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MANUALES ADMINISTRATIVOS

DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Reyes Ponce: Significa un


folleto,
libro,
carpeta,
etc. en los que de una
manera fcil de manejar
(manuable) se concentran
en forma sistemtica, una
serie
de
elementos
administrativos para un fin
concreto:
orientar
y
uniformar la conducta que
se pretende entre cada
grupo
humano
en
la
empresa.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Graham Kellog: El manual


presenta sistemas y tcnicas
especficas.
Seala
el
procedimiento a seguir para
lograr el trabajo de todo el
personal de oficina o de
cualquier
otro
grupo
de
trabajo
que
desempea
responsabilidades
especficas. Un procedimiento
por
escrito
significa
establecer debidamente un
mtodo
estndar
para
ejecutar algn trabajo

MANUALES ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Franklin-Gomez Ceja: Son


instrumentos que contienen
informacin
sistemtica
sobre la historia, objetivos,
polticas,
funciones,
estructura y especificacin
de
puestos
y/o
procedimientos
de
una
institucin
o
unidad
administrativa. Sirven para
normar la actuacin de las
personas y coadyuvan al
cumplimiento de los fines
de la misma.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
DEFINICIONES Y CONCEPTOS

Gary Dessler: Son


documentos que sirven
como medios de
comunicacin y coordinacin
que permiten registrar y
transmitir de forma
ordenada y sistemtica,
informacin de una
organizacin, as como las
instrucciones y lineamientos
que se consideren
necesarios para el mejor
desempeo de sus tareas.

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACION

1) ALCANCE:
* Generales o de aplicacin universal
* Departamentales o de aplicacin
especfica.
* De Puestos o de aplicacin individual.

2) CONTENIDO:
* De historia de la empresa o
institucin.
* De organizacin
* De polticas
* De procedimientos
* De contenido mltiple (manual de
tcnicas)

MANUALES ADMINISTRATIVOS
CLASIFICACION

3) FUNCIN ESPECIFICA O REA


DE ACTIVIDAD:
* De personal
* De ventas
* De produccin o ingeniera
* De finanzas
* Generales, que se ocupen de dos o
ms funciones especficas.
* Otras funciones
(compras,intendencia, etc.)

POR SU CONTENIDO:
MANUALES DE HISTORIA DE LA EMPRESA:
Contienen informacin con respecto a la historia
de la compaa, sus comienzos, crecimiento,
logros, administracin y posicin actuales. El darle
al empleado un cuadro del todo, le ayuda a
adaptarse a si mismo dentro del cuadro total.
MANUALES DE ORGANIZACION.
Exponen con detalle la estructura de la empresa y
sealan los puestos y la relacin que existe entre
ellos para el logro de sus objetivos. Explican la
jerarqua, grados de autoridad y responsabilidad;
las funciones y actividades de los rganos de la
empresa.

POR SU CONTENIDO:
MANUALES DE POLITICAS:
Ponen por escrito las polticas de una empresa.
Poltica: gua bsica para la accin; prescribe los
lmites generales dentro de los cuales han de
realizarse las actividades. Estos manuales ayudan
a proporcionar el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS:
Presentan sistemas y tcnicas especficas. Seala
el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de
todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempea responsabilidades
especficas.

POR SU CONTENIDO:
MANUALES DE CONTENIDO MULTIPLE:
Contienen material de tipo diverso (organizacin,
funciones, procedimientos, etc). Parecen estar
diseados intencionalmente para varios fines, lo
que hace que la informacin no resulte siempre
bien definida.
MANUALES DE PUESTO.
Precisa las labores, procedimientos y rutinas de un
puesto en particular. Por ello, cuando el manual
de puesto no solo contiene la descripcin de las
labores sino que explica como deben ejecutarse,
se convierte en un manual de organizacin y
procedimiento al mismo tiempo.

POR FUNCIN ESPECIFICA O REA DE ACTIVIDAD


MANUALES DE PERSONAL: Tratan sobre la
administracin
de
personal.
Pueden
elaborarse destinados a tres clases de
usuarios:
* Para personal en general: Contienen
prestaciones, uso de los servicios de la
empresa (bibliotecas, cafeteras). Otros
aspectos del reglamento de trabajo, como
asistencias, vacaciones, pago de sueldos,
etc. Otros temas de inters general (quejas
y sugerencias).
*
Para
supervisores:
Comunican
las
actividades y polticas de la administracin
sobre la forma en que el personal de
supervisin debe dirigir el esfuerzo de sus
subordinados.
* Para el personal del departamento o unidad
de personal, como reclutamiento y seleccin
de personas, anlisis y valuacin de puestos,
calificacin de mritos, etc.

