Proced Contabilidad Con Firma3

UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR
MANUAL DE POLTICAS, NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
2006
EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO

BAJO RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL
INVOLUCRADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO.
Manual de Polticas, Normas y Procedimientos
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Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa
Contables
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Contables
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
INDICE
I.- ALCANCES ....................................................................................................................................... 4
II.- OBJETIVO........................................................................................................................................ 4
III.- TERMINOLOGA ............................................................................................................................ 4
IV.- POLTICAS CONTABLES ............................................................................................................ 5
V.- NORMAS CONTABLES................................................................................................................. 7
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
5.8.
5.8.1.
5.8.2.
5.8.3.
5.8.4.
5.8.5.
5.8.6.
5.8.7.
5.8.8.
5.9.
Normas sobre los Reportes de Gastos.................................................................................................7

Normas sobre la Revisin del Fondo Fijo.............................................................................................8
Normas sobre los Centros de Costos...................................................................................................9
Normas sobre el Tipo de Cambio .........................................................................................................9
Normas sobre la Conciliacin Bancaria..............................................................................................10
Normas sobre los Registros y Libros Contables................................................................................10
Normas sobre la Cobranza Dudosa....................................................................................................11
Normas sobre el Control de Activos Fijos ..........................................................................................11
Normas sobre la Adquisicin de Activos Fijos ...............................................................................12
Normas sobre la Recepcin de Activos Fijos:................................................................................12
Normas sobre el Inventario de Activos ...........................................................................................14
Normas sobre el Traslado Interno y Traslado Externo de Activos Fijos ......................................14
Normas sobre el Cuidado de Activos Fijos.....................................................................................15
Normas sobre el Mantenimiento de los Activos Fijos....................................................................15
Normas sobre la Baja de Activos Fijos ...........................................................................................15
Normas sobre la Prdida y/o Robo de Activos Fijos......................................................................16
Normas Varias......................................................................................................................................17
VI.- PROCESOS CONTABLES ......................................................................................................... 18

6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
Procedimiento de Recepcin de Activos Fijos...................................................................................19

Proceso de Verificacin de Ingreso Fsico de los Activos Fijos........................................................22
Procedimiento de Registro de Ingreso del Activo Fijo en el Sistema...............................................23
Proceso de Traslado Interno de Activos Fijos....................................................................................24
Proceso de Traslado Externo de Activos Fijos ..................................................................................25
Proceso de Baja de Activos Fijos........................................................................................................26
Proceso de Comunicacin de Prdida o Robo de Activos Fijos.......................................................27
VII.- MODELOS Y FORMATOS......................................................................................................... 28

7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
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Formato de Traslado Interno de Activos Fijos ...................................................................................28

Formato de Gua de Remisin ............................................................................................................29
Formato de Baja de Activos Fijos .......................................................................................................30
Formato de Inventario de Activos Fijos ..............................................................................................31
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Contables
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
I.- ALCANCES
El presente manual debe ser de conocimiento y aplicacin obligatoria de los colaboradores
que intervienen en los procesos contables.
II.- OBJETIVO
Establecer las polticas, normas y procedimientos Contables.
III.- TERMINOLOGA
Activo Fijo: Son Bienes tangibles para usarlos en la produccin o en el suministro de bienes o
servicios o para propsitos administrativos.
Reporte de Gastos: Conjunto de desembolsos realizados para ejecutar una actividad.
Recibo de Movilidad: Es la solicitud de reembolso empleado para trasladarse de un lugar a
otro.
Recibo de egreso: Compras excepcionales a personas naturales que no entregan
comprobantes (ambulantes) que no sobrepasen el monto establecido (en nuevos soles).
Traslado Interno: Es el movimiento de un Activo Fijo de una rea a otra rea dentro de una
sede (local).
Traslado Externo: Es el movimiento de un Activo Fijo de una sede a otra sede o a la sede de
otra organizacin; requiere el uso de una Gua de Remisin.
Centro de Costos por Ventas: Est determinado por los puntos de venta y tipos de servicios
que se prestan agrupados en grandes rubros. Sus cdigos se presentan en dos dgitos.
Centro de Costos por reas: Se agrupan los costos en los que se incurren para hacer posible
el desarrollo de los diferentes productos (Carreras). Sus cdigos se presentan en tres dgitos.
Centro de Costos por Funcin: Guarda una relacin con el Centro de Costos por reas es
posible agrupar eventos especficos de los Centros de Costos de Carreras. Sus cdigos se
presentan en cuatro dgitos.
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Contables
IV.- POLTICAS CONTABLES
Toda documentacin sustentatoria de Gastos deber presentarse a la Direccin de

