INTRODUCCIN A LA PLANEACIN.

La planeacin comprende la seleccin de misiones y objetivos, y las acciones

necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir
lneas de accin. Los planes proporcionan un enfoque racional para la
consecucin de los objetivos preseleccionados. Planear exige innovacin
administrativa. La planeacin cubre la brecha que va desde donde estamos hoy
hasta donde queremos llegar. La planeacin y el control son inseparables, no
puede existir la una sin el otro y viceversa, cualquier intento por ejercer un
control sin planes, est condenado al fracaso, ya que si la gente no sabe a
dnde se dirige, no ser posible ejercer un control sobre la pertinencia de su
actuacin; los planes proporcionan las normas del control.

DEDICATORIA

Queremos dedicarle este trabajo

A dios que nos ha dado la vida y fortaleza
para terminar este trabajo de investigacin, y
a nuestros padres por estar ah cuando ms los necesitamos

NDICE
1. PLANEACION
1.1.

NATURALEZA

1.1.1 ASPECTOS PRINCIPALES DE LA NATURALEZA DE LA

PLANEACIN
2. TIPOS DE PLANES
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.

PROPSITOS O MISIONES
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
POLTICAS
PROCEDIMIENTOS
REGLAS
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS

3. PROCESO DE LA PLANEACION
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.

CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
CONSIDERACIN O DESARROLLO DE PREMISAS
DETERMINACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN
EVALUACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN
SELECCIN DE UN CURSO DE ACCIN
FORMACIN DE PLANES DERIVADOS.
EXPRESIN NUMRICA DE LOS PLANES A TRAVS DEL
PRESUPUESTO

1.PLAN
EACI
N

La planificacin desde el punto de vista de diferentes pioneros de la

administracin:

George Terry

"La planificacin es seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al

futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales."

Idalberto, Chiavenato

"La planificacin es una tcnica para minimizar la incertidumbre y dar ms

consistencia al desempeo de la empresa."

David, Ewing

"La planificacin es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que
de otro modo no sucederan"
La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base para
las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cules son los
objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto,
es un modelo terico para actuar en el futuro. La planificacin comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la
mejor manera posible. La planificacin determina donde se pretende llegar, que
debe hacerse, como, cuando y en qu orden debe hacerse.

1.1 NATURALEZA

No muchas personas entienden el real significado de lo que es la naturaleza de

alguna ciencia, mucho menos de un factor y que decir de un proceso
administrativo como es la planeacin, por ello antes de comenzar a explicar
cul es la naturaleza de la planeacin, invitamos al lector de este trabajo a
recordar cual es el significado de naturaleza. Naturaleza hace referencia a la
esencia y propiedad caracterstica de cada cosa, es aquello por lo que cada ser
es como es y no es otra cosa.
Al disear un ambiente para el desempeo eficaz de las personas que trabajan
en grupos, la tarea ms importante de un administrador es asegurarse de que
todos comprendan los propsitos y objetivos de los grupos y su mtodo para
lograrlos. Para que el esfuerzo del grupo sea eficaz, las personas deben saber
lo que se espera de ellas. Esta es la funcin de la planeacin, es la ms bsica
de todas las funciones administrativas. La planeacin incluye seleccionar
misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; requiere tomar
decisiones: es decir, seleccionar entre diversos cursos de accin futuros. As la
planeacin provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.
1.1.1 ASPECTOS PRINCIPALES DE LA NATURALEZA DE LA PLANEACIN:
La contribucin de la planeacin a los propsitos y los objetivos de la
empresa: Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del
propsito y los objetivos de la empresa. Este concepto se deduce de la
naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del propsito del
grupo a travs de la cooperacin deliberada.
La supremaca de la administracin: La planeacin es nica en el sentido que
implica establecer los objetivos necesarios hacia los cuales confluir el
esfuerzo de grupo. Adems, un administrador debe planear para saber que tipo
de relaciones organizacionales y aptitudes personales se necesitan junto con
los cursos de accin que deben seguirlos subordinados y las clases de
controles a aplicar. Por supuesto, se deben planear todas las dems funciones
administrativas si se quiere que tengan xito.
Generalizacin de la planeacin: Si se reconoce la generalizacin de la
planeacin es ms fcil comprender por qu algunas personas distinguen entre
la elaboracin de polticas (El establecimiento de normas para la toma de
decisiones) y la administracin, o entre el Administrador y el Administrador o
Supervisor. Debido a su autoridad o posicin en la organizacin, un
administrador puede realizar ms planeacin o una planeacin ms importante
que otros, o la planeacin de uno puede ser ms bsica que la de otro y
aplicable a una porcin ms grande de la empresa.

La eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se relaciona con el grado

hasta el que logre el propsito y los objetivos que se persiguen. Por otra parte,

la eficiencia de un plan se mide por su contribucin al propsito o a los

objetivos, menos los costos y otros factores necesarios para formularlo y
operarlo. Un plan puede facilitar la consecucin de los objetivos, pero a un
costo innecesariamente alto. Los planes son eficientes si logran su propsito a
un costo razonable, cuando este se mide no solo en trminos de tiempo, dinero
o produccin, sino tambin por el grado de satisfaccin grulla o individual.
2. TIPOS DE PLANES
2.1Propsitos o Misiones - La misin o el propsito identifica la funcin o tarea
bsica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de
operacin organizada tiene propsitos o misiones. En cada sistema social las
empresas tienen una funcin o tarea bsica que les asigna la sociedad.
Ejemplo:

La Luminarias Impala S.A tiene la misin de solventar las necesidades

que nuestros clientes tienen en iluminacin; atendemos tanto a
particulares como a empresas, que requieran de una iluminacin limpia,
barata y ecolgica.

2.2 Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la
actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se
encamina la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control.
Los objetivos de la empresa son el plan bsico de la misma, un departamento
puede tener tambin sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas
contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de
metas pueden ser diferentes por completo.
Ejemplo:

La Luminarias Impala S.A tiene el objetivo de adelantarse en la

tecnologa y acercarla al pblico en general, as como crecer como
empresa llegando a tener el liderazgo en la rama y contar con la
confianza de todas las personas que requieran de nuestros servicios.

2.3 Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de accin y un

despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen
como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organizacin,
sobre los cambios en stos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y
sobre las polticas que han de regular la adquisicin, el uso y la disposicin de
estos recursos.
Ejemplo:

La empresa Rosita aplica las siguientes estrategias:

-

Consideran adecuadamente la capacidad y los recursos (humanos,

financieros, fsicos y tecnolgicos) con que cuenta la empresa.

Guan al logro de los objetivos con la menor cantidad de recursos y

en el menor tiempo posible.

Explicar con claridad el tipo de actividad que cada uno de los

trabajadores debe desempear.
Utilizar nuevas tcnicas de motivacin con el fin de aumentar la
productividad del personal.

2.4 Polticas - Son tambin planes en el sentido de que son enunciados

generales o maneras de entender que guan o canalizan el pensamiento o la
accin en la toma de decisiones, stas delimitan el rea dentro de la cual una
decisin ha de ser tomada y aseguran que est de acuerdo y contribuya a los
objetivos. Son declaraciones o interpretaciones generales que guan o
encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.
Las polticas definen un rea dentro de la cual se va a tomar una decisin y
aseguran que sta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del
mismo. Las polticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en
problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situacin cada vez
que se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes
delegar autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados.
Ejemplo:

La empresa Caraz tiene la siguiente la poltica:

- INTEGRIDAD PERSONAL como expresin de disciplina, orden,
respeto, honestidad y entusiasmo
- CREATIVIDAD E INNOVACIN como parte de nuestro reto diario
para el mejoramiento continuo.
- PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los
recursos materiales.
-CONCIENCIA en la prctica de un trabajo libre de errores y en el
compromiso leal con la institucin y con las realizaciones de calidad
- IDENTIFICACIN como sentido de relacin y pertenencia con la
empresa.
- RESPONSABILIDAD,

trabajar

con

excelencia

los

asuntos

encomendados, velando por la efectividad personal y de equipo en el

logro final de resultados.
- COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA, Comunicarnos

de

manera sincera, sencilla, precisa, oportuna y personalizada

- CABALIDAD Hacemos todo con exactitud y terminamos con
precisin aquello a lo que nos comprometemos, cuidando los
detalles.
2.5 Procedimientos - Son planes que establecen un mtodo requerido de
manejar las actividades futuras. Son guas para la accin ms que para el
pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas

actividades. Son sucesiones cronolgicas de acciones requeridas. Los

procedimientos cruzan las lneas de los departamentos.
Ejemplo:

En una compaa industrial el procedimiento para manejar los pedidos

con seguridad incluir al departamento de ventas, el de finanzas, al
departamento de contabilidad, al departamento de produccin y el
departamento de transportacin.

