Dokumenten-Management

ist Infrastruktur
Trends, Technologien und Herausforderungen

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT

CONSULT

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg, Juni 2000

Dokumenten-Management ist Infrastruktur

Trends, Technologien und Herausforderungen
Abstract
Die Meinungen zu Dokumenten-Management sind geteilt: die einen sehen
Dokumenten-Management als eigenstndige Disziplin weiterbestehen, andere
argumentieren einen direkten bergang in Knowledge Management und dritte sind
der berzeugung, da Dokumenten-Management als Basistechnologie generell in
der allgemeinen Softwarelandschaft aufgeht. Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Geschftsfhrer von PROJECT CONSULT und Direktor der AIIM Europe beleuchtet
die neuen Entwicklungen. Die Portfolio`s der Anbieter, Zusammenschlu von
Unternehmen und Produkten und aktuelle Markttrends werden dabei kritisch unter
die Lupe genommen.

Y2K ist vorbei

Auch wenn noch nicht alle Folgeerscheinungen des Jahr-2000-Problems
abgeklungen sind und noch die eine oder andere Unzulnglichkeit auftauchen wird,
ist es nunmehr Zeit, die Prognose des Aufschwungs von Dokumenten-ManagementTechnologien zu berprfen. Der Branche war von allen Analysten vorausgesagt
worden, da nach EURO und Y2K der eigentliche Boom erst beginnt. In den
letzten zwlf Monaten waren zahlreiche Projekte zu den Themen Archivierung,
Dokumenten-Management und Workflow zurckgestellt worden. Nun sind die
Erwartungen der Berater, Systemintegratoren und Hersteller hoch gesteckt.
Betrachtet man jedoch die Welt aus Anwendersicht, mu man feststellen, da sich
inzwischen die Schwerpunkte verschoben haben. Vielerorts wurden in den
vergangenen Monaten SAP, Outlook mit Exchange oder Notes/Domino eingefhrt.
Viele Aufgaben des Dokumenten-Managements lassen sich auch in diesen
Umgebungen realisieren vielleicht nicht so komfortabel und professionell. Der
Bedarf an eigenstndigen Dokumenten-Management-Lsungen mit eigener ClientOberflche ist offenbar erheblich gesunken. Besonders in greren Unternehmen,
die eine Vielfalt von Softwareprodukten einsetzen, ist der Gedanke an eine weitere
Benutzeroberflche zur Verwaltung von Dokumenten und Prozessen eher verpnt.
Die Anforderungen zielen auf Integration der Funktionalitt. Gefordert sind
Komponenten des Enabling und serverbasierte Engines, die im Hintergrund ihre
Arbeit erledigen. Besonders deutlich wird dies bei der elektronischen Archivierung,
beim klassischen Dokumenten-Management und bei Workflow.

Integration vor eigenstndiger Anwendung

Archivsysteme sind inzwischen weitgehend als nachgelagerte Dienste konzipiert.
Der Anwender sieht von Ihnen vielleicht noch eine Indizierungsmaske, eine
Recherchemaske, eine Hitliste und einen Viewer. Der Rest der Funktionalitt verbirgt
sich in der Anwendung, mit der er stndig arbeitet und aus der heraus er diese
Funktionalitt nutzt. Besonders deutlich wird dies z. B. bei dem
Archivierungskonzept von SAP, wo die SAP-Anwendung die Dokumente an das
Archiv bergibt und bei einer Suchanfrage dort auch wieder abholt der Anwender
bleibt immer in der geschlossenen Softwareumgebung von SAP und wei in der