Contabilidad dentro de las fechas correspondientes y debern ser documentos valederos y
vigentes.
Todos los usuarios que manejan Fondo Fijo debern tener pleno conocimiento del mismo.
Las cobranzas que se realicen en los Mdulos de Caja debern aplicar el Tipo de Cambio
del da.
El Sistema Contable y el Sistema de Activos Fijos debern estar actualizados aplicando

la normatividad contable y tributaria vigente.
Todo cambio de la Orden de Compra y/o Factura deber ser autorizado por el
Administrador y/o por el Director General.
El Responsable de Almacn deber verificar la recepcin del cien (100) % de los Activos
Fijos ingresados a la organizacin; contando con el apoyo del especialista cuando se
requiera.
Los Inventarios tanto de Bienes de Consumo como de Activos Fijos debern realizarse en
las fechas establecidas.
Todo traslado de Activos Fijos deber realizarse necesariamente con la autorizacin y en

los formatos correspondientes.
El Personal de Control en Puerta deber efectuar un estricto control; garantizando el

adecuado movimiento de los Activos Fijos.
Todo Usuario es responsable de los Activos Fijos que est bajo su custodia.
Todo mantenimiento realizado a los Activos Fijos deber estar sustentado con un Informe
Tcnico y con firma de conformidad.
Es competencia del Administrador y/o Director General establecer el destino de los Activos
Fijos de Baja (Deshecho, Reventa o Donacin).
Todo Activo Fijo dado de Baja debe ser informado a la Direccin de Contabilidad en forma
oportuna.
Ante prdida o robo de algn Activo Fijo deber hacerse la denuncia policial
correspondiente.
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Contables
Las Conciliaciones Bancarias debern realizarse mensualmente dentro de los diez (10)
das posteriores al Cierre de Mes.
Todos los casos de Cobranza Dudosa debern ser dictaminadas por el Comit
Socioeconmico deber dictaminar todos los casos de Cobranza Dudosa.
Toda Provisin de Incobrables o Castigo Contable que se realice requiere necesariamente

de documentos sustentatorios.
Es responsabilidad de todos los colaboradores dar cumplimiento a lo establecido en los

Manuales de Procedimientos aprobados.
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Contables
V.- NORMAS CONTABLES

5.1.
Normas sobre los Reportes de Gastos

El Reporte de Gastos deber ser presentado a la Direccin de Contabilidad a ms tardar
dentro de los cinco (05) das posteriores de haber concluido el viaje, actividad, objeto o
propsito del gasto (indicar claramente el motivo en el reporte).
No se podr utilizar en el Reporte de Gastos:

o
Pago a proveedores.
Pago de Honorarios Profesionales.
Compra de suministros como tiles de oficina, libros, bateras, etc. (reembolso =

caja chica del Area de Logstica).
Para reponer gastos que corresponden a la Caja Chica del rea del colaborador.
Los Reportes de Adelantos, debern prepararse en la misma moneda en que recibi

dicho adelanto o convertirlo utilizando el Tipo de Cambio correspondiente a la fecha de la
transaccin del gasto.
La documentacin sustentatoria en el Reporte de Gastos son los siguientes:

Para el caso de gastos dentro del pas:
o
Todos los gastos se sustentan con facturas emitidas a nombre y RUC de las
compaas.
La factura original y la copia de sunat deben adjuntarse al memorando o formato de

autorizacin.
En ningn caso el slip de una tarjeta de crdito, fotocopia del cheque o el estado
bancario podr ser sustento de un gasto.
Para el caso de gastos fuera del pas:

o
Todos los gastos se sustentan con los Comprobantes de Pago que cumplan con los
requisitos legales del pas en que se desarrolla el viaje.
No est permitido las bebidas alcohlicas.
Para el caso de Comidas personales Viajes
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o
Contables
Las comidas ms impuestos y propinas que se efectuaron en el hotel, debern

presentarse en el Reporte de Gastos como un slo importe.
Las comidas efectuadas en otros lugares diferentes al hotel debern ser

presentadas en el Reporte de Gastos da a da.
Para el caso de Comidas de Negocios:

o
Comidas efectuadas con un tercero, incurridas a favor de las actividades de la

empresa.
Para el caso de Alojamiento:

o
Los gastos de alojamiento incluye el costo del hotel, impuestos, lavandera,

estacionamiento, llamadas telefnicas, propinas (inherentes a gastos y otros).
Estos conceptos debern ser presentados en el Reporte de Gastos como un slo
importe.
Para el caso de Atencin por Relaciones Pblicas:

o
Slo estn permitidas las siguientes atenciones: Arreglos florales, artculos varios al
Director General y al Director encargado de dicha rea.
Para el caso de Tickets areos:

o
Los boletos de viaje usados, debern anexarse al Reporte de Gastos.
5.2. Normas sobre la Revisin del Fondo Fijo
Es responsabilidad del Contador General:
Capacitar a todos los usuarios que manejan Fondo Fijo sobre el uso adecuado del
mismo; as como hacerles entender la importancia de registrar los datos en los
documentos empleados (movilidad y egresos de caja) con letra clara y legible.
Revisar que todos los documentos sustentatorios del Fondo Fijo sean los correctos,
vigentes y valederos (firmas, sellos, fechas y otros datos); siendo el responsable
directo el Cajero.
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o
Contables
Garantizar que todos los documentos que correspondan a un mes sean liquidados
en el mes correspondiente.
5.3. Normas sobre los Centros de Costos
Capacitar a todos los usuarios generadores de gastos sobre el uso adecuado de

los Centros de Costos en los registros correspondientes.
Garantizar la adecuada creacin de los Centros de Costos por Venta, por Area y
por Funcin; con su respectiva clasificacin y cdigo; los mismos que deben estar
actualizados y depurados.
Garantizar la estandarizacin de los Centros de Costos tanto para los Sistemas

