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Evaluacin
del desempeo
EVALUACIN DE DESEMPEO
pc
D
es
cr
ic
ed
cometidos y responsabilidades de los puestos que desempean, realizado mediante una serie de instrumentos.
Desarrollo
Figura 1
A) La descripcin
No obstante, cualquier persona que trabaja en una
empresa siempre ha sido evaluada por su superior,
aunque de una forma anrquica e informal. Por lo
tanto, y dado que la experiencia demuestra que esa
valoracin se realiza inevitablemente y puede repercutir en promociones, incentivos o gratificaciones, etctera, la tendencia dentro del mundo empresarial
lleva a formalizar la evaluacin de los empleados.
1.1. Evaluacin
C) El desarrollo
Se puede hablar de la evaluacin del desempeo
como un proceso sistemtico y peridico de estimacin cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia
con el que las personas llevan a cabo las actividades,
Identificar el grado de adecuacin de las personas a los puestos y optimizar las capacidades
personales.
A los evaluadores:
Dar sentido a la actividad de los evaluados dentro de la organizacin, dndoles a conocer sus
puntos fuertes y sus reas de mejora.
1.2. Finalidad
Un sistema de evaluacin del desempeo permite:
A la organizacin:
A los evaluados:
Establecer
un estilo
de direccin
participativo
Crear un
canal de comunicacin
entre responsable y
colaborador
Evaluar
objetivamente
las contribuciones
individuales
Mejorar
la actuacin futura
de las personas
Informar a
las personas
de cmo lo estn
haciendo
Motivar a las
personas mediante
el reconocimiento
del trabajo bien hecho
Involucrar
a las personas
en los objetivos
Estimular
a las personas para
conseguir resultados
eficaces
Mejorar
los resultados
de la empresa
Figura 2
EVALUACIN DE DESEMPEO
Falta de acuerdo
entre evaluado
y evaluador
Problemas
tcnicos y de
comunicacin
Falta
de motivacin
de responsables
Expectativas
no realistas
Debido a que las entrevistas formales de evaluacin se suelen producir una vez al ao, es posible
Falta de
Mal uso de
que stas no siempre influyan de
apoyo directivo
los resultados
manera sustancial y duradera en el
rendimiento del empleado. Por
Figura 3
ello, igual de importante que el
proceso formal de evaluacin del
rendimiento es la gestin informal diaria de ese ren Mala utilizacin de los resultados de la evaluacin
dimiento.
a efectos de retribucin, formacin, promocin y
otras decisiones en el mbito de desarrollo de rePor lo tanto, un proceso completo y correcto de evacursos humanos.
luacin incluye interacciones informales entre jefes y
colaboradores, as como entrevistas personales forma Problemas tcnicos y de comunicacin inherentes
les, apoyadas con instrumentos objetivos establecidos
al sistema.
por la empresa.
Uno de los problemas ms graves es la oposicin de
los empleados. Para paliarlo, en la medida de lo posi1.3. Barreras al sistema de evaluacin
ble, es necesario realizar una campaa de comunicadel desempeo
cin sobre la evaluacin, en la que se difunda de
forma transparente el alcance, objetivos y beneficios
A pesar de las ventajas que proporciona un sistema de
que conlleva un sistema de evaluacin.
evaluacin del desempeo, no garantizan su xito.
Antes de emprender su diseo e implantacin deben
En cualquier caso, es conveniente prepararse para
considerarse y anticipar algunas barreras o dificultades
solucionar estos hndicaps que pueden aparecer a lo
por las que el sistema de evaluacin del desempeo
largo del proceso, teniendo como punto de apoyo
podra no cuajar:
el conocimiento de la organizacin y los beneficios
del sistema. Ante todos estos problemas la funcin
Falta de apoyo de la direccin al sistema de evaluadel departamento de recursos humanos como imcin.
pulsor del sistema desempea un papel transcendental.
Falta de motivacin de los responsables jerrquicos
para realizar las entrevistas.
Comunicacin de resultados
Objetivos
reas mejorables
Compromiso
Datos
Sugerencias
Conclusiones
Presentacin
1.4.1. Soporte
Evaluados
Figura 4
Soporte
y apoyo
RR. HH.
Comunicacin
de resultados
Aplicacin
del control
Figura 5
EVALUACIN DE DESEMPEO
B) Formacin
Para facilitar la comunicacin y la claridad o transparencia del proceso, lo ideal sera realizar una presentacin en la que, adems de exponer los resultados, se
diese respuesta a las diferentes cuestiones que planteen los asistentes.
1.4.4. Aplicaciones
Un sistema de evaluacin del desempeo aporta una
fuente de informacin vital para el resto de reas de desarrollo de los recursos humanos: retribucin, seleccin
de personal, planes de carrera, anlisis del potencial, etc.
D) Adecuacin persona-puesto
A) Seleccin
Facilita, en lo relativo al rendimiento, la observacin del grado de adecuacin de la persona al
puesto. De hecho, como ocurre en los equipos de
ftbol, hay momentos en los cuales el valor de
una persona no se llega a aprovechar porque est
en un puesto inadecuado en el que no puede desplegar al mximo todas sus capacidades.
Seleccin
Adecuacin
persona/puesto
Comunicacin
interna
Formacin
Evaluacin
del desempeo
Motivacin
E) Planes de carrera
Una vez identificadas las capacidades de un trabajador y observados
los resultados conseguidos, se pueden tomar decisiones en cuanto a
las posibilidades de promocin y de
futuro dentro de la organizacin.
Anlisis
del potencial
Planes
de carrera
F) Comunicacin interna
Poltica
retributiva
Figura 6
Supervisin
Objetivos
del sistema
Ap
H) Poltica retributiva
Al proporcionar informacin sobre las aportaciones que un trabajador ha realizado y sobre la percepcin que del trabajador tiene la empresa, existe
una herramienta que facilita, de una forma ms
objetiva, la toma de decisiones relacionada con retribuciones, incentivos e incrementos salariales
tanto individuales como colectivos.
Figura 7
1.5. Proceso
Para implantar un sistema de evaluacin del desempeo dentro de una empresa hay cuatro fases.
Objetivos de apoyo. Dirigidos a los evaluados. Si la evaluacin se ha realizado correctamente, debe convertirse en un mecanismo de
motivacin, ya que, como se ha comentado anteriormente, a travs del sistema de evaluacin
del desempeo se incrementa y mejora la comunicacin entre jefe y colaborador, se determinan responsabilidades de una forma ms objetiva, sobre todo porque facilita y argumenta
determinadas decisiones relacionadas con los
oy
Implantacin
Aplicacin
Estrategia
de implantacin.
Formacin
de los participantes.
Etapas de la puesta
en marcha.
La entrevista
de evaluacin.
Desarrollo
Aplicacin
de los mecanismos
de control del sistema.
Tabla 1
EVALUACIN DE DESEMPEO
los objetivos definidos y requeridos por la organizacin. Adems, gracias a esta fase se pueden introducir
las mejoras recogidas a travs de las aportaciones de
los involucrados en el proceso, lo que permite mantener la credibilidad y utilidad del sistema no slo para
la organizacin, sino tambin para evaluadores y evaluados. Para ello, los responsables del sistema deben
aplicar los mecanismos de control o seguimiento
oportunos.
Tabla 2
En esta fase se establecen las bases para el xito del sistema respecto a los involucrados en el proceso y, por lo
tanto, se determinan aspectos tales como el plan de comunicacin a los interesados y el diseo del programa
de formacin para facilitar la tarea de los evaluadores.
... repercute en
Mtodo
de evaluacin
Criterios para
llevarla a cabo
Figura 8
Por otra parte, cuando los responsables de la implantacin del sistema se inclinan por uno de los enfoques
expuestos, hay que tener en cuenta que esta eleccin
10
EVALUACIN DE DESEMPEO
objetivos son diferentes. Emplear los mismos criterios para todos esos puestos con sus diferencias podra llegar a ser injusto, poco representativo o muy
general.
La ponderacin, en el caso de que se elija la uniformidad de criterios, debe llevarse a cabo mediante un procedimiento en el que se clasifiquen
los criterios por orden de importancia, de tal forma
que se pueda calcular el peso relativo de cada uno
de ellos.
Capacidad de aprendizaje.
Flexibilidad.
Comunicacin escrita.
Comunicacin verbal.
Si se opta por la diversidad de criterios, la ponderacin la realiza el evaluador (con o sin consenso con el
evaluado) cuando evala a cada persona.
Seguridad en s mismo.
Creatividad.
Trabajo en equipo.
Toma de decisiones.
Otro aspecto a tener en cuenta es que estos criterios son susceptibles de recibir distintas interpretaciones por los distintos evaluadores. Para evitar
en lo posible la confusin y la disparidad en las
evaluaciones, han de seguirse las siguientes pautas:
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Este planteamiento es ms
r iguroso, metodolgicamente hablando, porque
necesita aplicar diversas tcnicas de investigacin por
parte de personas con profundos conocimientos.
B) Criterios relacionados
con la evaluacin de los
resultados
Criterios
de evaluacin
Uniformidad vs.
heterogenidad
Ponderacin
Seleccin
de criterios
Criterios
relacionados
con la evaluacin
de resultados
Criterios
relacionados
con la evaluacin
de personas
CUANTITATIVOS.
CUALIFICATIVOS
Figura 9
a) Los criterios cuantitativos se pueden presentar de diferentes formas: en trminos econmicos, de calidad (por ejemplo, nmero de
rechazos), de tiempo o de dimensin fsica,
(medidas de volumen o peso, unidades producidas). Estos criterios se suelen aplicar en
mbitos industriales, de produccin o comerciales donde son an ms eficaces, pero
presentan mayores dificultades cuando se
trata de actividades administrativas o de direccin.
b) Los criterios expresados en forma de objetivos se basan en el anlisis de los logros previstos y el de los realmente conseguidos. La diferencia permite determinar el grado de consecucin de esos objetivos.
Los responsables del diseo o implantacin del sistema deben encontrar un mtodo (alineado con el
enfoque y con los criterios seleccionados) idneo
para tener en cuenta, y dejar reflejada, la aportacin
concreta de cada individuo con un alto grado de objetividad.
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EVALUACIN DE DESEMPEO
Individual
Por objetos
Por escalas
Por acontecimientos
Abierta
Comparacin
entre evaluados
Clasificacin
Distribucin
Figura 10
Es difcil establecer objetivos concretos, realistas, alcanzables, controlables y de acuerdo con los objetivos
de la empresa.
Requiere una serie de habilidades y conocimientos especficos por parte del evaluador.
Considerar, adems de los objetivos, las inquietudes y posibilidades de futuro del evaluado.
Este mtodo es el ms flexible de todos, pues posibilita la variacin de los criterios a lo largo del perodo
de evaluacin. Mide, adems, la actuacin del evaluado sin realizar comparaciones con los otros evaluados y, por tanto, evita los inconvenientes de otros mtodos.
Se modifica el papel del evaluador, quien se convierte en gua y consejero en lugar de actuar como
juez del rendimiento.
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Favorecer
n
comunicaci
No requiere
preparacin
Calcular
evaluacin
global
Facilitar
uniformidad
de criterios
Valorar
individualmente
Evaluar
con rapidez
Ventajas:
Mediante este mtodo, el evaluador deja constancia en
un documento de todos los acontecimientos que a l le
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EVALUACIN DE DESEMPEO
Evaluacin abierta
Evaluacin por clasificacin
Compara el rendimiento
de trabajadores.
Condiciona al evaluador.
Es subjetiva.
Tabla 3
Idiomas:
Antigedad:
Titulacin:
Responsabilidades del puesto:
Fecha de evaluacin:
Evaluacin:
Necesidades formativas
del evaluado:
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Criterio
Definicin
Planificacin
Capacidad para fijar objetivos y metas que faciliten la consecucin de los objetivos establecidos.
