Proyecto SEIFP Version Final

PROYECTO: Sistema
Estandarizado de Informacin
Financiera de Proyectos
(SEIFP)
Plan de gestin del Proyecto
Mejora en la implementacin de los proyectos de desarrollo en Honduras, financiados por
organismos internacionales de crdito y cooperacin
Rene Lpez Steiner

Tegucigalpa, MDC. Junio de 2015
Contenido
1.
Resumen ejecutivo ..................................................................................................................3
2.
Introduccin ..............................................................................................................................5
3.
Planteamiento del problema...................................................................................................6

3.1 Explicacin del proyecto .................................................................................................6
3.2 Oportunidad para el proyecto.........................................................................................6
3.3 Evaluacin y seleccin de las alternativas ...................................................................6
3.4 Objetivos generales y especficos ...............................................................................10
3.5 Justificacin ....................................................................................................................11
4.
Etapa de inicio ........................................................................................................................12

4.1 Mapa conceptual de expectativas ...............................................................................12
4.2 Acta de constitucin del proyecto ................................................................................13
4.3 Estructura detallada de trabajo (EDT) ........................................................................19
5.
Planificacin del equipo ........................................................................................................21

5.1 Mapa conceptual............................................................................................................21
5.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la organizacin ..........................22
5.3 Diagrama organizacional del Proyecto .......................................................................23
5.4 Matriz de roles y funciones ...........................................................................................23
5.5 Matriz de responsabilidades.........................................................................................25
5.6 Plan de gestin del personal ........................................................................................26
6.
Planificacin de las comunicaciones ...................................................................................28

6.1 Mapa Conceptual...........................................................................................................28
6.3 Anlisis de requisitos de informacin de los involucrados .......................................29
6.4 Matriz de comunicacin ................................................................................................33
6.5 Calendario de eventos ..................................................................................................35
6.6 Plan de gestin de las comunicaciones......................................................................36
7.
Planificacin de los riesgos ..................................................................................................38

7.1 Mapa conceptual............................................................................................................38
7.3 Anlisis de identificacin de los riesgos .....................................................................39
7.4 Anlisis cualitativo de los riesgos ................................................................................41
7.5 Anlisis cuantitativo de los riesgos ..............................................................................41
1
7.6 Mapa de riesgos ............................................................................................................42

7.7 Matriz de administracin de riesgos ............................................................................43
7.8 Plan de gestin de riesgos ...........................................................................................44
8.
Planificacin de adquisiciones .............................................................................................49

8.1 Mapa conceptual............................................................................................................49
8.2 Anlisis de los factores ambientales y activos de la empresa .................................50
8.3 Plan de compras y contrataciones ..............................................................................52
8.4 Plan de gestin de compras y contratos ....................................................................53
9.
Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................56

9.1 Conclusiones ..................................................................................................................56
9.2 Recomendaciones .........................................................................................................56
10. Bibliografa ..............................................................................................................................57

11. Anexos ....................................................................................................................................58
Anexo 1. Esquema bsico del sistema ...............................................................................58
Anexo 2. Diagrama general de la implementacin del proyecto ....................................59
1.
Resumen ejecutivo
El presente documento constituye el plan general para la gestin del
proyecto Sistema Estandarizado de Informacin Financiera de Proyectos
(SEIFP), que consiste en el desarrollo e implementacin de una
aplicacin informtica para el registro y generacin de informacin
financiera de los proyectos de desarrollo implementados por el gobierno
de Honduras, y financiados por organismos financieros y otros miembros
de la cooperacin internacional.
El cuerpo principal del documento se conforma por la seccin 2, que es
una introduccin en la que se plantea de forma general el proyecto, su
alcance, beneficiarios costos y otros elementos para una apreciacin
rpida del proyecto.
La seccin 3 de este plan comprende el planteamiento del problema y,
adems de explicar el proyecto y la oportunidad para el mismo, incluye
los resultados de las tcnicas aplicadas para identificar el problema a
resolver y la seleccin de la alternativa con ms probabilidad de xito
para resolver el mismo. En esta misma seccin se incluye el objetivo
general y los objetivos especficos que busca alcanzar el proyecto, y la
justificacin del mismo.
La seccin 4 comprende las actividades y documentos relacionados con
los procesos de inicio. Incluye el Acta de constitucin del proyecto y la
Declaracin del alcance, as como la estructura detallada de trabajo o
EDT.
La seccin 5 corresponde a la planificacin del equipo, que contempla el
anlisis de los factores ambientales y de los activos de la empresa; el
diagrama organizacional diseado para el Proyecto; las matrices de
Roles y Funciones y la de Responsabilidades y el plan de gestin del
personal.
La seccin 6 corresponde a la planificacin de las comunicaciones. Se
analizan los factores ambientales y los activos de la organizacin que
pueden influir en el proceso de gestin de las comunicaciones. De igual
manera, se analizan los requerimientos de los involucrados a fin de
determinar sus necesidades de informacin y de esa manera, formular el
correspondiente plan de comunicacin que permita gestionar
apropiadamente esta actividad para lograr la comunicacin eficaz del
proyecto.
La seccin 7 incluye lo relacionado al plan para gestionar los riesgos, que
comprende loa apartados relacionados a la identificacin y la evaluacin
cualitativa y cuantitativa de los riesgos identificados. Tambin se ha
incorporado un mapa de riesgos.
La planificacin de las adquisiciones se trata en la seccin 8. Se incluye
una parte narrativa sobre el tipo de adquisiciones que har el Proyecto y
3
el anlisis de los factores ambientales y activos de la organizacin que

podran influir en la gestin de las compras. El detalle de los procesos de
compra que se harn, incluyendo su cuantificacin y otros elementos
clava, se encuentran en el Plan de Adquisiciones que forma parte de esta
seccin. As mismo, en esta seccin se ha desarrollado el
correspondiente Plan de Gestin del rea de adquisiciones.
En la seccin 9 se incluyen las conclusiones y recomendaciones
referentes a este plan de gestin del proyecto.
La bibliografa consultada y los anexos estn incorporados en la seccin
10 y 11 respectivamente.
2.
Introduccin
El Proyecto consiste en el desarrollo e implementacin de una aplicacin
electrnica que permita el apropiado registro y generacin de informacin
financiera de los proyectos de desarrollo en el pas, implementados por
el Gobierno.
El proyecto se plantea como una solucin al problema de generacin de
informacin no confiable, incompleta e inoportuna que se ha observado
en los proyectos y que impacta en la oportuna implementacin de los
proyectos.
Los principales beneficiarios con esta intervencin sern los mismos
proyectos (100 a atender con este proyecto) la Secretara de Hacienda
Nacional y los organismos internacionales que financian el desarrollo.
El proyecto se ejecutar desde una Unidad Ejecutora de Proyectos (UEP)
adscrita a la Secretara de Hacienda Nacional. Tendr un costo estimado
en USD 413,500.00 provenientes de la cooperacin internacional y su
plazo para ejecucin y cierre es de 7 meses.
3.
Planteamiento del problema
3.1
Explicacin del proyecto

El proyecto consiste en el desarrollo de una solucin electrnica para el
registro y manejo de informacin financiera, para ser implementado en
los proyectos de desarrollo administrados por el gobierno de Honduras y
que son financiados con fondos de organismos internacionales, con
acceso remoto para operar el sistema y consultar informacin. El sistema
se instalar en un servidor central en Tegucigalpa y al mismo tendrn
acceso inicialmente al menos 100 de los proyectos de desarrollo que se
encuentran en implementacin a nivel nacional.
En resumen, el proyecto busca mejorar la implementacin de los
proyectos de desarrollo mediante un mejoramiento que en la generacin
de informacin financiera que permita reducir los tiempos de
desembolso, mejorar las calificaciones en auditora y evaluaciones de los
proyectos y la reducir los costos de reproceso de la informacin.
3.2
Oportunidad para el proyecto

Uno de los mayores problemas que se presentan en la ejecucin de los
proyectos es la confiablidad y consistencia en la informacin financiera
que se genera. Cada organismo financiador solicita la informacin en
formatos diferentes, y los proyectos deben registrar los datos y generar
la informacin en medios o con herramientas no apropiadas (algunas
inclusive se registran manualmente), poco confiables o muy vulnerables
a errores o manipulaciones.
Adicionalmente, la informacin que se genera generalmente no est
actualizada o es incompleta, con lo que la tarea de preparar y presentar
informes financieros absorbe una gran cantidad del tiempo de las
unidades ejecutoras. En ese mismo marco, los auditores a menudo
emiten opiniones calificadas.
Esto tiene dos consecuencias principales en los proyectos. Por un lado,
dado que los desembolsos de los financiadores estn soportados por
informacin financiera; al no reportar de forma confiable y oportuna estos
datos los desembolsos se demoran, lo que ocasiona algn grado de
iliquidez que compromete la operatividad de los proyectos y el avance en
la gestin. Por otro lado, cuando se evalan los proyectos por parte de
los organismos internacionales, los aspectos fiduciarios y de gerencia
reciben calificaciones bajas, que afectan toda la cartera de proyectos de
determinado organismo en el pas.
3.3
Evaluacin y seleccin de las alternativas

Para identificar el problema a resolver se elabor el rbol de problemas
y el consecuente rbol de Objetivos, siguiendo la metodologa de marco
lgico descrita por Edgar Ortegn, Juan Francisco Pacheco y Adriana
6
Prieto en el Manual 42, formulado para el Instituto Latinoamericano y del

