CURSO BODEGA 2015

ACTIVIDADES AUXILIARES DE BODEGA.

INTRODUCCION.
Cualquiera sea la naturaleza de sus procesos, en toda empresa, para que
funcionen adecuadamente, se debe disponer en mayor o menor medida de
elementos como: edificios, maquinarias, materias primas, productos, materiales,
etc. Para gestionar en forma oportuna los materiales y productos necesarios para
un

adecuado

funcionamiento,

se

deben

realizar

operaciones

de

aprovisionamiento.
El aprovisionamiento requiere como primera etapa realizar las compras. Para
cubrir las necesidades en el tiempo que se requiere, se debe almacenar, esto
obliga a la empresa a mantener niveles de existencias en sus almacenes
(bodega), para hacer frente a las posibles variaciones de consumo, a estas
existencias se les denomina stocks o inventarios.
Se puede definir stock, como la acumulacin de materiales, insumos y artculos en
el espacio y en el tiempo.
LA BODEGA
La bodega es el lugar fsico donde se almacenan los elementos antes
mencionados se denomina bodega, almacn o economato.
Las bodegas, deben tener una superficie acorde a lo que se debe almacenar, para
lo cual la empresa debe plantearse al menos 4 preguntas:
1. Qu voy a producir y en qu cantidad?, para lo cual se debe desglosar el
producto en cada uno de sus constituyentes.
2. De los productos a elaborar Cules de ellos requieren almacenamiento?
3. De los stocks que requieren almacenamiento, nos debemos preguntar cul es
el promedio que se mantiene en bodega y las existencias mximas que se
mantiene de esos inventarios? Para lo cual debemos saber las condiciones de
almacenamiento, el volumen mximo, las polticas de compra y de inventario de la
empresa.

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4. Y por ltimo se debe realizar la siguiente pregunta Qu tanto espacio utilizan
estos productos? Por lo que debemos conocer el volumen de la mercadera, tipo
de embalaje, envase y peso de las mercaderas.
Adems, se debe tener presente que existen distintos tipos de almacn, segn la
naturaleza de las mercaderas, entre los cuales podemos mencionar como
ejemplo los siguientes:
a) Almacn de materias primas
b) Almacn de materiales en espera
c) Almacn de materiales semi elaborados
d) Almacn de productos terminados

Los objetivos de la planeacin de un sistema de almacenamiento que se debe

cumplir son:
1.- Rapidez
2.- Sencillez
3.- Empleo apropiado de espacio
4.- Empleo adecuado de los equipos
En general, los lugares de almacenamiento deben ubicarse en un lugar de fcil
acceso, pudiendo ser abiertos o cerrados y con la finalidad de una entrega
cmoda, rpida y segura de los materiales, adems, debe contar con un espacio
suficiente para realizar la descarga y control de ellos.
TIPOS DE BODEGAS.
Independientemente de las caractersticas fsicas, por su funcin se pueden
distinguir tres tipos de bodega. Aunque en la realidad del terreno no siempre se
trata de bodegas separadas, sino de sectores dentro de un mismo almacn,
debido a factores diversos, tales como el tipo de suministro, el tamao y la
duracin de la operacin y, sobre todo, la disponibilidad de espacio.

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Bodega general de despacho: Este es el tipo de bodega en donde los productos
se mantienen ya sea por largo tiempo, o bien esperando ser enviados al terreno o
a una bodega secundaria. Por lo general estn en la capital o en puntos centrales
de una regin determinada.
Bodega de rotacin lenta: En donde se almacenan artculos no urgentes, en
reserva o que no son de consumo frecuente, tales como repuestos, equipo,
herramientas, etc.
Bodega de rotacin rpida: Son las de expedicin diaria o frecuente de
productos. Son las ms comunes en el terreno de las operaciones y suelen
contener los productos de pronta distribucin para la poblacin afectada.
Centros de acopio: Durante las emergencias se suele habilitar cualquier sitio
para la recepcin de donaciones, lo cual convierte rpidamente los patios, las
oficinas, las salas, los garajes de las organizaciones en montaas de ropa,
alimentos, medicinas y otros productos. Por lo general resulta sumamente difcil
organizar un sistema de almacenamiento en estos sitios, sobre todo por falta de
espacio, por lo cual se debe procurar el pronto envo de los productos
recolectados hacia una bodega. Sin embargo, los centros de acopio pueden ser
aprovechados para separar y clasificar las donaciones y enviar a las bodegas
nicamente aquellos materiales que son considerados de utilidad, separados
segn su categora.
LAYOUT
Es la esquematizacin de la distribucin planimtrica de la bodega. Como norma
general una bodega debe contar con tres (3) reas principales claramente
sealizadas y delimitadas.

