Procedimiento de elaboracin de WBS y Paquetes de Procura

1. Niveles de desglose del alcance del proyecto.

El alcance del proyecto se puede desglosar teniendo en cuenta diferentes
niveles de detalle, orientado a los intereses particulares de los participantes del
proyecto.
El Nivel 01 resume el alcance total del proyecto en un solo tem y, en caso
aplique, en los principales sub-proyectos que lo comprenden segn la magnitud
de su alcance. Este nivel va dirigido a la Gerencia General del cliente as como
del contratista.
El Nivel 02 define el alcance hasta un nivel de detalle que puede llegar hasta
los sectores/subsectores geogrficos (reas) y sistemas/subsistemas. Este nivel
va dirigido a la gerencia de divisin del cliente as como del contratista.
El Nivel 03 define el alcance hasta un nivel de detalle que llega hasta los
paquetes de trabajo por disciplina. Este nivel va dirigido a la gerencia de
proyecto y subordinados del cliente as como del contratista.
El WBS se define hasta el nivel 3, es decir hasta los paquetes de trabajo.
Cabe mencionar que el WBS se puede definir desde un nivel 1 hasta un
nivel 3 dependiendo del nivel de madurez de la ingeniera del proyecto.
Por ejemplo con ingeniera conceptual el WBS se puede definir hasta un
nivel 1, sin embargo con ingeniera bsica en adelante ya se puede
definir hasta un nivel 3.

El Nivel 04 resulta de detallar los paquetes de trabajo en tareas o partidas,

operaciones, restricciones para diversos usos en la gestin del proyecto. Este
nivel va dirigido a superintendentes, Ingenieros de presupuestos, produccin,
planeamiento y control.

No se debe confundir ni correlacionar el nivel de desglose del

alcance (N1 hasta N4) con la clase del presupuesto (Clase 1 hasta
Clase 5). El primero define el nivel de detalle con que se representa
el alcance del proyecto, mientras que el segundo define el nivel de
precisin del presupuesto. Para ms informacin sobre clases de
presupuestos revisar la gua de gestin de propuestas EPC,
documento
GyM.XXX.PG.03
Ejecucin
de
la
Propuesta
y
Transferencia.
2. WBS (Work breakdown structure o Estructura de desglose del trabajo)
El WBS es el resultado del anlisis del alcance trabajo involucrado en el proyecto,
organiza y define el alcance total al subdividir el trabajo en porciones de trabajo
ms pequeas y fciles de manejar, llamados paquetes de trabajo, que pueden
programarse, presupuestarse, supervisarse y controlarse.

2.1.

Uso de la WBS

El WBS, sirve como base para poder construir las diferentes herramientas de gestin del proyecto , tales como el
presupuesto, el cronograma, etc.
En el grfico siguiente se observa un ejemplo de cmo partir del WBS para estructurar el cronograma y el presupuesto
del proyecto, acorde a los niveles de detalle antes mencionados.

Figura 1. Ejemplo de WBS y relacin con cronograma y presupuesto del proyecto

Como se puede observar, el WBS slo se define hasta el nivel 3; pero en caso que otra herramienta de gestin (Ej.
Presupuesto) requiera de un desglose a un nivel superior de detalle (N4 para el Presupuesto), este desglose se puede
definir para esta herramienta de gestin especfica.

En general, los diferentes usos que se le puede dar al WBS son los siguientes.

Codificacin: El WBS permite la codificacin de los diferentes documentos

del proyecto, tales como planos, partidas presupuestales, especificaciones
tcnicas, criterios de diseo, tareas, paquetes de trabajo, requerimientos de
materiales (MR), lista de metrados (MTO), etc. Facilitando de esta forma la
trazabilidad de los entregables del proyecto a nivel de todas las fases.

Matriz DOR: La matriz de divisin de responsabilidades nace del WBS, en

sta matriz se asignan responsabilidades a los diferentes actuadores del
proyecto dentro del alcance definido y estructurado segn el WBS. Para
mayor detalle revisar el instructivo de elaboracin de Matriz DOR.