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Regel noch nicht einmal, da bestimmte Informationen aus dem Archiv bereitgestellt
werden.
hnlich ist dies beim klassischen Dokumenten-Management mit seinen Funktionen
wie Check-in/Check-Out, Versionierung und strukturierte Dokumentablage. Lngst
bedrohen Kombinationen wie Domino mit Domino.doc oder Outlook mit direkt
eingebundenen Produkten die eigenstndigen Dokumenten-Management-Lsungen.
Auch wenn letzte hochentwickelte Produkte zustzliche Funktionalitt wie z. B. das
komplette Output-Management fr digitale Publikationen mitbringen viel Platz fr
nur oberflchlich integrierte Produkte, die mal eben E-Mail, WinWord und Excel
einbinden, ist nicht mehr vorhanden.
Auch Workflow ist von dieser Entwicklung betroffen. Besonders drei Trends machen
den traditionellen Anbietern zu schaffen. Zum einen wird immer mehr WorkflowFunktionalitt in kaufmnnische Anwendungen und andere Applikationen integriert.
Zum Teil kommen hier eingekaufte Engines zum Einsatz. Viele Anbieter entwickeln
jedoch die Komponenten selbst. E-Mail im Lotus Domino- und Microsoft OutlookUmfeld entwickelt sich zum Ad-hoc-Workflow weiter. Einfache Ablufe lassen sich
mit Standardmitteln konfigurieren und es entfllt der Aufwand fr die Definition
vorgegebener Workflow-Steuerung. Zum Dritten wird Workflow eine der wichtigsten
Komponenten im E-Business. Hinter den einfachen Formularen auf WebSites liegen
komplexe Ablaufmodelle, die mit Internet-basiertem Workflow verarbeitet werden.

Der Markt
Betrachtet man unter diesen Voraussetzungen die geschtzten Marktzahlen,
reduziert sich das Potential einerseits fr die klassischen Technologien, andererseits
durch die Integration von Document Related Technologies in andere Anwendungen
weitet sich der Markt aus. Die Vielfalt der Begriffe lt kein einheitliches Bild zu. In
Anbetracht einer zunehmenden berschneidung und Integration der verschiedenen
Dokumenten-Management-Technologien werden heute unter Dokumenten-Management im weiteren Sinn Document Imaging, Elektronische Archivierung,
Dokumenten-Management im engeren Sinn, E-Forms, Output-Management,
Brokommunikation/Office-Pakete, Scanning, Groupware oder Workflow verstanden.
Die Liste liee sich beliebig um Begriffe wie Multimedia-Datenbanken, Document
Warehouses oder Knowledge Management ergnzen. Abgrenzung und Zuordnung fallen jedoch bei Kreativitt der Produkt- und Marketingmanager immer
schwerer.
Studien in diesem Marktsegement entbehren hufig einer ausreichenden Stichprobe
in bezug auf Regionen, Marktsegmente und Branchen. Fr Europa lassen sich
daher nur wage Schtzungen abgeben. Richtig ist, da Dokumenten-Management
einer der am schnellstens wachsenden Teilmrkte der Informations- und
Kommunikationsbranche ist. Jedoch im Vergleich zu den Entwicklungen im InternetUmfeld und der Kombination von IT- und Kommunikationstechnologien weit zurck
liegt. Die Studien der AIIM International, zusammen mit der Gartner Group,
prognostizieren fr Europa eine jhrliche Umsatzsteigerung der Branche von
Dokumenten-Management-Technologien von ca. 25% Prozent dies bedeutet

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aktuell zwischen 1998 und 2000 eine Steigerung von rund vier Milliarden Euro auf
mehr als sechs Milliarden Euro und zwischen den Jahren 2000 und 2003 eine
Steigerung auf ca. 11. Milliarden Euro. Ein Groteil dieser Budgets wird jedoch von
Unternehmen aufgesaugt werden, die bisher nicht zur Dokumenten-ManagementBranche gerechnet werden.

Reaktionen der Branche

Zum einen spezialisieren sich die Anbieter von traditionellen DokumentenManagement-Technologien inzwischen auf vertikale Mrkte: Call-Center-Lsungen,
Supply-Chain-Management, Lsungen fr Krankenhuser oder Verwaltungen,
Steuerung des Output-Managements, Verwaltung hochkomplexer Dokumentationen
in der Pharma-Industrie etc. Andere Anbieter setzen auf Komponenten, sogenannte
Component-Ware, Enabling, Sub Systems oder Engines. Sie bieten diese
Module anderen Softwarefirmen zur Integration an.
Betrachtet man unter diesem Gesichtspunkt die unterschiedlichen Produktstrategien
der Anbieter ergeben sich interessante Aufschlsse ber die Marktentwicklung.