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACION


A) Identificacin:
* Nombre oficial del organismo o
unidad a que se refiere.
* Ttulo o extensin del manual
(general o especfico)
* Niveles jerrquicos que comprende.
* Lugar y fecha de elaboracin
* Nmero de revisin
* Unidades responsables de su elaboracin.
* Cantidad de ejemplares impresos.
B) ndice o contenido:
El cual detalla, los captulos que
constituyen la estructura del documento

C)) Prlogo o introduccin:


Explicacin exacta de lo que es el
documento, la ocasin que da origen a su
elaboracin, propsitos bsicos que se
pretenden cumplir a travs de l, mbito
de aplicacin, a quien va dirigido, como se
usar, cmo y cuando se harn las
revisiones, actualizaciones y observaciones.
D) Directorio:
Relacin de los funcionarios y cargos que
ocupan dentro de la estructura de organizacin

E) Antecedentes Histricos:
Breve descripcin histrica sobre la empresa:
origen, causa que dieron lugar a su creacin,
Desarrollo, modificaciones en cuanto a su
estructura, funciones, etc.

F) Legislacin o base legal:


Enunciado
de
los
principales
ordenamientos jurdicos de los que se
derivan las atribuciones de la entidad o
de
las
unidades
administrativas
comprendidas en ella. (Constitucin
poltica, tratados, leyes, reglamentos,
decretos, acuerdos y/o circulares).
G) Atribuciones:
Facultades conferidas a la entidad o a
sus
unidades
administrativas,
de
acuerdo con las disposiciones jurdicas
que dan base legal a sus actividades.
H) Objetivo:
Fin que debe alcanzar una unidad
administrativa
a
travs
de
las
atribuciones
otorgadas
por
las
disposiciones legales.

I) Polticas:
Lineamientos por medio de los
cuales
se
alcanzarn
los
objetivos.

l) Funciones:
Desempeadas por las diversas
unidades
administrativas
y
labores realizadas por los
distintos puestos.

J) Estructura Orgnica:
Forma en que estn ordenadas
las unidades que conforman una
entidad administrativa

M) ndice de Procedimientos:
Lista
de
los
principales
procedimientos, la cual servir
como ndice para el manual de
Procedimientos.

k) Organigrama:
Representacin grfica de la
estructura orgnica

N) Glosario de Trminos:
Trminos tcnicos y sus
definiciones, para una mejor
comprensin del documento.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Exponen con detalle la
estructura de la empresa y
sealan los puestos y la relacin
que existe entre ellos para el
logro de sus objetivos. Incluye:
ndice, introduccin,
antecedentes histricos,
legislacin o bases legales de la
empresa, sus atribuciones
(facultades de acuerdo a
disposiciones jurdicas),
estructura orgnica (descripcin
ordenada de las unidades de la
empresa en funcin de las
relaciones de jerarqua),
organigrama, funciones,
Descripcin de puestos,
Directorio de personas incluidas
en el manual.

Logo

Nombre de la Empresa

MANUAL DE ORGANIZACIN

Fecha de Elaboracin:
Fecha de Revisin:

I) INDICE
II) INTRODUCCION
III) ANTECEDENTES HISTORICOS
IV) BASE LEGAL (Cd.Trab, estatutos, convenios, etc).
V) ATRIBUCIONES (leyes, organismos colegiados, etc.)
VI) ESTRUCTURA ORGANICA DE LA EMPRESA
VII) ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA
1)GERENCIA GENERAL.
a) Funcin General:
b) Estructura Orgnica Interna:
2)FINANZAS.
a) Funcin General: Administra el dinero de la
empresa. Analiza y planifica los recursos monetarios
necesarios para el desarrollo de sus actividades, vela
por su estabilidad y solvencia, y participa en la toma
de decisiones de inversin y de obtencin de crditos.
b) Estructura Orgnica Interna: Tiene dependencia
directa del Gerente General y consta de dos secciones:
Contabilidad y Tesorera.
c) Organigrama:

Gerente General

Finanzas
Contabilidad

d) Funciones
e) Descripcin de puestos
3) MERCADEO
a) Funcin General:

Tesorera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Contiene la descripcin de las
actividades que deben seguirse
en la realizacin de las
funciones de una unidad
administrativa, o de dos o ms
de ellas, adems de los puestos
o unidades administrativas que
intervienen, precisando su
responsabilidad y participacin
Contenido:
1) Portada de Identificacin
2) ndice del manual
3) Introduccin
4) Base legal
5) Objetivo del manual
6) Descripcin de todos los
procedimientos (que incluye
su identificacin, objetivo,
responsable, descripcin
narrativa, diagrama de
flujo)
6) Glosario de trminos

Logo

Nombre de la Empresa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Fecha de Elaboracin:

Procedimiento:
Objetivo:
Responsable:
No
1
2
3
4

Participantes
Secretaria
Secretaria
Jefe
Jefe

5
6
7

Secretaria
Jefe
Secretaria

Mensajero

Elabor: Frank Ramirez

Fecha de Revisin:

Envo de correspondencia
Hacer llegar informacin a los
diferentes destinatarios
Secretaria.
Descripcin de Actividades
Elabora Correspondencia
Entrega correspondencia al jefe
Verifica correspondencia
Si esta correcta continua en paso 6, de
lo contrario hace observaciones y
devuelve
Hace correcciones y continua en paso 2
Firma y devuelve
Entrega correspondencia
Recibe y entrega correspondencia a
Destinatario

Revis: Luisa Lobos

Autoriz: Jos Reyes