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11/11/07
1) PLANIFICACION
2) CONTROL Y SEGUIMIENTO
1) PRELIMINARES
a) Fecha de comienzo del proyecto
b) Propiedades (informacin general del proyecto)
c) Opciones de configuracin.
2) CALENDARIO
a) Crear el calendario o copiarlo
b) Asignarlo
3) INTRODUCIR TAREAS
4) ELABORAR ESQUEMA
5) INTRODUCIR DURACIONES
6) HACER VINCULACIONES
7) COSTOS
Alt # 1. Costos totales por tarea. (General planificacin financiera por tiempo (quincenal, mes)
Alt. # 2. Costos unitarios por recursos (Mas detallada)
Alt. # 3. Costos unitarios por tarea (intermedia)
8) VISTAS E INFORMES.
CLASE PRCTICA
1) PRELIMINARES
a) Fecha de comienzo
Proyecto Informacin del proyecto. (Elija la fecha de inicio del proyecto)
b) Propiedades
Archivo Propiedades Modificar: Asunto, Autor y Organizacin. Aceptar.
c) Opciones de configuracin
Herramientas Opciones.
Seleccionar ficha VISTA.
Formato de fecha: da fecha hora (debe tener este formato). Ejemplo: lun 28/08/08 2:30 PM
Smbolo moneda
Nota: En opciones de esquema para proyect1, no aplicar la opcin 2 (Mostrar nmeros de
esquema). Es opcional, se puede aplicar mas adelante.
Ficha GENERAL
Solo cambiar el nombre de usuario.
Ficha CALENDARIO
Ao fiscal: Enero
Hora predeterminada de entrada
Ficha de PROGRAMACION
Mostrar las unidades de asignacin como: Valores decimales
Tipo de tarea predeterminada: Duracin fija
2) CALENDARIO
a) Crearlo
Herramientas Calendario laboral Crear nuevo (Asignar un nombre Aceptar)
- Modificar calendario: Seleccionar con un clic sostenido los das de lunes a sbado, aplicar
Periodo laborable no predeterminado, y modificar horarios
A continuacin seleccione Domingo y aplique Periodo no laborable.
b) Asignar Calendario
Informacin del proyecto Calendario (Seleccionar calendario creado).
3) INTRODUCIR TAREAS
Introduzca las tareas del proyecto, Etapas y sub etapas.
4) HACER ESQUEMA
Para hacer esquema seleccione las sub etapas de cada tarea (Una a la vez, no seleccionarlas al
mismo tiempo) y aplique sangra con el smbolo
de la barra de herramientas de formato.
5) INTRODUCIR DURACIONES
Introduzca los das de duracin de cada tarea, dando un clic asigne la duracin y aceptar. Los
hitos son referencias no tienen duracin ni costos. En inicio del proyecto (hito) la duracin es 0.
6) VINCULACIONES
18/11/07
7) COSTOS
Alternativa # 1. Costos totales por tarea.
Men VER Mas vistas Hoja de tareas Modificar seleccionar la casilla: Mostrar en el
men Aceptar Aplicar.
Costo Fijo: Costo establecido para una tarea, que permanece constante, independientemente de
la duracin de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.
Costo Total: Es la suma del costo Real mas el costo Restante.
Costo Previsto: Costo total planeado (costo presupuestado, costo de la lnea de base).
La informacin de costo previsto estar disponible una vez que se establezca la informacin de
costo de los recursos asignados y la lnea de base (plan previsto: planes originales del proyecto
[hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El
plan previsto es una instantnea de la programacin en el momento de guardar la lnea de base e
incluye informacin sobre tareas, recursos y asignaciones.) para la tarea. Agregue el campo
Costo previsto a una hoja de tareas cuando desee revisar los costos totales planeados de las
tareas. Puede revisar el costo previsto de la tarea como ayuda para establecer el presupuesto de la
tarea y del proyecto. Para determinar si la tarea progresa todava dentro del presupuesto, puede
comparar los valores de los campos Costo previsto y Costo. El campo Variacin de costo
compara estos dos campos.
