REDISEO

COOPERS

DEL ALMACN

DE ARCHIVO

DEL CASO

PRICEWATERHOUSE

Este proyecto busca proponer varias alternativas en cuanto una distribucin para el rea
del Archivo Central para PWC
Pricewaterhouse Coopers es una de las firmas de servicios profesionales ms
importantes del mundo, prestando servicios de auditora, consultora y asesoramiento
legal y fiscal a las principales compaas, instituciones y gobiernos a nivel global. Da a
da est ampliando su campo de accin, experimentando un crecimiento, con ms
necesidades en cuanto a todo el manejo de documentos, lo cual lleva a aumentar en
cantidad de archivo y papeles que manipulan en el rea de Gestin Documental y son
enviados al Archivo Central.
La organizacin ha logrado mantenerse en el mercado nacional e internacional, pero
debido a las exigencias y cambios por la mayor participacin en el mercado y los nuevos
clientes, el almacenaje del archivo fsico (que son todos los soportes para con los clientes)
actualmente es la problemtica que enfrenta la empresa en el rea de Gestin
Documental y se evidencia la falta de conocimiento con respecto a distribucin fsica del
rea y el manejo de estos soporte.
La base de un buen desarrollo en PWC radica en tener una buena distribucin de las
reas operativas y administrativas, pues estas son los pilares de la compaa.
Dependiendo de la organizacin y desempeo se puede mejorar la competitividad, ser
ms productivo, disminuyendo costos y aumentando la rentabilidad.
PWC est creciendo a una tasa mayor en cuanto a clientes y negocios pero su parte de
infraestructura (recursos, espacios, seguridad industrial y dems) del Archivo Central no lo
est haciendo al mismo nivel, por lo cual no puede prestar el servicio que desea.
Esta investigacin es de tipo experimental dentro del rea de Gestin documental de
PWC ubicada en Bogot. El alcance de este proyecto beneficiar a la empresa
mencionada sobre todo en su rea de archivo muerto, ya que ayudar con todo lo que se
refiere a soportes y/o material de apoyo.
Este proyecto tiene como objetivo elaborar una propuesta de distribucin del rea de
archivo muerto de PWC. La empresa actualmente est manejando mucha ms
informacin y de estas se derivan los soportes de todos los clientes (contratos, informes,
papeles de trabajo, etc.) que son direccionados al rea de custodia del archivo, por lo cual
hace ms fcil proponer un plan de distribucin para con el Archivo Central que se adecue
a sus necesidades, ayudando a su mejor desempeo a la hora de consultar estos.
El enfoque principal de esta investigacin es elaborar una serie de propuestas orientadas
a mejorar la distribucin del rea de la bodega y el manejo de materiales en instalaciones
del Archivo Central de PWC brindando mltiples opciones para la solucin de esta
problemtica teniendo en cuanta lo siguiente:

Diagnosticar la situacin actual en el rea de almacenamiento de cajas,

identificando y priorizando las oportunidades de mejora en el rea de
almacenamiento; para realizar propuestas de distribucin fsica y el manejo de
materiales que permitan incrementar el aprovechamiento de los recursos.
1

Disear las propuestas de distribucin y manejo de materiales para el rea de

almacenamiento.

La mayora de la informacin disponible sobre distribucin se ha enfocado a locaciones

industriales orientadas a la produccin y no al almacenamiento; ya que por lo general la
distribucin de bodegas de almacenamiento o centros de distribucin se quiere tercerizar,
delegando esta responsabilidad a personas externas que de una u otra forma se ven
beneficiados con los resultados (Ejemplo: proveedores de estanteras).
4.2 MARCO TEORICO
La distribucin en planta es un concepto relacionado con el ordenamiento de las
mquinas, departamentos, estaciones de trabajo, reas de almacenamiento, pasillos y
espacios comunes dentro de una instalacin productiva. El objeto fundamental de la
distribucin en planta consiste en organizar todos estos elementos de manera que haya
un buen flujo de trabajo, materiales, personas e informacin a travs del sistema
productivo.
Principios bsicos de la distribucin1:

Principio de integracin de conjunto la mejor distribucin ser aquella que integre y

armonice a los hombres de los diferentes departamentos, la maquinaria, las
actividades auxiliares, as como cualquier otro factor, bajo una visin de conjunto, de
modo que cada uno de ellos est relacionado con los dems y con el total, resultando
el compromiso mejor entre todas las partes
Mnima distancia: Permite que la distancia a recorrer entre las operaciones sea la ms
corta.
Flujo de materiales: mejor la distribucin que ordene las reas de trabajo de modo que
cada operacin o proceso est en el mismo orden o secuencia en que se transforma,
tratan o montan los materiales.
Principio del espacio cubico: intenta asegurar la adecuada asignacin y utilizacin
eficiente del espacio tanto en los centros de produccin como en los departamentos
de servicio. La economa se obtiene utilizando de un modo efectivo todo el espacio
disponible tanto en vertical como en horizontal, sobre todo en aquel caso, en que no
tengamos delimitacin del espacio, impuesta por paredes y techo.
Principio de satisfaccin y seguridad de los trabajadores: entre dos distribuciones
semejantes, siempre ser ms eficiente aquella distribucin que permita el de trabajo
de una forma ms satisfactoria y segura para los trabajadores.

El objetivo primordial que persigue la distribucin es hallar una ordenacin de las reas de
trabajo y del equipo, que sea la ms econmica para el trabajo, al mismo tiempo que la
ms segura para los empleados. Adems para sta se tienen los siguientes objetivos e
intereses a obtener con la distribucin segn Juan Ramn Martnez2
1 David Garca, Isabel Quesada Distribucin En Planta Universidad De
Oviedo, pg. 7 y 8.
2Martnez Juan Ramn. (2002, octubre 10). La distribucin en planta.
Recuperado de http://www.gestiopolis.com/la-distribucion-en-planta/
2

Reduccin del riesgo para la salud y aumento de la seguridad de los trabajadores

Incremento de la productividad
Ahorro de rea ocupada
Disminucin de la congestin o confusin
Mayor facilidad de ajuste a los cambios de condiciones

La distribucin en planta de bodegas de almacenamiento persigue dos intereses claros

que son:

Inters Econmico: con el que persigue aumentar la productividad, reducir los costos,
satisfacer al cliente mejorando el servicio y mejorar el funcionamiento de las
empresas.

Inters Social: Con el que persigue darle seguridad al trabajador y satisfacer al cliente.

La distribucin en planta y el manejo de materiales se relacionan directamente, ya que un

pequeo diseo de la distribucin reduce al mnimo la distancia de transporte de materia
prima.
Desde la perspectiva de la ingeniera, el manejo de materiales se define como el arte y la
ciencia que se aplican al traslado, embalajes y almacenamiento de sustancias en
cualesquier de sus formas, tales como: lquidos, slidos a granel, piezas, paquetes,
unidades de carga, contenedores, vehculos y naves. En una empresa en general, el
criterio fundamental para evaluar el manejo de materiales es la reduccin de los costos de
produccin.
Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo,
espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias
primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen
peridicamente de un lugar a otro.
El material handlinginstitute, defini10 principios de manejo de materiales desarrollados
en 19983 ilustrados en la tabla 1:
Tabla N1: Principios de Manejo de Materiales

PRINCIPIO
1.Principio de planeacin:

2. Principio de
estandarizacin
3. Principio del trabajo

DESCRIPCION
Todo el manejo de materiales debe ser el resultado de un
plan deliberado en el que se definan por completo
necesidades, objetivos de desempeo y especificaciones
funcionales de los mtodos propuestos.
Mtodos, equipos, controles y software para el manejo de
materiales debe estandarizarse dentro de los lmites que
logran los objetivos globales de desempeo y sin sacrificar
la flexibilidad, modularidad y produccin.
El trabajo de manejo de materiales debe minimizarse sin

3Cembranosnistal, F. (2014). UF1796 - Planificacin de la gestin y

organizacin de los procesos de montaje de sistemas de automatizacin
industrial Recuperado el 22 de Abril del 2015 de http://goo.gl/5afrQD
3

