ACTIVIDAD INDIVIDUAL DE LA UNIDAD DOS

TUTOR
GUILLERMO CAMERO ESCOBAR

ESTUDIANTE
HAROLD SMITH QUINTERO YAGUARA
ID: 83092431
COD: 100500A
GRUPO 285

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
CEAD NEIVA (HUILA)
2015

INTRODUCCIN

La administracin es un concepto muy globalizado y se puede encontrar en diferentes reas,

en lo relacionado a las ciencias sociales y tcnicas podemos decir que se encarga de la
planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos de una organizacin, entre
los cuales a profundaremos los recursos financieros, los recursos tcnicos y/o tecnolgicos,
los recursos humanos y los recursos fsicos. Estos procedimientos se plantean con el fin de
maximizar los beneficios, estos pueden ser de econmicos y/o social, esto depende de los
fines perseguidos por la organizacin.
Por este motivo es muy importante el estudio de la administracin, este trabajo aborda un
ejemplo de una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, esta presta servicios
profesionales en el sector de la contabilidad a pequeas y medianas empresas (PYMES).
Igualmente indagaremos en la formulacin de conceptos que ayudaran a proyectar la
estructura de la empresa, de este modo se desarrollan su la misin, la visin, los objetivos,
las metas, la poltica y las estrategias de la empresa en cuestin. Para alcanzar los objetivos
propuestos por los puntos anteriores lo primero que toda organizacin debe realizar es una
planeacin detallada de los recursos necesarios para alcanzarlos, y con el uso de
herramientas como por ejemplo diagrama de Gantt nos ayudara a esquematizar de esta
manera se puede posteriormente realizar estadsticas de los procesos por ende saber si la
planeacin fue eficiente o eficaz.
Un factor importante para todo organismo es la calidad de sus bienes y servicios, debido a
que los clientes no intervienen directamente en los procesos de produccin sino que
visualizan el resultado de estos, por lo tanto es este resultado que ellos analizan y critican.
Todos los organismos esperan buenas crticas para alcanzarlo se necesita de una excelente
planeacin y organizacin de los recursos necesarios para su funcionamiento (personal,
capital, materia prima y tecnologa). En otras palabras podemos decir que una forma de
mejorar la calidad del servicio radica en la organizacin, o sea en la adecuada utilizacin de
los recursos como en el caso de la capacitacin del personal permitindoles especializarse
en un rea concreta de su trabajo. Asimismo tanto los organismos empresariales como sus
lderes se beneficiaran de una reduccin significativa de gastos, aprovecharan de manera

eficiente los recursos escasos lo que causara un aumento en las utilidades y por ende los
trabajadores se beneficiaran con compensaciones, prestaciones sociales y un mejoramiento
de sus condiciones laborales.

Podemos concluir teniendo en cuenta lo anterior y el escenario actual que sufre constantes y
profundos cambios, como la multiculturalizacin y la globalizacin, que todos los
organismos empresariales se administran siguiendo los conceptos de planificacin,
organizacin, direccin y control, debido a que se logran alcanzar las metas propuestas de
una manera eficiente por otro lado tambin para mejorar la interaccin con los clientes se
archiv el antiguo modelo empresarial estricto por uno ms dinmico e innovador de esta
manera le brindamos a los clientes una experiencia de compra inolvidable y placentera.

OBJETIVOS

1. Generales
El presente trabajo tiene como objetivo aplicar los conceptos aprendidos en la unidad II del
curso Fundamentos de Administracin (planeacin, organizacin, direccin y control) a una
empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, mediante la interaccin de los integrantes
del grupo colaborativo usando el foro designado para la realizacin de dicha actividad.
2. Especficos
Ejecutar las actividades propuestas en la gua de trabajo individual de la unidad 2

Identificar los principios e analizar la importancia de la administracin.

Establecer la misin, la visin, los objetivos, las metas, y polticas de la empresa

Gestionando el cambio.

