PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIN
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades
que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de
dos ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la
evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes
de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
DEFINICION DE PROCESO
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases
que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las
funciones de acuerdo con su estructura orgnica.
DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS
Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en
relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y normas
establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento
para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de
materiales, etc.
DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO
Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes
y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se trata de manuales
que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos, por
razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las Leyes. En este instructivo
para tener didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se emplea en forma anloga,
especialmente por qu se est describiendo el trabajo de una persona responsable y de
all se origina la descripcin del Manual de Funciones.

DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un
documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se
deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas,
secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y sealar quin?, cuando?,
como?, donde?, para qu?, por qu? de cada uno de los pasos que integra cada uno de
los procedimientos.
Adems, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de
actuacin que fija limites (polticas) a travs de una red de procesos y posibilita por medio
de la descripcin de procedimientos, dar soporte a la operacin en pos de un mejor
servicio, generando una abstraccin del modelo real que entregar informacin que
permitir saber: qu es lo que cada ente est facultado y debe realizar; cmo se
concreta una funcin o proceso con actividades y pasos; quin es responsable del
desarrollo de las actividades; dnde estn los puntos clave de control de cada
procedimiento. Para as facilitar su supervisin, control, evaluacin y mejora.
CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO:
Est definido en pasos secuenciales a los cuales se le denomina tarea o actividad.
Las secuencia de las tareas esta normada y alineada a la estructura de la organizacin.
Su caracterstica principal es el nivel de detalle que entrega de las acciones que se llevan
acabo.
La transformacin de entradas en salidas la llamamos proceso y la forma en que
puede ser explicada su finalidad mediante su accionar, es lo que denominamos
procedimiento
TAREA: Es una actividad definida, que es cumplida por individuos. Las tareas son
acciones especficas que contribuyen al cumplimiento de la misin de los requerimientos.
Una tarea debe ser especfica, decisiva y responder al QUE, como accin adicionadora de
valor al producto que recibe como input y entrega como ouput.
2. Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el anlisis o revisin de

Interviene en la consulta de todo el personal.

los

procedimientos

de

un

sistema.

Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos,

delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben
hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos.
CONFORMACIN DEL MANUAL
A) IDENTIFICACIN
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin, Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las
siglas de la unidad administrativa Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o
un diagonal.
B) NDICE O CONTENIDO
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento.
C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia

de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las
reas comprendidas en el manual.

D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las
labores de auditora; la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente;
reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
E) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin Municipal los procedimientos han sido clasificados,
atendiendo al mbito de aplicacin en: Procesos macro-administrativos y procesos mesoadministrativos o sectoriales, y subprocesos, y la unidad menor es la que denominamos
tarea.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera
de sus fases, en ningn caso se deben apuntar nombres de personas, ya que lo que
importa es la funcin del ejecutante, ya que no es un documento evaluativo de
desempeo personal.
G) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos normativos de accin que se
determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas
instancias que participaban en los procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A
continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en faltas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos
incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo.

Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerrquicos superiores.
H) FORMULARIO DE REGISTRO. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento,
las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la
descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica
de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.
I) GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el
contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de
apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales
administrativos
Fuentes De Informacin
Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de
informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms
representativas se pueden mencionar:
*Instituciones:
-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector
de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el
funcionamiento de la organizacin que se estudia.
*Archivos de la organizacin:
-General.
-De las reas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.
-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos
tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o
divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos.

*reas de trabajo:
-Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios
y personal.
*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la
organizacin.
*Mecanismos de informacin: Recursos computacionales que permiten el acceso a
informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio.
DIGRAMAS DE FLUJO
Un diagrama de flujo u organigrama es una representacin diagramtica que ilustra la
secuencia de las operaciones que se realizarn para conseguir la solucin de un
problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente antes de comenzar a
programar el cdigo frente a la computadora. Los diagramas de flujo facilitan la
comunicacin entre los programadores y la gente del negocio. Estos diagramas de flujo
desempean un papel vital en la programacin de un problema y facilitan la comprensin
de problemas complicados y sobre todo muy largos. Una vez que se dibuja el diagrama
de flujo, llega a ser fcil escribir el programa en cualquier idima de alto nivel. Vemos a
menudo cmo los diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de explicar el programa
a otros. Por lo tanto, est correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para
la documentacin mejor de un programa complejo.
Dichos diagramas sern utilizados como herramientas de apoyo al entendimiento del
procedimiento en su totalidad ya que el mismo establece el tipo de relaciones entre
componentes de la organizacin y los flujos de informacin generados producto de la
interaccin de los mismos. La simbologa a utilizar
Reglas para dibujar un diagrama de flujo.
Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos smbolos estndares; sin
embargo, algunos smbolos especiales pueden tambin ser desarrollados cuando san
requeridos
Caractersticas principales
A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.
Capacidad de Comunicacin
Permite la puesta en comn de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la
mejor comprensin global del mismo.
Claridad
Proporciona informacin sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.
Dichos diagramas se construyen utilizando ciertos smbolos de uso especial como son
rectngulos, diamantes, valos, y pequeos crculos, estos smbolos estn conectados

entre s por flechas, conocidas como lneas de flujo. A continuacin se detallarn estos
smbolos.

Nombre

Smbolo

Funcin

Terminal

Representa el inicio y fin de un programa. Tambin

puede representar una parada o interrupcin
programada que sea necesaria realizar en un
programa.

Entrada / salida

Cualquier tipo de introduccin de datos en la

memoria desde los perifricos o registro de
informacin procesada en un perifrico.

Proceso

Cualquier tipo de operacin que pueda originar

cambio de valor, formato o posicin de la
informacin almacenada en memoria, operaciones
aritmticas, de transformaciones, etc.

Decisin

Indica operaciones lgicas o de comparacin entre

datos (normalmente dos) y en funcin del resultado
de la misma determina (normalmente si y no) cual
de los distintos caminos alternativos del programa
se debe seguir

Conector Misma Pgina

Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un

diagrama a travs de un conector en la salida y otro
conector en la entrada. Se refiere a la conexin en la
misma pgina del diagrama

Indicador de direccin
o lnea de flujo

Indica el sentido de la ejecucin de las operaciones

Salida

Se utiliza en ocasiones en lugar del smbolo de

salida. El dibujo representa un pedazo de hoja. Es
usado para mostrar datos o resultados.

Reglas de los diagramas de flujo

Debe de indicar claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama.
Cualquier camino del diagrama debe de llevarte siempre a la terminal de fin.
Organizar los smbolos de tal forma que siga visualmente el flujo de arriba hacia
abajo y de izquierda a derecha.
No usar lenguaje de programacin dentro de los smbolos.
Centrar el diagrama en la pgina.
Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.