Caribe de Planificacin y Economa Social (ILPES).
Las dos alternativas de solucin al problema central, con mayores
posibilidades de xito son: 1) Mejorar (y desarrollar donde no haya) los
sistemas de informacin particulares actuales de los proyectos; y 2)
Desarrollar una aplicacin que integre todos los proyectos.
La alternativa identificada es la de desarrollar una aplicacin que integre
todos los proyectos, identificada siguiendo la metodologa de anlisis
cualitativo y cuantitativo de seleccin de alternativas de proyectos
propuesta por Hugo Camacho, Luis Cmara, Rafael Cascante y Hctor
Sainz en su obra El Enfoque del marco lgico: 10 casos prcticos, para
la Fundacin CIDEAL de Cooperacin e Investigacin.
Los resultados de este anlisis se muestran en la siguiente pgina.
rbol de problemas
Demoras en la implementacin de proyectos
Demora en los
desembolsos
Malos resultados
en auditora
Malas
calificaciones al
proyecto
Altos costos de
reproceso
Informacin no confiable, incompleta e inoportuna
Registros
manuales
Aplicaciones no
robustas
Aplicaciones
particularizadas
rbol de objetivos
Mejorada la implementacin de proyectos
Mejorados los
tiempos de
desembolsos
Reducidos
informes de
auditora
calificados
Mejoradas las
calificaciones
Reducidos los
tiempos de
reproceso
Generada informacin confiable, completa y oportuna
Eliminados los
registros
manuales
Fortalecidos los
sistemas de
registro
Integrada la
generacin de
informacin
Anlisis de alternativas
Anlisis cualitativo
Criterios
Vinculacin con los
beneficiarios prioritarios
Recurso disponibles
Tiempo estimado para el
logro de los objetivos
Contribucin a los objetivos
generales
Adecuacin a las
prioridades de los
interesados
Viabilidad
Alternativa 1:
Mejorar los sistemas
actuales
Media
Alternativa 2:
Desarrollar una
aplicacin integral
Alta
Baja
Media
Media
Alta
Media
Alta
Media
Alta
Baja
Alta
Notas tcnicas:
La vinculacin con los beneficiarios prioritarios en la alternativa 2 se
considera alta dado que los beneficiarios prioritarios (proyectos y
organismos financiadores) son los ms afectados con la falta de
informacin financiera confiable, completa y oportuna.
Los recursos disponibles se calificaron en funcin del objetivo que se
plantea. En el caso de la alternativa 2 este criterio se considera medio
dado que no obstante el costo que pudiera significar, el inters de los
financiadores en disponer de un sistema integrado en lugar de diversos
sistemas aislados.
El tiempo estimado para el logro de los objetivos se califica en funcin de
la probabilidad del menor tiempo esperado para que se realicen las
actividades planteadas.
La contribucin a los objetivos generales se evala en funcin del
impacto de la intervencin en los beneficiarios directos.
La adecuacin a las prioridades de todos los interesados se valora en
funcin de los beneficiarios directos de la intervencin, orientado al logro
de los objetivos generales de la misma.
La viabilidad se califica en funcin de la complejidad, alcance y recursos
de los objetivos que se plantea.
Anlisis cuantitativo
Criterios
Coefic.
Vinculacin con
los beneficiarios
prioritarios
Recurso
disponibles
Tiempo estimado
para el logro de
los objetivos
Contribucin a los
objetivos
generales
Adecuacin a las
prioridades de los
interesados
Viabilidad
Total
Alternativa 1:
Mejorar los sistemas
actuales
Valor
Calif.
2
10
Alternativa 2:
Desarrollar una
aplicacin integral
Valor
Calif.
3
15
10
15
10
15
3
42
9
69
Notas tcnicas:
El coeficiente corresponde a la incidencia que se estima tiene el criterio
para el logro del objetivo general de Mejorada la implementacin de
proyectos, en la escala de 1 a 5, donde ente ms alto el coeficiente, ms
efecto tiene.
La valoracin cuantitativa de los criterios para cada alternativa est
directamente relacionada con la valoracin cualitativa del cuadro anterior
(Alta=3; Media=2 y Baja=1).
La calificacin para cada criterio en cada alternativa, resulta de la
multiplicacin de la valoracin por el coeficiente. La alternativa con la
calificacin global acumulada es la seleccionada para el Proyecto.
3.4
Objetivos generales y especficos

En su implementacin, el proyecto busca alcanzar los objetivos que se
describen a continuacin.
Objetivo general
El objetivo general del proyecto es mejorar la implementacin de los
proyectos de desarrollo en Honduras, mediante el desarrollo e
implementacin de una aplicacin electrnica que permita el registro y
generacin de informacin financiera de manera confiable, completa y
oportuna.
10
Objetivos especficos
1) Establecer una plataforma de registro ordenado y estandarizado de
las operaciones financieras de los proyectos.
2) Automatizar y estandarizar la preparacin de informes de ejecucin
financiera de los proyectos.
3.5
Justificacin
En la actualidad, y solamente considerando sus tres principales
financiadores, Honduras administra ms de 120 proyectos de desarrollo
(esta cantidad puede ser hasta 4 veces ms si se consideran otros
organismos multilaterales y bilaterales), de los que se debe generar
informacin contables presupuestaria y financiera al menos una vez cada
trimestre.
Cada uno de esos proyectos maneja sus registros de forma
independiente, utilizando en el mejor de los casos aplicaciones contables
comerciales, que no responden a la demanda de informacin de los entes
financiadores, el gobierno de Honduras y los mismos proyectos. Aunque
las inversiones efectuadas en los sistema actuales (cuando se dispone
de ellos) vistos individualmente suelen no ser muy altas (alrededor de
USD 7,500 por sistema) en su conjunto si representan altos costos, a los
que se debe agregar el costo adicional de generar informacin por otros
medios para completar las demandas de los usuarios.
Sumado a lo anterior, la informacin que se genera nos siempre es
contante, confiable o comparable, por lo que frecuentemente los informes
financieros son cuestionados por los usuarios. Eso representa no solo
costo financiero sino tambin de credibilidad en la apropiada gestin de
los proyectos.
11
4.
Etapa de inicio
4.1
Mapa conceptual de expectativas

En el siguiente mapa conceptual se registran las expectativas de los
interesados del proyecto, en funcin de los problemas identificados, la
solucin propuesta y el impacto y efectos que esa solucin producir.
Mapa conceptual de expectativas
12
4.2
Acta de constitucin del proyecto
Nombre del Proyecto
Siglas
Sistema Estandarizado de Informacin

SEIFP
Descripcin del proyecto: Que, quien como, cuando y donde
Contratacin de una firma especializada para proveer de una solucin electrnica
para el registro y manejo de informacin financiera, para ser implementado en los
proyectos de desarrollo administrados por el gobierno de Honduras en sus
diferentes secretaras de estado y que son financiados con fondos de organismos
internacionales, con acceso remoto para operar el sistema y consultar
informacin, instalada la solucin en un servidor central en Tegucigalpa y el
acceso al sistema desde 100 proyectos.
Definicin del producto del proyecto: descripcin del producto o servicio o
capacidad a generar
Una aplicacin electrnica que permita de forma estandarizada el registro,
procesamiento y generacin de informacin presupuestaria, contable y financiera
de los proyectos, diferenciada por financiador, atendiendo los requerimientos de
informacin y la estructura de financiamiento de cada organismo, ya sea de
naturaleza multinacional o bilateral, donaciones o crditos.
Definicin de requerimientos del proyecto: Funcionales, no funcionales, de
calidad
El sistema debe ser del tipo modular integrado, con acceso remoto va intranet
o internet.
El sistema debe ser totalmente automtico. La actualizacin de los registros
deber generarse directamente desde los mdulos.
Deber ser capaz de emitir cheques y administrar las liquidaciones de fondos
o solicitudes de reembolso que se presentan a cada financiador.
Los registros debern ser multimoneda y deber generar la informacin en al
menos tres monedas (moneda nacional, dlares de los Estadios Unidos de
Amrica y la moneda del pas financiador)
Deber generar informacin de ejecucin financiera por fuente de
financiamiento, categora de gastos (o la denominacin que indique la
estructura de financiamiento del financiador) componente, sub componente del
proyecto y por actividad Plan General de Inversiones 8PGI) y del Plan
Operativo Anual (POA).
El registro de las operaciones se har atendiendo un catlogo estndar de
cuentas, con el identificador nico para cada proyecto y cada financiador.
Deber soportar al menos 9999 proyectos.
Los cdigos fuente deben ser propiedad del gobierno de Honduras
El desarrollador deber dar mantenimiento al sistema al menos durante su
primer ao de operacin.
13
El desarrollador deber entregar los correspondientes manuales de desarrollo,

instalacin, usuario y de mantenimiento. Capacitar al menos 2 personas en
cada proyecto en la operacin del sistema; y a un equipo de 5 tcnicos a nivel
central en la instalacin y mantenimiento del mismo.
El sistema debe cumplir las estndares de calidad ISO 9000-4 (proporciona
las directrices para el servicio de facilidades del software como soporte de
usuarios) y la norma ISO 9126 (identifica los atributos clave de calidad para
el software)
Objetivos del Proyecto: En base a la triple restriccin
1) Establecer una plataforma de registro ordenado y estandarizado de las
operaciones financieras de los proyectos.
2) Automatizar y estandarizar la preparacin de informes de ejecucin financiera
de los proyectos.
Finalidad del proyecto: fin ltimo
Automatizar y estandarizar la generacin de informes y reportes financieros
peridicos y especficos que se presentan a los entes financiadores de los
proyectos, y que estos se generen sobre una base de registro confiable.
Justificacin del proyecto
Cualitativa
Uno de los mayores problemas que se
presentan en la ejecucin de los
proyectos es la confiablidad y
consistencia en la informacin
financiera que se genera. Cada
organismo financiador solicita la
informacin en formatos diferentes y
al no disponer de un sistema
automtico estandarizado, los
proyectos deben registrar los datos y
generar la informacin en medios o
con herramientas no apropiadas, poco
confiables o muy vulnerables a errores
o manipulaciones. Adicionalmente, la
informacin que se genera
generalmente no est actualizada o no
se genera de manera completa desde
los sistemas actuales, con lo que la
tarea de preparar y presentar informes
financieros absorbe una gran cantidad
del tiempo de las unidades ejecutoras.
Con el sistema propuesto se pretende
crear una plataforma de registro
automatizada que, oportunamente
Cuantitativa
En la actualidad, solamente
considerando sus tres principales
financiadores de proyectos, Honduras
administra ms de 120 proyectos de
desarrollo (esta cantidad puede ser
hasta 4 veces ms si se consideran
otros organismos multilaterales y
bilaterales), de los que se debe general
informacin contables, presupuestaria y
financiera al menos una vez cada
trimestre.
Cada uno de esos proyectos maneja sus
registros de forma independiente,
utilizando en el mejor de loa casos
aplicaciones contables comerciales, que
no responden a la demanda de
informacin de los entes financiadores,
el gobierno de Honduras y los mismos
proyectos. Aunque las inversiones
efectuadas en los sistema actuales
(cuando se dispone de ellos) vistos
individualmente suelen no ser muy altas
(alrededor de USD 5,000 por sistema) en
14
operada, minimice las probabilidades

de esos errores o manipulaciones, y
que los informes se generen
oportunamente. Adems, al tener
acceso remoto, los principales
involucrados es decir, los
financiadores, los ejecutores y el
gobierno, podrn acceder a los datos e
informacin en cualquier momento y
desde cualquier lugar.
su conjunto si representan altos costos,

a los que se debe sumar el costo
adicional de generar informacin por
otros medios para completar las
demandas de los usuarios.
Sumado a lo anterior, la informacin que
se genera nos siempre es contante,
confiable o comparable, por lo que
frecuentemente los informes financieros
son cuestionados por los usuarios. Eso
representa no solo costo financiero sino
tambin de credibilidad en la apropiada
gestin de los proyectos.
Designacin del Director de Proyecto