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Despacho

Almacenamiento
Recepcin

Zona de recepcin: Es el sector donde se realiza el control de las mercaderas

que ingresan y que han sido requeridos por los distintos departamentos en esta
rea. Se realizan las inspecciones para evaluar las condiciones de entrega, aqu
se debe comprobar cantidad, calidad, rotulacin y embalaje, con la finalidad de
verificar que los proveedores respeten las condiciones de compra, se cuentan las
unidades, las clasifica, identifica fsicamente los abastecimientos, verificando con
las facturas, guas de despacho o guas de entrega, traslada los elementos a los
lugares de almacenamiento
Zona de almacenamiento: Es el lugar donde permanecen los elementos antes de
ser utilizados, protegidos de mermas, prdidas o robos, incendio, clima, animales
y/o contaminacin. Se inventaran peridicamente para contrastar las existencias
presentes con los registros. Se inspeccionan los abastecimientos y se separan los
elementos deteriorados, vencidos o en mal estado

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Una vez recepcionada y aceptada la mercadera se debe almacenar de

acuerdo a su naturaleza.
Zona de entrega o despacho: Es el lugar donde se realiza el control de las
salidas y se preparan los envos a los distintos destinos. Seleccionando y
fiscalizando los elementos pues las existencias ms antiguas se despachan
primero, embalando, si no lo estn, marcar y rotular, cargar si corresponde y
estibar adecuadamente para evitar los daos en el traslado.

FUNCIONES DE UNA BODEGA:

Personal requerido.
Debe haber una sola persona responsable de la administracin, aunque
obviamente podr tener asistentes, dependiendo del volumen de las operaciones.
Lo ms importante es evitar que haya varias personas con igual nivel de autoridad,
ya que esto favorece la confusin en el manejo y dificulta la identificacin de
responsabilidades en el caso de problemas.
Se necesitar un equipo de personas para las tareas de mantenimiento y para la
manipulacin de los suministros en el rea de bodega (descarga, carga,
clasificacin, movimientos, etc.).
Para procurar un adecuado desempeo de sus tareas, todas las personas deben
recibir descripciones escritas e instrucciones claras sobre cules son sus
funciones y cules sus deberes.
ACTIVIDADES DE LA BODEGA.
Recepcin:

Verificacin y control de la recepcin: en este proceso se verifica que lo

entregado por el proveedor corresponda a lo solicitado y que, adems, lo
recepcionado corresponda a las caractersticas de calidad deseadas por la

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empresa, ya sea para sus procesos productivos internos, o bien para ser
despachado conforme a los requerimientos de los clientes. Para este proceso
es conveniente que las empresas manejen instructivos de control de calidad e
instruyan al personal encargado.
-

Durante la etapa de recepcin corresponde la instancia en la cual resulta

factible detectar problemas en los productos y, si es necesario, se puede
reclamar al proveedor o recurrir a los seguros por daos.

En muchas empresas, dado el alto nmero de recepciones, comparado con la

capacidad

de

operacin

(tamao

de

la

bodega),

se

efectan

subcontrataciones de operadores logsticos que apoyen en la recepcin para

descongestionar la propia operacin.

Codificacin:

La codificacin de los productos es un proceso muy relevante, ya que permite

identificarlos en el momento en que se incorporan a las instalaciones de la
organizacin. De esta manera, pueden ser registrados en los sistemas de
respaldo e iniciar su ciclo de vida en la empresa.

Es importante que la codificacin sea correcta, es decir, que la relacin

cdigo-descripcin fsica sea coherente. De esta forma se estar dando
informacin correcta para los procesos de ventas, produccin, control de
inventarios y planificacin de compras.

Hay que tener presente que la codificacin de tems normalmente tiene

asociados los proveedores a quienes se les realiz la compra, esto adquiere
relevancia en el proceso de compras y evaluacin de proveedores.

