CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

Noviembre de 2012

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

Contenido
1.

INTRODUCCIN ................................................................................................... 4

2.

RESPONSABILIDADES FRENTE AL CDIGO DE TICA Y CONDUCTA .................................... 4

3.

COMPROMISO FRENTE A ORGANOS DE CONTROL ......................................................... 6

4.

TICA EMPRESARIAL ............................................................................................. 6

5.
COMPROMISO FRENTE AL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIN DEL
TERRORISMO ............................................................................................................... 7
6.

TICA Y COMPROMISO FRENTE A LOS RIESGOS DEL NEGOCIO ......................................... 8

6.1
6.2
6.3

Normas de tica en los Negocios ............................................................................... 8

Normas de tica en las Operaciones de Tesorera ........................................................... 8
Normas de Conducta de los administradores y funcionarios ............................................... 9

7.

CONFLICTOS DE INTERS .................................................................................... 12

7.1
Polticas generales ............................................................................................... 12
7.2
Revelacin de los conflictos de inters y procedimiento para la evaluacin y manejo del mismo . 13
7.3
Conflictos de inters en virtud de vnculos jurdicos y econmicos entre clientes, usuarios,
proveedores y contratistas con los accionistas, directores, administradores y funcionarios ................. 15
7.4
Conflictos de inters en operaciones con entidades relacionadas ....................................... 15
7.5
Situaciones especiales .......................................................................................... 15

7.5.1 Operaciones activas entre EPISOL y sus accionistas, sus administradores y parientes de
stos ............................................................................................................................................... 15
7.5.2 Negociacin de acciones por parte de los directores y administradores .............................. 16
7.5.3 Representacin de acciones en la Asamblea General de Accionistas ................................... 16
7.5.4 Composicin de la Junta Directiva ............................................................................................. 16
7.5.5 Negocios con mandatarios o administradores ......................................................................... 16
8

POLTICA ANTIFRAUDE ........................................................................................ 16

8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7

Objetivo General de dl Poltica ................................................................................ 17

Objetivos Especficos de la Poltica ........................................................................... 17
Posicin Frente al Fraude ...................................................................................... 17
Alcance ............................................................................................................ 17
Concepto de Fraude ............................................................................................ 18
Acciones que Pueden Constituir Fraude ..................................................................... 18
Funciones ......................................................................................................... 19

8.7.1 Junta Directiva .............................................................................................................................. 19

8.7.2 Comit de Auditora ..................................................................................................................... 19
8.7.3 Representante Legal .................................................................................................................... 20
8.7.4 Subgerente .................................................................................................................................... 20
8.7.5 Todos los Funcionarios ................................................................................................................ 20
8.8

Estrategia de EPISOL para Administrar el Riesgo de Fraude ............................................. 20

8.8.1 Identificacin ................................................................................................................................. 20

8.8.2 Medicin ......................................................................................................................................... 21
8.8.3 Control ........................................................................................................................................... 21
8.8.4 Monitoreo....................................................................................................................................... 21
8.8.5 Estrategias para la medicin de Riesgo de fraude .................................................................. 21
8.8.6 Plataforma Tecnolgica ............................................................................................................... 21
8.9

Denuncias de Casos de Fraude y Responsabilidades en la Gestin de Posibles Casos de Fraude . 21

INFORMACIN PRIVILEGIADA O RESERVADA ............................................................. 22

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

9.1
9.2

Concepto y Generalidades ..................................................................................... 22

Deber de Confidencialidad y Reserva ........................................................................ 23

10

CARGOS QUE PUEDEN ENTREGAR INFORMACIN DE CARCTER RESERVADO ..................... 23

11

PROPIEDAD INTELECTUAL .................................................................................... 24

12

PROTOCOLO DE COMUNICACIONES ......................................................................... 24

13

ACCIONES POR INCUMPLIMIENTO........................................................................... 25

13.1
13.2
13.3

Institucionales ................................................................................................... 25
Procedimiento y medidas en caso de infracciones por parte de miembros de la Junta Directiva .. 26
Otras acciones ................................................................................................... 26

14

DECLARACIN DE CONOCIMIENTO Y COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO............................ 26

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

1. INTRODUCCIN
El presente Cdigo de tica y Conducta contiene las pautas de comportamiento que
deben observar en todas sus actuaciones los directores, administradores y funcionarios
de EPISOL, al igual que los contratistas y proveedores de la misma, en aquello que les
sea aplicable.
Este Cdigo recoge tambin el compromiso con el desarrollo efectivo de las polticas de
EPISOL y de su estructura de control interno, los valores y pautas de comportamiento
que se deben observar frente a los diferentes riesgos, as como los parmetros para el
manejo de conflictos de inters, los mecanismos para evitar el uso indebido de
informacin privilegiada o reservada, las instancias competentes para hacer
seguimiento al cumplimiento de este Cdigo y las consecuencias de su inobservancia.
El Cdigo de tica y Conducta es una referencia para las actuaciones de los directores,
administradores y funcionarios de EPISOL, y como tal no comprende todas las posibles
situaciones a las que se pueden ver abocados; por tanto, en cada caso, deben tenerse
en cuenta las circunstancias y el sentido comn.
Para efectos de este Cdigo, se entienden como directores los miembros de la Junta
Directiva de EPISOL, como administradores quienes ostentan la condicin de
representantes legales de la misma de acuerdo con los estatutos sociales y como
funcionarios, las dems personas que trabajan para EPISOL.
El presente Cdigo de tica y Conducta es parte integrante del contrato de trabajo
entre EPISOL S.A.S., sus administradores y funcionarios.
Se consideran extensivas las polticas contenidas en el presente Cdigo de tica y
Conducta a las filiales, debiendo aplicar procedimientos similares a los implementados
por la matriz, atendiendo en todo caso la naturaleza, objeto social y dems
caractersticas particulares de la actividad desarrollada por cada una de ellas.

