UNIDAD 2.

- ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

DE T.I.
Tema 1 Planeacin de las Comunicaciones del Proyecto de TI
Introduccin
Somos primordialmente seres sociales, en el sentido de que pasamos la mayor parte de
nuestras vidas con otras personas. Por consiguiente, es importante aprender a entenderse
con los otros y a funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades de
comunicacin nos ayudan a mejorar las relaciones interpersonales.
La comunicacin es el acto por el cual un individuo establece con otro un contacto que le
permite transmitir una informacin. En la comunicacin intervienen diversos elementos que
pueden facilitar o dificultar el proceso.

Emisor: La persona (o personas) que emite un mensaje.

Receptor: La persona (o personas) que recibe el mensaje.
Mensaje: Contenido de la informacin que se enva.
Canal: Medio por el que se enva el mensaje.
Cdigo: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje.
Contexto: Situacin en la que se produce la comunicacin.
La comunicacin eficaz entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en
el sentido que pretende el emisor.
TIPOS DE COMUNICACIN
Las formas de comunicacin humana pueden agruparse en dos grandes categoras: la
comunicacin verbal y la comunicacin no verbal:
La comunicacin verbal se refiere a las palabras que utilizamos y a las inflexiones de
nuestra voz (tono de voz).
La comunicacin no verbal hace referencia a un gran nmero de canales, entre los que se
podran citar como los ms importantes el contacto visual, los gestos faciales, los
movimientos de brazos y manos o la postura y la distancia corporal.
Comunicacin verbal
Palabras (lo que decimos)
Tono de nuestra voz
Comunicacin no verbal
Contacto visual
Gestos faciales (expresin de la cara)
Movimientos de brazos y manos
Postura y distancia corporal
Pese a la importancia que le solemos atribuir a la comunicacin verbal, entre un 65 % y un 80 %
del total de nuestra comunicacin con los dems la realizamos a travs de canales no verbales.
Para comunicarse eficazmente, los mensajes verbales y no verbales deben coincidir entre s.
Muchas dificultades en la comunicacin se producen cuando nuestras palabras se contradicen con
nuestra conducta no verbal. Ejemplo:

Un hijo le entrega un regalo a su padre por su cumpleaos y ste, con una expresin de
decepcin, dice: Gracias, es justo lo que quera.
Un chico encuentra a su mejor amigo por la calle y, cuando le saluda, el otro le devuelve el
saludo con un fro y seco hola y desva la mirada.

Tema 1.1.- Mtodos de comunicacin entre los actores del proyecto

Sesiones de resolucin de problemas:
Haga una reunin con los miembros de la equipo. En la reunin, pida a los miembros que
sugieran soluciones a problemas. Esta no es una sesin firmemente estructurada como una de
LLUVIA DE IDEAS. Deje que los miembros sugieran varias posibilidades de solucin.
Procure que sean prcticas, evite los deseos imposibles. Si un miembro sugiere una solucin
que exija que otra persona haga o proporcione algo, seale que ni usted ni ellos tienen ningn
control sobre los dems. Las soluciones tienen que ser cosas que ellos puedan hacer, no
otros. Anime a los ms callados a hacer tambin sus sugerencias.
Juegos de rol: Los juegos de rol es un mtodo de comunicacin que permite a los
participantes asumir el papel de diferentes ejecutantes en situaciones comunes de los
procesos de potenciacin.
A los participantes se les asignan diferentes papeles en situaciones specficas. Puede
escribirles un guin, pero es ms efectivo si los participantes improvisan (componen el dilogo
conforme va surgiendo) o se toman algo de tiempo para pensar en lo que van a decir.
Medios audiovisuales: Hay varios tipos de mquinas elctricas y electrnicas que pueden
resultar tiles para mejorar la comunicacin. Entre las ms antiguas, las series de
diapositivas y las fotografas para proyectores, que suelen ser ms tiles para reuniones de
grupo en sitios cerrados, y menos para grandes reuniones en el exterior.
Las tecnologas ms actuales incluyen pelculas de vdeo, y (en raros casos) discos compactos
DVD. Adems, estas tecnologas son ms efectivas con grupos pequeos en sitios cerrados.
Para grupos mayores, las pelculas pueden ser ms efectivas. No obstante, las pelculas y los
proyectores no se consiguen fcilmente, y no son baratos. Los aparatos diseados para
proyectar pequeas imgenes en pantallas, como los vdeos o las computadoras, son an ms
caros y probablemente se salen del presupuesto de las agencias ms humildes.

