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Diseo y Evaluacin de proyectos de desarrollo. Lima: Pact Per, RA editores, 1998.
(Pp. 133-154)
Jerarqua de objetivos
Herramientas de trabajo
EVALUACIN
FIN
(Objetivo de desarrollo)
IMPACTO
PROPSITO
(Objeto general)
EVALUACIN
EFECTOS
RESULTADO
(Objetivo especifico)
.....................................................................................................
PRODUCTOS
ACCION
(Actividades principales)
MONITOREO
Seguimiento de los productos
conseguidos con las actividades
de acuerdo al plan operativo y al
presupuesto
Para monitorear y evaluar proyectos es indispensable que desde un inicio los trminos
de la hiptesis de accin que los sustenta hayan sido definidos de manera clara y
precisa. Es decir:
Frecuencia sugerida
Fuentes
Responsables
2. EL MONITORES DE ACTIVIDADES
Definicin, caractersticas y formulacin
La tarea de organizar el monitoreo de un programa o proyecto debe realizarse durante su
diseo y no cuando ste sea aprobado. En la planificacin del monitoreo se definir quines
sern los responsables de su realizacin y se asignar los tiempos y fondos necesarios para
llevarlo a cabo. De otro lado, organizar el monitoreo junto con el diseo del proyecto
permite que quienes van a responsabilizarse de su ejecucin entiendan las funciones,
sentido y utilidad que ste tiene, y se comprometan a llevarlo a cabo con rigor y seriedad.
Definicin y caractersticas del monitoreo
El monitoreo es una funcin que busca conocer cmo se estn realizando las actividades
y tareas definidas en la planificacin operativa, y si stas estn cumpliendo con las metas
diseadas en los plazos previstos y con los recursos asignados. Este trabajo es tambin
conocido con el nombre de seguimiento de la ejecucin de actividades, debido a su
exigencia de brindar informacin permanente y continua sobre los avances del proyecto.
E1 monitoreo tiene como objetivo producir informacin que posibilite tomar medidas
correctivas para mejorar la eficacia y eficiencia del Plan Operativo, redefinindolo si fuera
necesario. Las discrepancias manifestadas entre la ejecucin real y la programada
permitirn modificar aquellas actividades que no estn contribuyendo al logro de las metas
esperadas, ajustar los plazos y perfeccionar el manejo de los recursos.
E1 monitoreo es una funcin interna ejecutada normalmente por el equipo o las instancias
que la institucin designe. Cada responsable de una actividad lo es tambin de producir la
informacin para el monitoreo. A la vez, los momentos de revisin de la marcha del
proyecto se constituyen en oportunidades privilegiadas para reunir al equipo y debatir sobre
lo que est sucediendo, mejorando as su integracin, su comunicacin interna y con la
institucin, y el conocimiento del equipo sobre el proyecto. Evidentemente, todo ello
redunda en una mejor calidad del trabajo y, por lo tanto, en las posibilidades de xito del
proyecto.
En la medida que el monitoreo revisa el cumplimiento de la planificacin operativa y
sirve para tomar decisiones dirigidas a corregir posibles errores o insuficiencias, debe
realizarse trimestralmente. Los aspectos o dimensiones que se considera en el monitoreo
son:
Las actividades y tareas, para determinar si se estn alcanzando las metas programadas
en el Plan Operativo (en la cantidad y calidad previstas) y si se est cumpliendo con los
plazos.
Los recursos, para determinar si se estn suministrando y usando en las cantidades y
momentos previstos en el Plan Operativo.
E1 responsable del monitoreo podra organizar esto en un cuadro (ver cuadro para
organizar el monitoreo del proyecto).
Las cuatro primeras columnas del cuadro (cdigos, actividades y tareas, metas y recursos
asignados) se copian de la planificacin operativa y se constituyen en el referente para
contrastar lo programado con lo realmente sucedido. E1 monitoreo en particular establece
una vinculacin importante entre el nivel programtico y el manejo financiero del proyecto.
En las siguientes columnas se colocan:
Los Indicadores, que sealan la informacin que nos permitir conocer el progreso o
avance de las metas.