2. RESPONSABILIDADES FRENTE AL CDIGO DE TICA Y CONDUCTA

Junta Directiva: Adoptar las polticas del Cdigo de tica y Conducta, disponer su
acatamiento y difusin, dar ejemplo en la aplicacin del mismo y aprobar
oportunamente las actualizaciones que sean pertinentes.
Representantes Legales: Dirigir la implementacin de las polticas aprobadas
por la Junta Directiva en relacin con el Sistema de Control Interno.
Comit de Auditora: Apoyar a la Junta Directiva en la toma de decisiones
atinentes a la definicin de las estrategias y polticas generales relacionadas con el
Sistema de Control Interno (SCI) y antifraude de EPISOL.
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

Evaluar la estructura de control interno de la Compaa, de la cual hace parte

integral el Cdigo de tica y Conducta, as como su aplicacin y mejoramiento
continuo.
Subgerencia: Difundir la obligacin que tienen los funcionarios de mantener una
cultura organizacional apoyada en los valores y principios bsicos que rigen
EPISOL, as como dar a conocer y entregar el Cdigo de tica y Conducta en los
programas de induccin a los nuevos funcionarios e impartir las instrucciones para
generar la certificacin de lectura y compromiso de aplicacin.
Igualmente, adelantar el procedimiento establecido para el evento de
inobservancia de este Cdigo y para la resolucin de los conflictos de inters de
los funcionarios, de conformidad con lo establecido en el mismo.
Coordinar las actualizaciones del Cdigo de tica y Conducta, su aprobacin,
divulgacin y seguimiento de su cumplimiento por parte de todos los funcionarios
de EPISOL.
Dar a conocer al Comit de Auditora aquellos casos que lo ameriten y proponer
las mejoras que estime pertinentes.
Adicionalmente, coordinar la aplicacin del Sistema de Administracin del Riesgo
de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo (SARLAFT).
Jefe Inmediato: Velar por la observancia del Cdigo de tica y Conducta;
asesorar a sus funcionarios en los casos de conflictos ticos o de inters, para que
puedan tomar la decisin ms adecuada y, si es del caso, consultar con otras
instancias, cuando considere que no le es posible dar la asesora apropiada;
reportar a la Subgerencia, o al rea que haga sus veces, el incumplimiento por
parte de los funcionarios a cargo de los preceptos contenidos en el presente
Cdigo.
Adems, velar por el cumplimiento de los principios y normas de tica y conducta
en toda EPISOL, mediante programas de auditora a travs de los cuales se evale
su aplicacin, reportando a la Subgerencia, o al rea que haga sus veces, el
incumplimiento.
De la misma manera, dar a conocer al Comit de Auditoraaquellos casos que lo
ameriten y proponer las mejoras que estime pertinentes.
Servicios Administrativos: Dar a conocer a los contratistas y proveedores el
Cdigo de tica y Conducta y, asegurarse, en lo posible, que acten acorde con
sus preceptos.
Todos los administradores y funcionarios: Conocer y poner en prctica en
todas sus actuaciones lo dispuesto en el Cdigo de tica y Conducta, debiendo
comprometerse explcitamente con su cumplimiento y asumir las consecuencias en
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

caso de inobservancia.
As mismo, reportar por escrito y de manera inmediata a la Subgerencia,cualquier
comportamiento que conozca violatorio de las disposiciones establecidas en este
Cdigo de tica y Conducta por parte de las personas obligadas a cumplirlo.

3. COMPROMISO FRENTE A ORGANOS DE CONTROL

Para asegurar la efectividad del sistema de control interno, los directores,
administradores y funcionarios de EPISOL deben comprometerse a:
a) Evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el
ejercicio y cumplimiento de sus funciones, as como mejorar sus tareas y
responsabilidades, todo ello en procura del acatamiento de los objetivos
trazados por EPISOL.
b) Reconocer la importancia de la Contralora, la Unidad de Cumplimiento, la
Gerencia de Riesgo de su casa matriz, as como la Revisora Fiscal de EPISOL, y
dems organismos de control.
c) Facilitar y proporcionar oportunamente toda la informacin y documentacin que
los rganos de control interno y externo necesiten para el cumplimiento de sus
funciones, as como cualquier requerimiento que surja como resultado de
auditoras o de inspecciones, con la diligencia y probidad que stos merecen, en
la forma y dentro de los plazos establecidos por los organismos que los emiten.
d) Implementar las acciones recomendadas por los organismos de control y que
hayan sido concertadas con las reas, para mejorar los controles.
e) Guardar reserva de los informes que de manera confidencial sean emitidos.
f) Cumplir y hacer cumplir dentro de su competencia, las recomendaciones y
sugerencias que entreguen los rganos de control.

4. TICA EMPRESARIAL
Como entidad, EPISOL y sus directores, administradores y funcionarios deben
garantizar el cumplimiento de las siguientes normas:
a) Las operaciones realizadas por EPISOL deben sujetarse siempre a los principios
de integridad, transparencia, seguridad y cumplimiento estricto de las normas
constitucionales, legales, estatutarias e institucionales.
b) Los libros y estados financieros, cuentas contables e informes emitidos por
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

EPISOL, deben ser exactos y reflejar fielmente la realidad de las transacciones.

c) Las respuestas a las solicitudes o requerimientos de cualquier autoridad
competente, deben corresponder a la verdad de la informacin solicitada.
d) Los directores, administradores y funcionarios de EPISOL deben abstenerse de
participar por s o por interpuesta persona en inters personal o de terceros, en
actividades que impliquen competencia con EPISOL o en actos respecto de los
cuales pudieran configurarse conflictos de inters, salvo autorizacin expresa de
la instancia competente, de acuerdo con el procedimiento sealado en este
Cdigo.
e) Los directores, administradores y funcionarios tendrn las responsabilidades
establecidas en la ley, los estatutos, el manual de funciones y de cargos, as
como en los reglamentos y manuales de polticas y procedimientos que les sean
aplicables.

5. COMPROMISO FRENTE AL RIESGO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA

FINANCIACIN DEL TERRORISMO
Los directores, administradores y funcionarios de EPISOL debern mantener la
cultura de prevenir, detectar y controlar que EPISOL sea utilizada como
instrumento para el lavado de activos y la financiacin del terrorismo (LA/FT). Por
tal motivo, EPISOL se apoya en el Sistema de Administracin de Riesgo de Lavado
de Activos y Financiacin del Terrorismo (SARLAFT) de su matriz, el cual contiene
las polticas de tica que orientan la actuacin de los directores, administradores y
funcionarios para el cumplimiento del mismo, las polticas de vinculacin y
conocimiento de clientes, proveedores, contratistas, socios comerciales y de sus
transacciones con EPISOL, los procedimientos y metodologas para la
identificacin, evaluacin, control y monitoreo de riesgos, la capacitacin al
personal y la colaboracin con las autoridades competentes.
EPISOL ha definido como polticas generales las siguientes:
a) Es deber de los directores, administradores, rganos de control, y dems
funcionarios, asegurar el acatamiento de las normas encaminadas a prevenir,
detectar y controlar las actividades de LA/FT.
b) Los directores, administradores y funcionarios de EPISOL deben prestar su
colaboracin a las autoridades competentes en todo aquello para lo cual se les
requiera, en especial, en la atencin de las solicitudes de informacin
formuladas en desarrollo de las investigaciones que adelanten.
c) Sin perjuicio de la responsabilidad penal y dems acciones a que haya lugar, los
administradores y funcionarios de EPISOL sern responsables disciplinariamente
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

por el incumplimiento u omisin de los mecanismos de control y prevencin de

las actividades delictivas que se acojan en los respectivos manuales de
procedimientos, especialmente en lo relacionado con el riesgo de LA/FT.
d) Las dems contempladas en el manual SARLAFT de Corficolombiana.
6. TICA Y COMPROMISO FRENTE A LOS RIESGOS DEL NEGOCIO
6.1 Normas de tica en los Negocios
Todos los directores, administradores y funcionarios de EPISOL deben actuar con tica
y lealtad en los negocios. En virtud de esto deben, entre otras cosas, abstenerse de:

Utilizar los smbolos de otras entidades para actos irrespetuosos o de cualquier otra
ndole que afecten su imagen o buen nombre.