Cronograma: El cronograma del proyecto se plasma en funcin del WBS, y

puede ser expresado en los siguientes niveles de detalle.
- Nivel 1: Resume la totalidad del proyecto. Este cronograma muestra el
inicio y fin de las grandes fases del proyecto (tales como diseo, procura,
construccin comisionamiento, y puesta en marcha) y de los hitos ms
importantes.
- Nivel 2: Incluye el desglose por sector/sub-sector (reas) y sistema/subsistema. Muestra las actividades crticas de la procura, los grandes
elementos de construccin y generalmente es el primer nivel donde se
muestran relaciones lgicas entre los sectores.
- Nivel 3. Es el primer nivel donde se puede aplicar el mtodo de la ruta
crtica (CPM -Critical Path Method-), incluye un mayor nivel de detalle
hasta incluir entregables por disciplinas (paquetes de trabajo). La mayora
de cronogramas EPC no se desarrollan ms all del nivel 3. Los
cronogramas hasta este nivel son representados con ayuda de software
CPM tales como MS Project y Primavera.
- Nivel 4: Son programas de trabajo muy detallados que nacen del
cronograma nivel 3 y generalmente son realizados externamente a un
software CPM. Si el cronograma CPM es muy detallado, ste pierde
flexibilidad y genera un gran esfuerzo para mantenerlo actualizado. Por tal
motivo es que se opta por usar otras herramientas para desarrollar el
detallamiento hasta nivel 4, tales como hojas de clculo, base de datos,
procesadores de texto, etc. Ejemplos de cronogramas a nivel 4 son los
lookahead a 3, 4, n semanas, los planes diarios, etc.
Los cronogramas a nivel 4 son los que se usan en la rutina de
programacin de los proyectos en ejecucin.

Presupuesto: Nace de detallar el WBS hasta un Nivel 4 en el que cada

paquete de trabajo es explotado hasta el nivel de partidas presupuestales;
aunque esta sea la forma ms usual, aplica siempre y cuando el nivel de
madurez de la ingeniera lo permita. Como antes se mencion, no se debe
confundir el nivel de detalle con la clase del presupuesto. La siguiente grfica
lo ilustra.
Nivel de Madurez del proyecto
Concept
Idea
Bsica Detalle
ual
Capacida
d
de
Detallami
1
ento del
alcance
(Niveles)

1-2

1-2-34

1-2-34

Acompaami
ento

1-2-3-4

Fi

Inicio

Precisin
del
presupues
to
(Clases)

En conclusin, los niveles de desglose del alcance del proyecto, se pueden

relacionar con las herramientas de gestin, tal como lo muestra la siguiente
tabla.
Cronogra
ma
WBS

Nivel 1: Proyecto/ Sub proyectos

Presupuesto/Programa
Nivel 2: Ubicacin Geogrfica/Sistema
cin
Nivel 3: Disciplinas/Paquetes de Trabajo
Nivel 4: partidas/ Operaciones/Restricciones
Figura 2. Esquema de niveles de desglose del alcance del proyecto

2.2.
-

Principales caractersticas del WBS:

Define el alcance del proyecto, lo esclarece y permite la difusin a los
participantes.
Cada nivel de descomposicin contiene el 100% de los trabajos a realizar,
previamente definido en el alcance.
Los paquetes de trabajo permiten identificar las tareas que deben ser
desarrolladas para su culminacin.
Los paquetes de trabajo o componentes de trabajo del proyecto son
definidos usando sustantivos y adjetivos, no verbos.
Organiza los entregables en una estructura jerrquica.
Su codificacin permite fcilmente identificar la jerarqua.
Es actualizado de acuerdo al control de cambios del proyecto, permitiendo
de este modo la mejora continua.
Es desarrollado por aquellos quienes ejecutan el trabajo en conjunto con
expertos en la materia, ya sea de las ramas tcnica, financiera, gestin,
etc.

2.3.
El WBS aplicado a las fases de ingeniera y construccin de un
proyecto EPC

Ingeniera: Se basa en definir el WBS hasta el nivel de paquetes de

entregables por disciplina, como por ejemplo: planos, especificaciones
tcnicas, memorias de clculo, memorias descriptivas, etc. Estos paquetes
posteriormente se podrn abrir ms a detalle para definir la lista completa de
los entregables de ingeniera del proyecto.

Construccin: Se basa en definir el WBS hasta el nivel de paquetes de

entregables por disciplina, como por ejemplo: cimentaciones, tanques,
tuberas de acero, fajas transportadoras, bulks elctricos, etc. Estos paquetes
posteriormente se podrn abrir ms a detalle para definir la lista completa de
las partidas presupuestales de construccin del proyecto.
El siguiente cuadro muestra un ejemplo de WBS (hasta nivel 3) de ingeniera
y construccin.

Figura 3. Ejemplo de agrupaciones de ingeniera y construccin

Al definir los entregables de ingeniera y construccin basados en un WBS se

logran los siguientes beneficios.
-

Los entregables de Ingeniera se puede codificar segn los sectores del

proyecto.
El proyecto se puede dividir en diferentes partes las cuales puedan ser
asignados a diferentes responsables, por frente o por disciplina.
Dado que los entregables de ingeniera y construccin estn basados en el
mismo WBS se pueden definir secuencias lgicas entre los paquetes de
entregables de ambas fases, lo cual permite desarrollar un cronograma CPM
integrado entre ingeniera y construccin.

