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CONTABILIDAD COMPUTARIZADA II

1. VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Entre las ventajas estn: mayor organizacin, rapidez
y sencillez, a la hora de hacer nuestra contabilidad,
ofreciendo as una ventaja ms, y la desventaja esta
sobre los sistemas manuales de contabilidad que se
caracterizan por su lentitud en el procesamiento de la
informacin.
2. QUE ES DACEASY
El sistema de Contabilidad Computarizado DacEasy
Accounting System es un software que combina
informacin financiera para un eficaz control de los
negocios y una oportuna y acertada toma de
decisiones.
3. HACER MENCIN DE LA OPCIN DE MEN
DACEASY Y DEFINIR CADA UNA.
MENU ARCHIVO. Este men se utiliza para realizar
backup o ejecutar otras operaciones. Los copando son
abrir, configuracin fcil, copiar, respaldar/restaurar,
importar exportar consolidar exportar facturacin,
Utilidades salir.
MENU EDICION. Se utiliza para configurar o modificar
registro
individuales dentro de un mdulo. Los comando don lo
siguientes:
cuentas, clientes, proveedores, productos servicios
articulo maestro activo fijos, cdigo de compras,
cdigo de facturacin, vendedor, numero de series
tablas, valor por omisin.
TRANSACCION. Esta es cuando se quiera entrar
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transacciones relativas a cualquiera de la siguientes:


Libro Mayor, cuenta por cobrar, cuenta por pagar,
efectivo, impresin de efectivo, compras impresin de
efectivo, compras, impresin de compras, facturacin
impresin de facturacin, ensamble, inventario fsico,
ajuste de inventarios, recurrente entrada, recurrente
generacin.
DIARIOS. Se utiliza para imprimir. Los comandos son:
Libro mayor,
cuenta por cobrar, cuenta por pagar, banco compras,
facturacin,
ensamble, inventarios fsicos
ASENTAR. Acece a este para postear las transacciones.
Los comandos son: Libro mayor, cuenta por cobrar,
cuenta por pagar, banco compras, facturacin,
ensamble, inventarios fsicos.
REPORTES. Este es utilizado para correr los reportes.
Los comandos son Libro mayor, cuenta por cobrar,
cuenta por pagar, inventario ensamble anlisis de
Fact.
DACACCESS. Este se utiliza para crear reporte. Los
comandos son
Reportador financiero, consultas, generador de
reportes.
PERIODOS. Es utilizado para ejecutar operaciones
necesitadas
peridicamente. Los comando son: libro mayor, por
cobrar, por pagar, inventario purgar, cambio global.
MODULOS. Para acceder a otro mdulo de daceasy
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que este interfaceados con daceasy contabilidad. Los


comando son: payroll, orden entry, point of sale, job
costing.
4. QUE SON TECLAS DE FUNCIONES EN DACEASY
Son Utilizada Para Rpidamente Accesar A La
Actividades Especficas.
5. DIGA CUALES SON LAS TECLAS DE FUNCIONES
EN DACEASY Y DEFINIR SU FUNCIN
FI presiones esta en cualquier campo para desplegar
una pantalla de ayuda describiendo el campo en
detalle.
SHIFT+FI esta combinacin desplegara el ndice de
ayuda.
F2 se utiliza para visualizar la lista de otras teclas de
funcin activadas.
SHIFT+F2 para desplegar en la pantalla la calculadora.
F4 Para desplegar y cambiar la fecha del sistema.
F5 Para desplegar el campo de la bsqueda.
F6 es la tecla universal para borrar en daceasy.
SHIFT+F6 esta combinacin de teclas para borrar
lneas individuales en la transaccin.
F7 es utilizada para imprimir reportes cuando este en
pantalla.
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F8 utilice para adherir datos desde los campos a lo


largo de daceasy.
F9 para dar un backup a los datos ante del posteo.
SHIFT+F9 este se usa para desviar el orden de la lista
en la bsqueda.
F10 es la tecla universal para gravar en daceasy.
SHIFT+F10 para desplegar por pantalla la versin del
daeasy.
6. HACER MENCIN DE LAS OPCIONES DE LA
CAJA DE DIALOGO ABRIR COMPAA, DEFINIR
CADA UNO
Opciones en la caja de dilogo Abrir Compaa
Nombre
El nombre de la compaa que Introdujo es creada y
se despliega. Ese nombre puede ser diferente que el
introducido en la caja de dilogo de Informacin
Compaa.
Directorio
La ruta entrada cuando la compaa fue creada se
desplegar en ese campo. Esa es la ubicacin fsica
donde se encuentran los datos en el disco duro.
Fecha
La fecha de la compaa fue agregada en DacEasy.
Por omisin
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DacEasy abre automticamente la compaa


predeterminada cuando el sistema inicia. La compaa
predeterminada es la primera que se encuentra
listada y se despliega con una Y en esa columna.