2.6 Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que
no se deben llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el tipo de plan
ms sencillo.
Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin
especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podra considerar como
una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La
esencia de una regla es que refleja una decisin administrativa de que se tiene
que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta accin.
Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y polticas. El propsito de
las polticas es guiar la toma decisiones al sealar reas en las que los
gerentes pueden usar su discrecin. Las reglas, aunque tambin son guas, no
permiten flexibilidad en su aplicacin.
Ejemplo:

A continuacin la empresa Luna nos brindar sus reglas que conforma

su empresa :
- Llegar temprano.
- No discutir entre compaeros de trabajo.
- No abandonar su centro de labores excepto sea con el permiso del
-

supervisor.
Brindar un servicio adaptable al pblico.

2.7 Programas - Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos. reglas,

asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin; por lo general
estn respaldados por presupuestos.

Ejemplo:

La planificacin es la primera funcin administrativa porque sirve de

base para las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado
cules son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para
alcanzarlos; por tanto, es un modelo terico para actuar en el futuro. La

planificacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes

necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificacin
determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y
en qu orden debe hacerse.
2.8 Presupuestos - Es una declaracin de los resultados esperados,
expresados en trminos numricos. Se puede considerar como un programa
llevado a nmeros. El presupuesto se puede expresar en trminos financieros o
en trminos de horas de trabajo, unidades de producto, horas-mquina, o
cualquier otro trmino medible numricamente. El presupuesto es necesario
para el control pero no puede servir como estndar de control sensible a menos
que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en prctica un
programa pero puede ser en s mismo un programa.
La preparacin de un presupuesto depende de la planeacin, el presupuesto es
el instrumento de planeacin fundamental de muchas compaas y las obliga a
realizar por anticipado una recopilacin numrica del flujo de efectivo, gastos e
ingresos, desembolsos de capital, utilizacin del trabajo o de horas mquina
esperado. Una de las principales ventajas de la elaboracin de presupuestos
es que obliga a los directivos a planear
Ejemplo:

Presupuesto de produccin La empresa Alicorp proyecta sus ventas

de Aceite Premium en unidades para el primer trimestre 2012 como
sigue: Enero Febrero Marzo 6000 5000 7000 Adems se desea disponer
de las siguientes unidades de inventario final: Enero 2000 Enero31 1000
Febrero 28 2000 Marzo 31 3000

3. PROCESO DE PLANEACIN
La planeacin debera ser un proceso continuo y por tanto, ningn plan es
definitivo; esta siempre sujeto a revisin. Por consiguiente, un plan no es nunca
el producto final del proceso de planear, sino un informe "provisional".
Es un registro de un conjunto complejo de decisiones que actan sobre otras y
que se puede dividir de muchas maneras distintas. Cada planificador tiene

distinto modo de subdividir las decisiones que deben tomarse. Con tal que se
tomen en cuenta todas las decisiones importantes, las diversas maneras de
dividir un plan en partes son generalmente cuestin de estilo o preferencia
personal.

El orden en que a continuacin se dan las partes de la planeacin, no

representa el orden en que se deben llevar a cabo. Recordando que las
partes de un plan y las fases de un proceso de planeacin al cual
pertenecen, deben actuar entre s.
FINES: Especificar metas y objetivos.
MEDIOS: Elegir polticas, programas, procedimientos y practicas con las
que han de alcanzarse los objetivos.
RECURSOS: Determinar tipos (humanos, tcnicos, de capital) y
cantidades de recursos que se necesitan; definir como se habrn de
adquirir generar y como habrn de asignarse a las actividades.
REALIZACIN: Disear los procedimientos para tomar decisiones, as
como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse.
CONTROL: Disear un procedimiento para prever o detectar los errores
o las fallas del plan, as como para prevenirlos o corregirlos sobre una
base de continuidad.