Los cdigos tiene varias formas de ser creados y registrados. Corresponden a

una combinacin de caracteres (numricos o alfanumricos) que van
asociados a una descripcin del producto. Estos cdigos pueden ser
inteligentes (nos entrega informacin cuando lo leemos) o tontos.

Almacenamiento

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Ubicacin de tems: una vez que los productos son recepcionado y

codificados, corresponde seguir con la etapa de almacenamiento. Esta etapa
implica la correcta ubicacin de los tems dentro de la bodega, lo cual facilita
los procesos de toma de inventario y armado de pedidos. Se requiere,
adems, una adecuada mantencin de los tems mientras estn almacenados,
de modo que el proceso para encontrar los productos sea expedito.

Registro de informacin: al igual que los procesos anteriores, el registro de

la informacin tambin es muy importante, ya que no servir de nada una
codificacin y ubicacin correctas en la bodega si el registro es errneo.

El almacenamiento de materiales depende de la dimensin, caractersticas,

cantidad, embalajes, rotacin, etc., lo que requiere de algunas tcnicas de
almacenamiento:
a. Carga unitaria: La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un
recipiente que forma un todo nico para su manipulacin, almacenamiento o
transporte, generalmente se hace a travs de una plataforma (Pallet) de
madera de diversas dimensiones existiendo medidas bsicas de 1100 mm x
1100 mm. Las plataformas permiten manipular, transportar guardar la carga
como una sola unidad permitiendo economas de tiempo y esfuerzo en la
carga y descarga, menor mano de obra y rea de almacenamiento.
b. Cajas y Cajones: Se usa en el almacenamiento de elementos de tamao
pequeo, como tornillos, clavos, etc., pudiendo ser de madera, metal, plstico
y/o cartn y su tamao vara de acuerdo a las necesidades. Las cajas y
cajones ayudan tambin en el traslado y proteccin de los elementos.
c. Apilamiento: Es el almacenamiento de cajas apiladas una sobre otra para
aprovechar al mximo el espacio vertical, teniendo presente las indicaciones
indicadas en los contenedores

(cajas) de unidades obedeciendo a una

distribucin equitativa de carga y de proteccin a los productos. Esta forma de

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almacenaje no requiere de divisiones o estanteras permitiendo el fcil
desplazamiento.
d. Estanteras: Este tipo de almacenamiento se usa para elementos pequeos,
de diversos tamaos y cuando las existencias no son grandes cantidades.
Esto permite tambin tener los elementos a la vista sin el envase o envoltorio
permitiendo una fcil ubicacin dentro del

almacenaje, es el caso de

repuestos o piezas. Este sistema no exige un gran costo ya que su simpleza lo

hace econmico.
e. Columnas: Es el sistema de almacenaje utilizado para piezas largas como:
madera, fierro, tubos, caeras, etc., su estructura puede ser de madera o
metal.
Manipulacin o manejo de productos al interior de la bodega

Limpieza de tems: los productos dispuestos al interior de la bodega deben

estar en ptimas condiciones de limpieza y mantencin.

Verificacin de perecibilidad o vencimiento: es necesario que el encargado de

bodega y sus colaboradores realicen permanentemente inspecciones del
inventario.

Se debe tener especial cuidado en:

tems perecibles, chequear fechas de vencimiento.

tems

que

necesitan

condiciones

especiales

de

cuidado,

verificar

temperatura, hmedas

tems tecnolgicos obsoletos.

tems que no corresponda poca determinada de venta (invierno/verano)

Para todos los procesos de manejo de productos al interior de una bodega, el

esquema FIFO ayuda a una mejor mantencin del inventario.

Preparacin de pedidos:
-

Seleccin de tems segn requerimiento (picking): los encargados de

bodega realizan la seleccin de tems en base al requerimiento de ventas o

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produccin. Normalmente los requerimientos vienen solicitados mediante una
nota de pedido o una orden de trabajo para produccin.
-

En general la especificacin de los requerimientos se basa en: cdigo,

descripcin, cantidad, proveedor y fecha de entrega requerida (a produccin o
al cliente)

En esta etapa cobra importancia un buen proceso de almacenamiento. As las

bsqueda de los artculos solicitados ser expedita y los pedidos atendidos
oportunamente.