Las fuentes de informacin, espacio y/o persona donde se obtendr la informacin
necesaria para saber si la meta se ha cumplido y cules han sido los recursos realmente
invertidos en cada actividad y tarea.
Los instrumentos necesarios para la recopilacin de la informacin.
La frecuencia con que se recoger la informacin.
Los responsables de llevar a cabo cada actividad o tarea.
La fecha en que se presentar el informe.
La persona a quien se debe dirigir el informe.
Columnas trasladadas
Plan operativo
Ejecucin
Evaluacin
1.3
1.4
1.2
Total: $ 100
Propio: 50
Externo: 50
Total: $ 300
Propio: 250
Externo: 50
Total :$ 180
Propio: 100
Externo: 80
. numero de
Informes internos
participantes a
la jornada
. numero de
materiales
producidos
Metas: Materiales
producidos *
Recursos :
Facturas o
comprobantes de
pago
Meta: lista de
invitados; contrato
Recursos:
Facturas o
comprobantes de
pago
Metas: control de
asistencia.
Recursos:
facturas o
comprobantes de
pago
Meta: informe de
evaluacin
Fuentes de
informacin
. reporte
financiero
. reporte
financiero
. formato de
oficina de
monitoreo
. reporte
financiero
Reportes
trimestrales,
mensuales
Instrumentos
Una vez
completa la
tarea
Juanita Prez
Pedro Lpez
10/12/96
5/12/96
02/12/96
Pedro Lpez
Una vez
completa la
tarea
Una vez
completa la
tarea
17/12/96
15/12/96
Fecha
presentacin
informe
Pedro Lpez
Juanita Prez
Responsables
Una vez
completa la
tarea
Una vez
completa la
actividad
Frecuencia
Jornada evaluada
(informe).
120 participantes
permanentes
1. ficha
2. separata
3. guas
200 ejemplares
Preparacin de
materiales
1.1
Recursos
asignados
Metas
Jornada de
sensibilizacin
Actividades y
tareas
Cdigo
EJEMPLO
Directora de la
institucin
Juanita Prez
Juanita Prez
Juanita Prez
Directora de la
institucin
Entregar a:
Reporte de monitoreo
El monitoreo produce en forma permanente informacin muy valiosa, la que deber
ser acopiada y procesada de manera que sea til para la toma de decisiones y para
hacer las correcciones necesarias en la ejecucin del proyecto.
La informacin recogida por los responsables de hacer el seguimiento de cada tarea
o actividad debe ser organizada por el jefe del proyecto, quien la presentar al equipo
para su anlisis y procesamiento. Estos espacios de reflexin se constituyen en
momentos muy valiosos para reforzar el espritu de equipo, permitiendo que cada
integrante asuma con seriedad sus responsabilidades. y que conjuntamente revisen la
marcha del proyecto. A la vez, posibilitan el planeamiento y coordinacin colectiva de
las actividades del prximo perodo, incluyendo la ejecucin presupuestal y el flujo de
fondos.
Luego de realizar el anlisis de la informacin, el responsable del monitoreo emitir
reportes y formular recomendaciones dirigidas al equipo ejecutor, a la direccin de la
institucin y, de ser necesario, a la Agencia de Cooperacin que financia el proyecto.
La frecuencia de estos reportes debera ser por lo menos trimestral.
Los reportes del monitoreo incluirn los siguientes contenidos:
(Nmero o Cdigo)
(Nmero o Cdigo)
Calendario
Fecha de inicio estimada:
Duracin estimada:
Nombre:
Nombre:
dd/mm/aa
dd/mm/aa
Responsable:
RESULTADOS
(Objetivos ubicados a nivel de Resultados en la columna de Jerarqua de
objetivos segn el marco lgico y que tienen relacin con las actividades y tareas
monitoreadas).
METAS ANUALES
(Indicar las Metas correspondientes al Resultado sealado segn el marco
lgico).
Descripcin de las actividades y tareas
(Indicar las actividades y tareas correspondientes planificadas para el perodo en
medicin).
