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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADMICA

Versin: 01
Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI

PROCESO: GESTIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL


PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION ACADEMICA
Objetivo: Establecer las actividades para Expedir Documentos Acadmicos (Certificados de formacin profesional, Ttulos, Actas de Grado,
Certificados de aprobacin y/o participacin, duplicados de los mismos y constancias) de los aprendices que concluyeron satisfactoriamente
su formacin en la Entidad, asi como constancias de estudios y/o de notas de aprendices en formacin; y aquellos que no concluyeron o
aplazaron la formacin.

Alcance: Inicia con la administracin de la firma, la expedicin de documentos


acadmicos, la expedicin de duplicados la verificacin de los documentos acadmicos
Grupo de Administracin Educativa de la Direccin y finaliza con la presentacin de informes del procedimiento. Este procedimiento aplica
General o quien haga sus veces
en los Centros de Formacin
Subdireccin de Centro
Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa
y Promocin y Relaciones Corporativas
* Grupo de Gestin de Administracin Educativa
del Centro o quien haga sus veces
* Grupo de Formacin Profesional, Empleo y
Sistema Nacional de Formacin y Promocin y
Relaciones Corporativas de la Regional
Responsable:

Definiciones
Aprendiz del SENA: Toda persona que se encuentre matriculada en un programa de formacin profesional de la entidad, en cualquier tipo de
formacin:Titulada o complementaria , desde las diferentes modalidades Presencial , virtual o combinada.
Constancia: Una constancia (de participacin, estudios o de notas, de no finalizacin) es el documento que constata que una persona es o ha
sido Aprendiz regular del SENA, es decir, que asiste o asisti regularmente a su proceso de formacin y est o estuvo registrado en el
aplicativo o en los libros de registro, de los cuales es posible extraer los registros acadmicos y notas del Aprendiz.
Certificado (Certificado de Formacin Profesional, Ttulo, Certificado de aprobacin): Es el reconocimiento que la Entidad otorga a los
aprendices que culminan satisfactoriamente la formacin profesional
Certificado de aprobacin: Es el reconocimiento que la Entidad otorga a los aprendices que culminan satisfactoriamente las acciones de
formacin complementaria que permiten la actualizacin o el desarrollo de competencias.
Acta de Grado: Documento en el cual se detalla la informacin referida a un Ttulo expedido por la Entidad para confirmar el cumplimiento
de los requisitos y la legalidad de su expedicin.
Verificacin de documentos acadmicos, certificados de competencia laboral y Contenidos programticos: Es una comprobacin en el
registro acadmico administrativo que el Grupo de Administracin Educativa de la Direccin General del SENA o quien haga sus veces, avala
mediante firma autorizada sobre documentos acadmicos expedidos por la entidad con destino a tramites de legalizacin o apostilla ante la
entidad competente.
Generalidades:
1. Las actividades determinadas en este procedimiento se deben ejecutar estrictamente para asegurar la oportunidad y seguridad en la
expedicin de los documentos acadmicos de los aprendices o egresados, tanto para la formacin presencial como para la virtual y otros
documentos resultantes de la certificacin.
2. Los documentos acadmicos se deben expedir con el documento de identificacin vigente. Cuando a los Aprendices de los programas
especiales del Estado se les haya registrado un Nmero de Identificacin SENA debido a carencia o retencin del documento de identidad, el
SENA y la Entidad lder del programa se encargarn de la unificacin del documento de identificacin antes de la expedicin del
correspondiente certificado, ttulo o constancia.
3. El registro en notara o en los aplicativos y la debida utilizacin de las firmas manuscrita, electrnica escaneada o digital que aparecen en
los documentos acadmicos y en los certificados de competencias laborales expedidos por la entidad, es responsabilidad directa del
funcionario autorizado para la firma.
4. El SENA ha adoptado los medios electrnicos para los mensajes de datos y la firma digital, por lo anterior, los documentos acadmicos
correspondientes a la Formacin Profesional Integral y los Certificados de Competencia Laboral, son firmados digitalmente por el Subdirector
de Centro.
5. El formato, tamao, texto, contenido y firmas de los documentos acadmicos est determinado y descrito en la normatividad relacionada
y vigente.
6. Los documentos acadmicos son generados en el aplicativo nicamente cuando se encuentren completos los requisitos acadmicos
(registro de los juicios evaluativos) y administrativos (datos bsicos del aprendiz). la configuracin de la citacin y la verificacin de los
requisitos consignados en dicha citacin.
7. Cuando se requiera anular un documento acadmico expedido por la Entidad, es imprescindible presentar al Director de Formacin
Profesional la debida justificacin con los soportes de los juicios evaluativos y la autorizacin del Subdirector de Centro. El Grupo de
Administracin Educativa de la Direccin General o quien haga sus veces, ser el responsable de los ajustes correspondientes en el aplicativo
e informar lo realizado.
8. La validacin del contenido y/o la firma de los documentos acadmicos, se realiza mediante la consulta en lnea en el aplicativo disponible
para tal fin, en caso de persistir las dudas sobre la legalidad de los documentos se presenta la solicitud de validacin en el Centro de
Formacin o en el Grupo de Administracin Educativa de la Direccin General o quien haga sus veces, segn corresponda.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADMICA

Versin: 01
Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI

PROCESO: GESTIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL


PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION ACADEMICA
9. La validacin del contenido y/o la firma de los documentos acadmicos expedidos antes del ao 2000, se realiza en cada centro de
formacin con base en la informacin que debe reposar en los archivos de los registros acadmicos, gestionando la conservacin, custodia,
preservacin y sistematizacin de los siguientes registros:
o Archivo de participantes.
o Archivo de fichas acumulativas.
o Archivo de reportes de evaluacin y novedades de alumnos.
o Archivo de libros de registro certificados expedidos
o Reporte Individual de evaluacin o desercin.
o Reporte de novedades de datos personales o de empresa.
o Resolucin de condicionamiento o cancelacin de matrcula y su revocatoria o rectificacin.
o Resolucin de aplazamiento de matrcula.
o Reporte de novedades por grupo.
o Informe a las empresas sobre asistencia y evaluacin en la etapa lectiva, de alumnos patrocinados
o Evaluacin de alumnos en etapa productiva o pasantas
o Soportes de inscripcin y seguimiento a la evaluacin por competencias laborales
o Actas de evaluacin y certificacin por competencias laborales.
10. Para la validacin del contenido y/o la firma de los documentos acadmicos que deben ser legalizados o apostillados por la Cancillera se
requiere la presentacin de los originales en el Grupo de Administracin Educativa de la Direccin General o a quien haga sus veces.
Desde el ao 2010:
1. Los documentos Acadmicos pueden ser generados, consultados e impresos en el aplicativo, tanto por los funcionarios autorizados en la
Entidad como por el aprendiz quien puede descargar y conservar los archivos de los mismos para los fines contemplados en las leyes y
normas nacionales e internacionales.
2. Las constancias de estudios, de aprendices en formacin y/o notas pueden ser generados en el aplicativo con la informacin registrada
desde la matricula del aprendiz hasta la fecha de la consulta. La constancia de notas incluye las competencias y resultados aprobadas por el
Aprendiz.
3. En caso que el Aprendiz haya aplazado o se haya retirado de la formacin, el aplicativo generar constancias de aplazamiento o de no
conclusin de la formacin segn corresponda. Dichas constancias, incluyen las competencias y resultados aprobados hasta el momento de la
novedad.
4. En el caso de formaciones adelantadas con un conviniente , el centro certificara la formacin previo el cumplimiento de las exigencias de la
formacin SENA y las acordadas previamente en el convenio repectivo. Estos casos se regiran por la normatividad particular vigente.
5. Para la consulta externa de los documentos acadmicos expedidos por la Entidad, se dispone de un aplicativo en lnea.
Para vigencias anteriores a 2010:
1. Los documentos acadmicos se solicitan, generan e imprimen en el Centro de Formacin o en las dependencias que manejan el Registro y
Certificacin en cada regional, segn corresponda al archivo institucional histrico.
2. El monto, incremento y consignacin del costo de los duplicados est descrito y regulado en la normatividad vigente.
3. Los duplicados de los documentos acadmicos sern solicitados y entregados nicamente al Aprendiz egresado que aparezca en el
registro acadmico. Cuando por algn inconveniente personal no pueda ser solicitado directamente por el Aprendiz egresado, ste podr
designar a otra persona mediante carta original del Aprendiz el egresado dirigida al Coordinador del Grupo de Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas del Centro.
4. Las solicitudes de constancias de notas, de aplazamiento y de no conclusin de la formacin, intensidad horaria, certificaciones y
contenidos curriculares de los programas de formacin no tienen costo.
5. Para la expedicin de duplicados para los cuales no existe el original fsico, microfilmado, digitalizado o migrado a alguna herramienta
tecnolgica, los Centros de Formacin deben tener presente la normatividad vigente para esta gestin.
Para efectos de la aplicacin de ste procedimiento, se considera falta grave cualquier comportamiento orientado a modificar el contenido o
firma de los documentos acadmicos expedidos por la Entidad, a copiar el formato, tamao, texto, contenido y firmas de los documentos
acadmicos para ser utilizados en la impresin de documentos acadmicos de una persona que no ha sido certificada por la Entidad y a la
utilizacin de estos documentos para inducir o mantener en error a una persona, evaluador o institucin. Estas faltas se legislan de acuerdo
con la normatividad vigente.
Este procedimiento describe:
Administracin de Firmas.
Expedicin de Documentos Acadmicos.
Expedicin de Duplicados.
Validacin del contenido y firmas en documentos acadmicos.
Documentos asociados:
Reglamento del aprendiz SENA
Calendario acadmico y de labores 2013 Resolucin 1945 de 2012
Presentacin Power Point Video conferencia certificacin
Formulario Solicitud certificado digital
Plantilla Solicitud de revocacin reasignacin certificado digital
Plantilla Recepcin con destino apostille
Formato Acta (procedimiento control de Registros)
Normatividad
Resolucin 3139 de 2009