Si existe un nivel de exactitud en los inventarios, los requerimientos estarn

siempre abastecidos, es decir, no podr generarse una situacin en la cual un
producto solicitado falte (escenario optimo).

Verificacin de los productos para despacho: este proceso corresponde al

control de calidad, el que debe estar descrito en un instructivo y ser conocido
por el personal del rea. La liberacin para el despacho o consumo en
produccin debe ser autorizado por el jefe de bodega o quin designe para su
reemplazo.

Generalmente, se verifica su estado cuando a la calidad del producto

(mantencin) y su correcta identificacin. La calidad se refiere al efectivo
cumplimiento de los requerimientos especficos en la solicitud de productos.

Embalaje: los productos o artculos, si corresponde, deben estar dispuestos

en un embalaje de acuerdo a sus caractersticas. De tal forma que la entrega y
recepcin cumpla los requerimientos previamente especificados. El embalaje
deber cumplir con las siguientes caractersticas:

Correcta descripcin: aqu se incluye elementos tales como: cdigo de

barra, descripcin del producto, informacin de la empresa proveedora,
entre otros.

Cuidados que deben tenerse en el embalaje: este punto nos sirve para
permitir la manipulacin posterior (carga, transporte, descarga) sin llegar a
daar el producto.

Cantidad de carga que debe ponerse sobre cada unidad de embalaje.

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Condiciones de fragilidad, tratamiento trmico, otros: tratamiento de los

productos en etapas posteriores de manipulacin de carga.

Gestin de despacho:
-

Programacin de rutas: este proceso tiene como objeto optimizar el recurso

de transporte y, adems, cumplir con los requerimientos del cliente sin
retrasos y sin daar el producto.

El programador de despachos, por lo general, se enfrenta a una serie de

destinos para distintos horarios, razn por la cual la gestin de despacho
debe coordinarse entre el lapso que significa la descarga para un cliente
y el traslado a otro, de modo que permita cumplir con la entrega del producto
solicitado.

Para logra los objetivos, el planificador trabaja dividiendo una zona, en subzonas, donde estn incluidos uno o ms clientes. Estos sern atendidos por
un solo transportista.

La carga en cada camin o medio de transporte deber estar dispuesta de tal

manera que las ltimas cargas sean las primeras en descargar. Esto es de
vital importancia en los casos en que se trabaje con medios de transporte
cerrados

Servicios de movimiento de carga: es esta instancia, las empresas deben

utilizar gras de distinto tipo, dependiendo de la carga que se mover, sus
dimensiones y peso

Despacho: para realizar un correcto despacho es necesario contar con la

autorizacin de control de calidad, quien ya debe haber liberado las partidas
que se despacharn.

Distribucin:
-

Este proceso es de suma importancia porque aqu se define y realiza la

asociacin de la carga con el destino final. Un transportista puede atender a

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no o ms cliente; por esta razn, la carga debe estar bien sealizada y,
adems, coincidir con la programacin de rutas efectuadas.
El objetivo qe se percge es realizar las entergas con el producto reqerdo, en el lgar
dopnde fue solicitado y en la oportunidad acordada.
Este es un factor de competitividad que debe reforzarse, principalmente, con la
implementacin y el anlisis de los indicadores de gestin,
PRINCIPIOS PARA LA OPERACIN DE BODEGA.
Existen 6 principios bsicos bajo los cuales se disean las operaciones que se
realizan dentro de una bodega y son:
1.

Uso de la mejor unidad de carga. El objetivo es maximizar la

cantidad de producto que se puede movilizar de un lugar a otro, minimizando

el nmero de viajes y obteniendo reducciones en los costos de manipuleo
(horas-hombre). Recuerde que el mejor y ms econmico movimiento es el
que no se hace. Equipos de transporte: Carretillas manuales, semi manuales,
carretilla motorizada, elevadora de paleta, gra manual, etc.

2. Hacer el mejor uso del espacio. En trminos generales el 40% del costo de
la bodega es por tener y usar los edificios, es por esto que el diseo de la
operacin debe buscar optimizar la utilizacin de la capacidad cbica de la
bodega, no solo el rea de piso.

