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LA CARTA.

ASPECTOS GENERALES
Es un elemento imprescindible en la actividad empresarial.
Vnculo con el entorno

Testigo documental

Instrumento mercantil

Transmite imagen corporativa

Ayuda a establecer relaciones con el mundo exterior: clientes, proveedores, bancos,


administraciones pblicas, etc. ya que es uno de los instrumentos de la en sus diversas etapas:
oferta, pedido, cobro, etc. Las cartas dejan constancia documental de los hechos; una de las razones
para que los asuntos importantes se comuniquen por esos medios. No olvidemos que se firma por
puo y letra por la persona que se responsabiliza lo que no ocurre con un fax o correo electrnico.
Incluso cuando se llevan a cabo tratos o acuerdos ms tarde se confirman si la importancia del
asunto lo justifica, por ejemplo: un mediante una orden de pedido.
Adems la carta es uno de los instrumentos por los que se transmite.
Estructura de la carta comercial.
Los apartados principales son tres: encabezamiento, cuerpo y pie.
El encabezamiento
Es la parte ms formal del documento. Ocupa el del papel y est formado a su vez por los apartados:
membrete, destinatario, referencias, asunto y saludo.
Membrete.
Identifica al remitente. Se sita en la parte superior de la hoja, ya sea centrado, alineado al lado
izquierdo, o bien ocupando toda la anchura del papel.
DATOS DEL MEMBRETE

NOMBRE COMPLETO DE LA EMPRESA U ORGANIZACIN


LOGOTIPO O ANAGRAMA
BREVE IDENTIFICACIN DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
POBLACIN Y PROVINCIA
DIRECCIN DE CORREO ELCTRNICO O DE PGINA WEB
NMERO DE TLEFONO Y TELEFAX
OTROS NMEROS DE INTERES TALES COMO NIF, PARTADO DE CORREO

Algunas veces los datos se distribuyen en la parte inferior y superior de la hoja.


Destinatario.
Persona a la que se dirige la carta.
DATOS DEL DESTINATARIO
NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL EN EL CASO DE LAS PERSONAS JURDICAS
DIRECCIN COMPLETA
Se sita debajo del membrete a la izquierda o derecha del papel. Si se emplea sobre de ventanilla se
emplear el espacio transparente del sobre. En Espaa los sobres de ventanilla a la derecha y a ese
lado de la carta se escribirn los datos del destinatario.

COMO ESCRIBIR LOS DATOS DEL DESTINATARIO

SI SE TRATA DE UNA PERSONA FSICA, EL NOMBRE VA PRECEDIDO DEL


TRATAMIENTO DON O DOA O SUS ABREVIATURAS D. o Da.
EL NOMBRE DE LAS EMPRESAS SUELE ESCRIBIRSE TODO CON
MAYUSCULAS.
SI LA CARTA SE DIRIGE A UNA PERSONA O UN DEPARTAMENTO DENTRO DE
LA EMPRESA, LO HAREMOS CONSTAR CON LA INDICACIN A LA ATENCIN
DE... O SUS ABREVIATURAS: A/a de o Aa/de
EL TIPO DE VA COMO CALLE, PLAZA, PASEO, ETC. Y TAMEN EL NMERO
PUEDEN PONERSE CON LA ABREVIATURA CORRESPONDIENTE.
EL CODIGO POSTAL SE ESCRIBE DELANTE LDE LA POBLACIN EL NOMBRE DE LA POBLACIN SE ESCRIBE TODO EN MAYSCULAS Y EL DE
LA PROVINCIA EN MINSCULALA LOCALIDAD SEGUIDA DE UNA COMA O BIEN SEGUIDA DE LA
PREPOSICIN A. SI LA POBLACION DONDE SE ESCRIBE COINCIDE CON LA
DEL MEMBRETE ESE DATO PUEDE OMITIRSE.
EJEMPLO

DOA PAZ SANCHEZ


MARTNES
CALLE DE LA LIBERTAD N
130
16002 CUENCA

COMERCIAL SEVILLA SL
PLAZA DE LA
INDEPENDENCIA 35
41200 ALCALA DEL RIO
SEVILLA

AVCOLA EL POLLITO
A LA ATENCIN DE LA
SEORA JIMENEZ
PASEO DE LOS PINOS N12
28820 COSLADA MADRID

Fecha
Suele colocarse unas lineas por debajo del destinatario. Cuando este va al lado derecho - ; si el
destinatario va a la izquierda la fecha se alinea con el margen derecho o bien se comienza a escribir
desde el centro del papel en un intento de equilibrar los espacios en la hoja de papel.
NORMAS PARA ESCRIBIR LA FECHA

DA, EN NMERO
MES, EN LETRA MISCULA
AO, EN NMERO. SEGN LA RAE, NO SE DEBE PNER EL PUNTO DE
SEPARACIN DEL MILLAR, YA QUE NO SE TRATA DE UNA CANTIDAD, SINO
DE UNA CIFRA
ENTRE EL DIA EL MES Y EL AO SE ESCRIBE LA PREPOSICIN DE.
ES INCORRECTO ESCRIBIR LA FECHA DE LA CARTA SEPARANDO LOS DAROS
MEDIANE O PONER ARTICULO DETERMINADO ANTES DEL AO.

