8.

MANEJO DE LIBROS DE TRABAJO

8.1 Manejo de hojas.
Los archivos de Excel tambin son conocidos como libros y cada libro puede contener varias hojas
las cuales a su vez contendrn nuestros datos. Por esta razn es importante aprender a manejar
las hojas en Excel para crear nuevas hojas, renombrarlas, eliminarlas, etc.
De manera predeterminada Excel 2013 crea un nuevo libro con una sola hoja, pero en ms de una
ocasin necesitaremos agregar nuevas hojas al libro para organizar adecuadamente nuestros
datos. Existen tres alternativas para crear una nueva hoja en un libro de Excel:
1. Haz clic en el botn Hoja nueva que es el smbolo ms (+) que se encuentra a la derecha
de las etiquetas de hoja en la parte inferior de la ventana.

2. Haz clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opcin Insertar lo cual mostrar
una nueva ventana donde debers seleccionar la opcin General > Hoja de clculo y
pulsar el botn Aceptar.

3. Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas Mays + F11 para insertar una nueva
hoja.
8.1.1 Cambiar nombre.
De manera predetermina Excel nombra las hojas nuevas como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. La
desventaja es que estos nombres no describen adecuadamente el contenido de la hoja y cuando

llegas a tener muchas hojas ser difcil localizar la hoja que necesitas. Por el contrario, ser ms
fcil localizar los datos que necesitamos consultar si colocamos un nombre apropiado a la
hoja. Para cambiar el nombre de la hoja debes hacer doble clic sobre su etiqueta y Excel nos
permitir editar el nombre directamente en la etiqueta:

Al terminar de introducir el nuevo nombre debes pulsar la tecla Entrar para hacer permanentes los
cambios. Es importante mencionar que los nombres de las hojas no pueden exceder los 31
caracteres en longitud ni tampoco pueden incluir smbolos no caracteres especiales. Tambin es
posible cambiar el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre su etiqueta y seleccionando la
opcin de men Cambiar nombre lo cual tendr el mismo efecto que haber hecho doble clic sobre
la etiqueta.

8.1.2
8.1.3
Copiar o mover
A veces nos conviene iniciar una nueva hoja a partir de otra que contiene una estructura similar y
en ese caso la mejor alternativa es hacer una copia de la hoja. Otra razn para hacer una copia es
realizar un respaldo de los datos antes de manipularlos con frmulas de Excel. Para hacer la copia
de una hoja debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar la opcin Mover
o copiar y se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Debes asegurarte de que la caja de seleccin Crear una copia est marcada y al pulsar el botn
Aceptar se crear una copia de la hoja. Un atajo para copiar una hoja es arrastrar la etiqueta de la
hoja a la izquierda o derecha mientras pulsamos la tecla Ctrl.
Si en lugar de copiar solo deseamos mover de posicin la hoja, entonces podemos utilizar el
cuadro de dilogoMover o copiar y seleccionar la posicin hacia donde deseamos mover la hoja.
En este caso no es necesario marcar la caja de seleccin de copiado. Adems de este mtodo,
tambin podemos hacer el movimiento de la hoja arrastrando la etiqueta a la posicin deseada.

8.1.4

Insertar.
Para insertar una hoja de clculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el botn Nueva hoja en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar otra hoja de clculo delante de una existente, seleccione la

hoja de clculo existente y, a continuacin, haga clic en Inicio > Insertar,
> Insertar hoja.

Para cambiar el orden de las hojas de clculo en un libro, haga clic en la pestaa
de la hoja de clculo que desea mover y, a continuacin, arrstrela a la ubicacin
deseada.

8.1.5

Eliminar.

Si ya no necesitas los datos de una hoja puedes eliminarla por completo. Debes tener cuidado con
esta accin porque una vez guardado el libro ya no ser posible revertir la eliminacin. Al igual que
las acciones anteriores debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que vamos a
eliminar y seleccionar la opcin Eliminar:

8.1.6 Ocultar.
Para ocultar una hoja es suficiente con hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la
opcin Ocultar lo cual dejar invisible la etiqueta.

Para volver a mostrar las hojas que hayamos ocultado debemos hacer clic derecho sobre
cualquier etiqueta y seleccionar la opcin Mostrar lo cual abrir un cuadro de dilogo donde
podremos seleccionar las hojas de deseamos mostrar de nuevo.

8.2 Edicin simultnea de hojas.

Si varias personas desean modificar un libro de Excel al mismo tiempo, puede configurarlo y
guardarlo como compartido, ponindolo a disposicin de todos en un recurso compartido de red.