Utilizar cualquier prctica de competencia desleal o restriccin de la competencia.

Revelar a terceros informacin confidencial sobre los clientes, las operaciones o la

administracin de EPISOL.

Intervenir en la realizacin de contratos con proveedores o contratistas, con los

cuales exista un inters personal de cualquier clase.

Anteponer el logro de las metas comerciales frente a la observancia de los

principios ticos, con lo cual puede verse comprometida EPISOL en hechos que
afecten su reputacin, credibilidad o la confianza del pblico.

Realizar cualquier operacin que d lugar a conflictos de inters en razn de la

informacin privilegiada a la que se tenga acceso en el ejercicio de las funciones.

Recibir cualquier clase de contraprestacin de los clientes, proveedores,

contratistas o socios comerciales como retribucin por los trmites u operaciones
sobre las cuales puedan conocer en ejercicio de sus funciones.

Intervenir en la aprobacin de operaciones en las que tengan cualquier tipo de

inters su cnyuge o compaero permanente y parientes dentro del segundo grado
de consanguinidad o de afinidad, o nico civil, o personas jurdicas, en las que
stos o el funcionario sean administradores o posean el 5% o ms de las acciones
suscritas o de las cuotas de capital social.

6.2 Normas de tica en las Operaciones de Tesorera

Los administradores y funcionarios vinculados con el desarrollo de las actividades de
negociacin, control y gestin de riesgos, y que ejerzan funciones operativas de los
negocios de tesorera, observarn las siguientes normas:
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

a) Aplicarn lo dispuesto en las polticas establecidas en las Polticas de Gestin de

Tesorera de EPISOL en cuanto a las atribuciones y exposicin al riesgo.
b) Los funcionarios que participan en la gestin de tesorera deben observar que
todas y cada una de las operaciones que realicen estn libres de influencia de
intereses personales o comerciales que pudiesen interferir con los mejores
intereses de EPISOL.
c) Todas las acciones desarrolladas dentro de la gestin de tesorera deben estar
enmarcadas dentro de los principios de imparcialidad, integridad, transparencia
y seguridad de las transacciones, de tal manera que se eviten graves
exposiciones para EPISOL.
d) Para la realizacin y operacin de todas las transacciones de tesorera, los
funcionarios debern estar conscientes del negocio realizado de acuerdo con el
conocimiento pleno que deben tener de los productos transados y de los
procedimientos administrativos y operativos asociados.
e) Los funcionarios vinculados con la gestin de tesorera no utilizarn los recursos
fsicos y humanos de EPISOL ni se aprovecharn de su posicin para realizar
operaciones por cuenta propia.
f) Todas las operaciones deben ser registradas oportunamente, de tal forma que
se identifiquen de manera ntegra las condiciones y trminos del negocio.
g) Los funcionarios a cargo de operaciones de Tesorera deben informar al Comit
de Tesorera de manera oportuna, las inquietudes que le susciten las
operaciones que por razn de sus funciones est tramitando.
h) Todas las operaciones de Tesorera debern realizarse a precios de mercado.

6.3 Normas de Conducta de los administradores y funcionarios

Los administradores y funcionarios deben observar durante su desempeo las
siguientes normas de conducta:
a) Obrar de buena fe, con lealtad y diligencia en el desarrollo de su gestin,
velando siempre por la proteccin de los intereses de EPISOL.
b) Cumplir las disposiciones contempladas en la ley, los estatutos sociales,
reglamentos internos, contrato de trabajo, el presente Cdigo de tica y
Conducta y dems disposiciones de carcter legal o de carcter interno que le
sean aplicables.

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

c) Conocer y cumplir los principios que rigen el control interno establecido por
EPISOL.
d) Guardar absoluto respeto y correcto tratamiento con los superiores jerrquicos,
compaeros de trabajo, con los clientes, contratistas y proveedores y usuarios o
visitantes de EPISOL.
e) Cumplir sus compromisos con EPISOL y con terceros, con el propsito de evitar
sanciones o reportes que deterioren su buen nombre y puedan llegar a afectar
la buena imagen de EPISOL.
f) Obrar con neutralidad frente a los accionistas, ya que ha sido y es poltica de
EPISOL el trato igualitario a todos ellos, garantizando su participacin efectiva
en la asamblea y el ejercicio de sus derechos. En concordancia con lo anterior,
todos los funcionarios de EPISOL deben abstenerse de cualquier prctica que
viole estos principios.
g) No realizar o encubrir actividades contrarias a la ley o a la tica o que puedan
comprometer el nombre o prestigio de EPISOL, ya sea por acciones directas en
el desempeo de las funciones propias del cargo o indirectamente.
h) No utilizar el nombre de EPISOL en la realizacin de actividades personales y
abstenerse de efectuar todas aquellas que interfieran con el horario de trabajo,
su rendimiento o el cumplimiento de sus labores.
i) Respetar los derechos de autor y propiedad intelectual. Por tanto, entre otros
aspectos, se abstendrn de utilizar los equipos de cmputo para instalar
programas o software cuya licencia no se haya adquirido a nombre de EPISOL.
Es obligatorio para todos los funcionarios conocer y seguir todas las normas y
procedimientos estipulados en el Manual de Seguridad Informtica de EPISOL.
j) No utilizar los crditos, ventajas y beneficios que otorga EPISOL a sus
administradores y funcionarios para favorecer a otras personas.
k) Respetar y no discriminar a cualquier persona, compaero, cliente, contratista o
proveedor, por diferencias de sexo, religin, raza, inclinacin poltica,
nacionalidad, nivel social o jerarqua.
l) No realizar o participar en actos que puedan perjudicar el cumplimiento de sus
obligaciones y/o la reputacin de EPISOL, los accionistas, los directores,
administradores, funcionarios, clientes, contratistas y proveedores.
m) Acatar las normas de seguridad emitidas por EPISOL, conforme a las cuales las
claves de acceso a cajas fuertes, sistemas transaccionales, sistemas de
computadores o de comunicaciones son personales e intransferibles y por
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