EJEMPLOS
22 de junio de 2012
Estepona a 3 de julio de 2014

Madrid 15 de mayo de 2014

Proceso de elaboracin de las cartas comerciales


Hay que conseguir cartas de lectura fcil y agradable, a la vez que eficaces; se consifue
escribiendolas con cuifafo y poniendo atencin en lo que hacemos.
Con un documento rutinario, de mala redaccin o que icluye terminos inadecuados, podriamos
trener el efecto contraro al que pretendemos.

La redaccin no tiene por qye ser una tarea avurrida o carente de creatividad. Podemos dar a
nuestras cartad aire diferente, solo necesitamos poner atencin y aprender practicando; es una de
las habilidades que se adquiere con el entrenamiento. Tres etapas distinguiermos en el oroceso de
elaboracion.
1Lod pasos previos
3 La revisin.
Los pasos previos
La improvisacin raras vexes da buen resultado. Para ecitarlo vamos a estructurar y disear el
contenido de nuestros escritos siguiendo estos pasos:
a. recopilar daros sobre el asunto o materia que vamos a tratar; tenemos que saber de qu estamos
hablando.
b. establecer el objetivo, lo que pretendemos ocnseguir por medio d la carta, ya sea obtener un
crdito, realizar una vetnta, formular un , etc
c. documentarse sobre el destinatario. Conviene saber algo de la persona o de la mpresa a la que nos
estamos dirigiendo. Una carta puede ser buena o mala deeoendiendi de su se aadaora a ni a kas
circunstancias del distanatario,
Podemos formularnos las diguientes preguntas quem, una vez respondidadsm, nos permiten seguir
adelante:
Qu conozco sobre el asunto?
Para qu escribo?
A quin escribo? Cules son sus circunstancias?
d. Definir el contenido. Qu tendo que decir al destinatario==? En esta fase nos van a surguir
bastantes ideas sobre el contenido. Las iremos anotando tosas, mas tarde las revisaremos y
elminaremos las que no sean adecuadas.
e. Depurar, organizar, jerarquizar las idras. Eliinaremos aquellas ideas que nos parezcan iniles o
poco convenientes.
Daremos orden a las ideas. Esto nos ayudar a organizar el contenido.
Redaccin
Una vz tejemos definido el conenido, lo vamos a decir en la carta, tenemos que trabajar sobre como
lo diremos, lors recursos linguisticcos que vamos a emplear.
Regla de oro
Imainaremos que frente a nosotros tenemos a una persona que habla con ese lenguaje. Nos dice la
misma grase. ?Qu pensaos= Como nos sentimos?
Lo que no decbemos hacer
Escribir vartas rutinarias y aburridas.
Elaborar cartas impersonales que pretendan servir para cualquier destinatario.
Emplear un tono de familiaridad excesibva. Hay que mantner un equilibrio en el trato.
Utilizar expresiones anticuadas y fuera de usi: por ejemplo, muy seores mos.
Utilizar expresiones vulgares o del argot.
Caer en repeticiones y redundancias: el presente mes de mayo, adjuntamos a esta carta...
Emplear excesivamente el gerundio.
Crear grases excesivamentes largas o enlazar muchas oraciones.
Emplear la busquedad en los planteamientos.
Caer en el exceso de adulacioon, que provoca recelos y parece pocos sinceros.
Lo que s debemos hacer
Utilizar expresiones sencillas u comprensibles para el destinatario,
Construir grase scortas, sencillas, claras y buen extructuradas.
Mantener la concordancia a lo largo de toda la carta.
Utilizar un tono irecto y cercano a uien va destinada la carta, sin caer en una familiaridad exceiva o
inadecuada.
Adapratnos a las circunstancias del destinatario.
Ser correxto en el trato siempte y en cualquier circunstancia.

Utilizar con pregerencua lo emfoqus positivos. Tambin los mesajes de contenido negatibo pueden
ser redactados de manera : ejemplos, no disponemos de la mrcancia. Puede sustirisre por muy
protno dispondremos de la mercancia
En genral, modernizar nuestras cartas comerciales y dotarlas de un tono personal u nico.
Muy seores nuestros:
Esperando estn de sus productos, correspondientes a nuestro pedido del pasado da 1 del corriente
mes de octubre, confiamos en que subsanen d e inmediato las consecuencias que ese erre
imperdonable ha tenido para nuestra emresa.
En espera de sus prontas noticias, aprovechamos para saludarle muy coordialmente.

Seores. Suponemos que estn al corriente del estado en que ha llegado a nuestro almacn su ltimo
envo de mercanca que corresponde a nuestro pedido del pasado da 1.
Se ha producido un error, quien es el responsable del mismo, pero ha tenido graves consecuencias
para nuestra empresa.
Estamos seguros de que ustedes lamentan lo ocurrido tanto como nosotros y confiamos en que
resolvern esta situacin lo antes posible.
Esperamos sus noticias. Atentamente,

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