Contables como para los Sistemas Acadmicos.
5.4. Normas sobre el Tipo de Cambio
Es responsabilidad del personal de la Direccin de Contabilidad hacer el Ingreso del Tipo

de Cambio todos los das laborables (de lunes a viernes) a primera hora de la maana
haciendo uso del Diario Oficial El Peruano; indicando la Fecha de Publicacin.
Para lo anterior se puede hacer uso de la Pgina Web de Internet y luego validarlo con la
informacin de El Peruano.
Tanto la Direccin de Contabilidad como la Direccin de Finanzas debern hacer uso

correcto del Tipo de Cambio asignado diariamente; asegurando el correcto registro de
todas las transacciones del da.
Las cobranzas que se realicen en los Mdulos de Caja debern aplicar el Tipo de Cambio
del da, para ello debern actualizar su sistema con el Tipo de Cambio que se publique en
el Diario Oficial El Peruano obteniendo la informacin va Internet o telfono.
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Contables
5.5. Normas sobre la Conciliacin Bancaria
Las Conciliaciones Bancarias debern realizarse mensualmente dentro de los diez (10)
das posteriores al Cierre de Mes.
Las Conciliaciones Bancarias debern ser firmadas por la persona que las elabora y por el
Contador General.
Los Saldos Contables en moneda extranjera debern actualizarse al Cierre de Mes.
El registro de las operaciones se realizar en forma individual debiendo tener un sustento

de cada transaccin.
Todo cargo en cuenta bancaria del cual no se tenga conocimiento en Contabilidad se

deber realizar las investigaciones del caso e informar inmediatamente al Contador
General.
Los ingresos del cual no se tenga conocimiento de la procedencia se mantendr como

pendiente durante dos (02) meses, al tercer mes se ingresar como una Cuenta por Pagar,
si al finalizar el ao nadie reclama el depsito entonces se contabilizar como un Ingreso
Diverso.
Al Cierre de Ao se deber reclasificar los cheques girados y no cobrados que tengan una
antigedad mayor a seis (06) meses como otras Cuentas por Pagar, los cheques con una
antigedad mayor a doce (12) meses debern anularse.
5.6. Normas sobre los Registros y Libros Contables
Todas las transacciones debern contabilizarse y sustentarse con el comprobante

adecuado.
En el caso de los registro provisionales (anticipos y a rendir) se deber realizar el

seguimiento hasta su sustentacin.
En el caso de las operaciones en moneda extranjera debern utilizarse el Tipo de Cambio

del da.
El registro de los comprobantes se efectuar en el mes en que se efectu la transaccin.
Los registros debern archivarse siguiendo el orden como se ingres a la Contabilidad.
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Contables
La impresin de los Libros Contables Principales y Auxiliares debern ceirse a lo

establecido por la Administracion Tributaria.
5.7. Normas sobre la Cobranza Dudosa
Todos los casos de Cobranza Dudosa debern ser dictaminadas por el Comit
Socioeconmico.
Toda Gestin de Cobranzas realizada por el Jefe de Crditos y Cobranzas debe consistir
en el envo oportuno del Estado de Cuentas al cliente, envo de correos, grabaciones de
llamadas telefnicas realizadas (Telecobranza).
Es competencia del Jefe de Crditos y Cobranzas entregar un Informe Mensual a la

Direccin de Contabilidad sobre la Gestin de Cobranza de cada cliente con Cobranza
Dudosa.
Toda Provisin de Incobrables o Castigo Contable que se realice requiere necesariamente

de documentos sustentatorios producto de la Gestin de Cobranzas as como de la
Boletas Fsicas (Emisor) para su validez tributaria; por lo que se requiere un adecuado
Archivo del mismo en la Direccin de Contabilidad.
Es competencia de la Direccin de Contabilidad revisar y reclasificar las Cuentas

Contables mensualmente.
Toda Provisin de Incobrables o Castigo Contable se deber castigar despus de un (01)

ao posterior a la Fecha de Vencimiento de la Deuda.
No est permitido la emisin de Notas de Crditos para cancelar las Deudas Emitidas
relacionadas a la Cobranza Dudosa.
5.8. Normas sobre el Control de Activos Fijos

o
Supervisar que se cumpla con la custodia de los Activos Fijos; coordinando todas
las medidas de seguridad con la Administracin, personal de Seguridad y con el
Area de Logstica de cada local (sede).
Es responsabilidad del Responsable de Control de Activos Fijos:
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o
Contables
Actualizar la informacin que se ingresa en el Sistema de Activos Fijos y la

