Funciones y Tipos de Almacn

1.1 Funciones y Tipos de Almacn

Concepto
El almacn se encarga de la guarda y custodia de materiales y productos que representan
una inversin cuantiosa y por eso, requiere de personal responsable y conocedor de los
artculos bajo su cuidado, para evitar errores en el manejo de los mismos que puedan
perjudicar las operaciones de produccin o de ventas.
El almacn: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.
Funciones
Las funciones ms importantes y comunes a todo tipo de almacn son:
Recepcin: Recibir para su guarda y proteccin todo tipo de artculos: materias primas,
productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la fabricacin, el
mantenimiento y la oficina.
Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o productos
recibidos, tanto su cantidad como su buen estado.
Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas de materiales
o productos, para contar con datos al da de las existencias.
Mantenimiento: Conservar el almacn limpio y en orden, de tal manera que los
materiales o productos de cierto tipo o clase estn en solo lugar, para facilitar su
localizacin y recuento.
Despacho: Abastecer de materias primas y otros materiales a los departamentos de
produccin, o en su caso, de los productos terminados al departamento de embarques,
requeridos para su venta.
Principios bsicos de almacn
Los principios bsicos que deben ser aplicados en cualquier tipo de almacn:
a) Debe existir un solo acceso para la recepcin de materiales o productos y toda
operacin de entrada al almacn requerir del documento autorizado segn el
procedimiento establecido.
b) La custodia y resguardo fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona.
c) El responsable del almacn, hasta donde sea posible, debe asignar funciones
especficas de recepcin, registro, mantenimiento y despacho, al personal bajo su mando.

d) La disposicin del almacn deber facilitar el control de materiales o productos y su

rpida localizacin cuando sean requeridos.
e) Se debe llevar un registro diario de entradas y salidas para el control de las existencias.
f) Es necesario informar peridicamente a contabilidad sobre las entradas y salidas del
almacn de materiales o productos, as como a produccin y ventas de las existencias de
materiales y productos terminados, respectivamente.
g) Cada material o producto se ha de identificar por su nombre comn, debiendo ser
conocido y utilizado por compras, produccin y ventas. Dicha identificacin ser
codificada siempre que sea posible.
h) Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en
estantes, anaqueles o espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocacin
en su lugar y la localizacin cuando se haya de buscar.
i) La identificacin y ubicacin de cada material o producto debe de anotarse en la tarjeta
de registro y control de existencias correspondiente.
j) Debe existir una sola puerta para el despacho de materiales o productos y toda
operacin de salida del almacn requerir del documento autorizado segn el
procedimiento establecido.
Tipos de almacn
Las mercancas que custodia, resguarda, controla y abastece el almacn de una empresa
manufacturera, distribuidora o una tienda de productos de consumo, pueden ser los
siguientes:
Materias primas
Materiales auxiliares
Productos en proceso
Productos terminados Refacciones
Herramientas
Materiales obsoletos
Materiales de desperdicio
Almacn de materias primas:
La funcin principal de este almacn es el abastecimiento oportuno de materias primas y
partes componentes a los departamentos productivos. En una empresa de gran tamao
puede existir un almacn central y uno o varios sub-almacenes, segn la distribucin de la

planta y las necesidades de los distintos departamentos productivos.

Almacn de materiales auxiliares:
Los materiales auxiliares, tambin llamados indirectos, son todos aquellos que no pueden
ser identificados con precisin, en cuanto su cantidad y valor, en un producto terminado,
pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para fabricarlo
se emplean: combustibles, lubricantes, estopa, etc.; para envasarlo y empacarlo se
necesitan: frascos, etiquetas, cajas de cartn, etc.
La funcin del almacn de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno a los
departamentos productivos, a la seccin de empaque, as como de informar a
departamentos administrativos para el control contable y reabastecimiento de los
materiales que maneja. Este almacn puede ser una seccin del almacn de materias
primas, cuando las necesidades de la organizacin no requieran de una instalacin
especial.
Almacn de productos en proceso:

Si los productos estn en proceso de elaboracin, son guardados bajo custodia y control,
intencionalmente previstos por la organizacin, se dice que estn en un almacn de
productos en proceso. En una empresa de gran tamao, puede existir uno o varios
almacenes de este tipo, segn las necesidades de fabricacin.

Almacn de productos terminados:

La funcin del almacn de productos terminados es dar servicio al departamento de
ventas, guardando y controlando las existencias hasta que llegue el momento de
despachar los pedidos a los clientes.

Almacn se refacciones y herramientas:

Cuando el departamento de mantenimiento mecnico o elctrico se encuentra fuera del
rea de fbrica, se considera conveniente que tenga su propio almacn de refacciones y
herramientas, bajo la custodia de un encargado especializado y con un control tan estricto
como el de los dems almacenes, especialmente sobre esas herramientas o tiles que se
prestan a distintos operarios de produccin o de mantenimiento.
Almacn de materiales obsoletos: Los materiales o productos obsoletos son aquellos que
produccin ya no utilizan o ventas no puede distribuir, porque han sido sustituidos por
otros, o bien, porque se encuentran en mal estado y para su control, deben separarse y
ubicarse en un lugar especfico. Este almacn existir en una empresa de gran tamao,
en caso contrario, podr ocupar una seccin determinada del almacn de materias

primas.
Las reas del almacn
Generalmente una empresa industrial, comercial o de servicios, debe tener tres reas en
el almacn de que se trate: recepcin, almacenamiento y despacho. El tamao y
distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones de cada empresa.
Dichas reas pueden estar completamente separadas unas de otras, o bien, dentro de un
solo local cerrado, en donde bastar con sealar las reas en el piso o levantar divisiones.
rea de recepcin:
En esta rea se realizan las maniobras de descarga de materiales o productos del
vehculo del proveedor, por lo que requiere del espacio optimo para la revisin de
mercancas y el cotejo de la remisin del proveedor contra la orden de compra, para
verificar que se reciben los productos solicitados y que stos cumplen con los requisitos
de calidad y cantidad acordados.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen de las mercancas
que se manejen y del tiempo que permanezcan en ella. El objetivo que se persigue es
obtener rapidez en las maniobras y lograr que el tiempo de permanencia de las
mercancas en el rea sea el mnimo posible, pues el espacio requerido y el costo de
operacin dependen de la fluidez con que stas pasen del vehculo del proveedor al
almacn.
rea de almacenamiento:
En esta rea es donde se guardan, custodian y controlan los materiales o productos y por
lo tanto, la que ocupa ms espacio. El rea de almacenamiento debe ser aprovechada y
planeada de tal manera, que se destinen los espacios adecuados a cada grupo de
mercancas con caractersticas similares. Esto requiere de un conocimiento pleno de los
materiales o productos y de las condiciones que exigen su resguardo, proteccin y
manejo.
Existen diversos factores que deben ser tomados en cuenta para planificar la disposicin
de las reas de almacenamiento, y pueden ser los siguientes:
1. Distancia: Debe considerarse la existente entre las tres reas del almacn.
2. Dificultad en el transporte: Los artculos que necesiten aparatos, mano de obra o
cuidados para su transporte, deben moverse lo menos posible.
3. Empleo de aparatos para la entrega: Los lquidos que hayan de medirse, los artculos
que tengan que pesarse, etc., deben ocupar los espacios de almacenamiento cercanos a
los aparatos de medicin.
4. Frecuencia de las solicitudes: Para los materiales o productos que se solicitan con
frecuencia y en cantidades pequeas, la distancia desde el rea de entrega a la estantera
donde se almacenan debe ser ms corta que para aquellos artculos que se retiran menos
a menudo o en grandes cantidades.

5. Localizacin: El empleado encargado del despacho debe poder obtener con un mnimo
de esfuerzo las mercancas que se soliciten con mucha frecuencia.
Para proteger los materiales y productos contra riesgos de incendio, corrosin o
enmohecimiento y deterioro, deben considerarse las recomendaciones siguientes:

1. Para reducir el riesgo de incendio:

Separar los productos de fcil combustin como cartn, papel, telas, tintas pinturas,
etc., con un espacio mnimo de 45 50 centmetros.
Depositar los materiales inflamables en recipientes a prueba de fuego o destinarles un
lugar donde haya una libre ventilacin, para prevenir la combustin espontnea de los
mismos.
Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores y revisar stos peridicamente.
2. Para evitar la corrosin:
Evitar derrames de agua o lquidos en el piso.
Colocar todo lo que sea de metal en lugares secos y distantes de las tuberas de agua
o vapor.
Reparar las goteras de techos y tuberas, para evitar la humedad en pisos y paredes.
Alejar los materiales o productos de los recipientes con cidos que despidan gases
corrosivos.
Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial y colocar
productos qumicos absorbentes de humedad en los espacios del almacn destinados a
estos productos.
3. Para evitar el deterioro:
Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, o por los equipos de
manejo de materiales, sobre todo cuando se almacenan en grandes recipientes o
tambores.
Los materiales o productos frgiles como el cristal, deben colocarse en sitios alejados
de las zonas de trfico dentro del rea de almacenamiento.
Evitar que los medios de almacenamiento como estantes o anaqueles rompan o rayen
los productos.
Proteger del sol o guardar en espacios con poca iluminacin los materiales o productos
que puedan daarse por efectos de una luz excesiva.

