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1/11/2015

BoletnINFOLAC

ARCHIVOS/ARCHIVES
Vol.13No.3(2000)
ELDIAGNSTICOARCHIVISTICO,CAP.III
(Tercerayltimaentrega)
ELABORACIONYPRESENTACIONDELINFORME
por:Lic.LuisFernandoJanGarca
Prof.SeccinArchivstica
EscueladeHistoria
UniversidaddeCostaRica(UCR)
La ltima etapa de esta ardua y tesonera labor, es la elaboracin y presentacin del informe final del
diagnstico archivstico, para lo cual se seleccionar el material que se va incluir en el dictamen, de
maneraquefacilitelacomprensindesucontenido.
La redaccin del informe ser clara y concisa, permitiendo una lectura amena y sin producir cansancio,
porloqueserecomiendaunarevisinminuciosadeltrabajoantesdeentregarlooficialmente,conelfinde
quelosinteresadosobtenganunaidearealyfieldelasituacinarchivsticadelainstitucin.No existen
reglas respecto a la extensin del dictamen en todo caso, la cantidad no es tan importante como la
calidad.
A continuacin se presenta una gua para elaborar el informe del diagnstico archivstico, as como los
contenidosquesetomarnencuenta:

1.PORTADA
Corresponde a la primera hoja del trabajo, es de carcter informativo y ser sin perifollos. En ella se
incluye:23elnombredelainstitucin,ttulodeltrabajo,nombre(s)dela(s)persona(s)quelorealiza(n),
ciudad y fecha. Todo va en mayscula, con un mismo tamao y estilo de letra, centrado y resaltado
(negrita).
2.TABLADECONTENIDO
Presenta la estructura del trabajo y se debe indicar cada uno de los captulos o temas y sus
correspondientesdivisiones,subdivisionesysubdivisionesdelasubdivisiones,indicandoalapardecada
temalapginaenqueseencuentra.
Sufinalidadespresentarelordensistemticoquetieneelinforme,portanto,nosdalasdirectricesdela
realizacin de un tema dentro de una estructura ordenada con prioridad. La numeracin es en nmeros
arbigosypuedesermedianteelsistemadecimal.Lanomenclaturasercorrelativa,esdecir,siaparece
1.1sucorrelativoes1.2.
3.INTRODUCCION
Como su nombre lo indica introduce al lector al contenido del trabajo, as como al buen xito de su
lectura. A partir de la introduccin se comienza a paginar el informe, con nmeros arbigos de 1 hasta
infinito.
4.OBJETIVOS
Corresponde a los objetivos que se plantearon para realizar el diagnstico archivstico. Se dividen en
objetivos generales y objetivos especficos. Los objetivos generales indicarn cuales son los fines
globales del diagnstico y los especficos, precisarn los problemas particulares que se pretenden
resolver.
5.METODOLOGIA
Seindicarcualfuelaestrategiametodolgicaqueseutilizpararealizareldiagnsticoarchivstico.As
comolapoblacinomuestraqueseemple.
6.MARCOCONCEPTUAL
Sonlosenfoquestericosyconceptualesquesustentarneltrabajo.Enesteapartadosepuedeincluirla
importanciadeldocumento,lascaractersticasdeldocumento,lasfuncionesdelarchivo,laimportanciay
ventajas del archivo central, las diferencias entre archivos y bibliotecas, las diferencias entre libros y
documentos, entre otros. Adems, los conceptos de: Archivstica, archivo, archivos de gestin, archivo
central,clasedocumental,tipodocumental,seriedocumentalyfondodocumental.
7.RESEAHISTORICADELAINSTITUCION
Como su nombre lo indica, se realizar una resea histrica de la institucin, su evolucin, desarrollo y
aportesalasociedad.
Adems se incluirn los objetivos, misin, razn social, principales funciones y actividades de la