ninguna razn deben ser prestadas. Cada funcionario es responsable de las

operaciones que se realicen con su usuario.
n) Responder por los valores, documentos, manuales, equipos y elementos que le
fueron asignados para su manejo o estn bajo su responsabilidad en relacin
con sus funciones.
o) Colaborar en las investigaciones que se adelanten para resolver cualquier hecho
indebido o ilcito que afecte o pueda llegar a afectar los intereses de EPISOL.
p) Suministrar en forma clara, completa y ajustada a la verdad la informacin
personal y familiar que sea requerida por EPISOL.
q) No abusar de sus funciones para obtener tratamiento favorable en la compra o
venta de valores por cuenta propia, de su cnyuge o compaero permanente y
parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o
nico civil.
r) No ubicarse en posicin de competencia con EPISOL o de sus filiales. Por tanto
no pueden: Hacer uso del cargo para prevenir u obstaculizar a EPISOL o a sus
filiales en el ejercicio legal de competir con otros; desviar negocios o clientela de
EPISOL o de sus filiales; recibir comisiones de terceros por una transaccin de
EPISOL o de sus filiales; aprovechar u obtener beneficio propio de manera
indebida, ya sea directa o indirectamente, en operaciones o actividades que
deterioren o puedan afectar los intereses de EPISOL y/o alguna de sus filiales;
utilizar la informacin no pblica de EPISOL, en beneficio propio o de terceros
competidores.
s) No solicitar, exigir, recibir o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos en
especie o en dinero, invitaciones, favores, donaciones, prstamos, servicios o
cualquier clase de beneficio, de manera que se pueda afectar la objetividad en la
toma de decisiones propias del cargo o comprometer el cumplimiento de las
normas generales de conducta. Se exceptan de esta prohibicin los regalos y
atenciones en general que se hacen usualmente en desarrollo de una relacin
comercial y que por tanto no comprometen la objetividad e independencia del
funcionario.
t) No es permitido, por regla general, que trabajen en EPISOL y/o en sus filiales
simultneamente cnyuges, compaeros permanentes, o parientes dentro del
tercer grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad y nico civil. No
obstante, la Presidencia de EPISOL podr decidir sobre su permanencia, despus
de analizar las circunstancias atenuantes tales como el grado de relacin laboral
que exista entre quienes se encuentran en esa situacin, la ubicacin geogrfica
de sus puestos y el impacto de dichas posiciones en los resultados de EPISOL y
en cada una de sus filiales.
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

u) No es permitido aceptar u ofrecer en nombre de EPISOL o en nombre propio,

acuerdo de pago alguno por comisin, rebaja, servicio, soborno, o mordida o
cualquier otra forma de contraprestacin, para obtener o retener un negocio.
v) Atender a los clientes con eficiencia y prontitud, de acuerdo con los
procedimientos establecidos, sin que se pueda recibir retribucin o favores por el
cumplimiento de ese deber.
En todo caso, no se podr utilizar la autoridad o influencia para dar un trato
preferencial a un cliente, proveedor, contratista o socio comercial cuando ello
implique desacatar las normas internas de EPISOL. Tampoco se dar curso a
las solicitudes de un cliente, proveedor, contratista o socio comercial cuando se
sepa o se sospeche razonablemente que el propsito es evadir las leyes o
reglamentaciones aplicables.
w) Obrar con transparencia de manera que la preparacin y presentacin de
informacin financiera sea en lo posible exacta, integra y oportuna, empleando
procedimientos contables ajustados a la normatividad vigente.
x) Propender por la proteccin de activos fsicos, financieros y de informacin de
EPISOL.
7. CONFLICTOS DE INTERS
Se entiende por conflictos de inters, la situacin en virtud de la cual un director,
administrador o cualquier funcionario de la entidad, en razn de su actividad, se
enfrenta a distintas alternativas de conducta, con relacin a intereses incompatibles,
ninguno de los cuales puede privilegiar, en atencin a sus obligaciones legales o
contractuales.
7.1 Polticas generales
Los directores, administradores y funcionarios de EPISOL debern abstenerse de
intervenir directa o indirectamente en cualquier situacin en la cual puedan tener
conflictos de inters con EPISOL o con empresas en las que sta tenga participacin o
inters directa o indirectamente. Tambin deben evitar participar en situaciones que
los pongan en competencia con EPISOL o mediante las cuales tengan un reclamo en
contra de la misma o de las empresas mencionadas, o estn aprovechando para s
mismos una oportunidad que le pertenece a stas.
La ley y la doctrina consagran mecanismos para afrontar situaciones que generan real
o potencialmente conflictos de inters, los cuales podrn ser utilizados por EPISOL,
dependiendo de las circunstancias para cada caso.
Las polticas definidas a continuacin, deben ser observadas con el fin de asegurar que
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

se ejerza la debida gestin para prevenir y detectar eventuales conflictos de inters,

teniendo en cuenta, en todo caso, que EPISOL no realiza operaciones por cuenta de
terceros.
En el evento que la entidad se encuentre frente a una situacin generadora de
conflictos de inters, se recomienda comunicarles a los interesados los hechos que
generan su presencia y obtener de ellos su consentimiento para iniciar o continuar con
la operacin.
EPISOL debe abstenerse de realizar operaciones que se encuentren expresamente
prohibidas o que impliquen conflictos de inters, cuando el conflicto no puede
superarse, o cuando existan dudas sobre la claridad de la operacin.
La Subgerencia de EPISOL tiene a cargo adelantar una confirmacin anual sobre el
conflicto de intereses de los colaboradores de la compaa.

7.2 Revelacin de los conflictos de inters y procedimiento para la

evaluacin y manejo del mismo
Los directores, administradores y funcionarios de EPISOL, debern revelar cualquier
conflicto entre sus intereses personales y los intereses de EPISOL, al tratar con
clientes, usuarios, contratistas o cualquier persona que tenga o pretenda mantener
relaciones comerciales o de cualquier otra clase, con EPISOL o con las compaas en
que sta tenga participacin o inters, directa o indirectamente.
En particular, los directores, administradores y funcionarios de EPISOL deben dar a
conocer las transacciones que involucren a sus cnyuges, compaeros permanentes o
familiares hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y nico civil,
cuando tales transacciones configuren conflictos de inters o cualquier apariencia de
ello y dar los pasos apropiados para evitarlo. As mismo, las transacciones con EPISOL
de las personas jurdicas en las que ellos, o las personas antes mencionadas, tengan la
condicin de administradores o accionistas con una participacin superior al 5% de las
acciones en circulacin o de los aportes sociales.
Los directores y los administradores harn la revelacin del conflicto ante la Junta
Directiva. Los funcionarios ante la Subgerencia, por escrito y con copia a su jefe
inmediato.
Una vez efectuada la revelacin, quien se encuentre incurso en el conflicto, podr:
a) Abstenerse de participar o intervenir de cualquier forma en las deliberaciones o
decisiones y dems actividades dentro del mbito propio de sus funciones,
respecto de la situacin de conflicto de inters identificada. En este caso, la
Junta Directiva o el jefe inmediato, segn corresponda, designar a la persona
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

que reemplace a la que se encuentra incursa en el conflicto.

b) Resolver el conflicto mediante la obtencin de la autorizacin previa de la
instancia competente.
En este evento, una vez recibida la informacin, se agotar el siguiente
procedimiento:
i)

Si el conflicto de inters involucra a un funcionario, la Subgerencia, o la

dependencia que haga sus veces:

Evaluar si realmente la situacin informada corresponde a un conflicto de inters,

para lo cual podr solicitar toda la informacin que juzgue necesaria. En caso de
duda frente al conflicto se apoyar en el concepto de la DireccinJurdica.