7. MENCIONES LAS OPCIONES EN LA CAJA DE


DILOGO AGREGAR COMPAA Y DEFINA CADA
UNA DE ELLA.
Opciones en la caja de dilogo Agregar Compaa
Identificacin
Introduzca una descripcin breve de su compaa en
el campo de identificacin del sistema. El identificador
de nombre es solamente usado para identificar la
compaa en la caja de dilogo Abrir Compaia .
Directorio
Introduzca la ruta donde quiera que residan sus datos
en el disco duro o presione Buscar y seleccionar la
carpeta de los datos. Cada compaa en DacEasy
debe tener una ruta nica.
Use la Configuracin Fcil de DacEasy
La configuracin fcil de DacEasy le da una lista de
pasos que puede correr en minutos. Este proceso
automtico le asiste en la entrada de montos mnimos
de informacin requerida antes de entrar las
actividades diarias.
Si selecciona esta opcin, la opcin Configurar lista de
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cheques se desplegar para guiarle desde el proceso


de configuracin.
Catlogo Tipos de cuentas
Seleccione el catlogo de cuentas que ms se adapte
a las necesidades de su compaa. DacEasy le provee
10 catlogos de cuentas ejemplos. Si lo prefiere,
puede seleccionar la opcin que le permita crear su
propio catlogo de cuentas con la estructura de sus
propias cuentas.
Cada ejemplo del catlogo puede modificarse de
acuerdo a las necesidades de especficas de cada
compaa. Desde que resulta imposible adaptar un
catlogo de cuentas a toda situacin de negocio,
DacEasy le da la posibilidad de modificar el catlogo
de cuentas ejemplos de acuerdo a las necesidades de
su negocio. Generalmente es ms fcil modificar uno
existente y adaptarlo a las necesidades, que crear uno
desde el inicio.
Todos los catlogos de cuentas ejemplos contienen
generalmente cuentas similares, con modificaciones
en las cuentas por cobrar, ingresos y costos. Esas
reas son especificas del tipo de compaa que fue
seleccionada.
Tipo de Capital
Seleccione el tipo de capital apropiado para su
negocio. DacEasy usa este campo para determinar
cuales cuentas de capital para incluir en su catlogo
de cuentas ejemplo.
Unico DueoSeleccione este tipo si una persona es
propietaria de su negocio. Es frecuente que el
propietario invierta y retire, as como el monto del
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ingreso neto (o perdidas), son unidos dentro de una


sola cuenta de cada fin de periodo.
Sociedad Annima por AccionesSeleccione ese tipo
si su negocio es de mas de dos o ms personas. La
seccin de capital del catlogo de cuentas de una
compaa por acciones incluye inversiones y retiros de
las cuentas por cada socio.
CorporacinSeleccione este tipo si inversionistas
han comprado acciones en almacn. Una corporacin
es una forma de negocio que separa la entidad legal
de los dueos del negocio.

8. QUE ES DEPARTAMENTALIZACIN
Departamentalizacin es el proceso por el cual usted
separa cuentas de ingresos y gastos en grupos
significativos para producir un mayor detallade en la
Entrada al Diario. Por ejemplo, un menorista quizs
quiera registrar ingresos para varios productos. Con
este se puede crear ms cuentas detalladas en el
Estado de Ingreso,
9. DIGA QUE NOS PERMITE EL MTODO DE
DEPARTAMENTALIZACINEN DACEASY.
Eso permitir saber cul segmento dentro de los
ingresos es ms rentable para su negocio. Seleccione
una de las siguientes:
NadaTodas las entradas son agrupadas en una sola
cuenta para cada una de las cuentas de: Ventas,
Devolucin en Ventas y Costos.
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Cliente Las Ventas, Devolucin en Ventas y Costos