Nombre: Luis Martnez
Reporta a: Juan Glvez
Supervisa a: Consultores desarrolladores de la aplicacin. Personal del proyecto
Niveles de autoridad: Puede afectar presupuesto, as como el personal de las
unidades colaboradoras
Cronograma de Hitos del Proyecto
Diseo conceptual (45 das)
Desarrollo del sistema (105 das)
Pruebas (32 das)
Instalacin final (18 das)
Capacitacin en el sistema (4 das)
Cierre del proceso (5 das)
Organizaciones o grupos que intervienen en el proyecto
Nombre de la Organizacin
Rol dentro del proyecto
Secretara de Hacienda Nacional
Patrocinador
Organismos financiadores
internacionales
Clientes/usuarios
Directores, administradores y
planificadores de los proyectos de
desarrollo
Clientes/Usuarios
Desarrolladores de software
Proveedores
Equipo del proyecto SEIFP
Ejecutores
15
Principales amenazas del proyecto (riesgos)
Falta de apoyo del personal de los proyectos de desarrollo para colaborar con
los consultores en los estudios, diseos, desarrollo y adopcin del sistema
Inters comercial de los proveedores en adaptar una aplicacin existente y no
desarrollar una nueva personalizada.
Principales Oportunidades del proyecto
Mercado local de proveedores con suficiente experiencia para desarrollar la

aplicacin propuesta
Inters del gobierno de Honduras en la administracin transparente de los
proyectos de desarrollo
Inters de los organismos financiadores en que la informacin que se
presente sea oportuna y confiable
Presupuesto Preliminar del proyecto

El presupuesto global estimado es de USD 413,500.00
Patrocinador que autoriza el proyecto
Nombre:
Carlos Rosales Centeno
Empresa:
Secretara de Hacienda Nacional
Cargo:
Secretario de Estado
Fecha:
Junio 10 de 2015
16
Declaracin del alcance

Nombre del proyecto
Siglas del proyecto
Sistema Estandarizado de Informacin

SEIFP
Descripcin del alcance del proyecto

Requisitos: condiciones o capacidades que
debe poseer o satisfacer el producto para
cumplir con contratos, normas,
especificaciones.
Caractersticas: propiedades fsicas,

qumicas, energticas, o sicolgicas,
que son distintivas del producto, y/o que
describen su singularidad.
Escrito en lenguaje tipo sql, compatible con

Estructura modular integrada de
sistema de Administracin Financiera
contabilidad, presupuesto y tesorera
General (SAFG) del gobierno
Articulado en lnea SAFG
La estructura de las bases de datos con
Acceso remoto a travs de la
capacidad para manejo de al menos 999
plataforma de internet
proyectos
Privilegios de usuario jerarquizados
Funcin multimoneda, con conversin
para operar, autorizar, consultar y
automtica de HNL a USD, EUR Y SDR
generar informacin
Formulacin automtica de conciliaciones de Generacin de informacin por
las cuentas bancarias, caja y activos fijos
fuente de financiamiento, categora
Salida de informes a pantalla, archivo e
de gastos, line u objeto de gasto,
impresora
componente, subcomponente y
actividad de POA
Sistema de respaldo (copia y recuperacin)
de datos en lnea
Manuales tcnicos y de usuario en impreso y
en electrnico
Transferencia y registro de propiedad del
cdigo fuente a favor del gobierno del pas
Sistema instalado y probado en 100
proyectos
Garanta de calidad entregada
Contrato de mantenimiento firmado
Criterios de aceptacin del producto: especificaciones o requisitos de rendimiento,
funcionalidad, etc., que deben cumplirse antes que se acepte el producto del proyecto.
Conceptos
Criterios de aceptacin
Tcnicos:
El sistema est instalado y operando en 100 proyectos

Los informes generados responden al modelo diseado
La informacin generada es consistente con los registros
efectuados, libre de errores de procesamiento.
Formalizada, entregada y registrada la transferencia de propiedad
del sistema y cdigo fuente al gobierno de la repblica.
Entregados al gobierno de la repblica los manuales
tcnicos y de usuario del sistema
De calidad
Administrativos
17
Ambientales
Entregada la garanta de calidad de obra, en la forma de fianza,

emitida por un banco o compaa aseguradora nacional
Suscrito el contrato de servicios de mantenimiento del sistema
para al menos 36 meses.
No aplica
Sociales
No aplica
Comerciales
Entregables del proyecto: productos intermedios y finales en cada fase del proyecto
Fase del proyecto
Productos entregables
Documento conteniendo el diseo conceptual del sistema.

Debe incluir al menos: los requerimientos de todos los
involucrados; la estructura del catlogo de cuentas; el
modelo de los reportes que generar el sistema; la
estructura de privilegios para los usuarios y las directrices
de trazabilidad y auditora de las transacciones.
2. Desarrollo
Estudio del sistema, con el planteamiento tcnico para
desarrollar el sistema.
Pruebas iniciales en 10 proyectos
La aplicacin misma, cumpliendo con todos los
requerimientos tcnicos y funcionales e incorporando los
ajustes que pudieran resultar de las pruebas preliminares.
Pruebas finales en los mismos 10 proyectos
Manuales tcnicos y de usuario, presentados en versin
impresa y electrnica. Cinco ejemplares impresos del
manual tcnico y cinco en versin electrnica; diez del
manual de usuarios y cinco en versin electrnica
3. Instalacin
Sistema instalado y operando en 100 proyectos
Capacitacin de 3 das para dos usuarios por cada
proyecto.
4. Cierre
Documento original, notariado y registrado, del traspaso de
administrativo
propiedad del cdigo fuente del sistema.
Cdigo fuente del sistema en versin impresa y electrnica
Contrato de mantenimiento por 36 meses suscrito
Original de la garanta de calidad de obra
Exclusiones del proyecto: entregables, procesos, reas, procedimientos, caractersticas,
requisitos, funciones, especialidades, fases, etapas, que por lo tanto deben estar
claramente establecidas para evitar incorrectas interpretaciones entre los Stakeholders
del proyecto.
1. Diseo
La seleccin y contratacin del desarrollador del sistema ser efectuada por los
organismos financieros; el pago de los servicios se har con fondos del Proyecto.
El Proyecto no incluye proveer el equipo de cmputo necesario para su operacin en
los proyectos, ni lo servidores en los que ser cargado el sistema
La carga de datos en el sistema y la calidad y documentacin de respaldo de los
mismos es responsabilidad de cada proyecto.
La contratacin del sitio web para interface por internet, la conexin misma de internet
y los trmites de licenciamiento no forman parte de las actividades del proyecto, y
debern ser asumidos por el gobierno del pas.
18
Restricciones del Proyecto: factores que limitan el rendimiento del proyecto, de un proceso
del proyecto, o las acciones de planificacin
Internos de la organizacin
Ambientales o externos a la Organizacin
Oportunidad y habilidades del personal Diversidad de criterios a satisfacer para

del proyecto para validar los productos
los diferentes usuarios de la informacin
intermedios y finales del proyecto
que se genere
Fecha en la que debe ser entregado el
Disposicin del personal de los proyectos
sistema. Por su relacin con la
en colaborar con el diseo, estudio,
planificacin operativa y presupuestaria
desarrollo e implementacin del sistema
anual de los proyectos y del mismo
Los proyectos y el mismo gobierno
gobierno, deber estar concluido e
disponen de los equipos necesarios, en el
instalado antes de que finalice el tercer
tiempo requerido, para instalar y operar el
trimestre del ao.
sistema
Supuesto del proyecto: factores que para cumplimiento del proyecto se consideran
verdaderos.
Internos de la organizacin
Ambintales o externos
Los servicios de consultora para el

Existen en el mercado nacional,
diseo conceptual y el desarrollo del
profesionales habilidades y capacidades
sistema son contratados oportunamente
para elaborar el diseo conceptual y
desarrollar el sistema
Se dispone de los recursos financieros
El gobierno del pas otorga los
suficientes y oportunos para financiar
los contratos. Los consultores trabajan
autorizaciones necesarias para asegurar
en horarios continuos, fines de semana
la interface operativa del sistema con el
y das festivos
SAFG
4.3
Estructura detallada de trabajo (EDT)

El Proyecto estar adscrito a la Secretara de Hacienda Nacional, donde
se ha creado una Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP) para la ejecucin
de esta intervencin. El Proyecto se ejecutar en seis etapas:
Diseo conceptual
Desarrollo del sistema
Pruebas
Instalacin final
Capacitacin en el sistema
Cierre del proceso
Las actividades relacionadas con cada etapa se presentan en la EDT de la siguiente

pgina.
19
20
5.
Planificacin del equipo
5.1
Mapa conceptual
21
5.2
Anlisis de los factores ambientales y activos de la

organizacin
Factores ambientales. Se tiene como factores ambientales aquellos
factores externos que tienen influencia sobre el proyecto.
En ese contexto, al ser el proyecto ejecutado por una unidad constituida
especficamente para tal fin, adscrita a la Secretara de Hacienda
Nacional aunque desconcentrada de la misma, influyen en su
implementacin la cultura, valores, legislacin e infraestructura de esa
Secretaria.
Por lo anterior los funcionarios del proyecto en el ejercicio de sus
funciones debern enmarcarse en el propsito de la Secretara de
Hacienda Nacional de ser una institucin eficiente, innovadora y eficaz en
la administracin de la Hacienda Pblica, dentro de un marco de
legalidad, justicia y honestidad. La actuacin de los funcionarios del
proyecto debe reflejar apego a esta visin.
En su vinculacin con la Secretara, el Proyecto depender directamente
del Secretario de Estado, lo que lo posiciona en un nivel alto dentro de la
estructura organizacional que asegurar el respaldo y apoyo de las
autoridades al ms alto nivel.
La estructura legal en la que se desarrollar el proyecto es la
correspondiente al sector pblico del pas, por lo tanto estar sujeto al
cumplimiento de disposiciones relacionadas con otros entes estatales,
tales como el Tribunal de Cuentas, Secretara de Planificacin y la
Contralora de la Nacin. De igual manera, estar sujeto al cumplimiento
de regmenes laborales y de proteccin social para sus funcionarios.
Al tiempo de tener que responder a la normativa nacional en aspectos de
gestin, el proyecto tambin deber atender y cumplir las directrices de
los organismos internacionales que financian el Proyecto, Esto podr
representar algn conflicto dado que esas directrices no siempre son
compatibles con las disposiciones nacionales por lo tanto, el personal del
Proyecto deber encontrar la mejor manera de ejecutar el mismo
respetando ambas normativas: la nacional y la de los organismos
internacionales .
Activos de la empresa. Aqu se refiere a las herramientas, documentos
o conocimiento con los que se cuenta para gestionar el proyecto, as como
a informacin, bases de datos, procedimientos y procesos propios que
ayudan en el Proyecto.
22
En lo referente al equipo del proyecto, la Secretara de Hacienda cuenta,