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3. Minimizar los movimientos. Es una derivacin del primer principio, una

manera de lograrlo es ubicar cerca aquellas partes del sistema que entre ellas
tienen una elevada cantidad de movimientos. Lo ms importante es ubicar los
productos que tienen un mayor flujo de movimientos (rotacin) ms cerca de
los accesos principales (ubicacin ABC).
4. Controlar los movimientos, los productos y la ubicacin. El sistema de la
bodega debe controlar el movimiento de los productos, su condicin (aptos,
caducados, daados, etc.) y dnde estn ubicados. Segn las instalaciones de
la bodega tambin es importante definir el flujo que seguir el movimiento de
los productos, esto maximiza la eficiencia y minimiza el congestionamiento.
5. Proveer un ambiente seguro. El inventario es uno de los principales activos
dentro de la contabilidad de una compaa, por lo tanto es indispensable
minimizar las prdidas de productos por daos, robos, vigencia, caducidad u
otros.
Las condiciones ambientales (iluminacin, ruido, equipo de seguridad,
sealizacin, temperatura, humedad y ventilacin) de la operacin tienen una
importante incidencia porque contribuyen directamente al cuidado de la
mercadera, los equipos y a crear condiciones confortables para los
trabajadores. Se debe contar con sillas y mesas para realizar el trabajo
administrativo.
6. Minimizar el costo de la operacin. Se necesita analizar profundamente la
estructura de costos para obtener reducciones continuas. La estructura bsica
de los costos de la operacin de una bodega son:

Costos de almacenamiento y bodegas: incluye costos de edificios (alquiler o

depreciacin), servicios bsicos (luz, agua, aire acondicionado, etc.), equipos

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(alquiler, leasing, compra, mantenimiento, etc.), mano de obra directa,
administracin y supervisin.

Costos de transporte: incluye costos de transporte primario y de entrega

final.
El transporte primario es la entrega de productos en volumen desde puntos de
produccin o bodega central hasta los depsitos o bodegas.

El transporte de entrega final es la entrega de los pedidos desde la bodega

hasta los clientes. Esto puede ser hecho por vehculos de la comp
compaa,
aa, a travs de

terceros.
Usualmente, el costo de transporte tanto primario como de entrega final depende
del kilometraje y del peso transportado. Aqu tambin es sumamente importante
seguir el principio uno, es decir, buscar una mayor ocupacin para obtener menor

costo.

Costos por posesin de inventario: Los costos se dividen en 3 reas:

Costo de capital, son los gastos financieros corrientes de capital (intereses) y

el costo de oportunidad por inmovilizar al capital, que de otra manera estuviera

produciendo un retorno en una inversin en cualquier otro sitio.

Costo del servicio, seguros para el stock

Costo del riesgo, por robos, incendios, daos u obsolescencia.

Costos del sistema. Involucra aspectos de informacin, comunicacin y

control.

Debido

que

los

sistemas

han

variado

de

manuales

computarizados, el incremento de estas inversiones se ha vuelto sumamente

importante. Incluye costos de software y hardware que contribuyen a las
actividades realizadas en la bodega.

Otro factor importante a considerar en la administracin de una bodega, es la

seguridad de esta rea, para evitar los robos de mercaderas, se debe tener

presente lo siguiente:
1. Restringir el acceso a la bodega (una o dos puertas)

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TALIA VEAS RIVERA.

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2. Slo ingrese personal autorizado
3. Todas las ventanas deben contar con sistema de proteccin inviolable
4. Debe contar con una excelente iluminacin

DOCUMENTACIN DE LA BODEGA.
1. ORDENES DE TRABAJO
Puede ser un sistema computarizado, o un formulario impreso o hasta una simple
hoja de papel manuscrita, pero su utilidad es enorme porque guarda y conserva la
memoria histrica de la forma en que se ha estado realizando los trabajos propios
del giro del negocio o de la organizacin. La recopilacin y estudio de las
actividades anteriores permite el despertar de la creatividad para encontrar
mejores formas de hacer el trabajo
2. HOJA DE PEDIDOS
Documento externo, computarizado o manual,

enviado por el cliente al

abastecedor y transportista con informacin sobre entregas futuras.