5. Principio de carga
unitaria: las

7. Principio de sistema

9. Principio ambiental

sacrificar la productividad o el nivel de servicio requerido

de la operacin.
Cargas unitarias deben ser de tamao adecuado y
configurarse de manera que logren el flujo de material y los
objetivos de inventario en cada etapa de la cadena de
proveedores.
Las actividades de movimiento y almacenaje de materiales
deben estar integradas por completo para formar un
sistema operativo que abarca recepcin, inspeccin,
almacenamiento,
produccin,
ensamble,
empaque,
unificacin, seleccin de rdenes, envos, transporte y
manejo de reclamaciones.
El impacto ambiental y el consumo de energa son criterios
a considerar al disear o seleccionar el equipo y los
sistemas de manejo de materiales.

Fuente:(Material Handling Institute, s.f.)10 principios de manejo de materiales desarrollados por El Material
HandlingInstitute

Es muy importante tener en cuenta el Almacenaje versus Accesibilidad: A la hora de

distribuir un almacn se debe tener en cuenta un equilibrio entre los diferentes criterios.
Uno de los factores ms importantes es contar con el equilibrio entre las necesidades de
almacenamiento de las paletas y la accesibilidad a las mismas.

Si el nmero de paletas es elevado, el volumen de los materiales que se debe

almacenar es importante, entonces se debe usar las opciones que permitan un
elevado aprovechamiento del espacio del almacn.
Si el nmero de referencias diferentes es limitado, hay varias paletas por referencia
por lo cual solo es necesario acceder a una paleta por cada referencia. Por lo tanto, no
es necesario acceder a todas las paletas y puede utilizarse sistemas de
almacenamiento de alta densidad.
Si el nmero de referencias es elevado pero el nmero de paletas es reducido, la
moda suele ser de una paleta por referencia y es necesario acceder a todas las
paletas almacenadas. Por lo tanto, lo ms importante es la accesibilidad y debe
utilizarse medios de almacenamiento que la favorezcan tales como las estanteras
convencionales en sus diferentes anchuras de pasillo.
Si tanto el nmero de paletas como de referencias diferentes son muy elevados, es
necesario asegurar simultneamente la accesibilidad y un alto aprovechamiento del
espacio del almacn. En consecuencia, la accesibilidad se asegura mediante
estanteras convencionales y el aprovechamiento del espacio mediante la disposicin
de pasillo estrecho y elevada altura.

Otro tem importante es inversin versus manipulacin: Otra de las elecciones

importantes es entre las inversiones a realizar y los costes operativos de utilizacin. Como
es de esperarse, los bloques apilados son la menor inversin, aunque se debe tener en
cuenta la manipulacin la cual es alta.

Las estanteras compactas generan una mayor inversin y es ms difcil acceder al

producto ya que se tiene un espacio limitado. Por otro lado las estanteras convencionales
tienen una inversin parecida, pero el acceso al producto es ms fcil. Las estanteras
dinmicas son ms costosas, aunque la accesibilidad mejora notoriamente. Por ltimo,
estn las estanteras convencionales de pasillo estrecho con una inversin alta y debido a
todo su sistema los tiempos de operacin aumentan.
La inversin y los costos de almacenamiento se pueden minimizar utilizando diferentes
formas de almacenar la carga, dependiendo de caractersticas como el peso, volumen o
rotacin.
Otro aspecto a tener en cuenta es el aprovechamiento del espacio versus
aprovechamiento de los huecos:
Dependiendo de los medios de almacenamiento se da un mejor uso del espacio. Los
medios de alta densidad (estanteras mviles, de pasillo estrecho, dinmico y compacto)
generan un elevado aprovechamiento del espacio y los medios de baja densidad
(estanteras de pasillo ancho o medio, bloques apilados) no llegan a aprovechar la mitad
del espacio.
Tambin se debe tener presente la orientacin de la distribucin fsica:
Muchos de los conceptos de distribucin y manejo de materiales de las plantas de
manufactura se pueden aplicar tambin a los almacenes o bodegas. A continuacin se
presentan dos tipos de orientaciones de la distribucin fsica:
Orientacin al Almacenaje:
Este tipo de orientacin permite compartir recursos entre las actividades de carga y
descarga, tales como los muelles y las zonas de almacenamiento temporal; para evitar su
saturacin es necesario establecer horarios. Adems, con esta distribucin es menor la
superficie necesaria, ya que se minimizan las zonas dedicadas a la circulacin de los
materiales.
Para realizar un diagnstico de la situacin de la empresa, se recolect informacin en la
bodega, para cumplir con este objetivo se realizaron evidencias fotogrficas se tom
informacin de la base de datos de la empresa, teniendo en cuenta sus clientes,
productos y progreso de la empresa.