Versin: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACIN ACADMICA
(Administracin de Firmas)

ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Inicio

1.
Determinar la firma que se
va a registar

Determinar cul firma registrar inicialmente el centro en el aplicativo para


iniciar el procedimiento.Para registrar la firma digital, el Subdirector realiza la
actividad 4. Si para la firma escaneada, ambos realizan la Actividad 2.

Subdirector de Centro.
Coordinador del Grupo de Identificacin de
Formacin Integral, Gestin responsables firmas
Educativa y Promocin y
autorizadas
Relaciones Corporativas

Digitalizar por medio de escner, la firma manuscrita, tal como aparece en su


documento de identidad vigente y conservar la imagen en un archivo con formato
jpg.

Subdirector de Centro.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Si
Act.
5

La firma es
digital?

No

2.
Escanear la Firma

3.
Registrar la firma escaneada en el
aplicativo

4. Enviar correo interno

5.
Digilenciar y enviar formato para la
administracion de la firma

6.
Recibir y verificar los datos del
Subdirector

Firma escaneada en el
aplicativo

Subdirector de Centro.
Registrar en los aplicativos de certificacin vigentes en la Entidad, la imagen de la
Coordinador del Grupo de
firma (s) escaneada(s), las cuales se utilizarn para la generacin de constancias
Formacin Integral, Gestin
de estudio, de formacin, de aplazamiento y de no conclusin de la formacin
Educativa y Promocin y
cuando no se encuentre sistematizada la informacin.Se realiza la actividad 4
Relaciones Corporativas

Registro de la firma
escaneada en los
aplicativos institucionales

Envar mediante correo interno al Grupo de Administracin Educativa de la


Direccin General, el formato de datos personales y firmas manuscritas, para que
sean tenidas en cuenta para atender las solicitudes de validacin de firmas.Se
realiza la actividad 8

Subdirector de Centro.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Correo certificado con el


formato de datos bsicos
y firma manuscrita

Diligenciar y enviar formato para la administracin de la firma. De acuerdo con


el protocolo de Administracin de usuarios y roles, diligencia los formularios de
solicitud de certificado digital de la funcin pblica y Tarjeta Registro de Firma,
con sus datos y la respectiva firma manuscrita, adjunta copias del acto
administrativo de nombramiento en propiedad, del Acta de posesin y de la
cdula de ciudadana ampliada al 150% y enva estos documentos mediante un
correo interno a la Coordinacin del Grupo de Administracin Educativa de la
Direccin General para la asignacin de la responsabilidad sobre el proceso de
certificacin digital.

