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Como consolidar dados nas planilhas utilizando

o comando CONSOLIDAR do Excel

Como utilizar o comando Consolidar

do Excel?

Quais so os diferenciais em
relao
ao
clculo
aritmtico
normal?

Quais
so
consolidao?

Quais so as funes mais

utilizadas em consolidaes de
dados?

as

opes

de

Afonso Celso B. Tobias (afonso@fcavalcante.com.br)

Consultor da Cavalcante Consultores, responsvel na rea de treinamento e consultoria financeira.
Administrador de Empresas e Contador pela Universidade Mackenzie.
Atuou durante 10 anos como consultor financeiro pela Coopers & Lybrand nas reas de Corporate
Finance e Planejamento e Anlise de Negcios e 3 anos como gerente de fuses e aquisies pelo
Banco Real de Investimento e Banco Alfa de Investimento
Mestrando pela Universidade Mackenzie em Administrao de Empresas com nfase em Gesto
Econmico-financeira.
Ps-graduado em Economia pela Universidade Mackenzie e Planejamento e Controle Empresarial
pela Fundao Armando lvares Penteado FAAP.
Professor de ps-graduao em Planejamento e Controle Empresarial e Administrao Contbil e
Financeira pela Fundao Armando lvares Penteado FAAP.

UP-TO-DATE - No 289 COMO CONSOLIDAR

PLANILHAS UTILIZANDO O
COMANDO CONSOLIDAR DO EXCEL

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NDICE
1.

INTRODUO....................................................................................................... 3

2.

COMO UTILIZAR O COMANDO CONSOLIDAR DO EXCEL? ............................ 4

3.

COMO PODEMOS TIRAR O MXIMO DE INFORMAES DO COMANDO

CONSOLIDAR DO EXCEL? ................................................................................. 8

4.

CASO PRTICO: CONSOLIDANDO VOLUMES DE VENDAS ......................... 10

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1. Introduo

Podemos dizer que o comando Consolidar do Excel um pouco conhecido pelos usurios do
Excel, porm, se bem trabalhado, pode ser de grande utilidade.
Na realidade com o comando Consolidar podemos analisar os mesmos dados de forma
diferenciada, como soma, mdia, desvio padro, etc.
Este comando pode fornecer informaes valiosas quanto a uma viso global dos valores, sem
perder os dados dos detalhes quanto necessrio a uma anlise mais detalhada.
Este arquivo deve acompanhar a planilha UPTODA284.xls para um melhor acompanhamento
das instrues deste artigo.
Acompanhe conosco passo-a-passo dada um dos detalhes.

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2. Como utilizar o comando Consolidar do Excel?

Localizado junto ao grupo de tratamento de Dados, consolidar planilhas nada mais do que
criar uma planilha nova resultante de outras j existentes.
Por exemplo, vamos imaginar que voc queira consolidar vrios meses em unidades de
vendas diferentes em seu arquivo de Excel, cada um com os dados referentes aos quatro
trimestres de um determinado ano.
Uma planilha consolidada neste caso poderia ser uma somatria de todas as unidades
demonstrada de forma anual.
Vamos ver a seguir um exemplo simples dessa consolidao.
Criaremos trs planilhas diferentes, cada uma com os dados de resultado de Margem de
Contribuio de duas filiais e mais a matriz que juntas comercializam um nico produto em
locais diferenciados.
A planilha consolidada ser o somatrio das trs unidades de vendas.
Siga corretamente a seqncia para uma melhor compreenso da estrutura do comando
Consolidar:
1. Abra um novo arquivo de Excel UPTODA284.xls que acompanha este texto.
2. Lembre-se que voc deve, nesse exemplo, utilizar apenas um nico arquivo com
quatro planilhas: Filial_1; Filial_2, Matriz e Consolidado.
3. Vamos solicitar ao Excel que some todos os dados das trs unidades de vendas e
coloque-os na planilha Consolidado.
4. Selecione a planilha Consolidado, clique na clula A5 e escolha os comandos Dados,
Consolidar.
Aparecer o quadro Consolidar, o qual vamos especificar os parmetros de consolidao.
Veja que a palavra Soma aparece automaticamente na caixa Funo.
O Excel tambm pode fazer outros tipos de consolidao.
Clique na seta da caixa Funo para ver outras possibilidades.

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Se voc quisesse, por exemplo, que a planilha

consolidada mostrasse a mdia de valores das trs
unidades, bastaria escolher a funo Mdia.
Nosso prximo passo mostrar ao Excel quais clulas
de quais planilhas sero usadas para a consolidao.

5. Clique na caixa Referncia e, em seguida, na planilha Filial_1, selecionando as

clulas que sero usadas na consolidao.
Cuidado! As planilhas de cada filial
apresentam duas linhas de ttulo. Veja
a coluna B, por exemplo: a palavra
Projetado est escrito em B4 e
Ano1 est escrito em B5 O exemplo
pode usar apenas a primeira linha ou
coluna

do

ttulo

das

planilhas

consolidadas.

Se selecionarmos toda a planilha, Projetado ser usado como ttulo, por estar na linha
anterior, e Ano ser usado como dado. Por isso, nossa seleo inclui somente as clulas
A5 a D15.
Todo este problema poderia ser evitado se o ttulo estivesse em uma nica clula.
Portanto a caixa de Referncia dever indicar as clulas selecionadas como
Filial_1!$A$5:$D$15, quando selecionado com o boto esquerdo do seu mouse.