Criterio de materiales:

Principio de sistemas: en la empresa se maneja un control de registros en la cual

se debe ingresar todos los datos de recepcin; inspeccin almacenamiento y
transportacin.

Principio de carga unitaria: en la empresa se utiliza un carro de mano de dos

ruedas la cual se puede transportar un mximo de 5 cajas con un mximo peso de
5 kilogramos a 20 kilogramos con una dimensin de cada caja de un alto de 30
cm y un ancho 26 cm y un largo de 40 cm

Principio de aprovechamiento del espacio: en el almacn se utilizan estantera fija

con un largo 14 metros un ancho de 1.20 metros y una altura de 4.05 metros; el
espacio que hay entre estante es de 1 metro de ancho de un largo de 14 metros.
En estos pasillos a veces se ve reflejada aglomeracin de cajas lo cual impide el
paso a la persona que transita por all.

Principio de estandarizacin: cada caja tiene un cdigo de barras; la cual este

cdigo de barras contiene informacin de los documentos contenidos dentro de la
caja; esta informacin que arroja los cdigos de barras es de gran importancia
para los inventarios del almacn

Principio de seguridad: Solo se encuentra un alamar de telesentinel para avisar

sobre amenaza sobre robo. La en cuanto vigilancia y robo solo cuenta con una
alama de antirrobo

Principio de computarizacin: en la empresa se utiliza un software de base de

datos de gestin documental para ingresar toda la informacin ingresada al
almacn

Relaciones del aprovechamiento de recursos

Efectividad del manejo de materiales: las cajas tienen una caracterstica que
cumple con las normas del ARG (archivo general de la nacin), tiene unas
manecillas la cual facilita para poderlas cargar; la carga de las cajas no son muy
pesadas ya que se cuenta con un carro de mano de dos ruedas

Facilidad de supervisin y control: se lleva una supervisin por medio de un

formato de prstamos, y se lleva un registro en el inventario en el manejo de las
cajas

Almacenamientos

El almacenamiento de las cajas cuando se ingresa se realiza un punteo para verificar que
la informacin que se entrega sea verdica y concuerde segn el informe del inventario
realizado.

Caractersticas del producto: las cajas tiene una dimensin de 40 cm de largo, 26

de ancho y 30 de alto, la caducidad de las cajas son de larga duracin, hay un
stock de 9300 cajas, las cuales 8600 estn montadas en la estantera y el resto
est ubicados en el piso de los pasillos.

Sistema de almacenaje: se utiliza para el almacenamiento de las cajas estantera

fija para conservar la informacin y mantenerla lo mejor organizada

Manejo de materiales entre estaciones

Carga unitaria: se utiliza un carro de manos de dos ruedas donde se transportan

un mximo de 5 cajas para hacer el uso eficiente del espacio disponible para
transportar la carga, este carro de manos de dos ruedas es de mucha ayuda ya
que se asegura la carga de que se caiga y sufra daos, cuando se transporta una
sola caja no hay necesidad de hacer el uso de este carro lo puede cargar la
persona.
Cdigo de barras: se utiliza este cdigo de barras para verificar la informacin en
custodia.
Equipo para reas amplias: carro de manos de dos ruedas; Se utiliza un solo carro
de manos de dos ruedas para transportar cargas ligeras y con mayor comodidad
para la persona que la transporta
Las condiciones ambientales dentro de las instalaciones del Archivo Central de PWC son
las siguientes:
Tabla N2: Condiciones ambientales dentro de las instalaciones del Archivo Central de PWC