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institucin.Estosepuededesglosarcomosubdivisionesdeltemacentral(lareseahistrica).
8.PRESENTACINDELOSRESULTADOS
Correspondealanlisiseinterpretacindelosdatosparaefectosdelapresentacinsepuededividirpor
ejes temticos, tomando en cuenta para ello las actividades archivsticas (clasificacin, ordenacin,
seleccin,etc.)
Se pueden incluir dentro del texto los grficos o bien como anexos. Sin embargo es recomendable
incluirlosdentrodeltexto,parafacilitarlalectura,comparacin,comprensinyrelacinconelanlisis.
9.CONCLUSIONESYRECOMENDACIONES
Son las conclusiones a que se lleg, producto del anlisis de los resultados y las recomendaciones que
sedicten.
Es importante que al final de este apartado se seale que, para continuar con la segunda etapa de la
organizacin del archivo central, es imprescindible que se ejecuten todas las recomendaciones que se
plantearon,segnlosresultadosquearrojeldiagnsticoarchivsticodeesainstitucin.
10.BIBLIOGRAFIA
Se anota toda la bibliografa que se utiliz de apoyo, referencia o consulta para realizar el diagnstico
archivstico. Se anota en orden alfabtico por el primer apellido del autor de la obra existen diversos
estilospararealizarlabibliografa,loimportanteeslauniformidad.24
11.ANEXOS
Es un agregado que se coloca al final del trabajo. Pueden constituirlo los instrumentos que se utilizaron
para recolectar la informacin, cuadros, grficos y todo tipo de ilustracin que el autor crea conveniente
insertareneltrabajo,separadamentedelcuerpodelaobra.Losanexosnosonaspectosdecorativos,por
talexigenquesehagareferenciadeellosenelcontenidodeltrabajo.
Para finalizar, daremos una serie de recomendaciones de carcter formal para la presentacin, sobria y
elegantedelinforme.
1.Utilizarpapeldebuenacalidadydeltamaodenominadocarta.
2.Laimpresindebeserdebuenacalidad.
3.Utilizaruntamaodeletranomuypequeo.
4.Debeexistiruniformidadenlosmrgenes.
5.Eltrabajodeberealizarseadobleespacio.
6.Despusdecadaprrafosedejaunespaciodedosrenglones.
7.Sepuedendejarcincoespaciosdesangra.
8.Sepuedendejarcincoespaciosdesangraalponerunadivisin,diezespaciosalponer
unasubdivisinyquinceespaciosalponerunasubdivisindeunasubdivisin.
9.Entreelttuloyeliniciodeltextosedejaunespaciodedosrenglones.
10.Cuandoseterminaeltextoysevaainiciarconunttulo,sedejaunespaciodecuatro
renglones.
11.Todoslosttulosvanenmaysculasyresaltado(negrita)nuncaseubicanenelltimo
renglndelahoja.
Elaboradoelinformefinalseprocedeasupresentacin,escritayverbal,antelasautoridadespertinentes
paraserevaluadoyaprobadoparalaexposicindelosresultadossepuedeutilizarapoyoaudiovisual.
Analizado y aprobado el diagnstico archivstico, corresponde la ejecucin de las recomendaciones
planteadas,paraluegoiniciarlasegundaetapa:Elproyectodeorganizacindelarchivocentral.
CONCLUSIONES
Atravsdeldesarrolloyanlisisdeestapropuestase evidenci la importancia, necesidad y utilidad del
diagnsticoarchivstico.
Al trmino de sta, tomando como punto de partida la anterior consideracin, se lleg a las siguientes
conclusiones:
1.Losdocumentosnopuedenservistoscomomaterialaisladodelaadministracinestos
formanpartevitaldeella,puessonlostestimoniosdelcumplimientodelasfuncionesy
actividadesencomendadas.
2.Paraqueexistaunaadecuadaorganizacindelosdocumentos,generadosyrecibidos
porlaentidad,esimprescindiblequeexistaunarchivocentral.
3.Laorganizacinyadministracindeunarchivocentralserdesarrolladoporun
profesionaldelosarchivos,esdecir,unaarchivista.
4.Eldiagnsticoarchivsticoconstituyelaprimeraetapaenlaorganizacindeunarchivo