con polticas, manuales y procedimientos de administracin de personal
que ordenan y regulan el actuar de cada funcionario.
El Proyecto se apegar a estos instrumentos de gestin, que incluyen
guas, procedimientos y formularios aprobados para la seleccin y
contratacin del personal.
Existe en la Secretara, y ser adoptado por el Proyecto, un sistema de
evaluacin del desempeo que relaciona los resultados particulares de
cada empleado en su puesto, con los resultados de toda la unidad (en
este caso, el Proyecto).
Por otro lado, la Secretara cuenta con bases de datos completas sobre
los proyectos de desarrollo y sus datos contables, que sern utilizados
para cargar los saldos iniciales una vez instalado el sistema.
Relacionado con el desarrollo del sistema, se cuenta con una unidad de
infotecnologa que ha desarrollado un protocolo actualizado para el
desarrollo de aplicaciones informticas, y que apoyar al proyecto en el
proceso de revisin y aceptacin de productos.
5.3
Diagrama organizacional del Proyecto
Coordinacin
Apoyo
administrativo
Area de
contrataciones
5.4
Area de
sistemas
Asistencia Legal
Area de
supervisin
Seguimiento y
evaluacion
Consultores
Matriz de roles y funciones

La matriz de roles y funciones se desarroll aplicando la tcnica RACI
(R = Responsable de ejecucin; A = Responsable ltimo; C= Persona a
consultar; I = Persona a informar), conforme lo establecido en la Gua del
PMBOK del PMI, 5 Edicin. La matriz se estructura a partir de las
actividades planteadas en le EDT y se incluye en la siguiente pgina.
23
Matriz de roles y funciones
24
5.5
Matriz de responsabilidades
Por la estrategia definida para a implementacin del proyecto, la mayora
de la responsabilidad por la ejecucin de las actividades recae en los
consultores tcnicos contratados para el diseo conceptual, desarrollo de
la aplicacin y capacitacin a usuarios.
25
5.6
Plan de gestin del personal

Consiste en dar seguimiento al desempeo de los miembros del
Proyecto, proporcionando retroalimentacin, resolviendo problemas y
gestionando cambios a fin de optimizar el desempeo del proyecto. Para
dirigir el proyecto es necesario tener habilidades de comunicacin, ser
objetivo, gestin de conflictos, negociacin y sobre todo liderazgo, as
como planes de estimulacin y recompensas para el equipo del proyecto.
Dentro de las entradas para este proceso se encuentra la asignacin del
personal, el plan para la direccin, la evaluacin del desempeo, los
informes de desempeo y los procesos de la organizacin.
Gestin de conflictos. El conflicto puede producirse por diferencias de
opinin sobre cmo se debe hacer el trabajo, cunto trabajo se debe
hacer, o con qu nivel de calidad se debe hacer el trabajo. Para minimizar
esta fuente de conflicto, un plan de trabajo formal, suficientemente
divulgado y aceptado por todas las partes es lo recomendado.
Asignacin de recursos. Se puede presentar el conflicto con relacin a
las personas asignadas a trabajar en una actividad especfica o sobre la
cantidad de recursos asignados ms ciertas tareas. La seccin del plan
de proyecto roles y responsabilidades deja muy claro quin debe hacer
qu. El que el plan de proyecto sea compartido con los miembros del
equipo previo al inicio de su ejecucin, propicia el exponer las razones
de tales asignaciones.
Diseo del Programa. El conflicto puede ser el resultado de diferencias
de opinin sobre el orden en que se debe hacer el trabajo o sobre la
duracin del mismo. En la etapa de planeacin del proyecto es importante
concertar con los especialistas tcnicos que adelantarn las tareas el
tiempo necesario y suficiente para adelantar las actividades del
programa.
Diferencias personales. Puede surgir el conflicto entre los miembros del
equipo del proyecto debido a prejuicios o diferencias en los valores y
actitudes de las personas. El conflicto es inevitable en los proyectos, pero
puede ser benfico si se maneja en forma apropiada.
Retroalimentacin constructiva. El proceso de retroalimentacin
constructiva se basara en el siguiente modelo para su desarrollo:
26
Definicin del objetivo de la

conversacin
Describir el hecho o la
conducta.
Apoyar con datos
Expresar la reaccin propia

hacia la conducta.
Sealar consecuencias de la
conducta o hecho
mencionado.
Plantear accin de cambio

esperado.
Acordar pasos posteriores.
Actualizacin del plan para la direccin de personal del proyecto. Se

realizarn diagnsticos donde se analizarn la conveniencia o
necesidades de introducir modificaciones al planteamiento inicial,
producidas normalmente por la propia evolucin del Proyecto. Si dichas
modificaciones son consideradas importantes, darn lugar a una nueva
edicin del plan de gestin del Personal. Esto se produce como respuesta
de mantenerlo acorde a lo esperado, tomando en consideracin que para
lograrlo se debe de garantizar su permanente adecuacin a los objetivos
que se pretenden establecer en el Proyecto.
27
6.
Planificacin de las comunicaciones
6.1
Mapa Conceptual
28
6.2

organizacin
Factores ambientales. Tradicionalmente, en el marco de la cultura
organizacional de la Secretaria de Hacienda Nacional (entidad a la que
est adscrita el proyecto, las comunicaciones oficiales entre supervisor
y supervisados (independientemente de los mandos intermedios),
comunicaciones con proveedores y otros involucrados en la
implementacin, se hacen de manera escrita y firmada por el
Coordinador del Proyecto. Si la comunicacin es entre ministerios u
otras dependencias pblicas fuera de la estructura de la Secretara de
Hacienda Nacional, la comunicacin debe ser entonces formada por el
Secretario o Sub Secretario de estado. Lo anterior deber tomarse en
consideracin al momento de preparar comunicaciones que tengan
plazo perentorio de entrega.
Aunque o se tiene una normativa oficial en tema de comunicaciones, si
existe un sistema de estndares que aplican a diferentes documentos y
medios utilizados para la comunicacin oficial: Los informes de avance
se presentan en versin impresa y electrnica; la comunicacin interna
es a travs de memorando impresos; el correo electrnico es solamente
para uso oficial y para impulsar o tratar temas operativos rutinarios
cotidianos; las reuniones deben convocarse con suficiente antelacin;
de todas las reuniones se debe levantar un acta o minuta y darle el
seguimiento a los acuerdos.
Activos de la organizacin. La Secretara cuenta con un eficiente
sistema de informacin gerencial en plataforma electrnica, en el que se
registran todas las actividades relacionadas con los proyecto desde el
plan operativo hasta el registro del cierre del proyecto, pasando por las
actividades operativas, contables, financieras y de seguimiento y
evaluacin. Los informes que se generan desde esta plataforma son
oficiales y son la base para preparar cualquier comunicacin de avance
fsico, financiero y de seguimiento del proyecto.
Para la preparacin de informes de avance, se utilizar el modelo de
informe acordado para otros proyectos con los organismos de
financiamiento, conforme la estructura y contenidos revisados con esos
organismos.
6.3
Anlisis de requisitos de informacin de los involucrados

Se parte del anlisis matricial de involucrados (stakeholders) del
proyecto, en trminos de la influencia e inters que pudieran tener en el
Proyecto.
29
Lista de involucrados
Rol general
Patrocinador
Stakeholders
Secretaria de Hacienda Nacional
Director de proyecto: Luis Martnez
Equipo tcnico del Proyecto
Organismos financieros internacionales
Equipo clave de los proyectos de desarrollo
(Director, administrador y planificador)
Desarrollador de aplicaciones
Equipo de proyecto SEIFP

Usuarios / clientes
Usuarios / clientes
Proveedores
Matriz influencia / poder

Poder sobre el Proyecto
Alta
el proyecto
Influencia sobre
Baja
Alta
Equipo tcnico
del Proyecto
Baja
Secretara de Hacienda
Nacional
Director del Proyecto
Organismos financieros
internacionales
Poder: Nivel de Autoridad

Influencia: Involucramiento activo
Matriz intereses / poder

Poder sobre el Proyecto
Bajo
Medio
Alto
A favor
Normal
Desarrolladores
de aplicaciones
Equipo clave de
los proyectos de
desarrollo
En contra
Inters sobre el proyecto
Poder: Nivel de Autoridad

Inters: preocupacin o conveniencia
30
Equipo tcnico
del proyecto
Secretara de
Hacienda
Nacional
Director del
Proyecto
Organismos
financieros
internac.
Matriz influencia / Impacto
Impacto sobre el Proyecto

Bajo
Alto
Influencia sobre el
proyecto
Alta
Equipo clave de los

internacionales
Influencia: Involucramiento activo
Impacto: Capacidad para efectuar cambios
Baja
31
Secretara de Hacienda
Nacional
Desarrollador de
aplicaciones
Director del Proyecto
Equipo tcnico del
Proyecto
Registro de involucrados
Identificacin
Nombre
Ricardo Martnez
Rigoberto
Antnez
Luis Martnez
Frank Smith
Dennis Lance
Luigi Petrini
Alfredo Soto
Sistemas
Integrales
Empresa y
puesto
Secretara
Hacienda
Nacional
/Director de
Sistemas
Coordinador
tcnico/
SEIFP
Director/
SEIFP
Gerente de
Proyectos/
Organismo
financiero 1
Gerente de
Proyectos/
Organismo
financiero 2
Gerente de
Programas/
Organismo
financiero 3
Director
Proyecto 1
Localizacin
Evaluacin
Rol en
el proyecto
Informacin Requerimientos
de contacto
Primordiales
Expectativas
principales
Clasificacin
Influencia
total
Fase de
mayor inters
Interno /
Externo
Apoyo /
Neutral /
Opositor
Tegucigalpa
Patrocinador
2222-2222
Participacin en
el diseo
Compatibilidad del
sistema con los
sistemas actuales
Alta
Diseo y
desarrollo del
sistema
Externo
Apoyo
Tegucigalpa
Ejecutor
3333-3333
Coordinacin
Funcionalidad del
sistema
Alta
Todo el
proyecto
Interno
Apoyo
Tegucigalpa
Ejecutor
3333-3333
Coordinacin
Alta
Apoyo
Usuario/Cliente
4444-4444
Informacin
Media
Todo el
proyecto
Implementacin
Interno
Tegucigalpa
Funcionalidad del
sistema
Funcionamiento del
sistema
Externo
Apoyo
Tegucigalpa
Usuario/Cliente
4444-4444
Informacin
Funcionamiento del
sistema
Media
Implementacin
Externo
Neutral
Tegucigalpa
Usuario/Cliente
4444-4444
Informacin
Funcionamiento del
sistema
Media
Implementacin
Externo
Apoyo
Choluteca
Usuario/Cliente
5555-5555
Informacin
Operatividad del
sistema
Alta
Externo
Neutral
Proveedor
6666-6666
Insumos
Funcionalidad del
sistema
Media
Diseo,
Pruebas,
implementacin
Todo el
proyecto
Externo
Apoyo
Desarrollador San Pedro

aplicaciones Sula
32
Estrategia de gestin de involucrados

Involucrado
Patrocinador
Inters en el
Proyecto
Alto
Impacto
Estrategia
Alto
Participacin en reuniones de planificacin.
Normal
Alto
Integrar en reuniones de revisin de avances

Participar en reuniones de planificacin.
internacionales
Alto
Bajo
Participacin directa en la supervisin.