Fotografa y vdeo: Pueden usarse fotos para ilustrar los principios, y tambin dibujos,
croquis y recortes. Por ejemplo, puede elaborar un libro de fotos de los participantes
representando un guin que desarrollen como parte de una sesin de juegos de rol. Se les
puede mostrar y utilizarlo para estimular los debates en el mismo taller. En el caso de la
fotografa digital, ni siquiera necesita revelar la pelcula, puede descargar directamente las
fotos de la cmara al ordenador e imprimirlas inmediatamente.

Con una cmara de vdeo, puede grabar una sesin de juego de rol (por ejemplo, un activista
hablando a los otros participantes como si estos fueran miembros de la comunidad), y luego
pedir su apreciacin personal sobre las tcnicas de comunicacin para su autocrtica y
correccin. Las pelculas que se usan pueden borrarse para evitar que las vean personas
ajenas.

Transparencias: Si puede conseguir un proyector de transparencias, puede hacer

fcilmente a mano guiones improvisados y notas para un taller, dependiendo de la
contribucin de los participantes. Si dispone de un ordenador, una impresora y
transparencias en blanco, puede incluso preparar material durante los talleres.

El material elaborado por los participantes durante las sesiones de grupo puede copiarse en
las transparencias y mostrarse con el proyector. Puede mecanografiar e imprimir estas notas, o
dibujar los esquemas (como los dibujos en blanco y negro que se utilizan en este sitio) que

tenga almacenados en su computadora, imprimirlos en las transparencias, y mostrarlos a sus

participantes.
Cualquier ilustracin (fotos, dibujos, diagramas, vietas y esquemas) pueden fotocopiarse en
unas transparencias para ser utilizados durante su presentacin.

Combinar medios: Piense en combinar (1) presentaciones audiovisuales, (2)

presentaciones verbales y (3) contribuciones participativas. Esto mejorar
considerablemente su mensaje, y contribuir a una mayor retencin por parte de los
participantes.

Cambie de las presentaciones audiovisuales a las charlas, despus haga algunas preguntas
que tengan que responder los participantes. Lo ms fcil es hacer presentaciones totalmente
audiovisuales. Pero esto es para instructores perezosos.
Los cambios entre diferentes medios de comunicacin mantendrn a los participantes ms
atentos y concentrados en el tema que quiere explicar. No es necesario usar ms de un tipo de
presentacin audiovisual (pero puede hacerlo si lo desea), pero puede combinar algn medio,
explicaciones por su parte y contribuciones de los participantes.
No slo est permitido utilizar ms de un medio en una presentacin, sino que lo recomiendo
encarecidamente.