Condicin
Ambiental
Iluminacin:

Ruido
Temperatura
humedad

Descripcin Condicin
No se cuenta con una iluminacin adecuada. Existen lmparas que
no dan la intensidad o brillantez suficiente para que los operarios
puedan realizar sus labores de bsqueda de las carpetas. Se debe
tener en cuenta que gracias al diseo de la estructura de la bodega
la luz natural entra iluminando en las horas de la maana, pero para
horas de la tarde se dificulta la visibilidad. Por otro lado, la
distribucin de las luminarias es precaria, no estn distribuidas de tal
manera que se ilumine por completo la bodega y algunas estn
situadas de tal manera que generan un riesgo tanto para la
mercanca como los operarios.
y

Hasta el momento no cuenta con sonidos indeseables.

Se cuenta con un ambiente seco, lo que favorece el tipo de
materiales que son almacenados en la bodega.

Fuente: Elaboracin propia a partir de los datos obtenidos mediante inspeccin visual

Como parte del diagnstico del Archivo Central de PWC se debe considerar las
condiciones de seguridad para los trabajadores y los visitantes de la empresa:

Prevencin de accidentes: no tiene una buena prevencin de accidentes ya que

sus operarios no cuentan con elementos de seguridad tales como: casco, botas
punta de acero, gafas y guantes apropiados para el manejo de las cajas
Prevencin de robos: cuenta con un sistema de seguridad que brinda Telesentinel.
Prevencin de incendios: existen extintores, estos se les ha realizado un
mantenimiento constante.

Las principales oportunidades de mejora que se detectaron en el Archivo Central de PWC

son:

No existen reas designadas para las diferentes actividades del Archivo (cargue y
descargue), es decir, no existe un orden de donde deben realizar las operaciones,
estas son realizadas por toda la bodega lo que pone en riesgo los materiales.

Personal no calificado/capacitado

Falta de conocimiento sobre almacenaje y manejo de documentacin y Archivo.

Prcticas de seguridad industrial no adecuadas

Cajas deterioradas por mal manejo

PWC carece de conocimiento sobre la custodia y manejo de estos soportes, y no

ven la importancia que estos tienen para eventos posteriores. Esto se evidencia,
puesto que ellos realizan el almacenaje de la mercanca sin ningn criterio terico,
es decir no utilizan ningn criterio que les permita aprovechar el espacio y tener el
archivo en buenas condiciones. Se observ que haba mercanca deteriorada
debido a las malas prcticas de manejo y almacenaje.

Se observ que dentro de las instalaciones no existen prcticas de seguridad

industrial. Esto pone en peligro a toda la empresa, puesto que se corren riesgos de
accidente que podran afectar tanto a operarios como a los soportes.

Se observ que existe materiales colocados unos sobre otros sin importar si son
del mismo tipo poniendo as en riesgo los materiales.

La ms importante y en la que nos vamos a enfocar es la mala distribucin dentro

del Archivo Central

PROCEDIMIENTO PARA EL DISEO LAYOUT EN PWC

1. Determinacin del tamao terico de las reas:
Se utiliza el mtodo de Guerchet para determinar las dimensiones de cada rea4
Tabla N3 Parmetros del Mtodo de Guerchet

PARAMETRO
n
N
SS
SG
K
hm
hf
SE

DESCRIPCION
Cantidad de elementos requeridos
Nmero de lados de utilizados
Superficie esttica= largo x ancho
Superficie gravitacional = SSx N
Coeficiente de superficie evolutiva = 0.5 x(hm/hf)
Promedio de equipos mviles
Promedio de equipos fijos
Superficie evolutiva = k x (SS +SG)

4 Tesis PUCP Anexo #1 Determinacin Del Tamao Terico De reas ,

Pontificia Universidad catlica Del Per, http://goo.gl/WjUJ05
8

ST

Superficie total = n x ( SS + SG+ SE)

Fuente: Tesis PUCP Anexo #1 Determinacin Del Tamao Terico De reas, Pontificia Universidad
catlica Del Per, http://goo.gl/WjUJ05