son clasificadas dentro de mltiples cuentas de detalle
basadas en los diferentes tipos de clientes. Cada
cliente es asignado un departamento especifico que
agrupa todos los clientes del mismo tipo. Eso permite
que determine cual grupo de clientes es ms rentable.
Por ejemplo, clasificar los clientes 01 como clientes al
detalle y el departamento 02 como clientes de ventas
al por mayor, esto permite comparar cual tipo de
cliente es ms rentable el de ventas al detalle contra
ventas al por mayor.
Otro uso de la departamentalizacin por cliente es
seguir las ventas de las diferentes reas como las de
ciudades y estados.
InventarioVentas, Devolucin en Ventas y Costos son
clasificados dentro de mltiples cuentas de detalle
basada sobre los diferentes tipos de productos y
servicios. A cada producto y servicio es asignado un
departamento especifico que agrupa juntos con otros
productos y servicios de tipo similar. Eso permite
determinar cual grupo de productos o servicios es ms
rentable.
Por ejemplo, una bicicleta se clasifica dentro del
departamento 01 y los servicios de reparar averas en
el departamento 02. Eso indica cual de los dos puede
producir el mximo ingreso para la compaa.
Espacio requerido en disco
Despliega el monto del espacio en disco requerido
para crear los archivos de la compaa.
Espacio disponible en disco
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Despliega el monto del espacio libre en el disco.


Confirme que ese nmero es mayor que el monto del
espacio en disco requerido. Si no antes de crear la
compaa debe aumentar el monto del espacio en
disco borrando informacin del disco duro o
agregando espacio adicional al disco.
10. DIGA LOS PASO PARA:
A. Copiar Una Compaa Existente
1. Seleccione Copiar desde el men Archivo. La caja
de dilogo Copiar Archivo aparecer.
2. Haga doble-clic sobre la compaa que quiere
copiar. La caja de dilogo Copiar Compaa aparecer.
3. Entre en los campos apropiados el nombre de la
compaa y la ubicacin en el disco duro.
4. Seleccione el tipo de informacin a copiar en el
campo Archivos con saldo cero?
TodoSeleccione esa opcin y una compaa con
datos en blanco ser creada. La informacin idntica a
la compaa copiada pero sin saldos.
CuentasSeleccione esa opcin y la compaa ser
creada sin informacin de saldos. La nueva compaa
incluir el catlogo de cuentas.
NadaSeleccione esa opcin para crear una copia
exacta, incluyendo saldos, de la compaa que
seleccion.
5. Verifique que el espacio requerido es menor que el
espacio disponible en el disco.
Sugerencia: Haga clic en Ayuda desde la caja de
dilogo Identificacin del sistema para una descripcin
detallada de cada campo.
6. Haga clic en Aceptar para agregar un nueva
compaa.
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Puede agregar un nmero ilimitado de compaa en


DacEasy Contabilidad, sin embargo, si escoge no usar
el Business Center, solo una compaa puede abrirse a
la vez. DacEasy automticamente abre la compaa
por omisin cuando comience DacEasy Contabilidad
independiente del Business Center. Puede seleccionar
una compaa diferente a la por omisin.
B. Para Hacer Un Respaldo De Datos
1. Seleccione Respaldar / Restaurar datos desde el
men Archivo. La caja de dilogo Respaldo /
Restaurando Archivos aparecer.
2. Seleccione Respaldo en el campo operacin.
3. Seleccione el tipo de archivos para el respaldo:
Contabilidad o Nmina.
4. Introduzca la fuente y el destino de los datos de los
archivos.
5. Haga clic en Aceptar. Se desplegar un mensaje de
confirmacin.
6. Escoja S para hacer un respaldo. Inicie insertando
el disco como lo requiere.
C. Para Restaurar Sus Datos
1. Seleccione Respaldar / Restaurar datos desde el
men Archivo. Aparecer la caja de dilogo Respaldo /
Restaurar de Archivo aparecer.
2. Seleccione Restaurar en el campo operacin.
3. Seleccione el tipo de archivos a restaurar:
Contabilidad o Nmina.
4. Introduzca la fuente de los datos y el destino.
Sugerencia: Haga clic en Por Omisin para agregar la
ruta.
5. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmacin
aparecer.
6. Elija S para restaurar el respaldo. Puede
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Proceder a insertar los discos como requiera.