Los pasos de la planeacin constituyen un proceso racional para el logro de los

objetivos y su seguimiento se puede realizar en cualquier planeacin. Los
pasos pueden ser ms simples y de mayor aplicabilidad dependiendo del tipo
de plan, pero generalmente los ocho pasos son de aplicacin general.
3.1 CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES
No es estrictamente parte del proceso de planeacin, advertir una
oportunidad, es el punto inicial real de la planeacin, Se debe conocer
la posicin en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y
las debilidades, comprender porque se desea reducir la incertidumbre y
saber cules son las expectativas de ganancias. La fijacin de objetivos
realista depende de este conocimiento, la planeacin exige un
diagnstico realista de la situacin de las oportunidades.
Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las
oportunidades futuras y la capacidad de verlas con claridad y por
completo, un conocimiento de dnde estamos y de nuestras fuerzas y
debilidades y comprender los problemas que se quieran resolver, as
como saber lo que se desea lograr, buscando establecer objetivos
posibles. Como ejemplo, podemos citar a IBM, cuando esta empresa
empez a incursionar en el medio, exista mucha competencia y la
empresa no tena mucha experiencia y la amenaza provena de
poderosas compaas, los colaboradores de IBM decidieron hacer de
esta empresa una ganadora en el mercado comercial, por lo cual
trabajaron duro en la fuerza de ventas, de esta manera la satisfaccin
del cliente se tom como pilar bsico para la compaa, hecho que le
gener su posterior xito en el mercado.
3.2 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego

para cada rea de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo.
Los objetivos explican los resultados esperados, sealan los pasos a
seguir as como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias,
polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que
se cuenta. Los objetivos de la empresa determinan la direccin de los
planes principales y definen los objetivos de cada departamento que a
su vez controlan los departamentos subordinados y as sucesivamente,
reflejando la jerarqua organizacional.
3.3 CONSIDERACIN O DESARROLLO DE PREMISAS
Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de
ejecutarse, de hecho el principio bsico de las premisas de planeacin
es cuanto mayor sea el nmero de personas encargadas de la
planeacin que entiendan y estn de acuerdo en utilizar las premisas
congruentes del proceso, tanto ms coordinada ser la planeacin de la
empresa15 Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar
premisas crticas de planeacin, stas son: pronsticos, polticas
aplicables bsicas y planes existentes en la compaa. Son supuestos a
cerca del medio ambiente en el que debe ejecutarse el plan. Para el
desarrollo de estas premisas es importante tener en cuenta preguntas
como: Cul ser el mercado?, Qu volumen de ventas manejar?,
Qu precios?, Qu avances tecnolgicos debo conseguir?, Qu
costos?, Cmo financiar la expansin?, Cules son las tendencias a
largo plazo?, entre otras preguntas globales que debemos hacer. No es
rentable ni realista hacer suposiciones sobre cada detalle del ambiente
futuro de un plan debido a que el futuro es muy complejo.
Por consiguiente las premisas estn limitadas a suposiciones que
aparentan ser crticas o estrategias para un plan, es decir aquellas que
influyen ms en su operacin.
3.4 DETERMINACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN
Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de accin,
especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas
ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser la
mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir su
nmero para analizar las ms prometedoras.

3.5 EVALUACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN

Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y
debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparacin
entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de
cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se
deben analizar, en este paso de la planeacin la investigacin de

operaciones y las tcnicas matemticas y de computacin tienen su

principal aplicacin en la administracin.
3.6 SELECCIN DE UN CURSO DE ACCIN
En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones,
ya que el administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del
mejor.
3.7 FORMACIN DE PLANES DERIVADOS
Se aconseja este sptimo paso ya que muchas veces cuando se toma
una decisin, la planeacin est completa, por tal motivo se necesitan
planes derivados para respaldar el plan bsico.
3.8 EXPRESIN NUMRICA DE LOS PLANES A TRAVS DEL
PRESUPUESTO
En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al
establecimiento del plan, mediante una expresin numrica
convirtindolos en presupuestos. Los presupuestos globales de una
empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las
utilidades, presupuestos de las principales partidas del balance general
(efectivo y gastos de capital). Si los presupuestos son bien elaborados
sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estndares
importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeacin.
En el siguiente cuadro se presenta un resumen de las etapas del
proceso de la planeacin anteriormente explicadas: