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1MECNICA ADMINISTRATIVA
Estn considerados dentro de esta subdivisin todos los elementos
tericos de! proceso administrativo y que en una primera etapa sirve
como trmino de referencia para saber cmo deben hacerse las cosas.
Este marco de referencia consta de los elementos por los cuales se
estructura la teora del proceso administrativo. Estos elementos deben
responder a las preguntas: Qu puede hacerse? Qu se va hacer?
Cmo se va hacer?. Seguidamente daremos un resumen de cada una
de ellas:
a. Previsin
Consiste en la determinacin de lo que se desea lograr por medio de la
organizacin; es la investigacin y valoracin de cules sern las
condiciones futuras, en que dicho organismo habr de encontrarse hasta
determinar los diversos cursos de accin. La previsin adems tiene una
variedad infinita de ocasiones y maneras de manifestarse: la principal, su
signo sensible, su instrumento ms eficaz es el programa de accin, que
no viene a ser otra cosa que el resultado escrito de lo que se piensa
obtener. Qu puede hacerse? Ser la pregunta a la cual debe responder
la previsin.
b. Planeacin
La planeacin consiste en el curso concreto de accin que se debe
seguirse, fijando los principios que los habr de presidir de acuerdo a la
funcin del tiempo. Alguien a dicho que Planear es funcin del
administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan
con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y planes delineados
por su superior". La planeacin ajustada a la realidad tambin puede
definirse como la adopcin de lneas de accin futuras para guiar los
asuntos de la organizacin, teniendo en cuenta que nada es esttico y
que el cambio y el riesgo son los factores que influencian la gestin
empresarial. La planeacin debe responder tericamente a la pregunta
Qu se va hacer?
C. Organizacin
Como ltimo elemento de la mecnica administrativa, segn la
clasificacin de Urwick. Este elemento debe responder a la pregunta
Cmo...
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
1) CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a
travs de las cuales se efecta la admn. Mismas que se interrelacionan y
forman un proceso integral.
2) FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se compone por dos fases que son: La mecnica y la dinmica.
La fase mecnica, es la parte terica de la admn., en la que se establece lo
que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide
en: Previsin, Plantacin y Organizacin.
La fase dinmica, se refiere a como manejar de hecho el organismo social. Y
se divide en: Control, Direccin y Integracin.
Analizaremos cada una detalladamente, con sus respectivos conceptos,
etapas y principios.
3) PREVISIN
CONCEPTO:
La previsin administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad
seria. La que ser tanto mayor cuanto mas pueda apoyarse en experiencias
pasadas propias o ajenas y cuanto mas puedan aplicarse a dichas
experiencias, mtodos estadsticos o de calculo de probabilidad.
ETAPAS:
PRINCIPIOS:
1) Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las
previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible.
Se incluyen tres situaciones bsicas: La Certeza, Incertidumbre y la
Probabilidad.
PRINCIPIOS:
1) Principio de la Precisin: Los planes no deben hacerse con afirmaciones
vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible.
2) Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios
que se pudieran dar, tanto buenos como malos.
3) Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e
integrada para lograr la meta propuesta.
5) ORGANIZACIN
CONCEPTO:
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin
racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas,
PRINCIPIOS:
1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la
organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la
empresa.
2) Principio de la Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse
hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarqua: Se deben de establecer centros de autoridad de
los cuales emane la comunicacin necesaria, para lograr los planes en los
cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e
ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo, al nivel mas bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad.
5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y
decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe y que los
subordinados no debern reportar a mas de un superior, pues el hecho de
que un empleado reciba ordenas de mas de dos jefes, solo conduce a la
ineficiencia.
6) Difusin: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por
escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan
relacin con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
8) La Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre debern de
mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una ves que se ha establecido, la estructura organizacional,
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
6) INTEGRACIN
CONCEPTO:
Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la
organizacin y la planeacion, sealan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social.
ETAPAS:
ETAPAS:
PRINCIPIOS:
1) De la Armonia del Objetivo o Coordinacin de inters: La direccin ser
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos.
2) Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio,
surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos
resultados.
3) De la Supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los
planes.
4) De la Va Jerrquica: Los canales de comunicacin deben de ser
transmitidos a travs de los niveles jerrquicos correspondientes.
5) De la Resolucin del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas
que surgan, desde el principio y no dejar que crezcan.
6) Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se
presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los
problemas.
8) CONTROL
CONCEPTO:
Es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de
detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas
necesarias.
ETAPAS:
PRINCIPIOS:
1) Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegacin.
2) De los Objetivos: El control existen en funcin de los objetivos, el control
no es un fin, si no un medio para alcanzar los objetivos.
3) De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse
antes de que se presente el error.
4) De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de
analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro
no se vuelvan a presentar.
5) Costeabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en
dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte.
6) De la Excepcin: El control debe de aplicarse a las actividades
representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7) De la Funcin Controlada: La funcin que realiza el control, no debe de
estar involucrada con la actividad a controlar.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Concepto de Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a
cabo una actividad.
La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable
a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina,
correctamente.
En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo
como la administracin en accin,
o tambin como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta
la administracin, mismas que se
Administracin:
Su Importancia.
1.
Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es
imprescindible par el adecuado
funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lgicamente, sea
ms necesaria en los grupos
ms grandes.
2.
Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos,
para lograr mayor rapidez y
efectividad.
3.
La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa
con la aplicacin de una
buena administracin.
4.
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
- Qu es lo que se
quiere hacer?
- Qu se va a hacer?
- Cmo se va a hacer?
- Verificar que se haga
- Cmo se ha hecho?
tales como:
Sociologa. Ciencia que estudia el fenmeno social, la sociedad y la
dinmica de sus estructuras. Muchos de
los principios administrativos fueron tomados de la sociologa y de la
sociologa industrial. Otras aportaciones de
esta ciencia a la administracin son: estudio sobre la estructura social de la
empresa, sociogramas, etc.
Psicologa. Estudia los fenmenos de la mente humana, sus facultades,
comportamientos y operaciones. La
psicologa industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano
en el trabajo. Aporta bases tcnicas
para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la
empresa, en reas tales como:
seleccin de personal, pruebas psicomtricas, recursos humanos, tcnicas
de motivacin, incentivos, conflictos,
encuestas de actitud, entrevistas de orientacin, estudios sobre ausentismo,
etc.
Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurdicos que rigen a la
sociedad. Esta disciplina delimita la accin
de la administracin de tal manera que no afecte a los derechos de terceros.
La estructura organizacional de la
empresa as como los principios de la administracin, deben respetar el
marco legal en el que se desarrollen.
El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en las reas de:
derecho civil, mercantil, fiscal,
constitucional y laboral, a fin de poder manejar adecuadamente la empresa.
Economa. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los
hombres en la produccin, distribucin y
consumo, de los bienes y servicios. La economa aporta valiosos datos a la
administracin: disponibilidad de la
materia prima, situacin del mercado, mercado de trabajo, problemas de
exportacin e importacin, balanza de
pagos, etc.
Antropologa. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura
y desarrollo en sociedad. La
CIENCIAS SOCIALES
Derecho
Economa
Psicologa
Sociologa
Antropologa
CIENCIAS EXACTAS
Matemticas
Planificacin
- Metas
- Objetivos
- Estrategias
- Planes
Control
- Normas
- Medidas
Comparaciones
- Accin
Organizacin
- Estructura
- Administracin
de recursos
humanos
Direccin
- Motivacin
- Liderazgo
- Comunicacin
- Comportamiento
- Individual y de
grupo
PLANIFICACIN
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus
metas y acciones, y que basan sus
actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,
estableciendo una estrategia
general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de
Planes para coordinar las
actividades.
Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios
(cmo debe hacerse?).
La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se
minimiza el desperdicio y se
establecen los criterios utilizados para controlar.
Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los
empleados saben a donde va la
organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden
coordinar sus actividades, cooperar
entre ellos y trabajar en equipos.
Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con
propsitos encontrados e impedir que la
planes estratgicos. Los planes que especifican los detalles de cmo sern
logrados
los planes generales se denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los
operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5
aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles,
establecen guas generales).
Frecuencia de uso:
Uso nico (son generados para una situacin nica), Permanente (planes
continuos para
actividades repetidas)
Objetivos
Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta
organizaciones enteras. Dan direccin a todas
las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros
pueden ser medidos.
Estableciendo OBJETIVOS
Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la
compaa.
Objetivos estratgicos
mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y
actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades
que "estn por estructurarse", ms o
menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa,
en el sentido de qu puesto y no
cul persona.
Su importancia
1. La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge
completamente y llega hasta sus ltimos
detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a cmo debe ser
una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas
ocasiones han hecho perder de vista a
muchos autores que no es sino una parte de la administracin, dando lugar
a que la contrapongan a sta ltima,
como si la primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo
prctico y emprico. Esto es inadecuado,
por todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre
los aspectos tericos que Urwiek llama
mecnica administrativa, y los aspectos prcticos que el mismo autor
conoce bajo la denominacin de dinmica:
entre "lo que debe ser", y "lo que es".
DIRECCIN
Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin
efectiva de lo planeado, por medio de la
autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto
y planeado. Existen dos estratos
para obtener stos resultados:
CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren
que se estn cumpliendo como fueron
planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Todos los
gerentes deben participar en la funcin
de control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se
proyect. Los gerentes no pueden saber
en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado
qu actividades se han realizado y
haber comparado el desempeo real con la norma deseada. Un sistema de
control efectivo asegura que las
actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecucin de las
metas de la organizacin. El criterio
que determina la efectividad de un sistema de control es qu tan bien
facilita el logro de las metas. Mientras
ESTRATEGIAS
PROPOSITOS
PROCEDIMIENTOS
POLITICAS
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
OBJETIVOS
Terry y Franklin: Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que
prescribe un mbito definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de
planeacin de un gerente.