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6. Aps selecionado a rea acima, clique no boto Adicionar para acrescentar essa
referncia caixa Todas as referncias.

Precisamos, ainda, adicionar as clulas das outras duas planilhas restantes como a
Filial_2 e Matriz.

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7. Selecione a planilha Filial_2.

As clulas que voc selecionaria nessa planilha j esto marcadas.
Como voc tem planilhas com a mesma estrutura, o Excel consegue determinar e sugerir
as provveis clulas que devero ser selecionadas. Um trabalho a menos para voc fazer!
8. Clique novamente no boto Adicionar para adicionar mais essa referncia caixa
Todas as referncias.
9. Selecione a ltima planilha a ser consolidada, Matriz, e repita o procedimento.
Aps todas as reas selecionadas, o quadro Consolidar deve estar como demonstrado na
pgina anterior, onde todas as trs planilhas indicadas na caixa Todas as referncias,
esteja devidamente agrupadas.
Para aproveitar ao mximo os recursos de consolidao do Excel, ainda precisamos fazer
algumas definies no quadro Consolidar.
10. Para que a primeira linha selecionada em cada planilha (Ano1, Ano2 e Ano3) aparea
na planilha consolidada, assinale a caixa Linha superior.
11. Para que a primeira coluna selecionada em cada planilha (Receita Lquida, Custos,
Lucro, etc) aparea na planilha consolidada, assinale a caixa Coluna esquerda.
provvel que aps a criao da planilha consolidada voc precise modificar uma ou outra
clula nas planilhas de cada filial, com o intuito de sempre atualiz-las, pois esta funo
no atualiza os dados, a no se que seja solicitado.
Para evitar que a planilha consolidada fique desatualizada, solicite ao Excel que a vincule
s planilhas individuais.
Assim qualquer mudana ser refletida na planilha consolidada automaticamente. Para
tanto, siga os passos a seguir
12. Assinale a caixa Criar vnculos com os dados de origem para vincular as planilhas
das filiais planilha consolidada Consolidado.
13. Clique em OK para criar a planilha consolidada.
Importante:
Note que a nova planilha que acabamos de estruturar no apresenta a mesma formatao das
anteriores. Sugerimos portanto que o faa manualmente para manter o mesmo estilo.
Alem disto foi criado uma nova coluna (B) onde est descrito o nome do arquivo vinculado.
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3. Como podemos tirar o mximo de informaes do comando

Consolidar do Excel?

A sua planilha Consolidado deve estar como a figura a seguir aps ajustado a formatao de
estilo e cores.

Veja que as colunas mostram o somatrio das colunas das planilhas das filiais e da matriz.
Em algumas planilhas, determinados valores no fazem sentido somar e deve-se estar atendo
a erros como este.
Por exemplo, no haveria sentido somar valores unitrios (preos e custos) se estes
estivessem sido demonstrados nas planilhas anteriores.
Ser necessrio ajustar ou excluir estes valores, j que o Excel no faz isto sozinho.
Observe tambm que aparecem sinais

esquerda da planilha, indicando que os dados das

planilhas individuais foram agrupados e podem ser exibidos tambm na planilha consolidada
para demonstrar os detalhes quando necessrio.
Por exemplo, clique no sinal

esquerda da palavra Custos e todos os custos das planilhas

anteriores estaro apresentados acima dessa linha total.

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Como dissemos anteriormente, a coluna B apresenta o nome do arquivo com a fonte dos
dados que esto sendo consolidados, devido a vinculao.
Sugerimos que esta coluna seja ocultada atravs do comando Dados/Organizar estrutura de
tpicos/Agrupar para que seja demonstrado somente quando for conveniente.
Quando clicamos em qualquer sinal de

da planilha consolidada, podemos visualizar os

detalhes desta consolidao e nas frmulas os detalhes da planilha vinculada.

Quando solicitamos este detalhamento, o sinal inverte para

. Se quisermos ocultar

determinados detalhes s clicar nestes sinais localizado do lado esquerdo da sua planilha.
Voc tambm pode exibir de uma s vez todos os detalhes das planilhas individuais.
para isso que sevem os nmeros 1 e 2 que aparecem ao alto da barra lateral esquerda da
planilha consolidada.
Clique no nmero 2 para abrir todos os detalhes e no nmero 1 para fechar todos os detalhes
de uma s vez.

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4. Caso Prtico: Consolidando volumes de vendas

Neste caso prtico deveremos calcular a mdia do volume de vendas por produto e por
trimestre.
Para isto voc poder localizar na planilha UPTODA284.xls a planilha do caso prtico que
estar registrado o histrico do volume de vendas das filiais 1 e 2, assim com da matriz.
Logo abaixo da tabela da matriz na linha 36, fao um consolidado da mdia dos valores.
Lembre-se que para isto voc praticamente segue a mesma seqncia de registro dos dados a
serem consolidados demonstrado anteriormente, mas que esse caso esto na mesma planilha
e no em planilhas diferentes.
Outro detalhe importante tambm o de que voc dever alterar a Funo do comando
Consolidar na caixa correspondente, passando de Soma para Mdia.
Utilize os ttulos das linhas e colunas, mas no ser necessrio o vnculo das planilhas, j que
voc estar na prpria.
Lembre-se que em consolidar ser sempre necessrio fazer alguns ajustes de formatao e do
esclarecimento quanto ao clculo efetuado.
Se voc quiser, poder simular outros tipos de funes com estes valores j que a estrutura j
estar toda armazenada na memria do Excel.

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