Definicin de ERP

Una solucin ERP, del ingls Enterprise Resource Planning,es lo que en espaol conocemos como Software de
gestin integrada, y se define como un grupo de mdulos conectados a una nica base de datos.
El ERP es un paquete de software que permite administrar todos los procesos operativos de una empresa,
integrando varias funciones de gestin en un nico sistema; en otras palabras, representa la columna vertebral de
una empresa.
El ERP se define segn dos principios bsicos:

Aplicaciones informticas como mdulos independientes, pero perfectamente compatibles en una nica
base de datos comn.

El uso de un motor de flujos de trabajo debe permitir definir todas las tareas de un proceso y gestionar su
aplicacin en todos los mdulos del sistema.

Cul es el alcance de un ERP?

Un paquete de software de gestin integrada permite construir un sistema de informacin homogneo sobre una
base nica. De este modo cubre un amplio mbito de gestin:

Gestin de compras
Gestin de ventas
Gestin contable: contabilidad de clientes, de proveedores, activos, personal..
Control de gestin
Gestin de la produccin (planificacin, etc.)
Gestin de stocks (logstica)

As pues, un ERP se compone de varios mdulos que corresponden a cada una de las reas de gestin y garantiza
la unicidad de la informacin que contiene, porque solo hay una nica base de datos lgica

Sistema de planificacin de recursos

empresariales
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en
ingls, enterprise resource planning) son sistemas de informacin gerenciales que integran y
manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los
aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios.
La planificacin de recursos empresariales es un trmino derivado de la planificacin de
recursos de manufactura (MRPII) y seguido de la planificacin de requerimientos de material
(MRP); sin embargo los ERP han evolucionado hacia modelos de suscripcin por el uso del
servicio (SaaS, cloud computing).

Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario,

envos, facturas y contabilidad de la compaa de forma modular. Sin embargo, la planificacin
de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas
actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de
inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que
el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en
contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin
administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata
directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales
como comercio electrnico, administracin electrnica, telecomunicaciones electrnicas y
finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores,
no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM).
Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus mdulos ms comunes se
encuentran el de manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin
tecnolgica, incluyen adems la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administracin de
recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica.
Los ERP de ltima generacin tienden a implementar en sus circuitos una abstraccin de la
administracin denominada MECAF (Mtodo de Expresin de Circuitos Administrativos
Formalizado), lo cual los provee de una gran flexibilidad para describir diferentes circuitos
usados en distintas empresas. Esto simplifica la regionalizacin y la adaptacin de los ERP a
diferentes mercados verticales

Definicin[editar]
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales son sistemas de gestin de
informacin que automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos
operativos o productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestin global para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de
proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Lo contrario sera
como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que
una empresa integre nicamente esa parte.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a la informacin.

Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin.

Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que
permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolucin de los
problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor
control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliacin bancaria, liquidacin de
impuestos, etc.
Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que
deben ser modulares y configurables:

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a
partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica, es que la
funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacn, recursos humanos, etc.

Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el cdigo

del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite
manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen
incorporar herramientas de programacin de cuarta generacin para el desarrollo rpido
de nuevos procesos.

Otras caractersticas destacadas de los sistemas ERP son:

Base de datos centralizada.

Los componentes del ERP interactan entre s consolidando las operaciones.

En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y

comunes.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingeniera de
procesos, aunque no siempre es necesario.

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que
necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la configuracin inicial
de la aplicacin, que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada
empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar
todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin.
Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples
que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo
bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el
proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcionamiento. Por ello,
antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar los siguientes
procedimientos:

Definicin de resultados que debe de obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.

Definicin del modelo de gestin.

Definicin de la estrategia de implantacin.

Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.

Entrega de una visin completa de la solucin que implantar.

Implantacin del sistema.

Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Implementacin[editar]
Debido a que cubre una amplia gama de aspectos de la gestin de una empresa, un sistema
de software ERP est basado en algunos de los productos de software de mayor tamao y
complejidad en la industria. Al implementar tales sistemas en una compaa, la metodologa
tradicional sola involucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios. Este fue el
esquema que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Esta permite a los
consultores tener acceso a las computadoras de la compaa con el fin de poder instalar los
datos actualizados y estandarizados de implementacin del ERP, sin ayuda profesional. Este
tipo de proyectos pueden llegar a ser muy caros para grandes compaas, especialmente para
las transnacionales. Las compaas especializadas en la implementacin del ERP, sin
embargo, pueden agilizar estos procesos y completar la tarea en menos de seis meses con un
slido examen piloto.
A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces
buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de consultoras tecnolgicas. La
consultora en materia de ERP es de dos tipos, la consultora de negocios y la consultora
tcnica. La consultora de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compaa
y evala su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye
la personalizacin de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las
organizaciones. La consultora tcnica muchas veces implica programacin. La mayora de los
vendedores de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de
sus clientes.
Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP cometen el error de buscar
soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no
solamente les ayuda en la implantacin sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos
los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administracin del cambio.
Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos
paquetes no estn diseados para su personalizacin, as que muchos negocios implementan
sus sistemas ERP siguiendo las mejores prcticas de la industria. Algunos paquetes ERP son
muy genricos en sus reportes e informes; la personalizacin de dichos elementos se debe
hacer en cada implementacin. Es importante tener en cuenta que en ciertas ocasiones tiene
mucho ms sentido la compra de paquetes de generacin de reportes fabricados por terceros
y que estn hechos para interactuar directamente con el ERP.