Tabla N4: Estimacin de rea terica de contabilidad

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N5: Estimacin de rea terica de Assurance

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N5: Estimacin de rea terica de Recursos Humanos

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N6: Estimacin de rea terica de Tax

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N7: Estimacin de rea terica de tesorera

Fuente: Elaboracin propia

10

Tabla N8: Estimacin de rea terica de Recepcin de solicitudes

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N9: Estimacin de rea terica de Zona de Descanso

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N10: Diagrama de Relaciones

Tabla N11: Asignacin reas

Fuente: Elaboracin propia

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N12: Matriz de relaciones 1

11

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N12: Matriz de relaciones 2

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N13: Matriz de distancia entre secciones

Fuente: Elaboracin propia

Tabla N14: Diagrama de relaciones

Tabla N15: Resultado superficies tericas de las reas

Grafico 1: Diagrama de las relaciones en el espacio

Fuente: Elaboracin propia

12

Fuente: Elaboracin propia

Propuestas
1. Tercerizacin: En un principio se inicia la cotizacin en la empresa SWPPLA 5 ya que
se determin que es la ms rentable entre otras dos empresas a las cuales se les
realiz un estudio para mirar cual era la ms acertada para la organizacin:
Tabla N16: Cotizacin servicios SWPPLA

Fuente: SWPPLA, http://www.suppla.com/web/portal/home

Los costos por consultas del cliente interno seria:

Tabla N17: Costos por consultas clientes internos

COSTO

PWC

SUPPLA

5 SWPPLA , grupo de empresas especializadas en ofrecer logstica inteligente

13

$
Fsico

11.748

$
Valor Fsico

21.000

$
Electrnico

1.748

$
electrnico

2.000

Fuente: Elaboracin propia con respecto a los datos de SWPPLA y PWC

Tabla N18: Costo custodia

Fuente: Elaboracin propia con respecto a los datos de SWPPLA y PWC

Tabla N18: Consolidado de costos

Fuente: Elaboracin propia con respecto a los datos de SWPPLA y PWC

Podemos concluir con los datos anteriores

Tabla N18: Conclusin costos ahorro

AHORRO MENSUAL CON SUPPLA

1.235.789

AHORRO ANUAL CON SUPPLA

14.829.465

Fuente: Elaboracin propia con respecto a los datos de SWPPLA y PWC

2. implementar estibas: Se quiere validar la alternativa de adquirir estibas para ubicarlas

en un espacio que se encuentra desocupado en la entrada de la empresa PWC; en la cual
se podran acomodar las cajas que estn ubicadas en el piso de los pasillos donde se
encuentras los estantes.

14

Grafico 2: Caractersticas estibas

Fuente: Pealver, B, Estibas paletas en madera de pino tratadas con anti plagas fabricadas a su medida
Venezuela | publicacin: 13/01/2011, http://anzoategui.quebarato.co.ve/penalver/estibas-paletas-enmadera-de-pino-tratadas-con-antiplgas-fabricadas-a-su-medida__65311c.html

En este momento tenemos en el piso 623 cajas las cuales se podran estibar en 10
estibas, y cada una de estas nos saldra a un costo de $20.000 cada uno, en lo cual se
invertiran $200.000
Los costos de marcar los pisos y cada rea de cargue y descargue sera de $2.350.000

Conclusiones
Escoger el mejor diseo de distribucin en planta depender el funcionamiento de los
procesos de PWE.
Minimizar costos conservando el mnimo de existencias de riesgos posible en la operacin
o en los cambios dependiendo el rediseo escogido.
EL rediseo de la distribucin en el almacn en PWC debe contar con el apoyo de todos
los integrantes de la organizacin con el motivo de disminuir el espacio recorrido para la el
transporte y manipulacin de las cajas.
Con los resultados obtenidos se puede tomar una decisin de la redistribucin ms ptima
minimizando costos disminuyendo tiempos y movimientos teniendo en cuenta donde se
15

quiere ubicar el producto para lograr una mayor utilizacin de los equipos de manejo de
materiales
Bibliografa

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17