Actividades y tareas ejecutadas en el perodo
(Indicar todas las actividades y sus respectivas tareas ejecutadas en el perodo
relacionndolas con las metas, plazos y recursos destinados para cada una de
ellas).
Avance o cumplimiento de Metas en relacin al Plan Anual
(Sealar en trminos cuantitativos el logro o avance
correspondientes de acuerdo al Plan Anual).
de
las
metas
3. LA EVALUACIN DE PROYECTOS
Definicin, tipos y criterios para
su implementacin y diseo
Definicin
La evaluacin es el proceso que busca determinar los efectos y el impacto del
proyecto (esperados e inesperados) en relacin a las metas definidas a nivel de
Propsito y Resultados, tomando en consideracin los Supuestos sealados en el marco
lgico.
Al igual que en el caso del monitoreo, la evaluacin debe ser considerada y prevista
desde el momento del diseo del proyecto e incorporada a la planificacin operativa,
definiendo su frecuencia, duracin, responsables y recursos.
La evaluacin puede ser realizada por el equipo ejecutor del proyecto y/o por agentes
externos (en este caso general mente a solicitud del ente financiero y cuando su
ejecucin ha terminado). Adems de contribuir de manera fundamental a la dinmica
interna y apoyar la conformacin del equipo, la reflexin sobre lo que est sucediendo
en el proyecto en relacin a las metas que ste se haba planteado se constituye en una
oportunidad valiosa para afinar el rumbo y mejorar las posibilidades de xito del
trabajo. Se recomienda que el equipo realice una evaluacin de la marcha del proyecto
por lo menos una vez al ao, a manera de preparacin para la elaboracin del Plan
Operativo del perodo siguiente.
Si bien el monitoreo es uno de los principales insumos para la evaluacin, el carcter
y alcance de esta ltima son distintos, ya que el eje de su inters es el cumplimiento de
los resultados y propsito del proyecto. Puede suceder que un proyecto cumpla
adecuadamente con las actividades previstas en su Plan Operativo, pero ello no
garantiza que se alcancen sus objetivos (por ejemplo, la construccin de letrinas no
asegura que mejore la salubridad, como la construccin de escuelas no mejora
necesariamente la calidad de la educacin).
La evaluacin es la actividad que permite verificar las hiptesis que sustentaron el
marco lgico. Por un lado, analiza si las actividades desarrolladas realmente permitieron obtener los resultados, y si stos realmente permitieron alcanzar el propsito.
Del mismo modo, busca determinar si el proyecto realmente contribuy a resolver el o
los problemas detectados. La consideracin de la manera en que los supuestos afectaron
al proyecto es fundamental en una evaluacin, en la medida que stos constituyen uno
de los elementos de la hiptesis del proyecto.
Aunque la hiptesis slo podr comprobarse de manera definitiva una vez culminado
el proyecto, es conveniente y necesario realizar evaluaciones durante el curso de su
ejecucin para as tomar decisiones hacia el futuro y mejorar las posibilidades de
xito. E1 tipo de decisiones que la evaluacin contribuye a tomar se refieren, por
ejemplo, a:
Las fuentes en que se basa un proceso de evaluacin son los informes de monitoreo,
el seguimiento de los indicadores definidos para los niveles de propsito y resultado, e
informacin externa.