Use esta caracterstica si quiere hacer lo siguiente

- Varios usuarios modifican el libro sin importar que los datos originales sean modificados
- Conservar un registro de los cambios hechos en el libro.
Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que est modificando el libro
haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios entrarn en
conflicto y aparecer el cuadro de dilogo de resolucin de conflictos, en el que podr elegir qu
cambios desea conservar.
Cmo compartir un libro?
1. Cree un nuevo libro o abra el libro existente a compartir.
2. En la cinta de opciones Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en el botn Compartir libro

2. En la nueva ventana, en la pestaa Modificacin, active la casilla Permitir la modificacin por

varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros

3. En la pestaa Uso avanzado, seleccione las opciones deseadas para compartir el libro y
termine haciendo clic en Aceptar

Nota: Al guardar el archivo debe utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor web.
Nota2: Si el libro tiene vnculos a otros libros o documentos. Comprubelos

8.3 Manejo de ventanas.

Al momento de iniciar por primera vez la hoja de clculo electrnica llamada Excel 2013, el
ambiente de Windows nos brinda la facilidad de que todas sus aplicaciones tienen una apariencia
muy similar, sin embargo, una hoja de clculo no es para teclear un documento o bien hacer un
pequeo oficio, la finalidad de Excel 2013 va ms que simplemente teclear informacin, nos
permite realizar clculos con diferentes tipos de datos y poder ordenarlos, filtrarlos y ms an,
producir grficas que nos representen de una manera simple y sencilla la interpretacin de los
resultados, por ello, es necesario conocer perfectamente la pantalla principal de la hoja de clculo,
cada uno de sus elementos tiene una funcin muy particular y saber su funcionamiento nos permite
manejar de una forma ms eficiente la aplicacin.
La pantalla principal de Excel 2013 es un ambiente de trabajo diferente a la versin anterior, donde
desaparecen las barras de herramientas, los mens desplegables, el panel de tareas y se
transforma la forma de trabajo, concentrndose al uso del ratn y el manejo de iconos, en lo
particular nos concentraremos en la hoja de clculo Excel versin 2013 de la familia de Microsoft
office edicin profesional, enseguida se muestra una imagen con los elementos principales de la
ventana de Excel 2013.

Componentes de la pantalla principal de la hoja de clculo electrnica.

1.- Botn de control.
2.- Barra de herramientas de acceso rpido.
3.- Barra de ttulo.
4.- Botn de ayuda.
5.- Botn de opciones de presentacin de la cinta de opciones
6.- Botn de minimizar.
7.- Botn de restaurar.
8.- Botn de cerrar.
9.- Botn opcin archivo.
10.- Barra de mens principal.
11.- Iniciar sesin

12.- Cinta de opciones.

13.- Cuadro de nombres.
14.- Barra de frmulas.
15.- Botn de insertar funcin.
16.- Cuadro de contenido.
17.- Columnas.
18.- Filas.
19.- Celda activa.
20.- Barra de navegacin de hojas.
21- Hoja activa.
22.- Indicador de hojas.
23.- Barra de desplazamiento horizontal.
24.- Barra de desplazamiento vertical.
25.- Barra de estado.
26.- Modos de presentacin de la hoja de clculo
27.- Zoom.
En Excel puedes dividir una hoja en paneles de manera que se facilite la tarea de comparar la
informacin contenida. Cada panel ser independiente y podrs desplazarte tanto horizontal como
verticalmente.
Paneles horizontales
Para dividir una hoja en paneles horizontales (superior e inferior) debes arrastrar el cuadro de
divisin que se encuentra por arriba de la barra de desplazamiento vertical.

Excel dividir la ventana y colocar una barra de desplazamiento vertical para cada uno de los
paneles.
Paneles verticales
Tambin puedes dividir una hoja en paneles verticales (izquierda y derecha). La accin es
similar solo que utilizando el cuadro de divisin que se encuentra al lado de la barra de
desplazamiento horizontal.

En este caso Excel agregar una segunda barra de desplazamiento horizontal para el nuevo panel.
Para remover las divisiones de los paneles es suficiente con hacer doble clic sobre cada lnea.

Tambin puedes dividir una hoja en paneles utilizando el comando Dividir que se encuentra en la
ficha Vista.

Para remover los paneles puedes hacer clic de nuevo en el comando Dividir.
Hemos revisado las acciones ms bsicas a realizar con las hojas de un libro de Excel. Es
importante familiarizarse con el manejo de hojas en Excel 2013 porque ellas nos ayudarn a
organizar y clasificar adecuadamente nuestros datos.