Contabilidad revisando para ello la correcta aplicacin de la normatividad contable y
tributaria.
Son Componentes del costo el Valor de compra, Traslado, Flete y manipuleo, Instalacin,
Honorarios profesionales, Costos de desmontaje y traslado necesario hasta su correcta
instalacin y funcionamiento.
Situaciones especiales: Si los trminos normales del crdito se extienden: La diferencia

entre el valor presente del activo y los pagos totales son los intereses que se reconocen
como gastos.
Desembolsos posteriores:
Se activa un desembolso cuando se mejora la vida til de un Activo Fijo, se mejora la

calidad de produccin o existe reduccin de costos.
Es gasto todo desembolso para realizar una reparacin o mantenimiento de un Activo Fijo.
El Monto Activable es de un cuarto ( ) de U.I.T. vigente, para el ao 2006 sera =

S/.850.00 (1UIT = S/.3.400.00)
Los bienes que son perecibles (tachos de basura, bandejas, telfonos. etc.) no se activan,
slo se registran en Cuenta de Control (Cuenta de Orden).
5.8.1. Normas sobre la Adquisicin de Activos Fijos
Todo cambio de la Orden de Compra y/o Factura deber ser negociado por el Jefe de
Logstica y autorizado por el Administrador y/o por el Director General.
Por cada adquisicin de Activos Fijos que se adquiera se debe enviar a Contabilidad los
documentos sustentatorios del mismo para que proceda el Pago a Proveedores.
5.8.2. Normas sobre la Recepcin de Activos Fijos:
El Responsable de Almacn deber verificar la recepcin del cien (100) % de los Activos
Fijos ingresados a la organizacin.
El Responsable de Almacn deber verificar que la Orden de Compra. Gua de Remisin y

Factura estn conformes y compatibles en cuanto a las especificaciones tcnicas, calidad
y cantidad de los Activos Fijos recepcionados.
Para los casos en los cuales los Activos Fijos son recepcionados por el Responsable de
Almacn; ste deber verificar que el Activo Fijo adquirido corresponda a lo solicitado en la
Orden de Compra.
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Contables
Para los casos excepcionales en los cuales los Activos Fijos (Muebles y Enseres y otros)
no son recepcionados por el Responsable de Almacn; ste deber dar seguimiento a la
Recepcin del Activo Fijo con el usuario final; asegurndose de recepccionar
posteriormente la conformidad del usuario.
Para los casos en los cuales los Activos Fijos son recepcionados del proveedor al Usuario
Final directamente; ste deber verificar que el Activo Fijo adquirido corresponda a lo
solicitado y deber comunicar la conformidad o disconformidad al Area de Logstica a la
brevedad posible no pudindose extender del da en que lo recepcion.
Para los casos en los cuales los Activos Fijos son Equipos de Cmputo se requiere la
conformidad del Activo Fijo por parte del personal de Soporte Tcnico de la Sede; para lo
cual el responsable de Almacn deber hacer las coordinaciones correspondientes para su
cumplimiento; ya sea en el Almacn de Logstica, en el lugar de trabajo del Usuario Final. o
en la ubicacin final del Activo Fijo.
o
El personal de Soporte Tcnico informar sobre el trabajo realizado al equipo de

cmputo (instalacin y/o acondicionamiento) a las reas involucradas para su
aprobacin y control mediante un Informe escrito.
El informe debe detallar la conformidad del Equipo (Se adquiri lo que se solicit) y
el lugar donde se instal; ste documento debe llevar la firma del usuario
responsable del equipo y del personal que realiz la instalacin.
El Responsable de Activos Fijos deber:

o
Etiquetar el cien (100) % de los Activos Fijos de la organizacin.
Ingresar y/o actualizar los datos tanto en el Sistema Contable como en el Sistema
de Activos Fijos; apenas stos son adquiridos y / o repotenciados.
Verificar la conformidad de todos los documentos relacionados a la Adquisicin de

Activos Fijos cuando stos son adquiridos.
Salvaguarda toda la documentacin sustentatoria de las Adquisiciones de los

Activos Fijos.
Se deber cumplir con lo sealado en el Manual de Compras de Bienes y Servicios

aprobado; as como con el Manual de Pago a Proveedores.
Cada vez que se adquiera un nuevo Activo Fijo para la organizacin deber contar con la
firma de conformidad del Especialista (Area Usuaria y/o personal de Soporte Tcnico).
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Contables
5.8.3. Normas sobre el Inventario de Activos
El Responsable de Control de Activos Fijos deber realizar el Inventario de Activos Fijos

por lo menos una (01) vez al ao en cada sede (local); mientras que el Inventario de
Bienes de Consumo debe realizarse por lo menos dos (02) veces al ao.
El Responsable de Control de Activos Fijos deber coordinar adecuadamente para la