Si llega a la conclusin que efectivamente se trata de un conflicto de inters,

elaborar un informe con destino a la Junta Directiva, en el que adems de
informar la situacin, har las recomendaciones para su solucin. En todo caso y
mientras se resuelve el asunto, el funcionario deber abstenerse de actuar en
relacin con el asunto de que se trate. En caso contrario, tendr que asumir las
consecuencias que acarrea la violacin de lo establecido en el presente Cdigo de
tica y Conducta.

Una vez la Junta Directiva resuelva el conflicto, se comunicar a la Subgerencia la

decisin adoptada, para que sta se la comunique al funcionario y a su jefe
inmediato.

La Subgerencia llevar el registro de las revelaciones de conflictos de inters y

conservar la documentacin relacionada con las mismas.
ii) En el evento que el conflicto de intereses involucre a un director o
administrador, ste deber dar a conocer la situacin a la Junta Directiva y
dispondr la convocatoria de la Asamblea General de Accionistas a fin de
que autorice, si lo juzga procedente, la realizacin de la actividad que
representa el conflicto de inters, conforme a lo establecido en el numeral
7 del artculo 23 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con lo dispuesto
en el Decreto 1925 de 2009 o las normas que los modifiquen o sustituyan.
El director o administrador est obligado a abstenerse de participar por s o
por interpuesta persona, en inters personal o de terceros, en los actos
generadores de la situacin de conflicto de intereses, hasta tanto el rgano
social competente decida. En caso de desacato, tendr que responder en los
trminos previstos en las disposiciones legales antes citadas.
Las decisiones adoptadas por la Junta Directiva y la Asamblea General de

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

Accionistas se harn constar en las actas correspondientes a las sesiones en

que se trate el tema.
En todos los eventos, el rgano competente, bien sea la Asamblea General de
Accionistas o la Junta Directiva, al adoptar la decisin, no debe perder de vista
que el bienestar de EPISOL es el objetivo principal, razn por la cual habr
lugar a la autorizacin, nicamente cuando el acto no perjudique los intereses
de la entidad.

7.3 Conflictos de inters en virtud de vnculos jurdicos y econmicos entre

clientes, usuarios, proveedores y contratistas con los accionistas,
directores, administradores y funcionarios
Los accionistas, directores, administradores y funcionarios de EPISOL debern
procurar prevenir la ocurrencia de situaciones que constituyan conflictos de
inters entre sus intereses personales y los de EPISOL con cualquier persona
natural o jurdica que tenga o pretenda realizar negocios con EPISOL o con las
empresas en las cuales sta tenga participacin o intereses, directa o
indirectamente. Si no obstante las medidas adoptadas, se presenta el conflicto,
el accionista, director, administrador o funcionario deber abstenerse de actuar
de cualquier manera en el acto que lo genera.
7.4 Conflictos de inters en operaciones con entidades relacionadas
A los conflictos de intereses que surjan entre EPISOL y sus entidades
relacionadas se les aplicar lo dispuesto en el Manual de Administracin de
Riesgo de Conglomerados de la casa Matriz.
7.5 Situaciones especiales
7.5.1 Operaciones activas entre EPISOL y sus accionistas, sus
administradores y parientes de stos
Las operaciones activas que celebre EPISOL con sus accionistas titulares del
cinco por ciento (5%) o ms del capital suscrito, con sus administradores, as
como las que celebren con los cnyuges y parientes de stos dentro del
segundo grado de consanguinidad o de afinidad, o nico civil, requerirn para
su aprobacin del voto unnime de los miembros de la Junta Directiva. En el
acta de la correspondiente reunin de la Junta Directiva se dejar constancia,
adems, de haberse verificado el cumplimiento de las normas sobre lmites al
otorgamiento de crdito o cupos mximos de endeudamiento vigentes en la
fecha de aprobacin de la operacin.
En estas operaciones no podrn convenirse condiciones diferentes a las que
generalmente utiliza la entidad para con el pblico, segn el tipo de

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

operacin, salvo las que se celebren con los administradores para atender sus
necesidades de salud, educacin, vivienda y transporte.
7.5.2

Negociacin de acciones por parte de los directores y administradores

En cumplimiento del artculo 404 del Cdigo de Comercio, los directores y
administradores de EPISOL no podrn ni por si ni por interpuesta persona,
enajenar o adquirir acciones de la misma sociedad mientras estn en el
ejercicio de sus cargos, sino cuando se trate de operaciones ajenas a motivos
de especulacin y con autorizacin de la Junta Directiva, otorgada con el voto
favorable de las dos terceras partes de sus miembros excluido el del
solicitante o de la asamblea general, con el voto favorable de la mayora
ordinaria prevista en los estatutos, excluido el del solicitante.

7.5.3

Representacin de acciones en la Asamblea General de Accionistas

Salvo los casos de representacin legal, los directores, administradores y
funcionarios de EPISOL no podrn representar en las reuniones de la
Asamblea General de Accionistas acciones distintas de las propias, mientras
estn en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran.
Tampoco podrn votar los estados financieros y cuentas de fin de ejercicio ni
las de liquidacin.

7.5.4

Composicin de la Junta Directiva

En cumplimiento de las disposiciones del artculo 435 del Cdigo de Comercio,
no podr presentarse en la Junta Directiva de EPISOL una mayora cualquiera
formada con personas ligadas entre s por matrimonio, o por parentesco
dentro del tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero
civil, situacin que slo es permitida en las sociedades reconocidas como de
familia. Si se eligiere una Junta contrariando esta disposicin, no podr actuar
y continuar ejerciendo sus funciones la Junta anterior, que convocar
inmediatamente a la asamblea para nueva eleccin. Carecern de toda
eficacia las decisiones adoptadas por la Junta con el voto de una mayora que
contraviniere lo dispuesto en este artculo.