Cuando DacEasy est trabajando con un archivo, el
archivo es protegido de manera que no puede ser
abierto por otro usuario. Cuando ese proceso est
completo, el archivo es desprotegido. Si el proceso no
es concluido apropiadamente el archivo podra quedar
protegido. Para que el archivo vuelva a su antiguo
estado, debe borrar los atributos de los archivos.
D. Para Importar Datos
1. Seleccione Importar desde el men Archivo. La caja
de dilogo Importar Archivo aparecer.
2. Seleccione el tipo de archivo a importar.
3. La Disposicin del archivo por omisin aparecer.
Acepte el archivo por omisin o introduzca el nombre
de un archivo diferente.
4. Si la disposicin no existe o necesita ser editado,
Haga clic en Campos y un mensaje de confirmacin
aparecer.
Si no necesita agregar o editar la disposicin del
archivo, contine con el paso 8.
5. Seleccione S para crear la disposicin del archivo.
La caja de dilogo Formato de Archivo aparecer.
6. Seleccione un campo en la ventana de campos
disponibles y haga clic en Insertar para mover el
campo a la ventana de campos selectos.
11. DIGA LOS PASOS PARA AGREGAR O EDITAR.
A. Una Cuenta
1. Seleccione Cuentas dentro del men de Edicin. La
caja de dilogo Editar Cuentas se mostrar.
2. Si usted esta agregando una nueva cuenta, teclee
un cdigo para identificar la cuenta.
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Si usted esta editando una cuenta existente, teclee el


cdigo de cuenta o haga clic en Buscar y seleccione
un cdigo de la lista que se muestra.
3. Complete cada campo en el rea de estructura de
cuenta.
4. Complete el rea de Informacin de Transaccin.
La cuenta de consolidacin es solamente requerida si
usted utiliza la caracterstica de Consolidacin para
combinar los libros mayores de varias compaas que
tienen diferentes estructuras de catlogos de cuentas.
Si la cuenta es una cuenta de bancos, marque la
opcin Cuenta de conciliable si usted desea utilizar el
mdulo de Efectivo.
5. Si planea imprimir el Estado de Flujos de Efectivo,
asigne la cuenta al Grupo de Flujo de Efectivo
apropiado.
6. Seleccione Aceptar para guardar la informacin de
la cuenta.
Teclee cada cliente cuya informacin usted quiere
controlar. El registro del cliente se actualiza cuando
usted asienta transacciones conteniendo el cdigo del
cliente.
B. Para Agregar O Editar Un Proveedor
1. Seleccione Proveedores dentro del men de Editar.
Se muestra la caja de dilogo Editar Proveedor.
2. Si usted est agregando un nuevo proveedor,
teclee un cdigo para identificar el proveedor. Si usted
est editando un proveedor existente, teclee el cdigo
o en Buscar y seleccione el proveedor de la lista que
se muestra.
3. Digite el nombre del proveedor en el rea de
encabezado y completo todos los campos aplicable en
la carpeta de Direccin.
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4. Clic en la carpeta Cuenta y complete todos los


campos aplicables.
El campo Cuenta campos aplicables.
5. Haga clic en Aceptar para guardar el archivo de
servicio.
D. Para Editar Etiquetas De Campos Personalizados
1. Seleccione Valores por Omisin desde el men
Editar, y luego seleccione Etiquetas de Campos
Personalizados. La ficha Personalizado en la caja de
dilogo Editar Etiquetas Campos Personalizados
aparece.
2. Teclee el nombre de cada campo que desee
controlar para sus clientes. Puede personalizar los
siguientes tipos de campos :
TextoPuede incluir letras, nmeros o smbolos en
campos de textos.
CantidadPuede incluir solo nmeros. Adems puede
introducir nmeros en los campos de texto, puede
configurar estos campos como campos de cantidad si
necesita realizar clculos o editar el formato de estos
campos en DacAccess.
FechaLos campos de fecha aparecen en el formato
MM/DD/YYYY. Puede modificar el formato cuando
imprima el reporte con DacAccess.
3. Repita los pasos anteriores para cada ficha
(Proveedores, Productos y Servicios) como necesite.
4. Haga clic en Aceptar para guardar estas etiquetas.
Las etiquetas de nuevos campos aparecen en la ficha
Personalizado cuando edite registros de cliente,
proveedor, producto y servicios.
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E. Pasos Para Agregar Ncf


1. Men Edicin/Tablas/Numero de Comprobantes, se
despliega el cuadro de dialogo de la pantalla de NCF
2. Entrar primeros 11 dgitos del NCF asignado por
DGII
3. Entrar la descripcin
4. Entrar el nmero inicial de la secuencia
5. Entrar el nmero final de la secuencia

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