Subdirector de Centro

Formularios diligenciados

Revisar la informacin registrada en los formularios enviados por el Subdirector


de Centro para verificar que cumplan con todos los requerimientos y estn
completos, en tal caso, realiza la actividad 7. En caso contrario realiza la actividad
8.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General

Datos verificados

Enviar un correo electrnico al Subdirector de Centro solicitando los documentos


faltantes. Al recibirlos se realiza la actividad 8.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General

Correo electrnico

Enviar por correo certificado a la empresa certificadora de firmas los soportes


requeridos para solicitar la firma digital, el dispositivo firmador y los medios de
configuracin.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General

Solicitud de firma digital


para el Subdirector de
Centro

Hacer el seguimiento ante la empresa certificadora del otorgamiento de la firma


digital, el dispositivo firmador y los medios para la instalacin del mismo. En caso
de inconsistencias, el Grupo de Administracin Educativa de la Direccin General
se encarga de su solucin ante la empresa certificadora. Al terminar esta labor
satisfactoriamente, la empresa certificadora, entrega nicamente al Subdirector
del Centro, el dispositivo y los medios para su instalacin.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General. Subdirector de
Centro

SI
Los documentos
estan Completos

NO

7.
Solicitar documentos faltantes

8.
Enviar la documentacin del subdirector
a la empresa certifiacdora de firma

9.
Realizar seguimiento al tramite de la
firma

Correo certificado con el


otorgamiento de la firma
digital, dispositivo
firmador y medios de
instalacin y configuracin

Versin: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACIN ACADMICA
(Administracin de Firmas)

ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Cdigo: P012-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

10.
Enviar instructivo para la instalacion y
administracion del dispositivo firmador

Enviar instructivo para la instalacin y administracin del dispositivo firmador.


De acuerdo con las orientaciones del protocolo de Administracin de usuarios y
roles, enva al Subdirector de Centro, el instructivo para la configuracin del
dispositivo firmador.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General

Orientaciones sobre la
instalacin y
administracin del
dispositivo firmador

11.
Recibir e instalar dispositivo firmador

Recibir e instalar dispositivo firmador. Con el acompaamiento de la Oficina de


Sistemas, garantiza la configuracin del aplicativo y del dispositivo firmador y la
generacin de la clave pblica del certificado digital.

Subdirector de Centro

Dispositivo firmador
correctamente
configurado

Subdirector de Centro.
Verificar el funcionamiento de la firma. Garantizar el funcionamiento de sus
Coordinador del Grupo de
firmas (digital o escaneada) en los aplicativos correspondientes.Si las firmas se
Formacin Integral, Gestin
encuentran correctamente configuradas en el aplicativo y funcionales para la
Educativa y Promocin y
certificacin se realiza la actividad 12.En caso contrario se realiza la actividad 13.
Relaciones Corporativas

12.
Verificar el funcionamiento de la firma

Si

Fecha: 11-10-2013

La firma est
funcionando
correctamente

13.
Realizar los ajustes correspondientes

14.
Informar disponibilidad de la firma

Fin

Firmas funcionales

No

Realizar los ajustes correspondientes. Verificar (instructivos y manuales) las


actividades realizadas para el registro de las firmas digitales y escaneadas ,
determinando las correcciones necesarias. Cuando lo consideren pertinente
solicitan el apoyo a la Oficina de Sistemas y/o al Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin General, segn corresponda. Realizar la actividad 12
hasta lograr la funcionalidad esperada en los diferentes tipos de firma

Subdirector de Centro.
Coordinador del Grupo de
Verificacin de
Formacin Integral, Gestin
procedimiento
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Informar a las instancias interesadas la disponibilidad de las firmas para la


certificacin.

Subdirector de Centro.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Firma digital y escaneada


actualizadas en el
aplicativo

Versin: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACIN ACADMICA
(Expedicin de Documentos)

ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Inicio

1.
Consultar el listado de fichas
pendientes por certificar

2.
Recibir novedades de certificacion

3.
Determinar tipo de formacin a
certificar

Si

Generar en el aplicativo de la Entidad, el listado de fichas que han


terminado la formacin y se encuentran disponibles para certificar, as
mismo, el listado de los Aprendices que fueron notificados para
presentar requisitos de certificacin.

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Listado de fichas por


certificar

Enviar mediante un correo electrnico al Coordinador de Formacin


Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas el
Formato de novedades de certificacin con la informacin de los
aprendices a los cuales no se les deben generar los documentos
acadmicos

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas,
Coordinador acadmico,
Instructor

Formato con las novedades


de certificacin

Determinar si las fichas listadas corresponden a una titulacin o a


formacin complementaria.
Si la Formacin es Complementaria realiza la Actividad 4.
Si la Formacin es Titulada realiza la Actividad 5.

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Reporte de formacin

Certificar Formacin Complementaria (presencial y virtual). Consultar


el listado de aprendices por certificar en una ficha determinada y con
base en las novedades de certificacin reportadas, marca en el
aplicativo de la entidad, cules documentos acadmicos pueden ser
generados y cules no.
Realizar Actividad 6.