Portfolio-Strategie

Ziel einer Portfolio-Strategie ist, mglichst alle Komponenten von Document

Management und Document Related Technologies aus einer Hand anzubieten. Die
Portfolios der Anbieter sind derzeit noch unterschiedlich gefllt. Die drei
vollstndigsten sind die von IBM, FileNET und SER. IBM hat neben seiner EDMSuite
besonders durch Lotus Domino mit dessen erweiterter Funktionalitt alle bentigten
Komponenten im Angebot, um sowohl Host-basierte, Client-Server-orientierte als
auch moderne Internet-Lsungen bis zum Enterprise-Portal anzubieten. FileNET hat
mit Panagon und der Integration der in den 90er Jahren aufgekauften Technologien
ebenfalls fast alles was das Herz begehrt im Angebot. Es fehlen jedoch noch
Komponenten fr Content Management und automatische Klassifikation. SER hat
sich durch eine aggressive Aufkaufstrategie alle bentigten Einzelteile
zusammengekauft. Hier ist eher abzuwarten, wie die Integration von Workflow,
Knowledge Management, Content Management, Archivierung etc. vonstatten geht.
Angenommen auch die zweite Garde der Anbieter wie iXOS, EASY, Tower und CE
verfolgt ebenfalls eine konsequente Portfolio-Strategie, dann sind weitere
Firmenaufkufe unvermeidlich. iXOS hat sich von der SAP-Archivierung in Richtung
unternehmensweite
Archive,
Web-Portals
und
Content-Management
weiterentwickelt. Workflow und automatische Klassifikation wren sinnvolle
Ergnzungen. EASY fehlen ebenfalls noch eine Workflow-Komponente, da SER
CSE weggeschnappt hat, sowie Internet-basierte Technologien. Tower stnden
ebenfalls im Internet-Umfeld sinnvolle Ergnzungen zu. CE hat sich immer noch im
Umfeld Archivierung und Dokumenten-Management plaziert. Auch hier wren
Aufkufe im Umfeld Internet-Technologien, Automatische Klassifikation und
Workflow mgliche Ergnzungen. Man kann davon ausgehen, da zur DMS EXPO
die nchste bernahmewelle rollt.

Single Product Companies

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Firmen, die nur ein Produkt besitzen oder nur in einer Produktkategorie vertreten
sind, haben es zunehmend schwerer. Sie sind das prferierte Potential der
aufkaufhungrigen AG`s. bernahmebedroht sind derzeit besonders die Lieferanten
von Spezialsoftware-Komponenten wie Enterprise-Portals, Internet-WorkflowEngines, Automatische Klassifikation, Telekommunikationsanbindung oder Digitale
Signatur. Eine Reihe von Anbietern mit innovativen Produkten wie z. B. die direkte
Integration von DMS ins Beteriebssystem oder Dokumenten-Management fr
Internet-Portals haben heute noch Chancen eigenstndig gro zu werden. Hier ist
jedoch ausschlaggebend, wie schnell und in welchem Umfang eine
Marktdurchdringung erreicht werden kann. Erfolgversprechend sind hier auch
Anstze, fehlende Funktionalitt direkt in Standardprodukte wie Notes oder Outlook
zu integrieren.
Viele single product companies suchen daher hufig ihr Heil in Partnerkonzepten,
vertreiben ihre Software als OEM-Version an andere Anbieter (der Name des
ursprnglichen Produktes ist dann dem Endkunden nicht mehr sichtbar) oder
Wechseln in das Lager der Systemintegratoren. Besonders letzterer Ansatz ist
besonders erfolgversprechend. Es fehlt in der gesamten Branche an qualifiziertem
Personal. Die Anbieter nutzen ihr eigenes Produkt nur noch als integrative
Komponente und holen sich die fehlenden Technologien durch Kooperationen mit
anderen Anbietern ins Boot.
Fr Anwender wird es zunehmend schwieriger, sich fr die richtige Produktstrategie
zu entscheiden. Mergers&Acquisitions sichern nicht die berlebensfhigkeit von
Produkten.

Strategien fr Mergers & Acquisitions

Es gibt sehr unterschiedliche Grnde fr die bernahmen. Zu den aufflligsten und
hufigsten gehren:
Einkauf neuer, innovativer Technologien.
Hierbei werden vorrangig kleinere Startup-Firmen mit innovativen Anstzen
aufgekauft, die meistens nicht aus eigener Kraft die Chance haben, ihre
Innovationen erfolgreich im Markt zu positionieren. Ziele sind die Ergnzung des
vorhandenen Produktportfolios, die Schaffung neuer Produkte, Generierung
neuer Alleinstellungsmerkmale (USP`s Unique Selling Points) oder die Expansion
in neue Mrkte.