Mostrar paso a paso el proceso administrativo y como es su aplicacin dentro de una

empresa, en este caso en la organizacin Gestionando el cambio.

Realizar el montaje y seguimiento minucioso de los pormenores necesarios para llevar a

cabo el proceso administrativo dentro de una organizacin.

Establecer los principios de la planeacin a la empresa Gestionando el cambio.

Hacer el organigrama, la planeacin estratgica, definir los recursos humanos, fsicos,

tecnolgicos y financieros de la empresa gestionando el cambio.

Establecer los principios esenciales de la organizacin aplicadas a la empresa Gestionando

el cambio.

Establecer las especificidades esenciales de la direccin aplicadas a la empresa

Gestionando el cambio.

PLANEACION:

Se considera como la ms importante de las funciones administrativas, por el hecho de ser

ella quien plantea anticipadamente los objetivos, polticas, reglas, procedimientos,
programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con
determinar lo que va a hacerse.
Misin:

En Gestionando el cambio nos especializamos en la prestacin personalizada de servicios

contables a pequeas y medianas empresas (PYMES de la ciudad de Neiva, en nuestra
amplia gama de servicio pueden encontrar derechos comerciales y de negocios, materia de
impuesto, seguridad social, entre otros. Para nosotros la comunicacin es un factor
importante por este motivo nos dedicamos a desarrollar relaciones cercanas y a largo plazo
con nuestros clientes, esto nos permite comprender el verdadero alcance de las necesidades
del proyecto contable.
En nuestra organizacin nunca estamos satisfechos, Por este motivo nuestro personal se
encuentra capacitndose permanentemente en bsqueda de una mejor y mayor calidad
profesional. Adems, nos distinguimos por transmitirles conocimiento a nuestros clientes.
Visin:

La organizacin Gestionando el cambio en el 2016 ser la empresa que ofrece servicios

contables mejor posicionada en la ciudad de Bogot, seremos reconocidos por nuestra
innovando usando los ltimos avances tecnolgicos en nuestros proyectos contables, de

este modo incrementaremos la calidad de nuestro servicios pero sin descuidar nunca
nuestro servicio al cliente, ya que ustedes son lo ms importante para nosotros.
Realizaremos diferentes convenios con pequeas y medianas empresas de la ciudad para
incrementar nuestra cobertura en el medio y de esta forma atender y cumplir con las
necesidades de la poblacin.
Objetivo:

En Gestionando el cambio tenemos como objetivos ser una empresa lder en auditora
contable, por este motivo consolidaremos y estructuraremos las bases fundamentales de la
empresa para brindad servicios integrales y de calidad en el rea contable, administrativo y
fiscal, de este modo podremos crear soluciones acordes a la dimensin y a la complejidad
de los proyectos propuestos por nuestros distinguidos clientes.

Metas:

En Gestionando el cambio deseamos primero que nada darnos a conocer a las pequeas y
medianas empresas (PYMES) en la ciudad de Neiva, destacndonos por ofrecer un
excelente servicio en la parte contable.

Para nosotros es muy importante que nuestras soluciones contribuyan al fortalecimiento

econmico de nuestros clientes, por lo tanto les brindaremos el mejor servicio, es por esto
que para mejorar nuestra calidad intercambiaremos experiencias y nos apoyaremos
mutuamente con los despachos contables de mayor prestigio.

Gestionando el cambio tiene como meta principal es responder a las mltiples necesidades
de nuestros clientes de forma estratgica. Por eso prestamos servicios integrales que
complementan la asesora de la mejor manera.