Liderazgo
Trabajo
en equipo
Supervisin
Capacidad para corregir las actuaciones de sus colaboradores de forma adecuada y facilitando la solucin de los problemas.
Tabla 4
Nivel de desempeo
E
Comentarios
1.
2.
3.
4.
Otros logros relevantes:
Nuevos objetivos
La implantacin de un sistema de
evaluacin del desempeo es un
proceso paulatino de aproximacin que contempla, entre otros,
los siguientes aspectos:
La determinacin de los papeles de las diferentes personas que inter vienen en el
proceso.
Plan de accin
Fecha de revisin
1.
2.
Tabla 5
3. La implantacin
del sistema de evaluacin
A) Evaluador
El xito de un programa de evaluacin del desempeo depende en gran medida del proceso de implantacin elegido. Muchas empresas centran sus
esfuerzos en desarrollar un instrumento tcnicamente perfecto y dedican menos recursos y tiempo
a los aspectos relativos a la planificacin de la aplicacin: formacin de evaluadores, comunicacin y
motivacin de los participantes hacia el sistema, clarificacin de los papeles de las diversas personas que
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EVALUACIN DE DESEMPEO
Evaluador:
Entrega del formato al evaluado.
Fijacin fecha entrevista.
Preparacin de la entrevista y
cumplimentacin de su formato.
Evaluado:
Preparacin de la entrevista y
cumplimentacin de su formato.
Fase II
Fase III
Entrevista de progreso:
Evaluador:
- Fijacin fecha entrevista.
- Preparacin entrevista.
Evaluado:
- Preparacin de la entrevista.
Acciones a tomar:
- Seguimiento de objetivos.
- Grado de consecucin.
- Redefinicin de objetivos.
- Acciones formativas.
- Anlisis factores.
Tabla 6
trolar los plazos de realizacin, analizar las desviaciones, proponer medidas correctivas y extraer las conclusiones de las informaciones recibidas.
La finalidad principal la fase de implantacin es programar la puesta en prctica del resto de las fases, por
lo cual es decisiva para el xito del sistema. La preparacin tiene dos aspectos fundamentales.
B) Evaluado
Es la persona sobre la que el evaluador realiza la
apreciacin.Tambin debe analizar su actuacin y
trabajar junto con su evaluador en la definicin de
nuevas acciones y objetivos y dar su conformidad
a la evaluacin que le han otorgado.
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Estrategia de implantacin
Se trata de tomar decisiones relativas a:
Los niveles
de implantacin
La duracin
temporal
Los recursos
que se requiere
invertir
El desarrollo
Figura 12
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EVALUACIN DE DESEMPEO
Objetivos.
Preparacin de la entrevista: la valoracin y
errores a evitar.
Habilidades de comunicacin para el desarrollo de la entrevista.
4.2. Preparacin
Simulaciones prcticas.
4. La entrevista de evaluacin
4.1. Introduccin
El evaluador deber convocar anticipadamente (fijando una fecha y hora concreta) al evaluado para la
entrevista y le proporcionar la informacin e instrumentos necesarios para que pueda preparrsela. La
convocatoria se considera que debe realizarse aproximadamente con una semana de antelacin.
La entrevista es un dilogo entre el responsable jerrquico y el colaborador sobre su actuacin y los resultados obtenidos durante un perodo de tiempo determinado, as como sobre su desarrollo personal para
mejorar los resultados futuros.
En este sentido, hay que sealar que todo colaborador necesita medir su eficacia para progresar y debe
saber lo que se espera de l, en un futuro prximo,
en su puesto. Por otra parte, todo responsable jerrquico debe tener en cuenta esta informacin para
mejorar la gestin de su grupo. Por lo tanto, la entrevista individual es un instrumento al servicio de
ambos, que tiene por objeto favorecer la comunicacin sobre estos aspectos, estableciendo compromisos sobre acciones concretas a realizar en un perodo
determinado.
