des enregistrements de faon rgulire
Ranger tou te la documentation et les justificatifs
Tenir un registre des dettes
Analyser les rsultats de toutes les inscriptions
Un systme simplifi de tenue dune comptabilit
Procder de la faon suivante :
Pendant les heures douverture de votre entreprise, enregistrer toutes les
transactions rgles en espces
Conserver les reus et autres pices comptables pour toutes les dpenses effectues
par votre entreprise
Si vous vendez crdit, enregistrer toutes les transactions crdit en utilisant le
compte client
A la fin de la journe, remplissez correctement votre journal.
Tenir une comptabilit pour amliorer votre entreprise
Servez-vous des tapes suivantes pour analyser vos ventes, vos cots, vos bnfices
ainsi que tous les autres comptes de lentreprise :
Comparer et analyser les ventes en recherchant si elles augmentent ou diminuent
Comparer et analyser les cots et voir ceux qui sont levs et pourquoi
Servez-vous du compte des pertes et profits pour calculer la marge bnficiaire, voir
si le bnfice est plus important ou plus petit quauparavant
Et prendre des dcisions.
Les critures de clture
La fin dune priode (gnralement lanne) est marque par ltablissement des
critures de clture. Ces critures aboutissent au bilan et au compte de rsultat
Le bilan
Cest un tableau deux colonnes ; lactif et le passif
Lactif comprend tout le patrimoine physique une date donne, c'est--dire les
biens immobiliss, les valeurs dexploitation, les valeurs ralisables et les valeurs
disponibles.
Le passif ou lensemble des dettes de lentreprise comprend le capital apport par le
(ou les) propritaire(s) et les capitaux trangers.

Exemple dun bilan tabli le 31/12/N


ACTIF
Maisons
Matriel
Stock
Banque
Caisse
TOTAL

PASSIF
920 000
284 350
2 346 925
120 000
37 100
3 708 375

Capital propre
Emprunt

2 230 040
1 000 000

Rsultat

478 335

TOTAL

3 708 375

Le compte de rsultat
Cest un tableau qui tablit une comparaison entre recettes dexploitation et les
charges de la priode. Il faut galement ressortir le rsultat de la priode.
Exemple dun compte de rsultat

Achats
Charges
dexploitation
Rsultat
TOTAL

CHARGES
6 724 400
1 395 180
478 335
8 597 915

Stock
Vente
Produits
TOTAL

PRODUITS
368 895
8 161 900
67 120
8 597 915

NB : Les charges dexploitation comprennent notamment les transports, les achats


de services, les matires et fournitures, les salaires, les intrts, les impts et autres
charges et pertes relatives lactivit.
Il peut y avoir des charges ou des produits exceptionnels ou hors exploitation.

Deuxime partie :
LA GESTION DES CREDITS
Notions
Le crdit est une somme dargent que lon prte une personne qui on fait
confiance. Il diffre du don, il est rembours avec intrt des date s et modalits
convenues.
La garantie :
Les types de garanties exigs pour couvrir le crdit sont :
Les biens immeubles
Les biens meubles
La caution solidaire
Le projet financ
Le dbiteur :
Le demandeur de crdit doit :
Connatre les caractristiques dun crdit
Connatre les retombes dun crdit non rembours
Savoir pargner, fructifier largent, travailler
Le crditeur doit :
Connatre son dbiteur
Programmer des visites chez son dbiteur
Connatre les causes du retard de remboursement
Il ne doit pas se borner la possession des garanties pour ne pas suivre la
mise en pratique du projet financ

LE PLAN DE REMBOURSEMENT DU CREDIT


Est tabli de commun accord avec lemprunteur. Il dcrit le crdit, le taux dintrt,
la dure et la priodicit des remboursements et les montants.
Exemple :
Emprunt : 3 061 760 F
Taux dintrt annuel : 16%
Dure de remboursement : 12 mois (remboursement capital constant
en fin de priode).
Priode

Emprunt
Capital
Intrts
Annuit
restant
pay
pays
0.
3061760
255167
40823
295990
1.
2806593
255167
37421
292588
2.
2551426
255167
34019
289186
3.
2296259
255167
30617
285784
4.
2041092
255167
27215
282382
5.
1785925
255167
23812
278979
6.
1530758
255167
20410
275577
7.
1275591
255167
17008
272175
8.
1020424
255167
13606
268773
9.
765257
255167
10203
265370
10.
510090
255167
6801
261968
11.
254923
254923
3399
258322
TOTAUX
3061760
265334
3327094

Les grandes causes la rticence dutiliser le crdit


Projet bien conu : bon nombre de personnes ne savent pas prparer un projet
rentable/bancable
Garanties : souvent les garanties exiges ne sont pas disponibles
Les intrts : on dit souvent que les intrts sont trs levs
Beaucoup dinstructions : le trajet de demande de crdit est trs long et ennuyeux
Les consquences survenues aux
dbiteurs dfaillants : certaines gens
craignent de subir les mmes consquences que leurs voisins qui nont pas bien
rembours le crdit.
Les changements climatiques : affectent les agriculteurs qui nont pas confiance
la situation du climat.