Tema 1.2. Algunos aspectos que mejoran la comunicacin

Al criticar a otra persona, hablar de lo que hace, no de lo que es. Las etiquetas no
ayudan a que la persona cambie, sino que refuerzan sus defensas. Hablar de lo que es
una persona sera: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. Eres un desastre"; mientras
que hablar de lo que hace sera: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. ltimamente te
olvidas mucho de las cosas".
Discutir los temas de uno en uno, no "aprovechar" que se est discutiendo, por ejemplo
sobre la impuntualidad de la pareja, para reprocharle de paso que es un despistado, un
olvidadizo y que no es carioso.
No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas, ya que produciran un
estallido que conducira a una hostilidad destructiva.
No hablar del pasado. Rememorar antiguas ventajas, o sacar a relucir los trapos sucios
del pasado, no slo no aporta nada provechoso, sino que despierta malos sentimientos. El
pasado slo debe sacarse a colacin constructivamente, para utilizarlo de modelo cuando
ha sido bueno e intentamos volver a poner en marcha conductas positivas quiz algo
olvidadas. Pero es evidente que el pasado no puede cambiarse; por tanto hay que dirigir
las energas al presente y al futuro.
Ser especfico. Ser especfico, concreto, preciso, es una de las normas principales de la
comunicacin. Tras una comunicacin especfica, hay cambios; es una forma concreta de
avanzar. Cuando se es inespecfico, rara vez se moviliza nada. Si por ejemplo, nos
sentimos solos/as y deseamos ms tiempo para estar con nuestra pareja, no le diga
nicamente algo as: No me haces caso, Me siento solo/a, Siempre ests ocupado/a.
Aunque tal formulacin exprese un sentimiento, si no hacemos una propuesta especfica,
probablemente las cosas no cambiarn. Sera apropiado aadir algo ms. Por ejemplo:
Qu te parece si ambos nos comprometemos a dejar todo lo que tenemos entre manos a
las 9 de la noche, y as podremos cenar juntos y charlar?.
Evitar las generalizaciones. Los trminos "siempre" y "nunca" raras veces son ciertos y
tienden a formar etiquetas. Es diferente decir: "ltimamente te veo algo ausente" que
"siempre ests en las nubes". Para ser justos y honestos, para llegar a acuerdos, para
producir cambios, resultan ms efectivas expresiones del tipo: La mayora de veces, En
ocasiones, Algunas veces, Frecuentemente. Son formas de expresin que permiten al
otro sentirse correctamente valorado.
Ser breve. Repetir varias veces lo mismo con distintas palabras, o alargar excesivamente
el planteamiento, no es agradable para quin escucha. Produce la sensacin de ser

tratado como alguien de pocas luces o como un nio. En todo caso, corre el peligro de que
le rehyan por pesado cuando empiece a hablar. Hay que recordar que: Lo bueno, si
breve, dos veces bueno.
Cuidar la comunicacin no verbal. Para ello, tendremos en cuenta lo siguiente:
o La comunicacin no verbal debe de ir acorde con la verbal . Decir " ya sabes que
te quiero" con cara de fastidio dejar a la otra persona peor que si no se hubiera
dicho nada.
o Contacto visual. Es el porcentaje de tiempo que se est mirando a los ojos de la
otra persona. El contacto visual debe ser frecuente, pero no exagerado.
o Afecto. Es el tono emocional adecuado para la situacin en la que se est
interactuando. Se basa en ndices como el tono de voz, la expresin facial y el
volumen de voz (ni muy alto ni muy bajo).
Elegir el lugar y el momento adecuados. En ocasiones, un buen estilo comunicativo, un
modelo coherente o un contenido adecuado pueden irse al traste si no hemos elegido el
momento adecuado para transmitirlo o entablar una relacin. Es importante cuidar algunos
aspectos que se refieren al momento en el que se quiere establecer la comunicacin:
o El ambiente: el lugar, el ruido que exista, el nivel de intimidad...
o Si vamos a criticar o pedir explicaciones debemos esperar a estar a solas con
nuestro interlocutor.
o Si vamos a elogiarlo, ser bueno que est con su grupo u otras personas
significativas.
o Si ha comenzado una discusin y vemos que se nos escapa de las manos o que
no es el momento apropiado utilizaremos frases como: si no te importa podemos
seguir discutiendo esto en... ms tarde.

UNIDAD II ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO DE TI II

TEMA 2.- DISTRIBUCION DE LA INFORMACIN
La Distribucin de la Informacin implica poner la informacin necesaria a disposicin de los
interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribucin de la informacin incluye
implementar el plan de gestin de las comunicaciones, as como responder a las solicitudes
inesperadas de informacin.
Podemos encontrar en internet una plantilla de Plan de Gestin de Comunicaciones del Proyecto,
que permite registrar: Las Restricciones y Premisas de Comunicacin, los requisitos de
comunicacin de los interesados (stakeholders), Las comunicaciones a emitir en el proyecto, su
objetivo, frecuencia, forma de distribucin, audiencia, contenido y responsables de su emisin, los
recursos asignados a las comunicaciones, proceso de escalamiento, Glosario de trminos, entre
otros.