Dentro de este apartado tambin pueden incluirse todos los aspectos relacionados con el entorno en el
que se va a desarrollar la entrevista:
Teniendo en cuenta que su finalidad bsica es la mejora del rendimiento y el desarrollo del colaborador,
en la entrevista se deber procurar lo siguiente:
El evaluador deber:
Lugar privado.
Sin prisas ni interrupciones.
Con todo el material necesario.
4.1.2. Planificacin de la entrevista
Documentarse adecuadamente.
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Asegurarse de que conoce cul ha sido la actuacin de la persona en relacin a cada funcin o
cometido.
Influjo en la evaluacin
Facilita la fluidez
en la comunicacin
Asegurarse de que con todo ello el evaluado tendr claro lo que se espera de l en el prximo perodo.
Seleccin personalizada
de medidas de mejora
Figura 13
Por lo tanto, cmo se pueden determinar correctamente los motivos de un rendimiento inadecuado?
Para ello, es necesario analizar las posibles razones a
travs de un acercamiento realista y metdico.
20
EVALUACIN DE DESEMPEO
fuerza, irremediablemente el rendimiento ser inadecuado, aunque sus capacidades sean buenas y los factores externos favorables.
Capacidad
Conocimientos.
Habilidades.
Experiencia.
Voluntad
Factores externos
Grado de motivacin.
Confianza.
Compromiso.
Recursos tcnicos.
Recursos humanos.
Aspectos coyunturales.
Figura 14
Es necesario tener en cuenta que el rendimiento depende de los tres factores mencionados. La presencia
de uno solo de estos aspectos no es suficiente para
conseguir el rendimiento deseado; sin embargo, la ausencia o el bajo nivel de uno de los factores puede
originar un rendimiento inadecuado. As, por ejemplo, la realizacin de un gran esfuerzo por parte de un
trabajador no se traducir en el rendimiento deseado
si no se tienen los conocimientos para desarrollar ese
trabajo. Por el contrario, si el trabajador no se es-
4.3.2. Desarrollo
El objetivo es analizar, con el evaluado, los resultados
conseguidos durante el perodo de apreciacin considerado. Por lo tanto, en esta fase, el evaluador tiene
que exponer su valoracin y el evaluado debera explicar su punto de vista para llegar a un consenso sobre la valoracin.
Desarrollo
Valoracin del desempeo.
Evaluacin ascendente.
Conclusin
Definicin del plan de accin.
Resumen final.
Tabla 7
21
En este sentido, y dado que este proceso de comunicacin es esencial para la gestin eficaz del rendimiento, hay que sealar que lo que se diga y cmo se
diga influir directamente en la mejora o no del
rendimiento del colaborador. Por ello, es especialmente importante tener en cuenta que hay que
dirigir esa comunicacin hacia los aspectos relacionados con el rendimiento y no directamente con
aspectos relacionados con la personalidad del colaborador.
4.3.4. Conclusin
En la fase final de la entrevista el evaluador y el evaluado establecern los compromisos cuantitativos y/o
cualitativos a conseguir en el siguiente perodo. Por
eso, es necesario poner especial nfasis en la definicin y consenso sobre:
Al transmitir la valoracin, el evaluador debera realizar una aproximacin positiva, que consiste en evaluar aspectos positivos de la actuacin y analizar los
aspectos negativos admitidos por los dos participantes
en la entrevista. Los aspectos bsicos que se deben tener en cuenta son los siguientes:
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EVALUACIN DE DESEMPEO
Establecer
compromisos
cualitativos
y cuantitativos
Resumen de:
Identificar
desviaciones
Programar
acciones
Reajustar
prioridades
Posibilidades
de mejora
Objetivos
Acciones
concretas
Entrevista de apreciacin
Reuniones de comprobacin
Figura 15
23
trampas en las que el evaluador puede caer, consciente o inconscientemente, a la hora de realizar la
apreciacin o valoracin del evaluado.
Evaluacin por estereotipos. Consiste en la valoracin errnea de un comportamiento por suponer que coincide con un juicio de valor predeterminado y globalizante.
Primera impresin: Consiste en dejarse influir
por el juicio inicial que se obtiene del evaluado,
ignorando otras informaciones que permitieran
modificar esa impresin.