realizacin de
los
Inventarios;
garantizando la
confiabilidad
de
la
informacin
proporcionada del Inventario.
El Responsable de Control de Activos Fijos deber garantizar el ingreso del cien (100) %
de los datos del Inventario de los Activos Fijos en el Sistema a ms tardar a las cuarenta y
ocho (48) horas posteriores a la realizacin del inventario de todos las sedes (locales).
5.8.4. Normas sobre el Traslado Interno y Traslado Externo de Activos Fijos
Para el Traslado Interno y Externo de Activos Fijos se debe coordinar con por lo menos
veinticuatro (24) horas de anticipacin a la Administracin y/o Direccin General para su
autorizacin; as como a Servicios Generales para su apoyo y supervisin.
El Usuario responsable del Traslado Externo del Activo Fijo deber registrar los datos en la
Gua de Remisin de todos los Activos Fijos que sern trasladados; mientras que para el
Traslado Interno se requiere un Memorando con copia a la Direccin de Contabilidad.
El Personal de Control en Puerta de la sede (local) de donde sale el Activo Fijo deber
verificar que efectivamente est saliendo los Activos Fijos registrados en la Gua de
Remisin.
Cada vez que salen los Activos Fijos y retornan el mismo da; deber usarse una Gua de
Remisin para su Salida y otra para su Retorno al local (sede).
El Personal de Control en Puerta de la sede (local) a donde llega el Activo Fijo deber;
verificar que el fsico coincida con lo registrado en la Gua de Remisin.
El responsable del Control de Activos Fijos (Contabilidad) deber mantener actualizada la

data en el Sistema de Activos Fijos; en base a las Gua de Remisin (Traslados
Externos) y Memorando (Traslado Interno) autorizados que recepciona.
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5.8.5. Normas sobre el Cuidado de Activos Fijos
El Usuario responsable del Activo Fijo se encargar de cuidar y solicitar el mantenimiento

necesario para el Activo Fijo para un mejor rendimiento; para lo cual deber coordinar a la
brevedad posible con su jefe inmediato superior, con el Administrador y con el Jefe de
Logstica de cada local (sede); que garantice la adecuada continuidad en el desempeo
laboral.
5.8.6. Normas sobre el Mantenimiento de los Activos Fijos
Mantenimiento de Muebles Enseres:
Es responsabilidad del Jefe de Servicios Generales garantizar que todo mantenimiento

realizado a los Activos Fijos:
Se realizar sin daar la etiqueta de cdigo de barras del Bien.
Deber estar sustentado con un memorando; en el cual se especificar: el Trabajo
realizado, el cdigo de inventario y las firmas autorizadas de conformidad.
Mantenimiento de Equipos de Cmputo: (Compras de Partes y/o Reparacin)
Es responsabilidad del Jefe de Soporte Tcnico y Comunicaciones velar que:

o
Toda instalacin se realizar sin daar (no sacar) la etiqueta de cdigo de barras
del Bien.
Todo trabajo realizado debe estar sustentado con un Informe Tcnico (indicando
los componentes a ser reemplazados); en el cual se especificar: el Trabajo
realizado, el cdigo de inventario del Bien y las firmas autorizadas de conformidad.
El Responsable de Soporte Tcnico realice el Requerimiento al rea de Logstica

para que se efectu la compra.
La factura pase a Contabilidad con Informes Tcnicos, Memorandum de

requerimiento (compra) y Orden de Compra para realizar su registro y Pago a
Proveedores.
5.8.7. Normas sobre la Baja de Activos Fijos
Todo Activo Fijo cuyo valor en Libros Contables es cero (S/. 0.00 ) o cuando fsicamente
no tiene vida til se le da de baja.
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Contables
Slo para los casos en los cuales el valor del Activo Fijo es mayor al monto establecido
requiere la Aprobacin del Director General; cuando el monto es menor requiere slo la
aprobacin de la Administracin.
NOTA: El Monto a la fecha actual es de doscientos (200) nuevos soles.
Es competencia del Administrador y/o Director General establecer el destino de los Activos
Fijos de Baja; los mismos que pueden ser para el Deshecho, Reventa o Donacin; as
mismo es de su competencia determinar las condiciones, montos y especificaciones para
cada uno de los casos.
En los casos de Donaciones se requiere la autorizacin de la Vicepresidencia Ejecutiva.
El Responsable de Control de Activos Fijos deber proceder a dar de baja al Activo Fijo en
el Sistema cuando cuente con el Informe de baja autorizado.
Es responsabilidad del usuario, del Responsable de Almacn, del Jefe de Logstica y del
Administrador del local (sede) informar cuando un Activo Fijo requiere darse de Baja.
Todo Activo Fijo dado de Baja debe ser informado a la Direccin de Contabilidad y de
Auditora Interna; para el caso de Baja de Equipos de Cmputo se requiere la aprobacin
adems del Director de Procesos y Tecnologa.
En el momento de la Baja fsica de los Activos Fijos deber estar presente el Responsable
de Control de Activos Fijos; quien verificar el destino de los Activos Fijos (Deshecho,
Reventa o Donacin).
5.8.8. Normas sobre la Prdida y/o Robo de Activos Fijos
Ante prdida o robo de alguno de los artculos que conforman nuestro Activo Fijo es
necesario la denuncia policial, dentro las veinticuatro (24) horas de acontecido el hecho por
parte del Usuario Responsable del Activo Fijo.
Todo robo que involucre un descuento al personal deber ser comunicado a la Direccin
de Recursos Humanos.
Todo reemplazo de un Activo Fijo perdido o robado; deber ser acompaado por la
Denuncia policial, Informe de las reas involucradas, reembolso del seguro (foto copia de
cheque si fuera el caso).
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Contables
5.9. Normas Varias
Todo colaborador deber tener en cuenta lo establecido en los Manuales de Polticas,