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Vergrerung des Marktanteils.
Ein Ziel des Erwerbs von Wettbewerbsfirmen ist die bernahme von bereits
vorhandenen Kunden, deren Wartungsvertrge ein nicht unbetrchtliches
Potential darstellen, die das Entree in eine neue Branche ermglichen oder mit
der Migration der Altsysteme durch das Produkt des aufkaufenden
Unternehmens bedient werden knnen. Durch die bernahme von direkten
Wettbewerbern in bestimmten Produktkategorien oder Mrkten, kann sehr
schnell die Durchdringung des Marktsegmentes und die kostengnstigere
Multiplikation von Lsungen erreicht werden. Sie ist, in den gemeinsam mit dem
Wettbewerber bedienten Mrkten kurzfristig die Fhrerschaft zu bernehmen
oder den Marktanteil zu vergrern.
Eintritt in internationale Mrkte.
Die bernahme von auslndischen Wettbewerbern bietet eine Vielzahl von
Vorteilen. Ziele sind die Gewinnung von Marktanteilen im Ausland, bernahme
vorhandenen Personals und einer bereits bestehenden, eingefhrten
Organisationsstruktur sowie die vereinfachte Lokalisierung der Produkte fr
einen nationalen oder regionalen Markt.
Gewinnung qualifizierten Personals.
Im aufstrebenden Dokumenten-Management-Markt sind derzeit kaum
qualifizierte und mit der speziellen Materie vertraute Mitarbeiter fr Vertrieb,
Anwendungsprogrammierung und Systemberatung zu finden. Ziel von
bernahmen ist daher auch die schnelle Gewinnung von personellen
Ressourcen.
Erreichung einer kritischen Gre.
Um im Rennen fr Marktanteile und Marktdurchdringung mithalten zu knnen, ist
eine kritische Gre zu erreichen. Diese ist im wesentlichen durch die Anzahl der
Systementwickler, des Supports, die Anzahl der Geschftsstellen, eine
grorumige regionale Marktabdeckung und Kundenbasis definiert. Nicht zu
unterschtzen ist bei der Akquise der psychologische Aspekt einer greren
Sicherheit durch ein groes, bekanntes und anerkanntes Unternehmen.
Verbesserung des Ansehens.
Besonders die Brsengnger mssen ihre Investoren und Akteninhaber
regelmig mit positiven Wachstumszahlen bedienen. Hierzu sind bernahmen
und Kooperationen ein einfaches, Publicity-wirksames Mittel. Ziel ist dabei,
mglichst schnell die Kapitalisierung umzusetzen und entsprechend den
vorgegebenen Marktwachstumszahlen der Analysten zu wachsen.
Ergnzung des Produktportfolios.
Zahlreiche bernahmen finden statt, um Komplementrprodukte zu bernehmen.
Hierbei steht im Vordergrund, eigene Ressourcen und Entwicklungskosten zu
sparen. Ziel ist die Abrundung der Produktpalette, um mit einem mglichst
vollstndigen Leistungsangebot im DRT-Markt auftreten zu knnen.
In der Regel werden Mergers&Acquisitions durch mehrere dieser Ziele bestimmt.
Risiken sind dabei die Unterschtzung der Differenzen unterschiedlicher

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Firmenkulturen, Fehleinschtzungen des Wertes der Firmen, Produkte oder
Marktsegmente oder der Weggang wichtiger Mitarbeiter, die das Human Capital
des Unternehmens darstellen.
Das Human Capital und das Wissen in den Kpfen der Mitarbeiter ist auch eine
der wesentlichen Voraussetzungen fr die Umsetzung von Knowledge Management.