 Evitar que se ensucien o manchen las mercancas al manejarlas o almacenarlas.

rea de despacho:
Esta es el rea responsable de suministrar con oportunidad los materiales requeridos por
los departamentos de produccin, mantenimiento y otros de servicio, as como los
productos terminados solicitados por el departamento de embarques para surtir los
pedidos de clientes.
Para el buen funcionamiento de esta rea del almacn, los materiales o productos
solicitados que han sido tomados del rea de almacenamiento y llevados al rea de
entrega deben:

a) Ser trasladados por el medio mecnico ms adecuado.

b) Ser acompaados del documento de salida correspondiente, debidamente autorizado,
como puede ser un vale de salida, una remisin o una factura.
c) Ser revisada en cantidad y calidad, mediante el cotejo de la mercanca contra el
documento de salida.
d) Los materiales auxiliares para empaque deben haber sido solicitados y surtidos con
oportunidad y en cantidades suficientes.
e) Los aparatos de medicin, las herramientas de fleje o engomado y dems tiles
necesarios, debern tenerse en un lugar ordenado para facilitar las maniobras de manejo
de los productos y su rpida entrega.

Publicado por ISIDRO COVARRUBIAS RODRIGUEZ en 9:31

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6 comentarios:
1.
Valeria Len16 de mayo de 2012, 15:20
A mi en lo personal la informacin es importante ya que un principal factor de una
empresa son los detalles de un almacen ya que es hay donde se resguardan todos
los articulos y herramientas de dicha sociedad. Por otro lado el blog es una buena
forma para recibir informacion sobre algun tema ya que hay veces que en clase no
se alcanzan a ver estos temas.
Responder

2.
lesly sierra16 de mayo de 2012, 15:55
Hola
profsor..
me alegra ver que este blog y que se preocupe por transmitirnos sus
conocimientos
(gracias)
respecto al tema fue de gran importancia para mi por que
mnos mostro con detalle lo que es un almacen y como debe estar formado, y que
debe de existir un orden por que si no existiera al entrar un almacen seria dificil
encontrar los productos o la matreria rapido ademas de que tiene que
emantenerse en buen estado, y todas las precauciones que debemos tener para
mantener
el
almacen
en
orden
...
lesly sierra
Responder
3.
Marco Antonio Lozano Sanchez16 de mayo de 2012, 18:49
Los elemntos que se ocupan en una empresa son importantes, asi que se tiene
que cuidar y guardar de una manera adecuada, en el texto nos muestra los
distintos tipos de almacen que podemos encontrar asi como sus usos registros y
utilidad que se tiene en ellos. Marco Antonio Lozano Sanchez
Responder
4.
orlando mejia16 de mayo de 2012, 23:47
bueno este tema esta mas desarrollado y pode ver todo sobre el almacen asi como
sus funciones y para que todo esto es muy importante para una empresa.
para mi lo mas importante y creo yo principal son las funciones:
-recepcion
-almacenamiento
-registro
-mantenimiento
-despacho
asi teniendo todo esto es mas facil que fluya todo en tu almacen y recordar que
siempre una buena organizacion es muy importante
Responder
5.

moon7 de marzo de 2015, 13:07

CARACTERSTICAS
DE
UN
ALMACN
1.-CONDICIONES
DE
TEMPERATURA
E
ILUMINACIN
2._SER DE ESPACIO GRANDE O PEQUEO DEPENDIENDO AL GIRO DE
CADA
EMPRESA
3._TENER
CENTRO
DE
CONSOLIDACIN.
4._TENER CENTRO DE RUPTURA.
Responder
6.
jackson urbina26 de septiembre de 2015, 7:44
No es lo mismo luchar que aprende

DEFINICIN DE ALMACN Y LOS TIPOS DE ALMACENES

DEFINICION DE ALMACEN :proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y

movimiento dentro de un mismo almacen hasta el punto de consumo de cualquier material, materias
primas,semielaborados,terminados as como el tratamiento e informacin de los datos generados

TIPOS DE ALMACENES

1.

ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacn de productos terminados presta servicio

al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de
despachar los productos a los clientes.

2.

ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este almacn tiene como funcin
principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los
departamentos de produccin.

3.

ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son todos aquellos que no son
componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos
mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

4.

ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO:Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la
programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.

5.

ALMACEN DE HERRAMIENTAS: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un

encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan
a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe
mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

6.

ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO:Los productos partes o materiales rechazados

por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben
tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento
mismo.

7.

ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS:Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por
descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn
especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para aquellos que son de consumo actual.

8.

ALMACEN DE DEVOLUCIONES:Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y

clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.