Estas trampas restan objetividad al proceso, as que conocerlas y considerarlas antes de realizar la valoracin
proporcionar una mayor fiabilidad y validez al sistema y facilitar el xito de la entrevista.
Uno de los mecanismos ms adecuados para minimizar o evitar estas trampas a la hora de realizar la valoracin del desempeo consiste en desarrollar una serie de casos en los que se presentan ejemplos ficticios
de rendimientos de evaluados y a travs de diferentes
valoraciones realizadas por diferentes evaluadores se
pueda establecer un marco de referencia.
Inconsistencia
temtica
Tendencia
central
Primera
impresin
Trampas
al valorar
Efecto
espejo
reciente
Comportamiento
grupal
Figura 16
24
EVALUACIN DE DESEMPEO
De implantacin
Controles
del sistema
Posibles desviaciones:
Figura 17
Antes de aplicar el sistema de evaluacin del desempeo, y para conocer su grado de eficacia, se debe
comprobar si los criterios y el mtodo son los ms
adecuados para la organizacin y para conseguir los
objetivos establecidos.
Slo a travs del control se pueden analizar las desviaciones del sistema y, por consiguiente, hasta qu punto las
conclusiones obtenidas en la evaluacin son lo suficientemente vlidas como para, basndose en ellas, tomar
decisiones que influirn en la promocin, el desarrollo, los incentivos
y la remuneracin de ese empleado.
Respecto a los criterios de evaluacin, es necesario comprobar que
sirven para el objetivo predeterminado: si se utiliza como criterio el
trabajo en equipo, ser vlido
cuando pueda demostrarse que los
evaluados favorablemente son realmente los mejores.
Identificacin
del grado
de eficacia
del sistema
Anlisis
de deficiencias
y reas de mejora
Correcciones
Implantacin
efectiva
Figura 18
25
stas son algunas de las causas por las que algunas organizaciones no realizan estos controles,
pero tambin existen otros motivos:
La comparacin entre coste y valor
obtenido no se considera rentable. Es
decir, que el tiempo y esfuerzos invertidos, tanto econmicos como humanos, no compensan.
Se estn
cumpliendo
las pautas
establecidas
en el proceso?
Control
sobre el
funcionamiento
Las evaluaciones
se han realizado
adecuadamente?
Figura 19
La necesidad de llevar a cabo este control est relacionada con la aplicacin o no del control previo
durante la fase de implantacin. La experiencia demuestra que, si se ha realizado el control previo, los
resultados obtenidos con el control sobre el funcionamiento son significativamente mejores, se detectan
menos fallos y, por lo tanto, no es necesario introducir demasiadas modificaciones que resten validez al
sistema.
26
EVALUACIN DE DESEMPEO
una persona, comparando varios informes o analizando los informes de un evaluado con los de otros
realizados por el mismo evaluador.
Por ltimo, no hay que olvidar que una buena preparacin de los evaluadores, adquirida por medio de
cursos de formacin o de reciclaje, contribuye a que
tanto los aspectos formales como los cualitativos favorezcan el xito del sistema en conjunto.
6. Bibliografa
ADAMS, G. S.: Medicin y evaluacin. Editorial Herder.
BAZINET, A.: La evaluacin del rendimiento. Editorial
Herder.
A travs de este mecanismo de control se determinarn las reformas e innovaciones necesarias para que el
sistema de evaluacin mantenga su utilidad y credibilidad, tanto para la organizacin como para las personas involucradas en l.
Se han cumplido
los objetivos?
reas
de mejora
Rectificaciones
e innovaciones
para el prximo
perodo
Figura 20
GIBSON, J. L.; IVANCEVICH, J. M., Y DONNELLY, J. H.: Las organizaciones (comportamiento - estructura - procesos). Editorial McGraw-Hill/Irwin.
G MEZ -M EJA , L. R.; B ALKIN, D. B., Y
CARDY, R. L.: Gestin de recursos humanos.
Editorial Prentice Hall.
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