Knowledge Management differenziert betrachtet

Knowledge Management wird von vielen Analysten als natrlicher Nachfolger von
Dokumenten-Management betrachtet. Der Begriff ist schillernd und besonders
umstritten ist, ob auch das intuitive Wissen mit technischen Mitteln erschlossen
werden kann. Heute sind noch verschiedene Anstze festzustellen, die aber
zunehmend miteinander verschmelzen:
KM-Ansatz aus Groupware- und Brokommunikationsprodukten heraus
Dabei handelt es sich um die Kombination von Informationen mit Datenbanken,
Adressen, Terminen, Foren, Webpublikation etc. Beispielsweise bietet Lotus
Development mit seiner Knowledge Management Suite Raven ein Portal an,
das Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Profilen ber Benutzer und
Interessengemeinschaften bereitstellt. In virtuellen Orten werden die Personen
und Inhalte zusammengebracht. Das Portal soll Anwendern helfen, relevante
Informationen zu suchen und zu finden, sowie smtliche Informationen zu
verwalten, die zu einer Aufgabe, einer Arbeitsgruppe oder einem Projekt gehren.
Dieses Portal lt sich individuell konfigurieren und erweitern. Dennoch sind die
Basistools vom Anspruch KM noch weit entfernt.
KM-Ansatz aus Dokumenten-Management heraus
Bei diesem Ansatz ist die Handhabung von strukturierten Daten und Dokumenten
bereits vorhanden. Deren Kombination fhrt zur Zusammenfhrung
unterschiedlicher Informationen unter Einbeziehung von Workflow als
notwendige Prozesskomponente. Die Schwerpunkte sind unterschiedlich, z. B.
wie Produkte von FileNET und PcDOCS. Es reicht nicht aus, auf DokumentenManagement einfach das Label KM draufzukleben.
KM-Ansatz aus Weiterfhrung Management-Informations-Systeme
MIS-Lsungen dienen heute bereits der Zusammenfhrung und Gewichtung von
Informationen. Basis sind DataWarehouse-, DocumentWarehouse und spezielle
Selektionstools. Beispielsweise ergnzt Pilot seine Lsung um die Archivierung
fr den Zugriff auf Dokumente. Dies erscheint mittelfristig sehr
erfolgversprechend.
KM-Ansatz Enterprise-Portals
Hier handelt es sich um einen Web-basierten Ansatz auf Basis von individuellen
Profilen. Smtliche von einem Anwender bentigten Informationen werden
zusammengefhrt und sind unter einer einheitlichen Oberflche an jedem Ort
verfgbar. Beispiele hierfr sind Tibco/InConcert oder IDS Enterprise Portal.
Derzeit ist dies der erfolgversprechendste Ansatz.

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KM-Ansatz Multimediale Datenbanken und DataWarehouses
Hier werden Datenbanksysteme um Dokumentenverwaltung und Workflow
erweitert. Systeme wie Oracle 8 stellen bereits heute die Basis fr
WebDirectories und Suchmaschinen dar.
KM-Ansatz automatische Klassifikation und Agenten
Der Bottleneck der Erfassung wird bei diesem Ansatz durch automatische
Indizierungs- und Klassifikationssysteme ausgeglichen (z. B. SER, COI, IBM,
EASY). In Verbindung mit neuartigen Suchmaschinen und Agenten im Internet
ergeben sich neue inhaltliche Erschlieungsmethoden. Diese sind die
Grundvoraussetzung fr das Knowledge Management.
KM-Ansatz Ausbau ERP-Lsungen
In ERP Systemen wie Baan, SAP und auch vielen mittelstndischen Lsungen
sind bereits alle operativen Daten erschlossen. Durch Verbindung mit schwach
strukturierten Daten und Dokumenten ergibt sich die Ausbaumglichkeit auch
zum Knowledge-Management. Hierzu werden die ERP-Lsungen um Workflow,
Integration mit Groupware und Brokommunikation sowie Internet-PlattformProdukten ergnzt.
KM-Ansatz Wiederbelebung von Expertensystemen
In den 80er und 90er Jahren waren wissensbasierte Systeme und
Expertensysteme Software- und Hardware-technisch "steckengeblieben". Durch
die neuen technologischen Mglichkeiten und die Anforderung der Erschlieung
von Wissen erfahren die Anstze derzeit eine Renaissance.
Es wird in den kommenden Jahren uerst interessant sein zu beobachten, welcher
der Anstze sich durchsetzt.

Ist Content-Management die Zukunft des DokumentenManagements ?