Nuestro objetivo es mantener o mejorar nuestra calidad en lo referente a la atencin al

cliente, dado que nunca est de ms mejorar nuestra comunicacin integrndonos con las

nuevas tecnologas y redes sociales de esta manera estaremos ms cerca de nuestros

clientes

Diagrama Gantt: El diagrama de Gantt o grfica de Gantt es una popular herramienta

grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En este caso est representado en la
columna trimestres y las estrellas representan las la ejecucin de dicha actividad en el
trimestre especifico.
Estas actividades son realizadas durante el primer ao de la empresa y estn representados
los costos que se necesitaron para la creacin y manutencin de una empresa. Cuando la
organizacin comience a laborar se presentaran circunstancias imprevistas como
inversiones necesarias para brindar una mejor atencin y mantener la calidad de los
servicios. Por otro lado no se pueden prever la cantidad de reuniones con clientes o
conferencias que se realizaran durante el ao.

Las tres ltimas actividades relacionadas a los recursos humanos son difciles de
cuantificar, dado que este tipo de premiacin al personal se utiliza a lo largo del ao y la
cantidad asignada a cada trabajador dependiendo del xito del proyecto asignado.

ORGANIZACIN:
George Terry define la funcin organizativa como: El arreglo de funciones que se estiman
necesarias para lograr el objetivo y es una indicacin de la autoridad y responsabilidad
asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas.[1]
En la actualidad es muy difcil encontrar organismos que no siga el principio general de
divisin del trabajo, por este motivo para explicar y entender mejor la estructura de una
compaa es de mucha utilidad la redaccin de un organigrama. De este modo se puede
observar la autoridad y responsabilidades del personal.

Establecer claramente los deberes de cada empleado.

En lo referente a la organizacin se puede decir que es el punto ms importante, dado el

caso los trabajadores no tengan claras sus funciones no existira una jerarqua en la
organizacin, esto causara que el personal hiciera lo que quisiera como si estuvieran de
vacaciones, de este modo la organizacin est condenada al fracaso.
Deberes de cada empleado

Gerente: Ser un buen lder, tomar decisiones asertivas, tener motivacin y sentido de
pertenencia por la empresa.
Auxiliar Administrativo: Debe ser una persona proactiva, emprendedora, que genere nuevas
ideas, colaborador en todos los quehaceres de la empresa, ser carismtico y tener buenas
relaciones interpersonales con el grupo de trabajo.
Contadores: Deben ser profesionales e idneos para ocupar el cargo, tener muy buena
motivacin y comunicacin con los dems compaeros, deben poseer mucho sentido de
pertenencia, proactivos y con capacidad de ayuda a los compaeros de trabajo como a los
clientes.
Secretarias: Deben ser muy serviciales, carismticas, amables, excelente a la hora de
brindarle la atencin a los clientes, honestas y con gran sentido de pertenencia.
Tesorero: Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de pertenencia por
la empresa, muy buena organizacin, direccin y control de todos los documentos que estn
a su cargo.
Atencin al cliente: Serviciales, honestos, amabilidad, deseos de trabajar y tener mucho
sentido de pertenencia por la empresa.
Aseadoras: Limpieza, aseo, amabilidad, alegra, proactivas y con gran sentido de
pertenencia
Oficios varios: Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superacin personal y
laboral.
Mensajeros: Colaboradores, carismticos, muy buena atencin a los clientes y con los
compaeros del grupo de trabajo manejar buenas relaciones humanas.

Establecer las reas de autoridad y responsabilidad.

Las reas de autoridad y responsabilidad de cada empleado:
Esto se refiere a las funciones y responsabilidades que tiene cada empleado, cuando se dice
autoridad es saber hasta qu punto un empleado tiene la capacidad de realizar un trabajo. A
continuacin se nombran la autoridad y responsabilidad de cada empleado.

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen su
trabajo.
Es claro que para poder llevar a cabo todas las funciones de la empresa, todos los
empleados deben contar con los elementos necesarios para ejecutar sus labores entre estos
estn.

