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Trabajo Final
Administracin de Portafolios y Oficina de Proyectos
ALFERRANO, MIRTHA
GUARDIA, MELISSA
PRADO, CARLOS
ESAN
TRABAJO FINAL
Contenido
INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 2
CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 7
TRABAJO FINAL
INTRODUCCIN
Mediante la aplicacin y conocimiento de nuevas tcnicas y conceptos de la gestin de
proyectos, podemos disear nuevas oportunidades en la generacin de proyectos y
consecuentemente, nuevas perspectivas laborales.
La aplicacin del conocimiento adquirido a travs del trabajo prctico, sirve de herramienta
para innovar una estructura empresarial, fortaleciendo competencias gerenciales.
Considerando que cada proyecto es nico por su esencia y el grupo humano a quien se dirige,
es importante resaltar que la seleccin del equipo de trabajo tambin vara segn los
requerimientos.
Deseamos destacar la sostenibilidad o soporte en el tiempo de una oficina de proyectos, como
una necesidad para resolver requerimientos dirigidos o la generacin de proyectos incluso
derivados de otros ya existentes, priorizando u optimizando en la seleccin y considerando que
ello enmarca esfuerzos en recursos humanos y financieros, administrados con eficiencia para
alcanzar objetivos trazados.
En el momento de inversin en nuestro pas, visualizada en proyectos de naturaleza social,
inmobiliaria entre otros y pensando en aquellas pequeas empresas que se inician; este
conocimiento orienta y ayuda a identificar nuevas oportunidades para mejorar la perspectiva de
crecimiento de nuestro pas.
Los objetivos del trabajo buscan fortalecer los conocimientos en:
1. Capacidades gerenciales en la administracin de proyectos
2. Desarrollo y administracin de portafolios de proyectos
En el trabajo desarrollado a continuacin seguiremos la siguiente estructura, apoyado de la
teora revisada en clases y los casos realizados:
1. Oficina de Proyectos:
a. Definicin
b. Tipos de Organizacin
c. Rol del Gerente de Proyectos
2. Gestin de Portafolios:
a. Definicin
b. Modelo de Gestin de Portafolio
c. Etapas del Modelo a detalle
d. Rol del Gerente de Portafolio
TRABAJO FINAL
Caractersticas en proyectos
Ventajas
Desventajas
Funcional
- Asignacin
de
especialistas.
- El
departamento
almacena el conocimiento
del proyecto.
Proyectizada
La estructura se divide en
proyectos.
Cada proyecto
cuenta con su propio equipo y
gerente asignado.
- Gerente de proyectos
tiene el control.
- Rpida respuesta al
cliente.
- Difcil administracin de
muchos
proyectos:
duplicidad.
- Incertidumbre del equipo
en futuras asignaciones.
- El proyecto tiene ms
representatividad.
- Existe ms flexibilidad.
Matricial
Pesada: Se asigna gerente con
autoridad para supervisar y
completar (en caso se requiera)
el proyecto.
En el caso 1 de las Palmas, pudimos observar el impacto que genera en el logro de objetivos de
un proyecto la distribucin organizacional. Al realizar la reingeniera de la organizacin
identificamos que la distribucin del personal no permita implementar los proyectos
planteados. En este caso, era una organizacin de tipo funcional, donde tuvimos que incorporar
una oficina de proyectos.
Es importante que las organizaciones contemplen como variable de desarrollo a la innovacin.
Las estructuras para innovacin permiten un menor grado de especializacin en las tareas
debido a la diversidad de los proyectos, menor uso de los manuales de organizacin, tener
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TRABAJO FINAL
Su estilo de administracin.
Su personalidad.
Las cuales son nicas y propias de cada gerente de proyectos, mientras que las competencias
tcnicas s deben ser similares en todos:
Proyecto
-
Negocio
Plan de proyecto
EDT
Red de actividad y ruta crtica
Evaluacin de riesgos
Montecarlo
Suministros
Valor ganado
Presupuesto
Stakeholders
Sistema de comunicacin
Involucrar al equipo
Gestin
Mercado
Proceso
Producto / Servicio
Tecnologa
Estrategia
Clima y cultura
Proveedores
Liderazgo
Administrar conflictos
Negociacin
Desarrollo de equipos
Comunicacin
Creatividad
En el caso 3 de las Palmas, se pudo hacer el anlisis de las competencias que le faltaban a Alfredo,
nuevo Gerente de Proyectos, que no pudo lograr su objetivo que era contar con el personal
necesario para llevar a cabo el desarrollo del proyecto. Careca de habilidades fundamentales
para un gerente de proyectos como la comunicacin, liderazgo, negociacin, entre otros.
