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AutoMatch USA S.A. de C.V.

MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
S

Mxico D.F.
JUNIO 2015

ELABORO:
Cornejo Mendoza Rubn Enrique
Lena Vargas Luis Angel
Mosqueda lvarez Luis Enrique
Santamaria Balboa Jeziel

AutoMatch USA S.A. de C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Derechos reservados conforme a la ley 2015, Ricardo Prez,


Tlaxpana, nm. 78, Cd. Nezahualcyotl, Estado de Mxico.
Primera edicin en 2015
Advertencia: Este manual fue elaborado para el mejoramiento y
consulta de los procedimientos elaborados en esta empresa.

Este Manual de Procedimientos es el 1 de 15 ejemplares

Mxico D.F.
JUNIO 2015

AutoMatch S.A. de
C.V.
Manual de
procedimientos

Fecha: 24/07/2015
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NDICE

1. Introduccin o Presentacin..3
2. Objetivo del Manual ...4
3. Alcance.5
4. Cmo usar el Manual.6
5. Relacin de Procedimientos..7
6. Descripcin Narrativa de los Procedimientos.8
7. Diagrama de Flujo...
8. Simbologa...
9. Glosario de Trminos.
10. Formas Empleadas..
11. Instructivo para el manejo de Formas...
12. Revisiones y Recomendaciones

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Manual de
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INTRODUCCIN

El presente Manual de Procedimientos tiene como propsito contar con una gua clara y
especfica que garantice la ptima operacin y desarrollo de las diferentes actividades de
la compaa Automatch, as como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora
Institucional.
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los
procedimientos a seguir para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo
administrativo de la compaa y dando cumplimiento con ello al alcance de los objetivos.
El rea de aplicacin de este manual de procedimientos va a ser en cada una de las
diferentes reas laborales de la empresa, cada rea tendr su apartado correspondiente.
Es importante sealar, que este documento est sujeto a actualizacin en la medida que
se presenten variaciones en la ejecucin de los procedimientos, en la normatividad
establecida, en la estructura orgnica de la compaa, o bien en algn otro aspecto que
influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.
Los objetivos que se pretenden alcanzar con este manual son uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo as como facilitar las labores de auditora y que

tanto los jefes como los empleados conozcan si el trabajo se est realizando
correctamente

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OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer un manual de procedimientos el cual nos proporcionara las tareas


especficas de cada departamento de la organizacin esto es: cero duplicidad de
actividades, cero tiempos muertos, cero duplicidad de mando, entre otros.
Y con ello poder brindar un eficiente desempeo laboral el cual traer como
consecuencia el crecimiento de la organizacin, de sus trabajadores y de sus clientes.
Y de esa forma ser una empresa de calidad.
Entre los objetivos importantes de este manual de procedimientos, se encuentra el
facilitar las labores de auditora dentro de la organizacin, ya que con este manual, los
auditores verificaran que los empleados estn realizando sus tareas de acuerdo a lo
establecido en el manual.
Otro de los objetivos consiste en que tanto los empleados como los trabajadores,
conozcan si el trabajo se est realizando correctamente, ya que en el manual esta
especficamente redactado todo lo que se debe de hacer para que el trabajo quede
debidamente elaborado.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo es otro objetivo, es
decir que nada de lo que est implcito en el manual de procedimientos sea alterado,
verificando que se cumplan horarios y actividades establecidas.

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Alcance del manual de procedimientos:


Este manual tiene como alcance todas las reas de la empresa (Administracin,
Ventas, Recursos Humanos, Finanzas y Produccin).
A continuacin se darn a conocer cada uno de los procedimientos que contiene ste
manual y su rea de aplicacin:
Administracin: Procedimiento de propuestas de proyectos segn el objetivo de la
empresa.
Recursos Humanos: Procedimiento de reclutamiento y capacitacin del personal, su
aplicacin ser cada que reclutamos nuevo personal para cualquier rea de la
empresa.
Ventas: Procedimiento de venta a un cliente (asegrate de que el cliente es feliz) y su
aplicacin ser cada que llega un cliente a la empresa y nuestros vendedores se
acercan a hablarle.
Finanzas: Procedimiento de presupuestos y control de gastos y su aplicacin ser al
inicio de cada ao que se deber hacer el presupuesto para cada rea de la empresa.
Produccin: Procedimiento de la exanimacin de un coche y su aplicacin ser
cuando un cliente quiere revisar el carro, o se va a valuar un carro, los tcnicos de
servicio certificados sern responsables del mismo.