Recursos Humanos: El grupo de trabajo est conformado por: Gerente, auxiliar

administrativo, contadores, secretaria, tesorero, atencin al cliente, aseadoras, oficios
varios, mensajeros

Recurso tcnico y tecnolgico: Local, computadores, impresoras, telfonos, fax, equipos de

oficina (escritorios, sillas, papelera, etc.) implementos de aseo, etc.
Recursos fsicos: Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepcin (Informacin).

DIRECCION:
La direccin administrativa es uno de los elementos ms eficientes con que cuenta el
administrador en el desarrollo de su trabajo, gracias a l, puede poner en accin la voluntad
de los individuos en la correcta ejecucin de tareas.

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y

eficientemente.
Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armnica y eficiente, ya que
esto permite el logro de metas tanto individuales como colectivas y por ende contribuyen al
sostenimiento y crecimiento de la empresa.
Para que la empresa realice las actividades de una manera eficiente todos los empleados
deben ser muy proactivos porque de esta forma se pueden realizar todos los procesos y se
pueda dar una muy buena atencin a todos los usuarios brindando una atencin rpida y
oportuna a las diferentes empresas que se tienen como clientes.

Mantener una comunicacin eficaz con los empleados.

Es fundamental en toda empresa la comunicacin. En la empresa Gestionando el cambio la
comunicacin ser muy asertiva y precisa tanto a nivel interno como externo, todos los
empleados deben manejar un dialogo permanente en cada una de sus dependencias, as
mismo deben hacer muy buen uso de las herramientas comunicativas con que cuenta la
empresa como lo es el correo institucional, las diferentes carteleras y la comunicacin
interna. Una buena comunicacin es fundamental en la empresa ya que esta permite
mantener al tanto de lo que est sucediendo a todo el personal humano de la empresa y a los
clientes (Empresas medianas y pequeas)

Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal.

El personal que labora en la empresa Gestionando el cambio tiene un sentido de pertenencia
muy alto, esto permite ofrecer servicios acordes a las necesidades, porque lo ms
importante que existe en un trabajo es que se haga con amor, con ganas, con inters de
hacer las cosas bien y de servir a los que lo necesitan.
Adicionalmente a esto la empresa a travs de sus dueos tiene como incentivo motivar a los
empleados con bonificaciones de acuerdo al desempeo laboral y al cumplimiento de metas
de cada uno de ellos, as mismo se tienen en cuenta todas las sugerencias e ideas que tengan
los empleados para el beneficio de la organizacin. Esta empresa se caracteriza por tener en
cuenta la participacin de todos ya que as se logran y se consiguen con mayor facilidad
todos los objetivos y logros propuestos por la compaa.

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

En todo momento se busca la seriedad y disciplina de parte de todo el grupo de trabajo,
generando un buen ambiente laboral entre todos los empleados de la empresa. Dentro de la
organizacin hay que tener un grupo de trabajo que tenga madurez y una tica profesional
alta, esto permite adquirir una confianza por parte de los cliente haca la empresa y le da un
mejor posicionamiento en el sector y a futuro se ver reflejado en nuevos negocios o
cuando se abran otras sucursales.
La disciplina, la constancia y el buen servicio sern valores agregados que la empresa
generando el cambio les brindar a sus clientes en todo el sector de Kennedy.

CONTROL:
Podemos definir el control como un proceso administrativo a travs del cual los
administradores realizan un esfuerzo sistemtico orientado a comparar el rendimiento con
los estndares establecidos por las organizaciones, y estar en capacidad de determinar si el
desempleo es acorde con las normas.

Comunicacin
En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin
vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin horizontal, en el mismo
nivel, entre pares.
Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a travs
de encuentros, reuniones, y entrevistas.
El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia la integracin de los
distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la
participacin del personal a travs de una positiva motivacin, en todos sus niveles.

Identificar la comunicacin a utilizar.

Es importante utilizar los 2 niveles de comunicacin tanto el vertical como el horizontal, ya
que ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa, darla a conocer y posicionarla
en el mercado (Vertical) y la otra se puede utilizar a nivel interno (Horizontal). A
continuacin se menciona como se utilizaran estos 2.