3. LISTAS DE EMPAQUE (PACKING LIST)
Su finalidad es informar el contenido, peso bruto y neto de la mercadera a ser
despachada, de acuerdo a como se encuentra embalada. Se emite incluyendo en
la hoja membrete de la empresa, y los principales datos que figuran en ella son:
datos del proveedor, datos del cliente, lugar y fecha de emisin, modo de
trasporte, cantidad de unidades, cantidad de bultos y descripcin de la
mercadera, total de los pesos brutos y netos, entre otros.
4. COMPROBANTE DE ENTREGA O DE EGRESO
Es una constancia de que las mercaderas han salido de la bodega, producto de
las

ventas efectuadas,

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pedidos

entregados, mercaderas

entregadas en

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consignacin. En el caso de las empresas industriales, el egreso de bodega, es
una constancia de que las materias primas, suministros y materiales han salido de
la bodega con destino al departamento de produccin.
El documento que justifica la salida de mercaderas y dems inventarios para
destinados a la comercializacin, es la factura de venta, mientras que se justifica
la salida de materias primas y suministros para la produccin con las
Requisiciones de Materiales.
Incluye datos como: nmero comprobante, fecha de emisin, cliente/usuario, datos
del material, unidades entregadas, firma despachador y de quien retira entre otras.

DOCUMENTACION MERCANTIL.
1. FACTURA
La factura es un documento que encuentra su origen en el DL.. N 825 SOBRE
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
La Factura es un documento que se emite obligatoriamente cuando se realiza una
compra, venta o servicio.
Es el documento que el vendedor entrega al comprador en el momento que se
efecte la entrega real o simblica de las especies.
La Factura para tener validez legal debe cumplir con algunas formalidades que
estn establecidas en la Ley.
Esto es:

Fecha de emisin del documento

Nombre y Rut del contribuyente (comprador)

Domicilio, Ciudad del comprador

Giro del comprador (de acuerdo a lo indicado en la Iniciacin de

actividades)

Detalle de la operacin: indicando cantidad y detalle de mercaderas,

precio unitario y total de la compra.

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Detalle del valor neto, IVA y TOTAL de la factura

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Valor total expresado en letras

La factura se emite en cinco ejemplares y deben llevar impresa la leyenda que

indique su destino:

Original

- Cliente

Duplicado

- SII

Triplicado

- Control tributario

Cuadruplicado - Cobro ejecutivo

Quintuplicado

- Control interno

cobranzas

Todos los ejemplares distintos del original debe llevar impresa la leyenda Copia
de factura no da derecho a crdito fiscal y el triplicado de la factura debe llevarse
junto con el original durante el traslado de las mercaderas para ser entregado a
los funcionarios del SII que lo requieran.

Importancia de la factura
Es el documento que sirve a los contribuyentes del IVA. Para poder utilizar como
crdito fiscal el impuesto soportado en la adquisicin de bienes y/o servicios.
Dicho crdito ser equivalente al Impuesto al Valor Agregado (IVA) recargado en
las facturas que acrediten sus adquisiciones o la utilizacin de servicios.
Es el documento que en forma ms clara permite a un contribuyente acreditar sus
gastos para determinar su renta afecta a impuestos.
Es el documento ms fiscalizado y reglamentado ya que permite y ha permitido a
travs de su emisin, falsificacin o simulacin, cometer los ms grandes fraudes
tributarios o fiscales.
La factura electrnica
El propsito de la Factura Electrnica es otorgar validez tributaria a operaciones
comerciales, efectuadas mediante documentos generados electrnicamente, con

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CURSO BODEGA 2015

una importante economa de recursos respecto de los que son emitidos
fsicamente en papel.
Ventajas:

Los contribuyentes que emiten Factura Electrnica no necesitan

concurrir a las oficinas del SII a timbrar documentos, ya que la
autorizacin de los folios se realiza va Internet.

Economa de recursos, porque no se requiere imprimir talonarios con

original y tres copias, ya que, de ser requerido, la Factura Electrnica se
puede imprimir en cualquier papel. Tambin se generan economas,
pues no se acumularn facturas en papel.

No hay riesgo de prdida de documentos timbrados.