Tipos de evaluacin
Existen distintos tipos de evaluacin, dependiendo del momento en que sta tenga
lugar:
Evaluacin ex-ante: se realiza previamente a la aprobacin del proyecto y tiene por
objetivo hacer una estimacin de:
Criterios de evaluacin
Los criterios a partir de los cuales la evaluacin puede conocer y medir los efectos e
impactos del proyecto son los siguientes:
Pertinencia, es decir, la adecuacin de los objetivos definidos por el proyecto con los
problemas identificados y los intereses manifiestos de la poblacin con la que ste se
desarrolla. Las preguntas para verificar la pertinencia de un proyecto son:
1
3
4
Metas
Indicadores
Fuentes de
informacin
Tcnicas /
instrumentos
Frecuencia
Responsable
Fecha
presentacin
informe
EJEMPLO
CUADRO PARA ORGANIZAR LA RECOPILACIN DE INFORMACIN PARA LA EVALUACIN DEL PROYECTO
Fin: Mejorar la calidad de vida de la poblacin infantil de saneamiento humano Sarita Colonia
Fecha
Fuentes de
Tcnicas /
Jerarqua de objetivos
Metas
Indicadores
Frecuencia Responsable presentacin
informacin
instrumentos
informe
Propsito: mejorar las En 3 aos el 80% de la
Datos
- % de nios
- recopilacin de
poblacin menor de 3
condiciones de salud
15 de agosto y
Maria
acopiados por
desnutridos
datos estadsticos
de la poblacin menor aos ha mejorado su
15 de enero de
Gonzles
Cada seis
el equipo
- % de nios
de MINSA
nutricin tiene tienes
de 3 aos del
( responsable cada ao en
meses
(segn
vacunados
- Encuestas de
asentamiento humano sus vacunas completas
del proyecto) ejecucin
indicadores de
- % de nios
nutricin infantil
y sufre menos de
Sarita Colonia
resultados).
enfermos
enfermedad
Supuestos
Resultado N 3:
Resultado N 2:
Resultado N 1:
Propsito:
Jerarqua de
objetivos
Ingresos
familiares
mensuales de Familias del
la poblacin
asentamiento
del
humano
asentamiento
Sarita Colonia
Mensual para
los menores
de 1 ao,
cada 3 meses
para los de 2
aos, cada 6
meses para
los de 3 aos
Suma de ingresos
promedios
Una vez al
mensuales
ao
percibidos por la
familia (estimada)
Tablas con un
Puesto de
Peso y talla de
listado de los
salud del
los nios
nios menores de
Asentamiento
menor de 3
3 aos, indicando
Humano Sarita
aos
su edad, peso y
Colonia
talla
Maria
Gonzles
(responsable
del proyecto)
Ana Lpez
(responsable
del rea de
nutricin del
proyecto)
15 de enero de
cada ao de la
ejecucin del
proyecto
7 de agosto y 7
de enero de
cada ao de
ejecucin del
proyecto
Despus de organizar el conjunto de indicadores en el cuadro, deben someterse a un nuevo y exhaustivo control de calidad, es decir, asegurarse que:
son especficos, confiables, sensibles, viables y oportunos
cada uno de ellos es indispensable para saber si se est logrando los objetivos.
De otro lado, dependiendo de la naturaleza de cada proyecto, la informacin deber recogerse y organizarse de manera diferenciada. Por ejemplo, en
un proyecto que privilegia la perspectiva de gnero, ser muy importante distinguir a los participantes segn sexo; en otros casos, segn el tipo
Es muy posible que cuando el proyecto est en marcha, se descubra que hay problemas (indicadores innecesarios, fuentes de informacin poco
confiables, ausencia de indicadores fundamentales), en cuyo caso se debe volver a trabajar los indicadores, hacindoles las modificaciones necesarias
para que cumplan con su objetivo: indicar la informacin fundamental para conocer cmo va desarrollndose el proyecto.
Es posible que estas precisiones contribuyan a definir mejor los indicadores o a desechar algunos, ya sea por las dificultades para obtener la
informacin, su excesivo costo o alguna otra razn. En otras palabras: la organizacin del sistema de recoleccin de la informacin constituye un
primer control de calidad de los indicadores definidos.
Supuestos :
Los ingresos familiares
se mantienen
constantes o aumentan
durante el periodo de
duracin del proyecto
Resultado N 1:
Ha disminuido la
desnutricin entre los
nios menores de tres
aos
Disminucin en un
30% de incidencia de
desnutricin en
poblacin menor de 3
aos al final, del
proyecto
Lneas de base
A los 6 meses
A los 12 meses
A los 18 meses
A los 24 meses
a.
Si asumimos que ya se cuenta con la informacin necesaria y que los momentos de evaluacin estn previstos en la planificacin operativa, cada vez
que corresponda realizarla se deber:
En este acpite nos referiremos a la evaluacin de proceso, que es la que ms comnmente realizan los equipos de promocin.
De los supuestos
De los resultados
Del propsito
Indicadores