Normas y Procedimientos aprobados de:
Crditos y Cobranzas.
Manejo y Control de Activos Fijos.
Reemplazo y Actualizacin de Componentes Internos.
Compras de Bienes y Servicios.
Seguridad Institucional.
Manejo de Efectivo.
Pago a Proveedores.
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VI.- PROCESOS CONTABLES
6.1.
Procedimiento de Recepcin de Activos Fijos
Contables
6.1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE ACTIVOS FIJOS

RESPONSABLE DE
ALMACEN
JEFE DE
LOGISTICA
DIRECTOR
GENERAL
ADMINISTRADOR
REVISAR LA ORDEN DE
COMPRA Y FACTURA SEGN LO
NEGOCIADO
VERIFICAR QUE LA FACTURA

ESTE CONFORME
Todo cambio en la
Factura deber ser
negociado con el Jefe
de Logstica y
autorizado por el
Administrador y/o
Director General
SI
LOS CAMBIOS ESTAN
CONFORME A LO
NEGOCIADO?
LA FACTURA ESTA
CONFORME?
SI
NO
NO
COMUNICAR AL PROVEEDOR
QUE LA FACTURA NO EST
CONFORME
DEVOLVER AL PROVEEDOR
PARA QUE CORRIJA LA
FACTURA SEGN LO
ACORDADO
INDICAR LA DISCONFORMIDAD
DE LA FACTURA
FIN
ENTREGAR LA FACTURA CON

OBSERVACIONES AL
PROVEEDOR
ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA,

FACTURA Y UN MEMORANDO
EXPLICANDO LOS CAMBIOS AL
ADMINISTRADOR
ESPERAR LA
CORRECCION
REVISAR LA ORDEN DE
COMPRA, FACTURA Y
MEMORANDO CON LOS
MOTIVOS DEL CAMBIO
SI
LA FACTURA ES IGUAL A
LA ORDEN DE COMPRA?
SI
ESTA CONFORME?
NO
NO
ENTREGAR LA ORDEN DE
COMPRA Y FACTURA AL JEFE
DE LOGISTICA
COORDINAR CON LOGISTICA

PARA LA DEVOLUCION DE LA
FACTURA AL PROVEEDOR
REVISAR LA ORDEN DE
COMPRA, FACTURA Y
MEMORANDO CON LOS
MOTIVOS DEL CAMBIO
Para que corrija

segn lo acordado
NO
LA RECEPCION DEL
ACTIVO FIJO REQUIERE
VERIFICACION?
FIN
ESTA CONFORME?
SI
PROCESO DE
VERIFICACION DE
INGRESO FISICO DEL
ACTIVO FIJO
REQUIERE APROBACION
DEL DIRECTOR GENERAL?
NO
COLOCAR EL SELLO DE
RECIBIDO EN LA FACTURA
(USUARIO) AL REVERSO
SI
SI
NO
COORDINAR CON LOGISTICA
PARA LA DEVOLUCION DE LA
FACTURA AL PROVEEDOR
FIRMAR LA FACTURA
ACTUALIZADA
FIN
DEVOLVER LA FACTURA
(EMISOR Y CONTROL) AL
PROVEEDOR
ENTREGAR LA FACTURA
FIRMADA Y ORDEN DE COMPRA
A LOGISTICA
FIRMAR LA FACTURA
ACTUALIZADA
ARCHIVAR TEMPORALMENTE
LA FACTURA
ENTREGAR LA FACTURA
A ADMINISTRACION
Usuario y Sunat
ENTREGAR LA
DOCUMENTACION AL
ASISTENTE DE LOGISTICA
ENTREGAR LA FACTURA
AL RESPONSABLE DE ALMACEN
2
ELABORADO POR
DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA
REVISION
VERSION 1
Versin 1
: ANUAL
FECHA ELABORACION : 2006
ACTIVOS FIJOS
PAGINA: 2 / 3
Pgina 20
Versin 1
Contables
Pgina 21

6.2.
Versin 1
Contables
Proceso de Verificacin de Ingreso Fsico de los Activos Fijos
Pgina 22

6.3.
Contables
Procedimiento de Registro de Ingreso del Activo Fijo en el Sistema

6.3 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE INGRESO DEL
ACTIVO FIJO EN EL SISTEMA
RESPONSABLE DE
ACTIVOS FIJOS EN
CONTABILIDAD
RESPONSABLE DE
ALMACEN
AREA USUARIA
(Especialista)
INICIO
Verificar que los datos de la Factura

coincidan con los datos de la Orden de
Compra, nombre de usuario, firma y
sello del solicitante, correcta asignacin
del Centro de Costos
RECEPCIONAR LAS FACTURAS Y