7.5.5

Negocios con mandatarios o administradores

Para quienes tienen la condicin de mandatarios o administradores, es
situacin generadora de conflictos de inters, adquirir o beneficiarse de los
negocios que representan, de conformidad con lo establecido en el Cdigo de
Comercio.

POLTICA ANTIFRAUDE

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

8.1 Objetivo General de dl Poltica

Promover en EPISOL S.A.S. una cultura de lucha contra el fraude y fortalecer la
efectividad de los mecanismos que permiten la prevencin, deteccin y tratamiento de
los eventos de fraude al interior de la misma.
8.2 Objetivos Especficos de la Poltica

Fijar la posicin de EPISOL frente a la comisin de actos de fraude.

Indicar qu acciones constituyen fraude.
Identificar los principales riesgos de fraude a que est expuesta la compaa, con el
propsito de implementar controles y procesos efectivos, suficientes y oportunos a
travs de los cuales se administren y se mitiguen tales riesgos.
Definir la metodologa para la medicin, evaluacin y control del riesgo de fraude.
Establecer quines son las personas responsables de la prevencin, deteccin e
investigacin de fraudes.
Determinar el canal para realizar las denuncias de fraude.
Cumplir con los parmetros establecidos en la Ley Sarbanes-Oxley (en adelante
Ley SOX"), en relacin con el tratamiento del fraude.

8.3 Posicin Frente al Fraude

Toda persona que mantenga vnculos laborales, comerciales o de cualquier otra ndole
con EPISOL est obligada a observar en todas sus actuaciones los valores ticos y
principios de la compaa, los cuales se encuentran contenidos en el presente
documento. Acorde con lo expuesto, EPISOL no tolerar en modo alguno ningn acto
de fraude. Se promover de manera permanente una cultura antifraude y medidas de
lucha contra toda clase de fraude, para lo cual deber:

Velar por un adecuado gobierno corporativo y un comportamiento intachable de

todos sus colaboradores.
Divulgar informacin sobre su misin, valores y principios.
Aplicar controles tendientes a prevenir el fraude.
Adelantar en caso de fraude, presuncin de fraude o tentativa de fraude, sin
excepcin alguna, las acciones necesarias para aplicar las medidas que
correspondan, independientemente del cargo, los aos de servicio o relaciones del
involucrado.
Revisar los sistemas y procedimientos para evitar que se repitan casos similares de
fraude.

8.4 .Alcance
La poltica antifraude est dirigida a toda la organizacin, al igual que a todos aquellos
que tengan algn tipo de relacin contractual o de negocio con EPISOL S.A.S. y se
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

aplica respecto de cualquier hecho que implique la comisin de un fraude.

8.5 Concepto de Fraude
Para efectos de la presente poltica, se entiende por fraude, en general, cualquier acto
u omisin intencional o negligente diseado para engaar a terceros, que tenga como
objetivo obtener una ventaja, evitar una obligacin o causar un perjuicio a la vctima.
Por fraude en estados financieros, en particular, se entiende el acto intencional que
resulta en una declaracin equivocada material contenida en los estados financieros.
8.6 Acciones que Pueden Constituir Fraude
Para los fines aqu previstos, el fraude se clasifica en tres categoras:

Reportes Fraudulentos
Malversacin de Activos
Corrupcin

Dentro de cada uno de estos grupos, se pueden presentar los siguientes tipos de
fraude:
TIPO DE FRAUDE
a) Manipulacin de
estados financieros

DESCRIPCIN
Se precisa como la generacin, alteracin o supresin
deliberada de registros, hechos de tal forma que se
distorsionen los estados financieros, como por ejemplo:
dos
de un perodo.
causacin, con el propsito de mejorar los resultados de un
perodo.
distorsionar ingresos o egresos significativos.
roveedores o acreedores
falsos.

acreedor o deudor a otro, real o ficticio, con el propsito de

falsear la realidad de los saldos de cartera, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar y otros activos o pasivos.
financiera de la entidad.

b) Adulteracin de los
registros contables
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

Es la realizacin de ajustes de forma indebida en los libros

contables (tales como la destruccin, mutilacin, ocultamiento,
falsificacin de los registros contables) con el fin de esconder

TIPO DE FRAUDE

c) Malversacin de
activos

d) Corrupcin

e) Incumplimiento de
obligaciones legales

f) Abuso tecnolgico

g) Apropiacin
indebida de activos o
uso indebido de la
posicin para
beneficio personal

DESCRIPCIN
entre otros sobornos, faltantes o realizar fraudes para el
beneficio personal o el de terceros.
Se define como el acto intencional o culposo de disponer de los
activos de la entidad o aquellos por los cuales sta sea
responsable, en beneficio propio o de terceros de tal manera
que ello cause un detrimento o una distorsin de los estados
financieros.
Es un acto ilegal que ocurre cuando una persona abusa de su
poder para obtener algn beneficio indebido para s mismo o
para terceros.
Hace referencia a presentacin de falsos reportes de orden
legal, u ocultamiento deliberado de violaciones legales,
incluyendo contables y tributarias.
Acceso no autorizado a sistemas de cmputo, incumplimiento
de licencias de software, implantacin de virus u otro cdigo
daino, o cualquier tipo de sabotaje.
Es el riesgo de que los funcionarios se apropien o utilicen
indebidamente activos de la compaa para el usufructo
personal o se aprovechen de su posicin en la compaa para
realizar tales actos.

8.7 Funciones
Las funciones y responsabilidades en la administracin del riesgo de fraude se definen
a continuacin:
8.7.1

Junta Directiva

Establecer las polticas antifraude para EPISOL.

8.7.2

Comit de Auditora

Apoyar a la Junta Directiva en el monitoreo y seguimiento del cumplimiento de la

Poltica Antifraude.
Conocer los resultados de las evaluaciones de las denuncias relacionadas con
fraude y las decisiones adoptadas y formular las recomendaciones que juzgue

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

convenientes.
8.7.3

Velar por el conocimiento y aplicacin de la poltica antifraude de la compaa.

Proponer a la Junta Directiva las actualizaciones a la poltica antifraude cuando las
circunstancias as lo exijan.
Informar al Comit de Auditora los casos de fraude detectados en la compaa y
las medidas adoptadas.

8.7.4

Representante Legal

Subgerente

Evaluar de acuerdo a su planeacin anual el cumplimiento de la Poltica Antifraude,

generando los informes respectivos.
Administrar el buzn de correo electrnico a travs del cual se pueden denunciar
los casos de fraude.
Investigar los casos de fraude denunciados y reportar los resultados al
representante legal.
Aplicar la metodologa del Sistema de Administracin de Riesgo Operacional
(SARO) para identificar, medir, controlar y monitorear riesgos de fraude.
Incluir la poltica antifraude en los procesos de capacitacin anual.