Ejemplo Supongamos que tiene una tarea con una duracin de 10 horas y un nico recurso
asignado a 20 por hora. El costo previsto de la tarea sera de 200 . Cuando est completado al
50 por ciento de la tarea, el campo Costo real se calcular como 100 .
Notas El campo Costo previsto contiene el valor 0,00 hasta que se establezca una lnea de base
para el proyecto, lo que puede realizarse incluso despus de que el proyecto haya comenzado.
Para establecer una lnea de base, en el men Herramientas, elija Seguimiento, haga clic en
Guardar lnea de base y, despus, otra vez en Guardar lnea de base. Los costos totales
actuales de las tareas se copiarn en el campo Costo previsto.
Si modifica el contenido del campo Costo previsto, los clculos de costo previsto de tareas no se
vern afectados, ni tampoco los costos previstos de fase temporal para la tarea. Si guarda otra
lnea de base despus de modificar los costos previstos, las modificaciones se sobrescribirn con
los nuevos valores previstos.
El costo previsto no cambia una vez que se ha guardado, aunque cambie el valor de trabajo.
Costo Real: Costo programado de ejecucin a la fecha de corte
Costo Restante: Costo faltante por ejecutar.
Costo Restante Costos por Recursos (Alt. # 2 y3)
Otra Va (Alt. # 1 Costos fijos)
8.) INFORMES Y VISTAS
Apuntes de Clase Ms Project
Flujo de Caja
INFORME PRESUPUESTO
Men VER Informe Costo Presupuesto Modificar.
Mostrar tares de resumen (muestra etapas)
Ficha ordenar Primer criterio: ID, Ascendente.
Aceptar.
Vista HOJA DE TAREAS en su tabla Costo. Vista preliminar.
CONTINUACION PLANIFICACION
25/11/07
Demora Total: Cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin afectar la duracin del
proyecto.
Para el Caso 1.
D.P = 0 , D.T = 0
Para el Caso 2.
D.P = 0 , D.T = n das
Para el Caso 3.
D.P = n das = D.T = n das
Informe Presupuesto
Ver Informe Costo Presupuesto Modificar Mostrar tareas de resumen Mostrar
etapas Ficha ordenar Primer criterio: Id Ascendente Aceptar
Vista Hojas de Tareas en su tabla Costo Vista Preliminar
Realizar PRLIMINARES.
B)
CALENDARIO:
7) COSTOS
02/12/07
IMPORTANTE: Es conveniente tener dos archivos uno para costos directos y otro de
costos de venta.
a) Introducir los recursos
b) Asignar recursos
Ver diagrama de Gantt
Doble clic a la tarea que se le quiere asignar recurso
Clic en ficha recurso
Seleccionar el recurso, en unidad asignar la cantidad de obra
c) Revisar Costos
Ver HOJA DE TAREAS en su Tabla COSTO
d) Guardar Lnea de Base
8) VISTA E INFORMES
Informe flujo de caja
Ver Informe Costos Flujo de caja Modificar seleccionar con Asignacin de
Recursos Aceptar.
Recomendacin: Nivel de detalle para costo directos.
VISTA USO DE TAREA.
Corregir calendario
Apuntes de Clase Ms Project
Ubicarse en escala de tiempo clic derecho Seleccionar escala temporal ficha Periodo
no laborable Seleccionar calendario del proyecto.
INSERTAR LA COLUMNA COSTO en la ventana izquierda.
Colocar puntero en el encabezado de la columna trabajo Clic al botn derecho de Mouse
Insertar columna Nombre del campo: Costo Aceptar
En la tabla derecha clic derecho seleccionar COSTO
VISTA HOJA DE RECURSOS EN SU TABLA TRABAJO
Clic derecho en el cuadro de la parte superior izquierda seleccionar Trabajo.
Se hace para evaluar las cantidades de obra y el avance fsico.
VISTA HOJA DE RECURSOS EN SU TABLA COSTO
Control financiero (Contabilidad). Se puede asignar el costo real de la actividad
Costo Total = Costo Real + Costo Restante
Nota: Ocultar los nombre de los recursos.