DEMAS DOCUMENTOS DE
ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS
La factura es la evidencia que

permite valuar el costo del Activo Fijo
adquirido
REVISAR QUE LOS
DOCUMENTOS CUENTEN CON
APROBACION PARA SU PAGO
LOS
DOCUMENTOS
SON
CONFORMES?
SI
NO
COMUNICAR AL USUARIO LA
DISCONFORMIDAD DE LOS
DOCUMENTOS
REGISTRAR EL ACTIVO FIJO EN

EL SISTEMA DE ACTIVO FIJO
Nmero del Activo Fijo, cdigo, Registro de

la Cuenta, del Centro de Costos del
usuario, Registro del proveedor, detalle de
la factura, importe, asignacin del local y
ambiente de ubicacin del Activo Fijo
COLOCAR EL NUMERO DEL

ACTIVO FIJO CON UN SELLO EN
EL REVERSO DE LA FACTURA
De acuerdo al Tipo de
Activo y a su ubicacin
fsica (dentro del sello)
CORREGIR LOS ERRORES

DETECTADOS
HACER LA IDENTIFICACION
FISICA DEL ACTIVO FIJO
Colocar el stiker
con el cdigo
ETIQUETAR EL ACTIVO FIJO
ARCHIVAR LAS FACTURAS
Con el mismo nmero que se

coloc en la factura y en el
Sistema
por fecha
FIN
ELABORADO POR
REVISION
: ANUAL
ACTIVOS FIJOS
VERSION 1
Versin 1
Pgina 23

6.4.
Contables
Proceso de Traslado Interno de Activos Fijos
6.4.- FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRASLADO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS

USUARIO
SOLICITANTE /
JEFE DE AREA
RESPONSABLE RESPONSABLE DE
DE SERVICIOS
CONTROL DE
GENERALES
ACTIVOS
DIRECTOR
GENERAL
ADMINISTRADOR
INICIO
ELABORAR EL MEMORANDUN
SOLICITANDO AUTORIZACION
DEL TRASLADO INTERNO
REVISAR EL MEMORANDUM
Solicitar
detalles,,
sustentos
REQUIERE
APROBACION DEL
DIRECTOR
GENERAL?
SI
NO
REVISAR EL MEMORANDUM
NO
SE AUTORIZA EL
TRASLADO
INTERNO?
SE AUTORIZA EL
TRASLADO
INTERNO?
SI
FIN
NO
AUTORIZAR EL MEMORANDUM
SI
FIN
AUTORIZAR EL MEMORANDUM
COMUNICAR A
ADMINISTRACION
COMUNICAR A SERVICIOS
GENERALES Y A LA DIRECCION
DE CONTABILIDAD
ENTREGAR A LA DIRECCION DE
CONTABILIDAD COPIA DEL
MEMORANDUN DE TRASLADO
INTERNO AUTORIDO
COORDINAR CON SERVICIOS

GENERALES PARA EL
TRASLADO INTERNO
APOYAR Y SUPERVISAR EL
TRASLADO INTERNO
RECEPCIONAR EL
MEMORANDUM DE TRASLADO
INTERNO AUTORIZADO
Archivar los
memorandum
de Traslado
Interno
ACTUALIZAR LA INFORMACION
EN EL SISTEMA DE ACTIVOS
FIJOS
FIN
ELABORADO POR
REVISION
: ANUAL
ACTIVOS FIJOS
VERSION 1
Versin 1
Pgina 24

6.5.
Versin 1
Contables
Proceso de Traslado Externo de Activos Fijos
Pgina 25

6.6.
Versin 1
Contables
Proceso de Baja de Activos Fijos
Pgina 26

6.7.
Versin 1
Contables
Proceso de Comunicacin de Prdida o Robo de Activos Fijos
Pgina 27
Contables
VII.- MODELOS Y FORMATOS

7.1.
Formato de Traslado Interno de Activos Fijos
FORMATO DE TRASLADO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS
Nombre del Colaborador que entrega el Activo Fijo: ________________Cargo._______________________