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CMO USAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?


Este manual ser utilizado para las siguientes situaciones:
1.- Para cuando el trabajador tenga alguna duda sobre como efectuar correctamente
su trabajo.
2.- Para saber hasta dnde es su alcance de procedimientos
3.- Para que no le haga falta ningn paso de sus procedimientos.
4.- Para que el trabajador sea consiente de cuantos procedimientos tiene que
elaborar para cuando no est cumpliendo algo se le sustente con el manual cual es la
accin que no ha cumplido.
5.- Para no tener errores sobre las acciones efectuadas.
6.- Cuando entre un trabajador nuevo, algn personal de la empresa pueda explicarle
correctamente como tiene que hacer su trabajo y sealndoselo en el manual.
7.- El manual se utilizara por rea correspondiente al trabajador, as que si quiere
rectificar algo el trabajador deber irse a la seccin que le corresponde en su rea.
8.- El manual tendr una seccin en la parte final donde vendr un glosario de
trminos para cualquier duda sobre una palabra.

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RELACION DE PROCEDIMIENTOS
Este manual tiene una relacin continua con los siguientes procedimientos:
1. Propuestas de proyectos.- en las juntas generales se recibirn las mejores
propuestas de los diferentes tipos de reas para su aprobacin.
2. Reclutamiento y capacitacin del personal.- se realizan las entrevistas
necesarias para la incorporacin y contratacin de los nuevos prospectos de
trabajo.
3. Ventas.- se instruye a los vendedores con estrategias de negocio para
convencer al cliente de efectuar la compra definitiva.
4. Presupuestos y control de gastos.- se debe de tener un registro de los
presupuestos autorizados y control de los gastos de cada rea de la empresa.
5. Examinacin del automvil.- verificar que el automvil se encuentre en las
ptimas condiciones para su venta o compra, los tcnicos sern los
encargados de la evaluacin necesaria para su certificacin.

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DESCRIPCIN NARRTIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.- ADMINISTRACIN: Procedimiento de propuestas de proyectos segn el objetivo de la


empresa.
1.- Solicitar a presencia de la mesa Directiva
2.- Exponer el propsito de mejoramiento de los proyectos
3.- Revisar primeramente cuales son los proyectos que se van a mejorar
4.- Establecer en donde se aplicara el nuevo proyecto ya sea en un rea o si se aplicara en toda
la empresa
5.- Analizar cules fueron los errores de esos proyectos
6.- Corregir los proyectos si se volvern a utilizar o proponer nuevos proyectos
7.- Calcular el presupuesto del nuevo proyecto de ser necesario
8.- Medir el tiempo en que se har posible el nuevo proyecto
9.- Autorizar los proyectos por parte de la mesa Directiva
10.- Avisar al personal de la empresa los nuevos proyectos que se tienen por parte de la
compaa.

11.- Empezar a aplicar los proyectos en el tiempo que se acord.


12.- Ir evaluando constantemente el proyecto

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2.- RECURSOS HUMANOS: Procedimiento de reclutamiento y capacitacin del personal


1.- Verificar cuantas y cules son las vacantes que necesitamos reclutar
2.- Especificar los datos que se requiere del solicitado para poder ser contratado
3.- Especificar lo que la empresa ofrece a cambio por el trabajo
4.- Reportar a Mercadotecnia nos realice la publicidad ya sea en folletos, volantes, cartel o
peridico
5.- Reportar al Gerente de Recursos Humanos que los informantes estn listos para su
distribucin
6.- Llevarlos con el personal autorizado para repartir la publicidad
7.- Avisar a la recepcionista para que ella este al pendiente de cuando vayan a solicitar el
empleo
8.- Pasar a la oficina al personal que requiere el trabajo para su entrevista
9.- Darle las ltimas indicaciones al personal que fue contratado
10.- Llamar al nuevo personal por telfono para asistir a la empresa en la fecha estipulada
11.- Capacitar al nuevo personal e indicarle cuales son las reas de trabajo
12.- Indicarle cul ser su nueva rea de trabajo y su escritorio

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3.- Procedimiento de venta a un cliente


1.
2.
3.
4.
5.

Esperar la llegada de un futuro cliente a la tienda.


Ir con el futuro cliente.
Presentarse con el cliente.
Mantener siempre nuestro lema en mente: asegrate de que el cliente es feliz.
Iniciar con la estrategia de ventas de la estrategia de ventas que se resume en

el siguiente acrnimo: FLUID.