Permite a los contribuyentes

hacer importantes mejoras en sus

procesos

2. GUIA DE DESPACHO

Son documentos de emisin obligatoria cuando se hubiera optado por postergar el

otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes que constituyan o no
venta.
La gua de despacho es el formulario en el que se detallan las mercaderas que el
vendedor enva al comprador, con la indicacin de la cantidad y los precios
unitarios de los productos que se acompaan, en algunos casos se indica los
totales de la misma y generalmente no se suman. Esta se enva con el objeto de
que el comprador firme dicho documento y deje constancia de que recibi la
mercadera. Si el comprador no est conforme con las mercaderas recibidas,
antes de firmar la gua debe estampar en ella las observaciones correspondientes.
Este documento no est afecto a impuesto, por lo que no se registra en el Libro
de Compras y Ventas, su extensin amerita obligatoriamente la emisin de una
factura posterior y dentro del mismo mes que se extendi la gua cuando la
transaccin sea por una venta, en cambio, cuando slo sea para transportar la

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CURSO BODEGA 2015

mercadera o los bienes esta transaccin no amerita la emisin de una factura. De
lo anterior podemos indicar que la gua de despacho es un documento importante
para certificar la propiedad de las mercaderas, ya que ante una fiscalizacin de
Carabineros o del Servicio de Impuestos Internos se exige exhibir este documento
para evitar el transporte de mercaderas robadas o de dudoso origen.

3. NOTA DE DEBITO
Es el documento oficial que permite aumentar el valor de la factura y se emite con
posterioridad a esta como:

Aumento de los precios indicados en la factura.

Cobro de alguna cantidad no considerada en la factura.

Intereses y recargos por mora en el pago de la factura.

4. NOTA DE CRDITO
Es un documento oficial que permite disminuir los valores de la factura por las
siguientes razones:

Por no tener la empresa en sus bodegas todas las mercaderas que

indica la factura.

Por devoluciones de mercaderas por parte de la empresa que compra y

que es aceptado por la empresa que vende.

Por disminucin en los valores facturados.

Por cualquier motivo que disminuya los valores que indica la factura.

Para tener valor legal la nota de crdito debe tener las mismas
exigencias

que

tiene

la

factura,

ya

que,

es

un

documento

complementario de la factura.
Adems la nota de crdito permite modificar daros errneos incluidos en la factura

GESTION DE INVENTARIOS.

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CURSO BODEGA 2015

LOS STOCKS O INVENTARIOS
Si definimos stock (inventarios, existencias), desde un punto de vista contable,
consideraremos a las existencias como los bienes tangibles, con la posibilidad de
ser almacenados, que las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de
utilizarlas en el proceso productivo para la obtencin de productos finales, o bien
para el mantenimiento de los equipos productivos.
De una forma general se puede definir los stocks como los bienes, propiedad de la
empresa, destinados a su transformacin, incorporacin al proceso productivo o
venta directa. Su principal caracterstica es la rotacin o movilidad a lo largo del
ciclo econmico de la empresa.
El tener stock, en las bodegas nace o tiene su origen en la utilidad que nos
representan referidos a: cantidad, oportunidad, calidad y precio. El no tener la
mercanca almacenada, nos produce retraso en el proceso productivo y con esto
posible prdida de clientes, por lo que existen misiones asignadas al
almacenamiento las cuales son:
a) Asegurar el flujo de produccin y prevenir cambios en el proceso
productivo.
b) Servir de amortiguador entre procesos de produccin que operen a distintos
ritmos.
c) Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguador de la
produccin frente a variaciones de la demanda.
De acuerdo a lo anterior, las razones que justifican el almacenamiento son:
a) Posibles variaciones estacinales en el precio.
b) Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento.
c) Necesidad de mantener el ritmo de produccin, por lo que se debe
garantizar el abastecimiento de materia prima.
d) Rebaja en las compras, segn la cantidad adquirida.

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CURSO BODEGA 2015

e) Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o equipos que se
deterioran y que son necesarios para poder continuar con el proceso
productivo
La gestin de stock es un proceso de toma de decisiones que busca dar
respuestas a preguntas bsicas, como:
a) Qu cantidad de productos deben pedirse?
b) Cundo se debe realizar el pedido?, es decir cada cunto tiempo?
c) Con qu frecuencia?, es decir cuntos pedidos?