Colocar el puntero en el diagrama de Gantt y dar clic al botn derecho Estilos de barra
Ficha texto En nombre de los recurso aplicar suprimir Aceptar
9/12/07
Continuacin
-
Demoras
EJEMPLO # 3
PROYECTO MEJORAMIENTO DE CARRETERA
ALT. #3 Costos unitarios por tarea
Realizar pasos del 1 al 7
16/12/07
Guardar Lnea de Base
Herramientas Seguimiento Guardar lnea de Base
Aceptar
DIAGRAMA DE RED (PROYECTO VIVIENDA)
Clic diagrama de red.
El diagrama de red se utiliza para observar el proyecto de manera funcional (poder apreciar la
correcta dependencia que existe entre las tareas del proyecto)
Para quitar Leyenda (opcional)
Configurar pagina Leyenda Ninguna
Mover Cuadros
Colocar el puntero en el Diagrama de red y clic derecho
Clic en Diseo
Permitir colocacin manual de los cuadros
Mostrar saltos de pgina
II SEGUIMIENTO
Creacin de tablas
Crear Tabla Operativa Fsico Ejecutado
Crear la Estructura de la Tabla
Ver Hoja de Tareas Tabla Costo
Mas Tablas
En su tabla Costo Copiar
Visible en el Men
Nota: Suprimir o eliminar todos los campos que no se necesitan.
Alin
Titulo
Ajust. Encabezado
ID
Centro
Nombre
Izquierda
Nombre Tarea
Si
Texto 1
Centro
Unidad
Si
Numero 1
Derecha
Cantidad
Si
Numero 2
Derecha
Si
Nmero 3
Derecha
Si
Numero 4
Derecha
Si
Text 2
Derecha
% Ejecutado Acumulado
Si
% Completado
Derecha
_____________
Si
Si
Aceptar
Aplicar
Introducir Datos de Unidades y Cantidades
Nota: Dividir Horizontalmente la Ventana
Introducir Datos ( En unidad y cantidad)
Quitar divisin
Introducir Formulas
Formular del
- Ejecutado Acumulado (Fisico)
Colocar el puntero en el encabezado de la columna, clic al botn derecho.
Personalizar Campo
Clic a formula en el Cuadro.
Formula: Ejecutado Antes Cantidad + Ejecutado Periodo Cantidad
Campos:
[Numero2]
[Numero3]
Introducir: /
Campo Numero Numero Personalizado Numero1
Introducir: * 100
Borrar: parte_falsa
Introducir: 0
Aceptar
Aceptar
Aceptar
CREAR SEGUNDA TABLA
Tabla de Avance Financiero Acumulado
** Crear la Estructura de la Tabla
Ver Tabla Mas Tabla Copiar
Nombre: Tabla de Avance Financiero Acumulado
Visible en el Men
- Eliminar los campos que no se van a necesitar
- Seleccionar el campo a partir del Numero2 y siguientes, dar eliminar fila.
Nombre
Alin
ID
Centro
Nombre
Izquierda
Nombre Tarea
Si
Texto 1
Centro
Unidad
Si
Numero 1
Derecha
Cantidad
Si
Costo 1
Derecha
P. Unitario
Si
Costo Previsto
Derecha
Precio Total
Si
Numero 5
Derecha
Total % Pesado
Si
Titulo
Ajust. Encabezado
Si
CPTP
Derecha
Programado Acumulado
Si
Cantidad
Numero 6
Derecha
Programado Acumulado %
Si
Numero 7
Derecha
Programado Acumulado %
Si
Pesado
Aceptar
Aplicar
Nota: Fecha de Estado = Fecha de Corte.
Copiar la fecha de inicio de proyecto en la fecha de estado, para que el campo CPTP sea cero.
INTRODUCIR FORMULAS
-
Precio Unitario.
Total % Pesado.
Precio Total
x 100
Precio Total
En forma de Campo:
[Costo Previsto]/133,969.27 * 100
Personalizar Campo Formula
Aceptar
Aceptar
Resumen Suma
Aceptar
-
Programado Acumulado %.
Visible en el Men
Cambiar el campo: CPTP Escribir Numero8 Aceptar Aplicar.