En caso de ausencia o impedimento por parte del Subgerente, el buzn de denuncias

estar a cargo del Director Jurdico.
8.7.5

Todos los Funcionarios

Conocer, entender y dar cabal cumplimiento a lo dispuesto en la Poltica Antifraude

y en las dems disposiciones de carcter interno que contienen directrices dadas
por la Junta Directiva para la prevencin de fraudes.
Reportar acciones sospechosas o incidentes que puedan constituir fraude.
Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con fraude.

8.8 Estrategia de EPISOL para Administrar el Riesgo de Fraude

Para un desarrollo permanente y una gestin apropiada del sistema de Administracin
de Riesgo de Fraude, EPISOL defini las siguientes etapas:
8.8.1

Identificacin

Identificar y documentar los procesos.

Establecer la metodologa para identificar los eventos de riesgo.
Identificar los eventos de riesgo.

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

8.8.2

Establecer metodologa de medicin de los eventos de riesgo.

Medir los eventos de riesgo.
Determinar perfil de riesgo inherente individual y consolidado.

8.8.3

Control

Establecer metodologa para definir medidas de control.

Implementar las medidas de control.
Determinar las medidas que aseguren la continuidad del negocio.
Determinar perfil de riesgo residual individual y consolidado.

8.8.4

Medicin

Monitoreo

Desarrollar proceso de seguimiento efectivo.

Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos.
Asegurar que los controles sean efectivos de acuerdo a lo definido en la
metodologa de SARO para la etapa de monitoreo.

8.8.5

Estrategias para la medicin de Riesgo de fraude

Se utilizarn en la gestin de riesgo de fraude, las siguientes herramientas para llevar

a cabo las estrategias de tipo cualitativo y cuantitativo en cada una de las lneas de
negocio:

Herramientas Cualitativas
Indicadores

En caso de presentarse cambios en los procesos o desarrollo de nuevos productos o

servicios de la compaa, se debern desarrollar valoraciones nuevas de riesgo de
fraude y corrupcin acordes a la ocurrencia de dichos eventos bajo metodologas
apropiadas.
Las etapas del riesgo de fraude estn alineadas a la metodologa SARO y se
determinan por la estructuracin de matriz de riesgo, la cual hace parte integral de
este documento.
8.8.6

Plataforma Tecnolgica

Los eventos de riesgo de fraude se registrarn en la misma plataforma tecnolgica que

se utiliza para el registro de los riesgos operativos y se utilizar como canal el Outlook.
8.9 Denuncias de Casos de Fraude y Responsabilidades en la Gestin de
Posibles Casos de Fraude
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

Dentro de las actividades de deteccin, prevencin y mitigacin del riesgo de fraude,

se ha creado la Lnea tica, a la cual se tiene acceso a travs del correo electrnico
lnea.episol@episol.com.co y/o a travs de la pgina de la sociedad matriz:
www.corficolombiana.com seleccionando el cono Denuncias en el que cualquier
miembro de la organizacin, cliente, proveedor o tercero puede denunciar, de forma
annima, cualquier acto fraudulento, actividad sospechosa, situacin anmala o
conducta no tica que afecte o pueda llegar a afectar los intereses de EPISOL.
Esta Lnea se encuentra habilitada de manera permanente todos los das las 24 horas.
Si las investigaciones evidencian que hubo fraude, el Subgerente har un informe con
destino al Representante Legal, quien lo evaluar de ser necesario con el rea jurdica,
y decidir, cuando sea del caso, su reporte al Comit de Auditora. Si la conducta
denunciada no constituye fraude, el Subgerente determinar cul instancia de la
compaa debe encargarse del asunto.
La informacin enviada a la Lnea tica est clasificada como restringida. El Subgerente
y el Representante Legal se asegurarn de proteger el anonimato de quienes hayan
realizado la denuncia. Los resultados de la investigacin no podrn ser divulgados a
quien que no tenga la legtima necesidad de conocerlos.
Respecto de la persona que denuncie la comisin o posible comisin de un acto
fraudulento, se aplicar la presuncin de buena fe prevista en la Constitucin Poltica
de Colombia. En consecuencia, por su actuacin no podr ser objeto de represalias,
amenazas, medidas discriminatorias o sanciones de ningn tipo. No obstante, cuando
se compruebe que la denuncia se hizo de manera mal intencionada y con base en
hechos contrarios a la realidad, con el fin de causar dao al acusado, el Comit de
Auditora podr disponer la aplicacin de las medidas y sanciones que las disposiciones
legales o internas tengan previstos para tales actos.
9

INFORMACIN PRIVILEGIADA O RESERVADA

9.1 Concepto y Generalidades

Por informacin sujeta a reserva o privilegiada debe entenderse aquella a la cual slo
tienen acceso directo ciertas personas (sujetos calificados) en razn de su profesin u
oficio, la cual por su carcter, es confidencial, ya que de conocerse podra ser utilizada
con el fin de obtener provecho o beneficio para quien la suministra o para un tercero.
La confidencialidad es uno de los elementos ms importantes de la seguridad de la
informacin y tiene como propsito garantizar que ella solamente pueda ser conocida,
consultada y divulgada por personas autorizadas.
Tambin ser informacin privilegiada o sujeta a reserva, cualquier otro tipo de
informacin que las disposiciones legales califiquen como tal.
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

EPISOL reconoce el valor estratgico de la informacin y, por tal motivo, tiene polticas
y procedimientos para su preservacin, manejo y utilizacin.
9.2 Deber de Confidencialidad y Reserva
Los directores, administradores y funcionarios de EPISOL deben guardar la debida
reserva de la informacin. Por consiguiente no deben:
a) Divulgar o comunicar a personas no autorizadas:

La informacin de la entidad o de los clientes, relacionada con sus planes, polticas,

adquisiciones, inversiones, estados financieros, datos de contacto de clientes,
ganancias, estrategias de mercadeo y oportunidades de negocios.
Los reportes de visitas efectuadas por la Superintendencia de Sociedades de
Colombia, Revisora Fiscal o reas de control interno y externo.
Las aplicaciones o sistemas de informacin, claves e informacin material que
pueda influir en las actuaciones de la entidad o que expongan su seguridad, la de
sus empleados o clientes.
b) Hacer comentarios en sitios o lugares pblicos que pongan en peligro la
informacin privilegiada o reservada de EPISOL.
c) Recibir beneficios por informacin a la que hayan tenido acceso en el
desempeo de sus funciones.
d) Utilizar la informacin confidencial con respecto a los clientes, administradores,
funcionarios, proveedores, contratistas y otros, incluyendo la informacin que se
mantiene en forma electrnica y los secretos profesionales salvo en los casos
previstos por la Ley o en desarrollo de una transaccin normal y directa de los
negocios de EPISOL.
e) Acceder o usar informacin para la cual no ha sido autorizado.
f) Suministrar informacin por telfono, fax, correo electrnico y otros medios,
cuando no se pueda validar la identificacin del solicitante.
g) Suministrar informacin privilegiada o reservada sin que medie orden de
autoridad competente.
h) Revelar informacin que d ventaja competitiva a terceros sobre ofertas,
cotizaciones, precios y propuestas.