Koontz y ODonnell: los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se
dirige la actividad
Andrea Zerilli: los objetivos son los resultados preestablecidos, mas o
menos alejados en el tiempo, que pretendemos alcanzar con nuestra propia
accin
CARACTERISTICAS
Para que estos sean eficaces deben cumplir las siguientes caractersticas: Han de constituir un reto, pero ser realistas - Han de venir establecido en
trmino especficos y cuantificables - Deben ser capaces de generar
entusiasmo en los subordinados. - Deben ser comunicados a todos los
subordinados involucrados en su consecucin - Han de ser puestos por
escrito
CLASIFICACION
Objetivos generales: requieren para su realizacin un espacio de tiempo
amplio y la utilizacin de todas las energas y los recursos de la organizacin
Objetivos Particulares: su realizacion requiere un tiempo limitado y el
esfuerzo de un sector reducido de la empresa
CLASIFICACION SEGN SU TIEMPO
corto plazo: por lo general abarcan hasta un ao o menos
mediano plazo: por lo general cubren periodos de uno a cinco aos
Largo plazo: se extienden mas all de los cinco aos.
ESTRATEGIAS
CONCEPTO: es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un
determinado fin
CARACTERISTICAS
Caractersticas esenciales:
Se elaboran antes que se realice las acciones,
Se desarrollan de manera consciente , y
Se busca un propsito determinado, aunque no siempre estn por escrito.
Proporcionan ventajas sobre los competidores.
CLASIFICACION
Emergentes: Son estrategias que surgen de manera casual, desde cualquier
nivel de la organizacin, y que muchas veces...
PROCESO ADMINISTRATIVO
Previsin.
Planeacin.
Organizacin.
Integracin.
Direccin
Control.
C.) ETAPAS
Cada Elemento del Proceso contempla 3 etapas ; mismas que repasaremos
a continuacin :
FASE MECNICA
PREVISIN : Responde a la pregunta ... qu puede hacerse ?
Sus Etapas :
Objetivos.
Investigaciones.
Cursos Alternativos.
PLANEACIN : Responde a la pregunta ... qu se va a hacer ?
Sus Etapas :
Polticas.
Procedimientos.
Programas. ( Presupuestos ).
ORGANIZACIN : Responde a la pregunta ... cmo se va a hacer ?
Sus Etapas :
Jerarquas.
Funciones.
Obligaciones.
FASE DINMICA
INTEGRACIN : Responde a la pregunta ... con qu se va a hacer ?
Sus Etapas :
Seleccin.
Introduccin.
Desarrollo.
DIRECCIN : Responsable de ver que se haga .
Sus Etapas :
Mando o Autoridad.
Comunicacin.
Supervisin.
CONTROL : Investiga cmo se ha realizado .
Sus Etapas :
Establecimiento de Normas.
Operacin de los Controles.
Interpretacin de Resultados.
FASE MECNICA
PREVISIN : Responde a la pregunta ... qu puede hacerse ?
Sus Etapas :
Objetivos.
Investigaciones.
Cursos Alternativos.
PLANEACIN : Responde a la pregunta ... qu se va a hacer ?
Sus Etapas :
Polticas.
Procedimientos.
Programas. ( Presupuestos ).
ORGANIZACIN : Responde a la pregunta ... cmo se va a hacer ?
Sus Etapas :
Jerarquas.
Funciones.
Obligaciones.
FASE DINMICA
INTEGRACIN : Responde a la pregunta ... con qu se va a hacer ?
Sus Etapas :
Seleccin.
Introduccin.
Desarrollo.
DIRECCIN : Responsable de ver que se haga .
Sus Etapas :
Mando o Autoridad.
Comunicacin.
Supervisin.
CONTROL : Investiga
Mecnica:
Se refiere a la estructuracin o construccin de la organizacin hasta llegar
a integrarla en su plenitud funciona esta para el desarrollo .
Dinmica:
Es aquella donde totalmente estructurada desarrolla de manera eficiente
y tica las funciones operaciones en toda su variedad pero coordinada
complejidad.
El proceso administrativo es cclico
Preciso en Planeacin Organizacin Integracin
Control Direccin
Previsin. Implica la idea de anticipacin en cuanto a los acontecimientos y
situaciones.
1.- Definicin de objetivo. Es algo que se pretende lograr, nos permite
definir con claridad: calidad, cantidad, en tiempo y
forma.
2.- Evaluar investigacin "determinar la vialidad de nuestros objetivos" {1.Histrica, fuentes secundarias, fuentes primarias.
3.-Seleccin de alternativas . Elegir la que mas te convenga.
Planeacin. Qu voy a hacer?
Determinar que vamos ha hacer antes de realizarlo, consiste en fijar el
curso concreto de accin derivada de la etapa de previsin .
Pronsticos. Determina algo en un tiempo determinado "suposicin de lo
que vamos a hacer".
Meta. Especifica determina cualificable y cuantificable.
Programa. Establece fechas.
Polticas. Norma general a seguir.
Procedimiento. Secuencia de actividades como el proceso administrativo.
Presupuesto. Asignacin de dinero de acuerdo al programa.
Tipos de planes:
Planes a corto plazo. Un da, una semana, un mes.
Planes a mediano plazo. Pueden ser de dos aos y menores de 5 aos