Distribucin de la Informacin: Entradas

1. Plan de Gestin de las Comunicaciones.
El Plan de Gestin de Comunicaciones del Proyecto, es un componente del Plan de Direccin del
Proyecto (Project Management Plan) y describe la forma en que se planificarn, estructurarn,
monitorearn y controlarn las comunicaciones del proyecto. As lo establece la Gua de
Fundamentos para la Direccin de Proyectos en su quinta edicin (PMBOK 5), estndar de
Gerencia de Proyectos establecido por el Project Management Institute (PMI).

Distribucin de la Informacin: Herramientas y Tcnicas

1. Habilidades de Comunicacin.

Habilidades de Comunicacin.- Las habilidades de comunicacin son parte de las habilidades de

direccin general y se usan para intercambiar informacin. Las habilidades de direccin general
relacionadas con las comunicaciones incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban la
informacin que corresponda en el momento adecuado, segn se define en el plan de gestin de
las comunicaciones.
Como parte del proceso de comunicacin, el emisor es responsable de hacer que la informacin
sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha
entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la informacin sea
recibida en su totalidad y entendida correctamente. La comunicacin tiene muchas dimensiones:
La siguiente imagen muestra el canal de comunicacin

2. Sistemas de Recopilacin y Recuperacin de Informacin.

La informacin puede recopilarse y recuperarse a travs de una gran variedad de medios, entre los
que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrnicas, el software de
gestin de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentacin tcnica como planos
de
ingeniera,
especificaciones
de
diseo
y
planes
de
prueba.
3. Mtodos de Distribucin de la Informacin.
La Distribucin de la Informacin consiste en recopilar, compartir y distribuir informacin a los
interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La
informacin del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de mtodos, entre los que
se incluyen:
a) Reuniones del proyecto.
b) Herramientas de comunicacin y conferencias electrnicas.
c) Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos
4. Proceso de Lecciones Aprendidas
Una sesin de lecciones aprendidas se centra en identificar los xitos y los fracasos del proyecto, e
incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de
vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones
aprendidas respecto a los aspectos tcnicos, de direccin y de procesos del proyecto.
Las lecciones aprendidas proporcionan a los equipos de proyectos futuros la informacin que
puede mejorar la efectividad y la eficiencia de la direccin de proyectos. Adems, las sesiones de
lecciones aprendidas al final de cada fase constituyen un buen ejercicio de formacin de equipos.
Algunos resultados especficos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen:
Actualizacin de la base de conocimientos de lecciones aprendidas

 Entrada al sistema de gestin del conocimiento

Actualizacin de polticas, procedimientos y procesos corporativos
Mejora de las habilidades de negocio
Mejoras generales de productos y servicios
Actualizaciones del plan de gestin de riesgos.

Distribucin de la Informacin: Salidas

1. Activos de los Procesos de la Organizacin

Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye las causas de

las polmicas, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas sobre Distribucin de la Informacin.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia,
memorandos y documentos que lo describen. Esta informacin debera, en la medida en
que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada.

Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado
del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polmicas, los informes
de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.

Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra informacin por medios
formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto.

Retroalimentacin de los interesados. La informacin que se recibe de los interesados

en relacin con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o
mejorar el rendimiento futuro del proyecto.

Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar informacin a los interesados

acerca de las polmicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del
proyecto.

2. Cambios Solicitados
Los cambios en el proceso Distribucin de la Informacin deberan provocar cambios en el plan de
gestin del proyecto y en el plan de gestin de las comunicaciones. Los cambios solicitados
(adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestin del proyecto y sus planes subsidiarios
se revisan, y la disposicin se gestiona a travs del proceso Control Integrado de Cambios.