central.
5.Eldiagnsticoarchivsticonospermiteobtenerunavisinintegraldelasituaciny
problemticaarchivsticadeunaentidad.
6.Esimportantehacerconcienciadelanecesidadderealizareldiagnsticoarchivsticoen
aquellasinstitucionesquepretendenorganizarsuacervodocumental,comoprimeraetapa
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delacreacindeunarchivocentral.
7.Existeungranvacoinvestigativoennuestromediosobreeldiagnsticoarchivstico.
8.Tantolosobjetivosgeneralescomolosespecficos,secumplieronacabalidad,al
elaborarunprocedimientometodolgicoparallevaracaboundiagnsticoarchivstico.
BIBLIOGRAFIA
AnderEgg,Ezequiel.Tcnicasdeinvestigacinsocial.23ed.de.BuenosAires:Editorial
MagisteriodelRodelaPlata,1993.
CruzMundet,JosRamn.ManualdeArchivstica.Madrid:FundacinGermnSnchezRuiprez,
1994.
GarcaDeBenedictis,AnaVirginia.Losprocesostcnicosdearchivo.Laclasificacin,la
ordenacinylaseleccindocumental.Anlisisdeuncaso:coleccindedocumentosdelMinisterio
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UniversidaddeCostaRica,1989.
GarcaDeBenedictis,AnaVirginia."Laseleccindocumentaldentrodelprocesodeorganizacin
deunarchivo".En:RevistadelArchivoNacional,CostaRica,No.112,enerodiciembre,1990.
HerediaHerrera,Antonia."Esquemadeunprogramaarchivstico".En:BoletndelaAsociacin
NacionaldeArchiveros,Bibliotecarios,ArquelogosyDocumentalistas,Madrid,No.1,enero
marzo,1983.
JanGarca,LuisFernando.LaorganizacindeunArchivoCentralenlaempresaprivada.Uncaso
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FacultaddeCienciasSociales,UniversidaddeCostaRica,1994.
JanGarca,LuisFernando."Elsecretoeselmtodo".EnRevistadelaAsociacindeGenealoga
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JanGarca,LuisFernando."ConceptosbsicosparalaOrganizacindeunArchivoCentral".En:
RevistadelArchivoNacional,CostaRica,No.112,enerodiciembre,1995.
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RojasSoriano,Ral.Guapararealizarinvestigacionessociales.7aed.,Mxico:PlazayValdz,
1991.
SilvaBieregel,Federico.Anlisisdesistemas.Teorayprctica,Cartago,CostaRica:Editorial
TecnolgicodeCostaRica,1994.
TamayoyTamayo,Mario.Elprocesodeinvestigacincientfica.Mxico:EditorialLimusa,1995
Notas:
23. Para efectos de las portadas de los trabajos que se realizan en cursos formales, de algn plan de
estudios,stadebemantenerlossiguienteselementos:nombredelainstitucin,nombredelcurso,ttulo
deltrabajo,nombredelprofesor,nombredel(los)alumno(s)ycarn,semestre,fechayciudad.
24. Se puede tomar como modelo el estilo que se utiliza en la bibliografa que aparece en la penltima
partedeestetrabajo.
ANEXONo.1
GUIADEOBSERVACION
Tipodeobservacin______________Lugar_______________
Segnmedios___________________Fuente______________
Segnparticipacin_______________Fecha_______________
Segnobservadores______________Hora________________
Segnlugar____________________Observador(es)________
____________________
Nmerodegua_______
ASPECTOSPOROBSERVAR
ANEXONo.2
GUIADEENTREVISTA
Tipodeentrevista______________Lugar_______________
____________________________Fecha______________
Hora_______________
Entrevistado_________
Cargo______________
Entrevistador_________
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PREGUNTAS
Para mayor informacin favor contactar a: Virginia Chacn Arias, Archivo Nacional de Costa Rica. La
URUCA,Apdo.Postal5024.SanJos,CostaRica.
Telf:(506)2315222
Fuente:RevistadelArchivoNacionaldeCostaRica.AoLXII,1998
ltimaActualizacin:21deOctubrede2000

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