6. F-Find. Descubra lo que el cliente quiere hacer primero.
7. L-Listen. Escuchar lo que es ms importante para el cliente.
8. U Understand. Entender su prioridad de compra.
9. I-Invite. Invitarlos a dar el siguiente paso.
10. D-Deliver. Entregar de acuerdo a sus expectativas.
11. Hacer todo el procedimiento de venta en 1 hora.
12. Dar seguimiento al cliente.

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4.- FINANZAS: Procedimiento de presupuestos y control de gastos


1.- Solicitar la presencia de la mesa Directiva
2.- Exponer cual es el propsito de la junta Directiva
3.- Indicar cul es el presupuesto que se deber aportar por los accionistas
4.- Indicar el dinero del cual dispone la empresa
5.- Asignar cual es el presupuesto que deber obtener cada rea de la empresa para gastar
6.- Asignar cual es presupuesto que le toca a los departamentos de las reas
7.- Establecer cules son los lmites por rea y departamentos para gastar
8.- Ir con el de Contabilidad para que nos de las cifras reales para que no se encuentre ningn
error
9.- Exponer por parte de la mesa Directiva cules son sus preocupaciones o dar seguimiento a
la propuesta
10.- Tener los contratos de los responsables para ser firmados por los accionistas, la mesa
Directiva y los responsables del proyecto
11.- Firmar los contratos para que sean autorizados los presupuestos
12.- Aportar el dinero por parte de los accionistas

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5.- Procedimiento de la exanimacin de un coche


1. Esperar el coche para examinarlo.
2. Verificar que el coche cumple con los requisitos para su compra- venta que son
4 principalmente:
3. Asegurarse que el modelo es menor a 7 aos de edad.
4. No debe tener ms de 100.000 millas.
5. Inspeccin de 125 puntos rigurosamente.
6. Tiene un historial limpio.
7. Si se trata de una compra informar que el vehculo est en perfecto estado o
informar sus fallas.
8. Si es venta: una vez que ya se asegur de estas cosas, se inicia con el
procedimiento:
9. Inspeccin historia, llena de mantenimiento y prueba de carretera.
10. Cambio de aceite, sustitucin del filtro de aceite y lubricacin de chasis.
11. La sustitucin del filtro de aire.
12. Insertar Limpiaparabrisas / reemplazo de la hoja.
13. Servicio de terminal de la batera y la prueba de carga.
14. Completar detalles, lavar el coche champ interior, buff y cera.
15. llevar el coche a exhibicin para que los vendedores se encarguen de l.

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DIAGRAMACIN

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1.- ADMINISTRACIN: Procedimiento de propuestas de proyectos


INICIO

1.- SOLICITAR LA RPESENCIA DE LA MESA


DIRECTIVA
2.- EXPONER EL PROPOSITO DE LA
JUNTA
3.- REVISAR
LOS
PROYECTOS
QUE SE VAN
A MEJORAR
4.- ESTABLECER EN DONDE SE APLICARA EL
5.- ANALIZAR LOS ERRORES DE LOS
6.- CORREGIR LOS PROYECTOS SI SE VOLVERN
A UTILIZAR
7.- CALCULAR EL PRESUPUESTO DEL NUEVO PROYECTO DE
SER NECESARIO
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8.- MEDIR EL TIEMPO EN QUE SE HAR POSIBLE EL


9.- AUTORZAR EL
PROYECTO

10.- AVISAR AL PERSONAL DE LA EMPRESA LOS NUEVOS


PROYECTOS QUE SE TIENEN POR PARTE DE LA
COMPAA.

11.- Empezar a aplicar los proyectos en el tiempo que se


acord.

12.- Ir evaluando constantemente el proyecto

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2.- RECURSOS HUMANOS: Procedimiento de reclutamiento y capacitacin


INICIO
1.- VERIFICAR
CUANTAS Y
CULES SON
LAS
VACANTES
QUE

2.- ESPECIFICAR LOS DATOS QUE SE REQUIERE DEL


SOLICITADO PARA PODER SER CONTRATADO
3.- ESPECIFICAR LO QUE LA EMPRESA OFRECE A CAMBIO POR
EL TRABAJO
4.- REPORTAR A MERCADOTECNIA NOS REALICE LA
PUBLICIDAD YA SEA EN FOLLETOS, VOLANTES, CARTEL O
5.- REPORTAR AL GERENTE DE RECURSOS HUMANOS QUE LOS
INFORMANTES ESTN LISTOS PARA SU DISTRIBUCIN
6.- LLEVARLOS CON EL PERSONAL AUTORIZADO PARA
REPARTIR LA PUBLICIDAD
7.- AVISAR A LA RECEPCIONISTA PARA QUE
ELLA ESTE AL PENDIENTE DE CUANDO VAYAN