Formula
Programado Acumulado Cantidad
Programado Acum. % * Cantidad / 100
[Numero6] x [Numero1] / 100
Personalizar Campo Formula
Aceptar
Aceptar
Aceptar
06/01/08
II SEGUIMIENTO
Resumen de la creacin de las tablas.
1- Creacin de la Tabla Operativa Fsico Ejecutado.
2 - Creacin de la Tabla Avance Financiero Acumulado con lo Programado.
3 - Creacin de la Tabla Avance Fsico Acumulado con lo Programado.
4 - Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Fsico Acumulado.
5 - Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Financiero Acumulado.
Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Fsico Acumulado.
Trabajar en la Tabla Avance Fsico Acumulado.
Ver Tabla Mas Tabla Tabla Avance Fsico Acumulado.
- Ejecutado Acumulado Cantidad
- Colocar puntero en el ltimo encabezado de la columna, clic al botn derecho.
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero4
Resumen Suma
Aceptar.
Agregar lo Ejecutado a la Tabla de Avance Financiero Acumulado.
Ver Tabla Mas Tabla Tabla Avance Financiero Acumulado con lo Programado.
- Ejecutado Acumulado Cantidad
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Costo2
-Titulo: Ejecutado Acumulado Cantidad
- Aceptar
- Mover la Columna al Final.
Personalizar Campo Formula
[Numero9] x [Costo Previsto] / 100
Aceptar Aceptar
Resumen Suma
Aceptar
- Ejecutado Acumulado %
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero11
-Titulo: Ejecutado Acumulado %
- Aceptar
- Mover la Columna al Final.
Personalizar Campo Formula Funcin General IIF
IIF([Costo Previsto]>0, [Costo2]/[Costo Previsto]*100,0)
Aceptar Aceptar
Usar Formula
Aceptar
- Ejecutado Acumulado % Pesado
- Insertar columna
- Nombre de Campo: Numero10
-Titulo: Ejecutado Acumulado % Pesado
- Aceptar
- Mover la Columna al Final
PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO
Ir a la Tabla Costo
Costo Total = Costo Previsto (Para el control interno del constructor, de lo que se esta ejecutando
realmente)
Guardar Lnea de Base 1
Herramientas Seguimiento Guardar Lnea de Base: Lnea de Base 1
Aceptar
COPIA DE RESPALDO (Importante antes del Seguimiento)
-
Guardar el Archivo
Aceptar
Apuntes de Clase Ms Project
13/01/08
PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO (RESUMEN).
** Guardar Lnea de Base 1
** Copia de Respaldo
** Primer Periodo:
Inicio:
-
Final.
Introducir las Cantidades de Obra del Periodo
Ver Hoja de tarea Tabla Tabla Operativa
En la columna: Ejecutado Periodo Cantidad Introducir:
31
4 36
5 268
6 10
78
9 30
NOTA: % Completado Es el % programado a la fecha de corte. Los % en las ETAPAS las
calcula en funcin del tiempo y no en base al fsico o financiero, por lo tanto no considerarlo.
( Das ejecutados/ Das totales)
Guardar
Guardar como: Proyecto Vivienda 291207 Cerrar la copia.
SEGUNDO PERIODO
** INICIO
Si se requiere introducir una orden de cambio, para este caso suponer que la tarea 17 Ladrillo de
Barro se cambio a 14 m.
Cambiar la cantidad, introducir 14 en lugar de 7
Hacer las nuevas asignaciones.
-
Doble clic a la tarea a modificar (17) Ficha recursos Introducir la nueva cantidad (14)
cada recurso.
Aceptar.
Aceptar Si.
Actualizar la Formula del Total % Pesado
Personalizar campo Formula Borrar el total anterior (133,969.27) y colocar 135,291.08
Aceptar Aceptar
Visible en el men
Aceptar Aplicar.
29/12/07
Aceptar Aceptar
20/01/08
II SEEGUIMIENTO
Resumen anterior:
Procedimiento:
1. Guardar Lnea de Base 1.
2. Copia de respaldo
3. Primer Periodo:
Inicio:
-
Final:
-
Copia de respaldo.