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas,

Certificados Generados ,
certificados No generados

Coordinador de Formacin
Integral, Gestin Educativa y
Promocin y Relaciones
Corporativas

Validacin de requisitos
para la certificacin por
aprendiz en formacin
titulada

La formacin es
titulada?

No

4.
Certificar formacin
Complementaria

Validar los requisitos de certificacin en el aplicativo (presencial y


virtual). Confirmar en el aplicativo el cumplimiento de los requisitos
establecidos en la citacin para certificacin, para cada uno de los
Aprendices a quienes se les va a generar los documentos acadmicos
(Titulo, acta de grado segn corresponda y constancia de notas). Una
vez confirmados estos registros, los valida en el aplicativo.
En el caso que el Coordinador no apruebe los requisitos ingresa un
motivo de rechazo.
Realiza la Actividad 6.

5.
Validar los requisitos de certificacin en
el aplicativo

6.
Cargar documentos academicos al
aplicativo firmador

Solicitar la carga de registros en el aplicativo firmador. Una vez


finalizadas las actividades 4 y/o 5 solicita al Subdirector de Centro la
carga de los documentos acadmicos en el aplicativo firmador

Subdirector de Centro

Documentos acadmicos
cargados

7.
Generar documento academico

Generar firma de los Documento Acadmicos. Una vez finalizada la


carga de los documentos, registrar la clave necesaria para que el
aplicativo los firme electrnicamente.

Subdirector de Centro

Documentos acadmicos
firmados electrnicamente

Una vez realizada la firma electrnica, transferir los documentos


acadmicos al aplicativo de la Entidad para la consulta de los mismos

Subdirector de centro

Documentos en PDF para la


consulta nacional

8.
Transferir los documentos academicos
firmados al aplicativo de la entidad

Subdirector de Centro.
Solicitar al Subdirector del Centro la generacin del archivo de errores Coordinador del Grupo de
y verifica si se presentan errores. Si el archivo reporta errores de firma Formacin Integral, Gestin
realizar la actividad 10, en caso contrario realizar la actividad 12.
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

9.
Consultar archivo resultante del
procedimiento

El archivo reporta
errores de firma?

Archivo de errores
verificado

No

Si

10.
Solicitar la correccin del error

Solicitar al Grupo de Administracin Educativa de la Direccin


General, el ajuste de los datos del Subdirector en el aplicativo de la
Entidad y en el aplicativo firmador, para lo cual debe tener en cuenta
el protocolo de administracin de usuarios.

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas,

Solicitud de ajuste de
firmas

Versin: 01

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACIN ACADMICA
(Expedicin de Documentos)

ACTIVIDADES
Act
6

DESCRIPCIN

11.
Realizar correccin e informar al Centro

12.
Generar reporte aprendices certificados

13.
Comparar los reportes de aprendices en
aplicativo firmador

Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Verificar y actualizar en los aplicativos los datos del Subdirector de


Centro, para asegurar la firma electrnica.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin General

Firmas actualizadas y
habilitadas

Generar reporte de aprendices certificados. Producir en el aplicativo


de la Entidad el listado de aprendices certificados en un periodo
determinado

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y Rel.
Corporativas

Reporte de aprendices
certificados

Determinar si los documentos acadmicos generados corresponden a


los aprendices listados en el reporte de aprendices certificados, as
como los documentos esperados a partir de las fichas pendientes por
certificar.
Si todos los registros de los reportes coinciden y se expidieron todos
los documentos acadmicos, realizar la actividad 22, en caso contrario
realizar la actividad 14.

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Relacin de documentos
faltantes de expedicin

Confirmar en el aplicativo de la entidad, si alguno de los datos


bsicos de los aprendices por certificar, requeridos para la expedicin
de documentos acadmicos, se encuentran pendientes por registrar.
En tal caso realiza la actividad 15, en caso contrario realiza la actividad
16

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Relacin de aprendices con


datos bsicos incompletos

Solicitar al aprendiz la actualizacin de sus datos bsicos. Requerir


mediante correo electrnico al aprendiz para que realice en el
aplicativo de la entidad la actualizacin de sus datos bsicos e informe
el cumplimiento de dicha actividad.Una vez realizados los ajustes,
realizar la actividad 6.

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Datos bsicos actualizados

Enviar al Grupo de Administracin Educativa de la Direccin General


el listado de nmeros de documentos de identidad de los aprendices a
los cuales el aplicativo firmador no les elabor los documentos
acadmicos, para su respectiva revisin y correccin.

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Listado de documentos de
identificacin para
verificacin

Verificar en los aplicativos de la entidad y firmador, los nmeros de


documentos de identificacin para los cuales no se expidieron los
documentos acadmicos y corrige el error segn el caso

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin General

Errores corregidos

Enviar un correo electrnico al Subdirector del Centro para que


realice el cargue de los documentos acadmicos pendientes por
expedir.Una vez recibido el correo, el Subdirector de Centro realiza la
actividad 6.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General. Subdirector de Centro

Correo Electrnico

Generar trimestralmente reportes sobre la certificacin y realizan el


seguimiento a la funcionalidad del procedimiento.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General. Subdirector de Centro.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Reportes de Seguimiento

No
Si
Act
19

Todos los registro


coinciden?

No
14.
Verificar en el aplicativo de la entidad los
datos bsicos del aprendiz

No
Faltan datos
basicos?

Si

Act
6

15.
Solicitar al aprendiz la actualizacin de
sus datos basicos

16.
Enviar solictud de verificacin de
documentos faltantes

17.
Identificar y corregir el error segun
corresponda

Act
6

18.
Informar al Centro para que se realice
el cargue de registros

19.
Realizar analisis de reportes y
seguimiento a la Certificacin

20.
Presentar informes de resultado del
procedimiento

Fin

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin
General. Subdirector de Centro.
Presentar informes sobre el seguimiento a los compromisos
Coordinador del Grupo de
institucionales sobre el tema y proponer estrategias de mejoramiento.
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Informes de resultados

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADMICA
(Duplicados)
ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Versin: 01
Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Inicio
Recibir solicitudes de certificacin o constancias. Recibir
las solicitudes de expedicin de Ttulos, Actas de Grado
(segn corresponda), Certificados de aprobacin o
participacin o Constancias de notas que correspondan a
vigencias anteriores al 2010.
Si el documento solicitado No es un ttulo o un certificado,
se realiza la Actividad 2. En caso contrario realiza la
Actividad 3

1.
Recibir solicitudes de
certificacin o constancias

Si

Coordinador del Grupo


de Formacin Integral,
Gestin Educativa y
Promocin y Relaciones
Registro o Planilla de
Corporativas
solicitudes

El Documento
solicitado es un
titulo o certificado?

No

2.
Expedir la constancia de notas

Act
8

Expedir la constancia de Notas. Expedir e imprimir la


constancia de notas (no corresponde expedir constancias
de estudios) para la firma.Realizar la Actividad 8.

Coordinador de
Formacin Integral,
Verificar requisitos acadmicos. Buscar el nmero del
Gestin Educativa y
documento de identificacin del Aprendiz en el aplicativo
Promocin y Relaciones
correspondiente o en los registros fsicos disponibles, para
Corporativas
verificar en la ficha acumulativa si cumple los requisitos
acadmicos para la expedicin del documento solicitado.
Si el Aprendiz No cumpli los requisitos acadmicos para
la expedicin del duplicado del ttulo o certificado, realizar
la Actividad 4. En caso contrario, realiza la Actividad 5.

3.
Verificar requisitos academicos

Si

Coordinador del Grupo


de Formacin Integral,
Gestin Educativa y
Promocin y Relaciones
Corporativas

Constancia de Notas

Requisitos bsicos
verificados

Cumplio los
requisitos ?

No

4.
Orientar al interesado sobre la
gestion de su solicitud

5.
Solicitar al interesado el pago del
duplicado

6.
Recibir comprobante de pago

Fin

Dar respuesta a solicitudes. Registrar en el formato de la


solicitud la novedad y orienta al interesado sobre el
procedimiento que debe seguir.Con esta respuesta
concluye la atencin a la solicitud.

Solicitar al interesado el pago del duplicado. Al verificar


los datos acadmicos requeridos para expedir el
documento solicitado por el Aprendiz, solicitar al
interesado el pago del valor del duplicado de dicho
documento y le informa el sistema de pago.

Recibir comprobante de pago. Recibir el comprobante de


pago y lo adjunta a la solicitud del Aprendiz para darle
trmite e informa el tiempo previsto para la entrega del
documento acadmico.