Wir haben uns kaum an den neuen schillernden Begriff "Knowledge Management"
gewhnt, da taucht in den Produktbeschreibungen zahlreicher Anbieter innerhalb
und auerhalb der DRT-Branche bereits der nchste Begriff auf: Content
Management. Wie jeder neue Begriff ist auch Content Management mit den
unterschiedlichsten Bedeutungen und Inhalten belegt. Geboren wurde Content
Management aus dem Bedarf des Internets, alle mglichen Inhalte verwalten und
recherchieren zu knnen. Erste Content-Server zielen daher auf die Verwaltung von
Web-Pages, E-Mails oder Dokumenten-Repositories. Vielerorts wurden auch
herkmmliche Dokumenten-Management- und Archivlsungen einfach zu ContentManagement-Services umdefiniert, um "neue" Produkte am Markt plazieren zu
knnen. Es ist jedoch nicht richtig, Content-Server einfach mit herkmmlichen
Speicher- und Verwaltungssystemen gleichzusetzen. Durch die Form und den Inhalt
der Informationen, die mit Content-Servern verwaltet werden sollen, ergeben sich
neuartige Anforderungen, die bisherige Dokumenten-Management-, RecordsManagement- und Archivlsungen nicht erfllen.

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Die Architektur herkmmlicher Lsungen in diesem Umfeld basiert auf einem
Referenz-Datenbankmodell. Dies bedeutet, da in einer Index-Datenbank die
Suchinformationen und Pointer auf das eigentliche, separate DokumentenRepository verwaltet werden. Besonders im Bereich der Archivierung ging man
davon aus, da diese separat gehaltenen Informationen und Dokumente relativ
statisch sind und als singularisierte Einzelobjekte ohne weitere Beziehungen
untereinander gespeichert werden knnen. Grund fr diese Architektur war hufig
das Performance- und Mengenproblem. Die Index-Datenbank wurde relativ schmal
gehalten um groe Mengen von Objekten verwalten zu knnen. Besonders durch
die Anforderungen von dynamischen Dokumenten auf Basis von HTML und XML
sowie durch die Speicherung von Nachrichten und schwach strukturierten
Informationen, die keinen ausgeprgten Dokument-Charakter haben, sind
grundlegende Vernderungen in der Architektur notwendig:
Der Anwender mchte nicht mehr nur ber die in der Index-Datenbank
gespeicherten Attribute suchen, sondern im Dokumentinhalt selbst.

Dokumente und Informationen besitzen dynamische Verbindungen, z. B.

verweisen sie als URL (Universal Resource Locator) auf andere Dokumente.

Die Mitfhrung von Metadaten beim Dokument wird immer wichtiger, um die Information im Internet und in der Off-Line-Situation sichern und bearbeiten zu
knnen.

Die Dokumente und ihre Repositories besitzen eigene Strukturen, die nicht mehr
mit dem Konzept der Index-Referenzdatenbank effektiv verwaltet werden knnen.

