"Microsoft SharePoint, tambin conocido como Microsoft SharePoint Products and

Technologies, es una coleccin de productos y elementos de software que incluye,

entre una seleccin cada vez mayor de componentes, funciones de colaboracin,
basado en el Explorador web, mdulos de administracin de proceso, mdulos de
bsqueda y una plataforma de administracin de documentos.
SharePoint puede utilizarse para sitios de web host que acceda a espacios de
trabajo compartidos, almacenes de informacin y documentos, as como para alojar
aplicaciones definidas como los wikis y blogs. Todos los usuarios pueden manipular
los controles propietarios llamados "web parts" o interactuar con piezas de
contenido, como listas y bibliotecas de documentos."

Pasado por una de las proporcionadas por Microsoft:

"Microsoft SharePoint Server 2010 es una aplicacin de servidor enriquecida para la
empresa que facilita la colaboracin, proporciona caractersticas completas para la
administracin de contenidos, implementa procesos empresariales y proporciona
acceso a informacin esencial para los objetivos y procesos organizativos.
Proporciona una plataforma integrada para planear, implementar y administrar
aplicaciones de intranet, extranet e Internet en la empresa y fuera de sta."

o esta otra de Microsoft:

"SharePoint 2010 es la plataforma de colaboracin empresarial que le permite
incrementar la productividad y administrar los contenidos a travs de la interfaz
familiar de Office. Tanto si implementa SharePoint 2010 de forma local como si lo
hace en servicios hospedados, los recursos integrados, mejorados por las
tecnologas de bsqueda, le permitirn responder con rapidez frente a los cambios
de las necesidades empresariales. Tome decisiones bien informadas e implemente
soluciones personalizadas de forma rpida y segura para mejorar la colaboracin en
toda la empresa y con terceros. La consolidacin de soluciones mediante SharePoint
2010 permite ahorrar mediante la reduccin de los gastos de mantenimiento y
formacin, y a travs del aumento de la productividad del departamento de TI. Todo
gracias a una plataforma que ofrece un control total cumpliendo con las
normativas."
o de mltiples intentos de definicin de consultores o empresas como la nuestra
(qu es SharePoint?) que dicen cosas como:
"Es trata de una herramienta muy til a nivel empresarial que nos ayuda a
centralizar la informacin de la organizacin, tener un control de versiones de los
documentos, compartir recursos con otros miembros, tener un control de acceso a
la informacin, etc., todo ello a travs de una aplicacin web muy sencilla e
intuitiva."

...en este blog, cuya orientacin es a la visin o dimensin de negocio que se

desprende de esta herramienta, nos atrevemos a definir SharePoint por su utilidad.
Es decir, como:
"Se trata de un conjunto de herramientas de Microsoft que incluyen gran
cantidad de funcionalidades y modelos que permiten, de forma gil,
flexibe y escalable, construir soluciones de intranet, portal del empleado,
portales web con una potente gestin de contenidos, extranets y sitios de
colaboracin con clientes y proveedores, gestiones de calidad o de
incidencias y peticiones, o de proyectos, o de lanzamientos de productos,
o de comits, a la vez que cuadros de mando integral, gestiones de

proceso basadas en solicitud de todo tipo, frontales web de aplicacin y

de backoffices, y un sin fin de soluciones empresariales que tengan que
ver con la colaboracin, la comunicacin, la gestin del conocimiento y la
inteligencia de negocio".

Qu es Sharepoint ?
Sharepoint es una herramienta de trabajo colaborativo desarrollada por Microsoft y
destinada a un servidor. Esta herramienta est compuesta por una serie de programas
disponibles en un portal de internet.
Sharepoint es principalmente utilizado para la gestin de contenido, la gestin electrnica
de documentos, la mensajera y por su capacidad para administrar estadsticas para la
toma de decisiones. En este sentido. Sharepoint se convierte en una verdadera plataforma
de trabajo colaborativo accesible a todos los colaboradores de una empresa.

Para qu necesidades es utilizado?

El despliegue de Sharepoint en el servidor de la empresa debe integrarse en un proyecto
real de gestin de recursos de la empresa. Por lo tanto, para determinar las necesidades
de la empresa, puede resultar interesante examinar los puntos mencionados ms abajo.

Organizar los recursos digitales

Utilizar un portal tal como Sharepoint permite clasificar los diferentes recursos utilizados en
la empresa.
Al clasificar los diferentes recursos por tipo, Sharepoint permite adems crear un rbol de
directorios. Al clasificar los recursos de la empresa, la plataforma permite a los usuarios un
acceso ms fcil a los diferentes documentos.

Administrar los permisos de acceso a algunos

documentos
Al ofrecer una estructura por espacio de trabajo, Sharepoint permite administrar el acceso
a ciertos recursos a un nmero limitado de usuarios. Estos espacios de trabajo pueden
corresponder, por ejemplo, a la misma divisin de servicios o departamentos que existen
en la empresa. De aqu que sea posible crear un espacio de trabajo para el servicio
comercial, otro para el servicio de marketing, etc.

Ayudar en la toma de decisiones

Este es uno de los principales atractivos de Sharepoint, ya que permite sintetizar los
documentos y generar estadsticas a partir de documentos o programas exteriores
implementados. Estas estadsticas tienen desde luego la intencin de ayudar a los
responsables a ajustar las polticas comerciales y de forma ms global disponer de
indicadores confiables durante la toma de decisiones. Por ejemplo podemos,
implementando un programa CRM compatible, efectuar proyecciones a partir de los
elementos existentes.