Coordinador del Grupo


de Formacin Integral,
Registro de la
Gestin Educativa y
Promocin y Relaciones Novedad y respuesta
a la Solicitud
Corporativas

Coordinador de
Formacin Integral,
Gestin Educativa y
Promocin y Relaciones
Corporativas
Coordinador del Grupo
de Formacin Integral,
Comprobante de
Gestin Educativa y
pago, Actualizacin
Promocin y Relaciones
del Registro o Planilla
Corporativas
de solicitudes

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADMICA
(Duplicados)
ACTIVIDADES

7.
Generar e imprimir documentos
para la firma

8.
Firmar los documentos

9.
Entregar al interesado

10.
Elaborara reportes de seguimiento a
la certificacion de vigencias
anteriores a 2010

Fin

Versin: 01
Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI

DESCRIPCIN

RESPONSABLE
REGISTRO
Subdirector.
Generar e Imprimir Documento Acadmico para la firma. Coordinador del Grupo
Generar e imprimir los documentos acadmicos en el de Formacin Integral,
aplicativo correspondiente, para que sean firmados por el
Gestin Educativa y
funcionario correspondiente (Subdirector, Coordinador de Promocin y Relaciones
Documentos
Formacin).
Corporativas
acadmicos impresos
Para los documentos acadmicos correspondientes a
formaciones recibidas antes del ao 2000, elaborar el
documento correspondiente, a partir de las planillas
existentes.

Firmar Documento. Entregar al Subdirector de Centro o al


Coordinador de Formacin, segn corresponda, el
documento acadmico para la firma manuscrita

Subdirector y
Coordinador del Grupo
de Formacin Integral,
Documentos
Gestin Educativa y
Promocin y Relaciones Acadmicos firmados
Corporativas

Coordinador del Grupo


Entregar al interesado. Registrar en el formato de
de Formacin Integral,
solicitud la disponibilidad de los documentos para la
Registro o Planilla de
Gestin Educativa y
entrega.
entrega de
Promocin y Relaciones
Cuando se presente el interesado a recoger su documento
documentos
Corporativas
se le solicita la firma de recibido de los documentos en el
acadmicos
formato de solicitud y se concluye la atencin.
Elaborar reportes de seguimiento a la certificacin de
vigencias anteriores a 2010. Generar anualmente, reportes
que permitan hacer el seguimiento a la certificacin para
las vigencias anteriores y proponen estrategias de
mejoramiento.

Grupo de
Administracin
Educativa de la
Direccin General y
elCoordinador del
Grupo de Formacin

Reportes de
seguimiento al
procedimiento

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADMICA
(Verificacin Contenido)
ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Versin: 01
Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Inicio

1.
Recibir solicitudes de verificacion de
contenido y/o firma

Recepcin, radicacin y entrega de solicitudes para verificacin y/o autenticacin


de contenido y firma de documentos acadmicos expedidos por un Centro de
formacin. Registro en la planilla de solicitudes para su seguimiento. Si el
documento es presentado en original debe hacerse entrega de un comprobante
para la devolucin del mismo una vez culminado el trmite.

Grupo Administracin de
Radicado y Registro de
documetos (radicacin y entrega) solicitudes
y Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin General.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas.

2.
Determinar el aplicativo a traves del cual
se expidi el documento

Revisar el documento para determinar el aplicativo en el cual se gener y decidir


cules seran los pasos a seguir para verificar la informacin.
Si el documento por revisar fue expedido en los aplicativos vigentes se realiza la
actividad 3. En caso contrario realiza la actividad 4.

Grupo de Administracin
Educativa de la Direccin General.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas.

Verificar en el aplicativo correspondiente, el contenido y la firma registrada en el


documento para determinar la validez del mismo. Si se confirma el contenido y la
firma, se realiza la actividad 9. Si el contenido y/o la firma no se encuentran en los
aplicativos vigentes, se presume que el documento ha sido alterado y se realiza la
actividad 6.

Grupo de Administracin
Regsitrar respuesta
Educativa de la Direccin General.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas.

Trasladar la solicitud a Registro y Certificacin Regional. Trasladar la solicitud de


verificacin del documento a la dependencia que conserve el archivo histrico de
Registro y Certificacin de la regional para la correspondiente verificacin o
reconstruccin de la informacin.

Grupo de Administracin
Registro del Traslado de
Educativa de la Direccin General. la solicitud
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas.

Verificar la informacin en los archivos institucionales. La dependencia que


conserve el archivo histrico de Registro y Certificacin de la regional, coordina la
bsqueda o reconstruccin de informacin en los archivos regionales, para
constatar la validez del contenido y firma de los documentos en revisin.
Si se confirma el contenido y la firma, se realiza la actividad 9.En caso contrario se
realiza la actividad 6

Coordinador del Grupo de


Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Cuando se verifique que el contenido y/o la firma del documento se encuentran


alterados o no correspondan con los registros fsicos digitales de la Entidad, el
documento se retiene, registrando la observacin en la planilla de solicitudes. Se
realiza la actividad 7.