3. Paquetes de procura.
El flujo de la Procura empieza luego de que es generada una MR por parte del
rea de ingeniera para compras. La MR (Material Requisition), es un documento
el cual detalla las cantidades y especificaciones tcnicas de los equipos y
suministros a adquirir, posteriormente a esto se genera la orden de compra, se
disea, se fabrica, se entrega y se almacena el material adquirido tal como
muestra el esquema.

Figura 4. Flujo de la procura

Criterio de elaboracin MR y Compra: Convencionalmente los MR se

conforman por disciplina y plano o por disciplina y WBS pero, la compra de los
materiales y equipos a los proveedores se adjudican por una familia de
materiales determinada; por tal razn es que se presentan algunos
inconvenientes como: gran cantidad de MRs, Ordenes de compra parciales,
mayor tiempo, burocracia, etc.
Los Paquetes de procura buscan solucionar estos inconvenientes ya que se
elabora una MR por cada paquete. Los Paquetes de procura son la estructura de
desglose con la que se ordena la gestin de las fases de Ingeniera para compras
y Procura en un proyecto EPC.

Ingeniera para compras. Definida por todos los documentos necesarios

para poder dar inicio a la fase de procura. Convencionalmente a estos
documentos se les llama Material Take off (MTO) y Material Requisition
(MR). Las MRs pueden estar conformadas por Listado de Materiales (Bill Of
Materials), Criterios de diseo, datasheets, entre otros documentos
necesarios para comprar.

Procura. Definido por los suministros a comprarse mediante MR.

Los entregables generados por ingeniera de compras y procura se agrupan

teniendo en cuenta todas las familias de materiales y equipos del proyecto; a
estas familias se les denomina paquetes de procura. Para definir estos paquetes
se deben tomar en cuenta los siguientes criterios:
-

Naturaleza del suministro

Secuencia de entrega para construccin
Monto presupuestado por paquete
Estrategia de compra (Ej. agrupacin por vendors)
Otros criterios especficos a definirse por proyecto

A continuacin se muestra un ejemplo de Paquetes de Procura.

Figura 5. Paquetes de Procura ingeniera de Compras y Procura

Al agrupar los entregables de ingeniera de compras y procura de la forma antes
mencionada se logra los siguientes beneficios:
-

Se elabora una MR por cada paquete de procura.

Se facilita en gran medida la gestin de procura: adquisiciones, trfico y
logstica y control de almacenes.
Se logran mejores precios al negociar por volumen de compra.
Se mejora el control de la trazabilidad de la cadena de suministros.

4. Integracin de Ingeniera, Procura y construccin.

Como se mencion anteriormente el WBS del proyecto se encuentra definido
segn el siguiente esquema.
Proyecto Sector/Subsector-Sistema/Subsistema Disciplina-entregable
Mientras que ingeniera de compras y procura se agrupa de esta manera:
Proyecto Disciplina Paquete de procura.
Debido a esta estructuracin se generan los siguientes inconvenientes.

Los suministros se encuentran agrupados por paquetes de procura, por lo

cual, no permite trazarlos segn su ubicacin en los sectores o sistemas del
proyecto.
Las cantidades de suministros se encuentran sumadas por paquetes de
procura, lo cual imposibilita el clculo de duraciones y costos por sector del
proyecto.

Por estos motivos se hace necesario lograr una integracin entre las fases de
Ingeniera-Construccin e Ingeniera de compras-Procura. Esto se puede lograr a
travs de una herramienta que plasme la aplicabilidad de cada paquete de
procura segn su ubicacin en el WBS del proyecto (aplicado a Ingeniera y
construccin). Tal como se muestra en el siguiente esquema.

WBS

Figura 6. Matriz WBS vs PProcura.