10 CARGOS

QUE

PUEDEN

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

ENTREGAR

INFORMACIN

DE

CARCTER

RESERVADO
Los siguientes cargos son los autorizados para suministrar informacin reservada:

Presidente, Gerente y Subgerente: Pueden entregar informacin sujeta a

reserva en los casos especficos en que EPISOL sea requerida para ello de
acuerdo con las disposiciones que rigen la materia.
Directores: Pueden dar informacin mediante respuesta a los oficios emitidos por
las diferentes autoridades del Estado, que tengan competencia para solicitarla.

11 PROPIEDAD INTELECTUAL
Los funcionarios deben utilizar adecuadamente el nombre y la marca de EPISOL.
Los descubrimientos o invenciones y las mejoras en los procedimientos, lo mismo
que todos los trabajos y consiguientes resultados en la actividad de los
administradores y funcionarios o cuando por la naturaleza de sus funciones hayan
tenido acceso a secretos o investigaciones confidenciales, quedarn de propiedad
exclusiva de EPISOL. Adems tendr esta ltima derecho a hacer patentar a su
nombre o a nombre de terceros esos inventos o mejoras, para lo cual los
funcionarios accedern a facilitar el conocimiento oportuno de las
correspondientes formalidades y a dar su firma y extender los poderes y
documentos necesarios para tal fin, segn y cuando lo solicite EPISOL, sin que
sta quede obligada al pago de compensacin alguna.

12 PROTOCOLO DE COMUNICACIONES
Para que exista un manejo transparente y responsable de las comunicaciones, los
funcionarios de EPISOL debern tener en cuenta el siguiente protocolo de
comunicaciones:
a) La opinin de EPISOL S.A.S. ser expresada a terceros y medios de

comunicacin exclusivamente por su Representante Legal o aquellas personas

que ste de manera explcita autorice para ello. En todo caso, bajo ninguna
circunstancia se podr utilizar el nombre de EPISOL S.A.S. para emitir
declaraciones sobre temas distintos a los propios del objeto social de la
compaa o relacionados con el mismo.

b) Los funcionarios debern abstenerse en todo momento de difundir rumores,

versiones inexactas o falsas por cualquier medio oral o escrito. En caso de

llegar a hacerlo, sern de su exclusiva responsabilidad los daos que con ello se
ocasionen, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar en su contra por
incumplimiento de los deberes a su cargo.
c) Los funcionarios de EPISOL que por cualquier motivo aparezcan en un medio de
Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

comunicacin sin contar con la autorizacin expresa del Representante Legal de

la entidad, deben indicar claramente que su participacin es a ttulo personal y
que, por tanto, lo manifestado por ellos no compromete en momento alguno a
la sociedad.
d) En el evento de que se requiera corregir alguna informacin incorrecta que

involucre a EPISOL, divulgada a travs de un medio masivo de comunicacin, el

funcionario que tenga conocimiento de tal circunstancia deber comunicarlo a
la Gerencia o la dependencia que haga sus veces, para que esa rea se
encargue de coordinar lo pertinente para efectuar las correcciones a que haya
lugar.

13 ACCIONES POR INCUMPLIMIENTO

13.1

Institucionales
El incumplimiento de lo previsto en este Cdigo por parte de cualquier
funcionario, constituye una falta que ser investigada y sancionada de
conformidad con lo contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo, en el
contrato de trabajo y en la ley.
Lo anterior, sin perjuicio de las acciones penales, administrativas, civiles o de
cualquier otra ndole a que d lugar el incumplimiento.
Para la calificacin de las faltas se tendrn en cuenta los siguientes criterios:
Faltas leves:
Las acciones u omisiones se considerarn como faltas leves cuando:

a) Se hayan presentado de manera no intencional.

b) No hayan generado graves exposiciones o prdidas para EPISOL.
c) Sean subsanables.
d) Se haya incurrido en la accin u omisin como consecuencia de una

interpretacin errnea de una norma legal, estatutaria, o reglamentaria de la

entidad.
Faltas graves:
Las acciones u omisiones se considerarn como faltas graves cuando:
a) Se hayan realizado con la intencin positiva de vulnerar los intereses de EPISOL

o de causar dao sobre su buen nombre, accionistas, clientes o colaboradores.

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.

b) Hayan causado graves exposiciones o prdidas para EPISOL.

c) No sean reparables, de manera que representen graves consecuencias para

EPISOL.
En caso de presentarse una reincidencia de una falta considerada como leve,
esta ser sancionada de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno
de Trabajo Escala de Faltas y Sanciones Disciplinarias y siguiendo el
procedimiento para comprobacin de faltas y formas de aplicacin de las
sanciones disciplinarias.
13.2

Procedimiento y medidas en caso de infracciones por parte de

miembros de la Junta Directiva
Corresponde a la Junta Directiva conocer las posibles infracciones por
incumplimiento del Cdigo de tica y Conducta por parte de alguno de sus
miembros.
La Junta Directiva no impondr sanciones, pero en caso de considerar que
existe una infraccin, informar sobre tal hecho a la Asamblea General de
Accionistas.

13.3

Otras acciones
Otras acciones de carcter legal que se pueden originar en razn del
incumplimiento de las disposiciones del presente Cdigo de tica y Conducta, se
encuentran mencionadas en el documento Otras Acciones (Anexo 1) que
forma parte de este Cdigo y deber actualizarse sin necesidad de autorizacin
adicional alguna por parte de la Junta Directiva, cada vez que se produzcan
modificaciones en las disposiciones legales all citadas o se expidan nuevas
normas relacionadas con el tema.

14 DECLARACIN DE CONOCIMIENTO Y COMPROMISO DE CUMPLIMIENTO

Todos los directores, administradores y funcionarios de EPISOL son responsables del
conocimiento y entendimiento de lo establecido en este Cdigo de tica y Conducta
dentro de sus reas especficas de responsabilidad y de supervisin.
Al ingreso de todo funcionario a EPISOL S.A.S. se requerir que certifique su
conocimiento del contenido de este documento. De la misma manera, posteriormente
debern certificar su conocimiento cuando haya actualizaciones, o cuando la entidad
as lo disponga.
FIN DE DOCUMENTO

Cdigo de tica de EPISOL S.A.S.