Nombre del Colaborador que recepciona el Activo Fijo_____________Cargo._________________________
Fecha del Traslado Interno: ____/____/____ Hora de Entrega:____________
Motivo del Traslado Interno: _______________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ITEM
N DE
ACTIVO / N
SERIE
CANTIDAD
COLABORADOR
DESCRIPCION DEL ACTIVO FIJO
SERVICIOS GENERALES
VoBo Entregado :
VoBo Recibido:
VoBo Recibido:
VoBo Entregado :
Autorizado por: ______________________________
Versin 1
Pgina 28
7.2.
Contables
Formato de Gua de Remisin
R.U.C. xxxxxxxxxxx
GUIA DE REMISION
REMITENTE
001 N 0000001
FECHA DE EMISION:_______________
FECHA DE INICIO DE TRASLADO:_______________
PUNTO DE PARTIDA
PUNTO DE LLEGADA
DESTINATARIO
Apellidos y Nombres o Razn Social:
UNIDAD DE TRASPORTE
Marca y N de la Placa:
R.U.C:
N de Constancia de Inscripcin:
Tipo de documento de Identidad:
N de Licencia de Conducir:
Tipo y N de Comprobante de Pago:
CODIGO
CANTIDAD
Orden de Compra:
UNID
DESCRIPCION
PESO
COSTO
MINIMO
MOTIVO DEL TRASLADO

1. VENTA
2. COMPRA
Versin 1
3. CONSIGNACION
4. DEVOLUCION
5. TRASLADO ENTRE ESTABLECIMIENTOS

DE UNA MISMA EMPRESA
6. OTROS
Pgina 29
7.3.
Contables
Formato de Baja de Activos Fijos

FORMATO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Nombre del Colaborador que entrega el Activo Fijo: ________________Cargo._______________________

Nombre del Colaborador que recepciona el Activo Fijo_____________Cargo._________________________
Fecha de la Baja Fsica: ____/____/____ Hora de Entrega:________
Motivo de la baja del Activo Fijo_____________________________________________________________
ITEM
N DE
ACTIVO / N
SERIE
CANTIDAD
DESCRIPCION DEL ACTIVO FIJO
COLABORADOR
SERVICIOS GENERALES
VoBo Entregado :
VoBo Recibido:
VoBo Recibido:
VoBo Entregado :
Destino del Activo Fijo:
_____ Deshecho ___________ Reventa___________ Donacin
Autorizado por: ______________________________
Versin 1
Pgina 30
7.4.
Contables
Formato de Inventario de Activos Fijos
UNIDAD DE NEGOCIOS:________________________
AREA: ____________
FORMATO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

FECHA: ___________
CODIGO
DESCRIPCION
N SERIE ESTADO
OBSERVACIONES
_________________________
FIRMA DEL RESPONSABLE
Versin 1
Pgina 31

Proced Contabilidad Con Firma3

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UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR

MANUAL DE POLTICAS, NORMAS Y

EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Normas sobre los Reportes de Gastos.................................................................................................7

VI.- PROCESOS CONTABLES ......................................................................................................... 18

Procedimiento de Recepcin de Activos Fijos...................................................................................19

VII.- MODELOS Y FORMATOS......................................................................................................... 28

Formato de Traslado Interno de Activos Fijos ...................................................................................28

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

IV.- POLTICAS CONTABLES

Toda documentacin sustentatoria de Gastos deber presentarse a la Direccin de

El Sistema Contable y el Sistema de Activos Fijos debern estar actualizados aplicando

Todo traslado de Activos Fijos deber realizarse necesariamente con la autorizacin y en

El Personal de Control en Puerta deber efectuar un estricto control; garantizando el

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

Toda Provisin de Incobrables o Castigo Contable que se realice requiere necesariamente

Es responsabilidad de todos los colaboradores dar cumplimiento a lo establecido en los

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

V.- NORMAS CONTABLES

Normas sobre los Reportes de Gastos

No se podr utilizar en el Reporte de Gastos:

Pago de Honorarios Profesionales.

Compra de suministros como tiles de oficina, libros, bateras, etc. (reembolso =

Los Reportes de Adelantos, debern prepararse en la misma moneda en que recibi

La documentacin sustentatoria en el Reporte de Gastos son los siguientes:

La factura original y la copia de sunat deben adjuntarse al memorando o formato de

Para el caso de gastos fuera del pas:

No est permitido las bebidas alcohlicas.

Para el caso de Comidas personales Viajes

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

Las comidas ms impuestos y propinas que se efectuaron en el hotel, debern

Las comidas efectuadas en otros lugares diferentes al hotel debern ser

Para el caso de Comidas de Negocios:

Comidas efectuadas con un tercero, incurridas a favor de las actividades de la

Para el caso de Alojamiento:

Los gastos de alojamiento incluye el costo del hotel, impuestos, lavandera,

Para el caso de Atencin por Relaciones Pblicas:

Para el caso de Tickets areos:

Los boletos de viaje usados, debern anexarse al Reporte de Gastos.

5.2. Normas sobre la Revisin del Fondo Fijo

Es responsabilidad del Contador General:

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

5.3. Normas sobre los Centros de Costos

Es responsabilidad del Contador General:

Capacitar a todos los usuarios generadores de gastos sobre el uso adecuado de

Garantizar la estandarizacin de los Centros de Costos tanto para los Sistemas

5.4. Normas sobre el Tipo de Cambio

Es responsabilidad del personal de la Direccin de Contabilidad hacer el Ingreso del Tipo

Tanto la Direccin de Contabilidad como la Direccin de Finanzas debern hacer uso

Elaborado por la Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

5.5. Normas sobre la Conciliacin Bancaria