Hoy en da, un buen nmero de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La ventaja de este tipo
de interfaz es que no requiere la instalacin de una aplicacin cliente. Mientras se tenga una
conexin a Internet (o a la red local de la empresa, segn sea el caso), se puede acceder a
los ERP basados en Web a travs del tpico navegador web.
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Ventajas[editar]
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y
no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el producto, seguimiento
del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una compleja administracin de
interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo
real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar
materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y ms, est
integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora ser
hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde
una versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la
efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la
etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno,
tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede
involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los
productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin administrativa
con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa para satisfacer las
necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay
problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interaccin con

los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a travs de la ERP,
aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un
ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administracin de la manufactura.

Desventajas[editar]
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP se deben a la inversin
inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios de
implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo

la educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compaas
reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas
estn menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por
personal que no est capacitado para el manejo del mismo.

Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no estn

capacitados para el manejo del sistema ERP de la compaa empleadora, proponiendo
cambios en las prcticas de los negocios que no estn sincronizados con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus
licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o sus
ganancias.

El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de

la estructura corporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas, este punto
se cita como una de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de

los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para

trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr estndares mnimos, y luego de un
tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirn la confiabilidad de
algunas aplicaciones.

Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su contabilidad,

la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad.

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir

la eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de

los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales del
consumidor.

ERP versus software de gestin[editar]

La clasificacin de un determinado software de gestin como ERP determina que disponga de
una serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciacin. En el mercado del
software de hoy en da es habitual que cualquier suite de gestin pretenda un mayor
reconocimiento (por lo general irreal, dado que es igualmente necesario un software de
gestin normal que un ERP, slo que para niveles diferentes) por el hecho de ser conocida
como ERP en lugar de como software de gestin. As podemos ver como estrategias de
marketing que determinados programas de gestin que llevan en el mercado varios aos,
cambian bruscamente su denominacin a ERP, buscando un nicho de trabajo superior (por lo
general acompaado de una mayor remuneracin, reconocimiento, etc) sin incrementar
proporcionalmente la funcionalidad.
La principal diferencia estriba en la definicin. Un ERP es una aplicacin que integra en un
nico sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende
que todos los datos estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa
(obviando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una manera centralizada.
Esto descarta como ERP aquellos programas basados en mltiples aplicaciones
(denominados comnmente suites) independientes o modulares que duplican la informacin

(aun cuando la enlacen automticamente) o no la centralizan en una nica base de datos.

Tambin elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros
independientes (sin motor de base de datos).
Por otra parte la definicin tradicional nos dice que los ERP estn diseados para modelar y
automatizar todos los procesos bsicos con el objetivo de integrar informacin a travs de la
empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas distintos. Un ERP es una
arquitectura de software que facilita el flujo de informacin entre las funciones de manufactura,
logstica, finanzas y recursos humanos de una empresa.
As que a la caracterstica de la base de datos centralizada y de que los componentes del ERP
interacten entre s, consolidando todas las operaciones, se debe aadir que en un sistema
ERP los datos se introducen una sola vez, debiendo mantener la consistencia, y ser
completos. Como caracterstica colateral se puede aadir que, normalmente, las empresas
deben de modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Es lo
que se conoce como Reingeniera de Procesos.
Estas caractersticas bsica debieran permitir diferenciar bsicamente entre una suite de
gestin (habitualmente compuesta de programas o mdulos de facturacin y contabilidad) y
un ERP puro que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda
necesitar (gestin de proyectos, gestin de campaas, comercio electrnico, produccin por
fases, trazabilidad, gestin de la calidad, gestin de cajas descentralizadas o centralizadas
(TPVs), pasarelas de pago electrnico, gestin de la cadena de abastecimiento, logstica, etc)
integradas y enlazadas entre s. No basta con tener algunas de esas funcionalidades.
Realmente es necesario tener todas, aun cuando no siempre las empresas las necesiten en
este momento. Pero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades
futuras.
El saber si una empresa necesita o no un ERP o una simple suite de gestin es otro asunto,
no obstante la definicin y caractersticas de un ERP debieran quedar claros.
As por ejemplo la gestin correcta de la cadena de abastecimientos es vital para una
empresa que precise de un ERP (una gran parte de los procesos de negocio dependen de la
cadena de abastecimiento y su logstica asociada), pero puede no serlo tanto para otra que
necesite nicamente automatizar una parte de sus procesos de negocio. El que la primera
debe de utilizar un ERP es claro, que a la segunda le basta una suite de gestin ms simple,
puede ser ms discutible (en funcin de las necesidades reales de la empresa tras pasar por
una reingeniera de procesos), lo que no es justo ni real, es denominar comercialmente ERP a
la suite de gestin utilizada por la segunda empresa.

En definitiva, las suites de gestin y los ERP ocupan dos nichos de mercado, claramente
distinguibles desde un punto de vista tcnico, pero comercial y publicitariamente cruzables
desde abajo hacia arriba. Esto ltimo es lo que hace que muchas empresas medianas o
grandes, se enfrenten con graves problemas de gestin al implementar un software que crean
ERP y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o futuras, muchos de los
procesos de negocio bsicos que la empresa usa o que ha pasado a usar con el devenir del
tiempo.