Informar peridicamente el avance
Personal clave de los

Normal
Bajo
Alto
Alto
Equipo del Proyecto

SEIFP
Proveedor
Participar como observadores en pruebas

Participacin en reuniones de planificacin y
de revisin de avances.
Coordinacin suministro de insumos
Coordinacin semanal
Supervisin directa
Integrar comit de planificacin y revisin de
avances
6.4
Matriz de comunicacin
Involucrado
Secretara de
Hacienda
Nacional
Organismos
financiadores
internacionales
Medio/contenido
Informe mensual de
avances
o Avances fsicos
o Avances
financieros
o Evaluacin del
desempeo del
proyecto
o Retos enfrentados
o Actividades
planeadas para
siguiente mes
Minutas quincenales
de reuniones de
revisin y supervisin
de avances
o Participantes en
las reuniones
o Asuntos tratados
o Acuerdos
Informe mensual de
avances
Minutas quincenales
de reuniones de
de avances
33
Formato
Impreso y
digital /PDF)
Responsable de
Comunicar
Coordinador
general
Preparacin:
Seguimiento y
evaluacin
con insumos
de Sistemas y
Supervisin
Impreso y
digital /PDF)
Coordinador
general
Preparacin:
Seguimiento y
evaluacin
con insumos
de Sistemas y
Supervisin
Involucrado
Medio/contenido
Formato
Personal clave de
proyectos de
desarrollo
Minutas quincenales
de reuniones de
de avances
Impreso y
digital /PDF)
Desarrolladores
de la aplicacin
Equipo del
proyecto SEIFP
Minutas quincenales
de reuniones de
de avances
Impreso y
digital /PDF)
Informacin de las
reuniones de
coordinacin
semanales
o Temas tratados
o Seguimiento
actividades
o Avances
operativos
o Resoluciones
Presentaci
n dialogada
en reuniones
semanales
Correos
electrnicos
34
Responsable de
Comunicar
Coordinador
general
Preparacin:
Seguimiento y
evaluacin
con insumos
de Sistemas y
Supervisin
Coordinador
general
Preparacin:
Seguimiento y
evaluacin
con insumos
de Sistemas y
Supervisin
Coordinador
general
Preparacin: rea
responsable
de la reunin
6.5
Calendario de eventos
Mes
Jul-2015
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Ago2015
Sep-2015
Oct-2015
Nov-201
Dic-2015
Ene-2016
Simbologa
Smbolo
Significado
Inicio del proyecto
Reuniones para diseo de sistema
Reuniones de consulta con interesados para diseo conceptual
Reuniones de supervisin y revisin de avances
Reuniones quincenales con el equipo del proyecto
Presentacin informes mensuales de avance
Fin del proyecto
35
26
27
28
29
30
31
6.6
Plan de gestin de las comunicaciones

El proyecto entiende y buscar la comunicacin efectiva. La efectividad
de la comunicacin depende del correcto entendimiento, la sintona de
las partes y por lo tanto la consecucin de los objetivos marcados. Es
decir, el xito de la comunicacin consiste en que el receptor entienda
cul es el mensaje emitido por el emisor.
Las comunicaciones del proyecto deben estar sustentadas en
informacin, por lo tanto toda comunicacin que se produzca deber
tener la caracterstica de informativa y ser oportuna, exacta y veraz.
Para asegurar lo anterior, la informacin que se incluya en las
comunicaciones de deber ser tomada de los registros oficiales del
proyecto, fsicos o electrnicos, debidamente actualizados. Cada
miembro del equipo deber mantener en los dispositivos de
almacenamiento, la documentacin que genere o se relacione con las
actividades que le correspondan, y actualizar el registro en el sistema de
informacin gerencial.
Las comunicaciones sern entregadas a los destinatarios por medios
diferentes, atendiendo su rol en la ejecucin del proyecto. Al patrocinar
del proyecto y a los organismos financieros internacionales la
comunicacin ser oficial, por escrito y la remisin firmada por el
Coordinador General del Proyecto. La entrega ser por consejera y
como medio alterno, remisin de la documentacin por correo
electrnico en formato PDF sin embargo, posteriormente y a la brevedad
se enviar la documentacin impresa.
Las comunicaciones con los proveedores sern siempre por escrito, en
los formularios con que cuenta la Secretara de Hacienda Nacional al
respecto.
Las comunicaciones internas con los miembros del equipo sern por
medio de correo electrnico, al que se le adjuntarn los documentos
correspondientes de ser necesario.
En caso de presentarse conflictos con los proveedores, luego de una
comunicacin por escrito habr una reunin con el proveedor, en las
oficinas del proyecto, para buscar alternativas de solucin. De todo lo
tratado en las reuniones se levantar un acta o minuta que deber ser
firmada por las partes participantes en la reunin. Cuando se trata de
conflictos entre el personal del equipo, previo a una decisin se har una
reunin con las partes en conflicto y el Coordinador General. Las
decisiones o acuerdos a que se llegue sern registrados en una ayuda
de memoria que ser firmada por las partes.
36
De toda comunicacin, ya sea interna o externa, el rea funcional la

gener debe hacer el seguimiento de la recepcin de la misma por parte
del destinatario. Una vez confirmada la recepcin, una comunicacin
telefnica deber generarse desde el proyecto para asegurar la
comprensin del mensaje que se enva.
37
7.
Planificacin de los riesgos
7.1
Mapa conceptual
38
7.2

organizacin
Factores ambientales. Los ejecutores del proyecto debern estar
conscientes de que para alcanzar los objetivos en el plazo y con el
presupuesto asignado, deben identificar y evaluar los riesgos a los que
se puede exponer, para as poder planificar las respuestas y tratar de
disminuir su impacto negativo o potenciar el impacto positivo que
pudieran tener.
En ese sentido la Secretara de Hacienda Nacional, a la que est adscrita
el proyecto, tiene como prctica en todas sus operaciones identificar los
riesgos y evaluar su impacto y probabilidad de ocurrencia a fin de poder
priorizar aquellos que pudieran afectar ms fuertemente en los objetivos.
Aunque no se cuenta con estudios formales, se tiene referencia que los
proyectos de este tipo (desarrollo se software) han experimentado
algunos riesgos caractersticos. Estas referencias son tomadas en
consideracin en la identificacin de los riesgos, ms adelante en esta
seccin.
Activos de la organizacin. Para la planificacin de la gestin de los
riesgos se utilizan las plantillas y mtodos ya desarrollados por la
Secretara de Hacienda Nacional.
Adems, el sistema de archivo de la Secretara registra documentacin
de otros proyectos ejecutados, que tambin proporcionan alguna
orientacin sobre los principales riesgos enfrentados en su oportunidad,
y la forma en que fueron planificadas su gestin y administrados los
mismos.
Por otro lado, se cuenta con la documentacin completa del diseo del
presente proyecto, que ya incluye la identificacin de los riesgos bsicos
a los que se podra estar expuestos durante la ejecucin del proyecto.
7.3
Anlisis de identificacin de los riesgos

Para este anlisis se utiliz la tcnica de entrevistas, en la que el personal
experimentado en riesgos de la Secretaria, luego de recabar y analizar
informacin histrica y referencial de proyectos ejecutados por la misma
Secretara o de otros proyectos de similar naturaleza al actual, entrevist
a personal personal tcnico y administrativo de la misma Secretara,
relacionado con las reas de formulacin y seguimiento y evaluacin de
proyectos, as como personal especialista del rea de sistemas de
informacin
En el proceso se identific que la contratacin de consultoras
especializadas toma ms tiempo del previsto. As mismo, es frecuente
que los consultores sufran alguna demora en la entrega de los productos
39
a los proyectos y que la revisin de estos por parte del personal de los
proyectos tambin toma ms tiempo del estimado.
Tambin se consider que la naturaleza de este proyecto requiere de
personal de direccin con capacidades y habilidades suficientes para
conducir el equipo y las relaciones con todos los interesados, para que el
proyecto cumpla con alcanzar sus objetivos en el plazo indicado y con el
presupuesto previsto.
Partiendo de los documentos de diseo del proyecto, algunos proyectos
de desarrollo que se vern impactados con la implementacin de la
aplicacin electrnica estn por terminar su ejecucin dentro de los 24
meses siguientes a la terminacin de este proyecto. Esto podra causar
algn desinters del personal de estos en proporcionar informacin,
datos o aportes a los consultores.
Una revisin de escritorio rpida arroj como resultado que no todos los
proyectos que se beneficiaran de la aplicacin disponen en este
momento del equipo que podra ser requerido para operar la misma.
Adems, algunos de estos proyectos han agotado ya el presupuesto
convenido con el financiador para adquisicin de equipo de cmputo.
Otro tema relevante considerado es que por mejoras que se estn
planeando en el sistema de registros presupuestarios y financieros del
gobierno central, algunas modificaciones a la estructura del plan de
cuentas nacional podra presentarse en los prximos dos aos. De igual
manera, y dado los diferentes avances tecnolgicos en lenguajes de
programacin, debe quedar asegurada la especificacin de
compatibilidad de los lenguajes entre la aplicacin que se desarrolle y la
plataforma de la Secretara con la que estar conectada y relacionada.
Como resultado de este anlisis, se identificaron y categorizaron los
riesgos que se listan a continuacin:
Riesgos
Entrega tarda de los productos por parte de los
consultores
Contratacin tarda de los consultores
Falta de liderazgo y habilidades de gestin del Coordinador
Cambios en los sistemas de registros del gobierno central
Discrepancias tcnicas entre el equipo del proyecto y el de
los contratistas
Falta de apoyo de los proyectos a los consultores
Falta de equipos en los proyectos de desarrollo
Incumplimiento de especificaciones
40
Categora
Externo
Organizacional
Admn. del Proyecto
Externo
Admn. del Proyecto
Organizacional
Organizacional
Tcnico
7.4
Anlisis cualitativo de los riesgos