RESULTADO
Por lo mencionado, podemos decir que existe una correlacin entre el resultado de un proyecto
y las competencias del gerente del mismo. De esto se desprende el GRID de Competencia:
Intuitivo
Maduro
Principiante
Desalineado
COMPETENCIAS
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TRABAJO FINAL
GESTIN DE PORTAFOLIOS
A lo largo del curso hemos analizado la importancia en gestin de proyectos, pero, qu se debe
considerar cuando se contemplan varios proyectos? Cmo se determina la prioridad entre
ellos? Qu es lo que nos hace determinar entre qu proyectos se deben o no ejecutar?
Para esto es importante entender el concepto de Portafolio de Proyectos y cmo se gestionan.
Un portafolio de proyectos es el conjunto de proyectos y programas que contempla una
compaa para caminar hacia los objetivos estratgicos de la misma; los ordena segn su
prioridad y viabilidad de ejecucin.
La Gestin de Portafolios involucra la seleccin y soporte a las inversiones de proyectos o
programas orientados segn los objetivos estratgicos de la organizacin, considerando sus
recursos como restricciones.
Se tiene un modelo para la gestin de portafolios que involucra 5 etapas:
Identificacin de
Proyectos
Evaluacin
Constitucin de la
cartera
Revisin y Control
TRABAJO FINAL
portafolio ya que se tendrn muchos posibles proyectos pero se deber priorizar aquellos que
atiendan los objetivos estratgicos de la organizacin.
Finamente, esta etapa concluye con un documento donde se registran las ideas generadas junto
con su objetivo, justificacin, autor, valores requeridos, recursos humanos necesarios, ventajas,
problemas, premisas y restricciones.
3ra Etapa: Evaluacin
En esta etapa, se diferencian las iniciativas o proyectos segn las estrategias definidas por la
organizacin.
Atractividad Estratgica
Proyectos
Estratgicos
Proyectos
Importantes
Proyectos
Despreciables
Proyectos de
posible
ejecucin
Efectividad Tctica
Otro mtodo para evaluar los proyectos es la combinacin de parmetros, cuya finalidad es
asignarle un peso especfico a cada criterio para la toma de decisiones.
En el caso 4, se definieron 5 hipotticos proyectos para estructurar un portafolio y se priorizaron
los mismos, segn un criterio asumido por el equipo. Posteriormente, al revisar la teora de
evaluacin de proyectos, es importante designar pesos a los criterios segn una metodologa
definida.
4ta Etapa: Constitucin
Se identifican y clasifican las iniciativas que constituirn el portafolio de proyectos
5ta Etapa: Revisin y Control
Tal como su nombre lo dice, aqu se revisa y controla los proyectos que conforman el
portafolio.
Es importante mencionar que el gerente de portafolio es un gerente de proyectos senior, por
lo que tiene un papel clave en la organizacin; provee a los interesados toda la informacin
relevante de la cartera de proyectos, identifica cuestiones con potencial impacto e informa
potencial retorno de inversin de cada proyecto.
TRABAJO FINAL
CONCLUSIONES
Combinando lo aprendido en el curso y el trabajo desarrollado, podemos concluir lo siguiente:
1. La innovacin juega un rol importante en la variable de desarrollo de las organizaciones
empresariales, pudiendo concebirse como la cualidad que mantiene viva la
organizacin.
2. La seleccin de un gerente de portafolio de proyectos Snior, capaz de identificar
potenciales proyectos de impacto con retorno de inversin, asegura el xito del
proyecto.
3. Cada resultado de la gestin de proyectos es nico, como consecuencia de estilos
inherentes de la personalidad y estilo de administracin de la persona que lo lidera.
4. Las herramientas de los procesos en la gestin de proyectos y portafolios no deben ser
necesariamente rgidas para el logro de objetivos.
5. La operatividad o puesta en marcha de una oficina de proyectos y portafolios con los
caracteres vertidos en los tems anteriores, asegura la sostenibilidad en el tiempo.