All diese und eine Reihe weiterer Anforderungen machen die Konzeption neuartiger
Speicher- und Verwaltungssysteme erforderlich. Um eine Unterscheidung zu
herkmmlichen Dokumenten-Management- und Archivsystemen zu schaffen, ist es
daher sinnvoll, den Begriff "Content Management" oder "Content-Server" auf diese
neuartigen, weborientierten Lsungen einzugrenzen. Der Bedarf an solchen
Lsungen steigt durch E-Commerce, E-mail und der Bereitstellung von
Informationen in Intra-, Extra- und im Internet stndig. Herkmmliche DokumentenManagement-Lsungen, die sich nur an Client-Server-Architekturen, dem ReferenzDatenbank-modell und herkmmlichen Dokumenttypen orientieren, werden keinen
groen Markt mehr finden, wenn der "Content-Server" mit einem universelleren
Konzept gegen sie antritt. Die elektronische Archivierung wird sich bei groen
Datenmengen und dort, wo Revisionssicherheit und Unvernderbarkeit von
Dokumenten gefordert ist, dagegen weiterhin langfristig behaupten knnen. Dieses
Marktsegment ist jedoch relativ beschrnkt und die Thematik wird in
unterschiedlichen Lndern mal strker, mal weniger forciert. Eine wesentliche
Komponente von offenen Content Management Lsungen wird die Nutzung von
standardisierten Schnittstellen und Dokument-Beschreibungssprachen sein. Hier
kommt zuknftig XML eine besondere Bedeutung zu.
XML hat denselben Ursprung wie HTML (Hypertext Markup Language). Beide sind
von SGML (Standard Generalized Markup Language) abgeleitet. All diese
Beschreibungssprachen haben den eigentlichen Zweck, die Strukturierung und
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Kennzeichnung von Inhaltselementen in Form von Text zu beschreiben. Zuerst
wurde SGML entwickelt. Dies zeigte sich aber im Umgang als zu komplex, um damit
den Internetauftritt zu bewerkstelligen. In SGML knnen mit den zugehrigen DTDs
(Document Type Definition) individuelle Dokumenten- und Datentypen mit dem Ziel
definiert werden, so beschriebene Dokumente auf den unterschiedlichsten
Systemen anzuzeigen und einzelne Inhaltskomponenten weiter nutzen zu knnen.
Speziell fr die Internetprsentation wurde hieraus HTML standardisiert. HTML
bildet dabei ein Subset von SGML, bei dem auf die individuelle Nutzung der DTDs
verzichtet wurde. Es existiert somit nur eine kleine Zahl vordefinierter DTD-Typen.
Schnell hat sich herausgestellt, da HTML fr die zuknftige Nutzung nicht
ausreichen wird. Anstatt vordefinierte Typen zu nutzen, werden Designanweisungen
den einzelnen Abschnitten individuell zugefgt und somit wird heute meistens die
Beschreibung der Dokumentenstruktur vernachlssigt. HTML dient daher heute
weniger der Beschreibung der Dokumentenstruktur, als der Programmierung des
Dokumentenlayouts. Auch XML stellt ein Subset von SGML dar. Allerdings, im
Unterschied zu HTML, mit der Mglichkeit DTDs benutzen zu knnen. Auf diese
Weise knnen individuelle Dokumentenstrukturen dargestellt und ausgewertet
werden. Diese Dokumentenstrukturen werden in XML hierarchisch hinterlegt. Dieses
birgt vielfltige Anwendungsmglichkeiten, da Informationen plattformunabhngig
zwischen den unterschiedlichsten Systemen ausgetauscht werden knnen.
Dokumente tragen die Informationen, wo welches Detail zu finden ist, in sich selbst.
Dieses ist der Grund dafr, da XML im E-Commerce-Bereich immer mehr an
Bedeutung gewinnt. Hier wird genauso der Geschftsverkehr zwischen
Unternehmen und Endkunden, als auch zwischen Geschftspartnern angesprochen.
Dabei zeigt sich allerdings auch schnell, da XML kein Allheilmittel fr die
plattformunabhngige Distribution und Verwertung von Informationen sein kann.
XML lt sich zur Zeit nur fr strukturierte Dokumente anwenden, womit derzeit der
relativ groe Anteil an unstrukturierten und schwach strukturierten Dokumenten noch
keine Bercksichtigung findet. Dennoch wird XML im Augenblick hufig im
Zusammenhang
mit
Knowledge
Management,
Content
Management,
Portaltechniken und Directory Services erwhnt.
Im Content Management bietet XML die Mglichkeit, Dokumenteninhalte bis auf die
kleinsten Inhaltskomponenten aufzubrechen und ihren logischen Zusammenhang
anhand einer Baumstruktur zu hinterlegen. hnlich sieht dieses fr das Knowledge
Management aus. Im Groben wird Knowledge Management als die Aufbereitung der
vorhandenen Informationen anhand der Organisationsstruktur definiert. Eben diese
Organisationsstruktur kann in einem Directory Service abgelegt sein. Zur
Kommunikation mit mehreren verschiedenen Directory Services wird XML, bzw. das
daraus abgeleitete DSML (Directory Service Markup Language), zur neutralen
Beschreibung der hinterlegten Daten benutzt, womit man relativ unabhngig von den
vorhandenen Datenmodellen arbeiten kann. Der Einsatz dieser Technologien ist
Voraussetzung fr Enterprise-Portal-Systeme. In diesen Portalen werden
benutzerspezifische Informationen anhand der Organisationsstruktur und weiteren
Ordnungskriterien aufbereitet. Solche Konzepte werden in Zukunft nicht ohne XML
auskommen. Welche der heute noch vorhandenen unterschiedlichen Subsets und
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Derivate sich aber durchsetzen werden, kann aber im Augenblick nicht vorhergesagt
werden. Insbesondere bleibt abzuwarten, ob die Mglichkeiten von XML genutzt
werden knnen, um auch weniger gut strukturierte Informationen fassen zu knnen.
Dies wird eine der wesentlichen Voraussetzungen fr die Nutzung von XML in
Content Management Systemen sein. Bisherige Dokumenten-ManagementTechnologien, die fr das Client-Server-Umfeld entwickelt worden sind, verlieren in
diesem Umfeld an Bedeutung.

Der Markt zerfasert: Document Related Technologies

Durch die Neudefinition von Dokumenten-Management als Infrastruktur ergibt sich
ein wesentlich breiteres Spektrum als in der Vergangenheit. Hierfr hat sich
inzwischen der Begriff DRT Document Related Technologies eingebrgert. Unter
DRT werden die Bereitstellung von Komponenten fr die folgenden
Anwendungsbereiche verstanden:
Internet, Intranet & Extranet
Traditionelles Document, Workflow & Knowledge Management
E-Commerce & Digital Signatures
Document Input, Distribution & Storage
OCR, ICR & Pattern Recognition
Databases, DataWarehouses & Retrieval Engines
Imaging & MultiMedia
Archival & Records Management
Secure Communication & Unified Messaging
Groupware & Office Solutions
Forms & Output Management
Middleware & Componentware
Content Management & Content Distribution
Auch psychologisch gesehen mssen die DMS-Anbieter aus ihrer Nische heraus.
DRT gehrt in jede Art von Anwendung und bisher als eigene Lsung vertriebene
Produkte werden im Bauch anderer Anwendungen verschwinden. DokumentenManagement hat eigentlich hierdurch sein Ziel erreicht, es wird Allgemeingut und
Bestandteil der Infrastruktur.

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040 / 460 762 29
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Autorenrecht
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Profil des Autors
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschftsfhrer der
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herstellerneutralen
Beratungsgesellschaften
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Dokumenten-Management,
elektronische Archivierung, Broautomation, Groupware, Intranet
und Workflow in Deutschland. Er ist Grnder und Managing
Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London.

Er entwickelte das Systemdesign fr mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet

zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhuser bei der Planung, Organisation und
Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehren namhafte
deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreleiter, Referent und Moderator zu Themen des
Dokumenten-Management-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitten erstrecken sich auf Veranstaltungen
wie z.B. AIIM, AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR
EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er gehrt zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten,
die auch international anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und
Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote-Vortrge Document Management as
IT-Infrastructure (1995), The Future of Document Management (1997), Paradigm Shifts in
Document Management (1998), The Electronic Documents Management Market in Europe:
Technologies and Solutions (1999), Market Transitions: DRT Document Related Technologies
(1999) und Dokumenten-Management im Wandel und wo bleibt der Mensch? (1999) gelten als
richtungsweisende Beitrge fr die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image
Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of
Directors der AIIM Europe gilt er als eine der fhrenden Persnlichkeiten der Branche in Europa. Fr
seine erfolgreiche Ttigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm 1992 der Award of
Excellence, 1994 der Award Fellow of IMC und 1997 der Award of Merit verliehen. Er ist Mitglied
des Beirat der europischen Zeitschrift der AIIM e-doc.
Als langjhriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998)
verfgt er ber detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow,
Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und
digitale optische Speicher. Er gilt als Mentor der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor fr Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit,
Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password,
ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale
Publikationen hat er in den vergangenen Jahren ber 220 Beitrge zu Themen des DokumentenManagements verffentlicht. Er ist Autor regelmiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber
des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites
referenziert.

Kunde:
Thema:
Datei:

Presse
DM Infrastruktur
290972042.doc

PROJECT CONSULT GmbH 2000

Projekt: Markt
Topic: Leitartikel
Datum: 10.07.2000

Autor:
Kff
Status: fertig
Version: 2.1

exklusiv
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Dokumenten-Management ist Infrastruktur

Trends, Technologien und Herausforderungen
Er ist Autor des Buches Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements sowie Ko-Autor
der deutschen Codes of Practice Grundstze der elektronischen Archivierung und Grundstze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information
and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document
Management Alliance, ODMA Open Document Management API, DIN, ISO
und anderen
Standardisierungsgremien.
E-Mail Dr. Ulrich Kampffmeyer@PROJECT CONSULT.com

Kunde:
Thema:
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Presse
DM Infrastruktur
290972042.doc

PROJECT CONSULT GmbH 2000

Projekt: Markt
Topic: Leitartikel
Datum: 10.07.2000

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Kff
Status: fertig
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