Se evalu la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de impacto
de cada riesgo.
Con el analista de riesgos se construy la siguiente tabla para la
valoracin cualitativa de probabilidades e impactos de los riesgos,
considerando la ocurrencia de eventos en proyectos anteriores:
Probabilidad
Muy alta
Alta
Moderada
Baja
Muy baja
Impacto
Muy bajo
Bajo
Moderado
Alto
Muy alto
La tabla de riesgos del proyecto, cualitativamente evaluada incluyendo la

oportunidad de ocurrencia del riesgo, queda de la siguiente manera:
Riesgos
Entrega tarda de los productos por
parte de los consultores
Falta de liderazgo y habilidades de
gestin del Coordinador
Cambios en los sistemas de registros
del gobierno central
Discrepancias tcnicas entre el equipo
del proyecto y el de los contratistas
Falta de apoyo de los proyectos a los
consultores
Falta de equipos en los proyectos de
desarrollo
7.5
Probabilidad
Impacto
Ocurrencia
Alta
Muy alto
Al final
Moderada
Muy alto
Moderada
Alto
Al inicio
Durante la
ejecucin
Baja
Alto
Al final
Moderada
Alto
Durante
Baja
Moderado
Baja
Moderado
Moderada
Alto
Al inicio y en
las pruebas
En las
pruebas
Al final
Anlisis cuantitativo de los riesgos

El anlisis estadstico de los datos revisados de otros proyectos, permiti
desarrollar la siguiente tabla de valoracin numrica de la probabilidad
de ocurrencia de los riesgos y el impacto que podra tener en los objetivos
del proyecto:
Probabilidad
Muy alta (10)
Alta (8)
Moderada (5)
Baja (3)
Muy baja (1)
0.05
Muy bajo
0.50
0.40
0.25
0.15
0.05
0.10
Bajo
1.00
0.80
0.50
0.30
0.10
41
Impacto
0.20
Moderado
2.00
1.60
1.00
0.60
0.20
0.40
Alto
4.00
3.20
2.00
1.20
0.40
0.80
Muy alto
8.00
6.40
4.00
2.40
0.80
Todos los riesgos con valor de 4 en adelante sern considerados riesgo

alto; los mayores o iguales a 1.00 pero menores a 4.00 riesgos
moderados; y los menores a 1 riesgo bajo.
Conforme esta valoracin, los riesgos del proyecto quedan valorados as:
Riesgos
Entrega tarda de los productos por parte de los
consultores
Falta de liderazgo y habilidades de gestin del
Coordinador
Cambios en los sistemas de registros del
gobierno central
Discrepancias tcnicas entre el equipo del
proyecto y el de los contratistas
consultores
Falta de equipos en los proyectos de desarrollo
7.6
Probab.
Impacto
Valor
0.8
6.4
0.8
0.4
0.4
1.2
0.4
0.2
0.6
3
5
0.2
0.4
0.6
2
Mapa de riesgos
Sobre la base del anlisis anterior, se tipificaron los riesgos atendiendo
su valoracin:
Riesgos
Entrega tarda de los productos
por parte de los consultores
Contratacin tarda de los
consultores
Falta de liderazgo y habilidades
de gestin del Coordinador
Cambios en los sistemas de
registros del gobierno central
Discrepancias tcnicas entre el
equipo del proyecto y el de los
contratistas
Falta de apoyo de los proyectos a
los consultores
Falta de equipos en los proyectos
de desarrollo
Incumplimiento de
especificaciones
42
Probab.
Impacto
Valor
Tipo
0.8
6.4
Alto
0.8
Alto
0.4
Moderado
0.4
1.2
Moderado
0.4
Moderado
0.2
0.6
Bajo
0.2
0.6
Bajo
0.4
Moderado
Con esta tipificacin se construy el siguiente mapa de los riesgos, que

pone en perspectiva el grado de cada uno de esos riesgos:
Valoracin y Tipo de riesgo
Bajo
Moderado
Alto
Riesgos
Entrega tarda de los productos por parte
de los consultores
Falta de liderazgo y habilidades de
gestin del Coordinador
Cambios en los sistemas de registros del
gobierno central
Discrepancias tcnicas entre el equipo del
proyecto y el de los contratistas
consultores
Falta de equipos en los proyectos de
desarrollo
6.4
4
2
1.2
2
0.6
0.6
7.7
Matriz de administracin de riesgos

Para construir la matriz de administracin de riesgos, se define primero
la estrategia del proyecto para dar respuesta a cada tipo de riesgo,
vinculado a su valoracin Probabilidad-Impacto.
Tipo de riesgo
Alto
Alto
Moderado
Bajo
Valoracin
Ms de 7.00
4.00 7.00
1.00 <4
<1
Estrategia (Respuesta)
Evadir
Reducir
Reducir
Reducir/aceptar
Con esta definicin se plantea la siguiente matriz de administracin de

riesgos, que incluye tanto la estrategia, el plan de contingencia, el
disparador del riego y el responsable de administrarlo.
Riesgo
Tipo
Respuesta
Entrega tarda
de los productos
por parte de los
consultores
Contratacin
tarda de los
consultores
Alto (6.4)
Reducir
Alto (4)
Reducir
Falta de
liderazgo y
habilidades de
gestin del
Coordinador
Moderado
(2)
Reducir
43
Plan de
contingencia
Compresin del
cronograma
Revisin de
cronograma
Compresin de
cronograma
Entrenamiento en
Gestin de
Proyectos
Capacitacin en
habilidades
gerenciales
Responsable
Coordinador
Encargado
adquisiciones
Secretara de
Hacienda
Nacional
7.8
Plan de
contingencia
Comunicacin
constante con la
Secretara de
Hacienda
Nacional
Retroalimentacin
positiva
Revisin de roles
y funciones
Riesgo
Tipo
Respuesta
Responsable
Cambios en los
sistemas de
registros del
gobierno central
Moderado
(1.2)
Reducir
Discrepancias
tcnicas entre el
equipo del
proyecto y el de
los contratistas
Falta de apoyo
de los proyectos
a los
consultores
Falta de equipos
en los proyectos
de desarrollo
Moderado
(2)
Reducir
Bajo (0.6)
Reducir
Suscripcin de
actas de
compromiso
Coordinador
Bajo (0.6)
Reducir
Encargado
rea tcnica
Incumplimiento
de
especificaciones
(Moderado
(2)
Reducir
Evaluacin
temprana de
inventarios
Acompaamiento
en definicin de
especificaciones
Acompaamiento
en procuracin de
recursos
Supervisin ms
frecuente
Informes de
avance
peridicos
Encargado
rea tcnica
Coordinador
Supervisor
Plan de gestin de riesgos

Los riesgos del proyecto se gestionaran atendiendo cada uno de los
procesos, y cada uno utilizar las herramientas que se incluyen en la
siguiente tabla:
Proceso
Identificacin de los
riesgos
Descripcin
Es el proceso donde se
determina los riesgos que
pueden afectar al proyecto y
documentar sus
caractersticas.
Anlisis cualitativo
Es el proceso de priorizar
riesgos para anlisis o
accin posterior, evaluando
y combinando la
probabilidad de ocurrencia e
impacto de dichos riesgos
44
Herramientas
1. Revisiones de la
documentacin
2. Recopilacin de
informacin por
entrevistas
3. Juicio de expertos
1. Evaluacin de
probabilidad e impacto
de los riesgos
2. Matriz de probabilidad e
impacto
3. Evaluacin de la calidad
de los datos sobre
riesgos
4. Categorizacin de
riesgos
Proceso
Anlisis Cuantitativo
Descripcin
Es el proceso de analizar
numricamente el efecto de
los riesgos identificados
sobre los objetivos
generales del proyecto.
Respuestas a los
riesgos
Es el proceso de desarrollar
opciones y acciones para
mejorar la oportunidades y
reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto
Es el proceso de
implementar los planes de
respuesta a los riesgos
Control de los riesgos
Herramientas
1. Anlisis cualitativo
2. Anlisis estadsticos de
probabilidades
3. Histograma de sucesos
4. Tcnicas de modelado
1. Anlisis cuantitativo
2. Estrategias de
respuesta definidas
1. Plan para la direccin
del proyecto
2. Registro de riesgos
3. Informes desempeo
del trabajo
Para la puntuacin de los riesgos durante la etapa de anlisis cuantitativo

y cuantitativo se utilizar la siguiente escala (subseccin 7.5, supra):
Probabilidad
Muy alta (10)
Alta (8)
Moderada (5)
Baja (3)
Muy baja (1)
0.05
Muy bajo
0.50
0.40
0.25
0.15
0.05
0.10
Bajo
1.00
0.80
0.50
0.30
0.10
Impacto
0.20
Moderado
2.00
1.60
1.00
0.60
0.20
0.40
Alto
4.00
3.20
2.00
1.20
0.40
0.80
Muy alto
8.00
6.40
4.00
2.40
0.80
El valor del riesgo ser el resultado de multiplicar el peso asignado a cada

cualidad en la Probabilidad, por el peso asignado a cada cualidad en el
Impacto. El valor resultante determinar el tipo de riesgo, conforme lo
siguiente:
Riego alto: Riesgo con valor de 4 en adelante

Riesgo moderado: Valor igual o mayor a 1.00 pero menor a 4.00
Riesgo bajo: Valor menores a 1
Atendiendo a esa tipologa, la estrategia de respuesta al riesgo del

proyecto es la siguiente (subseccin 7.7, supra):
Tipo de riesgo
Alto
Alto
Moderado
Bajo
Valoracin
Ms de 7.00
4.00 7.00
1.00 <4
<1
Estrategia (Respuesta)
Evadir
Reducir
Reducir
Reducir/aceptar
Los informes que se utilizar sern los desarrollados y peridicamente

revisados por la Secretara de Hacienda Nacional. La versin vigente de
estos informes se encuentra disponibles en www.sng.gob.
45
Los datos relacionados con las distintas actividades y procesos de

gestin de los riesgos se registraran en los sistemas de seguimiento de
la Secretara de Hacienda Nacional, en donde se tienen procesos
definidos para la custodia, administracin y seguridad de los mismos.
El equipo administrador del riesgo estar conformado por el Coordinador
y los encargados de cada rea funcional, a los que se suma el Experto
en Riesgos y el Experto en Anlisis Cuantitativo de la Secretara de
Hacienda Nacional. Los roles, responsabilidades, costos de cada
actividad as como la oportunidad en que se desarrollan y la periodicidad
de las mismas, se muestra en el plan general de gestin de riesgos, en
la siguiente pgina. El presupuesto se calcula por cada vez que se
ejecute la actividad sobre la base del tiempo invertido por el personal
(60% del costo); materiales y otros gastos de oficina (20%) y equipo
informtico y otros similares (20%).
46
Plan general de gestin de riesgos