Grupo de Administracin
Registro en la Planilla
Educativa de la Direccin General. de solicitudes
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas.

Se elabora constancia de la anomala presentada con presuncin de falsedad al


interesado. Se reporta a la oficina juridica. Realizan la actividad 8.

Direccin de formacin
profesional.
Subdirector de Centro.
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Registro en la Planilla
de solicitudes

Remitir los documentos a la Entidad Competente para la investigacin. Segn


corresponda la responsabilidad y de acuerdo con el procedimiento para el manejo
de las comunicaciones institucionales,envar el documento a la Entidad Competente
para la correspondiente investigacin. Se realiza la actividad 13.

Grupo de Administracin
Educativa en Direccin General.
Subdirector de Centro.
Director Regional

Comunicacin escrita a
la Entidad competente

Confirmar el contenido y la firma. Registrar en la planilla de solicitudes la


verificacin del documento. Si es una verificacin para viajar al exterior, se realiza
la actividad 11. En caso contrario se realiza la actividad 10.

Grupo de Administracin
Registro respuesta ,
Educativa de la Direccin General. registro de situacin
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas.

Verificacin en
aplicativo, notificacin a
la regional
correspondiente.

No

El documento fue
expedido en
aplicativos
vigentes?

Si

3.
Verificar el contenido y la firma del
documento en los aplicativos

4.
Trasladar la solicitud a Registro y
Certificacin Regional

5.
Verificar el contenido y la firma en los
archivos institucionales

Se confirma el
contenido y la
Firma?

Registro del Traslado o


respuesta a la solicitud

Si

No

6.
Retener el documento

7.
Enviar comunicacin informando la
anomala presentada en el documento

Act.
13

8.
Remitir los documentos a la entidad
competente para investigacin

9.
Confirmar el contenido y la firma

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADMICA
(Verificacin Contenido)
ACTIVIDADES

DESCRIPCIN

Versin: 01
Fecha: 11-10-2013
Cdigo: P012-GFPI
RESPONSABLE

REGISTRO

Si

La validacin es
para viajar al

No

Act.
13

10.
Enviar
comunicacin confirmando la validez

11.
Sellar y gestionar la firma autorizada

12.
Entregrar los documentos validos

13.
Elaborar reportes de seguimiento a las
solicitudes de validacin

Fin

Enviar comunicacin confirmando la validez del documento acadmico. Segn


corresponda a responsabilidad, informar al interesado la validez del documento y
registran la observacin en la planilla de solicitudes.

Grupo de Administracin
Comunicacin escrita o
Educativa de la Direccin General. correo electrnico
Subdirector de Centro
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas.

Sellar y gestionar la firma autorizada. Sellar la leyenda correspondiente en los


documentos acadmicos y gestionan la firma manuscrita del Funcionario Autorizado
y la fecha de revisin. Si el documento original ha sido laminado, el Grupo de
Administracin Educativa de la Direccin General el encargado de Registro y
Certificacin de la Regional Distrito Capital expiden una certificacin de la validez
del mismo. Se realiza la actividad 12.

Grupo de Administracin
Documento acadmico
Educativa de la Direccin General. validado

Entregar los documentos verificados. Solicitar el comprobante del trmite de


verificacin para entregar al interesado los documentos originales. En el caso de los
originales laminados, entrega al interesado el original y la certificacin de validez.
En la planilla correspondiente debe quedar el registro de entrega de documentos

Grupo de Administracin
Registro de entrega de
Educativa de la Direccin General. documentos originales
Coordinador del Grupo de
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas

Elaborar reportes de seguimiento a las solicitudes de verificacin. Generar


anualmente reportes que permitan hacer el seguimiento a las solicitudes de
verificacin del contenido y la firma en los documentos acadmicos y definen
mecanismos y normatividad que permita llevar un control ms eficiente

Grupo de Administracin
Reportes de
Educativa de la Direccin General. seguimiento a las
Coordinador del Grupo de
solicitudes presentadas.
Formacin Integral, Gestin
Educativa y Promocin y
Relaciones Corporativas
Encargado de Registro y
Certificacin regional.

Encargado de Registro y
Certificacin regional