El esquema anterior muestra en vertical a los diferentes sectores geogrficos en

los que se divide el proyecto (chancado primario, stockpile, Molienda, etc.)
codificados segn WBS (hasta el nivel 2) y, en horizontal los paquetes de procura
definidos en el proyecto (Bombas centrfugas, hidrociclones, tanques de
lixiviacin, etc.). Las marcas de check muestran donde aplica cada paquete de
Procura, por ejemplo el paquete de bombas centrfugas, contiene suministros
que estn ubicados en la Molienda, lixiviacin, espesadores, etc.
Es decir, esta herramienta permite identificar qu paquetes de procura aplican
en cada sector/subsector del proyecto, segn se defina en el WBS, con la
finalidad de tomar las siguientes acciones:
-

Cada requisicin de material (MR) o documento de metrados (MTO), debe ser

codificado por paquete de procura, pero dentro del documento se deber
detallar los suministros, segn el sector/subsector al que apliquen.
En caso un paquete de Procura incluya suministros que se encuentran en
diferentes sectores, y/o su fecha de construccin estn muy alejadas, se
suele dividir el paquete de procura, para acoplarse a estas necesidades. De
modo que el WBS de Procura podra ser estructurado de la siguiente manera:
Proyecto Disciplina Paquete de procura Sector.
Cabe resaltar que los sectores en los que se disgregan los paquetes de
procura no son iguales a los sectores del nivel 2 del WBS. Normalmente se
requiere de esta medida cuando la secuencia constructiva del montaje de los

suministros es muy dispersa y se hace necesaria la emisin de MRs por

separado del mismo paquete de procura. Por ejemplo, si en un proyecto de
minera se tiene un paquete de procura Tanques, en un inicio se puede
definir un MR para todos los tanques del proyecto, sin embargo existen
algunos tanques que se montan en tiempos diferentes del proyecto, por tal
razn es aconsejable definir una MR para cada agrupacin o sector. Por
ejemplo se podra generar una MR para el rea de Molienda, otra MR para
flotacin y otra para las Instalaciones del proyecto o incluso se podra definir
una MR que agrupe los Tanques de molienda y flotacin y otra MR para las
Instalaciones.
Lo antes mencionado se ejemplifica en la siguiente figura.

Figura 7. Divisin del paquete de compras: Tanques

Al asegurar la integracin del WBS con los Paquetes de Procura logramos los
siguientes beneficios.
-

Mejora la trazabilidad de los suministros, ya que se encuentran codificados

por paquete de procura en el cdigo de la MR e identificados segn sectores
del proyecto.
Cada paquete de procura contiene el desglose de los materiales o equipos
segn el sector (WBS) al que aplique, por tal motivo se generan menor
cantidad de MTOs y MRs, y se emplea menor tiempo, recursos y burocracia.
En el caso de propuestas y contratos se ordena el flujo de informacin, se
reduce la cantidad de entregables a emitirse por el rea de ingeniera y
aumenta la velocidad de costeo por parte de los presupuestadores, y ayuda a
no omitir cantidades de suministros del proyecto, dado que los paquetes de
procura se tienen plenamente identificados.
Permite vincular las tres fases del proyecto, de modo que se pueda tener en
cronograma CPM cuya ruta crtica pueda ser trazada desde la etapa de
Ingeniera hasta la construccin.

Figura 8. Cronograma integrado.

5. Momento de definicin de WBS y Paquetes de Procura

El WBS y los Paquetes de Procura se definen mediante un proceso iterativo de
anlisis del alcance del proyecto EPC, que inicia desde la selectividad hasta la
culminacin de la etapa de planeamiento de la propuesta. El momento en que se
hace la validacin formal de ambas estructuras es en la reunin de Ideas, luego de
culminada la etapa de planeamiento de la propuesta. Para tal fin se usarn los
formularios X, Y, Z anexos al presente procedimiento.
Definicin WBS y
PP

En la mayora de los proyectos EPC por los que GyM concursa, el Cliente define
el WBS del proyecto, pero slo hasta el nivel 2, y los Paquetes de Procura de los
principales equipamientos. En estos casos el equipo EPC de la propuesta tiene la

responsabilidad de revisar, emitir las observaciones pertinentes al cliente y

validar el WBS hasta el nivel 2. Adicionalmente, el equipo deber disgregar el
WBS hasta el nivel 3 y definir los paquetes de procura faltantes de modo que le
permitan programar y presupuestar el proyecto.
6. Matriz de responsabilidades

In
g

P
r

C
o

A
S

Lpr
op/
GP

Revisar y analizar el Alcance del Proyecto

Elaboracin de WBS

Validar el WBS del proyecto

Elaborar estructura de Paquetes de Procura
Validar los Paquetes de Procura del proyecto

Ing: Ingeniera
Pr: Procura
Co: Construccin
AS: reas de soporte
LProp: lder de la propuesta
GP: Gerente de proyecto
7. Formularios aplicables
-

Formulario X de WBS (en MS Excel)

Formulario Y de Paquetes de Procura (en MS Excel)
Formulario Z de matriz de aplicabilidad de Paquetes de Procura por WBS
(en MS Excel)