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Fecha:

8.- PASAR A LA OFICINA


AL PERSONAL QUE
REQUIERE EL TRABAJO
PARA SU ENTREVISTA
9.- DARLE LAS LTIMAS INDICACIONES AL
PERSONAL QUE FUE CONTRATADO

De:

10.- LLAMAR AL NUEVO PERSONAL POR


TELFONO PARA ASISTIR A LA EMPRESA EN LA
FECHA ESTIPULADA
11.- CAPACITAR AL NUEVO PERSONAL E INDICARLE CUALES
SON LAS REAS DE TRABAJO

12.- INDICARLE CUL SER SU


NUEVA REA DE TRABAJO Y SU
ESCRITORIO

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3.- VENTAS: Procedimiento de venta a un cliente


1

Esperar la llegada de un futuro cliente a la tienda.


2

Ir con el futuro cliente.


3

4
5

Presentarse con el cliente.

Mantener siempre nuestro lema en mente: asegrate de que el cliente es feliz.

Iniciar con la estrategia de ventas de la estrategia de ventas que se resume en el


siguiente acrnimo: FLUID.
6

F-Find. Descubra lo que el cliente quiere hacer primero.


L-Listen. Escuchar lo que es ms importante para el cliente.

7
8

U Understand. Entender su prioridad de compra.

I-Invite. Invitarlos a dar el siguiente paso.

D-Deliver. Entregar de acuerdo a sus expectativas.

Hacer todo el procedimiento de venta en 1 hora.


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Elabor

Dar seguimiento al cliente

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4.- FINANZAS: Procedimiento de la examinacin de un coche


INICIO
1.- SOLICITAR LA PRESENCIA DE LA MESA
2.- EXPONER CUAL ES EL PROPSITO DE LA
3.- INDICAR CUL ES EL PRESUPUESTO QUE SE DEBER APORTAR POR
LOS ACCIONISTAS
4.- INDICAR EL DINERO DEL CUAL DISPONE LA
8.- IR CON EL DE CONTABILIDAD PARA QUE NOS DE LAS CIFRAS REALES
5.- ASIGNAR
QUE DEBER
OBTENER
PARACUAL
QUE ES
NOEL
SEPRESUPUESTO
ENCUENTRE NINGN
ERROR
CADA REA DE LA EMPRESA PARA GASTAR
6.- 7.ASIGNAR
CUAL ES
PRESUPUESTO
LE TOCA
A LOSY
ESTABLECER
CULES
SON LOS QUE
LMITES
POR REA

9.- EXPONER POR PARTE DE LA MESA DIRECTIVA CULES SON SUS


PREOCUPACIONES O DAR SEGUIMIENTO A LA PROPUESTA

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C.1.: Para
los
accionistas

Original: Al
abogado

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De:
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Autoriz
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De:

Fecha:

10.- Tener los contratos de los

responsables para ser firmados por los


accionistas, la mesa Directiva y los
responsables del proyecto

12.- APORTAR
EL DINERO
POR
11.- FIRMAR LOS CONTRATOS
PARA
QUE SEAN
AUTORIZADOS LOS
PRESUPUESTOS PARTE DE LOS ACCIONISTAS

C.4.: Los
responsabl
es del

C.2.: A la
mesa
Directiva

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De: Autoriz
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Fecha:

SIMBOLOGA

De:

Terminal. Indica el inicio o


terminacin de flujo.

Disparador. Indica el inicio de un


procedimiento

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Autoriz
Operacin. Representa la
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realizacin de una operacin.
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De:

Fecha:

Decisin o alternativa. Indica un


punto dentro del flujo en que son
posibles varios caminos.

Archivo. Representa un archivo


comn y corriente.

SIMBOLOGA

Transportacin. Indica el
movimiento de personas, material
o equipo.

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procedimientos

Demora. Indica retraso en el


desarrollo del proceso, mtodo o
procedimiento.

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De: Autoriz
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Inspeccin y medicin.
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De:

Fecha:
Paginacin. Para indicar que
sigue el procedimiento en la
sig. hoja
Documentacin. Para indicar
toda forma o factura.