Segundo Periodo:
Inicio:
-
Cambiar cantidad
Cambiar asignaciones
REPROGRAMAR
OBLIGATORIO
OBLIGATORIO
Clic derecho Diagrama de Gantt Cuadricula Seleccione fecha de Estado Color Tipo
de lnea Aceptar
Aplicar ajustes si son necesarios (Reprogramar el tiempo)
Mostrar Ruta Critica.
Tarea
Duracin
10
6a4
11
4a2
SEGUNDO PERIODO
- Trabajo Completado a la Segunda Fecha de Corte (5 de enero 08)
Herramientas Seguimiento Actualizar Proyecto al 05/01/08.
-Ver Tablas de Avance Fsico y Financiero Acumulado.
Final:
Copiar el Ejecutado Acumulado Cantidad (Fsico) y pegar en la columna Ejecutado Antes
cantidad (Fsico)
-
Tareas
Cantidades de Obra
30
10
1411
11
94
12
26.9
13
14
8.75
PROCEDIMIENTO
TERCER PERIODO
Inicio:
Programado
5. - Tablas
Final:
13 33.3
14 26.25
16 58.64
- Hacer pasos 9
- Hacer pasos 10
03/02/08
CONTINUACION
(Resumen)
- Preparar un Nuevo Proyecto
- Copiar las tablas y formulas
- Introducir los datos de cantidades de obras
- Actualizar la formula de total % Pesado.
- Copiar la fecha de comienzo a la fecha de estado
Seguimiento
- Guardar Lnea de Base 1
Herramientas Seguimiento Guardar Lnea de Base Lnea de Base 1
- Hacer copia de respaldo
Guardar Guardar como: proyecto Carretera copia inicial
- Cerrar la copia de respaldo
- Abrir el proyecto
Primer Periodo
Inicio
Ejecutado Periodo
1
0.7
0.53
0.78
Guardar
Guardar como: Proyecto carretera 290208
- Cerrar
- Abrir Proyecto Carretera
PROYECTO NUEVO
1) Preliminares
a) Fecha inicio del Proyecto
b) Propiedades
Titulo: Costos Indirectos Vivienda
c) Opciones de configuracin
- Guardar el proyecto: CI Proyecto Vivienda
2) Calendario
- Copiar
- Asignar
Guardar el archivo
Guardar como: Consolidado
3) Introducir tareas
En la fila 15
Insertar Tarea repetitiva
Prueba de laboratorio
Duracin:
1d
3 veces
10/02/08
REPASO
1. Preliminares
2. Calendario
3. Tareas
4. Esquema
5. Duraciones
6. Vinculaciones
7. Costos
a) Introducir Recursos
b) Asignar Recursos
* Ratificar la condicin de Duracin Fija no condicionada por el esfuerzo.
- Ver Diagrama de Gantt.
Seleccionar col. Nombre de la tarea
Ficha Avanzado
Tipo de tarea: Duracin Fija.
Condicionada por el esfuerzo. (Dejar cuadro en blanco)
- Aceptar.
Final
Introducir Cantidades de Obra del Periodo
Generar tablas: de Avance Financiero Acumulado Completado.
Avance Fsico Acumulado Completado
Copia de respaldo.
Segundo Periodo:
Inicio
- Si hay ordenes de cambio ejecutar.
- Copiar los % Ejecutados Acumulados a % Completados. (Al hito inicio introducir 100%)
- Reprogramar trabajo restante.
- Hacer Ajustes si son necesarios.
CONSOLIDADO
- Abrir los archivos a consolidar
(Ej.: Proyecto Vivienda Copia Inicial, CI Proyecto Vivienda)
- Crear o abrir el archivo Consolidado.
- Insertar el Primer Proyecto.
Colocar puntero (clic) en la fila en blanco, debajo de la tarea cero.
En la ficha del men Insertar Proyecto Seleccionar Proyecto (Ej. Proyecto Vivienda Copia
Inicial)
- Insertar
- Insertar el Segundo Proyecto (Ej. CI Proyecto Vivienda)