En funcin del volumen del pedido y de la periodicidad de los mismos, variar la

cantidad de productos almacenados y el capital derivado del inventario.
OBJETIVOS DE LA GESTION DE STOCKS
Son varios los objetivos que se pueden conseguir con una correcta gestin de
stock, siendo las ms importantes:
a) Posibilidad de atender las necesidades del mercado.
b) Obtener la rentabilidad deseada sobre las inversiones de los stocks.
c) Reduccin de las inversiones de capital al mnimo posible, sin dejar de
tener presente las necesidades del mercado

CLASIFICACION DE LOS STOCKS

Para poder llevar una correcta gestin de stock, se debe conocer las
caractersticas de los productos almacenados. Esta clasificacin se puede llevar a
cabo desde mltiples puntos de vistas.
1. Segn su naturaleza fsica
2. Segn la importancia econmica
3. Segn la motivacin de su creacin
1. Segn su naturaleza fsica.

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En esta clasificacin se puede tener en cuenta, tres puntos de vistas:
a) La vida til del producto
b) La actividad empresarial
c) El grado de transformacin de los productos

La vida til del producto: Si se considera la vida til del producto, los stock
pueden ser:

Productos perecederos: Son aquellos productos, que se deterioran

fsicamente en un tiempo medianamente corto, como por ejemplo: frutas y
hortalizas.

Productos no perecederos: Son aquellos que no se deterioran en el

corto plazo, como por ejemplo: fideos, vino, sal aceite.

Productos con fecha de vencimiento: Son los que han de ser

consumidos antes de una fecha marcada en el envase, como por ejemplo:
leche, conservas o bebidas, yogurt, etc.

Actividad empresarial: Aqu podemos distinguir dos subgrupos, empresas

comerciales y empresas industriales
Empresas comerciales
Productos bsicos: Son los indispensables para el desarrollo normal de
la actividad que se lleva a cabo en la empresa, por ejemplo: materias
primas en empresas elaboradoras.
Productos complementarios: Son productos no esenciales, pero si
necesarios para una mejor atencin al cliente, tales como las bolsas
plsticas en un supermercado.
Productos deteriorados o defectuosos: Estos stock no son de mucho
volumen en las empresas comerciales porque normalmente, se hacen
cargo de ellos las empresas proveedoras.

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CURSO BODEGA 2015

Productos obsoletos o pasados de moda: Estn formados por
artculos sobrantes de periodos de ventas anteriores. Como suponen un
costo para la empresa, se les deben dar pronta salida, de la mejor forma
posible, vendindolas ms baratas, rematndolas, regalndolas o bien
destruyndolas, ya que ocupan un lugar en el almacn que es necesario
para almacenar otros artculos.
Empresas industriales
Materia prima: La justificacin de la presencia de stock de materias
primas viene determinada por la necesidad de abastecer el proceso
productivo. Si se agotan las materias primas, el proceso productivo se
ver interrumpido. Las salidas del almacn de materias primas estn
fijadas por el ritmo de fabricacin.
Productos semi elaborados: Son productos elaborados por la misma
empresa y que estn en espera de entrar en otra fase posterior de
produccin.
Productos terminados: Son los que ya han pasado por todas las fases
del proceso productivo y su destino es la venta o el aprovechamiento por
la propia empresa.
Materiales para consumo o reposicin: Lo constituyen toda la serie de
artculos y piezas necesarias para reponer averas, se incluyen entre
otros, combustible, materiales de oficina y repuestos.
SALUD OCUPACIONAL EN LA BODEGA.
La bodega tiene que ser un sitio seguro tanto para los suministros como para las
personas que trabajan en ella. Por eso, se deben aplicar medidas de seguridad
laboral, entre ellas:

En la bodega no se fuma.

Todo el personal tiene que estar al tanto de los peligros y las medidas de
seguridad para evitar accidentes.

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CURSO BODEGA 2015

El personal de mantenimiento debe usar medidas de proteccin para su

espalda y manos cuando manipula cargas, as como cualquier otro equipo de
proteccin y herramientas adecuadas para el cumplimiento de sus tareas.

Se debe instalar marcas y signos visibles advirtiendo los peligros.

Debe haber extintores y equipo de primeros auxilios en sitios visibles y

accesibles, y deben estar actualizados. Las personas que trabajan en la
bodega deben saber cmo utilizarlos.

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