Proceso/actividad
Identificacin de los
riesgos
Anlisis cualitativo
Anlisis Cuantitativo
Respuestas a los
riesgos
Roles y responsabilidades en el proceso

Resto del
Lder
Soporte
equipo
Coordinador
Especialista e
Ejecuta la
riesgos de la SHN
actividad
Responsable directo
Proporciona
orientacin; plantillas
y herramientas
Experto en riesgos de
la SHN
Coordina y dirige el
proceso; provee
directrices
institucionales y facilita
el proceso
Experto en anlisis
cuantitativo de la SHN
proceso; provee
directrices
el proceso
Encargado rea
tcnica
proceso; provee
directrices
el proceso
Responsable tcnico
Presupuesto
en USD
400.00
47
Al inicio del
proyecto
Una vez
Durante la
evaluacin
mensual de
avance
Durante la
evaluacin
mensual de
avance
Mensualmente
200.00
Ejecuta la
actividad
200.00
Durante la
evaluacin
mensual de
avance
Mensualmente
Ejecuta la
actividad
150.00
Durante la
evaluacin
mensual de
avance
Mensualmente
Recopila datos,
proporciona
herramientas; analiza
resultados
Supervisor
Recopila
instrumentos; integra
evaluaciones
anteriores;
proporciona
herramientas; genera
y documenta
informes;
Periodicidad
Ejecuta la
actividad
Recopila datos;
proporciona
herramientas;
consolida resultados
Experto en riesgos
de la SHN
Oportunidad
Mensualmente
Proceso/actividad
Control de los
riesgos
Roles y responsabilidades en el proceso

Resto del
Lder
Soporte
equipo
Supervisor
Encargado rea
Ejecuta la
tcnica
actividad
proceso; provee
Recopila datos,
directrices
evala avances;
institucionales y facilita prepara mediciones;
el proceso; coordina
analiza desviaciones;
registro de actividades proporciona
del plan de gestin de
herramientas;
riesgos; coordina la
consolida y
actualizacin del plan
documenta informes
de gestin de riesgos
48
Presupuesto
en USD
200.00
Oportunidad
Durante la
evaluacin
mensual de
avance
Periodicidad
Mensualmente
8.
Planificacin de adquisiciones
8.1
Mapa conceptual
49
8.2
Anlisis de los factores ambientales y activos de la empresa

Las adquisiciones del proyecto se concentrarn en dos categoras:
1) Contratacin de servicios de consultora. Incluye la contratacin de
consultores de base para la coordinacin y ejecucin del proyecto,
as como el consultor para el desarrollo del diseo conceptual del
sistema y la firma consultora que desarrollar el sistema.
Si bien el producto principal del proyecto que es la aplicacin
electrnica se considera un bien intangible, por la naturaleza
particular del mismo y condiciones y trminos en que debe ser
contratado, se adquirir a travs de un servicio de consultora.
Se remarca que, conforme se indic en las Exclusiones del Proyecto
de la Declaracin del Alcance (subseccin 4.2 supra), la seleccin y
contratacin del desarrollador de la aplicacin la harn los
organismos internacionales a travs de una agencia internacional
especializada en compras. La participacin del Proyecto ser en la
etapa de formulacin de TdR y en la evaluacin de propuestas.
2) Adquisicin de bienes. Se incluye la compra de materiales y tiles
impresiones, dispositivos de almacenamiento, gastos de
alimentacin, alquiler de locales y dems materiales necesarios para
los talleres de capacitacin a los usuarios del sistema.
Como tambin se indica en la referida seccin del alcance, con el
proyecto no se adquirirn computadoras, servidores y dems equipo
de cmputo. Se utilizarn los disponibles en la Secretara de
Hacienda Nacional y en los proyectos.
Factores ambientales. En el rea de desarrollo de aplicaciones
informticas, en el mercado nacional se encuentran empresas con
capacidades suficientes para atender las demandas que representa el
sistema. Adems, estas empresas disponen de (o contratan ad-hoc)
profesionales que tienen el conocimiento sobre la operatividad
financiera, contable y presupuestaria de los proyectos de desarrollo.
De igual manera, para el diseo conceptual en el mercado nacional
tambin estn disponibles consultores individuales con amplia
experiencia en sistemas similares en esencia al del este proyecto,
aunque no en cobertura en trminos de proyectos agregados. Este
diseo conceptual requiere una mezcla de conocimientos y habilidades
entre contabilidad, sistemas de informacin y auditoria, combinacin que
est presente en los planes formacin de universidades pblicas y
privadas del pas.
Por las razones expuestas, se espera que los concursos para la
seleccin de estas consultoras resulten exitosos.
50
Por el lado de los consultores para implementar el proyecto, el mercado

local ofrece profesionales en diferentes reas (sistemas, informtica,
administracin, contabilidad, auditoria, leyes, otros) que se han
especializado en Administracin de Proyectos, por lo que su
identificacin y contratacin tambin es factible.
Aunque en el mercado se encuentre productos disponibles similares
como ser sistemas ERP y otros sistemas modulares integrados, los
requisitos de cada involucrado en el proyecto, principalmente los
organismos requieren de una atencin e integracin precisa, no siempre
alcanzable en un sistema comercial.
Activos de la organizacin. Para las adquisiciones el Proyecto utilizar
una versin homologada de normas y procedimientos de adquisicin,
acordada entre la Secretara de Hacienda Nacional y los organismos
financiadores internacionales y cuya adopcin tiene el carcter de
excepcional. Estas normas incluyen un conjunto de directrices,
procedimientos y modelos de formulario para las diferentes etapas de
los procesos, considerando el tipo de adquisicin bien, obra o servicio)
y la modalidad del proceso (licitacin o concurso pblico internacional;
licitacin o concurso pblico nacional; comparacin de precios). Estas
normas han sido utilizadas en la implementacin de otros proyectos y el
rea de adquisiciones de la secretara de Hacienda pone a disposicin
del Proyecto, estas y dems herramientas en el tema de adquisiciones
(Sistema Pblico de Adquisiciones; bases de datos de proveedores con
evaluacin de su desempeo; archivos electrnicos editables para la
formulacin de documentos, entre otros.
En cuanto a equipo de cmputo, la Secretara de Hacienda dispone de
varios servidores y uno de los mismos ser asignado para la instalacin
y operacin del sistema. Tambin en los proyectos se dispone de
computadoras y dems dispositivos que sern utilizados para la
operacin de la aplicacin electrnica y, de ser necesario adquirir ms o
sustituir los actuales, lo harn los proyectos mismos en el marco de sus
operaciones habituales. La intervencin del Proyecto en este caso ser
revisar, junto con la empresa desarrolladora de la aplicacin, las
especificaciones y requisitos de esos equipos para la apropiada
operacin del sistema y, de ser necesario nuevos, orientar a los
proyectos en la definicin de especificaciones tcnicas para adquirirlos.
Las oficinas del Proyecto estarn en las instalaciones de la Secretara
de Hacienda Nacional, por lo que no se prev erogaciones por pago
alquiler, compra de equipo de oficina y de cmputo, materiales y tiles
de oficina, servicios pblicos y cualquier otro gasto operativo
relacionado, los que sern cubiertos directamente por la Secretara de
Hacienda Nacional conforme a su estructura presupuestaria y normas y
polticas al respecto.
51
8.3
Plan de compras y contrataciones

Las compras representan el plan global de inversiones del Proyecto. Los valores se muestran en USD.
Duracin
contrato
Inicio del
contrato
Fin del
contrato
Precio fijo cerrado
7 meses
Jul-2015
Ene-2016
Calificaciones de consultores
Precio fijo cerrado
7 meses
Jul-2015
Ene-2016
7,000
Precio fijo cerrado
7 meses
Jul-2015
Ene-2016
2,000
14,000
Precio fijo cerrado
7 meses
Jul-2015
Ene-2016
3,000
21,000
Precio fijo cerrado
7 meses
Jul-2015
Ene-2016
Mes
3,000
21,000
Precio fijo cerrado
7 meses
Jul-2015
Ene-2016
Mes
3,000
21,000
Precio fijo cerrado
7 meses
Jul-2015
Ene-2016
Global
6,500
6,500
Precio fijo cerrado
1.5 mes.
Jul-2015
Ago-2015
Global
275,000
275,000
Calidad y el precio
Precio fijo cerrado
6 meses
Ago-2015
Ene-2016
Materiales para capacitaciones
Lote
2,000
2,000
Precio evaluado ms bajo
Precio fijo cerrado
5 das
Ene-2016
Ene-2016
Alimentacin y local capacitacin Z-1
Lote
2,500
2,500
Precio fijo cerrado
2 das
Ene-2016
Ene-2016
Lote
2,500
2,500
Precio fijo cerrado
2 das
Ene-2016
Ene-2016

Total
Lote
2,500
2,500
413,500
Precio fijo cerrado
2 das
Ene-2016
Ene-2016
Descripcin
P.U
Criterio principal de
seleccin
Medida
Cant.
Total
Coordinador
Mes
3,500
24,500
Encargado asuntos legales
Mes
2,000
14,000
Asistente administrativo
Mes
1,000
Encargado de adquisiciones
Mes
Encargado de sistemas
Mes
Supervisor tcnico
Encargado de S&E
Tipo de contrato
Consultores individuales
Diseo conceptual del sistema

Firmas consultoras
Desarrollo e implementacin del SEIPF
Bienes
NOTA: Para las capacitaciones los proyectos se agruparn por zona geogrfica: Z-1 centro-sur; Z-2 norte-oriente; y Z-3 occidente
52
8.4
Plan de gestin de compras y contratos