Comunicacin vertical: Es de gran importancia para la empresa utilizar este nivel de

comunicacin, ya que es el ms utilizado en la mayora de las empresas, se puede realizar
de la siguiente manera

Medios de comunicacin
La prensa
La radio
La televisin
Volantes

Comunicacin horizontal: Se utilizara para manejar la comunicacin interna de la empresa,

entre los empleados, quejas sugerencias e ideas de los clientes, entre estos estn:

Redes sociales
Grupos de inters

Correo institucional
Buzn de sugerencias
Carteleras
Informacin y comunicacin interna

Como se mencion anteriormente ambas son de gran utilidad para la empresa,

independientemente de cual se utilice en mayor proporcin lo ms importante de la
comunicacin es que se transmita de forma oportuna, que sea verdadera, verdica y eficaz.

DEFINICION
PHVA

FUNCION

MODO DE EMPLEAR

El ciclo PHVA es una Usar

herramienta
mejora

de

esta Este ciclo es un proceso

la metodologa en la esencial, que se lo debe

continua, implementacin

presentada por Deming un

sistema

de realizar en cada una de

de las etapas, en cada una de

a partir del ao 1950; se gestin de la calidad, las

acciones

que

basa en un ciclo de 4 de tal manera que al realicemos. Planificamos lo

pasos: Planificar (Plan), aplicarla

en

la que vamos a hacer, luego lo

Hacer (Do), Verificar poltica y objetivos hacemos, verificamos si lo

(Check) y Actuar (Act).

de calidad as como que hacemos corresponde a

Es tambin conocido en la

red

como ciclo de Deming, procesos,

ciclo

de

control,

de lo planeado para actuar de

dos maneras, actuar para

o la probabilidad

de corregir si no correspondi

simplemente el ciclo xito es mayor.

a lo planeado y actuar para

PHVA: planear, hacer,

mejorar si lo que hicimos

verificar, actuar.

correspondi a lo planeado.

Cmo mejorar la prxima vez?

Acciones preventivas y
correctivas, plan de accin.

Evaluacin en el desempeo
Comportamiento y calidad del
producto, evaluacin del
producto.

Qu, cmo y cundo

hacerlo?
Establecer los objetivos y el
mtodo para alcanzarlos.

Generacin de productos y
servicios ,mantenimiento
preventivo, mejora al sistema
contable, capacitacin del
personal.

CONCLUSIN

Con el surgimiento de las primeras sociedades humanas nos vimos en la necesidad de

desarrollar mtodos que nos ayudaran a administrar de mejor manera los recursos que
tenamos a nuestra disposicin, esto dio origen a lo que actualmente denominamos como
administracin, este concepto ha evolucionado a lo largo de los siglos, en la actualidad
nombramos a los individuos que se especializan es este tema administradores estos se
basan en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la
exploracin.
Los estudiantes involucrados en la estructuracin del presente trabajo comprendieron la
importancia de la administracin y ampliaron su visin sobre las principales etapas
administrativas, de este modo tienen ms claros los conceptos de planificacin,
organizacin, direccin y control. Por consecuente se aplicaron dichos conceptos en una
empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, dando como resultado una planificamos y
organizamos de la estructura de la empresa por lo tanto se lograr que los procesos se
ejecuten de una manera eficiente o eficaz, utilizando los recursos disponibles.
Asimismo concluimos que la administracin es muy importante para la estructuracin
empresarial dado que nos permite administrar de manera eficiente los recursos disponibles
y desarrollar mtodo y estrategias que facilitaran la ejecucin de los procesos de este modo
se alcanzara los objetivos planteados.

REFERENTES BIBLIOGRFICOS Y DE INTERNET

Apuntes materia introduccin a la administracin de empresas recibidos en la Universidad

de Medelln.
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