NOTIONS SUR LETUDE DES PROJETS


Le dossier de projet reprend les lments suivants :
La dnomination du projet
Ladresse du promoteur
Lobjet du projet et les problmes rsoudre par le projet
La localisation du projet
Ltude financire et conomique du projet
La valeur financire de tout le projet
Le march du projet
Le matriel du projet
La durabilit du projet
Lexprience du promoteur
Le promoteur du projet doit indiquer obligatoirement sa part, en matriel ou en
argent, dans la ralisation du projet.
EXEMPLE
Titre du projet : Projet de petit commerce de sorgho
Adresse du promoteur : Nom et prnom
Localisation, ge, occupation,
Objet du projet : Le projet vise le commerce du sorgho dune quantit de 2536 Kg
par mois pour satisfaire le march et datteindre un bnfice net mensuel de 39 137
Frw
Priode impartie au projet : le projet va durer six mois et pourra tre renouvel
Localisation du projet : le projet oprera au centre commercial de. Identifi
suite aux potentialits de march quil offre.
Raison de choix de ce projet : le sorgho connat plusieurs usages dans la rgion
(fabrication des boissons traditionnelles, farine pour la bouillie, semence). Les
cas de perte due la dtrioration du produit narrivent pas souvent au sorgho, le
bnfice est assur. En plus, la demande de sorgho dans la rgion est de loin
satisfaite.
Estimation des besoins au dmarrage du projet :
500 Kg de sorgho pour 60 000 frw
5 sacs 750 Frw
Une balance de 8 000 Frw
Un seau de 1000 Frw
BILAN INITIAL
ACTIF
Sorgho 134 kg
Caisse
TOTAL

17 420
2 580
20 000

Capital

PASSIF
20 000

TOTAL

20 000

Vue densemble des ressources des fonds


Libell

Montants
EMPLOIS
Sorgho
60 000
Sacs
750
Balance
8 000
Seau
1 000
TOTAL
69 750
RESSOURCES
Caisse
2 580
Don
10 000
Emprunt
57 170
TOTAL
69 750
Plan de remboursement du crdit
Crdit : 57 170
Intrt : 16% par an
Dure : 6 mois
Dure (mois)
1
2
3
4
5
6
Total

Capital
Remboursement Intrts
restant d
en capital
pays
57 170
9 528
762
47 642
9 528
635
38 114
9 528
508
28 586
9 528
381
19 058
9 528
254
9 530
9 530
127
57 170
2 667

Total
10
10
10
9
9
9
59

290
163
036
909
782
657
837

Tableau des amortissements


Libell
Sacs
Balance
Seau
TOTAL

Quantit

Valeur
5
1
1

750
8 000
1 000
9 750

Dure
de Amort.
vie (an)
annuel
1
750
10
800
2
500
2 050

Amort.
mensuel
63
67
42
172

Plan de trsorerie
1

106 600

136 041

165 609

195 304

225 126

367 720
474 320

367 720
503 761

367 720
533 761

367 720
563 024

367 720
592 846

304 320
12 680
10 144

304 320
12 680
10 144

304 320
12 680
10 144

304 320
12 680
10 144

304 320
12 680
10 144

9 528

9 528

9 528

9 528

9 528

508

635

381

254

127

172
800
338 279
136 041

172
800
338 152
165 609

172
800
338 025
195 304

172
800
337 898
225 126

172
800
337 773
255 073

A. RECETTES

1. Report
2. Fonds de dpart
Caisse
2 580
Don
10 000
Crdit
57 170
3. Ventes
367 720
TOTAL
437 470
B. DEPENSES
Achat sorgho
288 240
Transport
12 010
Main duvre
9 608
Achat sacs
750
Achat balance
8 000
Achat seau
1 000
Remboursement
9 528
crdit
Intrt sur
762
crdit
Amortissement
172
Taxes
800
TOTAL
330 870
DIFFERENCE
106 600

NB : Achat de 2 402 Kg de sorgho le premier mois car on a en stock 134 Kg


Compte dexploitation prvisionnel
Produits
Ventes
Autres
TOTAL
Charges
Stock initial
Achat sorgho
Transport
Main duvre
Intrts
Amortissement
Taxes
TOTAL
Diffrence (gain)

1
367 720

2
367 720

3
367 720

4
367 720

5
367 720

6
367 720

367 720

367 720

367 720

367 720

367 720

367 720

17 420
288 240
12 010
9 608
762
172
800
239 012
38 708

304 320
12 680
10 144
508
172
800
328 751
38 969

304 320
12 680
10 144
635
172
800
328 624
39 096

304 320
12 680
10 144
381
172
800
328 497
39 223

304 320
12 680
10 144
254
172
800
328 370
39 350

304 320
12 680
10 144
127
172
800
328 243
39 477

Total de bnfice dans 6 mois : 234 823 Frw


Moyenne mensuel : 234 823 : 6 : 39 137 Frw