Las acciones de compras de Proyecto deben enmarcarse en los
principios internacionales en esta materia:
- Mejor valor por el dinero;
- Equidad, integridad y transparencia
- Competencia efectiva
La gestin de las adquisiciones involucra a diferentes miembros del
proyecto y la responsabilidad por la oportunidad y calidad de lo que se
adquiere es compartida entre el rea solicitante del proceso, el rea de
adquisiciones, el rea de asistencia legal y la coordinacin general del
Proyecto.
Para los procesos, en las diferentes etapas, se utilizarn las directrices y
los documentos estndar vigentes, desarrollados por la Secretara de
Hacienda Nacional (que recoge los principios indicados anteriormente) y
disponibles en la pgina web www.shn.gob, entre los que encuentran los
siguientes:
Directrices de adquisiciones y contrataciones de la cooperacin
internacional
Manual de adquisiciones y contrataciones que contiene entre
otros:
- Documento estndar para licitacin pblica internacional
- Documento estndar para licitacin pblica nacional
- Documento estndar para solicitud de cotizacin
- Documento estndar para solicitud de propuestas
- Modelos de contratos
- Modelos de orden de compra
- Procedimientos para la preparacin de procesos solicitud
de ofertas: recepcin y apertura; evaluacin de ofertas y
adjudicacin de contratos
El Proyecto utilizar el tipo de contrato de Precio fijo cerrado para todas
sus compras.
Las contrataciones de los consultores individuales de base (los que
prestarn sus servicios en la gestin del proyecto) que harn mediante
un contrato de consultora y la condicin principal de pago ser mensual,
previa la presentacin de un informe de actividades aceptado por la
Coordinacin. El informe de la Coordinacin deber ser aceptado por el
titular de la Secretaria de Hacienda Nacional.
Los contratos del formulador del estudio conceptual y de la empresa
desarrolladora de la aplicacin sern pagados contra productos
entregados y recibidos a satisfaccin.
53
Las compras de bienes y otros servicios sern formalizadas mediante

rdenes de compra y se pagarn contra la entrega del producto o los
servicios.
Los criterios principales para la seleccin de proveedores y su uso
dependiendo del tipo de proceso, son los siguientes:
Precio evaluado ms bajo: Se utilizar para la compra de bienes o
servicios diferentes a los de consultora. Se seleccionar al proveedor
cuya oferta haya cumplido con las especificaciones tcnicas y dems
requerimientos formales solicitados en la licitacin o en la solicitud de
ofertas, y que presente el precio evaluado ms bajo. Por precio evaluado
se tiene aquel precio que ha sido revisado y ajustado en funcin de
correccin de errores, y que adems es aceptado por el ofertante.
Calificaciones de los consultores. Se utilizar para la seleccin de los
consultores individuales. Se evaluarn las hojas de vida de los
candidatos en base a una tabla que considere la formacin acadmica,
la experiencia general y la experiencia especfica. Se seleccionar al
candidato que presente el puntaje ms alto en esta evaluacin.
Seleccin basada en la calidad y el precio. Se utilizar para seleccionar
la firma consultora que desarrollar el sistema. Este criterio considera
tanto la evaluacin de la propuesta tcnica y la oferta de precio del
proponente, donde la propuesta tcnica tiene un peso de 80 puntos y la
financiera 20, para totalizar 100. En la evaluacin tcnica se considerar:
Las calificaciones de la firma proponente en trminos de experiencia en
el desarrollo de sistemas similares y referencias de servicios anteriores;
la calificacin del personal clave propuesto para la consultora; y la
metodologa y plan de trabajo propuestos. Solamente se considerarn en
la evaluacin financiera las propuestas que alcancen al menos 56 de los
80 puntos asignados a la seccin tcnica. Los puntos financieros se
asignarn en funcin de la oferta de precio ms bajo entre las calificadas
en la etapa tcnica. A la de precio evaluado ms bajo se le asignarn los
20 puntos, las dems sern evaluadas contra esta, en sentido
inversamente proporcional. Se seleccionar para la adjudicacin del
contrato la propuesta que presente el puntaje combinado tcnico
financiero ms alto.
Para todas las adquisiciones se crear un expediente documentario y
electrnico que deber contener todos los documentos del proceso,
ordenados segn la etapa: a) Preparacin; b) Solicitud de ofertas; c)
Recepcin y apertura de ofertas; d) Evaluacin de ofertas; Contratacin
y gestin del contrato.
54
El proceso se generar desde el rea que requiera el insumo y se debe

considerar el plazo mnimo de 10 das entre el requerimiento y el
suministro del insumo.
El principal insumo para identificar candidatos a proveedores ser la base
de datos de proveedores de la Secretara de Hacienda Nacional.
Cada contrato que se suscriba deber tener el visto bueno del Encargado
de Asuntos Legales, quien velar por el cumplimiento de las
disposiciones tanto de la Secretara de Hacienda como de los
organismos financiadores del Proyecto.
Al finalizar cada contrato, se har una evaluacin de desempeo del
proveedor y los resultados se remitirn a Secretara de Hacienda
Nacional, para actualizar las bases de datos de proveedores.
55
9.
Conclusiones y recomendaciones
9.1
Conclusiones
9.2
Planificar la gestin del proyecto permite conocer a profundidad la

naturaleza del mismo, su alcance, recursos y limitaciones.
Para la efectiva planificacin de las diferentes reas del proyecto
se requiere de profesionales con capacidades especficas y
suficientes en administracin y gestin de proyectos, en concurso
con profesionales con experiencia en os aspectos tcnicos
centrales del mismo.
La planificacin de la gestin debe hacerse de forma responsable
y al inicio del proyecto
La planificacin del proyecto debe proporcionar guas suficientes
para el apropiado manejo de todas las reas del proyecto,
facilitando y ordenando la implementacin.
Recomendaciones
Evaluar regularmente el plan de gestin de cada una de las reas

incluidas en este documento, y documentar y registrar
oportunamente los cambios.
Hacer seguimiento constante a los elementos exgenos a la
administracin del proyecto (aspectos institucionales, condiciones
de mercado, avances tecnolgicos, otros) a fin de plantear
estrategias para anticiparse a los cambios.
Comunicar este plan de gestin a todos los miembros de la
organizacin, proporcionando espacios para su anlisis y
compartir puntos de vista.
Implementar el proyecto en funcin de sus resultados, ms all de
los aspectos procedimentales.
Al analizar los avances peridicos del proyecto mantener en
perspectiva todo el plazo para la implementacin con su
respectivo presupuesto, asegurando que se mantiene la mirada
puesta en la triple restriccin: tiempo, costo y alcance.
56
10.
Bibliografa
(2003). En PMI, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (5a. ed.).
(2007). En Rivarola, & Lledo, Gestin de Proyectos. Buenos Aires: Prentice Hall - Pearson
Education.
Fundacin CIDEAL de Cooperacin e Investigacin. (2001). En El Enfoque del marco lgico: 10
casos prcticos (pgs. 31-33). Madrid.
Instituto de Investigacin en Informtica. (s.f.). Recuperado el 22 de Junio de 2015, de
http://sedici.unlp.edu.ar/bitstream/handle/10915/19289/Documento_completo.pdf?sequ
ence=1.
Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificacin y Economa Social (ILPES). (2005). En
Metodologa del Marco Lgico para la planificacin, el seguimiento y la evaluacin de
proyectos y programas (pgs. 95-96). Santiago de Chile.
Junta de Galicia. (s.f.). Como elaborar el plan de comunicacin. Recuperado el 11 de Junio de 2015,
de http://cristinaaced.com/pdf/planComunicacion_BIC%20Galicia.pdf.
57
11.
Anexos
Anexo 1. Esquema bsico del sistema
58
Anexo 2. Diagrama general de la implementacin del proyecto
Conformacin UEP
Diseo Conceptual
Desarrollo de la aplicacin
Contratacin del personal

Equipamiento
Contratacin del consultor

Revisin requerimienos de interesados
Formulacin del Diseo Conceptual
Validacin del Diseo Conceptual

Desarrollo del estudio tcnico
Desarrollo de los mdulos del sistema
Pruebas del sistema
Instalacin del sistema
Cierre del proyecto
Instalacin en equipos de 10 proyectos

Prueba del sistema
Ajustes derivados de las pruebas
Pruebas finales
Instalacin de versin final en los 100

proyectos
Capacitacin de usuarios
Documentacin de funcionamiento
cero defectos
Constancia de recepcin
Suscripcin de contrato de
mantenimiento
Entrega de productos a la Secretara de
Hacienda Nacional
Desmovilizacin de la UEP
59

Proyecto SEIFP Version Final

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PROYECTO: Sistema

Rene Lpez Steiner

Resumen ejecutivo ..................................................................................................................3

Planteamiento del problema...................................................................................................6

Etapa de inicio ........................................................................................................................12

Planificacin del equipo ........................................................................................................21

Planificacin de las comunicaciones ...................................................................................28

Planificacin de los riesgos ..................................................................................................38

7.6 Mapa de riesgos ............................................................................................................42

Planificacin de adquisiciones .............................................................................................49

Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................56

10. Bibliografa ..............................................................................................................................57

el anlisis de los factores ambientales y activos de la organizacin que

Planteamiento del problema

Explicacin del proyecto

Oportunidad para el proyecto

Evaluacin y seleccin de las alternativas

Prieto en el Manual 42, formulado para el Instituto Latinoamericano y del

Informacin no confiable, incompleta e inoportuna

Generada informacin confiable, completa y oportuna

Objetivos generales y especficos

Mapa conceptual de expectativas

Mapa conceptual de expectativas

Acta de constitucin del proyecto

Nombre del Proyecto

Sistema Estandarizado de Informacin

El desarrollador deber entregar los correspondientes manuales de desarrollo,

operada, minimice las probabilidades

su conjunto si representan altos costos,

Designacin del Director de Proyecto

Rol dentro del proyecto

Secretara de Hacienda Nacional

Equipo del proyecto SEIFP

Principales amenazas del proyecto (riesgos)

Principales Oportunidades del proyecto

Mercado local de proveedores con suficiente experiencia para desarrollar la

Presupuesto Preliminar del proyecto

Carlos Rosales Centeno

Secretara de Hacienda Nacional

Declaracin del alcance

Siglas del proyecto

Sistema Estandarizado de Informacin

Descripcin del alcance del proyecto

Caractersticas: propiedades fsicas,

Escrito en lenguaje tipo sql, compatible con

El sistema est instalado y operando en 100 proyectos

Entregada la garanta de calidad de obra, en la forma de fianza,

Documento conteniendo el diseo conceptual del sistema.

Ambientales o externos a la Organizacin

Oportunidad y habilidades del personal Diversidad de criterios a satisfacer para

Los servicios de consultora para el

Estructura detallada de trabajo (EDT)

Las actividades relacionadas con cada etapa se presentan en la EDT de la siguiente

Planificacin del equipo

Anlisis de los factores ambientales y activos de la

En lo referente al equipo del proyecto, la Secretara de Hacienda cuenta,

Diagrama organizacional del Proyecto

Matriz de roles y funciones

Matriz de roles y funciones

Plan de gestin del personal

Definicin del objetivo de la

Expresar la reaccin propia

Plantear accin de cambio

Actualizacin del plan para la direccin de personal del proyecto. Se