Intercambio de informacin con los clientes

En algunos casos, Sharepoint permite tambin intercambiar datos con los clientes o los
proveedores de la empresa. Al permitir a los clientes acceder o colocar recursos,
Sharepoint aumentar la productividad y permite acelerar ciertos procedimientos, con los
proveedores por ejemplo (pedidos, cuadernos de especificaciones tcnicas, etc.).

Permite a los colaboradores trabajar de manera

remota
Esta tambin es otra de las ventajas que ofrece Sharepoint, al igual que [ Google Docs],
permite a los usuarios trabajar de manera remota los documentos de la empresa con la
posibilidad de cargar o editar documentos.
L a plataforma resulta realmente interesante cuando se utiliza en una empresa multi-sites,
ya que permite a cada usuario compartir y editar los documentos en el interior de la
empresa. Por lo tanto, Sharepoint permite aumentar la productividad, ahorrar en costes de
transporte, etc.

Difundir la informacin a todos sus colaboradores

Sharepoint es tambin un excelente medio de organizacin a gran escala ya que permite
crear verdaderos puentes entre los colaboradores.

Pre-requisitos para la instalacin

Disponer de un servidor que soporte Sharepoint.
Tener colaboradores que acepten el trabajo colaborativo.
Contar con el efectivo suficiente para amortizar el coste de compra, del despliegue y del
mantenimiento del programa.
Con el fin de ganar la mxima productividad, asegrese que los programas especficos
utilizados en la empresa (programas CRM, por ejemplo) sean compatibles con Sharepoint

Hoy quiero hablar de SharePoint, una herramienta desarrollada por Microsoft. Al igual que otras
herramientas de esta compaa, tales como Excel y Access, ofrece soluciones inmediatas y efectivas a
las necesidades del da a da de la empresa.
Esta herramienta permite crear espacios Web, compartir informacin, gestionar documentos, integrar
personas; todo de forma fcil y con una mnima intervencin del departamento IT de la organizacin. As,
es adecuado tanto para soluciones corporativas como para soluciones departamentales.
En los dos ltimos aos, SharePoint se ha estado implantando con mucho xito. Muestra de ello es el
informe "Intranet Design Annual 2009: Year's Ten Best Intranetsde" realizado por la empresa Nielsen
Norman Group, donde se puede ver que la mitad de las empresas con las "mejores Intranets del ao"
usan SharePoint.
Cules son las soluciones que nos puede ofrecer SharePoint en el mbito de formacin de personas en
una organizacin? A continuacin comento varios ejemplos de uso en actividades relacionadas con la
formacin:
Ejemplo
1
SharePoint es una excelente herramienta para la construccin de comunidades. Una comunidad es un
espacio donde un grupo de personas desarrolla actividades orientadas a un objetivo o inters comn. En

el mbito de formacin, se utiliza el concepto de comunidades para apoyar acciones formativas en curso,
y/o utilizarlas como herramienta despus de la formacin como ayuda en el puesto de trabajo, en
comunidades de antiguos alumnos, expertos, temticas, etc.
SharePoint ofrece un conjunto de componentes y funcionalidades con las que construir de forma fcil y
flexible el espacio web para la comunidad:

"Biblioteca de Documentos": para compartir archivos, pudiendo organizarlos en carpetas o por

categoras.

Wikis: tiles para crear glosarios de trminos del negocio o proyecto, como soporte para realizar
trabajos grupales o escribir manuales.

Blogs: espacios en los que los integrantes comentan temas de inters, publican referencias a
recursos relacionados con la temtica, o incluso utilizan como tabln de anuncios de la comunidad.

Micro-blog: algo similar al muro de Facebook, muy til para animar la colaboracin y participacin
en la comunidad.
Ejemplo
2
Es habitual que el LMS de la empresa no resuelva ciertos requerimientos que sin embargo son muy
importantes para la gestin de la formacin. Por ejemplo cmo solicita el empleado una formacin
presencial externa? Con SharePoint, es fcil crear formularios web e incluso asociarles un flujo de trabajo.
Cuando el usuario rellene el formulario, se avisar a su responsable para que apruebe su peticin.
Ejemplo
3
Es preciso gestionar un calendario de disponibilidad de los tutores/instructores de nuestra organizacin.
Crearemos con SharePoint una agenda web y pediremos a los Instructores que mantengan las fechas de
disponibilidad. As en cada momento tendremos un calendario con los datos actualizados, y adems
podremos recibir avisos automticos de cualquier cambio en la planificacin.
Ejemplo 4
Imaginen que somos un gran grupo de empresas, disponemos de una amplia oferta de recursos eLearning, y queremos que todas las empresas puedan acceder a un lugar en la intranet y consultar los
ttulos disponibles a nivel del grupo. Con SharePoint podemos crear un repositorio de fichas de contenidos
e-Learning, ofrecer una navegacin fcil (por temtica, por idioma), y permitir un buscador para que las
empresas alimenten el catlogo rellenando un formulario.
Ejemplo 5
Podemos necesitar complementar la formacin e-Learning o presencial con materiales o recursos
relacionados, tales como guas de usuario, documentos, boletines, manuales, etc. SharePoint es genial
para gestionar un repositorio de documentos categorizado y ordenado. Por supuesto contamos con un
buscador que busca tanto en el cuerpo del documento como en la meta-informacin del mismo.
En todos estos ejemplos no es necesaria la intervencin de los desarrolladores o administradores de
sistemas. El valor de la herramienta es que sirve a los usuarios en su da a da, y con el objetivo de
aportar soluciones al instante que surja una necesidad. Otro de las ventajas es que la misma herramienta
nos permite configurar soluciones tan variadas como Comunidades de Prcticas, Gestin Documental,
Flujos de Trabajo, Sitios Web, y Herramientas de Comunicacin.